Comunicacin organizacional

Concepto:
La comunicacin organizacional es una importante herramienta de mucho aporte
laboral en la actualidad que da lugar a la transmisin de la informacin dentro de
las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de la organizacin y
los colaboradores de la misma. La comunicacin organizacional permite el
conocimiento de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa y
productividad en los departamentos de trabajo.
La principal finalidad de la comunicacin organizacional es primordial para
alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al
desarrollo organizacional y de los colaboradores que se van preparando para
alcanzar su mejor desempeo en los mercados.
Las organizaciones hoy en da necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo
tendencias e innovando en productos y servicios lo cual permitir su permanencia
en el mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas altamente
efectivas; y de esta forma poder cumplir con las demandas de los mercados
actuales. Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo con ello
lograremos darle el valor que realmente se debe a los procesos vitales de
comunicacin de las empresas que le permiten alcanzar los objetivos
institucionales y ser competitivos en relacin a las dems organizaciones.
TIPOS DE COMUNICACIN
COMUNICACIN INTERNA
Son todas las actividades realizadas por la organizacin, para crear y lograr
mantener las relaciones entre sus miembros, a travs del buen uso de los
diferentes medios de comunicacin existentes en la organizacin.

Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y

estimulacin en las actividades laborales.

Poder conocer en gran medida a la organizacin y familiarizarse con ellas.

Reconocimiento del desempeo de los colaboradores

Fomentar el intercambio de informacin (comunicacin) en toda la

organizacin.

La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo

para beneficio de toda la organizacin.

El clima organizacional es bsicamente en ambiente personal y de ndole

fsico a partir del cual se realizan las actividades empresariales.

Comunicacin descendente
Este tipo de comunicacin se presenta en los niveles jerrquicos altos y con
direccin especfica hacia los niveles de jerarqua inferior, la autoridad es
centralizada y sumamente autoritaria.
Dentro de la comunicacin descendente los principales medios utilizados para el
proceso de comunicacin estn va mando (instrucciones de forma oral al
personal) se presenta: a travs de los discursos, reunin con el personal, va
telefnica. En cuanto a la comunicacin va escrita los medios ms utilizados son:
1. Memorndum

4. Manual de operaciones

2. Cartas

5. Folletos

3. Informes

6. Reportes, entre muchas ms.

7. Una de las caractersticas principales de este tipo de informacin es el

hecho de que la informacin se vuelve difusa y dispersa conforme va
descendiendo en la lnea de mando y de los niveles jerrquicos. Adems el
hecho de que una administracin de a conocer y solicite el cumplimiento de
polticas de trabajo o procedimientos, no existe una garanta para el
cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en la comunicacin,
situaciones imprevistas que alteren los procesos, o simplemente por falta
de disciplina de los empleados involucrados. Ante estas circunstancias es
indispensable la existencia de un sistema que permita retroalimentar la
informacin recibida.
8. Por ltimo es importante sealar, que la informacin que se dirige de forma
descendente en una organizacin suele avanzar lentamente, trayendo
como consecuencias tardanza en la llegada de la informacin a su destino,
creando situaciones de frustracin a la administracin de la empresa.
9. Comunicacin ascendente
10. Este tipo de comunicacin organizacional se presenta cuando los
trabajadores (subordinados) transmiten informacin a sus jefes. Es decir,
esta informacin fluye de niveles inferiores a niveles de jerarqua superior.
Desgraciadamente el flujo de la informacin en esta va de transmisin no
siempre llega a los niveles ms altos de forma completa y objetiva, ya que
conforme va ascendiendo la informacin los receptores van mediando el
impacto del contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias
negativas o no esperadas por la gerencia o la administracin. Esto se
presenta comnmente en las organizaciones, cuando un operador no
alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que afectan directamente
la productividad, o generan conflictos en la empresa; es en estas
situaciones que los encargados de estas reas de trabajo por temor,

conveniencia, o respeto a los niveles superiores de mando, no dan a

conocer muchas veces datos reales de produccin, financieros, o de
desempeo.
11. La comunicacin ascendente se presenta en empresas cuyo ambiente y
proceso de comunicacin permite la participacin de los empleados y
mantiene polticas democrticas para la intervencin de los mismos. Los
medios ms utilizados para la transmisin de la informacin de forma
ascendente son:
12.
1. Reunin peridica

5. A travs de encuestas
6. Sistema de quejas y

2. Entrevista personalizada
3. Crculo de Calidad
4. Va telefnica

sugerencias (Buzones, cartas

y mensajes a la
administracin).

13.
14. Comunicacin cruzada
15. Dentro de este tipo de flujo de comunicacin se considera a la informacin
de direccin horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de
jerarqua dentro de la organizacin) y el conocido flujo diagonal (el flujo
diagonal se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de
comunicacin forman parte de niveles jerrquicos diferentes y no
establecen una relacin de dependencia entre ellas).
16. La finalidad principal de la comunicacin cruzada es incrementar la
velocidad en la transmisin de la informacin, mejorar la comprensin de la
informacin que se transmite y la coordinacin de los esfuerzos para lograr
cumplir con los objetivos de la empresa. La comunicacin cruzada es muy
comn dentro de las organizaciones, ya que no siempre el flujo de la
informacin se dirige por las rutas normalmente establecidas en los
organigramas.
17. En la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicacin
cruzada tanto oral como escrita, con la principal finalidad de perfeccionar el
flujo en direccin vertical de la informacin dentro de las empresas.
18.
19. Tambin es importante recalcar que, debido a que la informacin en la
empresa no siempre sigue los flujos establecidos (en cuanto a niveles
jerrquicos se refiere), es necesario proteger dicha informacin ante los
problemas u obstculos de la informacin bajo las siguientes premisas:

20. El empleo de la comunicacin debe presentarse cuando las necesidades de

la empresa as lo requieran.
21. Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los lmites
de autoridad permitidos.
22. Los empleados deben mantener al tanto, en cuanto a informacin se
refiere, a sus jefes o mando superior de las tareas cruzadas de alta
importancia.
23. Lo anterior permite dejar en claro que un flujo de comunicacin cruzada
algunas ocasiones pude desencadenar inconvenientes en la organizacin,
por lo cual es importante cuiden este tipo de flujo de informacin, que es
indispensable dentro de las organizaciones por el ambiente interno y
externo complejo y con dinamismo en el mercado empresarial.
24.

COMUNICACIN EXTERNA

25. Es la trasmisin y recepcin de datos, pautas, imgenes, referidas a la

organizacin y a su contexto. Para la organizacin que tiene su atencin
centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de
comunicacin:

Recibir informacin sobre las variaciones en la dinmica del contexto sociopoltico y econmico en que desarrolla su labor, para poder definir su
estrategia y sus polticas

proyectar sobre el mbito social una imagen de empresa fundada en

informacin sobre su dinmica interna y su accin objetiva sobre el medio
social.

26. Los interlocutores privilegiados de esa comunicacin son los clientes, los
proveedores, la opinin pblica y el gobierno.
27. En la actualidad a este tipo de comunicacin se le conoce como relaciones
pblicas.
28. ESCENARIOS DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
29. La comunicacin organizacional generalmente se puede presentar en los
siguientes tres escenarios (Andrade, 2005):

Escenario fsico: Dentro de este escenario se puede considerar el interno y

externo, y se consideran todos los elementos decorativos de la
organizacin y tambin los llamados informativos, por ejemplo: los smbolos
de no pasar, slo personal autorizado, etctera.

Escenario social: Este escenario incluye a la totalidad de factores que se

relacionan con las personas y adems de la interaccin existente entre las
mismas, como ejemplo de este escenario se puede considerar el empleo de
papeles de cada miembro dentro de una reunin laboral.

Escenario institucional: Relaciona los mensajes que la organizacin emite a

sus miembros, proveedores, clientes, y dems personas involucradas;
ejemplos de este tipo de comunicacin en este escenario son bsicamente:
memorndums, avisos en pizarra, publicidad, entre muchos ms.

30.
31.
32.
33. BARRERAS Y FALLAS EN LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
34.

35. Muchos administradores consideran como uno de sus mayores problemas

a resolver las fallas e inconvenientes en la comunicacin de la
organizacin. Pero un administrador que realmente conoce a su empresa,
como debe ser, se puede dar cuenta que muchos problemas de
comunicacin se originan como consecuencia de problemas ms fuertes.
36. Como cuando en una organizacin una planeacin resulta deficiente y
genera incertidumbre en la directriz y camino de la empresa, al igual que si
una organizacin no cuenta con una adecuada estructura puede limitar o
alterar de forma negativa la relacin organizacional y por ende la
comunicacin. Las barreras que se presentan en la transmisin de la
informacin pueden originarse en el emisor, el mensaje, el receptor del
mensaje, o en la misma retroalimentacin de la informacin que se recibe.
37. Las principales barreras en la comunicacin organizacional son:
38.
39. Falta o ausencia de planeacin
40. Supuestos o hechos confusos
41. Distorsin del contexto del mensaje y/o de la semntica
42. Informacin expresada deficientemente
43. Barreras de contexto internacional
44. Prdida de informacin por retencin limitada
45. Informacin con escucha limitada y la evaluacin anticipada de la misma
46. Comunicacin de forma impersonal
47. Desconfianza o temores en la comunicacin
48. Tiempo insuficiente ante los cambios
49. Exceso de informacin
50. Dems barreras en la comunicacin
51. Falta o ausencia de planeacin
52.

53. Esta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las organizaciones,

para que una comunicacin organizacional sea adecuada y cumpla con sus
objetivos debe surgir como consecuencia de una planeacin, tanto de
anlisis y formulacin del mensaje a transmitir como su origen y objetividad;
adems de que la persona que se comunicar debe elegir el canal de
comunicacin ms conveniente as como el espacio de tiempo indicado
para la transmisin de la informacin, y de esta forma detener la resistencia
al cambio.
54.
55. Supuestos o hechos confusos
56.
57. Muchas veces en la transmisin de la informacin se dan por hecho o por
entendido ciertas situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de
la informacin que se transmite, un ejemplo de esto se presenta cuando un
cliente enva un aviso a uno de sus proveedores sobre una visita a las
instalaciones de la empresa, el supuesto que se pretende reflejar es el
hecho de que el cliente puede dar por entendido que el proveedor
organizar su llegada, desde la cuestin de transporte, como en cuanto a
hospedaje y adems prepara un programa de recibimiento y revisin dentro
de sus instalaciones. En cuanto al proveedor, este puede creer y dar por
hecho que la visita del cliente a la ciudad puede deberse a cuestiones
personales, motivo por el cual, visitar las instalaciones de la organizacin
pero como parte de una actividad de rutina. Es en este ejemplo donde se
comprenden que los supuestos o hechos que no se aclaran entre las partes
que intervienen pueden generar confusiones y en ocasiones problemas de
mayor tamao.
58.
59. Distorsin del contexto del mensaje y/o de la semntica
60.
61. Hablar de distorsin de contexto o semntica del mensaje es hacer
referencia a una de las principales barreras en la comunicacin. Por poner
un ejemplo, se puede considerar el hecho de que la empresa coloque un
anuncio en uno de sus puntos de venta que diga Venta por menos, esto
es una ambigedad para los que reciben este mensaje, la principal
pregunta que se harn es el hecho de

62.
63. Menos en que o de qu? Y se pueden generar un sinfn de reacciones en
la recepcin de esta informacin. Otro ejemplo que se puede considerar en
esta clasificacin es la conceptualizacin de un concepto, dependiendo del
mensaje o la situacin de cada organizacin; en el caso de la palabra
gobierno, se puede considerar una actividad burcrata y de poca
credibilidad, pero para otro sector puede significar apoyo, igualdad o
justicia.
64.
65. Informacin expresada deficientemente
66.
67. Otra barrera comn en la comunicacin se presenta cundo a pesar de que
el emisor de la informacin muestre claramente las ideas y bases de la
informacin, pudo haber elegido las palabras incorrectas, haber cado en
incongruencias dar por hecho algunos trminos o estructurar
incorrectamente la informacin. Lo anterior puede resultar muy costoso
para la organizacin, es por ello que es importante que el emisor tenga
especial cuidado en la codificacin del mensaje a transmitir.
68.
69. Barreras de contexto internacional
70.
71. Cuando el proceso de comunicacin tiene como obstculos la existencia de
culturas, lenguaje y normas de accin diferentes y variadas complica ms la
transmisin de informacin.
72.
73. Un ejemplo se presenta al tratar de traducir lemas de empresas o dar a
conocer conceptos de trabajo que pueden variar considerablemente de una
cultura a otro y en unos casos hasta ser ofensivos sino se maneja
adecuadamente.
74.
75. Prdida de informacin por retencin limitada
76.

77. Este percance sucede cuando la informacin que se comparte de un

individuo a otro, va perdiendo precisin a lo largo de las transmisiones, y
esta es una de las principales causas de un problema de comunicacin
severo. En este tipo de casos es importante realizar acciones de proteccin
como es respaldo de informacin, repeticin de datos y el uso de varios
canales de manera simultnea.
78.
79. Informacin con escucha limitada y la evaluacin anticipada de la misma
80.
81. No todas las personas estn acostumbradas a escuchar adecuadamente,
muchos pueden mantener una comunicacin sin que haya una conexin
real con la temtica manejada, adems de que muchas personas tienden a
juzgar el contenido de una informacin precipitadamente muchas veces sin
analizar objetivamente la informacin recibida.
82.
83. Comunicacin de forma impersonal
84.
85. El uso de medios de comunicacin en la empresa puede obstaculizar la
transmisin de la informacin con los colaboradores, la comunicacin es
mayormente eficiente cuando hay contacto personal (frente a frente) con los
receptores del mensaje en la organizacin, ya que de esta forma habr
mayor nivel de confianza y comprensin, as como se presenta mayor
facilidad en la retroalimentacin de la informacin.
86.
87. Desconfianza o temores en la comunicacin
88.
89. La relacin que se mantiene entre superiores y colaboradores permite que
las condiciones en el flujo de la informacin mejoren o empeoren
considerablemente, cuando el jefe o superior no se ha esmerado por
mantener un clima organizacional favorable, confianza y el ambiente laboral
es demasiado hostil o amenazante, puede generar la desconfianza y una
actitud temerosa que bloquee la comunicacin.

90.
91. Tiempo insuficiente ante los cambios
92.
93. En las organizaciones dentro de los mltiples intercambios de informacin
que se presentan, muchas se relacionan con cambios organizacionales
sustanciales y de gran importancia e influencia en los colaboradores de la
empresa. Muchos de los colaboradores no responden a los cambios de la
misma forma, a algunos les toma ms tiempo adaptarse a los mismos y
esta falta de tiempo puede provocan complicaciones en la comunicacin
con repercusin en la empresa.
94.
95. Exceso de informacin
96.
97. Cuando el flujo de informacin es demasiado grande muchas veces su
comprensin se puede limitar, y los colaboradores de la empresa ponderan
el valor informativo en relacin a sus creencias y puntos de vista, restndole
importancia en algunos casos a datos que el emisor considere importante,
tambin se da el caso donde la sobrecarga de datos puede generar
conflictos y errores al tratar de procesar la informacin. Es por ello que hay
que cuidar el contenido de la informacin de forma que se transmita de
forma concisa y precisa para que no haya filtros que resten valor y
contenido a la informacin comunicada por la empresa o viceversa.
98.
99. Dems barreras en la comunicacin
100.
101.
Adems de las barreras u obstculos en la comunicacin
anteriormente mencionados en este trabajo, se pueden mencionar otras
ms de las innumerables que se pueden presentar en la organizacin como
son:
102.
103.

Percepcin parcial o selectiva

104.

Diferencia jerrquica entre emisores y receptores de la informacin

105.
Problemas de actitud, concentracin o disposicin, entre muchas
ms.
106.

Auditora de la comunicacin

107.
108.
Es muy importante que la organizacin procure implantar una
comunicacin que sea eficiente, pero como se menciona, pueden haber
obstculos y barreras que limiten u obstaculicen la transmisin, recepcin o
retroalimentacin de la informacin, es por este motivo que existen
opciones para mejorar los procesos de comunicacin, uno de ellos es la
auditora en la comunicacin organizacional, que permite evaluar las
tcnicas de comunicacin. La auditora es una herramienta de evaluacin
de las habilidades, conexiones, polticas y proceso de comunicacin. Como
se mencionaba con anterioridad la comunicacin organizacional se basa en
un conjunto de elementos de comunicacin conectados en gran medida a
los objetivos organizacionales.
109.
110.