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Nacional de
Aprendizaje

Regional Distrito Capital

Centro de Servicios Financieros
PROGRAMA DE FORMACION:
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROYECTO:
Aplicacin del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
planeacin estratgica de la organizaciones. Proyecto

Fecha:
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GUA DE APRENDIZAJE No 5
1. Objetivo General del Proyecto:
Disear un protocolo de servicio con oferta de valor al cliente optimizando los procesos de apoyo en el desempeo
organizacional para suplir las necesidades de los clientes de las organizaciones del entorno.
1,1. Objetivo General de la Gua
Elaborar los documentos comerciales aplicando las normas tcnicas Colombianas vigentes.
2. Identificacin de la Gua de Aprendizaje:
PRODUCCIN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Fase del proyecto: Ejecucin
Duracin: 81 horas
Modalidad(es) de Formacin: Desescolarizada - Presencial
Resultados de Aprendizaje:
21060100103: Digitar textos utilizando la tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin y el
desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisin de acuerdo con los
requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.
21060100104: Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnologa disponible, aplicando las
tcnicas de digitacin, las normas tcnicas colombianas vigentes para su presentacin, las de la organizacin,
las de gestin documental y de la calidad.
21060100105: Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compraventa,
aplicando las tcnicas de digitacin, las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y
presentacin de documentos comerciales, las de la organizacin y las de gestin de la calidad.
21060100107: Transcribir textos aplicando las tcnicas de digitacin, el desarrollo de habilidades y destrezas
para el logro de la velocidad y la precisin; los signos de puntuacin, las reglas ortogrficas y el manejo de
abreviaturas y acrnimos, de acuerdo con el orden de la solicitud.
21060100108: Utilizar las normas tcnicas colombianas vigentes, las de la organizacin y la legislacin vigente
para la elaboracin de documentos empresariales.
24020150006 Asumir responsablemente los criterios de preservacin y conservacin del Medio Ambiente y de
Desarrollo Sostenible, en el ejercicio de su desempeo laboral y social.

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3. Presentacin
Estimado aprendiz!
Con esta gua usted podr continuar con las estructuras de produccin de documentos empresariales es
pertinente seguir con la tarea de consultar y profundizar la normatividad al interior de las organizaciones para
culminar con xito el proceso de documentos comerciales su legalidad y utilizacin. Es importante que el producto
de cada una de sus evidencias (actividades), se archive en el portafolio de evidencias o proyecto segn se indique.
Para el desarrollo de su competencia social, va a profundizar sobre la proteccin del medio ambiente, enfocndose
en el reciclaje, sus beneficios y utilidades en su propio centro educativo.
Recuerde que todo proceso de enseanza-aprendizaje requiere de tcnicas y mtodos de estudio, adems de
dedicacin, disciplina y responsabilidad. Realice las siguientes actividades utilizando los recursos sugeridos.
4. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje
ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Elaborar documentos comerciales aplicando las normas tcnicas, el

protocolo, la responsabilidad social y la preservacin del medio
ambiente de acuerdo a las necesidades de la organizacin.

ESTRATEGIAS
(DIDCTICAS
ACTIVAS)
Trabajo colaborativo
Trabajo cooperativo
Socializacin
en
equipos de trabajo
y/o
grupos
de
estudio.

TIEMPO- HORAS

Autnomo 31 horas
Aula 50 horas

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Actividad E-A-E

PRESENCIAL

AUTONOMO

VIRTUAL

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
CONCIENCIACIN:
Antes de iniciar el desarrollo de las actividades del proyecto de la
presente gua lo invitamos a realizar las siguientes actividades
ACTIVIDAD 1
1.1. Defina: carta, certificacin, constancia, memorando, circular
interna, circular externa.
1.2. Escriba al Frente que clase de documento realizara de
acuerdo al enunciado:

Una Felicitacin
Una fiesta de fin de ao de la empresa.
Un cambio de direccin de la empresa.
Un llamado de atencin
Una solicitud de pedido de papelera.
Una reunin de socios.
Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para
mejorar el Clima Organizacional.

MOMENTO 1: Desarrollo individual.

MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta
por parte del docente que orienta la formacin
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz

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CONCEPTUALIZACIN:
CORRESPONDENCIA COMERCIAL: Se refiere a toda las comunicaciones cruzadas entre comerciantes,
industrias, banqueros y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales
Ordinarias o normales; son las que se efectan por medio de cartas, memorandos, circulares. etc.
Urgentes o rpidas; son las que se efectan por medio de comunicacin telefnica o a travs de Internet.
LA CARTA NORMA TECNICA COLOMBIANA 3393
Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales;
igualmente, en las relaciones entre empresas y sus empleados. Es un documento que registra en forma escrita un
mensaje o informacin a un destinatario. A dems se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o
personas naturales con el propsito de realizar un servicio.
ESTILOS DE CARTA:
Bloque extremo:
Es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del
papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo, entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales
(ver figura N.1)
TIPOS DE CARTAS:
Carta comercial, es aquella comunicacin escrita que surge entre si sobre cosas comerciales
Carta oficial, la cual es expedida por funcionarios de instituciones gubernamentales para tratar asuntos
concernientes a las gestiones de la administracin pblica.
Carta familiar, es aquella que se utiliza para comunicarnos con cualquier familiar que se encuentre fuera de la
ciudad.
Carta de ventas, es aquella comunicacin que se enva a los probables clientes, con el fin de inducir una accin
que ser la de la compra
Carta de pedido, es aquella carta que se enva por una empresa o pequeos proveedores con la finalidad de pedir
o hacer un pedido de mercancas.
Carta de empleo, es aquella carta para solicitar una entrevista para presentar mi hoja de vida y se me considere
como un nuevo prospecto de empleo.
Carta de recomendacin, es aquella que se hace para recomendar a alguna persona la cual debe ir acompaada
de la hoja de vida correspondiente.
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Carta de referencia, es aquella la cual se enva cuando a peticin de alguien se desea mayor informacin acerca
de una persona particular.
Carta de presentacin, es aquella que se usa generalmente para que una persona presente un amigo o conocido a
otra que est interesada en su perfil.
EL MEMORANDO NORMA TECNICA COLOMBIANA 3397
Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir informacin, orientaciones
y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales.
ASPECTOS GENERALES DEL MEMORANDO
Memorando con el mismo contenido para diferente destinatario:
Se elabora el contenido del memorando dejando en blanco la lnea del destinatario que se debe llenar
individualmente utilizando la combinacin de correspondencia en el procesador de textos. El memorando no se
dirige a un grupo es personalizado.
El tipo y el tamao de letra deben facilitar la lectura del texto.
El uso de resaltados, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la presentacin y conservacin del documento.
El uso de grapas y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento.
LA CIRCULAR / NORMA TECNICA COLOMBIANA 3234
Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios
destinatarios.
CLASIFICACION:
De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:
Circular Interna o General: Comunicacin con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente
actividades de la entidad: normas generales, cambio, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn.
Circular externa o carta circular: Comunicacin con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a su cliente,
proveedores o distribuidores: productos, servicios y otras informaciones de carcter general.
ASPECTOS GENERALES
La circular interna no lleva saludo, se puede utilizar mayscula sostenida para resaltar algn dato as como se
escribe con mayscula inicial los nombre propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y
dependencias.
ACTAS NORMA TECNICA COLOMBIANA 3394
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Documento en que consta lo sucedido tratado y acordado en una reunin.

CLASIFICACION:
Acta no registrada, documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
Acta registrada, documento que corresponde a reuniones de sociedades annimas, limitadas, en comandita,
concejos y juntas directivas que obliga a cumplir obligaciones especficas de la entidad competente.
ASPECTOS GENERALES
Toda acta expresa lo tratado en una reunin sin describir detalles intrascendentes.
Se indica el nombre de la persona que presenta una mocin, pero no es necesario anotar los nombres del los que
se adhieren a ella.
En caso del acta registrada se escribe el nombre de la persona que de acuerdo a sus estatutos debe presidir la
reunin, as como la persona que acta como secretario de la misma.
En caso del acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesin y de quien
acta como secretario.
En las actas registradas y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rbrica en la
parte inferior izquierda de cada hoja.
Cuando en una reunin se presentan documentos anexos que sustentan la informacin estos se detallan
en el desarrollo y se adjuntan al acta.
EL SOBRE NORMA TECNICA COLOMBIANA 3369
El sobre es la cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envi.
3/4

Para el tamao carta normal de 21, 5x 28 cms. Se requiere el sobre nmero 6 . Los sobres, como las segundas
hojas, deben ser de la misma calidad del papel del membrete. Generalmente estn impresos con la misma
informacin que aparece en el membrete. El tamao de los sobres varan de acuerdo al tamao del papel sin
embargo los ms usados para cartas de negocios son: el sobre comercial grande (10x24 cm.) y el sobre comercial
pequeo (9x16 cm.)Estos dos sobres son especialmente apropiados para papel de 21.5x28 Cm. Los sobres son
realizados en formas, tamaos y gramajes especiales. Existen sobres tamao oficio, sobres tamao carta, sobres
manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de
enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo
continuo y transportacin del contenido sin riesgos.
El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los publicitarios y obra (y no poco arte) de los fabricantes se
ha convertido en un medio de comunicacin con muchos recursos. Combinando tan solo tres elementos
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(impresin, plegado y postizos) se consiguen sobres publicitarios y comerciales, bolsas para los ms diversos usos
y carterillas con toda suerte de compartimentos.
UNA PRIMERA DISTINCIN: SOBRE, BOLSA, CARTERILLA
Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas laterales.
La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre suele ser ms alta que las de los sobres y bolsas y
no llevan engomado ni circulan por correo.
ESTRUCTURA DEL SOBRE
Entre otras caractersticas, la forma y tamao de las solapas diferencian a los distintos sobres:
Solapa de cierre recta o de pico, prolongacin de solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones
especiales de solapas para apertura fcil, para ensobrado mecanizado, etc.

CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS NORMA TECNICA 4176

CONSTANCIA:
Es un documento de carcter probatorio en el que se describen hechos y circunstancias que no requieren
solemnidad se clasifican de acuerdo con el hecho o acto que se prueba y puede ser: tiempo de servicio,
experiencia, salarios u honorarios, clase de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones, comportamiento
y desempeo laboral.
Clasificacin: de acuerdo al hecho o acto que se prueba pueden ser: Tiempo de servicio - Experiencia - Salarios u
honorarios - Clase de trabajo - Cumplimiento de comisiones - Comportamiento del trabajador.
CERTIFICADOS:
Son documentos de carcter probatorio pblico o privado que aseguran la veracidad y la legalidad de un hecho o
acto solemne un acontecimiento acompaado de las formalidades necesarias validas para su elaboracin
ejemplo: acta judicial, ceremonial, juramento. Los certificados se clasifican de acuerdo con el acto que se prueba,
pueden ser calificaciones obtenidas por periodos acadmicos, derecho de uso de sello INCONTEC, diplomados
conferidos con una institucin, asistencias o congresos, cursos o seminarios, registros civiles, parroquiales de
nacimiento de matrimonio o de defuncin, documento de identidad, certificaciones de aseguramiento de la calidad
u otras transacciones comerciales paz y salvos, resultados de exmenes mdicos.

Clasificacin
De acuerdo al hecho o acto que se prueba pueden ser:

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Certificaciones obtenidas dentro de periodos acadmicos.

Diploma conferido por una institucin o documento que establece un privilegio o premio.
Asistencia a congresos cursos o seminarios.
Registro civiles, de nacimiento, defuncin
Documentos de identidad
Certificados de aseguramiento de la calidad
Bonos, Becas, donaciones
Crditos, prstamos u otras transacciones
Resultados de exmenes mdicos
ASPECTOS GENERALES
Papelera especial, los ttulos conferidos por universidades o colegios, as como los certificados de asistencia a
congresos, cursos o seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales diseados para tal efecto.
Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones se puede utilizar un formato preimpreso
Registro de diplomas en entidades educativas, El Ministerio de Educacin Nacional, autoriz a las universidades y
colegios para registrar directamente en sus instituciones, los ttulos acadmicos que confieren (Decreto 636 del 3
de abril de 1996).
Recomendaciones
El tipo y tamao de la letra deben facilitar la lectura del texto.
La impresin debe garantizarse y mantener la nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, segn la tecnologa de impresin que se use.
Todos los certificados y constancias se firman de manera autgrafa y con tinta negra para garantizar a nitidez en el
proceso de microfilmacin
El uso de resaltados, notas al margen, rayas y subrayados,
documento.

afectan la presentacin y conservacin del

El uso de grapas y otros elementos metlicos aceleran el deterioro del documento.

INFORMES
INFORME ADMINISTRATIVO
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Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carcter
administrativo.
CUERPO DEL INFORME
Es el texto del documento constituido por:
Encabezamiento; palabras fijas que sirven de gua para establecer el inicio del documento.
Nmero consecutivo; identificacin consecutiva del documento.
Razn Social; nombre que identifica una empresa.
DOCUMENTOS LEGALES
DECRETOS, ACUERDOS Y RESOLUCIONES
Dentro de este tipo de documentos que tienen su origen en entidades estatales, pueden ser tambin
expedidos por entidades privadas cuyo fin es hacer manifestaciones voluntarias de personas naturales y jurdicas.
A este grupo pertenecen los Decretos, los Acuerdos y las Resoluciones.
Con estos de pretende legislar
organizacin y del estado.

sobre situaciones particulares, que deben asumir todos los funcionarios de una

Se siguen para estos documentos los mismos trmites y parmetros en cuanto a espacios, interlneas,
centrados, signos de puntuacin y estilos de redaccin, siempre se trabajan en
papel tamao oficio Con
algunas excepciones en tamao carta e interlnea sencilla.
PARTES:
La entidad que expida el documentos utiliza papelera preimpresa, con el nombre de la entidad, logotipo,
nombre de resolucin, decreto o ley, estos caracteres van centrados.
IDENTIFICACIN: se refiere al tipo de documento que se va a expedir, bien sea resolucin, decreto, acuerdo o
ley. Ej: Ley 544 de 2000

CONTEXTUALIZACIN:
ACTIVIDAD 2
2.1. Redacte una carta solicitando el pedido de papelera par su empresa as; 5 resmas de papel tamao carta
blanco, 5 resmas de papel tamao oficio blanco, 2 caja de lapiceros alegro negro, 2 cajas de lapiceros alegro
rojo, 2 docenas de cuadernos tamao mediano rayados y 2 docenas de lpices negros N 2
2.2. Redacte una carta de invitacin para el lanzamiento de la nueva sucursal de la empresa ubicada en Centro
Comercial Amrica
2.3. Redacte una carta al Banco de Colombia solicitando una chequera para uso de la empresa
No olvide que tanto los memorando como las cartas deben tener logotipo o membrete y los datos
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generales de la empresa remitente

ACTIVIDAD 3
3.1. Redacte un memorando Para citacin a reunin a todos los empleados de su O.E.D. el prximo sbado 22
de septiembre de 2012 a las 8:30 de la maana en el saln de reuniones.
3.2. Redacte un memorando de parte del gerente de la O.E.D./ PARA uno de los trabajadores de la O.E.D. /
indicando el cambio de horario jornada diurna a la nocturna a partir del 2 de septiembre de 2012.
3.3. Redacte un memorando de parte de jefe de ventas de la O.E.D./ para uno de los vendedores de la O.E.D.
/ Llamada de atencin por incumplimiento en las labores que le corresponden.

ACTIVIDAD 4
Redacte y elabore las siguientes circulares en estilo bloque extremo:
4.1. PARA TODO EL PERSONAL O.E.D./Asunto: Seminario/informando sobre el tema de Atencin al cliente y
calidad total.
4.2. PARA TODOS LOS JEFES DE SECCIN O.E.D./invitar a una actividad de integracin a los empleados y
sus familias, se debe indicar el da, hora y lugar y las actividades a realizar como tambin la hora de
finalizacin
4.3. PARA TODO EL PERSONAL O.E.D./Asunto: Descuento/La Gerencia General informa que segn
resolucin 8720 del 15 de mayo de 2012, se aprob establecer un descuento del 15% para todas la ventas de
contado/ es de esperar que cada jefe de Seccin tome las medidas necesarias para evitar especulaciones en
las ventas/ Atentamente/(nombre del Gerente General).
ACTIVIDAD 5
5.1. Elabore tres ejemplos de actas, orientadas a su O.E.D.
ACTIVIDAD 6

6.1. Elabore un modelo de sobre con las diferentes clases de solapas para el envi de los documentos de la
O.E.D.
ACTIVIDAD 7

7.1. Redacte y elabore tres ejemplos de constancias y certificados de su O.E.D. de acuerdo con las
normas tcnicas y las explicaciones dadas en clase,
ACTIVIDAD 8
8.1. Redacte y elabore un informe orientado a su O.E.D. de acuerdo con las normas tcnicas y las

explicaciones dadas en clase,

ACTIVIDAD 9
9.1. Redacte y elabore tres ejemplos de email., dirigidos al personal de su O.E.D.
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MOMENTO 1: Desarrollo en equipo de trabajo (GAES).

MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la
formacin
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio de proyecto.
ACTIVIDAD 10
Para continuar con las estructuras de produccin de documentos empresariales es pertinente
seguir con la tarea de
consultar y profundizar la normatividad al interior de las organizaciones
gubernamentales para culminar con xito el proceso de documentos comerciales su legalidad y utilizacin.
Para estas actividades, con la orientacin del docente se interactuarn los procesos escritos a nivel
individual para luego acudir a la comparacin y contrastacin de los mismos y ajustarlos a su proyecto de
empresa .
Es importante que el producto de cada una de sus evidencias (actividades), se archive en el portafolio de
evidencias de aprendizaje.
10.1. A continuacin usted deber contestar las preguntas abiertas del presente cuestionario de acuerdo con
los enunciados, lea atentamente y conteste teniendo en cuenta el planteamiento tenga en cuenta su
ortografa, recuerde que su evidencia debe ser presentada utilizando la norma ICONTEC para textos escritos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.

A qu se le llama derecho
Cuales son sus objetivos
Cuales son las ramas del derecho para distribuir el trabajo, ctelas y explquelas
A que se refiere el trmino Fuentes de Derecho
Cuales son las fuentes del derecho Ctelas
Como se clasifican las fuentes de Derecho
Qu es Ley y cuales son sus caractersticas
Nombre los tipos de Ley que existen y explquelas
Qu es un tratado internacional
haga un resumen sobre los Decretos con Fuerza de ley
Qu son Decretos Leyes
A qu llamamos Reglamentos
A qu llamamos Actas Administrativas
Qu son Ordenanzas
A qu se denominan Instrucciones
A qu se denomina Jurisprudencia Judicial y Administrativa
A que denominamos costumbre

10.2. TRANSCRIBA

ACUERDO NUMERO 048 DE 2000

(mayo 5)
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por el cual se desarrolla el artculo 59 del captulo 7 -Conservacin de Documentos - ,

del reglamento general de archivos sobre conservacin preventiva, conservacin
y restauracin documental.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de sus facultades legales y en
especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin
y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la
conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopta la Junta Directiva";
Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN,
ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: "Adoptar y
evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional";
Que se hace necesario reglamentar los criterios que se deben tener en cuenta para ejecutar
procedimientos de conservacin preventiva, conservacin y restauracin,
ACUERDA:
Artculo 1. Intervencin. Para la ejecucin de procedimientos de intervencin documental en los
niveles de conservacin preventiva, conservacin y restauracin, donde la conservacin fsica y
funcional se establece como una funcin archivstica ms en cualquiera de las fases por las cuales
atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener
en cuenta los siguientes criterios:
1. Unidad del Objeto documental: La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha
adquirido el documento a travs del tiempo adems de los valores legales que de ellos se derivan,
deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor documental esta
dado por la informacin que transmite y por la forma fsica y formal como se ha elaborado, cualquiera
que sea su soporte.
El objeto a tratar posee un contexto inmediato que es la unidad documental de la cual hace parte.
Ella puede integrar varios tipos de documentos, con diferentes tcnicas y diversos estados de
conservacin esta debe ser intervenida bajo parmetros uniformes, solucionando los tratamientos
particulares dentro de un nivel equilibrado para el conjunto. Por ello los procedimientos de
conservacin en archivos debe tender al tratamiento de grupos documentales y no al manejo
individual y aislado de solo algunas unidades.
2. Unidad del soporte y de la imagen grfica: Partiendo del punto de vista tecnolgico, el documento
esta conformado por un soporte, sea cual sea su material de elaboracin, y por una serie de
elementos grficos que transmiten la informacin consignada. En los documentos como en pocos
materiales estos dos elementos se encuentran ntimamente ligados, el soporte integra en su
estructura los materiales que forman la imagen, grfica, uno no existe sin el otro, as se crea una
simbiosis donde los dos elementos interactan y se transforman. Por lo tanto es muy difcil separar el
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soporte de los elementos sustentados. Es as que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin
afectar aunque sea de manera exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervencin debe
preservar tanto el soporte como la informacin que ste contiene.
3. Integridad Fsica del Documento: Todo tipo de tratamiento en cualquiera de los niveles de
intervencin, debe responder al respeto de las calidades y cualidades materiales, estructurales y
plsticas de la documentacin. No obstante toda intervencin ejecutada implica en mayor o menor
grado modificacin de las calidades y cualidades fsicas. Por ello es indispensable realizar un
cuidadoso anlisis de los materiales garantizando su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad,
legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
Artculo 2. Criterios de intervencin. Los criterios de intervencin se implementan de acuerdo con
una serie de principios de actuaciones que deben considerar los tratamientos que impliquen la
mnima intervencin. Asimismo, al ejecutar cualquier proceso sobre el documento se deben usar
materiales inocuos y compatibles con aquellos que componen su tecnologa de elaboracin. Deben
ser estables en el tiempo y a las condiciones ambientales y en lo posible reversibles. Por otro lado no
deben interferir con intervenciones futuras y ser legibles. De esta manera la responsabilidad en la
ejecucin de los procesos impone una revisin crtica y constante, mxime cuando se debe dar
tratamiento a una gran cantidad de unidades con variedad de tcnicas de elaboracin como
manuscritos, impresos, fotogrficos, microgrficos, imgenes anlogas o digitales. En general los
tratamientos masivos de conservacin deben adoptarse con precaucin.
Artculo 3. Valor de uso de los documentos. Las intervenciones deben ser acordes con la
funcionalidad de la documentacin tanto en sus valores primarios como secundarios. Esta al prestar
un servicio social y cultural como fuente de investigacin, consulta o gestin no podr tratarse como
un objeto de museo, su valor de uso siempre se pondr de manifiesto.
Pargrafo. El documento de archivo como bien material que forma parte del patrimonio cultural de la
Nacin, producido en diversos momentos histricos, trasciende su propia materialidad, hace
referencia al contexto cultural en el cual se produjo. En el momento que de l se realiza su
reconocimiento se potencializar diferentes instancias de conocimiento, las cuales no son relativas
nicamente a la informacin que transmite, su significacin es tambin cultural. Esto hace que todo
tratamiento realizado sobre l cuente con el anlisis profesional interdisciplinario que permita y
contribuya a su entendimiento como bien cultural.
Artculo 4. Conservacin integral. Los tratamientos de Conservacin Preventiva, Conservacin o
Restauracin deben estar precedidos de la estricta documentacin del bien documental, del examen
diagnstico que fundamenta, sustenta y justifica el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a
realizar o del establecimiento de proyectos y programas de conservacin integral. Asimismo debern
implementarse los seguimientos y controles necesarios para los programas o procesos ejecutados
de acuerdo con los niveles que se plantean alcanzar.
Pargrafo. Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clnica de los procedimientos
ejecutados, darn cuenta de la patologa, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los
materiales y mtodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para
procurar la preservacin del bien documental, en ella se consignar el nombre del profesional que
ejecut el tratamiento, con su firma asumir la responsabilidad derivada de su actuacin.
Artculo 5. Aval. Los materiales de intervencin, as como los procedimientos metodolgicos que se
implementen en cualquiera de las fases de conservacin -preventiva, conservacin y restauracin
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PROGRAMA DE FORMACION:
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROYECTO:
Aplicacin del protocolo del servicio al cliente en los procesos de
planeacin estratgica de la organizaciones. Proyecto

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documental sern avalados por el Laboratorio de Restauracin del Archivo General de la Nacin
mediante los acuerdos, resoluciones o normas tcnicas que se expidan en este sentido.
Artculo 6. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin.
Publquese y cmplase.
Dado en Santa Fe de Bogot a los cinco (5) das del mes de mayo de dos mil (2000).
La Presidenta,
Beatriz Elena Osorio Laverde.
El Secretario Tcnico,
Alfonso Cuevas Zambrano.
MOMENTO 1: Desarrollo individual.
MOMENTO 2: Seguimiento al desarrollo de la actividad propuesta por parte del docente que orienta la
formacin
EVIDENCIA: Desarrollo en portafolio individual del aprendiz

Actividad 11
Momento 1: En el ao 2005 la Organizacin de las Naciones Unidas destac la importancia de la
participacin activa de los jvenes, en la proteccin, preservacin y cuidado de los recursos del
planeta. Desde entonces, los jvenes se han implicado en acciones, proyectos, prcticas y
propuestas activas para conseguir el desarrollo sostenible. En esta gua, proponemos a los
aprendices SENA la participacin activa en el diseo de una campaa de reciclaje que promueva el
cuidado del medio ambiente en su propio centro educativo.
Momento 2: En equipos de trabajo van a elegir uno de los siguientes aspectos, intentando que no se
repitan, con el fin de que cada grupo consulte y profundice sobre una sola temtica: Tenemos y
aplicamos planes de reciclaje? Qu tipos de residuos se eliminan cotidianamente? Cmo se
reciclan los residuos que se producen? Qu beneficios trae la aplicacin del reciclaje para la
institucin? Qu le sucede a la institucin y al planeta en general cuando no se recicla? Cmo se
clasifican los residuos para ser reciclados? Qu significan las 5 erres y cul es su utilidad en los
procesos de reciclaje? Cul es el sistema de colores de contenedores de basura y su utilidad?
Cmo se puede reducir la produccin de residuos en la institucin?. Las reflexiones se consignan
en el portafolio de forma individual.
Momento 3: De acuerdo con lo observado y diagnosticado en el segundo momento, cada equipo de
trabajo va a disear una campaa en la que invite a directivas y educandos a reciclar con conciencia;
para lograr lo anterior, van a crear murales y folletos que se van a publicar en las carteleras SENA y
en toda la institucin. Se designa un da en el que se ejecute la campaa.
Momento 4: El da designado, se realiza un recorrido por todos cursos, compartiendo con los otros
estudiantes la informacin que cada equipo de trabajo consult. Se invita a las directivas y todo el
personal de la institucin a que participen en la actividad y se realiza una ejemplificacin del cmo se
puede mejorar el proceso de reciclaje en el centro educativo. Cada equipo de trabajo debe tomar
fotografas que deber consignar en el portafolio. Por tlimo, Se dejan los murales en el colegio y se
recuerda que el reto y la parte central de esta actividad, consiste en mantener y aplicar la propuesta
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de reciclaje el resto del ao, ya que de esta forma es que logramos verdaderos cambio a favor del
cuidado y la preservacin de nuestro planeta.

RESUMEN DE ACTIVIDADES: Total actividades once (11)

Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias individual dos (2)
Actividad 1: Concienciacin
Actividad 10: Respuesta a preguntas sobre documentos legales y trascripcin de texto.
Total actividades a desarrollar y presentar en la carpeta de evidencias de proyecto ocho (8)
Actividad 2: Redaccin cartas (tres ejemplos)
Actividad 3: Redaccin memorandos (tres ejemplos)
Actividad 4: Redaccin de circulares (tres ejemplos)
Actividad 5: Redaccin actas (tres ejemplos)
Actividad 6: Diseo modelo de sobre (un ejemplo)
Actividad 7: Redaccin constancias y certificados (tres ejemplos)
Actividad 8: Redaccin de informe (un ejemplo)
Actividad 9: Redaccin de email (tres ejemplos
Actividad 11: Consulta, diseo y campaa de reciclaje en la institucin.

5.

Evaluacin:

Criterios de Evaluacin:

Elabora documentos organizacionales, aplicando las tcnicas de digitacin; las Normas Tcnicas
Colombianas vigentes.
Identifica la papelera en cuanto a tamao y calidad para el proceso de digitacin y/o transcripcin, de
acuerdo con los estndares internacionales.
Digita con precisin y velocidad documentos aplicando las tcnicas de digitacin.
Opera los equipos de digitacin de acuerdo con los manuales de usuario y las normas de seguridad.
Realiza la limpieza de los equipos para su conservacin de acuerdo con el manual.
Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitacin, para el desarrollo de
habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional.
Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la gua suministrada.
Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las polticas de la organizacin.
Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificacin de los mismos.
Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas.

Evidencias de Conocimiento:
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Transcribir documentos aplicando las tcnicas de digitacin, las Normas Tcnicas Colombianas, las de Gestin
de la Calidad e institucionales y la legislacin vigente.
Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas,
informes, mensajes electrnicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.
Operar los equipos de digitacin.
Aplicar las tcnicas de comparacin y contrastacin.
Reproducir los documentos autorizados
Identificar los actos administrativos y acadmicos de acuerdo con el objeto social de la organizacin.
Revisar que los documentos cumplan con las normas lingsticas y tcnicas de la produccin documental.

Disponer los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificacin de los mismos.
Mantener limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas

Evidencias de Desempeo:
Transcribe documentos aplicando las tcnicas de digitacin, las Normas Tcnicas Colombianas, las de Gestin
de la Calidad e institucionales y la legislacin vigente.
Elabora y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, circulares, memorandos, actas,
informes, mensajes electrnicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.
Opera los equipos de digitacin.
Aplica las tcnicas de comparacin y contrastacin.
Reproduce los documentos autorizados
Identifica los actos administrativos y acadmicos de acuerdo con el objeto social de la organizacin.
Revisa que los documentos cumplan con las normas lingsticas y tcnicas de la produccin documental.

Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificacin de los mismos.
Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y productivas

Evidencias de Producto:
Aplica el conocimiento adquirido en la Organizacin Econmica Didctica. . (elaborar documentos comerciales)
Disponer los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificacin de los mismos.
6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos
Escenarios de Aprendizaje:
Ambiente de formacin (Aula de clase), Biblioteca Colegio, Biblioteca Virtual Sena, Internet, Trabajo extra aula.
Medios y Recursos Didcticos:
Computador
textos,
Pginas Web.

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