Panorama de la gestin de documentos: respuestas

de las normas ISO a los retos actuales y

perspectivas de futuro
Sevilla, 30 de noviembre de 2012

Contribucin de la serie ISO 30300 a la

gestin de documentos en las organizaciones:
claves de su implementacin
Montserrat Garcia Alsina

mgarciaals@uoc.edu

Sumario
1. Aclaraciones y reflexiones.
2. Por qu un sistema de gestin para
documentos?
3. Familia de normas 30300 e informes tcnicos
para GD.
4. Contenido serie 30300
5. Beneficios
6. Conclusiones
7. Estudio de caso: documentacin judicial
2

1. Aclaraciones y reflexiones
Significados de documentos y su gestin
Documentos
informacin
Evidencias (records)
informacin de los procesos de trabajo
(activos
capital intelectual)

Reutilizacin de la informacin (Ley 37/2007; Real Decreto

1495/2011)
valor GD

Normas de sistemas de gestin

Autoridades en normas y estndares:
Organismos internacionales sectoriales o multisectoriales
Organismos nacionales
3

ISOS y UNES
Sistemas de gestin:

ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES

UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestin de

la calidad.
UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestin
ambiental
UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de
Gestin de la Seguridad de la Informacin
UNE 166000 Gestin de la I+D+i
UNE-ISO 30300 Sistemas de gestin para
documentos

Fundamentos y vocabulario
Requerimientos
Sistema
Auditora
Guas
Implementacin
Evaluacin

Normas, guas, especificaciones tcnicas, informes tcnicos

UNE-ISO 26000: 2012 Gua de responsabilidad social
UNE-ISO 31000: 2010 Gestin del riesgos.
UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestin de documentos

Autoridades

Comits nacionales

UNE (Espaa)
(Alemania)

(Gran Bretaa)

(Francia)

European Telecommunications
Standards Institute (TIC)
International Electrotechnical Commission

2. Por qu un sistema de gestin

para documentos?
Cambios en el entorno de la gestin documental
Surge el entorno digital
Incremento de los documentos en papel y electrnicos
E-administracin y e-business
gestin de documentos
Incremento de normas y estndares relacionados con documentos
Necesidad de hacer emerger las actividades de gestin documental como un proceso de negocio ms.
(reconocimiento)

Del nivel operativo de GD al estratgico

Sistemas de gestin ISO

Comunicar a la alta direccin como se est haciendo la gestin de documentos
Conseguir el compromiso de alta direccin para obtener:
liderazgo adecuado para la gestin de documentos
Recursos econmicos y humanos para implementar procesos de gestin
documental
Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y
controles.
Vincular los sistemas de gestin a las actividades operativas de los documentos.

Normas y estndares para GD

ISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestin de documentos

base operativa de la GD
ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006)
informe tcnico que desarrolla la anterior.
ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081-1 (2008). Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081-2 (2011). Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de
implementacin y conceptuales.
ISO 23081-3 (2011) UNE- ISO/TR 23081-3 (2012). Metadatos para la gestin de documentos. Parte 3: Mtodo de
auto-evaluacin
UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos.
UNE-ISO 19005-1:2008. Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin
a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).
UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
MoReq 2010 Modular Requirements for Records Systems [Model requirements for Electronic Records Management ]
UNE-ISO 16175-1:2012. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica.
Parte 1: Generalidades y declaracin de principios.
UNE-ISO 16175-2:2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte
2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrnicos.
UNE-ISO 16175-3:2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte
3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organizacin.

GD: proceso de negocio

3. Famlia de normas e informes tcnicos

para GD
Soporte: Cmo?

Nivel operativo

Nivel estratgico

Familia: por qu?

Enfoque sistemtico y verificable

Publicadas
En elaboracin

(UNE-ISO 30300)

4. Contenido

UNE-ISO 30300. Fundamentos y vocabulario

UNE-ISO 30301. Requisitos

10

Estructura del SGD

(UNE-ISO 30301)
11

Contexto de la organizacin
INTERNO
Estructura organizativa, roles y
responsabilidades.
Polticas, objetivo y estrategias.
Capacidades, recursos y conocimientos.
Sistemas de informacin, flujos de
informacin, procesos de toma de
decisiones.
Cultura de la organizacin: relaciones,
percepciones, valores, directrices,
normas.
Expectativas internas, reglamentaciones,
estatutos, ...

EXTERNO
Conocer el entorno
Social y cultural
Legal
Reglamentario
Financiero
Tecnolgico
Econmico
Competencia
Natural
mbito: Nacional / regional / local
Expectativas de las partes
interesadas
Requisitos de negocio, legales, buenas
prcticas, conducta, tica

Determinar riesgos y oportunidades

SGD compatible con la direccin estratgica

12

Integracin de los sistemas de

informacin
CRM
(Customer Relationship management)
ERP
(Enteprise Resource Planning)
Datawarehouse
Explotacin y anlisis de los datos
EDRMS
(Electronic Documents Records Management Systems)

13

Integracin de los sistemas de

informacin
CRM

((Customer
Customer Relationship
Relationship management
management))

ERP

((Enteprise
Enteprise Resource
Resource Planning)
Planning)
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EDRMS

((Records
Records,, document
document,, management
management systems
systems))
14

Liderazgo
Alta direccin:
- implicacin
- compromiso

Asegurar compatibilidad del

SGD con la direccin estratgica
de la organizacin
Dirigir y apoyar la mejora
continua

Provisin de recursos
Divulgacin de la importancia
de un SGD

Lograr los resultados

esperados

15

Liderazgo
Polticas de GD
- Creacin y control de documentos autnticos, fiables y usables.
- Estrategias para apoyar las funciones y las actividades de la organizacin.
- Proteccin de la integridad de los documentos durante el tiempo que sea preciso.

Roles organizativos, responsabilidades y competencias

- Se asignan y se comunican a toda la organizacin
- Responsabilidades de la direccin
- Responsabilidades operativas:

rol especfico con especial

formacin y competencia

16

Planificacin
Identificar riesgos y oportunidades para:

Asegurar que el SGD logra los resultados esperados.

Prever los efectos no deseados.
Percibir los oportunidades de mejora.
Asegurar que la informacin estar disponible.

Fijar objetivos de SGD y planes para lograrlos.

Determinar:

Responsables
Recursos
Qu se har
Quando
Cmo se evaluar

17

Soporte
Asignacin y mantenimiento de recursos
Capacitacin / formacin:

Procesos
Aplicaciones de GD

Concienciacin

Relevancia e importancia de las actividades de GD

Conformidad con la poltica y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG
Impactos reales o potenciales
Beneficios de la mejora
Roles y responsabilidades
Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos especficos

Comunicacin

Procedimientos operacionales
Responsabilidades
Acceso a la informacin

Documentacin

Documentar
Poltica y objetivos
Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestin
Procedimientos
Planificacin, operacin y control de sus procesos
Controlar la documentacin: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentacin
obsoleta.

18

Operacin
Planificar y controlar operaciones para tratar riesgos y
oportunidades.
Disear procesos de GD:
Anlisis de procesos GD (15489 y anexo A normativo)
Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos
Evaluar procesos para crear y controlar documentos

Implementar aplicaciones de GD
Implementar procesos en las aplicaciones.
Establecer una supervisin peridica del funcionamiento de las
aplicaciones.
Gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de GD.
19

Operacin

ISO 15489
20

Procesos y controles (normativo)

21

Evaluacin
Supervisar, medir, analizar y evaluar para:
Determinar:

Qu se precisa medir y supervisar

Mtodos para supervisar, medir, analizar y evaluar
Cundo supervisar y medir
Cundo analizar y evaluar resultados de la supervisin y de la medicin

Evaluar:
El funcionamiento de los procesos y aplicaciones
La efectividad del SGD

Evaluar la efectividad:
Poltica
Objetivos

Sistema de auditoria interna

Revisin por parte de la direccin
22

Mejora
Control de las no conformidades
Identificar
Reaccionar

acciones correctivas

revisar su efectividad

Mejora continua
Priorizar mejoras segn el anlisis de riesgos
23

Vinculacin con otros sistemas de gestin

(anexo informativo)

(UNE-ISO 30301)

24

5. Para qu?: beneficios

Capturar y controlar documentos
- fiables (contenido)
- autnticos (autoria y datacin)
- ntegros (completos e inalterables)
- conformes (con la poltica y objetivos del SGD)
Control de la informacin sobre las actividades de la organizacin
Facilitar la eficiencia en la GD:

eliminacin de duplicados

facilitar el acceso a informacin
Suportar la toma de decisiones
Rendir cuentas

responsabilidad social

cumplimiento de la legalidad vigente
Gestionar riesgos
Continuar con el negocio

25

6. Conclusiones
Situacin de la GD al nivel estratgico de la organizacin

Impulso / reconocimiento del valor de las actividades de GD

Fortalecimiento del valor que aportan los profesionales

Nuevos perfiles: AUDITORES, CONSULTORES 30300
Adopcin de prcticas sistemticas.
Definicin de un SGD:

POLTICAS
OBJETIVOS
PROCESOS para un SGD
EVALUACIN y MEJORA continua

Formacin continua en GD

Diseo e implementacin de proyectos de GD

Auditores

26

Estudio de caso
Gestin de la documentacin
judicial

Sumario
1. Contextualizacin
2. Contribucin 30300
3. Problema de investigacin
4. Futuras lneas de investigacin
5. Metodologa
28

1. Contextualizacin: qu est pasando?

2003
(B.O.E. 3/7/2003, Ministerio de Justicia)

Ordenacin
2004

Evaluacin
2006

(B.O.E. 12/6/2006, Ministerio de Justicia)

Procesos de GD

2008

2009

Sistemas de
informacin
insuficientes /
obsoletos

2010

2011

29

1. Contextualizacin:
Normas y estndares para GD
ISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestin de documentos

base operativa de la GD
ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006)
informe tcnico que desarrolla la anterior.
ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081 (2008). Metadatos para la gestin de documentos.
Generalidades.
ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081 (2008). Metadatos para la gestin de
documentos. Aspectos conceptuales y de implementacin.
UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de
documentos.
UNE-ISO 19005-1:2008. Gestin de documentos. Formato de fichero de documento
electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).
UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.

30

ISOS y UNES
Sistemas de gestin:

ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES

UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestin de

la calidad.
UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestin
ambiental
UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de
Gestin de la Seguridad de la Informacin
UNE 166000 Gestin de la I+D+i
UNE-ISO 30300 Sistemas de gestin para
documentos

Fundamentos y vocabulario
Requerimientos
Sistema
Auditora
Guas
Implementacin
Evaluacin

Normas, guas, especificaciones tcnicas, informes tcnicos

UNE-ISO 26000: 2012 Gua de responsabilidad social
UNE-ISO 31000: 2010 Gestin del riesgos.
UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestin de documentos

31

1. Contextualizacin
2009

(B.O.E. 4/11/2009)

2011

(B.O.E. 3/5/2011)

32

2. Contribucin 30300
Situacin actual

Contribucin clave

SGD nivel operativo:

SGD nivel estratgico

Rendicin de cuentas

- Secretario de Gobierno del TSJ

- Secretarios Judiciales

Funcionamiento deficitario
retrasos,
extravos

Verificacin del cumplimiento

- certificacin
- auditorias

33

3. Problema de investigacin
Conocer los SGD en el sistema judicial.

ISO 15489 (2001)

Ubicacin de la gestin documental en el

organigrama.

ISO 30300 (2011)

34

4. Futuras lneas de investigacin

Estudios empricos: prcticas de GD en las
oficinas judiciales.
Desarrollo de los sistemas de gestin de la
calidad.
Integracin de prcticas de GD y sistemas
de gestin
35

5. Metodologa
Webs institucionales
Entrevistas / encuestas

Fuentes de
informacin

Bases de datos:
ISI,
Emerald,
EBSCO,
ISOC,
ScienDirect,
Springer-Link y
Google Acadmico
Palabras clave:
archivos judiciales,
Espaa,
UNE-ISO 15489,
UNE-ISO 9001,
UNE-ISO 30300,
calidad,
seguridad informtica,
gestin documental,
legislacin

Anlisis de texto

Informes
Estudios de caso
Proyectos
Artculos

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Montserrat Garcia Alsina (mgarciaals@uoc.edu)

Directora acadmica de:
Postgrado en Implementacin de proyectos de gestin de documentos
electrnicos (EDRMS)
Cursos de especializacin:
- Experto en anlisis y diseo de sistemas de gestin documental
- Experto en herramientas tecnolgicas de gestin documental

Estudios de Ciencias de la Informacin y de la Comunicacin

Programa de Informacin y Documentacin
http://www.uoc.edu
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