Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de
la venta de conceptos distintos a mercancas o prestacin de servicios, nica y
exclusivamente a crdito documentado (ttulos de crdito, letras de cambio y
pagars) a favor de la empresa y para esto existe programas para llevar a cabo
las operaciones. Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho
(exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los ttulos de
crdito el pago de su adeudo (documentado)derivado de venta de conceptos
diferentes de las mercancas o la prestacin de servicios a crdito; es decir,
presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.
Clasificacin de la Cuentas por Cobrar:
Atendiendo a su Origen, las cuentas por cobrar, pueden ser:
No provenientes de venta de bienes o servicios a corto plazo.
Provenientes de ventas de bienes o servicios a corto plazo.
Comerciales: Representan el saldo que se tiene por cobrar a los clientes por
concepto de ventas a crdito.
Compaas afiliadas: Muestran o reflejan operaciones que realiza una empresa
con otras entidades con las cuales mantienen algn tipo de vnculo como por
ejemplo participacin accionara.
Funcionarios y empleados: Estn conformadas por ventas, prstamos
realizados o anticipos otorgados a los empleados por gastos a cuenta de la
empresa que no han sido reportados o relacionados.
Otras: aqu se clasifica cualquier otro concepto diferente a los anteriormente
explicados, como por ejemplo:
Reclamaciones por cobrar: corresponden a reclamaciones pendientes de cobro
a las compaas de seguros por siniestros.
Anticipos a proveedores: son las cantidades entregadas a los proveedores para
asegurarnos la entrega de pedidos.
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Adicionalmente del reporte diario de las cuentas por cobrar, se debe contar con
un sistema de reporte peridico de saldos corrientes con un anlisis detallado
que muestre la situacin de los saldos, como por ejemplo: saldos vencidos y no
liquidados, vencido un mes, dos meses, tres meses etc. Los estados de cuentas
deben ser enviados regularmente a todos los deudores, sin que haya ninguna
intermediacin, para evitar alguna posible alteracin, modificacin o extravi.
Con este procedimiento se hace posible un chequeo cruzado de la informacin
con el cliente, y aclara las inconformidades en algunos saldos. Las labores del
encargado de las cuentas por cobrar deben ser independientes de:
Todas las funciones de efectivo.

Verificacin de facturas y Notas de crditos.

Pases a cuentas control.
Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

PRESENTACION EN EL BALANCE GENERAL DE LAS CUENTAS POR COBRAR:

Estas Cuentas se encuentran dentro del activo circulante

exigible a corto plazo del BG de la siguiente manera:

Provisin para Cuenta Incobrables

Tiene la doble finalidad de evaluar a) Evaluar la cuentas por cobrar y b) Cargar

a los gastos del periodo las cuentas que resulten incobrables originadas por las
ventas efectuadas en dicho periodo. No seria equitativo que, por ejemplo, una
venta a crdito realizada en este ao y que s de por incobrable el prximo ao
De unas ves hace la provisin en honor la equidad.

Sabemos ya que las prdidas por cuentas incobrables son una consecuencia de
la concesin del crdito, el cual a sus ves es indispensable en el comercio
moderno a fin de promover grandes volmenes de ventas. Ante la
imposibilidad de suprimir la perdida que originan se ha hecho necesario
considerarlas y tratarlas objetivamente. De all que se hubiere adoptado este
procedimiento, el cual como ya indicamos o solo permite mostrar el activo en
su justo valor, sino tambin llevar los gastos del periodo en el cual se
realizaron las ventas las eventuales perdidas que puedan originarse por las
cuentas incobrables de ellas.

Esta provision suele calcularse de acuerdo a las siguientes bases:

Las Ventas
Totales a Crdito

Porcentaje sobre

Mtodo de Porcentajes Segn la Antigedad

Mtodo de Porcentajes Fijos sobre los Saldos Crecientes Pendientes

Se trata de un procedimiento extremadamente simple: bastara con establecer

un porcentaje fijo de las cuentas pendientes de cobro de las cuentas
pendientes de cobro, que resultaran incobrables; basndose claro est el as
estadsticas que hubiere podido elaborar la empresa. El grado de aproximacin
a la realidad, que pueda ofrecer este mtodo depender precisamente de la
experiencia que arrojen las estadsticas.

Mtodo del Porcentaje Fijo Sobre las Ventas

Este es el mtodo ms equitativo de todos pero ofrece las mismas dificultades

del anterior, en cuanto a la determinacin del porcentaje debe tomarse. Es
equitativo porque permite cargar a gastos las perdidas por incobrable al mismo
periodo en el cual se realizan las ventas. Tericamente, debe basarse en las
ventas a crdito nicamente y as debe hacerse, siempre y cuando ello sea
posible.

El porcentaje de la provisin a establecerse se determinara de acuerdo a las

estadsticas de ventas a crdito y de las perdidas por incobrables de varios
aos

Asientos de Diario Atinente a la Provisin

Una vez determinado el monto el monto que ha de tener la provisin si se va

crear por primera vez, se har un asiento de diario, con cargo a una cuenta de
gastos y abono a dicha provisin; ms o menos as:

Perdida por Cuentas Incobrables xxx

Provisin para cuentas incobrables xxx

Si en el futuro hubiere la necesidad de aumentar este monto de la provisin, se

hara un asiento igual por la diferencia que faltare. Si por el contrario, en un
momento dado la provisin resultare excesiva y hubiere necesidad de rebajarla
se hara un asiento INVERSO, pero con abono a una cuenta de ingresos por la

diferencia en exceso. La cuenta abonada bien podra ser de Ingresos varios y el

cargo se hara, como es natural, a la cuenta de provisin para cuentas
incobrables.

METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION:

Porcentaje sobre las Ventas Brutas.
Porcentaje sobre las Ventas Netas a Crdito.
Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar Globales (%Fijo).
Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar abiertas.
Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar por antigedad de saldo (% Variable

Sobreestimacin y subestimacin de la provisin para cuentas

incobrables
Sobreestimacin
A continuacin nombraremos algunos de los procedimientos sustantivos que
nos cubren el riesgo de sobreestimacin de activos:

Confirmaciones con terceras partes (bancos, inversiones, cuentas por cobrar,

seguros, etc)
Revisin de pagos posteriores (Deudores)
Revisin de las conciliaciones de cuentas del activo (bancos, cuentas por
cobrar, inventarios, propiedad, planta y equipo, diferidos)
Participacin en la toma fsica de inventarios
Correcta clasificacin de los activos diferidos. Muchas compaas tienen como
prctica disfrazar gastos como activos. Lo que sobrestima el activo y subestima
el gasto.
Revisin de la suficiencia de la provisin de cuentas por cobrar
Revisin de la suficiencia de la provisin de inventarios

Cancelacin de cuentas por cobrar por ser consideradas incobrables.

Las entidades disponen de dos mtodos para determinar las cuentas
incobrables:

1Mtodo de Estimaciones o pronsticos: se realizan pronsticos del monto

probable de las cuentas que no se cobrarn y se constituye una estimacin.
2Mtodo de cancelacin Directa: se espera hasta que una cuenta se
declare como incobrable para cancelarla.
El primer mtodo a estudiar se denomina mtodo de estimacin o pronsticos,
bajo este mtodo existen las siguientes formas de estimar una cuenta como
incobrable:
Mtodo de las ventas al crdito
Mtodo del saldo de las cuentas por cobrar.
Mtodo del Reporte de Antigedad de Saldo.

Mtodo de las ventas al crdito: Con base a estudios histricos y estadsticos

se realiza el siguiente proceso:
Se establece el promedio anual de las ventas al crdito y del saldo de las
cuentas incobrables de un periodo especfico.
Se determina la relacin porcentual promedio de las cuentas incobrables
respecto de las cuentas por cobrar (Promedio de cuentas incobrables /
Promedio de ventas al crdito * 100).
Se realiza la multiplicacin del porcentaje obtenido con el valor las ventas al
crdito del periodo investigado.
Elaborar los registros contables correspondientes.
Mtodo del saldo de las cuentas por cobrar. Al igual que el mtodo de las
ventas al crdito, se obtienen datos histricos de los saldos de las cuentas por
cobrar y del saldo de las cuentas incobrables de un periodo especfico:
Se establece el promedio anual del saldo de las cuentas por cobrar y del saldo
de las cuentas incobrables de un periodo especfico.
Se determina la relacin porcentual promedio de las cuentas incobrables
respecto de las cuentas por cobrar (Promedio de cuentas incobrables /
Promedio de saldo de cuentas por cobrar * 100).
Se realiza la multiplicacin del porcentaje obtenido con el valor del saldo de la
cuentas por cobrar del periodo investigado.
Elaborar los registros contables correspondientes.
Recuperacin de cuentas incobrables

La recuperacin de las cuentas por cobrar viene a constituir la fase culminante

del proceso de ventas a crdito, el cual ocasiona entre otras cosas un problema

de liquidez, es decir, de aspecto financiero, puesto que por una parte, aunque
las ventas hayan sido planificadas, existen situaciones complejas que no
pueden ser valoradas ni previstas con resultados precisos; pero por otra parte
resulta ms complejo aun pronosticar las probabilidades de los cobros
originados de las ventas a crdito efectuadas ms que todo en el caso de los
negocios que se inician, los cuales necesitan fondos para la adquisicin de
nuevas existencias, para as poder responder al incremento de sus ventas este
hecho hace necesario que se tenga conocimiento en forma terica del valor del
capital de trabajo capaz de cubrir esa situacin financiera. Por lo tanto los
procedimientos de cobranza deben ser diseados de tal manera que
propendan a la recuperacin de las cuentas tomando en consideracin el
tiempo futuro, que por siguiente incluye el elemento riesgo, as como tambin
las necesidades de fondos de la empresa.

Efectos por cobrar

Los efectos a cobrar son cualquier demanda monetaria contra deudores. El
crdito se puede conceder en dos formas: cuenta abierta o evidenciado por un
instrumento formal. Cuando un instrumento formal del crdito, de que es una
nota promisoria, el acreedor tiene una demanda legal ms fuerte y puede
endosarla a terceros. El partido que promete el pago se conoce como el
fabricante, y el partido titulado para recibir el pago es el beneficiario. Admisible
de notas puede ser cojinete del inters o del no-inters. La cantidad debida en
la madurez, conocida como valor de madurez, es igual al valor de cara ms
cualquier inters acrecentado. Los efectos a cobrar no esperados ser recogido
dentro del ao actual, se deben enumerar como inversiones en el balance.
Origen
Tiene su origen en las ventas a crdito, en las empresas comerciales
industriales, o en la prestacin de servicios a crdito; garantizados por letras
de cambio, giros o pagars, tambin ocurre cuando se realiza una venta de
bienes o servicios con la firma de letras, giros o pagars que garanticen a la
empresa el cobro de esta operacin.
Control Interno

Debe existir la segregacin de funciones: es decir:

a) Que las personas que realizan las ventas a crdito no deben ser las
mismas que realizan los cobros.
b) Las personas que realizan los cobros no deben ser las mismas que
realicen los registros contables.

Control y vigilancia sobre el vencimiento de los efectos por cobrar.

Los giros deben estar debidamente custodiados.

Presentacin en los estados financieros

El rengln de efectivo debe mostrarse en el balance general como la primera

partida del activo circulante. Si su disponibilidad es a plazo mayor de un ao o
su destino est relacionado con la adquisicin de activos no circulantes o con la
amortizacin de pasivos a largo plazo, se presentar fuera del activo circulante.

Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros

formarn parte del rengln de efectivo.
Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema
financiero, deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, aun cuando se
mantengan otras cuentas de cheques de la misma institucin.
Valuacin de los efectos por cobrar
Se valuar a su valor nominal. El representado por metales preciosos
amonedados y moneda extranjera, se valuar a la cotizacin aplicable a la
fecha de los estados financieros.
Los rendimientos de depsitos se reconocern conforme se devenguen.
Los efectos resultantes de la valuacin a la cotizacin aplicable a la
fecha de los estados financieros del efectivo representado por metales
preciosos amonedados y moneda extranjera, se reconocern en el estado de
resultados.

Efectos por cobrar descontados

Cuenta real complementaria de activo (Activo circulante). El saldo de la cuenta
est constituido por el valor nominal de los documentos que han sido
entregados en descuento a una entidad financiera. Saldo normal Acreedor
Efectos enviados al cobro
En este caso, los Bancos se ocupan de la Cobranza y una vez realizada,
abonan en cuenta el monto cobrado menos (-) comisin que ellos cobran por su
trabajo, si el cliente no paga los devuelve

EFECTOS POR COBRAR ENDOSADOS

Tambin se le conoce como Efectos por cobrar endosados entregados o a
terceros y se utilizan para el pago de deudas u obligaciones mediante el
endoso de los Efectos Por Cobrar a cargo de nuestros clientes, es decir, se
estn utilizando para cumplir con las obligaciones con nuestros proveedores.

ENDOSO: Es el acto mediante el cual el beneficiario o el tenedor de un pagar

no vencido lo transfiere o cede a otra persona, para lo cual estampa su firma al

dorso del documento (endoso en blanco), sin necesidad de designar a un

nuevo beneficiario, aunque tambin puede hacerlo. Es el acto en virtud del
cual el legtimo tenedor de un efecto (endosante) transfiere su propiedad a un
tercero (endosatario).

PERSONAS QUE INTERVIENEN:

ENDOSANTE: Quien endosa el giro. LA EMPRESA
CLIENTE: Deudor quien debe.
ENDOSATARIO: Quien recibe el endoso. PROVEEDOR
Efectos por cobrar en litigio

Si realizar la gestin con la entidad bancaria no funciona, tambin existe la

posibilidad de llevar dichos efectos por cobrar a litigio o juicio. Estos
documentos son enviados a los abogados de la empresa quienes se encargarn
de las acciones judiciales. Del litigio de estos documentos puede resultar el
cobro de los mismos a un monto mayor al documento (generando una utilidad
en Efecto en Litigios) o, por el contrario, cobrarse a un monto menor
(ocasionando una perdida en cobro de Efectos en Litigio). Tambin puede
suceder que el giro sea renovado. De ac se generan una intereses por el
vencimiento de los documentos que constituirn junto con el valor original de
los documentos a renovar, el monto del nuevo giro, letra o pagar. Estos
intereses ganados se registran una vez acordado y firmados los nuevos giros.
En Contabilidad se realizan los siguientes registros en libros segn el caso