DESARROLLO DE LAS PROPUESTAS DE PROYECTOS

A. CONSTRUCCIN DE RELACIONES CON LOS CLIENTES

Los clientes y las organizaciones prefieren trabajar con personas:
o Que conocen
o Y en quienes confan
Las relaciones establecen:
o las bases del financiamiento
o Las oportunidades de ganar contratos
Para construir la relacin es importante
o Ser proactivo
o Ser comprometido
o Salir de la oficina y tener contacto con el cliente (Reuniones cara a cara), No
se puede hacer con la misma EFICACIA por mensaje, llamada o correo
1. Los contratistas deben conocer al personal de las posibles
organizaciones de los clientes
o La construccin de relaciones requiere que uno sea buen aprendiz
o Cuando usted est con los clientes hace preguntas y escucha
o Conduce la discusin para gire en torno a ellos
o Se debe escuchar ms que hablar y entender la necesidad del cliente
para que sus metas tenga xito
o Trate de enterarse de informacin personal, pero sin parecer intrusivo:
(De donde son, Profesin, Empleos anteriores, Universidad, Pasatiempo,
Familia)
o Busque aspectos en comn: (Deporte, Hijos, Universidad, libros)
Puede guardar informacin para futuros encuentros
o Si usted muestra inters en sus asuntos sus clientes quedarn halagados
o Haga sentir bien y muestre empata
o Buscar oportunidad de felicitarlos o consolarlos ( Enviar tarjetas, artculos
de interes)
2. Los contactos con clientes potenciales deben ser frecuentes, no slo
antes del financiamiento o la solicitud de propuesta
o Programar comidas o eventos:
Evitar temas que lleven a discusiones (Poltica)
Conversar sobre inters personales o temas en comn
o Pasar a visitarlo si se encuentra en la misma ciudad
o Dejar la tarjeta en una visita de improviso
3. Durante los contactos no se concentre en discutir oportunidades de
contratos posibles
o Si habla mucho sobre negocios el cliente se dar cuenta que est
sacndole informacin
o Durante la reunin se debe tratar de comprender las necesidades del
cliente para que este alcance con xito sus metas
o Despus de la reunin, expresar siempre su agradecimiento
o Realizar seguimiento mediante correo electrnico
o Ofrezca proporcionar ayuda
o Deje la puerta abierta para continuar el dialogo y desarrollar una
relacin mas solida
4. Establecer y generar confianza es fundamental para el desarrollo de
relaciones efectivas y exitosas con los clientes y socios
o Mantener la palabra: Fiable y receptivo
o Cumplir y ser realista con lo que promete ( Si promete enviar
informacin para el fin de semana debe hacerlo)
5. La conducta tica es necesaria para generar confianza
o No exagerar ni distorsionar la verdad
o Sea justo y haga lo correcto
o No haga preguntas impertinentes
o No trate de entrometerse en informacin interna o confidencial

No haga comentarios negativos sobre otras organizaciones e

instituciones
6. La primera impresin que deja en un cliente es fundamental para el
desarrollo de una relacin duradera y fructfera
o Es importante controlar emociones y no confrontar a clientes en
discusiones
o No dar propuestas de las cuales se pueda arrepentir
o En temas difciles mejor consultar a la almohada
o Aprenda a guiar las conversaciones con los clientes, saber cundo
guardar silencio, responder, opinar y cuando cambiar de tema de
conversacin
o Cuidado con bromas y comentarios inapropiados
o Evitar lenguaje soez, el argot y la jerga
7. Mantenga una actitud positiva y piense que todo es posible en las
relaciones con sus clientes y socios
o No sea negativo con aquello que no puede funcionar
o Trate de sugerir propuestas creativas y cmo hacerlas
8. Genere credibilidad con base en el desempeo
o No diga tan solo que puede entregar, demustrelo y haga un esfuerzo
ms all de las expectativas
9. Siempre considere en primer lugar al cliente
10.Es recomendable no depender de una buena relacin con una
persona de la organizacin si no con varias personas clave
11.La construccin requiere tiempo y trabajo no se construyen de la
noche a la maana
o

B. MARKETING PREVIO A LA SOLICITUD DE PROPUESTA/ PROPUESTA

o Los contratistas no deben esperar hasta que los clientes anuncien su
solicitud de propuesta para comenzar a desarrollar propuestas.
o Necesitan desarrollar relaciones mucho tiempo antes
Porqu?
o El esfuerzo previo es crucial para sentar las bases y luego ganar un contrato
o El esfuerzo de marketing previo se hace sin coste alguno para el cliente,
porque se espera que se reciba un beneficio cuando sea ganador
o La meta es ganar el contrato sin competencia
1. El contratista debe mantenerse comunicado con sus clientes
anteriores, actuales y potenciales
o Permite identificar reas para la implementacin de proyectos donde
pueden beneficiarse
o Genera una mejor posicin para ser seleccionado como
ganador ( porque conoce las necesidades, problemas)
o Puede preparar una propuesta ms clara a la solicitud de
propuesta
2. El contratista debe enterarse de las necesidades, problemas y
toma de decisiones del cliente
o Debe solicitar informacin, datos, documentacin sobre la necesidad
o problema
o Desarrolle conceptos y enfoques previos a la propuesta y
desarrllelos con el cliente, el cliente obtendr una imagen
tendr una imagen receptiva y favorables
o El contratista debe invitar a que visiten a otros clientes con
problemas parecidos y solucin exitosa, para mejorar la
reputacin del contratista
3. En algunos casos el contratista puede elaborar una propuesta no
solicitada y presentarla al cliente
o Le permitir ganar un contrato sin tener que competir con otros
contratistas

Pregunta: Cul es el resultado de una actividad en mk previa a la solicitud?

C. DECISIN PARA DESARROLLAR UNA PROPUESTA
DECISIN DE LICITAR O LICITAR
- Los contratistas deben ser realistas frente a la habilidad de elaborar
propuestas probabilidad de ser seleccionados porque la propuesta requiere
de tiempo y costo
- La seleccin es un proceso competitivo: Si varias propuestas no son
ganadoras daan su reputacin
- Se debe utilizar el checklist para decidir si presentar o no
FACTORES PARA DECIDIR SI DESARROLLAR
1. Competencia
Alguno de los contratistas tiene ventaja competitiva? (Han trabajado
antes)
Qu otros contratistas podran participar?
2. Riesgo
Existe demasiada incertidumbre con respecto a la tecnologa?
Existe riesgo de que fracase tcnica o financieramente?
3. Misin
El proyecto propuesto concuerda con la misin del contratista?
Ej. Si el giro de negocio es implementar sistemas automatizados para
contabilidad no estara dentro del giro realizarlo para farmacia
4. Ampliacin de las capacidades
El proyecto propuesto dar la oportunidad de ampliar y mejorar las
capacidades?
Ej. Pasar de propuestas individuales a propuestas integradas
5. Reputacin
El contratista complet con xito proyectos para el mismo cliente?
Hubo problemas que dejaron al cliente insatisfecho?
El contratista licit sin xito con anterioridad para el mismo cliente?
6. Fondos del cliente
El cliente realmente tiene fondos disponibles para salir adelante con
el proyecto?
O lanz un anzuelo y no est seguro de continuar?
El cliente lanz la solicitud prematuramente y no tuvo autorizacin
del consejo de administracin
7. Recursos de la propuesta
Los recursos son adecuados para presentar una propuesta de
calidad?
Ej. Contar con el personal adecuado
8. Recursos para el proyecto
Si es seleccionado como ganador Los recursos disponibles son
apropiados para el proyecto?
Debe tener un plan para contar con los recursos adecuados
Ej. outsorcing
Qu factores debe considerar el contratista cuando decide responder a la solicitud
de propuesta?
ELABORACIN DE LA PROPUESTA GANADORA

El proceso de propuesta es competitivo

Qu es una propuesta?
La propuesta es documento de venta, no un informe tcnico.
Y los contratistas deben convencer al cliente de:
1. Entiende lo que el cliente est buscando
2. Puede realizar el proyecto
3. Proporciona el mayor valor al cliente
4. Es el mejor contratista para hacer frente a esa necesidad
5. Aprovechar su experiencia en proyectos exitosos afines

6. Har un trabajo profesional

7. Lograr los resultados previstos
8. Completar el proyecto dentro del presupuesto y programa
9. Dejar al cliente satisfecho
Qu se debe tener en cuenta para su formulacin?
o En la propuesta deben resaltarse los factores nicos que
diferencian frente a los competidores
o La propuesta debe hacer hincapi en los beneficios que obtendr el
cliente
o Las propuestas deben redactarse de forma clara y concisa
( Usar terminologa clara, graficas sencillas, justificaciones)
EJ.
- La mquina producir 20 piezas por minuto INCORRECTO
- La mquina como mximo producir 20 piezas por minuto
o Las propuestas deben ser realistas: alcance, costo y programa
PREPARACIN DE LA PROPUESTA
Por una persona: Una tarea sencilla
Por un equipo de personas u organizaciones: Un esfuerzo intenso

CONTENIDO DE LA PROPUESTA
TEMAS O SECCIONES

SECCIN TECNICA
Para convencer al cliente de que:
El contratista entiende la necesidad o
problema y puede proporcionar la solucin
menos riesgosa y ms beneficiosa

SECCIN ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS
Para convencer al cliente de que: el
contratista puede hacer el proyecto y lograr
los resultados buscados

SECCIN DE COSTOS
Para convencer al cliente de que:
El contratista propone un precio razonable
y realista por el proyecto

ELEMENTOS

1. Comprender la necesidad

1. Descripcin de las tareas

1. Mano de obra

-Exponer con sus propias palabras

-No se debe replantear al problema
-Debe describir de forma narrativa o
grfica la situacin actual de los clientes
EJ. DIAGRAMA DE FLUJO
2. Solucin propuesta
Debe contener
-Una descripcin de como el contratista
recabar, analizar y evaluar los datos
e informacin
-Una descripcin de los mtodos que
utilizar
-Justificacin del enfoque (Experimentos
realizados con anterioridad)
-La confirmacin de que la solucin
cumplir con c/ u de los requerimientos
fsicos, operativos y desempeos
planteados

-Definir las tareas principales y una

descripcin de lo que incluye
-No debe ser una lista extensa, porque
esa es en la parte de planeacin
2. Entregables
-Productos o elementos tangibles
-Dibujos, manuales o equipo
3. Programa del proyecto
-Es el cronograma para realizar las
tareas principales y otros milestones o
hitos importantes
-Las tareas con sus fechas de inicio y
final
-Diagrama de gant, grfico en red
-Mostrar la secuencia
4. Organizacin del proyecto
-Organizacin de recursos y trabajo
-Organigrama, describa las funciones, y
el nombre de la persona, hoja de vida
- matriz de asignacin de
responsabilidades

-Horas y la tarifa por hora

-Sueldo anual + bno adicional
-Tarifa=Los sueldos/ nro de horas en ao
2. Materiales
Costos de todos los materiales
3. Equipo
Que se compra solo para el proyecto Ej.
computadoras
4. Instalaciones
Un espacio adicional para el equipo del
proyecto por seguridad para almacenar,
etc
5. Subcontratistas
Cuando no tienen experiencia o recursos
6. Viajes
Nmero de viajes, viticos
7. Documentacin
Costos asociados de los entregables
8. Costos indirectos
Seguro, depreciacin, mkt, rec humanos
9. Incremento en sueldos
Incremento de tasas salariales a lo largo
del tiempo.Ej. 5%
10. Contingencia o reserva administrativa
Cantidad que se incluye en caso de
emergencia
11. Honorarios
Precio, costo + adicional que se cobra

EXCEPCIN: Una variacin en los

requerimientos especficos
El contratista debe explicar porqu no
5. Experiencia relacionada
cumplir con ese requerimiento
-Lista de proyectos similares y describir
Debe evitar excepciones o usarlas en
la experiencia anterior
circunstancias apropiadas
-Incluir cartas de recomendacin de
3. Beneficios para el cliente
clientes satisfechos
-Pueden ser cuanti o cualitativos
6.
Equipo e instalaciones
-Ahorros, reduccin de tiempo, reduccin de
-El contratista debe presentar una lista
desperdicios, mejores condiciones de
de equipos, instalaciones y tecnologa
seguridad, informacin ms oportuna
especiales con la q cuenta

CONSIDERACIONES EN LA FIJACIN DE PRECIOS

No se debe fijar un precio excesivo ni uno demasiado bajo
ELEMENTOS PARA DETERMINAR EL PRECIO
1. Fiabilidad de los costos estimados
-Basarse en un proyecto similar anterior
-Pedir ayuda a especialistas para determinar el esfuerzo de mano de obra
2. Riesgo
-Se debe incluir un monto de contingencia o reserva ms elevado si el
proyecto no se ha realizado antes
3. Valor del proyecto para el contratista
-Puede aceptar un precio bajo: Oportunidad de adquirir experiencia en
nuevos mercados, ampliar su reputacin y sus capacidades
4. Presupuesto del cliente
-Para esto es importante el mkt previo
- Si sabe el presupuesto, puede hacer una propuesta competitiva y no
presentar un precio que se exceda
5. Competencia
-Si existen muchos contratistas se debe presentar una propuesta con un
precio que incluya menor margen de ganancia
PROPUESTA DE PROYECTO SIMPLIFICADA
Se utiliza para:
-

Proyectos pequeos o menos complejos

Propuesta no solicitada antes de la solicitud de propuesta

Debe centrarse en la calidad del contenido y no en la cantidad o nmero de pginas

(De 4 a 8 hojas a un mximo de 20, ajuntar apndices, currculos, detalles de
costos)
ELEMENTOS
1. Exposicin de la necesidad del cliente
-Mostrar que comprende la necesidad o problema y respaldarla con datos
-Cuantificar el problema para saber cmo se medir su xito
2. Supuestos
-Consideraciones importantes para que el trabajo se realice con xito, que se
asumen cuando el cliente no es especifico o ambiguo
3. Alcance del proyecto
- Se describe el enfoque del contratista para hacer frente a la necesidad
-Se resaltan las caractersticas nicas del enfoque y como el cliente se
beneficiar con ello
-Se definen las tareas y se seala como el cliente va a participar de ellas
4. Entregables
-Lista de todos los productos tangibles o elementos que se proporcionarn al
cliente durante la ejecucin del proyecto
-Maquetas, libros, videos, folletos, web, edificio, mobiliario
5. Recursos
-Personas con experiencia y buena reputacin (subcontratacin)
-Equipos nicos
6. Programa
-Incluye una lista de milestones o hitos y sus fechas previstas
-Debe proporcionar de forma grafica, diagrama red, gant
7. Precio
-Precio final justo y razonable
8. Riesgos
-Aquellos que tienen una alta probabilidad de impacto

9. Beneficios esperados
-Puede recabar informacin de secciones anteriores y exponer su VALOR
(beneficios cualitativos y cuantitativos)
EJ. ROI, ahorro en costo y tiempo, Incremento de la productividad.
PRESENTACIN Y SEGUIMIENTO DE LA PROPUESTA
EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS
CONTRATOS
1. Contrato a precio fijo
2. Contrato de reembolso de costo
3. Trminos y condiciones del contrato
a. Distorsin de los costos
b. Aviso de exceso de costos o retrasos del programa
c. Aprobacin del subcontratista
d. Equipo o informacin proporcionada por el cliente
e. Patentes
f. Revelacin de informacin confidencial
g. Consideraciones internacionales
h. Terminacin
i. Condiciones de pago
j. Pagos por bono o penalizaciones
k. Cambios
MEDICIN DEL XITO DE UNA PROPUESTA