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PROCEDIMIENTOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIN COMUNAL PARA LA
EDUCACIN (ACE).
INDICE
DOCUMENTO 1_________________________________________________________3
I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIN COMUNAL PARA LA EDUCACIN
(ACE)._________________________________________________________________3
DOCUMENTO 2________________________________________________________39
II.
PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR ANUAL POR LA
MODALIDADES DE ADMINISTRACIN ESCOLAR_________________________39
DOCUMENTO 3________________________________________________________59
III.
DOCUMENTO 4________________________________________________________83
IV.
PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS_________________________________________________________83
DOCUMENTO 5_______________________________________________________141
V.
PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES:
LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS_______141
DOCUMENTO 6_______________________________________________________164
VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIN DE LA
INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO._______________164
DOCUMENTO 7_______________________________________________________177
VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LA TRANSFERENCIA
MENSUAL.___________________________________________________________177
DOCUMENTO 1
I.
INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en la
integracin, legalizacin y funcionamiento de las Asociaciones Comunales para la
Educacin, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios
establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la
Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones pblicas
con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos internos del MINED.
Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educacin, realicen su mejor
esfuerzo para cumplir con este documento.
El documento presenta los procedimientos relacionados con:
ii. CMO SE
LEGALIZA UNA
COMUNAL PARA LA EDUCACIN?
ASOCIACIN
La creacin del servicio educativo por primera vez, luego de ser aprobado por el
Ministerio de Educacin (MINED) mediante el Acuerdo de Acreditacin del Centro
Educativo; requiere la eleccin y constitucin de la Junta Directiva de la ACE en
Asamblea General de la Comunidad.
El Acta de Constitucin, es el documento que se firma cuando por primera vez se
organiza una Junta Directiva de la ACE en una Comunidad.
Para ello se convoca a Asamblea General a los padres y madres de familia y
representantes de estudiantes y dems miembros de la Comunidad en general; a
representantes del Ministerio de Educacin de nivel nacional y/o departamental al acto
de eleccin y constitucin de la Junta Directiva de la ACE.
Antes de firmar el Acta de Constitucin, se debe haber ledo el Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educacin y se debe haber realizado la eleccin.
El Acta es firmada por los cinco miembros de la Junta Directiva electos y por todos los
asistentes a la reunin de Asamblea General y el representante del Ministerio de
Educacin.
Es importante considerar en la eleccin de la Junta Directiva, los siguientes aspectos:
RESPONSABLE
Comunidad
2.
Direccin
Departamental de
Educacin
Direccin
Departamental de
Educacin
3.
4.
5.
Direccin Nacional
de
Gestin Educativa
Direccin Nacional
de
Gestin Educativa
ACTIVIDAD
Presenta a la Direccin Departamental peticin
por escrito de apertura del servicio educativo.
Recibe peticin de apertura y verifica la
necesidad.
6.
Direccin de
Acreditacin
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Direccin Nacional
de
Gestin Educativa
Direccin
Departamental de
Educacin
Comunidad
Representante de la
Direccin
Departamental de
Educacin
Comunidad
Representante de la
Direccin
Departamental de
Educacin
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
14.
15.
Director (a)
Departamental
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Copias
certificadas
del
Acta
de
Constitucin de la ACE.
o Transcripcin del Acuerdo de Personera
Jurdica.
o Copia de la Transcripcin del Acuerdo de
Acreditacin del Centro Educativo
o Copia de la nota de solicitud de
legalizacin firmada por el Director(a)
Departamental de Educacin.
Direccin Nacional
Recibe y revisa el Acuerdo de Personalidad
de
Jurdica, con sus anexos.
Gestin Educativa
Enva a Asesora Jurdica para firma del Titular
del Ramo de Educacin.
Unidad de Asesora
Recibe y revisa informacin, si la documentacin
Jurdica del MINED
es correcta enva el Acuerdo a firma del Titular
del Ramo Educacin.
Recibe el Acuerdo de Personera Jurdica
firmado por el Titular, Transcripcin y
documentacin de respaldo y lo remite a la
Subgerencia de Recursos Humanos.
Subgerencia de
Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Recursos Humanos
Despacho para ser remitidos a: La Direccin
Departamental con sus Anexos y otra copia a la
Direccin de Modalidades del Nivel Central.
Registra en el Libro de control correspondiente y
enva el original del Acuerdo para su rbrica a
Casa Presidencial.
Con la rbrica de Casa Presidencial lo remite a
Microfilm del MINED.
Direccin
Recibe documentacin y resguarda en su
Departamental de
expediente Departamental respectivo.
Educacin
Entrega copia de la Transcripcin del Acuerdo a
la ACE.
Asociacin Comunal Recibe de la Direccin Departamental:
para la Educacin
Copia de la Transcripcin del Acuerdo de
Personalidad Jurdica y
Acta de Constitucin de la ACE con el Visto
Bueno del Coordinador (a) de Gestin Educativa
Departamental para ser guardados en el Archivo
que lleva la ACE.
o
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Secretario
ACE
de
la
Comunidad
Educativa.
2.
Representante de la
Comunidad
Educativa.
3.
Director
Departamental
Educacin.
(a)
de
MODALIDAD
4.
Representante de la
Direccin
Departamental
de
Educacin.
5.
Director(a)
Departamental
Educacin.
de
6.
Direccin Nacional
de
Gestin
Educativa.
7.
Director(a)
Departamental
Educacin.
8.
de
Coordinacin
de
Gestin Educativa.
MODELO DE
TRANSCRIPCIN
PERSONALIDAD JURDICA DE LA ACE
DE
ACUERDO
DE
2.
3.
2.
3.
Responsable
Presidente de la ACE
juntamente con el
Representante de la
Direccin
Departamental de
Educacin
Junta Directiva de la
ACE
Representante de la
Direccin
Departamental de
Actividad
Convoca a reunin extraordinaria de Asamblea
General para eleccin de los nuevos miembros
que integraran la nueva Junta Directiva, por lo
menos un mes antes de que finalicen las
funciones los actuales miembros.
Educacin
4.
Presidente de la ACE
5.
Representante de la
Departamental de
Educacin y
Presidente de la ACE
Secretario (a) de la
ACE
Representante de la
Departamental de
Educacin
8.
Directiva saliente de la
ACE
9.
Secretario saliente de
la ACE
10.
Representante de la
Departamental de
Educacin
Coordinacin de
Gestin Educativa
6.
7.
11.
12.
Presidente de la ACE
v. CUL ES EL PROCEDIMIENTO
AMPLIACIN DEL NIVEL EDUCATIVO?
PARA
LA
Direccin
Departamental de
Educacin
3.
Direccin de
Modalidades
4.
Direccin de
Acreditacin
5.
Direccin
Departamental de
Educacin
Actividad
Presenta por escrito la necesidad de ampliacin del
nivel educativo a la Direccin Departamental, cuatro
meses antes de que finalice el ao escolar.
Verifica el servicio solicitado, en funcin a los
criterios de crecimiento natural y nmero
de
alumnos promedio por seccin.
Si cumple con los criterios anteriores, presenta
solicitud a la Direccin de Modalidades.
Recibe, revisa y analiza solicitud de ampliacin del
servicio.
Si cumple con los requisitos establecidos y hay
disponibilidad de recursos para su financiamiento;
pasa a la Direccin de Acreditacin para la
verificacin del servicio.
Verifica la necesidad del servicio, y aprueba la
ampliacin.
Elabora Acuerdo de Ampliacin del servicio para
Educacin Media, y realiza los trmites en la Oficina
de Asesora Jurdica para su correspondiente
legalizacin.
Recibe Transcripcin del Acuerdo firmado de
ampliacin del Servicio y realiza modificacin o
adenda al Convenio ya firmado.
Enva modificacin o adenda a la Junta de la ACE.
Pagadura Departamental realiza trmites para la
transferencia de fondos.
2.
Porque se cierra definitivamente la ACE por baja
matrcula, por desplazamiento de la poblacin, o por
reordenamiento administrativo al coexistir dos modalidades en
una misma infraestructura.
A continuacin encontrar los procedimientos a seguir para cada una de las causales:
A) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURDICA DE
LA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD.
Paso
Responsable
Actividad
1.
Asamblea General
En coordinacin con la Junta Directiva de la
de la Comunidad
ACE, analiza el cambio de Modalidad de
Administracin Escolar local.
2.
Secretario de la
Levantan Acta sobre la decisin de la comunidad
ACE
del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurdica. Dicha Acta deber ser
firmada por los presentes, registrando su nmero
de DUI.
Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director (a) Departamental de Educacin
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
Presidente de la ACE.
Presenta solicitud anexando original del acta.
3.
Director(a)
Delega a un representante de la Departamental
Departamental de
de Educacin para estudiar y verificar la solicitud.
Educacin
4.
Representante de la
Verifica la causal, informa y recomienda a la
Direccin
Direccin Departamental de Educacin.
Departamental de
Educacin
5.
Director(a)
Recibe el informe y la solicitud, y de estar de
Departamental de
conformidad, solicita a la Direccin Nacional de
Educacin
Gestin Educativa aprobacin para cerrar la
ACE.
6.
Direccin Nacional
Analiza la decisin tomada por la Comunidad y
de Gestin
las justificaciones para que el Centro Educativo
Educativa
cambie de modalidad.
En base al anlisis la Direccin aprueba o
desaprueba el cambio de modalidad.
Si el cambio es desaprobado, informa y devuelve
la documentacin presentada a la Direccin
Departamental correspondiente.
7.
Director(a)
Si aprueba el cierre comunica por escrito a la
Departamental de
ACE, que se ha autorizado la solicitud de la
Educacin
Comunidad Educativa para cambio de modalidad
de Administracin Escolar Local.
8.
Junta Directiva de la
ACE
9.
Secretario de la
ACE
10.
Presidente de la
ACE
Director(a)
Departamental de
Educacin
Coordinador(a) de
Gestin Educativa
Departamental
11.
12.
Departamental.
13.
Director(a)
Departamental de
Educacin
14.
Coordinador(a) de
Gestin Educativa
Departamental
Responsable
Asamblea General
de la Comunidad
2.
Secretario de la
ACE
3.
Director(a)
Departamental de
Educacin
Representante de la
Departamental de
Educacin
4.
Actividad
En coordinacin con la Junta de Directiva de la ACE,
analiza la continuidad del servicio por las siguientes
razones:
Baja matrcula a la establecida para secciones
de Parvularia, Bsica y Especial.
Reordenamiento administrativo al coexistir dos
modalidades en la misma infraestructura
educativa.
Desplazamiento de la poblacin a otro lugar.
Cambio de modalidad.
Levantan Acta sobre la decisin de la comunidad
del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurdica. Dicha Acta deber ser
firmada por los presentes, registrando su nmero
de DUI.
Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director(a)
Departamental
de
Educacin
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
Presidente de la ACE.
Presenta solicitud anexando original del acta.
Delega a un representante de la Departamental de
Educacin para estudiar y verificar la solicitud.
5.
Junta Directiva de la
ACE
6.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
7.
Director(a)
Departamental de
Educacin
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
8.
9.
Direccin Nacional
de Gestin
Educativa
10.
Oficina de Asesora
Jurdica del MINED
11.
Subgerencia de
Recursos Humanos
12.
Direccin
Departamental de
Educacin
ACE.
Hoja de liquidacin de fondos para pago de
servicios y bonos recibidos.
Copia Certificada del Acta de cierre de
operaciones de la ACE.
Certificacin del Acta de Traspaso de Bienes del
Centro Educativo y la respectiva documentacin
de respaldo.
Recibe y revisa el Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
efecto la Personalidad Jurdica de la ACE y su
documentacin, si todo est correcto lo enva a la
Oficina de Asesora Jurdica.
Recibe y revisa Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
efecto la Personalidad Jurdica y sus
documentos; si todo est correcto enva el
original para firma del despacho.
Una vez firmado por el Despacho, el Acuerdo se
enva a la Subgerencia de Recursos Humanos
para su distribucin.
Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Despacho para ser remitidos a: La Direccin de
Modalidades del Nivel Central con su
documentacin de respaldo y la otra a la Oficina
Jurdica para su respectiva rbrica y ser remitida
posteriormente al Diario Oficial.
Registra en el libro de control correspondiente y
enva el original del Acuerdo para su rbrica a
Casa Presidencial.
Con la rbrica de la Casa Presidencial lo remite a
Microfilm del MINED.
La Transcripcin del Acuerdo la enva el Diario
Oficial.
Informa para su conocimiento, al ISSS, AFP,
Ministerio de Hacienda y agencia bancaria el
cierre de la Personalidad Jurdica de la ACE.
Archiva copias de Acuerdo en el expediente
departamental de la modalidad.
Direccin de
Acreditacin
3.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
4.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Actividad
Emite acuerdo para Dejar sin efecto la Personera
Jurdica de la ACE y registra en el sistema la
justificacin de este cierre, y la fecha de creacin
del ACE.
Recibe a travs del sistema mecanizado,
notificacin del cierre de la modalidad.
Da seguimiento al caso y solicita una nota firmada
por la Direccin Departamental de Educacin con
la debida justificacin, a la cual deber anexar
autorizacin de los fondos por la Direccin
Nacional de Gestin Educativa.
Determina el cambio de cdigo del Centro
Educativo con base a los rangos establecidos para
cada tipo de modalidad en el sistema.
Emite Resolucin y Acuerdo de cambio cdigo.
Entrega copia a Gestin Educativa Departamental
la Resolucin de cambio de cdigo; mientras est
en firma del Titular del Ramo, el Acuerdo
respectivo.
Enva Acuerdo de cambio de cdigo para trmite al
Departamento Jurdico.
Con la Resolucin de cambio de cdigo y con
todos los requisitos establecidos para crear la
nueva modalidad emite Acuerdo de Personera
Jurdica del CDE y 2 Transcripciones del mismo.
Anexa documentacin de respaldo de Acuerdo
Original de Personera del CDE.
Prepara expediente que ser remitido a la
Coordinacin de Administracin Local conteniendo
lo siguiente:
o Acuerdo original para dejar sin efecto la
Personera Jurdica de la ACE y anexos.
o Acuerdo original de Personera Jurdica del
CDE y anexos.
o Copia de Resolucin de cambio de cdigo,
5.
Coordinacin de
Administracin
Local
6.
Unidad de Asesora
Jurdica
7.
Subgerencia de
Recursos Humanos
DOCUMENTO 2
II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR
ANUAL
POR
LA
MODALIDADES
DE
ADMINISTRACIN ESCOLAR
INTRODUCCIN
El trabajo de las Instituciones Educativas, debe estar orientado y dirigido por una
Planificacin Estratgica Institucional (PEI), que durante 5 aos gue las grandes
acciones de la comunidad educativa, acciones derivadas de una participacin activa de
los sectores y de un Diagnstico Institucional, dndole al Centro Escolar una visin a
largo plazo que se hace operativo cada ao, por medio del Plan Escolar Anual (PEA).
Precisamente, es sobre el Plan Escolar Anual que este documento pretende orientar a
los Directores y las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE),
para que de acuerdo a sus recursos, limitantes y prioridades haga realidad la ejecucin
de este.
El Plan Escolar Anual, como un instrumento de planificacin de corto plazo, concretiza
las acciones del Proyecto Educativo Institucional (PEI), otorgando sentido y direccin al
presupuesto y a los proyectos complementarios que se desarrollan en los procesos
educativos, administrativos, organizativos y comunitarios de los centros escolares.
Este documento est dirigido prioritariamente a los miembros de las modalidades, a su
personal directivo, docente y tcnicos de las Oficinas Departamentales, que orientan,
apoyan, verifican y coordinan el trabajo de las modalidades.
I.
OBJETIVOS:
General:
Orientar a las Modalidades de Administracin Escolar Local, sobre la elaboracin del
Plan Anual, como estrategia y gua de las actividades educativas, que planifica, organiza
y coordina durante el ao escolar.
Objetivos especficos:
1.
Promover el Plan Escolar Anual como un instrumento de trabajo a los miembros
de las Modalidades de Administracin Escolar Local.
2.
Elaborar el Plan Escolar Anual
Educativo Institucional.
en la
3.
Facilitar el trabajo, funciones y actividades que desarrollan los miembros de las
Modalidades, Comits de Apoyo y los docentes.
4.
Aportar conceptos y reflexiones sobre la planificacin operativa e instrumentos
que apoyen este proceso.
i. QU ES LA PLANIFICACIN?
La planificacin es el proceso de conducir una organizacin desde donde se encuentra
actualmente hasta donde queremos que est en el futuro. Este futuro, para los centros
educativos es la autonoma escolar, es decir, que los miembros de las Modalidades de
Administracin Escolar Local, tengan la capacidad y responsabilidad para decidir sobre
lo que conviene hacer y fortalecer la gestin de los recursos que se les asignen, no slo
los econmicos, humanos y materiales, sino tambin los pedaggicos. Para alcanzar
esta autonoma es importante la elaboracin del Proyecto Educativo Institucional, ya
que ste no es responsabilidad ni patrimonio de una sola persona o grupo de personas,
sino que es el compromiso de todos los miembros de una Comunidad Educativa.
El Plan Escolar Anual, es el instrumento de gestin que contiene un conjunto de
acciones o actividades organizadas cronogramadas, que la comunidad educativa debe
realizar para lograr los objetivos propuestos en perodo anual del trabajo.
j.
4.
Los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local de los
centros educativos, no reaccionan adecuadamente a las contingencias o
emergencias que se presentan.
5.
6.
7.
Dado que no es posible sealar una secuencia nica para el proceso de planificacin,
es posible sugerir dicho proceso siguiendo la lgica que indican las fases siguientes:
1.
Identificacin de fortalezas (recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen), oportunidades (factores externos, que son positivos,
favorables, explotables), amenazas (factores
negativos externos) y debilidades
para actuar (recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades
que no se desarrollan).
2.
Disear de la mejor manera el paso de la situacin actual (problemas que
presenta el diagnstico) a la situacin deseada (Por ejemplo, mejoramiento de la
calidad, mayor cobertura, etc.).
3.
4.
Aprestamiento para la accin, es decir disposicin de lo necesario para ejecutar
las acciones planificadas.
La planificacin siempre parte de una situacin inicial, la cual incluye tanto la realidad
interna del centro educativo como de la comunidad donde est inmersa; esta situacin
se puede conocer mediante un diagnstico.
Si analizamos el diagnstico podemos establecer un pronstico hacia una nueva
realidad en un futuro cercano, si no actuamos sobre esa realidad.
La situacin deseada es el cambio de rumbo que queremos introducir en la evolucin
general de la realidad. Alcanzar este objetivo es el propsito de la Planificacin.
v. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN
La participacin significa que los diferentes actores que
se involucran en ella, tanto internos como externos al
centro educativo, tienen injerencia en la toma de
decisiones y por ende son responsables de los resultados
y consecuencias que dichas decisiones tienen. Todo Plan
debe ser aprobado por la Modalidad.
Debe de adaptarse a la realidad del medio donde
funciona la Institucin. La Modalidad debe pensar en
primer lugar con qu recursos cuentan y ajustar los
Planes, Programas y Proyectos a la disponibilidad de
esos recursos.
Debe de facilitar la adecuacin a las circunstancias que
se presentan, la Modalidad debe de prever varias
vi. CULES
SON
LOS
INSTRUMENTOS
PROCESO DE PLANIFICACIN?
DEL
PEI
PEA
Presupuesto de los Centros Educativos
Proyectos Complementarios
informacin,
proveniente
de
diagnsticos,
Todo Plan Escolar Anual debe ser acompaado del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y
EGRESOS y de los PROYECTOS COMPLEMENTARIOS a realizarse en el ao escolar.
Es necesario aclarar que las modalidades deben priorizar las necesidades por reas de
gestin: Pedaggico, Administrativo, Organizativo y Comunitario; desde la elaboracin
del Proyecto Educativo Institucional, para luego retomar los objetivos estratgicos en el
Plan Escolar Anual. De estos objetivos estratgicos del PEI surgen los Programas de
Accin. Estos Programas de Accin deben concretarse en un conjunto de Proyectos
que deben contener las actividades, recursos y responsables de ellos en el corto plazo.
Estos Proyectos servirn de base para elaborar el Plan de Compras, es decir, con
fondos provenientes del Ministerio de Educacin, Otros Ingresos (Fondos Propios) y de
otras fuentes, tomando como referencia el presupuesto.
ESCOLAR
El Plan Escolar Anual (PEA), deber considerar los componentes bsicos siguientes:
1.
DIAGNSTICO
Este apartado se refiere al diagnstico que respalda el
Plan, el cual permite un uso efectivo y eficiente de los
recursos existentes. Es decir, el diagnstico es un anlisis
objetivo de la situacin educativa y social que se intenta
modificar y de los problemas a enfrentar, con el fin de
establecer las prioridades que la institucin educativa esta
en condiciones de desarrollar para resolverlos.
2.
OBJETIVOS
Se deber describir los que se desea obtener al final del
perodo de duracin del Plan, mediante la ejecucin de las
actividades y los recursos asignados.
3.
METAS
Las
metas
son
los
objetivos
cuantitativamente
dimensionados. Expresan lo que se lograr en un plazo
determinado (las metas debern estar en funcin de los
procesos institucionales).
4.
ACTIVIDADES
Son acciones que permiten alcanzar los objetivos previstos
establecidos para un perodo determinado que se plasman
en un Cronograma. Deben corresponder a una o varias
metas.
5.
RECURSOS
6.
PRESUPUESTO
7.
PROYECTOS
COMPLEMENTARI
OS
CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES
8.
9.
EVALUACIN
v. QU ES EL PRESUPUESTO?
Es una estimacin de ingresos y gastos futuros, que la Modalidad debe preparar
anticipadamente para cada ao en el PEA, pudindolo subdividir en semestres,
trimestres o meses, para indicar los resultados esperados.
DIAGNSTICO
a) Problemtica priorizada
b) Causas de la problemtica
c) Recomendaciones
2.
OBJETIVOS
Objetivo general
Objetivos especficos
3.
METAS O PROYECTOS
4.
ACTIVIDADES:
a) Actividades
b) Cronograma
c) Responsable
5.
RECURSOS
a) Humanos
b) Materiales
c) Financieros
6.
PRESUPUESTO
7.
PROYECTOS COMPLEMENTARIOS
8.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
9.
EVALUACIN
DOCUMENTO 3
III. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS
RECURSOS HUMANOS
INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos de recursos humanos que conlleva la administracin del servicio educativo de
las Asociaciones Comunales para la Educacin, presenta las normas y procedimientos
derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones
Comunales para la Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por
instituciones pblicas con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos
internos del MINED.
En este documento, se presenta paso a paso los diferentes procedimientos que la ACE
debe realizar para la administracin del recurso humano fortaleciendo la operatividad
del nivel local para lograr la agilizacin de los trmites de movimiento de personal.
Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educacin, realicen su mejor
esfuerzo para cumplir con este documento.
I.
CMO
DOCENTES?
SELECCIONA
CONTRATA
LA
ACE
LOS
El Docente que prestar sus servicios a la ACE, debe cumplir con los siguientes
requisitos:
Los maestros (as) seleccionados que llenen los requisitos anteriores, celebraran un
contrato de servicios con la ACE. El contrato conforme al Artculo 17 del Cdigo de
Trabajo, se conforma de dos partes: Quin presta el servicio, que se denomina:
Trabajador; y quin lo recibe y remunera, que se denomina: Patrono o Empleador. El
contrato escrito es una garanta a favor del trabajador y su falta ser imputable al
patrono (Artculo 18 del Cdigo de Trabajo).
Por tanto, un contrato cualquiera que sea su denominacin, es aquel por virtud del cual
una o varias personas se proponen ejecutar una obra o prestar un servicio a uno o
varios patronos de una institucin, entidad o comunidad de cualquier clase, bajo la
dependencia de stos, y mediante un salario.
Para que la contratacin del docente sea valida, deber acordarse en Asamblea
General de padres y madres de familia que conforman la ACE, de lo contrario es ilegal.
A continuacin se presentan los pasos a seguir para contratar al docente:
PASO
1.
RESPONSABLE
MINED
2.
Maestros(as) interesados(as)
3.
4.
5.
Asamblea General
ACTIVIDAD
Publica la existencia de plazas en
los principales peridicos del pas.
Presentan a la Junta Directiva la
documentacin siguiente:
Currculum Vital
Fotocopia de Ttulo autenticado.
Fotocopia de NIP.
Partida de nacimiento.
Fotocopia de DUI.
Solvencia extendida por la Junta de
la Carrera Docente (En caso de ser
reingreso).
Recibe currculum y documentacin
adjunta.
Revisa, analiza la documentacin
presentada por aspirantes a la
plaza, y selecciona expedientes
que cumplen los requisitos de la
plaza.
Prepara un resumen de cada
aspirante.
(Anexo 1).
Convoca (Anexo 2) a la Asamblea
General para la seleccin del
docente.
En la Asamblea General presenta el
resumen de cada aspirante a la
plaza para que sea considerado
para la seleccin.
Considera los resmenes del
expediente de los candidatos y
Asamblea General
7.
Secretario de la ACE
8.
6.
9.
10.
11.
MODELO DE CONVOCATORIA
DE PLAZA
2.
3.
RESPONSABLE
Direccin Departamental de
Educacin
ACTIVIDAD
Presenta listado de Centros
Educativos
priorizados
para
adjudicacin
de plazas
de
Director nico
Analiza y gestiona recursos.
4.
Direccin Departamental de
Educacin
5.
6.
Direccin Departamental de
Educacin
Docente
7.
8.
Confirma
a
la
oficina
Departamental la asignacin de
plaza para director.
Planifica y coordina el proceso de
induccin y de acreditacin en el
Centro de Desarrollo Profesional.
Capacita y acredita a los
aspirantes.
Se presenta a la Comunidad
donde esta la plaza de Director(a)
nico
con
su
carta
de
acreditacin y presenta a la Junta
Directiva dicha acreditacin.
Convoca (Anexo 2) y celebra
Asamblea General para la
seleccin de Director nico.
Elige y ratifica
al aspirante
seleccionado y se levanta acta
firmada por todos los presentes y
9.
10.
11.
12.
CONTRATO ACE-DIRECTOR
Estos son los pasos a seguir para la cancelacin del contrato al docente:
PASO
1.
2.
3.
RESPONSABLE
Junta Directiva de la ACE
ACTIVIDAD
Conoce del caso del maestro, lo discute y
analiza; y si amerita sancin lo somete a
conocimiento de la Asamblea General.
Convoca (Anexo 2) a Asamblea General
para informar sobre el caso.
Asamblea General de la
Discute y analiza el caso y determina el
ACE
procedimiento a seguir: Llamado de
atencin verbal, por escrito y cancelacin
de contrato.
Autoriza al Presidente de la ACE para
aplicar el proceso establecido debiendo
dejar constancia de ello en Acta (Anexo
6), la cual firma el docente y los
directivos.
Presidente de la ACE
Hace el llamado de atencin verbal al
maestro, levantando el Acta respectiva.
4.
Direccin Departamental
de Educacin
5.
Direccin Departamental
de Educacin
6.
Direccin Departamental
de Educacin
7.
Presidente de la ACE
8.
9.
MODELO DE ACTA
RESPONSABLE
Junta Directiva de la ACE
2.
3.
4.
ACTIVIDAD
Convoca a Asamblea General de
Padres y Madres de familia de la
ACE e informa sobre el desempeo
y comportamiento profesional de
los docentes durante el ao.
Solicita ratificacin o no de los
contratos de los docentes.
Determina en base al Informe
presentado, la ratificacin o no de
los contratos de los maestros para
el siguiente ao.
Levanta Acta de los acuerdos
tomados, las asienta en el Libro de
Actas de la ACE y es firmada por
todos los asistentes con sus
respectivos nmeros de DUI.
Celebra y entrega nota de
ratificacin de renovacin de su
contrato.
Entrega constancia de tiempo de
servicio y sueldo a los docentes no
ratificados y ratificados. (Ver
modelo en Anexo 7)
xiii. CUL ES
DOCENTE?
EL
ARCHIVO
DEL
PERSONAL
xiv. CULES
SON
LAS
RESPONSABILIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LA ACE CON EL DOCENTE?
La ACE despus de la contratacin del docente, es responsable de los siguientes
aspectos:
Si el docente no esta inscrito como asegurado en el ISSS, la ACE lo inscribir en las
Oficinas de Inscripcin del ISSS.
Retirar del ISSS y entregar al maestro cada mes el Certificado de Derechos y
Cotizaciones.
Si el docente no esta afiliado con el seguro de vida colectivo en la Caja Mutual, deber
indicarle que lo haga en las oficinas de inscripcin de la Caja Mutual.
Solicitar al docente afiliarse a la AFP de su preferencia; caso contrario la ACE lo afiliar
a la AFP donde estn afiliados la mayora de docentes.
En estos casos el salario del docente lo pagaran entre el ISSS y la ACE. El ISSS pagara
el 75% o sea las tres cuartas partes del salario y la ACE el 25% o sea la cuarta parte
del salario mensual del docente.
En los casos anteriores, la ACE por medio de su Junta Directiva solicitara el aumento de
fondos del 25% a partir del tercer da o el perodo de la incapacidad que otorgue el ISSS
por enfermedad o de los 84 das de salario por maternidad a la Direccin
Departamental, para que sta a travs de la Pagadura Departamental tramite el
incremento de fondos.
Asimismo, la Junta Directiva de la ACE deber enviar copia del contrato de servicios
ACE-Docente Interino en el caso de la incapacidad por maternidad, para su registro y
control. El pago del interino se realizar con el salario asignado al docente incapacitado.
A continuacin se encuentran los pasos a seguir para solicitar los fondos para el pago
del docente interino:
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
7.
8.
9.
RESPONSABLE
Docente
ACTIVIDAD
Solicita en el ISSS la constancia
mdica, que ampare el perodo de su
incapacidad.
Presenta la incapacidad a la Junta
Directiva de la ACE y la solicitud de
permiso. (Ver modelo en Anexo 8)
Junta Directiva de la ACE
Recibe y revisa documentacin
presentada por el docente y lo guarda
en el archivo del personal docente.
Junta Directiva de la ACE
Busca docente Interino (a) y contrata
por el tiempo que dura la
incapacidad.
Junta Directiva de la ACE
Llena solicitud de Incremento de
Fondos (Ver Modelo en Anexo 9) y lo
presenta
a
la
Direccin
Departamental, adjuntndole copia
de la Incapacidad y solicitud de
permiso del docente.
Direccin Departamental de
Recibe y revisa solicitud de
Educacin
incremento de fondos.
Solicita el incremento de fondos a la
Pagadura
Departamental
de
Educacin.
Pagadura Departamental
Recibe solicitud de incremento de
de Educacin
fondos y lo tramita ante la Gerencia
Financiera del MINED.
Pagadura Departamental
Tramita fondos y los deposita a la
de Educacin
Pagadura Departamental.
Gerencia Financiera
Recibe fondos y los deposita a la
cuenta bancaria de la ACE.
DOCUMENTO 4
IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS
INTRODUCCIN
El propsito de este documento es que todas las Modalidades de Administracin
Escolar Local: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociacin Comunal para la Educacin
(ACE) y Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE), conozcan las Normas y
Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecucin de los recursos
financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del
MINED y de otros ingresos generados por contribuciones voluntarias y/o cuotas de
escolaridad aportadas por los padres y madres de familia, tiendas escolares, actos de
graduacin y otros.
Con ello se pretende fomentar sanas prcticas administrativas al interior de las
Modalidades de Administracin Escolar Local y en esa medida se espera que los
recursos se inviertan en la satisfaccin de las necesidades prioritarias de la poblacin
estudiantil.
Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General
de Educacin, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educacin, Convenio de Cooperacin
Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacin y
la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado las
modalidades deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administracin
de fondos.
ADMINISTRATIVA:
1.
Los fondos que administren las Modalidades de Administracin Escolar Local se
invertirn en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarn
prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educacin.
2.
Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos las
modalidades debern estar debidamente legalizadas:
CDE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante
Resolucin Departamental de reconocimiento de miembros.
ACE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin,
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta.
CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educacin les asigna, deber
estar Acreditado mediante Resolucin firmada por el Director Departamental de
Educacin y sus miembros registrados en acta.
3.
Las decisiones en la administracin de los recursos de los centros educativos
debern tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas de la Modalidad.
4.
Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios de la Modalidad
que registra y/o controla bienes del centro educativo deber levantarse el Acta de
Traspaso correspondiente.
B.
TRANSFERENCIAS DE FONDOS:
1.
Las Modalidades para recibir fondos del Ministerio de Educacin, debern
suscribir Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir
recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros
actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya notificadas pendientes de superar.
2.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern atender las
condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de
Educacin u otras entidades y sern responsables de la liquidacin de los fondos
recibidos.
C.
1.
Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y
Asociaciones Comunales para la Educacin los provenientes de las contribuciones de
apoyo voluntario y las cuotas de escolaridad de los padres de familia, administraciones
1.
Las Modalidades debern aperturar en cualquier Banco del sistema financiero,
una cuenta corriente especfica para manejar los fondos que perciban por transferencias
del MINED y otra, para los otros ingresos.
2.
Para los centros educativos que no perciban ingresos suficientes para aperturar
una cuenta corriente, se manejarn en efectivo y sus registros se llevarn en el libro de
CAJA CHICA:
1.
Con cargo a los fondos transferidos por el MINED y de otros ingresos que
genere el Centro Educativo las Modalidades de Administracin Escolar Local; podrn en
caso necesario crear una Caja Chica por tipo de transferencia hasta por un monto de
$57.14 equivalente a 500.00; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada.
2.
Los gastos pagados por Caja Chica, no podrn ser mayores de US$ 22.86,
equivalentes a 200.00.
3.
Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarn un Libro Auxiliar.
F.
ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:
1.
Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y
consultoras, debern ser realizadas por un Encargado de Compras, el cual ser:
Para los CDE = Concejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario
(a); CECE = Secretario (a).
2.
La recepcin de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y
consultoras, ser responsabilidad de: CDE = Presidente (a); ACE = Presidente (a);
CECE = Director (a).
3.
El pago de bienes y servicios deber efectuarse con cheque emitido a nombre
del Proveedor o Suministrante, los cuales debern respaldarse con factura o recibo de
conformidad a la Ley del IVA o en efectivo segn lo normado en el apartado de caja
chica; en el caso de pago de bienes y servicios deber considerarse la ley del impuesto
sobre la renta.
4.
En las suscripciones de contratos de bienes y servicios las diferentes
Modalidades de Administracin Escolar Local no podrn comprometer recursos de la
institucin a perodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de
los otros ingresos; con los fondos de las transferencias debern respetar la vigencia y el
monto de la ejecucin de stas.
5.
Para respaldar la adquisicin de bienes y/o servicios para actividades culturales,
educativas y recreativas debern evidenciar la recepcin de las mismas mediante un
listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los
participantes.
6.
Para que la factura que respalda la adquisicin de bienes y servicios tenga
validez deber reunir las siguientes condiciones:
G.
1.
Las Modalidades debern llevar un libro de ingresos y gastos para las
transferencias del MINED, en un libro foliado de tres columnas autorizado por la
Direccin Departamental del Ministerio de Educacin; separando los folios necesarios
para el registro de cada transferencia. Al inicio del registro de cada transferencia,
debern anotar el nombre de la misma.
2.
Los otros ingresos debern registrarlos en un libro de ingresos y gastos
separado de las transferencias del MINED, en un libro de tres columnas autorizado por
5.
Las modalidades debern tomar en cuenta las Normas Tcnicas de Control
Interno (NTCI) 1-18-01 Captulo 1 Normas Generales Documentacin de Soporte.
Las operaciones que realicen las entidades pblicas, cualquiera que sea su naturaleza,
debern contar con la documentacin necesaria que las soporte y demuestre, ya que
con sta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de la operacin;
asimismo, contiene datos y elementos suficientes que facilitan su anlisis. La
documentacin debe estar debidamente custodiada y contar con procedimientos para
su actualizacin oportuna.
6.
Las Modalidades debern mantener actualizado un archivo mensual y anual por
fuente de financiamiento y bono ordenando cronolgicamente los documentos legales
que respaldan los ingresos y egresos de la manera siguiente:
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
H.
RENDICIN DE CUENTAS:
1.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern presentar un informe
de rendicin de cuentas por cada transferencia recibida, conjuntamente con la
liquidacin respectiva.
2.
Los fondos que administran las diferentes Modalidades, sern objeto de auditoria
por el MINED y por las instituciones interventoras del Estado.
3.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local presentarn al Ministerio de
Educacin o a las instituciones interventoras del Estado, toda informacin relacionada al
manejo de los fondos cuando stas lo requieran.
4.
El Consejo Directivo Escolar deber convocar como mnimo a dos reuniones con
toda la Comunidad Educativa durante el ao, con la finalidad de presentar el Plan
Escolar Anual de la institucin, la planificacin presupuestaria y los logros obtenidos en
su ejecucin.
La Junta Directiva de la Asociacin Comunal para la Educacin deber presentar
informes financieros y de operacin a la Asamblea General y autoridades competentes
del Ministerio de Educacin cuando stas lo requieran.
ESPECFICA PARA CECE:
A.
Esta normativa para los Consejos Educativos Catlicos Escolares se aplica
nicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educacin.
xvi. PROCEDIMIENTOS
PARA
GESTIONAR
LOS
RECURSOS
FINANCIEROS
DEL
CENTRO
EDUCATIVO
En este apartado se detallan las actividades y responsables de los pasos a seguir por
las modalidades de administracin escolar local en la gestin de los fondos que el
MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad
educativa.
La aplicacin de estos procedimientos les permitir una utilizacin racional y ordenada
de los recursos; as como demostrar transparencia en el manejo de los mismos.
A.
PASO
1.
ACTIVIDAD
Se presentan al banco comercial de su
preferencia para aperturar las cuentas corrientes
correspondientes al manejo de las transferencias
CDE: Presidente,
Tesorero y Concejal
Representante de los
Maestros.
ACE: Presidente y
Tesorero.
CECE Director y
Tesorero.
2.
Institucin Bancaria.
3.
4.
5.
Institucin Bancaria
B.
SUSCRIPCIN DE CONVENIO Y
RECIBO DE TRANSFERENCIA DE
FONDOS ENTRE MODALIDAD DE ADMINISTRACIN ESCOLAR LOCAL Y EL
MINISTERIO DE EDUCACIN.
PASO
1.
2.
RESPONSABLE
Director Departamental de
Educacin.
Presidente de la Modalidad
de Administracin Escolar
ACTIVIDAD
Enva convocatoria al Presidente de la
modalidad
Convoca a reunin extraordinaria a los
miembros de la modalidad
3.
4.
5.
6.
Local.
Miembros
con
firma Preparan la siguiente documentacin:
mancomunada
de
la
Fotocopia del Contrato de la cuenta
Modalidad
de
bancaria (si es nueva).
Administracin
Escolar
Fotocopia de la liquidacin del(los)
Local.
bono(s) recibidos el ao anterior.
Fotocopia de los DUI, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada.
Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integracin si ha vencido el
perodo de los miembros del CDE.
Miembros
con
firma Se presentan ante el encargado(a) de
mancomunada
de
la Administracin Escolar Local de la Direccin
Modalidad
de Departamental de Educacin que les
Administracin
Escolar corresponda, con los siguientes documentos:
Local.
Fotocopia de la Liquidacin de los
fondos de Bonos del ao anterior,
Fotocopias de los Documentos de
Identidad
Personal, si son nuevos miembros.
Fotocopia del contrato de apertura de
la cuenta corriente.
Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integracin si ha vencido el
perodo
del
Consejo,
para su
legalizacin.
Encargado(a)
de Recibe y revisa documentos presentados por
Administracin
Escolar los miembros de la modalidad.
Local de la Direccin
Departamental
de
Educacin.
Encargado(a)
de Si hay cambio de miembros, emitir antes que
Administracin
Escolar los documentos para legalizar la transferencia,
Local de la Direccin los siguientes:
Departamental
de
Resolucin de Reconocimiento de
Educacin.
Miembros,
Nota de autorizacin para cambio de
firmas dirigida al
Banco de la
modalidad. (Anexo 1)
Estos documentos debern ser firmados y
sellados por el Director Departamental de
Educacin.
A la modalidad deber entregar la trascripcin
del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para
7.
Encargado
Administracin
Local de la
Departamental
Educacin.
8.
Miembros
con
firma
mancomunada
de
la
Modalidad
de
Administracin
Escolar
Local.
9.
Encargado
de
Administracin
Escolar
Local de la Direccin
Departamental
de
Educacin.
Director Departamental de
Educacin.
10.
de
Escolar
Direccin
de
11.
Encargado
Administracin
Local.
de
Escolar
12.
Encargado
Administracin
Local.
Pagador
de
Escolar
13.
Departamental.
14.
Pagadora
Departamental.
Auxiliar
15.
Gerencia Financiera.
16.
Pagador
Departamental.
Auxiliar
17.
Encargado
Administracin
Local.
de
Escolar
MINISTERIO DE EDUCACIN
REPBLICA DE EL SALVADOR
Nosotros, FRANCISCO UBILFREDO PANAMEO, mayor de edad, PROFESOR, del
domicilio de SAN SALVADOR, actuando en carcter de Director Departamental de
Educacin y que en adelante se llamar Ministerio de Educacin; y por otra parte
los(as) seores(as):
1)
DANIEL PREZ
Mayor de edad y de ocupacin MAESTRO
del domicilio de Col. LOS SANTOS No. 1 SOYAPANGO
con Documento nico de Identidad No.
extendida en SOYAPANGO
con fecha 01/01/2000
2)
MIEMBRO 2 DE PRUEBA
Mayor de edad y de ocupacin SDF
del domicilio SDFDFD
con Documento nico de Identidad No.
extendida en SAN SALVADOR
con fecha 01/01/2002
3)
I.
MARCO LEGAL:
xvii. OBJETO:
El objeto del presente Convenio es establecer los trminos y condiciones en que
el Ministerio de Educacin transferir al Consejo Directivo Escolar, recursos financieros
provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educacin y de Cooperacin de
Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales.
B.
C.
xix. RESPONSABILIDAD
EDUCACIN Y DEL
ESCOLAR:
A.
DEL
MINISTERIO
DE
CONSEJO DIRECTIVO
1.
Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime
conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecucin de
acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el
nivel de EDUCACIN BSICA
2.
Proporcionar y/o gestionar capacitacin, asistencia tcnica a los miembros del
Consejo Directivo Escolar a fin de que ste cumpla con lo estipulado en el presente
Convenio y los objetivos institucionales.
3.
Emitir las normas, especificaciones
instructivos para la administracin de fondos.
tcnicas,
condiciones
especficas,
4.
Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes
adviertan cualquier irregularidad en la administracin de estos fondos o cuando as
convenga a los intereses del Estado. El Ministerio de Educacin har la comunicacin
respectiva al Banco donde se encuentren depositados tales fondos y tambin lo har
del conocimiento a los miembros de la Modalidad.
5.
Definir los mecanismos, procesos, perodos e instrumentos sobre como el
Consejo Directivo Escolar liquidar dichos fondos.
6.
Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas
establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educacin disponga,
determine o establezca.
7.
Establecer el monto de la transferencia a cada institucin educativa de acuerdo a
criterios que se establezcan por cada transferencia.
B.
1.
La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente
para el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la
educacin y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; as
como el cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este
Ministerio y otras regulaciones del Estado.
2.
La Modalidad, llevar los libros de control de los ingresos y gastos debidamente
autorizados por la Direccin Departamental de Educacin, en donde reflejen los
ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados.
3.
La Modalidad, deber tener los comprobantes de gastos y/o ingresos
efectuados, as como los documentos de liquidacin de fondos, que debern estar
disponibles para las auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educacin y/o
alguna institucin fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y deber tener por
un perodo de diez aos los libros de ingresos y gastos y por cinco aos la
documentacin de respaldo.
4.
La Modalidad, autorizar por escrito al Ministerio de Educacin para congelar los
fondos segn lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las
responsabilidades del Ministerio de Educacin.
5.
Para los desembolsos de fondos que perciba la Modalidad, sta deber
presentar al funcionario que designe el Ministerio de Educacin, el correspondiente
recibo por tipo de Bono debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Concejal
Propietario Profesor.
6.
La Modalidad deber tomar las medidas para conservar su capacidad operativa
para adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente
Convenio y lograr as una eficiencia mayor en el ejercicio.
C.
Responsabilidades Conjuntas:
1.
Mantener comunicacin constante de acuerdo a las necesidades de cada una de
las partes y por los canales respectivos.
2.
Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo
para la ejecucin de los gastos.
3.
Este Convenio tendr vigencia a partir de la fecha de su suscripcin y finalizar
cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el
perodo que designe el Ministerio de Educacin.
4.
Ambas partes aceptan que este Convenio se regir por las normas y
procedimientos administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio
de Educacin; ambas partes declaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en
todas sus partes.
xx.
xxi. DE LO NO PREVISTO:
Las partes convienen en que lo No. Previsto en este Convenio, ser resuelto entre la
Modalidad y la instancia respectiva del Ministerio de Educacin y si es necesario se
tendr por incorporado a ste en forma de Adenda al mismo o por Resolucin
Departamental.
En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SAN SALVADOR, a
los DIECISIETE das del mes de enero del DOS MIL TRES.
PASO
1.
RESPONSABLE
Secretario de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
2.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
3.
Encargado de Compras:
CDE Concejal Padre de
Familia ACE Secretario (a)
CECE Secretario (a)
Encargado de Compras:
CDE Concejal Padre de
Familia ACE Secretario (a)
CECE Secretario (a)
4.
5.
Empresa o Proveedor.
6.
Encargado de Compras:
CDE Concejal Padre de
Familia ACE Secretario (a)
ACTIVIDAD
Mantendr en la institucin una lista de
proveedores actualizados y sus antecedentes
clasificados segn la naturaleza del bien o
servicio que ofrezcan, con el objeto de
disponer de la informacin oportuna para
realizar nuevas adquisiciones (donde se
amerite).
Elabora Plan de Compras (Anexo 5) de
conformidad al Presupuesto del centro
educativo, a fin de cumplir con los objetivos y
metas trazadas por la entidad en el Plan
Escolar Anual.
Define las caractersticas de los bienes o
servicios que requieren.
-Para realizar la compra debern observar las
formas de contratacin establecidas por la Ley
de Adquisiciones y Contrataciones de la
Administracin Pblica (Anexo 6).
Elabora solicitud de cotizacin (Anexo 7) y
enva a proveedores que pueden suministrar el
tipo de bien o servicio requerido, estableciendo
el tiempo de entrega de los bienes o servicios.
Cuando se trate de
equipo y mobiliario
escolar; se deben adquirir eminentemente
nuevos y con garanta.
Cuando se trate de equipo de cmputo deber
adquirirse con garanta y el software con su
respectiva licencia; cuidando que el software
sea de las ltimas versiones y equipo
actualizado.
Recibe solicitud y prepara por escrito la
cotizacin, para entregarla o enviarla al
Encargado de Compras de la Modalidad de
Administracin Escolar Local.
Recibe cotizaciones por escrito, la cual entrega
a la modalidad para su respectivo anlisis.
7.
8.
Encargado de Compras:
CDE: Concejal Padre de
Familia; ACE: Secretario
(a); CECE: Secretario (a)
9.
Empresa o Proveedor.
10.
Encargado de la recepcin
de los bienes por
Modalidad: CDE Presidente
ACE Presidente y CECE
Director.
11.
Tesorero(a) de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
12.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
TIPOS DE
FORMAS DE
ADQUISICIONES CONTRATACIN
10 Obras,
bienes, Libre Gestin
servicios
y
Consultoras.
o
De 0 a
salarios
mnimos
urbanos1/
sea
De US$ 0.0011
a US$ 1,440.00
Arriba de 10 Obras,
bienes, Libre Gestin
salarios
servicios
y
mnimos
consultoras.
urbanos hasta
por un monto
inferior a 80
salarios
mnimos
urbanos
De
US$ 1,440.01 a
US$ 11,520.01
Arriba de
salarios
80 Obras,
bienes, Licitacin Pblica.
servicios
y
OBSERVACIONES
Basta una sola cotizacin.
mnimos
urbanos
US$ 11,520.01
1/
2/
3/
consultoras.
elabora
una
lista
de
ofertantes, con un mnimo
de cuatro invitaciones a
personas
naturales
o
jurdicas,
nacionales
o
extranjeras a las que se
invita
pblicamente
a
participar a fin de asegurar
precios competitivos 3/ (Art.
16 que reforma al Art. 66 de
la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones.
MODELO DE FACTURA
B.
PASO
1.
REPONSABLE
Modalidad de
Administracin Escolar
Local
2.
Presidente de la
Modalidad de
Administracin
Escolar Local.
Director (a)
Departamental de
Educacin.
Director (a)
Departamental de
Educacin.
Presidente de la
Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
FONDOS
ACTIVIDAD
En reunin de la modalidad acuerdan:
Autorizar el Libro de Banco de la cuenta
bancaria de las transferencias en la
primera pagina del libro, debiendo firmar
todos los miembros de la modalidad, y
Llevar a legalizar a la Direccin
Departamental el libro de Ingresos y
Gastos de las transferencias y el de los
otros ingresos, segn corresponda.
Se presenta a la Direccin Departamental
correspondiente a legalizar el Libro de Ingresos y
Gastos de las operaciones financieras a
efectuarse.
Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las
operaciones financieras a efectuarse.
Lleva control de la autorizacin de los mismos.
Una vez legalizado el libro lo entrega al
Presidente de la modalidad.
Entrega Libro de Ingresos y Gastos de las
transferencias y el de los otros ingresos, as
como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de
las transferencias al Tesorero para que inicie el
registro de las operaciones financieras.
Recibe los libros legalizados.
Confirma en el banco la disponibilidad financiera
de las cuentas.
En la parte superior del primer folio a utilizar por
cada transferencia o de otros ingresos del libro
de ingresos y gastos correspondiente, debe
anotar el nombre y ao de los fondos a registrar.
De igual forma en el Libro de Banco de la cuenta
de las transferencias, deber anotar el nmero
de la cuenta a que corresponde el Libro, el
nombre del banco y el ao.
Registra la cantidad de los fondos recibidos, en
la columna referente a Ingresos y tambin en la
de saldos del Libro de Ingresos y Gastos (Anexo
15) y de igual manera en el Libro de Banco
correspondiente (Anexo 16).
10.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
11.
12.
13.
14.
15.
Tesorero(a) de la
Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
Tesorero de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
MODELO DE CHEQUE
MODELO DE SELLO
ANEXO 18
C.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
RESPONSABLE
Modalidad de
Administracin
Escolar Local
Modalidad de
Administracin
Escolar Local
Modalidad de
Administracin
Escolar Local
Tesorero de la
Modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
Tesorero o persona
designada por la
modalidad
ACTIVIDAD
En reunin ordinaria acuerdan realizar los trmites
para la impresin de los talonarios de recibos de
ingresos, antes de que inicie el ao escolar.
Manda a una imprenta a elaborar los recibos
prenumerados de ingresos, (slo para CDE y ACE) en
dos series:
Una para las contribuciones voluntarias o
cuotas de escolaridad (Anexo 19-A), otra para
las dems fuentes de ingresos. (Anexo 19-A)
Una vez impresos los recibos, entregan talonarios de
las dos series, mediante control de numeracin al
Tesorero de la modalidad.
Recibe, firma control y resguarda los talonarios.
Emite recibo correspondiente por cada ingreso.
Registra detalladamente en el libro de ingresos y
gastos, en la columna de ingresos y en orden
cronolgico el concepto y el monto recibido.
Remesa
ntegramente en las 24 horas hbiles
siguientes a la recepcin de los fondos a la cuenta
corriente de la modalidad, dejando copia del
comprobante de remesa.
Al finalizar cada mes har un resumen de los ingresos
percibidos de cada concepto
En caso de perdida de recibos, la Administracin
Escolar deber registrar en acta oportunamente la
numeracin de los recibos prenumerados extraviados.
Para el registro y control de los gastos de estos
fondos, deber aplicar la normativa y procedimientos
establecidos para la ejecucin de las transferencias;
as como aperturar caja chica.
D.
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de Administracin
Escolar Local
2.
Secretario de la Modalidad
3.
Modalidad de Administracin
Escolar Local
4.
Tesorero(a) de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
5.
Tesorero(a) de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
6.
Presidente(a) o Director(a) de
la Modalidad de
Administracin Escolar Local.
Encargado de Compras: CDE
Concejal Padre de Familia
ACE Secretario (a) CECE
Secretario (a)
Tesorero(a) de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
7.
8.
9.
10.
ACTIVIDAD
En reunin ordinaria acuerdan la creacin de
Caja Chica, por un monto no mayor de US$
57.14, equivalente a 500.00, para efectuar
gastos menores de hasta US $22.85,
equivalentes a 200.00.
Registra este acuerdo en el Libro de Actas
de la modalidad, indicando la finalidad de
uso de los fondos.
Ordenan
la
impresin
de
vales
prenumerados para el control de la caja
chica (ver anexo 20).
Autorizan en el primer folio, el libro auxiliar
que tendr que llevar para el registro de los
ingresos y gastos por el fondo que de caja
chica. Hacen entrega del libro auxiliar al
Tesorero para que lleve los registros
correspondientes al uso de los fondos.
Elabora cheque a su favor por el valor de
US$ 57.14
Solicita a los miembros que tienen firma
mancomunada, que firmen el cheque.
Elabora recibo por el valor del cheque
especificando la finalidad de uso de los
fondos.
Hace efectivo el valor del cheque.
Aprueba compra por Caja Chica y comunica
al Tesorero.
Solicita fondos al Tesorero para realizar la
compra.
Elabora vale prenumerado especificando el
uso del dinero y la cantidad en letras y
nmeros.
Solicita al Encargado de Compras que firme
el vale.
Firma vale prenumerado y se lo devuelve al
Tesorero.
Entrega el dinero y archiva el vale.
11.
12.
13.
14.
Tesorero de la Modalidad de
Administracin Escolar Local.
15.
Modalidad de Administracin
Escolar Local.
16.
Tesorero de la Modalidad de
Administracin Escolar Local.
MODELO DE VALE
E.
PASO
1.
2.
3.
REPONSABLE
Modalidad de
Administracin
Escolar Local.
Tesorero(a) de la
Administracin
Escolar.
Presidente (a) o
Tesorero (a) de la
Administracin
Escolar.
ACTIVIDAD0
Solicita oportunamente cada mes al banco
los estados de las cuentas bancarias.
Cuando se trate de la cuenta de las
transferencias, debe verificar contra el
Libro de Banco y la chequera para revisar
los cheques emitidos y concilia ambos
saldos.
Suma los saldos del libro de ingresos y
gastos de las diferentes transferencias,
cantidad que debe coincidir con el saldo
del libro de banco.
Cuando se trate de la cuenta de los otros
ingresos, debe verificar contra el libro de
ingresos y gastos de esta fuente y la
chequera y concilia ambos saldos.
Elabora informe de conciliacin bancaria (Anexo
22).
F.
RENDICIN DE CUENTAS
Y
LIQUIDACIN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.
2.
3.
4.
RESPONSABLE
Presidente de la
Modalidad
ACTIVIDAD
Cuando se han agotado los fondos de una
transferencia, convoca a reunin a la modalidad
para:
Informar que se agotaron los fondos y
Que conjuntamente con los otros miembros
con firma mancomunada prepararan la
liquidacin y la presentaran a la Direccin
Departamental correspondiente.
Ordenan toda la documentacin de respaldo y de
registro financiero por cada transferencia recibida
de acuerdo a los lineamientos contenidos en el
formulario de liquidacin.(Anexo 23)
Llenan el formato de liquidacin (Anexo 23).
Elaboran el informe de rendicin de cuentas, en el
que se demuestre el cumplimiento de los objetivos
y metas, nmero de beneficiarios atendidos y otros
indicadores.
Presentan a la Direccin Departamental:
El formato de liquidacin en original y copia
debidamente lleno, firmado y sellado,
Toda la documentacin de respaldo en
original, y
Adjuntan el Informe de Rendicin de
Cuentas en original.
5.
6.
7.
8.
Tcnico de la Unidad de
Administracin de la
Direccin
Departamental de
Educacin.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
Tcnico de la Unidad de
Administracin de la
Direccin
Departamental de
Educacin.
Pagador Auxiliar
Departamental.
9.
Gerencia Financiera
10.
Direccin
Departamental de
Educacin
1.
2.
Convenio.
3.
4.
Libro de Actas
5.
6.
7.
Chequera (s).
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
INSTANCIA DEPARTAMENTAL
1.
2.
3.
4.
5.
Proyectos para Bono: Juventud para Escuelas Abiertas, Alegra, CRA y Planes
de Desarrollo Profesional Docente.
6.
7.
8.
9.
Nombre y nmero de las cuentas a las cuales debern hacerse los reintegros y
reembolsos de los diferentes bonos.
MINISTERIO DE EDUCACION
GERENCIA ADMINISTRATIVA
CUADRO RESUMEN DEL GASTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS
AO __________
DOCUMENTO 5
V. PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE
LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES DE
LOS CENTROS EDUCATIVOS
INTRODUCCIN
El documento Paso a Paso en el Registro y Control de los Bienes: Libros, Muebles e
Inmuebles de los Centros Educativos, contiene las normas y procedimientos que se
debern aplicar, cuando por cualquier circunstancia se tengan que efectuar cargos,
traslados, descargo de bienes y codificacin de libros, muebles, equipo y otros.
Estos procedimientos les permitirn un mejor control de los bienes del Centro
Educativo; as como tambin mantener actualizado sus inventarios.
A manera de Consejo, no olvides hacer uso de estos instrumentos siempre que
amplen o reduzcan los bienes que administra la Modalidad correspondiente.
I.
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Presidente o Director de
la Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
Director del Centro
Educativo.
Presidente o Director de
la Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local.
Presidente o Director de
la Modalidad de
Administracin Escolar
Local CDE, ACE o
CECE.
MINISTERIO DE EDUCACIN
FORM. AF-11
ACTIVO FIJO
MODELO DE INVENTARIO DE
INSTITUCIN
MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA
(B)
(R)
MINISTERIO DE EDUCACIN
ACTIVO FIJO
MODELO DE INVENTARIO BIBLIOGRFICO
FORM. AF-13
PASO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
RESPONSABLE
Modalidad de
Administracin Escolar
Local, solicitante
Modalidad de
Administracin Escolar
Local, otorgante.
Secretario de la Modalidad
de Administracin Escolar
Local.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local receptora.
Presidente o Director de
Modalidad de
Administracin Escolar
Local, otorgante.
Tcnico de Activo Fijo
Departamental.
ACTIVIDAD
Enva nota de solicitud de traslado de
bienes.
Recibe solicitud y en reunin colegiada
acuerdan traslado de bienes; y autorizan al
Presidente o Director, al Tesorero y al
Secretario, para firmar el Formulario AF-9.
Registra este acuerdo en el acta de la
reunin, la cual deben firmar todos los
presentes (Anexo 11).
Reciben Bienes y si todo corresponde a lo
especificado en el Formulario AF-9, lo firma
el Presidente de la institucin receptora.
Remite copia de autorizacin de traslado
(Formulario AF-9) al Tcnico de Activo Fijo
Departamental.
Entrega el original al Secretario para su
archivo correspondiente.
Procede a realizar el cargo y descargo
respectivo.
GENERALES:
1.
2.
Procedencia: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin que
posee el bien(es).
3.
Destino: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin educativa
hacia donde se traslada el bien(es).
4.
Tipo de movimiento: deber de marcarse con una X en el espacio que identifica
el tipo de traslado.
xxiv. CARACTERSTICAS:
Clase de Bien: deber anotarse el nombre del bien.
PASO
1.
RESPONSABLE
Presidente o Director de la
Modalidad de Administracin
Escolar Local.
Presidente o Director de la
Modalidad de Administracin
Escolar Local.
3.
Modalidad de Administracin
Escolar Local.
4.
Modalidad de Administracin
Escolar Local.
5.
Modalidad de Administracin
Escolar Local.
6.
Presidente(a) o Director(a) de
Modalidad de Administracin
Escolar.
7.
Direccin Departamental
8.
ACTIVIDAD
Determina la utilidad del bien(es).
Si se trata de prdida de un bien,
investiga el faltante y denuncia a la
Polica Nacional Civil.
Convoca a reunin extraordinaria a los
miembros de la Modalidad para informar
ya sea sobre la utilidad de un bien (es) o
sobre la prdida.
Acuerdan reunirse
posteriormente para tomar decisin
sobre el descargo.
Verifican fsicamente el estado del
bien(es), si se trata de bienes inservibles;
Si se trata de una prdida, investigan el
faltante y le dan seguimiento a la
denuncia a la Polica Nacional Civil, para
determinar responsabilidades.
En reunin acuerdan descargar el bien,
dejando tal decisin asentada en acta
correspondiente, la cual firman todos los
presentes.
Firman solicitud de descargo por
inservible o prdida (formulario AF-12),
describindose
en
l
todas
las
caractersticas del bien(es) a descargar.
Enva copia de solicitud de descargo
(AF-12) a la Direccin Departamental de
Educacin correspondiente.
Entrega original al Secretario para su
archivo correspondiente.
Recibe solicitud de descargo y la
margina al Tcnico de Activo Fijo
Departamental.
Recibe solicitud, la ratifica y procede a
realizar trmite ante la Comisin de
descargo Departamental.
Informa a la modalidad por escrito sobre
la resolucin tomada.
Actualiza inventario.
MINISTERIO DE EDUCACIN
FORM. AF-12
ACTIVO FIJO
SOLICITUD
ESCOLAR
DE
DESCARGO
DE
MOBILIARIO
EQUIPO
RESPONSABLE
Modalidad de
Administracin Escolar
Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del inmueble
donacin.
Llenan la oferta de donacin, anexando
acuerdo al propietario de que se trate,
documentacin que se seala en el Anexo 2
este procedimiento.
2.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local
3.
Departamento de
Asesora Jurdica
la
de
la
de
Departamento de
Asesora Jurdica
1.
ertificacin del pun
inmueble, designar
2.
otocopia de la escr
3.
otocopia de la cred
4.
otocopia de DUI de
5.
otocopia del NIT de
6.
otocopia del antece
DONACIONES ESPECIALES: (No hay antecedente escrito)
1.
El donante debe comprobar que la posesin, uso y dominio del inmueble a donar
la ha ejercido por ms de diez aos consecutivos de manera quieta.
RESPONSABLE
Modalidad de
Administracin Escolar
Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del inmueble el
prstamo o comodato para que ah funcione el
centro educativo.
Cuando ya existe acuerdo presentan la
documentacin (que se cita en el anexo 2) al
Departamento de Asesora Jurdica para el
trmite correspondiente.
2.
Departamento de
Asesora Jurdica
3.
Departamento de
Asesora Jurdica
4.
RESPONSABLE
Modalidad de Administracin
Escolar Local
ACTIVIDAD
Gestiona con el propietario del
inmueble la compra venta, para que
ah funcione el centro educativo.
Cuando ya existe acuerdo, y el
propietario ha fijado el precio de venta,
presentan la oferta a los Titulares del
Ramo de Educacin.
2.
3.
Gerencia Administrativa
Verifica
si
hay
posibilidad
de
financiamiento,
Si hay, enva solicitud de valu del
inmueble
a
la
Direccin
de
Infraestructura.
4.
5.
6.
Gerencia Administrativa
Si la modalidad de administracin
escolar local cuenta con fondos para el
pago, emite Resolucin autorizando la
compra venta del inmueble.
Si no se cuenta con fondos, elabora
solicitud ante el Ministerio de
Hacienda.
Una
vez
se
cuenta
con
el
financiamiento, pasa el caso al
Departamento de Asesora Jurdica
para el correspondiente trmite de
legalizacin y registro de la Escritura
Pblica.
(Ver
procedimiento
de
donacin).
DOCUMENTO 6
VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O
CONSTURCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO.
INTRODUCCIN
El Centro Educativo es un lugar muy importante en la comunidad, en sus aulas se
aprende a leer y escribir, a conocer la historia y a encontrar explicaciones sobre los
fenmenos externos; en sus Instalaciones, tambin se socializa y se comparte con otros
seres humanos.
Pero con el correr de los aos, esas instalaciones sufren desgaste y hasta deterioro si
no se les brinda el mantenimiento debido, lo cual impedira que otras generaciones
puedan beneficiarse de ellas.
Por lo que es necesario promover en los usuarios una cultura de conservacin de los
Centros Educativos, fundamentada en un marco de valores orientados a desarrollar y
fortalecer el sentido de pertenencia mediante la participacin creativa, responsable y
comprometida de la comunidad, para que a travs del trabajo cooperativo se desarrollen
actividades innovadoras y permanentes de mantenimiento de la infraestructura.
En el presente documento se presentan las normas bsicas y procedimientos que
deben considerar la comunidad educativa, en la ejecucin de obras de mantenimiento
(preventivo y correctivo), rehabilitacin y/o construccin de la infraestructura escolar.
I.
MARCO CONCEPTUAL
5.
Las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE) podrn
invertir en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar
previa aprobacin por el MINED y cuando el inmueble sea propiedad del Estado en el
Ramo de Educacin, comodatos por 35 aos o ms a favor de ste o cuenten con
ofertas de donacin o de comodatos y estn en trmite en el Departamento Jurdico del
MINED.
6.
Para la construccin de la infraestructura del edificio escolar deber
considerarse la normativa del diseo del MINED, la legalidad del terreno, las
condiciones fsico-ambientales, la orientacin Norte-Sur de las edificaciones; as como
tambin, deber respetarse los diseos tipos vigentes del MINED en los diferentes
niveles educativos (Parvularia, Bsica, Media y Especial).
7.
El color oficial de los edificios escolares pblicos ser azul bandera, a una altura
de repisa de ventana (1.40 mts.) y blanco la parte superior, en el caso del interior de las
aulas estas sern pintadas de color blanco totalmente, a la altura de repisa de ventanas
ser de aceite y el resto de agua, salvo consideraciones especiales (patrimonio cultural,
inmuebles privados, etc.).
8.
En el caso de la Educacin Especial, los espacios siguen las normas generales
aplicables a los espacios de Educacin Parvularia y Bsica en cuanto a la forma,
dimensiones, iluminacin, ventilacin, etc., especificndose cambios en aspectos de
seguridad para el desplazamiento de los alumnos en aulas y zonas de circulacin, as
como en el rea de servicios sanitarios. Tambin deben considerarse rampas en todas
las reas de la escuela, deben evitarse las excesivas diferencias del nivel con los
dems espacios del centro educativo y con terrenos colindantes.
9.
Ninguna de las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE ACE y
CECE) pueden autorizar el uso de terrenos educativos para que instituciones pblicas,
privadas u ONGS instalen tuberas, drenajes tendidos elctricos o de telefona en
general o rtulos de publicidad, afectando la seguridad de la comunidad educativa y las
instalaciones del edificio escolar.
10.
Para la construccin de espacios fsicos recreativos, jardines, etc., deben
considerarse los porcentajes normados por el MINED para cada nivel educativo.
11.
Los terrenos ofrecidos en donacin o comodato debern cumplir condiciones y
reas mnimas y esto depender de la poblacin escolar y el nivel educativo que se
pretende atender:
90 alumnos =
1,260 M2
180 alumnos =
2,520 M2
360 alumnos =
5,040 M2
Otros =
consultar al MINED
12.
Las modalidades de administracin escolar local, deben destinar en su
presupuesto quinquenal y anual, fondos para el mantenimiento preventivo escolar, los
cuales deben ser invertidos exclusivamente en ello.
RESPONSABLE
Modalidad de Administracin
Escolar Local
ACTIVIDAD
Levanta un inventario de desperfectos o
daos de las instalaciones, mobiliario y
equipo del Centro Educativo elaborando
ficha de inventario de daos (Anexo 1)
apoyndose del mapa escolar.
2.
Modalidad de Administracin
Escolar Local
3.
Modalidad de Administracin
Escolar Local y Comit de
Mantenimiento Preventivo
Escolar
Modalidad de Administracin
Escolar Local y Comit de
Mantenimiento Preventivo
Escolar
Modalidad de Administracin
Escolar Local
4.
5.
6.
Direccin Departamental de
Educacin, por medio de sus
Tcnicos de Enlace.
Da seguimiento a las
establecidas en el Plan.
actividades
Direccin
de
Diseo
y Da seguimiento y monitoreo a la ejecucin
Supervisin de Infraestructura de las actividades de mantenimiento
Educativa.
establecidas en el Plan Anual de Trabajo
de Mantenimiento Preventivo.
EQUIPOS DE TRABAJO
II.
RESPONSABLE
Modalidad de
Administracin Escolar
Local y Comit de
Mantenimiento Escolar
Modalidad de
Administracin Escolar
Local y Comit de
Mantenimiento Escolar
ACTIVIDAD
Identifican necesidades de mantenimiento
correctivo de la infraestructura, mobiliario y/o
equipo.
3.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local
4.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local
5.
6.
Comit de Mantenimiento
7.
Modalidad de
Administracin Escolar
Local
Da seguimiento a la Administracin
financiamiento del proyecto.
2.
del
8.
Direccin de Diseo y
Supervisin de la
Infraestructura Educativa
III.
PASO
1.
RESPONSABLE
Modalidad de Administracin
Escolar Local y Comit de
Mantenimiento Escolar
ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de ampliar o
construir la infraestructura educativa,
considerando los siguientes criterios:
Matrcula total
Matrcula turno mximo
Espacios fsicos con los que
cuentan
Situacin legal del terreno
Nmero de secciones
Nmero de docentes
2.
Modalidad de Administracin
Escolar Local
3.
Gestin Educativa
Departamental
4.
Direccin Departamental de
Educacin
5.
Direccin de Diseo y
Supervisin de Infraestructura
Educativa.
6.
Direccin Departamental de
Educacin.
Informa
sobre
resolucin
a
las
modalidades interesadas y a la Unidad
de Gestin Educativa Departamental.
DOCUMENTO 7
VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIN DE LA
TRANSFERENCIA MENSUAL.
INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin con el propsito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos financieros que conlleva la transferencia mensual a las Asociaciones
Comunales para la Educacin, presenta las normas y procedimientos derivados de los
principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para
la Educacin, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones
publicas con las que tienen relacin esta Modalidad y en instructivos internos del
MINED.
Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educacin, realicen su mejor
esfuerzo para cumplir con este documento.
El documento presenta los procedimientos relacionados con:
A. Apertura de cuenta bancaria de la ACE
B. Suscripcin de convenio de transferencia ACE-MINED
C. Elaboracin de recibos a la ACE
D. Transferencia a la ACE
E. Incremento de secciones
F. Cierre de secciones
G. Pago de planillas mensuales al ISSS por el sistema tradicional
H. Pago de planillas mensuales por sistema de facturacin directa al ISSS por la ACE
I. Inscripcin de la ACE y del docente al ISSS
J. Afiliacin de los docentes con las administradoras de fondo de pensiones
K. Pago a las AFP
L. Pago de la retencin de impuesto sobre la renta
M. Comprobacin de gastos
I.
i. QUINES PARTICIPAN
FINANCIEROS DE LA ACE?
EN
LOS
ASUNTOS
ii. QU ES LA TRANSFERENCIA?
Es la cantidad de dinero que el Ministerio de Educacin deposita en la cuenta bancaria
de la ACE para cubrir los compromisos de pago establecidos para el funcionamiento de
los servicios educativos.
TRANSFERENCIA MENSUAL
SERVICIOS PERSONALES
Salario nominal
Sobresueldos
Incentivo a la Ruralidad
Aportaciones patronales
GASTOS DE OPERACIN
Material gastable
(Enero-Septiembre)
Otros gastos
TRANSFERENCIA ANUAL
SERVICIOS PERSONALES
Aguinaldo
Indemnizacin anual
Seguro de vida
GASTOS DE OPERACIN
Bono de la calidad u otros.
El salario de los docentes se deposita todos los meses del ao (12 meses).
El salario al docente debe cancelarse la ltima semana de cada mes, y el docente debe
entregar un recibo al Presidente o Tesorero. (Ver Modelo de recibo de pago al docente
en Anexo 1).
De este salario se hacen los descuentos por ISSS salud, AFP (ISSS vejez, invalidez y
muerte, INPEP, IPFA) y la renta. El dinero o saldo que queda despus de hacer los
descuentos se llama: SALARIO LQUIDO A PAGAR AL DOCENTE.
TABLA 1
TABLA DE DEDUCCIONES AL TRABAJADOR
SAP/AFP
ENTIDAD
COTIZACIN
COMISIN
SALUD
CRECER
CONFIA
3.25%
3.25%
2.95%
3.00%
3.00%
3.00%
ISSS
INVALIDEZ, VEJEZ Y
MUERTE
7.00%
7.00%
Los valores anteriores, estn sujetos a cambio, de acuerdo al revalu que establece la
Ley de Pensiones.
El descuento de Renta, se aplicar conforme a lo establecido en la Ley de Impuesto
sobre la Renta vigente.
SOBRESUELDOS.
Para el caso de los docentes que laboran en el Programa EDUCO, el MINED deposita
mensualmente los sobresueldos de los docentes que trabajan doble seccin, y un
sobresueldo por trabajar en reas rurales distantes y de difcil acceso; que lo
conocemos como incentivo a la ruralidad.
AGUINALDO.
Es una compensacin en efectivo que la ACE entrega al docente por los servicios
prestados durante el ao de trabajo. Esta compensacin se entrega en el mes de
diciembre, y es equivalente al 50% del sueldo base. (Ver Modelo de recibo en Anexo 2).
o
o
o
Si el docente trabaja el ao completo o los ltimos seis meses del ao, tiene
derecho al aguinaldo completo que equivale al 50% del salario base.
Si el docente ha trabajado menos de 6 meses, el aguinaldo es proporcional.
Si el docente es despedido tiene derecho a su aguinaldo en forma proporcional
al tiempo de trabajo, conforme lo establece el Art. 202 del Cdigo de Trabajo. En
este caso la Junta Directiva deber presentar solicitud de incremento de fondos,
independientemente sean estos los primeros o ltimos 6 meses.
INDEMNIZACIN ANUAL.
INCENTIVO A LA RURALIDAD
Esta cantidad de dinero se entrega todos los meses al docente como sobresueldo por
trabajar en reas rurales distantes y de difcil acceso.
TABLA 2
TABLA DE APORTES PATRONALES
SAP/AFP
ENTIDAD COTIZACIN
CRECER
6.75%
CONFIA
6.75%
SALUD
7.50%
7.50%
ISSS
INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE
7.00%
7.00%
ANEXO 1
MODELO DE RECIBO DE PAGO A DOCENTES
ANEXO 2
MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE AGUINALDO A DOCENTES
ANEXO 3
ANEXO 4
POR
ANEXO 5
El material gastable son los bienes o cosas que le ayudan al maestro para dar las
clases y a los nios y nias les faciliten comprender mejor y con mayor facilidad la
clase.
Este dinero solamente se deposita por nueve meses, o sea de Enero a Septiembre.
Estos materiales pueden ser:
El maestro debe presentar a la Junta Directiva de la ACE, la lista del material (que
contenga: nombre del material solicitado; especificaciones tcnicas del material, marca;
cantidad y precio) que va ocupar cada mes.
No se debe entregar el dinero al maestro para que ellos hagan las compras, porque por
mandato de Ley no estn autorizados.
El dinero para la compra de material gastable no puede ocuparse para hacer
celebraciones o para otras cosas, que las mencionadas anteriormente. DEBE
GASTARSE OPORTUNAMENTE EN EL AO.
OTROS GASTOS.
Son depsitos que el Ministerio de Educacin hace durante los doce meses del ao
para que los miembros de la Junta Directiva de la ACE puedan pagar su transporte,
comprar sellos, comprar la chequera, certificacin de cheques y para el mantenimiento
del aula.
BONO DE LA CALIDAD.
Los gastos dentro de este Bono se regulan mediante normativa que extiende el
Ministerio de Educacin cada ao.
RESPONSABLE
Coordinacin de Gestin
Educativa Departamental
ACTIVIDAD
Solicita a la ACE, apertura de la cuenta
bancaria con el nombre que aparece en la
personera jurdica, por medio del Tcnico de
Enlace.
2.
Presidente y Tesorero de la
ACE
3.
4.
Institucin Bancaria
Presidente y Tesorero de la
ACE
Coordinacin de Gestin
5.
Educativa Departamental
RESPONSABLE
Coordinacin de Gestin
Educativa Departamental
2.
Coordinacin de Gestin
Educativa Departamental
3.
Presidente y Tesorero de la
ACE
Director Departamental de
Educacin
Director Departamental de
Educacin y miembros de la
ACE
4.
5.
6.
Coordinacin de Gestin
Educativa Departamental
ACTIVIDAD
Con el Acuerdo de personera jurdica
firmado por el Despacho Ministerial y dems
documentacin legal registra informacin en
el sistema de transferencia de la ACE, para
elaboracin de Convenio, Recibo Mensual y
Nota de autorizacin al Banco para congelar
los fondos.
Elabora convenio de transferencia y convoca
a la ACE para celebracin del mismo. (Ver
modelo en Anexo 6)
Se presenta a la Coordinacin de Gestin
Educativa para firma de Convenio.
Le dan lectura al Convenio, sellan y firman.
Entrega convenio legalizado en original al
Representante legal de la ACE (Presidente)
y una copia a la Coordinacin de Gestin
Educativa
Recibe copia de Convenio legalizado y lo
enva a la Pagadura Departamental para
trmite de fondos.
ANEXO 6
NIVEL
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
MARCO LEGAL:
Para el presente convenio entre el Ministerio de Educacin y la Asociacin Comunal
para la Educacin (ACE), se tomar como base:
o
o
TOTAL
iv. OBJETO:
El objeto del presente convenio es establecer los trminos y condiciones en que el
Ministerio de Educacin transferir Asociacin Comunal para la Educacin (ACE),
recursos financieros provenientes del presupuesto del Ministerio de Educacin y de
Cooperacin de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales, para alcanzar
los fines de la Educacin Nacional.
viii. MODIFICACIONES:
El presente Convenio podr ser modificado por cualquier circunstancia mediante
Adenda o Resolucin, emitida por el Ministerio de Educacin.
Dado en la ciudad
de _____________________, el __________ del mes de
__________________; del ao 200___.
Firma _____________________________
Nombre CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES
N DUI:
Representante del MINED
Firma ______________________________
Nombre MANUEL DE JESS CRDOVA
N DUI:
Presidente de la ACE.
C. ELABORACIN DE RECIBOS A LA ACE
PASO
1.
RESPONSABLE
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
2.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Asociacin Comunal
para la Educacin
3.
4.
5.
6.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
ACTIVIDAD
Actualiza informacin de la ACE sobre secciones,
cambio de miembros u otros aspectos legales y
financieros en el Sistema de Transferencia a la
ACE, genera las transferencias correspondientes
al mes y elabora el Recibo mensual y nota de
autorizacin del Banco para congelar fondos. La
nota al Banco se tramita una sola vez al ao.
Elabora el recibo de transferencia mensual (Ver
Modelo en Anexo 7) y nota al Banco para congelar
fondos.
Enva recibos a la ACE y nota del Banco por medio
del Tcnico de Enlace, para su firma.
Recibe, revisa, firma y sella los recibos y nota del
Banco.
Entrega documentos firmados al Tcnico de
Enlace.
Recibe recibos ya firmados y nota del Banco y los
legaliza en el Sistema de Transferencia a la ACE.
Remite los recibos y nota del Banco a la
Pagadura Auxiliar Departamental para el trmite
de transferencia de fondos a la ACE.
ANEXO 7
________________________________ _______________________________
Presidente
Tesorero
TRNSITO DE JESS GUERRA
MIGUEL ANGEL UMAA LEMUS
D.U.I. 4-3-021944
D.U.I. 4-3-0011638
ANEXO 7
DETALLE DE GASTOS
SALARIO, PREST.
AGUINALDOS
PARVULARIA
SUELDO BASE
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL ISSS
APORTE PATRONAL AFP
BSICA
SUELDO BASE
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL ISSS
APORTE PATRONAL AFP
SOBRESUELDO
SALARIO
RURALIDAD
MATERIAL GASTABLE
OTROS GASTOS
APORTE PATRONAL ISSS
APORTE PATRONAL AFP
JULIO
2002
Fecha de emisin del recibo:
20/07/2002
Banco: BANCASA
MONTO
POR
SECCIN
No. DE
SECCIONES
MONTO
TOTAL
1
398.29
40
22.86
11.43
47.49
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.49
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.79
19.91
398.29
40
22.86
11.43
47.79
19.91
137.14
40
22.86
11.43
16.46
6.86
274.28
80
45.72
22.86
32.92
13.72
RESPONSABLE
Coordinacin de Gestin
Educativa Departamental
Pagadura Auxiliar
Departamental
ACTIVIDAD
Remite los recibos firmados a la Pagadura
Auxiliar Departamental, para el trmite de
transferencia de fondos a la ACE.
Recibe recibos y verifica firmas contra
actas de eleccin o constitucin de la ACE.
Elabora Requerimiento de Fondos y lo
cierra en el Sistema de Transferencia
mensual a la ACE.
Enva Requerimiento
Financiera.
3.
Gerencia Financiera
la
Gerencia
4.
Pagadura Auxiliar
Departamental
RESPONSABLE
Asociacin Comunal de
la Educacin.
Direccin
Departamental de
Educacin
ACTIVIDAD
Solicita a la Direccin Departamental el incremento
de una nueva seccin para el centro educativo.
Recibe solicitud y verifica necesidad en la
comunidad.
Hace un listado de requerimientos y analiza
disponibilidad de fondos en la Direccin
Departamental
por
fuente
de
financiamiento.
Dependiendo del financiamiento se pueden
dar las dos situaciones siguiente:
Si cuenta con financiamiento para el
incremento. En este caso deber obviar los
pasos del 3 al 7 de este procedimiento
3.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
4.
Director (a)
Departamental de
Educacin
5.
6.
Director (a)
Departamental de
Educacin
Direccin Nacional de
Gestin Educativa
7.
Oficina de
Comunicacin Social
8.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
9.
10.
11.
Director (a)
Departamental de
Educacin.
Coordinacin de
Gestin Educativa
Departamental
Asociacin Comunal
para la Educacin
ANEXO 8
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS
1
1
0
0
3
2
0
0
0
0
0
0
4
3
0
0
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
2
5
0
7
2.
Que por el crecimiento en la demanda de los servicios educativos que presta la
ACE, se estima que es necesario crear:
SECCIONES
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SUELDO
BASE
1
3
0
4
SOBRE SUELDO
0
0
0
0
DIRECTOR UNICO
0
0
0
0
TOTAL
1
3
0
4
POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Direccin Departamental,
RESUELVE:
I.
Modificar el Convenio suscrito con fecha veintiuno de enero del dos mil tres a
partir de______________ ; en el sentido de que el nmero de secciones que
atender la misma ser de conformidad a lo siguiente:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS
1
2
0
0
3
5
0
0
0
0
0
0
4
7
0
0
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
II.
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
3
8
0
11
RESPONSABLE
Direccin
Departamental de
Educacin
2.
Tcnico de la
Direccin
Departamental de
Educacin
3.
Secretario de la
ACE
ACTIVIDAD
Identifica sub-utilizacin de los servicios
profesionales docentes en el Centro Educativo
que administra la ACE.
Enva a un tcnico a verificar el cierre de la(s)
seccin(es).
Solicita a la ACE la documentacin financiera de
los rubros establecidos para el pago del servicio
de la seccin, del perodo fiscal vigente.
Solicita a Pagadura Departamental el monto y
fuente de financiamiento, de la transferencia
mensual de la seccin, correspondiente al
ejercicio fiscal en que se cierra.
Realiza la liquidacin de los fondos y de haber
saldo da instrucciones a la ACE para que
reintegre a la Pagadura Departamental
(Anexo 9).
Devuelve documentacin de respaldo a la ACE
Elabora Acta de Cierre de la seccin, en el Libro
de Actas de la ACE, la cual ser firmada por
todos miembros de la Junta Directiva, con el
visto bueno del Tcnico de la Direccin
Departamental de Educacin (Anexo 10)
Con la colaboracin del Tcnico de la
Departamental de Educacin certifica copia del
Acta (Anexo 11)
4.
Pagadura
Departamental
5.
Direccin
Departamental de
Educacin
ANEXO 9
ANEXO 10
ANEXO 11
ANEXO 12
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS
1
0
0
0
4
0
4
0
0
0
0
0
5
0
4
0
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
1
8
0
9
2.
Que por disminucin en la demanda de los servicios educativos que presta la
ACE, se estima que es necesario cerrar:
SECCIONES
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
SUELDO
BASE
0
1
0
1
SOBRE SUELDO
0
0
0
0
DIRECTOR UNICO
0
0
0
0
TOTAL
0
1
0
1
POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Direccin Departamental,
RESUELVE:
I.
Modificar el Convenio suscrito con fecha veinte de febrero del dos mil tres a
partir del 28/02/2003; en el sentido de que el nmero de secciones que atender
la misma ser de conformidad a lo siguiente:
SECCIONES
SUELDO BASE
SOBRE SUELDO
ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS
1
0
0
0
3
0
4
0
0
0
0
0
4
0
4
0
NIVEL
PARVULARIA
BSICA
MEDIA
TOTAL
II.
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
TOTAL
0
0
0
0
1
7
0
8
Todos los meses la Junta Directiva de la ACE debe pagar las planillas mensuales en las
Oficinas del ISSS o en los Bancos autorizados, segn el calendario del ISSS cada mes.
Para ello existen dos sistemas: el tradicional y el sistema de facturacin directa.
A. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES AL ISSS POR EL SISTEMA TRADICIONAL
PASO
1.
RESPONSABLE
Presidente o Tesorero
de la ACE
2.
Presidente o Tesorero
de la ACE
Presidente de la ACE
ACTIVIDAD
Se presentan a retirar planillas a Oficinas
administrativas del ISSS ubicadas en
hospitales o consultorios de las cabeceras
departamentales.
Elaborar y revisan la planilla
Firma la planilla
Presidente o Tesorero
de la ACE
3.
4.
5.
Presidente o Tesorero
de la ACE
3.
4.
5.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Instituto Salvadoreo del Enva las planillas ya elaboradas
Seguro Social
Presidente o Tesorero de Se presentan a las Oficinas Administrativas del
la ACE
ISSS ubicadas en los Hospitales de las
Cabeceras departamentales a retirar las planillas
ya elaboradas segn calendario ISSS.
Presidente o Tesorero de Reciben y revisan planillas elaboradas
la ACE
Presidente de la ACE
Firma la planilla.
Presidente o Tesorero de Realizan el trmite de pago de la planilla en el
la ACE
Banco de acuerdo al calendario del ISSS.
En el caso que el Ministerio de Educacin no haya depositado los fondos asignados del
mes, se revisan las planillas y se dejan en depsito en la Oficina Administrativa del
ISSS, ubicados en los Hospitales regionales de cada Cabecera departamental para no
incurrir en multa por no presentar las planillas en las fechas previstas.
La afiliacin de la ACE al ISSS es una sola vez. En el caso de los docentes si ya esta
inscrito al ISSS, entregara su numero de afiliacin y en el caso de un docente no
afiliado, se tendr que inscribir al ISSS.
C. INSCRIPCIN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL ISSS
PASO
1.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Miembros de la Junta Presentan al Departamento de Inspeccin del
Directiva de la ACE
ISSS con copia de los siguientes documentos:
Presentan
al
Departamento
de
Inspeccin del ISSS con copia de los
siguientes documentos:
Acuerdo de Personalidad Jurdica
firmado.
Acta de constitucin de ACE-MINED.
Contrato Docente-ACE
DUI del Presidente de la ACE y del
2.
Presidente de la ACE
3.
Presidente de la ACE
4.
Docente
5.
ISSS
docente.
Fotografa tamao cedula del docente.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Visita las escuelas para reunir a los
docentes y explicar el funcionamiento
de las Administradoras de Fondo para
Pensiones
AFP
2.
3.
4.
5.
AFP
AFP
6.
AFP
7.
8.
Superintendencia
Pensiones
AFP
9.
10
AFP
11.
AFP
de
RESPONSABLE
Presidente y Tesorero de
la ACE
ACTIVIDAD
Revisa contratos de las AFP
Nmero de NUP
2.
3.
Tesorero de la ACE
Tesorero de la ACE
4.
5.
AFP o Banco
Tesorero de la ACE
5.
6.
7.
8.
RESPONSABLE
Presidente de la ACE
ACTIVIDAD
Retira formulario F-14 en Delegaciones
Fiscales Departamentales
Tesorero de la ACE
Llena formulario F-14
Presidente de la ACE
Revisa y firma el Formulario F-14
Presidente de la ACE
Se presenta a la Delegacin o Banco en los
primeros 10 das hbiles del mes siguiente a
cancelar el impuesto retenido del salario al
docente contratado.
Delegacin o Banco
Recibe el pago, revisa y sella el Formulario F14
Delegacin
o
Banco Devuelve duplicado al Presidente de la ACE.
Presidente de la ACE
Tesorero de la ACE
Revisa copia para verificar sello y firma de
recibido.
Presidente de la ACE
Archiva copia del recibo.
1/
ANEXO 13
Al inicio del ao, en el mes de Enero, el Tesorero de la ACE, deber extender una
constancia de salarios, retenciones y descuentos anuales al docente o persona que
presto un servicio a la ACE, para su presentacin al Ministerio de Hacienda. (Ver
Modelo en el Anexo 15)
A. COMPROBACIN DE GASTOS.
PASOS
1.
RESPONSABLE
Tesorero de la ACE
2.
Tesorero de la ACE
3.
Tesorero de la ACE
ACTIVIDAD
Recibe y archiva facturas, recibos, planillas de
acuerdo a la cantidad del cheque emitido.
Registra en el libro de Ingresos y Gastos las
facturas, recibos y planillas pagadas.
Verifica que la suma de los gastos mensuales sea
igual al valor de los cheques emitidos en el mes.
ANEXO 14
ANEXO 15
VII.
CULES SON LOS ARCHIVOS QUE LLEVA LA ACE Y CMO SE
ORGANIZAN?
Los archivos, son carpetas donde se guardan todos los documentos de la ACE, de
forma ordena.
Estos archivos deben estar en la Escuela, pero si no hay seguridad para dejarlos en la
Escuela, pueden estar en casa del Secretario o Tesorero de la ACE.
Los encargados de los archivos son: el Secretario de la ACE, quien debe guardar los
documentos legales y administrativos. Y el Tesorero de la ACE, quien debe guardar los
documentos financieros.
Los documentos que se archivan deben estar ordenados en una sola carpeta o bolsa
ordenadas, y se debe rotular la carpeta as:
Estos Flderes los archivar el Secretario(a) de la ACE: