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ACCESO AL SISTEMA
Memory Conty
Presione el botn inicio que se encuentra en la barra de tareas, vaya a la opcin programas,
ah van a aparecer una serie de opciones entre las cuales se encuentra Memory
Computacin y dentro de sta elija Contabilidad Central.
IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA
El sistema puede administrar la contabilidad de la cantidad de empresas que se desee, por
eso es necesario indicarle con cual de ellas vamos a trabajar, pudiendo elegir una empresa
ya existente o crear una nueva.
Utilizacin de empresas ya existentes: para ingresar a una empresa que ya existe debemos
indicar el cdigo de la misma o bien consultar las que ya existen presionando el botn ...
y luego elegir una de la lista que se muestre.
Crear una nueva empresa: se debe digitar un cdigo de empresa que no exista y con el cual
deseo crear la empresa.
Al crear la nueva empresa Conty copiara la informacin necesaria para la utilizacin de la
misma y solicitara los datos identificatorios y de configuracin de la empresa.
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CARPETAS INFORAPIDAS
Conty se caracteriza por su innovadora interfaz de Carpetas Inforpidas, las cuales hacen
que el acceso a los datos se realice en forma gil y sencilla para el usuario
Las Carpetas Inforpidas semejan un fichero manual en el cual se guardan fichas del mismo
tipo, existiendo un carpeta Inforpida para cada tipo de dato que administra Conty
Para aquellas carpetas mas utilizadas Conty posee iconos de acceso directo en la parte
inferior de la ventana del sistema
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PRIMERA FICHA
FICHA ANTERIOR
SIGUIENTE FICHA
ULTIMA FICHA
BUSCAR FICHA
Busca fichas que cumplan con determinadas caractersticas dentro de la carpeta Inforpida
INSERTAR FICHA.
BORRAR FICHA.
Marca o desmarca la ficha actual para ser eliminada al momento de cerrar la carpeta
Muestra la ficha seleccionada en un color distinto al resto de las fichas y no la eliminara
hasta cerrar la carpeta
Tenga en cuenta que si bien Conty le permite a un usuario borrar cualquier dato al que
tenga acceso, se debe tener mucha precaucin, ya que los datos de la empresa dejaran
de ser validos, no permitiendo Conty emitir informes hasta restablecerlos
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Permite consultar los valores posibles que se pueden ingresar, cuando el dato hace
referencia a datos de otra carpeta o valores predeterminados por Conty
IMPRIMIR
Permite emitir un listado por impresora o vista previa, ya sea para todas las cuentas
existentes en una carpeta o las que se encuentren seleccionadas al momento de emitir
el listado.
TERMINAR
CONFIGURACIN DE EMPRESAS
Propiedades de la empresa
Se accede a esta opcin a partir del Men
Empresa, contiene los datos identificatorios de la
empresa y las opciones sobre la parametrizacion
de la misma.
Estos datos son solicitados al momento de crear
una empresa y pueden ser modificados en
cualquier momento y siempre de deben validar
dichas modificaciones.
Identificacin
Esta solapa contiene los datos identificatorios de la empresa
Datos Fiscales.
Se ingresan los datos fiscales de la empresa
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Inscripciones
Permite cargar en forma opcional los datos de inscripcin de la empresa en diferentes
organismos
Asientos
Permite definir las caractersticas que debe considerar Conty de la empresa al momento
de ingresar los asientos
o PRIMER MES CON ASIENTOS. Indicar cual es el primer mes en el que se
ingresaran asientos. Es utilizado por CONTY para conocer desde que fecha
deben considerarse los saldos iniciales
Al momento de cerrar balance: si aun no se ingresaron los asientos de cierre y
apertura no modifique este dato (permite arrastrar los saldos de las cuentas
desde ejercicios anteriores). Si ya se ingresaron los asientos, ingrese el primer
mes con asientos del nuevo ejercicio
o USA DISTINTA LEYENDA POR CUENTA. Al momento del ingresar el asiento,
indica si se usa una nica leyenda por asiento, o si desea que cada cuenta del
asiento posea una leyenda diferente.
o USA NUMERO DE ASIENTOS.
Permite identificar a los asientos con un
numero interno de control, lo que permite adems validar los numero de
asiento
o MUESTRA ORIGEN DE ASIENTOS. En el caso de que la empresa reciba asientos
generados en Fgaro, Worky, esta opcin permite que Conty muestre para
cada asiento cual es la aplicacin desde la cual fue generado.
o INGRESA TIPOS DE ASIENTOS. Permite mostrar u ocultar el tipo de asiento
que se esta ingresando. Los tipos de asientos pueden ser configurados por la
empresa
o INGRESA ASIENTOS EN MONEDA EXTRANJERA. Esta opcin se encuentra
marcada por omisin, permite que si la empresa no posee asientos en m/e o
no desea emitir informes en m/e, Conty oculte los datos relacionados a las
monedas y a las cotizaciones tanto en el ingreso de asientos como en la
emisin de informes, de manera de agilitar el ingreso de datos
o INGRESA VENCIMIENTO DE ASIENTOS. Si la empresa desea administrar la
gestin de vencimientos de cheques, facturas y documentos, esta opcin
permite que el usuario pueda registrar para cada lnea del asiento, una fecha
de vencimiento, la cual ser utilizada para emitir los libros mayores ordenadas
por dicha fecha
o INGRESA IMPUTACIONES A CENTROS DE COSTOS. Si los centros de costos no
pueden ser determinados automticamente, esta opcin permite que el
usuario pueda discriminar en cada asiento, el monto especifico a asignar en
cada centro de costo.
o INGRESA COMPROBANTES EN LOS ASIENTOS. Si la empresa registra un asiento
por comprobante y adems desea identificar los mismos con su nombre
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Archivos
Permite al crear un nueva empresa, copiar o compartir el plan de cuentas
o Copiar otra empresa. Una vez copiado el plan de cuentas, el mimo puede ser
modificado sin que se modifique el plan de cuentas original
o Usar otra empresa. Varias empresas comparten un mismo plan de cuentas, de
modo que cualquier modificacin se ve reflejado para todas las empresas que
lo utilicen. Es posible tener distintos planes de cuenta genricos comunes a
empresas de un mismo giro, estudio contable o grupo econmico
Permite compartir las cotizaciones y arbitrajes de las monedas extranjeras
Importar.
Si la empresa recibe asientos generados por Worky o Fgaro, es posible indicar que al
abrir la empresa se verifique si existen asientos generados por dichas aplicaciones
para incorporarlos en forma automtica, o verificar cada tantos minutos si existen
archivos a importar, lo que permite mantener actualizada en todo momento la
informacin contable de la empresa
Captulos
Permite indicar como estn codificados en el plan de cuentas de la empresa los
diferentes captulos contables
Notas
Permite ingresar notas que sean necesarias recordar de la empresa por parte de los
usuarios
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Datos de la empresa
Plan de cuentas
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Cuando el campo este vaco, Conty no considerara la cuenta al momento del calculo y
generacin de los asientos automticos
Monedas
Esta planilla se utiliza para que el usuario defina las distintas monedas que va a utilizar
tanto para el ingreso de informacin como para la emisin de informes.
Para acceder a la carpeta Monedas, seleccione Men Carpetas Configuracin - Monedas
Impuestos
Para acceder a la carpeta Impuestos, seleccione Men Carpetas Configuracin Impuestos
Las cuentas que representan el IVA y otros impuestos deben ser definidas en el plan de
cuentas como cualquier otra cuenta y luego identificadas especficamente en esta carpeta.
La tabla de I.V.A permite que el usuario defina las distintas cuentas de I.V.A que manejar
la empresa a los efectos de facilitar y eliminar las probabilidades de error en la imputacin
de aquellos asientos que estn gravados por dicho impuesto. Al usuario indicar que un
asiento tiene un I.V.A de tal cdigo, el sistema ya sabr que tasa desglosar en el asiento y a
que cuenta imputar el impuesto.
Libros
Se pueden crear los libros auxiliares que el usuario considere convenientes a los efectos de
que toda la informacin no se concentre en el Libro Diario y que en l solo aparezca la
informacin resumida de los auxiliares.
Para acceder a la carpeta Libros, seleccione Men Carpetas Configuracin - Libros
CODIGO. Cada libro esta identificado con una letra, siendo la P (partida doble) y la U
(ultimo de partida doble) cdigos reservados para Conty para registrar los asientos que se
imputen directamente al libro diario.
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Ventas (V) , Compras (C) , Ingresos (I) , Egresos (E)
NOMBRE. Identifica el nombre que representa al libro, el cual se utilizara como titulo en la
impresin del mismo, y como leyenda en sus asientos de resumen.
IVA. Indicar si los impuestos deben ir al debe, al haber o este subdiario es sin IVA
ORDEN. Conty brinda la posibilidad de emitir los libros diarios y mayores tanto en forma
analtica como en forma resumida, generando un asiento de resumen por cada subdiario.
Es posible seleccionar el orden en el cual se desean que se muestren los asientos analticos
y de resumen dentro de todos los asientos del mismo da
TIPO. Permite que Conty pueda emitir dentro de los balances un informe de Ingresos y
Egresos
FORMATO DE IMPRESIN. Permite:
incluya o no la discriminacin de IVA
se muestren o no las operaciones exentas y gravadas o solamente se desea
emitir el total de las operaciones imputadas en cada libro
COMPROBANTES
Grupos de cuentas
Esta planilla permite realizar agrupaciones de cuentas del Plan de Cuentas a los efectos de
luego emitir informes con las mismas, como tambin obtener informacin de las sumas de
saldos de las cuentas que lo componen, pudiendo, al definir dichos grupos indicar cuentas
de distintos niveles y captulos.
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Cotizaciones
Las tablas de Cotizaciones que se dividen por mes y moneda permiten indicarle al sistema,
para cada una de las diferentes monedas cual es su cotizacin y arbitraje da a da, a los
efectos de que el sistema pueda utilizar los mismos para realizar las conversiones
monetarias necesarias para la emisin de los informes y clculos de diferencias de cambio.
Para acceder a esta carpeta, seleccione Men Carpetas Cotizaciones
Indicar moneda y mes de ingreso de la cotizacin
No es necesario ingresar todos los das del mes, ya que si se desea que
todo el mes maneje la misma cotizacin solo ser necesario ingresar la cotizacin el primer
da y al cerrar la carpeta, Conty copiara dicha cotizacin para los dems das
Asientos
Las planillas de ingresos de asientos permiten ingresar los asientos contables de la empresa
tanto de Libros Auxiliares como del Libro Diario. Sobre esta informacin, el sistema calcula
y emite todos los informes contables que necesita la empresa sin necesidad de realizar
ningn tipo de proceso, previo a la emisin de cualquiera de los informes.
Para acceder a esta carpeta, seleccione Men Carpetas Asientos
Comprobante
Cuando se haya seleccionado Ingresa comprobante en los asientos en
Propiedades, permite al ingresar el asiento, utilizar el cdigo del comprobante
definido as como el numero y serie
Concepto
Se indica la leyenda
Si en Propiedades
- Incrementa numero en las leyendas. Sugiere el numero siguiente
- Generar leyenda a partir del comprobante. Incluye serie, numero
Vencimiento
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Solo si en Propiedades se marco Ingresa vencimiento de asientos
Si se desea administrar la gestin de vencimientos de cheques, facturas y
documentos
Moneda
Ingresar el comprobante en su moneda de origen
Total
Se ingresa el importe total del asiento expresado en la moneda indicada en la
columna Moneda, con el IVA y los Impuestos incluidos
Numero de IVA
Si el asiento a ingresar esta gravado, se ingrese el cdigo del mismo, de acuerdo a
lo definido en la carpeta Impuestos.
Si no corresponde calcular IVA se debe ingresar el cdigo 0
IVA
Conty calcula automticamente el monto de IVA
Si no correspondiera es posible modificarlo
Cotizacin
Si el asiento debe cotizarse con un TC o arbitraje diferente del ingresado para
ese da en la carpeta cotizaciones, el usuario podr ingresar la cotizacin
Si se desea usar la ingresada en la carpeta Cotizacin se deja en 0
Libro
Indica el subdiario o libro en el cual se desea imputar el asiento.
Si el asiento no corresponde a ningn subdiario o libro auxiliar, se debe ingresar
en esta columna una P (partida doble) o una U (Ultimo de partida doble) para
indicar que son asientos que corresponden al diario general de la empresa
Origen
Esta disponible solo cuando en Propiedades se indique que Muestra origen de los
asientos
Este dato es solo de consulta, ya que se completa automticamente cuando los
asientos son importados
Diferentes asientos que se ingresan:
Ingreso de asientos en una lnea: para cada asiento se debe indicar el da del mes, las
cuentas contables al Debe y al Haber de acuerdo a lo definido en el Plan de Cuentas, una
descripcin para identificar al Asiento, el cdigo de la moneda en la cual se va a ingresar el
asiento de acuerdo a la tabla de monedas, el monto Total del asiento con I.V.A incluido, el
cdigo de I.V.A con el cual est gravado el asiento para que el sistema realice el desglose e
imputacin automtico del impuesto, el tipo de cambio del asiento, y el libro al que se
imputa el mismo. Cada lnea representar un asiento para aquellos en los cuales
intervienen dos cuentas y eventualmente una tercera que es de I.V.A.
Ingreso de asientos en ms de una lnea: para aquellos asientos que poseen ms de una
Cuenta Contable al Debe o al Haber, se deben ingresar tantas lneas como cuentas
contables intervengan en el asiento, ingresando las cuentas al debe con sus montos y
dejando el campo de cuenta al haber en blanco y luego de manera inversa para las cuentas
del haber. Dichas lneas pueden estar ingresadas en distintas monedas, pero deben ser del
mismo da, descripcin y libro para que el sistema las agrupe como un nico asiento.
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Ingreso de asientos con distintas leyendas: el sistema prev que aquellos asientos con ms
de una lnea puedan ser ingresados con distintas leyendas para cada una de las cuentas
contables que lo integran, para ello dentro de los Parmetros de la Empresa existe una
opcin denominada distintas leyendas, la cual agrega una columna ms dentro del ingreso
de asientos, la cual se utilizar para indicar que lneas pertenecen a un mismo asiento,
ingresando en dicha columna un carcter idntico para todas ellas y diferente para cada
uno de los asientos del da.
Ingreso de asientos con vencimiento: para indicarle un vencimiento a un asiento en el cual
por ejemplo se esta ingresando un Cheque Diferido, dentro de la descripcin se debe digitar
la fecha de Vencimiento en el formato DD/MM/AA.
Lotes de asientos
Los Lotes de Asientos son planillas con igual estructura que las planillas de ingreso de
asientos, con la diferencia que los movimientos ingresados en los Lotes no son tomados en
cuenta para los informes contables. El usuario es el que indica el nombre del lote para
luego poder agregar los asientos del lote a todos los meses que desee.
Se utilizan por:
Seguridad y Control. Si distintos usuarios trabajan con una misma empresa,
cada uno puede ingresar los asientos en su lote y recin cuando los haya
validado integrarlos a la carpeta de asientos contables
Multiusuario. Cuando dos o mas usuarios pretenden ingresar datos en el
mismo mes en la misma empresa, Conty ofrece automticamente una carpeta
auxiliar para ingresar su lote de asientos
MODELOS DE ASIENTOS
ASIENTOS AUTOMTICOS
Diferencias de cambio
La generacin de Diferencias de Cambio en forma automtica permiten que el sistema
calcule y grabe dentro del mes correspondiente, las
diferencias de cambio adecuadas a aquellas cuentas del
plan de cuentas que se les haya indicado que se realice el
clculo, a los efectos de ajustar las mismas a cualquiera
de las monedas definidas en la tabla de monedas.
Para acceder a esta carpeta, seleccione Men Empresa
Asientos Automticos Diferencia de Cambio
Se debe verificar que se haya definido adecuadamente en la carpeta:
CUENTA. Correctamente identificadas las cuentas que se desean ajustar y con
respecto a que moneda
MONEDA. Indicar en que cuenta se debita o acredita el resultado ganado o
perdido por concepto de diferencia de cambio
Asientos de resultados
El Asiento de Resultado permite que el sistema
calcule los saldos de todas las cuentas de Prdidas y
Ganancias generando un Asiento que cierre las
mismas y transfiera la diferencia entre ellas a la
cuenta de Resultado del Ejercicio.
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Para acceder a esta carpeta, seleccione Men Empresa Asientos Automticos
Resultados
Al calcular y generar el asiento de resultados Conty genera 3 asientos de forma automtica:
Las cuentas diferenciales con saldo deudor (Perdidas)
Las cuentas diferenciales con saldo acreedor (ganancias)
La diferencia entre las perdidas y ganancias se imputa a la cuenta de
Resultado del ejercicio (patrimonio)
Este asiento no es incluido automticamente en la contabilidad sino que se genera un Lote
de asiento, el cual luego de su verificacin y/o modificacin podr ser integrado a la
contabilidad
EMISIN DE INFORMES
DESTINO DEL INFORME
POR PANTALLA.
Comandos
Ir al asiento. (Subdiario,
Diario, Mayores)
Permite no solo consultarlo
sino tambin modificarlo si se detecta un error de imputacin
Imprimir
Permite emitir el informe
visualizado en pantalla hacia
vista previa sin necesidad de emitir el informe nuevamente
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Actualizar.
En el caso de haber ingresado
nuevos datos en la empresa, ose
hayan realizado modificaciones o
correcciones
Cerrar
Cierra la solapa del informe que
se esta visualizando
Ir al Mayor (Balance)
Se puede visualizar el mayor que
genera el saldo de la cuenta
seleccionada
Graficar (Balance)
Los comandos de Detallar y
Resumir (botn derecho sobre
sector seleccionado), permite
detallar el saldo de una cuenta, en las cuentas de niveles inferiores
POR IMPRESORA
Enva directamente el informe a la impresora predeterminada
A PLANILLA ELECTRNICA, BASE DE DATOS O TEXTO
A GRAFICA
Subdiarios
Conty brinda la posibilidad de que el usuario defina
los distintos subdiarios o libros auxiliares, y no solo
podr emitir los mismos, sino que Conty adems
generara automticamente los asientos de resumen
correspondientes
Adems de los subdiarios definido en la carpeta
LIBRO, se presentan adems:
Caja ingreso y egreso. Muestra los
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se
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asientos de todos los subdiarios definidos del tipo Ingreso y Egreso en un
mismo informe.
Permite emitir una planilla de caja para aquellas empresas que no poseen contabilidad
suficiente
Caja con saldo. Desglosa los montos netos y de impuestos de cada asiento
Libros diarios
Los Libros Diarios pueden ser emitidos en los
siguientes formatos:
Diario Analtico. Muestra un asiento
por cada comprobante
Diario resumido por da. Agrupa a
todos los asientos imputados a
subdiarios, en un asiento de resumen
por da y por subdiario
1) Partida doble
2) Resumen de cada subdiario
3) ltimos de partida doble
Diario resumido por mes. La agrupacin se realiza por mes
Detalle de operaciones. Las mismas caractersticas que el analtico, pero con
un formato mas compacto
Libros mayores
El Libro Mayor se puede emitir en los siguientes formatos:
Mayor analtico. Dentro de cada cuenta, un
asiento por cada comprobante o asiento
ingresado
Mayor resumido por da. Agrupa a todos los
asientos imputados a subdiarios, en un asiento
de resumen por da y por subdiario
1) Partida doble
2) Resumen de cada subdiario
3) ltimos de partida doble
Mayor resumido por mes. La agrupacin se realiza por mes
Estados de cuenta. Emite un informe similar al analtico, pero con diferente
diseo de impresin (formato de estado de cuenta comercial)
Vencimiento por fecha. Considera en la emisin solo a aquellos asientos en
los cuales se ha ingresado una fecha de vencimiento, y ordena a los asientos
por dicha fecha.(el rango es el de los vencimientos y no el de pasado el
asiento)
Mayores por cliente y proveedores. Es similar al estado de cuenta. Permite
emitir los estados de cuenta para los clientes y proveedores en forma
automtica
Balances y Balancetes
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Balance 4 columnas. Distribuye los saldos de las cuentas en las columnas de
Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias.
Nmeros y saldos. Detalla para cada cuenta, el total de dbitos y el total de
crditos
Movimientos y saldos. Muestra el saldo inicial de las cuenta hasta antes del
periodo solicitado, los dbitos y crdito de cada cuenta en el periodo, y el
saldo final de cada cuenta
Balance 8 columnas. Muestra los dbitos y crditos del periodo para cada
cuenta, los saldos deudores y acreedores, y los saldos distribuidos entre las
columnas de Activo, Pasivo, Perdidas y Ganancias
Totales por grupos. Totaliza los dbitos y crditos de todas las cuentas que
integran un grupo y calcula el saldo total
Ingresos y egresos. Para aquellas empresas sin contabilidad suficiente,
totalizar las contra cuentas de los asientos de ingreso y egresos
Balance por clientes y proveedores. Saldos de clientes y proveedores
ESTADISTICAS
una
y
esta,
HERRAMIENTAS
Respaldar empresa
Tiene por finalidad la creacin de copias de
los datos de la empresa, como medida de
precaucion y seguridad frente a posibles
daos en la informacin almacenada
El sistema para brindarle una seguridad
completa tambin permite que los mismos se
realicen con clave de encriptacin a los
efectos que pueda ser recuperado por
usuarios o personas no autorizadas, como
tambin permite comprimir la informacin y
utilizar menos espacio en los disquetes o el medio magntico que se utilice.
Recuperar empresa
El proceso de recuperacin de datos copia los datos respaldados por el proceso anterior
dentro del directorio donde se encuentran los datos de la empresa, dicho proceso se utiliza
para restablecer la informacin luego de solucionado un desastre o cuando se desea
incorporar la informacin de otro computador.
Consolidacin de empresas
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Memory Conty
Muchas empresas debido a su estructura comercial
deben dividir su contabilidad por sector, sucursal u
alguna otra causa, eso hace que la contabilidad de
la empresa se encuentre dividida en varias
empresas pero a los efectos fiscales y totales de la
empresa la informacin debe encontrarse
consolidada en una empresa. Por esto el sistema
posee el proceso de Consolidacin de Empresas que
permite agrupar todos los asientos de un periodo de
las empresas que indique el usuario en la empresa que se esta utilizando actualmente. Se
debe tener en cuenta antes de realizar una Consolidacin de Empresas que las mismas
deben poseer planes de cuentas, monedas, IVAS, libros y cotizaciones compartibles entre s.
Validar datos
Trabar y destrabar
Recodificacin de cuentas
El proceso de recodificacin de cuentas le permite al usuario el
poder realizar modificaciones en la definicin del plan de
cuentas sobre la marcha y aplicar dichas modificaciones a los
asientos ingresados. Dicho proceso permite recodificar varias
cuentas a la vez, traspasar ttulos en la estructura jerrquica y
agregar dgitos a las cuentas, pudiendo en todos los casos el
usuario realizar pruebas dentro del dilogo del proceso y realizar
el mismo para un periodo o para todos los asientos que se
encuentran en la empresa.
Renumerar asientos
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Memory Conty
USUARIOS
Definicin de usuarios
Cambio de usuario
La utilidad de cambio de usuarios que puede ser invocada con doble clic sobre la
identificacin del usuario de la barra de estado del sistema o desde el men de opciones
Empresa, permite que el sistema lo tome otro usuario para registrarse con su identificacin
y clave y as obtener los derechos que el mismo posee sobre el sistema sin necesidad de
salir y volver a entrar.
Registro de auditoria
Cada vez que un usuario ingresa a Conty, Memory registra la operacin realizada por el
usuario junto con la fecha y hora en la cual se realizo la misma
Esto permite conocer posteriormente las tareas que realizo cada uno de los usuarios,
emitiendo el informe de auditoria, seleccionando la opcin Auditoria del men Usuarios
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LAS ORGANIZACIONES
(1)
El vocablo hacienda es utilizado en esos textos con un significado mas comprensivo que el que le otorga la
Real Academia, dado que no solo denota a los bienes que forman su patrimonio sino al sujeto que lo posee y a
la serie de actos o hechos que configuran la gestin empresaria.
21
LA EMPRESA
(2)
Por supuesto que para que el computo de la ganancia o perdida tenga algn sentido, las sumas de dinero
inicial y final y el desgaste de los bienes deben estar medidos en moneda del mismo poder adquisitivo. La
existencia de procesos inflacionarios dificulta estas mediciones pues impone la necesidad de homogeneizar los
importes que estn expresados en monedas de poderes adquisitivos diversos.
22
23
a)
b)
c)
d)
As como fue posible una clasificacin de los recursos segn su grado de movilidad, es
factible efectuar tambin la siguiente clasificacin de las fuentes de financiacin:
a) fuentes transitorias: corresponde a las obligaciones que se contraen y cancelan en
periodos reducidos, normalmente por la adquisicin de mercaderas;
b) fuentes estables: corresponde a los aportes efectuados por los propietarios
originariamente y a travs de la reinversin de ganancias obtenidas en el pasado, as
como a los prstamos a largo plazo que pueden obtenerse para financiar en forma
global la adquisicin de varios bienes.
Debe aclararse que cuando una empresa ya est operando a ritmo normal se hace
imposible salvo en casos excepcionales- vincular los recursos con las fuentes de su
financiacin. En razn de ello, esta correlacin solo puede darse en trminos globales,
enunciando por ejemplo que la empresa ha financiado el 70% de sus recursos con prstamos
de terceros, el 10% con aportes de los propietarios y el 20% a travs de la reinversin de
ganancias.
Otra cuestin a sealar es que entre estas fuentes enunciadas conviene, a los efectos
del desarrollo posterior, distinguir las que son totalmente independientes de la empresa
(proveedores que venden a crdito, bancos y otras entidades financieras que prestan
dinero) de las que corresponden a los propietarios por sus aportes o por reinversin de
ganancias. Esta distincin entre la empresa y sus propietarios se observa ntidamente en el
caso de cualquiera de las formas jurdicas pluripersonales conocidas (sociedades annimas,
de responsabilidad limitada, colectivas y otras en que los socios aporten bienes) pero
probablemente aparezca menos clara cuando se trata del negocio de un nico dueo que es
el comerciante; en este ltimo caso, es necesario diferenciar el patrimonio que tal
comerciante afect al desarrollo de su negocio de sus bienes personales. De esta manera
podr evaluarse el rendimiento de ese negocio como una entidad distinta a su dueo.
La aclaracin precedente es importante, pues como conclusin de esta seccin puede
expresarse que las fuentes de fondos con que la empresa adquiere los recursos necesarios
para ejecutar sus operaciones constituyen en su conjunto obligaciones de la empresa hacia
terceros y derechos de los propietarios sobre tales recursos. Para referirse a estos
derechos, en algunos textos, se prefiere considerar a los propietarios como terceros de
caractersticas especiales; esta concepcin no es demasiado correcta, pues crea la ficcin
de la existencia de obligaciones de la empresa hacia sus propietarios, lo que no responde ni
a la realidad econmica ni a la jurdica.
(3)
Hay excepciones a esta regla; por ejemplo, determinados prstamos de organismos internacionales de
crdito como el BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO deben ser aplicados a la realizacin de ciertas
inversiones especficas.
24
25
DEFINICIN DE COMERCIANTE
La ley reputa comerciantes a todos los individuos que, teniendo capacidad para contratar,
se haya inscripto con la matrcula de comerciantes y ejercen de cuenta propia actos de
comercio, haciendo de ello su profesin habitual.
SOCIEDADES
Habr sociedad comercial cuando dos o ms personas en forma organizada, conforme a uno
de los tipos previstos en la ley 16060 se obliguen a realizar aportes para aplicarlos a la
produccin e intercambio de bienes y servicios participando de los beneficios y soportando
las prdidas.
En la ley se define en su artculo 1 que Habr sociedad comercial cuando dos o ms
personas, fsicas o jurdicas, se obliguen a realizar aportes para aplicarlos al ejercicio de
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EL PATRIMONIO
En la empresa podemos encontrar: las cosas, los importes a cobrar y los importes a
pagar, reciben en conjunto la denominacin patrimonio.
Las cosas ingresan al negocio ya sea por el aporte del comerciante o por las compras
realizadas.
Los importes a cobrar, se originan en las ventas a crdito, es decir aquellas ventas
por las cuales el comerciante no recibe el precio correspondiente en el momento de
entregar las mercaderas, sino que, entre este momento y el de la recepcin del dinero,
media un periodo durante el cual, el comprador se constituye en deudor del comerciante.
Este, por lo tanto, tiene el derecho de cobrar el importe de su venta.
El origen de los importes a pagar esta a la inversa del caso anterior, en las compras a
crdito, aquellas por las cuales el comerciante no ha pagado el precio correspondiente sino
que, entre el momento de la recepcin de las mercaderas y la entrega del dinero, media
un periodo durante el cual el comerciante tiene la obligacin de pagarle a su proveedor,
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BIENES
DERECHOS
OBLIGACIONES
Bienes: Son las cosas que tienen una medida de valor y puede ser objeto de
propiedad. Agrega que los bienes corporales se dividen en: Bienes muebles: que son las
cosas que pueden transportarse de un lugar a otro ya sea por la voluntad del hombre como
las cosas inanimadas (objetos). Bienes inmuebles: son las cosas que no se pueden
transportar de un lugar a otro, como las tierras, las minas, los edificios.
Debemos aclarar que, para que un bien pueda tener una medida de valor, ser objeto
de propiedad, debe existir en cantidades limitadas.
Bienes de cambio: son aquellos adquiridos con el nimo de revenderlos a los efectos de
cubrir con la diferencia de precios, los gastos necesarios para mantener el negocio y
obtener una utilidad razonable.
Bienes de uso: son muebles, tiles, vehculos, edificios, etc. Necesarios para que el
comerciante pueda cumplir con sus tareas. No est para la venta.
Derechos: En la actividad comercial el derecho personal surge por lo general por las ventas
a crdito que se realizan. Varios de los clientes llevan mercaderas que pagan luego de un
plazo preestablecido. Son los que se conocen con el nombre de deudores. Tambin resultan
derechos de los adelantos de dinero o de los depsitos en Bancos.
Los derechos se agrupan en dos grandes clasificaciones:
a) Crdito simple: existe la factura, el nombre Deudores por ventas.
b) Crdito documentado: existe la factura y tambin un conforme, el nombre
Conformes a cobrar.
Obligaciones: Las compras y las ventas que realizan los comerciantes, son contratos en los
cuales una persona se obliga a dar mercaderas (venderlas) y otra se obliga a dar dinero
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La distincin
Las causas de las variaciones en el patrimonio son las operaciones comerciales, es
decir los hechos con contenido econmico, ejecutados por el administrador.
Entre la profusa actividad que desarrolla el comerciante durante su gestin, realiza
acciones muchas de las cuales tienen incidencia en el patrimonio, aunque otras no.
Segn tengan o no esa caracterstica se distingue entre hechos econmicos y actos
administrativos.
Los hechos econmicos, son los que tienen un contenido econmico; importan una
variacin en la especie, o en el valor, en la cantidad o en la situacin jurdica de los bienes
de la hacienda.
Los actos administrativos carecen del aspecto econmico, no alteran los
elementos constitutivos del patrimonio, pero son igualmente necesarios para preparar y
asegurar el cumplimiento de los hechos econmicos o para controlarlos.
De esta manera, la contratacin de personal constituye un acto administrativo,
pero el pago de los sueldos es un hecho econmico; la decisin de comprar una mquina de
escribir es un acto administrativo, pero su compra constituye un hecho econmico.
Entre las operaciones comerciales ms comunes citamos las compras, las ventas, los pagos,
la cobranza, etc. A todas estas operaciones que tienen incidencia en el patrimonio, se les
denomina hechos econmicos. En consecuencia el patrimonio se encuentra en constante
movimiento por la incidencia de los hechos econmicos.
(1)
Crs Pavese-Faraco-Varela
29
del
Mixto
Variacin cuali - cuantitativa
del patrimonio
Modificativo
Variacin cuantitativa del
Patrimonio neto
Aumento
capital
Ganancia
Disminucin
capital
Prdida
de
de
Los hechos permutativos son aquellos a causa de los cuales vara la calidad del
patrimonio exclusivamente, la forma en que est constituido. En cambio en los hechos
modificativos varia la cantidad del capital, existe un aumento o una disminucin del
patrimonio neto.
Mientras que por el hecho permutativo el capital permanece invariado, por el
modificativo aumenta, obtenindose una ganancia o disminuye, producindose una prdida.
PLAN DE CUENTAS
Las cuentas pueden ser utilizadas sin ningn plan determinado, creando las que sean
necesarias en la medida que se vayan realizando las operaciones comerciales.
Sin embargo, los objetivos contables obligan a esbozar, antes de las registraciones
contables, un plan de rubros o cuentas que ofrecen numerosas ventajas prcticas. Con este
propsito es necesario realizar un estudio profundo de la empresa, de la naturaleza de su
activo y pasivo y una clasificacin minuciosa de sus gastos y sus ingresos.
Plan de cuentas: Es un ordenamiento metdico de todas las cuentas de las que se sirve el
procesamiento contable para lograr sus fines.
Manual de cuentas: Es un plan de cuentas con explicaciones e instrucciones para su uso.
La finalidad de disponer de un plan de cuentas y su correspondiente manual es facilitar_
La tarea de preparacin de informacin contable
Las tareas de control
La imputacin contable en los asientos
En su preparacin deben considerarse los siguientes aspectos:
1. Relacionados a la organizacin
Actividad desarrollada por la organizacin
Naturaleza jurdica
Tamao
2. Relacionados a la informacin requerida
Tipos de informes que desean preparar
Grado de anlisis de la informacin
3. Relacionados a procesamiento contable
Diario nico o diario mltiple
Medios disponibles para el procesamiento
CODIFICACIN
Codificar un plan de cuentas es asignarle cdigos (letras o nmeros) a las cuentas
que la integran. Facilita el procesamiento de la informacin.
Existen distintos sistemas:
ALFABTICO: asigna cdigos utilizando una o varias letras.
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LOS COMPROBANTES
La actividad comercial como tal, da origen a una relacin entre dos partes que
reciben y se obligan a dar algo. De acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el
comercio y con las disposiciones legales que existen al respecto, dicha actividad o relacin
genera comprobantes que se extienden por escrito y en los que se deja constancia de la
misma. Se los conoce como documentos comerciales. Estos contienen informacin tanto
de hechos econmicos como de actos administrativos. Los hechos econmicos son aquellos
que modifican el patrimonio de la empresa, siendo considerados por la Contabilidad y
registrados en los libros correspondientes. Los actos administrativos no tienen un contenido
econmico que afecte el patrimonio de la empresa (en su cantidad, prdidas o ganancias, o
cualidad).
Luego de efectuada la registracin de los comprobantes, se da curso a su tramitacin
y archivo, lo que debe hacerse en forma ordenada, conservndolos en buenas condiciones y
fundamentalmente facilitando acceso a cada uno de ellos en la forma ms rpida posible.
Todo empresario est obligado por la ley a llevar la Contabilidad de su negocio y a
registrar en ella todas sus operaciones, nica manera de comprobar como administra su
capital y el de sus acreedores y las obligaciones que se generan con el Estado, las cuales se
constituyen as en fuente de recursos fiscales.
La funcin de la Tenedura de Libros es historiar la actividad de la empresa, basada
en la documentacin comercial, y es as que aparece la importancia de los comprobantes
que hacen posible el control sobre la funcin mencionada.
FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES
Entre las funciones caractersticas de los comprobantes se destacan las siguientes:
1. Proporcionar los datos de las operaciones para proceder a su registracin.
2. Permitir establecer la relacin jurdica entre las partes intervinientes, marcando los
derechos y obligaciones de cada una de ellas.
3. Constituir el medio de prueba de las operaciones, teniendo validez las registraciones
en los libros en funcin de la existencia y veracidad de los mismos.
4. Constituir un elemento fundamental para el control posterior y respaldar las
registraciones en los procedimientos que aplica el Estado para sus funciones de
recepcin y fiscalizacin de impuestos.
Los comprobantes, por su parte, son formularios pre-impresos, diseados de forma tal
que puedan resear todos los datos de cada tipo de operacin en particular.
DOCUMENTOS
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32
LIBROS DE COMERCIO
El Cdigo de Comercio en su artculo 54 establece que todo comerciante est obligado a
tener libros de registro de su contabilidad y de su correspondencia mercantil. El nmero y
forma de esos libros queda enteramente librado al arbitrio del comerciante, con tal que sea
regular y lleve los libros que la ley seala como indispensables. Asimismo seala en el
artculo 55 que los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente son los
siguientes:
Libro Diario
Libro Inventario
Libro Copiador de Cartas
Segn el artculo 56 En el Libro Diario se asentarn da por da, y segn el orden que se
vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante...
En el libro Inventarios, segn el artculo 59, se abrir con la descripcin exacta del dinero,
bienes, muebles y races, crditos y otra cualquier especie de valores que formen el capital
al tiempo de empezar su giro. Despus formar todo comerciante entre los tres primeros
meses de cada ao, y se extender en el mismo libro, el balance general de su giro,
comprendiendo en l todos sus bienes, crditos y acciones as como todas sus deudas y
obligaciones pendientes en la fecha de balance, sin reserva ni omisin alguna. Los
inventarios y balances generales se firmarn por todos los interesados en el
establecimiento, que se hallen presentes al momento de su formacin..
En el libro Copiador, segn el artculo 63, trasladarn los comerciantes ntegramente y a la
letra las cartas que escribieren relativas a su comercio. Estn asimismo obligados a
conservar en legajo y en buen orden todas las cartas que reciben con relacin a sus
negociaciones, anotando al dorso la fecha en que se contestaron, o haciendo constar en la
misma forma que no dieron contestacin.
En la actualidad el Registro Pblico y General de Comercio acepta la contabilidad por
sistema computacional, que debe ser presentado ante este Registro en un plazo de 120 das
a contar de la fecha de cierre de balance, debidamente cosidas todas las hojas, y en el
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DECRETO 540/1991
Artculo 1)- Las sociedades comerciales podrn reemplazar los libros Diarios e Inventario
previstos por el artculo 55 del Cdigo de Comercio, por hojas mviles pre o post numeradas
correlativamente.
Autorizase el empleo de fichas microfilmadas que contendrn las hojas mviles referidas en
el inicio anterior.
Artculo 2)- En los casos previstos en el inicio 1 del artculo anterior, una vez realizadas las
registraciones, las Sociedades Comerciales presentarn ante el Registro Pblico de
Comercio, a efectos de su intervencin, las hojas mviles referidas, encuadernadas en
piezas que contendrn mil folios como mximo.
Artculo 3)- La intervencin del Registro Pblico de Comercio quedar formalizada en el
ltimo folio encuadernado, el cual deber contener los siguientes datos: denominacin de
la sociedad, nombre del libro, cantidad de folios y numeracin de los mismos, lugar y fecha
de presentacin ante el Registro Pblico de Comercio.
Si se utilizaren las fichas microfilmadas referidas en el artculo 1, la intervencin del
Registro Pblico de Comercio ser por sistema de perforacin en cada una de ellas,
indicando la fecha de la misma.
Artculo 4)- La presentacin de los documentos ante el Registro Pblico de Comercio para
su intervencin, deber realizarse por lo menos una vez al ao, en el menor de los plazos
siguientes: dentro de los treinta das siguientes a la aprobacin de los estados contables por
parte de los socios o accionistas, de conformidad con lo dispuesto por el artculo 97 de la
ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989, o dentro de los doscientos diez das siguientes al
cierre del ejercicio social.
Si la presentacin se realizara vencido el plazo que corresponda, se presumir que se
terminaron de elaborar los registros contables del periodo que se presenta, en la fecha
establecida por la intervencin del Registro Pblico de Comercio.
Artculo 5)- Las Sociedades Comerciales podrn igualmente sustituir el libro Copiador de
Cartas por la conservacin y archivo de la correspondencia enviada, en orden progresivo de
fecha, con iguales requisitos de intervencin que los previstos en los artculos anteriores
para las hojas mviles pre o post numeradas correlativamente.
Artculo 6)- Los asientos contenidos en las hojas mviles numeradas correlativamente, as
como la conservacin y archivo de la correspondencia enviada en orden progresivo de
fechas, en la medida que hayan sido intervenidos por el Registro Pblico de Comercio, de
conformidad con lo dispuesto por los artculos que anteceden, tendrn la misma eficacia
probatoria que los libros de comercio y los dems efectos de la tenedura regular de libros,
de conformidad con la disposicin del Cdigo de Comercio.
Artculo 7)- Las normas contenidas en el presente decreto entrarn en vigencia para
aquellos ejercicios iniciados a partir de la vigencia de la ley 16.060 de 4 de setiembre de
1989.
Artculo 8)- Aquellas sociedades para las cuales haya vencido el plazo establecido por el
artculo 4 dispondrn de ciento veinte das contados a partir de la publicacin del
presente decreto, para regularizar la situacin de sus registros contables.
Artculo 9)- Derogase el decreto 104/991 de 27 de febrero de 1991.
ESTADOS CONTABLES
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ACTIVO
PASIVO Y PATRIMONIO
Caja
..................... 6.000
Mercaderas .................. 6.000
12.000
Deudores por Ventas ..... . 700
Conformes a Cobrar ........ 500
Total
13.200
1.200 Total
Activo 13.200
Pasivo
11.200
Patrimonio
BALANCE GENERAL
Finalidad del balance: El Balance General es un conjunto de procedimientos que se
ejecutan al trmino del ejercicio econmico de la empresa con la finalidad de determinar
con la mayor exactitud la situacin patrimonial de ese momento y los resultados obtenidos
durante el periodo as como las causas que los originaron. Es en cierto sentido la
culminacin natural de todo el proceso de registracin contable que permite extraer
conclusiones sobre la gestin del comerciante.
El balance trasciende al inters del propio comerciante. Tan interesados como l estn
quienes le conceden apoyo financiero, bancos y acreedores que mediante el estudio del
balance tendrn elementos que permitirn juzgar el nivel de riesgo de sus crditos.
El balance es tambin de gran importancia fiscal ya que constituye el documento bsico
para la liquidacin de ciertos impuestos que gravan al patrimonio o las ventas de la
empresa. Pero por sobre todas las cosas es el comerciante quien recoger los mejores
beneficios de la contabilidad y de la formulacin del balance general, no solo sacando
conclusiones histricas de carcter retrospectivo, sino tambin aprovechando la
informacin de la experiencia vivida para proyectar las acciones futuras, adecuando la
poltica de la empresa en materia de compras, ventas, produccin, etc. A estos efectos del
mejor logro de sus objetivos.
Fecha del Balance: El artculo 59 del Cdigo de Comercio, determina que los balances
generales deben realizarse una vez al ao, es decir que se refiere a la peridiocidad pero
nada establece respecto del momento o fecha en que deban formularse dentro del periodo.
Por lo tanto queda librado al criterio del comerciante la fijacin de la fecha, la que una vez
determinada debe mantenerse a travs de los ejercicios posteriores, con la finalidad de
hacer vlida la comparacin de resultados. Tngase presente que las conclusiones que se
extraen de un balance, no se reduce, exclusivamente al estudio de los resultados del
periodo que abarca, sino que tambin se compara con anteriores para establecer una
tendencia.
A efectos de determinar el momento ms conveniente para realizar el balance deben
distinguirse dos tipos de empresas:
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ANEXO
REGISTRACIONES.
Las registraciones que se hacen en los libros de contabilidad se clasifican en los siguientes
grupos:
ASIENTO DE APERTURA DE LIBROS
El asiento de apertura de libros, o de iniciacin de actividades, es realizado al comenzar
sus actividades la empresa, registrndose el aporte inicial del titular o los titulares de la
misma.
ASIENTOS DE OPERACIONES DE GESTION
Consisten en la registracin de todos los hechos econmicos que ocurren en la empresa
durante el ejercicio. Las operaciones de gestin dan lugar a asientos en el Libro Diario y su
posterior pasaje al Libro Mayor.
Los asientos tienen por objeto registrar las variaciones que se producen en la composicin y
los valores de los diferentes rubros del Activo, Pasivo y del Patrimonio.
ASIENTOS DE AJUSTE
Ajuste es un procedimiento de tenedura de libros, que busca adecuar la contabilidad a la
realidad y al ejercicio econmico considerado.
La finalidad de los ajustes es verificar que los saldos contables sean correctos.
Se realiza un proceso de anlisis de cada una de las cuentas para determinar el saldo con el
cual deben figurar los Estados Contables, a efectos de reflejar la verdadera situacin
econmica y financiera de la empresa.
ASIENTOS DE RESULTADOS.
Al finalizar el ejercicio econmico, es necesario determinar el resultado del ejercicio, el
cual puede arrojar ganancia o prdida.
Para ello se cierran todas las cuentas diferenciales de resultados. El procedimiento sera el
siguiente:
1. Se cierran todas las cuentas diferenciales de prdida (Saldo Deudor), acreditando las
mismas y debitando una cuenta diferencial transitoria denominada: Prdidas y
Ganancias.
Prdidas y Ganancias
Cuentas diferenciales de Prdidas
Costo de Ventas
Descuentos concedidos
Alquileres perdidos
Intereses perdidos
Etc.
2. Se cierran todas las cuentas diferenciales de ganancia (Saldo Acreedor) debitando las
mismas y acreditando la cuenta diferencial transitoria Prdidas y Ganancias.
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DIARIOS MLTIPLES.
El sistema de registracin utilizado hasta ahora se llama sistema de registracin directa; y
consiste en anotar todas las operaciones segn su orden cronolgico, en el Libro Diario, que
recibe el nombre de Diario nico.
El crecimiento del volumen de operaciones de una empresa obliga a sustituir la registracin
directa por un sistema de registracin centralizada. La introduccin de este sistema se basa
e las siguientes constataciones:
a) muchas de las operaciones de las empresas son de carcter homogneo;
b) debitar y acreditar una cuenta en varias partidas tiene el mismo efecto contable que
debitarla o acreditarla una sola vez, por la suma de todas esas partidas.
Las transacciones realizadas por una empresa pueden clasificarse en repetitivas y no
repetitivas; por ejemplo, las ventas a crdito, las compras a crdito, las cobranzas, los
pagos, son hechos repetitivos.
Para simplificar su manejo contable, cada empresa establece un registro cronolgico para
cada grupo homogneo de operaciones cuyo volumen justifique las anotaciones en un
registro especial. Por lo tanto, registrar todas las ventas a crdito en un Diario auxiliar
llamado libro Ventas; todas las compras en otro Diario Auxiliar, llamado Libro Compras, etc.
Estos Libros Auxiliares, al igual que el Libro Diario, son registros de primera entrada, ya
que a los efectos econmicos de las operaciones de la empresa son anotados, en primer
trmino, en estos registros cronolgicos. Peridicamente, una vez al mes, las anotaciones
efectuadas el los Libros Auxiliares son incluidas en el Libro Diario Principal, por medio de
asientos de resumen.
Cuando la empresa utiliza este sistema, slo registra en el Libro Diario principal, los
asientos de resumen y los hechos que no tienen el carcter de repetitivos.
Diarios Auxiliares.
La determinacin de los Libros Diarios Auxiliares que integran el sistema contable de una
empresa, depende bsicamente del volumen mensual de cada tipo de operaciones y de las
posibilidades de dividir el trabajo contable.
Los Diarios Auxiliares ms utilizados son:
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HECHOS ECONOMICOS
Boleta de Ventas
Recibo de Cobranza
Notas de Crdito Bancario
Bol. Deposito Cheque Diferido
Devoluciones Contado (Asiento Al Revs)
Boleta de Compra
Recibos de Pagos
Notas de Debito Bancario
Boletas de Depsitos Bancarios
Bol. Dev. Contado Compra (Asiento Al Revs)
Facturas Crdito Ventas
Nota de Crdito Ventas(Asiento Restando)
Notas de Debito Ventas
Facturas de Crdito Compras
Notas de Debito Compras
Notas de Crdito Compras(Asiento Restando)
Comprobantes De Inicio
Conformes
Costos
ACTIVO
PASIVO
NOMBRE
L. AUXILIARES
INGRESO
DE FONDOS
EGRESO DE
FONDOS
COMPRAS
PRINCIPAL
PATRIMONIO
D
V
C
P
VENTAS
GANANCIA
D
PERDIDA
Caja
Proveedores Capital
Ventas
Costos
Bancos
Acreedores
(3111)
Ganancias
(5401)
Mercadera
Prestamos a
Intereses
Gastos
Deudores
Pagar
Ganados
Intereses
Muebles Y
Desc.
Perdidos
tiles
Obtenidos
Desc.
Maquinaria
Concedidos
Documentos A
Cobrar
Inmueble
Materia Prima
Prod.Elaborados
ASISENTOS MODELOS
VENTAS
COMPRAS
Banco/Caja/Deud./Doc. Cobrar
Mercadera 11411/ Mat. Prima
Ventas 4101/4102
Caja / Bancos / Acreedores
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