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4.2
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
POLTICA MEDIOAMBIENTAL
PLANIFICACIN
Aspectos medioambientales.
Requisitos legales y otros requisitos.
Objetivos y Metas y Programa de gestin ambiental.
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
IMPLANTACIN Y FUNCIONAMIENTO
Estructura y responsabilidades.
Formacin, sensibilizacin y competencia profesional.
Comunicacin.
Documentacin del sistema.
Control de la documentacin.
Control operacional.
Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
4.5
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.6
UNE-EN
ISO 14001
4.2.
Mejora continua.
PASOS NECESARIOS
1.
La difusin externa puede ser tan extensa como la empresa decida. Algunas
empresas editan una publicacin de dicha poltica que luego distribuyen
voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden en
comunicaciones ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan su
pgina Internet para asegurarse una mayor accesibilidad.
UNE-EN
ISO 14001
4.3.
UNE-EN
ISO 14001
4.3.1
3.2.3. Planificacin
ASPECTOS AMBIENTALES
4.3.1 Aspectos ambientales
PASOS NECESARIOS
Identificacin de los Aspectos Medioambientales
1.
POSIBILIDADES
Fuentes de Informacin
Medioambientales
para
la
Identificacin
de
los
Aspectos
Registros de produccin.
Registros de incidentes o accidentes
medioambientales.
Registros de cantidades de residuos
peligrosos generados.
Certificados de destruccin de residuos.
Recibos de retirada de residuos slidos.
Facturas de la retirada de residuos.
Analtica de vertidos, emisiones e
inmisiones.
Medidas de la contaminacin sonora.
Registros de distribucin de los productos.
Registros de quejas de clientes, vecinos,
partes interesadas, etc.
Cualitativos.
Cuantitativos.
Semicuantitativos.
Adems, aquellas empresas que por ley posean una Evaluacin de Impacto
Medioambiental (EIA), fruto del cumplimiento de un requisito legal
aplicable, podrn utilizarla tambin como fuente de informacin til
sobre la identificacin y evaluacin de los aspectos medioambientales.
Para eso se necesita tener en cuenta las diferencias de concepto entre
una EIA conforme a la ley y el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001.
UNE-EN
ISO 14001
4.3.2
requisitos
PASOS NECESARIOS
1.
3. El procedimiento no debe dejar a un lado una parte esencial del requisito que
es la actualizacin de la informacin, la cual deber realizarse de manera
peridica. Dicha periodicidad deber decidirse en funcin de la disponibilidad
de datos y de la frecuencia de cambio de los requisitos aplicables, para que sea
suficiente para garantizar el conocimiento del marco legal de referencia.
4. Para cerrar el ciclo el procedimiento podra incluir o referenciar cmo se van a
comunicar los requisitos legales identificados a los responsables de su
cumplimiento.
POSIBILIDADES
UNE-EN
ISO 14001
4.3.1
PASOS NECESARIOS
1.
2. Sin embargo para establecer los objetivos la empresa tambin puede tener en
consideracin informacin importante no para el medio ambiente pero s para
la empresa como son:
CONSEJOS
EVOLUCIN DE LA ACTITUD DE
GESTIN MEDIOAMBIENTAL
ESTRATEGIA
INDIFERENCIA
DEFENSIVA
PREVENTIVA
PRODUCTOS
EMPRESA
CLIENTE
UNE-EN
ISO 14001
MARKETING
2. Una vez decidido las distintas acciones necesarias, se deben buscar dentro de
los recursos disponibles a las personas ms apropiadas para que se
responsabilicen de cada tarea o para que la ejecute. Habr que reflexionar
acerca de la necesidad de ayuda externa, tanto en cuanto a recursos como a
inversiones en adquisiciones necesarias, formacin, etc., y por tanto asignar los
medios para cubrir dichas necesidades.
3. El siguiente paso ser estimar el tiempo necesario para que se alcancen los
objetivos y las metas planificadas, estableciendo el calendario gradual de
actuacin. Estas decisiones pueden estar muy condicionadas por el paso
anterior.
4. Todo lo decidido hasta el momento deber documentarse, aprobarse por los
responsables de su elaboracin, pensemos que la firma en este documento
compromete a asignar los recursos y a hacer todo lo posible para alcanzar los
plazos.
5. Adems deber darse a conocer a todos los niveles implicados en su
realizacin e incluso, puede ser necesario en aquellos niveles no implicados
directamente en su realizacin pero cuyas actividades puedan tener influencia
en su cumplimiento.
6. Es necesario que se adecuen e incluyan en el programa los cambios que se
realicen en cuanto al desarrollo de nuevos productos, ampliacin de actividades
o modificacin de los procesos que hagan referencia a alguno de los proyectos
incluidos en el programa, para asegurar que se aplica la gestin medioambiental
a ellos. Normalmente los nuevos proyectos representan una oportunidad de
utilizar nuevas tcnicas o prcticas con menor efecto medioambiental.
POSIBILIDADES
El contenido del programa medioambiental puede ser el siguiente:
FUNCIONES DE GESTIN
MEDIOAMBIENTAL
D
G
E
N
E
R
A
L
DT
T
E
C
N
I
C
O
C
O
M
P
R
A
S
P
R
O
D
U
C
C
I
O
N
C
A
L
I
D
A
D
M.
A
M
B
I
E
N
T
E
C
O
M
E
R
C
I
A
L
F
I
N
A
N
Z
A
S
R.
H
U
M
A
N
O
S
Poltica M.A.
Objetivos y Metas
Programa
**
**
**
**
**
**
**
**
**
Documentacin
Revisin Sistema
Control operacional
Acciones correctoras
Auditoras
Comunicacin externa
Formacin
Comunicacin interna
Identificacin de aspectos
medioambientales
D
D
* No tiene porque existir en todas las reas a la vez. Siempre en relacin con una
mejora continua (Ver definicin UNE-EN-ISO 14001).
** En funcin de objetivos y proyectos relativos a nuevos desarrollos, productos,
etc.
UNE-EN
ISO 14001
4.4.2
El representante de la direccin.
6. Adems de este proceso descrito, no debe dejarse sin cubrir las necesidades de
formacin para el personal de nueva incorporacin, que, si bien puede
poseer toda la formacin acadmica y experiencia necesaria, desconocer la
estructura del sistema y sus implicaciones para el desarrollo de sus futuras
funciones.
POSIBILIDADES
UNE-EN
ISO 14001
4.4.3
COMUNICACIN
4.4.3 Comunicacin
En relacin con los aspectos medioambientales y el Sistema de Gestin
Medioambiental, la organizacin debe establecer y mantener al da
procedimientos para:
a) La comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la
organizacin.
b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes
interesadas externas.
La organizacin debe considerar procesos para comunicaciones externas en sus
aspectos medioambientales significativos y registrar las decisiones en ese
campo.
Comunicacin externa
Los pasos que hay que seguir para la comunicacin externa son los mismos que en
la comunicacin interna.
10. Los objetivos perseguidos por la comunicacin son:
11. El pblico objetivo est formado por las diferentes partes interesadas que
puedan solicitar informacin o aquellas otras a las que la empresa quiera
transmitrsela de forma voluntaria.
La norma ISO 14001 incluye una definicin de parte interesada segn la cual
cualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organizacin no puede
restringir el concepto a su voluntad.
Aunque no exclusivamente, se pueden identificar como partes interesadas a las
siguientes:
Grupos de presin.
Medios de comunicacin.
Inversores y accionistas.
Clientes.
Competidores.
Organizaciones empresariales.
Empleados.
Telfono de asistencia.
Revista de noticias.
UNE-EN
ISO 14001
4.4.4
Videos divulgativos.
Puede ser til tener previsto la comunicacin en situaciones de crisis para asegurarse, en
la medida de lo posible, de que se ofrecer una informacin suficiente llegado el
caso. Esta informacin se difundira tanto interna como externamente para
evitar especulaciones por falta de conocimiento.
Procedimiento
Los procedimientos son todas las acciones, recogidas por escrito y ordenadas
cronolgicamente, que se llevan a cabo para cumplir con una funcin especfica
de la empresa.
Obtener aprobacin.
Ejecutar
Controlar y revisar.
POSIBILIDADES
Diferencia entre documento y registro
No debe confundirse los documentos con los registros. Los registros son
el resultado de alguna actividad y quedan como una declaracin de los
hechos de un momento dado; por tanto, no pueden ser revisados. Los
documentos reemplazados o revisados pueden convertirse en registros.
Procedimientos e instrucciones
Se debe evaluar la necesidad de crear procedimientos especficos o de aprovechar la
documentacin ya existente. Bastara con incluir una simple referencia o modificar
la documentacin donde hiciera falta.
Objeto
Alcance
Responsabilidades
Desarrollo
Definiciones
Referencias
Documentacin anexa
Sistemas en paralelo
Sistemas integrados
Sistema de referencias
cruzadas
CONSEJOS
UNE-EN
ISO 14001
4.4.5
CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
4.4.5 Control de la documentacin
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos que permitan
controlar toda la documentacin requerida por esta Norma Internacional para
asegurar que:
a) pueda ser localizada;
b) sea examinada peridicamente, revisada cuando sea necesario y aprobada,
todo ello por personal autorizado;
c) las versiones actualizadas de los documentos apropiados estn disponibles
en todos los puntos donde se lleven a cabo operaciones fundamentales para
el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestin Medioambiental;
d) los documentos obsoletos se retiren rpidamente de todos los puntos de
uso o distribucin o se garantice de otra manera que no se haga de ellos un
uso inadecuado;
e) los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o para conservar
la informacin estn adecuadamente identificados.
La documentacin debe ser legible, fechada (incluidas las fechas de revisin) e
identificable con facilidad; conservada de manera ordenada y archivada por un
perodo especificado. Deben establecerse y mantener actualizados
procedimientos y responsabilidades relativos a la elaboracin y modificacin de
los distintos tipos de documentos.
UNE-EN
ISO 14001
4.4.6
CONTROL OPERACIONAL
4.4.6 Control operacional
La organizacin debe identificar aquellas operaciones y actividades que estn
asociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados,
conforme a su poltica, objetivos y metas. La organizacin debe planificar estas
actividades, incluido el mantenimiento, para asegurar que se efectan segn las
condiciones especificadas:
a) estableciendo y manteniendo al da procedimientos documentados para
cubrir situaciones en las que su ausencia podra llevar a desviaciones de la
poltica, los objetivos o las metas medioambientales;
b) estableciendo criterios operacionales en los procedimientos;
c) estableciendo y manteniendo al da procedimientos relativos a aspectos
medioambientales significativos identificables de los bienes y servicios
utilizados por la organizacin; y comunicando los procedimientos y
requisitos aplicables a los proveedores y subcontratistas.
garantizar la
PASOS NECESARIOS
17. Lo primero ser identificar cules son las actividades que van a ser objeto de
control operacional. Para ello, habr que considerar:
Poltica medioambiental.
Adems, habr que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto en
condiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales.
18. Despus habr que desarrollar la forma de ejecucin de dichas actividades,
incluyendo en stas los criterios de aceptacin y rechazo y documentarlos en el
sistema. Dichos criterios pueden ser.
19. El grado de control necesario depender en cada caso del tipo de actividades,
de los requisitos aplicables y, sobre todo, de los efectos potenciales de su falta
de cumplimiento.
20. Para establecer los criterios de aceptacin se podr emplear, bien la legislacin
medioambiental aplicable, bien otros criterios de eficacia propios de la empresa
(ej. mantenimiento preventivo), condiciones de control de procesos o criterios
de reduccin de impactos.
En esta fase -muy relacionada con la elaboracin de la documentacin- ser
necesario consultar a aquellas personas cuyo trabajo ser controlado para
asegurar la eficacia y el cumplimiento de lo documentado.
A la hora de decidir cundo debo documentar o no unas actividades de
control, la norma nos indica el siguiente criterio: "deben documentarse para
situaciones en las que la ausencia de tales instrucciones pudiera dar lugar a infracciones de la
poltica medioambiental".
21. Esto est ntimamente relacionado con la formacin del personal que debe
aplicar dichos procedimientos, ya que el nivel de detalle de su contenido vara
dependiendo de la formacin que posea.
22. Llegado a este punto, debemos implantar los procedimientos, es decir, que
dichas actividades se lleven a cabo tal y como se han previsto en la
documentacin.
23. Posteriormente, se lleva a cabo la comprobacin de que la actividad se ha
desarrollado conforme a lo planificado, incluyendo los mecanismos de control,
la frecuencia de los mismos y el responsable de su aplicacin.
A menudo, tambin se originan registros que recogen la informacin de los
resultados de dicha comprobacin.
24. Es importante sealar que el control operacional est muy ligado a:
Por tanto, es difcil distinguir, a menudo, qu actividades forman parte del control
operacional y cules del seguimiento y medicin.
ALCANCE
Adems, se tiene que tener en cuenta que tambin se deben incluir las
actividades realizadas por
los subcontratistas con incidencia
medioambiental (en lo que les afecte). La norma no pide una evaluacin a
los subcontratistas, pero s que cumplan con lo que la organizacin les exija,
especialmente, dentro de las instalaciones.
Para que esto sea as, la empresa tiene que comunicar a estos
subcontratistas cules son los procedimientos que les afectan.
POSIBILIDADES
Especificacin.
Criterios de aceptacin.
Frecuencia.
Mtodo de control.
Responsable.
CONSEJOS
Ejemplo:
Parmetros de los vertidos de agua residuales
El control operacional incluir todas las actividades necesarias para
llegar a conseguir unos determinados parmetros de vertido.
El seguimiento se referir a los ensayos para obtener datos fiables de
esos parmetros de vertido.
CONTROL
OPERACIONAL
Actividades anexas
Servicio mdico
Servicio de comidas
Planta depuradora
Servicio de limpieza
Oficinas, etc.
UNE-EN
ISO 14001
4.4.7
CONTROL
DE
PROCESOS
El control operacional sobre las actividades que realiza personal subcontratado es,
a menudo, origen de desviaciones del sistema; por tanto, es conveniente no slo
comunicarles los requisitos a cumplir sino tambin extender el control a la
comprobacin de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para esto resultan
tiles los mecanismos de evaluacin de proveedores y subcontratistas que puedan existir.
PLAN DE EMERGENCIAS
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para
identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, as
como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar
asociados a ellos.
La organizacin debe examinar y revisar cuando sea necesario, sus planes de
emergencia, y procedimientos de respuesta, en particular despus de que
ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
La organizacin tambin debe comprobar peridicamente tales procedimientos
cuando ello sea posible.
DEFINICIONES
Accidente
Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como
consecuencia de hechos inesperados, capaz de producir un dao.
Incidente
Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como
Suceso
incontrolado
de lainesperados,
actividad decapaz
una empresa,
tanto
consecuencia
de hechos
de producir
unprevisto
dao. como no,
capaz de producir algn tipo de perjuicio no catalogable como dao.
Riesgo
Posibilidad de que se produzca el suceso, con las consecuencias que conlleva.
Puede tener carcter cuantitativo o cualitativo.
El plan elaborado tendr que ser comunicado a todos los niveles con
el objetivo de que tanto el personal designado para tareas especficas
como cualquier otro trabajador conozca su existencia y se familiarice
con l.
POSIBILIDADES
Ejemplo:
En un plan de emergencia en materia de medio ambiente no slo
debe establecer sitemtica interna, sino contemplar la comunicacin
con los bomberos, con Responsabilidad Civil, con la depuradora de
agua, etc.
UNE-EN
ISO 14001
4.5
UNE-EN
ISO 14001
4.5.1
PASOS
Para ello, se deben seguir los siguientes puntos:
29. Decidir, en funcin de lo anteriormente indicado, las especificaciones que
hay que controlar.
30. Desarrollar la metodologa y documentar cmo se van a establecer las
medidas y el seguimiento de stas para cada especificacin existente.
Estos procedimientos debern contener: los responsables de su aplicacin, la
operativa y los aparatos utilizados si fueran necesarios. Para ello se debe tener en
cuenta, en el caso de los objetivos, que la forma de medirlos y evaluarlos sea
coherente con los indicadores seleccionados.
EL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL.
Incertidumbre
Valor numrico caracterstico de un instrumento o patrn de medidas
calculado en la calibracin, que caracteriza el grado de bondad para asegurar
cmo se ajusta esta medida con la realidad. Nos sirve para conocer su
idoneidad para determinadas aplicaciones.
Resolucin
Referida a un instrumento, es el mnimo intervalo existente entre dos
divisiones sucesivas de su escala de medida.
Trazabilidad
Propiedad del resultado de una medicin o de un patrn tal que pueda
relacionarse con referencias determinadas (generalmente, a patrones
nacionales o internacionales) por medio de una cadena ininterrumpida de
comparaciones teniendo todas las incertidumbres determinadas.
CONSEJOS
La tolerancia admitida.
UNE-EN
ISO 14001
4.5.3
Responsables de su ejecucin.
Puede existir, adems, requisitos particulares para cada equipo, como son:
Su exactitud y precisin.
Magnitud de medida.
Una vez implantada esta forma de actuar, la empresa tiene que estudiar los cambios
que se han originado en sus actuaciones debido a las acciones tomadas y decidir si
deben incluirse esas modificaciones en la documentacin de la empresa para que
estas prcticas se instauren de forma continua.
PASOS NECESARIOS
No conformidad
Una no conformidad se produce cuando no existe cumplimiento, es decir,
cuando la actuacin real se aparta de la ejecucin planificada del parte de sistema
o cuando no se alcanza el resultado que se esperaba.
35. Existen tres fuentes de no conformidades, ya que son tres las fuentes de
requisitos que hay que cumplir. stas son:
Ejemplo:
Ejemplo:
Pregunta: Se ha derramado un bidn de aceite. Cmo se considera
esta situacin?
Respuesta:
CONSEJOS
La descripcin de la no conformidad.
UNE-EN
ISO 14001
4.5.4
PASOS NECESARIOS
42. Lo primero es decidir cules son los registros que se van a generar. Para esto
tenemos dos ayudas importantes. Una es la norma ISO 14001, que nos pide,
como mnimo, los siguientes:
Auditoras medioambientales.
CONSEJOS
UNE-EN
ISO 14001
4.5.5
1.
La planificacin y
aumentan su homogeneidad,
permite la comparacin unas con otras.
Estn basadas en datos fiables y suficientes.
Garantizan un diagnstico real y completo.
50. Por ltimo todos los documentos originados (planes de auditora, informes)
debern controlarse segn los requisitos aplicables a los registros del sistema.
Se debe establecer un programa con las auditoras a realizar.
Dicho programa se establecer en funcin de la importancia medioambiental de las
reas a auditar e indicando los objetivos que dichas auditoras deben cumplir.
CONSEJOS
UNE-EN
ISO 14001
4.6
Esta revisin debe ser peridica y debe constituir un registro del Sistema de Gestin
Medioambiental.
Para la revisin de la adecuacin del sistema, es importante que se haga referencia,
al menos, a:
Los resultados
Medioambiental.
de
las
auditoras
del
Sistema
de
Gestin
PASOS NECESARIOS
La organizacin debe documentar quines y cmo van a llevar a cabo la revisin, as
como la periodicidad con la que se realizar.
51. Por tanto, lo primero es elegir el momento para llevarla a cabo. Esto puede
estar predeterminado, bien por la periodicidad especificada por la organizacin
en su documentacin, bien por la necesidad de realizar una revisin
extraordinaria.
Este momento ser establecido cuando se posea suficiente informacin para
garantizar la utilidad de la revisin.
Por tanto, antes de emprenderla, tendr que recopilarse toda la informacin
perteneciente a:
52. Todo ello tendr que ser analizado para conocer las tendencias y los
problemas detectados en el ciclo anterior. Esta tarea, normalmente, es
realizada por personal tcnico de la empresa, que despus trasladar la
informacin al representante de la direccin. Este, a su vez, informar a la
Direccin para que incluya los citados datos en la revisin. La revisin es el
momento en el que se examina, con la ayuda de los datos aportados, el sistema
en su conjunto con el objetivo de identificar sus carencias y mejorarlo, si es
necesario.
53. Una vez finalizada la revisin y tomadas las decisiones oportunas, se debe
formalizar su registro, teniendo en cuenta que en ste debe constar como
mnimo:
54. Sera til incluir en la documentacin los cambios originados por las
conclusiones de la revisin para asegurar que:
CONSEJOS
Para decidir la frecuencia del ciclo de revisin del sistema, se debe tener en cuenta
los otros ciclos del sistema, con el objeto de establecer una periodicidad coherente
con todos ellos:
Otros ciclos del sistema
Establecimiento de objetivos medioambientales.
Evaluacin de aspectos medioambientales.
Auditoras medioambientales.
Se debe elaborar registros de las revisiones que recojan los datos incluidos
en dicha revisin, as como las conclusiones alcanzadas, las acciones
derivadas previstas, etc. Estos registros pueden conservarse en cualquier
formato que la empresa considere adecuado.
VENTAJAS DE LA IMPLANTACIN DE UN
SIGMA
1.
Beneficios Comerciales.
2.
Reduccin de Costes.
3.
Prevencin de Costes.
4.
5.
2.
3.
BENEFICIOS COMERCIALES
REDUCCIN DE COSTES
PREVENCIN DE COSTES
4.
5.