ANLISIS DE UN PUESTO DE TRABAJO

Presentado a:
Fernando Jimnez Rubio

Presentado por
Juan Carlos Torres Salazar
Cd. 11220

Universidad ECCI
Programa de Ingeniera Industrial
Electiva Tcnica II
Bogot D.C.

INTRODUCCIN

Para que el profesional de la administracin de Recursos Humanos pueda actuar

de manera activa necesita informacin sobre los recursos humanos y las
necesidades de su organizacin.
Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una
organizacin. En una compaa pequea esta necesidad se puede entender
mediante un sistema manual, a medida que la organizacin se hace ms
compleja, la informacin se maneja con sistemas computarizados.
La gestin de recursos humanos es el rea de la empresa que se ocupa de la
organizacin y la utilizacin de las capacidades, cualidades y actitudes del
personal, mediante la seleccin, formacin y motivacin del mismo para conseguir
la eficiencia empresarial.
En el complejo mundo laboral de una empresa moderna, media o de gran tamao,
difcilmente puede concebirse una organizacin que no tenga en su primera lnea
una Direccin de Organizacin y Recursos Humanos, o de Recursos Humanos, ya
que, en definitiva, la denominacin puede ser indiferente, siempre que de
respuesta a las necesidades y problemas que da a da se plantean en el marco
de las relaciones entre las direcciones de las empresas y los trabajadores, o entre
aqullas y los representantes legales de stos, o los miembros de los Sindicatos.
Sin embargo, hemos indicado, en primer lugar, la denominacin Organizacin y
Recursos Humanos porque se estima que ambas funciones deben estar
ntimamente unidas. Pero para llegar a esta situacin actual se ha debido seguir
largo perodo evolutivo.
El objetivo del presenta trabajo va a centrar en los elementos fundamentales que
sirven para analizar, describir, clasificar, organizar, disear y gestionar el trabajo en
la organizacin local. Se va tratar de determinar lo que hacen las personas, cmo
lo hacen, cules son las caractersticas de sus actividades, qu procesos tienen
lugar y cules son las cualificaciones o requisitos que se necesitan para el
desarrollo del puesto.

MARCO TERICO

Descripcin de PUESTOS: Consiste en enumerar las tareas, deberes y

responsabilidades de un puesto que lo van a diferenciar de otro, dentro de la
misma empresa. Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos ms
relevantes de ste.
Se debe tener en cuenta que en una descripcin de cargo el formato que se
utilizar debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para as lograr
la comparabilidad de los datos.
Anlisis de PUESTOS: Es un proceso el cual consiste en la obtencin, evaluacin
y organizacin de la informacin sobre los PUESTO de una organizacin.
Determina cuales son los deberes, tareas, actividades, naturaleza de los
PUESTOS y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que
deben ser contratadas para ocuparlos. Este anlisis es la base para la evaluacin
y la clasificacin que se harn de los PUESTOS para efectos de comparacin.
cabe destacar que esta funcin tiene como meta el anlisis de cada PUESTO y
no el de las personas que lo desempean.
Por lo general esta funcin se refiere a cuatro reas de requisitos las cuales se
aplican a cualquier nivel de PUESTO:
Requisitos intelectuales (instruccin bsica, experiencia anterior,
adaptacin del PUESTO, iniciativa y aptitudes necesarias.)
Requisitos fsicos (esfuerzo fsico, capacidad visual, destreza o
habilidad, complexin fsica necesaria)
Responsabilidades implcitas (supervisin de personal, material,
herramientas o equipos, dinero, ttulos o documentos, contactos
internos o externos, informacin confidencial)
Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos)

Quin es y qu responsabilidades tiene un analista de puesto?

No se debe olvidar la importancia del analista de puesto ya que el objetivo de ste
es reunir los datos los cuales adems de ser fidedignos deben ser exactos (con
ello se hace referencia a que en determinadas ocasiones existen empleados que
tienen la tendencia a exagerar la dificultad de sus puestos), la informacin debe
ser objetiva y verificable.

Cabe sealar que un anlisis de puesto es la principal tarea del departamento de

recursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la responsabilidad
de analizar los puestos, ellos necesitan la cooperacin de empleados y
supervisores de los distintos departamentos ya que son ellos su principal fuente de
informacin.
Mtodos de anlisis
Existen diferentes mtodos de obtener informacin sobre el PUESTO, los ms
comunes son:
Observacin directa: Las caractersticas ms significativas de este
mtodo consisten en que una o ms personas obtengan la
informacin acerca de los trabajadores, observando o registrando las
tareas asignadas de acuerdo a su puesto de trabajo, de lo cual
podemos deducir que esta persona o grupo de ellas tienen una
participacin interactiva con los trabajadores, como por ejemplo
existen empresas hoy en da las cuales graban el trabajo de sus
empleados para luego analizarlo, sin embargo este mtodo no se
utiliza cuando el trabajo del empleado requiere un esfuerzo mental.
Cuestionario: La descripcin y especificacin de PUESTO se realiza
solicitando al personal que llene un cuestionario en el que responda
las preguntas en forma individual, relacionadas con todas las
indicaciones posibles acerca del PUESTO, su contenido y sus
caractersticas. La informacin recopilada a travs del cuestionario
se utilizar para obtener datos en el rea de los deberes, tareas,
propsito del PUESTO, distribucin fsica, requisitos para realizar el
trabajo (habilidades, educacin, experiencia, exigencias fsicas y
mentales), el equipo y material que se utilizar, adems de temas de
inters especial en materia de salud y seguridad.

El cuestionario debe ser preparado de manera que permita obtener respuestas

concretas e informacin til.
Entrevista: Consiste en la interaccin entre el analista de cargo y
el empleado, esta interaccin permite la eliminacin de dudas y
desconfianza principalmente frente a empleados conflictivos.
o Existen tres tipos de entrevistas:
o Entrevistas individuales, o sea, con cada empleado.
o Entrevistas colectivas, con grupos de empleados que realizan el
mismo trabajo.

o Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un conocimiento

a fondo del PUESTO.
Mtodos mixtos: Es la combinacin de dos o ms mtodos de anlisis, la eleccin
de estas combinaciones se har segn las necesidades de cada empresa como
por ejemplo: tiempo, objetivo de la descripcin, especificacin del cargo y personal
disponible para esta tarea.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Nuestro objetivo es poder utilizar de la mejor manera las tcnicas de bsqueda,

seleccin y evaluacin de personal, para lograr alcanzar los fines de la
organizacin, satisfaciendo las necesidades de los recursos humanos que la
integran. Cuando hablamos de necesidades, no solamente nos referimos a las
econmicas, sino tambin a las que hacen al bienestar general de una persona,
tratando de que sta pueda crecer profesionalmente en un clima social agradable
y que sea compensada equitativamente.
Los objetivos pueden responder a intereses organizacionales, sindicales,
administrativos o pueden concretarse en el estudio y diseo de solo una parte de
la organizacin, en este caso es muy recomendable su uso cuando se proyecta la
constitucin de nuevos servicios o unidades o para el diseo o rediseo depuestos
ya existentes.
Al mismo tiempo los objetivos pueden surgir al consultar los problemas con los
que se encuentran normalmente las personas en sus puestos, as de un estudio
de las quejas, reclamaciones, etc. de los ciudadanos puede arrojarse luz en este
sentido, tambin de las cuestiones retributivas, de las competencias, de los planes
de formacin o dificultades en la seleccin de los candidatos ms adecuados.

UTILIDAD DEL ANLISIS

UTILIDAD PARA EL RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS.

Facilita el proceso de seleccin de personal. El anlisis de puestos permite

elaborar el perfil y conocer cules son las caractersticas de las personas
idneas para su desempeo.

Propicia la transparencia en el proceso de contratacin. Resulta importante

poder suministrar a las personas informacin no solo sobre las exigencias y
obligaciones del puesto sino tambin sobre las satisfacciones susceptibles de
obtenerse a travs de su desempeo.

Orienta el proceso de formacin del personal. Tanto a la descripcin como

especificacin permite la preparacin de programas de formacin del personal
dirigidos a conseguir el mayor ajuste entre los individuos y los puestos que
ocupan.

Posibilita la gestin de las carreras profesionales de los individuos. La

planificacin de carreras requiere de informacin relativa a las exigencias y
naturaleza que cada puesto plantea.

UTILIDAD PARA LOS RESPONSABLES DE LA ORGANIZACIN.

Primeramente, nos va a dar informacin para comprender el flujo de trabajo

que tiene lugar en su unidad y poder tomar decisiones que permitan
incrementar su excelencia, la mayora de ellas encaminadas a equilibrar la
carga de trabajo entre sus subordinados. Segundo para poder intervenir con
conocimiento de causa en el proceso de seleccin, de lo contrario su
intervencin estar cargada de juicios de valor, y tercero para poder realizar
una evaluacin objetiva de sus subordinados y, lo que es ms importante,
ofrecerles una retroalimentacin til y objetiva de su desempeo.

El anlisis de los puestos de trabajo ayuda a los directivos a lograr un mejor

reparto de tareas, responsabilidades y poderes, evitando de esta forma
solapamientos que, en la mayora de los casos, originan conflictos en el seno
de la organizacin.

Este proceso tambin posibilita la descentralizacin del control, pues los

objetivos y funciones de los puestos de trabajo son conocidos por los
miembros de la organizacin, liberando as al cuadro directivo de una tarea
que le resta tiempo y energas en sus propias obligaciones.

UTILIDAD PARA LOS PROPIOS EMPLEADOS

Las ventajas que ofrece el anlisis de puestos de trabajo a los empleados es:

Permite al empleado conocer

responsabilidades de su puesto.

comprender

mejor

los

deberes

Los datos obtenidos pueden ser utilizados para distribuir la carga de trabajo
entre los empleados, de forma que se eviten situaciones discriminatorias entre
stos.
La especificacin del puesto de trabajo puede ser usada por los empleados como
un gua o referencia para el auto-desarrollo

PLANIFICACION Y PUESTA EN MARCHA

Diseo del Plan

Cmo hemos diseado el plan para analizar y describir los puestos de trabajo en
la organizacin municipal?
Realizar el proyecto de anlisis de puestos de trabajo supone un conjunto
explcitamente identificado y coordinado de tareas que es preciso desarrollar, por
lo que requiere:
Una definicin clara de los objetivos de la organizacin va a ser las mltiples
aplicaciones del anlisis de puestos.
Para la obtencin de informacin es preciso el apoyo, cooperacin y confianza de
los trabajadores cuyos puestos van a documentarse. Generalmente al analista se
le mira con recelo, ya que la gente piensa que se les va modificar su posicin en la
organizacin o se les va a reducir el salario que tienen. En lneas generales los
trabajadores colaboran de forma favorable a describir sus puestos de trabajo de
una forma objetiva, aunque hay que tener en cuenta la tendencia a exagerar o
engordar, sus tareas, no obstante, la revisin por su supervisor directo mitiga
este hecho.
Es necesaria una buena comunicacin, explicando a la gente el objetivo del
anlisis, las razones por las que se hace y lo que se espera conseguir con el
proyecto.

Planificacin temporal y cronograma de ejecucin del proyecto. (La

elaboracin de un plan y calendario de trabajo).

Todo plan debe indicar las fechas en las que sus objetivos deben estar
conseguidos y temporalizadas sus distintas secuencias, pero adems es
necesario tomar en cuenta los flujos de trabajo porque stos no deben ser
alterados, normalmente, si el ritmo de trabajo se regula; el ADP se puede realizar
en cualquier momento del ao, exceptuando acontecimientos como Navidad o
Fiestas Locales.

Se elabora un calendario de trabajo en el que constan todas la Concejalas, y se

van sealando las fechas con cada Jefe de rea para explicarle que se van a
pasar por su servicio dos cuestionarios de descripcin de puestos de trabajo. Se
explica a cada Jefe de rea, hacindole saber que a los quince das de pasar el
primer cuestionario se tendra que rellenar el segundo cuestionario, indicndole de
igual forma la fecha de entrega y de recogida de ambos cuestionarios para una
mayor organizacin.
La experiencia nos ha demostrado que por el gran volumen de trabajo en algunas
concejalas origina que no se cumplan los plazos de entrega de los cuestionarios
con total rigurosidad.
Se elabora un calendario de trabajo que refleja el trabajo realizado a lo largo del
proyecto donde constan las entrevistas con los jefes de las distintas reas del
personal, se refleja la fecha de entrega y recogida de los cuestionarios.

Presentacin del anlisis de puesto de trabajo

El departamento de Recursos Humanos presenta el proyecto a cada Jefe de rea
para evitar confusiones sobre el proyecto a llevar a cabo, con el objetivo de
explicarle los cuestionarios que se van a pasar al personal.
No podemos olvidar que un anlisis de puestos de trabajo, generalmente como es
nuestro caso, involucra a un gran nmero de personas, cuya posicin hacia el
proyecto influir de manera notable en los resultados del trabajo, as como en las
posibilidades de que el equipo de tcnicos ejecute el proyecto en las fechas
previstas.
Para evitar rumores infundados y favorecer una actitud positiva hacia el proyecto,
se realiza la presentacin del mismo, especialmente a las personas que van a
participar en los trabajos, aportando informaciones a las personas que van a
participar en los trabajos, aportando informaciones y datos, cumplimentando
cuestionarios o respondiendo a preguntas de un entrevistador.

RECOGIDA DE INFORMACIN

Antes de estudiar cada puesto los responsables del proyecto deben conocer la
organizacin, sus objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales
y procedimientos) y los productos o servicios que brindan a la comunidad.
Estudian tambin informes que la misma empresa genera o de otras entidades del
mismo rubro e informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la
organizacin y su desempeo los analistas:

Identifican puestos que es necesario analizar

Preparan un cuestionario de anlisis del puesto

Obtienen informacin para el anlisis de puestos

Identificacin del puesto

En una organizacin pequea resulta una tarea simple. En una grande el analista
debe recurrir a la nmina y a los organigramas vigentes, o a una investigacin
directa con los empleados, supervisores y gerentes.
Un paso importante en el diseo del plan es el de la identificacin de todos los
puestos de trabajo objeto de anlisis. Es perfectamente vlida y legtima esta
opcin, aunque quienes opinen lo contrario la considerarn no suficientemente
fundada, pero, llegado el momento de establecer el plan de anlisis, es necesario
saber si vamos a analizar todos los puestos de trabajo, cuntos son y cules.
Adems, si en una organizacin existen cincuenta puestos de trabajo idnticos
se justifican cincuenta anlisis independientes sabiendo que todos darn el
mismo resultado final?

Desarrollo del cuestionario

El desarrollo del cuestionario, su confeccin, se ha realizado a travs de una

revisin de varios modelos, teniendo en cuenta adaptarlo a la administracin local.
Tiene como objetivo
la
identificacin de
labores, responsabilidades,
conocimientos, habilidades y niveles de desempeo necesarios en un puesto
especfico.
En el cuestionario, primero se procede a identificar el puesto que se describir
ms adelante, as como la fecha en que se elabor. Muchos formatos especifican
el propsito del puesto y la manera en que se lleva a cabo.
Los deberes y responsabilidades especficos permiten conocer a fondo las labores
desempleadas, especialmente en los puestos gerenciales.
En otra parte del cuestionario se describen las aptitudes humanas y condiciones
de trabajo, es decir los conocimientos, habilidades, requisitos acadmicos de
trabajo, experiencia, etc. asimismo, esta formacin permite la planeacin de
programas de capacitacin especfica.

Obtencin de datos
Dada la gran gama de ocupaciones que existen, no es posible aplicar siempre la
misma tcnica para la recoleccin de datos. El analista deber aplicar la
combinacin ms adecuada de ellas, manteniendo la mxima flexibilidad.
Una de las tcnicas ms usadas es la entrevista que la realiza el analista a la
persona que puede proporcionarle informacin del puesto (nivel operativo o
supervisores). Se puede basar en el cuestionario general. Otra es recabar
informacin de un grupo de expertos lo que da un alto grado de confiabilidad. Otra
alternativa es la verificacin del registro de las actividades diarias del empleado,
segn lo consigna l mismo en su cuaderno o ficha de actividades diarias. La
observacin directa es otro mtodo, pero susceptible de conducir a errores, ya que
se pueden perder detalles de las actividades.

Aplicacin de la informacin
La informacin sobre los distintos puestos de una organizacin puede utilizarse
para la descripcin de puestos, especificaciones de una vacante y tambin para
establecer los niveles de desempeo necesario para una funcin determinacin.

La comunicacin y participacin
Los responsables de los servicios, secciones, etc. adems de estar informados,
debemos contar con su ayuda y colaboracin, porque ellos mismos sern

informadores de sus propios puestos y de los de sus colaboradores, adems, ser

necesaria su participacin para aclarar aspectos del flujo de trabajo y de los
puestos que requieran su participacin, debern adems planificar el impacto que
la presencia de analistas tendr en el trabajo, para que ste sea el mnimo posible.
Los empleados deben tambin recibir la informacin que requieran, en ningn
momento ninguna persona debe sentirse preocupada por la ejecucin del
proyecto, al contrario debe despertar entre ellos la suficiente motivacin como
para garantizar su colaboracin.
El Comit de Empresa y la Junta de Personal, tambin sern objeto de
informacin y comunicacin, si bien es cierto que en fases previas, los delegados
sindicales, probablemente, habrn tenido un conocimiento previo y se habr
recabado su opinin con anterioridad a la toma de decisin por parte de los
responsables municipales.

Obtencin de la informacin
Mtodos de anlisis y descripcin de puestos de trabajo.
Los mtodos de anlisis y descripcin de puestos que en la actualidad se
son:

Observacin directa

Mtodo del cuestionario

Mtodo de entrevista

Mtodos mixtos

Mtodo del diario de actividades

Mtodo de incidentes crticos

Mtodo de recopilacin de informacin

usan