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Contenido
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
HOJA DE ESTADSTICA MENSUAL
LIBRETA DE ESTADSTICA
REGISTRO DE DATOS
Usuarios atendidos
Libros utilizados dentro de la biblioteca
Servicio de prstamo a domicilio
Fomento a la lectura
Visitas guiadas
Cuadro-resumen del registro de datos estadsticos
LLENADO Y ENVO DE LA HOJA DE ESTADSTICA MENSUAL
DIFUSIN DE LOS DATOS ESTADSTICOS
Difusin entre los usuarios y la comunidad
Carteles informativos
Peridico mural
Visitas guiadas
Visitas a instituciones de la comunidad
Informacin a las autoridades
LA ESTADSTICA COMO INSTRUMENTO
DE EVALUACIN
ARCHIVO DE ESTADSTICA
APNDICE
Estadstica anual SEP-INEGI
Formato de estadstica anual
Llenado del formato
I. Caractersticas de la biblioteca
II. Usuarios y servicios
III. Colecciones
IV. Acervo
V . Personal por funcin
VI. Recursos materiales y recursos computacionales
VII. Automatizacin de la biblioteca
Entrega de la estadstica anual
Presentacin
Introduccin
Contar con informacin que proporcione elementos objetivos de evaluacin sobre los
resultados y la utilidad de las actividades es fundamental para toda institucin. Es por ello
que las bibliotecas pblicas tienen entre sus funciones principales realizar cotidianamente
registros estadsticos de los servicios que proporcionan, los cuales se suman mensualmente
y se envan a la Coordinacin de la Red Estatal de Bibliotecas Pblicas, que a su vez los
hace llegar a la Direccin General de Bibliotecas ( DGB).
La informacin estadstica es de gran utilidad en todos los mbitos de la Red
Nacional, ya que cada biblioteca puede hacer uso de ella tanto para evaluar sus servicios
como para dar a conocer sus resultados. A la Coordinacin de la Red Estatal de Bibliotecas
Pblicas le permite concentrar los datos de las bibliotecas del estado en su conjunto y
evaluar su operatividad, y a la DGB le da la posibilidad de concentrar los datos a nivel
nacional para ser analizados y obtener informacin objetiva que le permita conocer el
funcionamiento general de la red para establecer programas de trabajo, as como su
normatividad.
Este instructivo tiene la finalidad de mostrar a los bibliotecarios qu datos
estadsticos deben registrar diariamente y la manera de hacerlo en forma prctica.
Tambin indica cmo llenar la Hoja de Estadstica Mensual en la que se concentran
los datos recabados da con da.
Se incluye un apndice en el que se explica la forma de llenar el formato de
estadstica anual, solicitado por la Secretara de Educacin Pblica ( SEP) y el Instituto
Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica (INEGI), utilizando los datos de la
estadstica mensual de la biblioteca pblica.
Al inicio de cada ao, la DGB enva a las bibliotecas de la Red, a travs de la Coordinacin
de la Red Estatal de Bibliotecas Pblicas las Hojas de Estadstica Mensual que habrn de
llenarse cada mes.
BIBLIOTECA
N COLECCIN
LOCALIDAD
MUNICIPIO
ENCARGADO
ESTADO
MES QUE REPORTA
FECHA DE ELABORACIN
USUARIOS ATENDIDOS
ADULTOS (18 AOS EN ADELANTE)
JVENES (13 A 17 AOS)
NIOS (HASTA 12 AOS)
CREDENCIALES EXPEDIDAS
LIBROS PRESTADOS A DOMICILIO
FOMENTO A LA LECTURA
ASISTENTES ADULTOS
ASISTENTES JVENES
ASISTENTES NIOS
VISITAS GUIADAS
N DE VISITAS GUIADAS
ASISTENTES
OBSERVACIONES:
Esta hoja consta de tres secciones: en la primera se anotan los datos de identificacin
de la biblioteca; en la segunda, los datos estadsticos del mes, y en la tercera, las
observaciones que se tengan respecto a la informacin contenida en el formato.
Los datos de identificacin de la biblioteca son:
Nombre de la biblioteca
Nmero de coleccin
Localidad
Municipio
Estado
Usuarios atendidos
Fomento a la lectura
Visitas guiadas
Libreta de estadstica
Al inicio del mes se har el rayado de las hojas con las columnas que corresponden a
las diferentes partes de cada una de las secciones de la siguiente manera:
Adems de esta libreta se precisar otra para el registro diario de usuarios, y hojas sueltas para anotar el conteo de los libros utilizados.
Usuarios atendidos
Mes:__________________
Da
Adultos
Jvenes
Nios
Total
Da
Coleccin general
y de consulta
Coleccin infantil
Total
Credenciales expedidas
Fomento de la lectura
Mes:_________________
Da
Total
Para
adultos
Act ividad e s
Para
jvenes
A si st en t e s
Para
nios
Adultos
Jvenes
Nios
Visitas guiadas
Mes:__________________
Da
Visitas
Asistentes
Total
Registro de datos
Usuarios atendidos
18 aos en adelante
13 a 17 aos
Hasta 12 aos
Junio
Adultos
25
Jvenes
38
Nios
47
Sbado 2
20
40
35
Lunes 4
15
33
30
Martes 5
Mircoles 6
Total
A fin de mes se suma cada columna y los datos se asientan en la Hoja de Estadstica
Mensual en el apartado correspondiente.
DEPOSITA EN ESTA
MESA LOS LIBROS
QUE UTILICES
Tambin pueden colocarse carteles o alguna nota en el peridico mural que explique
la importancia de seguir esta recomendacin.
Peridicamente, durante el transcurso de la jornada de trabajo, se acudir a las mesas
o carros transportalibros donde se ha pedido a los usuarios que depositen los libros
utilizados, y se realizar el conteo de stos antes de colocarlos nuevamente en el lugar que
les corresponde en la estantera; las cantidades se van anotando en una hoja.2
Ejemplo:
En caso de que los empleados de la biblioteca cambien por turnos, ser necesario coordinarse y especificar muy bien la responsabilidad
de cada uno con respecto a la estadstica.
C oleccin infantil
13
12
7
4
36
Junio
C oleccin infantil
51
Sbado 2
55
40
Lunes 4
50
36
Martes 5
Total
Del servicio de prstamo a domicilio se solicitan dos datos: credenciales expedidas y libros
prestados a domicilio. El primero se refiere al nmero de credenciales expedidas a nuevos
usuarios del servicio, y el segundo al nmero de libros prestados a domicilio a usuarios que
ya cuentan con credencial.
Para obtener el nmero de credenciales expedidas se cuentan las formas de registro
que fueron elaboradas durante el da, antes de colocarlas en el orden alfabtico que les
corresponde en el tarjetero de usuarios. (Vase el manual El servicio de prstamo a
domicilio.) El nmero de obras prestadas a domicilio se obtiene contando en el tarjetero de
prstamo las tarjetas de las obras que salieron en el da. 3 Ambos datos se anotan
diariamente en la libreta de estadstica, en el apartado correspondiente.
Ejemplo:
Serv icio de prstam o a dom icilio
Mes: Junio
Da
Viernes 1
C redenciales expedidas
2
Sbado 2
20
Lunes 4
28
Martes 5
Mircoles 6
Total
Al trmino del mes se sumar cada columna y los datos se vacan en la Hoja de
Estadstica Mensual en la seccin correspondiente.
Fomento a la lectura
Es importante recordar que las tarjetas de prstamo se colocan de acuerdo con la fecha de vencimiento; por ejemplo, si el prstamo se
realiza el 2 de junio, las tarjetas se colocan en el apartado 9 de junio; es en este ltimo da cuando debe realizarse el recuento. Tambin
se pueden contar las tarjetas antes de intercalarlas.
4
Las actividades se clasifican segn el pblico al que sean dirigidas: adultos, jvenes o nios.
Mes: Junio
Da
Martes 5
Para
adultos
Actividades
Para
Para
jvenes
nios
Tertulia
Hora del cuento
C rculo
de
lectura
Teatro
Martes 12
en atril
Jueves 7
A si st entes
Adultos
21
13
8
Taller
"Al rescate"
Taller
"Al rescate"
Martes 19
Jueves 21
Martes 26
C rculo
de
lectura
Jueves 28
Tertulia
Total
Tertulia
Nios
15
Teatro
en atril
Jueves 14
Jvenes
6
12
15
Taller
"Al rescate"
6
5
22
28
Crculo de
lectura
4
10
86
Al final del mes se suma cada columna y los datos se anotan en la Hoja de Estadstica
Mensual en el apartado correspondiente.
Visitas guiadas
Visitas g uiadas
Mes:
Da
Viernes 1
Visitas
1
Asistentes
20
Lunes 4
38
Mircoles 6
35
Junio
Total
Al igual que en los casos anteriores, al final del mes los datos obtenidos se registran
en la Hoja de Estadstica Mensual en el apartado correspondiente.
CUADRO - RESUMEN
DEL REGISTRO DE DATOS ESTADSTICOS
A C T I V I DA D E S
DA T O S
DUR A NT E E L DA
A L F INA L DE L DA
U suarios
atendidos
Al entrar a la biblioteca
los usuarios anotan en la
l i b re t a d e re g i s t ro l a
informacin requerida.
Libros
util izados
en l a sal a
Antes de incorporarlos a
la estantera, el bibliotecario cuenta los libros
existentes en el carrito
transportalibros y anota
la s ca ntida des en una
hoja.
El bibliotecario integra en
el tarjetero de prstamo
las tarjetas de los libros
prestados a domicilio.
Se registra en la libreta de
estadstica el nombre de la
actividad y el nmero de
asistentes.
Visitas
guia d a s
Se asienta la cantidad de
visitas guiadas realizadas
durante el da y el total de
asistentes en la libreta de
estadstica.
Al final del mes se llenar la Hoja de Estadstica Mensual original y dos copias con la
suma de cada una de las columnas de las diferentes secciones de la libreta de estadstica.
BIBLIOTECA
N COLECCIN
LOCALIDAD
MUNICIPIO
ENCARGADO
ESTADO
MES QUE REPORTA
FECHA DE ELABORACIN
USUARIOS ATENDIDOS
ADULTOS (18 AOS EN ADELANTE)
JVENES (13 A 17 AOS)
NIOS (HASTA 12 AOS)
CREDENCIALES EXPEDIDAS
LIBROS PRESTADOS A DOMICILIO
FOMENTO A LA LECTURA
ASISTENTES ADULTOS
ASISTENTES JVENES
ASISTENTES NIOS
VISITAS GUIADAS
N DE VISITAS GUIADAS
ASISTENTES
OBSERVACIONES:
La informacin que aparezca en la hoja de estadstica debe ser clara, precisa, veraz y
no presentar tachaduras ni enmendaduras.
Es importante resaltar que esta hoja ampara un slo mes, por lo que bajo ninguna
circunstancia ser vlida la hoja que incluya datos de dos o ms meses.
Una copia de la Hoja de Estadstica Mensual se coloca en el archivo administrativo
de la biblioteca. (Vase la seccin Archivo de estadstica de este instructivo.)
Se pueden dar a conocer los datos estadsticos a los usuarios y a la poblacin en general con
mensajes que los estimulen a acudir asiduamente a la biblioteca y los inviten a hacer un uso
ms intenso de sus servicios. Tales mensajes pueden transmitirse a travs de:
Carteles informativos
Peridico mural
Visitas guiadas
Carteles informativos
La difusin mediante carteles de cada servicio que brinda la biblioteca, puede apoyarse con
los datos estadsticos mensuales. Los carteles deben ser visibles y estar escritos con letra
clara y grande. (Vase el instructivo La orientacin a los usuarios.) Pueden contener
mensajes como:
EN OCTUBRE REALIZAMOS 23
ACTIVIDADES DE FOMENTO A LA
LECTURA Y ASISTIERON 147 PERSONAS.
QUIERES PARTICIPAR?
CONSULTA LA PROGRAMACIN
EN EL PERIDICO MURAL
O PREGUNTA AL BIBLIOTECARIO
Peridico mural
El peridico mural puede constituir una invitacin permanente para que el usuario participe
cada vez ms en las actividades de la biblioteca.
En la seccin donde se consignan noticias de la biblioteca, pueden difundirse los
servicios que ofrece la misma utilizando los datos estadsticos.
Ejemplos:
Visitas guiadas
Durante una visita guiada, adems de informar a los visitantes acerca de las caractersticas
de cada uno de los servicios de la biblioteca, pueden drseles a conocer las cifras
estadsticas correspondientes, presentndolas de manera amena y sencilla; una forma de
hacerlo es con grficas.
Ejemplo:
USUARIOS
U
S
U
A
R
I
O
S
1400
1345
1303
1600
1421
1087
1200
1000
800
600
400
200
0
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MES
En este ejemplo podra plantearse como objetivo que por lo menos diez usuarios al
mes obtuvieran su credencial de prstamo a domicilio. El anlisis de los datos estadsticos
registrados mensualmente permitir evaluar en qu medida se va logrando dicho objetivo y
con esa base podrn determinarse las modificaciones necesarias a las medidas tomadas.
Archivo de estadstica
La biblioteca conservar la copia de todas las Hojas de Estadstica Mensual que enva a la
Coordinacin de la Red Estatal de Bibliotecas Pblicas y a la Presidencia Municipal, as
como las grficas o informes que se elaboren y las copias de otros formatos de estadstica
que le lleguen (por ejemplo, la estadstica anual SEP-INEGI).
APNDICE
FORMA
I. Caractersticas de la biblioteca
II. Usuarios y servicios
III. Colecciones
IV. Acervo
V. Personal por funcin
VI. Recursos materiales y recursos computacionales
VII.
Automatizacin de la biblioteca
FOLIO
NOMBRE DE LA BIBLIOTECA
TIPO DE BIBLIOTECA
DOMICILIO
LOCALIDAD O COLONIA
MUNICIPIO O DELEGACIN
ENTIDAD FEDERATIVA
DEPENDENCIA NORMATIVA
SOSTENIMIENTO
NOMBRE DEL DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA
INSTITUCIN O ESCUELA A LA QUE PERTENECE
CLAVE DE LA INSTITUCIN O ESCUELA A LA QUE PERTENECE
APARTADO POSTAL
ZONA ESCOLAR
LADA
SECTOR ESCOLAR
CORREO
CLAVE DE COORD. REGIONAL
ELECTRNICO
FAX
CDIGO POSTAL
TELFONO
I. Caractersticas de la biblioteca
Los asientos se refiere al nmero de sillas con que cuenta la biblioteca, tanto para
usuarios infantiles como para jvenes y adultos.
En las bibliotecas pblicas de la Red Nacional el catlogo est formado por tarjetas
catalogrficas.
Algunos de los datos que se solicitan en la seccin de Usuarios y servicios del formato de
Estadstica Anual se tomarn de las Hojas de Estadstica Mensual, sumando las cifras de los
doce meses correspondientes al ao que se reporta.
El primer dato que se solicita se refiere a los usuarios atendidos en el ao (adultos,
jvenes y nios) el cual se anota en la seccin correspondiente a usuarios.
II. USUARIOS Y SERVICIOS
Otros datos que se solicitan en esta seccin tambin se obtienen de las Hojas de
Estadstica Mensual, como se muestra a continuacin:
III. Colecciones
Todas las bibliotecas de la Red Nacional cuentan con coleccin de consulta, por tanto, se
deber marcar con una X en la afirmacin S en el espacio correspondiente.
IV. Acervo
En este punto se solicita la adquisicin anual, la existencia total y las consultas realizadas a
los diversos materiales que integran el acervo.
Con respecto a los libros se solicita informacin de los ttulos y de los volmenes.
En la Adquisicin anual de libros (ttulos) se anota el nmero de ttulos que se
recibieron en la biblioteca; este dato puede tomarse de las hojas de remisin de las
dotaciones de mantenimiento recibidas durante el ao que se reporta.
La Existencia total de ttulos se obtiene contando las tarjetas del catlogo topogrfico,
ya que cada tarjeta representa un ttulo distinto. Es necesario restar los ttulos registrados
como perdidos, siempre y cuando sean ejemplares nicos. (Para que el dato sea confiable el
catlogo debe estar actualizado.)
Si se realiza un registro de los ttulos consultados, se har la anotacin
correspondiente.
Por su parte, la Adquisicin anual de libros (volmenes) se obtiene de las hojas de
remisin, mientras que la Existencia total de volmenes puede obtenerse del catlogo de
adquisiciones, consultando el ltimo nmero de adquisicin asignado, restando las prdidas
de los ejemplares registrados en el catlogo topogrfico.
Los volmenes consultados se tomarn de las Hojas de Estadstica Mensual, sumando
los libros utilizados dentro de la biblioteca (de la coleccin general, de consulta e infantil) y
los libros prestados a domicilio en los doce meses.
Respecto a la adquisicin anual de publicaciones peridicas (ttulos), el dato se
tomar del krdex; para ello se contar el nmero de ttulos de peridicos y revistas
recibidos en el ao. La existencia total se conocer contabilizando las tarjetas del krdex,
puesto que cada una representa un ttulo. Si se lleva un registro de las publicaciones
consultadas, anotarlo en el espacio correspondiente.
La adquisicin anual de publicaciones peridicas (por volumen) se obtiene de la
tarjeta del krdex, de sta se toma, de la columna de volumen, nicamente la cantidad de
volmenes formados o adquiridos durante el ao que se reporta.
La existencia total de publicaciones peridicas (por volumen) tambin se obtiene de
la tarjeta del krdex, sumando todos los volmenes registrados que aparecen en la columna
de volumen.
La cantidad de consultas a las publicaciones peridicas por volumen se anotar si es
que se lleva un registro; de no ser as, quedar en blanco.
IV. ACERVO
En esta seccin se indicar, en caso de que la biblioteca cuente con ellos, la cantidad
del mobiliario o equipo existente.
Anotar la cantidad del mobiliario y equipo especificado, considerando tanto el que
est destinado a los usuarios como al uso del personal.
VI. RECURSOS MATERIALES Y RECURSOS COMPUTACIONALES
Si la biblioteca cuenta con alguna unidad del equipo especificado, anotar la cantidad
segn est disponible para usuarios o sea de uso exclusivo de la biblioteca.
Una vez contestado el formato, se verificar que no falte dato alguno y que las sumas
sean correctas. Se anota la fecha de llenado y en el espacio de observaciones alguna
consideracin importante que no est contemplada en el formato.
Finalmente se separa el formato y se arman dos juegos, en cada uno de ellos el
encargado escribir su nombre y pondr su firma, y estampar el sello de la biblioteca en
los espacios correspondientes.