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Melhoria de Processos pelo BPM: Aplicao no Setor Pblico

Artigo a ser submetido ao peridico Gesto & Produo

Isadora Cidade Mariano (UFRGS)


isadoracidade@gmail.com
Cludio Jos Mller (UFRGS)
cmuller@producao.ufrgs.br

Resumo
O gerenciamento de processos importante para aprimorar o desempenho de processos.
Este artigo apresenta um relato de uma aplicao da metodologia BPM (Business Process
Management), que foi realizada em quatro etapas: (i) planejamento das atividades do BPM;
(ii) mapeamento do processo escolhido; (iii) proposta de melhorias e comparao entre o
processo atual e o proposto. A metodologia foi adaptada para o contexto de uma organizao
pblica e esta abordagem foi utilizada para modernizar o processo de controle de trnsito
animal no Brasil. A partir da anlise do processo atual foram propostas melhorias a fim de
otimizar recursos, melhorar a confiabilidade e aumentar a satisfao de clientes.
Palavras-chave: Gerenciamento dos Processos, Melhoria de Processos, BPM, Instituio
Pblica.
1. Introduo
Atualmente as organizaes vivenciam um cenrio de crescente competitividade e
para atender essa realidade, elas vm buscando solues para melhor estruturar e integrar seus
processos, criando maior flexibilidade e agilidade em suas operaes. Dessa mesma forma, na
Administrao Pblica, os novos sistemas e a demanda da sociedade por maior transparncia
e qualidade na prestao de seus servios, geram uma crescente preocupao com a
otimizao dos seus processos (CATELLI; SANTOS, 2004).
Segundo Antunes (2006), a melhoria de processos uma necessidade intrnseca para
que as organizaes respondam s mudanas que ocorrem constantemente em seu ambiente
de atuao, bem como mantenham o nvel competitivo de seus servios. Nesse contexto, os
processos possuem papel central nas organizaes, forando que essas alinhem suas
estratgias e se organizem gradualmente de forma orientada para processos.

Conforme Gonalves (2000), entender como os processos funcionam e quais so os


diferentes tipos existentes importante para determinar como eles devem ser gerenciados para
a obteno do mximo resultado. Para Chang (2006), o movimento atual est associado a uma
gesto de processos baseada na tecnologia, na qual sistemas de informao voltados esta
gesto esto levando a melhoria dos processos para o cotidiano das organizaes.
No incio dos anos 90 foi proposta uma nova abordagem administrativa, chamada de
Gesto por Processos de Negcios, traduo do ingls Business Process Management (BPM).
Para Baldam et al. (2009) o desenvolvimento dos computadores pessoais em conjunto com as
novas tecnologias foram importantes motivadores da disseminao do uso da metodologia
BPM nas organizaes.
O BPM uma metodologia que abrange diversos conceitos desde o desenvolvimento
de um plano de negcio ao controle gerencial da organizao. Essa metodologia baseia-se em
um conjunto de tcnicas que unifica Gesto de Negcios e Tecnologia da Informao com
enfoque na otimizao dos resultados atravs da melhoria e integrao dos processos. O BPM
permite modelar um processo existente, testar inmeras variaes, gerenciar melhorias e/ou
inovaes que a organizao pretenda seguir e retornar os resultados destas anlises dos
processos com rapidez (SMITH; FINGAR, 2007).
Diante do desafio de estruturar e aumentar a transparncia nos seus processos, as
organizaes encontram barreiras e problemas, tais como: no utilizao ou utilizao de
muitos mtodos de maneira desordenada, falta de padronizao, falta de alinhamento da
iniciativa com a estratgia, resistncia mudana, falta de comprometimento, ferramentas
inadequadas e baixa integrao (ROSEMANN, 2006). A gesto pblica atualmente enfrenta
estes mesmos desafios e o BPM surge como alternativa para atender a complexidade
organizacional, a crescente exigncia quanto transparncia nos negcios e aumento das
transaes atravs da Tecnologia da Informao.
Assim, o objetivo deste estudo apresentar a melhoria de um processo atravs do
BPM. Para isso, ser analisada uma aplicao da metodologia BPM na gesto pblica, em um
processo do setor agropecurio, tendo como principal foco o mapeamento e modelagem do
processo atual e futuro.
Este artigo apresenta, aps a introduo, uma reviso terica dos temas relacionados
ao BPM. A partir destas consideraes, realizada uma anlise do processo atual e a proposta
de um novo fluxo, atravs dos conceitos encontrados na metodologia BPM. Na seo final,
discutem-se resultados obtidos com este estudo.

2. Referencial Terico
A reviso terica inicia com uma anlise sobre a evoluo conceitual do tema
abordado, apresentando os princpios do Business Process Management (BPM). A partir da
viso geral do assunto proposto um procedimento e ferramentas necessrias para a aplicao
da metodologia
2.1.

Evoluo conceitual
De acordo com Mller (2003), as empresas so um conjunto de processos inter-

relacionados e, para definir e entender o Gerenciamento de Processos fundamental


conceituar esses processos no mbito de negcios. Para Hammer e Champy (1994), processos
so atividades realizadas em uma sequncia lgica com o objetivo de produzir um bem ou
servio que tenha valor para os clientes. Davenport (1994) descreve como processo uma
ordem de atividades com objetivo de agregar valor aos inputs, para que forneam um output a
um cliente especfico.
Na opinio de Hammer (2010), atravs do Gerenciamento de Processos a organizao
pode criar processos com custos mais baixos, mais rpidos, com reduo de ativos, maior
preciso e flexibilidade. Segundo Paim (2009), com a Gesto de Processos ocorre uma
eliminao de barreiras dentro da organizao, possibilitando a sua visualizao como um
todo e uma maior inter-relao entre cliente, fornecedores e executores do processo.
Para Smith e Fingar (2007) a evoluo da Gesto de Processos ocorre em trs ondas:
A primeira onda foi a Qualidade Total, traduzida do ingls Total Quality Management
(TQM), que iniciou na dcada de 50 com Deming e Juran. O TQM teve seu reconhecimento
atravs da divulgao das normas ISO (International Organization for Standardization) que
so voltadas para estabelecer regras para um sistema de gesto da qualidade. A segunda onda
ocorreu na dcada de 90, com a reengenharia de processos, disseminada por Davenport e
Hammer. Na viso de Stair e Reynolds (2002), a reengenharia o redesenho de processos,
que envolve a redefinio dos processos, das estruturas organizacionais e dos sistemas de
informao, com objetivo de otimizar os resultados da organizao.
De acordo com Smith e Fingar (2007), a terceira onda o Business Process
Management, que veio para suprir as deficincias que os modelos de Gesto de Processos
demonstram ao longo da histria, desde o excesso de formalismo at a falta de linguagem
padronizada para representar e mapear processos. Uma comparao entre as trs abordagens
foi feita por Smith e Fingar (2007), conforme a Quadro 1.

Fator de

Qualidade Total

Inovao de processos

Comparao

(TQM)

(Reengenharia)

Nvel de mudana

Incremental

Radical

Interpretao do

Processo corrente,

Processo antigo e

Sem implantao de

processo corrente e

melhorando em novas

gerao de processo

BPM/ BPM

estado futuro

verses

novo descontinuidade implantado

Ponto inicial

Processos existentes

BPM
Ciclo completo do
processo

Um quadro branco

Processos novos ou

gerando novas ideias

existentes
Depende do processo

Tempo requerido

Curto

Longo

e abordagem
relacionada
Vendo de maneira

Escopo tpico

Estreito, dentro de

Extenso, cruzando

ampla todos os

funes/departamentos funes/departamentos processos da


organizao

Risco

Envolvimento

Moderado

Alto

Especialistas da

Generalistas em

indstria

negcios

Baixo
Engenharia de
processos e todos os
empregados

Quadro 1 Comparativo entre os modelos de Gesto


Fonte: Adaptado de Smith e Fingar (2007)

De acordo com a anlise realizada no quadro o BPM se revela uma metodologia com uma
abordagem ampla, que envolve toda a organizao e modifica o ciclo completo do processo,
isso tudo com baixo risco. Alm disso, muitos so os motivos para o BPM se destacar e
despertar o interesse das organizaes, por exemplo, Burlton (2001) cita como causas a
grande competitividade global, o aumento da complexidade organizacional, maior exigncia
dos envolvidos com relao transparncia dos negcios e o aumento do uso da tecnologia de
informao.
2.2.

Business Process Management


O Business Process Management uma metodologia que visa proporcionar um

melhor controle organizacional atravs de suas ferramentas. Trata-se de uma abordagem


estruturada, com base na viso por processos, de anlise e melhoria contnua dos elementos de

processo de uma organizao que agrega mtodos, tcnicas e ferramentas para suporte ao
planejamento, implantao, gerenciamento e anlise (BALDAM et al., 2009).
Para Smith e Fingar (2007), o mtodo BPM abrange no s a descoberta, desenho e
implantao dos processos de negcio, mas tambm o controle executivo, administrativo e de
superviso sobre eles, garantindo que eles permaneam em conformidade com os objetivos de
negcios para assegurar a satisfao dos clientes. Na definio de Aalst et al. (2003), o BPM
suporta os processos de negcios utilizando mtodos, tcnicas e softwares para desenhar,
executar, controlar e analisar processos operacionais. Envolve humanos, organizaes,
aplicaes, documentos e outras fontes de informao.
O CBOK, principal livro de referncias sobre a metodologia BPM, o define como
uma disciplina de gerenciamento e um conjunto de tecnologias que prov suporte ao
gerenciamento por processo. Uma convergncia de tecnologias de fluxo de trabalho,
integrao de aplicaes corporativas, gerenciamento de documentos e contedos,
gerenciamento de regras de negcio, gerenciamento de desempenho e lgica, apresentadas
com foco no suporte ao gerenciamento baseado em processos. Envolve definies de alta
tecnologia, melhoria, inovao e gesto end-to-end de processos de negcios, de maneira criar
valor e permitir a organizao a atender seus objetivos de negcios com mais agilidade.
Com a aplicao do BPM nas organizaes, reformula-se toda a estrutura da
organizao, desde tarefas mais simples at as mais complexas. Suas ferramentas
monitoraram o andamento dos processos de uma forma rpida, com baixo custo e fcil
entendimento. O BPM permite modelar o processo existente, testar inmeras variaes,
gerenciar melhorias e/ou inovaes que a organizao pretenda seguir e entregar os resultados
com rapidez (SMITH; FINGAR, 2007).
As ferramentas do BPM no s descrevem o processo de negcio atravs de pessoas,
mquinas, tarefas e sistemas, como tambm inclui a descrio de custo, consumo dos recursos
e tempo necessrio para cada um desses componentes. Assim, permite uma melhor simulao
dos cenrios possveis, gerando melhores mtricas para avaliar o processo. Desta forma,
comparando os cenrios, torna-se possvel encaminhar os resultados para a rea de TI da
empresa para a criao de um sistema de informao automatizado (SMITH; FINGAR, 2007).
Baldam et al. (2009) citam alguns fatores crticos para sucesso, como: apoio da alta
direo; alinhamento com estratgia da organizao; pessoal com experincia e competncias
necessrias; estrutura orientada ao BPM clara e objetiva, entre outros. Jeston e Nelis (2006)
consideram a implementao de uma soluo de BPM bastante complexa, pois estes projetos
atravessam departamentos e as fronteiras da organizao, como clientes e fornecedores.

2.3.

Ciclo de vida da Gesto de Processos


Existem muitas propostas de modelos de como aplicar a Gesto de Processos em uma

organizao, esses modelos servem para orientar a aplicao prtica. A maioria assume uma
forma cclica, por isso fala-se em ciclos de vida.
O modelo clssico de Harrington (1993) divide a implantao da Gesto de Processos
em cinco fases: organizar para o aperfeioamento, entendimento dos processos,
aperfeioamento, medio e controle e aperfeioamento contnuo. Mller (2003), baseando-se
em Harrington e outros autores, construiu um modelo com sete fases: preparao, estrutura
organizacional, configurao, priorizao, descrio, anlise, melhoria e padronizao.
Dentre os modelos mais modernos, orientados para a metodologia BPM, est o de
Smith e Fingar (2007), que propem um ciclo de vida dividido em oito etapas: descoberta,
modelagem, distribuio, execuo, interao, controle, otimizao e anlise do processo. E o
modelo proposto por Baldam et al. (2009), cria uma viso integrada do ciclo de BPM e
compe-se de quatro etapas: planejamento, modelagem e otimizao de processos, execuo
de processos e controle e anlise de dados.
Os modelos propostos anteriormente convergem em vrios pontos desde contedo at
a sequncia da aplicao, o que varia entre eles a nfase dada a cada etapa. O modelo criado
por Baldam et al. (2009) baseia-se nos modelos anteriores. Porm, ele reduz o nmero de
etapas, englobando nessas as ferramentas necessrias de maneira adequada, simplificada para
a implementao da metodologia BPM, e por esse motivo ser o modelo adotado por este
estudo.
O ciclo do BPM proposto por Baldam et al. (2009) est estruturado de acordo com a
Figura 2 e, a seguir, ser apresentada uma breve descrio das fases que o compe.

Figura 2- Ciclo de BPM


Fonte: Baldam et al. (2009)

Planejamento: Nesta etapa so definidos quais so os processos mais importantes para


a estratgia da organizao, e levantados seus pontos fracos, ou seja, verificao de
falha nos processos que causam danos organizao. realizada a definio dos
planos de ao para implantao e uma hierarquizao dos processos que necessitam
uma ao imediata (BALDAM et al., 2009). Conforme Davenport (1994), antes de
seguir para a implantao e o gerenciamento, preciso alinhar o processo de negcio,
de forma que este atenda aos objetivos estratgicos da empresa.

Modelagem e otimizao de processos: A modelagem de processos a fase mais


visvel do BPM. Esta fase engloba atividades que permitem obter informaes sobre o
processo atual (As Is) e sobre o modelo de processo futuro (To Be). Para isso,

necessrio compreender e documentar os processos e coletar informaes como custo,


recursos e tempo necessrios para a sua realizao (BALDAM et al., 2009).

Execuo de processos: So atividades que garantiro a implementao e a execuo


dos processos. So atividades dessa fase: a implantao dos planos de transferncia de
tecnologia, treinamentos, ajustes de equipamentos, mtodos e, se necessrios,
softwares. O acompanhamento dos processos implantados, monitoria e controle da
execuo de instncias de processo, tambm, so realizados nessa etapa.

Controle e anlise de dados: O ideal que o controle esteja presente durante todas as
etapas da aplicao do BPM, desde o planejamento at a anlise ps-concluso da
execuo. Nessa etapa importante o uso de indicadores, gerando informaes que
posteriormente realimentaro as atividades de otimizao e planejamento (BALDAM
et al., 2009). A etapa ser responsvel pela realimentao do processo de aplicao do
BPM, pois, informa o andamento de cada critrio necessrio para a qualidade da
operao.

2.4.

Modelagem de Processos atravs da tcnica BPMN


A modelagem de processos faz parte da segunda etapa do modelo proposto por

Baldam et al. (2009) e o seu principal objetivo representar os processos de forma clara com
todos os seus desdobramentos, o que permite uma boa anlise crtica das atividades existentes
para definir melhorias nos processos. De uma forma geral, pode-se dizer que compreende
duas importantes atividades: modelagem do estado atual do processo (As Is) e otimizao e
modelagem do estado desejado do processo (To Be).
As tcnicas de modelagem de processos comearam a existir a partir do surgimento
dos fluxogramas e dentre as tcnicas mais difundidas atualmente esto o IDEF (Integrated
Computer Aided Manufacturing Definition), o EPC (Event-Driven Process Chain), o UML
(Unified Modeling Language) e o BPMN (Business Process Modeling Notation) (NETO,
2011).
Atualmente os mtodos tm avanado para ampliar a integrao da linguagem de
processos com a linguagem de tecnologia da informao, e com isso o mtodo BPMN vem
ganhando importncia. De acordo com Oliveira (2011), o BPMN, diferente das outras
tcnicas citadas anteriormente, um padro desenvolvido visando oferecer uma notao de
mais fcil compreenso e utilizao por todos os envolvidos nos processos de negcio.
Para Baldam et al. (2009), o BPMN possui todas as seguintes caractersticas
desejveis nas ferramentas de modelagem: facilidade de desenho do processo, padres de
simbologia, facilidade de correes de fluxo, integrao com bancos de dados e outros

sistemas e possibilidade de agregar informaes s atividades. Por essas razes o BPMN a


tcnica de modelagem escolhida como padro para o presente estudo.
O BPMN um padro de linguagem grfica desenvolvido pelo Business Process
Management Initiative (BPMI). O objetivo do BPMN disponibilizar uma notao que seja
compreensvel para todos os usurios, desde o analista de negcio que cria o desenho inicial
do processo, aos desenvolvedores tcnicos responsveis pela tecnologia destes processos, e
finalmente, para o responsvel por gerenciar e monitorar os processos (WHITE, 2004).
De acordo com White (2004), o BPMN composto de um conjunto de elementos
grficos. Estes elementos permitem o desenvolvimento de diagramas de fcil entendimento,
que tem como objetivo parecer familiar para a maioria dos analistas de negcios. Os
elementos foram escolhidos para ser distinguveis e com formatos familiares a maioria dos
modeladore. As quatro categorias bsicas de elementos so: objetos de fluxo, objetos de
conexo, swimlanes e artefatos.
Objetos de fluxo so os principais elementos grficos que definem o comportamento
do processo. Existem trs objetos de fluxo: eventos, atividades e gateways. Os objetos de
conexo conectam o fluxo dos objetos a outro fluxo de objeto ou informao, e so trs: fluxo
de sequncia, fluxo de mensagem e associao. Existem duas maneiras de agrupar os
elementos de modelagem atravs das swinlanes: pools e lanes.
Artefatos so usados para adicionar informaes ao fluxo do processo. So trs os
artefatos padres, porm, as ferramentas de modelagem so livres para adicionar quantos
artefatos for necessrio. H um esforo para padronizar um conjunto de artefatos para uso
geral. O presente conjunto de artefatos inclui: data object, group e annotation. No Apndice
A encontra-se uma legenda com os elementos presentes no fluxo.
3. Procedimento Metodolgico
A presente seo est divida em trs partes. A primeira apresenta uma breve descrio
do processo analisado, suas caractersticas e o cenrio atual em que est inserido. Na segunda
parte desta seo a pesquisa classificada com relao caracterizao do mtodo de
pesquisa, so definidos: a natureza, a abordagem, os objetivos e os tipos de procedimentos
utilizados neste artigo. Por fim, descrito o mtodo utilizado para a coleta e anlise de dados.
3.1.

Contextualizao do Processo
As mudanas tecnolgicas, a imagem dos atuais servios de informtica e a

reestruturao do governo, motivam a transio da informtica pblica. O governo est


passando por um processo de informatizao, com intuito de modernizar e melhorar a
prestao de seus servios para a sociedade.

O governo federal est cada vez mais presente na regulao das atividades
econmicas, em especial no agronegcio, setor que movimenta uma importante parte da
economia nacional. O volume de negcios deste setor obriga o governo a criar mecanismos
eficientes de controle dos seus processos.
Atravs do Ministrio da Agricultura Pecuria e Abastecimento (MAPA), o governo
atua com a regulamentao e a normatizao de servios vinculados ao setor com objetivo de
garantir a segurana alimentar e a produo de excedentes para exportao. Dentre as
preocupaes do governo quanto ao agronegcio est a rastreabilidade e regulamentao do
transporte de gado dentro do pas
O objeto de estudo desse artigo o processo de transporte de bovinos dentro do
territrio brasileiro do ponto de vista documental, que envolve a emisso e controle da Guia
de Trnsito Animal (GTA) pelos rgos Executores de Sanidade Animal (OESA).
3.2.

Classificao da Pesquisa
O presente trabalho caracterizado como um estudo de caso. A pesquisa de natureza

aplicada, pois envolve a utilizao prtica da metodologia sugerida para solucionar uma
situao especfica, conforme Moresi (2003). A abordagem utilizada no artigo qualitativa,
pois os dados so obtidos atravs da interpretao de um estudo de caso, trechos de
documentos e registros utilizados durante o processo, principalmente na forma de mapas de
processos e descrio de atividades (MORESI, 2003).
A coleta de dados feita atravs de observao participante, pois, procura entender as
aes no contexto da situao observada. Tambm so realizadas entrevistas e anlises
documentais.
3.3.

Coleta e Anlise dos Dados


Para este estudo so realizadas pesquisas bibliogrficas, de campo e documentais. A

coleta dos dados feita atravs do estudo do processo atual, de anlise da bibliografia
disponvel sobre o tema e de entrevistas com profissionais do MAPA que sejam atuantes no
processo, definidos nas reunies iniciais. Assim, possvel mapear os processos e identificar
as principais dificuldades encontradas no processo, bem como visualizar oportunidades de
melhoria sobre a perspectiva dos agentes envolvidos.
A anlise do processo de registro de estabelecimentos de POA (Produtos de Origem
Animal) de categoria SIF escolhido para o estudo de caso baseada nos conceitos da
metodologia BPM, de acordo com a abordagem proposta por Baldam et al. (2009), j citada
no item 2.3, e representada na Figura 2. A etapa de execuo do processo no contemplada,
pois no faz parte do escopo desta pesquisa.

Na etapa de planejamento do BPM foram realizadas reunies com os atores


envolvidos no processo e pesquisas bibliogrficas para identificar a qual estratgia da
organizao o processo deve estar alinhado. Nessas reunies estiveram presentes funcionrios
ligados ao MAPA e CNA. J na etapa de modelagem do processo atual e proposto, alm de
novas entrevistas com os envolvidos no processo, dessa vez para descrever o fluxo do
processo atual, foram analisados os documentos presentes ao longo do processo mapeado. E
para propor melhorias foram feitas, alm de entrevistas com o proposto de ouvir os
envolvidos sobre pontos a serem melhorados, anlises bibliogrficas para referencias.

4. Resultados
A anlise do processo possibilitou a compreenso dos problemas e a proposio de
melhorias. Assim, alguns aspectos importantes foram levantados quanto padronizao e
automao, alm da agilidade que se obteve com as melhorias. A seguir ser apresentado a
empresa e o processo especfico estudado e, em seguida, os resultados da aplicao do BPM
de acordo com o ciclo sugerido por Baldam et al. (2009).
4.1.

Contextualizao

O artigo foi desenvolvido na empresa ID2 Tecnologia e Consultoria, prestadora de


servios de mdio porte situada em Braslia. uma empresa que desenvolve sistemas
customizados de maneira a atender ao modelo de negcio das organizaes. A ID2
contratada pela Confederao Nacional da Agricultura (CNA) para um projeto em convnio
com o Ministrio da Agricultura, Pecuria e Abastecimento (MAPA) que tem como objetos a
Gesto da Rastreabilidade, a Guia de Trnsito Animal Eletrnica (e-GTA) e o Sistema de
Inspeo Federal (SIF).
O objetivo desse convnio a criao da Plataforma de Gesto Agropecuria (PGA), que
ser uma ferramenta para melhorar a qualidade e o acesso s informaes para os envolvidos
com agropecuria no pas. Dentro dos processos que a PGA englobar est o controle do
trnsito de animais, onde o principal documento envolvido a Guia de Trnsito Animal
(GTA) que emitida pelos rgos Executores de Sanidade Animal (OESA) de cada regio.
A GTA um documento oficial obrigatrio para o transporte de animais que permite o
acompanhamento da movimentao de animais no pas e contm informaes sobre o destino,
a finalidade e as condies sanitrias e no constam informaes sobre a vida do animal, um
modelo desse documento est no Anexo I. O foco do artigo a transformao do processo de
transporte animal com a informatizao desse realizada atravs da aplicao da metodologia
BPM.

4.2.

Planejamento das Atividades do BPM

O ciclo do BPM inicia com a criao de um plano estratgico que fornece uma direo
para assegurar o alinhamento com a estratgia da organizao. Nessa fase tambm se definem
metas, expectativas e metodologias. O governo federal est em meio a um processo de
informatizao e desburocratizao de seus servios para melhor atender a populao, e com
essa motivao os pontos a serem verificados para atender a essa estratgia so a agilidade e
eficincia do processo em foco. Essas so falhas que causam prejuzos organizao com
relao imagem, satisfao e tambm financeiros.

4.3.

Mapeamento do Processo Atual (As Is)

O processo foi mapeado a partir de entrevistas e anlise de documentos. As entrevistas


envolveram funcionrios do MAPA e CNA em conjunto e foram realizadas em quatro
reunies. A anlise de documentos se deu medida que os mesmos eram referidos ao longo
do mapeamento. Com as informaes adquiridas obteve-se, como resultado, o fluxo do
processo descrito no Apndice B, desenhado na ferramenta computacional BizAgi Process
Modeler. Aps esta etapa, o fluxo foi validado junto ao MAPA e CNA.
O processo, de forma geral, trata da movimentao de bovinos dentro do territrio
brasileiro, a qual documentada atravs da GTA que possui informaes como: propriedades
de origem e destino, finalidade (cria, engorda, reproduo, exposio, e outras) e quantidade
de animais transportados. Esses dados so produzidos e armazenados pelos rgos
Executores de Sanidade Animal (OESA), que representam o agrupamento de unidades
veterinrias da regio em que se encontram e controlam atividades especficas de inspeo
animal.
Para o transporte de bovinos para qualquer finalidade necessria a emisso da GTA, para
isso o produtor rural deve reunir a documentao necessria e entregar na OESA de sua
regio. A OESA verifica a documentao e libera um boleto para pagamento em agncia
bancria, que emitir um comprovante de pagamento. O produtor deve retornar a OESA com
o comprovante de pagamento do banco e assim a OESA emitir as 4 vias da GTA, uma das
vias fica na OESA de origem do animal e essa baixa o saldo na ficha do produtor rural com a
quantidade de animais a serem transportados e outra via fica com o prprio produtor de
origem.
O animal embarcado pela transportadora com outras duas vias da GTA e ao chegar ao
destino final uma guia entregue ao produtor ou frigorfico de destino e outra OESA da

regio de destino. A OESA de destino credita no saldo do produtor ou frigorfico o nmero de


animais recebidos.
4.4.

Anlise do Processo Atual

Aps o mapeamento do processo e anlise das atividades foi possvel identificar pontos
ineficientes do processo. Percebeu-se que a comunicao entre as OESAs de origem e destino
inexistente, o controle de saldo dos animais baseado somente no controle de entradas e
sadas de animais das propriedades e essa falta de comunicao entre destino e origem gera
inconsistncia na contagem de rebanhos, isso refora a ideia da criao de uma base nica de
dados para centralizar todas as informaes sobre o trnsito de animais no Brasil.
Alm disso, a GTA atual feita de papel de controle patrimonial, o qual possui um alto
custo e o estado responsvel pela sua compra. Nota-se que a velocidade de troca e de
transferncia de informaes limitada pela velocidade dos procedimentos que utilizam papel
e o fluxo de informaes documentado em papel aumenta o custo operacional e reduz na
ponta final a satisfao do cliente. Urge, pois, transacionar documentos eletronicamente, j
que as informaes precisas e em tempo hbil so, atualmente, cruciais para a eficcia dos
processos do governo.
As atuais formas de controle das informaes de cadastro e trnsito de animais no pas so
ultrapassadas e necessitam uma reformulao, na maioria das OESAs esse controle feito por
registros em fichas preenchidos manualmente e por planilhas eletrnicas que no so
compiladas em uma base de dados da regio.
4.5.

Mapeamento do Processo Futuro (To Be)

Para otimizar o processo conforme a estratgia descrita na seo 4.2, formulou-se uma
proposta de um novo fluxo modificado, com sistemas de informao envolvidos, que est
descrito no Apndice C. O novo fluxo baseado no desenvolvimento de um software com um
banco de dados que informatiza o processo antigo, esse sistema foi desenvolvido para ser
parte da PGA.
O novo processo se baseia na criao de um banco de dados nico para todas as OESAs
que possibilita um cadastro nacional de produtores, e com esse cadastro atualizado o produtor
pode solicitar a emisso da GTA via sistema, sem sair de sua propriedade, atravs da internet.
Assim que a solicitao autorizada pelo sistema disponibilizada uma GTA eletrnica (eGTA) online e para impresso com um cdigo de barras e simultaneamente feita a reserva
no saldo animal na ficha do produtor.
Assim, no h mais necessidade da GTA ser transportada junto com o animal, com o
sistema a transportadora precisa somente do cdigo de barras, que contm todas as

informaes presentes na guia online. Quando a mercadoria animal chega ao seu destino o
produtor rural ou frigorfico confirma o seu recebimento atravs do sistema via web, que
envia automaticamente ao produtor de origem um alerta de recebimento e credita os animais
na ficha do produtor rural ou frigorfico de destino.
4.6.

Discusses

A transformao do processo antigo para o novo fluxo mapeado est alinhada s


estratgias do governo e foi realizada de maneira a suprir as ineficincias existentes. O novo
processo prope a utilizao de tecnologia para melhoria do controle de trnsito de animais
atravs de um sistema informatizado, o que permite uma melhor rastreabilidade de produtos
atravs da cadeia produtiva.
A rastreabilidade o maior objetivo para o MAPA e para a CNA, pois aumenta a
confiabilidade e a integridade da informao trazendo mais segurana e transparncia cadeia
produtiva do gado. Atravs do maior controle do processo h uma reduo em problemas para
garantia de normas para exportao e restringir o trnsito de animais no pas diante de um
evento sanitrio.
A criao de um banco de dados nico para todas as OESAs atravs de um sistema
integrado com o MAPA e a CNA aumenta a disponibilidade e o acesso informao, atravs
da atividade de confirmao de recebimento da mercadoria animal pelo produtor de origem
gerada uma melhoria na contagem de rebanho e um maior controle de desvios de rota.
Outra modificao a extino de papel no processo, atravs da e-GTA que possibilita
que todo processo seja realizado via web e apenas informando transportadora o cdigo de
barras da e-GTA. Dessa forma, se extingue o deslocamento fsico do produtor at a OESA de
sua regio e aumenta a confiabilidade do processo, pois o documento em forma de papel de
fcil extravio. Alm disso, h uma reduo dos custos envolvidos, pois o governo estadual
responsvel pelo custo do papel emitido.
Apesar do estudo no conter anlises quantitativas, possvel indicar melhorias no custo
operacional (reduo de papel) e mais fortemente na questo da agilidade, reduzindo a
burocracia associada ao processo. Alm disso, com a existncia de um banco de dados
unificado, possvel a criao de indicadores com relao transparncia e organizao das
informaes geradas no processo, como taxas de extravio de carga, mortalidade do gado
durante o transporte e a prpria movimentao do rebanho no pas. Os interessados podem
usar indicadores do sistema como informaes de origem e destino, melhorando a
rastreabilidade e tambm como controle do prprio rebanho, atualizando sua contagem de
acordo com o sistema.

5. Concluses
A vantagem da gesto de processos de estimular otimizao e melhoria contnua e sua
extensa aplicabilidade como base de tcnicas gerenciais atuais fizeram com que essa
abordagem se tornasse rotineira para muitas organizaes. Dessa forma, o BPM surge como
uma ferramenta de gesto motivada pelas regras de foco no cliente, eficincia e eficcia,
visando obteno de um desempenho consistente.
De maneira geral, o estudo atingiu o objetivo programado na proposta do trabalho, que
apresentar a melhoria de um processo atravs do BPM. O processo de trnsito animal dentro
do pas foi analisado, mapeado e, ento, foram sugeridas melhorias, tudo isso atravs da
ferramenta BPM. As melhorias foram recomendadas, com o intuito de otimizar o processo e
atender s necessidades atuais do governo, identificadas na fase de planejamento. Justificando
a primeira etapa do ciclo aplicado, o estudo realizado tambm demonstrou a relevncia do
foco na estratgia do governo com relao transparncia e informatizao para uma
apropriada conduo de um projeto de gerenciamento de processos.
O processo proposto pelo estudo extingue o uso do papel, reduzindo os custos
operacionais e aumentando a confiabilidade do processo atravs da diminuio do extravio de
informaes. Atravs da implantao de um sistema de informao foi possvel a criao de
um banco de dados nico que armazena todas as informaes sobre o trnsito animal dentro
do pas, o que permite a criao de indicadores desse servio, trazendo benefcios como
transparncia e agilidade no processo populao. Alm disso, o estudo mostra que, no s
para eficincia operacional da organizao, mas tambm para satisfazer as necessidades dos
clientes, os processos de negcio da organizao devem estar em constante melhoria e
aperfeioamento. A partir da base de dados a ser gerada com o sistema de informao
desenvolvido ser possvel criar indicadores para controlar o desempenho do processo,
atravs do acesso dos usurios s informaes.
O estudo procurou seguir as etapas propostas, garantindo assim, uma analise crtica
mais efetiva, mostrando a aplicabilidade do BPM. No foram encontradas grandes barreiras
no uso da metodologia para obteno dos resultados propostos, o que j era esperado devido
ao fato do BPM ser de abrangncia ampla, que busca estimular o alinhamento dos processos
de negcio com a estratgia da organizao por meio de tcnicas e ferramentas de
modelagem, documentao, automao e monitoramento. A

mais

notvel

contribuio

acadmica deste estudo foi a apresentao do sucesso da gesto de processos em instituies


pblicas no contexto brasileiro atravs da utilizao do BPM, aplicao no comumente
citada na literatura de referncia.

6. Referncias
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Anexo I

Apndice A

Apndice B

Apndice C

BPM for Process Improvement: Implementation in the Public Sector

Abstract
Process management is important to improve process performance. This article
presents a report of an application of the methodology BPM (Business Process Management),
which was performed in four steps: (i) planning activities of BPM (ii) mapping of the chosen
process, (iii) improvements and comparison the current process and proposed. The
methodology was adapted to the context of a public organization and this approach was used
to modernize the process of animal movement control in Brazil. From the analysis of the
current process have been proposed improvements to optimize resources, improve reliability
and increase customer satisfaction.
Keywords: Process Management, Process Improvement, BPM, Public Institution.

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