Administracin financiera II

Objetivos de la unidad

El estudio del contenido de

esta unidad,
contribuir a que usted adquiera las competencias
para :
1. Definir la importancia de la informacin
contable en la administracin de una
empresa
2. Identificar los diferentes registros que

son necesarios
empresa.

importantes

en

la

3. Establecer la importancia de registrar las

operaciones
negocios.

diarias

que

realizan

los

UNIDAD 1

REGISTROS
CONTABLES

Administracin financiera II

1
1.1

REGISTROS CONTABLES
Definicin

REGISTRO DE LAS ACTIVIDADES DE UNA EMPRESA

Es un sistema contable donde se anotan ordenadamente todas aquellas
transacciones comerciales que una empresa realiza, las cuales deben
estar escritas en sus respectivos trminos monetarios, stas pueden
corresponder a una compra, venta o adquisicin de compromiso de corto,
mediana o largo plazo.
El registrar adecuadamente las actividades monetarias, permite a los
empresarios una buena organizacin y administracin de los recursos de
las empresas.
La base para tener xito en la administracin de una empresa, es una
buena informacin financiera. Sera intil planificar las necesidades de
efectivo, a un tratar de averiguar las gastos de fabricacin, si no se tiene
en orden los registros contables.
stos son como el historial de una
empresa, se puede ver hacia el futuro.

empresa y

con base en esta

1.1.1 La razn de ser de los registros contables

Existen cinco razones esenciales que permiten visualizar el valor de los
registros contables para la sana administracin de una empresa.
I ) Es un requisito legal que toda empresa lleve registros contables.
2)

Es un requisito que solicitan las entidades financieras para el trmite

de una solicitud de crdito o prstamo, representa el balance anual
de la empresa.

3)

Permite
eficientemente el control de las compras,
ventas,
inventarios, crditos y cobros, compromisos de corto, mediano y
largo plazo.

Administracin financiera II
4)

Permite dar respuesta a preguntas como:

a) Est ganando o perdiendo dinero la empresa?

b)
c)
d)
e)

Cul es
Cunto
Cunto
Cul es

el valor monetario del negocio o empresa?

deben los clientes?
debe la empresa a los acreedores?
el total de impuestos a pagar?

1.2 DOCUMENTOS CONTABLES

La variacin
en los estados patrimoniales deber estar basada en
documentos que la justifiquen.
Los cuales, adems de servir como base
para la realizacin de los asientos contables sern tambin la prueba
formal de tales variaciones reales del patrimonio. Por tanto, stos no
solamente han de existir sino que deben ser conservados, no slo por
razones lgicas sino tambin, por aspectos legales.
Dentro de la documentacin mercantil y contable se tienen:

Los propios libros contables: basados en otros libros contables,

los cuales se les conoce como auxiliares.

Documentacin de compras y ventas: notas de crdito, notas de

dbito, notas de pedido y facturas.

Documentos de almacn: referidos al registro de compras y ficha

de almacn

Documentos de cobros y pagos: letra de cambio, cheques y

extractos bancarios

Documentos fiscales y laborales: liquidacin de impuestos,

nminas.

Otros documentos: plizas de seguros, escrituraciones, contrato

de compraventa, recibos de suministros y contratos de alquiler

Administracin financiera I

1.3

CLASES DE

REGISTROS CONTABLES

La normativa sobre los registros contables que han de mantener las empresas se
encuentra en el Cdigo de Comercio, que exige a todos los empresarios llevar
una contabilidad ordenada, adecuada a su actividad y mantener un libro de
inventarios y balances y otro diario, sin perjuicio de lo exigido por las leyes o en
disposiciones extraordinarias.
En cuanto a los requisitos formales aplicables a los registros contables, el Cdigo
de Comercio establece que las empresas presentarn los libros obligatorios al
Registro Mercantil del lugar donde tienen su domicilio fiscal, para su trmite y
sellado antes de comenzar su utilizacin. Se permite la realizacin de asientos y
anotaciones por cualquier procedimiento idneo sobre hojas separadas que
posteriormente habrn de ser encuadernadas correlativamente para formar los
libros obligatorios, los cuales han de legalizarse antes de que transcurran los
cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

REGISTRO DE VENTAS: Registra todas las ventas, ya sea al crdito o al

contado. ste consta de tres o cuatro columnas en las cuales se describe
el producto o servicio, registra el valor del monto total de lo vendido, se
detalla el valor de la venta al contado y al crdito.

REGISTRO DE CAJA O EFECTIVO: En este se registran las entradas y

salidas de efectivo. sta consta de tres o cuatro columnas en las cuales se
escribe la fecha de la operacin, el detalle de la transaccin, las entradas
de efectivo, las salidas de efectivo y automticamente se reflejar el saldo
de efectivo que tiene la empresa.

REGISTRO DE BANCOS: En este se registran las entradas y salidas de

efectivo, pero en el banco. ste tambin consta de tres o cuatro columnas,
en este se escribe la fecha de la operacin, el detalle de la transaccin, las
entradas de efectivo al banco en concepto de remesas, tambin las salidas
de efectivo por medio de cheques emitidos y automticamente se reflejar
el saldo de efectivo en bancos que tiene en la empresa.

REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR: En este se registran las ventas al

crdito que se hacen, tambin se le conoce como registro de clientes.