INFORME DE AUDITORIAS EN SITIO

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA

1. INFORMACIÓN GENERAL
PROCESOS ESTRATEGICOS:
GESTION ESTRATEGICA (DGE-OPA); GESTION SOSTENIBLE
(OPA); SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (OPA-TODOS)
PROCESOS MISIONALES:
GESTION DEL ACERVO DOCUMENTAL (GNP-GCR-DRA-DSP);
SERVICIOS ARCHIVISTICOS (AREAS MISIONALEES-GDM-GNT);
DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA (GNP-GCR-DRA-
PROCESOS AUDITADOS DSP).
PROCESOS DE APOYO:
GESTION DOCUMENTAL (GCA-GCR); GESTION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA (GTH-GCO-GPT-GSG); TECNOLOGIA DE
INFORMACION Y COMUNICACIÓN (GSI-GDM); GESTION JURIDICA
Y DE CONTRATACION (SGE-GJC).
PROCESO DE EVALUACION:
GESTION DE LA EVALUACION Y EL MEJORAMIENTO (UCI).

ALCANCE:
LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD

Nombre: ARMANDO ENTRALGO MERCHAN

LIDER PROCESO Cargo: DIRECTOR GENERAL
GESTION Correo: aentralgo@archivogeneral.gov.co
ESTRATEGICA
Firma:
LIDER DE LOS
PROCESOS
GESTION
SOSTENIBLE Y Nombre: MARLENE BELLO
SISTEMA
INTEGRADO DE
GESTION
Cargo: JEFE OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO
Correo: mbello@archivogeneral.gov.co
Firma
LIDER PROCESO DE
DESARROLLO DE
Nombre: WILLIAM MARTINEZ
LA POLITICA
ARCHIVISTICA
Cargo: JEFE DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION
Correo: dcd@archivogeneral.gov.co.
Firma
LIDER PROCESO
GESTION DEL
Nombre: MAURICIO TOVAR
ACERVO
DOCUMENTAL
Cargo: JEFE DIVISION DE SERVICIOS AL PUBLICO
Correo: dsp@archivogeneral.gov.co
Firma
LIDER PROCESOS
DE SERVICIOS Nombre: ALEXANDER MELO CASTRO
ARCHIVISTICOS
Coordinador Grupo de Asistencia Técnica y Gestión de
Cargo:
Proyectos
Correo: amelo@archivogeneral.gov.co
Firma
LIDER PROCESO
GESTION Nombre: JORGE VELANDIA
DOCUMENTAL
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sin autorización.
Proceso: Gestión de Evaluación y Mejoramiento Fecha: 05-11-09 Versión: 2 Código: EM-210-FR-062 Página 1 de 9
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Cargo: Coordinador Grupo Correspondencia y Archivo ( e )

Correo: jvelandia@archivogeneral.gov,.co
Firma
LIDER PROCESO
GESTION
Nombre: LILIANA MONTOYA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Cargo: Jefe División Administrativa y Financiera ( e )
Correo: lmontoya@archivogeneral.gov.co
Firma
LIDER PROCESO
TECNOLOGIA DE LA
Nombre: JORGE ALZATE
INFORMACION Y
COMUNICACIÓN
Cargo: Coordinador Grupo de Sistemas
Correo: jalzate@archivogeneral.gov.co
Firma
LIDER PROCESO
GESTION JURIDICA Nombre: ELSA MORENO
Y CONTRATACION
Cargo: Coordinador Grupo Asuntos Jurídicos y Contratación
Correo: emoreno@archivogenerl.gov.co
Firma
LIDER PROCESO
DE LA EVALUACION
Nombre: HERNANDO OSSA LENIS
Y EL
MEJORAMIENTO
Cargo: JEFE UNIDAD DE CONTROL INTERNO
Correo: uci@archivogeneral.gov.co
Firma
TIPO DE AUDITORIA CALIDAD
AUDITORIA EN FECHA DE ABRIL 19 A 23
DURACIÓN 3 HORAS
SITIO VISITA DE 2010
EQUIPO AUDITOR Y PROCESO AUDITADO
LÍDER JEANNETTE CAÑON-
LUIS CARLOS PARRA
APOYO
LÍDER DELSY MATIZ
APOYO NAZLY GONZALEZ
LÍDER CARLOS TORRES
APOYO GLADYS CAMACHO
LÍDER LUZ DORA ARIZA
APOYO MARIO SUESCUN
LÍDER CARLOS TORRES
APOYO PAOLA MORENO
LÍDER JEANNETTE CAÑON
APOYO YULIETH VASQUEZ
LÍDER NAZLY GONZALEZ
APOYO PAOLA MORENO
LÍDER ARISNELY CUESTA
APOYO DIANA MELO
LÍDER ISRAEL PEDREROS
APOYO PATRICIA SALOMON
LÍDER OLGA YANETH SANDOVAL
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Proceso: Gestión de Evaluación y Mejoramiento Fecha: 05-11-09 Versión: 2 Código: EM-210-FR-062 Página 2 de 9
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APOYO DELSY MATIZ

LÍDER ANGELA BARAJAS
APOYO ISRAEL PEDREROS
2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

DETERMINAR EL GRADO DE CONFORMIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO EN EL

ARCHIVO GENERAL DEL NACION.

3. CONFORMIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (MECI-CALIDAD)

3.1. HALLAZGOS DETECTADOS

VER ESTADISTICAS ANEXAS E INFORMES CON SOPORTES DE CADA UNA DE

LAS AUDITORIAS

3.1. OBSERVACIONES

VER ESTADISTICAS ANEXAS E INFORMES CON SOPORTES DE CADA UNA DE

LAS AUDITORIAS

4. ASPECTOS RELEVANTES
FORTALEZAS DEBILIDADES

VER ESTADISTICAS ANEXAS CON VER ESTADISTICAS ANEXAS CON

SOPORTES DE CADA UNA DE LAS SOPORTES DE CADA UNA DE LAS
AUDITORIAS AUDITORIAS

5. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

CONCLUSIONES DESDE LA EFICIENCIA, LA EFICACIA Y

EFECTIVIDAD
EFICACIA: Con esta Segunda Auditoría Interna de Calidad se concluye que los procesos de
la Entidad, son eficaces ya que se cumple con los objetivos propuestos. Queda faltando
aumentar un poco más la eficacia de éstos a través de las acciones de mejora planteadas.

EFICIENCIA: Con esta Segunda Auditoría Interna de calidad se concluye que los procesos
de la Entidad, son eficientes, ya que en la media de las posibilidades se ve optimización de
los recursos existentes para alcanzar los objetivos propuestos. Queda faltando la asignación de
mayores recursos financieros a algunos procesos como los misionales y los de apoyo. Se
requiere:.
Mayor asignación de recursos tecnológicos para los procesos misionales y de apoyo
Mayor asignación de recursos humanos para los procesos misionales y de apoyo.
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Proceso: Gestión de Evaluación y Mejoramiento Fecha: 05-11-09 Versión: 2 Código: EM-210-FR-062 Página 3 de 9
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EFECTIVIDAD: El impacto generado por cada uno de los procesos de la Entidad, se vé

reflejado en el cumplimiento de sus objetivos con eficiencia y eficacia y a la vez el nivel de
credibilidad de cada uno de ellos, a través de las gestiones realizadas por las áreas que los
lideran

Queda faltando: Es necesario mejorar el impacto generado por algunos procesos, en el sentido
de que estos deben apuntar a obtener mayores beneficios y mejorar la oportunidad, como el
caso del proceso Auditor, que debe mejorar su oportunidad.

SEGUNDA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

ABRIL 19 AL 23 DE 2010
ESTADISTICAS

ACCIONES
NO NO DE
PROCESOS FORTA CONFORMIDA CONFORMI OBSERVA MEJORA
ESTRATÉGICOS LEZAS DES DADES CIONES
MAYORES MENORES

GESTION
1 1 1 5 0
ESTRATEGICA 10

GESTION
2 2 1 3 2
SOSTENIBLE
5

SISTEMA
3 INTEGRADO DE 3 1 2 6
GESTION
3
TOTAL 6 3 10 8
PROCESOS
ESTRATEGICOS 18
ACCIONES
NO NO DE
PROCESOS FORTA CONFORMIDA CONFORMI OBSERVA MEJORA
MISIONALES LEZAS DES DADES CIONES
MAYORES MENORES

NORMATIVIDAD
Y DESARROLLO
1 4 1 2 1
DE LA POLITICA
ARCHIVISTICA
1
GESTION DEL
2 ACERVO 1 4 6 4
DOCUMENTAL 29
SERVICIOS
3 1 0 17 0
ARCHIVISTICOS 24

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Proceso: Gestión de Evaluación y Mejoramiento Fecha: 05-11-09 Versión: 2 Código: EM-210-FR-062 Página 4 de 9
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TOTAL 6 5 25 5
PROCESOS
MISIONALES 54
ACCIONES
NO NO
DE
PROCESOS DE FORTA CONFORMIDA CONFORMI OBSERVA MEJORA
APOYO LEZAS DES DADES CIONES
MAYORES MENORES
GESTION
1 ADMINISTRATIVA 3 2 6 2
Y FINANCIERA 10
GESTION
2 3 2 4 3
DOCUMENTAL 18
TEGNOLOGIAS
DE
3 4 0 11 5
INFORMACION Y
COMUNICACIÓN 19
GESTION
4 JURIDICA Y 2 0 7 0
CONTRATACION 10
TOTAL 12 4 28 10
PROCESOS DE
APOYO 57
ACCIONES
NO NO DE
PROCESOS DE FORTA CONFORMIDA CONFORMI OBSERVA MEJORA
EVALUACIÓN LEZAS DES DADES CIONES
MAYORES MENORES

1 GESTION DE LA 1 0 4 4
EVALUACION Y
MEJORAMIENTO

4
TOTAL 1 0 4 4
PROCESOS DE
EVALUACIÓN 4

cuadro resumen por mapa de proceso

NO NO ACCION
FORTALE OBSERVACION
PROCESO CONFORMIDAD CONFORMINAD ES DE
ZAS ES
ES MAYORES ES MENORES MEJORA

ESTRATEGICOS 6 3 10 8 18
MISIONALES 6 5 25 5 54
DE APOYO 12 4 28 10 57
DE
EVALUACION 1 0 4 4 4

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TOTALES 25 12 67 27 133

En el marco de la Auditoria se contó con un número representativo de la comunidad que

integra el Archivo General de la Nación (109 personas es decir 29%) dado que la auditoria
fue dirigida no solo a los lideres sino a su grupo de trabajo. A continuación se informa el
número de auditados en cada proceso teniendo como referencia que actualmente el 100% está
conformado por 90 funcionarios y 280 servidores en calidad de contratistas, es decir 370
personas en total.

PROCESO NUMERO DE PERSONAS

AUDITADAS

GESTION ESTRATEGICA 5

GESTION SOSTENIBLE 6

SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION 6
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DESARROLLO DE LA POLITICA
ARCHIVISTICA 11

GESTION DEL ACERVO

DOCUMENTAL 26

SERVICIOS ARCHIVISTICOS 17

GESTION DOCUMENTAL 8

GESTION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA 34
TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION Y
COMUNICACIÓN 14

GESTION JURIDICA Y DE
CONTRATACION 6

GESTION DE LA EVALUACION Y
MEJORAMIENTO 4
NUMERO TOTAL DE PERSONAS
AUDITADAS 109

PERSONAS
AUDITADAS 109
PERSONAS NO
AUDITADAS 261
TOTAL POBLACION
AGN 370

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LAS PREGUNTAS GENERALES

PORCENTAJE DE
No. PREGUNTA RESPUESTAS
AFIRMATIVAS
1 ¿Conoce la misión de la entidad? Enúnciela 100
2 ¿Conoce la visión de la entidad? Enúnciela 100
¿Conoce la Política de Calidad de la entidad?
3 Explíquela 88

¿ Sabe los valores o principios adoptados por la

4 entidad?. Enuncie cinco 94

¿ Conoce el mapa de procesos?

5 94
Evidencie los registros de la socialización de los
6 60 minutos de calidad 88

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En la terminación del proceso de auditoría se solicitó a los auditados evaluarán el

desempeño del Grupo Auditor conformado por nuestros 16 auditores cuya formaciones están
entre otras: abogados, economistas, ingenieros industriales, contadores, administradores de
empresas, archivistas y restauradoras, a continuación se muestran los resultados de está
actividad:
EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL GRUPO AUDITOR

RANGOS DE CALIFICACION PORCENTAJE (%)

EXCELENTE 49
BIEN 46
REGULAR 5
DEFICIENTE 0

Nombre del
HERNANDO OSSA LENIS Fecha: 2010-05-16
Auditor Líder:

6. ANEXOS. Solicitud de acciones preventivas, correctivas y de mejora

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