Unidad.

Introduccin a Sistemas de Gestin Integral

Clase 1. Generalidades de Sistemas de gestin
Integral

Contenido
Introduccin ..........................................................................................................................................2
Beneficios de un sistema integral..................................................................................................7
Ventajas de un sistema de gestin ........................................................................................ 14
Objetivos de un sistema integral............................................................................................ 15
Gestin del riesgo HSEQ ............................................................................................................... 16
Ejemplo Aplicativo 1........................................................................................................................ 17
Taller Aplicativo 1 ............................................................................................................................. 20
Establecimiento e implementacin ........................................................................................... 21
Objetivo ........................................................................................................................................... 21
Instrumento.................................................................................................................................... 21
Cronograma de Trabajo................................................................................................................. 25
El Organigrama ................................................................................................................................. 28
Responsabilidades ....................................................................................................................... 28
Recomendaciones ........................................................................................................................ 32
Ejemplo de implantacin: .............................................................................................................. 36
Taller aplicativo de implementacin ......................................................................................... 37

Introduccin
Nuestro trabajo consiste en establecer, documentar, implementar, auditar,
mantener y mejorar un Sistema de Gerencia Integral que documenta las
operaciones

integrales

dentro

de

nuestra

planta

industrial.

Nuestra

responsabilidad es cumplir los requerimientos de nuestros clientes, sin exponer

ninguna vida humana de los empleados, contratistas o visitantes, minimizando el
impacto ambiental y previniendo daos a la propiedad..
HSEQ (Sistemas de gerencia integrales) representa uno de los grandes avances del
siglo XXI en materia de sistemas de gestin, pues permite realizar una operacin
con buenas prcticas de industria globales que incluyen el cumplimiento de
programas de salud ocupacional, actividades de seguridad industrial, actividades
de mitigacin sobre el medio ambiente relacionadas con esas actividades y el
cumplimiento de los requisitos de calidad pactados con el cliente, dentro de un
marco legal. Para ello se emplean

documentos integrales y coherentes que

garantizan un trabajo armnico y rentable en todos los procesos de la

organizacin.
En el pasado, funcionarios HSE requeran establecer documentos, divulgarlos y
auditarlos para asegurar que las operaciones de una empresa cumplieran con la
mitigacin de los riesgos y se llevaran a cabo actividades conforme al plan de
manejo ambiental. Por otra parte, el rea de calidad era responsable de establecer
documentos en forma separada, explicando las tcnicas para cumplir con los
requisitos pactados con el cliente. Cada grupo de funcionarios deba divulgar esos
documentos. Esta situacin cre confusin y dificultades al personal operativo para
lograr integrar sus operaciones conforme a los documentos que en ocasiones
llegaban incluso a ser contradictorios.
Por otra parte, la necesidad de crear documentos ms eficaces, que en corto plazo
permitieran a todo el personal ser formado en pocas horas, hace necesario
modificar los esquemas de induccin, crear parmetros para la reinduccin,
asegurar una formacin eficaz y controles para hacer que el personal rpidamente
pueda incorporarse a un proceso, ser calificado, pasar rpidamente a competente
y asegurar el control mundial, ha llevado a la alta direccin a la necesidad de
2

unificar los departamentos HSE y calidad en uno solo: HSEQ para asegurar una
eficiencia global.
Actualmente Colombia cuenta con 17.000 organizaciones certificadas de acuerdo
con la informacin suministrada por el peridico El Tiempo y cada da los
requerimientos aumentan con exigencias como el sistema RUC (Registro nico de
contratistas) y la NTCGP1000 norma de gestin de la calidad para entidades
pblicas.
Existen las siguentes normas:
La ISO29001 que provee los requisitos para los sistemas de gestin de calidad del
sector petrolero y de gas; la norma ISO27001 provee guas la seguridad
informtica, la norma ISO28000 seguridad para la cadena de distribucin;

la

norma ISO9000 con el vocabulario para todas las normas de la familia, la norma
OHSAS18001 para la salud ocupacional y la seguridad industrial y finalmente, la
norma ISO14001 como la gua para el manejo ambiental. Con la emergencia de
otras normas de la familia como la ISO26000 responsabilidad social, los sistemas
de gerencia integral se siguen expandiendo, incluyendo nuevas directrices,
esquemas sectoriales y algunos procesos especficos.
Adems, desde el ao 2004, existe la familia de normas AS9100, AS91020 que
proveen los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad del sector
aeronutico y del espacio, con sus respectivas actualizaciones.

Tipos de Certificacin
TIPOS DE CERTIFICACIONES
NORMA
ISO9001

EXPLICACIN
Calidad en la gestin.

OBJETIVO
Permite demostrar
calidad en su sistema de
gestin.

ISO14001

Calidad en la gestin ambiental.

Permite demostrar
buenas prcticas de
medio ambiente en su
sistema de gestin.

ISO22000

Inocuidad en alimentos

Permite garantizar
inocuidad en toda la
cadena de alimentos.

ISO28000

Sistemas de seguridad en la

Certificar el comercio,

cadena de distribucin

manipulacin, transporte
y dems actividades
complementarias de
comercializacin de un
producto.

ISO31000

Gestin del riesgo. No es una

Metodologa para

norma certificable, es la gua para

identificar, peligros,

la gestin del riesgo.

establecer riesgos y
determinar anlisis de
consecuencias.

QS9000 &

Certificacin de calidad para el

Permite demostrar

TS16949

sector automotriz

calidad en el sistema de
gestin y en el producto
para la industria de auto
partes.

TIPOS DE CERTIFICACIONES
NORMA
TS29001

EXPLICACIN
Calidad en la gestin sectorial

OBJETIVO
Permite demostrar
calidad en la industria

ISO29001

del petrleo y el gas

natural.
TL9000

Norma de calidad para diseo,

Permite demostrar

produccin y servicios de

confianza a los clientes

telecomunicaciones.

en los servicios de
telecomunicaciones.

AS9100

Certificacin de calidad en la

Permite demostrar

AS9120

fabricacin, operacin y

calidad del sistema de

AS9003

mantenimiento de aviones.

gestin en la fabricacin,
operacin y
mantenimiento de
aviones.

ISO13485

Certificacin de calidad para

Permite demostrar

dispositivos mdicos.

calidad en la gestin
para el sector de
produccin y
comercializacin de
dispositivos mdicos.

ISO39001

Sistemas de seguridad vial

Permite demostrar
seguridad en el
transporte terrestre.

OHSAS18001

Calidad en la gestin de seguridad

Permite lograr que se

industrial y medicina del trabajo

cumpla el programa de
seguridad industrial y
medicina del trabajo.

ISO17021

Acreditacin de cuerpos

Permite acreditar una

5

TIPOS DE CERTIFICACIONES
NORMA

EXPLICACIN
certificadores

OBJETIVO
entidad experta en
certificaciones ante un
pas.

ISO17025

Acreditacin de laboratorios

Permite demostrar
veracidad y confiabilidad
en los resultados de
anlisis laboratorio.

ISO22301

Continuidad del negocio

Norma para asegurar la

continuidad de los
procesos de la
organizacin ante
situaciones de fuerza
mayor.

ISO27001

Seguridad y calidad en software.

Permite certificar
programas de
computador como sitios
seguros para los
usuarios de Internet.

ISO17799

Prueba en calidad de software

NTCGP1000

Certificacin en la norma tcnica

Asegurar la gestin de la

de gestin de la calidad publica en

calidad en las entidades

Colombia.

pblicas de Colombia.

Notas:

La norma ISO26000 cubre el tema de responsabilidad social pero no es una

norma certificable.
La norma ISO31000 es una gua para establecer los niveles de riesgo pero
no es una norma certificable.

Beneficios de un sistema integral

La certificacin de las organizaciones bajo la norma

OHSAS18001 (ahora

ISO45001) se ha convertido en una necesidad para poder vender a los clientes

grandes, debido a que es la nica forma de poder prevenir por parte del
comprador que la empresa cumpla con toda la legislacin laboral, pagos de salud,
seguridad y liquidaciones de los trabajadores que son enviados en misin, a
cumplir con los contratos y los proyectos de la organizacin compradora, por
parte de la empresa pequea contratista.
Por ello es muy frecuente en las invitaciones privadas a cotizar del sector privado
y en las licitaciones que se exija el certificado OHSAS18001 o se lleve a cabo una
estricta auditora de la empresa por parte de la entidad contratante para
determinar el grado de cumplimiento de esta norma y la existencia de un sistema
de salud y seguridad en el trabajo, que se encuentre funcionando en la empresa
que posiblemente va a ser seleccionada como contratista.
Para poder obtener el certificado en OHSAS18001 la organizacin debe contar con
un representante de la direccin que es un egresado de un diplomado o una
especializacin HSEQ (sistemas integrales) debido a que este no es un tipo de
estudio que se ofrezca a nivel de pregrado o tecnolgico en la actualidad. El
empresario prefiere un profesional integral, pues no slo va a implementar
OHSAS18001 sino tambin las otras dos normas que todava no hemos
mencionado y que forman parte del sistema integral:
La Certificacin de las organizaciones en ISO14001, corresponde a la
constancia emitida por un ente certificador de que la empresa cumple con
la normatividad ambiental y posee buenas prcticas de medio ambiente
implcitas en sus operaciones misionales. Este es un requisito en los grandes
contratos para con entidades multinacionales, el estado y los grandes
compradores porque tiene la garanta de que no van a ser multados o tener
una mala publicidad por malas prcticas ambientales y daos ambientales
en alguna parte de la cadena productiva, incluyendo el transporte. Por otra
parte, los importadores de los diferentes pases que estn integrndose a la
Comunidad Econmica Europea (CEE) lo exigen para poder hacer negocios
7

de exportacin haca sus puertos. Este certificado permite a la empresa

contratante tener la garanta de que su proveedor est cumpliendo con
todas las normas de medio ambiente, sigue buenas prcticas ambientales y
no va a ser sancionado por el tipo de producto, empaque y mtodos de
disposicin relacionados. Por ello es muy habitual que sin certificado de
medio ambiente no sea posible alcanzar mercados interesantes. Para lograr
este certificado, la empresa debe contratar un especialista HSEQ o una
persona con el Diplomado de HSEQ, pues resulta ms honroso tener una
persona dedicada a salud y seguridad en el trabajo y una segunda persona
dedicada a medio ambiente.
Es un requisito para poder vender a los grandes mercados y a las entidades
que figuran como grandes compradores, el contar con el certificado de
calidad ISO9001, pues esta es una buena forma de estar seguros los
compradores, de que los productos o servicios van a cumplir con los
requisitos y que el desgaste de supervisin y seguimiento va a ser mnimo.
Para implementar este sistema, se requiere que se cuente con un
especialista en HSEQ o un egresado del diplomado. Pues no resulta
atractivo aadir a los dos funcionarios anteriores, un tercero: un jefe de
calidad, resulta mejor que una sola persona cumpla con las funciones para
las tres normas: establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de
gestin integral. Se entiende por establecer el crear documentos acordes
con las necesidades de la empresa, pero requeridos por las tres normas.
Implementar significa que esos documentos se cumplen en el diario vivir de
la empresa y sus empleados y contratistas conocen los documentos, los
aplican. El mantenimiento del sistema de gestin corresponde a la
necesidad de realizar ajustes a los documentos como consecuencia de los
cambios normales que sufre una empresa: cambios de leyes, modificaciones
a su tecnologa, desarrollo o diseo de nuevos productos, cambios en
estructura orgnica para solo mencionar unos pocos. Ante el cambio se
hace natural que se estudie su impacto, se modifiquen documentos y se
divulgue al personal las nuevas formas de realizar las tareas cotidianas.
Finalmente, la mejora es un requisito de estos sistemas integrales, pues
corresponde a un espritu de realizar siempre cambios a los procesos y productos
8

que mejoren la competitividad de la organizacin y permita cumplir ante los entes

certificadores con el soporte permanente de mejoras.
Podemos concluir que las normas ISO9001, OHSAS18001 (ISO45001) y la norma
ISO14001 son un requisito impuesto por los pases compradores y las grandes
empresas que contratan servicios y productos como por ejemplo el sector
petrolero o el sector salud, en el cual est a la orden del da la prestacin de
servicios. La nica manera en ese esquema de lograr el cumplimiento legal, los
pagos a los trabajadores y contratistas, asegurar prcticas ambientales y mtodos
de garanta y control de calidad, es mediante la exigencia al posible proveedor del
cumplimiento de sistemas integrales de gestin.
Un sistema de gestin integral permite que un grupo de normas tcnicas, desde
dos en adelante, puedan ser establecidas, implementadas, mantenidas y mejoradas
en una organizacin, a partir de una estructura comn de documentos.
Se entiende que un sistema de gestin se establece, mediante un conjunto de
documentos que cumplen con una norma o

varias normas, en donde cada

requisito con que cuentan, se encuentra explicado y aplicado a travs de

documentacin de tipo: procesos, procedimientos o instructivos.

 El manual integral: El manual integral se describe en forma general el

sistema de gestin y hace referencia a todos los documentos de detalle que
lo componen. El lector puede consultar en este manual el captulo en el cual
se detalla su contenido. (Documento no obligatorio recomendado).
Los procesos: Los procesos se componen de varios entregables: la gestin
del riesgo para determinar los principales procesos que la empresa debe
establecer a partir de una anlisis del riesgo con el objeto de tener xito en
su gestin estratgica.
El mapa de procesos, los diagramas de interrelacin de procesos y
finalmente, las descripciones de cada proceso denominadas
caracterizaciones de procesos completan la familia de documentos
relacionadas con la aproximacin a procesos requerida dentro de las
normas de gestin.
Los procedimientos: Los procedimientos son documentos que describen en
detalle actividades catalogadas como crticas dentro de los procesos y que
10

ameritan informacin adicional. Los procedimientos son documentos que

describen en forma secuencial la manera en que se deben realizar las
actividades y por ello solo son aplicables para acciones repetitivas
secuenciales.
Los programas: Exigidos por las normas ISO14001, OHSAS18001
(ISO45001), ISO39001, ISO28000, ISO27001, los programas requieren del
establecimiento de una serie de controles, la elaboracin de un cronograma
de trabajo, la asignacin de roles a los funcionarios que los van a llevar a
cabo, un plan de pruebas que controla la calidad de las actividades a
realizar, una gestin del riesgo de esas actividades y un control de la
administracin de la configuracin de los entregables que deben quedar
como resultado de las actividades.
El programa culmina con las lecciones aprendidas, para nuevamente iniciar,
puede ser anualmente o de acuerdo con la periodicidad que la empresa lo
considere necesario. Este documento est a la misma altura de los
procedimientos y se deriva de los procesos.
Los protocolos de servicio:
Los protocolos de servicio solamente
aplican a la industria de servicios y estn a la altura de los procedimientos.
Son documentos que se derivan de los procesos y describen la manera de
prestar un servicio: forma de vestir y buenas prcticas de higiene, guin de
servicio y atencin al cliente final, manejo de situaciones de conflicto y
perfeccionamiento en las tcnicas de prestacin del servicio. Es un
documento que describe los eventos y los momentos de verdad de los
servicios y la manera cmo el empleado debe atenderlos.
Blogs o wikis: Son documentos de consulta va internet o intranet dinmicos
que permiten ser visualizados en estaciones equipadas con Android, OS o
Windows. Pueden ser estaciones mviles o localizadas en una red de datos
de cable, segn la organizacin lo estime conveniente.
Los instructivos de trabajo:
Estos documentos se derivan de los
procedimientos, protocolos de servicio o programas y permiten describir en
forma esquemtica y muy grfica la manera de realizar actividades de alto
riesgo: almacenamiento de productos qumicos, disposicin final de
residuos peligrosos, manipulacin de sustancias qumicas, forma de
colocarse los equipos de seguridad industrial para realizar un trabajo en
alturas, para solo mencionar algunos ejemplos. Los instructivos de trabajo
11

son el resultado del anlisis de las actividades de los procesos para

determinar los puntos crticos de control que ameritan, por consiguiente
un instructivo. Se elaboran en forma muy grfica o son pelculas muy cortas
y claras sobre la manera de realizar las tareas. El instructivo sirve para
revisar en forma rpida la actividad que se va a desarrollar, antes de llevarla
a cabo, en la reunin previa al inicio de un turno de trabajo. En sectores
como alimentos se conocen como habladores y estn colocados en los
sitios de trabajo: por ejemplo instructivo de lavado de manos al ingreso a
las zonas de produccin.
Los registros del sistema de gestin integral: son los formatos debidamente
diligenciados tanto electrnicos como en copia dura (papel), que permiten
demostrar que una actividad fue realizada. Esos formatos y la manera de
diligenciarlos esta descrita en los procedimientos, protocolos de servicio e
instructivos de trabajo. Es obligatorio para el personal operativo que esa
informacin sea diligenciada, en algunos casos por razones legales, en otros
porque constituye el testimonio de la actividad realizada.
Se entiende por mejorado cuando un sistema de gestin cuenta con segundas
versiones de sus documentos como se observa en el panel derecho.
La produccin de versiones ms avanzadas permite a la organizacin establecer
documentos ms claros, ms asertivos. La idea de mejora miento continuo consiste
en mejorar la comunicacin con los empleados operativos cada da para que
puedan desempearse mejor en su trabajo.

Mejoras por revisiones por la direccin: La gerencia o alta direccin como lo

conocen estas normas, a los cargos de ejecutivos, realiza cambios en sus
documentos debido a que considera necesario modificarlos para poder
cumplir con sus planes estratgicos.

Auditora interna o externa: Las normas esperan que la empresa cuente con
un programa de realizar auditoras internas que le permitan identificar
oportunidades de mejora para que el sistema sea ms eficiente y se ajuste a
los requisitos de la norma. Por otra parte se espera que el sistema cuente con
auditoras externas realizadas por los grandes clientes o por los entes
certificadores cada ao para poder mantener los certificados de los sistemas
de gestin. En estas actividades tambin se detectan oportunidades de
12

mejora y discrepancias con relacin a las normas que ameritan una accin
correctiva.

La inspeccin Integral. Consiste en examinar, medir, contrastar o ensayar las

caractersticas de calidad, para determinar su conformidad con los requisitos
especificados.

Mejoras por iniciativa del personal que forma parte del proceso. Se espera
que el personal operativo tenga manera de presentar posibles mejoras a los
jefes de proceso, con el objeto de hacer mejor las actividades y asegurar ms
valor agregado a los clientes.

Cambios en la tecnologa permite que el usuario disponga de la informacin

en cualquier momento, ya sea para su acceso, actualizacin, cambio o
explotacin.

13

Ventajas de un sistema de gestin

Las ventajas de un sistema de gestin integral son las siguientes:

Normalizado:

Se

cuenta

con

una

metodologa

para

administrar

documentos, basados en una metodologa nica y en plantillas previamente

establecidas, lo cual mitiga el riesgo y las fallas en la operacin. La empresa
se convierte en un proveedor ms confiable y deseable.

Integral: Permite administrar los riesgos ambientales, de salud ocupacional,

seguridad industrial y calidad en forma integrada. No hay distintos
formatos, no hay diferentes actividades que pueda llevar a confusiones del
operario o contratista.

Control de documentos:

Permite administrar en forma organizada los

documentos, las versiones vigentes y los cambios para que todo el personal
cuente con la ltima versin y nadie tenga copias obsoletas.

Personal competente y calificado:

Permite contar con un sistema de

gerencia del talento humano basado en un esquema de competencias

laborales, lo cual reduce los errores y fallas en la operacin y el control
diario porque la gente ha comprendido su rol y la manera de realizar las
tareas con seguridad y calidad.

Control Operacional: Permite asegurar el control de riesgos de salud y

seguridad en el trabajo, medio ambiente y calidad en las actividades diarias
realizadas tanto por los empleados como por los contratistas de la entidad,
lo cual disminuye accidentes laborales, ausentismo, multas ambientales y
reclamos por mala calidad.

Manejo de emergencias: Permite administrar situaciones de desviaciones

de medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo, lo cual garantiza un
comportamiento uniforme de contratistas y empleados ante un evento
adverso como puede ser un incendio o un terremoto.

14

Direccionamiento:

La entidad cuenta con un direccionamiento estratgico,

es decir una poltica que facilita orientar al personal hacia una sola meta y
que todos lleven a cabo sus operaciones en forma integrada y en la misma
direccin. Este alineamiento disminuye los costos de los reprocesos y
mejora la satisfaccin del cliente.
Objetivos de un sistema integral
El programa de trabajo para establecer e implementar un Sistema de Gerencia
Integral (HSEQ) consiste en realizar una metodologa que permite en pocos meses
llevar a cabo el anlisis de los procesos de la organizacin, los niveles de riesgos, el
impacto sobre el medio ambiente para poder documentar el modelo de gestin
sobre informacin bien soportada. Al finalizar el trabajo, el lector podr:

Poseer un diagnstico tcnico sobre la epidemiologa de la organizacin

que permita iniciar un programa de salud ocupacional eficaz y focalizada en
las principales enfermedades del trabajo detectadas.

Tener identificados y controlados los riesgos de seguridad industrial en los

procesos crticos de operacin.

Tener establecidos los principales aspectos ambientales significativos que

afecta la operacin y establecer formas de mitigar sus efectos.

Tener identificadas las actividades crticas y las variables que debe controlar
para lograr cumplir con los requisitos pactados con el cliente, los requisitos
legales y de otra ndole, como resultado de los planes de calidad.

Contar con la infraestructura necesaria para atender quejas, reclamos y

garantas.

En una segunda etapa, los monitoreos, recopilacin de datos y anlisis deben

conducir a una mejora continua de los procesos de la organizacin y el natural
mantenimiento fruto de los cambios en la estructura orgnica de la empresa y su
entorno.
15

Gestin del riesgo HSEQ

Con el objeto de poder establecer los peligros y analizar los riesgos para poder
determinar las mejores formas de control, se sugiere el empleo de la metodologa
basada en la norma ISO31000 de gestin del riesgo.
La gestin del riesgo permite en una primera fase
establecer los procesos de la organizacin y definir

Las

normas

ISO9001

la

encuentran

en

ISO14001

se

un mapa de procesos. En una segunda fase se

transicin

haca

procede a establecer los peligros inmersos en las

versin que ser publicada en

actividades de esos procesos para poder crear la

matriz de riesgos. En forma paralela, sobre las
mismas actividades se crea la matriz de impacto

septiembre,
norma

una

nueva

del ao 2015 y la

OHSAS18001

se

va

convertir en la norma ISO45001

para el ao 2016. Por esta razn

ambiental para determinar los controles necesarios

se recomienda emplear en los

para prevenir accidentes ambientales.

nuevos sistemas de gestin la

Aqu se establecen los peligros y riesgos que

conllevan a la necesidad de controles de calidad

nueva

estructura

suministrada

por la gua 83 de la organizacin

ISO (anexo SL), para sistemas de
gestin integrales e iniciar lo

que aseguren actividades de repetitividad y

antes

reproducibilidad dentro del contexto de las

gracias a toda la informacin

normas ISO14062 e ISO14040. Estos documentos

de trabajo crean el entorno necesario para poder
crear procesos y procedimientos integrales que

posible

la

transicin,

disponible y publicada cada mes

directamente por la organizacin
ISO y nuestras comunicaciones.

aseguren el control de riesgos de seguridad

industrial, medio ambiente y calidad.
En una segunda fase, el anlisis de calidad de los controles, el monitoreo, medicin
y establecimiento de un esquema de indicadores, permite hacer el anlisis del
comportamiento del sistema con el objeto de poder iniciar su mejora de la eficacia
y el mantenimiento acorde con la evolucin del entorno en el cual se desenvuelve
la empresa, al mismo tiempo que se adapta a sus cambios internos normales:
fusiones de departamentos, creacin de nuevos cargos y dems cambios
normales.

16

Ejemplo Aplicativo 1
Una organizacin contratista de una petrolera en Colombia, asesorada por el
autor, llev a cabo la implementacin de un Sistema de Gerencia Integral basado
en HSEQ. Su operacin consiste en llevar a cabo las actividades de atencin de los
servicios de puntos de caf, alojamiento, alimentacin en los casinos de cada
campamento, lavado de la ropa de los operarios y funcionarios directivos que en
cada facilidad petrolera.
Mara Cuevas Rodrguez (Director de HSEQ) dice, Constru grupos de 5 personas
para establecer la gestin del riesgo basados en la norma ISO31000 despus de
una corta capacitacin a cargo de nuestro asesor y poder elaborar como
productos la matriz de peligros y controles, la matriz de impactos ambientales
significativos, la matriz de gestin del riesgos del entorno para poder determinar el
mapa de procesos.
PROGRAMA DE TRABAJO
ACTIVIDAD

METODOLOGA

Determinar el alcance del

Aplicacin prctica de la

sistema de gestin

gua ISO17021 para definir

integral.

el o los procesos a

ENTREGABLES
Alcance del sistema

certificar.
Recibo de la

Anlisis de frecuencias de

Sistema de gestin de la

epidemiologa de la

las principales

seguridad y la salud en

empresa.

epidemiologas y estudio

el trabajo.

de las recomendaciones del

mdico de salud
ocupacional.
Anlisis del entorno de la

Establecer el mapa de

organizacin.

procesos de la organizacin

Mapa de procesos.

basados en la matriz de
anlisis de riesgos.
Revisin de cumplimiento

Establecimiento de las

legal.

normas legales y

Normograma.

reglamentarias que debe

17

cumplir los procesos

establecidos por el alcance
y el mapa de procesos. Se
crea un mecanismo para
mantener al da esa
informacin.
Revisin de los procesos y Se revisa el entorno y los

Caracterizaciones de

sus lmites.

proceso.

lmites de procesos
mediante la aplicacin de
las normas de ciclo de vida
de los procesos y del
producto.

Gestin del riesgo de

Establecer los controles

Matriz de peligros y

seguridad industrial.

necesarios para prevenir los

controles.

incidentes laborales de
empleados y contratistas.
Gestin del medio

Establecer el impacto

Matriz de impactos

ambiente.

ambiental de las actividades ambientales.

misionales de la
organizacin aplicando la
metodologa de la norma
ISO31000 y la gua tcnica
104 relacionada en la
bibliografa.

Gestin de la calidad.

Anlisis de repetitividad y

Matriz QFD(1) y planes

reproducibilidad y

de calidad.

establecimiento de los
planes de calidad.
Establecimiento del

Redaccin de los

Procesos y

sistema.

documentos para poder

procedimientos

cumplir con los controles

debidamente

identificados y las buenas

consolidados.

prcticas de industria
requeridas.
Implementacin.

Permite formar a todo el

Personal calificado y
18

personal de la empresa

competente.

creando facilitadores,
autoridades de rea,
autoridades ejecutantes y
administradores de
procesos.
Mejora.

Mediante el anlisis de

Mejora de la eficacia del

datos, las auditoras

sistema y

internas integrales, las

mantenimiento de los

inspecciones y el estudio de documentos

la calidad de los controles

relacionados.

se mejora el sistema de
gestin en forma
permanente, siempre
buscando crear nuevos
controles ms eficaces y
modificando la cultura del
personal propio y
contratista.
Mantenimiento.

Se crea un mecanismo para

Documentos

mantener al da la

actualizados y

informacin documentada

consistentes. (2)

que refleje los cambios de

la organizacin y su
entorno.
Notas:

QDF (Matriz de despliegue de la calidad), siglas en ingls. Permite

establecer las mejores formas de controlar el proceso para asegurar
la calidad, repetitividad y reproducibilidad del sistema.

Consistente significa que ante un cambio en el organigrama, toda la

empresa hace los ajustes necesarios para que no quede una
inconsistencia: responsabilidades con los cargos antiguos o cargos
nuevos sin responsabilidades por ejemplo.
19


Taller Aplicativo 1

El lector debe

hacer un programa de trabajo

de HSEQ conforme a las

explicaciones realizadas en la seccin de teora. Es necesario elaborar un

cronograma de las actividades que debe desarrollar en su organizacin, siguiendo
el modelo presentado en caso aplicativo.

20

Establecimiento e implementacin
Objetivo
Realizar un Programa organizado de Diseo, Implementacin, Mantenimiento y
Mejora del Sistema de Gerencia Integral HSEQ, requiere contar con un
organigrama y un cronograma bien definido que asegure que sea posible aplicarlo
en

su

organizacin.

Se

trata

de

administrar

un

proyecto

que

dura

aproximadamente un ao para su diseo e implementacin inicial. Las etapas de

mantenimiento y mejora son permanentes.
Instrumento
Elabore un cronograma que tenga en cuenta las fechas, duracin de cada actividad
y precedencias que garanticen el xito del proyecto de implementacin de un
sistema de Gestin basado en HSEQ, partiendo de un diagnstico:
Logo empresa

Normas
REGISTRO DEL SISTEMA DE GESTIN

Versin

INTEGRAL
DIAGNSTICO DE HSEQ
EMPRESA:
VISITA Nro.
#

PROGRAMA:
REQUISITO

FECHA:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

09/10/2015
OBSERVACIONES

0
1

ALCANCE Y EXCLUSIONES

CONTEXTO

MAPA DE PROCESOS

POLTICA HSEQ

OBJETIVOS

DE

HSEQ

MEDIBLES
6

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE REGISTROS

ORGANIGRAMA,
DESCRIPCIN DE CARGOS Y
NIVEL DE RESPONSABILIDAD
21

ORGANIGRAMA

RESPONSABILIDADES

EN

SITUACIONES

DE

EMERGENCIA
1

PRESUPUESTO DE HSEQ

0
1

GESTIN

DE

RECURSOS

HUMANOS

CONFIABILIDAD

2
1

MATRIZ AMBIENTAL

3
1

MATRIZ DE RIESGOS

4
1

EPIDEMIOLOGIA

DE

EMPRESA

PLANEACIN

PRESTACIN DEL SERVICIO

IDENTIFICACIN

CUMPLIMIENTO

DE

DE

LA
LA

REQUISITOS LEGALES
1

PROGRAMAS

8
1

PROGRAMAS

DE

OCUPACIONAL

PROGRAMA

AMBIENTE

COMPRAS

CONTRATISTAS, VISITANTES

DE
Y

SALUD
MEDIO
GESTIN

Y PROVEEDORES
2

PROCESOS RELACIONADOS

CON EL CLIENTE

COMUNICACIN

CLIENTE

CON

EL

22

CONTROL OPERACIONAL

4
2

INTERVENTORA

5
2

INVESTIGACIN

DE

INCIDENTES

Atencin a Emergencias

7
2

METROLOGA

8
2

DISEO

9
3

MEDICIN DE PROCESOS

0
3

MEDICIN DE PRODUCTO O

SERVICIO

MEDICIN DE LA EFICACIA

2
3

MEDICIN

DE

CONFORMIDAD

MEDICIN PROVEEDORES

4
3

SEGUIMIENTO Y MEDICIN

DEL MEDIO AMBIENTE

MONITOREO

OCUPACIONAL

MONITOREO

TRABAJO

AUDITORIA

INTEGRALES

SATISFACCIN DEL CLIENTE

SALUD
MEDICINA
INTERNAS

9
4

MEJORA CONTINUA

0
23

ACCIN CORRECTIVA

1
4

ACCIN PREVENTIVA

2
PROMEDIO DEL SISTEMA DE GESTIN
Representante de la gerencia:

Firma:

Nombre Asesor:

Firma:

Debe definir claramente las grandes fases mediante las cuales va realizar el diseo
y la implantacin del sistema de gestin de HSEQ.
Para ello elabore un levantamiento de los procesos, haga un anlisis, diagramacin
de los mismos.
En la segunda etapa puede crear los planes de calidad y finalmente, en la ltima
etapa realizar la documentacin requerida. En ese momento termina la primera
fase con la firma de la documentacin.
En la segunda fase se inicia un programa de divulgacin y aplicacin prctica de
los documentos al mismo tiempo que se hace auditora interna de HSEQ, mejora y
mantenimiento.
La mejora consiste en realizar en mejor forma las actividades de la organizacin
para atender a los clientes y el mantenimiento consiste en mantener al da la
documentacin a medida que la empresa modifica su organigrama como
consecuencia de la operacin normal: fusiones de dependencias, creacin de
nuevas sucursales, outsourcing, alianzas estratgicas y todo tipo operaciones
comerciales normales.
El programa tiene una tercera fase denominada de certificacin, en la cual los
organismos encargados de evaluar los sistemas de gestin integrales, hacen sus
visitas y a partir de sus conclusiones se otorgan los certificados de ISO9001,
OHSAS18001 (ISO45001) y de ISO14001. Luego durante los siguientes tres aos se
hacen visitas de mantenimiento para asegurar que el sistema siga funcionando.

24

Cronograma de Trabajo

Notas:
QA: Quality accurance Funcionario que establece los documentos y
los divulga
QC: Quality Control Funcionario que toma las muestras y asegura el
anlisis de control de calidad en el laboratorio o mediante pruebas
funcionales.

La fila de entregables contiene los resultados que se esperan en cada fase:

Al finalizar la primera debe existir una estructura documental, un manual

de HSEQ, unos procesos acordes con el mapa de procesos,
procedimientos obligatorios, procedimientos operacionales, instructivos
de trabajo, listados maestros de control de documentos y de registros.
Pueden existir otro tipo de documentos como manuales, protocolos o
guas en algunos sectores en particular, que complementan a los
procedimientos.

La segunda fase termina con personal entrenado, cumpliendo los

manuales en la operacin cotidiana y con capacidad de realizar nuevas
mejoras a los procesos. Se est manteniendo la documentacin.

25

La tercera fase consiste en estar certificados bajo los esquemas vigentes

y mantener el sistema.

La lnea base se denomina el entregable o resultado que debe quedar como

consecuencia de realizar bien las actividades de la etapa.
La actividad de auditora es crtica y por ello aparece en una lnea aparte. En
la primera fase se forman auditores HSEQ bajo el esquema ISO19011. Esos
auditores deben presentar un examen y aprobarlo para poder convertirse en
auditores calificados. Para llegar a ser competentes, los auditores deben
cumplir un programa de aplicacin prctica de mnimo 16 horas.
Al finalizar esa etapa de formacin y antes de terminar la etapa nmero uno,
es necesario que estos auditores revisen toda la documentacin a la luz de la
norma para determinar que cumple con los requisitos HSEQ. Esa labor se
denomina auditora de suficiencia y garantiza que los documentos estn
completos. Finalmente durante la segunda fase, los auditores llevan a cabo 4
auditoras internas integrales anuales para asegurar que el sistema quede
bien implementado y realice mejoras. En la tercera fase las auditoras se
disminuyen a 2 anuales y garantizan que el sistema siga funcionando.
En estas lneas se explica la manera mediante la cual la organizacin estableci sus
cargos crticos y determin los roles operativos que fue necesario llevar a cabo.

Diana Mara Suarez

Directora de HSEQ
En mi organizacin tenemos un
modelo
de
competencias
laborales que permite asegurar la
26

salud de las disciplinas y un programa de formacin permanente que logra ser

muy eficaz, pues garantiza cero accidentes, cumplimiento ambiental y satisfaccin
de los clientes en una operacin que se realiza en varios pases de nuestro
continente, con ms de 5000 trabajadores y 600 vehculos en operacin, son
contar con los equipos y maquinaria estticos.
Dentro del personal misional, tenemos tres cargos que permiten en tres niveles
realizar la operacin en los turnos diarios: un facilitador que es un operario de rol
diario con curso de formacin de 40 horas que permite que sea la persona que en
forma operativa resuelve el 80% de los problemas que se presentan en las zonas
de operacin por actos inseguros, malas prcticas ambientales y deficiencias en
calidad. La autoridad ejecutante es un operario encargado de realizar labores no
rutinarias: fumigacin, lavado de tanques de agua, limpieza de trampas de grasas,
para presentar solamente algunos. La autoridad de rea es el jefe de turno que
atiende el 15% de los problemas operativos que requieren atencin en su jornada
diaria: permisos de trabajo, reporte de ausentismo, productividad, atencin de no
conformes ambientales que requieran una adicin presupuestal, suministro de
elementos de proteccin personal adicionales para solo mencionar los ms
frecuentes.
Finalmente, nuestro supermanager disea nuevos productos y
servicios,
realizando
los anlisis de seguridad, determinando los factores crticos
ambientales significativos y la mejor forma de tratarlos, para finalmente, terminar
con el diseo de las mejores prcticas para asegurar la calidad. Esos documentos
despus son aplicados por el personal operativo debajo de la pirmide presentada,
sea la autoridad de rea o el facilitador.
Para llegar a ser autoridad de rea se cuenta con un programa especial que
permite realizar una selecciona, llevar a cabo unos cursos y evaluar al personal
para determinar que es calificado y puede empezar a ejercer dicha labor, bajo la
supervisin de un directivo ya declarado competente. Posteriormente, lo
declaramos competente, una vez se pueda establecer que aplica todo lo
establecido en nuestro sistema de gestin integral en su labor diaria
encomendada.

27

El Organigrama

El organigrama de una organizacin que establezca un sistema de gestin integral

basado en las normas emitidas por la organizacin ISO, generado para hacer una
buena planeacin de su Sistema de Gerencia Integral, normalmente debe tener los
cargos
Con estos cargos operando conforme se explica en esta unidad, es posible que el
sistema de gestin integral opere en forma correcta en una organizacin.
Responsabilidades

Representante Legal:

Responsable de la organizacin de acuerdo con

el registro de cmara de comercio de la empresa. Es la personal

legalmente responsable de la seguridad industrial de los empleados y
contratistas, cumplimiento de las normas de calidad y asegurar la
calidad de los productos y servicios vendidos por la empresa y sobre los
cuales debe suministrar garantas.

Comit HSEQ y Copasst: Reunin semanal de una hora en la cual se lleva

a cabo el control del cumplimiento del sistema de gestin integral y se
asegura el cumplimiento de las normas legales exigidas para las
organizaciones de todos los pases que estn incluidos en un TLC y
28

deben cumplir con las normas de la OIT, mediante el establecimiento del

comit paritario. Colombia no es la excepcin y lo denomina Copasst
para determinar y hacer seguimiento a los riesgos entre trabajadores y
empleador. Esta reunin es parte de la reunin HSEQ y queda en el
orden del da y en las actas para poder demostrar cumplimiento.

Director de HSEQ: Ejecutivo responsable de establecer, implementar,

mantener y mejorar el sistema de gestin integral de la organizacin.

Viga: Es una persona del rea de HSEQ que tiene la delegacin de la

gerencia en forma directa para exigir el cumplimiento de las normas en
materia de salud y seguridad en el trabajo, ambiente y calidad. Ha sido
entrenado para inspecciones, revisar reas y hacer cumplir las normas.
Sus reportes pueden tener consecuencias tales como sanciones
siguiendo el conducto regular establecido en el reglamento interno de la
empresa o aplicacin de las multas establecidas en los contratos cuando
no se trata de trabajadores en nmina sino de personal que tiene
contrato de prestacin de servicios.

Analista: Persona responsable de tomar muestras y realizar anlisis de

laboratorio, tanto destructivo como funcional. Se conocen como
pruebas funcionales, actividades de verificacin en las cuales los equipos
operan para determinar su capacidad para realizar las tareas para las
cuales fueron diseados: un televisor sintoniza canales y los interpreta,
un celular permite llamar, tomar fotos, grabar y dems funciones de su
software y finalmente, eso se registra. En otras ocasiones se realizan
pruebas destructivas, en las cuales el objeto se pierde pero permite
determinar si se cumplen sus caractersticas. Por ejemplo resistencia de
un tornillo que se le aplican cientos de kilos d fuerza para determinar su
resistencia y nivel de ruptura. Normalmente el resultado se compara con
un estndar y se emite un certificado de calidad del producto.

El

analista es el responsable de realizar esas operaciones y puede ser un

servicio contratado con un laboratorio acreditado bajo la norma
ISO17025 o puede ser una prueba realiza con equipos propios en la
empresa segn se establezca con los clientes.
29

Metrlogo: El metrlogo es una persona entrenada en las tcnicas para

calibrar equipos siguiendo la norma ISO17025 y las normas especficas
para cada tipo de equipos: manmetros, termmetros, metros,
torqumetros, calibradores para solo mencionar algunos. Emite un
certificado de calibracin para el equipo que tiene una vigencia
normalmente de dos aos y puede ser un servicio contratado o la
empresa puede contar con sus propios laboratorios para realizar esta
labor. Este es un cargo fundamental que requiere personal muy
competente, pues de ello depende que la medicin de la organizacin
cumpla con los estndares internacionales y cabe recordar que en
algunas operaciones esa medicin garantiza la vida de la personas:
aviacin, quirfanos, alimentos.

Auditor interno: El auditor interno integral es una persona que ha sido

formada para cumplir con la norma ISO19011 con el objeto de poder
planear, realizar, hacer seguimiento y presentar los informes a la
direccin sobre el comportamiento del sistema de gestin integral en
los procesos que audita.

Documentador: Algunas organizaciones poseen una persona que es un

estudiante en prctica capaz de construir los documentos exigidos por
las normas que permiten establecer los sistemas de gestin integrales,
debido a que esta labor es compleja y consume mucho tiempo. No es
un cargo obligatorio y por esta razn no se presenta en el organigrama
presentado por los conferencistas de la organizacin ISO en la
construccin del mdulo de competencias laborales que es comn en
las normas de sistemas de gestin. Pero si es deseable que se cuente
con este recurso, de acuerdo con nuestra experiencia, para poder contar
con documentos de calidad en el sistema de gestin.

Director de operaciones: El director de operaciones es el gerente de

manufactura en la industria y el gerente de atencin a los clientes en las
industrias de servicios. Es la persona responsable de planear la
produccin de su fbrica o de organizacin la prestacin del servicio en
las entidades del sector prestador de servicios. Este ejecutivo despus
30

recibe los resultados de las empresas de manufactura o la prestacin del

servicio en entidades como los hoteles o los bancos. Con base en esa
informacin que normalmente se convierte en indicadores de gestin,
puede realizar modificaciones para ser ms eficaz en el siguiente ciclo.
Esta persona debe de estar entrenada en salud y seguridad en el trabajo,
ambiente y calidad para poder exigirla en todos los procesos a su cargo
y poder dictar polticas y directrices que hagan funcionar en forma ms
eficaz el sistema.

Autoridad de rea: La autoridad de rea es el jefe inmediato que est a

cargo de un turno en un sitio de trabajo. Su rol se llama autoridad de
rea, pero funcionalmente por lo general se conoce como jefe de turno.
Para la industria manufacturera maneja una seccin donde por ejemplo
se aplica pintura a los productos, o se forjan o se aplica la soldadura.
Para la industria de servicios es el jefe que est en una oficina bancaria,
en una sucursal o en un sitio de atencin a los clientes en empresas de
tecnologa celular. Este directivo atiende el 20% de los problemas de
salud y seguridad en el trabajo, los no conformes ambientales que se
puedan presentar o los problemas de calidad que surjan en su turno. Es
un directivo con alta capacidad de suministrar instrucciones concretas.

Autoridad ejecutante: Es una persona que labora en forma aislada,

normalmente en instalaciones de los clientes y por eso se requiere que
sea una persona con alto sentido de responsabilidad, capaz de seguir
instrucciones y con facilidad para tener empata con desconocidos, pues
tiene que hacer actividades como fumigar, lavar tanques, hacer
instalaciones de mdems o de decodificadores de televisin en
empresas y hogares. Esta persona cumple con las normas de salud y
seguridad en el trabajo, ambiente y calidad que le han sido ensaadas
por la empresa, sin necesidad de tener un viga o un supervisor, pues
est en misin.

Facilitador: Persona de rol diario que debe estar en los sitios de trabajo,
en las obras de la organizacin y hacer funcionar las consignas de salud
y seguridad en el trabajo, ambiente y calidad. Es un trabajador que
31

despus de llevar varios aos realizando labores operativas, toma un

curso de formador de formadores, luego es entrenado en consignas de
salud y seguridad en el trabajo, prcticas para el medio ambiente e
inspecciones de calidad. Es una persona que de buena manera puede
explicar los compaeros de trabajo la manera operativa de colocarse los
elementos de proteccin personal, la manera de reconocer cuando no
estn en buen estado, cmo realizar las labores de clasificacin de
residuos, tratamiento de residuos aceitosos, identificacin de sustancias
peligrosas y tcnicas operativas para realizar los trabajos: pintura,
soldadura, cambio de vidrios, reparaciones elctricas para mencionar
solo algunas labores. Esta persona evita la mayor parte de acciones de
alto riesgo conocidas como actos inseguros y permite que los
compaeros interioricen las normas de seguridad.
Los cargos deben seguir un ciclo de formacin y asegurar la calificacin del
personal para ms tarde lograr su competencia en los sitios de trabajo con el
objeto de poder reemplazar a las personas que se pensionan, se retiran de la
entidad o ascienden.
Esto se denomina salud de las disciplinas y permite asegurar la continuidad de la
empresa. Esta actividad se complementa con la evaluacin del desempeo que
permite determinar debilidades del personal y por consiguiente asegura la
programacin de cursos de formacin cortos que desarrollen las competencias
que se detectan como dbiles. Para ello se establece un programa anual de
formacin y permite a final de ao evaluar la eficacia de esas actividades al
determinar si el personal ha logrado alcanzar las competencias en las reas
detectadas como dbiles.
Recomendaciones
Los modelos integrales permiten a la empresa tener un slo manual integral que
cubre todos los temas de ISO9001, ISO1400 y OHSAS18001 (ISO45001). Aunque
parece complejo a primera vista, realmente resulta sencillo pues permite cumplir
con todos los requisitos esperados por los grandes compradores en el siglo XXI y
que en el mediano plazo estarn resumidos en una sola norma integral.
32

Para hacer una buena planeacin de su Sistema de Gerencia Integral tenga en

cuenta:
1) Permitir que el representante integral escriba el manual integral. El texto de
ese manual es un documento poltico redactado por todo el grupo directivo
y no se puede delegar en una persona subalterna o en un asesor externo.
Debe ser un documento de acuerdo social, no la informacin recopilada
por un funcionario sino que representa la poltica de la empresa relacionada
con los temas de medio ambiente, seguridad industrial y calidad.
2) No elabore polticas integrales de dimensiones extensas y llenas de frases
sentimentales. Basta escribir en forma objetiva el negocio y su posicin con
relacin a la seguridad y al medio ambiente. Incluya:

Compromiso de la compaa con el cliente final y los productos y

servicios que ofrece, buscando dar mayor valor agregado.

El compromiso de mejora de los procesos, servicios y productos.

Explicar la posicin de la empresa con relacin a la seguridad y su poltica

para con los trabajadores y proveedores.

Su poltica de medio ambiente y las directrices de la empresa en este

tema.

Una vez escrita la poltica debe tener medidas o metas alcanzables. Cada
meta debe tener un indicador cuantificable que permita medir el nivel
alcanzado y compararlo con la meta cada mes o cada trimestre. No es
necesario evaluar los costos de la no calidad, pero estas cifras pueden
contribuir a mostrar que el Sistema de Gerencia Integral ms maduro.
3) Escriba una documentacin concisa, exacta en tiempo presente. No entre en
detalles no relevantes, solo documente las actividades crticas que afectan la
calidad, la seguridad y el medio ambiente.
4) Escriba mejor instructivos de trabajo, fotos o pelculas en lugar de
procedimientos. No escriba detalles en el manual integral, eso va en los
procedimientos ese nivel de detalle, para que el personal operativo lo
33

aplique. Seleccione formatos que sean amigables para los empleados, no

escriba procedimientos para el personal operativo, porque los detestan, ellos
prefieren las instrucciones de trabajo que son ms grficas y prcticas. Por
otra parte, los formatos tiles son mejor recibidos por el personal operativo.
Por ejemplo una lista de chequeo, un indicador cualitativo de control
ambiental y de calidad.
5) Escriba los procesos primero. Un diagrama de procesos o macro proceso
resume todo el Sistema de Gerencia Integral. Luego se describen los
procesos con una caracterizacin integral de procesos en cuya descripcin
se encuentra relacionado el medio ambiente, la calidad y la seguridad
industrial de ese proceso en forma sinttica.
6) Cada proceso puede tener procedimientos integrales relacionados con el
proceso y describen los cargos, responsabilidades, objetivos del trabajo,
situaciones de emergencia y planes alternos. Los procedimientos deben ser
actividades crticas del proceso que empiezan con la frase como se hace
para que el lector los identifique fcilmente. Haga ttulos cortos y claros para
que los documentos sean amigables.
7) No escriba procedimientos ideales que dicen cmo debera hacer el trabajo.
Puede mejorar los procesos a travs del tiempo y mediante el sistema de
cambio de documentos. Inicialmente escriba lo que se hace en forma exacta,
concisa y clara. Los empleados muy rpidamente reconocen los documentos
que les aportan valor agregado: poseen buenas prcticas de trabajo, de
manejo del medio ambiente y directrices de seguridad industrial que les
garantizan volver a sus hogares al finalizar la jornada de trabajo. Por eso
encuentran sus detalles tiles. Escriba los procedimientos en compaa de la
gente operativa, escuche y

escriba documentos de valor agregado que

comprometen a la gente.
El personal de seguridad industrial y medio ambiente debe darle el visto
bueno para asegurar actividades sin riesgos y deseables desde el punto de
vista del medio ambiente. Si hace los documentos en forma aislada, la gente

34

se siente que le estn imponiendo el trabajo y nunca los va a cumplir, debe

existir compromiso.
8) Aunque todo el mundo tenga doctorado en su empresa, escriba
procedimientos en un nivel gramatical de primaria. La gente se inclina ms
por los documentos de fcil lectura. Emplee verbos de accin, directos y
frases simples sin compuestos o frases complejas. Sea objetivo en los
equipos de seguridad industrial que es necesario emplear.
9) Puede hacer procedimientos en forma de diagrama y con grficas o fotos
incluidas. Nadie dijo que un procedimiento tiene que tener nicamente
letras. Puede contener un diagrama de flujo, listas de chequeo, dibujos,
fotos, matrices que son los formatos ms tiles para comunicarse y asegurar
calidad, prcticas de seguridad industrial que deben convertirse en hbito y
actividades de reciclaje y control ambiental que normalmente son
adicionales a las actividades que la empresa ha venido desarrollando.
10) Evite referencias. Las normas de la organizacin

ISO emplean mucha

referenciacin a otros documentos y esto es mal interpretado en algunas

ocasiones por el personal de HSEQ. En todos los documentos referenciar
ms informacin puede crear serias confusiones entre el personal operativo
y normalmente no consultan la fuente solicitada. Para eliminar esos
problemas trate de no referenciar mucho en sus textos de los
procedimientos y las instrucciones de trabajo. Ponga en la parte interna toda
la informacin sin referenciar. Esto facilita la lectura y la comprensin por
parte del personal operativo.
11) No defina trminos en todos los procedimientos. Puede tener un glosario
para definir trminos, de esta manera evita diferentes definiciones en
diferentes procedimientos.
12) Haga que una revisin y cambio de documento sea un trmite fcil para
iniciar el mejoramiento continuo de procesos. Cada cambio debe ser
rpidamente realizado, la gente debe ser escuchada

para lograr un

35

mejoramiento continuo. Las personas deben sentir que el sistema de gestin

es liviano.
13) Use formatos, letras y picas altas de 13 a 14 para garantizar la fcil lectura.
Deje espacio en blanco y distribuya la pgina en forma amigable.
Igualmente, procure poner pocas ideas en cada pgina. Solo incluya las
actividades ms crticas que inciden en la calidad del producto, en la
seguridad del trabajador y las actividades crticas de reciclaje y dems
acciones que garantizan cumplir con los compromisos de medio ambiente.
Deje simple el sistema documental de su empresa. Tome el tiempo de hacer
documentos excelentes, hacer documentos sencillos y fciles de leer. Eso toma
tiempo, pero se ve recompensado en alto valor agregado para el personal
operativo. Mire bien que implementos de seguridad industrial son realmente
requeridos por el personal en cada actividad y estudie bien que actividades de
medio ambiente son relevantes en un puesto de trabajo y se justifica que las
personas lleven a cabo como parte de su rutina diaria de trabajo. Actividades
diarias realizables son generalmente bien recibidas por el personal operativo.
Ejemplo de implantacin
El siguiente caso es presentado bajo permiso de una de las Organizaciones
multinacional que opera en Colombia en el sector de hidrocarburos, su programa y
organigrama de trabajo.
Durante la operacin de trabajo, el autor realiza la asesora de la empresa para
lograr disear, implementar, mejorar y mantener un Sistema de Gerencia Integral
HSEQ.

Para poder implementar un Sistema de Gestin HSEQ, elaboramos un

Organigrama y un Cronograma de trabajo que nos permitiera establecer,
implementar, mejorar y mantener un Sistema de Gestin de HSEQ. El proyecto
inicial se dividi en 3 fases, la primera con el objeto de poder crear los
documentos necesarios, formar los auditores y realizar la respectiva sensibilizacin.
La segunda fase nos permiti divulgar los documentos, hacer auditora interna de
36

HSEQ, realizar mejora y manteniendo del Sistema de Gerencia Integral. Al mismo

tiempo se complet el proceso de elaboracin de los documentos y el personal
aprendi a realizar mejoras permanentes. La tercera fase nos permiti alcanzar la
certificacin en ISO14001, OHSAS18001 y obtener el cambio de certificado de
ISO9001. Eso se logr como consecuencia de la buena aplicacin de las fases
anteriores y de la severa auditora interna que llevamos a cabo..
Para ilustrar al lector en forma ms detallada sobre el proceso llevado a cabo por
esta importante organizacin, presentamos el organigrama y el cronograma de
trabajo en forma esquemtica para proteger la informacin confidencial de
nuestro cliente, al mismo tiempo que entregan las herramientas lo ms fcilmente
aplicable que nos es posible.
Taller aplicativo de implementacin

El lector debe aplicar la metodologa presentada en la seccin de teora en la

organizacin:
Al finalizar el taller, debe entregar como resultados:
Un cronograma de trabajo para implementar el sistema de Gestin de
HSEQ.
Un Organigrama de Administracin para el nuevo sistema de Gestin HSEQ.

37

38