CLASIFICACIN DEL ACTIVO Y PASIVO

Tomando en consideracin que el activo est formado por bienes y derechos

de distinta naturaleza, se ha optado por clasificarlos en grupos formados por
valores homogneos.
La clasificacin de los valores que forman el activo se debe hacer atendiendo a
su mayor y menor grado de disponibilidad.
Grado de disponibilidad: se debe entender por grado de disponibilidad, a la
mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un
determinado bien.
Mayor grado de disponibilidad: un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en
tanto sea ms fcil su conversin en dinero en efectivo.
Menor grado de disponibilidad: un bien tiene menor grado de disponibilidad, en
tanto sea menos fcil su conversin en dinero efectivo.
Atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, los valores que forman
el activo se clasifican en tres grupos.
1. Activo circulante.
2. Activo fijo.
3. Activo diferido o cargos diferidos.
Activo circulante: este grupo est formado por todos los bienes y derechos del
negocio que estn en rotacin o movimiento constante y que tienen como
principal caracterstica la fcil conversin de dinero efectivo.
El orden en que deben aparecer las principales cuentas en el activo circulante,
en atencin a su mayor y menor grado de disponibilidad es el siguiente:

Caja.
Bancos.
Mercancas.
Clientes.
Documentos por cobrar.
Deudores diversos.

Caja y bancos: deben aparecer en primero y segundo lugar en el activo

circulante, por ser valores disponibles, o sea, valores que no necesitan ninguna
conversin para ser dinero en efectivo, puesto que ya lo son.
Mercancas: deben aparecer despus de caja y bancos, por ser el activo de
ms fcil conversin en dinero efectivo, debido a que constantemente se estn
realizando.

Clientes: debe aparecer en el activo circulante, por su fcil conversin en

dinero efectivo; esta cuenta es de fcil recuperacin, debido a que el negocio
da un corto plazo para pagar.
Documentos por cobrar: debe figurar en el activo circulante, por su fcil
conversin de los documentos en dinero efectivo; su valor se recupera
rpidamente debido a que su vencimiento por lo regular es corto.
Deudores diversos: tambin debe figurar en el activo circulante por su fcil
conversin en dinero en efectivo.
El vencimiento de las cuentas por cobrar-clientes, documentos por cobrar y
deudores diversos- deben considerarse en un plazo no mayor a un ao, para
poderlas considerar como un activo circulante.
Activo fijo: este grupo est formado por todos aquellos bienes y derechos
propiedad del negocio que tienen cierva permanencia o fijeza y se han
adquirido con el propsito de usarlos y no de venderlos; naturalmente que
cuando se encuentren en malas condiciones o no presten un servicio efectivo,
si pueden venderse o cambiarse.
Los principales bienes y derechos que forman al activo fijo son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Terrenos.
Edificios.
Mobiliario y equipo de oficina.
Equipo de cmputo electrnico.
Equipo de entrega o de reparto.
Depsitos de garanta.
Acciones o valores.

Las cuentas por cobrar-clientes, documentos por cobrar y deudores diversosdeben considerarse como un activo fijo cuando su vencimiento sea en un
plazo mayor a un ao, a partir de la fecha del balance.
Tambin debe figurar en el activo fijo las acciones, bonos y otros ttulos de
crdito que el negocio ha adquirido de otras compaas, pues son inversiones
de carcter permanente, o sea que no se han adquirido con objeto de
venderlas y tener una rpida conversin de dinero en efectivo.
Activo diferido o cargos diferidos: este grupo esta formados por todos aquellos
gastos pagados por anticipado, por los que se tiene el dercho de recibir un
servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores.

Los principales gastos pagados por anticipado que forman el activo diferido o
cargos diferidos, son:
2

Gastos de instalacin.
Papelera y tiles.
Propaganda y publicidad.
Primas de seguros.
Rentas pagadas por anticipado.
Intereses pagados por anticipado.

Los gastos pagados por anticipado se consideran como un activo, porque nos
dan el derecho de disfrutar un servicio equivalente a la cantidad pagada
anticipadamente.
Los gastos pagados por anticipado tienen como caracterstica que su valor va
disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo.
Por ejemplo, la compra de papelera y tiles por determinado valor, adquirida al
principio o durante el ao, es natural que al terminar el ejercicio no se tenga la
misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado
o consumido dicha papelera y tiles. En el caso de haber pagado al principio o
durante el ao determinado importe por varios meses de la renta por
anticipado, es lgico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad
pagada por anticipado, debido a que su valor ha ido disminuyendo conforme ha
transcurrido el tiempo.
Con los ejemplos anteriores se puede apreciar que de los gastos pagados por
anticipado nicamente se debe considerar gasto la parte consumida o
utilizada, como en el caso de la papelera y tiles; o la parte devengada, en el
supuesto de las rentas pagadas por anticipado.
Clasificacin del pasivo: teniendo en cuenta que tambin el pasivo esta
formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, se ha juzgado
conveniente clasificar estos en grupos homogneos.
La clasificacin de las deudas y obligaciones que forman el pasivo se bebe
hacer atendiendo a su mayor o menor grado de exigibilidad.
Grado de exigibilidad: se entiende como grado de exigibilidad el menor o mayor
plazo de que se dispone para liquidar una deuda.
Mayor grado de exigibilidad: una deuda o una obligacin tiene mayor grado de
exigibilidad en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla.
Menor grado de exigibilidad: una deuda o una obligacin tiene menor grado de
exigibilidad en tanto sea mayor el plazo de que dispone para liquidarla.
En atencin a su mayor o menor grado de exigibilidad, las deudas y
obligaciones que forman el pasivo se clasifican en tres grupos:

1. Pasivo circulante o pasivo a corto plazo.

2. Pasivo fijo o pasivo a largo plazo.
3. Pasivo diferido o crditos diferidos.
Pasivo circulante o pasivo a corto plazo: este grupo esta formado por todas las
deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un ao;
dichas deudas y obligaciones tienen como caracterstica principal que se
encuentra en constantemente o rotacin. Las principales deudas y obligaciones
que forman el pasivo circulante o pasivo a corto plazo son:

Proveedores.
Documentos por pagar.
Acreedores diversos.
Gastos acumulados por pagar.
Impuestos acumulados por pagar.

Pasivo fijo o pasivo a largo plazo: este grupo est formado por todas las
deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo mayor de un ao. Las
principales deudas y obligaciones que forman el pasivo fijo son:

Hipotecas por pagar.

Documentos por pagar(a largo plazo).

Cuando existan crditos a pagar a largo plazo, digamos a cinco aos, de los
cuales se deba cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha
parte debe considerarse un pasivo circulante o pasivo a corto plazo y, el resto
del crdito, un pasivo fijo o pasivo a largo plazo.
Pasivo diferido o crditos diferidos: este grupo lo forman todas aquellas
cantidades cobradas anticipadamente, por la que se tiene la obligacin de
proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en posteriores.
Los principales servicios cobrados por anticipado que forman al pasivo diferido
o crditos diferidos, son los siguientes:

Rentas cobradas por anticipado.

Intereses cobrados por anticipado.

Las cuentas cobradas por anticipado se deben considerar un pasivo, porque

generan la obligacin de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad
cobrada anticipadamente.
Los servicios cobrados por anticipado tienen como caracterstica que su valor
va disminuyendo con el transcurso del tiempo o conforme se vayan
proporcionando dichos servicios. Pongamos por ejemplo, el caso de haber
cobrado al principio o durante el ao determinado importe por varios meses de
renta por anticipado, es lgico que al terminar el ejercicio no se tenga el mismo
4

importe debido a que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el

tiempo.
Con el ejemplo anterior, se puede apreciar que de los servicios cobrados por
anticipado nicamente se debe considerar utilidad la parte disminuida por el
transcurso del tiempo y el resto, un pasivo diferido.
No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en
utilidad conforme transcurre el tiempo o se vayan proporcionando dichos
servicios. Para comprender mejor la clasificacin del activo y pasivo, se
presenta la siguiente grfica:

Caja
Activo circulante.

Bancos

Bienes o derechos que tienen cierta

mercanca
Rotacin.
Clientes
Documentos
Activo
Bienes y derechos
Terrenos.
Propiedad de la empresa.
edificios.

Activo fijo.
Bienes y derechos que tienen
Cierta permanencia o fijeza.

Mobiliario
Acciones y valores

Activo diferido.

Gastos.

Gastos pagados por anticipado.

Papelera
5

tiles.
Rentas
pagadas
Por anticipado.

-Proveedores.
Pasivo circulante.

Documentos p
Deudas y obligaciones con
por pagar.
Vencimiento en un plazo
-Acreedores
menor a un ao
diversos.
Pasivo:
Deudas y obligaciones
-hipotecas.

pasivo fijo.

A cargo de la empresa.
-documentos

Deudas y obligaciones con

Vencimiento en un plazo

por

pagar.
Mayor a un ao .

Pasivo diferido.

-rentas

Cantidades cobradas por .

cobradas

por
Anticipado por la cual se

.anticipado.

Brinda un servicio.
-intereses
Cobrados con
Anticipacin.

Balance general o estado de situacin financiera.

Es el documento contable que presenta la situacin financiera de un negocio

en una fecha determinada.
El balance general presenta la situacin financiera de un negocio, porque
muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y
obligaciones, as como el valor del capital.
La situacin financiera de un negocio se advierte por medio de la relacin que
haya entre los bienes y derechos que forman su activo y las obligaciones y
deudas que forman su pasivo; para mayor claridad, supongamos dos negocios
que tienen los siguientes activos y pasivos:
El progreso.
Balance general
Activo
$1,000,000 00
Pasivo
200,000
00
Capital
$ 800,000
00

La quebrada.
Balance general
Activo
$1,000,000 00
Pasivo
900,000 00
Capital
$ 100,000 00

En el primero, la situacin financiera es mucho ms favorable que el segundo,

ya que el activo garantiza ampliamente el valor del pasivo, esto es, con el
activo se puede liquidar fcilmente el pasivo; mientras que en el segundo, se
tendra que realizar el activo, a veces menos que del costo, para poder liquidar
al pasivo, y quiz no totalmente.
El balance general nicamente presenta la situacin financiera de un negocio
en una fecha determinada, o sea, la del da que se practica, porque si se
hiciera un nuevo balance al da siguiente, no presentara exactamente la misma
situacin, debido a que los saldos de las cuentas serian distintos, aun cuando
no se practicara ninguna operacin, pues hay operaciones que se realizan
solas, es decir, sin la intervencin de ninguna persona; por ejemplo, la baja de
valor que sufre el mobiliario por el transcurso del tiempo; la amortizacin que
sufren los gastos de instalacin; la prdida del valor que provoca la
volatilizacin de lquidos almacenados, etctera.
La situacin financiera de la empresa no solo interesa conocerla al propietario,
socios o accionistas; existen otras personas, principalmente el estado, a las
que tambin le importa, por lo siguiente:

A los propietarios, socios o accionistas les interesa conocer la situacin

financiera de la empresa, para saber si los recursos invertidos en ella
han sido bien administrados
y si han producido resultados
satisfactorios.
Al estado, o sea, al gobierno le interesa conocer la situacin financiera
de la empresa, para saber si el pago de impuestos respectivos ha sido
determinado correctamente.
A los acreedores de crdito (instituciones de crdito particulares que
otorgan prstamos o proveedores que conceden crditos) les interesa
conocer la situacin financiera de la empresa, para conceder el crdito
que alcancen a garantizar ampliamente los recursos de la empresa.

Para que la situacin financiera indicada en el balance sea lo ms exacta

posible, se deben incluir absolutamente todo el activo y pasivo, correctamente

valorizados, es decir con su verdadero valor, pues cualquier alteracin, tanto de

mas como de menos, se reflejara directamente en el capital.
A fin de que el balance general se pueda interpretar con mayor facilidad, el
activo y el pasivo deben aparecer correctamente clasificados.
El balance general debe contener los siguientes datos:
Encabezado:
1. nombre de la empresa o del propietario.
2. Indicacin de que se trata de un balance general.
3. Fecha de formulacin.
Cuerpo:
1. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el
activo.
2. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas del pasivo.
3. Importe del capital contable.
Firmas:
1. Del contador que lo hizo y autorizo.
2. Del propietario del negocio.

Formas de presentar el balance.

El balance general se puede representar de dos formas:
1. Con forma de reporte.
2. Con forma de cuenta.

Balance general con forma de reporte.

Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo, en una sola
pgina, de tal, manera que a la suma del activo se le pueda restar
verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable, por
ejemplo:

Balance general con forma de reporte

activo
$
Total activo
$5000000 00
Pasivo
9

Total pasivo
$2000000 00
Capital contable
$3000000 00

De acuerdo con lo anterior, vemos que el balance general con forma de reporte
se basa en la frmula:
Activo-pasivo = capital
Que expresada por medio de literales queda as:
A P= C
Esta frmula anterior se le conoce con el nombre de frmula de capital.
Anteriormente, el cdigo de comercio obligaba a pasar el balance general o
estado de situacin financiera a un libro llamado libro de inventarios y
balances; actualmente dicho cdigo no obliga a llevarlo; no obstante, el balance
general o esvado de situacin financiera, debido a su importancia, se debe
elaborar y pasar a un libro u hojas con un rayado distribuido de la siguiente
manera: un espacio amplio destinado para indicar el nombre de las cuentas, y
cuatro columnas iguales con subdivisin para pesos y centavos, en las cuales
se anotan las cantidades.
Para que el balance tenga buena presentacin se deben de tener en cuenta las
siguientes indicaciones.
1. El nombre del negocio se debe anotar en el centro de la hoja, en la
primera lnea.
2. La fecha de presentacin se debe anotar dejando una sangra de ms o
menos tres centmetros, en la segunda lnea.
3. La tercera lnea se debe transformar el doble, con el fin de separar el
encabezado del cuerpo del balance.
4. Los nombres del activo, pasivo y capital contable se debe anotar en el
centro del espacio destinado para anotar el nombre de las cuentas.
5. El nombre de cada uno de los grupos que constituyen el activo y el
pasivo se debe de anotar dejando una pequea sangra.
6. El nombre de cada una de las cuentas se debe anotar al margen de la
hoja, con el objeto de que no se confundan los nombres con los grupos
con el de las cuentas.
7. nicamente el signo de pesos ($) debe preceder a la primera cantidad
de cada columna, a los totales y a las cantidades que se escriban
despus de un corte.
8. Los cortes deben abarcar toda la columna.
9. nicamente el resultado final se corta en dos lneas horizontales.
10. No se deben dejar renglones en blanco pues la ley lo prohbe.

10

Anotacin de las cantidades. La anotacin de las cantidades es muy

importante, se debe hacer de tal manera que para determinar el capital total
activo se pueda restar verticalmente el total del pasivo.
A continuacin se indica la forma ms conocida.

Primera columna: en este caso no se utiliza; ms adelante veremos

como se emplea.
Segunda columna: en esta columna se debe anotar la cantidad en cada
cuenta.
Tercera columna: en esta columna se debe anotar el total para cada
grupo.
Cuarta columna: en esta columna se deben anotar los totales del activo,
del pasivo y del capital.

Naturalmente, hay cambios en la colocacin de las cantidades; por ejemplo,

cuando en un grupo nicamente hay una cuenta, en lugar de anotarse su
cantidad en la segunda columna se debe notar directamente hasta la tercera,
ya que de hecho forma el total del grupo.
Debe observarse que las sumas pasan a la siguiente columna a la misma
altura del ultimo sumando.

Balance general con forma de cuenta.

En esta forma se emplean dos pginas; en la izquierda, se anota
clasificadamente el activo, y en la derecha, el pasivo y el capital contable. Por
ejemplo:

Activo
--------------------------------------------------------------- ------------------------- -------Total del activo

Pasivo
$-----------------------------------------------------------

$5,000,000

00

$-----------------Total pasivo
Capital contable
Total pasivo
capital

$2,000,000
$3,000,000

00
00

+ $ 5,000,000

00

Como puede observarse, el total del activo es igual al total del pasivo mas el
capital, razn por la cual el balance general con forma de cuenta se basa en la
siguiente formula:
11

Activo = pasivo + capital

La frmula anterior se conoce con el nombre de formula del balance general.
Anotaciones de las cantidades. En este caso nicamente se utilizan la tercera y
cuarta columnas para anotar las cantidades.

Tercera columna: en esta columna se anota la cantidad de cada cuenta.

Cuarta columna: en esta columna se anota el total de cada grupo, asi
como el total de activo, del pasivo y del capital.

El total del pasivo ms el capital se deben anotar a la misma altura del total
activo.
Los renglones que quedan en blanco del capital contable al total del pasivo
ms el capital, se deben inutilizar por medio de una lnea quebrada que se
conoce con el nombre de zeta.

BALANCE COMPARATIVO.
Los aumentos y las disminuciones del activo, pasivo y capital.
Para hacer una estimacin del aumento de la disminucin del capital contable,
as como las modificaciones que han sufrido el activo y el pasivo por las
operaciones practicadas, es necesario establecer una comparacin entre el
balance existente al principio del ejercicio y el actual.
El balance existente al principio del ejercicio se conoce con el nombre de
balance inicial y el actual como balance final.
El documento en el cual se comparan el balance inicial y el balance final se
llama balance comparativo.
Balance comparativo.
El balance comparativo es el documento contable que muestra los aumentos y
las disminuciones que han tenido el activo, pasivo y capital contable por las
operaciones efectuadas durante el ejercicio.

12

Los aumentos y disminuciones del activo y del pasivo ya fueron tratados

ampliamente; por tanto, nicamente se van a estudiar los aumentos y
disminuciones del capital contable.
Aumentos del capital contable.
El capital contable aumenta cuando la empresa percibe ingresos o cuando
recibe aportaciones adicionales al capital.

Ingresos: son utilidades que generan los bienes o servicios prestados

por la empresa.
Aportaciones al capital: son las entregas en efectivo o en especie que
hace el inversionista para incrementar su propio capital, o las que hacen
los socios para aumentar la inversin original del capital social.

Los aumentos del capital contable que producen tanto los ingresos como las
aportaciones adicionales al capital aumentan el activo o disminuyen el pasivo,
por ejemplo:
1. Se cobraron en efectivo rentas por valor de $40,000.00
+ activo en caja-------------------------------------------------------------------$ 40,000.00
+ capital para ingresos (rentas cobradas)--------------------------------- 40,000.00

2. A un proveedor se le pago nuestro adeudo por $ 50,000.00 con la

comisin que ganamos por haber vendido mercancas de su propiedad.
-Pasivo en proveedores ------------------------------------------capital por ingresos(comisiones ganadas)----------------------

$ 50,000.00
50,000.00

3. El propietario de la empresa incremento su capital con una entrega

hecha en efectivo por valor de $ 30,000.00.
+ activo en caja-----------------------------------------------------------$ 30,000.00
+ capital por aportacin adicional--------------------------------------30,000.00
Disminucin del capital contable.
El capital contable disminuye cuando la empresa causa egresos o cuando
acepta reducciones parciales del capital.

Egresos: son los gastos que originan los bienes o servicios

consumidos por la empresa.
13

Reducciones parciales del capital: son los retiros en efectivo o

en especie que hace el inversionista para reducir su capital
propio, o los que hacen los socios para disminuir la inversin
original del capital social.

Las disminuciones del capital contable que originan tanto los egresos como las
reducciones parciales de capital disminuyen el activo y aumentan el pasivo.
Ejemplos:
1. se pagaron en efectivo $ 20,000.00 por el servicio de energa
elctrica.
-activo en caja --------------------------------------------------------capital por egresos(consumo de energa elctrica) --------

$ 20,000.00
20,000.00

2. El servicio telefnico que ascendi a $ 10,000.00, se qued a deber.

+pasivo a acreedores diversos---------------------------------------------- $ 10,000.00
-capital por egresos(uso del servicio telefnico)----------------------------10,000.00
Conclusiones.
a) El capital contable aumenta por los ingresos y por las aportaciones
adicionales al capital.
b) El capital contable disminuye por los egresos y las reducciones del
capital.
Determinacin del capital contable final.
Para determinar el capital contable final se suman al capital contable inicial los
ingresos y las aportaciones adicionales del capital, y se restan el de los
egresos y las reducciones parciales del capital.
Si comparamos los elementos del balance inicial con los del balance final,
encontraremos las siguientes modificaciones:
Activo inicial---------------------------------------------------------------$ 700,000.00
Activo final ----------------------------------------------------------------$ 710,000.00
El activo aumento ------------------------------------------------$ 10,000.00
Pasivo inicial--------------------------------------------------------------$ 500,000.00
Pasivo final----------------------------------------------------------------$ 460,000.00
El pasivo disminuyo----------------------------------------------$ 40,000.00
Capital contable inicial--------------------------------------------------$ 200,000.00
Capital contable final ---------------------------------------------------$ 250,000.00
14

El capital contable aumento------------------------------------$

50,000.00

Precisamente, el balance comparativo es el documento contable que muestra

los aumentos o disminuciones que ha tenido el activo, el pasivo y el capital
contable por las operaciones efectuadas durante el ejercicio.
Modificaciones del activo y del pasivo que aumentan el capital contable.
El capital contable aumenta en los siguientes casos:
a) Cuando aumenta el activo.
b) Cuando disminuye el pasivo.
Modificaciones del activo y del pasivo que disminuye el capital contable.
El capital contable disminuye en los siguientes casos:
a) Cuando disminuye el activo.
b) Cuando aumenta el pasivo.
De las modificaciones anteriores, surgieron los siguientes casos en que el
capital contable aumenta o disminuye.
Casos en que aumenta el capital contable.
1.
2.
3.
4.
5.

Cuando aumenta el activo solamente.

Cuando disminuye el pasivo solamente.
Cuando aumenta el activo y disminuye el pasivo.
Cuando aumente el activo en mayor proporcin que el pasivo.
Cuando disminuye el pasivo con mayor proporcin que el activo.

Casos en que disminuye el capital contable.

1.
2.
3.
4.
5.

Cuando disminuye el activo solamente.

Cuando aumenta el pasivo solamente.
Cuando disminuye el activo y aumenta el pasivo.
Cuando disminuye el activo en mayor proporcin que el pasivo.
Cuando disminuye el pasivo en mayor proporcin que el activo.

Balance comparativo con forma de reporte.

Esta forma consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo de los
balances que se comparan en una sola pgina, de tal manera que a la suma
del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, se utiliza la
siguiente formula:
Activo - pasivo = capital

15

Para el balance comparativo se emplean cuatro columnas.

Empleo de columnas: en las cuatro columnas se deben anotar las cantidades
tanto de balance inicial como del final.
Primera columna: se emplea para anotar
cuentas que integran el balance inicial.

la cantidad de cada una de las

Segunda columna: se emplea para anotar la cantidad de cada una de las

cuentas que integran el balance general.
Tercera columna: se emplea para anotar la alteracin o diferencia de cada
cuenta; tal alteracin o diferencia se obtiene comparando la cantidad del
balance final con la del inicial.
Cuarta columna: se emplea para anotar los signos de + (mas) o (menos); se
anota signo ms cuando la alteracin o diferencia es positiva, y signo menos
cuando la diferencia o alteracin es negativa.
Comprobacin de la suma de la columna de diferencias: la suma de la
columna de diferencia esta correcta, si la diferencia de las sumas de las dos
primeras columnas es igual a ella.
Una vez comprobadas las sumas de los grupos, se debe preceder a determinar
las sumas totales del activo y del pasivo para obtener los capitales.

Balance comparativo en forma de cuenta.

Cuando se usa esta forma se emplean dos pginas; en la de la izquierda se
anota clasificadamente el activo de los balances, que se comparan con sus
respectivas alteraciones, y en la derecha, el pasivo y el capital.
El balance comparativo con su forma de cuenta se basa en esta frmula:
Activo = pasivo + capital
El empleo de las columnas, la forma de sumas alteraciones y la forma de
comprobar la suma de la columna de diferencias, es idntica a la estudiada en
el balance comparativo con forma de reporte.
Total del pasivo ms el capital contable.
El total del pasivo ms el capital contable se debe anotar a la misma altura del
total activo.
16

INTRODUCCIN
Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el
estudio de los libros usado en las mismas es vital para todo estudiante de
ingeniera en sistemas ya que a la hora de adoptar un programa de
contabilidad a una empresa debe tener los conocimientos bsicos que le
proporciona el uso de los libros.
Los libros de diario y de mayor le producen informacin muy valiosa al gerente
de la empresa ya que lo ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier
variacin desfavorable.
EL DIARIO:
Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica
todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro
contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las
operaciones.
El primer registro de una operacin se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la
cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el perodo (compra,
ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). ste libro consta de dos columnas: la del
Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el
libro debidamente autorizado.
A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro
original o de primera anotacin.
El asiento de cada transaccin indica qu cuentas deben cargarse y cules
deben acreditarse posteriormente en el mayor.
En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que
vimos en el captulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos
contables, los cuales se ordenan por fecha de creacin. Por ejemplo,
supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 Bs. que nos deba, las cuales
cobramos por caja. El asiento sera el siguiente:

Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perodo de tiempo

se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento
en s, o sea, qu cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el
concepto.

17

En orden cronolgico, mediante asientos, se registrarn en el Diario todas las

operaciones que se realicen. La representacin de stos se efectuar mediante
anotaciones como la que sigue:
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior

Las cuentas cargadas sern las representativas de aquellos elementos que

constituyan los empleos de la operacin -desde el punto de vista de la empresa
que efecta la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los
conceptos correspondientes a los recursos.
En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deber
coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.
El diario constituye la fuente de informacin para hacer los pases al mayor,
proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de
dbitos y crditos.
Importancia y finalidad
Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, segn
lo seala el Cdigo de Comercio en el Art. 32, adems de ser sellado y
presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deber
ser un libro empastado, foliado y deber quedar completamente sellado en
todas sus pginas.
El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en l se
registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarn
registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en
orden cronolgico; se registrar indicando el nombre de las cuentas que han de
cargarse y abonarse, as como los importes de los dbitos y crditos.
El libro Diario puede ser:
El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el ms utilizado) al momento de
llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera pgina ir
la Nota del Tribunal.
El Diario Multicolumnar.
Diario Columnar. Importancia.
Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido
incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen
mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden
afectarse en una determinada transaccin, se llevan en una columna especial
que denominamos Cuentas Varias.
18

Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe
ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por
empresas pequeas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable.
No existe un modelo nico de Diario Multicolumnar, cada empresa lo disea de
acuerdo a sus necesidades.
El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operacin
cargndole y abonndole a las cuentas respectivas, operacin por operacin,
destinndole una lnea para cada operacin, si se necesita otras lneas las
utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en blanco, no
borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisin al formular el asiento, lo
corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia (artculos 32, 33, 34,
35, 36, 37, 38 del Cdigo de Comercio).
Una vez registradas las operaciones de un determinado perodo generalmente
en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos
que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al
Mayor General.
Ventajas del Diario.
El diario cumple tres tiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de
errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor,
existiera el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de
asentar dos veces un mismo dbito o crdito. Este peligro se reduce al mnimo
con el uso del diario. Aqu, los dbitos y crditos de cada operacin se registran
juntos, lo cual permite descubrir fcilmente esta clase de errores.
En segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el
diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la
operacin en un solo lugar. Adems, el diario ofrece amplio espacio para
describir la operacin con el detalle que se desee.
En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario
en su orden cronolgico.
El Libro Mayor
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio
de la cooperativa.
Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes
cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para
que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente
autorizado.

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Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro

diario, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.
Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos
de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al
mayor.
Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el
debe y en el haber, as como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente
lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su
correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior

En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo
deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
Dado que cualquier empresa efecta mltiples operaciones, la valoracin de
sus elementos ser objeto de continuas variaciones.
El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario
hasta cierta fecha, en stas se habrn ido anotando las alteraciones
producidas. A travs de estos registros ser posible conocer el valor por el que
figuran las distintas cuentas a esa data, siendo ste el cometido del Mayor.
Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el
nombre de saldo. ste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la
suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:
Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.
Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.
Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.
En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplir que la suma de los saldos
deudores coincidir con la suma de los saldos acreedores y, adems, el valor
total de las sumas del Debe ser igual al importe total de las sumas del Haber.
Tipos de Libros Mayor
Se reconoce que hay dos tipos:
Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general
Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.
Importancia y Finalidad.
20

Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo,

el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de
afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan
las diferentes partidas reales y nominales.
El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art.
32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital,
Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organizacin para llevar la
contabilidad.
Conclusin

El estudio y manejo de la informacin de los libros diarios y mayor de una

empresa nos proporciona la herramienta para conocer la situacin de una
empresa en un momento dado ya que por ejemplo de la cuenta de Banco
podemos saber con qu dinero contamos para transacciones futuras.

PRCTICAS

LA MIELERA S.A. DE C.V.

El da 2 de Enero la empresa LA MIELERA S.A. DE C.V. inicia operaciones con

los siguientes datos:

Caja $10,000.00

Patrimonio $10,000.00

El da 2 de Enero se realiza una venta al Sr. Juan Prez por $ 1,000.00 ms

IVA, 50% en efectivo y 50% a crdito.
El da 4 de Enero compramos mercancas por $1,500.00 de contado ms IVA.
El da 10 de Enero efecta el pago de energa elctrica segn recibo No. 567
por $300.00 ms IVA, correspondiente al departamento administrativo.
El da 15 de Enero se le pago su sueldo al Sr. Federico Prez quien es
encargado de mostrador.
El da 20 de Enero se recibe del Sr. Juan Prez un pago por $575.00
Se pide:

Registrar las operaciones en rayado diario.

Pases a esquemas de mayor.

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Elaborar balanza de comprobacin.

Realizar ajustes para determinar IVA a Favor o por Pagar.

Realizar ajustes para determinar el Resultado del ejercicio.

Elaborar Balance General.

Elaborar Estado de Resultados.

LOS GEMELOS S.A.

El da 2 de Enero la compaa LOS GEMELOS S.A. inicia sus operaciones con

los datos siguientes:

Caja $1,000.00

Mercancas $10,000.00

Bancos $5,000.00

Capital $16,000.00

El da 5 de Enero la compaa compra mercancas por la cantidad de

$2,500.00 ms IVA, la compra se hace a crdito.
El da 7 de Enero se realiz una venta por $3,000.00 ms IVA al seor Federico
Peluche quien nos pago el 50% en un cheque y el saldo en 15 das.
El da 10 de Enero la compaa adquiere papelera para la oficina por
$1,000.00 ms IVA, se pago con un cheque.
El 12 de Enero se pago el consumo del telfono por $300 ms IVA en efectivo.
El 15 de Enero el Sr. Federico Peluche nos liquida su saldo con un cheque.
El 17 de Enero abonamos al saldo de la compra a crdito el 50% con un
cheque.
El 20 de Enero se cubre la renta del mes del local por $500.00 ms IVA, se
pag con un cheque.
El 25 de Enero realizamos una venta en efectivo por $1,500.00 ms IVA.
El da 30 de Enero saldamos nuestra cuenta pendiente de pagar por
mercancas con un cheque.
El inventario final es de $4,500.00
Se pide:
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Registrar las operaciones en rayado diario.

Pases a esquemas de mayor.

Elaborar balanza de comprobacin.

Realizar ajustes para determinar IVA a Favor o por Pagar.

Realizar ajustes para determinar el Resultado del ejercicio.

Elaborar Balance General.

Elaborar Estado de Resultados.

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