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PROCESSO INTERFUNCIONAL

COMPRA DE MATERIAIS E CONTRATAO DE SERVIOS

Material elaborado durante a fase de Levantamento e


Modelagem do projeto BPMS na Companhia Paulista de
Trens Metropolitanos CPTM, sob a coordenao da GRQ
Gerencia da Qualidade e GFI Gerencia de Informtica.

Objetivo:
Automao e racionalizao dos processos para melhoria contnua no tratamento de informaes do
negcio, especialmente dos itens geradores de custo, pertencentes ao modelo do Mapa de Processos
Interfuncionais da Gesto Corporativa.
Apresentao das melhorias resultantes da implantao do Projeto de implementao da ferramenta
BPMS.
Justificativa:

Necessidade de mapear o processo de Suprimentos visualizando as melhorias


provenientes da implantao do ambiente BPMS.

Perodo de execuo

dos trabalhos:

Ferramentas e

Documentao:

Produto:

Julho a Outubro/2005

Entrevistas In-loco
Descritivo de rotinas e potenciais de melhoria
Diagramao BPMS
Apresentao e validao pelos envolvidos
A ferramenta Fuego utiliza a representao grfica DIAGRAMA DE ESTADOS,
conforme a metodologia UML.
Levantamento das atividades realizadas pelas reas envolvidas no processo de
Compras de Materiais e Contratao de Servios.
Diagrama Macro do processo de Compras de Materiais e Contratao de
Servios - EMPRESA, elaborado na ferramenta FUEGO.

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

NDICE GERAL
SITUAO ATUAL
GESTO POR PROCESSOS - MACRO PROCESSOS INTERFUNCIONAIS EMPRESA _______________________________________________ 5
ESCOLHA DO PROCESSO INTERFUNCIONAL PARA MAPEAMENTO ___________________________________________________________ 6
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS REAS ENTREVISTADAS ______________________________________________________________ 7
SUB PROCESSOS MAPEADOS _______________________________________________________________________________________ 8
REQUISITOS DE COMPLIANCE ______________________________________________________________________________________ 8
SUB PROCESSOS X INTEGRAES COM A BASE DE DADOS (SISTEMAS) _______________________________________________________ 9
DIAGRAMA MACRO DE RELACIONAMENTOS DO PROCESSO _______________________________________________________________ 10
FLUXO DAS ATIVIDADES _________________________________________________________________________________________ 11
ANALISE DAS OPORTUNIDADES
LIMITES DO PROCESSO E FATORES CRTICOS _________________________________________________________________________ 17
IDENTIFICAO DE NECESSIDADES DE TROCA DE INFORMAES ENTRE AS REAS DO PROCESSO ________________________________ 20
MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES PROPOSTOS
SITUAO PROPOSTA COMO DEVERIA SER ________________________________________________________________________ 23
IDENTIFICAO DE REQUISITOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO DO PROCESSO ___________________________________________ 44
ANLISE DA GESTO
CADERNO DE AES GESTO POR PROCESSOS_______________________________________________________________________ 52
PLANO DE IMPLEMENTAO

12/07/2013

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO

12/07/2013

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GESTO POR PROCESSOS - MACRO PROCESSOS INTERFUNCIONAIS EMPRESA


Vrias gerncias esto desenvolvendo trabalhos para melhorar os resultados em suas reas de atuao, dando seqncia ao Ciclo de
Prestao de Servio do Trem Metropolitano da EMPRESA.
Atualmente, o Ciclo se encontra na fase chamada de Gesto por Processos, onde so definidos os processos considerados crticos
para a obteno de resultados. Tambm esto sendo revisados os principais indicadores dos Atributos de Servio da EMPRESA, que
so regularidade, segurana pblica, confiabilidade, segurana operacional e atendimento.

Mapa de Processos Interfuncionais EMPRESA

12/07/2013

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ESCOLHA DO PROCESSO INTERFUNCIONAL PARA MAPEAMENTO


Identificados os processos crticos, foi decididas a escolha de um processo crtico da rea de Compras Compras e Movimentao de
Materiais e Contratao de Servios, que apontou grande possibilidade de ser mapeado e automatizado com a utilizao da ferramenta
BPM.
Essa deciso foi baseada nos seguintes pontos:
Experincia do grupo;
Alinhamento Corporativo;
Ciclo de Prestao de Servios;
Plano de Ao Gesto por Processos

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS REAS ENTREVISTADAS

Denominao
PRESIDNCIA

Sigla
PR

Gabinete da Presidncia

PRG

Gerncia de Contrataes e Compras

GRC

Departamento de Compras

DRCP

Departamento de Contrataes

DRCT

Gerncia Jurdica

GRJ

Departamento Jurdico Consultivo


DIRETORIA DE OPERAO E MANUTENO

DRJS
DO

1. Gerncia de Manuteno de Instalaes Fixas


2. Gerncia de Manuteno de Material Rodante
DIRETORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA

GOF
GOR
DF

3. Gerncia de Finanas e Controle Oramentrio

GFF

Departamento de Controle e Oramento

DFFO

4. Gerncia de Administrao do Patrimnio


Departamento de Materiais
DIRETORIA DE ENGENHARIA E OBRAS

GFP
DFPM
DE

5. Gerncia de Engenharia de Infra-Estrutura

GEE

6. Gerncia de Engenharia de Sistemas

GES

7. Gerncia de Coordenao

GEC

8. Gerncia de Obras e Montagens

GEO

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SUB PROCESSOS MAPEADOS


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

11.

12.
13.
14.

Ciclo de Movimentao de Materiais,


Emisso e Solicitao de Contratao;
Planejamento e Emisso de SCs Materiais;
Aprovao em RD;
Reserva de Verba;
IX, DL, Aditivos e convnios;
Criao do Processo;
Preparao da Aquisio de Materiais;
Preparao de Edital;
Parecer Jurdico;
Parecer do Edital;
Anlise Impugnao da Licitao;
Anlise Recurso Licitao;
Anlise de IX, DL, Aditivos e convnios.
Processo Licitatrio;
Prego;
Habilitao;
Proposta Tcnica;
Proposta Comercial;
Homologao.
Distribuio do Contrato;
Registro Financeiro do Contrato/OF e Empenho;
Recebimento, Inspeo e Armazenamento de Materiais;

REQUISITOS DE COMPLIANCE
As atividades do processo de Compras e Contratao de Servios so regulamentadas pelos seguintes instrumentos legislativos
principais:

Lei n 8.666, 21 de junho de 1993


Estabelece normas gerais sobre licitaes e contratos administrativos pertinentes a obras, servios (inclusive de publicidade),
compras, alienaes e locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios.
MP.03/006 Compras e Contratao de Materiais, Bens, Equipamentos, Servios, Obras e outros;
NG/003 Delegao de Competncias
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SUB PROCESSOS X INTEGRAES COM A BASE DE DADOS (SISTEMAS)


Diagrama que demonstra como o processo mapeado se relaciona com os sistemas e banco de dados em suas respectivas
atividades.

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DIAGRAMA MACRO DE RELACIONAMENTOS DO PROCESSO


Mapa Interfuncional do Processo Atual
O instrumento utilizado para mapeamento do processo atual o Mapa Interfuncional do Processo, que um fluxograma
das atividades executadas para se completar o processo, colocadas numa grade onde se pode visualizar que rea ou
funo na organizao executa cada atividade. Desta forma, pode-se visualizar tambm o fluxo de informaes entre as
reas. O Mapa Interfuncional do Processo de Compras de Materiais e Contratao de Servios pode ser visto na figura a
seguir.

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FLUXO DAS ATIVIDADES


As reas identificam a necessidade de Aquisio de
materiais /Contratao de Servios
Materiais
Servios

A rea de
Materiais insere
dados no sistema
APOLO e colhe as
autorizaes em
papel

A Diretoria
analisa e
aprova as
solicitaes
em RD

Tempo decorrido: de 30 a
360 dias at o atendimento
da necessidade de
aquisio.

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A rea de
Compras controla
os processos
gerados e
cadastra no
sistema ACCESS

A rea Jurdica
analisa editais;
impugnaes e
recursos.

A rea de
Compras
realiza os
Processos
Licitatrios e
gera os
Contratos

A rea
Financeira
efetua a
Reserva de
Verba e o
Empenho e
registra o
contrato para
a aquisio

A rea de Materiais recebe,


inspeciona e registra no
sistema APOLO o material
adquirido.

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rea : Manuteno
Localizao: P.Altino
Atividades executadas:
Os tcnicos anotam nas Ordens de Servio quais os materiais so necessrios para a manuteno
Ao retirar o item no Almoxarifado Delegado, so anotados, em folha avulsa, os dados da retirada, caso no exista o item no
momento, ser anotada a falta na OS e esta alimentada no sistema de controle da rea (em Delphi).
O supervisor responsvel por controlar as faltas e providenciar a pesquisa para encontrar o item em outro almoxarifado ou
comunicar a falta para o departamento de materiais.
O estoque mantido no Almoxarifado Delegado abastecido atravs da emisso de MM de Transferncia (o item no contabilizado
como consumo, apenas transferido de local).
Nos casos onde o item necessrio no se encontra disponvel no Almoxarifado Delegado e nem no Central (estoque zero), os itens
sero agrupados e enviados, via e-mail, a um responsvel encarregado de negociar junto ao Alm.Central o atendimento a necessidade.
rea : Almoxarifados Central
Localizao: P.Altino
Atividades executadas:
Fluxo da requisio de materiais:
- Recepo das MM,
- Atendimento (separao, conferencia, liberao (web) para retirada),
- Entrega ao solicitante,
- Tramite de assinaturas da MM (autorizador, separao, entrega e retirada);
- Registro no sistema ERP (baixa),
Devoluo de MM
Transferncia de MM para Almoxarifados Delegados (ERP)
Recepo e armazenamento de materiais:
-Conferncia; inspeo de qualidade; aprovao; registro no sistema ERP Modulo Materiais.
Localizao: P.Altino/Lapa
rea : Almoxarifados Delegados
Atividades executadas:
Identificao de necessidade de materiais (reabastecimento, necessidades especficas).
Emisso de MM Movimentao de Materiais (acesso, consultas, preenchimento, acompanhamento do pedido)
Sistema em Access para controle do estoque de materiais no Alm.Delegado
Acompanhamento do pedido de suprimento (retirada, conferencia, etc)
Emisso de PCM (Pedido de Cadastramento de Materiais), Emisso de PCA (Previso Anual de Consumo)

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rea : DFPM - Departamento de Materiais
Localizao: P.Altino
Atividades executadas:
Emisso de SC:
- pesquisa de preo,
- preenchimento da SC,
- elaborao de Relatrio Tcnico (especificaes, desenho, termo de referencia, etc)
- posicionamento oramentrio da GFF
Cadastro de Materiais novos (anlise de PCA, PCM)
Acompanhamento dos processos de aquisio,
Registro de Notas Fiscais e OF Ordem de Fornecimento, para pagamento, sistema ERP Modulo Materiais.
Registro do Termo de Recebimento Definitivo.
Elaborao dos relatrios gerenciais (tempo de atendimento de MM, etc.)
rea : GRC - Compras e Contratao
Localizao: Boa Vista
Atividades executadas:
Recebimento, registro e montagem do processo da SC, fases:
. Anlise preliminar,
. Abertura do processo,
. Pesquisa de preo / mercado,
. Definio de modalidade,
. Elaborao de edital,
. Divulgao / publicao,
. Publicao do julgamento,
. Envio para consulta no jurdico,
. Elaborao e tramite da Ordem de Fornecimento ou .Contrato,
. Homologao,
. Elaborao de aditamento,
. Reexame.
rea de Controle GRC (Registro de entrada, arquivo dos processos, distribuio, etc)
Relatrios Gerenciais.

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rea : GRJ Jurdico Consultivo
Localizao: Boa Vista
Atividades executadas:
Recepo dos processos (Registro do protocolo no Access)
Distribuio ao departamento, de acordo com o assunto,
Anlise pelo Gerente do Depto.
Designao do Advogado para o parecer (retorna ao protocolo para inserir no Access e distribuio aos advogados)
Registro da devoluo dos processos com o parecer dos advogados; (registro no protocolo Access)
Avaliao dos pareceres e chancelas atribudas (pelo gerente do depto)
Liberao para a rea solicitante (volta ao protocolo para registro no Access e distribuio ao solicitante.)
rea: GFF - DFFO Financeiro Oramentrio
Localizao: Boa Vista
Atividades executadas:
Recepo do processo
Cadastro o processo de aquisio nos sistemas
- ERP Controle de Oramento e Controle de OF ou Contrato
- SIAFEM (Controle de Oramento do Estado Registro, Nota de Reserva)
- Estabelecimento de cronograma de desembolso (econmico e financeiro), registro no sistema de acordo com a competncia (no
ERP e no SIAFEM)
Devoluo do processo para abertura da licitao GRC
Acompanhamento da Aquisio (cumprimento dos prazos previstos), em caso de no cumprimento de prazos realizada a Rolagem
de Cotas no SIAFEM .
(Aps a contratao) Recepo das OF Ordem de Fornecimento ou Contratos firmados aps a licitao; registro no sistema ERP
(dados da contratada razo social, CNPJ, vencimento, condies de pagamento, valores, etc.)
Obs.: sem este cadastro, a rea de materiais no conseguir lanas as NF recebidas.
Gerar o Empenho no SIAFEM (reserva oramentria).
Recepo das Notas Fiscais para pagamento (conferencia e acompanhamento do contrato firmado com o fornecedor, liberao do
pagamento), recebimento e registro do Termo de Recebimento Definitivo.
de responsabilidade da DFFO o controle e distribuio da numerao de SCs para os solicitantes , quando se tratar de
Contratao de Servios (srie 8000).

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rea: Centro de Documentao Tcnica
Localizao: Boa Vista
Atividades executadas:
rea responsvel pela guarda, controle da identificao, atualizao do banco de dados e disponibilizao de informaes dos
documentos tcnicos, atravs do software ISODOC
Disponibilizao dos arquivos na Intranet para acesso dos usurios.
Controle do cadastro de novos desenhos e atualizao dos desenhos do acervo.
A visualizao dos documentos acessados via web, possvel atravs dos visualizadores Voloview, Image, Wordview
rea: DE Diretoria de Engenharia e Obras
Localizao: Boa Vista
Atividades executadas:
GEE/GES/GEO
o Levantamento de Necessidades; Definies Tcnicas; Elaborao de Espec.Tcnica e Planilha de Quantidades, Elaborao
de RTD (Rel.Tcnico a Diretoria)
GEC
o
Elaborao do TR (Termo de Referencia): Espec.Tcnica; Planilha Quantidade; Cronograma Fsico; Subsdios.
o
Verificao de Recursos Oramentrios junto GFF
o
Elaborao da PRD (Proposio de Resoluo de Diretoria).
o
Emisso da SC aps a aprovao pela RD
GEC aps a contratao:
o Emisso de Ordem de Servios (em caso de contratos da DE)
o Administrao Financeira e administrativa do contrato.

12/07/2013

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1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO

12/07/2013

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LIMITES DO PROCESSO E FATORES CRTICOS


Fatores crticos de sucesso so pontos do projeto que devem correr bem, a fim de no comprometer o resultado e a
qualidade da implementao. Os FCS podem ser entendidos tambm como os fatores necessrios para garantir o sucesso e
a qualidade da implementao de um sistema .
Em uma interpretao mais geral, podemos considerar que os FCS (Fatores Crticos do Sucesso) so os fatores-chave
mnimos que a organizao dever ter ou precisar.
REAS DE MANUTENO - USURIOS DE MATERIAIS
Onde o processo inicia
Requisio de material para utilizao;
Necessidade de abastecimento do
Almoxarifado Delegado (identificado
atravs de programa em Access que
controla as manutenes realizadas
pelas OS Ordens de Servios)

Onde o processo termina


Disponibilidade do Material no
Almoxarifado Delegado para retirada e
aplicao.

Fatores Crticos do Sucesso


Em virtude da distribuio fsica (distncia) dos almoxarifados
(central e delegados), a atividade de solicitao de materiais
(atendimento da MM) dever ser rpida e os dados confiveis.

CEDOC CENTRO DE DOCUMENTAO


Onde o processo inicia
Recebimento dos desenhos enviados
pelas reas de engenharia (atrves de
midia e confeccionados em CAD
arquivos .dwf)

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Onde o processo termina

Arquivos cadastrados no Isodoc,


disponibilizados na Web e atualizados.

Fatores Crticos do Sucesso


A cada atualizao do ISODOC todo o acervo deve ser carregado
novamente na nova verso.
Proteo dos documentos disponibilizados, atravs de controle de
acesso.

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GFP DFPM DEPARTAMENTO DE MATERIAIS
nde o processo inicia

Atendimento de MM Movimentao de
materiais.
Necessidade de Reposio de Estoque
(Emisso de SC), identificado atravs
de relatrios de emisso do Modulo de
Materiais ERP.

Onde o processo termina

Armazenamento e Registro do Termo de


Recebimento Definitivo.\
Transferncia para Almoxarifados
Delegados.

Fatores Crticos do Sucesso


Controle eficiente e confivel dos volumes fsicos em contrapartida
ao saldo contbil, disponibilizado no sistema
Elaborao dos relatrios gerenciais (tempo de atendimento de MM,
etc.)
Identificao da Gesto de Estoque ideal, deliberada pela direo
da EMPRESA (ex: Curva ABC com base na movimentao de
estoque)
Integrao do Mdulo de Estoque ao Mdulo Financeiro /
Oramentrio
Identificao sistmica de relatrios gerenciais com base nos
indicadores de desempenho da rea.

GRC COMPRAS e CONTRATAO


Onde o processo inicia
Recebimento dos processos de SC
Solicitao de Comercializao
referentes a compras de materiais.
Cliente: rea de materiais
Recebimento dos processos de SC
Solicitao de Comercializao de
Contratao de Servios
Clientes: Engenharia, demais reas
para contratao de servios diversos.

Onde o processo termina

Elaborao e tramite da Ordem de


Fornecimento ou Contrato, homologao

Fatores Crticos do Sucesso

Solicitaes de Compras de Materiais e / ou Contratao de Servios


atendendo s especificaes tcnicas necessrias e corretamente
identificadas na SC, bem como assegurando que a compra /
contratao seja realizada dentro dos critrios oramentrios, prazos
e fornecedores confiveis.

GRC - CADASTRO E CONTROLE DE PROCESSOS


Onde o processo inicia
Recebimento dos Processos de
Compras e Contratao para incluso
no sistema CONTROLE DE
PROCESSOS (sistema em Access)

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Onde o processo termina


Pasta do processo montada e devidamente
cadastrada no sistema de controle de
processos a cada fase do andamento.
Sistema Controle de Processos atualizado.

Fatores Crticos do Sucesso


Acompanhamento atualizado dos processos de compras e
contratao, em cada fase do mesmo.
Manter o Cadastro de Fornecedores atualizado, bem como o
cadastro dos dados de empresas com CRC Certificado de
Registro Cadastral.

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GFF FINANCEIRO ORAMENTO
Onde o processo inicia

Recebimento de Processos de SCs


para avaliao oramentria, antes de
envio a RD

Onde o processo termina


O contrato ser considerado encerrado
quando do pagamento da ltima parcela;
quando o saldo de estoque estiver zerado
ou ainda quando houver clausula
contratual que exija o recebimento do TRD
Termo de Recebimento Definitivo.

Fatores Crticos do Sucesso


Dados cadastrais confiveis e corretamente inseridos no sistema
Valores reservados e emprenhados, devidamente contratados.
Cumprimento dos prazos de acordo com as modalidades de
processos e cronograma de desembolso inserido no sistema e
controle do Estado (SIAFEM)
Utilizao adequada da reserva oramentria disponvel para a
EMPRESA.

GRJ CONSULTIVO
Onde o processo inicia
Entrada de processos para anlise
jurdica e chancela de editais de
processos de compras.

Onde o processo termina


Processo chancelado e despachado para
os solicitantes, dentro dos prazos previstos.

Fatores Crticos do Sucesso


Pareceres jurdicos encaminhados dentro dos prazos legais para as
aes necessrias para o andamento do processo de aquisio.

DE ENGENHARIA DE OBRAS
Onde o processo inicia
GEE/GES/GEO
o Levantamento de Necessidades;
Definies Tcnicas; Elaborao de
Especificao Tcnica e Planilha de
Quantidades, Elaborao de RTD
(Relatrio Tcnico a Diretoria)

12/07/2013

Onde o processo termina

Fatores Crticos do Sucesso

GEC aps a contratao:


o Emisso de Ordem de Servios (em caso
de contratos da DE)
o Emisso do Termo de Recebimento pelo
gestor e envio ao Financeiro.

Contratao correta do servio necessrio para a obra em


andamento, dentro dos prazos.

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GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

IDENTIFICAO DE NECESSIDADES DE TROCA DE INFORMAES ENTRE AS REAS DO PROCESSO


O processo dever permitir a troca de informaes entre as seguintes reas:
DFPM
REA
GFP
ALMOXARIFADO CENTRAL e
DELEGADOS

GRC COMPRAS,
CONTRATAO E APOIO.

GFF DFFO
PR PRG

INFORMAES DISPONIBILIZADAS PELA DFPM

INFORMAES UTILIZADAS PELA DFPM

Poltica de Estoque

Poltica de Estoque

Indicadores de Desempenho, planejamento das


aquisies;





Saldo efetivo dos itens em estoque;


Consumo mdio dos itens;
Identificao da necessidade de aquisio;

Solicitaes de Comercializao emitidas e


aprovadas.
Itens das SCs agrupados por tipo de fornecedor
SCs que no contenham itens de valor inferior ao
limite para aquisio via fundo fixo.





Item oramentrio
Relatrio Tcnico Diretoria e Proposta de RD




Fases de acompanhamento da solicitao gerada.


Famlias de materiais que atendam as necessidades de
agrupamento da rea de compras.
Orientao para a correta atualizao de preos dos
itens includos nas SCs.
Item oramentrio
Acompanhamento do Resultado de RD






GRC (COMPRAS / CONTRATAO / APOIO)


REA

INFORMAES DISPONIBILIZADAS PELA GRC


 Acompanhamento (via Intranet) do andamento dos
processos licitatrios registrados.
 Orientao quanto correta forma de atualizao de
GFP - DFPM
preos dos itens.
 Orientao para o correto agrupamento das famlias
de materiais na confeco das SCs.
 Editais e Contratos impressos e enviados para
GRJ JURDICO CONSULTIVO
emisso de chancela.
 Informao do enquadramento de modalidade para
GFF DFFO
os processos em andamento.
REAS EMITENTES DE SC DE  Acompanhamento (via Intranet) do andamento dos
SERVIOS
processos licitatrios registrados.
12/07/2013

INFORMAES UTILIZADAS PELA GRC

 Dados das SCs imputadas no sistema ERP ERP e


atualizao de preos dos item a serem adquiridos.

 Documentos analisados e chancelados pela GRJ


 Nmero da Reserva de Verba dos processos em
andamento.
 Documentao completa das SCs encaminhadas (Termo
de Referencia e Anexos)
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GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


GFF - DFFO Departamento Financeiro e Oramentrio
REA

INFORMAES DISPONIBILIZADAS PELO DFFO

GFP - DFPM

GRC COMPRAS,
CONTRATAO E APOIO

INFORMAES UTILIZADAS PELO DFFO


 Dados das notas fiscais lanadas no sistema ERP ERP;
 Item oramentrio;
 Modalidade do Processo Licitatrio para a aquisio

 Registro no sistema ERP ERP, dos contratos


efetivados;

REAS EMITENTES DE SC DE
SERVIOS

 Dados completos do fornecedor a ser contratado


(Contrato devidamente chancelado)
 SC preenchida corretamente, contendo todos os dados
da aquisio;
 Item Oramentrio;

GRJ - DRJS -Departamento Jurdico Consultivo


REA

INFORMAES DISPONIBILIZADAS PELO DRJS


 Retorno de Editais e Contratos devidamente
chancelados aps analise da rea.

GRC - COMPRAS,
CONTRATAO

 Retorno de Impugnaes e Recursos devidamente


analisados e contendo o parecer jurdico.
 Retorno de analises da documentao de Aditivos,
IX, Dl e Convnios

12/07/2013

INFORMAES UTILIZADAS PELO DRJS


 Editais e Contratos para efetivao de chancela da rea
jurdica.
 Documentao referente a Impugnaes e Recursos
referentes a processos licitatrios em andamento.
 Documentaes referentes s Solicitaes de Aditivos,
IX, DL e Convnios.

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GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO

12/07/2013

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GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


O ATU

SITUAO PROPOSTA COMO DEVERIA SER


 Redesenho e Modelagem para Automao - BPMS
Consiste nos modelos grficos do redesenho dos processos (utilizando a ferramenta BPM), aqui entendidos como reviso,
otimizao ou reestruturao, focados em seus diversos componentes - pessoas, procedimentos e tecnologia - visando
basicamente:

12/07/2013

Demonstrar graficamente o fluxo de atividades interativas ou automticas a serem desempenhadas pela ferramenta
de automao (BPM) adquirida pela EMPRESA;
Otimizar os processos em termos de objetivo, tempo e esforo, com vistas melhoria na prestao de servios a
seus clientes e no cumprimento de suas funes;
Dar suporte a definio e desenvolvimento tcnico do sistema de informao (BPM) a ser implantado;
Gerar indicadores de desempenho para cada subprocesso.

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GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


A - Modelo Macro do Processo Ciclo de Compras de Materiais e Contratao de Servios

12/07/2013

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B - Modelo Macro do Processo - Ciclo de Movimentao de Materiais

12/07/2013

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 Detalhamento dos Sub Processos mapeados:


Sub Processo: Atualizao do Cadastro de Materiais

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Sub Processo: Abastecimento dos Almoxarifados Delegados

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Sub Processo: Movimentao de Materiais

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Sub Processo: Abastecimento do Almoxarifado Central

12/07/2013

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Sub Processo: Planejamento e Emisso de SCs de Materiais

12/07/2013

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Sub Processo: Emisso de SCs de Contratao de Servios

12/07/2013

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Sub Processo: Reserva de Verba

12/07/2013

32

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Sub Processo: Aprovao em RD

12/07/2013

33

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Sub Processo: Criao do Processo

12/07/2013

34

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Sub Processo: Preparao da Aquisio de M ateriais

12/07/2013

35

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Sub Processo: Preparao do Edital

12/07/2013

36

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub Processo: Parecer Jurdico
Macro

12/07/2013

Anlise Jurdica do Edital

37

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Anlise da Impugnao

12/07/2013

38

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Anlise de Recurso

12/07/2013

39

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Sub Processo: Processo Licitatrio

Habilitao

12/07/2013

Proposta Comercial

40

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Proposta Tcnica

Homologao

Prego

Sub Processo: Distribuio do Contrato

12/07/2013

41

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Sub Processo: IX, DL , ADITIVOS E CONVENIOS

Parecer Jurdico IX, DL, AD, CONVENIOS

12/07/2013

42

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Sub Processo: Registro do Contrato e Empenho

Sub Processo: Recebimento, Inspeo e Armazenamento

12/07/2013

43

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IDENTIFICAO DE REQUISITOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO DO PROCESSO


Conceituao
Os indicadores so ferramentas bsicas para o gerenciamento do Sistema Organizacional e as
informaes que fornecem so essenciais para o processo de tomada de deciso.
Podem ser obtidos durante a realizao de um processo ou ao seu final e possuem como principais premissas:
Dados coletados automaticamente
Verses para os vrios gestores envolvidos no processo;
Corrigir gargalos;
Viso das atividades em andamento;
Melhoria do processo atravs de anlise do histrico;
Um indicador definido como um valor quantitativo realizado ao longo do tempo (uma funo estatstica) que permite obter
informaes sobre caractersticas, atributos e resultados de um produto ou servio, sistema ou processo.

Foram considerados os seguintes ndices propostos, abaixo detalhados:


- Tempo de Ciclo de Solicitao de Comercializao de Trajes
- ndices de Produtividade
- ndices de Capacidade
- ndices de Efetividade do Processo

12/07/2013

44

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NDICE DE COMPROMISSOS EMPRESA AQUISIO / CONTRATAO
Definio do Indicador:

Percentual de confirmao de verbas reservadas (valores empenhados) para a Aquisio de


materiais ou Contratao de Servios.

Finalidade do Indicador:

Demonstrar o percentual de registros de empenho (referentes a processos de materiais e servios)


em relao ao valor total de reservas

Frmula de Clculo do Indicador: K = N /Y x 100


Definio dos Parmetros (Regras
K = INDICE
de Negocio) para o clculo do
N = Valor total de empenhos registrados no perodo
indicador:
Y = Valor total de reservas de verba registradas no perodo.
Periodicidade de Apurao:
Mensal
Vises Hierrquicas do Indicador
Estratgico (Diretoria/Gestor)
Gerencial
Operacional
(quem visualiza):
Meta :
Empenhar XX % dos valores reservados
reas Interessadas:

GRC; GFF; GRQ; Gestor do Processo

Observaes Finais:

Os valores referentes a Reservas de Verba e Empenho so obtidos no sistema ERP (ERP)


No ERP h uma correlao entre os valores reservados com os valores empenhados (a reserva
a previso de valor a ser gasto pela CPMT, esse valor ser alimentado no sistema do Estado
SIAFEM Sistema de Controle Oramentrio do Estado, posteriormente, quando do empenho do
valor - confirmao do comprometimento).

Fonte/Base de Dados

ERP ERP / BASE ORACLE

12/07/2013

45

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NDICE DE CUMPRIMENTO DE PRAZOS DE LICITAO
Definio do Indicador:
Finalidade do Indicador:

Resultados Alcanados (Prazos) por Modalidade de Aquisio (Contrataes e Compras de


Materiais).
Medir os prazos de aquisio de Contrataes e Compras de Materiais, de acordo com cada
modalidade.

Frmula de Clculo do Indicador:


Definio dos Parmetros (regras
para o clculo do indicador):
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados

P = Prazo alcanado de aquisio


A = Data do encerramento da licitao
A1 = Data da criao do processo de licitao
Estratgico (Diretoria/Gestor)

Gerencial

Operacional

Cada modalidade possui um prazo mdio (em dias) e a meta atender 90% dentro do prazo.

TEMPO DE CICLO DE SOLICITAO DE COMERCIALIZAO


Definio do Indicador:

Finalidade do Indicador:

Numero de dias necessrios desde a emisso da solicitao de um material / servio at a


efetivao do contrato (registro do empenho).
Apurao do tempo gasto (em dias) nas atividades:
1.Materiais: Tempo necessrio desde a identificao da necessidade de compra do material (MM
no atendida) - emisso da SC do material necessrio at o recebimento deste pelo almoxarifado
(TRecebimento).
2.Servios: Tempo necessrio desde a emisso da SC de Servios pelo solicitante at o registro
do contrato/empenho no ERP.

Frmula de Clculo do Indicador:

1.TM = (dt_rectr) (dt_esc)


Ex: TM = 10/05/2006 10/10/2005 = 212 dias
2.TS = (dt_emp) (dt_escs)

Definio dos Parmetros (regras


12/07/2013

46

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para o clculo do indicador):

TM = Tempo do ciclo solicitao de materiais (em dias)


Dt_rectr = Data do registro do Termo de Recebimento do Material
Dt_esc = Data da emisso da SC onde conste o material
TS = Tempo do ciclo de solicitao de contratao (em dias)
Dt_emp = Data do registro do empenho
Dt_escs = Data da emisso da SC de Contratao

Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados

Estratgico (Diretoria/Gestor)

Gerencial

Operacional

GRC
ERP ERP / Base de Dados Fuego.

NDICES DE PRODUTIVIDADE
Definio do Indicador:

Tratam da utilizao dos recursos para a gerao de produtos e servios. Servem para identificar e
prevenir problemas nos processos, estando ligados intimamente aos indicadores de qualidade.
GRC
Nr. Total de Processos Abertos / Nr. de recusos utilizados para as atividades de cada
departamento (DRCT -Contratao/ DRCP Compras) ver: Relatrio Gerencial do Access

Finalidade do Indicador:

Frmula de Clculo do Indicador:


Definio dos Parmetros (regras
para o clculo do indicador):
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados

12/07/2013

GFF/DFFO
Nr. Total de processos com reserva de verba confirmada / Nr. De recursos utilizados para a
atividade
O ndice de produtividade se dar pela formula:
ndice Obtido / ndice Previsto

Estratgico (Diretoria/Gestor)

Gerencial

Operacional

Cada modalidade possui um prazo mdio (em dias) e a meta atender 90% dentro do prazo.
Oracle

47

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NDICES DE CAPACIDADE
Definio do Indicador:

Medem a capacidade de resposta de um processo por meio da relao entre as sadas produzidas
por unidade de tempo.

Finalidade do Indicador:
GRC
1. Nr de processos de Compra de Materiais cadastrados por ms.
2 .Nr. de processos de Servios cadastrados por ms.
3. Nr. de Processos de IX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS cadastrados por ms.
4. Quantidade Total de Itens Contratados (servios)e Adquiridos (materiais).
5. Total de Itens por Diretoria
6. Instrumentos Contratuais (CN/OF) formalizados.
7. Processos de Contrataes e Compras em Andamento.
8. Licitaes Concludas por Modalidade.
Frmula de Clculo do Indicador:
GFF/DFFO 1. Nr. de processos (Servios e Materiais) reservados no sistema ERP no ms.
2. Nr de processos empenhados no sistema ERP no ms.
GRJ CONSULTIVO
1. Analises de Edital realizadas no perodo.
2. Impugnaes analisadas no perodo;
3. Recursos analisados no perodo.
4. Solicitaes de IX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS analisados no perodo.
Definio dos Parmetros (regras
para o clculo do indicador):
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados

12/07/2013

Estratgico (Diretoria/Gestor)

Gerencial

Operacional

.
Fuego

48

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


NDICES DE EFETIVIDADE DO PROCESSO
Definio do Indicador:
Finalidade do Indicador:

Focam as conseqncias dos produtos / servios. Fazer a coisa certa da maneira certa
Materiais:
Nr itens de materiais empenhados / nr itens de materiais solicitados via SC x 100

Frmula de Clculo do Indicador:


Servios:
Nr. de contratos de servio empenhados / nr. de servios solicitados via SC x 100
Definio dos Parmetros (regras
para o clculo do indicador):
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados

Estratgico (Diretoria/Gestor)

Gerencial

Operacional

ERP ERP - Fuego

NDICE - NATUREZA DO RECURSO


Definio do Indicador:
Finalidade do Indicador:

Frmula de Clculo do Indicador:

Definio dos Parmetros (regras


para o clculo do indicador):
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Meta :
12/07/2013

Representa o fluxo de caixa por Natureza do Recurso x Natureza da SC


Identificar o fluxo de valores movimentado pela EMPRESA, atravs do processo de Aquisio de
Materiais e Contratao de Servios, que representa o compromisso EMPRESA com o
fornecedor contratado.
Apurar a quantidade de SCs cruzando os campos do banco de dados: Natureza do Recurso
(Custeio, Investimento e Receita) com a Natureza da SC (material de estoque, outros materiais,
servios, etc).
Dentro dessas quantidades, apurar o R$ total das respectivas SC/Itens que possuem Contrato
assinado (registro do empenho), confirmando assim o compromisso EMPRESA com o
fornecedor contratado.

Estratgico (Diretoria/Gestor)

Gerencial

Operacional

49

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados

Fuego

NDICE DE APROVAO DE PRDS (PROPOSTA DE RD) DE COMPRAS/SERVIOS


Definio do Indicador:
Finalidade do Indicador:
Frmula de Clculo do Indicador:
Definio dos Parmetros (regras
para o clculo do indicador):
Periodicidade de Apurao:
Vises Hierrquicas do Indicador
(quem visualiza):
Apresentao Grfica dos
Resultados:
Meta :
reas Interessadas:
Fonte/Base de Dados

12/07/2013

Este indicador procura avaliar o percentual de Propostas RD aprovadas dentre as propostas


submetidas autorizao das autoridades competentes em RD.
(N_PRD_A /N_PRD_SUB) x 100.
N_PRD_A = N de PRD aprovadas
N_PRD_SUB = N de PRDs submetidas s autoridades
Estratgico (Diretoria/Gestor)

Gerencial

Operacional

PRG, Gestor do Processo, reas Solicitantes.


Fuego

50

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO

12/07/2013

51

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

CADERNO DE AES GESTO POR PROCESSOS


Tendo como parmetros os dados do levantamento do processo de Compra de Materiais e Contratao de Servios, foram selecionados os
principais assuntos que necessitam de ateno especial para a melhoria do processo.
O Caderno de Aes prope uma coletnea de providencias que visam a soluo/melhoria das vulnerabilidades identificadas e devem ser
discutidas entre os gestores envolvidos nas atividades do processo.
No contexto da anlise, foram identificados:
44 - Assuntos / Vulnerabilidades do Processo;
65 - Propostas de Melhoria, das quais sero implementadas as aes de soluo.

Sub-Processo 1 - MOVIMENTAO DE MATERIAIS


N
1.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

DEFINIO DE PRAZOS:
1. Melhor definio dos prazos de aquisio; quantidades no tempo e
1.1. Persistente ausncia / falta de material para atendimento prazos de reposio;
das necessidades,

2.

LOCALIZAO DE MATERIAIS
2.1. Existncia de depsitos contendo alguns materiais que
podem ser usados, mas no fazem parte do estoque.

3.

CONTROLE DO ESTOQUE GERAL


3.1. Os almoxarifados delegados no so controlados pelo
Almoxarifado Central, sendo de responsabilidade da
rea onde o mesmo se localizar.
3.2. Dificuldade na obteno do saldo real de estoque dos
itens nos almoxarifados.

12/07/2013

Ao

Resultado Esperado
Otimizao das
aquisies

2. Continuidade da desativao dos depsitos e transferncias desses


materiais para o almoxarifado central, entrada sistmica no estoque e
disponibilidade para uso dos usurios.

Organizao

3.1.1. Estabelecimento de efetiva delegao de responsabilidades

Adequao
Organizacional

3.1.2.Centralizao do controle do estoque da empresa, seja dentro de


almoxarifados delegados ou do almoxarifado central.
3.2.1. Padronizao da estratgia, bem como da gesto de estoque de
acordo com os padres de mercado.
3.2.2. Integrao de sistema de gesto de processos ao ERP, para o
efetivo controle da movimentao e atualizao dos saldos.

Espao Fsico e
Organizao
Consolidao da
Poltica
Minimizao de Erros

52

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 1 - MOVIMENTAO DE MATERIAIS
N
4.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

Resultado Esperado

SALDO REAL DISPONVEL NO ESTOQUE


4.1. A indicao no sistema ERP de que a MM est
ATENDIDA, no necessariamente significa estar
disponvel, pode ocorrer que o estoque do item
encontra-se zerado e usurio somente ter essa
informao quando se deslocar ao local e verificar que
o material no pode ser atendido.

4.1.Possibilidade de visualizao do saldo real do estoque disponvel


para consumo.

Minimizao de Erros

4.2.Possibilidade de alertar ao solicitante que outro usurio j est em


processo de requisio do material e que o saldo total est
comprometido.

4.2. As MMs so emitidas com base no estoque consultado


no sistema, podendo ocorrer solicitao simultnea do
mesmo material, por outro usurio.
5.

CONTROLE DAS ORDENS DE SERVIO


5.1. utilizado um programa em Delphi para o registro das
Ordens de Servio dirias com uma funcionalidade de
apurao que indica a falta de um material no
almoxarifado central para a continuidade do servio.
Tambm se realiza apurao mensal das Ordens de
Servio paralisadas por falta de disponibilidade de
materiais.

Otimizao do Processo

5.1. Desenvolvimento de um sistema padronizado e corporativo que


permita:
. realizao de consultas e impresso de relatrios peridicos.
. visualizao do saldo real do estoque disponvel para consumo.
. garantia e confiabilidade dos dados armazenados.

Sub-Processo 2 - PLANEJAMENTO E EMISSO DE SC DE MATERIAIS


N
6.

7.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

6.1.Especificaes mais completas e melhor planejamento das


solicitaes
6..2.Regras de Negcio e Poltica de Estoque, claras e normatizadas.
6.1. Morosidade na identificao das necessidades de 6..3.Acompanhamento sistmico dos processos de aquisio e dos
aquisio
efetivos saldos de estoque

PLANEJAMENTO
AQUISIO

DAS

NECESSIDADES

Ao

Resultado Esperado

DE

LOTES ECONOMICOS PARA AQUISIO

Otimizao do Processo

Consolidao Poltica
7. 1.Planejamento da Aquisio

7.1. Forma de aquisio (quantidade


acondicionamento X custo-benefcio)

12/07/2013

lote

X 7..2.Gesto do Contrato Vigncia e Aditamento


7..3. Indicao de casos e histrico

53

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 2 - PLANEJAMENTO E EMISSO DE SC DE MATERIAIS
N
8.

Foco / Anlise da Gesto


AQUISIO DE ITENS ESPECFICOS: comprar um
item normal ou essencial para uma necessidade especfica
ou a aquisio de um material eventual (aqueles que so
comprados eventualmente e que no fazem parte do controle
de estoque).

Recomendaes de Melhorias

Resultado Esperado

Otimizao do Processo
8.1.Automatizar o processo de identificao das necessidades e
controle das requisies;

8.2. O sistema deve oferecer confiabilidade no saldo de estoque.


8.1. A necessidade de aquisio especfica negociada
junto rea de Planejamento de Materiais atravs de e8.3. No considerar como consumo de estoque.
mail, ou outra forma de contato.
8.2. As reas usurias tambm solicitam a aquisio, quando
identificam saldo zero ou requisio (MM) no atendida
por falta do material no estoque.
8.3. A solicitao de aquisio da primeira compra de itens
especficos, acionada atravs da emisso do formulrio
de cadastro do item - PCM e PCA (registro no ERP), a
partir da, o item ser includo como estoque e controlado
pelo ponto de reposio, porm podem no mais
necessitar a aquisio (consumo imediato)
9.

Ao

RELATRIO DE REPOSIO DE ESTOQUE


(A emisso do relatrio proporciona a identificao dos itens
e respectivas quantidades que necessitam ser adquiridas
para suprimento do estoque EMPRESA).

Minimizao de Erros
Fidelidade
informao

Otimizao do Processo
Fidelidade da
Informao

9.1. Para indicar que um determinado item est em ponto de 9.1.Permitir a realizao de consultas e relatrios a respeito da
situao atual e de encerramentos de diversos meses anteriores.
reposio de estoque (regra de negcio de Gesto de
Suprimentos), a rea de materiais analisa os dados do 9.2.Ajustes sistmicos no ERP que permitam a indicao das
sistema ERP ERP como base para o planejamento da
discrepncias de valores histricos, facilitando a tomada de
compra (estudo que utiliza regras de reposio de
deciso.
estoques com base na mdia de consumo e o tempo de
aquisio
dos
itens)
9.2. Descaracterizao da anlise do histrico de consumo
anual de cada item pela defasagem na autorizao de
aquisio durante o ano e pela incluso de itens de
consumo eventual na apurao. A anlise do consumo
utilizada para a deciso de compra do material em
estoque.

12/07/2013

54

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 2 - PLANEJAMENTO E EMISSO DE SC DE MATERIAIS
N
10.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

 Seleo de itens de acordo com a natureza


REGISTRO DAS SCs NO ERP - AGRUPAMENTO
10.1.1. A emisso das SCs deve seguir a regra de agrupamento dos
/ especialidade, facilitando e reduzindo o
itens, evitando que possa ocorrer a incluso de um item de famlia
tempo de trabalho (DFPM e GRC).
10.1. Incluso de materiais de naturezas diferentes e juno diferente da maioria que compem a SC, ou com valor inferior ao
de itens de prateleira com itens de desenvolvimento no limite para aquisio via fundo fixo:
preenchimento das SCs.
material de mesma natureza,
separao de itens de prateleira dos itens de desenvolvimento
10.2. Incluso de itens de valor inferior ao estipulado como
em SC diferentes,
limite para aquisio via fundo fixo.
indicao do preo de referencia com a fonte e a base atualizada
de pesquisa e,
indicao do gestor.

Resultado Esperado

Tempo de Processo.
Fidelidade da
Informao;
Reduo de Erros e
devolues.
Minimizao de Erros

10.1.2.Ajustes sistmicos no ERP a fim de permitir o cadastramento


de itens classificados por grupos de vrios nveis (tipo, especialidade
do fornecedor).
10.2. Orientar os responsveis pela emisso de SCs quanto ao
direcionamento efetivo das compras at o limite para Fundo Fixo de
Caixa.
11.

NOVAS TECNOLOGIAS
11.1. Quando da aquisio de novas tecnologias pela
EMPRESA, h necessidade que as reas especialistas se
antecipem, solicitando sua incluso no cadastro de
materiais em tempo hbil, anterior entrada em operao
dos novos sistemas ou equipamentos.

12/07/2013

11. Normatizao do procedimento e orientao aos responsveis pela


atividade.

55

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 2 - PLANEJAMENTO E EMISSO DE SC DE MATERIAIS
N
12.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

1. Em reunio entre DFPM e GRC foi


definido que seria realizado um perodo de
12.1. Implementar uma atividade sistmica que possibilite a testes, onde a DFPM enviaria as SCs em
12.1.A DFPM executa funes operacionais como cotao validao dos preos estimados pela GRC antes que a SC seja status provisrio , via e-mail, para
de preos de materiais, indicando os preos de referencia oficializada no ERP
validao pela GRC e estes retornariam
e fonte de dados. O registro dos preos estimados uma
informando os ajustes necessrios.
funo que conflita com a atividade de pesquisa de 12.2 Realizar a capacitao tcnica para as atividades ou efetivar as
mudanas
estruturais
necessrias.
mercado realizada pela rea de Compras (pois em alguns
2. Propor reunio decisria pelas autoridades
casos o preo estimado est em desalinho com o 12.3. Estudo organizacional corporativo que determine a rea competentes para definio das competncias
praticado), ainda que ocorram eventuais reajustes de responsvel pela efetiva atualizao dos preos praticados pelo para a execuo da atividade
ndices
econmicos. mercado e seus ndices econmicos, ou a criao de rea especfica e
A atualizao dos preos, com base na GPM, muitas especializada.
vezes no a realidade do mercado e a GRC, tendo que
alcanar o valor da SC aprovada pela Diretoria, necessita
justificar o preo obtido pela pesquisa de mercado, atravs
do despacho de um ATO onde se indica o motivo da
obteno do preo de compra que reflita o preo de
mercado.

REGISTRO DE PREOS ESTIMADOS DOS


MATERIAIS SOLICITADOS

Resultado Esperado

Reduo do tempo de
processamento das
emisses de SCs;
Adequao
Organizacional

12.2.A rea de materiais no possui pessoal especializado


para a realizao de uma estimativa de preos mais
aproximada da realidade, possibilitando o aumento do
ndice de aes trabalhistas por desvio de funo.
12.3.Quadro reduzido de pessoal para a realizao das
tarefas.
13.

AJUSTE DO CADASTRO DE MATERIAIS NO ERP


ERP
13.1.Existem 7.500 itens classificados genericamente no
sistema ERP que devem ser reclassificados para a
correo do cadastro dos mesmos (famlia de materiais),
dentre esses 7.500 itens, o percentual de utilizao e
compra baixo.
. Alguns destes podem eventualmente estar inseridos em
uma SC emitida pela GFP e nesse caso, a GRC tem a
dificuldade em identificar que fornecedor poder atender
a esse pedido,
. Caso os demais itens no estejam dentro da mesma
especialidade de fornecedor, a GRC deve separar o item
divergente, devolver a SC para a rea de materiais, que
dever cancelar o item da SC e retornar a mesma alterada
para completar todo o fluxo de assinatura e aprovaes
que antecedem o envio para a GRC dar inicio ao processo
de compra

12/07/2013

. Reunio GFI, GRC e DFPM a fim de


identificar a melhor estratgia para a
execuo da soluo do problema, uma vez
13.2. A rea de materiais dever atentar para a incluso de itens em que a rea de materiais no possui quadro de
SCs emitidas.
pessoal disponvel para atender a essa
necessidade.
13.1. Reclassificao dos itens no ERP ERP, pela rea de materiais.

Reduo de Devolues
Minimizao de Erros

56

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 2 - PLANEJAMENTO E EMISSO DE SC DE MATERIAIS
N
14.

Foco / Anlise da Gesto


ANEXOS
14.1.Trata-se da documentao que compe os processos de
comercializao, auxiliando na aquisio / contratao
dentro da especificao adequada s necessidades da
EMPRESA.

Recomendaes de Melhorias

Ao

14. O solicitante deve anexar ao processo de aquisio / contratao,


toda a documentao comprobatria da necessidade, inclusive
documentos elaborados externamente (caso existam); conforme
abaixo:

Resultado Esperado

Fidelidade da
Informao

a) Proposio de Resoluo de Diretoria, conforme NI.01/003;


b) Relatrio Tcnico Diretoria, conforme NI.01/003;
c) Formulrio n. 3170 - Solicitao de Comercializao - SC,
conforme MP.03/006;
d) Termo de Referncia (MP.03/006) contendo:
1. Escopo da Contratao (documento que deve conter elementos
capazes de propiciar a compreenso clara e sucinta do objeto e
suas especificaes);
2. Condies Gerais para Contratao (documento que fornece
instrues necessrias para a contratao).
3. Subsdios Operacionalizao do Edital (documento que
fornece elementos bsicos para concepo do edital).
4. Desenhos (certificando-se que a verso enviada seja a mais
atual do acervo)

Sub-Processo 3 - EMISSO DE SC DE CONTRATAO DE SERVIOS


N
15.

Foco / Anlise da Gesto


ACOMPANHAMENTO DOS PROCESSOS DE
CONTRATAO
15.1. Falta de visibilidade no acompanhamento do
andamento dos processos de aquisio de materiais.

16.

APROVAO DA EMISSO DE SCs PELAS


GERENCIAS E AUTORIDADES COMPETENTES
16.1. Autorizao da emisso de SCs realizada
fisicamente (assinaturas no documento impresso) sem a
interveno sistmica dos responsveis.

12/07/2013

Recomendaes de Melhorias

Ao

Resultado Esperado

Projeto BPM - Compra de materiais e


Contratao de Servios em fase de
desenvolvimento das interfaces e
componentes.

Otimizao do Processo

Projeto BPM - Compra de materiais e


16.Desenvolvimento de sistema de gesto que permita a automao do Contratao de Servios em fase de
processo, viabilizando a validao e aprovao sistmica das desenvolvimento das interfaces e
componentes
solicitaes de comercializao emitidas no sistema ERP

Otimizao do Processo

15.Desenvolvimento de sistema de gesto que permita a realizao


de consultas e relatrios para acompanhamento do andamento das
solicitaes de aquisio de materiais.

Fidelidade da
Informao

Fidelidade da
Informao

57

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 3 - EMISSO DE SC DE CONTRATAO DE SERVIOS
N
17.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

Resultado Esperado

CONTROLE DAS SC DE SERVIOS


17.1. de responsabilidade da DFFO o controle e
distribuio da numerao de SCs para contratao de
servios.
. Esse controle manual e as solicitaes so realizadas
via e-mail, telefone, etc, no havendo um padro de
contato;
. A numerao segue a estrutura estabelecida pela
EMPRESA, apenas diferenciando os cinco primeiros
dgitos (srie 8000);

17.1. Criao sistmica e automtica do nmero de SC de Servios


(srie 8000), quando da emisso pelo solicitante, eliminando o
trabalho de controle manual realizado pela rea de Oramento.

Projeto BPM - Compra de materiais e


Contratao de Servios em fase de
desenvolvimento das interfaces e
componentes

17.2. Implementar a possibilidade de priorizar atividades de acordo


com a urgncia / necessidade de cumprimento de prazos e regras.

Otimizao do Processo
Fidelidade da
Informao
Tempo de Processo

17.2. Caso o solicitante reserve uma numerao de SC e,


posteriormente solicite que a mesma seja cancelada, o
cancelamento somente ser possvel caso a numerao
seqencial ainda no tenha sido fornecida para outra rea.

Sub-Processo 4 Aprovao em RD (Resoluo de Diretoria)


N
18.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

Resultado Esperado

Em andamento: previso de incio dos testes


com usurios: 12/06/2006

Otimizao do Processo

CPIAS DAS SCS A SEREM APROVADAS EM RD


18.1. As SCs a serem colocadas em RD, so xerocopiadas 18. Desenvolvimento de sistema de gesto que permita a automao
(07 cpias emitidas pela rea solicitante), e as cpias do processo, viabilizando a validao e aprovao sistmica das
solicitaes de comercializao.
distribudas a cada diretor;
18.2. Os ajustes solicitados pela Diretoria para a liberao
da SC podem significar a troca dos documentos (RTD e
PRD) ou apenas uma retificao textual nos mesmos, e
deve ser uma atividade realizada pela rea solicitante;
18.3. A numerao das RDs (ATAS) controlada
manualmente pelos responsveis no Gabinete da
Presidncia;

12/07/2013

Fidelidade da
Informao.
Reduo do tempo de
processamento das
informaes.

58

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 5 Reserva de Verba
N
19.

20.

21.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

MP - MANIFESTAO PRVIA
19. Desenvolvimento de sistema de gesto que permita a automao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes
19.1. Os processos de valor superior a R$ 1.000.000,00 do processo, viabilizando o envio automtico de notificaes (aos
devem ser comunicados a rgos externos atravs do envolvidos) de processos que necessitem de Manifestao Prvia.
envio de solicitao de MP, a resposta a essa
comunicao dever estar em poder da EMPRESA at
a realizao da elaborao do contrato.
REGISTRO DA RESERVA NO SIAFEM
20.1. Os dados cadastrados devem ser compatveis com os dados
20.1. O registro da reserva da verba solicitada para as utilizados para a efetivao do empenho (quando do registro do
aquisies / contrataes realizado no sistema ERP contrato aprovado).
ERP e no SIAFEM (Controle do Estado).
20.2. A reserva dever possuir a indicao da modalidade de aquisio
20.2. Nas ocorrncias em que a reserva de verba a ser atribuda ao processo que est sendo reservado no sistema (ERP
ultrapassar o prazo do oramento anual, o SIAFEM no e SIAFEM).
permite que seja emitida uma nota de reserva para o
- A responsabilidade pela atribuio da modalidade ao processo deve
ano seguinte.
ser da rea de compras GRC.
ACOMPANHAMENTO EFETIVO DOS PRAZOS DE
CONTRATAO

21. Acompanhamento sistmico do processo, atravs da automao


dos procedimentos e de indicadores de tempos do processo,
21.1. A DFPM deve realizar o acompanhamento do permitindo o acompanhamento efetivo de prazos e notificando os
cronograma de desembolso, a fim de que os eventuais envolvidos, sempre que necessrio.
atrasos sejam reconhecidos e possibilitem a rolagem de
cotas.

12/07/2013

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


das interfaces e componentes

Resultado Esperado
Segurana
Tempo de Processo
Otimizao

Fidelidade da
Informao

Otimizao
Fidelidade da
Informao

59

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 6 Preparao para a Aquisio de Materiais
N
22.

Foco / Anlise da Gesto


COTAO DE PREOS JUNTO AOS
FORNECEDORES
22.1. A rea de compras pesquisa os fornecedores
habilitados e envia a planilha de cotao de preos
(emitida utilizando sistema Access), via fax, e-mail ou
correio.
22.2. As respostas recebidas so consolidadas e
controladas pela rea (GRC) que decide se os critrios
de pesquisa esto ou no atendidos.

Recomendaes de Melhorias

22.Desenvolvimento de soluo automatizada que permita a


agilizao e segurana da atividade entre a EMPRESA e o
Fornecedor.

Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes

Impacto
Resultado da
Otimizao
Segurana da
Informao
Otimizao do processo
Tempo de Processo

22.4. Estudo organizacional corporativo que determine a rea


responsvel pela efetiva atualizao dos preos praticados pelo
mercado e seus ndices econmicos, ou a criao de rea especfica.

Adequao
Organizacional

22.3. O resultado da cotao pode implicar em alterao


de valores de referencia ou modalidade para a
realizao do processo licitatrio.
22.4. Pode ocorrer a dificuldade em encontrar a origem do
preo obtido pelo solicitante e no ser possvel atingir
os requisitos dos fornecedores da EMPRESA.
23.

24.

DESENHOS TCNICOS

23.1.Garantir que as especificaes e documentaes tcnicas sejam


elaboradas com preciso pelo emitente da SC:
23.1. Dificuldades encontradas pela GRC:
. Desenhos na ltima verso;
. Validao de responsabilidade tcnica;
 Desenho tcnico do material no acompanhar a SC;
. Normas tcnicas pertinentes e atualizadas;
 Abrir os arquivos de desenhos obtidos no Centro de
. Termo de Referencia com todas as informaes estabelecidas.
Documentao;
 Necessidade da solicitao do desenho em papel 23.2. Possibilidade de anexar documentos diversos no sistema
para conferencia com o arquivo digital;
automatizado, facilitando a consulta dos mesmos pelos envolvidos nas
 Segurana de que o arquivo baixado esteja atualizado atividades.
(ultima verso).

REFERENCIA COMERCIAL

24.1. Minimizar das atividades de conferencia freqentes,


liberando os envolvidos para a realizao de suas atividades fim.

24.1. No preenchimento da SC, os emitentes utilizam a


referencia comercial do produto, para complementar a
24.2. Proporcionar o aumento da confiabilidade nas informaes dos
descrio do mesmo. Algumas vezes a referencia no processos de aquisio.
encontrada no mercado e produtos similares podem no
atender as especificaes do solicitante.
Ex: descrio: pincel
referencia: tigre.

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


das interfaces e componentes

Segurana da
Informao
Otimizao do processo
Tempo de Processo

Otimizao do processo
Tempo de Processo
Confiabilidade nas
informaes

24.2. Conferencias e contatos telefnicos desnecessrios,


ocasionados pela falta de segurana na informao
recebida na SC, podendo ocasionar atraso no
cumprimento de prazos.
12/07/2013

60

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 7 CRIAO DO PROCESSO
N
25.

Foco / Anlise da Gesto


SISTEMA DE CONTROLE DE PROCESSOS
Sistema desenvolvido internamento, em Access, para o Controle dos
Processos de Aquisio realizados pelas reas.

25.1. Capacidade excedente do banco de dados


(informaes armazenadas desde 98), tornando-o lento
para as rotinas (insero de dados, consultas, gerao
de relatrios, etc).
25.2. Armazenamento em um servidor de dados, acessado
exclusivamente pela GRC (40 usurios);

Recomendaes de Melhorias
25. Implantao de sistema corporativo que possua como
funcionalidades:

Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes

Resultado Esperado
Fidelidade da
Informao
Segurana dos Dados

 Maior capacidade de armazenamento, tornando o sistema mais leve


e rpido.
 Segurana do contedo e do acesso ao banco de dados
 Integrao ao sistema ERP Corporativo (ERP) e padronizao de
atividades corporativas.
 Eliminar o trabalho de desenvolvimento de alteraes no sistema
Access, liberando o profissional para a realizao da anlise dos
dados.

Otimizao do Processo
Minimizao de Erros
Tempo de Processo

25.3. A alimentao do banco de dados e os ajustes


necessrios ao sistema (Controle de Processos)
responsabilidade da rea de Apoio (07 usurios).
25.4. A rea utiliza o sistema Access para diversos
controles tais como: Banco de Preos, Consulta Editais
Baixados, Controle de Aditivos contratuais, Impresso
de Capa do Processo, Controle de Aquisio por Fundo
Fixo, etc.
26.

27.

28.

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


26. Implantao de sistema corporativo que possua como
das interfaces e componentes.
26.1. O andamento do processo controlado pela mudana funcionalidades:
manual das fases no sistema Access.
 Fases do andamento do processo, atualizadas automaticamente sem
interveno humana e com acompanhamento on-line pelos
envolvidos.
 Controle do tempo de processo em cada fase.
 Notificao automtica aos envolvidos para a realizao de
providencias.

ACOMPANHAMENTO DAS FASES DO PROCESSO

NUMERAO DO PROCESSO
27.1. A estrutura de numerao do processo definida em 27. Gerao automtica (sistmica) do nmero de processo, de acordo
norma pela empresa e montada pela rea de compras, com a norma vigente.
de acordo com as caractersticas do processo, podendo
ser alterada de acordo com as fases do processo (se
necessrio).
AGRUPAMENTO DE SCS
28. Implantao de sistema corporativo que permita a automao da
28.1. Para a criao de um processo licitatrio, vrias SCs
execuo da atividade.
podem ser agrupadas , desde que possuam objeto que
possa ser atendida pelo mesmo tipo de fornecedor, esta
atividade realizada pela rea de compras quando da
montagem do processo licitatrio.

12/07/2013

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


das interfaces e componentes.

Fidelidade da
Informao
Minimizao de Erros

Fidelidade da
Informao
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros
Reduo dos custos com
cpias xerogrficas.
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros

61

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 8 PREPARAO DO EDITAL
N
29.

30.

31.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

VALIDAO / DIVULGAO DOS EDITAIS


29.1. Os editais so elaborados com base no Termo de
Referencia encaminhado pela rea solicitante.
29.2. A GRC encaminha os editais para validao e
chancela pela jurdica, em caso de alteraes
solicitadas, a GRC pode alterar o documento ou
mesmo substituir apenas uma de suas folhas.
29.3. A divulgao dos editais determina o incio da
contagem de prazos legais para manifestaes pelos
interessados e recebimento de propostas.
29.4. A GRC deve publicar e disponibilizar os editais nos
instrumentos de divulgao, de acordo com o tipo de
processo licitatrio a ser realizado e dentro dos prazos
previstos em lei.
DESIGNAO DA COMISSO ESPECIAL DE
LICITAO / PREGOEIRO

Otimizao do Processo
29. Implantao de sistema corporativo que permita a automao da
execuo da atividade.

30. Controle sistmico dos componentes da comisso

30.1. A comisso / pregoeiro validada e designada pelas


autoridades atravs de ATO ADMINISTRATIVO e o
registro dos componentes efetuado no sistema
Access.
31. Orientar os emitentes quanto necessidade da documentao de
INFORMAES NECESSRIAS PARA A
anlise:
ELABORAO DO EDITAL
 Escopo; qualificao tcnica; prazos; qualificao econmica e
31.1. As solicitaes devem conter especificaes e
financeira; critrios de medio e pagamento; planilhas de
documentao tcnicas elaboradas com preciso pelos
quantidades e preos estimados (com indicao de data base);
emitentes, evitando atrasos que impliquem no
garantias; informaes da legislao especfica sobre o objeto da
comprometimento dos prazos legais.
contratao.

12/07/2013

Resultado Esperado

Minimizao de Erros

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


das interfaces e componentes.

Facilidade de consulta
da informao

Fidelidade da
Informao
Capacitao de Pessoal
Minimizao de Erros e
devolues

62

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 9 PARECER JURDICO (Parecer Edital / Analise Impugnao / Anlise Recursos / Parecer IX,DL,Aditivos,Convnios)
N

Foco / Anlise da Gesto

32.

PARECER JURDICO DA DOCUMENTAO


ENVIADA PELA GRC
32.1. Os documentos fsicos referentes a Editais e
Contratos, so analisados e chancelados pela rea
jurdica . Na anlise dos editais podem ocorrer vrios
tipos de incorrees: grafia de termos jurdicos;
conceitos e disposies; erros conceituais que ferem a
lei; etc.

Recomendaes de Melhorias

Ao

Resultado Esperado
Fidelidade da
Informao

32. Automatizar a troca de arquivos entre a GRC e a GRJ, para


correo e ajustes solicitados pela rea jurdica, permitindo:

Otimizao do Processo

. Garantir que o documento analisado seja versionado e que as


alteraes propostas sejam efetuadas corretamente.

Minimizao de Erros

. Minimizar a incidncia de incorrees de digitao,


padronizando-se os modelos, reduzindo o tempo de analise e
devolues de arquivos para ajustes.

32.2. Caso as alteraes propostas pelo jurdico tenham um


cunho que afete a formulao do edital, gerando a
necessidade de republicao do edital..
32.3. As alteraes apontadas pela rea jurdica, so
efetivadas pela GRC e o documento impresso
retornado para reviso dos ajustes solicitados.
32.4. O tramite dos documentos impressos, feito entre as
duas reas at que seja efetivada a chancela e/ou
devoluo dos mesmos pela GRJ contendo os devidos
pareceres.

33.

32.5. O parecer e anlise pela GRJ devem atender aos


prazos legais de cada tipo de documentao a ser
avaliada.
IMPUGNAES E RECURSOS
33.1. A GRC realiza o controle do recebimento de
Impugnaes e Recursos, dando andamento aos
documentos de acordo com os prazos de recebimento.

34.

CONTROLE DOS DOCUMENTOS EM ANLISE


PELO JURDICO

33. Automatizar o registro e controle das solicitaes de impugnao


ou recursos e o controle dos prazos legais de resposta.

34. Implantao de sistema corporativo que contenha dados dos


documentos e processos em fase de anlise na rea jurdica.

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


das interfaces e componentes.

Otimizao do Processo
Tempo de Distribuio

Acompanhamento da
Informao

34.1. O registro da localizao dos documentos em anlise


pelo jurdico efetuado em programa MS Access.

12/07/2013

63

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 10 PROCESSO LICITATRIO
N
35.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

LEI N 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993


35.1. Estabelece normas gerais sobre licitaes e
contratos administrativos pertinentes a obras,
servios, inclusive de publicidade, compras,
alienaes e locaes no mbito dos Poderes da
Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios.

35. Disponibilizao do contedo da Lei 8.666 para consulta dos


envolvidos no processo.

Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes.

Resultado Esperado
Capacitao de Pessoal

Sub-Processo 11 DISTRIBUIO DO CONTRATO


N
36.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

EMISSO DE FORMULRIOS
36.1. Depois do processo aprovado e assinado, o mesmo
ser distribudo atravs da emisso de OF (Ordem de
Fornecimento) pelo Access (caso seja contrato os
analistas preenchem modelos em MS-Word)

36. Emisso otimizada e automatizada da ORDEM DE


FORNECIMENTO e demais formulrios emitidos pelo programa MS
ACCESS na GRC.

Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes.

Resultado Esperado
Segurana dos Dados
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros

36.2. Aps a assinatura das OF, Contratos e Aditamentos,


os mesmos retornam para alimentao no sistema dos
dados de controle do contrato (nmero do contrato
passa a ter 12 dgitos). Tambm ser obtido desse
sistema, o extrato do contrato que ser publicado.
36.3. O fornecedor ser convocado para comparecimento
na data estipulada para a assinatura do contrato.

Sub-Processo 12 REGISTRO DO CONTRATO E EMPENHO


N
37.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

CADASTRAMENTO DA ENTIDADE NO ERP


37.1. Aps a contratao, o processo ser registrado no
ERP (Cadastro da Entidade): razo social, endereo,
vigncia, prazos, multas, juros, cronograma, etc).
Caso ocorra uma divergncia, o DFFO efetua essa
consulta no site da Receita Federal.

12/07/2013

37. Implantao de sistema corporativo que contenha dados cadastrais


completos do fornecedor.

Ao
Projeto BPM em fase de desenvolvimento
das interfaces e componentes.

Resultado Esperado
Fidelidade da
Informao
Otimizao do Processo
Reduo do retrabalho

64

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 12 REGISTRO DO CONTRATO E EMPENHO
N
38.

39.

40.

41.

42.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

REGISTRO DAS NOTAS FISCAIS NO ERP


38. Analisar a possibilidade de lanamento de notas fiscais, pela rea de
38.1. Pode ocorrer que a DFPM tente efetuar o registro materiais, mantendo-as no status aguardando liberao no ERP,
(ERP) das notas fiscais no modulo de materiais antes evitando assim atraso no processo.
que o contrato tenha sido cadastrado no modulo
financeiro, nesses casos o sistema no permite que a
nota seja lanada e a rea entra em contato com a
DFFO para providencias.
39. Implementao de sistema que proporcione o controle do registro das
REGISTRO DO EMPENHO
informaes no ERP.
39.1. O empenho a confirmao da utilizao da verba
reservada anteriormente. Este lanamento
realizado no sistema ERP ERP e no SIAFEM. Para
que o empenho seja registrado, os dados devem ser
compatveis Reserva efetuada anteriormente.
CONTRATOS
40. Permitir o controle sistmico da mudana de status dos contratos e
40.1. Quando o contrato possuir a identificao de que
com as funcionalidades:
para encerramento do contrato deve existir o
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO, neste
. Notificaes sistmicas para que as providencias de cada
caso, somente aps o recebimento do termo, a DFFO
envolvido sejam antecipadas e controladas.
acessa o contrato no ERP e altera o status para
ENCERRADO.
. Possibilidade de envio de alerta para o encerramento de contratos
que exijam Termo de Recebimento Definitivo ou Devoluo de
40.2. Na rea de materiais, quando o saldo do item
Cauo.
chegar a zero, o contrato ser tambm alterado para
ENCERRADO, naquele item.
40.3. Existem contratos que exigem a devoluo de
cauo, a GFF ento solicita autorizao para a
Tesouraria, a fim de que seja checada alguma
pendncia da contratada para a devoluo da cauo.
41. Avaliar as necessidades do cliente que impliquem em ajustes no ERP
DEFICINCIAS NO SISTEMA ERP
que contribuam para a agilidade do processo.
41.1. Engessamento de aes dos usurios do sistema,
no permitindo por ex: reposio parcial; incluso de
descontos; processamento parcial; etc.
CONFERENCIA DOS CONTRATOS
42.1. A DFFO efetua a conferencia de todos os dados
dos processos recebidos para registro no sistema,
podendo ocasionar atraso na realizao das
atividades rotineiras.

12/07/2013

42. Analisar a possibilidade de reaproveitamento de dados j inseridos


anteriormente no ERP (liberando o mdulo de cadastro do ERP para a
GRC) eliminando re-trabalhos de digitao e reduzindo ndice de erros.

Resultado Esperado
Otimizao do Processo
Tempo de Processo

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


das interfaces e componentes.

Fidelidade da
Informao
Otimizao do Processo

Projeto BPM em fase de desenvolvimento


das interfaces e componentes.

Acompanhamento fiel
do andamento do
processo
Agilidade na execuo
das atividades

Agilidade na execuo
das atividades

Agilidade na execuo
das atividades,
liberando o analista
para atividades fim.

65

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO


Sub-Processo 13 RECEBIMENTO, INSPEO E ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS
N
43.

Foco / Anlise da Gesto

Recomendaes de Melhorias

Ao

FASE DE INSPEO DE MATERIAIS


43.1. Os materiais em fase de laudo tcnico, no so
disponibilizados para consulta pois ainda no esto
contabilizados no saldo do estoque at que o mesmo
esteja aprovado e emitido o Termo de Recebimento.

Resultado Esperado
Facilidade na
determinao do
STATUS da requisio
de material, bem como
sua localizao dentro
do fluxo de atividades
do processo.

43. Controle automatizado das inspees e laudo tcnico,


bem como das regras para a realizao da atividade, com
o acompanhamento do andamento da execuo das
mesmas, visualizado pelas reas solicitantes.

43.2. O usurio, no visualizando os materiais que esto


nessa condio (no Recebedor), e necessitando do
mesmo com urgncia, emite nova solicitao de
comercializao com carter de urgncia.
43.3. Necessidade de se ter a certeza que o material est
sendo inspecionado de acordo com as exigncias
atualizadas.

Sub-Processo 14 SOLICITAES DE IX, DL, ADITIVOS E CONVENIOS


N

Foco / Anlise da Gesto

44.

ATESTADOS PARA DISPENSA / IX


44.1. necessrio que o solicitante atente as
informaes e atestados para a dispensa ou
inexigibilidade, encaminhando: justificativa tcnica
da escolha do fornecedor e justificativa de preo.

12/07/2013

Recomendaes de Melhorias
44. Implantao de sistema corporativo que possibilite a
automao do processo de solicitao de IX, DL,
AD,Convnios.

Ao

Resultado Esperado

Projeto BPM em fase de desenvolvimento das interfaces e Fidelidade da


componentes.
Informao
Otimizao do Processo
Minimizao de Erros

66

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

1. SITUAO ATUAL
2. ANLISE DAS OPORTUNIDADES
3. MAPEAMENTO GRFICO / INDICADORES
4. ANLISE DA GESTO
5. PLANO DE IMPLEMENTAO

12/07/2013

67

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

PLANO DE IMPLEMENTAO DE MELHORIAS


Objetivo:
O Plano de Implementao visa orientar s aes para se alcanar determinado objetivo especfico, identificando o tempo de execuo
de cada atividade.
Esta fase corresponde execuo das atividades para implementao das melhorias previstas no Caderno de Gesto por Processos,
que devem ser executadas pelas equipes envolvidas nas aes.
Nesta etapa inicia-se o Gerenciamento de Mudanas pela GRQ , mantendo assim uma continuidade coerente e concisa do trabalho.
Estratgia:
1. O projeto de implementao dever ser explanado com clareza, detalhes e transparncia aos envolvidos, objetivando que todos
saibam exatamente qual ser a Nova Arquitetura do Processo em anlise e obter sinergia e comprometimento durante a
implementao.
2. O processo de implantao das melhorias dar-se- de maneira gradativa, de acordo com as definies estabelecidas em reunies
para debate de cada item do plano, entre as reas envolvidas e o prazo de execuo estabelecido:
a. Curto Prazo = aes que dependem apenas definio gerencial da regra a ser aplicada
b. Mdio Prazo = aes de complexidade mdia, que dependam de definies gerenciais agregadas a atividades especiais a serem
realizadas.
c. Longo Prazo = aes de complexidade mais elaborada, que dependam de desenvolvimento sistmico e implantao de projeto
paralelo para serem consideradas concludas.
3. A evoluo desse processo, ser comunicada s reas envolvidas, no sentido de estabelecer as articulaes necessrias
implantao em nvel Corporativo.
4. Caber rea gestora da implementao (GRQ):
a. A convocao das reas com vistas organizao dos procedimentos para atingir o resultado esperado por cada item do plano.
b. A divulgao das melhorias obtidas ps-implementao, sempre subsidiada pelo Owner do Processo
c. O acompanhamento das atividades executadas, bem como a atualizao do Caderno de Gesto por Processos.
5. Implementado o Novo Modelo de Processo, o mesmo sofrer periodicamente uma anlise de desempenho para certificao de
sua integridade e melhorias contnuas.

12/07/2013

68

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

ESTRUTURA DO PLANO DE IMPLEMENTAO


Processo:
GESTOR CORPORATIVO DO PROCESSO
GRQ - Gerencia de Gesto da Qualidade

EQUIPE DE ANLISE
GRQ e GFI

GESTOR DO PROCESSO
GRC Gerncia de Compras

Legenda:
(*) EX = Executar e Acompanhar PA = Participar e Acompanhar PR = Promover e Acompanhar E = Executar
(**) Curto / Mdio / Longo Prazo

FOCO DE ANLISE

REAS /
RESPONSABILIDADES
(*)

PRAZO DE
EXECUO
(**)

PROVIDNCIAS / REQUISITOS

ESTIMATIVA

DEFINIO DE PRAZOS:

Persistente ausncia / falta de material para atendimento das


necessidades,

Resultado Esperado:
.

LOCALIZAO DE MATERIAIS
Existncia de depsitos contendo alguns materiais que
podem ser usados, mas no fazem parte do estoque.

Resultado Esperado:

CONTROLE DO ESTOQUE GERAL

Os almoxarifados delegados no so controlados pelo


Almoxarifado Central, sendo de responsabilidade da rea
onde o mesmo se localizar.
Dificuldade na obteno do saldo real de estoque dos itens
nos almoxarifados.

Resultado Esperado:
12/07/2013

69

GESTO CORPORATIVA PARA A PRESTAO DE SERVIO DO TREM METROPOLITANO

SALDO REAL DISPONVEL NO ESTOQUE

A indicao no sistema ERP de que a MM est


ATENDIDA, no necessariamente significa estar disponvel,
pode ocorrer que o estoque do item encontra-se zerado e
usurio somente ter essa informao quando se deslocar ao
local e verificar que o material no pode ser atendido.
As MMs so emitidas com base no estoque consultado no
sistema, podendo ocorrer solicitao simultnea do mesmo
material, por outro usurio.

Resultado Esperado:

CONTROLE DAS ORDENS DE SERVIO

utilizado um programa em Delphi para o registro das


Ordens de Servio dirias com uma funcionalidade de
apurao que indica a falta de um material no almoxarifado
central para a continuidade do servio.
Tambm se realiza apurao mensal das Ordens de Servio
paralisadas por falta de disponibilidade de materiais.

Resultado Esperado:

PLANEJAMENTO
AQUISIO

DAS

NECESSIDADES

DE

Morosidade na identificao das necessidades de aquisio

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LOTES ECONOMICOS PARA AQUISIO

Forma de aquisio (quantidade X lote X acondicionamento


X custo-benefcio)

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AQUISIO DE ITENS ESPECFICOS:


A necessidade de aquisio especfica negociada junto
rea de Planejamento de Materiais atravs de e-mail, ou
outra forma de contato.

As reas usurias tambm solicitam a aquisio, quando


identificam saldo zero ou requisio (MM) no atendida
por falta do material no estoque.
A solicitao de aquisio da primeira compra de itens
especficos, acionada atravs da emisso do formulrio de
cadastro do item - PCM e PCA (registro no ERP), a partir
da, o item ser includo como estoque e controlado pelo
ponto de reposio, porm podem no mais necessitar a
aquisio (consumo imediato)

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 Controle de Atualizaes
Data

Motivo

Verso

12 de julho de 2013

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