Importancia de la comunicacin en las organizaciones, un

sistema de comunicacin eficiente y un experto en

comunicacin que lo administre.

Por: Rosa Mara Ayn Pimienta

"Sin comunicacin no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo,

tampoco hay atencin de clientes o pblico, ni relaciones humanas hacia
dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qu decir de lo individual, sin
comunicacin no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal".
Fernando Barraza
La comunicacin en una organizacin es de gran importancia, ya que gracias a
sta el trabajo en equipo es ms eficiente, ayuda a tener un armonioso
ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores
resultados dentro de las diferentes reas. En consecuencia, se tiene una alta
productividad en las mismas, lo que se resume en una organizacin fuerte,
slida y en crecimiento.
La actividad humana se desarrolla a travs de la comunicacin, al
relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la medida en que
las organizaciones y las relaciones entre ellas se han hecho complejas, los
medios de comunicacin han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y
dificultad de estas relaciones.

"La comunicacin propicia la coordinacin de actividades entre los individuos

que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla
Gutirrez, 1988.)
En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de los
empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus compaeros.
Gracias a la comunicacin, los individuos que integran la organizacin logran
entender su papel dentro de ella, y as ofrecen mejores resultados respecto a
su actividad.
Est comprobado que nueve de cada diez problemas entre las personas son el
resultado de una mala comunicacin. Son tan fuertes los poderes de la
comunicacin que pueden dar como resultado la larga o corta existencia de
una empresa. Es tal su influencia que adems de ayudar a lograr los objetivos
planteados al inicio de un proyecto, tambin se puede lograr que se formen
lazos con otras organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para
acrecentar la productividad de la organizacin.
Dentro de una organizacin se necesita el constante uso de la comunicacin,
ya que la comunicacin propicia la coordinacin de actividades entre individuos
que participan dentro de la misma: "Nos comunicamos para trabajar en
equipo, ensear a otros, dirigir, negociar, trabajar, atender a los clientes,
entrevistar, escuchar, encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc."
(Adler y Jeanne,1983).
Un adecuado flujo de comunicacin en una organizacin, tanto para sus
pblicos internos como externos, facilita que los objetivos para los que fue
creada se cumplan; adems de promover actitudes favorables de los pblicos a
la organizacin, las cuales son indispensables para que sta subsista y se
desarrolle.

Gran parte de los problemas de efectividad, tanto

dentro de las organizaciones como en la vida
personal, est relacionado con incompetencias que
presentamos en la forma de conversar y
relacionarnos con otros.
La comunicacin eficaz se da cuando existe un adecuado flujo de mensajes,
esto tiene como resultado que los individuos que forman parte del pblico
interno y externo de la organizacin, desarrollan adecuadamente sus
actividades y as se logran los objetivos de dicha organizacin.
Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una comunicacin
eficaz, es el saber escuchar. En una organizacin se tiene que saber qu
necesita la otra parte, qu piensa, qu opina de la organizacin. Teniendo
estos datos, se puede estructurar el mensaje adecuado que cumpla con los
objetivos planteados. Todas las empresas tienen necesidades diferentes de
comunicacin, pero es esencial que exista una evaluacin y seleccin en los
mensajes y medios que se vayan a utilizar hacia su pblico, tomando en
cuenta el perfil de la organizacin
Existen dos factores importantes para lograr una comunicacin
efectiva en una organizacin: un buen sistema de comunicacin y la
persona que lo har efectivo. Algunas organizaciones no le dan la importancia
debida a la implementacin de un sistema organizado de comunicacin y
mucho menos a tener en su organigrama una persona capacitada que se
encargue de ste.
En este tipo de empresas el encargado de la comunicacin es un individuo "sui
generis" que arregla desde el problema personal del director, hasta los
contactos con fines benficos para su compaa. En otras empresas no pasa de
ser un mal necesario que se soportaba porque poda dar un prestigio aparente
a la compaa.

En otras ocasiones el encargado de la comunicacin,

dentro de la empresa, es aquel que no est rindiendo en
su profesin o puesto original, y entonces, se le congela
designndole esta funcin, o bien, organiza eventos
(reuniones, convivios, etc.) mediante las relaciones que
tiene en este campo.
Esta persona, designada errneamente, desconoce lo que se necesita para
disear mensajes efectivos, que lleguen y cumplan con los objetivos
organizacionales y no cuenta con los conocimientos bsicos para disear,
implementar y dirigir un sistema de comunicacin efectiva. En fin, desconoce
los beneficios de un sistema de comunicacin, no utiliza el medio adecuado
para comunicarse efectivamente con sus empleados, clientes, directivos, etc.,
ignora las caractersticas, naturaleza, ventajas, desventaja, usos de cada uno
de los medios, tanto internos como externos y de los pblicos a los cuales se
dirigen.
Pero no en todas las empresa pasa eso, poco a poco algunas han ido
cambiado. Le dan importancia a la comunicacin, implementan efectivos
sistemas para comunicarse con sus diferentes pblicos y el concepto y las
actividades del encargado de la comunicacin es diferente. Ya no es el
organizador de eventos sociales, sino que sus actividades van mas all de eso,
son el crear una comunicacin armoniosa con todos sus pblicos, conociendo
sus necesidades y diseando mensajes que ayuden a cumplir los objetivos
organizacionales. Contratan expertos en las reas de comunicacin y les
brindaran el apoyo que necesitan, y esto tiene como resultado mayor
productividad.
Si se desea tener una mayor productividad en una organizacin, se debe tener
un buen sistema de comunicacin y para lograrlo el experto debe considerar el
contexto del receptor o pblicos a los que van dirigidos, tomando en cuenta
sus ideas, valores, conocimiento en el tema, situacin respecto a la
organizacin (posicin dentro del organigrama si es pblico interno, o externo),

imagen que tiene de sta, nivel cultural, etc. y valorar los conocimientos e
importancia que tiene un experto en el rea de la comunicacin.

La persona que se encargue de manejar el sistema de

comunicacin de una empresa debe analizar todos estos aspectos,
pero sobre todo, debe conocer la naturaleza, usos, caractersticas,
ventajas, desventajas de cada uno de los medios de comunicacin
disponibles en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situacin,
si hace lo anterior lograr una comunicacin efectiva y en consecuencia los
objetivos planteados se realizarn satisfactoriamente.

La Importancia de la Comunicacin en las

Organizaciones
Por: FrecuenciaCapital Consulting

La comunicacin organizacional es uno de los elementos ms

importantes dentro del desarrollo empresarial; con el pasar del
tiempo las empresas han notado su importancia, aumentando la
participacin de los comunicadores y periodistas dentro de las
instituciones.
Pero por qu es importante la comunicacin dentro de la empresa?
Sin una correcta comunicacin es imposible lograr metas,
aumentar productividad y generar los resultados que
se deben alcanzar. La comunicacin interna aporta en muchos
aspectos de la organizacin: sirve como herramienta de motivacin
de los empleados, construye y fortalece la identidad corporativa. Sin
una identidad corporativa bien formada es imposible que los
clientes externos tengan una buena imagen corporativa. .. Sin
imagen corporativa no hay reconocimiento, ni ventas, por ende,
mucho menos ganancias.
La comunicacin dentro de una organizacin es, tal vez, de los
elementos ms importantes y lo que ms se debe cuidar,
especialmente cuando se trata de la comunicacin
externa. Cmo se comunica mi organizacin hacia el exterior? El
mensaje que yo quiero que mis clientes externos tengan es el que yo
les estoy enviando? mis clientes estn entendiendo lo que yo les

quiero decir? La comunicacin externa es un conjunto de elementos

comunicativos que ayudan a formar lo que llamamos la imagen
corporativa.
La comunicacin en las empresas muchas veces es mal entendida
como un simple hbito de entregar circulares, enviar mails y pegar
letreros en carteleras.. Esto, si bien hace parte de la comunicacin
corporativa, no lo es. La comunicacin en las organizaciones va ms
all: busca comprender las necesidades de los distintos
pblicos objetivos y darle solucin a estas por medio
del mejor canal de comunicacin.
Aunque muchos empresarios an no tengan muy claro el papel de los
comunicadores dentro de la empresa, es de vital importancia que
conozcan los beneficios que obtendran si gestionaran de manera
correcta las comunicaciones y, a travs de estrategias, lograrn
aumentar la productividad empresarial.

La importancia de la comunicacin en
las organizaciones empresariales

Las organizaciones estn compuestas por individuos, por lo que

todo lo que ocurre en ellas, desde el trabajo diario hasta las
relaciones humanas deben ser entendidas en trminos de
comunicacin. Esta comunicacin en la organizacin permite la
relacin con los dems, aprender a trabajar, transmitir la cultura
empresarial, liderar los equipos, etc.

En todo proceso de comunicacin, se pueden distinguir varios

elementos:
Mensaje: Aquello que se quiere comunicar.
Emisor: Es el que origina el mensaje.
Receptor: Destinatario del mensaje. Canal: Medio o vehculo utilizado para que el mensaje llegue al
receptor.
Codificacin: Proceso a travs del cual el emisor transforma en
palabras sus ideas y Sentimientos.
Decodificacin: El receptor del mensaje traduce las palabras en
ideas y sentimientos.

En toda organizacin coexisten dos formas de comunicacin: la

formal y la informal. La primera est dada por la propia
organizacin, que es quien establece las lneas de comunicacin.
La segunda es espontnea y surge siempre que un individuo
necesita comunicarse con otro y no existe un canal formal para
ello.

La comunicacin verbal, la que se realiza por medio del lenguaje,

es la forma normal de comunicacin del ser humano. Para muchos
el trmino comunicacin es sinnimo de comunicacin verbal.
Comunicacin no verbal es cuando nos comunicamos sin usar el
lenguaje. No suele darse aisladamente, sino simultneamente con
la comunicacin verbal.
Los flujos de comunicacin raramente son unidireccionales, a pesar
de ello, es til para su estudio clasificarlos en horizontales y
verticales.
Dentro de los verticales, se distinguen los ascendentes y
descendentes.

Comunicacin vertical
Comunicacin descendente
Es utilizada por la direccin o mandos superiores para dirigir,
informar y mantener motivados a los individuos. Su funcin
principal es permitir el ejercicio del poder y la regulacin y control
de la conducta de los subordinados.
La comunicacin descendente puede seguir una gran variedad de
canales y es menos efectiva en las organizaciones de gran tamao
y con excesivos niveles jerrquicos debido a la distorsin que
pueden sufrir los mensajes. Estas rupturas en la comunicacin, se
deben a que la informacin transmitida de un nivel a otro no
siempre es entendida correctamente. Para que esta comunicacin
sea efectiva, sobre todo en aquellos temas importantes, es

conveniente repetir varias veces el mensaje y utilizar diferentes

canales.
La comunicacin descendente se relaciona con los siguientes
temas: polticas y objetivos de la organizacin y/o departamento,
instrucciones de trabajo, procedimientos y prcticas
organizacionales, adiestramientos, etc.
Comunicacin ascendente
Es complementaria de la anterior y es la que parte de los
subordinados de una organizacin para transmitir informacin a los
rganos de direccin. Este tipo de comunicacin suele ser escasa,
ya que es poco valorada por la jerarqua, mientras que los
subordinados lo valoran muy positivamente.
Los temas que se suelen tratar en este tipo de comunicacin
tienen que ver con problemas que surgen en el desempeo del
trabajo, quejas de los empleados, sugerencias de mejora, etc.

Comunicacin horizontal
Consiste en el intercambio de informacin entre individuos de un
mismo nivel jerrquico. Su propsito suele ser la coordinacin de
tareas y proporcionar apoyo emotivo y social al individuo.
En el mundo laboral, los canales de comunicacin e informacin
ms utilizados son:
Reuniones de trabajo.
Notas de departamento y comunicados internos

 Entrevistas individuales.
Cartas individualizadas
Tabln de anuncios.
Cartel de seguridad.