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UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA

VICERRECTORA ACADMICA
ESCUELA CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
Email: 3090@uned.ac.cr

GUA PARA EL ESTUDIO DE LOS MATERIALES


DEL CURSO:

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN
DE PROYECTOS DE TIC

Cdigo: 3090
Semana B
Crditos: 3

TEMA 3: COMUNICACIONES Y DOCUMENTACIN DE UN PROYECTO

Sandra Rojas Araya


Encargada de Ctedra

San Jos, Costa Rica


2010

Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un proyecto

La produccin acadmica y la asesora metodolgica


estuvieron a cargo de:
Ana Lscaris-Comneno Slepuhin

CONTENIDO
Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un Proyecto .................................................3
Propsito del tema ..................................................................................................................................3
Objetivos de aprendizaje .......................................................................................................................3
Gua de lectura.........................................................................................................................................3
Comentario del tema ..............................................................................................................................4
Actividades sugeridas ............................................................................................................................12
Lista de referencias ....................................................................................................................13

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

TEMA 3: COMUNICACIONES Y DOCUMENTACIN DE UN PROYECTO


Propsito del tema
Este tema permitir al estudiante disear y desarrollar los principales documentos
requeridos en los proyectos de TIC en las diferentes etapas.
Se desarrolla en las semanas 5 y 6 del cuatrimestre.
Objetivos de aprendizaje
Al finalizar el estudio de este tema, el estudiante deber estar en capacidad de:
1. Determinar la importancia de una adecuada comunicacin personal.
2. Identificar los principios y tcnicas para desarrollar reuniones efectivas.
3. Establecer la importancia de la documentacin del proyecto y la gestin de los
cambios en los proyectos.
4. Identificar los diferentes documentos que se generan en las etapas y gestin de un
proyecto.
Gua de lectura
Para lograr los objetivos descritos anteriormente, es importante que realice las
siguientes lecturas:

Subtema
Comunicacin personal
Reuniones
Documentacin del proyecto y control de
cambios

Recursos
Libro digital Administracin exitosa de
proyectos. Pp. 158 a 183. Este archivo
se encuentra en el aula virtual.

Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un proyecto

Principales documentos de un proyecto

Tambin puede ser accesado en la


siguiente direccin:
Clement, Guido (2002). Administracin
exitosa de proyectos. Extrado el 20 de
noviembre del 2009 de
<http://www.4shared.com/document
/UAp98Eo/administracion_exitosa_de_
proy.html?s=1>
Libro de texto: Domingo, Alberto
(2007). Direccin y gestin de
proyectos: Un enfoque prctico:
Captulo 4: Preparacin de la oferta.
Pp. 135 a 155.
Captulo 5: Seguimiento del proyecto.
Pp. 159 a 217.

Comentarios del tema


Una vez que usted haya estudiado las lecturas anteriores y los materiales digitales que
se encuentran en el aula virtual del curso en la plataforma, analice cuidadosamente
los comentarios siguientes, ya que con ellos se enfatizan o amplan aspectos
relacionados con el tema:
1. La comunicacin personal

Una vez que usted haya estudiado las lecturas anteriores y los materiales digitales que
se encuentran en el aula virtual del curso en la plataforma, analice cuidadosamente
los comentarios siguientes, ya que con ellos se enfatiza o amplan aspectos
relacionados con los diferentes temas.
La comunicacin personal es un factor crtico para el xito de un proyecto. Un
director de proyecto debe comunicarse con personas de muchos niveles dentro de la
empresa. Debe mantener comunicacin directa con el patrocinador (sponsor o
promotor) del proyecto, para determinar si se han dado cambios en la direccin
estratgica de la empresa, y cmo estos cambios pueden afectar el proyecto.
Asimismo, el director debe comunicarse con el equipo del proyecto y los diferentes
grupos de inters.

Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

La siguiente figura muestra los diferentes involucrados en el proyecto, con los cuales
el director de proyectos debe mantener una comunicacin constante.

Dada la gran diversidad de personas con las que el director de proyecto debe
comunicarse, este debe mantener una actitud abierta y de respeto a los diferentes
interlocutores.
Es de vital importancia, especialmente en los mbitos de proyectos de empresas con
personas de otras culturas o pases, estar conscientes de sus costumbres con relacin a
los saludos, gestos, dar regalos y el protocolo, ya que varan de un pas a otro.
Asimismo, es importante que el director de proyectos incentive la participacin y la
comunicacin con los involucrados en un ambiente abierto y de respeto.
El director de proyectos debe cuidarse de hacer comentarios que degraden a las
personas o las ideas de las personas. Debe tener presente que, como lder de un
proyecto, es importante respetar y hacerse respetar por el equipo del proyecto. Debe
estar consciente que en su condicin de lder es de suma importancia mantener el
respeto en el equipo.
El lenguaje corporal es el lenguaje que tiene mayor impacto en la comunicacin. Por
tanto, el director de proyecto debe tomar en cuenta esta situacin, y dominar las
tcnicas y elementos que se consideran adecuados en el lenguaje corporal para
comunicarse.

Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un proyecto

Existen diversos canales para la comunicacin. El director de proyectos debe tomar en


cuenta que no todos los canales se pueden utilizar en forma indistinta. En algunas
ocasiones, se puede usar el telfono para hacer una pregunta, pero por ejemplo, no es
conveniente hacer una entrega de un producto en forma telefnica. Y, por lo general,
es mejor hacer las entregas por medio de una nota formal de entrega, en la que se
tenga un recibido de la nota.
Es importante mantener los canales de comunicacin abiertos, y no saturar a las
personas con informacin que no le concierne para su nivel.
Por ejemplo, a un analista de sistemas se le puede enviar el detalle de los incidentes
reportados a un mdulo, pero a un gerente de desarrollo de sistemas se le enva un
cuadro de estadsticas de los tipos de incidentes. Debe tenerse en cuenta que
mientras un analista de sistemas puede recibir correos de tres usuarios, un gerente de
desarrollo puede recibir correos de muchas ms personas de la organizacin, por lo
que la informacin que reciba debe ser explcita, pero resumida y con las solicitudes
muy claras.
2. Administracin de reuniones

Las reuniones son un canal de comunicacin que permiten desarrollar un tema y que
fomentan el trabajo en equipo.
Para todas las reuniones es necesario contar con una agenda de la reunin, que debe
enviarse en la convocatoria de la reunin. Este punto es muy importante, para que las
personas se preparen, y no lleguen a la reunin a improvisar un tema.
Por ejemplo, si se va a discutir sobre los problemas que se encontraron en un diseo
de la red, es importante que se defina en la agenda quin va a exponer la situacin,
de forma tal que la persona se prepare y lleve la informacin necesaria para
analizarla.
Tambin es importante que se indique el tiempo que se va a estimar para cada tema,
para que los participantes de la reunin aparten el tiempo necesario para la atencin
de la reunin, y se minimicen las interrupciones.
En toda reunin, una vez se haya llegado a acuerdos, estos deben quedar por escrito
en una minuta, la cual debe indicar claramente los acuerdos, los responsables de
ejecutar alguna accin y las fechas de compromiso.
Segn Guido Clements (1998, p. 163), existen diferentes tipos de reuniones que se
pueden realizar en un proyecto:

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2.1. Reuniones de revisin de la situacin


Las reuniones de revisin de la situacin pueden realizarse en varios niveles: con los
contratistas, con el equipo del proyecto y con el comit directivo del proyecto (o con
el sponsor).
El propsito principal de una reunin de revisin (tambin conocidas como reuniones
de seguimiento), es la de revisar el avance del proyecto, los problemas que se tienen
en la ejecucin, y consensuar planes de accin para afrontar los problemas surgidos.
Este tipo de reuniones generalmente son peridicas. Esa periodicidad puede depender
de varios factores como lo que indique el contrato, la etapa en que se encuentre un
proyecto y el nivel de riesgo del proyecto.
Antes de las reuniones con el equipo directivo, es importante que se realicen las
reuniones de seguimiento del equipo de trabajo. Esto tiene el propsito de que,
cuando se llegue a las reuniones con los directivos, se presenten propuestas de
solucin y se eleven las situaciones en las que se requiere la intervencin directa del
equipo directivo.
El esquema que se sigue de una reunin de seguimiento implica revisar la situacin del
periodo, los logros alcanzados y los problemas encontrados. En la reunin debe
medirse el impacto de los atrasos y la recalendarizacin de las actividades en los casos
requeridos.
Para la bsqueda de acciones correctivas, se debe tener presente qu es lo ms
importante para la organizacin: el costo del proyecto, el cumplimiento de fechas o la
calidad. Por ejemplo, si en un proyecto es imprescindible el cumplimiento de las
fechas sin tomar en cuenta el costo del proyecto, una accin correctiva puede ser
contratar ms personal para atender el proyecto, o aprobar el pago de horas extras.
En el caso de que en un proyecto lo ms importante sea el costo, entonces se pueden
analizar acciones de reduccin de alcance para mantener las fechas de entrega sin
afectar el costo del proyecto.
2.2. Reuniones para arreglar un problema

Este tipo de reuniones no son peridicas. Deben realizarse tan pronto se presente o se
detecte un problema. En estas reuniones es conveniente que el director de proyecto
enfoque la reunin en el anlisis de la situacin, y no en la bsqueda de responsables.
Esto permite que los miembros del equipo del proyecto mantengan una actitud abierta
hacia la bsqueda de soluciones, en lugar de buscar cmo justificarse o cmo ocultar
la situacin. Es importante mantener una actitud de equipo con frases como: Tenemos
un problema con el diseo de la red, en lugar de frases como Jos realiz un diseo
ineficiente de la red. Cuando los conflictos o problemas se despersonalizan, las
personas mantienen una actitud hacia la bsqueda de soluciones.
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Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un proyecto

En este tipo de reuniones debe lograrse un compromiso de los miembros para la


ejecucin de las acciones en bsqueda de resolver la situacin.
2.3. Reuniones para revisin de productos tcnicos

Finalmente, es necesario que se realicen reuniones de revisin de productos tcnicos,


tales como anlisis, diseos, manuales, sistemas o mdulos, etc. Este tipo de
reuniones tienen un enfoque tcnico. Sin embargo, es importante que los directores
de proyectos participen en la reunin, y documenten las observaciones y acuerdos
alcanzados.
Estas reuniones no son peridicas. Dependen de las entregas de los productos
indicados en el plan de entregas del proyecto.
3. Administracin de informes de avance

Los informes sobre los avances del proyecto pueden ser preparados por los miembros
del equipo para el gerente del proyecto o para su gerente funcional (en una
organizacin matricial), el gerente del proyecto para el cliente, o el gerente del
proyecto para la alta direccin de la compaa del proyecto. De esta forma, en un
mismo proyecto pueden tenerse diferentes informes de avance: informes de avances
tcnicos, informes de avance del equipo de proyecto e informe de avance ejecutivo.
Cada uno de estos informes puede contener un diferente detalle de informacin. Lo
ms importante es mostrar la informacin que es relevante en este caso para el
receptor del informe. Por ejemplo, en los informes de avance ejecutivos, se presenta
informacin resumida de logros, porcentajes de avance, costos y otra informacin
relevante.
Es importante que el formato de estos informes est claro desde antes de iniciar con
la ejecucin del proyecto.
Con frecuencia, los informes de avances abarcan un periodo especfico denominado
periodo de presentacin del informe.
Una buena prctica es discutir el informe entre el equipo del proyecto antes de
presentar los informes a un nivel superior. Esto evita sorpresas inesperadas en el
equipo de proyecto, y permite que se tomen en cuenta los puntos de vista de todos los
involucrados.
Tambin es conveniente llevar una lista con el estado de las acciones pendientes
definidas por diversos medios (issues logs). Este es un documento en el que se
resumen todas las actividades pendientes que se detecten durante la ejecucin del
proyecto (pueden ser planeadas o no). Es una herramienta simple que permite al
director del proyecto dar seguimiento a las acciones. Por ejemplo, si en una reunin
se consign que Juan enviara un correo con las necesidades de capacitacin, se
incluye en la lista la accin con el responsable y con las fechas en la que se solicit y
la fecha en la que Juan lo envi, as como el estado de la accin. De esta forma, el
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Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

director puede buscar fcilmente el estado de todas las acciones pendientes y darles
seguimiento.1
4. Administracin de un proyecto y control de cambios

La administracin de cambios de un proyecto debe documentarse siguiendo el proceso


de control de cambios acordado al inicio del proyecto y documentado en el plan del
proyecto. A este procedimiento se le conoce como gestin del cambio.
Es importante tener presente que todo cambio en el proyecto implica tiempo de
anlisis del impacto del cambio en el proyecto. En tanto el proyecto vaya ms
adelante en la ejecucin, ms va a impactar un cambio en este. Por ejemplo, un
cambio en el diseo de un sistema va a tener menos impacto si se encuentra en el
proyecto en la etapa de diseo, y un mayor impacto si se determina el cambio en la
etapa de pruebas.
Dado el impacto de los cambios en el proyecto, es necesario documentar TODO
cambio en el proyecto. Para ello, se requiere hacer una solicitud de cambio y el
proceso de evaluacin y aprobacin adecuado. Si un cambio tiene implicaciones en
tiempo, costo o calidad, debe ser aprobado por el sponsor del proyecto.
Para documentar los cambios, aparte de las solicitudes, se recomienda llevar una
bitcora o registro de los cambios en los proyectos. Estas bitcoras son de suma
importancia, especialmente cuando existen de por medio relaciones contractuales,
pues permiten justificar posibles prrrogas en los proyectos.
5. Principales documentos de un proyecto

Durante el ciclo de vida de un proyecto se genera mucha documentacin. Alguna es de


ndole tcnica y otra es de ndole administrativa. Toda esta documentacin conforma
el expediente del proyecto.
Antes de iniciar el proyecto, para la administracin del proyecto es importante que el
proceso de almacenamiento de esta informacin y la clasificacin de los documentos
estn definidos.
Toda organizacin debera tener claro este proceso. Sin embargo, si en la empresa
esto no se encuentra definido, el director de proyecto debe establecer la forma en
que la informacin del proyecto se almacena y cmo se clasifica.
Esta informacin es de vital importancia durante la ejecucin del proyecto. Todo
cambio con respecto a la definicin inicial es parte un cambio a lo pactado en la
planeacin y, por lo tanto debe ser tratado dentro del proceso de control de cambios.

Guido, Clements. Administracin exitosa de proyectos (2002, pp. 163 a 168)

Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un proyecto

Por ello, toda organizacin o, en su defecto, el director de proyectos, debera tener


las plantillas definidas para la ejecucin del proyecto.
En el siguiente cuadro, se presenta un resumen de los principales documentos que se
generan desde el inicio de un proyecto hasta la ejecucin del proyecto. En el prximo
tema 4 se evaluar la documentacin de la etapa de cierre.2

Chamoun (2007: p. 214)

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Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

Etapa3
Inicio
Planeacin

Seguimiento

Control

Gestin

Documento
Mapas mentales para definicin macro de necesidades
Charter del proyecto (o carta constitutiva)
Plan del proyecto
Declaracin del alcance
WBS
Diagrama organizacional
Matriz de roles y funciones
Matriz de comunicaciones
Calendario de eventos
Estatus semanal
Reporte mensual
Programa del proyecto
Estimacin de costos
Presupuesto base
Programa de erogaciones
Diagramas causa efecto
Mapa de riesgos
Matriz de abastecimientos
Sistemas de control de cambios
Lecciones aprendidas
Administracin de concursos y cotizaciones
Criterios de valoracin y adjudicacin de un concurso
Matriz de evaluacin de alternativas (funcin de asignacin de puntos a
las ofertas econmicas recibidas)
Administracin de contratos
Requisiciones de pago
Integracin de equipo
Control de programa
Control de presupuesto
Avance econmico del proyecto
Valor ganado
Estatus semanal y reporte mensual
(informes de avance)
Sistema de control de cambios
Solicitud de cambios
Bitcora o registro de cambios
Lecciones aprendidas
Faxes
Comunicaciones internas
Convocatorias a reunin
Actas o minutas de reunin
Estado de acciones pendientes (issues logs)

Los documentos de las etapas de inicio y planificacin fueron revisados en detalle en el curso de
Formulacin y Planificacin de Proyectos de TIC. Los documentos del cierre del proyecto se vern
en el prximo tema.

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Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un proyecto

Actividades sugeridas
Con el fin de que usted pueda autoevaluar y autorregular su aprendizaje, se le sugiere
realizar las siguientes actividades:
1. Lea el articulo Su lenguaje corporal habla ms fuerte que sus palabras, que se
encuentra en el sitio
<http://www.mujeresdeempresa.com/relaciones_humanas/relaciones060103.shtm
l>. En los prximos das observe el lenguaje corporal de las personas con las que se
comunica. Determine algunas de las actitudes positivas y otras actitudes negativas
que transmiten por medio del lenguaje corporal.
2. En los ltimos tiempos se han popularizado las reuniones telefnicas (call
conference). Investigue sobre este tipo de reuniones. Comente para qu fines se
puede utilizar? Cules son los cuidados que se deben tener con este tipo de
reuniones? Indiqu qu ventajas y desventajas tienen estas reuniones.
Para que su respuesta est correcta, considere los diferentes procesos que deben
tomarse en cuenta en una reunin: actividades de preparacin de la reunin,
actividades que se deben realizar durante la reunin y las actividades que se deben
realizar despus de la reunin.
3. Cules son algunas pautas importantes que deben recordarse al preparar un
informe de avance?
Para que su respuesta est correcta, considere los elementos mnimos indicados
como necesarios en un informe de avance.
4. Investigue en una empresa si existe un proceso definido para almacenar la
documentacin generada en un proyecto. Analice el proceso, y determine
oportunidades de mejora para el proceso.
Su respuesta estar correcta si en ella considera al menos la ubicacin de los
documentos, la forma en que se almacena esta informacin y el tipo de
documentos que se almacenan.
5. Revise la documentacin de un proyecto que se encuentre en ejecucin o que haya
finalizado. Determine qu documentos se generaron.
Explique cmo est conformado el expediente del proyecto.
Para que su respuesta est correcta, considere los documentos indicados en el
cuadro de documentos de un proyecto.

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Gua de estudio para el curso: Administracin de la Comunicacin de Proyectos de TIC

Lista de referencias

Chamoun Yamal (2007). Administracin profesional de proyectos, la gua.


Editorial McGraw Hill: Mxico D.F.

Clement, Guido (2002). Administracin exitosa de proyectos. Extrado el 20 de


noviembre del 2009 de
<http://www.4shared.com/document/UAp98Eo/administracion_exitosa_de_proy
.html?s=1>.

Daz, ngel (2007). El arte de dirigir proyectos. Editorial Alfaomega: Mxico D.F.

Domingo, Alberto (2007). Direccin y gestin de proyectos: Un enfoque prctico.


Editorial Alfaomega: Mxico D. F.

Ramsey, Xinia (2006). Su lenguaje corporal habla ms que sus palabras. Tomado
el 29 de junio del 2010 de
<http://www.mujeresdeempresa.com/relaciones_humanas/relaciones060103.sht
ml>.

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