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VICERRECTORA ACADMICA
ESCUELA CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
Email: 3090@uned.ac.cr
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN
DE PROYECTOS DE TIC
Cdigo: 3090
Semana B
Crditos: 3
CONTENIDO
Tema 3: Comunicaciones y documentacin de un Proyecto .................................................3
Propsito del tema ..................................................................................................................................3
Objetivos de aprendizaje .......................................................................................................................3
Gua de lectura.........................................................................................................................................3
Comentario del tema ..............................................................................................................................4
Actividades sugeridas ............................................................................................................................12
Lista de referencias ....................................................................................................................13
Subtema
Comunicacin personal
Reuniones
Documentacin del proyecto y control de
cambios
Recursos
Libro digital Administracin exitosa de
proyectos. Pp. 158 a 183. Este archivo
se encuentra en el aula virtual.
Una vez que usted haya estudiado las lecturas anteriores y los materiales digitales que
se encuentran en el aula virtual del curso en la plataforma, analice cuidadosamente
los comentarios siguientes, ya que con ellos se enfatiza o amplan aspectos
relacionados con los diferentes temas.
La comunicacin personal es un factor crtico para el xito de un proyecto. Un
director de proyecto debe comunicarse con personas de muchos niveles dentro de la
empresa. Debe mantener comunicacin directa con el patrocinador (sponsor o
promotor) del proyecto, para determinar si se han dado cambios en la direccin
estratgica de la empresa, y cmo estos cambios pueden afectar el proyecto.
Asimismo, el director debe comunicarse con el equipo del proyecto y los diferentes
grupos de inters.
La siguiente figura muestra los diferentes involucrados en el proyecto, con los cuales
el director de proyectos debe mantener una comunicacin constante.
Dada la gran diversidad de personas con las que el director de proyecto debe
comunicarse, este debe mantener una actitud abierta y de respeto a los diferentes
interlocutores.
Es de vital importancia, especialmente en los mbitos de proyectos de empresas con
personas de otras culturas o pases, estar conscientes de sus costumbres con relacin a
los saludos, gestos, dar regalos y el protocolo, ya que varan de un pas a otro.
Asimismo, es importante que el director de proyectos incentive la participacin y la
comunicacin con los involucrados en un ambiente abierto y de respeto.
El director de proyectos debe cuidarse de hacer comentarios que degraden a las
personas o las ideas de las personas. Debe tener presente que, como lder de un
proyecto, es importante respetar y hacerse respetar por el equipo del proyecto. Debe
estar consciente que en su condicin de lder es de suma importancia mantener el
respeto en el equipo.
El lenguaje corporal es el lenguaje que tiene mayor impacto en la comunicacin. Por
tanto, el director de proyecto debe tomar en cuenta esta situacin, y dominar las
tcnicas y elementos que se consideran adecuados en el lenguaje corporal para
comunicarse.
Las reuniones son un canal de comunicacin que permiten desarrollar un tema y que
fomentan el trabajo en equipo.
Para todas las reuniones es necesario contar con una agenda de la reunin, que debe
enviarse en la convocatoria de la reunin. Este punto es muy importante, para que las
personas se preparen, y no lleguen a la reunin a improvisar un tema.
Por ejemplo, si se va a discutir sobre los problemas que se encontraron en un diseo
de la red, es importante que se defina en la agenda quin va a exponer la situacin,
de forma tal que la persona se prepare y lleve la informacin necesaria para
analizarla.
Tambin es importante que se indique el tiempo que se va a estimar para cada tema,
para que los participantes de la reunin aparten el tiempo necesario para la atencin
de la reunin, y se minimicen las interrupciones.
En toda reunin, una vez se haya llegado a acuerdos, estos deben quedar por escrito
en una minuta, la cual debe indicar claramente los acuerdos, los responsables de
ejecutar alguna accin y las fechas de compromiso.
Segn Guido Clements (1998, p. 163), existen diferentes tipos de reuniones que se
pueden realizar en un proyecto:
Este tipo de reuniones no son peridicas. Deben realizarse tan pronto se presente o se
detecte un problema. En estas reuniones es conveniente que el director de proyecto
enfoque la reunin en el anlisis de la situacin, y no en la bsqueda de responsables.
Esto permite que los miembros del equipo del proyecto mantengan una actitud abierta
hacia la bsqueda de soluciones, en lugar de buscar cmo justificarse o cmo ocultar
la situacin. Es importante mantener una actitud de equipo con frases como: Tenemos
un problema con el diseo de la red, en lugar de frases como Jos realiz un diseo
ineficiente de la red. Cuando los conflictos o problemas se despersonalizan, las
personas mantienen una actitud hacia la bsqueda de soluciones.
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Los informes sobre los avances del proyecto pueden ser preparados por los miembros
del equipo para el gerente del proyecto o para su gerente funcional (en una
organizacin matricial), el gerente del proyecto para el cliente, o el gerente del
proyecto para la alta direccin de la compaa del proyecto. De esta forma, en un
mismo proyecto pueden tenerse diferentes informes de avance: informes de avances
tcnicos, informes de avance del equipo de proyecto e informe de avance ejecutivo.
Cada uno de estos informes puede contener un diferente detalle de informacin. Lo
ms importante es mostrar la informacin que es relevante en este caso para el
receptor del informe. Por ejemplo, en los informes de avance ejecutivos, se presenta
informacin resumida de logros, porcentajes de avance, costos y otra informacin
relevante.
Es importante que el formato de estos informes est claro desde antes de iniciar con
la ejecucin del proyecto.
Con frecuencia, los informes de avances abarcan un periodo especfico denominado
periodo de presentacin del informe.
Una buena prctica es discutir el informe entre el equipo del proyecto antes de
presentar los informes a un nivel superior. Esto evita sorpresas inesperadas en el
equipo de proyecto, y permite que se tomen en cuenta los puntos de vista de todos los
involucrados.
Tambin es conveniente llevar una lista con el estado de las acciones pendientes
definidas por diversos medios (issues logs). Este es un documento en el que se
resumen todas las actividades pendientes que se detecten durante la ejecucin del
proyecto (pueden ser planeadas o no). Es una herramienta simple que permite al
director del proyecto dar seguimiento a las acciones. Por ejemplo, si en una reunin
se consign que Juan enviara un correo con las necesidades de capacitacin, se
incluye en la lista la accin con el responsable y con las fechas en la que se solicit y
la fecha en la que Juan lo envi, as como el estado de la accin. De esta forma, el
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director puede buscar fcilmente el estado de todas las acciones pendientes y darles
seguimiento.1
4. Administracin de un proyecto y control de cambios
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Etapa3
Inicio
Planeacin
Seguimiento
Control
Gestin
Documento
Mapas mentales para definicin macro de necesidades
Charter del proyecto (o carta constitutiva)
Plan del proyecto
Declaracin del alcance
WBS
Diagrama organizacional
Matriz de roles y funciones
Matriz de comunicaciones
Calendario de eventos
Estatus semanal
Reporte mensual
Programa del proyecto
Estimacin de costos
Presupuesto base
Programa de erogaciones
Diagramas causa efecto
Mapa de riesgos
Matriz de abastecimientos
Sistemas de control de cambios
Lecciones aprendidas
Administracin de concursos y cotizaciones
Criterios de valoracin y adjudicacin de un concurso
Matriz de evaluacin de alternativas (funcin de asignacin de puntos a
las ofertas econmicas recibidas)
Administracin de contratos
Requisiciones de pago
Integracin de equipo
Control de programa
Control de presupuesto
Avance econmico del proyecto
Valor ganado
Estatus semanal y reporte mensual
(informes de avance)
Sistema de control de cambios
Solicitud de cambios
Bitcora o registro de cambios
Lecciones aprendidas
Faxes
Comunicaciones internas
Convocatorias a reunin
Actas o minutas de reunin
Estado de acciones pendientes (issues logs)
Los documentos de las etapas de inicio y planificacin fueron revisados en detalle en el curso de
Formulacin y Planificacin de Proyectos de TIC. Los documentos del cierre del proyecto se vern
en el prximo tema.
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Actividades sugeridas
Con el fin de que usted pueda autoevaluar y autorregular su aprendizaje, se le sugiere
realizar las siguientes actividades:
1. Lea el articulo Su lenguaje corporal habla ms fuerte que sus palabras, que se
encuentra en el sitio
<http://www.mujeresdeempresa.com/relaciones_humanas/relaciones060103.shtm
l>. En los prximos das observe el lenguaje corporal de las personas con las que se
comunica. Determine algunas de las actitudes positivas y otras actitudes negativas
que transmiten por medio del lenguaje corporal.
2. En los ltimos tiempos se han popularizado las reuniones telefnicas (call
conference). Investigue sobre este tipo de reuniones. Comente para qu fines se
puede utilizar? Cules son los cuidados que se deben tener con este tipo de
reuniones? Indiqu qu ventajas y desventajas tienen estas reuniones.
Para que su respuesta est correcta, considere los diferentes procesos que deben
tomarse en cuenta en una reunin: actividades de preparacin de la reunin,
actividades que se deben realizar durante la reunin y las actividades que se deben
realizar despus de la reunin.
3. Cules son algunas pautas importantes que deben recordarse al preparar un
informe de avance?
Para que su respuesta est correcta, considere los elementos mnimos indicados
como necesarios en un informe de avance.
4. Investigue en una empresa si existe un proceso definido para almacenar la
documentacin generada en un proyecto. Analice el proceso, y determine
oportunidades de mejora para el proceso.
Su respuesta estar correcta si en ella considera al menos la ubicacin de los
documentos, la forma en que se almacena esta informacin y el tipo de
documentos que se almacenan.
5. Revise la documentacin de un proyecto que se encuentre en ejecucin o que haya
finalizado. Determine qu documentos se generaron.
Explique cmo est conformado el expediente del proyecto.
Para que su respuesta est correcta, considere los documentos indicados en el
cuadro de documentos de un proyecto.
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Lista de referencias
Daz, ngel (2007). El arte de dirigir proyectos. Editorial Alfaomega: Mxico D.F.
Ramsey, Xinia (2006). Su lenguaje corporal habla ms que sus palabras. Tomado
el 29 de junio del 2010 de
<http://www.mujeresdeempresa.com/relaciones_humanas/relaciones060103.sht
ml>.
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