Controles Administrativos.

Introduccin.
Empresa - debe tener control de las actividades desarrolladas- evala
rendimiento; Planeacin, direccin, control, organizacin y staf
A travs de estos controles- supervisar actividades, realizar correccin de
errores, y planificar nuevamente despus de realizar correcciones

1 Funcin de Planeacin.
Se ven impactada con cinco tipos de planes que son bsicos - garantizar un
buen funcionamiento.

1.1 Plan de estudio de factibilidad

Se realiza la investigacin del costo beneficio a largo plazo del uso de
computadores
La Administracin requiere estudio de factibilidad - instalacin
computacional Ej:
- Utilizar tecnologa de informacin en la organizacin
- Implementar un nuevo sistema de aplicacin o cambiar de aplicacin
actual.
- Instalar un nuevo hardware o software y definir caractersticas debe tener.
- Realizar un cambio de estructura organizacional para aumentar la
capacidad de procesamiento de datos.
- Documenta las deliberaciones de la administracin y proporciona
recomendaciones y guas.
El estudio de factibilidad involucra dos pasos:
- Cuestionario preliminar: Si el estudio de factibilidad est garantizado.
- Apropiado estudio de factibilidad: Si el procesamiento de datos vale la
pena
Complejidad en el proceso:
- Inversiones, procesamiento de datos - evaluadas en trminos de beneficio
intangibles y costos.
- Evaluar la tasa de descuento es difcil.
- Muchos proyectos de procesamiento de datos, son interdependientes y su
viabilidad es difcil de evaluar.

1.2 Plan de cambio.

En el Plan de cambio se realiza la especificacin de tarea y actividades,
durante cambio de procesamiento computacional de datos,
Un nuevo hardware, configuracin del software o nueva estructura
organizacional. Corto plazo - comit de manejo.
Especifica las tareas, llevar a cabo.
Algunas actividades tpicas incluidas en un plan de cambio para
informtica:
- Completar las especificaciones de hardware y software.
- Evaluar y seleccionar hardware y software.
- Planeacin fsica y preparacin del sitio.
- Prueba final y aceptacin de hardware y software.
- Entrega e instalacin de hardware y software.
- Diseo de la estructura organizacional para la instalacin.

1.3 Plan Maestro o Plan Estratgico (rea informtica)

Establecimiento de objetivos a largo plazo y tareas necesarias, responsable
comit de manejo tres componentes:
- Resumen del plan estratgico organizacional: Provee un capitulo
general, se encuentran todas las unidades la organizacin, incluyendo SI
- Plan estratgico de SI: Traducir plan estratgico organizacin en el plan
estratgico de SI, determinar implicaciones pueden existir.
- Plan de requerimientos del SI: Define la arquitectura de SI para el
departamento. Especifica principales funciones organizacionales, para dar
soporte a la planeacin, control y actividades de operacin y las clases de
datos asociadas con cada funcin.
Tcnicas de anlisis, ayudan, preparacin de la arquitectura de un
SI:
- CSF (Factores Crticos de xito): Ejecutivos son entrevistados,
determinar sus metas, reas claves de una organizacin, metas cumplidas
- BSP (Planeacin de Sistemas de Negocio): Enfoque de arriba-abajo,
desarrollar una arquitectura SI, cuatro etapas: Definir Objetivo del Negocio,
procesos del negocio, datos claves, Arquitectura de SI.

- BIAIT (Anlisis de Informacin del Negocio y Tcnicas de

Integracin): Provee 7 preguntas, base a sus respuestas, proponen series
requerimientos normativos.
- BICS (Estudio de Control de Informacin de Negocios): Metodologa,
combinan BSP y el BIAIT.
- E/M Analysis (Anlisis de Objetivos/Medios): Especifican objetivos a
ser cumplidos y medios para lograrlos, indican medidas de efectividad y
eficiencia relevantes.
Plan de sistemas de informacin e instalacin: incluye los siguientes puntos
de acuerdo con los objetivos a largo plazo:
- Desarrollo del sistema de aplicacin especfico y su plan de tiempo.
- Planeacin de desarrollo/adquisicin de hardware y software.
- Planeacin de contratacin y desarrollo de personal.
- Requerimientos de recursos financieros.
- Requerimientos de instalaciones.
- Requerimientos de cambios organizacionales.

1.4 Plan Proyecto.

Forma la base del presupuesto para el desarrollo de un sistema especfico,
asegura, proyecto es consistente, metas y objetivos establecidos en el plan
maestro. Corto plazo, responsable Director Informtica. Monitorea el
progreso de las actividades de desarrollo e implementacin de los sistemas
de aplicacin, desarrollo de sistemas, programacin y administracin de
operaciones.
Principales actividades que realizan son:
- Identificar tareas a desarrollar.
- Identificar relaciones entre tareas.
- Determinar requerimientos de tiempo en el proyecto.
- Determinar requerimientos de recursos de cada tarea.
- Determinar cualquier otro requerimiento.
- Secuencia de tareas
Tcnicas GANTT y PERT - plan de proyectos, se debe someter, estudio de
factibilidad, retorno la inversin es aceptable.
1.5 Plan de recuperacin de desastres.

Plan necesario para resguardar, archivos de la instalacin, y las capacidades

de procesamiento de datos, corto plazo, responsable Directos de Informtica
Ayuda a disminuir o contrarrestar cualquier contingencia. Actualizar
peridicamente.

2. Evaluacin de la funcin de direccin.

Coordinacin de actividades, proveer liderazgo, gua y motivacin personal,
propsito, Obj. Individuales no estn en conflicto con Obj. De grupo.
El proceso est basado en tres principios:
- Unidad de Comandos: Todo empleado debe tener un solo supervisor,
evitar conflictos en instrucciones y mayor sentimiento de responsabilidad.
- Supervisin directa: Mtodos, supervisin con un contacto personal
directo. Apropiada variacin de las tcnicas de supervisin para diferente
personal, tareas y ambiente organizacional.
- Requiere que el Auditor, entienda reas fundamentales para una
efectiva direccin.

2.1 Motivacin.
Existen muchas teoras de motivacin, teora de la contingencia ms
aceptada. El Auditor no cuenta tiempo y conocimiento suficiente para ir,
instalacin computacional y evaluar empleado - trabajo, lo que puede hacer,
examinar indicadores de problemas motivacionales, ejem. Rotacin
personal, fallas en proyectos y otros.

2.2 Liderazgo.
Administrador que adopte un estilo de liderazgo efectivo, tendr
caractersticas:
- Conocimiento: Entiende lo esencial de motivacin y liderazgo.
- Empata: Son capaces de ponerte en el lugar de otros.
- Objetividad: Examinar y evaluar eventos sin ser subjetivos o mezclar
sentimientos.
- Auto-Conocimiento: Estn conscientes de los resultados que provocan
sus acciones.

2.3 Comunicacin.
Comunicacin precisa, efectiva y eficiente entre la administracin y el staf.

- Fuentes formales: Comunicacin en un instalacin computacional.

- Fuentes informales: Entrevistas con el staf de la instalacin.

3. Evaluacin de la Funcin de Control.

Consiste comparar desempeo actual contra el planeado.

3.1 Hiptesis de etapas de crecimiento.

Etapas de crecimiento de Nolan, indican que la evolucin de un
procesamiento electrnico de datos tiene 4 partes y son:
- Iniciacin: Instalacin del computador, computador frecuentemente
localizado en el departamento del usuario principal, ausencia de controles,
presupuesto flojo, proyecto son priorizados en base a PEPS (Primeros entran,
primeros en salir).
- Contagio: Administracin orientad a ventas, intenta mostrar la utilidad
del computador, permiten rpido desarrollo de aplicaciones, pocos
estndares.
- Control: Orientada a control, el computador se mueve fuera del rea del
usuario.
- Integracin: Planeacin y control orientada a recursos.
3.2 Medios de Control.
La Administracin ejerce control sobre, actividades, instalacin
computacional a travs de los medios normales: planes y presupuesto,
medir el desempeo actual y determinar variaciones.
3.3 Estndares.
3.3.1 Estndares de desempeo: Junto Plan de proyecto, estndares de
desempeo forman la base de construccin de presupuesto para proyectos
de SI. Describen el uso de recursos que debera ser esperado al realizar
diferentes actividades en la instalacin, principalmente:
Uso de equipo, Anlisis de Sistemas, Programacin y Operaciones
3.3.2 Estndares de documentacin: Forman una parte importante,
xito o fracaso de proyectos de SI, cuatro propsitos:
- Comunicacin inter reas o tareas.
- Control de calidad y control proyectos.
- Referencia histrica.
- Referencia instruccional.

3.4. A tener en cuenta.

3.4.1 Revisin de los puntos de chequeo:
Al final de cada paso, un punto de chequeo puede ser definido. Para
revisar el progreso y determinar si necesita ms trabajo, pueden ser
medios para detectar reas problemas en la conduccin del proyecto.
3.4.2 Ayuda para el control del proyecto.
Medios para proveer una alarma temprana a desviaciones de
proyecto, (Gantt y Pert) monitorear el proyecto.

3.4.3 Post-Auditorias.
Administracin de informtica debe realizar regularmente sus propias
auditorias. Estn involucrados en el Anlisis, diseo e implementacin
del sistema.
3.4.4 Controlando el uso de los servicios computacionales.
Existen dos formas de controlar a los usuarios.
- Algn tipo de comit de revisin puede analizar las peticiones de
servicio de los usuarios: evaluar prioridades.
- Precios de transferencias 0 un esquema de cargos puede ser usado
para evaluar las peticiones de los usuarios.
3.4.5 Aseguramiento de la calidad en el departamento de
servicios de informacin.

- Responsabilidades: Puede ser asignadas a miembros de staf del

departamento de servicios de informacin.
- Caractersticas del Personal: Evaluar conocimiento de operacin
y de los lenguajes de comunicacin, aplicacin de controles de
procesos, conceptos internos de control, QA del departamento de
servicios de informacin no tenga deficiencias.
- Planes de revisin: evaluar los siguientes puntos.
a) Logros de los objetivos del DSI

b) Adherencia de los servicios de informacin a los estndares y

procedimientos de la empresa.
c) Utilizacin de sistemas de control para el logro de los objetivos.
d) Reportes de aseguramiento de la calidad, debe ser presentados a
usuario y al administrador DSI.
3.4.6 Funciones de auditoria interna.
Establecer con suficiente competencia tcnica, independencia y
autoridad para revisar los objetivos de control de SI, preparar reportes
y recomendaciones.
3.4.7 Requerimientos externos.
Regulaciones gubernamentales se debe considerar.

4. Evaluacin de la funcin de organizacin.

Provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de informacin.
El DSI debe estar en un nivel suficientemente alto
4.1 Centralizacin - Descentralizacin.
Existe razones para centralizar o no las instalaciones
computacionales:
- Instalacin computaciones, continua creciendo y su manejo se
vuelve complicado.
- La Alta administracin, toma de decisin de centralizar o
descentralizar a la organizacin como un todo.
- Muchas organizaciones se encuentran confrontando dicha decisin.
4.1.1 Funciones Centralizadas.
- Todas las funciones.
- Coordinacin general.
- Operaciones de Hardware y software.
- Operaciones de hardware y software e implementacin.
- Desarrollo e implementacin de sistemas.
4.1.2 Funciones Descentralizadas.

- Todas las otras funciones: Desarrollo, implementacin y operacin.

- Desarrollo e implementacin de sistemas.
- Desarrollo de sistemas.
- Operaciones de hardware y software.
4.2 Seleccin de Hardware y Software.
Involucra la preparacin de un manual de especificaciones.
4.3 Estndares.
4.3.1 Estndares de mtodos.
Establecen prcticas uniformes, procedimientos y reglas a ser
seguidos en el rea informtica. Tiene cuatro propsitos:
- Facilitar comunicacin como analistas y programadores.
- Reducir los efectos de la rotacin de personal.
- Reducir los efectos del cambio tecnolgico.
- Formar la base de estndares de desempeo proporcionado una
base de medida comn.
4.3.2 Estndares de desempeo.
Describen el uso de recurso que debera ser esperado al realizar
diferentes actividades en la instalacin.

5. Evaluacin de la funcin de staff.

Consiste en seleccionar y entrar al personal adecuado para
desarrollar las tareas. Existen dos razones para enfatizar en la
necesidad de una planeacin de staf:
- Histricamente el personal bueno en computacin se ha encontrado
en baja oferta.
- Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalacin
computacional.
5.1 Contratacin del personal.
La administracin y el aspirante deben entender claramente los
requerimientos del puesto.