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COOPERATIVA DE TRANSPORTE

LOS CHILLOS
MANUAL DE CONTABILIDAD

2014

INDICE
COOPERATIVA DE TRANSPORTE LOS CHILLOS
Manual de contabilidad

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Pg.
1.
2.
3.
4.
5.

Introduccin
Objetivos generales
Polticas administrativas
Polticas contables.
Procedimientos contables
5.1 Procedimiento de cuentas por pagar..
5.2 Procedimiento de cuentas por cobrar..
5.3 Procedimiento de caja chica..
5.4 Procedimiento de manejo de activos fijos..
5.5 Procedimiento de conciliacin de bancos..
5.6 Procedimiento de pago de impuestos.
5.7 Procedimiento de nmina..
5.8 Procedimiento de cierre contable y elaboracin de
estados financieros
6. Estados financieros pro-forma.
7. Organigrama estructural
8. Organigrama funcional..
9. Normativa contable
10. Aplicacin de NIIF para Pymes
11. Diagramas de flujos de los procedimientos contables...
12. Formularios e instructivos.

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1. INTRODUCCIN
Considerando que la Contabilidad es una tcnica que tiene como finalidad
apoyar y optimizar los procesos de la administracin y de los recursos
financieros de la empresa, su enseanza requiere de objetivos claramente
definidos y prcticos, factibles de aplicar con exacta precisin.
Es por este motivo, que el presente manual da a conocer a la Compaa de
Transportes Los Chillos las cuentas que debe usar para cada una de las
operaciones que se lleven a cabo dentro de la negociacin, pretendiendo

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entregar contenidos bsicos de la contabilidad. Se plantear en ste una


pequea resea de los objetivos, funcin y finalidad del manual que pueda
manejar en el registro de sus operaciones, para luego pasar a los documentos
que registran los hechos econmicos histricos ocurridos en la misma, y que se
consolidan como la base de los registros contables elaborados posteriormente
en los sistemas de contabilidad que llevar Compaa de Transportes Los
Chillos.
Los registros de procesos contables que conduzcan a la elaboracin, anlisis e
interpretacin de Estados Financieros bsicos.

2. OBJETIVOS GENERALES
Registrar y controlar las cuentas de balance y de gastos que genere
para

la Compaa de transportes Los Chillos de acuerdo al catlogo

de cuentas, gua contabilizadora.


Registrar y controlar los movimientos correspondientes a la cuenta de
impuestos.
Establecer un sistema de contabilidad que permita controlar las
operaciones del ejercicio.
Supervisar y cotejar el registro de las operaciones contables.
Recopilar, analizar y consolidar la informacin contable generada por las
reas administrativas.
Elaborar mensualmente los Estados Financieros.
Registro de diario, registros al mayor.
Unificar criterios del contador con la empresa.

3. POLTICAS ADMINISTRATIVAS
Se brindar capacitacin constante al personal siempre que el valor de
la capacitacin est dentro del presupuesto anual de la Cooperativa Los
Chillos.
Las sanciones por faltas del personal se aplicarn segn lo establecido
en el Reglamento Interno de la Cooperativa Los Chillos y aprobado el
Trabajo del Ministerio de Relaciones Laborales.

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Los salarios se establecern de acuerdo a la base legal, a las alzas


anuales decretadas por el estado y por lo aprobado en reunin de
directorio.
Los derechos y obligaciones del personal se aplicarn de acuerdo a lo
establecido en el Cdigo de Trabajo y en el Reglamento Interno de
Trabajo.
Los horarios de trabajo del personal sern de acuerdo a lo establecido
en el Reglamento Interno de Trabajo aprobado por el Ministerio de
Relaciones Laborales.

4. POLTICAS CONTABLES
Las siguientes polticas contables se refieren a los principios, reglas, controles
y procedimientos especficos adoptados al interior de los procesos misionales y
de apoyo de la Cooperativa de transporte Los Chillos con el fin de garantizar
el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la informacin contable
necesaria para elaborar y presentar los estados financieros. Las polticas
contables aplicadas por la cooperativa son:
Todas las ventas sern de contado, excepto en el caso de clientes del
sector pblico o empresas del sector privado siempre y cuando se haya
aprobado por escrito previamente.
Todas las ventas que se realicen diariamente sern registradas en caja y
el dinero ser retirado por el personal de seguridad destinado para el
efecto a las 14h00 y a las 19h00, mientras esto se realiza, el dinero
acumulado se mantendr en la caja.
El fondo fijo de caja chica ser de $1000.00.
Los arqueos de caja sern de manera sorpresiva, no previamente
establecidos.
Cada mes se realizaran estados financieros para conocer la situacin
financiera de la empresa.
Los empleados podrn pedir prstamos a corto plazo.
Si llegara a haber algn faltante en la caja la empleada ser responsable
de esto en la cuenta de deudores.
Si llegara a existir algn excedente en la caja ser contado como venta.

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Si la cajera no entrega el tiquete al cliente de la venta realizada, esta


compra ser gratis de igual forma ser cargada a deudores diversos por
la irresponsabilidad de la empleada.
La cuenta de banco ser usada para pagos de sueldos, matrculas,
multas y compra de vehculos y repuestos.
Los pagos correspondientes a luz, agua y telfono, sern pagados de lo
existente en caja en el momento que se tenga que pagar.
Se realizar el registro permanente de la informacin contable (ventas,
cobros, pagos, gastos).
Mensualmente se realizar el control mensual de inventarios de
repuestos.

5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Los procedimientos contables que se aplicarn en la Cooperativa de transporte
Los Chillos son los de cuentas de pagar, cuentas por cobrar, reembolso de
caja chica, manejo de activos, conciliacin de bancos, liquidacin de impuestos
mensuales, bimensuales y anuales, procedimiento de nmina, cierre y
preparacin de estados financieros.

5.1.

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

Objetivo
Registrar las respectivas de manera oportuna y teniendo en cuenta los
principios contables.

Alcance
Inicia en la contabilizacin de las facturas de proveedores, acreedores y finaliza
con la entrega a tesorera de los documentos.
Responsable
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Asistente de cuentas por pagar y contador


Funciones
Recepcin de facturas y rdenes de compra, contabilizacin, emisin de
cheques y comprobantes de pago.
Formatos y documentos utilizados

Ordenes de compra
Facturas de proveedor
Comprobantes de pago
Solicitud de cheque

Reportes generados
Informe de cuentas por pagar

Condiciones
Cada rea tiene como tiempo establecido para entrega de cierre de mes,
los primeros das de cada mes.
No se aceptan remisiones, solo facturas.
Todo nuevo proveedor debe presentar su RUC para ser calificado como
tal.
Toda factura deber estar autorizada por el SRI, contar con todos los
campos obligados por esta institucin, detalle, y valor desglosado y
estar vigente a la fecha de emisin.

5.2.

PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR

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Incluye todas las funciones que se necesitan para satisfaccin del cliente. Las
cuentas que se mueven en este procedimiento son: ingresos, cuentas por
cobrar y descuentos.
Las funciones son: Otorgamiento de crdito, elaboracin de factura de venta,
despacho, cobro y generacin de notas de crdito.
Formatos y documentos utilizados
Factura de venta
Recibos de caja
Notas de crdito
Reportes generados
Informe de cartera (cuentas por cobrar)

5.3.

PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA

Con el propsito de atender los gastos de menores cuantas, la empresa debe


crear un fondo de caja chica, en este procedimiento tienen movimiento las
cuentas de Gastos y Caja.

Formatos y documentos utilizados


Formato de reembolso de caja chica
Soporte de caja chica (facturas, vales de caja, documentos equivalentes
a facturas, formatos de hoja de rutas por movilizacin del personal).

5.4.

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

Este procedimiento lo que busca es controlar las entradas, salidas, y cambios


de los bienes adquiridos, asegurando el cuidado, trazabilidad y salva guarda
de los mismos.
En este procedimiento encontramos movimientos en la cuenta de activos fijos.
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Formatos y documentos utilizados

Factura de compra de activos

Reportes generados
Informe anual adquisicin de activos fijos

5.5.

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACION DE BANCOS

Este procedimiento permite confrontar y conciliar los valores que la empresa


tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el
banco suministra por medio del estado de cuenta mensual.
Las cuentas que tienen movimiento son Bancos, Gastos Bancarios, IVA e
ingresos financieros.

Formatos y documentos utilizados

Estados de cuenta
Notas bancarias
Consignaciones
Comprobantes de egreso
Diarios de transferencia

Reportes generados
Conciliacin Bancaria
5.6.

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE IMPUESTOS

Considerando la importancia que tiene para la Cooperativa de Transporte Los


Chillos el cumplimiento de las obligaciones tributarias se establece el
procedimiento para ejecutar los pagos de los siguientes impuestos:

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Retencin en la fuente
Declaracin anual de impuesto a la renta

Formatos y documentos utilizados

Formularios de declaracin de impuestos emitidos por el SRI


Certificado de cumplimiento tributario
Anexos de declaraciones
5.7.

PROCEDIMIENTO DE NOMINA

Abarca todo lo relacionado con el personal de la empresa y las actividades que


se realizan en este procedimiento son: elaboracin de nmina, provisiones,
prestacin de servicios sociales, aportes a la seguridad social, avisos de
entrada y salida del personal, registro de novedades en el sistema del IESS,
legalizacin de contratos y finiquitos.
Las cuentas que tienen movimiento en este procedimiento son Gastos
administrativos.
Formatos y documentos utilizados

Nmina General
Rol de pagos individual
Formato registro de horas extras
Avisos de entrada / salida IESS
Registros de novedades IESS

Reportes generados
Rol de pagos general
5.8.

PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTABLE Y ELABORACION DE


ESTADOS FINANCIEROS

Al realizar el cierre contable del periodo se procede a realizar los ajustes


contables, verificacin de saldos en cuentas, para as obtener el resultado
econmico del periodo sea este prdida o utilidad.
Formatos y documentos utilizados

Balance de Comprobacin
Documentos fsicos para verificacin de saldos
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Reportes generados

Informe anual de resultados de la actividad econmica de la cooperativa

6. ESTADOS FINANCIEROS PRO-FORMA

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7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

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8. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

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9. NORMATIVIDAD CONTABLE

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El presente manual de contabilidad desarrollado para la Cooperativa de


transporte Los chillos estar regida en primer lugar por la Constitucin Poltica
de la Repblica del Ecuador, el Cdigo Laboral, la Ley de Seguridad Social, la
Ley de Rgimen Tributario Interno, leyes de la Superintendencia de
Compaas, las polticas de contabilidad generalmente aceptadas, y las NIIFs
para pymes; y cualquier otra ley o reglamento aplicable a la cooperativa.
10. APLICACIN DE NIIF PARA PYMES
Se aplicar la Seccin 1 de NIIFs para pymes en la que se establecen la
descripcin y las obligaciones que tienen las pymes.
Seccin 2 misma que servir de gua respecto a los objetivos y caractersticas
cualitativas de los estados financieros, es de suma importancia que quienes
tengan relacin con el rea contable de la cooperativa se familiaricen y
conozcan detalladamente las secciones de las NIIFs para pymes para que el
trabajo se realice de manera correcta con el fin de obtener los objetivos
planteados.
La seccin 3 es tambin aplicable ya que mantiene directa relacin con la
seccin 2, esta seccin 3 hace referencia la presentacin de los estados
financieros.
La seccin 4 se aplica ya que detalla la informacin la informacin a presentar
en el estado de situacin financiera, una vez se hace incapie en la necesidad
de que el personal conozca el contenido de cada una de las secciones para
poder aplicarla de manera adecuada.
La seccin 5 se refiere al Estado de Resultados Integral y el Estado de
Resultados, esta seccin se aplicar a la cooperativa para que el personal
encargado conozca cmo realizar dichos estados y la informacin que deber
revelar.
La seccin 6 detalla el objetivo y la informacin a presentar en los Estados de
Cambios en el Patrimonio, el Estado de Resultados y Ganancias acumuladas.

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La seccin 7 servir para conocer y cumplir con los requerimientos que de


acuerdo a esta seccin se deben seguir para la presentacin de los Estados de
Flujos de Efectivo.
Seccin 8, lgicamente al aplicar las secciones anteriores se debe tambin
aplicar la seccin 8 ya que sta se refiere a las Notas a los Estados
Financieros.
La seccin 9 no aplica ya que se refiere a los Estados Financieros
Consolidados y Separados que se aplican las pymes que tienen sus
inversiones en subsidiarias lo cual no sucede en la Cooperativa de Transporte
Los Chillos.
Seccin 10, aplica totalmente ya que proporciona una gua para la seleccin y
aplicacin de las polticas contables que se usan en la preparacin de estados
financieros. Tambin abarca los cambios en las estimaciones contables y
correcciones de errores en estados financieros de periodos anteriores, lo cual
es totalmente aplicable en la Cooperativa de Transporte Los Chillos.
Seccin 11 esta seccin permite elegir la poltica contable a aplicar que para la
Cooperativa Los Chillos sern las disposiciones sobre reconocimiento y
medicin de la NIC 39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medicin y
los requerimientos de informacin a revelar de las Secciones 11 y 12.
Seccin 13, 14, 15 no aplican.
Seccin 16 se aplicar el momento en que la cooperativa decida adquirir
bienes sean terrenos o edificios, ya que esta seccin habla de las propiedades
de inversin de igual forma se lo har con la seccin 17 que se refiere a
propiedad, planta y equipo.
Seccin 18, 19, 20 no aplican.
Seccin 21 se refiere a las provisiones y contingencias se debern aplicar al
momento de presentarse.
Seccin 22, presenta establece los principios para clasificar los instrumentos
financieros como pasivos o como patrimonio, y trata la contabilizacin de los

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instrumentos de patrimonio emitidos para individuos u otras partes que actan


en capacidad de inversores en instrumentos de patrimonio (es decir, en calidad
de propietarios), por lo tanto aplica completamente.
Seccin 23 cuyo ttulo es Ingresos de Actividades Ordinarias aplica ya que
hace referencia a la contabilizacin de los ingresos de las actividades
ordinarias entre las cuales se habla de la prestacin de servicios y es all
encaja y se vuelve aplicable a la Cooperativa de Transporte Los Chillos.
Seccin 24, Subvenciones del Gobierno, se deber aplicar ya que el servicio de
transporte hasta la fecha cuenta con un subsidio del estado sin embargo se lo
deber revisar detenidamente toda vez que las competencias del transporte
pblico han pasado a manos de los Municipios en cuyo caso es posible se
eliminen los subsidios.
Seccin 25, Costos por prstamos, la cooperativa para su operacin e
inversiones necesitar optar por crditos, motivo por el cual se aplicar esta
seccin.
Seccin 26, Pagos basados en acciones, se aplica dado que la Cooperativa se
mantiene por medio de acciones y realiza transacciones basadas en ellas.
Seccin 27, Deterioro del valor de los activos, se aplicar en la contabilizacin
del deterioro del valor de todos los activos distintos a los activos por impuestos
diferidos, beneficios a los empleados, activos financieros, propiedades de
inversin y activos biolgicos aunque en el caso de la cooperativa este ltimo
no aplica.

Seccin 28, Beneficios a los empleados se aplicar en revisin conjunta con el


departamento de recursos humanos.
Seccin 29, Impuesto a las ganancias, se lo deber revisar y tomar como base
para el clculo y declaracin de impuesto a la renta.
Seccin 30, 31, no aplica.

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Seccin 32, se refiere a los Hechos Ocurridos despus de periodo sobre el que
se informa por lo tanto se lo debe revisar detenidamente para proceder con su
aplicacin.
Seccin 33, 34 no aplica.
Seccin 35 no aplica al momento ya que la Cooperativa de Transportes Los
Chillos ya lleva su contabilidad a travs de NIIFs al momento de la emisin del
presente manual.

11. DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

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12. FORMULARIOS SE VA A UTILIZAR, EN CADA PROCEDIMIENTO Y E


INSTRUCTIVOS

Los formatos y formularios a utilizar en cada procedimiento son:


PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR
Formatos
-

Comprobante de pago
Solicitud de cheque
Cheque

Instructivo
Para emitir el comprobante de pago es necesario ingresar todos los datos de la
factura en el sistema contable ya

que este es un comprobante generado

automticamente desde el sistema, es importante tomar en cuenta que de


existir comprobantes manuales estos debern tener todos los datos del
proveedor, valor, cuenta corriente y nmero de cheque para el pago as como
las cuentas deudoras y acreedoras a las que se aplica el gasto, el detalle de la
factura y las firmas de responsabilidad.
Por otro lado la solicitud de cheque es un documento manual donde se
colocar la fecha, el nombre del beneficiario del cheque, valor del cheque,
motivo del pago y firmas de responsabilidad.
El cheque ser emitido tomando como base la Ley de cheques del Ecuador.

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PROCEDIMIENTOS
CUENTAS

DE

POR

COBRAR

Formatos
-

Factura de venta
Recibos de caja
Notas de crdito

Instructivo
Para la emisin de las facturas de venta se debe tomar en cuenta que stas
deben cumplir con todos los requerimientos del SRI, no debern tener
manchones o correcciones ni estar caducadas.
El recibo de caja por otro lado contendr todos los datos del cliente as como
del cheque o pago en efectivo y es muy importante no olvidar colocar el
nmero de factura al que corresponde dicho pago.
La emisin de notas de crdito se lo realizar solo en casos especiales y previa
autorizacin del contador general y al igual que en las facturas deber contar
con todos los requerimientos del SRI.

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PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA


Formatos
-

Formato de reembolso de caja chica

Instructivo

El formato de reembolso de caja chica sirve para registrar todos los gastos
realizados con este fondo y deber contener la fecha de los documentos de
respaldo (facturas), nmero, detalle y valor de la factura y el comprobante de
retencin, al final de formato se informar el valor total a reembolsar, fecha de
elaboracin y formas de responsabilidad y aprobacin.

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

Formatos
-

Nmina General
Rol de pagos individual
Formato de registro de horas extras
Avisos de entrada y salida IESS
Registro de novedades IESS

Instructivo
Tanto la nmina general como el rol de pagos individual se generan
automticamente desde el Sistema de Nmina de la Cooperativa, por tanto es
necesario ser muy cuidadosa al ingresar la informacin en el sistema para
evitar errores posteriores.

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El formato de registro de horas extras es el nico respaldo para poder pagar


dichas horas por tanto deben tener los datos de hora de inicio y fin de la hora
extra, detalle del trabajo realizado y firma de aprobacin del jefe.
Los avisos de entrada y salida as como el registro de novedades del IESS se
genera automticamente una vez que se ingrese con la cdula y clave del
representante legal, el custodio de esta clave es el contador general.

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PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTABLE Y ELABORACION DE ESTADOS


FINANCIEROS

Formularios
-

Balance General
Estado de prdidas y ganancias
Balance de comprobacin

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Instructivo
Tanto el Balance General, el Estado de prdidas y ganancias y el Balance de
Comprobacin se generan automticamente desde el sistema contable de la
cooperativa, sin embargo el contador general deber revisar detenidamente los
registros mensuales de tal forma que no se presenten errores al final del
periodo.

13. INFORMES CONTABLES A SER UTILIZADOS, EXPLIQUE CUALES,


PARA QUE SIRVEN Y EL FORMATO A UTILIZAR

Los informes que se van a utilizar en el rea contable de la Cooperativa de


Transporte Los Chillos son:
INFORME DE CUENTAS POR PAGAR
Este informe presenta el listado de cuentas pendientes que tiene que afrontar
la empresa y deber emitirse mensualmente.

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INFORME DE CUENTAS POR COBRAR


Presenta el listado de cartera vencida que tiene que cobrar la cooperativa.
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INFORME ANUAL DE ACTIVOS FIJOS

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Este informe se emitir al final de ao y presentar el listado de todos los


activos adquiridos en el ao, el valor y su respectivo cdigo.

INFORME DE CONCILIACION BANCARIA


Este formato presentar la conciliacin bancaria mensual.
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INFORME ANUAL DE RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD ECONMICA DE


LA COOPERATIVA

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Este informe es meramente escrito y har referencia a los estados financieros,


ser ms bien un texto en el que se traducen los resultados en nmeros del
ao.

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