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CURSO ONLINE: ADMINISTRAO DO TEMPO

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A Administrao do Tempo uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas
vidas, permitindo a organizao de metas pessoais e profissionais com menor dispndio de energia fsica e mental.

A boa administrao de tempo , provavelmente, o fator mais importante na administrao de si mesmo e do trabalho
executado. Fica claro nos dias de hoje que o tempo um dos ativos mais importantes e valiosos que uma pessoa

possui, pois vivemos numa era de excessos: de informao, de demandas, de complexidade e de apetite (queremos
atender a tudo e aproveitar todas as oportunidades). Por isso, se a pessoa no conseguir gerir o tempo da melhor
forma possvel ter grandes problemas em sua vida, tanto pessoal quanto profissional. Administrao do tempo
tudo! Afinal, ele um recurso que precisa ser gasto com planejamento e cautela. Aprenda, a partir de agora, como
administrar melhor seu tempo.

INTRODUO

Para gerenciar o tempo dentro de uma empresa necessrio saber exatamente o


que tem que ser feito (reunies, conferncias, manutenes, encontros de
negcios, entrega de novos projetos) e tambm os prazos pr-estabelecidos para

a realizao de cada tarefa (um dia, uma semana, um ms, etc.).

Para isto, as empresas precisam ter profissionais capacitados para fazer a gesto
do tempo de seus setores e funcionrios, controlando as atividades a serem

desenvolvidas, os mtodos utilizados e as pessoas que iro desempenh-las.

Perceba que, de certo modo, ganhamos tempo quando no o desperdiamos

com coisas improdutivas. Ou seja, quando o administramos.

O fato : Quando voc faz algo de forma demorada, as cobranas aparecem, sua
equipe se perde, o estresse gerado e muito tempo perdido desnecessariamente.

O sucesso de suas atividades ser muito maior se houver uma administrao do


tempo eficaz. Mas sempre tendo em mente que nada disto mgica.
Tudo se faz com muito planejamento.

Desta forma, priorize o importante, planeje e obter sucesso.


Para melhorar seu planejamento, vamos abordar um assunto muito importante:

Os princpios da administrao do tempo.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

1 IDENTIDADE
Identidade no sentido de Identificar. Significa descobrir, refletir e
analisar processos, atividades, misses da empresa e formas de
equilibrar a vida pessoal e profissional. Na Empresa, compreender a
forma como sua equipe trabalha, descobrir a melhor maneira de
realizar tal tarefa e saber em quanto tempo ela pode ou deve ser
realizada. A compreenso do cenrio fundamental.

Para entender sobre a identidade do que se passa dentro da


empresa, se d a importncia de conhecer dois principais conceitos

referentes qualidade do servio: Eficincia e Eficcia das Tarefas

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO/IDENTIDADE

Eficincia e Eficcia

Uma pessoa eficaz aquela que faz aquilo que deve ser feito,
que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.

A eficincia diz respeito a como fazer e est relacionada s


aes a serem realizadas. uma questo de custo-benefcio,
onde buscamos ter o mnimo de perdas e/ou desperdcio. Uma
relao entre os resultados obtidos e os recursos empregados.
Exemplo: Cludio vendeu sua quota de produtos. Eliza tambm.
Porm Eliza gastou 30% de gasolina a menos. Neste caso, se a
meta era vender a quota, ambos foram eficazes, mas Eliza foi

mais eficiente do que Cludio.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

2 METAS
Na empresa, lembre-se que voc e sua equipe tambm precisam de
metas claras. preciso estabelecer um tempo limite para a realizao
destas atividades, de preferncia um dia ou dois antes do prazo final
de entrega. Atravs de limites voc ganha uma margem de manobra

para lidar com os imprevistos que sempre aparecem.

Outra dica importante : Se voc no estiver satisfeito com as atitudes


de seu chefe ou de seus colegas, fale com eles, no sobre eles.
Resolues de conflitos mais uma das diversas variveis que
demandam tempo, alm de comprometer totalmente o ambiente de
trabalho no que se refere ao clima organizacional.

Por fim, verifique as datas de entrega e os recursos que voc tem a sua
disposio. No aceite prazos irreais. Cumpra os prazos que voc
negociou. Cumprindo com todas as metas propostas, com certeza voc

estar um passo mais perto dos seus objetivos.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

3 PLANEJAMENTO
Para alcanar nossas metas necessrio planejar. Como sempre,

a importncia do planejamento no pode ser descartada.

Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as aes


para a realizao da maior quantidade de atividades no menor prazo

para se atingir seus objetivos.

A etapa do planejamento decisiva para o sucesso de sua tarefa.

Uma vez que se sabe o que fazer e pra quando fazer, possvel
planejar como isto ser feito.

O responsvel pela equipe pode

determinar, por exemplo, as pessoas que iro desempenhar


determinada funo, o mtodo que ser utilizado e as ferramentas
mais

adequadas para finalizar o projeto.

Ainda falando sobre

que possui uma elevada eficincia: a agenda.

ferramentas, vamos abordar um pouco mais sobre a mais comum e

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO/PLANEJAMENTO

Agenda
Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hbito de manter

uma agenda diria. Sugestivamente, faa da seguinte maneira:

No comeo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer


realizar. Faa desta sua primeira atividade do dia. No final do

dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia


seguinte o que no foi feito.
Alm disso, importante saber dar prioridade s aes que
sero inseridas na agenda diria. H alguns fatores que
influenciam as prioridades: Prazos, Resultados e Facilidades.

Vamos abordar um pouco mais sobre cada um deles a seguir.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO/PLANEJAMENTO

Fatores que Influenciam as Prioridades da Agenda


PRAZO: A primeira coisa a se levar em conta a data de
entrega de uma tarefa. Como j abordamos, uma boa sugesto
programar a concluso da tarefa para pelo menos dois dias
antes da data final, evitando assim, futuros contratempos.

RESULTADOS: interessante para o profissional dar prioridade quelas atividades que traro o
maior resultado. Alm disso, s vezes mais interessante contratar algum para resolver o que
no traz tanto benefcio, mas que igualmente precisa ser feito. Exemplo: Ir ao banco, ao correio,
etc. Quanto, em dinheiro, vale cada hora de seu dia?

FACILIDADE: O terceiro fator de priorizao de atividades a facilidade que determinada o tipo de


dificuldade apresentada. O perigo ir deixando coisas mais complexas para depois e acontecer imprevistos,
como o esquecimento, o aparecimento de novas tarefas importantes e etc. Categorize as tarefas como: fcil,

escolha das mesmas.

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mdio, difcil. Fazendo isso, voc atribui mais caractersticas s suas tarefas, facilitando a identificao e

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

4 ORGANIZAO

Para ganhar tempo preciso organizar seus papis, informaes, arquivos e e-mails. Para este princpio
no h segredos: organize estes itens citados acima por ordem alfabtica, categoria, nomes, grupos, ou da

maneira que concluir ser melhor. um processo simples, mas que traz grandes benefcios. Todos sabemos
a correria que trabalhar em uma empresa, com isto, acabamos por deixar essas atividades de lado. Este

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deixar de lado pode comprometer o andamento de suas atividades no futuro, por isto organize-se!

Seja trabalhando em casa ou no escritrio, todos ns devemos prezar por breves momentos de pausa,
aproveitando o tempo ganho para recarregar nossa concentrao e foco. Tais momentos podem ser desde
o download de um arquivo grande, na qual voc deve aguardar alguns minutos, o intervalo entre duas
reunies intensas, etc. A verdade que esses curtos intervalos de poucos minutos podem ser preenchidos
com atividades agradveis e produtivas ao mesmo tempo, como, por exemplo, olhar os feeds de notcias

de sites e blogs no que diz respeito a sua rea de atuao, at mesmo ver se encontra alguma informao
interessante nas redes sociais, algo engraado que melhore seu nimo mesmo que por poucos minutos.

Mesmo com a correria do dia-a-dia, manter-se informado e sorridente algo de extrema importncia.

O QUE FAZER COM O

Tempo Ganho?
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COMO MELHOR APROVEIT-LO?

Exemplos como o anteriormente citado so recomendaes simples, mas teis. Acima de tudo, so

sugestes para transformar a espera em produtividade e eliminar os desperdcios de tempo. Ningum


melhor que voc mesmo para determinar o que fazer com seu prprio tempo, uma vez que isso algo
subjetivo e pessoal. Entretanto, listamos algumas sugestes para o bom uso do tempo que podem ser de
grande utilidade para voc:

Leia artigos importantes que esto se acumulando em


sua mesa ou em blogs e sites da sua rea de atuao;
Redescubra-se como profissional e como pessoa;
Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
Pense na qualidade dos servios prestados e como

Veja a previso do tempo para no ser pego de surpresa


pela natureza em dias de compromissos importantes.

O QUE FAZER COM O

Tempo Ganho?
COMO MELHOR APROVEIT-LO?

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melhor-las e apresente a superiores;

PRINCIPAIS BENEFCIOS OBTIDOS COM O


Tempo Ganho
Permite aproveitar mais a vida;
Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;
Maior domnio e controle do trabalho;
Evita presso interna e presses externas;
Segurana, objetividade e aumento na produo no trabalho;

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Mantm o equilbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional.

No definio/classificao das metas;


No fazer plano/planejamento dirio;

Prioridades no claras/falta de priorizao;


Alterao constantes de ordens e de prioridades;
No se antecipar para acontecimentos j previstos;
No se prevenir contra problemas rotineiros;

Sobrecarga de trabalho;
Desorganizao pessoal;
Responsabilidade e autoridades confusas;
No se ajustar a mudanas;
Treinamento deficiente;
Excesso de controle e reunies improdutivas;
Excesso de material para ler;
Excesso/falta de comunicao e;
No delegar nenhuma tarefa.

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Os Principais
Desperdiadores
de tempo

Texto Reflexivo: O Valor do Tempo


(Autor Desconhecido)

Imagine que h um banco no planeta terra e, toda manh, uma pessoa especial e
bondosa autoriza um depsito na conta corrente de todos os seus habitantes, no
valor de 86.400. As condies so as seguintes: os correntistas no podem transferir
este valor para outra pessoa e meia-noite o saldo da conta zerado.

Quem gastou, gastou. E o saldo no pode ser acumulado para o dia seguinte. E
assim acontecem todos os dias. Voc sabe como se chama este banco? Isso
mesmo, tempo! Aps a meia-noite, voc recebe 86.400 segundos. Com este
investimento voc precisa viver no presente, cujos rendimentos mais conhecidos so

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felicidade, sade, sucesso, capacidade de fazer o bem s pessoas e muito mais.

Texto Reflexivo: O Valor do Tempo


(Autor Desconhecido)
- Para entender o valor de um ano,

- Para entender o valor de um segundo,

pergunte ao estudante que foi reprovado;

pergunte ao sobrevivente de um acidente;

- Para entender o valor de um ms,

- Para entender o valor de um milsimo de segundo,

pergunte me que teve um beb prematuro;

pergunte a algum que foi prata nos Jogos Olmpicos;

- Para entender o valor de uma semana,


pergunte ao editor de um jornal semanal;

O ontem histria. O amanh mistrio. O hoje uma


ddiva. Por isso chamado presente. Valorize cada
momento que voc tem! Valorize mais ainda porque voc

- Para entender o valor de uma hora,


pergunte aos amantes que esto esperando

o compartilhou com algum especial, especial o


suficiente para dividir o seu tempo.

para se encontrar;
Aprenda a fazer do seu tempo seu maior parceiro.
- Para entender o valor de um minuto,

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pergunte a algum que perdeu o trem;

Parabns! Voc concluiu o curso ADMINISTRAO DO TEMPO


Solicite seu certificado de concluso no site: WWW. ADMINISTRABRASIL.COM.BR