8

Access 2010 PL wiczenia

praktyczne

Baza danych
Tak jak wszystkie programy, bazy danych dziaaj w okrelo...l nym rodowisku - w ich przypadku rodowiskiem jest system
zarzdzania bazami danych (SZBD), dla ktrego zostay utwo~
rzone - i, tak jak w przypadku innych programw, moliwe, cho
czasami do skomplikowane, jest przeniesienie bazy danych z jednego
rodowiska do innego. Sama baza danych jest uporzdkowanym zbiorem obiektw okrelonych typw, np. tabel i kwerend, przy czym
podstawowymi i wymaganymi obiektami relacyjnej bazy danych s
tabele.
W cigu ostatnich dwudziestu lat rynek systemw bazodanowych zosta zdominowany przez jeden model baz danych - relacyjne bazy
danych. Jak sugeruje nazwa, relacyjna baza danych jest baz skadajc si z relacji, a podstawowy obiekt takiej bazy danych, tabela, jest
konkretn reprezentacj danej relacji.
~

Relacyjny model baz danych zosta stworzony w 1970 roku przez

pracujcego w laboratoriach firmy IBM doktora E. F. Codda i przedstawiony
w pracy Relacyjny model danych dla duych bankw danych.

W rozdziale 2. opisana zostaa struktura tabel, w tym rozdziale wystarczy wspomnie, e kada tabela skada si z pewnej liczby wierszy
i kolumn, na przeciciu ktrych znajduj si pola. W modelu relacyjnych baz danych przyjmuje si, e:
1. kolejno wierszy i kolumn w tabelach jest nieistotna,
2.

wiersze zawierajce takie same dane s identyczne.

10

Access 2010 Pl wiczenia

Rozdzia

praktyczne

Natomiast w tabeli przedstawiajcej konkretny przypadek relacji identyczne dane (wartoci pl) bd przechowywane w rnych wierszach. Mona powiedzie, e rnica pomidzy relacj a tabel polega
na tym, e w pierwszym przypadku ta sama informacja bdzie zapisana tylko raz, niezalenie od liczby powtrze, natomiast w tabelach
te same dane (np. marka samochodu) bd zapisane w rnych wierszach. Oba obiekty mona wyobrazi sobie jako zbiory elementw,
np. zbir informacji o markach samochodw.

~.

Bazo danych

11

Podaj nazw i lokalizacj pliku bazy danych.

Utwrz now baz danych, klikajc przycisk Utwrz
(rysunek 1.1).

3.
4.

Access bdcy systemem zarzdzania bazami danych odpowiada jedynie za przechowywanie danych w spjnej postaci oraz realizowanie
da uytkownikw, dotyczcych pobierania czy modyfikowania
tych danych - stworzenie bazy danych jest zadaniem uytkownika
tego programu (dlatego we wstpie nazwalimy Access "generatorem
aplikacji"). Cho liczba baz danych, ktre moemy tworzy za jego pomoc, jest niczym nie ograniczona, do ich dziaania niezbdne jest wykupienie odpowiedniej licencji klienckiej programu Microsoft Access.

1 .

ID (nUO.aIe3.I(lC

PU$UbJ:jd'PI)'31

~Ro:~lbttdb

P,,",,~~lI)'Ch
9K,Wltb

Ou.rtn.oW)-.e
s.:.b\otIy

sIlQl~'U.cIb

.m

RoL4DJ1J""ctclll

~OJf'"..bIo""

~.m
1

liplszl
publib

'.
M.",te.i:

semoe

Program Accesswchodzi w skad pakietu Microsoft Office 201 O Professional

edycje Standard, Home oraz Student nie zawieraj SZBD Access.

i-

o.........,
"""""""-

~,i.~
.
KOl'l11My

.s:
",!Jjt:kty

PfoblW'tjlludrW

NQw.pliku

[plelWn~b.lUldnyC~

je>

C:\IhtI'\M,'cill\DOCbmtnts\

j
"'"""

WICZENIE

IIIIDII~T-w-o-rz-e-ni-e-p-us-te-j-b-a~--d-a-ny-c-h----------------Po zainstalowaniu i aktywowaniu SZBD Access 2010 moemy utworzy now, dziaajc w tym rodowisku baz danych. W tym przypadku baza danych zapisana jest na dysku w postaci jednego pliku z rozszerzeniem .accdb.

Rysunek 1.1. Access 2010 pozwala tworzy puste bazy danych oraz
- co zostalo przedstawione w dalszej czci rozdziau - budowa
bazy danych na podstawie gotowych szablonw
5.

~ I W ksicezakadamy, e czytelnik przeprowadzi standardow instalacj

W i

SZBD Access automatycznie zapisuje w pliku bazy danych wszystkie

zmiany, takie jak tworzenie albo modyfikowanie obiektw
bazodanowych (np. tabel) czy wprowadzanie lub modyfikowanie
zapisanych w bazie informacji (np. tytuw filmw).

programu Access2010, a uywanym systememoperacyjnym jest Windows 7.

Aby utworzy now baz danych:

1. Uruchom SZBD Access, kolejno wybierajc z menu
Start/Wszystkie programy/Microsoft Office/Microsoft Access 2010.
2. Wywietlona zostanie zakadka Nowe menu Plik.
Od wersji 2007 w programach pakietu Office statyczny pasek menu
zosta zastpiony przez wstk, ktrej zawarto zaley od
wykonywanej w danej chwili operacji. W wersji 2010 udostpniajcy
najbardziej oglne polecenia i ustawienia przycisk Office zosta
zastpiony rozbudowanym menu Plik.

Plik O podanej nazwie zostanie utworzony, a na ekranie

wywietli si okno tworzenia tabeli w trybie wprowadzania
danych.

6.

Zamknij baz danych, klikajc przycisk Plik i wybierajc opcj

Zamknij baz danych.

12

Access 2010 Pl wiczenia

praktyczne

Rozdzial

WICZENIE

3.

~~O-tw--ie-ra-n-ie--is-tn-ie-j-c-e-j-ba-z-y-d-a-nY-C-h-------------Aby otworzy zapisan w pliku baz danych:

1. Jeeli wyczye SZBD Access 2010, dwukrotnie kliknij lewym
przyciskiem myszy plik bazy danych (plik .accdb) - Access
zostanie uruchomiony, a wybrana baza danych otwarta.
2. Jeeli SZBD Access 2010 jest uruchomiony, otwrz baz danych
- moesz to zrobi na kilka sposobw:
D z menu Plik wybierajc opcj Otwrz,
D naciskajc kombinacj klawiszy Ctrl + O,
D rozwijajc menu Plik i klikajc znajdujc si w lewym
okienku nazw jednej z ostatnio uywanych baz danych,
D przechodzc na zakadk Ostatnio uywane menu Plik
i klikajc nazw jednego z ostatnio otwieranych plikw
baz danych wywietlanych w sekcji Ostatnio uywane
bazy danych.
3. Wybr jednej z dwch pierwszych metod spowoduje
wywietlenie standardowego okna dialogowego systemu
Windows, pozwalajcego na otworzenie zapisanego na dysku
pliku. W takim przypadku po wskazaniu nazwy pliku baza
danych zostanie otwarta.
4. Po wybraniu metod 2c lub 2d wskazana baza danych zostanie
natychmiast otwarta.
WICZENIE

1 .

Baza danych

13

Zmie ciek zapisan w polu Domylny folder bazy danych

(rysunek 1.2).

Opcje programu

Acces~

Ogone

OpCJeoglne pracy 2 programem nccess

Arkusz danych
Pfojfktand oblttu
Sptawd:Z.an~

nil

lawsze u:vwaj

QcionelC Clear:!ypr

~tyl ttytdtttk

rtJ
Ustawienia

tllenta

Dostosowywanie

tywo<D

W,itt podgld

etranowyCh:

Poka ktnvint

[PObi""oPisy funkcji

w dytetkach

:::,"'::::,no:=;wt<",,"_-L:...I

~kr6tw w etytietkllctt ekranowych

Sthtmat kolor~'J:

~tb,"Y

Wst.Jzkl

Pasek nantei Szybki dosttP

Dodatki

Centrum

zaufania

Pemma'izowanie
tlazwlI

kopii pakietu

u.iytkownUca:

Jnicjaly:

~In

Mkrosoft

OffKC

Suligll

~1S- -

Rysunek 1.2. Nazwa wikszoci opcji programu Access dobrze opisuje ich
znaczenie, jednq z takich opcji jest domylna lokalizacja folderu baz danych
4.

Zatwierd wprowadzone

zmiany przyciskiem OK.

WICZENIE

IIIII'W-Y-s-zU-k-iw-a-n-ie-p-'-ik-w--b-az-O-d-an-o-wy--Ch-------------

IIII3II~Z-m-ia-n-a-d-o-m-ys-"n-e-j-'o-k-a'-iz-a-cj-ip-'-ik-w-------------Domylnie pliki bazodanowe s zapisywane w folderze dokumentw

zalogowanego do systemu uytkownika (np. w folderze C:\Users\
Marcin\Documents). Poniewa dostp do tego folderu powinien mie
wycznie dany uytkownik, a bazy danych z reguy wykorzystywane s przez kilku uytkownikw systemu, w przypadku komputera,
z ktrego korzysta kilka osb, lub komputera podczonego do sieci
warto zmieni domyln lokalizacj plikw baz danych.
W tym celu:
1. Rozwi menu Plik i kliknij przycisk Opcje.
2.

Na zakadce Oglne znajd sekcj Tworzenie baz danych.

Access 2010 nie umoliwia wyszukania znajdujcego si "gdzie na

dysku" pliku bazy danych - do tego celu musimy wykorzysta standardowe narzdzia systemu Windows.
W najprostszym przypadku, aby znale plik bazodanowy, wystarczy
rozwin menu Start i wpisa w polu wyszukiwania rozszerzenie accdb.
Po chwili w menu Start pojawi si wszystkie znalezione pliki bazy
danych programu Access 2010.
Inny, pozwalajcy na bardziej precyzyjne okrelanie warunkw wyszukiwania sposb polega na skorzystaniu z Eksploratora Windows.
1.
2.

Uruchom Eksploratora Windows.

W lewym oknie programu zaznacz pozycj Biblioteki (biblioteki
to wirtualne foldery pozwalajce na wywietlanie i przegldanie

Access 2010 PL wiczenia

14

3.
4.

5.

6.

znajdujcych si w rnych folderach plikw -- Windows 7

pocztkowo zawiera cztery predefiniowane biblioteki:
Dokumenty, Muzyka, Obrazy i Wideo; pniej dodana zostaa
jeszcze biblioteka Podcasts).
W prawym grnym rogu Eksploratora znajduje si pole
wyszukiwania -- wpisz w nim accdb.
Rozpocznie si wyszukiwanie plikw i folderw speniajcych
podane kryterium wyszukiwania. Zielony pasek przesuwajcy
si w pasku adresu bdzie sygnalizowa postp wyszukiwania.
Po chwili w gwnym oknie Eksploratora zobaczysz wszystkie
pliki speniajce podane kryterium, czyli pliki baz danych
SZBD Access 2010 oraz pliki zawierajce cig znakw accdb.
Jeeli jednak na dyskach komputera przechowujemy tysice
czy nawet miliony plikw, wynik ich przeszukania bdzie za
kadym razem zawiera zbyt wiele pozycji, eby rzeczywicie
uatwi znalezienie tej jednej, szukanej bazy danych.
Rozwiza ten problem moemy, definiujc dodatkowe filtry
wyszukiwania (rysunek 1.3). Aby to wykona:
O

O
O

Kliknij lewym przyciskiem myszy okienko wyszukiwania

-- zostanie wywietlona lista ostatnio szukanych fraz oraz
trzy rodzaje filtrw wyszukiwania.
Z listy filtrw wybierz Data modyfikacji.
Zostanie wywietlony kalendarz -- zaznaczajc na nim
dowoln dat, wyszukamy bazy danych zmodyfikowane
tego dnia. Z reguy nie znamy dokadnej daty ostatniej
modyfikacji dokumentu, dlatego wybierz opcj Wczeniej
w tym roku.

Firma Microsoft do SZBD Access docza szablony typowych baz danych, wrd nich szablon bazy firmy zajmujcej si handlem artykuami spoywczymi. Samodzielne przeanalizowanie tej bazy pozwala nie
tylko na zapoznanie si z moliwociami programu Access, ale rwnie

15

Baza danych

Biblioteka Dokumenty

~j,,~
Database3
C2J

1Ah,'I

,3

C;\Utytk.owni<Y\Marcin\Moje dokumenty

RozdzialS
C:\Utytkownicy\M/IIrdn\Moje

dokumenty\RoldzidJ5\Rozwijzanie

(Ah,~ Rozdzial~a

Komputer

t;. OyskloQlny(C:}
~

http:i:/!qtpsqe.d()(~

"""o.MS

~Cfl~MS

~DnlMS

~:::~:
t,t GnaMS

I
I

SjHn<MS

C:\Uzy1kOWf'i<y\M.ucin\Mojedokumenty\Ro:tdriall\Rozwinnie

C2J

dokumU1ty\RordzJ-'11\Rozwinnie

U.
Ro'

~~

Pt SD N
l 3
16 11 18
23 24 25

~_~_2B_~_~.~-'-

D:j o.wo. "mu

R.'1IwU:6ni'!iw tym roku

~

WC:6".'tJ w tym mrenecu

W zeulym tygodniu

C:\U!ytkownicy\M&rcin\Moje

Dat~ WneraJ
RDr

n"u mody1,kd~;i:

2010-05-23

11:31

dokumel1ty\Rozdzidl1\Rozwiunie

ROlfTlI.lf: 1,15 MB

dol:.ummty\Rozdzit10\Rozwiunie

DMa mod)'fil( a qr. 2010-05-2211:17

Ro:mmlr: 2,64 MB

dokumenty\Roldziilll\StartCf

Q~umodyfik.Jtji: 2010-05-22.17:11
ROmiitr: 2.64 MB

RozdziallO

fil ~ gozonente
O C:\Utytkuwnicy\Marcin\Moje
fil~ Rozdzial1b

';p;201O
Pu Wt Sr Cz
1
S6789lGll
B 14 15
19 20 21 22

W<lemi~ w tym tygodniu

Rozdzialllb
(:\U~ownicy\MlIrcln\Moje

fAil~ Rozdzia11a_20100S-23
'O C:\Uty1kownicy\M"rcin\Moje
~,

~ ~:~::a:~:~~~~~~~jedOkumenty

C:\UytkOW'nicy\Marcin\Moje dol::umMt}I\Roulzial1\StartM

Dato moctf'uC)i: 2010-05-1111:11

Ro:rmi r. 2,&1 MB

Elementw: 35

Rysunek 1.3. Do wyszukiwania plikw bazodanowych naley uywa

narzdzi systemu Windows - pl wyszukiwania menu Start lub Eksploratora

na wykorzystanie cennych przykadw gotowych rozwiza konkretnych problemw. Struktura tej bazy jest bowiem jawna. Kady z jej
uytkownikw moe wic wzorowa si na tabelach czy formularzach
utworzonych przez inynierw firmy Microsoft.
eby utworzy baz danych Northwind:
1.

Uruchom program Access.

Wywietlone automatycznie menu Plik bdzie zawierao
m.in. okno Dostpne szablony.

3.

Kliknij znajdujcy si w tym oknie przycisk Przykladowe

szablony.

4.

Zaznacz szablon Northwind. (Jeeli ten szablon nie jest

dostpny, uruchom instalator pakietu Office 2010, wybierz
opcj Dodaj lub usu funkcje, kliknij pozycj Microsoft Access
i z menu kontekstowego wybierz Uruchom wszystko z mojego
komputera).

5.

Ewentualnie zmie nazw tworzonej bazy danych i lokalizacj

jej pliku.

~
__

Szablon bazy danych Northwind

Wyniki~ltJl::;"arlJ<I

2.

Po chwili gwne okienko Eksploratora bdzie zawierao

bazy danych programu Access z biecego roku.

WICZEHIEr-

__

RozdzialI

praktyczne

16
6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.
13.

Access 2010 PL

wiczenia

praktyczne

Rozdzia

Kliknij przycisk Utwrz. Jeeli zostanie wywietlone ostrzeenie

o zablokowaniu niektrych funkcji utworzonej bazy danych,
kliknij znajdujcy si na pasku ostrzeenia przycisk W/qcz
zawarto.
Po uruchomieniu bazy Northwind wywietlony zostanie ekran
logowania. Wybierz z listy dowolnego pracownika.
Otwarty zostanie gwny formularz bazy danych Northwind.
Przy jego uyciu moemy uruchamia pozostae formularze,
raporty i kwerendy bazy danych.
W lewym okienku zobaczymy list aktywnych (tj. ju
zoonych, ale jeszcze nie zrealizowanych) zamwie.
Jeeli to okienko jest puste, zaloguj si jako inny pracownik.
W rodkowym okienku wywietlone zostan towary, ktrych
stan na magazynie jest niszy od okrelonego minimalnego
zapasu.
W prawym oknie zobaczymy odnoniki, ktre pozwalaj
wywietli formularze, kwerendy i raporty przykadowej bazy
danych, a na pasku formularza znajdziemy trzy przyciski,
umoliwiajce odpowiednio:
O Zoenie nowego zamwienia sprzeday,
O Zoenie nowego zamwienia kupna,
O Odwieenie widocznych w tym formularzu danych.

";>'

stan
71 Nowy
70 Nawy

~t.

KJi~llt

44 Nawy

2006~2I11'Irma A
2006-05-24 FlflN\:
2OO6-(l5..24flrmaS
2(1)6.03.14 Fim1ilA

"'Nowy

2OI)6..OJ24rIrlMK

42 wysiane

2006-03-24

IINO\\'(

2006-032.: FrmaG

"Nowy

firma)

Traders

Northwnd

Traden:

Curry

SaUCf!

Traden:

frult

Coda.1I

Northwlnd TradelJ Sconps

Northwmd

Traders

Northwlnd

TradersClam

~i~."
-'li.

Pean;

Northwlnd

1l

;:,1=
fW

1Ill

Bovse-nbtrry5pread

NonhwlndTradl'}Orled

Produkt
NOfIhwlnd

HM{

..

W)~wltI~as,
W,tv~Z.'Jn'NlI!n.J.
\'ttstlflI!tfIn4'o

~;!Izamow'll\ia
wrswI!a~~

8eer
Chowdt>r

Northwlnd Tr"den Chocclate

"'i'I.II~lr6w
W'f'SW1et1~OfW
B.lpoItilit

SP'Uda;Q-

II!H:::----I!
I.tdUI.(.

Rysunek 1.4. Pokazujqcy moliwoci SZBD Access glwny formularz

przyldadowej bazy danych Northwind

Przypumy, e chcemy zbudowa baz danych uczniw (lub studentw)

i ich opiekunw. W tym celu:
1. Uruchom program Access 2010.
2. Rozwi sekcj Nowe menu Plik.
3.

Powi troch czasu na prac z formularzami i raportami bazy

Northwind.

4.
5.

l,

.
lNfdco

17

Baza danych

SI '''''''~.

1.."~rtljd"'\lkTo1M.'tlfpr2~)ifdom:uIlGIw

Natomiast w dolnej czci formularza wywietlony zostanie

wykres rocznego przychodu (rysunek 1.4).

tWICIENIE~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1 .

__

Tworzenie bazy danych na podstawie szablonu

6.

Wikszo szablonw ma uatwi uytkownikom stworzenie wasnej

bazy danych, a nie demonstrowa moliwoci programu Access 2010.
W przeciwiestwie do szablonu Northwind, nie zawieraj one przykadowych danych i z reguy licz znacznie mniej tabel, formularzy
i projektw.

Kliknij przycisk PrzykJadowe szablony (zwr uwag, e

dodatkowe szablony baz danych mona pobra z internetu).
Zaznacz szablon Studenci i uczniowie.
Ewentualnie zmie nazw tworzonej bazy danych i jej
lokalizacj, a nastpnie kliknij przycisk Utwrz. Po chwili
baza danych zostanie utworzona i uruchomiona.
Utworzona baza danych zawiera kilka obiektw. eby im si
przyjrze:
O Zamknij automatycznie wywietlony formularz Lista
studentw/uczniw.
O Wywietl Okienko nawigacji.
O

Domylnie obiekty bazy danych s podzielone na kategorie:

w grnej czci znajdziemy obiekty zwizane z uczniami
lub studentami, w rodkowej - z ich opiekunami,

18

Access 2010 Pl wiczenia

Rozdzial

praktyczne

a w dolnej czci okienka nawigacji znajduj si pozostae

obiekty bazy danych (rysunek 1.5).
Rysunek 1.5.
Sposb grupowania
obiektw bazy danych
mona zmieni, klikajqc
znajdujqcq si na pasku
okienka nawigacji ikon
skierowanej w dj strzaki.
W ten sam sposb mona
wyszukiwa i filtrowa
widoczne obiekty
bazodanowe. Wywietl je
wedlug typw - w tym
widoku wszystkie tabele
znajdziemy na grze,
pod nimi bdq widoczne
kolejno kwerendy,
formularze i raporty

Studenci i uantorNte -

S'udendi
l~

"t!!!]
J!!]

n."

---''-4

Sz.(,U9owe dane ~tudtnW."

Alergie I Irki

InformlQt kontaktowe w razi...

lista telefonw

sludent6w

studentw/u

Sfudf;nci iUCllliOWie weduG ,,,

:studenci

oClnjowle

wedug

,,,

Wszyscy studenci I uaniowie

_."~-'----"-'-"'-'-"---'-'-'-

OI?iel.lllOwie

Ob~

Podformularz opltk~n.w
["formacje

o opiekunk

.e9.:mcx:nicze

:obll
JE3

Opiekunowle

Opldmnowle

.~

Studenci ; u"noow"

::;' 1\

dane rczszer
_ cane

~
~

o Baza danych zawiera tylko dwie tabele: w tabeli

Opiekunowie przechowywane bd dane opiekunw,
a w tabeli Studenci i uczniowie - dane ich podopiecznych.
O Baza danych zawiera te dwie kwerendy, trzy formularze
i kilka raportw.
7.

eby wstawi dane bezporednio do tabeli:

O W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem
myszy tabel Studenci i uczniowie.
o Wpisz przykadowe dane kilku uczniw.
Z lewej strony kadego wiersza wywietlany jest znak +
(plus). Oznacza on, e z tabel Studenci i uczniowie
powizana jest inna tabela. Kliknij znak plus znajdujcy si
obok dolnego wiersza.
o Zostanie wywietlone okno arkusza danych powizanej
tabeli Opiekunowie. W tym przypadku na ekranie
nie pojawi si adne informacje o opiekunach, bo nikogo
nie wpisalimy jeszcze do bazy.

eby wstawi lub zmieni dane za porednictwem

o Wywietl formularz Lista studentw/uczniw.

19
formularza:

Wpisz podstawowe dane nowego ucznia.

O Ustaw kursor nad automatycznie wygenerowanym
identyfikatorem ucznia (jego ksztat zmieni si na do
z wycignitym palcem wskazujcym) i kliknij go lewym
przyciskiem myszy - wywietlony zostanie formularz
Szczeglowe dane studenta/ucznia.
o Zwr uwag, e formularz zawiera dane wybranego
w poprzednim formularzu ucznia, a automatycznie wczony
filtr nie pozwala wywietli danych innych uczniw.
O Wpisz pozostae dane ucznia - ten formularz pozwala
wstawi dane do wszystkich pl tabeli Studenci i uczniowie.
9. eby wywietli wprowadzone dane w postaci raportu:

StudencI I uczmowte
-

Baza danych

I~

ua:oiowt.",e
stud~ntwJ;ln:ni6w

KSiljka adresowa

8.

1 .

Wpisz dane opiekuna wybranego ucznia i zamknij okno

tabeli.

O
O

Wr do formularza Lista studentw/uczniw.

Z prawej strony paska narzdzi tego formularza znajduje si
pole wyboru Raporty - rozwi je i wybierz raport Lista
telefonw studentw/sluchaczy.

o Wybrany raport zostanie wywietlony. Zwr uwag, e

dane raportu mog by skopiowane, a ich kliknicie moe
nawet spowodowa wywietlenie formularza czy innego
raportu, ale ich modyfikacja jest niemoliwa.

Kompaktowanie plikw bazodanowych

I 'I i ki baz danych programu Access w krtkim czasie osigaj znaczne
rozmiary, przekraczajce wielko wynikajc z liczby zapisanych
w bazie danych. W pewnym stopniu zwizane jest to z automatycznym
t warzeniem obiektw systemowych, takich jak np. indeksy, ale gwnym
powodem jest wzrastajce nieuporzdkowanie
zapisanych danych.
I'ruzentowane w formie tabelarycznej, czyli w postaci skadajcych si
z kolumn i wierszy tabel, dane w pliku zapisane s w postaci binarnej.
(lkl' lone bloki cigej pamici przechowuj wartoci kolejnych pl
II IIlOjtabeli, ale bloki takie wypenione s tylko w pewnej czci kilkanacie procent przestrzeni takich blokw pozostaje puste - w ten
/ posb zmiany danych nie wymagaj czasochonnego "przepisywaulu" wielu blokw, bo np. informacja o kolejnym filmie moe by

20

Access 2010 PL wiczenia

praktyczne

Rozdzia

zapisana w pustym obszarze odpowiedniego bloku. W trakcie pracy

z baz danych liczba tych pustych obszarw stale ronie, w konsekwencji zwiksza si rozmiar pliku bazy danych. Co gorsza, zbyt due
"poszatkowanie" blokw danych obnia, zamiast poprawia, wydajno
bazy danych. Dlatego bazy danych SZBD Access powinny by regularnie kompaktowane - w ramach tego w peni automatycznego procesu
porzdkowana jest fizyczna struktura bazy danych.
Aby uporzdkowa fizyczn struktur bazy danych:
1. Uruchom wybran baz danych (np. baz utworzon
na podstawie szablonu Northwind).
2. Rozwi menu Plik i kliknij znajdujcy si na zakadce
Informacje przycisk Kompaktuj i napraw baz danych.
3.

Baza danych zostanie uporzdkowana,

otworzona.

Moliwe jest rwnie automatyczne

danych.

kompaktowanie

W tym celu:
1. Otwrz wybran baz danych.
2. Z menu Plik wybierz Opcje.
3. Przejd do zakadki Bieqca baza danych i zaznacz pole wyboru
Kompaktuj przy zamkniciu. Od tej pory struktura fizyczna bazy
danych bdzie automatycznie porzdkowana podczas zamykania.
WICZENIE,-

11III Konwertowanie

-J
__

liliiZmiana domylnego formatu bazy danych

Domylnie bazy danych budowane w SZBD Access 2010 zapisywane
s w formacie zgodnym z wersj 2007 programu Access, co nie pozwala
na ich otwieranie i modyfikowanie w programach Access 2002 i 2003.
Jeeli jednak zachowanie zgodnoci z wczeniejszymi wersjami programu jest konieczne, moemy zmieni domylny format bazy danych.
W tym celu:
1. Z menu Plik wybierz Opcje.
2. Rozwi znajdujce si na zakadce Oglne pole wyboru
Domylny format pliku i wybierz pozycj Access 2002 - 2003.

baz danych

Bazy danych utworzone we wczeniejszych wersjach programu Access

mog by w atwy sposb przekonwertowane do postaci pliku SZBD
Access 2010. W niektrych przypadkach moliwa jest rwnie konwersja bazy zapisanej w formacie Access 2010 do postaci umoliwiajcej
prac i modyfikowanie bazy we wczeniejszych wersjach programu.
Bezporednia konwersja moliwa jest do pliku wersji SZBD Access 2000
lub pniejszej, o ile baza danych nie wykorzystuje funkcji
niedostpnych we wczeniejszych wersjach programu Access.

zamykanej bazy

21

Baza danych

WICIENIE

zamknita i ponownie

1 .

Aby umoliwi uytkownikom programu Access 2000 korzystanie z bazy

zapisanej w formacie Access 2007/2010:
1. Utwrz now baz danych.
2. Dodaj do Tabelit kolumn, wpisujc przykadowe dane
w aktywnym polu.
3. Zamknij widok tabeli i zapisz wprowadzone w niej zmiany.
4. Rozwi menu Plik.
5. Wybierz opcj Zapisz i publikuj.
6. Wska format kompatybilny z wersj 2000 - 2003 programu Access.
7. Kliknij przycisk Zapisz jako.
8. Ewentualnie zmie nazw oraz lokalizacj zapisywanego pliku
bazy danych i kliknij Zapisz.
9. Gdyby sprbowa wykona powysz operacj dla bazy
Northwind, wywietlona zostanie informacja o niemoliwoci
przeprowadzenia konwersji (rysunek 1.6).

Nie moesz zapisa tej bazy danych w formacie wc::zdniejttr:j

funkcje: wymaglljce biecego formatu pliku.
I

we:rsji. pon;ew.,i

Teftnkcjetomidl'(mymill~,poIaWl8:J'N~,danetrybuoffllnt:rlMkr&da!lych/kcUmy
obIIaenowe:,
Qjaa do nIeobs~4Ilydl
pikw ~WfltrZl"lvm. noWSIe typy por:rdku
szyfJowaria i fotmanty nawiQacj.

S<llw niej u:ywane

sortowln'a,

nowsze typy

Rysunek 1.6. O ile konwersja baz utworzonych we wczeniejszych wersjach

SZBD Access do wersji 2010 w wikszoci przypadkw przebiega poprawnie,
O tyle operacja odwrotna jest moliwa tylko dla baz danych o bardzo prostej
strukturze

22

Access

2010 Pl wiczenia

praktyczne

Rozdzial

WICZENIE

Dzielenie baz danych

SZBD Access 2010 umoliwia podzielenie bazy danych pomidzy dwa
pliki: jeden bdzie zawiera dane (a wic definicje tabel i zapisane
w nich informacje), drugi - interfejs uytkownika (czyli kwerendy,
formularze i raporty). W efekcie wielu uytkownikw moe jednoczenie korzysta z tej samej bazy danych - wystarczy na poszczeglnych
komputerach zainstalowa plik zawierajcy interfejs uytkownika
i wskaza lokalizacj udostpnionego w sieci pliku, w ktrym znajduj
si tabele z danymi. Podzieli baz danych warto rwnie w przypadku
komputerw niepodczonych do sieci - oddzielenie danych i tabel
od elementw interfejsu uytkownika uatwia jego ewentualn modyfikacj czy uaktualnienie, a zmniejszenie rozmiaru plikw bazodanowych poprawia wydajno bazy danych.

Rysunek 1.7.
Abypo
podzieleniu bazy
danych zmieni
struktur tabel,
naley otworzy
plik zawierajqcy
Label i dane,
a nie plik,
w ktrym
zncidujq si
formularze,
kwerendy
i raporty

Uruchom baz Northwind.

2.

Zamknij automatycznie
danych.

3.

Przejd na zakadk Narzdzia bazy danych i kliknij przycisk

Baza danych programu Access.
Uruchomiony zostanie kreator dzielenia bazy danych.
Kliknij przycisk Podziel baz danych.

4.
5.

WICZENIE

wywietlany panel sterowania tej bazy

Podaj lokalizacj oraz nazw pliku zawierajcego tabele i dane,

potem kliknij przycisk Podziel. Po chwili baza danych zostanie
podzielona na dwa pliki, a wszystkie tabele zastpione
odwoaniami do przeniesionych tabel (rysunek 1.7).
_

IIImII~K-o-nf-ig-u-ra-c-ja-p-o-d-zi-el-o-ny-c-h-b-az-d-a-n-yc-h-----------, Po wykonaniu poprzedniego wiczenia przykadowa baza danych zapisana jest w dwch plikach - jeden zawiera dane, drugi - interfejs
uytkownika. Jeeli kilku uytkownikw ma korzysta z tej bazy danych, na komputerze kadego z nich naley skonfigurowa plik interfejsu uytkownika tak, aby wszyscy mogli poczy si z tym samym
plikiem zawierajcym dane.

Bazo danych

~~ I

r:-~~~zyn
izakupy
Dostawcy
, Spedytorzy
, Raporty

Pracownky
Obiekty pcmccnkae
Obiekty

niepn:ypisane

"'un

(1)91

.fj

Oc.stillWcy

im

Faktury

+llil

KHend

ml

Pracownicy

+3I\

Produkty

mI

Rllporty ~prItdaty

Im

Sp~~cr;;;y

+mJ

Stan podatkowy

zamwie

UE Stan zam6w!rnla zakupu

Aby podzieli przykadow baz danych Northwind pomidzy dwa pliki:

1.

1 .

+trn

Sllln'lllmwit-

+aI1

S-zcztgly

zamWlen!a

.~

Szcunlv

lllm6wieniill 'l-llk..,

-$,,,

f;

W tym celu:
1. Skopiuj plik z danymi (plik Northwind_wb.accdb) do folderu
udostpnionego przez komputer, ktry bdzie peni rol
serwera bazy danych. W systemie Windows 7 mona
udostpni folder (o ile sie lokalna zostaa prawidowo
skonfigurowana), klikajc prawym przyciskiem myszy nazw
folderu i z menu kontekstowego wybierajc opcj
Udostpnij/Okrelonym osobom .... Nastpnie naley poda
nazwy uytkownikw, ktrzy maj mie dostp do folderu,
i klikn przycisk Udostpnij (rysunek 1.8).
Skopiuj na komputery uytkownikw plik z interfejsem
uytkownika (plik Northwind.accdb).
:.I. Uruchom na tych komputerach skopiowan baz Northwind.
Poniewa lokalizacja pliku bazodanowego ulega zmianie,
dane bd niedostpne, a prba uruchomienia jakiegokolwiek
formularza powizanego (formularza prezentujcego dane
zapisane w dowolnej tabeli), np. prba zalogowania si do
programu jako jeden z pracownikw, zakoczy si
wywietleniem komunikatu o bdzie.
4. Rozwi okienko nawigacji, kliknij prawym przyciskiem myszy
odnonik do dowolnej tabeli i wybierz opcj Meneder tabel
polqczonych. Zostanie wywietlona lista tabel przykadowej
bazy.
2.

24

Access 2010 PL wiczeniu

Rozdzia

praktyczne

nazw i Idiknij przycisk

Dodaj

lub Irliknij Rrulkt, aby zna!d:

csebe.

---

-l

Nazwa

Poziom uprawnie

l. Administrator

Odczyt/upis

I l. Marcin

Mam problm

3.

Poniewa chcemy przeanalizowa ca baz danych, przejd

do zakadki Wszystkie typy obiektw i kliknij przycisk Zaznacz
wszystkie.

4.

Po klikniciu przycisku OK rozpocznie si analiza wydajnoci

wszystkich obiektw bazy danych. Po jej zakoczeniu
wywietlony zostanie raport (rysunek 1.9).

...

Wa.cicie

25

Bazu dunych

Aby przeprowadzi automatyczn analiz wydajnoci przykadowej

bazy danych Northwind:
1. Uruchom przykadow baz danych.
2. Przejd na zakadk Narzdzia bazy danych i kliknij przycisk
Analizuj wydajno.

Wybierz osoby do objcia udostpnianiem

Wpiu

1 .

udospoWnicm

Analizator wydajood

W)'I1icianiYzy:

Rysunek 1.8. Aby unikn problemw z nadawaniem praw

dostpu do pliku z danymi, naley utworzy nowy folder nadrzdny
(np. folder C:\Baza), przenie do niego plik z danymi i udostpni

fi

Tabela 'C.io\gr: Pow~t t tabel. relacj4 z ilnymllllbt'l5rri w lej twlzle danym

~Pfzedaty': f'uYfiqt l la~1 relacji!; z innymi labeilmi w tej tJ"zie danych

Formulilrz 'usre 003tBWcOW': uyj mneJ formantw.

fonnulllrz 'L.
ta klenlW<: utyj mieJ fOl'JMni6.w.

9 TIlbela 'Roparty

er

Ci' Formularz 'lista pracownl:w':

utyj mniej fOfrMntw,

~~~~~~~~~~~~~~~==~~
5.

6.

7.

.,........

Kliknij przycisk Zaznacz wszystkie, a nastpnie OK - zobaczysz

standardowe okno dialogowe systemu Windows, umoliwiajce
wskazanie lokalizacji pliku z tabelami i danymi.

Ta optymaJj~cjb ~

WSl)'stko

1_

'i'Pomy,1

zastosowano!! w stoS\llku

do

ClIej bary

danych.

lapi$aniekodu wpostadsltondowo!W"IeJpn:y$pijesty}e9odll"lie,
Aby~sl.,
iewslvstbe
lllOWy w bazie: Mnydl $lj ~
w pcstad skompiowMej,
otwrz mociJl i1dib1ij poIe<e:nie

Sk.~

w me:rv Debuoowan~.

_J

Jeli wskazae prawidowy plik, zostanie wywietlona

informacja o pomylnym odwieeniu poczonych tabel.
Zamknij okno Meneder tabel polqczonych.

IIIEII Analiza wydajnoci

- I

l~~

jJSJ..iZ<ll!fl,,!lc.ren!eWSlfstbdl

\JW~doMalltY:

Okrel lokalizacj pliku z danymi (jeeli plik znajduje si

w udostpnionym przez inny komputer folderze, naley
rozpocz jego poszukiwanie od kliknicia ikony Moje miejsca
sieciowe) i kliknij przycisk Otwrz.

WICIENIE.-

f3 I

r--[

-Pomo<-

Rysunek 1.9. Analizator wydajnoci nie tylko wskazuje siabe strony bazy
danych, ale rwnie podpowiada, jak je usun (ta ostatnia czynno
w wielu przypadkach moe by zautomatyzowana)
~
__

bazy danych

Wydajno jest jednym z kluczowych (obok niezawodnoci i bezpieczestwa) atrybutw dobrze zaprojektowanej i zaprogramowanej bazy
danych. O ile kwestia niezawodnoci SZBD Access pozostawia wiele
do yczenia i administrator baz danych ma niewielkie pole do popisu
w tej kwestii, a zagadnienie bezpieczestwa baz danych jest do obszerne i wykracza poza zakres tych wicze, o tyle wydajno gotowej
bazy danych moe by w atwy sposb przeanalizowana i poprawiona.

WICIENIEr-

-J
__

Kompilowanie bazy danych

l'odstawow zalet bazy danych zapisanej w pliku .accdb jest moliwo
modyfikacji - w kadej chwili moemy zmieni definicj kwerendy,
ruportu lub formularza. A oto wady tak zapisanej bazy danych.
1. Niska wydajno wynikajca z koniecznoci kompilowania
wszystkich procedur i funkcji jzyka Visual Basic for
Applications (VBA) w momencie ich wywoywania.

26
2.

Access 2010 Pl wiczeniu

praktyczne

Rozdzia

Ryzyko zmiany struktury bazy danych przez nieupowanionych

uytkownikw.

3.

Dlatego po przygotowaniu produkcyjnej wersji (w praktyce nie istnieje

co takiego jak finalna wersja bazy danych, a jedynie kolejne jej wersje produkcyjne) naley baz danych zapisa w postaci pliku .accde.
W ten sposb wszystkie procedury i funkcje zostan skompilowane,
a wprowadzanie zmian do istniejcych formularzy czy raportw bdzie
niemoliwe.
Aby zapisa przykadow
pilowanej:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

5.

baz danych Northwind w postaci skom.

Uruchom przykadow baz danych.

Zezwl na wykonywanie potencjalnie niebezpiecznych operacji
(zaufaj bazie danych).
Rozwi menu Plik i przejd na zakadk Zapisz i publikuj.
Zaznacz znajdujc si w sekcji Zaawansowane okna Zapisz
baz danych jako pozycj Utwrz plik ACCDE.
Kliknij przycisk Zapisz jako.
Po ewentualnej zmianie nazwy i lokalizacji tworzonego pliku
kliknij przycisk Zapisz.
Poniewa po zakoczeniu pracy kreatora pozostaje otwarta
nieskompilowana baza danych, naley j zamkn i otworzy jej
skompilowan wersj zapisan w pliku .accde.

WICIENIE

_-W-Y-k-On-a-n-ie-k-o-pi-i

4.

-za-p-a-so-w-e-j
-ba-z-Y-d-an-Y-Ch------

1 .

Bazo danych

27

Zostanie wywietlone standardowe okno dialogowe systemu

Windows, umoliwiajce podanie nazwy i lokalizacji pliku
kopii zapasowej.
Wska lokalizacj pliku kopii (przechowywanie kopii na tym
samym dysku, na ktrym zapisujemy orygina, mija si z celem)
i kliknij przycisk Zapisz.
Kopia zostanie wykonana, a baza danych ponownie
uruchomiona.

WICIENIE

IIImII'-P-rz-e-n-ie-si-e-ni-e-b-az-y-d-a-ny-c-h-d-O-SZ-B-O-S-Q-L
-Se-rv-e-r---Baza utworzona w SZBD Access moe by przeniesiona do w peni profesjonalnego systemu zarzdzania bazami danych, jakim jest SQL Server
firmy Microsoft. W ten sposb moliwa jest rozbudowa niewielkiej
bazy danych, uywanej przez jedn lub kilka osb, w udostpniajc
Hotkomuytkownikw gigabajty informacji baz dziaajc w rodowisku
SZBD SQL Server.
!\by przenie przykadow baz Northwind

do SZBD SQL Server:

~ I Pomylne wykonanie wiczenia wymaga dostpu z prawami

W I administratora do dziaajcego serwera SQL.
1.

Uruchom przykadow baz danych Northwind.

2.

Zezwl na wykonywanie potencjalnie niebezpiecznych

instrukcji.

:1. Przejd na zakadk Narzdzia bazy danych i kliknij ikon SQL

W SZBD Access najprostszym, wykorzystywanym od lat sposobem
na wykonanie kopii zapasowej bazy danych jest odczenie wszystkich
uytkownikw bazy danych, a nastpnie fizyczne skopiowanie pliku
z danymi - w przypadku bazy danych zapisanej w postaci jednego,
w dodatku niewielkiego pliku jest to metoda nieskomplikowana i skuteczna. Uytkownicy wersji 2010 programu Access mog rwnie wykona kopi bazy danych bez koniecznoci opuszczania rodowiska
tego programu.
Aby z poziomu programu Access wykona kopi biecej bazy danych:
1. Uruchom wybran baz danych.
2. Z menu Plik wybierz polecenie Zapisz baz danych jako.

4.

Server. Jeeli kreator rozbudowy bazy danych nie zosta

zainstalowany, zostanie wywietlone okno dialogowe
z pytaniem, czy zainstalowa ten skadnik programu.
W razie potrzeby zainstaluj kreator rozbudowy baz danych.
Po pomylnej instalacji zostanie automatycznie uruchomiony.

li.

Aby utworzy now baz danych, bdc kopi bazy programu

Access, zaznacz opcj Utwrz now baz danych i kliknij
przycisk Dalej.

U.

Podaj nazw docelowego serwera bazy danych oraz informacje

umoliwiajce poczenie si z nim z uprawnieniami
administratora (rysunek 1.10).

28

Access 2010 Pl wiczenia

KtOreQO se'we'" a sg.

chcesz

u~y do te) bazy danych?

'Proww
identyfikator boIow.na ihbslo cia konta
lWCRZENIE BAlY DANYCH na tym se:rYll!rn,

Jer

~t

uprawrieriami

Rysunek 1.10. Aby utworzy now baz danych, naley poloczy si

z serwerem bazodanowym jako jego administrator. O ile SQL Setvet dziaia
w trybie mieszanym, domylnym administratorem jest uytkownik o nazwie
sa, w innym przypadku naley zalogowa si do systemu Windows jako
uytkownik posiadajcy uprawnienia administratora SQL Serveta
i zaznaczy pole wyboru Uyj zaufanego poiczenia
7.

8.

9.
10.

Okrel, ktre tabele zostan przeniesione do bazy danych

serwera SQL - poniewa do SZBD SQL Server nie zostan
przeniesione formularze i raporty, nie naley zaznacza tabeli
formularza Panel przelqczania.
Zaznacz typy obiektw, ktre rwnie zostan przeniesione.
Zaznaczajc pole wyboru Utwrz tylko struktur tabeli,
nie rozbudowuj adnych danych, spowodujesz przeniesienie
wycznie struktury bazy danych, bez przechowywanych
w niej informacji.
Zaakceptuj domylne ustawienia kreatora i kliknij
przycisk Dalej (rysunek 1.11).
Odpowiadajc na kolejne pytanie kreatora, zadecyduj:

11.

Czy klientami nowej bazy danych bd programy Microsoft

Access (w ten sposb uytkownicy bd korzystali z informacji
zapisanych w rodowisku SQL Serwera przy uyciu formularzy
i raportw bazy danych programu Access)?

12.

Czy tabele przeniesione do SZBD SQL Server zostan poczone

z baz SZBD Access?

13.

Czy zostanie po prostu wykonana kopia istniejcej bazy

danych? Wybierz t opcj, zaznaczajc pole Bez zmian aplikacji.

.1

Rozdzia

praktyczne
Rysunek 1.11.
Jeeli baza danych
ma by wiern
kopi bazy
program u Access,
naley przenie
nie tylko tabele,
ale rwnie indeksy,
reguy poptawtiosci,
definicje wartoci
domylnych
i powiza
pomidzy tabelami

1 .

Baza danych

29

Kreator rozbudowy

_-==-===1

Ktre l ~trybutw t..!bd chcesz romudo,.~?

~Reguy

spr~wdZMiI

'11JJB.eIac)e
~dry

popr"wnoo

o Utv) ORI

~1Oeopcje do!lllych ctuSl

, Utyj w'IzwfJ.&ay

do~?

C~dodaCpoIaS'l9\ilbsyc:zasoW!eJdotabell
IJUtwn

tabeWnI

tyfto 51l'Uct1.x tabei,

nil!: tol:uiowuj

'ak,ned1systemzdKyc:lJ)e

tadn'(Ch danych

<W"=

I"",>

14.

Kliknij przycisk Dalej.

15.

Po klikniciu przycisku Zakocz rozpocznie si proces

przenoszenia bazy danych do rodowiska SQL Server.
Po zakoczeniu zostanie wywietlony podgld raportu
zawierajcego dokadne dane o przeniesionych obiektach
bazy danych.