ORGANIZACIN Y SISTEMA DE CONTABILIDAD

Qu es la contabilidad y cules son sus funciones

Qu es la contabilidad?
La contabilidad es una ciencia de la informacin, cuyo objetivo se centra en la
coleccin, clasificacin y manipulacin de datos financieros; tanto de las organizaciones
como de los individuos particulares.
La contabilidad es instrumental dentro de las organizaciones, lo que quiere decir que
es un determinante para su estabilidad financiera. Los contables son los responsables de
determinar el balance global de su riqueza, beneficio, y liquidez. Sin la contabilidad las
organizaciones no tendran bases o un fundamento para tomar decisiones a largo plazo. Los
presupuestos de las actividades de marketing, la reinversin de utilidades, el desarrollo e
investigacin, y el crecimiento de la compaa, todo depende del trabajo de los
contables.

La contabilidad dentro de una organizacin

Todas las empresas y negocios grandes o pequeos, privados o pblicos, estn sujetos por
nmeros. A travs de ellos se registran las ventas o se maneja el inventario se mantiene la
economa de la empresa. Sin una contabilidad slida, la empresa podra ir fcilmente a la
quiebra. Por lo tanto, la organizacin necesita que la contabilidad funcione de forma
correcta teniendo en cuenta todos los aspectos implicados en la misma.

La contabilidad es una funcin prioritaria dentro de una organizacin

Utilizar los datos de manera adecuada implica que la funcin de contabilidad se
divida en dos formas principales la contabilidad gerencial y la contabilidad
financiera. A pesar de que las dos se centran en el mismo flujo de datos financiero, su
diferencia principal reside en el foco y en el tiempo de orientacin. Dentro de la
contabilidad gerencial, el foco es interno y mira hacia fuera, mientras que la contabilidad
financiera, el foco es externo y mira hacia atrs.
Contabilidad gerencial
La contabilidad gerencial es utilizada de forma interna para planear y para mover
una organizacin hacia delante de una manera financieramente slida. En esta funcin,
los contables supervisan el torrente histrico de datos financieros as como la economa
actual y realizan las asunciones segn las tendencias futuras. Los contables gerenciales
miran la organizacin en segmentos, a cada departamento, regin o lnea de producto, para
estimar las expectativas de venta, el precio, coste y la fuerza de trabajo necesaria.

Los gerentes inteligentes intentan predecir el futuro financiero de la organizacin y

tomar decisiones en base a esas expectativas.

Contabilidad financiera
El objetivo de la contabilidad financiera es estudiar los datos pasados para determinar
el valor de la organizacin en su conjunto. Los inversores utilizarn la informacin para
decidir si una compaa pblica est infravalorada y vale la pena invertir en ella o si est
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sobrevalorada y debe evitarse. Los acreedores utilizarn esta misma informacin para
decidir si una organizacin no beneficiosa es una buena opcin para invertir dinero. Las
agencias gubernamentales tambin lo tendrn en cuenta para emitir tasas a las
organizaciones que obtengan beneficios.

La contabilidad financiera se realiza esta dividida en varios aspectos y mbitos como el

gerencial y el financiero
Lo ms importante es que la contabilidad financiera requerida y compartida de forma
externa, debe ser precisa, siguiendo los principios aceptados de la contabilidad establecidos
por la ley. Sin embargo, la contabilidad gerencial, al ser interna, no necesita ser tan precisa,
no es una obligacin. De esta forma, a pesar de que las organizaciones deban precisar la
informacin financiera al pblico, son libres de hacer lo que deseen con las propuestas y
planes internos.

Las 5 funciones principales del departamento de contabilidad

A pesar de que algunas personas puedan tener opiniones diferentes sobre las funciones de la
contabilidad, los roles y tareas esenciales de cualquier departamento especializado en esta
rea son las siguientes:

Salida de dinero realizar pagos o mantener las facturas pagadas

Entrada de dinero procesar los pagos recibidos

Nmina de sueldo asegurarse de que todos los trabajadores son pagados

(incluyendo el estado)
Presentacin de informes preparar informes financieros

Controles financieros evitar errores, fraudes o robos

1. Cuentas por pagar (salida de dinero)

Las cuentas que hay que pagar deben realizarse a tiempo para evitar intereses o recargos

Con el objetivo de mantener las relaciones con los vendedores hay que asegurarse de que
cada persona recibe el dinero que le corresponde a tiempo. La funcin del
departamento de contabilidad incluye mantener el ojo en las oportunidades, para
ahorrar dinero. Por ejemplo, determinar si hay descuentos o incentivos disponibles por
pagar cuanto antes a ciertos vendedores. Por lo menos, deben ser programados para
asegurarse de que el pago del dinero se realiza a tiempo, para evitar posibles cargos.

2. Cuentas por cobrar y renovar (entrada de dinero)

Otra tarea crtica del departamento de contabilidad es la de tener en cuenta y realizar un
seguimiento de los cobros, incluyendo las facturas pendientes y cualquier accin de cobro
requerida. Las personas encargadas de esta funcin son responsables de crear y
rastrear las facturas. La responsabilidad incluye el asegurarse de que los clientes
paguen sus deudas a tiempo, as que el sistema de recordatorios amistosos es crucial.
3. Nmina de sueldo

El departamento de contabilidad debe revisar las nominas y los sueldos

La nmina de sueldo es otra de las funciones principales del departamento de contabilidad.
Se centra enasegurarse de que todos los empleados son pagados de forma precisa y a
tiempo. En el mismo tiempo se evala el impuesto adecuado y la tasa de pago con el
estado o las agencias federales del gobierno.
4. Informes y estados financieros
La razn principal de por qu se guardan los datos de forma adecuada en el software de
contabilidad, es para preparar los informes financieros pudiendo ser utilizados para la
presupuestacin, previsin y otro tipo de procesos de toma de
decisin. Adicionalmente, se necesitan de otros informes para comunicrselos a los
inversores, bancos y otros profesionales que desempean un papel en el crecimiento del
negocio.
5. Controles financieros

Los controles financieros son necesarios para conocer los progresos o retrasos que realiza
una empresa

Los controles financieros incluyen las reconciliaciones, dividir las responsabilidades y

seguir los estndares establecidos en los principios de contabilidad. Todos deben evitar
errores, fraudes o engaos de cualquier tipo. El trabajo del inspector es asegurarse de
que los procedimientos se realicen de forma adecuada y de manejar el proceso sin que
existan errores.
Estos son los roles y las funciones principales del departamento de contabilidad de
una empresa. Por supuesto, hay muchas ms responsabilidades dentro de l y un sinfn de
subcategoras. Aquellas que dependern de la naturaleza especfica de cada negocio. Por el
momento, el control del inventario y su seguimiento, las formas gubernamentales y las
declaraciones de impuestos, as como la recaudacin de fondos podran ser otras reas
esenciales en el foco de responsabilidad del departamento de contabilidad.
LA FUNCIN DE LA TESORERA EN LA EMPRESA
A) TESORERA COMO CENTRO DE BENEFICIO, OBJETIVOS Y FUNCIONES
Definicin de de Tesorera: Gestin de la liquidez inmediata que la empresa tiene en caja y
en cuentas de entidades financieras, as como de los activos financieros a corto plazo
fcilmente liquidables que se usan para la colocacin de excedentes, siendo sus FINES los
siguientes:
1) Que la empresa sea capaz de hacer frente a sus compromisos de pago, consiguiendo que
los fondos necesarios estn disponibles en el lugar adecuado, en la divisa adecuada y en el
momento adecuado.
VARIABLES FUNDAMENTALES: 1) LUGAR 2) DIVISA 3) TIEMPO
2) Mantener relaciones fluidas, estables y provechosas para la empresa con las entidades
financieras.
VARIABLES FUNDAMENTALES: 1) FLUIDEZ 2) ESTABILIDAD 3) BENEFICIO:
Servicio y Costes
3) Minimizar los fondos retenidos en circulante mediante el control de clientes y
proveedores y de los circuitos de cobros y pagos.
VARIABLE FUNDAMENTAL: REDUCCIN DE LAS NECESIDADES DE FONDOS
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4) Rentabilizar los fondos ociosos y minimizar el coste de los fondos ajenos.

VARIABLE FUNDAMENTAL: DISPONIBLE COMO RECURSO ESCASO Y CON
COSTE
5) Que todos los objetivos puedan cumplirse con un nivel de riesgos conocido y aceptado.
VARIABLE FUNDAMENTAL: RIESGO
Objetivos del Departamento de Tesorera
) Minimizar lasnecesidades de financiacin de la empresa
2) Minimizar los costes financieros
3) Minimizar el coste de las transacciones, los riesgos monetarios y aquellos inherentes al
riesgo de las ventas
4) Elaboracin y seguimiento de los presupuestos de tesorera
5) Automatizar las operaciones de tesorera
Funciones del Departamento de Tesorera
1) Gestin de los cobros
2) Pagos a proveedores segn el medio elegido
3) Contabilizacin de operaciones de cobros, pagos, transferencias, intereses (Posible
funcin del Dpto. de Contabilidad)
4) Control del cumplimiento de las condiciones pactadas con las entidades financieras
5) Control de las liquidaciones de intereses de las cuentas y la realizacin de previsiones
6) Compraventa de divisas
7) Pago de nminas, seguros sociales e impuestos
8) Gestin de la cobertura del riesgo: divisas, tipos de inters, etc.
9) Gestin de avales
10)Negociacin de las condiciones bancarias y de los distintos productos
11)Elaboracin de la posicin diaria de tesorera y toma de decisiones a partir de la misma
12)Realizacin de las previsiones y presupuestos de tesorera y su continuo seguimiento
13)Clculo y seguimiento del cash-flow generado por la sociedad
Organizacin del Departamento de Tesorera
1) Adecuacin de los medios del departamento a las necesidades y tamao de la empresa:
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personal e informtica.
2) Distribuir las funciones crticas en varias personas, no acumular las funciones ms
importantes en una sola persona, fomentar la polivalencia.
3) Informatizar todas las funciones que podamos con banca electrnica y con programas
informticos especficos.
4) Necesidad de formar al personal del departamento, adecuacin de las funciones a la
formacin de las personas.
5) Obligacin de establecer controles peridicos en las tareas crticas o fundamentales. Ej:
controlar saldos pendientes de cobro, realizar arqueos de caja.
6) Necesidad de coordinar el departamento con el resto de departamentos de la empresa:
Contabilidad, Comercial, Produccin, Personal, etc., especialmente en los flujos de
informacin.
PRCTICA: Distribucin de funciones en un departamento de tesorera.
Costes de la no tesorera
El principal problema de la tesorera es no tenerla. Consecuencias de no disponer de fondos
para hacer frente a los compromisos de la empresa:
1) Prdida de imagen de la empresa ante terceros: proveedores, trabajadores, entidades
financieras, clientes, etc.
2) Costes financieros adicionales muy elevados: comisiones de devolucin, intereses por
descubierto, clasulas sancionadoras.
3) Endurecimiento de las condiciones comerciales: prdida del crdito y menores
descuentos.
4) Dificultades mayores a la hora deconseguir financiacin.
5) Encarecimiento de la financiacin.
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6) Suspensin de pagos (Situacin concursal): 75 % de las suspensiones de pagos estn

provocadas por la falta de liquidez.
7) Posible prdida de proveedores, potencialmente grave en sectores con un nmero de
proveedores reducido.
8) Costes administrativos y dedicacin de tiempo muy elevados.
9) Desmotivacin del personal de la empresa.
La Tesorera como centro de beneficios
El departamento de tesorera no debe tener un carcter burocrtico y esttico con escasa
incidencia en los resultados sino que debe convertirse en una fuente importante de
beneficio, a travs de una gestin ms eficaz.
Hemos de convertir al departamento de tesorera en un importante centro de beneficios, un
medio para conseguir que los distintos departamentos o unidades de negocio de la empresa
tomen conciencia de que sus decisiones diarias afectan a la liquidez de la empresa y tienen
impacto importante en la Cuenta de Resultados, para ello es conveniente repercutir
mediante la contabilidad analtica los costes financieros en los que incurren.
Todo negocio es un flujo de dinero, observemos como podemos convertir el departamento
de tesorera en un centro de beneficios a travs de ejemplos de mejoras en los flujos de
cobro, en los de pago y en la correcta gestin de la liquidez.
1) Flujos de cobro
Ej: una empresa que tarda 100 das en cobrar los productos que salen de su almacn y
vende 30 millones de euros anuales IVA. incluido necesita inmovilizar 30.000.000 x
100/365 = 8.219.178 euros
Supongamos que con mejoras en sus sistemas de facturacin, entrega de productos y de
gestin del cobro reduce el periodo de 100 a 80 das.
30.000.000 x 80/365=6.575.342 euros. Lo que supone que hemos liberado 1.643.836. euros si suponemos que el coste medio de estos recursos es del 3,5 % el ahorro en forma de
menor coste financiero ser de 57.534. - euros que supondrn un mayor beneficio en la
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cuenta de explotacin de la empresa

2) Flujos de pago
La misma empresa efecta unos pagos anuales de 26 millones de euros, decide cambiar la
forma de pago sus proveedores de forma que gana 3 das en el plazo medio de pago, es
decir paga tres das ms tarde.
26.000.000 x 3/365=213.698. - euros, este importe ha sido liberado con lo que podemos
reducir la deuda de la empresa, el menor coste financiero si suponemos el 3,5 % anterior
sera de 7.479. - euros.
3) Gestin de la liquidez 2%
Supongamos que la misma empresa tiene un saldo medio en las cuentas corrientes de 5
millones de euros con una remuneracin media del 1,5 % y que por otro lado se financia
con plizas de crdito con un coste medio del 3,5 %, una serie de mejoras en la gestin le
permiten reducir el saldo medio en cuenta de 5millones a 1 milln de euros y dedicar los 4
millones liberados a reducir la disposicin de sus plizas, el ahorro en costes financieros
ser el siguiente:
4.000.000 x 2 % = 80.000. - euros
Estos 80.000. - euros irn directamente a la cuenta de explotacin. En forma de mayor
beneficio.

2) DIFERENCIA CONCEPTUAL INGRESO/GASTO Y COBRO PAGO

Ingreso no es lo mismo que Cobro
Gasto no es lo mismo que Pago
Ingresos y Gastos son Flujos Econmicos y determinan el Resultado Econmico
Pagos y Cobros son Flujos Financieros

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