Tipos de correspondncias oficiais e empresariais

De maneira geral, existem trs macro tipos de correspondncias:

Particular se d entre indivduos (amigos, familiares e pessoas do convvio social) e pode apresentar diversos graus de
formalidade, desde um carter ntimo at certo grau de formalismo;
Empresarial trocada entre empresas ou entre estas e pessoas fsicas;
Oficial acontece entre rgos do servio pblico ou entre os mesmos e a sociedade.
Com o objetivo de tornar este tipo de comunicao mais organizado e de fcil entendimento para todos os envolvidos, as
correspondncias oficiais e empresariais seguem determinados padres de redao e formatao.
Para ajudar quem precisar lanar mo dessa ferramenta, faremos um apanhado geral dos tipos de correspondncias oficiais e
empresariais existentes e suas principais caractersticas.
Ata
A ata um documento no qual deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as solues a que chegaram as pessoas
convocadas a participar de uma assembleia, sesso ou reunio. A expresso correta para a redao de uma ata "lavrar a ata". Uma
das principais funes da ata historiar, traar um painel cronolgico da vida de uma empresa, associao ou instituio. Serve como
documento para consulta posterior, tendo em alguns casos carter obrigatrio pela legislao.
Por tratar-se de um documento formal, a ata deve seguir algumas normas especficas de formatao:
Devido a ter como requisito no permitir que haja qualquer modificao posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha
eletivas, espaamentos verticais e paragrafao, ocupando virtualmente todo o espao disponvel na pgina;
Nmeros, valores, datas e outras expresses so sempre representados por extenso;
Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (quando a ata estiver sendo manuscrita e for necessria alguma correo, usar a
expresso "digo" seguida do texto correto);
Todos os verbos descritivos de aes da reunio usados no pretrito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu).
A estrutura bsica para uma ata pode ser esta:
Ttulo da reunio;
Cidade, dia, ms, ano, das h:min at h:min;
Local da reunio;
Introduo (Relatar sobre o ttulo da reunio, local, data, hora e participantes);
Participantes da reunio (Nome completo do participante e especificar de qual instituio ele );
Agenda (Relatar sobre a pauta da reunio, os temas a serem tratados e os respectivos responsveis de cada tema);
Desenvolvimento (Descrever sobre os temas principais citados na reunio);
Concluses (Descrever sobre as concluses atingidas ao final da reunio e suas respectivas decises);
Recomendaes (Descrever recomendaes e observaes feitas no decorrer da reunio);
Distribuio (Relatar o nome de quem a ata ser enviada).
A ata dever ser assinada por todos os participantes.

Atestado ou Certificado
um documento em que se faz f de algo e que tem valor legal. Pode haver atestados ou certificados de servios prestados, de
estudos realizados, de pagamentos, etc.
Para a sua elaborao, utiliza-se geralmente papel de tamanho A4, escrito em sentido vertical, como se mostra em seguida:
Cabealho (Coloca-se na parte superior do certificado, com uma margem considervel. constitudo pelo nome da pessoa ou
instituio que o envia, acompanhados dos seus dados de identificao. Costuma-se escrever em maisculas.);
Corpo (Contm texto precedido pelo termo CERTIFICA ou ATESTA, em maisculas, seguido de dois pontos, onde se descreve
o objeto da certificao.);
Local e data;
Assinatura e selo.
Bilhete
um meio rpido e simples de transmitir uma mensagem. Normalmente dirigido a uma pessoa prxima, com quem se tem intimidade,
e por isso mesmo costuma ser escrito em linguagem informal. Isso, contudo, no dispensa a ateno que deve ser dada qualidade da
redao, especialmente considerando que o relacionamento contnua tendo carter profissional.
O bilhete no requer um tipo especfico de papel, muito menos segue um padro formal. sempre aconselhvel, entretanto, uma boa
apresentao.
Mesmo sendo breve e informal, o bilhete apresenta uma forma de organizao que deve ser seguida para atender ao seu maior
objetivo: comunicar de forma rpida e precisa. Assim, deve conter as seguintes partes:
Vocativo (Coloca-se o nome do receptor, sem emprego de tratamento especial);
Texto (Deve ser iniciado com marca de pargrafo e conter as informaes necessrias comunicao de forma bem
ordenada);
Nome do emissor;
Data e hora.

Carta comercial
As cartas comerciais, alm de diversos destinos, tambm tm funo variada, como a de informar, solicitar ou persuadir. Podem ser
cartas de solicitao de emprego, oferta de algum produto de sua empresa, reclamao quanto m prestao de algum servio,
cobrana de algum dbito, enfim, diversas situaes que fazem parte do cotidiano empresarial.
Como em qualquer correspondncia oficial, o contedo da carta deve ser adequadamente normalizado por pargrafos e redigido com
clareza e conciso.
A sua estrutura geral :
Cabealho ou timbre (Referncia da empresa; logotipo, smbolo ou emblema. Em geral, j vm impressos no papel da carta);
Nmero de controle (Facilita ao destinatrio responder sua carta e mencionar a referncia. tambm uma maneira de garantir
o controle da correspondncia. A colocao direita um destaque que facilita a leitura.);
Local e Data (Por extenso. Quando o papel timbrado, pode-se suprimir o local antes da data, uma vez que o endereamento
completo aparece no p de pgina.);
Destinatrio (No se deve colocar /s ou Ilmos. Senhores antes do nome da empresa ou pessoa a quem a carta se destina.
No necessrio escrever endereo, caixa postal e CEP no papel carta, basta que esses dados apaream no envelope.);
Referncia ( o contedo da carta sintetizado, facilitando o registro para quem recebe. No h necessidade de escrever Ref.
ou REFERNCIA, pois a posio da frase na carta j indica esse elemento.);
Invocao ou vocativo (O emprego de palavras como prezado, estimado, caro, amigo deve ser de acordo com o tipo de carta.
Pode se tratar de uma carta puramente comercial ou pode envolver tambm relaes de amizade.);
Corpo da carta ou contedo (Deve estar disposto, geralmente, no centro do papel, em cerca de trs pargrafos: a informao
inicial, o desenvolvimento do tema e a concluso. O assunto deve ser tratado em linguagem clara, objetiva e concisa. Deve-se evitar
perda de tempo na introduo do assunto, como palavras e expresses desnecessrias.);
Saudao final, despedida ou fecho (Modernamente, evitam-se palavras rebuscadas e chaves. Expresses longas, que nada
acrescentam de importante, caram em desuso. Emprega-se Atenciosamente ou Cordialmente, dependendo das relaes de negcios.);
Assinatura (Deve-se obedecer seguinte ordem: primeiro, o nome do remetente; depois, seu cargo. Somente as letras iniciais
devem ser maisculas. No se deve colocar o ttulo do emissor na frente de seu nome. Para indicar que se trata de mdico advogado
etc., basta que se coloque o registro do CRM ou da OAB, conforme o caso. Tambm no necessrio colocar o trao acima do nome
datilografado, para a assinatura.);
Anexos (Parte destinada enumerao de papis ou de documentos que acompanha a carta.).

Circular
Quando, em sua empresa, voc deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo, para transmitir avisos, ordens ou instrues, deve
optar por comunicar-se atravs de uma circular. Na verdade, a circular pode seguir o modelo de uma carta ou ofcio, o que a caracteriza
conter um assunto de interesse geral. Muitas vezes, a circular utilizada internamente nas empresas, com a finalidade de facilitar a
comunicao entre diversas sees e departamentos.
Muitas empresas, hoje em dia, tm preferido no destacar a ementa (assunto). Assim, preciso verificar o modelo adotado na sua
empresa. A linguagem utilizada em uma circular deve ser simples e direta para no dar margem a outras interpretaes. Todos devem
entender claramente o que est escrito.
Estrutura:
Timbre da empresa;
Nmero da circular;
Data (por extenso);
Assunto;
Corpo da mensagem;
Identificao / Assinatura do emissor da circular.

Declarao
A declarao utilizada quando se quer atestar ou confirmar algum fato para garantir um direito a uma determinada pessoa.
Divide-se nas seguintes partes:
Timbre (Impresso como cabealho, contendo o nome do rgo ou empresa. Atualmente a maioria das empresas possui um
impresso com logotipo. Nas declaraes particulares usa-se papel sem timbre.);
Ttulo (Deve-se coloc-lo no centro da folha, em caixa alta.);
Texto (Deve-se inici-lo a cerca de quatro linhas do ttulo.). Dele deve constar:
Identificao do emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel escrever, para facilitar: os abaixo assinados;
O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural;
Finalidade do documento, em geral costuma-se usar o termo para os devidos fins, mas tambm se pode especificar: para
fins de trabalho, para fins escolares, etc.
Nome e dados de identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa alta, para facilitar a visualizao;
Citao do fato a ser atestado.
Local e data (Deve-se escrev-los a cerca de trs linhas do texto;
Assinatura (Assina-se a cerca de trs linhas abaixo do local e data).
Memorando

O memorando, estabelecendo uma comparao, uma espcie de bilhete comercial de que as empresas ou rgos oficiais se utilizam
para estabelecer a correspondncia interna entre seus setores e departamentos. Por ser um tipo de correspondncia cotidiana, rpida e
objetiva, o memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso.

Observe a estrutura de um memorando, atentando para a ausncia de saudaes e finalizaes:

Timbre;
Nmero do memorando;
Data;
De (rgo e/ou responsvel);
Para (rgo e/ou responsvel);
Corpo do texto;
Assinatura.
Ofcio
Ofcio a correspondncia de carter oficial, equivalente carta comercial. dirigido por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra
categoria, bem como por uma repartio a uma pessoa ou instituio particular, ou, ainda, por instituio particular ou pessoa a uma
repartio pblica. Por tratar-se, sobretudo, de comunicao de carter pblico, o ofcio requer certo grau de formalidade.
A redao, tal como no caso da carta comercial, tem de ser breve e concisa.

Procurao
Atravs da procurao uma pessoa (fsica ou jurdica) autoriza algum a agir e realizar negcios em seu nome.
O indivduo que concede a procurao chamado de mandante, constituinte ou outorgante. Aquele que recebe a procurao
chamado de mandatrio, procurador ou outorgado.
A procurao deve ser lavrada em papel ofcio, iniciando o texto com identificao e qualificao do outorgante e do outorgado. Os
poderes, a finalidade e o prazo de validade da procurao so expressos de forma precisa. Aps o texto, a localidade, a data e a
assinatura so expressas.
H dois tipos de procurao:
Pblica aquela que lavrada por tabelio em Livro de Notas. O translado (cpia autntica do que consta no livro) fica em
poder do procurador. usada em casos de compra e venda de imveis, em assuntos de maior peso.
Particular aquela que datilografada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas. Digamos que voc no possa fazer sua
matrcula na escola. Ento, voc poder passar uma procurao particular para algum de sua confiana que resolver esse, e apenas
esse, assunto para voc.
Requerimento
Se voc precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessite ter amparo na lei, deve faz-lo atravs de um
requerimento.
Serve para requerer ou pedir uma coisa especfica Administrao ou aos organismos pblicos. Os requerimentos recebem nomes
diferentes, dependendo do organismo ao qual se dirigem:
Conhece-se pelo nome de "Memorial" quando dirigido a uma autoridade mxima, como, por exemplo, o chefe do Estado ou o
papa;
Chama-se "Exposio" quando se dirige ao Parlamento da nao ou a um rgo do Governo;
Chama-se "Pedido" ao requerimento utilizado para o resto dos casos.
Em geral, podemos observar as seguintes partes:
A autoridade destinatria (usa-se Excelentssimo "Exmo." para Juiz, Promotor, Senadores, Deputados, Vereadores, Presidente
da Repblica, Governador, Prefeito e Ministros de Estado; usa-se Ilustrssimo "Ilmo." para as demais autoridades);
Nome e qualificao do requerente;
Exposio e solicitao;
Pedido de deferimento;
Localidade e data;
Assinatura.