EXCEL aplicado al sector ADMINISTRATIVO

Compilado por: Rubby Cortz

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EXCEL
aplicado al sector

ADMINISTRATIVO
Curso Terico-Prctico

Compilado por: Rubby Cortz Vogth

Abril 2014

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Tema 5.- Tablas Dinmicas

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo
a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada
que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos
permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...
Crearemos una tabla dinmica a partir del ejemplo 06_ventas.xlsx.

Para iniciar, ubique el cursor en cualquier parte de la tabla y siga los siguientes
pasos:

Paso
Paso
Paso
Paso

1:
2:
3:
4:

Click en la Ficha "Insertar"

Click en el botn "Tabla dinmica"
Elija la ubicacin de la Tabla Dinmica
Aceptar

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Podemos observar que se ha

abierto una nueva Hoja en la
que se observa un cuadro al
lado izquierdo y un panel a la
derecha de la pantalla,
llamado Lista de Campos.
La Lista de Campos aparece
cuando nos ubicamos en una
celda de la tabla dinmica y
se quita cuando hacemos
click en cualquier otra celda
fuera de ella. Podemos
habilitarla o deshabilitarla
permanentemente haciendo
click derecho en cualquier
celda de la Tabla Dinmica
y eligiendo la opcin "mostrar
lista de campos" u "ocultar
lista de campos".
Para construir la tabla basta con arrastrar los campos que queremos incluir en el
informe, el cual cambiar de aspecto a medida que incluyamos o excluyamos
campos.
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Empecemos con este modelo para mostrar las ventas por producto y por
vendedor. La tabla muestra las ventas realizadas a todos los clientes, pero se
puede filtrar por uno o ms de ellos en la celda B1.

La distribucin de los campos modifica la apariencia de la tabla, es por eso que,

segn el reporte que necesitamos, arrastramos los campos (encabezados de
columnas) de un cuadro a otro. La distribucin actual es la siguiente:

Si el informe no tiene el formato deseado (aparece en forma desordenada) puede

deberse al Diseo del informe, el cual puede ser modificado desde la pestaa
Herramientas de Tabla Dinmica Pestaa Diseo Botn Diseo de
Informe.
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(Para habilitar esta pestaa, el cursor debe estar en cualquier celda de la Tabla
Dinmica)

Ahora veamos cmo realizar un resumen por mes. Para ello necesitamos agregar
una columna en la tabla de ventas y utilizar la funcin "MES". Ubicamos el cursos
en la celda K3 y escribimos la palabra "Mes", la tabla se expandir
automticamente para incluir la nueva columna.
Luego en la celda K4 escribimos la funcin: =MES(A4) lo cual nos devolver
un nmero de 1 a 12, representando los 12 meses del ao.

Sin embargo, no es muy prctico presentar el resumen de los meses 1,2,3.. etc.
sino que sera mejor si Excel nos devolviera los nombres de los mese (o sus
abreviaturas). Para ello utilizaremos la funcin "ELEGIR", cuya sintaxis es la
siguiente (los espacios se han agregado para mejor visualizacin):

=ELEGIR
valor_n

nmero ndice

valor_1

valor_2

valor_3

......

Donde nmero ndice es el que indica cul de los valores (Valor_1, Valor_2, ...., valor_n) nos
devolver Excel. En nuestro ejemplo, colocaremos alli:
mes(A4) y en los 12
lugares siguientes, colocaremos los meses del ao, entre comillas dobles y
separados por el punto y coma o el separador correspondiente a la configuracin
de su equipo:

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Ahora vamos a la hoja donde se encuentra la tabla dinmica, click derecho en

cualquier celda de la tabla y elegimos la opcin actualizar. Luego, en la lista de
campos, buscamos el campo "Mes" y lo arrastramos al sector "rtulos de
columnas", quitamos el campo "Vendedor" haciendo click en l y eligiendo la
opcin "quitar campo" o simplemente arrastrando y soltndolo en el recuadro
superior. La tabla debera quedar de esta manera:

Ensayemos otra distribucin de campos y veamos cmo cambia el formato del

informe:

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Con esta distribucin podemos apreciar "la cantidad de artculos vendidos a cada
cliente detallados mes a mes, agrupados por Cliente". Si invertimos la ubicacin de los
campos "Cliente" y "Artculo", obtendremos "la cantidad de artculos vendidos a cada
cliente detallados mes a mes, agrupados por Artculo" .

Visualizacin en porcentajes:

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Modifique la distribucin de campos, de manera que quede como en la siguiente

imagen:
Luego, realizamos los siguientes pasos:

Paso
Paso
Paso
Paso
Paso
Paso

1:
2:
3:
4:
5:
6:

Click en el campo "Suma de Cant"

Click en la opcin "Configuracin de campo de valor"
Click en la pestaa "Mostrar valores como"
Desplegar las opciones
Elegir la opcin "% de la columna"
Aceptar

La tabla debe quedar de la siguiente manera:

Algunas de las posibles lecturas son:

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El mayor porcentaje de blusas se vendi al cliente Nacional Ind & Com

(18%) y el menor porcentaje le corresponde al cliente Xavy Xanders (9%)
Los clientes Boutique "XuXa", Nacional Ind & Com y Tiendas "REKA"
llevan la el mayor porcentaje de nuestros productos (13% cada uno), en
cuanto a cantidad de productos se refiere.
De todas las ventas al cliente "Importadora "KSR", el artculo ms
vendido es "cinturones" (16%) y los menos vendidos son "Camisas" y
"Zapatos" (9% cada uno).

Si repetimos los pasos anteriores, pero en el paso 5 elegimos "% de la fila"

obtendremos lo siguiente:

Otros posibles cuadros son:

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