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Resumen

En este artculo se describe cmo definir las relaciones en una base de


datos de Microsoft Access. El artculo incluye los temas siguientes:

Qu son las relaciones de tabla?

Tipos de relaciones de tabla

Relaciones de uno a varios

Relaciones de varios a varios

Relaciones de uno a uno

Cmo definir relaciones entre tablas

Cmo definir una relacin de uno a varios o de uno a uno

Cmo definir una relacin de varios a varios

Integridad referencial

Actualizaciones y eliminaciones en cascada

Tipos de combinaciones

Ms informacin
Qu son las relaciones de tabla?
En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos
redundantes. Por ejemplo, si est diseando una base de datos que
realizar el seguimiento de informacin sobre libros, podra tener una
tabla denominada "Ttulos" que almacene los datos de cada libro, por
ejemplo el ttulo, la fecha de publicacin y el editor. Tambin hay
informacin que podra desear almacenar sobre el editor, como su
nmero de telfono, direccin y cdigo postal. Si fuera a almacenar toda
esta informacin en la tabla "Ttulos", el nmero de telfono del editor se
duplicara para cada ttulo que el editor imprimiera.
Una solucin ms conveniente es almacenar solo una vez la informacin
del editor en una tabla independiente que se llamara "Editores".
Colocara entonces un puntero en la tabla "Ttulos" que hiciera referencia
a una entrada de la tabla "Editores".

Para asegurarse de que los datos se mantienen sincronizados, puede


forzar la aplicacin de integridad referencial entre tablas. Las relaciones
de integridad referencial ayudan a garantizar que la informacin de una
tabla coincida con la de otra. Por ejemplo, cada ttulo de la tabla "Ttulos"
debe estar asociado a un editor concreto de la tabla "Editores". No se
puede agregar un ttulo a la base de datos para un editor que no exista
en ella.
Las relaciones lgicas de una base de datos le permiten consultar datos
y crear informes de manera eficiente.

Tipos de relaciones de tabla


Una relacin se establece haciendo coincidir los datos de las columnas
de clave, normalmente las columnas (o campos) con el mismo nombre
en ambas tablas. En la mayor parte de los casos, la relacin conecta la
clave principal (o la columna del identificador nico de cada fila) desde
una tabla a un campo de otra tabla. La columna de la otra tabla se
conoce como "clave externa". Por ejemplo, si desea realizar el
seguimiento de las ventas de los diferentes ttulos, puede crear una
relacin entre la columna de la clave principal (llammosla Id_ttulo) de
la tabla "Ttulos" y una columna en la tabla "Ventas" que se
llame Id_ttulo. La columna Id_ttulo de la tabla "Ventas" es la clave
externa.
Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relacin que se
crea depende de cmo se definan las columnas relacionadas.

Relaciones de uno a varios


La relacin de uno a varios es el tipo ms comn. En este tipo de
relacin, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en
la tabla B, pero una fila de la tabla B solo puede tener una fila
coincidente en la tabla A. Por ejemplo, las tablas "Editores" y "Ttulos"
tienen una relacin de uno a varios. Es decir, cada editor produce
muchos ttulos. Pero a cada ttulo le corresponde solo un editor.
Una relacin uno a varios se crea si slo una de las columnas
relacionadas es una clave principal o tiene una restriccin UNIQUE.
En la ventana de relaciones de Access, el lado de la clave principal de
una relacin de uno a varios se denota mediante un nmero 1. El lado de
la clave externa de una relacin se denota con un smbolo de infinito.

Relaciones de varios a varios


En una relacin de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener
muchas filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relacin
se crea definiendo una tercera tabla, denominada de unin. La clave
principal de dicha tabla de unin est compuesta de las claves externas
de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la tabla "Autores" y la tabla "Ttulos"
tienen una relacin de varios a varios que se define mediante una
relacin de uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla
"TtuloAutores". La clave principal de la tabla "TtuloAutores" es la
combinacin de la columna Id_au (la clave principal de la tabla
"Autores") y de la columna Id_ttulo (la clave principal de la tabla
"Ttulos").

Relaciones de uno a uno


En una relacin uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener ms de
una fila coincidente en la tabla B y viceversa. Una relacin uno a uno se
crea si las dos columnas relacionadas son las claves principales o tiene
restricciones UNIQUE.
Este tipo de relacin no es comn porque la mayor parte de la

informacin relacionada de esta manera estara toda en una tabla.


Podra utilizar una relacin de uno a uno para realizar las siguientes
acciones:

Dividir una tabla con muchas columnas.

Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.

Almacenar los datos efmeros y que podran eliminarse con


facilidad eliminando la tabla.

Almacenar la informacin que slo se aplica a un subconjunto de


la tabla principal.
En Access, el lado de la clave principal de una relacin uno a varios se
denota mediante un smbolo de clave. Un smbolo de clave denota
tambin el lado de la clave externa.

Cmo definir relaciones entre tablas


Al crear una relacin entre tablas, no es necesario que los campos
relacionados tengan los mismos nombres. Sin embargo, deben tener el
mismo tipo de datos a menos que el campo de clave principal sea un
campo Autonumrico. Slo puede hacer coincidir un campo
Autonumrico con un campo Nmero si la
propiedad TamaoDelCampo de ambos de los campos
correspondientes es la misma. Por ejemplo, puede hacer coincidir un
campo Autonumeracin y un campo Nmero si la
propiedad TamaoDelCampo de ambos campos es Entero largo.
Incluso aunque ambos campos coincidentes sean campos Nmero,
deben tener el mismo valor para la propiedad TamaoDelCampo.

Cmo definir una relacin de uno a varios o de uno a uno


Para crear una relacin de uno a varios o de uno a uno, siga estos pasos:
1.

2.

Cierre todas las tablas. No puede crear ni modificar las relaciones


entre las tablas abiertas.
En Access 2002 o Access 2003, siga estos pasos:

a.

Presione F11 para pasar a la ventana Base de datos.

b.

En el men Herramientas, haga clic en Relaciones.

En Access 2007, Access 2010 o Access 2013, haga clic en Relaciones en


el grupo Mostrar u ocultar de la pestaaHerramientas de base de
datos.
3.

Si no ha definido todava ninguna relacin en la base de datos, el


cuadro de dilogo Mostrar tabla aparece automticamente. Si desea
agregar las tablas que desea relacionar, pero no se muestra el cuadro de
dilogoMostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el
men Relaciones.

4.

Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar
y, a continuacin, cierre el cuadro de dilogoMostrar tabla. Para crear
una relacin entre una tabla y ella misma, agregue dos veces esa tabla.

5.

Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla con el campo


relacionado de la otra. Para arrastrar varios campos, presione Ctrl, haga
clic en cada campo y, a continuacin, arrstrelos.
En la mayora de los casos, arrastra el campo de clave principal (que se
muestra en texto en negrita) de una tabla hacia un campo similar (a
menudo con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra
tabla.

6.

Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Asegrese


de que los nombres de campo que se muestran en las dos columnas son
correctos. Puede cambiar los nombres si fuera necesario.
Establezca las opciones de la relacin si fuera necesario. Si necesita
informacin acerca de un elemento especfico del cuadro de
dilogo Modificar relaciones, haga clic en el botn de signo de
interrogacin y, a continuacin, haga clic en el elemento. Estas opciones
se explicarn en detalle posteriormente en este artculo.

7.
8.

Haga clic en Crear para crear la relacin.


Repita los pasos de 4 a 7 para cada par de tablas que desee
relacionar.
Al cerrar el cuadro de dilogo Modificar relaciones, Access pregunta si
desea guardar el diseo. Tanto si guarda el diseo como si no, las
relaciones que cree se guardan en la base de datos.
Nota: puede crear relaciones no solo en tablas, sino tambin en
consultas. Sin embargo, la integridad referencial no se exige con las
consultas.

Como se crean una base de datos

Crear una base de datos


en Access
Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos
es necesario comenzar con el diseo. Una vez diseada la base de
datos podemos iniciar su creacin con nuestra herramienta de
preferencia. En esta ocasin mostrar los pasos para crear una base
de datos en Access.
Formato de las bases de datos en Access
Microsoft Access almacena toda la informacin de tablas, reportes,
formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el
formato de las bases de datos cambi para ofrecernos mayores
ventajas y es conocido por tener la extensin de archivo .accdb en el
nombre de archivo.

Anteriormente las bases de datos Access tenan las extensin de


archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la
versin 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de
datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access
2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de
dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir
la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar
de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona no
podr abrir el archivo.
Crear una base de datos en Access con plantillas
Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las
plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes
ir a la ficha Archivo y seleccionar la opcin Nuevo y posteriormente
hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarn las
plantillas disponibles.

Al elegir crear una base de datos a travs de una plantilla se incluirn


las tablas, formularios y reportes que contiene dicha plantilla y
deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos elementos.
Sugiero utilizar este mtodo solamente cuando has revisado
previamente dichas plantillas de bases de datos y ests totalmente
seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos
creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y
puede llegar a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos
de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.
Crear una base de datos en Access en blanco
Ya que (en teora) al momento de crear una base de datos en
Access deberamos haber hecho el diseo, la mejor opcin para crear
nuestra base de datos ser hacerlo a partir de una base de datos en
blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opcin Base de
datos en blanco que se encuentra dentro de la opcin Nuevo de la
ficha Archivo.

Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botn Base de


datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta
especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrs encontrar el archivo .accdb


en la ruta especificada. Por ltimo debo mencionar que Access

insertar una tabla vaca llamada Tabla1 a partir de la cual podremos


iniciar con la creacin de nuestro diseo.
Como relacionar las tablas
Realizar una Base de Datos que almacene la informacin relativa a los pedidos de productos
por parte de los clientes de una empresa.
Nombre de la Base de Datos: Pedidos de clientes.
La Base de Datos estar compuesta por las tablas: Clientes, Productos, Modos Envo, Pedidos,
Productos Pedido, Proveedores.
Las caractersticas de cada una de las tablas se muestra a continuacin:

Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de
datos.