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HERRAMIENTAS DE OFIMATICA

30/05/2016

Herramientas de Ofimtica
Hace referencia a la automatizacin de las comunicaciones y procesos que se
realizan en una oficina. La ofimtica es posibilitada por una combinacin entre
hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y transmitir
digitalmente la informacin que se necesita en una oficina para realizar las tareas
cotidianas y alcanzar sus objetivos. Un conjunto de herramientas que a veces
tambin
designado
como burtica o automatizacin
de
escritorios o automatizacin de oficinas, designa al conjunto de tcnicas,
aplicaciones y herramientas informticas que se utilizan en funciones de oficina
para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las
herramientas ofimticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la
informacin necesaria en una oficina.
Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser
automatizada o ayudada por herramientas ofimticas: dictado, mecanografa,
archivado, fax, microfilmado, gestin de archivos y documentos, etc.
o Word
Es un procesador de textos. Si lo que desea es redactar una carta, un fax, un
currculum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un
folleto, un manual, una tesis, monografa o resumen, crear una agenda o un
calendario.
o Excel
Su funcin principal es la de una hoja de clculo o planilla electrnica. Puede crear
facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso
puede manejar toda la economa de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de
sueldos.
Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades,
tambin podemos confiarle estadsticas y complicados clculos, compartir los
datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Adems podemos
insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imgenes, etc, y los
tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como
beneficio adicional, maneja en forma muy til los datos, filtrando los contenidos.
o Access

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Una base de datos por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento

del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harn la
diferencia del resultando de su creacin. Puede llevar la administracin de
contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de
libros,
revistas,
msica.
Su potencia le permitir crear su propio programa para manejar todos los datos
que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento,
imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios
ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.
o PowerPoint
Utilidad ideal para realizar presentaciones. Una forma amena para presentar a los
dems sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa.
Es el formato ideal para acompaarlo en sus discursos o presentaciones con
pblico, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por s mismo.
Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imgenes, grficos, pelculas,
msica o sus propias palabras, si lo desea. Tambin permite, si usted posee una
cmara web y un micrfono, hacer difusiones en directo a grupos pequeos, y
mostrarles
adems
su
presentacin.
o Outlook
Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga,
reciba o enve. Tambin puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o
vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho ms.
Incluye adems la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede
recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar
segn diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.

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Compartir archivos, carpetas y documentos a travs de

internet
o Correo
Un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes. Por medio
de mensajes de correo electrnico se puede enviar, no solamente texto, sino todo
tipo de documentos digitales dependiendo del sistema que se use.
o Facebook
Disear un espacio en el que los alumnos de dicha universidad pudieran
intercambiar una comunicacin fluida y compartir contenido de forma sencilla a
travs de Internet. Fue tan innovador su proyecto que con el tiempo se extendi
hasta estar disponible para cualquier usuario de la red.
o Skype
Permite comunicaciones de texto, voz y vdeo sobre Internet Esta aplicacin
tambin incluye una caracterstica denominada YY SkypeOut,9 que permite a los
usuarios llamar a telfonos convencionales, cobrndoles diversas y bajas tarifas
segn el pas de destino, pudiendo llamar a casi cualquier telfono del mundo.
Otra opcin que brinda Skype es SkypeIn, gracias a la cual se otorga un nmero
de telfono para que desde un aparato telefnico, en cualquier parte del mundo,
se pueda contactar al computador. Adems, se provee de un servicio de buzn de
voz.
o Dropbox
Un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la
compaa Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar
archivos en lnea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros
usuarios y con tabletas y mviles. Tambin se puede ejecutar el programa
WINISIS de UNESCO administrador de bases de datos textuales. Existen
versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales tiene opciones variadas. La
versin
mvil
est
disponible
para Android,Windows
Phone, Blackberry e iOS (Apple).
o Google Drive
Nos permite subir informacin desde el ordenador en como una USB virtual, pero
aqu podemos compartir la informacin con ms personas.
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o Slideshare
Un sitio web 2.0 de alojamiento de diapositivas que ofrece a los usuarios la
posibilidad de subir y compartir en pblico o en privado presentaciones de
diapositivas en PowerPoint, OpenOffice; presentaciones e infografas PDF ;
documentos en Adobe PDF, Microsoft Word y OpenOffice y la mayora de
documentos de texto sin formato, e incluso algunos formatos de audio y vdeo.

Conferencias en Internet
o Mikogo
un intercambio de escritorio aplicacin de software para conferencias web y
soporte remoto, y es proporcionado por el proveedor de colaboracin en lnea,
BeamYourScreen GmbH. Mikogo ofrece su software como descargas nativas
para Ventanas ,Mac
OS
X , Linux ,
iOS y Android . El
software
es multiplataforma que permite a un presentador de acoger la reunin en lnea en
un ordenador Windows y asistentes de la reunin podra unirse desde un
ordenador Windows, Mac, o Linux, as como de los telfonos inteligentes o
tabletas. La interfaz del software es multilinge y se puede cambiar entre uno de
los 35 idiomas.
o TinyChat
Una sala de chat de video, lo importante de TinyChat es su integracin con las
redes sociales (Facebook, Tumblr, Twitter) para armar una conversacin al
instante hasta con 12 personas usando su webcam y cualquier nmero de
usuarios adicionales escribiendo. Perfecto para interactuar, por ejemplo, con los
que siguen nuestra marca va Social Media.
o Fuze Meeting
La telepresencia es lo ms promocionado como una de sus especialidades
contando con aplicaciones para iPad, Android y BlackBerry. Caracterizado por la
transmisin de video (tambin compartiendo escritorio) y contenido en alta
resolucin, una interfaz intuitiva, grabacin de cada videoconferencia y la
importacin de contactos a travs de varias redes sociales. Sus planes inician en
US$29 mensuales.
o Meeting.gs
Para la gestin de reuniones: edicin de documentos, opciones para compartir
material (notas, ficheros), manejar agendas, invitar contactos en segundos y ms.
Se integra perfectamente con Dropbox, Skype, servicios de calendarios y redes
sociales (tambin va mvil).
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Qu se necesita para comenzar un videollamada?

Pulsa

Pulsa

Pulsa

para encender o apagar el vdeo.

para cambiar entre la cmara frontal y trasera.
en la parte superior derecha de la pantalla para ver y enviar

mensajes instantneos.

Pulsa

para silenciar el micrfono.

Pulsa

para aadir participantes a tu llamada.

Pulsa

para finalizar la videollamada.

Si no aparecen estos botones, pulsa la pantalla durante una videollamada.

Para unirte a una videollamada, puedes pulsar el botn de vdeo

Qu necesito para hacer una llamada grupal en Skype?

Puedes hacer videollamadas gratuitas de Skype a sus escritorios y dispositivos
mviles (smartphones y tabletas), lo que te permitir estar en contacto con ms
amigos y familiares. Puedes compartir una llamada grupal con 25 personas como
mximo (24 y t).
Asegrate de estar usando la ltima versin de Skype

Actualizar a la ltima versin de Skype es gratis, y puedes seguir chateando o

haciendo videollamadas con tus amigos y familiares dondequiera que estn y en
cualquier dispositivo que usen. Tambin te beneficiars del mejor rendimiento y la
mejor calidad de llamada que ofrecemos, y podrs usar las nuevas caractersticas,
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como videollamadas grupales en dispositivos mviles y enviar mensajes de vdeo.

Despus de actualizar Skype, cada persona necesitar:

Una conexin a Internet de alta velocidad

Un micrfono y altavoces

Una cmara web o una cmara integrada para videollamadas

Si tienes problemas para unirte a una llamada grupal o iniciar una, comprueba lo
siguiente para asegurarte de que t sistema o dispositivo cumple los requisitos
necesarios.

Qu necesito para hacer una videoconferencia?

Dependiendo de qu tipo de conferencia deseemos realizar, variarn los componentes que
se requerirn para llevar a cabo la comunicacin. No obstante, por lo general slo se
necesita de una cmara web, un micrfono, altavoces y una computadora. Podemos hallar
una gran variedad de equipos, incluso aquellas computadoras que han sido diseadas
especficamente para ser utilizadas para videoconferencias. En tanto, las PC tradicionales,
ya sean de escritorio o porttiles, requieren elementos adicional que permitan crear la
plataforma fsica adecuada para la comunicacin.
Bsicamente, los requisitos ms comunes para poder comenzar a utilizar este sistema de
comunicacin consisten en un micrfono, un juego de altavoces, una webcam, una
computadora y una conexin a Internet. El micrfono, lo mejor es optar por uno de buena
calidad, a travs del cual sea posible captar las voces de toda la habitacin. En el mercado
existen diferentes tipos de micrfonos disponibles para utilizar en videoconferencias, desde
aquellos tradicionales con sistema omnidireccional, los multidireccionales, e incluso los que
incluyen el audfono.

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Archivos de audio Podcast

Un podcast es un archivo de audio gratuito, que puedes descargar y or en tu

ordenador o en un reproductor MP3, como un iPod. Los archivos se distribuyen
mediante un archivo RSS, por lo que permite subscribirse y utilizar un
programa para descargarlo y escucharlo cuando el usuario quiera.
Los Podcasts fueron pensados originalmente como versiones audio de blogs,
pero ya no es as. Sitios web como ESPN, la BBC, Newsweek, presentadores
de noticias y mucha otra gente conocida tienen podcasts disponibles para
descargar. Los podcasts pueden incluir desde charlas, tutoriales y msica,
hasta cualquier otro contenido en audio.
Podcasting es el acto de distribuir los podcasts o archivos audio en Internet. Es el
proceso de crear una grabacin de audio y hacerla disponible en formato MP3 va
RSS.

o Cmo crear y administrar un podcast?

Crear y administrar un podcast es muy fcil. Slo necesitas un micrfono, un

computador, una conexin a Internet, y algo que contar.
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Lo primero antes de lanzarse a grabar es tener claro qu se va a

comunicar: los temas pueden ser muy variados; existen podcasts deportivos,

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de noticias, sobre msica, cine, arte en general, de conversacin, sexo,

tecnologas el tpico lo pones t!
Debes tener un software de edicin de audio que termita guardar en
formato .mp3.Audacity es gratuito y funciona bien. Si prefieres una versin
pagada, la recomendacin es Adobe Audition. Myna Audio Editor es una
aplicacin de cloud computing que tambin te podra interesar.
Una vez que tengas grabado y editado tu programa (por lo general duran
entre 20 y 30 minutos, o lo que dure el promedio de un viaje en transporte
pblico de tu audiencia), debes cargarlo en algn servidor de Internet, de
preferencia
especializado
en
este
tipo
de
contenidos. Podomatic y Podcaster son algunas de las opciones gratuitas
recomendadas.
Al publicar tu programa, recuerda permitir la opcin embed, que permite
incrustar los audios (o videos) en otras webs, y la sindicacin RSS, que
permite a los usuarios suscribirse y recibir los captulos de manera automtica
en sus reproductores de .mp3.
Para oir u programa, necesitars slo un computador o un reproductor
de .mp3. Lo ms importante es tener un software que descargue los archivos
de manera automtica y los sincronice con tu dispositivo. El ms utilizado
hasta
ahora
es iTunes, sin
embargo
tambin
podras
probar iPodder (gratuito).
Bitcoras-Wikis

Las Bitcoras son pginas web de sencillo manejo, el cual permite incorporar
herramientas multimedia, logrando producir un recurso en el que se integran texto,
imgenes,
audio
y
video.
Un blog, es una jerarqua de texto, imgenes, objetos multimedia y datos,
ordenados cronolgicamente, soportados por un sistema de distribucin de
contenidos capaz de proporcionar (al autor) la funcionalidad necesaria para
distribuir esos contenidos con cierta frecuencia, exigindole unas capacidades
tcnicas mnimas, y que puede facilitar la construccin de conexiones sociales
significativas o comunidades virtuales alrededor de cualquier tema de inters.
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Las bitcoras electrnicas son sistemas gratuitos, accesibles por medio de la red,
que comenzaron como proyectos personales debido a su flexibilidad de
publicacin de contenido y a la capacidad de enlazar diversos recursos o sitios de
acuerdo a los intereses del editor.
o Caractersticas De Una Bitcora Electrnica.
Mediante un formulario se permite, a otros usuarios de la web, aadir comentarios
a cada entrada, pudindose generar un debate alrededor de sus contenidos,
adems de cualquier otra informacin.
Enlaces
Una particularidad que diferencia a los weblogs de los sitios de noticias, es que las
anotaciones suelen incluir mltiples enlaces a otras pginas web (no
necesariamente weblogs), como referencias o para ampliar la informacin
agregada. Adems y entre otras posibilidades, permite la presencia y uso de:

Un enlace permanente (permalinks) en cada anotacin, para que cualquiera

pueda citarla.
Un archivo de las anotaciones anteriores.
Una lista de enlaces a otros weblogs seleccionados o recomendados por
los autores, denominada habitualmente blogroll.
Enlaces inversos
En algunos casos las anotaciones o historias permiten que se les haga trackback,
un enlace inverso (o retroenlace) que permite, sobre todo, saber que alguien ha
enlazado nuestra entrada, y avisar a otro weblog que estamos citando una de
sus entradas o que se ha publicado un artculo relacionado. Todos
los trackbacks aparecen automticamente a continuacin de la historia, junto con
los comentarios, pero no siempre es as.
Fotografas y vdeos
Es posible adems agregar fotografas y vdeos a los blogs, a lo que se le ha
llamado fotoblogs o videoblogs respectivamente.
Redifusin
Otra caracterstica de los weblogs es la multiplicidad de formatos en los que se
publican. Aparte de HTML, suelen incluir algn medio para redifundirlos, es decir,
para poder leerlos mediante un programa que pueda incluir datos procedentes de
muchos medios diferentes. Generalmente, para la redifusin, se usan fuentes
web en formato RSS o Atom.
o Qu es un Wiki?

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Un Wiki (del hawaiano wiki wiki, rpido) es un sitio web colaborativo que puede
ser editado por varios usuarios.
Los usuarios de una wiki pueden as crear, editar, borrar o modificar el contenido
de una pgina web, de una forma interactiva, fcil y rpida; dichas facilidades
hacen de una wiki una herramienta efectiva para la escritura colaborativa.
Principales caractersticas de los Wikis. En general permiten:
- La publicacin de forma immediata usando slo el navegador web (ej. Explorer,
Firefox).
- El control del acceso y de permisos de edicin. Pueden estar abiertos a todo el
mundo.
- Que quede registrado quin y cundo se ha hecho la modificacin en las pginas
del wiki, por lo que es muy fcil hacer un seguimiento de intervenciones.
- El acceso a versiones previas a la ltima modificacin as como su restauracin,
es decir queda guardado y con posible acceso todo lo que se va guardando en
distintas intervenciones y a ver los cambios hechos.
- Subir y almacenar documentos y todo tipo de archivos que se pueden enlazar
dentro del wiki para que los alumnos los utilicen (imgenes, documentos pdf,
etc. ejemplo de documento pdf alojado en el wiki).
- Enlazar pginas exteriores e insertar audios, vdeos, presentaciones, etc.

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Calendarios Electrnicos

Es un programa de cmputo que permite a los usuarios utilizar versiones

electrnicas de herramientas de oficina diversas tales como un calendario, una
agenda, un directorio telefnico y una lista de contactos.
Sus ventajas:
Ofrece una variedad de vistas como semanal, mensual y agenda.
Los eventos se almacenan online, lo que significa que el calendario puede
ser visto desde muchos lugares.
Mltiples calendarios pueden ser agregados y compartidos, permitiendo
varios niveles de permisos para los usuarios.
Puede compartir su agenda
Recibe notificaciones a su celular
Enviar invitaciones y cotejar la reservacin
Ver la agenda aunque no tenga internet
Servicio gratuito

o Otros calendarios electrnicos son:

Google Calendar

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El calendario en lnea ms popular, y no slo por ser de Google: sus funciones

y facilidad de uso bien lo merecen.
El calendario de Google se lleva bien con distintas zonas horarias, puede mostrar
varios calendarios simultneamente y es capaz de exportar sus registros en
formato iCal, XML o HTML, todo ello aderezado con notificaciones por correo y
SMS e integrado en el resto de servicios de Google, como Gmail.

Calendario de Hotmail

Conocido como Windows Live Calendar, ofrece unas funciones muy similares al
de Google, con un diseo algo ms pulido, si bien la plantilla es casi calcada.
Tambin te facilita la exportacin de los datos a varios formatos: ICS, HTML y
RSS, pero en este caso el acceso es de slo lectura.
Por otro lado, no sorprende que se integre bien con otros productos Live.
En Windows Live Mail puedes gestionar el calendario desde tu escritorio, mientras
que tus contactos de Messenger le proporcionan sus fechas de nacimiento para
los recordatorios de cumpleaos, que nunca estn de ms.

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Calendario de Yahoo!

Si Gmail y Hotmail tienen un servicio de calendario, el correo de Yahoo! no va a

ser menos.Yahoo! Calendar sigue la esttica del resto de aplicaciones de la
compaa: Mail, Messenger, etc. y, aunque no dispone de avisos por SMS, los
cambia por recordatorios directamente en tu Yahoo! Messenger.
Viene con extra de animaciones, sincronizacin con los principales programas
(Apple iCal, Thunderbird, etc) lista de tareas y unos coloridos iconos para
etiquetar los eventos.

Cozi

El calendario de Cozi tiene un planteamiento distinto a los anteriores: est dirigido

a familias, y por tanto te facilita programar actividades al aire libre, planificar la
comida, establecer quin hace los trabajos rutinarios, etc.

Sistema de administracin de proyectos

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Descripcin
La Administracin de Proyectos y su metodologa es una herramienta que bien
aplicada permite tener mayor certidumbre en los proyectos, as como mayor
garanta de xito que se reflejar en optimizaciones sistemticas en su institucin,
ya que cualquier actividad humana organizada se puede emprender como
proyecto.
Objetivo
Proporcionar a los participantes los conocimientos y herramientas necesarias para
la adecuada planeacin, organizacin, direccin y control de proyectos.
Mediante este diplomado los participantes desarrollarn habilidades para la
administracin de los recursos de un proyecto cumpliendo las especificaciones de
tiempo y costo establecidas para el mismo.
Dirigido
Profesionistas en general, ingenieros de todas las especialidades, arquitectos,
economistas, administradores, contadores y dems personas interesadas

Sistemas de flujos de trabajo

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Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cmo se

estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden correlativo, cmo se
sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace
seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo
de trabajo se modelan con redes de Petri.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es especfico a la tecnologa de la
informacin, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware)
es justamente el flujo de trabajo.
Una aplicacin de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones,
actividades o tareas utilizadas para la ejecucin del proceso, incluyendo el
seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportacin de las
herramientas necesarias para gestionarlo.

Sistema de soporte de redes sociales

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Son un conjunto de personas o individuos con alguna relacin o inters comn

que comparten informacin por algn medio o plataforma.
o Caractersticas
Gratuitas.
Informacin en tiempo real.
Estn basadas en el usuario.
Son Interactiva.
Establecen relaciones.
Intercambio de informacin e intereses.
Variedad de servicios.

o Ventajas
Marketing.
Comunicacin con el cliente.
Dar informacin en tiempo real.
Recomendar y ser recomendado.
Interactuar con los consumidores.

o Promociones.
Dar a conocer tus productos y servicios.
Aplicacin al negocio.
Con el Sistema de soporte a redes sociales es ms fcil aplicarlo a m
empresa ya que puedo traer ms ventas usando lo que es Marketing.
o Para hacer ms fcil la recopilacin de datos podemos usar Access
Tablas.
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Formularios.
Consultas.
Informes.
Tablas
Formularios
Informes
Consultas

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