Recomendaciones para Proyectos: de Digitalización de Documentos

3
Recomendaciones para proyectos

de digitalizacin de documentos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Archivo General de la Nacin

Mercedes de Vega
Directora General
Alba Alicia Mora Castellanos
Directora General Adjunta de Administracin
Erick Cardoso Espinoza
Director de Tecnologas de la Informacin
Mara Fernanda Trevio Campero
Directora de Publicaciones y Difusin
Marco Antonio Silva Martnez
Jefe del Departamento de Publicaciones
Primera edicin, Mxico, 2015

ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7
ISBN Volumen: 978-607-95901-7-8
D.R.Archivo General de la Nacin-Mxico

Eduardo Molina 113
Colonia Penitenciara Ampliacin
Delegacin Venustiano Carranza
Cdigo postal 15350, Mxico, D. F.
Contenido
1. INTRODUCCIN
1.1 Alcance
2. GESTIN DOCUMENTAL
2.1 Administracin documental
6
6
8
8
2.1.1 Digitalizacin para trmites y servicios
12
2.1.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin
13
2.1.2.1 Consulta de documentacin semiactiva
13
2.1.2.2 Digitalizacin para consulta, difusin y

conservacin de documentos histricos
14
2.1.3 Digitalizacin con fines de contingencia y continuidad

de la operacin
3. SELECCIN DE DOCUMENTOS
3.1 Principales razones para digitalizar
15
16
16
3.1.1 Mejorar la disponibilidad de los documentos
17
3.1.2 Preservar los documentos
18
3.2 Criterios de seleccin
20
3.2.1 Por el contenido de los materiales
21
3.2.2 Por la demanda de los materiales
21
3.2.3 Por el estado de conservacin de los materiales
22
4. IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO

4.1 Estructura de trabajo para la gestin de imgenes
5. REQUERIMIENTOS TCNICOS Y DE IMPLEMENTACIN
23
24
29
5.1 Formatos
29
5.2 Conversin
33
5.3 Control de calidad
35
5.4 Marcas de agua
37
5.5 Metadatos
38
5.5.1 Descriptivos
39
5.5.2 Tcnicos
40
5.5.3 Estructurales
40
5.5.4 Administrativos
40
5.5.5 Para preservacin
40
5.5.6 Derechos de autor
41
5.6 Equipo de digitalizacin
41
6. PRESERVACIN DIGITAL
45
6.1 Estrategia de preservacin digital
45
6.2 Polticas de preservacin digital
46
Glosario de trminos
50
Bibliografa
58
1. INTRODUCCIN
Las Recomendaciones para proyectos de digitalizacin de documentos creadas por el
) de Mxico, estn dirigidas a las instituciones que
Archivo General de la Nacin (
planean usar esta herramienta tecnolgica enfocada al almacenamiento y difusin
de documentos resguardados en sus bibliotecas y archivos.
Estas recomendaciones servirn a quienes deseen hacer un programa de
digitalizacin, parcial o total, pero carecen de experiencia en el tema; aqu tendrn
una gua prctica para planear y ejecutar las actividades implicadas en el desarrollo
de este tipo de proyectos.
En documentos de texto o imagen, digitalizar se refiere a la conversin de un
soporte fsico en una copia digital, usualmente por medio de escaneo u otro proceso
de captura de imgenes; en este sentido, es importante hacer la distincin entre los
documentos digitalizados, creados a partir de un archivo fsico y los documentos que
nacieron digitales.
El fin de un proyecto como ste es digitalizar una sola vez los documentos y
utilizar el archivo obtenido para diversos propsitos; por ello se debe definir desde
la planeacin una digitalizacin estandarizada, clasificada y con ptima calidad,
para garantizar que cada archivo se pueda utilizar para nuevos requerimientos, sin
necesidad de volver a digitalizarlo.
Es importante sealar que la preservacin digital requiere de una gestin activa
para asegurar la continua integridad y accesibilidad del contenido de cualquier
archivo, evitando que se vuelva obsoleto debido a las modificaciones que sufren los
formatos digitales.
1.1 Alcance
El presente documento contempla las lneas a seguir para desarrollar proyectos
de digitalizacin de colecciones que originalmente se encuentran en diferentes
soportes: papel, manuscritos, libros impresos, fotografas, entre otros; sin embargo,

no incluye la digitalizacin de audio o video, ni de esculturas o cualquier artefacto

tridimensional. En todo proyecto de digitalizacin existirn similitudes en cuanto
a los problemas por afrontar en el proceso de desarrollo, por lo que se recomienda
leer estas recomendaciones y seguir las observaciones que se hacen, aun cuando
slo satisfagan parcialmente las necesidades de cada caso particular.
Para lograr una digitalizacin de calidad, la clave no es hacerla con la ms
alta resolucin posible, sino en un nivel que iguale el contenido informacional del
documento original.
Esta gua define las caractersticas mnimas necesarias para conseguir un nivel
aceptable de calidad de las imgenes que se obtendrn a partir del proceso de
digitalizacin.
El texto est enfocado en la planeacin e implementacin de proyectos de
digitalizacin, sin tomar en cuenta los aspectos administrativos, financieros,
operativos o tcnicos derivados de la creacin de archivos digitales a partir de
archivos fsicos.
En vista de que las colecciones resguardadas por cualquier archivo o biblioteca
se utilizan de diferentes formas y para propsitos diversos, las razones que se tienen
para digitalizar no siempre sern las mismas; por lo tanto, estas recomendaciones
no aplicarn directamente a todas las colecciones en cada institucin.

2. GESTIN DOCUMENTAL
Se refiere a una serie de actividades sistematizadas cuyo fin es controlar el ciclo de
vida de los documentos en una organizacin; se encarga de administrar el flujo que
stos siguen desde su creacin o recepcin, clasificacin, mantenimiento, permisos
de uso, almacenamiento y resguardo; de eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservacin de los documentos que lo requieran.
2.1 Administracin documental
Cualquier dependencia o entidad debe contar con un plan de desarrollo archivstico
encaminado a regular la produccin, uso y control de los documentos, mediante la
aplicacin de los procesos tcnicos archivsticos que garanticen su organizacin y
tratamiento adecuado, desde su origen hasta su destino final.
La administracin de documentos consiste en agruparlos de acuerdo con el
fondo, la seccin, la serie y la subserie a la que pertenecen, segn ha sido definido
en el cuadro de clasificacin archivstica. Dentro de cada serie, los expedientes que
la forman debern ser individualizados, pues cada uno se refiere al cumplimiento de
funciones especficas, manteniendo agrupados todos los documentos en el orden en
que se han producido.
Al referirnos a un documento, estamos describiendo un soporte material:
papel, cintas magnticas de audio y video, acetatos, papel fotogrfico, pelculas,
discos magnticos, etctera. Un documento posee caractersticas y estructuras
determinadas, las cuales le dan formalidad como documento de archivo. Este tipo de
materiales constituye el ncleo de la informacin que ha sido creada y procesada por
una institucin pblica o privada a lo largo de su vida.
Las dependencias o entidades podrn digitalizar grupos de documentos durante
las distintas etapas de su ciclo vital activa, semiactiva, inactiva o histrica, siempre
y cuando justifiquen la relacin costo-beneficio de un proyecto de digitalizacin.

Ciclo de vida de los documentos

La administracin de documentos reconoce que stos tienen un ciclo vital, el cual
inicia cuando son producidos y usados en el curso de la gestin cotidiana de la
institucin y tienen una utilidad inmediata, es decir, cuando se encuentran en su
fase activa y se resguardan en el archivo de trmite. Los documentos de asuntos
ya terminados, pero que pueden ser utilizados de manera espordica, deben
conservarse, precautoriamente, en un archivo de concentracin como informacin
semiactiva, debido a sus valores administrativos, legales o fiscales, como se muestra
a continuacin en la Tabla 1.
Tabla 1. Valores documentales
Valor
Cules
Qu
Cmo
Administrativo
Oficios
administrativos:
personal, oficinas,
memorandos, trmites
relacionados con
proyectos, planes,
presupuestos,
contabilidad
Determinar el
plazo o evento para
que el trmite o
la actividad con la
que se relacionan
los documentos
quede concluido o
prescrito
Mediante el
anlisis de los
periodos de trmite,
frecuencia de
consulta y normas
de prescripcin
aplicables
Jurdico y legal
Son los documentos

que se conservarn
en la institucin para
su posible uso y as
certificar derechos
u obligaciones de la
administracin pblica
en funcin de sus
actividades
Determinar el
plazo o evento para
que los derechos
u obligaciones
certificadas por los
documentos cesen o
prescriban
Mediante la
legislacin
aplicable que
acredite derechos
u obligaciones
jurdicas, as
como el plazo de
prescripcin de los
mismos

Valor
Fiscal o contable
Cules
Qu
Los documentos
que pueden servir
de testimonio del
cumplimiento
de obligaciones
tributarias
Cmo
Determinar el plazo
o evento para que
cese o prescriba
la necesidad de
comprobar o
justificar los gastos
de los recursos
pblicos
Mediante la
normatividad tcnica
y jurdica vigente que
justifique el manejo
y uso de fondos,
as como el plazo o
evento que cancela su
utilidad probatoria
Los documentos que se encuentran concluidos pasan a la tercera fase de su ciclo vital:
la inactividad. En ella los documentos pueden formar parte del Archivo Histrico o
ser eliminados, segn sea el resultado de su valoracin previa. A continuacin, en la
Tabla 2, se muestra la vigencia que tienen distintos tipos de documentos:
Tabla 2. Vigencias documentales
Tipo de documento
Temporalidad
Fundamento legal
Archivo contable
Documentos justificatorios
y comprobatorios
5 aos
Acuerdo presidencial, DOF,

25/08/1998
Inversiones en activo fijo
12 aos

25/08/1998
Expedientes en proceso
de financiamiento de
responsabilidades o
procesos judiciales
12 aos

25/08/1998
3 aos
Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios
del Sector Pblico, DOF,
16/01/2012
Expedientes de
adquisiciones
10

Tipo de Documento
Temporalidad
Expedientes clasificados
como reservados
Documentos que hayan sido

objeto de solicitudes de
acceso a la informacin
Fundamento legal
Se adiciona un periodo igual

al de reserva
Lineamientos Generales
para la Organizacin
de los Archivos de las
Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica
Federal, DOF, 20/02/2004
Dos aos adicionales a la

conclusin de su vigencia
documental
Lineamientos Generales
para la Organizacin
de los Archivos de las
Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica
Federal, DOF, 20/02/2004
La Tabla 3 muestra, de forma general, las fases que contemplan el ciclo vital de los
documentos.
Tabla 3. Identificacin del ciclo vital de los documentos
Fase
Valor
Uso
Usuario
Activa
PRIMARIO:
Administrativo
Fiscal o contable
Legal o jurdico
Institucional,
de consulta
frecuente
Institucin
productora
Archivo de
trmite
Semiactiva
PRIMARIO:
Administrativo
Fiscal o contable
Legal o jurdico
Institucional,
de consulta
ocasional
(espordica)
Institucin
productora
Archivo de
concentracin
Inactiva
SECUNDARIO:
Evidencial
Testimonial
Difusin e
investigacin
Investigador
Pblico en
general
Archivo
histrico
11

Archivo
La digitalizacin puede tener varias finalidades, conforme a lo anterior, es posible

adoptar diferentes caractersticas y estndares de acuerdo con las necesidades de
cada institucin.1 A continuacin se muestra cmo utilizar la digitalizacin en cada
una de las fases del ciclo vital del documento:
2.1.1 Digitalizacin para trmites y servicios
Se realiza en unidades de correspondencia, oficiala de partes u oficinas de atencin
al pblico, las cuales requieren control y trmite inmediato, pues generan altos
volmenes de documentacin. Estos trmites pueden ser integrados en expedientes
nicos o de los siguientes tipos: solicitud de crdito, licencia de conducir, cdula
de identidad, expediente de personal y clnico, credencial para votar, pasaporte,
comprobante contable,2 acta de entrega o recepcin, etctera.
Este tipo de digitalizacin tiene la finalidad de optimizar un flujo de trabajo
para un proceso en especfico; es decir, se busca sistematizar la secuencia de tareas,
acciones o actividades para ejecutar el proceso, con el seguimiento de cada una de
las etapas y el estado en que se encuentran. Con ello es posible reducir el tiempo y
acelerar la realizacin de un trmite.
Con la digitalizacin de los documentos solicitados para realizar el trmite,
es posible evitar la acumulacin de los documentos fsicos, originales o copias, los
cuales tienen un valor determinado por la naturaleza del trmite en cuestin.
Los documentos digitalizados formarn parte de expedientes electrnicos,
asociando las imgenes a las series documentales; deben ser clasificados a partir
del cuadro de clasificacin archivstica, determinando su valor y vigencia con base
en el catlogo; del mismo modo, se deben aplicar los procesos de depuracin y
transferencia mediante el estudio pormenorizado, de acuerdo con el catlogo, de las
1 Archivo General de la Nacin-Colombia. Circular externa, nm. 005. 11 de septiembre de 2012, p. 4.
Disponible
en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
CIRCULAR_05_DE_2012.pdf
2 Cdigo Fiscal de la Federacin, artculo 28; 30, prrafo tercero; 52.
12

series documentales a digitalizar, del cual resultar el establecimiento de los valores

primarios y secundarios de stas.
En este punto, la tcnica de valoracin documental muestra su utilidad, ya que
la asignacin de plazos de conservacin para los documentos nos permite ajustar y
definir estrategias de preservacin de materiales electrnicos. Por ejemplo, una serie
que tenga un plazo de eliminacin de tres aos no debera generar ningn problema
de conservacin o interpretacin de esa informacin. En caso de series documentales
cuyo plazo de conservacin sea superior, la organizacin deber adoptar polticas
explcitas de conversin o migracin de esos documentos digitalizados.
2.1.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin
Los proyectos de digitalizacin ms comunes son aquellos que permiten ampliar
documentos, lo que facilita su difusin por medios electrnicos y sirve para reducir
su manipulacin, permitiendo una mejor conservacin de los originales.
La digitalizacin tambin puede servir para generar copias de seguridad
o respaldo de documentos de archivo con valor histrico, cientfico o cultural, y
habilitarlos en sustitucin de los originales en caso de que se presenten siniestros
que afecten a los archivos o documentos de conservacin permanente.
2.1.2.1 Consulta de documentacin semiactiva
Por lo general, la digitalizacin con fines de consulta se concibe slo para los archivos
histricos; sin embargo, los requerimientos de consulta de documentos que tienen
las instituciones hacen necesario digitalizar, tambin, la documentacin semiactiva
de los archivos de concentracin, con la finalidad de tener disponibles y accesibles
los documentos e informacin que sirvan de apoyo a los programas de evaluacin y
calidad y, finalmente, facilitar y soportar la toma de decisiones.
La documentacin semiactiva no es de consulta tan frecuente como la que se
encuentra en los archivos de trmite, sin embargo, se torna fundamental en las
instituciones que tienen oficinas en distintas partes del pas, o distribuidas en el
13

mundo, para las cuales es indispensable consultar una serie documental o ciertos expedientes para un proceso sustantivo de la institucin. Por ejemplo, documentos
relacionados con billetes de depsito, fideicomisos, verificacin de identidad de
un connacional en el extranjero, antecedentes penales, historiales crediticios,
jubilaciones y pensiones, programas presupuestales de administraciones pasadas,
o incluso expedientes clnicos inactivos, los cuales pueden hacer la diferencia entre
vida y muerte en una situacin de emergencia.
Los expedientes en etapa semiactiva que se programen para ser digitalizados
deben pertenecer a asuntos concluidos; por lo tanto, se trata de expedientes
cerrados y sujetos a eliminacin o transferencia de acuerdo con lo que determine
el catlogo, a los que no se incorporarn nuevos documentos.
El acceso a esta documentacin estar restringido, pues el rea generadora es la
que dispondr las condiciones de acceso a la serie o expedientes, segn sea el caso.
2.1.2.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin de
documentos histricos
Los documentos histricos merecen un apartado especial al emprender un proyecto
de digitalizacin, pues resulta necesario tomar una serie de medidas que permitan determinar la conveniencia de llevar a cabo este proceso, dado el posible riesgo al cual
se puede exponer un grupo documental.
La digitalizacin de documentacin histrica est encaminada a reducir la
manipulacin de los documentos originales; esto contribuir a su conservacin y
preservacin. Ya que entre las funciones de un archivo histrico se encuentra la
difusin de los acervos, contar con los documentos digitalizados hace esta labor ms
sencilla y puede tener un impacto mucho mayor.
En general, la digitalizacin de grupos documentales histricos debe proporcionar
el servicio inmediato y directo de consulta, potenciar la accesibilidad y difusin de
series documentales, evitar el deterioro de las piezas ms frgiles o valiosas, as
como completar fondos documentales, originaria o temticamente afines, que se
14

encuentren repartidos entre varias instituciones archivsticas, facilitando con ello su

conocimiento y uso.
Para estos fines, la digitalizacin debe cumplir con un tratamiento archivstico
muy riguroso y garantizar que los grupos documentales susceptibles de digitalizacin
cuenten con instrumentos de consulta basados en la Norma Internacional General
de Descripcin Archivstica (
- ).
Para llevar a cabo la digitalizacin de grupos documentales histricos deben establecerse las prioridades de digitalizacin, basadas en las necesidades de los
usuarios y los recursos con que cuenta la institucin.
Una vez digitalizadas, se debe asegurar que las imgenes reciban un tratamiento
archivstico adecuado, as como garantizar la conservacin a largo plazo y la difusin
de los documentos digitales.
2.1.3 Digitalizacin con fines de contingencia y continuidad
de la operacin
Con este proceso se busca asegurar la disponibilidad de informacin en caso de
catstrofes, a fin de garantizar la continuidad de las operaciones de una entidad,
una vez superada la emergencia. En caso de que slo se requiera proteger ciertos
documentos y no una serie completa o un conjunto de expedientes, la digitalizacin se
puede llevar a cabo por tipos documentales, ya que el propsito es tener disponibles
y accesibles los documentos e informacin para establecer las operaciones de la
entidad. Sin embargo, no debe dejarse de lado que tanto los documentos en soporte
papel como los digitalizados, requieren recibir un adecuado tratamiento archivstico.
15

3. SELECCIN DE DOCUMENTOS
Seleccionar los materiales a digitalizar es el primer paso para crear un archivo de
este tipo; esto es, identificar los acervos o colecciones que son apropiados para digitalizar, con lo que se puede hacer una evaluacin del valor potencial del recurso en
relacin con las necesidades del usuario, lo cual es crtico para definir la factibilidad
del proyecto.
En esta etapa se puede tomar la decisin de hacer la digitalizacin de una
coleccin completa o de excluir algunos materiales.
La seleccin de materiales aptos para digitalizar es una actividad que consume
demasiado tiempo y debe realizarse despus de justificar el proyecto, pero antes de
las otras etapas. La eleccin se tiene que hacer pensando no slo en cuestiones como
el valor del material seleccionado o el inters de su contenido, sino tambin tomando
en cuenta aspectos legales y tcnicos, as como las condiciones institucionales.
Un aspecto fundamental es detectar las necesidades de los usuarios que consultan
los documentos. Para ello se debe hacer un anlisis que permita identificar, de forma
precisa, las necesidades actuales y futuras del grupo especfico de usuarios.
Es importante que el proceso de seleccin involucre a quienes tienen conocimientos detallados y expertos acerca de la coleccin y los materiales; por ejemplo,
pueden participar el curador, archivista, administrador, conservador, e incluso alguien externo a la institucin, para tener una opinin imparcial.
Las cuestiones involucradas con la seleccin del material a digitalizar van a ser
examinadas desde dos perspectivas:
Principales razones para digitalizar.
Criterios de seleccin.
16

3.1 Principales razones para digitalizar

Es preciso considerar las razones por las cuales se quiere digitalizar una coleccin
antes de que el proyecto inicie. Un anlisis cuidadoso de los motivos har las
decisiones subsecuentes ms fciles.
Las principales razones por las que se busca iniciar un proyecto de digitalizacin
son mejorar la disponibilidad de sus colecciones, o bien, preservarlas.
3.1.1 Mejorar la disponibilidad de los documentos
La razn ms comn para comenzar un proyecto de digitalizacin es hacer que las
colecciones se vuelvan ms accesibles para los usuarios actuales y potenciales. Por
esta razn, se debe justificar la necesidad de digitalizar cualquier material, basndose
en los beneficios que otorgar segn las actividades a realizarse por los usuarios;
por ejemplo, el aprendizaje, la enseanza y la investigacin.
Algunas ventajas de mejorar la disponibilidad de los documentos son:
El contenido puede ser obtenido, en forma expedita, desde cualquier lugar del
mundo y a cualquier hora, sin necesidad de emplear personal.
Al tener organizada la informacin, los interesados pueden buscar documentos, hacer referencias cruzadas sobre stos, definir filtros, etctera, con el fin
de obtener slo los materiales que necesiten, en muy poco tiempo.
Si se cuenta con una coleccin notable, nica o muy difcil de encontrar, hacerla disponible digitalmente al pblico mejora, de manera considerable, el
prestigio de la institucin y promueve lneas de investigacin que, con anterioridad, se encontraban limitadas a un nmero reducido de personas.
La accesibilidad a los documentos genera un incremento del nmero de usuarios potenciales.
Es congruente con otras iniciativas de digitalizacin nacionales o gremiales.
17

Agrega valor a la informacin por encima de las copias sobre papel, tales
como: valor intrnseco a la informacin, mayor funcionalidad por medio de
hipervnculos o mayor facilidad de bsqueda y navegacin.
Contribuye a la masa crtica de materiales digitales acerca de un tema, por lo
tanto, incrementa el valor de la coleccin.
Tiene opinin favorable para la conversin por alguna o algunas comunidades
acadmicas significativas.
Integra conjuntos de formatos o de materiales relacionados que se encuentran
desperdigados.
Permite buscar con mayor facilidad entre varios formatos, tamaos y materiales.
3.1.2 Preservar los documentos
Cuando los materiales por digitalizar se encuentran daados, en deterioro avanzado
o en peligro de perderse, el principal propsito de la digitalizacin ser crear
reproducciones fieles de los originales en un medio de larga duracin, y no tanto
seleccionar materiales dependiendo de su demanda. Estas reproducciones deben
satisfacer tanto las necesidades de los usuarios actuales como de los futuros, por ello
deben ser digitalizaciones de alta calidad y poseer estabilidad para que se puedan
mantener a lo largo del tiempo.
En estos casos, se recomienda seleccionar los materiales para preservacin
clasificndolos en tres categoras:
Documentos raros, nicos o frgiles; archivos y otros objetos con alto valor de
construccin que deben ser resguardados en su forma original. La conversin
digital puede generar sustitutos de alta calidad, los cuales permiten un acceso
amplio que, en la mayora de los casos, va a prevenir la manipulacin del
material. Estos documentos no siempre podrn digitalizarse en su estado
actual, por lo tanto pueden requerir una estabilizacin previa.
18

Material con un importante valor intelectual, pero relativamente bajo valor

de construccin; altamente utilizado y deteriorado o frgil. Las imgenes
digitales normalmente son buenos reemplazos para la demanda inmediata. Si
los materiales originales se estn deteriorando y necesitan ser reproducidos
para permitir su uso, a veces es preferible producir microfilmes con propsitos
de preservacin y copias digitales para su acceso (una solucin hbrida).
Material frgil de alto valor intelectual con bajo valor de construccin y poco
uso. Este material no va a tener mucha prioridad para ser digitalizado. Si es
material frgil que necesita ser reemplazado por duplicados para permitir su
uso, normalmente se sigue utilizando microfilm, ya que es muy barato y fcil
de almacenar; as se deja abierta la opcin de digitalizar el microfilm en el
futuro, cuando aumente su demanda.
La digitalizacin, en lo relativo a preservacin:
Mejora la calidad de imgenes previamente daadas.
Mediante esfuerzos de cooperacin se logran socios potenciales.
Considera la no duplicacin; es decir, no hay productos digitales semejantes
que contengan esa informacin.
Informa sobre temas pobremente documentados en otros medios.
Tiene importancia para la comprensin del tema.
Permite unir materiales en varios formatos fsicos cuyo manejo es muy
complicado (peridicos, mapas, grandes formatos, etctera).
Algunas instituciones an no han aceptado la tecnologa digital como un medio lo
suficientemente estable para la preservacin a largo plazo. Las razones, usualmente
aducidas, son que los medios digitales pueden sufrir de obsolescencia tcnica
y que hay incertidumbre, tanto en la autenticidad y legalidad de los documentos
electrnicos como en lo relacionado con costos futuros de preservacin.
19

Mientras esperan a que se solucione el problema de longevidad digital, la mayora

de las instituciones crean imgenes de archivo con calidad de preservacin; esto
significa que pueden ser utilizadas para diversos propsitos y que son creadas con un
alto nivel de calidad, lo cual minimiza la necesidad de volver a digitalizar el material.
Crear un duplicado electrnico no es razn suficiente para desechar el documento
original. La destruccin de estos materiales slo se debe hacer si fueron previamente
seleccionados para su desecho y han sido digitalizados para facilitar su uso intensivo
durante su ciclo de vida designado. En la seccin 5, Requerimientos tcnicos y de
implementacin, se desarrolla con mayor detalle este tema; se explica cules son
las estrategias y polticas de preservacin que permiten hacer una buena planeacin
con el fin de conservar archivos digitales.
3.2 Criterios de seleccin
Existen diversos documentos que pueden ser digitalizados; entre ellos se encuentran:
dibujos, manuscritos, libros, cartas, postales, carteles, transparencias, negativos, calendarios, mapas, planos arquitectnicos, boletos, fotografas, partituras, impresiones,
pinturas, etctera. Cada uno de estos materiales tiene caractersticas especficas en
cuanto a su composicin fsica y al mtodo por el cual fueron creados, mismas que
debern tomarse en cuenta al momento de digitalizarlos; adems, es imprescindible
examinar su estado de conservacin, ya que esto determinar la viabilidad de la
digitalizacin o la necesidad de una estabilizacin previa del documento, la tcnica
de reproduccin que debe emplearse, as como la posibilidad de obtener una buena
imagen digital.
El costo de un proyecto de digitalizacin depende del estado de conservacin
de los materiales y de otros factores, como la cantidad de informacin que debe ser
capturada, la necesidad de llevar a cabo una estabilizacin o restauracin previa
a la digitalizacin y el tipo de equipo necesario para su reproduccin, as como la
generacin de metadatos.
20

3.2.1 Por el contenido de los materiales

Con independencia del propsito para el cual se desarrolle un proyecto de
digitalizacin, la seleccin del material fuente se ver directamente influida por el
contenido. En este sentido, habr que plantearse la siguiente pregunta: el contenido
de este material justifica el esfuerzo, costos y otros insumos necesarios para su
reproduccin digital? Cualquier proyecto de digitalizacin debe tener su propia
definicin de valor, basada en las metas que busca lograr.
Para realizar un proyecto de digitalizacin hay que tener un volumen mnimo
de informacin; de otra forma, el valor del material ser muy bajo para atraer a
suficientes usuarios. Por lo tanto, si la seleccin se est haciendo con base en su
contenido, hay que preguntarse: se va a digitalizar una coleccin completa o
solamente una parte?
El valor de una coleccin completa es mayor que el de algunas de sus partes
fuera de contexto; pero si los documentos individuales tienen un valor significante,
incluso unos pocos pueden formar una masa crtica de informacin.
3.2.2 Por la demanda de los materiales
Si el propsito principal de la digitalizacin es mejorar el acceso a la informacin, el
criterio principal de seleccin del material deber ser su uso actual y potencial. Esto
nos lleva a la necesidad de hacer un anlisis para definir el pblico al que se le va a
dar prioridad.
Al momento de decidir en qu orden se digitalizar, se ponderarn las demandas
de los diferentes grupos de usuarios para lograr la mejor decisin y se dar el mismo
valor a las necesidades del pblico y a las de la institucin.
Se recomienda disear una estrategia en la cual se digitalicen primero las partes
de una coleccin mayormente utilizadas y que proporcionan un valor agregado al
proyecto al momento de ponerlas a disposicin de los usuarios.
21

3.2.3 Por el estado de conservacin de los materiales

Se debe examinar la condicin de los materiales originales, ya que esto afectar
la tcnica de manipulacin y digitalizacin y con ello se determinar si es posible
generar una buena imagen digital. Por esta razn, la seleccin del material a
digitalizar estar influida por su estado de conservacin.
El material frgil o deteriorado corre el riesgo de sufrir daos a causa de su
manipulacin, por lo que no se puede digitalizar sin tener cuidado especial o, en
ocasiones, un tratamiento previo de estabilizacin o restauracin, lo cual puede
generar costos adicionales. Por eso, antes de comenzar la digitalizacin se debe
evaluar si se dar prioridad a colecciones en mejor estado o si, por el contrario, se
considerarn en el proyecto los costos de preparacin, conservacin y restauracin.
Es necesario tener en cuenta casos en los que un material se est deteriorando
rpidamente. En stos tendr prioridad su digitalizacin, dado que se corre el riesgo
de perder informacin de gran valor de forma definitiva, incluso aplicando tcnicas de
conservacin y restauracin.
En esta etapa se requiere un estudio, de preferencia consultando a profesionales
de preservacin y conservacin, para determinar los costos relacionados con el
estado del material que no se haban previsto. El estudio tambin puede revelar
cuestiones que no se haban tomado en cuenta cuando se hizo el plan original, lo
cual implicara pequeos o grandes ajustes.
22

4. IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO

Con los objetivos del proyecto de digitalizacin y la seleccin del material, se establecer el alcance del mismo. Las especificaciones y costos del proyecto se definirn
con precisin, incluyendo cada una de las etapas del proceso. Es preciso prevenir la
adicin de tareas extras o materiales no presupuestados en un inicio.
La planificacin detallada para la viabilidad de un proyecto de digitalizacin debe
estar precedida por un riguroso anlisis tanto legal, de costo-beneficio y de tiempo.
En ste se deben indicar claramente los beneficios esperados frente al costo de la
inversin a realizar; se indicarn, tambin, los recursos de presupuesto necesarios
para adelantar los proyectos correspondientes, tanto en materia de organizacin de
los documentos como en los procesos tecnolgicos inherentes a la captura de las
imgenes, construccin de los ndices y control tcnico de calidad, actividades que
pueden demandar buena parte del presupuesto asignado al proceso de digitalizacin.
Adems, se debe tomar en cuenta el proceso de captura de metadatos.
Algunas tareas involucradas en un proyecto de digitalizacin pueden no ser
obvias o ser especficas de una institucin, y por lo tanto deben identificarse y
agregarse al plan del proyecto; de otra forma, causarn problemas de presupuesto
y fechas de entrega. Algunas de estas tareas pueden incluir:
Actividades previas a la digitalizacin: identificacin y localizacin de
materiales, obtencin del almacn, diagnstico del estado de conservacin,
acciones de estabilizacin, intervenciones de restauracin, remocin de
grapas o clips de los materiales, organizacin (clasificacin y ordenacin),
descripcin de las agrupaciones documentales (inventario), foliacin de las
unidades documentales, etctera.
Actividades posteriores a la digitalizacin: revisin de la calidad de las
imgenes, cotejo de los materiales con el inventario, desempaquetado,
ordenamiento, etctera.
23

No existe una forma definitiva de llevar un proyecto de digitalizacin, pues cada uno
de ellos es nico y diferente en cuanto a su propsito, a los materiales por digitalizar
y a su condicin; sin embargo, se puede crear una estructura de trabajo que desglose
sus componentes y sus actividades.
4.1 Estructura de trabajo para la gestin de imgenes
La estructura de trabajo para crear y gestionar imgenes digitales se puede dividir
en las siguientes fases:
a) Captura y creacin de datos: las imgenes son digitalizadas, contando
previamente con un texto descriptivo asociado a ellas o a su contenido
(metadatos); los datos son almacenados para su uso futuro. Es importante
considerar:
La manipulacin y preparacin de imgenes.
La captura de imgenes, para lo cual se deber contemplar el hardware y
el software a emplearse.
Los formatos de archivo y el grado de compresin/compactacin.
Los derechos de autor, proteccin de datos, etctera.
La asignacin de metadatos a la imagen, que incluye descripcin, indexacin
y catalogacin.
b) Acceso a datos y entrega: los propietarios de las imgenes debern planear
e implementar un mecanismo de entrega, el cual asegure que los usuarios
podrn tener acceso a los archivos de imagen. Es importante considerar los
siguientes puntos:
24
Bsqueda y obtencin de datos.

Administracin de usuarios y accesos.

c) Gestin de la coleccin digital: deber considerarse la produccin de una

coleccin de imgenes digitales de alta calidad, la cual implica ciertos
estndares e implementacin de buenas prcticas. Esto se asegura coordinando
los puntos anteriores. Entre los que se consideran, en esta fase:
La creacin de la base de datos y el diseo del sistema.

La gestin de procesos y los flujos de trabajo.
El control de calidad.
La gestin del proyecto.
La preservacin digital y el almacenamiento.
En un proyecto de digitalizacin exitoso, las imgenes son creadas y entregadas en

el tiempo establecido y sin superar el presupuesto. Una buena planeacin es la clave
para un proyecto exitoso, y sta debe tener en cuenta todo lo incluido en la estructura de trabajo. El tiempo invertido en escribir documentos de planeacin va a compensarse con creces durante la ejecucin, adems de que dichos textos sirven como
gua fundamental para realizar otros proyectos similares.
El plan del proyecto debe ser escrito, idealmente, por el administrador del
proyecto y, adems, aprobado por todas las partes interesadas. Generalmente el plan
es revisado varias veces antes de que todos los participantes queden satisfechos
en cuanto a que las tareas clave, subproyectos, metas y entregables queden
documentados y con estimados de tiempo realistas.
Otro factor importante en el xito de un proyecto de digitalizacin, es que la
institucin tenga muy clara la meta por la cual se va a digitalizar y qu tipo de
producto final va a cumplir dicho cometido. Para ello es sustancial:
Involucrar a todos los participantes relevantes (curadores, expertos tcnicos,
personal encargado de la preservacin, archivistas, entre otros), quienes pueden determinar las metas del proyecto y tomar decisiones sobre cmo se va a
conformar.
25

Mantener un registro de las decisiones que se han tomado y las razones por
las cuales se tomaron, con el fin de no repetir trabajo cuando surjan problemas
previamente tratados.
Analizar si la digitalizacin se llevar a cabo internamente o si se contratar una
empresa externa especializada en estos procesos. Cualquier eleccin que se
tome, la institucin que tiene los materiales por ser digitalizados debe tomar la
responsabilidad de:
Seleccionar los materiales a digitalizar.
Determinar el propsito de la digitalizacin as como la naturaleza del
producto deseado.
Establecer los niveles necesarios de calidad.
Verificar la calidad del trabajo terminado.
Hay argumentos encontrados en cuando a trabajar internamente o contratar una
empresa; es por esto que se deben analizar cuidadosamente los pros y contras de
cada una de las opciones. A continuacin se muestran algunos puntos a tener en
cuenta.
Pros de hacer la digitalizacin interna:
Obtener la experiencia de realizar un proyecto de digitalizacin (administracin
del proyecto, familiaridad con la tecnologa, aprendizaje, etctera).
Mayor control del proceso, incluyendo la manipulacin y almacenamiento del
material original.
Los requerimientos de calidad de imagen, acceso y escaneo, se pueden ajustar
sobre la marcha, en lugar de definirlos desde el inicio.
Participacin directa en el desarrollo de colecciones de imgenes digitales,
haciendo que stas se ajusten mejor a la organizacin y a los usuarios.
26

Contras de hacer la digitalizacin interna:

Requiere una gran inversin financiera inicial y durante el proyecto, en equipo
y personal.
Se necesita ms tiempo para implementar los procesos de captura de imgenes
y la infraestructura tcnica.
Nivel de produccin limitado.
No siempre se tiene disponible personal capacitado.
La institucin debe aceptar costos de fallas de equipo, capacitacin de personal,
problemas con la red, etctera.
Se da la necesidad de imponer estndares y mejores prcticas.
Pros de contratar una empresa:
El pago se hace nicamente por costos de digitalizacin de las imgenes, no por
equipamiento o personal, por lo tanto, la inversin en este rubro es temporal.
Altos niveles de produccin.
Personal capacitado.
Menores riesgos.
El proveedor absorbe costos de obsolescencia tecnolgica, fallas de equipo,
problemas de conexin, etctera.
Contras de contratar una empresa:
La organizacin tiene menor control en el proceso de captura de imgenes y
calidad.
Proceso contractual complicado: las especificaciones de las imgenes sern
claramente definidas al inicio, las soluciones a problemas deben ser negociadas,
se tienen que configurar conexiones de red adicionales, etctera.
27

El proveedor puede tener un conocimiento mayor que el cliente o puede presumir de un nivel de entendimiento de bibliotecas/museos/archivos que no tiene.
Falta de estndares con los cuales se podran negociar servicios y medir la
calidad.
Los originales deben ser transportados, enviados y despus manipulados por
el personal del proveedor.
Independientemente de cmo se va a hacer la digitalizacin, el administrador del
proyecto especificar lo siguiente:
Duracin del proyecto: inicio, ejecucin y fin del proyecto. ste debe ser muy
claro y contener cualquier relacin que se tenga con otros proyectos.
Tiempos: planear los tiempos de forma realista para cada una de las actividades a realizar; es importante asignar tiempo extra para posibles problemas,
definidos en el anlisis de riesgos.
Anlisis de tareas: identificar las tareas que no son obvias y tener claro que
pueden surgir ms a lo largo de la ejecucin, por lo tanto, hay que buscar la
forma de acomodarlas dentro del plan.
Personal: asegurar que el equipo de trabajo est capacitado para efectuar
las tareas asignadas, as como cumplir los tiempos asignados al proyecto; es
posible que se deba asignar tiempo extra para capacitacin y tomar en cuenta
la curva de aprendizaje.
Control de calidad: las imgenes digitales cumplirn con ciertos estndares;
dentro del plan se debe asignar tiempo para actividades de control de calidad,
las cuales incluyan no slo la revisin de las imgenes, sino tambin de los metadatos que las acompaan.
Anlisis de riesgos: generar un anlisis de riesgos en el cual se especifiquen
tanto los posibles problemas que puedan surgir durante la ejecucin del
proyecto, como las estrategias a seguir para solventarlos.
28

5. REQUERIMIENTOS TCNICOS Y DE IMPLEMENTACIN

Las decisiones de calidad y resolucin de las imgenes deben estar basadas en las
necesidades de los usuarios, en el uso que se les va a dar a stas y en la naturaleza
de los materiales que se van a digitalizar (dimensiones, color, rango tonal, formato,
tipo de material, etctera). La calidad y condicin del documento original van
a determinar directamente la resolucin en la cual se va a digitalizar, as como la
calidad de la imagen digital.
En este sentido, lo primero que debemos preguntarnos es qu nos interesa?;
dependiendo de la respuesta se pueden dar los siguientes casos:
La informacin contenida en un documento se puede guardar en formato
de texto, pasando por un proceso de reconocimiento ptico de caracteres,
llamado
por sus siglas en ingls (Optical Character Recognition), el cual
extrae el texto de una imagen digitalizada.
Representacin digital del documento original, o las caractersticas de ste,
impiden el uso de
(ejemplo: documentos escritos a mano). No obstante,
se puede guardar como imagen.
Representacin digital con texto (o partes de ste). Se puede digitalizar y
realizar un proceso
, con el cual se genera un archivo de texto plano que, al
relacionarlo con la imagen, va a permitir indexar o hacer bsquedas de texto.
Para cualquiera de las tres opciones se debern generar metadatos que acompaen
a la digitalizacin. Este tema se desarrolla ms adelante en el punto 5.5. Metadatos.
5.1 Formatos
El formato del archivo es el factor principal al crear o almacenar contenidos digitales
a futuro; por ello se deben utilizar formatos estndares, que sean ampliamente
utilizados y no tengan mucha probabilidad de ser descontinuados.
29

Los formatos con ms probabilidad de ser accesibles, en el futuro, tienen las

siguientes caractersticas:
Sin propietarios.
De estndar abierto documentado ( ,
,
).
Utilizados comnmente por la comunidad de investigadores.
Sin cifrado.
Sin compresin.
Existe una diversidad de formatos para almacenar documentos digitales. A

continuacin se explican tres de ellos:
/ ,
y
-2000. stos sirven, en
general, para cualquier propsito, sin embargo, se puede utilizar cualquier otro
formato, siempre y cuando est bien justificado su uso.
PDF/A
El
(Portable Document Format) es uno de los mejores formatos para preservar
documentos electrnicos y asegurar su supervivencia en el futuro. Se sugiere
utilizar
/ (Archival) Norma
19005 para archivar documentos con fines
de preservacin, pues contiene todos los elementos necesarios para reproducir el
contenido tal como se gener, independientemente de las herramientas y sistemas
utilizados para su produccin, almacenamiento y reproduccin.
Se recomienda utilizar el formato
/ cuando se quiere digitalizar textos o
una mezcla de textos e imgenes. Es importante pasar la imagen por un proceso
, el cual extrae el texto y lo pone detrs de la imagen, permitiendo indexar el
documento y hacer bsquedas sobre ste. El formato
o
/ permite tambin
la construccin de objetos complejos de mltiples pginas, como libros, peridicos
o diarios.
30

El
/ ofrece las siguientes ventajas:
Procesos eficientes de compresin.

Procesos estandarizados para bsquedas de texto.
Firmas digitales estndares que pueden ser integradas al documento para
proteger su integridad.
Los metadatos son almacenados en un formato estandarizado y son integrados
en el documento.
Como formato universal de documentos, es ideal no slo para digitalizaciones,
sino tambin para documentos generados electrnicamente.
El formato
puede utilizar diferentes tipos de compresin en distintas partes de
un archivo, lo cual hace que los documentos tengan un tamao fcil de almacenar.
TIFF
El
(Tagged Image File Format) es un formato de imgenes flexible, altamente
porttil, ampliamente aceptado, de estndar abierto y considerado el estndar
profesional de imgenes, los archivos
pueden utilizar compresin sin prdidas,
pero esto resulta en imgenes que utilizan mucho espacio de almacenamiento.
El formato
generalmente se utiliza para la creacin de archivos maestros
de imagen, ya que est conformado por mltiples pginas para tener una secuencia de imgenes de alta calidad. Su amplio uso a lo largo de los aos supone que va a
seguir estando soportado por mucho tiempo; sin embargo, en diversos aspectos se ha
quedado rezagado, debido a que no se ha seguido desarrollando. Este formato tiene
variantes que difieren principalmente en los mtodos de compresin.
Tradicionalmente algunas instituciones han optado por almacenar sus imgenes
utilizando archivos
sin compresin y sin prdidas, ya que se considera como
la mejor manera de preservar las caractersticas esenciales de un documento al
ser digitalizado; con todo, para proyectos grandes de digitalizacin, utilizar un
31

formato con compresin, incluso con prdidas, reduce costos, por lo cual resulta
econmicamente atractivo.
JPEG-2000
2000 es un estndar de compresin y codificacin digital de imgenes de
propsito general. Fue creado por el Joint Photographic Experts Group (Grupo
Conjunto de Expertos en Fotografa o
) en 2000, con la intencin de sustituir el
formato original creado en 1992.
Al utilizar compresin, una imagen digitalizada y almacenada en este formato
ocupa mucho menos espacio sin sacrificar calidad. Entre sus caractersticas
principales se encuentran las siguientes:
Rendimiento superior de compresin. Aplicando niveles bajos de compresin,
ofrece una ventaja de fidelidad sobre
; a niveles altos de compresin,
2000 tiene una ventaja ms significativa.
Soporte para mayor profundidad de color.
2000 incluye soporte para 48
bpp (bits por pixel), siendo posible codificar hasta 281.5 billones de colores.
Resolucin mltiple.
2000 puede contener la misma imagen en varias
resoluciones, ofreciendo varias posibilidades, como la inclusin de miniaturas.
Decodificacin progresiva. Los primeros bytes del archivo contienen una versin de baja calidad de la imagen, y los bytes posteriores van agregando gradualmente detalles a la imagen hasta tenerla con toda su calidad. Esto resulta
til para mostrar una vista previa de la imagen mientras se carga o se recibe
el resto del archivo.
Compresin sin prdidas y con prdidas. Es posible comprimir una imagen sin
que exista distorsin alguna (sin prdidas), adems de obtener un mayor grado de compresin a costa de distorsionar la imagen (con prdidas). Al momento
de realizar una compresin con prdidas, es posible especificar la calidad de
imagen que se desea obtener; desconocindose la eficiencia de compresin
32

resultante, sta depender del contenido de la imagen. Tambin es posible especificar el factor de compresin deseado, y entonces el grado de distorsin
resultante no estara predeterminado. Entre ms calidad se requiera, menos
compresin se deber aplicar.
Diversas instituciones en todo el mundo han optado por almacenar sus archivos
maestros utilizando la compresin
2000, sobre todo cuando se trata de colecciones grandes y se quiere utilizar el mismo archivo tanto para preservacin como para
acceso, aplicando el principio de digitalizar una vez, utilizar para muchos propsitos.
Algunas organizaciones utilizan la compresin
2000 sin prdidas, pero
cada vez es ms frecuente utilizar
2000 con prdidas, buscando que la imagen
se considere visualmente sin prdidas. En general,
2000 se elige buscando
maximizar los costos de almacenamiento sin sacrificar prcticamente la calidad.
5.2 Conversin
Se le llama conversin al proceso por el cual pasan los archivos fsicos originales
al ser digitalizados, es decir, convertidos a formato digital utilizando un dispositivo
escner o cmara digital, cuyo resultado es un archivo digital de imagen maestra.
sta debe ser una representacin visual del objeto original lo ms exacta posible que
sirva para las necesidades de la institucin; en este sentido, se debe entender que la
solucin no es capturar una imagen con la ms alta calidad posible, sino evaluar
el contenido del documento original y decidir la calidad de la imagen a utilizar al
realizar la digitalizacin.
Como un primer paso en este proceso, se analizan los atributos de los documentos
originales; stos pueden diferir en cuanto a dimensiones, rango de colores o la forma
en la que fueron producidos: a mano, con una imprenta, por medio de una cmara
fotogrfica, medios electrnicos, etctera.
El estado de conservacin de los documentos puede afectar el proceso de
conversin, por eso es importante identificar si existe la necesidad de realizar una
33

estabilizacin o restauracin previa, idealmente con el apoyo de un especialista en

conservacin de documentos.
La calidad de una imagen se puede definir a partir de los siguientes factores:
Resolucin: se determina por el nmero de pixeles utilizados para representar
la imagen. Los pixeles se expresan en puntos por pulgada (ppp o dpi: dots
per inch). Incrementar el nmero de pixeles da como resultado una imagen de
mayor resolucin y una mejor delineacin de los detalles finos, pero llega un
punto en el que seguir aumentndolo no va a mejorar la calidad de la imagen,
slo aumentar el tamao del archivo resultante. La clave es determinar el
punto en el cual se utilice la suficiente resolucin para capturar los detalles
significativos del documento fuente.
Profundidad de bits: es la medida del nmero de bits utilizado para definir
cada pixel. Mientras mayor sea, ms tonos de grises y colores se van a poder
representar. La eleccin de este valor afecta la posibilidad de capturar tanto la
apariencia fsica como el contenido del documento fuente. Se debe tomar en
cuenta si la apariencia fsica, o partes de sta, proporcionan un valor agregado,
de ser as, es necesario aumentar la profundidad de bits.
Procesos de mejora: estos procesos pueden ser utilizados para modificar o
mejorar la imagen capturada, transformando su tamao, color, contraste, brillo e incluso analizndola en busca de caractersticas que el ojo humano no
percibe. En stos se incluye, por ejemplo, el uso de filtros, curvas de reproduccin tonal y herramientas de manejo de colores. Estos procesos se deben
utilizar con mucho cuidado, ya que pueden hacer que desaparezcan elementos
importantes en una imagen.
Compresin: la compresin generalmente es utilizada para reducir el tamao necesario en el procesamiento, almacenamiento o envo de imgenes. Los
mtodos para lograrla varan; por ejemplo, se puede lograr abreviando informacin repetida o eliminando aquella que el ojo humano difcilmente ve. Las
34

tcnicas de compresin pueden ser sin prdidas al ser reducida la imagen

no se descarta informacin, o con prdidas la informacin menos relevante es promediada o descartada. Se recomienda aplicar una compresin
con prdidas, pero lo suficientemente buena para las necesidades, y obtener
as una imagen visualmente sin prdidas.
Dispositivo utilizado: el equipo utilizado y su rendimiento tienen un impacto
importante en la calidad de la imagen. Equipos de diferentes fabricantes pueden desempearse de distintas maneras, aun cuando cuenten con las mismas
capacidades tcnicas.
Juicio y cuidado del operador: este aspecto siempre va a tener un considerable impacto en la calidad de la imagen; a fin de cuentas, es una decisin
humana decidir la calidad que deben tener las imgenes.
En un proyecto de digitalizacin se recomienda generar archivos de imagen maestros,
generalmente de alta calidad, que puedan utilizarse para generar otras versiones ms
pequeas o en otro formato. El objetivo es generar una imagen lo suficientemente
buena que pueda ser utilizada en necesidades y aplicaciones futuras; la imagen
maestra debe ser de alta calidad y debe tratarse con un intenso control de calidad,
de manera que si existe algn error en el proceso de captura, sta deber repetirse.
5.3 Control de calidad
El control de calidad es un componente importante en todas las etapas de un proyecto
de digitalizacin, pues garantiza la integridad y consistencia de los archivos de imagen.
Un programa de control de calidad es necesario tanto para un proyecto interno
como cuando se contrata a un proveedor externo. Una diferencia importante es que,
en un proyecto parcial o totalmente externalizado, los requerimientos de calidad se
deben especificar antes de firmar el contrato, mientras que los proyectos internos
pueden ir construyendo sus programas de control de calidad paso a paso como parte
de las actividades del plan.
35

Para generar un programa de control de calidad es necesario definir si se va a

verificar toda la coleccin o solamente una muestra de imgenes; esto depender
del propsito del proyecto de digitalizacin. Si la cantidad de documentos es muy
limitada o los requerimientos de calidad son extraordinariamente altos, tiene sentido
examinar toda la coleccin imagen por imagen; sin embargo, en la mayora de los
proyectos es suficiente establecer un plan de muestreo, por ejemplo: de 10% de
todas las imgenes producidas por cada uno de los dispositivos de captura en un
rango de tiempo (da, semana, mes); si se encuentra que un porcentaje mayor al
margen de error especificado tiene fallas, entonces se debe analizar todo el lote, o
incluso volver a digitalizarlo. Para tener un control de calidad adecuado se deben
seguir los siguientes pasos:
Identificacin del producto final deseado y sus metas de produccin: decidir
qu se va a producir y cundo.
Establecimiento de estndares: definir los niveles aceptables de calidad de
imagen digital, basados en los atributos de los documentos originales y en la
capacidad que tiene el sistema de produccin de imgenes digitales.
Decisin de puntos de referencia: decidir la referencia que se va a utilizar, contra la cual se van a comparar las imgenes generadas.
Dependiendo de estas decisiones se seleccionan los programas de control de
calidad, es decir, si se va a tomar una muestra de las imgenes o toda la coleccin, los
tipos de archivo, etctera. Se pueden decidir, adems, los mtodos de evaluacin; se
recomienda verificar los resultados, analizando la imagen tanto en el monitor como
en una versin impresa, buscando variantes de color, ruido o falta de informacin.
Pueden existir muchos tipos de proyectos de digitalizacin; sin embargo, se
recomienda aplicar el principio de el fin justifica los medios, de manera que, si
las reproducciones digitales son bien recibidas y fueron realizadas dentro de los
tiempos y costos definidos, el proyecto se va a considerar un xito. Otra medida
36

de xito podra ser la calidad de la documentacin creada a lo largo del proyecto,

relacionada con metodologas, sistemas, recursos humanos y costos; as como las
lecciones aprendidas del proyecto, las cuales pueden beneficiar tanto a la institucin
misma como a la comunidad que busque realizar un proyecto similar.
5.4 Marcas de agua
Actualmente existen dos tipos de marcas de agua que se utilizan para archivos de
imagen digital, las visibles y las electrnicas.
Las visibles son aplicadas encima de una imagen, algo muy parecido a un sello
que se pone en un documento oficial. Normalmente una marca de agua de este
tipo es el nombre de la institucin duea del archivo, su sello oficial o algn logo
de identificacin. En la mayora de los casos, una marca de agua visible se aplica a
copias de archivos para su uso en internet, utilizando aplicaciones de manipulacin
de imgenes; esto se puede hacer mediante un proceso de lotes de imgenes
para ahorrar tiempo. Casi siempre las marcas de agua visibles tienen un grado de
transparencia, pero en todos los casos van a cubrir una porcin de la imagen.
Las marcas de agua visibles no previenen a los usuarios de descargar archivos;
sin embargo, stas pueden ser difciles de quitar, dependiendo de su complejidad,
tamao, colores y diseo. La mayor desventaja es la obstruccin de una parte de
la imagen, haciendo que sea menos atractiva para su uso.
Las marcas de agua electrnicas estn incrustadas en el cdigo del archivo de la
imagen y son invisibles; comnmente son cdigos numricos, los cuales representan
una licencia de uso, la cual es especfica de la institucin que es duea de los
archivos. En algunos casos, y bajo una inspeccin cercana, la imagen puede parecer
un poco distorsionada en cuanto se le aplica una marca de agua electrnica, pero
este fenmeno es muy difcil de percibir si no se compara el archivo marcado con el
original.
Las marcas de agua electrnicas o invisibles no previenen a los usuarios de
descargar archivos; sin embargo, existen propuestas en las que se plantea agregar
37

datos del usuario, fecha de consulta y hora dentro de la marca de agua, generndola
al momento de la consulta, con el fin de poder identificar de dnde provino una
imagen.
La ventaja de utilizar marcas de agua, visibles o electrnicas, es que la institucin
hace un esfuerzo por identificar las imgenes como de su propiedad; aunque las
marcas de agua no previenen el robo, ayudan a probar que una institucin protege
sus colecciones.
Se recomienda no utilizar marcas de agua de ningn tipo para los archivos
maestros, en especial si su fin es la preservacin, ya que stas afectan la calidad de la
imagen. Para imgenes de visualizacin previa o consulta s se pueden usar marcas de
agua, de preferencia electrnicas. En general, se recomienda adjuntar la informacin
de los derechos de una imagen utilizando metadatos; sin embargo, habr proyectos en
los que resulta importante agregar marcas de agua a las imgenes.
5.5 Metadatos
El trmino metadato se utiliza para incluir los principios descriptivos de
catalogacin en archivos digitales, as como informacin necesaria para obtencin,
acceso y gestin de esos archivos. Crear metadatos de calidad es componente clave
para la gestin responsable y la preservacin a largo plazo de los archivos digitales
que genere el proyecto.
Una imagen digitalizada no se puede considerar de alta calidad a menos de que
se le asocien metadatos al archivo digital. stos hacen posible la ejecucin de funciones clave, por lo cual estn asociados, directamente, con la mayora de los pasos
que sigue un flujo de trabajo en un proyecto de digitalizacin: nombramiento de
archivos, captura, procesamiento, control de calidad, rastreo de produccin, diseo
de bsquedas y obtencin de archivos, almacenamiento y gestin a largo plazo;
es decir, diferentes tipos de metadatos deben ser agregados por distintas personas
en las etapas del ciclo de vida de la imagen digital. A pesar de que su produccin
puede ser costosa en tiempo y recursos, los metadatos son indispensables para los
38

archivos de imagen, los cuales, de no contar con metadatos suficientes, corren riesgo
de perderse.
No existe un estndar para la creacin de metadatos que satisfaga todas las
necesidades de cualquier tipo de colecciones y repositorios; esto se debe a que cada
uno de los diferentes formatos de documentos originales (texto, imagen, fotos, entre
otros) pueden requerir distintos metadatos. Se recomienda que los productores de
imgenes digitales agreguen la mayor cantidad posible de metadatos a un archivo
antes de que se distribuya.
A lo largo de los aos han sido desarrolladas varias normas descriptivas
especficas (esquemas de metadatos) para describir diferentes tipos de objetos
(Dublin Core,
,
,
,
, etctera). Dado que ningn esquema va
a satisfacer completamente los requerimientos especficos de una institucin,
se puede generar un conjunto de metadatos a partir de elementos extrados de
diferentes esquemas, los cuales son combinados, personalizados y optimizados para
utilizarse en un proyecto, esto permite el uso de metadatos ms tiles a nivel local,
manteniendo estructuras y tipos de datos estndares.
Existen numerosos tipos de metadatos; a continuacin se muestran los que son
comnmente implementados en proyectos de digitalizacin.
5.5.1 Descriptivos
Se refieren a la informacin que identifica un recurso, describe su contenido y su
relacin con otros recursos dentro de una jerarqua. Sirven para ayudar a encontrar
y obtener documentos, distinguir entre unos y otros, as como para descubrir su
tema o contenido. Adems de informacin bibliogrfica, tambin puede describir
atributos fsicos del documento, como tipo, dimensin, condicin, etctera; esta
informacin generalmente es almacenada fuera del archivo de imagen dentro de una
base de datos. Ejemplos: ttulo, fecha del documento, descripcin.
39

5.5.2 Tcnicos
Describen los atributos de la imagen digital, tales como resolucin, dimensiones de
los pixeles, compresin, etctera; proporcionan informacin necesaria para que las
aplicaciones puedan utilizar el archivo; tambin describen el proceso de captura
de la imagen y el ambiente tcnico, como el hardware y el software utilizados para
su creacin, informacin especfica del formato, calidad de la imagen, etctera.
Los metadatos tcnicos sirven para ayudar a que se tenga consistencia en un gran
nmero de archivos, imponiendo estndares para su creacin. Ejemplos: escner
utilizado, formato de archivo, resolucin.
5.5.3 Estructurales
Contemplan las relaciones entre mltiples archivos digitales, permitiendo a los
usuarios recorrer objetos complejos como pueden ser las pginas y captulos de un
libro. Una de sus funciones principales es permitir el despliegue y la navegacin,
usualmente por medio de una aplicacin con cambio de pginas, indicando la
secuencia de imgenes. Ejemplos: tabla de contenidos, pgina, captulo, volumen.
5.5.4 Administrativos
Se utilizan generalmente para la gestin interna de recursos digitales y pueden
incluir informacin de derechos o de reproduccin, otros requerimientos de acceso,
criterios de seleccin o polticas para archivar el contenido digital, rastros de
auditoras, identificadores, metodologa o documentacin del proceso de captura,
informacin acerca de los documentos fuente, etctera. En general, contemplan las
necesidades locales administrativas de un proyecto o institucin. Ejemplos: fecha de
captura, proveniencia (historia), revisiones de integridad del archivo.
5.5.5 Para preservacin
Estn conformados por toda la informacin necesaria para gestionar y preservar
archivos digitales a lo largo del tiempo. Se distinguen de los metadatos tcnicos
40

porque documentan procesos realizados en el tiempo, es decir, eventos o acciones

realizadas para preservar datos y los resultados de estos eventos, a diferencia de
describir la procedencia o las caractersticas de formato de un archivo. Se asocian con
acciones realizadas sobre un recurso despus de ser enviado a un repositorio digital;
pueden incluir el registro de cambios realizados al recurso, como transformaciones
o cambios de formato, o indicar la naturaleza de las relaciones entre diferentes
archivos digitales.
Estos metadatos deben contener la informacin que va a asistir a la toma de
decisiones relacionada con el valor a largo plazo de un recurso digital. Se relacionan,
generalmente, con las estrategias de preservacin digital, as como con otras acciones
rutinarias, como copiar y respaldar, o cualquier proceso automatizado que se ejecute
en gran cantidad de objetos. Ejemplos: secuencia de cambios de formato, respaldos
realizados.
5.5.6 Derechos de autor
Estn conformados por informacin utilizada para identificar los derechos de autor
y el estatus legal de un documento. Incluyen informacin detallada acerca del tipo de
acciones que pueden ser realizadas en objetos digitales, as como de los portadores
de los derechos de autor capaces de autorizar la ejecucin de dichas acciones.
Ejemplos: estatus (dominio pblico, con derechos de autor, etctera), informacin
minuciosa de los titulares de derechos, informacin de contexto (acciones que se
pueden realizar con permiso dentro de una serie de circunstancias especficas).
5.6 Equipo de digitalizacin
Un elemento esencial para lograr un proyecto exitoso de digitalizacin es la seleccin
de dispositivos de captura de imgenes. Hoy en da existe una amplia gama disponible
que vara en caractersticas y costos. El dispositivo ideal para un proyecto depende
de varios factores, que incluyen: metas del proyecto, formato, tamao, condicin de
los materiales y presupuesto disponible. Tambin hay factores tcnicos que van a
41

influir en la decisin, como son: conocimientos necesarios para su uso, tamao del
rea de captura, velocidad, conectividad y posibilidad de manipular los diferentes
formatos y materiales de una coleccin.
Para decidir el equipo a emplearse para realizar el proyecto se deben considerar
las colecciones que van a ser digitalizadas. La naturaleza fsica de los objetos
impondr restricciones e influir en la eleccin del dispositivo de captura por utilizar.
Se debe tener en cuenta que, conforme el equipo de captura de imgenes se vuelve
ms complejo y sofisticado, puede requerir un alto nivel de habilidad para su uso,
por lo tanto, algunas instituciones requerirn entrenar al personal encargado de la
digitalizacin.
Las dos formas de digitalizar documentos son:
Con un equipo de escaneo (escner).

Con una cmara digital.
Equipos de escaneo
Escner de cama plana: este equipo es uno de los ms populares, y es utilizado
ampliamente en bibliotecas, archivos y museos. Dependiendo de la condicin
y el formato del material seleccionado, un escner de cama plana puede ser
empleado para digitalizar material bidimensional, como documentos en papel,
fotografas, material impreso, entre otros. Este dispositivo no es recomendable
para obras de arte originales, incluyendo impresos de arte. Con este tipo de
equipo, es importante considerar el rea de escaneo, debido a la diversidad en
las dimensiones de los materiales que se requiere digitalizar, pues en algunos
casos ser necesario contar con un rea de escaneo ms grande que en otros.
Algunos modelos cuentan con accesorios disponibles, como adaptadores
para transparencias o alimentadores automticos de documentos. Utilizar
un escner de cama plana para digitalizar cintas de pelcula puede causar
42

problemas de enfoque, a menos que se utilice un escner de gama alta. Los

alimentadores automticos no deben ser utilizados para digitalizar material
histrico o deteriorado, ya que se corre el peligro de daarlo.
Escner de filme/diapositivas: un escner de este tipo est diseado,
especficamente, para digitalizar cintas de pelcula y diapositivas. Aunque un
escner de cama plana con un aditamento para transparencias puede usarse
para esto, un escner dedicado para filme tiene mayor capacidad en cuanto
a resolucin, densidad del color, manipulacin del filme y enfoque, as como
un alto rango de tonos y de resoluciones pticas. Adems, se pueden adquirir
alimentadores de diapositivas para digitalizar hasta 50 de ellas, aunque stos
necesitan ser monitoreados para evitar atasques y dao de los materiales.
Escner de formato amplio: un escner de formato amplio puede ser muy
til para digitalizar mapas, planos, dibujos arquitectnicos, posters, etctera.
Los modelos de grado profesional cuentan con altas resoluciones pticas;
sin embargo, su alto costo afecta a muchos proyectos. Las instituciones que
requieran digitalizaciones de este tipo, dependiendo de la cantidad de material
a digitalizar, pueden considerar contratar a un proveedor externo o utilizar
una cmara digital.
Escner de libros: un escner de libros de gama alta sirve para dos propsitos:
1. Permite el copiado areo de libros, de materiales demasiado grandes o muy
frgiles que no pueden ponerse en un escner de cama plana.
2. Se pueden utilizar en proyectos de cambio de formato de libros, ya que son
rpidos y estn hechos para soportar la estructura de un libro, evitando
generarle daos al digitalizarlo.
Este tipo de dispositivos incluye software para compensar cualquier distorsin
causada por la curva que se forma al digitalizar libros completos; son muy
complejos y, por lo tanto, mucho ms caros que un escner de cama plana.
43

Al igual que con el escner de formato amplio, las instituciones que

requieran de digitalizacin area puedan considerar contratar a algn
proveedor o utilizar una cmara digital.
Equipos para cmara digital
Cmara compacta tipo apuntar y disparar. Las cmaras orientadas al pblico
no son para proyectos de digitalizacin, pues no cuentan con sincronizacin
de dispositivos externos de iluminacin, el tamao de la imagen resultante es
insuficiente y la calidad del lente limitada.
Cmara digital rflex de 35 mm de un solo lente (
): para proyectos de
digitalizacin, este tipo de cmara puede ser la mejor opcin para hacer la
captura. Es ideal para generar imgenes de alta calidad que sirven para
archivar y publicar. Una solucin efectiva a un costo relativamente bajo.
Las ventajas de este tipo de cmaras incluyen: calidad alta de imagen, resolucin de imagen apropiada, fcil uso, flexibilidad de captura, sincronizacin
con dispositivos de iluminacin, rango de precios modesto y opcin de captura
directa, es decir, cuando la cmara est conectada a la computadora y la imagen aparece en pantalla en cuanto se captura, esto permite tomar decisiones
tcnicas y estticas de inmediato, asegurando que tenga la calidad adecuada.
44

6. PRESERVACIN DIGITAL
Cuando se elabora un proyecto de digitalizacin con fines de preservacin, es
necesario definir una estrategia y polticas especficas para la preservacin digital.
Ambas son esenciales para asegurar que existen medios confiables y verificables que
permitan preservar la integridad de los archivos digitales.
6.1 Estrategia de preservacin digital
La estrategia de preservacin digital es el enfoque amplio adoptado por una
organizacin para asegurar que el contenido de archivos digitales se mantendr
accesible a lo largo del tiempo; su meta ser alcanzar consistencia en la gestin de
archivos digitales. Para lograrlo, la estrategia puede incluir:
Medios formales de aceptacin de registros, que incluyen el estndar acordado
de formatos de archivos y niveles de descripcin de los registros.
Un proceso seguro para transferir los registros al almacenamiento y que despus sean gestionados apropiadamente (incluyendo revisiones de integridad).
Procesos de mapeo para capturar la informacin descriptiva dentro de una
base de datos que est ligada a los registros, de manera que permita hacer
bsquedas para poderlos encontrar fcilmente.
Medios formales que proporcionen el contenido de los registros preservados
a los usuarios en el formato ms apropiado.
Sistema riguroso de monitoreo de las actividades de preservacin, el cual
puede producir datos utilizables para una auditora.
Tipo de almacenamiento para archivos digitales.
Descripcin de procesos de migracin y normalizacin de archivos, que
contemplan las condiciones que se deben cumplir para que se ejecuten tales
procesos.
45

Cada uno de los puntos incluidos en la estrategia de preservacin digital puede

tener ms peso que otros, dependiendo del tamao y el tipo de coleccin a digitalizar.
6.2 Polticas de preservacin digital
Las polticas de preservacin digital deben redactarse con la intencin de informar
a todos los involucrados (directa o indirectamente) con la preservacin digital, qu
es lo que se est haciendo y por qu se hace. stas sirven para asegurar que los
contenidos electrnicos se mantengan autnticos y accesibles.
Dado el amplio rango de personas a quienes se dirigen las polticas, no debe
usarse en ellas un lenguaje muy tcnico, pues las palabras deben ser comprensibles
para cualquier persona involucrada en actividades de preservacin digital.
Tambin es importante que las polticas sean accesibles para los usuarios, por lo
cual se deben poner a su disposicin una vez elaboradas.
El propsito principal de stas es definir por qu una organizacin est haciendo
preservacin digital; en este sentido, las polticas deben considerar en su redaccin
los siguientes elementos:
El propsito y los motivos para preservar archivos digitales.
Cmo la preservacin digital va a permitir al archivo alcanzar sus objetivos
principales.
Cmo la preservacin digital se va a alinear con las metas estratgicas de la
organizacin.
Los beneficios que, a largo plazo, brinda el acceso a datos para su uso; as como
el riesgo econmico, de reputacin y cultural que llevara el no aplicar una
estrategia de preservacin digital.
Las polticas tambin van a servir como documento de autoridad para quienes harn
la labor de preservacin digital, en trminos de:
46

Descripcin de funciones y responsabilidades; tanto dentro de la organizacin

como para actores externos (contratistas, donadores de material, etctera).
Definicin de criterios de manera concisa, con el fin de hacer mediciones a
partir de ellos.
Determinacin de la cobertura de las actividades de preservacin digital.
Especificacin de los tiempos y criterios de evaluacin: definir cundo y
cmo se van a evaluar los archivos digitales que sern presentados para
su almacenamiento, considerando su valor histrico y sus caractersticas
tecnolgicas.
Definicin de cualquier estndar de la estrategia de preservacin digital.
El fin es darle la autoridad necesaria al archivo para llevar a cabo la preservacin
digital dentro del marco acordado, sin tener que justificar peticiones de recursos o
servicios ya identificados y plasmados en las polticas de preservacin digital. Las
polticas definirn en forma ms clara la lnea de responsabilidades, y esto permitir
resolver en forma directa y sin riesgos cualquier asunto o conflicto que pueda surgir.
Un documento de polticas de preservacin digital debe incluir los siguientes
elementos:
6.2.1 Objetivos principales de las polticas
Introduccin a las polticas, dentro de las cuales se debe:
Proporcionar orientacin y autorizacin en la preservacin de materiales
digitales.
Asegurar la autenticidad, confiabilidad y acceso a largo plazo a los materiales.
Explicar cmo la preservacin digital servir a las necesidades de la institucin.
Declarar las reglas y principios de los aspectos especficos que formarn la
base de la implementacin.
47

Evaluacin de riesgos
Desarrollar una frase que exprese la evaluacin de riesgos de la institucin, que
incluya el grado de riesgo en trminos de:
La infraestructura tcnica.
Los formatos digitales de las colecciones, medios de almacenamiento,
metadatos, origen y condicin de los originales.
Necesidades
Identificar las necesidades de preservacin digital, basadas en la evaluacin de
riesgos de la institucin.
Propsito del proyecto
Expresar en una serie de frases la definicin de cada proyecto con su propsito,
incluyendo los beneficios que traern. El plan se basar en las necesidades
institucionales.
Metas y objetivos
Desarrollar metas y objetivos basados en las declaraciones de misin o propsito de
la organizacin.
Proyectos por realizar
Desglosar el plan general de preservacin en pequeos proyectos e incluir los
nombres de los puestos que deben participar en el proyecto.
Compromisos financieros
Listar los recursos financieros que van a ser necesarios para lograr las metas y
realizar los proyectos.
48

Compromisos organizacionales
Listar los recursos no financieros que van a ser necesarios para lograr las metas y
realizar los proyectos.
Personal
Hacer una lista del personal clave involucrado y los roles a desempear.
Preservacin y control de calidad
Desarrollar metas y objetivos relacionados con la preservacin y enfocados en
el control de calidad. Se pueden incluir: tipos y fuentes de contenido, formatos,
estrategias de gestin y despliegue, herramientas de toma de decisiones, etctera.
Metadatos de preservacin
Crear una frase que muestre la creacin y el uso de metadatos de preservacin.
Funciones y responsabilidades
Definir las funciones y responsabilidades de los participantes en la preservacin
digital a largo plazo.
Capacitacin
Describir los compromisos de la institucin y los planes de capacitacin y
entrenamiento del personal que trabaja en la preservacin digital.
Evaluacin y actualizacin
Describir el tiempo en el que se har una revisin del plan de preservacin digital.
49

Glosario de trminos
Adems de definiciones contenidas en el Artculo 4 de la Ley Federal de Archivos, se
entender por:
Accesibilidad. Atributo de un documento electrnico cuando es accesible; es decir,
puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
Administracin de archivos. Conjunto de estrategias dirigidas a la planeacin,
direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos, tecnolgicos, financieros y
humanos, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Archivo electrnico. Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivsticos.
rea generadora/rea de procedencia del archivo. Se refiere a las diferentes
coordinaciones, direcciones, subdirecciones, departamentos, secciones de
departamentos o equivalentes en las que se generan o reciben los documentos de la
institucin.
Asunto. Contenido especfico de los documentos de archivo y expedientes de
una serie, que permite la individualizacin dentro del conjunto de caractersticas
homogneas al que estn integrados. Es tambin el tema, motivo, argumento,
materia, cuestin, negocio o persona de que trata un expediente o documento de
archivo y que se genera como consecuencia de una accin administrativa.
Autenticidad. Atributo de un documento electrnico que puede probar que el
origen de las informaciones contenidas en l y fijadas sobre un soporte electrnico
son ciertas.
50

Coleccin documental. Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos

y que por lo tanto no tiene una estructura orgnica ni responde a los principios de
respeto a la procedencia y al orden original.
Copia. Reproduccin exacta de un documento.
Copia autenticada. Reproduccin de un documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendr el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para conservar la informacin
contenida en el original en caso de prdida o destruccin del mismo.
Depuracin. Retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo
en los archivos de gestin.
Descripcin archivstica. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta
que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como guas, inventario,
catlogos e ndices; para llevarla a cabo es necesario considerar al menos los seis
campos obligatorios de la norma internacional general de descripcin archivstica
- , as como cuidar la redaccin y la ortografa.
Digitalizacin.Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se
encuentra guardada de manera analgica (soportes: papel, video, casetes, cinta,
pelcula, microfilm, etctera) en una que slo puede leerse o interpretarse por medio
de una computadora.
Diagnstico de archivos. Proceso que permite obtener una visin integral de la
situacin y problemtica archivstica de una entidad mediante el anlisis y evaluacin
de las reas de archivo y clasificacin de los documentos. Es necesario, sobre todo,
51

en aquellos casos en los que se pretende organizar el acervo documental; en sntesis,

es la primera etapa de la creacin de un sistema de administracin de documentos.
Entre otros aspectos deber evaluarse:
El estado de organizacin de los tres tipos de archivo, trmite, concentracin
e histrico, para determinar las reas prioritarias con las que se dar inicio
al proyecto.
Los instrumentos de control y registro de expedientes con que cuenta la
institucin.
El estado de conservacin de los documentos.
Los procesos de transferencia que lleva a cabo la dependencia.
Las reas fsicas asignadas para el resguardo de los archivos.
El personal a cargo de los archivos y la deteccin de necesidades de capacitacin.
Los requerimientos de bienes muebles para la conservacin y guarda de
archivos.
Documento. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnticos, pelculas, fotografas, etctera) en lenguaje natural o convencional.
Documento de archivo electrnico. El que registra un acto administrativo, jurdico,
fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades
y actividades de la institucin que precisa de un dispositivo electrnico para su
registro, almacenamiento, acceso, lectura, transmisin, respaldo y preservacin.
Documentos de comprobacin administrativa. Documentos creados o recibidos
por una institucin o individuo en el curso de trmites administrativos o ejecutivos.
Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato.
52

Documento original. Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y

caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documentacin semiactiva. Documentacin de asuntos concluidos y cuya consulta
es espordica. Se resguarda en el archivo de concentracin.
Expediente electrnico. Unidad documental constituida por uno o varios
documentos electrnicos sobre un determinado asunto, actividad o trmite,
ordenados como indican el cuadro general de clasificacin archivstica y el catlogo
de disposicin documental de las instituciones, cuya gestin desde su produccin,
tratamiento archivstico, conservacin, servicio y disposicin final se ejecuta
mediante un sistema automatizado de gestin y control de documentos.
Expediente tipo. Se compone de un nmero determinado de documentos
establecidos como requisitos para solicitar un trmite o servicio.
Expediente nico. Es parte de un proceso organizacional donde varias reas pueden
incorporar documentacin a un expediente.
Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusin de
un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados
como antecedente o prueba. Fecha ms antigua y ms reciente de un conjunto de
documentos.
Foliacin. Es la numeracin de todas y cada una de las fojas que integran el expediente.
Se har al trmino de la organizacin, es decir, una vez que la clasificacin y la
ordenacin sean definitivas, iniciando en cada expediente con el uno en la primera
foja y hasta el nmero que se llegue dentro de ese expediente.
53

Formato electrnico. La codificacin de un documento de archivo electrnico que

define cmo est organizada su informacin.
Identificacin. Primera fase de la metodologa archivstica, de tipo intelectual, cuyo
objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido el documento,
su evolucin orgnica, competencias administrativas y tipos documentales en los que
se materializan el procedimiento administrativo y dems disposiciones que afectan
al trmite, elementos imprescindibles para la delimitacin de la serie documental.
El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento
del Cuadro general de clasificacin archivstica y la ordenacin de sus series
documentales, sentando las bases para su posterior valoracin y descripcin.
Instrumentos de control y consulta. Trmino genrico que sirve para denominar
cualquier descripcin o instrumento de referencia realizado o recibido por un
servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los
documentos: gua general, gua simple, inventario, cuadro general de clasificacin
archivstica, catlogo de disposicin documental.
Integridad. Atributo de un documento electrnico que garantiza que las
informaciones contenidas en l no han sufrido alteraciones durante la transmisin
entre distintos sistemas, tanto dentro de los sistemas de la organizacin donde se
gener el documento electrnico, como cuando es transferido mediante las redes
pblicas o privadas de comunicacin a una tercera persona.
Legajo. Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulacin.
Parte de la documentacin de un expediente subdividido para facilitar su manejo y
conservacin.
54

Nmero de expediente. Nmero consecutivo que, dentro de la serie documental,

identifica a cada uno de sus expedientes.
Ordenacin. Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organizacin, y
consiste en establecer secuencias dentro de grupos, conforme a secciones o series
documentales; puede ser cronolgica, alfabtica o numrica.
Organizacin documental. Operacin intelectual y mecnica por la cual las
diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerrquica con criterios
orgnicos o funcionales para revelar su contenido e informacin. Se divide en dos
etapas: clasificacin y ordenacin. Proceso que, mediante las etapas de clasificacin
y ordenacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin de la
estructura de un fondo. Organizacin = identificacin + clasificacin + ordenacin +
descripcin.
Originalidad. Siempre que la comunicacin, el acceso a la misma, se produzca
mediante redes pblicas o privadas de comunicacin, se estar accediendo al
documento original; mientras que si la comunicacin del documento electrnico se
efecta mediante .
, disquete, papel, etc., se habla de copias de documentos.
Seleccin. Proceso archivstico destinado a determinar cul ser la documentacin
que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histrico conforme a sus valores
primarios y secundarios.
Sistema de administracin de documentos. Tiene como objetivo regular la
produccin, circulacin, acceso, uso, control, conservacin, preservacin y difusin
de los testimonios documentales de una institucin.
Soporte. Material fsico en el que se registra la informacin (papel, pergamino,
papiro, cintas y discos magnticos, pelculas, fotografas, etctera).
55

Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.
Unidades administrativas. Se refiere a las diversas reas que integran la estructura
organizacional de una institucin, tienen la responsabilidad de dejar constancia
documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes. Por su
naturaleza son receptoras y generadoras de los documentos; por ello, tienen la
responsabilidad de constituir en su rea el archivo de trmite.
Vale de prstamo. Formato preestablecido para controlar la salida y entrada de los
expedientes en prstamo de los archivos de trmite, concentracin e histrico.
Validez. Atributo de documento electrnico que posee los mismos efectos jurdicos
que el documento escrito y firmado olgrafamente en soporte papel.
Valor administrativo. Cualidad que para la administracin posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada.
Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para la Hacienda Pblica.
Valor jurdico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.
56

Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos documentos que,

por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valor primario. Cualidad de los documentos desde que se producen o se reciben
hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
57

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digitalwa.statelib.wa.gov/newsite/best.htm [Consultado 29 de junio de 2014].
62

Directora de la Coleccin Guas e Instructivos

Mercedes de Vega
Elaboracin de textos
Sebastin Alcrreca Alcocer y Erick Cardoso Espinoza,
con la colaboracin de Claudia Lpez Iglesias y Alexandra Trejo Galindo
Diseo y formacin
Elisa Cruz Cabello
Correccin de estilo
Roberto Del Vecchyo Calcneo
Mara del Carmen Gutirrez Haces
Francisco Javier Gonzlez Ruiz
El libro Recomendaciones para proyectos de digitalizacin de documentos,

versin electrnica, fue editado en julio de 2015.

Recomendaciones para Proyectos: de Digitalización de Documentos

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Recomendaciones para proyectos

La presente obra est bajo licencia de:

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En los casos que sea usada la presente obra

Recomendaciones para proyectos

Archivo General de la Nacin

Primera edicin, Mxico, 2015

D.R.Archivo General de la Nacin-Mxico

2.1.1 Digitalizacin para trmites y servicios

2.1.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin

2.1.2.1 Consulta de documentacin semiactiva

2.1.2.2 Digitalizacin para consulta, difusin y

2.1.3 Digitalizacin con fines de contingencia y continuidad

3.1.1 Mejorar la disponibilidad de los documentos

3.1.2 Preservar los documentos

3.2 Criterios de seleccin

3.2.1 Por el contenido de los materiales

3.2.2 Por la demanda de los materiales

3.2.3 Por el estado de conservacin de los materiales

4. IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO

5.3 Control de calidad

5.4 Marcas de agua

5.5.5 Para preservacin

5.5.6 Derechos de autor

5.6 Equipo de digitalizacin

6.1 Estrategia de preservacin digital

6.2 Polticas de preservacin digital

Recomendaciones para proyectos

no incluye la digitalizacin de audio o video, ni de esculturas o cualquier artefacto

Recomendaciones para proyectos

Recomendaciones para proyectos

Ciclo de vida de los documentos

Son los documentos

Recomendaciones para proyectos

Acuerdo presidencial, DOF,

Inversiones en activo fijo

Acuerdo presidencial, DOF,

Acuerdo presidencial, DOF,

Recomendaciones para proyectos

Documentos que hayan sido

Se adiciona un periodo igual

Dos aos adicionales a la

Recomendaciones para proyectos

La digitalizacin puede tener varias finalidades, conforme a lo anterior, es posible

Recomendaciones para proyectos

series documentales a digitalizar, del cual resultar el establecimiento de los valores

Recomendaciones para proyectos

Recomendaciones para proyectos

encuentren repartidos entre varias instituciones archivsticas, facilitando con ello su

Recomendaciones para proyectos

Recomendaciones para proyectos

3.1 Principales razones para digitalizar

Recomendaciones para proyectos

Recomendaciones para proyectos

Material con un importante valor intelectual, pero relativamente bajo valor

Recomendaciones para proyectos

Mientras esperan a que se solucione el problema de longevidad digital, la mayora

Recomendaciones para proyectos

3.2.1 Por el contenido de los materiales

Recomendaciones para proyectos

3.2.3 Por el estado de conservacin de los materiales