Taller numero 1

1. Indague sobre los conceptos tablas de valoración documental, importancia.

2. Consulte sobre la organización de fondos acumulados, compilación de información

institucional, actos administrativos, marco teórico, normatividad, diagnostico,
concepto instructivo.

3. Consulte sobre la infraestructura física del archivo, características de la

documentación, muestreo, tamaño de la muestra.

4. Documéntese sobre el estado físico y el nivel de la organización documental,

estados de los depósitos, muebles de archivo, sistemas de almacenamiento, tipos
de soportes.

5. Indague sobre valoración, formato de tablas de valoración documental, instructivo

para diligenciar tablas de valoración documental
 1. Indague sobre los conceptos tablas de valoración documental, importancia.

• RTA: DEFINICIÓN: Producto de análisis y organización de un fondo

acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales con
anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

• OBJETO: El objetivo de la Tabla de Valoración documental es servir de

instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la
aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de
transferencias secundarias.

• ALCANCE: Es proporcionar, el instrumento dentro del programa de Gestión

Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo
acumulado y se convierte en la guía para la organización, selección y
expurgo de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas
transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

2. Consulte sobre la organización de fondos acumulados, compilación de información

institucional, actos administrativos, marco teórico, normatividad, diagnostico,
concepto instructivo.

RTA: DEFINICIÓN: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida
institucional sin ningún criterio archivístico de organización sin las mínimas condiciones de
conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente
para los usuarios.

PROCESOS DE VALORACIÓN: De acuerdo con su ciclo vital, el fondo acumulado, se

forman con los documentos del Archivo Central o Históricos, que adquieran un valor
permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la
ciencia y la cultura
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Se analizan desde una triple perspectiva trascendencia
como testimonio de la entidad, la trascendencia de la actuación de la administración y la
trascendencia de la sociedad en su conjunto.

Se define valoración del documento como “proceso por el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo”.

PRIMARIOS: INTERESAN A LA ENTIDAD PRODUCTORA Y AL INICIADOR

ASPECTOS - ADMINISTRATIVO

- LEGAL
- FISCAL
- CONTABLE
- TÉCNICO

EXITE EN - SU TRÁMITE

- SU VIGENCIA
- SU PLAZO PRECAUCIONAL

SECUNDARIOS: INTERESAN A LA INVESTIGACIÓN Y A LA HISTORIA

CLASIFICACIÓN PREDECIBLES

EVIDENCIALES

NO PREDECIBLES

SE JUZGAN PARA DESTRUCCIÓN

CONSERVACIÓN PERMANENTE
TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS: Para definir la disposición final del conjunto
de la documentación que haya sido producida y conservados, las entidades deberán
adelantar el análisis de sus fondos acumulados, aplicando los principios por los cuales se
rige la organización de los documentos en el archivo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Básicamente significa que los archivos de quien creo los
documentos no deben ser mezclados con los creados por otros.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Debe ser entendido como el principio que hace
referencia a la secuencia lógica, en la que se producen los documentos, en la ejecución de
los trámites para resolución de los diferentes asuntos.

DOCUMENTO ORDEN

-Orden de pago 05-Enero-2002

- Autorización de pago 18-Febrero-2002
- Contrato 25-Febrero-2002
- Recibos y/o facturas 10-Marzo-2002
- Póliza 15-Marzo-2002
- Informe 10-Mayo-2002
- Acta de entrega 30-Junio-2002

LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: El fondo de una entidad lo constituye tanto la

documentación producida por la misma como la que recibe. Una entidad genera información
en tres direcciones: para ella misma, hacia otras instituciones, desde otras instituciones.

DENOMINACIÓN DEL FONDO: El fondo se denomina con el nombre completo de la entidad

productora (Institución o Persona).

TIPO DE FONDO DENOMINACIÓN

- Gobernación del Departamento de

- Fondos generados por instituciones Cundinamarca

- Fondos generados por personas - Mariano Ospina Rodríguez

-Entidades productoras cuyo nombre a - Alcaldía Municipal de Medellín / Alcaldía
variado a través del tiempo Ordinaria del Distrito de Medellín

BASE LEGAL
Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones”.

Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 y se

ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales del
Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de conservación y

organización de documentos”.

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental”.

METODOLOGÍA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

Estos procedimientos, procesos y metodologías, se plasman en los siguientes pasos, que en

ocasiones se trabajan simultáneamente, en otras consecutivamente y fueron expuestos en el
II encuentro de Archivos e Investigación. El caso de Bogotá:

• Inventario preliminar de unidades de conservación

• Clasificación y ordenación: reubicación de las unidades de conservación por principio de

procedencia y orden original (actualización inventarios)

• Cuadros de Clasificación

• Valoración documental: propuesta TVD

• Identificación de documentos afectados por biodeterioro

• Evaluación de condiciones medio ambientales y depósitos de documentos

MARCO TEORICO

3. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO, CARACTERISTICAS DE LA

DOCUMENTACIÒN, MUESTREO TAMAÑO DE LA MUESTRA

RTA:

MUESTREO

Procedimiento mediante el cual se determina el tamaño de muestra necesario para que el

error maestral sea lo mas pequeño posible.

CONCEPTOS.

POBLACIÓN.

Es el conjunto de todos los elementos que se pueden observar.

MUESTRA.

Es una selección representativa de elementos de la población.

“Una muestra pude ser población, y una población puede ser una muestra”.

ERROR MUESTRAL.

Es la diferencia entre un estadístico y su parámetro correspondiente.

Nos da una noción clara de hasta dónde y con qué probabilidad una estimación basada en
una muestra se aleja del valor que se hubiera obtenido observando toda la población.
Un estadístico será más preciso en cuanto y tanto su error es más pequeño.

Nivel de Confianza.

Probabilidad de que la estimación efectuada se ajuste a la realidad.

TIPOS DE MUESTREO

Probabilísticas
Muestreo aleatorio simple (muestreo básico en estadística).
Es aquel en que cada elemento de la población tiene la misma probabilidad de ser
seleccionado para integrar la muestra.
Muestreo estratificado
Muestreo por racimos

No probabilísticas

El tamaño de la muestra:
Al realizar un muestreo probabilística nos debemos preguntar ¿Cuál es el número mínimo de
unidades de análisis (personas), organizaciones, capitulo de telenovelas, etc.), que se
necesitan para conformar una muestra? Que me asegure un error estándar menor que 0.01
(fijado por el investigador), dado que la población es aproximadamente de tantos elementos.
En el tamaño de una muestra de una población tenemos que tener presente además si es
conocida o no la varianza poblacional.

- Infraestructura física del archivo.

- Estanterías.
Las estanterías deberán ser metálicas y no colocarse nunca adosadas a la pared pues esa
posición facilita la acumulación de humedad; irán en sentido paralelo a las vigas para evitar
problemas derivados del peso. Se procurará que los pasillos coincidan con las ventanas para
que la luz no incida directamente sobre los documentos. Por otra parte no deberán llenarse
en exceso para que tengan una buena aireación.
Para facilitar la circulación por el depósito la distancias entre las estanterías y pasillos
laterales será de 70 cm. Es conveniente que estén provistas de una mesa auxiliar para
realizar en ellas cualquier tipo de consultas.

-Paredes, Suelos y Techos.

· Paredes.
Acabado con dos manos de pintura plástica de calidad normal aplicado sobre los
paramentos previo saneamiento y preparación de los mismos.

· Suelos.
Terminado con baldosas de terrazo, recibido sobre capa de mortero 1: 6 de cemento y
arena. Rodapié del mismo material, de 7 cm., de altura. En los casos en que fuera necesario
y previamente a la colocación del terrazo, se deberán corregir totalmente las humedades que
presente el suelo saneado y reparando las mismas con el tratamiento específico que
requiere cada depósito.

· Techos.
Acabado con dos manos de pintura plática de calidad normal aplicada sobre el paramento
previo saneamiento y preparación del mismo. Si las necesidades de aislamiento, enrasado
en la altura del techo, uniformidad del mismo u otras características lo requiriesen, el
acabado se realizará mediante la colocación de un falso techo de placas de escayola.

- Puertas y ventanas.
Puerta.
La puerta de acceso deberá ser antifuego y estar homologada para una resistencia de 60
minutos según especifica la NBE-CIP-81 llevando los elementos de cierre y seguridad
correspondientes.
Ventanas.
La carpintería debe cumplir las siguientes condiciones: estanqueidad al aire y al agua,
resistencia al viento, resistencia a los herrajes y calidad del material. Atendiendo a las
peculiaridades de cada caso se estudiará la reparación o nueva colocación de las mismas de
manera que cumplan satisfactoriamente los requisitos anteriormente citados. Si por la
orientación del depósito, los rayos solares incidiesen directamente en el interior del mismo o
bien para graduar la entrada de luz, se haría necesaria la colocación de persianas
graduables o contraventanas, estas últimas recibidas por medio de pernios al montante del
bastidor.
Las ventanas llevarán en depósitos situados en planta baja, vidrios de seguridad verdes tipo
PARSOL de 6/7 mm. De espesor garantizando la estanqueidad del aire y al agua en el
encuentro del mismo con el bastidor.
En estos últimos casos las ventanas de los depósitos deberán ir protegidas al exterior por
medio de rejas recibidas al muro de cerramiento.

. Instalación eléctrica.
Los conductores irán entubados de manera que queden empotrados interiormente con la
superficie del revestimiento de la pared o el techo. Si el depósito tuviera falsos techos no
será necesaria la apertura de rozas, pues se usarán los anteriores para el paso de tubos.
Los interruptores quedarán a la altura de 1,10 – 1,20 m. Del suelo. El nivel de iluminación
recomendable será de 250 lux que se obtendrán por medio de luminarias Standard de tubos
fluorescentes con pantalla de protección.

Equipamiento.
Además de los elementos de seguridad ya descritos al hablar de puertas y ventanas, todos
los depósitos deberán contar con el siguiente equipamiento:

Extintores.
El extintor de incendios será de polvo seco polivalente o antibrasa (a base de sales de
monofosfatos amónicos), Irán colocados sobre soportes fijados a parámetros verticales o
pilares, de forma que la parte superior del extintor quede como máximo a 1,70 m. del suelo.
Se situarán al exterior y en el interior del local en lugar de fácil visibilidad y próximo a la
puerta de acceso.

ASPECTOS ESTRUCTURALES:

-Si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar
dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mts, cifra que se deberá
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
-Los pisos, los muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínima la abrasión.
-Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas y tener el tiempo
de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.

ASPECTOS ESTRUCTURALES:

- Si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá estar
dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mts, cifra que se deberá
incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
- Los pisos, los muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínima la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas y tener el tiempo
de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la
documentación.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO TABLA DE VALORACION

DOCUMENTAL.

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razón social de la

entidad que produjo los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la

documentación en ejercicio de sus funciones.

HOJA Se numerará cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrará el total
de hojas de las TVD.

CÓDIGO Nº. Se registrará el código que identifica tanto a la oficina productora como el
asunto o la serie.

ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como
aparece en el inventario.

RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la documentación

en la fase de archivo correspondiente.

DISPOSICIÓN FINAL. Debe señalarse para cada asunto o serie la opción correspondiente
de disposición final según lo indique el resultado de la valoración, marcándola con una equis
(X).

CONSERVACIÓN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,

es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenidos informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la
ciencia y la cultura.

ELIMINACIÓN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su
valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para
la investigación, la ciencia y la cultura.

MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o
magnéticos.

SELECCIÓN. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio de muestreo. Éste se entiende como la operación por la cual se
conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con
criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.

PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la

modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.

FIRMAS DE APROBACIÓN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comité de Archivo

de la Entidad.

FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.