La nueva ISO 9001:2015

Estrategias para abordar el cumplimiento

de los requisitos de la informacin documentada
con el apoyo de la norma ISO 30301
Jos Alberto Alonso
jalonso@eblagestiodocumental.cat

www.eblagestiodocumental.cat

www.iso30300.es

La nueva ISO 9001:2015 29 de mayo de 2015

www.informaciondocumentada.es

Requisitos de la documentacin de los sistemas de gestin

Las normas de sistemas de gestin ISO requieren documentar el sistema para:
> dar soporte a la realizacin de los procesos y tener la seguridad de que los procesos se
han llevado a cabo como estaban planificados;
> comunicar al personal la forma en que se llevarn a cabo las actividades del sistema;
> proporcionar evidencias de los resultados de las actividades y del cumplimiento de los
requisitos especificados;
> suministrar informacin para la mejora continua del sistema;
> proporcionar una base para auditar el sistema.

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Informacin documentada | Definicin

Informacin que requiere ser controlada y mantenida por una organizacin y el medio de
soporte que la contiene.
Nota 1: La informacin documentada puede estar en cualquier formato o medio de soporte y
provenir de cualquier fuente.
Nota 2: La informacin documentada puede hacer referencia a:
el sistema de gestin, incluidos los procesos relacionados;
la informacin creada para que la organizacin lleve a cabo sus operaciones (documentacin);
la evidencia de los resultados obtenidos (registros).

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Creacin y actualizacin
Cuando se crea o actualiza la informacin documentada la organizacin debe garantizar
adecuadamente:
a) la identificacin y descripcin (p. ej., un ttulo, fecha, autor o nmero de referencia);
b) el formato (p. ej., idioma, versin del software, grficos) y medio de soporte (p. ej.,
papel, electrnico);
c) la revisin y aprobacin para su idoneidad y adecuacin.

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Control de la informacin documentada (i)

La informacin documentada requerida por el sistema de gestin y por esta Norma
internacional debe estar controlada para garantizar que:
a) est disponible y es apropiada para su uso, dnde y cundo se necesite;
b) est protegida adecuadamente (p. ej., prdida de confidencialidad, uso inapropiado o
prdida de integridad).
Para el control de la informacin documentada, la organizacin debe plantearse las
siguientes actividades, segn corresponda:
1) distribucin, acceso, recuperacin y uso;
2) almacenamiento y preservacin, incluida la preservacin de la legibilidad;
3) control de cambios (p. ej., control de versiones);
4) retencin y disposicin.

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Control de la informacin documentada (ii)

La informacin documentada de origen externo que la organizacin determine que es
necesaria para la planificacin y operacin del sistema de gestin debe ser identificada
segn proceda y controlada.
NOTA El acceso implica una decisin con respecto al permiso para solamente ver la informacin
documentada, al permiso y la autorizacin para ver y cambiar la informacin documentada, etc.

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ISO 30301. Anexo A Procesos y controles (i)

A.1

Creacin

A.1.1 Determinar qu documentos, cundo y cmo deben ser creados y capturados

en cada proceso de negocio
A.1.2 Determinar la informacin sobre el contenido, contexto y control (metadatos)
que debe incluirse en los documentos
A.1.3 Decidir en qu forma y estructura se deben crear y capturar los documentos
A.1.4 Determinar tecnologas apropiadas para crear y capturar documentos

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ISO 30301. Anexo A Procesos y controles (ii)

A.2

Control

A.2.1 Determinar qu informacin de control (metadatos) debe crearse en los

procesos de gestin de documentos y cmo se vincular con los documentos
y gestionar al largo del tiempo
A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo
del tiempo
A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo
A.2.4 Establecer la disposicin/eliminacin autorizada de los documentos
A.2.5 Establecer las condiciones de administracin y mantenimiento de las
aplicaciones de gestin de documentos

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Lneas de trabajo
> Utilizar el anlisis y descripcin de los procesos de negocio para identificar la
informacin documentada requerida por el sistema de gestin de la calidad o el
sistema integrado de gestin.
> Establecer pautas comunes de creacin y actualizacin y de control de la informacin
documentada empleando como base el Anexo A de la norma ISO 30301.
> Tener en cuenta los requisitos sobre revisin, aprobacin, distribucin y control de
cambios, sobre todo para la informacin documentada que hace referencia al sistema
de gestin de la calidad, los procesos relacionados y la forma de llevar a cabo las
operaciones.
> Aumentar la eficacia de los controles de gestin documental incorporando los
resultados de las actividades de evaluacin del desempeo y de mejora del sistema
de gestin de la calidad.
> Aprovechar la implantacin o adecuacin del sistema de gestin de la calidad para
impulsar o consolidar el sistema de gestin documental en toda las reas o procesos
de la organizacin.

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Muchas gracias por su atencin

10 aos
2005-2015

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