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DOCUMENTOS
CODIGO: PR01_GC_V01
VERSION: 01
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1. OBJETO
Por medio de este procedimiento se normaliza la forma como se elaboran los documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad (S.G.C.) de la Empresa CONTRI LTDA.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos del sistema de gestin de la calidad.
3. DEFINICIONES
4. CONTENIDO
4.1
Elaboro:
Revis:
Coordinador S.G.C.
Fecha:
11-01-2008
Firma:
Representante de la Direccin
Fecha:
14-01-2008
Firma:
Aprob:
Yesid Orlando Perdomo
Gerente
Firma
Fecha:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
CODIGO: PR01_GC_V01
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4.1.1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
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El cdigo de los formatos y otros registros elaborados por la organizacin se establece
as:
FO03_RF_V01
Cdigo del tipo documento (2 letras), Consecutivo de 2 dgitos, Guin, Siglas del proceso (2
letras) al que pertenece el documento, Guin, la letra V seguida del nmero de Versin.
Tipos de Documento
DOCUMENTOS
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO
CARACTERIZACION
INSTRUCTIVO
FORMATO
OTROS DOCUMENTOS
CODIGO
MC
PR
CA
IN
FO
OD
CODIGO
DR
CM
RF
AX
GC
RH
CP
Contenido
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS
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No.
Actividad
Responsable
Donde:
No: Es un nmero consecutivo, comenzando desde el paso 01 hasta el nmero
necesario de pasos para la terminacin del procedimiento.
Actividad: Son todas las actividades que se desarrollan en cada paso.
Responsable: Es el cargo de la persona quien realiza el paso
Documentos relacionados (Opcional): Documentos que se relacionan con el contenido
del documento y ayudan a la comprensin (Leyes, Manuales, Procedimientos, entre
otros). Incluyendo el titulo y el cdigo y/o numero de los documentos que sirven como
referencia de consulta para la correcta interpretacin, aplicacin o modificacin del
documento.
Se incluyen documentos internos como externos a la empresa.
Nota: Esta informacin no har parte del documento, para su consulta se utilizar un
enlace al archivo que contiene dicha informacin FO01_GC_V01.
Control de registros: Indicacin de los registros relacionados con el procedimiento, como
se describe en el procedimiento de control de registros. Para ello se utiliza la matriz
modelo siguiente:
CODIGO
FORMATO
NOMBRE
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
CLASIFICACION
TIEMPO DE
ARCHIVO
DISPOSICIN
Donde:
Cdigo: Es el cdigo que se le asigna a los diferentes formatos utilizados para el registro de
informacin, si no existe un formato definido en la casilla se debe colocar No Aplica.
Nombre: Es el nombre asignado al respectivo registro. Si se manejan registros en Original y
Copia, se relacionan independientemente colocando entre parntesis si es original o copia.
Responsable de Diligenciarlo: Es el nombre del cargo responsable del diligenciamiento del
registro correspondiente, acorde con la planta de cargos de la empresa.
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DOCUMENTOS
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DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO
SIGNIFICADO
INICIO/FIN
CONECTOR DE
LINEA
DEFINICION
Se utiliza para el inicio o fin de diferentes
actividades del procedimiento. En su
interior se escriben los trminos INICIO O
FIN en estilo de negrilla y en mayscula
sostenida
Con esta figura se representan dos
situaciones diferentes:
ACTIVIDAD
DECISION
DOCUMENTO
CONECTOR
INTERNO
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DEFINICION DE SIMBOLOS
SIMBOLO
SIGNIFICADO
CONECTOR DE
PAGINA
4.2
DEFINICION
Representa el vnculo entre varias
pginas. En su interior se escribe un
nmero que sirva de vnculo.
Las instrucciones dadas en este documento aplican para todos los formatos que se generen
dentro del Sistema de Gestin de Calidad de la Empresa CONTRI LTDA.
4.3.1
OTROS DOCUMENTOS
Para todos aquellos documentos tales como: Actas, Oficios, Fichas Tcnicas, Cartas,
Comunicados, Portafolios, deben contener como mnimo el Nombre de la Empresa, la fecha de
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emisin del documento, Identificacin del contenido. Si se requiere que el registro lleve la firma
se anexara el campo correspondiente.
4.5
ASPECTOS DE FORMA
4.5.1
Forma de Redaccin
Otras Consideraciones
Escriba en el contenido del documento la informacin adicional que considere necesaria para
complementar el entendimiento del documento (ej. Tablas con clasificaciones, cuadros
explicativos, etc.). Este numeral es opcional.
La copia controlada se identifica con un sello de Copia controlada y sern distribuidas por
(Coordinador del SGC) el lder del proceso.
Los documentos obsoletos se deben recoger de los sitios de uso, por parte del Coordinador del
S.G.C., y son destruidos o marcados claramente con la palabra OBSOLETO, para evitar
confusin y manejo de documentos desactualizados.
Todos los documentos deben actualizarse en relacin con la forma que opere el sistema de
Gestin de calidad, y preservan su vigencia hasta que reciba otra modificacin o se anulen.
Todo documento que sea aprobado debe ser registrado en el Listado Maestro de documentos
Internos FO01_GC_V01.
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En casos de que se manejen documentos en medio magntico se podr distribuir la informacin
en formato PDF, a travs de medio extrable, con la salvedad de que el vigente es el que se
encuentra en este medio y no los que se produzcan fsicamente.
Todo usuario que posea una COPIA CONTROLADA" debe consultar en el listado maestro de
documentos, la versin y fecha para verificar si posee la versin actualizada, en caso contrario
solicitar el documento vigente al (coordinador del SGC) lder del proceso . Por ningn motivo se
deben fotocopiar los documentos (excepto formatos), ni copiar archivos de medio magnticos,
salvo previa autorizacin del lder del proceso.
No se pondr en circulacin ningn documento hasta tanto no haya sido revisado y aprobado
por los responsables del mismo.
4.6
DESCRIPCIN
4.6.1
No.
01
02
Actividad
Identifica la necesidad de establecer un documento nuevo y
procede as:
Elabora preliminar del documento nuevo.
Diligencia la solicitud de Creacin, Modificacin o
Anulacin de documentos FO04_GC_V01.
Revisa el nuevo documento, y procede a lo siguiente:
a) Si acepta el documento nuevo enva la solicitud de
Creacin. Modificacin o Anulacin de documentos junto con
el documento nuevo al Coordinador del S.G.C. para su
edicin.
b) Si no acepta el documento nuevo enva nicamente la
solicitud de creacin, Modificacin o Anulacin de Documentos
al Coord. Del S.G.C. para su archivo. Va al paso 06.
03
04
Aprueba el documento
Incluye el nuevo documento en el Listado Maestro de
Documentos, divulga, distribuye e implementa el nuevo
documento.
Se debe colocar sello de Copia Controlada a todas las copias del
documento que distribuya.
Archiva el original del nuevo documento.
05
06
4.6.2
Modificacin De Documentos
Responsable
Coordinador S.G.C.
Representante de la
Direccin o su
delegado
Coordinador del
S.G.C.
Gerente
Coordinador del
S.G.C.
Coordinador del
S.G.C.
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DOCUMENTOS
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No.
Actividad
Responsable
Coordinador S.G.C.
02
Representante de la
Direccin o su
delegado
04
05
06
07
4.7
Coordinador del
S.G.C.
Gerente
Coordinador del
S.G.C.
Coordinador del
S.G.C.
Coordinador del
S.G.C.
Anulacin De Documentos
No.
Actividad
Responsable
01
Coordinador S.G.C.
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No.
Actividad
Responsable
02
Representante de la
Direccin o su
delegado
04
Coordinador del
S.G.C.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
Coordinador del
S.G.C.
Manual de calidad
CONTROL DE REGISTROS
CODIGO
FORMATO
RESPONSABLE
LUGAR DE
ARCHIVO
CLASIFICACION
Listado
Maestro de
FO01_GC_V01
Documentos
internos
Coordinador del
S.G.C.
Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito
Por orden
cronolgico.
FO02_GC_V01
Listado
Maestro de
documentos
externos
Coordinador del
S.G.C.
Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito
Por orden
cronolgico.
FO03_GC_V01
Listado de
distribucin
de
documentos
Coordinador del
S.G.C.
Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito
Por orden
cronolgico.
NOMBRE
TIEMPO DE
DISPOSICION
ARCHIVO
Hasta su
siguiente
Eliminar
actualizacin
archivo fsico
en el archivo
activo.
Hasta su
siguiente
Eliminar
actualizacin
archivo fsico
en el archivo
activo.
2 aos
Eliminar.
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CODIGO
FORMATO
NOMBRE
Solicitud de
Creacin,
Modificacin,
FO04_GC_V01
o Anulacin
de
Documentos
RESPONSABLE
LUGAR DE
ARCHIVO
Coordinador del
S.G.C.
Carpeta SGC
Medio:
Registro
escrito
TIEMPO DE
CLASIFICACION
DISPOSICION
ARCHIVO
Por orden
cronolgico.
2 aos
CONTROL DE VERSIONES
Versin
Aprobado
Por
Fecha De
Aprobacin
Comentario
01
Gerencia
01/14/2008
Documento nuevo.
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