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Gerncia de Projetos

Prof. Jos Luiz de Siqueira

Introduo a
Gerncia de Projetos

Introduo
Em um cenrio globalizado e de alta competitividade entre as
empresas, o gerenciamento de projetos passou a ter um
papel vital para implementao de estratgias que garantam
as empresas maior agilidade e facilidade de adaptao s
mudanas de mercado, tecnologia e servios, tornando as
empresas com maior capacidade de sobrevivncia e
competitividade

Introduo
Agentes de mudana:
Sociedade
Clientes
Tecnologia
Mercado ...
Agilidade, capacidade de adaptao, implementao de
estratgias para implementar essas mudanas so
necessrias em qualquer seguimento
O gerenciamento de projetos surge como uma forma de
conduzir estes empreendimentos (necessidades)
Cada vez mais as organizaes esto utilizando a
administrao estratgica por meio de projetos

Contexto de Projeto
Novas
Tecnologias
Concorrncia

Mercado

Posicionamento

Oportunidades

Anlise de Mercado

Objetivos

Anlise de Viabilidade

Projetos

Resultado

O Gerenciamento de Projetos o caminho para atingir as metas estratgicas das empresas

Gesto Estratgica X Gesto de Projetos

Atravs dos projetos as empresas podem colocar em prtica


as estratgias de sobrevivncia ou crescimento

Gesto Estratgica X Portfolio Projetos

Identificando e selecionando projetos (do Portfolio de projetos)


para alcanar seus objetivos estratgicos

Importncia da Gesto de Projetos


E porque a Gesto de projetos nas empresas ?
O ambiente de negcios est cada vez mais competitivo.
Pra sobreviver, as empresas precisam inovar: criar novos
produtos, lanar campanhas de marketing inovadoras,
construir fbricas mais modernas, atualizar processos internos,
relacionar-se melhor com seus clientes, etc. .
Como se faz tudo isto? Com projetos. Os projetos viabilizam
as mudanas nas empresas
E porque gesto de projetos importante? Projetos mal
geridos so um convite ao fracasso. A gesto de projetos visa
aumentar as chances de sucesso de um projeto, minimizar
seus riscos e custos e manter todos os interessados do
projeto satisfeitos

O que um Projeto ?
um conjunto de atividades temporrias,
realizadas em grupo, destinadas a produzir um
produto, servio ou resultado nicos. PMBoK

Um empreendimento nao repetitivo, caracterizado


por uma sequencia clara e logica de eventos, com
inicio, meio e fim, que se destina a atingir um
objetivo, dentro de parametros pre-definidos de
tempo, custo, recursos e qualidade

O que um Projeto ?
O projeto nico
O projeto temporrio
Tem um incio e fim definidos
Tem um escopo e recursos definidos
Tem uma equipe de pessoas dedicadas
durante a vida do projeto
Tem prazo, custo e qualidade predefinidos
Cada projeto cria um produto, servio ou
resultado nico

Exemplos de Projeto
Desenvolvimento de um produto ou servio
Construo de um prdio, plataforma de
petrleo, navio, etc
Uma campanha eleitoral
Desenvolvimento de um novo modelo de carro
Lanamento de uma nova revista, publicao
Implantao de um novo sistema, software
A realizao de um evento, congresso, etc
A modernizao de uma fbrica
Etc

Operao
Operao - um conjunto de aes cujo resultado, em um
dado perodo, contribui para o atendimento de uma
necessidade administrativa ou operacional da organizao

Caracteriza-se por:
Ter objetivo que pode ser medido qualitativa e
financeiramente
Atividade contnua, rotina (no ser limitada no tempo)
Dar condies para o funcionamento normal de uma
organizao
Exemplos:
Administrao de recursos humanos
Compras, contabilidade, contratos
Produo contnua de um produto

Projeto X Operao

O Gerenciamento de operao est fora do escopo formal de projetos

O que a Gerenciamento de Projetos ?


Gerenciamento de projetos a aplicao do conhecimento,
habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto
para atender aos seus requisitos. PMBoK
O gerenciamento de projetos realizado atravs da aplicao
e integrao apropriadas dos 47 processos* (*PMBoK 5 edio) de
gerenciamento de projetos, logicamente agrupados em cinco
grupos de processos:
Grupos de processos de Iniciao
Grupos de processos de Planejamento
Grupos de processos de Execuo
Grupos de processos de Monitoramento e controle
Grupos de processos de Encerramento

Grupos de Processos de Projetos

Grupos de Processos de Projetos

Gerenciamento de Projetos
Restries
(Um fator limitador
que afeta a execuo
de um projeto)

Recursos
Humanos

Recursos
Materiais

Recursos
Financeiros
Planejamento
e Controle

Por que Gerenciar Projetos ?


Para entregar o que foi previamente definido, no prazo
e custo estipulado e com qualidade
Para evitar surpresas durante a execuo dos trabalhos
Para antecipar riscos e situaes desfavorveis que
podem prejudicar o projeto
Para corrigir possveis desvios durante execuo do projeto
Para otimizar a alocao de pessoas, equipamentos e
materiais
Para documentar e facilitar estimativas para futuros projetos
Para agilizar as tomadas de decises
...

Fatores que influenciam os Projetos

Metas e objetivos mal estabelecidos


Atividades e tempo mal planejados
Informaes insuficientes ou inadequadas
Os produtos finais no estavam bem definidos
Cronogramas no realistas
Padres de trabalho no foram estabelecidos
Expectativas no alinhadas com a realidade
M relao com os stakeholders do projeto
Planejamento insuficiente
Falta de participao da equipe na tomada de decises
O projeto baseado em premissas erradas
Estimativa de custos mal definidas
Pouco ou nenhum controle
Troca constantes de equipe e do Gerente do Projeto
Falta de capacitao
Mudanas de escopo durante execuo
...

Porque Projetos falham ?

Metas e objetivos mal estabelecidos


Falta de entendimento da necessidade do cliente (escopo)
Falta de Planejamento
Falha no detalhamento / levantamento - escopo mal definido
Divergncia de expectativa do cliente ou dos stakeholders
Gerenciamento de mudanas inadequado
Estimativas financeiras incorretas
Prazos no realistas
Estimativas de tempo incorreta das atividades
Processos de Controle inadequados
No alocao dos Recursos Humanos adequados
Falha na comunicao adequada

Porque Projetos falham ? Cont...

Processos de validao, indisponibilidade dos Interessados


Falta de avaliao ou falta do controle dos riscos envolvidos
Falha no processo de aquisio, contratao
Falha na integrao e comprometimento das reas envolvidas
Ausncia de um Gerente de projeto
Falha no gerenciamento do projeto
Estrutura Organizacional
Mudanas na estrutura da empresa
Falta de apoio dos Interessados (projeto perde importncia)
...

Planejamento em Projetos
Ato ou efeito de planejar, criar um plano para
otimizar o alcance de um determinado objetivo
Planejamento um processo contnuo e
dinmico que consiste em um conjunto de aes
intencionais,
integradas,
coordenadas
e
orientadas para tornar realidade um objetivo
futuro, de forma a possibilitar a tomada de
decises antecipadamente

Planejamento em Projetos
O tempo dedicado ao planejamento fundamental para
evitar ou diminuir os problemas na fase de execuo
Metade (24) dos processos de gerenciamentos de
projetos (47) so dedicados ao planejamento, tamanha a
importncia de se planejar

Planejamento no PMBoK

PMI Project Management Institute

uma organizao mundial no governamental que


tem como objetivo o estudo e a disseminao dos
conhecimentos, tcnicas e prticas em gerenciamento
de projetos
Fundada em 1969 EUA
Estabelece padres e prticas no gerenciamento de
projetos
Promove a certificao PMP (Project Management Professional)

PMI Project Management Institute


PMI Mundial:
www.pmi.org
PMI Brasil:
https://brasil.pmi.org
PMI ES:
www.pmies.org.br

PMP Project Management Professional


Tipos de certificaes de gerenciamento de projetos:

Guia PMBOK
O Guia PMBoK contm as prticas fundamentais que
todo gerente de projetos precisa para alcanar altos padres
para a excelncia em projeto

PMBOK: Project Management


Body of Knowledge

O PMBoK 5 Edio a verso mais


recente

Estrutura do PMBOK
Estrutura adotada pelo PMBOK, que a seguinte:

Estrutura do gerenciamento de projetos


Norma de gerenciamento de projetos de um projeto
reas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos
reas de Especializao
Contexto de gerenciamento de projetos

reas de Especializao
reas de especializao comuns necessrias equipe do
projeto. O Guia PMBOK , portanto, um subconjunto do
abrangente conjunto de conhecimentos em gerenciamento
de projetos

O Papel do Gerente de Projetos

Principais Atividades no Ger Projeto

Planejamento e cronograma de projeto


Definio das atividades
Definio de prioridades
Oramento do projeto
Monitoramento e revises
Alocao recursos
Definio equipe do projeto
Elaborao de relatrios e apresentaes
Elaborao de propostas
Anlise de riscos
Identifica premissas e restries

Processos no Gerenciamento de Projetos


Processo o conjunto de atividades inter-relacionadas ou
interativas que transformam insumos (entradas) em produtos
(sadas)
Cada processo caracterizado por suas entradas,
ferramentas e tcnicas que podem ser aplicadas, e as sadas
resultantes
O gerenciamento de projetos realizado atravs de
Processos, usando conhecimento, habilidades, ferramentas
e tcnicas do gerenciamento de projetos que recebem
entradas e geram sadas

Processos no Gerenciamento de Projetos

Grupos de Processos
De acordo com o PMBOK, esses processos so agregados
em cinco grupos, definidos como os grupos de
processos de gerenciamento de projetos, que so:

Iniciao
Planejamento
Execuo
Monitoramento e
Controle
Encerramento

Grupos de Processos

Interao dos Processos


Apesar dos processos serem elementos distintos, na
prtica eles se sobrepem se e interagem
A aplicao de processo iterativa e muitos so
repetidos durante o projeto
Os processos so ligados pelos resultados que
produzem
As sadas de uns so entradas de outros

Interao dos Processos


Cada processo descrito em termos de:
Entradas (inputs): documentos de trabalho

Ferramentas e Tcnicas: mecanismos aplicados


nas entradas para gerar sadas
Sada (outputs): documentos que so os

resultados do processo

Ciclo de Vida de um Projeto


Um projeto subdividido em determinadas fases de
desenvolvimento. O conjunto de fases do projeto
denomina-se Ciclo de vida do projeto

Ciclo de Vida de um Projeto


Relacionamento entre o Ciclo de Vida de um Projeto e os
Grupos de Processos de gerenciamento de projetos

Ciclo de Vida de um Projeto


A diviso do projeto e o entendimento dessas fases
permite um melhor controle de recursos gastos para
garantir que o objetivo do projeto seja atingido

Ciclo de Vida de um Projeto


Diviso do projeto em vrias fases para:
Melhor controle de recursos e do tempo
Acompanhamento dos custos
Definir que trabalho deve ser feito em cada fase
Quem estar envolvido em cada fase

Definio entregveis em cada fase

Ciclo de Vida de um Projeto


O Ciclo de Vida de um Projeto tem uma estrutura bsica para o
gerenciamento, independente do trabalho especfico envolvido
Cada fase do projeto marcada pela entrega (deliverable) de um
ou mais Produtos, como estudos de viabilidade ou prottipos
funcionais
Uma fase comea quando outra termina, mas pode haver
sobreposio de fases (overlapping)
Cada processo (um conjunto de aes e atividades inter-relacionadas
que so executadas para alcanar um objetivo) caracterizado por
suas entradas, as ferramentas e as tcnicas que podem ser aplicadas
e as sadas resultantes

Ciclo de Vida de um Projeto


O Ciclo de Vida de um Projeto est relacionado ao produto em
si e aos trabalhos que devero ser executados para criar esse
produto

Grupos de Processos X Fases do Projeto

Ciclo de Vida de um Projeto X Produto

reas do Conhecimento
Cada rea de conhecimento se refere a um aspecto a ser
considerado dentro da gerncia de projetos
As 10 (dez) reas de conhecimento caracterizam os principais
aspectos envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento
A sua no execuo poder afetar negativamente o projeto, pois
projeto um esforo integrado

reas do Conhecimento
O conhecimento em gerenciamento de projetos composto
das seguintes reas (PMBoK 5):
1. Gerenciamento da Integrao
2. Gerenciamento do Escopo
3. Gerenciamento do Tempo
4. Gerenciamento dos Custos
5. Gerenciamento da Qualidade
6. Gerenciamento dos Recursos Humanos
7. Gerenciamento das Comunicaes
8. Gerenciamento dos Riscos
9. Gerenciamento das Aquisies
10. Gerenciamento das Partes Interessadas

reas do Conhecimento

reas do Conhecimento

reas do Conhecimento
As reas de conhecimento Escopo, Tempo, Custo e Qualidade
so os principais determinantes para o objetivo de um projeto:
entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e no
custo definidos, com qualidade adequada
Estas reas de conhecimento respondem as questes: O QUE,
QUANDO, QUANTO e COMO
As reas de conhecimento Recursos Humanos e Aquisies so
os insumos para produzir o trabalho do projeto
As reas de conhecimento Comunicaes e Riscos devem ser
continuamente abordadas para manter as expectativas e as
incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo

reas do Conhecimento

Principais
reas
reas
Acompanhamento

reas
dos
Insumos

Os 47 Processos
Na metodologia do PMBOK5 constam 47 processos agrupados
em 5 Grupos correspondentes s diversas fases de um ciclo
de vida de projeto genrico:
Iniciar 2 processos
Planejar 24 processos
Executar 8 processos
Monitorar e Controlar 11 processos
Finalizar 2 processos

reas do Conhecimento X Gr Processos

PMBoK 4

reas do Conhecimento X Gr Processos

PMBoK 4

Viso Geral dos 47 Processos

PMBoK 5

Grupo de Processos de Iniciao

Iniciao 2 processos

Grupo de Processos de Iniciao

Grupo de Processos de Planejamento

Planejamento 24 processos

Grupo de Processos de Planejamento

Planejamento 24 processos

Grupo de Processos de Planejamento

Grupo de Processos de Execuo

Execuo 8 processos

Grupo de Processos de Execuo

Grupo de Processos de
Controle e Monitoramento

Monitoramento/Controle 11 processos

Grupo de Processos de
Controle e Monitoramento

Monitoramento
/Controle
11 processos

Grupo de Processos de
Controle e Monitoramento

Grupo de Processos de Encerramento

Finalizao 2 processos

Grupo de Processos de Encerramento

Grupos Processos X reas Conhecimento

PMBoK 5

Grupos Processos X reas Conhecimento

PMBoK 5

Grupos Processos X reas Conhecimento

PMBoK 5

Os 47 Processos
Os 47 processos tambm esto tambm agrupados em
10 reas de conhecimento (PMBoK 5):
Gesto da Integrao 6 processos
Gesto do Escopo 6 processos
Gesto do Tempo 7 processos
Gesto do Custo 4 processos
Gesto da Qualidade - 3 processos
Gesto dos Recursos Humanos 4 processos
Gesto da Comunicao 3 processos
Gesto do Risco 6 processos
Gesto das Aquisies 4 processos
Gesto das Partes Interessadas 4 processos

Processos X reas Conhecimento

Processos X reas Conhecimento

Processos X reas Conhecimento

Caractersticas dos Processos


Algumas caractersticas lgicas dos processos de gerenciamento
de um projeto:
Praticamente todas as reas de conhecimento tem atividades de
planejamento (definir, estimar e planejar cada aspecto) e de
Monitoramento e Controle (controlar)
Na Execuo, os aspectos envolvidos mais ativamente so a
equipe (RH), as comunicaes, as aquisies e a qualidade
A integrao se faz presente em todos os momentos do projeto

Caractersticas dos Processos

Caractersticas dos Processos

Portflio de Projetos
O Portflio de Projetos um conjunto de projetos ou
programas que visa atingir as estratgias de negcio das
empresas

A gesto de portflio de projetos organiza uma srie de


projetos em um nico portflio com objetivos comuns de
resultado, visando a maximizao dos benefcios e a otimizao na alocao integradas dos recursos da organizao

Portflio de Projetos
A seleo e suporte de projetos ou programas de investimentos
fundamental para que a empresa possa fazer escolhas certas
que agreguem valor e que justifiquem os investimentos feitos

Esses investimentos em projetos e programas so guiados


pelo plano estratgico da organizao e recursos disponveis

Programas
Um programa um grupo de projetos relacionados e
gerenciados de uma forma coordenada, a fim de se obter
benefcios que, de uma forma isolada, no se obteria

Muitos programas tambm incluem elementos de operaes


continuadas

Portflio, Programas e Projetos

Escritrio de Projetos (PMO)


Project Management Office (PMO) uma rea para
identificar, estimular e apoiar na utilizao das melhores
prticas de Gerenciamento de Projetos
Unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos
So pessoas com conhecimentos em gerenciamento de
projetos capazes de fornecer apoio aos gerentes de projetos
ao time de projetos e aos interessados no projeto

Escritrio de Projetos (PMO)

O Escritrio de projetos recebe as estratgias organizacionais da alta


administrao patrocinadora dos projetos e alinha a metodologia, os
servios, treinamentos, documentao e alinhamentos necessrios para
os projetos que estiverem acompanhando

Escritrio de Projetos (PMO)


Algumas das funes de um escritrio de Projetos:
Identificao e desenvolvimento de metodologia, melhores
prticas e padres interno
Orientao, treinamento, suporte
Conformidade com a poltica, as prticas modelos e padres
da organizao
Desenvolvimento de procedimentos, formulrios e documentao
Coordenao das comunicaes entre projetos
Gerenciamento dos recursos compartilhados

Escritrio de Projetos (PMO)


Fornecem informaes de desempenho que ajudam no
acompanhamento e nas decises dos projetos
Pode abranger toda a organizao ou existir pra atender
somente um ou alguns projetos

Partes Interessadas do Projeto


Indivduos e/ou organizaes envolvidos no
projeto, ou que sero afetados positivamente ou
negativamente pelo resultado final so chamados
de Stakeholders

Quem so os stakeholders?
o Interessados no projeto
o Gerente do Projeto
o Participantes (membros do projeto)
o Cliente/Usurio
o Organizao
o Patrocinador (quem financia o projeto)
o Fornecedor

Stakeholders

Estruturas Organizacionais
A estrutura organizacional um fator ambiental da empresa
que pode afetar a disponibilidade dos recursos e influenciar a
forma como os projetos so conduzidos

O Gerente de projetos deve compreender os diferentes estilos


e culturas organizacionais que podem afetar um projeto
Estruturas organizacionais podem ser:
Funcional
Matricial
Matriz fraca
Matriz balanceada
Matriz forte
Projetizada

Estruturas Organizacionais

Organizao Funcional
uma hierarquia em que cada funcionrio possui um superior
bem definido. No nvel superior, os funcionrios so agrupados
por especialidade, como produo, marketing, engenharia etc

Organizao Matricial Fraca


Tem muitas das caractersticas de uma organizao funcional,
e o papel do gerente de projetos assemelha-se mais ao de um
coordenador ou facilitador. O facilitador no pode tomar ou
executar decises por conta prpria

Organizao Matricial Balanceada


Reconhea a necessidade de um gerente de projetos, ela no
d ao gerente do projeto autoridade total sobre o projeto e
sobre o financiamento do projeto

Organizao Matricial Forte


Apresentam muitas das caractersticas da organizao
projetizada, e tm gerentes de projeto de tempo integral
com autoridade considervel e pessoal administrativo de
tempo integral trabalhando no projeto

Organizao Projetizada
Os membros da equipe frequentemente trabalham juntos. A
maior parte dos recursos da organizao est envolvida no
trabalho do projeto, e os gerentes de projetos possuem
muita independncia e autoridade no projeto

Siglas
PMI - Project Management Institute
PMP - Project Management Professional
PMBoK - Project Management Body of Knowledge
PMO - Project Management Office

Quer se aprofundar ?

PMBOK 5 Edio

PMI Book

Construindo competncias para gerenciar projetos

CARVALHO, M. M. de e Rabechini Jr.