24/03/2009

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:

Son funciones del Administrador las siguientes:
1-- En cuanto a la compra de Mercadera:
a) Revisin permanente de Stock de mercadera para hacer el pedido
de acuerdo a los promedios de venta de los ltimos dos meses, a
travs del cuaderno de pedidos se podr llevar el seguimiento
respectivo hasta su llegada a nuestros almacenes
b) Solicitar la cotizacin respectiva al proveedor, y analizar los precios
ofrecidos.
c) En archivo Excel Precios de compra, llevar el registro de todos los
precios por producto, proveedor, para realizar la comparacin de los
mismos.
d) Elaborar el pedido a travs del correo electrnico va telefnica,
con todas las indicaciones respecto a transporte.
e) Ingresar al sistema la factura de compra una vez internada la
mercadera en los almacenes con el visto de conformidad de los
encargados de Almacn, una vez ingresada la factura al sistema,
llevar el registro en el cuaderno de compras.
f) Programar y ejecutar los pagos a proveedores, segn los
vencimientos que sern anotados en la agenda respectiva.
g) Ingresar al sistema dichos pagos para su descargue.
2.- En cuanto al control de Kardex
a) Control constante de los ingresos y salidas de mercadera a travs
de las tarjetas de Kardex.
b) Exigir el cumplimiento del descargo en las tarjetas al momento de
sacar mercadera, la cual no debe salir de Almacn sin la firma
respectiva del encargado al sacar y entregar los productos.
c) El control de salidas de mercadera se hace segn los Documentos
Internos, los cuales una vez sellados con el visto de descargo y
entrega, deben archivarse.
d) Controlar que los saldos de existencias en fsico coincidan con el
saldo de sistema
3.- En cuanto a las Ventas
OFICINA
a) Elaboracin de Facturas, Boletas de Venta, Guas de remisin,
pedidos y Letras, segn sea la solicitud del cliente, en todos los
casos dichos documentos deben ser entregados con un cargo, el
cual regir hasta el pago.
b) En el caso de ventas al contado, realizar el cobro respectivo y
entregar la documentacin cancelada, guardando siempre en cuanto

a facturas la copia emisor (color verde), que debe ser entregada a

Contabilidad.
c) Realizar el cuadre de Caja y entregar segn planilla de cobranza, el
dinero por las ventas realizadas durante el da as como todos los
pagos realizados por nuestros clientes, segn sea el orden:
Documento interno, Voucher factura, cliente, importe, No recibo,
Observaciones (si fuera depsito en cuenta, etc.)
d) Las ventas de oficina que se realizan con boleta de venta, se juntan
durante el da y se realiza un documento interno por todas las boletas
y dichos importes se consignan en la planilla de cobranza
e) Por ningn motivo se dejar de declarar y entregar el dinero
recaudado, la entrega debe realizarse en la fecha correspondiente.
f) Respecto a las ventas con Letra, deber acordarse el plazo de pago,
30, 60 y 90 das, as como su condicin en cartera o presentacin al
Banco.
g) Las letras deben consignarse en el cuaderno de registro de las
mismas, y programar en la agenda su vencimiento.
h) Si el pago es en cartera, deber coordinar con el cliente dicho cobro
que no exceder de los 8 das de su vencimiento.
i) Para la presentacin al Banco, debe realizarse el llenado del formato
de Letras el cual consta de 02 copias, una copia debe archivarse una
vez presentado dicho formato.
j) Una vez presentadas las letras al Banco, se deber informar al
cliente mediante carta de los vencimientos de las mismas

PROVINCIAS
4.- En cuanto a los despachos para el Cuzco
a)
b)
c)
d)

Revisin de la documentacin enviada por el Vendedor de la zona

Vaciado de la planilla de cobranza al sistema
Atencin de pedidos, con el pago anticipado por el flete.
Envo de los requerimientos que haga el vendedor (recibos, planillas,
etc.)
e) Envo de la cobranza pendiente de la semana anterior a travs de un
sobre el cual contendr adems una relacin de los pedidos
enviados.
f) Coordinacin constante en cuanto a nuevos precios, productos, etc.

5.- En cuanto a los despachos para Tacna

a)
b)
c)
d)

Revisin de la documentacin enviada por el Vendedor de la zona

Vaciado de la planilla de cobranza al sistema
Atencin de pedidos
Envo de los requerimientos que haga el vendedor (recibos, planillas,
etc.)
e) Envo de la cobranza pendiente de la semana anterior a travs de un
sobre el cual contendr adems una relacin de los pedidos
enviados.
f) Coordinacin constante en cuanto a nuevos precios, productos, etc.
6.- En cuanto a los pedidos de Mollendo
a) Revisin de la documentacin enviada por el Vendedor de la zona
b) Vaciado de la planilla de cobranza al sistema
c) Atencin de pedidos
d) Envo de los requerimientos que haga el vendedor (recibos, planillas,
etc.)
e) Envo de la cobranza pendiente de la semana anterior a travs de un
sobre el cual contendr adems una relacin de los pedidos
enviados
f) Adicionalmente la revisin de la mercadera que queda en poder del
vendedor.
g) Coordinacin constante en cuanto a nuevos precios, productos, etc

7.- En cuanto a los pedidos de Valles

a) Revisin de la documentacin enviada por el Vendedor de la zona
b) Vaciado de la planilla de cobranza al sistema
c) Atencin de pedidos con el cobro anticipado por el flete
d) Envo de los requerimientos que haga el vendedor (recibos, planillas,
etc.)
e) La entrega de la cobranza se hace a travs de un cargo el cual al
retornar el vendedor se revisa el estado de todos los documentos
entregados.
f) Coordinacin constante en cuanto a nuevos precios, productos,
cobranzas atrasadas, etc.
8.- En cuanto a las COBRANZAS
a) Realizacin del archivo por vendedor, a fin de que puedan realizar la
cobranza sin inconvenientes, dicho archivo indica que los pedidos
fueron atendidos y recepcionados por los clientes.
b) Respeto a los clientes de Oficina, llevar un control y llamarlos segn
sea el vencimiento de sus documentos para el cobro.

c) Todo pago debe ser amparado por la entrega del recibo

correspondiente,
d) Envo de un listado de cobranzas pendientes a todos los vendedores
con las indicaciones de las deudas muy atrasadas para el cobro
respectivo.
e) Realizar la cobranza de Letras en cartera, hacer las renovaciones de
letras presentadas al Banco, de acuerdo a solicitud del cliente.
f) El sistema permite obtener un listado de clientes por vendedor, dicho
listado debe ser enviado a cada vendedor para que pueda llevar
registro y exigir las deudas atrasadas segn las condiciones de
crdito.
g) En cuanto al pago de letras en cartera, una vez recibido el cheque
depsito en la cuenta, se deber enviar al cliente dicha letra
debidamente cancelada.
h) Los abonos que realiza el Banco por las letras presentadas deben
ingresarse a la planilla de cobranza, segn sea el caso: pago total, a
cuenta, saldo, para hacer el descargo en el sistema.

9.- Descuentos Gloria y Laive

a) Presentar descuentos (que son trados por clientes como forma de
pago) segn cronograma establecido, en cuanto a la primera
quincena:
Da 07 presentacin Laive
Da 07 recojo sobre y relacin Gloria
Da 08 presentacin Gloria
Da 09 recojo cheque Laive
En cuanto a la segunda quincena:
Da 22 presentacin Laive
Da 22 recojo sobre y relacin Gloria
Da 23 presentacin Gloria
Da 24 recojo cheque Laive
b) Para ambos casos en archivo Excel hay una plantilla para el llenado
de los descuentos, segn cdigo, cliente, No descuento, Importe y
quincenas a descontar.
c) La presentacin se realiza con 02 copias, en el caso de Gloria debe
adicionalmente enviar 01 diskette con la grabacin del archivo.

d) Realizar el cuadre segn los descuentos presentado y enviar cartas a

los clientes con el resumen de los descuentos presentados e importe
abonado a sus cuentas, as como la devolucin de aquellos que se
encuentran cancelados.
e) Archivo de los cargos respectivos de las cartas, as como las copias
de los descuentos presentados.
f) Tanto los reportes enviados a Gloria y Laive como los reportes
recibidos, deben ser archivados.
10.- En cuanto a la Administracin de Oficina
a)
b)
c)
d)

Controlar la hora de ingreso y salida de todo el personal

Supervisin de las funciones realizadas por cada uno
Apoyo integral a la Gerencia
Elaboracin de informes mensuales respecto a comisiones de
vendedores y otro solicitados por la Gerencia
e) Recepcin de llamadas y atencin a clientes
f) Clasificacin y archivo de la documentacin acumulada diariamente: