CO Manual Usuario Compras

MANUAL DEL USUARIO
COMPRAS
Versin 6
2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland, el logo de Softland, Exactus
y el logo de Exactus ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland Inversiones S.L. en
Latinoamrica, Espaa y/u otros pases. Todas las dems marcas son propiedad de sus respectivos
fabricantes.
NDICE GENERAL
Acerca de esta Gua
Nota Introductoria ............................................................................................................... 1

Audiencia ............................................................................................................................ 1
Conocimiento Necesario ........................................................................................ 1
Convenciones Utilizadas ...................................................................................................... 1
Documentacin Adicional.................................................................................................... 2
Introduccin a Compras

Caractersticas ..................................................................................................................... 3
Beneficios ........................................................................................................................... 6
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa

Integracin .......................................................................................................................... 8
Integracin de Compras con otros Mdulos del Sistema
Cmo se Implanta el Mdulo? .......................................................................................... 10

Cmo entrar a Compras? .................................................................................................. 11
Parmetros del Mdulo ...................................................................................................... 11
Descripcin de Carpetas ....................................................................................... 11
Informacin General para las Transacciones de Compras
39
Nota Introductoria ............................................................................................................. 39

Compradores ..................................................................................................................... 41
Ingreso de Datos .................................................................................................. 42
Gastos ............................................................................................................................... 42
Ingreso de Datos .................................................................................................. 43
Impuestos .......................................................................................................................... 44
Ingreso de Datos .................................................................................................. 45
Funciones Especiales ........................................................................................... 56
Instrucciones Especficas ..................................................................................... 57
Aranceles .......................................................................................................................... 59
Ingreso de Datos .................................................................................................. 60
Direcciones de Embarque .................................................................................................. 67
Ingreso de Datos .................................................................................................. 68
Rangos de Autorizacin por Departamento ........................................................................ 68
Ingreso de Datos .................................................................................................. 69
Montos de Autorizacin por Usuario .................................................................................. 70
Ingreso de Datos .................................................................................................. 71
Compras
Error! No text of specified style in document. i
Datos de Compra................................................................................................................71
Ingreso de Datos ...................................................................................................72
Funciones Especiales ............................................................................................76
Instrucciones Especficas ......................................................................................77
Artculos -Proveedores .......................................................................................................78
Ingreso de Datos ...................................................................................................79
Proveedores
81
Nota Introductoria ..............................................................................................................81

Mantenimiento de Proveedores ...........................................................................................82
Ingreso de Datos ...................................................................................................82
Funciones Especiales ............................................................................................91
Instrucciones Especficas ......................................................................................92
Transacciones
102
Nota Introductoria ............................................................................................................ 102

Solicitudes ....................................................................................................................... 103
Ingreso de Datos ................................................................................................. 105
Funciones Especiales .......................................................................................... 112
Instrucciones Especficas .................................................................................... 114
rdenes............................................................................................................................ 118
Ingreso de Datos ................................................................................................. 121
Embarques ....................................................................................................................... 181
Ingreso de Datos ................................................................................................. 184
Liquidaciones de Compra ................................................................................................. 258
Ingreso de Datos ................................................................................................. 260
Pedidos sugeridos ............................................................................................................. 295
Manejo de Datos ................................................................................................. 295
Documentos de compra .................................................................................................... 307
Manejo de Datos ................................................................................................. 307
Integracin de CO con PY
316

Funcionalidades de la integracin........................................................................ 316
Presupuesto de Materiales ................................................................................... 317
Solicitudes de compra con proyectos y fases ....................................................... 318
rdenes de compra con proyectos y fases ............................................................ 319
Embarques con proyectos y fases ........................................................................ 322
Consulta
323

Solicitudes ....................................................................................................................... 323
Compras
Error! No text of specified style in document. ii
Manejo de la Consulta de Solicitudes ................................................................. 323

Funciones Especiales ......................................................................................... 325
Instrucciones Especficas ................................................................................... 326
Lneas de Solicitudes ....................................................................................................... 332
Manejo de la Consulta de Lneas de Solicitudes .................................................. 332
rdenes ........................................................................................................................... 334
Manejo de la Consulta de rdenes...................................................................... 335
Lneas de rdenes ........................................................................................................... 348
Manejo de la Consulta de Lneas de rdenes ...................................................... 348
Documentos .................................................................................................................... 351
Manejo de la Consulta de Documentos ............................................................... 352
Precios ............................................................................................................................ 363
Reportes
367
Nota Introductoria ........................................................................................................... 367

Proveedores de Solicitudes .............................................................................................. 367
Abastecimiento de Solicitudes ......................................................................................... 368
Histrico de Compras ...................................................................................................... 369
Variacin de Costos ......................................................................................................... 370
Plazos de Reabastecimiento ............................................................................................. 371
Porcentaje de Ajuste de Costo .......................................................................................... 371
Liquidacin de Compra ................................................................................................... 373
rdenes con Recibido de Ms .......................................................................................... 375
Embarques con Recibido de Ms ..................................................................................... 376
Analtico de Devoluciones ............................................................................................... 377
Reporte de Retaceo .......................................................................................................... 377
Clculo de valores.............................................................................................. 380
Procesos
381

Movimiento Contable ...................................................................................................... 381
Liquidacin por Lotes ...................................................................................................... 383
Carga de Solicitudes de Compra ...................................................................................... 384
Ingreso de Datos ................................................................................................ 385
Reclculo Porcentajes de Ajuste....................................................................................... 388
Funcionalidad de Cuentas por Pagar relacionada con Liquidaciones de

Compra
391
Rutinas Configurables
Compras
394
Error! No text of specified style in document. iii
Hook para popular la columna Pedidos .......................................................................... 394

Hook para Aplicacin de Embarques ................................................................................ 397
Variables que intervienen en el proceso de aplicacin .......................................... 398
Funciones del Hook (Interfaz) ............................................................................. 400
Hook para el uso de Artculos Alternos en Embarques (GBM) .......................................... 406
Variables que intervienen en el proceso de aplicacin .......................................... 407
Funciones del Hook (Interfaz) ............................................................................. 407
Parmetros en Archivos *.ini
413

CO_SOLODATOSDECOMPRAS=SI ................................................................ 413
LIQUIDAROTROSSINIMPUESTOS=SI ........................................................... 414
[EMAIL] ............................................................................................................ 414
CP_RUBRO1=SEGURO .................................................................................... 415
CP_RUBRO2=FLETE,DOCUMENTACION ..................................................... 415
Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas
417
Nota introductoria ............................................................................................................ 417

Parmetros Iniciales ......................................................................................................... 418
Moneda del Proveedor y Caracterstica Multimoneda .......................................... 418
Tipo de Cambio por Omisin .............................................................................. 419
Integracin Contable........................................................................................... 420
Cuentas Contables .............................................................................................. 421
Filosofa de Trabajo del Mdulo ....................................................................................... 422
Transacciones de Compras Generadoras de Asientos Contables ........................................ 423
Ingreso a Inventario ............................................................................................ 423
Ajuste al Liquidar el Embarque ........................................................................... 426
Control de Seguridad
431

Definicin de los Privilegios ............................................................................................. 431
Glosario
Compras
435
Error! No text of specified style in document. iv
INTRODUCCIN GENERAL
Acerca de esta Gua
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Compras se encarga de llevar el control de las transacciones
relacionadas con la adquisicin de las materias primas y los suministros que
los proveedores abastecen a la empresa. Mediante el mdulo de Compras,
las existencias en el inventario del mdulo de Control de Inventarios se
actualizan y de la misma manera se actualizan los documentos pendientes de
pago de la empresa en el mdulo de Cuentas por Pagar.
Compras tambin se encarga de registrar los movimientos asociados con la
compra de materias primas y suministros en la contabilidad de la empresa, la
cual es procesada por el mdulo de Contabilidad General.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el mdulo de
Compras y que requieran ejecutar el proceso de registro de solicitudes de
compra, creacin y envo de rdenes de compra y recibo de mercadera (tanto
interna como de importaciones), as como la informacin que relaciona a cada
proveedor con los artculos que ofrezca y sus condiciones de pago, precios y
lotes mltiplos de compras.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo bsico operativo del Control
de Inventarios, Cuentas por Pagar y de la Contabilidad General
principalmente.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuacin se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta gua.
Compras
Error! No text of specified style in document. 1
Caracterstica
Se refiere a...
Negrita Especial
Texto que se desea recalcar
Negrita Cursiva
Mdulos u opciones de Exactus
Nota
Presenta condiciones importantes sobre el

tema
Advertencia
Muestra situaciones de cuidado en el

proceso descrito
Tip
Brinda consejos al usuario que le facilitarn

el uso de Exactus
Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarn

a lo largo de la gua y que se considera que el usuario acepta como normal:
cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

de todos los mdulos que componen el producto.
por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

compone el sistema. Los mdulos sern: Contabilidad General,
Administracin
Bancario, etc.
del
Sistema,
Compras,
Control
La gua tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentar
con base en este criterio.
DOCUMENTACIN ADICIONAL
A continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este mdulo.
Si desea conocer de...
Compras
Refirase a...
Seguridad de Exactus
Manual de Administracin del Sistema
Configuracin de Exactus
Manual de Configuracin del Exactus.ini
Configuracin de Compaas
Definicin de Tipos de Cambio
Definicin de Centros de Costo
Definicin de Perodos Contables
Cargadores dinmicos
Manual de Cargadores Dinmicos
Error! No text of specified style in document. 2
CAPTULO 1
Introduccin a Compras
NOTA INTRODUCTORIA
Este captulo muestra aspectos generales del mdulo de Compras.
detalla:
las caractersticas generales de Compras
el manejo general del sistema
la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus
los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Compras
definiciones
Se
CARACTERSTICAS
Compras
Manejo del listado de proveedores de la compaa:

o
o
presenta informacin general para contactar al proveedor

capacidad de trabajar con proveedores con monedas distintas a la
de la compaa
define las caractersticas de crdito que otorga el proveedor, con el

fin de establecer las polticas para el pago de documentos a
crdito.
Relaciona directamente los artculos con el proveedor que los

suministra:
o
establece las condiciones para la compra que se realizan al

proveedor en cuanto a la cantidad ptima de adquisicin para la
compaa, segn las capacidades y necesidades de consumo.
muestra el tiempo (en das) que tardar en abastecerse un pedido,

desde el momento en que el proveedor recibe la orden de compra
hasta que los artculos ingresan en el inventario
establece ajustes al costo de los artculos cuando los proveedores

son extranjeros, para estimar de la manera ms cercana a la
Introduccin a Compras 3
realidad el costo de traer el artculo hasta la compaa y con el cual

el lote ser ingresado a la bodega
maneja una lista de precios para cada artculo segn el proveedor

que lo distribuya y de acuerdo con la unidad de medida en que el
proveedor vende y su moneda local
lleva control del tipo de arancel que debe pagar el artculo cuando
es suministrado por un proveedor extranjero
permite al usuario definir si al costo del artculo se le cargar el

monto correspondiente al impuesto 1 y la forma en que ste
impuesto se calcula con base en los precios y descuentos de cada
artculo.
Presenta varias opciones para el manejo de requerimientos de materia

prima o suministros, para varios niveles de la compaa solicitudes de
compra, para los requerimientos que surgen en cualquier
departamento, rdenes de compra, para la comunicacin directa entre
el proveedor y el departamento de compras, y finalmente embarques,
para la documentacin y chequeo de los artculos y cantidades
recibidas, aceptadas, rechazadas e ingresadas a la bodega:
o
Compras
permite que los usuarios de cualquier departamento de la compaa

ingrese todos sus requerimientos de materias primas, suministros,
etc.
el sistema lleva control del departamento del cual surge la
solicitud, as como la fecha en que se origina y la fecha para la
cual se requieren los artculos
lleva control del grado de satisfaccin de cada solicitud, y adems

en forma individual, de cada artculo de la solicitud
permite la aprobacin de todas las solicitudes, por parte de los

encargados de departamento, de modo que se analice su urgencia y
su necesidad
asimismo elabora reportes especiales donde se obtienen detalles

importantes de cada solicitud
presenta la opcin de generacin manual o automtica de rdenes

de artculos ya sea a partir de los requerimientos establecidos en
las solicitudes o bien, por aquellos que se ingresan directamente en
el departamento de Compras
lleva control de las fechas importantes para la satisfaccin de la

orden de compra, tales como fecha de creacin, requerida, fecha
prometida, fecha en que la orden debe ser embarcada para cumplir
con la fecha requerida, etc.
Compras
permite modificar las caractersticas de pago al proveedor, segn

condiciones particulares de la orden
se lleva control de los usuarios que realizan procesos importantes

sobre la orden de compra, tales como aprobacin, confirmacin y
cierre.
presenta el detalle de los rubros que determinarn el monto total

por pagar por la orden de compra. El usuario tiene la capacidad de
ajustar el clculo de varios de estos rubros a sus propias
necesidades.
permite la confirmacin de rdenes de compra, de modo que una

vez que el proveedor recibe el documento y confirma que puede
satisfacerlo, se actualizan las existencias en trnsito de los
artculos involucrados
permite revertir el proceso de confirmacin
permite la impresin de las rdenes de compra
lleva control de los artculos que se reciben en la compaa, por

medio de documentos de embarque.
permite definir el detalle de la mercadera recibida, aceptada y

rechazada, de modo que el pago se realice nicamente sobre
aquellos artculos que fueron aceptados
lleva control de lotes, localizaciones y bodegas en los cuales se

almacenar el artculo una vez que se ingrese al inventario
lleva control detallado de las fechas en que el embarque debe estar

en cada uno de los puntos de control
permite actualizar el costo fiscal del inventario, cuando se han

realizado recibos con costos estimados
obtiene reportes detallados de cada uno de los documentos de

embarque
permite realizar devoluciones de embarques recibidos
Presenta reportes variados acerca de las principales caractersticas del

mdulo, tales como:
o
listado de los proveedores que tienen pedidos pendientes y que an

no se han generado las rdenes de compra correspondientes
listado de las solicitudes de compra satisfechas con la mercadera

que se ha recibido en la bodega
listado de todos los artculos que han sido pedidos al proveedor, de

modo que exista al menos una orden de compra o un documento
de embarque para cada uno de ellos
listado para cada artculo, de los costos estimados, reales y fiscales

para todos los embarques donde se ha considerado
listado, por proveedor, de todas las rdenes de compra que han

sido asignadas a los distintos embarques
listado de las variaciones en el porcentaje de ajuste costo de

proveedores extranjeros
listado de la devoluciones de embarques que hayan sido recibidos
Control de los empleados autorizados a realizar, aprobar y enviar

rdenes de compra.
Listado de los aranceles que aplican a artculos importados, los cuales

se calculan por medio de las frmulas construidas para los impuestos
asociados con stos.
Listado de los gastos adicionales en que se puede incurrir para definir

el costo real de los artculos importados.
Listado de los impuestos que afectarn el costo de los artculos

importados. El sistema permite que los impuestos se definan segn
las necesidades especficas de cada compaa, por medio de la
construccin de sus propias frmulas.
Integracin de todas las transacciones de compras y su efecto sobre la

contabilidad de la compaa.
Integracin con el mdulo de Requerimientos de Materiales para la

generacin de solicitudes de compra a partir de las rdenes generadas
en la explosin de materiales.
Permite realizar la actualizacin del costo fiscal (liquidacin) de

varios embarques en un solo proceso.
Recalcula automticamente los porcentajes de ajuste de costo de los

proveedores extranjeros.
Presenta varias opciones para la configuracin general de las

funciones del mdulo.
BENEFICIOS
Compras
Ayuda la comunicacin entre departamentos en los aspectos relativos al

trmite para la adquisicin de suministros, materia prima, refacciones,
etc.
Posibilita dar seguimiento a todos los pedidos realizados, desde el

momento que se comunican al proveedor hasta que se hace el ingreso a
la bodega.
Compras
Facilita el recibo de mercadera y el ingreso en el inventario, al

actualizar directamente las existencias del mismo, registrar los costos y
determinar la ubicacin donde se depositarn los artculos.
Apoyo directo a produccin, en la generacin automtica de rdenes de

compra como producto del resultado obtenido en la explosin de
materiales.
Promueve una apropiada segmentacin de la responsabilidad de los

funcionarios de las empresas en relacin con el proceso de compra de
bienes y servicios, con lo cual se logra un balance adecuado de la
carga de trabajo.
Facilita el trabajo de digitacin de datos debido a funciones

automticas de generacin de pedidos o solicitudes de compra, gracias
a la integracin con otros sistemas.
CAPTULO 2
Definicin de las Caractersticas
Generales de la Compaa
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se explicarn los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el mdulo de Compras como en otros mdulos de Exactus
relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las necesidades particulares
de cada compaa.
Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:
La integracin de Compras con los otros mdulos de Exactus.
La secuencia que se debe seguir para implantar el mdulo.
La definicin de los Parmetros del Mdulo
INTEGRACIN
El mdulo de Compras est integrado con los siguientes mdulos:
Compras
Administracin del Sistema
Contabilidad General
o
o
o
Control de Inventario
Recursos Humanos
Control de Nmina
Cuentas por Pagar
Control Bancario
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 8
Integracin de Compras con otros Mdulos del Sistema
Del mdulo de Administracin del Sistema toma informacin de las

tablas de datos tal como los pases, los tipos de cambio, los cdigos y el
porcentaje de los impuestos, y las monedas asociadas de cada pas.
Los asientos generados por transacciones contables son registrados en el
mdulo de Contabilidad General.
Por otra parte el sistema actualiza las existencias de los artculos en el
inventario del mdulo de Control de Inventario; y utiliza la informacin de
los registros de empleados de la empresa (denominados compradores), que
contiene el mdulo de Control de Nmina o el de Recursos Humanos.
Compras genera facturas de compra que son registradas para el control del
mdulo de Cuentas por Pagar. La generacin de facturas se permitir para
aquellos casos en donde la misma ingresa con el embarque, si la factura es
anterior o posterior al embarque deber utilizarse el mdulo de Cuentas por
Pagar para ingresar el documento.
Tiene integracin con el mdulo de Requerimiento de Materiales al
permitir cargar las solicitudes de compra que son sugeridas por este mdulo
del rea de Manufactura cuando se genera una explosin de materiales.
Compras
CMO SE IMPLANTA EL MDULO?

Para lograr la mxima integracin del sistema, deben haberse terminado las
implantaciones de los mdulos de Administracin del Sistema,
Contabilidad General, Control de Inventario y Recursos Humanos
o Control de Nmina, antes de implantar el mdulo de Compras.
El orden en que se inicializarn los datos es el siguiente:
Del mdulo de Administracin del Sistema
Tipos de Cambio
Cdigos de Impuesto
Categoras de Proveedores
Pases
Monedas
Condiciones de Pago
Entidades Financieras
Bodegas
Departamentos
Del mdulo de Contabilidad General
Tipos de Asiento
Paquetes
Cuentas Contables
Del mdulo de Control de Inventario
Artculos
Unidades de Medida
Del mdulo de Recursos Humanos o Control de Nmina
Empleados
Del mdulo de Compras
Parmetros del Mdulo
Compradores
Aranceles
Proveedores
Deber corroborar que todos los datos antes mencionados estn debidamente
instalados en sus mdulos respectivos, para asegurar el funcionamiento
adecuado del mdulo de Compras.
Compras
CMO ENTRAR A COMPRAS?

En relacin con el presente mdulo, en el integrador del sistema, localice el
cono de Compras, identificado con esta imagen
, luego sitese con el
cursor sobre el dicho cono y presione el botn izquierdo del ratn una sola
vez, desplegndose de esta manera, dentro de la ventana del integrador, el
men principal para dicho mdulo.
PARMETROS DEL MDULO

En esta seccin se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como
de contenido, que afectarn las funciones del mdulo. La pantalla de
Parmetros del Mdulo funciona por medio de Carpetas, que controlan los
diferentes aspectos de funcionamiento en el mdulo.
Un usuario en particular podra tener el privilegio de grabar los parmetros del
mdulo, establecidos en las casillas de las carpetas de la pantalla.
DESCRIPCIN DE CARPETAS
General
Contiene aspectos generales del manejo del mdulo tales como la definicin
de los consecutivos para los registros de solicitudes, rdenes de compra y
embarques, as como parmetros que determinan el manejo de dichos
documentos.
Compras
Carpeta General
Los parmetros a definir son los siguientes:

Consecutivos: en esta seccin se define el patrn y se lleva registro del
nmero del ltimo documento ingresado a la base de datos.
Mscara: corresponde al patrn para establecer la numeracin de los

documentos de compras. Este patrn es posible determinarlo cuando no
se ha ingresado ningn documento de compras a la base de datos. Una
vez que se cree dicho documento, el campo se har No Editable.
Consecutivo: despliega el nmero del ltimo documento que se ha

ingresado a la base de datos. Conforme se vayan creando registros, el
sistema ir actualizando el consecutivo desplegado en este campo.
Se supone que la asignacin de los nmeros de documentos seguir un
consecutivo, sin embargo, el usuario puede asignar cualquier otro
nmero, siempre y cuando cumpla con la mscara establecida y el
nmero no se haya asignado a otro documento anteriormente.
ltima Solicitud: para este parmetro se despliegan tanto el patrn definido

para su numeracin, as como el nmero asignado a la ltima solicitud de
compra que se haya creado.
Compras
ltima Orden de Compra: para las rdenes de compra se despliegan la

mscara definida y el nmero asignado a la ltima orden que se haya creado.
ltimo Embarque: de igual forma que en los dos casos anteriores. Para los
documentos de embarque se despliega tanto la mscara como el consecutivo
asignado al ltimo documento creado.
ltimo CRM: esta casilla se refiere al consecutivo que se asigna a los
documentos de embarque una vez que se ingresen al inventario los artculos
contenidos en cada uno de ellos. Las siglas CRM significan Control de Recibo
de Materiales, y se refiere al orden de ingreso en bodega de cada embarque,
para llevar seguimiento de cada uno.
Para el CRM no se debe definir ningn patrn especfico, el sistema asigna
cada uno de manera natural, es decir, comenzando desde la unidad (1). El
usuario no puede modificar el CRM asignada a cada documento, el sistema es
quien determina cul nmero debe ser establecido. Antes de que el Embarque
sea recibido en la bodega, el documento desplegar en la casilla
correspondiente al CRM, las siglas ND (No Definido).
ltima Liquidacin: de igual forma que en los casos anteriores. Para las
liquidaciones se despliega tanto la mscara como el consecutivo asignado al
ltimo documento creado.
Ultima Devolucin: con las devoluciones se despliega tambin una mscara
y un consecutivo asignado al ltimo documento creado.
ltima Devolucin: muestra el ltimo consecutivo de devoluciones
utilizado.
Usar Rubros: en esta casilla se define si las solicitudes, rdenes y
embarques de compra usarn rubros (SI) o no los utilizarn (NO). En caso
afirmativo, se deber definir el ttulo que tendr cada rubro en las tres carpetas
correspondientes a Rubros para Solicitudes de Compra, rdenes de Compra y
Embarques.
Cantidad rechazada aumenta backorder: al marcar esta opcin se
establece que, cuando se ingresan los artculos (considerados en los
documentos de embarque) al inventario, la cantidad definida como Rechazada
en el embarque se carga a la cantidad en backorder de la orden de compra,
para ser asociada a un nuevo embarque y as satisfacer los requerimientos de
los departamentos. Por el contrario, si la opcin no se marca, las cantidades
rechazadas en los embarques no se pedirn nuevamente al proveedor.
Integracin contable: el usuario debe especificar si el mdulo tiene
integracin contable. Si esta opcin no est marcada la carpeta Contable se
desactiva.
Compras
Utilizar consecutivo de Inventario para devoluciones: muestra la

mscara que se le aplica al consecutivo de devoluciones de compra y una
casilla para ingresar el cdigo del mismo.
Si no se utilizan consecutivos de inventario se permite el ingreso del
consecutivo inicial y la mscara del campo por parte del usuario. Si se indica
utilizar un consecutivo de Control de Inventario ambos campos se
inhabilitan para edicin y se les asigna el valor correspondiente de acuerdo al
consecutivo utilizado.
El manejo del consecutivo se hace de la siguiente manera:
Si en inventario se ha definido que se utilizan consecutivos, se habilitar
en la carpeta General de los parmetros de Compras un botn de
chequeo para indicar si se desea utilizar los consecutivos definidos en el
mdulo de Control de Inventario, (si est seleccionado indica que
s).
Por otro lado si en Control de Inventario no se utilizan
consecutivos o no se selecciona el botn de chequeo, se utilizar para las
devoluciones un consecutivo propio de Compras, (de la misma manera
que se utiliza en las otras transacciones del mdulo). Este consecutivo
tendr la misma operatividad que los dems consecutivos del mdulo.
Adems se incluye otro campo para indicar el cdigo del consecutivo de
control de inventario a utilizar, esta campo nicamente se activar si se
ha seleccionado el botn de chequeo que indica utilizar los consecutivos
de inventario, este campo tendr una tabla de ayuda para seleccionar el
consecutivo a utilizar o si se digita debe validar que el mismo est
registrado, adems las operaciones mostradas en la tabla o si se digita por
el usuario sern aquellos consecutivos que tengan dentro de sus
transacciones asociadas la devolucin de compras.
Nota importante:
Recuerde que los consecutivos de Control de Inventario tienen la
siguiente informacin:
Compras
o
o
Cdigo del consecutivo.

Datos de auditora.
Descripcin del consecutivo.
Mascar.
Siguiente valor.
o
o
Bandera de edicin.
Admite mltiples tipos de transacciones.
Formato de impresin.
Todas las operaciones
Usar bitcora de transacciones: esta funcionalidad marcada lo que har

ser crear un archivo de bitcora con el detalle de la aplicacin de
transacciones de inventario. Este archivo ser un punto log y quedar en la
instalacin de Exactus.
Restringir mediante privilegios uso de centros de costo: si esta
opcin se encuentra marcada el sistema verificar los privilegios de los
usuarios al momento de tratar de realizar aplicaciones donde se usen centros
de costo. Dicha asociacin centro de costo- usuario se debe hacer desde
Administracin\Centros de costo, todo esto desde el mdulo de Compras.
Utilizar distribucin contable del impuesto asociado al artculo:
Este parmetro se mostrar habilitado si desde el mdulo de Cuentas por
Pagar se marca el parmetro utilizar distribucin contable por impuesto.
Bsicamente al estar marcado se parmetro en CP lo que se le ordena al
sistema es que utilice los cdigos de impuesto asociados al proveedor, sin
embargo al marcar entonces este parmetro en CO le decimos al sistema que
obvie esa orden y que utilice los cdigos de impuesto asociados al artculo; es
as que cada lnea de artculo llevar su propio impuesto desglosado en el
asiento de la factura.
Observaciones:
1. Cuando la factura se crea desde CP y se asocia a CO, no hay forma de que
se pueda tomar la distribucin de impuestos por cada artculo asociado.
2. Si las facturas se cargan desde CP, si se es posible contemplar cada lnea
de las facturas, y se puede tomar la distribucin de impuestos por cada
artculo asociado.
Permite comprar ms de la cantidad mxima registrada en Control
de Proyectos: este parmetro marcado permite que se pueda comprar ms
de la cantidad mxima registrada en Control de Proyectos; esto sin tomar en
cuenta tambin los consumos realizados desde CI. Es decir se pueden comprar
artculos ligados a proyectos y fases sin tomar en cuenta esta restriccin del
mdulo de Control de Proyectos.
rdenes
Dentro de esta carpeta se definen los parmetros globales ligados con las
operaciones de las rdenes de compra del mdulo.
Compras
Carpeta rdenes

Observaciones: dentro de este espacio se ingresan notas adicionales o
leyendas que se requieran ingresar en el reporte de rdenes de compra y que
sean aplicables para todos los reportes. Cuando se crea una orden de compra
el sistema traer la leyenda definida en esta casilla que ser incluida dentro e
las observaciones de la orden en la carpeta Textos y una vez all podr ser
modificada por el usuario si fuese necesario.
Agregar interseccin artculo proveedor en rdenes de compra:
este parmetro permite que el sistema ingrese los datos de la relacin artculo
proveedor en las rdenes de compra que sean creadas. Al hacer esto el
sistema, el usuario no tendr que definir estos datos sino que el sistema traer
la informacin registrada en la base de datos dentro de la opcin Artculos
Proveedores del men principal.
Mostrar montos en moneda local y de la orden: mediante esta casilla
el usuario indica si se desea presentar la informacin para las rdenes de
compra tanto en moneda de cotizacin como en la moneda de la orden. De no
estar seleccionada esta opcin los datos de la orden de compra se mostrarn
nicamente en la moneda de cotizacin. La seleccin o no de esta opcin
afectar tanto a las rdenes con artculos de importacin como a las compras
Compras
locales, en el caso de las compras locales los valores mostrados en estos

valores ser el mismo.
Simplificar compra Local: si se checa esta casilla el usuario indica que se
desea tener la opcin de realizar una transaccin de orden de compra y
embarque desde un solo lugar (rdenes de Compra), esto para efectos de hacer
ms giles las compras a proveedores locales. Al checar esta opcin se habilita
una pestaa que nos permite observar una pantalla para parametrizar algunas
caractersticas de este mtodo. El detalle de esta opcin se explica en la
explicacin de dicha pantalla.
Nmero mximo de lneas en las rdenes: Indica el nmero mximo
de lneas por orden de compra que se pueden imprimir.
Consolidar lneas: Existen dos opciones bajo esta casilla:
Por artculo:
Validar al digitar campo: si se utiliza esta opcin el sistema valida al

momento de digitar la nueva lnea si el cdigo de ingreso actual ya fue
ingresado en una lnea anterior y le da la opcin al usuario de consolidar
en una misma lnea la informacin sumando las cantidades de las dos
lneas, si se elige no consolidar las lneas se mantienen por separado.
Validar al guardar la orden de compra: si se utiliza esta opcin el
sistema valida si el cdigo de ingreso actual ya fue ingresado en otras
lneas hasta que se trate de guardar el documento, al igual que en la
anterior si se consolida se suman las cantidades de un mismo artculo en
una lnea, y si no se consolida se mantienen las lneas por separado.
Es importante destacar que se pueden utilizar las dos opciones marcadas,
para que as si no se ha decidido consolidar durante el ingreso de los datos
se pueda consolidar hasta que se guarde.
Por artculo y fecha requerida: Al marcar esta opcin se permite

que cuando se carguen artculos iguales que provengan de distintas
solicitudes de compra, el sistema sumar las cantidades ordenadas de
cada artculo y las desplegar en una nica lnea en la orden de
compra. Esta consolidacin se har nicamente para aquellas lneas
que adems de tener el mismo cdigo de artculo su fecha requerida
sea la misma.
Aprobacin de rdenes de compra por jerarqua: esta opcin

marcada activar la funcionalidad de aprobacin de rdenes de compra en
forma jerrquica, de modo que los usuarios que puedan aprobar una orden
tengan necesariamente que estar autorizados con montos mximos respectivos
para poder aprobar, igualmente se debern digitar rangos de autorizacin por
departamento.
Compras
Adems si se usa esta opcin marcada se usar otro estado de la orden el cual
se llama Por Aprobar.
Nmero de das para envo de correos: Cuando una orden es

pasada al estado Por aprobar se enva un correo a los usuarios que
podrn aprobar la orden. En caso de que la cantidad de aprobaciones
requeridas para ese monto no se haya cumplido dentro de los das aqu
digitados, se enva un correo nuevamente a los usuarios que no han
aprobado y pueden hacerlo.
Simplificacin
Dentro de esta carpeta se definen los parmetros globales ligados con la
simplificacin de compras locales.
Carpeta Simplificacin

Sugerencia de montos de Factura:
Sugerir impuestos segn monto de factura: el sistema desglosa
los impuestos segn el monto total de la factura; por ejemplo si en el
monto total de la factura colocamos 100, y el impuesto de ventas se
supone que es de un 13%, el sistema nos sugiere un impuesto de 11.5,
asumiendo que el monto de 100 es el 113% total.
Compras
Sugerir montos de la orden de compra segn cantidad

aceptada: mediante este mtodo el sistema sugiere el monto segn la
cantidad aceptada, esto lo hace sin sugerir impuestos, excepto los
impuestos que la lnea ya contenga desde las lneas de la orden.
Monto de factura diferente a monto de la orden:
Prorratear diferencia y utilizar como costos reales en el
embarque y la factura: si se elige esta opcin el sistema registrar los
costos reales de ingreso a inventario afectando todos los artculos con la
diferencia entre la factura y la orden (sea diferencia positiva o negativa);
para esto se deben utilizar como costos reales en el embarque y la factura.
No prorratear; registrar diferencia en la factura, realizando
ingreso con precios de la orden: esta opcin se usa si se desea que
se registre el embarque con los precios de la orden de compra, pero que la
factura de compra refleje la diferencia entre la orden y la factura; esto
causar que no se registre costo real y se pueda liquidar la diferencia
posteriormente; sin embargo el ingreso al inventario se realizara con el
costo estimado, correspondiente a la orden.
Adicionalmente si se desea que las diferencias positivas se registren en la
orden de compra con una lnea adicional, se puede marcar la caja de
Registrar diferencia positiva en la orden con el artculo; e indicar el
artculo comodn (que debe de ser tipo servicio) que se usar para la
operacin. Esto causar que se liquide el embarque, registrando costos
reales iguales a los estimados y los montos de las facturas iguales a esos
costos.
Validacin por porcentaje de variacin entre la orden y la factura:
Advertir al usuario al sobrepasar el: se puede elegir el porcentaje de
variacin entre la factura y la orden de compra, este mostrar una
advertencia al sobrepasar el porcentaje elegido y permitir al usuario
continuar o detener la operacin.
Detener el proceso al sobrepasar el: se puede elegir el porcentaje
de variacin entre la factura y la orden de compra, este mostrar una
advertencia al sobrepasar el porcentaje elegido y en este caso no ser
permitido continuar con la operacin.
Nota: si se coloca 0% el porcentaje de variacin permitido ser
completamente inexistente, si por el contrario se deja en blanco el
sistema no realizar dichas validaciones.
Embarques
Dentro de esta carpeta se agrupan todos los parmetros que tiene que ver con
la transaccin de embarques.
Compras
Carpeta Embarques
Los parmetros a definir son:

Porcentaje variacin de costo: dentro de esta casilla se ingresa el
porcentaje de variacin de costo que se permitir en la aceptacin de un
embarque, es decir que al momento de aplicar el embarque el sistema revisar
el costo estimado o real contra el costo actual del artculo en el inventario, si
dicha variacin sobrepasa el porcentaje de variacin el sistema desplegar un
mensaje advirtiendo dicha situacin, y ser decisin del usuario si aplica o no
el embarque.
Nota: Si el porcentaje de variacin est en cero, el sistema interpretar esto
como no hacer dicha validacin, por lo que dejar aplicar cualquier
embarque sin verificar el costo de los artculos.
Eliminar restriccin de embarque previo al liquidar: si este parmetro
est activo se elimina la validacin del sistema que exista un embarque
registrado previo al proceso de liquidacin.
Incluir en embarques, lneas con backorder en cero: al marcar esta
opcin se establece que, en la pantalla de Carga de Lneas de rdenes de
Compra, se desplegarn todas las lneas o pedidos de las rdenes con estado
"Backorder".
Esto significa que si en una orden de compra se solicitan tres artculos,
definidos en tres lneas de pedidos distintas y que dos de estos artculos ya se
Compras
han asignado a documentos de embarque en un 100%, es decir, la columna

Backorder despliega un cero, pero que el tercero tiene un saldo de 50 unidades
de compra.
Entonces, al marcar esta opcin, en la pantalla de Carga de Lneas de rdenes
de Compra, la cual se despliega al crear un embarque, se desplegarn las tres
lneas de la orden, las dos con saldo cero y la lnea de pedido con un backorder
de 50 unidades de compra.
Por el contrario, si esta opcin no se marca, entonces al cargar las lneas de
pedido al documento de Embarque, nicamente se desplegarn aquellos
artculos que tengan saldo o backorder estrictamente mayor que cero.
Recibido de ms afecta backorder: si este parmetro est marcado
indica que las cantidades recibidas de ms afectan el backorder de la orden de
compra asociada a la lnea del embarque en la cual se recibi de ms.
Si se selecciona, cada vez que se reciban unidades de ms en un embarque,
stas se descontarn del backorder de la orden (si hay suficientes unidades
disponibles). En caso de no seleccionarse el parmetro, el backorder de la
orden no sufrir alteraciones.
Unidades recibidas de ms se cancelan: si este parmetro se
selecciona indica que las unidades recibidas de ms se deben cancelar. Este
parmetro solo aplica para las unidades recibidas de ms en los embarques.
Entonces, si en un embarque x se recibe de ms para cualquier artculo y
este parmetro se encuentra marcado, esas cantidades de ms tienen un costo,
y se costo afectar el costo unitario del artculo en el inventario.
Por el contrario, si este parmetro se encuentra desmarcado, esas unidades de
ms entrarn al inventario con un costo cero, y obviamente no afectarn el
costo unitario del artculo.
Generar factura en lnea al aplicar embarque: por medio de este
parmetro se define si la generacin de facturas de compra es en lnea o
paquete.
En caso de que se escoja crear en lnea las facturas de compra, se

generarn al momento de aplicar el embarque.
Si no se marca el sistema asume que ser por paquete y las facturas se

generarn por medio de la carga de facturas que provee el mdulo de
Cuentas por Pagar.
Todos los embarques con factura de compra: este parmetro obliga a

hacer ingreso de la factura de compra para todos los embarques, sin embargo
dicha opcin se puede cambiar desde el mismo embarque para se nico
embarque, esto siempre y cuando el usuario tenga privilegios para hacerlo.
Compras
Permitir slo un proveedor por embarque: por medio de este

parmetro se obliga a incluir un proveedor al momento de realizar el
embarque.
Flete Seguro y Documentacin/Tipo Prorrateo: dentro de esta casilla
se escoge el tipo de prorrateo por defecto para distribuir el monto por flete,
seguro y documentacin. El sistema soportar los tipos de prorrateos que
permite el "hook" de liquidacin de compras (Cantidad, Costo Estimado
Local, Peso Bruto, Peso Neto, Precio, Promedio, Volumen) y el valor que el
sistema define por omisin es Precio. Estos datos no se encontrarn activos si
el mdulo de Cuentas por Pagar no se encuentra instalado.
Devoluciones de Compras/Aplicar Nota de Crdito al aplicar la
devolucin: este parmetro indica si la nota de crdito se aplicar
automticamente al aplicar la devolucin de mercadera.
En la opcin de embarques, una vez que el mismo ha sido ingresado al
inventario (Recibido), se activa la carpeta donde se podr editar las
devoluciones relacionadas con el mismo. En las devoluciones se permite (si el
embarque tiene relacionada una factura de compra) que se genere una nota de
Crdito (corresponde a un dbito en Cuenta por Pagar) al proveedor por el
monto de la devolucin y esta nota quede aplicada automticamente en CP.
Liquidaciones/Artculos con costo promedio:
Considerar transacciones histricas: Recalcula el costo promedio
actual de los artculos considerando el impacto que ocasionan las variaciones
de costo sobre las transacciones histricas; esta opcin aparece marcada por
default.
Considerar variaciones sobre existencias: Recalcula el costo
promedio actual con base en el impacto que ocasionan las variaciones (de
costo) sobre el costo de las existencias inventariadas [recomendado por
rendimiento], es decir, no realiza el recorrido sobre las transacciones
histricas. Es necesario tomar en cuenta que bajo este mtodo el clculo de
nuevo costo promedio no ser exacto, esto porque no estamos tomando en
cuenta entradas y salidas del artculo, se toma la existencia actual y se
modifica todo el costo del inventario al nuevo costo promedio, como se
menciona para el tema del rendimiento el proceso de clculo es ms rpido
pero se debe considerar que el costo del inventario puede variar bastante.
Liquidaciones/Artculos con costo UEPS/PEPS:
Contabilizar variaciones por liquidacin: Contabilizar la variaciones de
costo por liquidacin de compras (default).
Aplicar al inventario las variaciones: Aplicar al inventario las
variaciones de costo por liquidacin de compras.
Compras
Afecta la capa de costo respectiva: Afecta la capa de costo respectiva

(default, si se marca el radio button respectivo). Esto es, el sistema busca
exactamente la capa asociada al embarque y realiza la actualizacin en la
misma capa.
Afecta la primera capa de costo: Afecta la primera capa de costo (la
primera en caso de PEPS y la ltima en caso de UEPS). En este caso el
sistema trabaja dependiendo del tipo de costeo, es decir:
Si el costeo es PEPS se busca la primera capa que entr (la ms

antigua) con existencias y trabaja sobre la misma.
Si se trata de UEPS la actualizacin se realiza sobre la capa ms

reciente.
Distribuir costos no aplicados en otras capas: Distribuir en otras

capas los costos no aplicados a la capa seleccionada por falta de existencias. El
objetivo de esta opcin es evitar el uso de la contabilizacin (siempre y
cuando se tengan existencias), de forma tal que si la capa en la que se hizo el
embarque es de 100 unidades y la que se va a afectar tiene solamente 40 en
existencia el sistema pueda seguir realizando ajustes en las capas subsiguientes
hasta afectar el equivalente a las 100 unidades originales.
Notas: Es importante considerar que las opciones marcadas en ambos casos
sern consideradas como las predeterminadas cuando se realicen las
liquidaciones (tanto Normal como Batch).
En el caso de los artculos con costo UEPS/PEPS si se selecciona la opcin de
aplicar al inventario las variaciones de costos y NO el check de distribuir en
otras capas, si las existencias de la Capa no son suficientes se contabiliza la
diferencia.
Varios
En esta carpeta se definen aspectos generales tanto del manejo de rdenes de
compra as como de documentos de embarque. Adems se definen los
decimales para las cantidades y los montos desplegados en los documentos de
compra. Adems, permite establecer el factor de redondeo para los montos
definidos en la moneda local.
Compras
Carpeta Varios

Bodega por Omisin: en esta casilla se define la bodega que, por omisin,
ser asignada a todas las rdenes de compra que se creen. Recuerde que la
bodega se define tanto a nivel de orden de compra como para lnea de pedido,
de manera que, si el usuario no define lo contrario, el sistema desplegar la
bodega definida en esta casilla en ambos campos.
Tipo de Cambio por Omisin: el tipo de cambio que se defina en esta
casilla ser el que el sistema utilice para calcular los costos estimados de los
artculos considerados en los Embarques, con base en los cuales, si no se
conocen los costos reales, los artculos sern ingresados en el inventario.
Ntese que el sistema no utiliza el cdigo del tipo de cambio por omisin
definido en el mdulo de Administracin del Sistema. El usuario,
solamente debe elegir el cdigo del tipo de cambio de la tabla de tipos de
cambio que utilizar el sistema para realizar las transacciones de compra.
% Mximo de ajuste al costo: en este campo se debe definir el porcentaje
mximo que se podr asignar a un artculo distribuido por un proveedor
extranjero, en el campo denominado % Ajuste Costo.
En la seccin "Cmo Definir los Artculos del Proveedor?" en la pgina 94,
se explica el detalle del campo de % Ajuste Costo para cada artculo de un
proveedor extranjero.
Compras
Impuesto 1 se afecta por: en esta casilla se debe determinar la forma en la

que el sistema calcular el impuesto 1. Existen tres posibilidades:
Descuento en lnea: se refiere al descuento otorgado por el proveedor

para cada artculo de una orden de compra especfica.
Ambos descuentos: se refiere al descuento en lnea que ofrece el

proveedor ms un descuento general (igual para todos los artculos) de la
orden de compra. Este descuento general se define en la carpeta de Otros
de la opcin de Proveedores! y aplica sobre todas las rdenes de compra
del proveedor, pero puede ser modificado segn las caractersticas
particulares de cada orden.
Ningn descuento: el impuesto 1 se calcula directamente sobre el monto

que se obtiene al multiplicar la Cantidad Ordenada y el Precio Unitario
del artculo.
El usuario decide, en la opcin de Datos de Compra, para cada artculo

especfico si el impuesto 1 afecta o no el costo. En caso afirmativo, el sistema
calcular dicho impuesto segn la establecida en Impuesto 1 se Afecta por.
Impuesto 2 se afecta por: en esta casilla se debe determinar la forma en la
que el sistema calcular el impuesto 2. Para el clculo del impuesto 2 se utiliza
la siguiente frmula:
Impuesto 2 = (((Precio unitario *Cantidad)
< -((Porc. desc. Lnea / 100) * (Precio unitario* Cantidad)) >
<-((Porc. desc. Orden/ 100) * (Precio unitario* Cantidad)) >
<+ Impuesto1> )
* porcentaje impuesto 2 / 100))
Compras
As mismo existen seis posibilidades de calcular este impuesto 2,

explicaremos tres debido a que las otras tres estn explicadas anteriormente:
Impuesto 1: se refiere a la aplicacin del impuesto 2 sobre el artculo

despus de haber aplicado el impuesto 1.
Impuesto 1 y descuento en lnea: se refiere a la aplicacin del

impuesto 2 sobre el artculo, despus de haber aplicado el impuesto 1
y el descuento en lnea.
Impuesto 1 y ambos descuentos: se refiere a la aplicacin del

impuesto 2 sobre el artculo despus de haber aplicado el impuesto 1 y
ambos descuentos.
Tipo de prorrateo: este ser el tipo de prorrateo que se sugiera para las
liquidaciones de compra: Existen dos tipos, el normal y el estndar. Estos se
explican ms adelante en este documento.
Prioridad en solicitudes: La prioridades que se pueden elegir ac son:
baja, media y alta, y esta prioridad ser la que se sugiera al hacer solicitudes de
compra, sin embargo el usuario puede cambiar el tipo de prioridad en la
solicitud.
Factor de Redondeo: el usuario deber establecer la cantidad a la cual el
sistema deber redondear los montos definidos en moneda local.
Analice, detalladamente los siguientes ejemplos:
Precio del artculo = 450.58
Factor de redondeo Moneda Local = 1
Accin: el sistema redondear el precio del artculo a 451.00. Es decir, genera
mltiplos de 1 y redondea al mltiplo ms cercano.
Precio del artculo = 450.58
Factor de redondeo Moneda Local = 4
Accin: el sistema redondear el precio del artculo a 452.00. Es decir, genera
mltiplos de 4 y redondea al mltiplo ms cercano.
Por lo tanto, el sistema genera mltiplos del factor de redondeo y redondea el
precio al monto mltiplo ms cercano.
Aplicar % de Ajuste de Costo: este parmetro presenta dos opciones:
Antes de impuestos: implica que se aplica el porcentaje de ajuste

antes de registrar los impuestos.
Despus de impuestos: implica que se aplica el porcentaje de ajuste

despus de registrar los impuestos.
Indica si el porcentaje de ajuste de costo (para proveedores locales) se aplicar
al coto del artculo antes o despus del clculo de impuestos.
Compras
Decimales: en esta seccin se debe determinar el nmero de decimales que

desplegarn las Cantidades de artculos solicitadas y el Precio asociado a
cada lnea de pedido, en todas las opciones del men de Operaciones.
Tipo de Liquidacin: en este campo se escoge el tipo de liquidacin que
por omisin aplicar el sistema. Esto es, al ejecutar el proceso, ya sea desde la
opcin de Embarques o bien desde Liquidacin por Lote, se presentar la
pantalla donde se despliega seleccionado el tipo de liquidacin que se defini
desde esta casilla. Las dos opciones son:
Por Contabilizacin: este mtodo ejecutar el clculo de liquidacin
afectando nicamente la contabilizacin del inventario, de la siguiente manera:
Si al momento de liquidar el embarque se presenta una diferencia entre el
costo estimado y el real, se generar un asiento contable que afectar la cuenta
de inventario por el monto de la diferencia, nicamente, no as los costos de
los artculos. Este tipo de liquidacin aplica para todos aquellos artculo cuyo
costo fiscal sea diferente del Promedio.
Por ajustes de Costos Promedios: este mtodo aplica nicamente si el
costo fiscal del artculo es Promedio, y adems del asiento contable que
afecta el inventario, generar una transaccin de ajuste de costo para afectar el
costo promedio de los artculos.
Indistintamente del tipo de liquidacin que se sugiera, el programa liquidar
cada uno de los artculos de acuerdo al tipo de costeo definido para el mismo.
Pedidos
Dentro de esta carpeta se definen los parmetros que estn relacionados
directamente con los pedidos que son generados dentro de este mdulo.
Compras
Carpeta Pedidos
En esta carpeta se incluyen tres opciones:
Visualizar columnas de pedidos en solicitudes de compra
Visualizar columnas de pedidos en rdenes de compra
Visualizar columnas de pedidos en embarque
Cada uno de ellos indica si ser visible la columna de pedidos en las lneas de
las solicitudes, rdenes y embarques. Si est seleccionado cualquiera de los
parmetros, ser posible la visualizacin de las columnas de pedidos en las
transacciones de Compras.
Cada columna desplegar los pedidos asociados a dicha lnea, y para que el
sistema actualice la informacin se tiene un "hook" (vea la seccin "Rutinas
Configurables" en la pgina 394).
Compras
Direcciones
Carpeta Direcciones
La informacin que se encuentra en esta carpeta se refiere a las direcciones
donde se deben referir las rdenes de compra, se distinguen dos diferentes. La
direccin donde los proveedores debern enviar la mercadera solicitada en las
rdenes de compra que se creen, y tambin se presenta la direccin donde se
deben cobrar las facturas generadas debido a los embarques enviados.
Direccin de Embarque
Direccin Fiscal Comprador

Por omisin, todas las rdenes de compra que se creen desplegarn las
direcciones de embarque y cobro definidas desde esta opcin. Sin embargo, el
usuario puede modificarlas en la carpeta Direccin de la opcin rdenes, de
manera que se adecue a las caractersticas particulares de cada orden.
Las secciones definidas para los datos de las direcciones de embarque y de
cobro tienen cada una un cono (
) respectivamente, los cuales permiten
desplegar un tipo especfico de direccin el cual se caracterizar por el espacio
y cantidad de casillas que permitan realizar un detalle personalizado de las
direcciones que se registren.
El procedimiento para definir una direccin es el siguiente:
Compras
1. Dentro de los parmetros globales se debe ingresar a la carpeta

Direcciones.
2. Dentro de esta carpeta el usuario debe presionar el cono
que
corresponda a la clase de direccin que va a definir: ya sea
Embarque o Fiscal Comprador. Al presionar este cono el
sistema desplegar una ventana titulada Direccin detallada
donde se presentan las casillas que se deben llenar con el fin de
detallar la direccin.
Recuerde que los tipos de direcciones que se pueden utilizar son definidos en
el mdulo de Administracin del Sistema. Debido a esto el nmero de
campos y el tipo de informacin a completar en cada tipo de direccin variar
de acuerdo a las definiciones que el usuario haya hecho. Si el usuario no
recuerda el cdigo del tipo de direccin puede presionar la tecla F1.
Cabe mencionar, que tanto las direcciones de Embarque como la de Fiscal
Comprador, pueden o no tener el mismo tipo de direccin.
Contable
En esta carpeta se establecen los aspectos necesarios para realizar la
integracin con la contabilidad de las transacciones de Compras. Entre la
informacin que es preciso establecer se encuentra el tipo de asiento, paquete
contable y cuentas contables.
Compras
Carpeta Contable

Tipo de Asiento por Omisin: se debe establecer el tipo de asiento que se
generar cuando se realiza la contabilizacin de las transacciones de compra
de materias primas o suministros.
La clasificacin de los tipos de asiento se utiliza para agrupar los asientos con
base en el tipo de transaccin al cual corresponden.
Paquete por Omisin: en esta casilla se debe definir el cdigo del paquete
contable en el cual se almacenarn los asientos generados debido a las
transacciones de compra.
Los paquetes contables se crean para clasificar los asientos con base en un
criterio especfico. De esta manera, un paquete contable podra contener
asientos por transacciones similares (ingreso de artculos al inventario), por
transacciones realizadas desde el mismo mdulo (Compras), asientos
generados por un mismo usuario (Encargado de Bodega), y otros criterios.
La informacin que se defina en estos dos campos ser la que el sistema
considerar cada vez que se ejecute el proceso de Movimiento Contable.
Cuentas Contables: en esta carpeta el usuario define las cuentas contables
que se afectarn cuando se realizan los asientos asociados con cada tipo de
transaccin de compra de materias primas o suministros. Los tipos de
movimiento de compra por considerar son los siguientes:
Compras
Trnsito Local: en esta casilla debe anotarse la cuenta contable que

participar en la generacin de asientos debido al ingreso de artculos al
inventario. Esta cuenta se utilizar nicamente cuando el artculo es
distribuido por un proveedor local.
La otra cuenta que participa en el asiento es la cuenta de inventario,
asignada al artculo en el mdulo de Control de Inventario.
Cuando se ingresan los artculos en el inventario la cuenta de inventario
del artculo aumenta, como es un activo, se registra un dbito, debe, o
cargo. Por lo tanto, en la cuenta de Trnsito Local se registra un
crdito, haber, o abono.
Trnsito Exterior: en esta casilla debe anotarse la cuenta contable que

participar en la generacin de asientos debido al ingreso de artculos al
inventario. Esta cuenta se utilizar nicamente cuando el artculo es
distribuido por un proveedor extranjero.
La otra cuenta que participa en el asiento es la cuenta de inventario,
asignada al artculo en el mdulo de Control de Inventario.
Cuando se ingresan los artculos en el inventario la cuenta de inventario
del artculo aumenta, como es un activo, se registra un dbito, debe, o
cargo. Por lo tanto, en la cuenta de Trnsito Exterior se registra un
crdito, haber, o abono.
Generacin de Asiento: recuerde que el nombre de esta opcin

"Generacin de ....." vara de acuerdo a lo definido por el usuario en los
Parmetros de Contabilidad General, en la carpeta Asientos, en la opcin
Nombre para "Asiento":.
Esta opcin establece la forma en que se realizar la integracin contable de
las transacciones de este mdulo. Cuando se registra un documento de
cualquier tipo, se iniciar el proceso de integracin contable.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinacin
que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Existen seis posibles modalidades de la integracin contable, segn se

marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas
modalidades corresponden a:
Compras
Visualizar
Modificar
Si no se marca ninguna opcin, el sistema genera el asiento contable y lo

manda al diario, pero ste no se puede ver desde este mdulo.
Visualizar
Modificar
Al marcar nicamente la opcin de aplicar automticamente, el asiento

contable se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puede
ver desde este mdulo.
Visualizar
Modificar
Si se marca solamente la opcin de visualizar, el usuario podr ver el asiento

contable desde este mdulo, sin hacerle ninguna modificacin y el sistema
manda el documento al diario de la contabilidad.
Visualizar
Modificar
En esta opcin se puede ver y modificar el asiento contable desde este mdulo,
el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior
aprobacin.
Visualizar
Modificar
Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asiento

desde el mdulo de Compras, el sistema mandar el asiento directamente al
mayor de la contabilidad.
Visualizar
Modificar
En esta opcin se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer

ninguna modificacin, el sistema lo manda directamente al mayor.
Compras
Contabilidad por Omisin: el usuario puede elegir si desea generar los

asientos para la Contabilidad Fiscal, la Contabilidad Corporativa, o en Ambas.
Rubros
Carpeta Rubros
Rubros Solicitudes
En esta carpeta se definen los nombres de los rubros adicionales que pueden
ser ingresados en las solicitudes de compra.
Se cuenta con cinco rubros adicionales que son editados en la opcin
Solicitudes de Compra.
Rubros rdenes
ser ingresados en las rdenes de compra.
rdenes de Compra.
Compras
Rubros Embarques
ser ingresados en los embarques de compra.
Embarques de Compra.
Presupuesto
Carpeta Presupuesto
Dentro de esta carpeta se presentan los siguientes parmetros:

Integracin con Control Presupuestal: este parmetro indica si hay
integracin con el mdulo de Control Presupuestal, si est marcado se activan
las casillas siguientes, si no las mismas se muestran deshabilitadas.
Paquete: dentro de esta casilla se ingresa el paquete de control presupuestal
asociado.
Presupuesto: dentro de esta casilla se define el presupuesto de control
presupuestal que se sugerir al momento de realizar una orden de compra.
Compras
Calcular apartado segn monto total de la orden: es para indicar si el

monto del apartado se calcula o no como el monto total de la orden.
Si se desmarca esta opcin, el sistema calcular el monto del apartado como el
precio total de las lneas, ms el impuesto 1 de todas las lneas cuyos artculos
estn marcados con el impuesto 1 como parte del costo, de lo contrario
(opcin marcada) el impuesto 1 no se tomar en cuenta como costo de la
mercadera al momento de ingresar al inventario.
Importante: Como la configuracin de los datos de compra respecto al
impuesto parte del costo se toma directamente de los datos de compra; si no
se tiene marcada la opcin de calcular el monto del apartado como el monto
total en los parmetros del mdulo, y se modifica la configuracin de los
datos de compra, es probable que se produzcan diferencias entre el clculo
del apartado y el clculo de la reversin del apartado por cualquier cambio
de estado de la orden de compra.
Flete Seguro y Documentacin Orden de Compra Tipo
Prorrateo: se ingresa el tipo de prorrateo por defecto para los gastos de la
orden de compra (Cantidad, Peso Bruto, Peso Neto, Precio, Promedio,
Volumen).
Sugerir centro de costo y cuenta contable de compras en OC y
Solicitudes: este parmetro al ser activado indica si se debe sugerir el centro
de costo y la cuenta contable en la solicitud u orden de compra, al aprobar
dicha solicitud u orden) en caso de que no sea ingresado por el usuario.
nico centro de costo por orden de compra: este parmetro indica si
slo es posible especificar un centro de costo por orden de compra
Permitir sobre ejecutar el presupuesto: este parmetro indica si es
posible sobregirar el presupuesto, (estas validaciones el sistema las ejecuta al
aprobar la orden de compra o al modificar la partida desde el embarque).
Nota importante:
para poder utilizar la integracin de control

presupuestal con Compras es requerido que en el mdulo de
Contabilidad General en parmetros del mdulo se encuentre marcada
la opcin Integracin con Control Presupuestal,
Compras
y que en la cuenta que se encuentre dentro del presupuesto se encuentre

marcada la opcin Valida Presupuesto de CR.
Si estas opciones se encuentran desmarcadas, al intentar realizar el apartado

presupuestal el sistema enviar un mensaje que dir que no existe monto
disponible para generar el apartado. Lo que realmente se quiere advertir es que
la cuenta en cuestin no Valida Presupuesto CR.
Compras
Compras
CAPTULO 3
Informacin General para las
Transacciones de Compras
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se presentan las opciones del men en las que se debe hacer
ingreso de informacin para alimentar el sistema. Las opciones de
administracin de Compras definen parmetros utilizados a nivel de este
mdulo as como caractersticas para determinar el manejo de los datos
utilizados en las diferentes opciones.
Algunas de las opciones se presentan en otros mdulos que estn ligados a
Compras como es el caso de Administracin del Sistema y Cuentas
por Pagar.
Las funciones que conforman esta seccin son:
Compras
Compradores: dentro de esta opcin se crea el registro de cada uno de

los compradores que son los responsables de darle seguimiento a la
orden de compra.
Gastos: son rubros que son asociados a las liquidaciones de compra y

pueden ser definidos por tipo (arancel, cantidad, costo estimado, peso
bruto, peso neto, precio, promedio, volumen).
Impuestos: dentro de esta opcin se definen los registros de los

impuestos que se utilizarn en el clculo de la liquidacin para los
gastos y facturas de los embarques que son recibidas.
Aranceles: dentro de esta opcin se definen los registros de los

impuestos que se asociarn a los impuestos.
Direcciones de Embarque: dentro de esta opcin se presenta una

seccin donde es posible definir diferentes direcciones de embarque
para la creacin de las rdenes de compra.
La direccin de embarque se utiliza al crear la orden de compra. Para

soportar mltiples direcciones se crear un mantenimiento de
direcciones asociado al men de administracin del mdulo,
permitindole al usuario indicar un cdigo con su correspondiente
Informacin General para las Transacciones de Compras 39
descripcin (para identificar cada direccin) y la direccin. Adems

se debe modificar la carpeta de Direccin de la orden de compra para
incluir un Combo Box en donde se podr seleccionar una direccin
diferente a la indicada (siempre se sugerir la direccin de embarque
indicada en los parmetros del mdulo).
Rangos de autorizacin por departamento: dentro de esta tabla

deben establecer los departamentos y los montos mximos que
pueden aprobar para estos departamentos as como el nmero
autorizaciones requeridas por un especfico departamento para
rango especfico en moneda local.
Montos de autorizacin por usuario: dentro de esta tabla se deben

relacionar usuarios con departamentos asignndoles montos mximos
a poder aprobar por usuario en departamentos especficos. Si un
usuario no tiene definida esta relacin en esta tabla el mismo no podr
aprobar rdenes de compra.
Datos de Compra: esta opcin permite determinar y asignar los

proveedores que suplen los artculos de materia prima, repuestos,
suministros, y otros para la compaa. Se presenta una tabla con todos
los artculos de la compaa definidos en la base de datos, los cuales
pueden tener asignados uno o ms proveedores, sin embargo el
sistema presentar una lnea por artculo dentro de la tabla. Incluso
puede que los artculos desplegados no tengan relacin alguna con las
transacciones de compra. Al modificar los datos de compra, el usuario
ser capaz de asociar proveedores al artculo desplegado.
Artculo Proveedor: dentro de esta opcin se definen las

caractersticas que determinan la relacin entre los artculos y los
proveedores.
se
se
de
un
Se presenta el listado de todas las posibles relaciones entre ambos. Esto es, un
artculo se desplegar tantas veces como proveedores tenga asignados y
viceversa. Al definir una nueva relacin el usuario deber establecer tanto el
artculo como el proveedor que estarn involucrados.
En todos los casos, las pantallas de creacin - modificacin de relaciones sern
iguales a las que se presentaron en la opcin de Proveedores!, la diferencia se
basar en la edicin del artculo o del proveedor.
Desde esta opcin no se pueden crear nuevos registros, ya sean de artculos o
de proveedores, solamente se pueden asociar unos con otros para establecer
quin (proveedor) suministra qu (artculo). Los artculos se crean desde el
mdulo de Control de Inventario y los proveedores mediante la opcin
Proveedores! en el men principal del mdulo de Compras o bien, fueron
creados en el mdulo de Cuentas por Pagar desde donde se les da tambin
mantenimiento.
Compras
Si no recuerda los cdigos correspondientes que fueron definidos para el

artculo, basta con ubicar el cursor sobre la casilla correspondiente y presionar
la tecla F1, o hacer un doble click con el botn izquierdo del ratn.
El sistema desplegar la tabla de datos que contiene la informacin que debe ir
en el campo escogido. Entonces se podr escoger el registro requerido,
marcando con el highlight la lnea correspondiente y presionando
posteriormente la tecla Enter, o de igual forma con un doble click.
Todas las pantallas que desplieguen el campo de cdigo de artculo brindan la
posibilidad de capturar tanto un cdigo de artculo como un cdigo de barras
de inventario o de venta.
Si existiera ms de un artculo con el mismo cdigo de barras de inventario o
de ventas, al presionar la tecla Tab, se desplegar una ventana en la cual se
muestran los cdigos asociados a ese artculo permitindole al usuario
seleccionar el que realmente busca.
De igual manera, la tecla F2 le permitir obtener informacin correspondiente
al cdigo de artculo de proveedor.
COMPRADORES
Cuando se definen las rdenes de compra que se enviarn al proveedor, se
puede establecer quin es el comprador.
El comprador se asocia con algn empleado de la empresa quien debe
responsabilizarse por darle seguimiento a la orden de compra y que
generalmente, es quien crea esa orden.
Los compradores son empleados de la empresa, de manera que el cdigo del
comprador debe asociarse con algn empleado definido en la tabla de
empleados en el mdulo de Recursos Humanos o en Control de
Nmina.
Los compradores pueden estar activos o inactivos. Cuando un empleado no
est autorizado para realizar pedidos a los proveedores su estado es inactivo,
es decir, no puede asociarse con una orden de compra.
Un mismo empleado puede estar asociado a dos o ms registros de
compradores y presentar en cada uno de ellos estados distintos. Por ejemplo, si
el empleado EMP-01 est asociado con los registros de compradores COM-01
y COM-02, de manera que el primero est activo (casilla marcada) y el
segundo inactivo (casilla sin marca), entonces el empleado EMP-01 solamente
podr estar relacionado con las rdenes de compra a proveedores como el
comprador COM-01.
Compras
Pantalla de Compradores
INGRESO DE DATOS
Para agregar un comprador no existe una ventana especfica para el proceso,
solamente el cursor se posiciona en una lnea nueva y ah mismo se digitan los
datos que son los siguientes:
Cdigo del Comprador
Cdigo del Empleado
Marcar si el Comprador est activo o no
GASTOS
En esta opcin se definen los tipos de gastos que se podrn asociar con las
liquidaciones de compra, as como la forma en la que sern distribuidos entre
los artculos asociados.
Compras
Pantalla de definicin de Gastos
INGRESO DE DATOS
En la tabla de datos se deben establecer los siguientes datos:
Gasto: cdigo de identificacin del gasto.
Descripcin: nombre descriptivo del registro.
Tipo Prorrateo: en este campo se presenta un listado con las posibles formas
de distribuir el monto del gasto entre los artculos que considerar el gasto.
Los tipos de prorrateo de los gastos son los siguientes:
Compras
Cantidad
Precio
Costo Estimado Local
Peso Bruto
Peso Neto
Volumen
Promedio
Arancel
Para mayor informacin de la forma en la que se comporta cada prorrateo

consulte la seccin "Prorrateo de Gastos en la pgina 281".
Al asociar el gasto con una liquidacin, por omisin se sugerir el tipo de
prorrateo definido en esta opcin. Sin embargo, el usuario tendr la
posibilidad de modificarlo desde la carpeta Gastos (Prorrateo) en
Liquidaciones de Compra.
IMPUESTOS
En esta opcin se definen los impuestos que sern asociados a los aranceles y
a partir de stos se definir el clculo de la liquidacin para los gastos y
facturas tipo otra.
Esta opcin permite construir frmulas para la definicin de los impuestos, las
cuales son verificadas por el sistema. Asimismo se da al usuario un
mecanismo para incluir funciones que sern consideradas primitivas y que
podr utilizar para futuras definiciones de frmulas.
Tabla de Impuestos
Sin embargo, la definicin de funciones primitivas se presentar

posteriormente. Por el momento se va a explicar la forma en la que se definen
las frmulas para el clculo de los impuestos, a partir de las funciones
primitivas que se tienen definidas en el dynalib.
Compras
INGRESO DE DATOS
Para agregar nuevos impuestos a la tabla de datos, el sistema despliega una
pantalla en la cual se debe establecer toda la informacin que caracterizar
dicho impuesto.
El primer paso en la definicin de impuestos ser establecer el cdigo de
identificacin del mismo as como su descripcin.
La pantalla presenta tres carpetas en las cuales se define la frmula para
calcular el impuesto con base en distintos parmetros de compras, se asocia el
impuesto con los aranceles y finalmente, se ofrece un espacio disponible para
guardar cualquier nota adicional.
Descripcin de Carpetas
Frmula
En esta pantalla se presenta un espacio en blanco donde se desplegar la
frmula de clculo del impuesto.
Para definir dicha frmula, el usuario deber oprimir el editor de frmulas (
) el cual se despliega en el extremo superior izquierdo de la carpeta.
Este botn desplegar una nueva pantalla en la cual podrn ser ingresados los
diferentes parmetros que se utilizarn para el clculo del impuesto.
Compras
Pantalla carpeta Frmula
Los campos que se presentan en el editor de frmulas son los siguientes:

Impuesto: despliega el cdigo y descripcin del impuesto, la cual se defini
desde la pantalla anterior, razn por la cual los campos aparecen
deshabilitados.
Frmula: en este espacio el usuario va anotando las diferentes funciones y
constantes que construirn la frmula de clculo del impuesto.
Donde: este espacio en blanco se utiliza cuando en el campo se definen
constantes que tienen algn valor numrico o que representan alguna funcin.
De manera que en esta seccin se anotarn los valores de la constante.
Variables: en esta seccin se presentan los parmetros que se han definido en
el archivo Fn_liqui.apl.
Estas variables las presenta el sistema propiamente o bien han sido definidas
por el usuario con anterioridad y se apegan a sus necesidades particulares de
pago de impuestos por importacin de artculos.
Como se ha mencionado, el sistema por omisin ofrece una variedad de
constantes y funciones con las cuales se pueden construir las frmulas de los
impuestos.
Compras
Constantes: estas funciones regresan valores constantes cuyo nico

fin es ser utilizadas para que el usuario tenga un valor simblico que
pueda pasar como parmetro a otras funciones, las que se presentarn
posteriormente.
Constantes de Referencia
cteReferenciaUnitario
cteReferenciaTotal
Constantes de Prorrateo
cteProrrateoCantidad
cteProrrateoPrecio
cteProrrateoPesoBruto
cteProrrateoPesoNeto
cteProrrateoVolumen
cteProrrateoPromedio
Constantes de Moneda
cteMonedaLocal
cteMonedaDolar
Constantes de Unidad
cteUnidadAlmacen
cteUnidadCompra
Constantes de Factor
cteOrdenOrdenada
cteOrdenEmbarcada
cteOrdenRechazada
cteOrdenRecibida
cteOrdenPrecio
Variables: estas son las funciones que se utilizarn para que en

funcin de una constante especfica, el sistema retorne un valor
numrico de algn parmetro especfico de compra.
En cada caso se definir explcitamente los parmetros que debern
definirse para cada funcin As las funciones se dividen en los
siguientes grupos:
Tipos de Cambio entre Monedas: en muchos casos, por ejemplo en los

montos de la orden de compra, los valores pueden estar expresados en la
moneda de compra del artculo, dado que sta puede ser diferente para varias
Compras
rdenes de compra es que los montos son expresados en moneda local o en

moneda dlar.
Para facilitar los clculos se ofrecen tres funciones de conversin a las que el
usuario puede recurrir de ser necesario.
ConvertirALocal(monto o valor numrico definido por el

usuario)
Asume que el valor est expresado en la moneda de compra y que se desea
pasar a la moneda local.
ConvertirADolar(monto o valor numrico definido por el

usuario)
Asume que el valor est expresado en la moneda de compra y que se desea
pasar a la moneda dlar.
LocalADolar(monto o valor numrico definido por el usuario)

Pasa un monto que debera expresado en moneda local y se desea conocer su
equivalente en dlares.
Factor de Conversin entre Unidades: existen dos funciones de conversin
entre las unidades de los artculos:
AlmacenACompra(unidad de almacn)
CompraAAlmacen(unidad de compra)
Estas funciones toman una cantidad supuestamente expresada en unidades de
almacn y las trasladan a su correspondiente valor en ese momento en
unidades de compra, y la otra hace el proceso inverso, respectivamente.
Factor de Prorrateo: existir una funcin llamada FactorProrrateo que
devolver un valor mayor que cero y menor o igual a uno, el cual establecer
la proporcin en que la lnea de embarque actual o lnea de la orden de compra
asociada a este coopera con determinado criterio.
El valor retornado por la funcin depender del parmetro factor, de manera
que la funcin se establecer de la siguiente forma:
FactorProrrateo(factor)
Compras
Los parmetros que acepta esta funcin corresponden a los distintos factores
que se definen en este mismo campo y que se mencionaron anteriormente
como constantes de factor.
Datos de la Orden: conociendo el embarque y la lnea que se est procesando
actualmente, tambin es posible conocer la orden y la lnea que dieron origen a
ese determinado tem del embarque.
Ahora bien, dado que todas las rdenes de compra se encuentran almacenadas
en moneda del documento y sta puede variar de una orden de compra a otra,
todos los valores monetarios deben solicitarse en moneda local o dlar
mediante el parmetro Moneda.
Por lo tanto, todas las funciones que reciban el parmetro moneda, se debe
llamar una vez hecho el clculo de cada funcin ConvertirALocal o
ConvertirADolar segn este mismo parmetro.
Las funciones que regresan valores de la orden de compra que sustentan un
tem del embarque son las siguientes:
PrecioBrutoArticulo_Orden (referencia,moneda)
Esta funcin regresa el precio bruto de los artculos consignado en la orden de
compra.
Si el parmetro Referencia es:
cteReferenciaUnitario, el valor regresado por la funcin corresponde al valor
unitario por unidad de compra.
cteReferenciaTotal el valor regresado ser el costo unitario por la cantidad
ordenada, esto es, Precio Unitario * Cantidad Ordenada.
DescuentoLineaArticulo_Orden (referencia, moneda)

Regresa el descuento recibido para el artculo y que est registrado en la orden
de compra para la lnea del embarque que actualmente se est procesando.
cteReferenciaUnitario, el valor retornado corresponde al campo
Monto_Descuento / Cantidad_Ordenada, el cual viene a ser un descuento por
unidad de compra.
cteReferenciaTotal el valor regresado ser el costo total del descuento para la
lnea en orden de compra correspondiente la lnea del embarque.
DescuentoGeneralArticulo_Orden (referencia, moneda)

Compras
Regresa el monto del descuento general de la orden de compra que el artculo

en esa lnea aporta mediante el porcentaje de descuento que se aplica a toda la
orden, el cual es el resultado de calcular el porcentaje de descuento registrado
a toda la orden y el monto descontado del artculo.
cteReferenciaUnitario, el valor retornado corresponde al monto unitario segn
la unidad de compra que el artculo aporta al descuento general, esto es,
((Precio_Unitario * Cantidad_Ordenada
Monto_Descuento)
*
Orden.Porc_Descuento) / Cantidad_Ordenada.
cteReferenciaTotal el valor regresado ser el monto total del descuento que la
lnea aporta al descuento general de la orden, esto es, (Precio_Unitario *
Cantidad_Ordenada - Monto_Descuento) * Orden.Porc_Descuento.
PrecioNetoLineaArticulo_Orden (referencia, moneda)

Regresa el precio neto anotado en la lnea de la orden de compra para el
artculo, entendindose precio neto como el precio bruto del artculo menos el
descuento del artculo.
El valor retornado es Precio Bruto Articulo Descuento lnea Articulo.
PrecioNetoArticulo_Orden (referencia, moneda)

Regresa el precio neto del artculo a nivel de toda la orden de compra, esto es,
al precio neto del artculo en la lnea de la orden de compra restndole el
descuento general de la orden de compra que al l corresponde.
El valor retornado es Precio Neto Lnea Artculo Descuento General
Artculo.
Impuesto1Articulo_Orden (referencia, moneda)

Regresa el impuesto 1 de la lnea de la orden de compra en la cual se basa la
lnea del embarque actual.
cteReferenciaUnitario, Impuesto1 / Cantidad_Ordenada, esta cifra ser un
costo unitario expresada en unidad de compra.
cteReferenciaTotal Impuesto1.
Impuesto2Articulo_Orden (referencia, moneda)
Compras
Regresa el Impuesto 2 de la lnea de la orden de compra en la cual se basa la

cteReferenciaUnitario, Impuesto2 / Cantidad_Ordenada, esta cifra ser un
costo unitario expresada en unidad de compra.
cteReferenciaTotal Impuesto2.
SubtotalDescontado_Orden (Moneda***)
Se regresa el monto total descontado de la orden de compra en la que se basa
la lnea del embarque actual.
De la orden de compra relacionada con el lnea del Embarque actual
(Embarque_Linea.Orden_Compra = Orden_Compra.Orden_Compra) se
retorna el campo Total_Mercaderia de la tabla Orden_Compra
DescuentoGeneral_Orden(moneda)
Se regresa el descuento total de la orden de compra en la que se basa la lnea
del embarque actual.
retorna el campo MONTO_DESCUENTO
Impuesto1_Orden (moneda)
Se regresa el Impuesto1 de la orden de compra en la que se basa la lnea del
embarque actual.
retorna el campo TOTAL_IMPUESTO1
Impuesto2_Orden (moneda)
Se regresa el Impuesto2 de la orden de compra en la que se basa la lnea del
embarque actual.
retorna el campo TOTAL_IMPUESTO2.
Compras
Flete_Orden (moneda)
Se regresa el importe por flete de la orden de compra en la que se basa la lnea
retorna el campo MONTO_FLETE.
Seguro_Orden (moneda)
Se regresa el importe por seguro de la orden de compra en la que se basa la
retorna el campo MONTO_SEGURO.
Documentacin_Orden (moneda)
Se regresa el importe por flete de la orden de compra en la que se basa la lnea
retorna el campo MONTO_DOCUMENTACION.
CantidadOrden_Ordenada (unidad)
Regresa la cantidad ordenada originalmente para la lnea del Embarque que
actualmente se esta procesando.
Este monto est en el campo Orden_Compra_Linea.Cantidad_Ordenada y este
es el que se debe regresar si Unidad es cteUnidadCompra. Si Unidad es
cteUnidadAlmacen se llama previamente con ese valor a la funcin
CompraAAlmacen.
CantidadOrden_Recibida (Unidad)
Regresa la cantidad recibida en la orden de compra para la lnea del Embarque
que actualmente se esta procesando.
Este monto est en el campo Orden_Compra_Linea.Cantidad_Recibida si
Unidad es cteUnidadCompra, si Unidad es cteUnidadAlmacen se llama
previamente con ese valor a la funcin CompraAAlmacen.
Compras
CantidadOrden_Rechazada (Unidad)
Regresa la cantidad rechazada en la orden de compra para la lnea del
Embarque que actualmente se esta procesando.
Este monto esta en el campo Orden_Compra_Linea.Cantidad_Rechazada si
Unidad es cteUnidadCompra, si Unidad es cteUnidadAlmacen se llama
previamente con ese valor a la funcin CompraAAlmacen.
CantidadOrden_Backorder (unidad)
Esta funcin regresa la cantidad de artculos pendiente de satisfacer de acuerdo
con los embarques recibidos y los parmetros del mdulo.
Si en los Parmetros del Mdulo se especifica que lo rechazado aumenta
backorder, a la cantidad se le debe restar tambin Cantidad_Rechazada.
Si la unidad se define como cteUnidadAlmacen se llama previamente con ese
valor a la funcin CompraAAlmacen.
Datos del Embarque
CantidadEmbarque_Embarcada (Unidad)
Regresa la cantidad embarcada en la lnea del Embarque que actualmente se
esta procesando.
Este valor est en el campo Embarque_Linea.Cantidad_Embarcada si el
parmetro unidad es cteUnidadCompra.
Si el parmetro es cteUnidadAlmacen se llama a la funcin de conversin
CompraAAlmacen con el parmetro Cantidad_Embarcada.
CantidadEmbarque_Recibida (Unidad)
Regresa la cantidad recibida en la lnea del Embarque que actualmente se esta
procesando.
Este monto est en el campo Embarque_Linea.Cantidad_Recibida si el
parmetro unidad es cteUnidadCompra.
Si el parmetro es cteUnidadAlmacen, entonces despliega el valor del campo
Embarque_Linea.Cantidad_Recibida_UA.
CantidadEmbarque_Rechazada
Compras
Regresa la cantidad rechazada en la lnea del Embarque que actualmente se

est procesando.
Este monto esta en el campo Embarque_Linea.Cantidad_Rechazada.
Si el parmetro es cteUnidadAlmacen se debe llamar a la funcin de
conversin CompraAAlmacen con el parmetro Cantidad_Rechazada.
CostoEstimadoArticulo_Embarque (referencia, moneda)

Regresa el costo estimado del artculo para la lnea del Embarque que
Este monto esta en el campo Embarque_Linea.Cost_Un_Esti_local, si la
moneda es cteLocal, o bien, Cost_Un_Esti_Dolar si la moneda es cteDolar,
ambos montos estn expresado por unidad de compra.
Si el parmetro Referencia es cteReferenciaTotal el costo unitario sera
multiplicado por Cantidad_Recibida.
CostoFiscalArticulo_Embarque (Referencia,Moneda)
Regresa el costo fiscal unitario del artculo para la lnea del Embarque que
Este monto esta en el campo Embarque_Linea.Cost_Un_Fisc_local, si la
moneda es cteMonedaLocal, bien, Cost_Un_Fisc_Dolar, si la moneda es
cteMonedaDolar, ambos montos estn expresado por unidad de compra.
Si el parmetro Referencia es cteReferenciaTotal el costo unitario sera
multiplicado por Cantidad_Recibida.
Operadores: en esta seccin se despliegan los operadores matemticos, los
cuales se utilizarn para combinar las distintas variables y valores constantes
con lo cual se podr obtener el valor del impuesto.
Compras
Pantalla de Editor de Frmulas de los Impuestos
Una vez construida la frmula, el usuario puede proceder a revisarla. Para ello
Exactus cuenta con una herramienta la cual se encarga de revisar la sintaxis de
la frmula.
Si dicha frmula est correcta, desplegar un mensaje, y desplegar un check
en la pantalla de la carpeta. En caso contrario, avisar al usuario que existe
algn problema en la sintaxis de la frmula del impuesto.
Aranceles
En esta carpeta se despliega una tabla de datos en la cual es posible asociar el
impuesto con los aranceles definidos en la opcin correspondiente.
Compras
Carpeta Aranceles
Es importante mencionar que esta funcionalidad tambin se puede realizar

desde la opcin de Aranceles propiamente.
De este modo, cuando se asocia un arancel a un gasto de la liquidacin, el
sistema cargar el monto con base en el resultado de la frmula definida por el
impuesto que se ha asociado al arancel.
Notas
En esta carpeta se presenta un espacio disponible de texto para que el usuario
anote todos los comentarios que considere necesarios acerca del registro.
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle
refirase a la seccin Instrucciones Especficas.
Botn Funcin
Compras
Descripcin
Frmula
Permite el ingreso al editor de frmulas de los impuestos.

Consulte la seccin "Cmo definir primitivas para la
construccin de frmulas de impuestos?" en la pgina 57 para
mayor detalle del uso de las primitivas de las frmulas de los
impuestos.
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
Cmo definir primitivas para la construccin
de frmulas de impuestos?
En el dynalib Fn_liqui.apl se tienen definidas las funciones primitivas a partir
de las cuales se construirn las frmulas para el clculo de los impuestos.
Adicionalmente, Exactus presenta al usuario la posibilidad de incluir sus
propias funciones primitivas, de manera que se puedan construir frmulas para
los casos especficos que presente la compaa.
Para agregar nuevas funciones a los impuestos de compra, el usuario debe
tener una instalacin de Centura, pues requiere el Centura Builder ( ) para
realizar los cambios.
Para agregar nuevas primitivas al Fn_liqui.apl basta con seguir los siguientes
pasos:
1. Localice su archivo Fn_liqui.apl y acceda a l desde Centura
Builder.
2. En el men Edit, active la opcin Find. Establezca el parmetro de
busca como "Paso #".
Pantalla de Bsqueda de Centura Builder
3. El sistema se ir posicionando en las diferentes partes del texto,

segn la secuencia requerida para la definicin de nuevas primitivas.
Compras
Los pasos definidos en el Fn_liqui.apl son los siguientes:
Paso #1
Definir una nueva constante con valor consecutivo a la ltima constante, la
cual servir como identificador interno de la nueva funcin.
Paso #2
En la funcin LoadIdentifiers se agregan en los arreglos sIdentifiers,
nParamCount, sCommentIdentifier y la posicin determinada por la constante
del paso 1, el nombre con que el usuario conocer la funcin, la cantidad de
parmetros que recibe la funcin y un comentario aclaratorio que se le
desplegar al usuario como ayuda.
Paso #3
En la funcin Evalidentifier dentro del case que determina la funcin a
evaluar, se incluir un caso con la constante definida en el paso 1, que llamar
a una funcin definida por el usuario que es la que en realidad calcula
almacenndose el valor regresado por esta funcin en la variable nResultado.
En caso que la funcin del usuario requiera parmetros, estos se le pueden
pasar haciendo uso de la funcin GetNumericParam a la cual se le pasa un
valor entero N para que regrese el ensimo parmetro que se le ha pasado a la
funcin.
De ser necesario puede pasarle a la funcin del usuario las dos variables de
tipo SQL Handle que tiene existen en EvalIdentifier para realizar cualquier
consulta o actualizacin a la base de datos.
Paso #4
Desarrollar la funcin que calcular propiamente la primitiva. Aparte de los
parmetros que el usuario establezca, la funcin puede utilizar los valores
sCompania, sUsuario, sLiquidacin, sArticulo, sEmbarque, nLinea, que
contienen los adecuados segn la lnea del embarque que en este momento se
est procesando.
4. Una vez definidos todos los parmetros de la funcin el usuario
deber compilar el archivo para obtener un nuevo Fn_liqui.apd el
cual trabaja con el mdulo de Compras.
Para ello se debe accionar la opcin Build: Fn_liqui.apd que se
presenta en el men Project.
5. Ejecute nuevamente el mdulo de Compras. Una vez que acceda la
pantalla Editor de Frmulas de la opcin Impuestos, se podr
Compras
observar en el campo Variables, las nuevas funciones primitivas

creadas desde el dynalib.
ARANCELES
En esta opcin se deben definir los aranceles que se aplicarn a los artculos
suministrados por proveedores extranjeros, o bien que se asociarn a las
liquidaciones de compra para el clculo de gastos.
Los aranceles corresponden a impuestos que se deben pagar debido a la
importacin de artculos de otros pases. Los valores del impuesto dependen
del pas o zona de procedencia de los artculos importados, y varan de
acuerdo con los Acuerdos Comerciales entre el pas donde se ubican las
instalaciones del proveedor y el pas donde se ubican las instalaciones del
comprador.
El objetivo de esta tabla es definir todos los posibles aranceles que debera
pagar la compaa, segn la procedencia de sus materias primas o suministros
importados, y asociarlos con los impuestos de compra que definirn el monto
de los mismos.
Estos impuestos se definen desde este mismo men, cuyo propsito es
representar las transacciones de compra propiamente y no corresponden a los
impuestos establecidos en el mdulo de Administracin del Sistema.
Compras
Pantalla de Aranceles
INGRESO DE DATOS
Para agregar nuevos aranceles a la tabla de datos, el sistema despliega una
pantalla en la cual se debe establecer toda la informacin que caracterizar
dicho registro.
El primer paso en la definicin de aranceles ser establecer el cdigo de
identificacin del mismo as como su descripcin.
La pantalla presenta cinco carpetas en las cuales se definen los impuestos que
estarn asociados con el arancel y los artculos que aplican al arancel (para ser
utilizados en los datos de compra), los pases y/o regiones donde se encuentran
los proveedores, las asociaciones que se pueden llevar a cabo entre impuestos
y pases y regiones y por ltimo una carpeta de notas para cualquier
observacin.
Compras
Impuestos
En esta carpeta se definen los impuestos que estarn asociados al arancel y a
partir de los cuales se calcula el monto a pagar por cada artculo importado.
Carpeta Impuestos
Los impuestos tienen que estar previamente ingresados a la base de datos, lo

cual se realiza desde la opcin del mismo nombre en este men.
Para definir las frmulas que calcularn los impuestos consulte la carpeta
"Frmula", en la pgina 45, de la opcin Impuestos.
Sin embargo desde esta opcin es posible consultar la frmula que calcula
cada impuestos especfico, para ello el sistema despliega una pantalla cuando
se presiona el cono
, para ver la frmula es necesario marcar la lnea del
impuesto que se desea consultar.
Compras
Consulta de la Frmula del Impuesto
Impuesto: Este campo es un campo de bsqueda donde mediante un doble

clic o F1 se podr elegir desde una tabla de impuestos cdigos de estos para
ser insertados en el arancel.
Descripcin: Es un campo no editable y simplemente muestra la descripcin
del impuesto elegido.
Utilizado sin excepciones: En este espacio solo podrn aparecer dos valores
SI NO. Un SI marcado significa que el impuesto elegido se calcular
para todos los pases excepto los que se encuentren en la tabla del tab
asociaciones sin ser marcados.
Un NO marcado significa que el impuesto solo ser calculado para los
pases que hayan sido elegidos desde la tabla de asociaciones.
Como recomendacin se propone que se incluyan desde este tab los impuestos
pero se realicen las asociaciones desde el tab asociaciones haciendo esto que
esta tabla se llene automticamente con si o no.
En esta consulta no es posible realizar ninguna modificacin de la frmula del
impuesto, para ello se debe dirigir a la opcin de Impuestos.
Artculos
En esta carpeta se agregan los artculos para los cuales se debe pagar el arancel
particular.
Compras
Carpeta Artculos
La asociacin que se define desde esta opcin, actualizar el arancel que

aplicar para un artculo cuando se editan sus datos de compra.
Asimismo, cada artculo solamente podr tener definido un nico registro de
arancel, esto es, solamente pagar un grupo de impuestos de importacin
especfico, agrupados por el arancel.
Artculo: Este campo es editable y despus de dar clic en nuevo, se debe
elegir por medio de un F1 o doble clic un artculo para el arancel, un arancel
puede tener asociados varios artculos.
Descripcin: Bsicamente lo que muestra es la descripcin del artculo
elegido.
Es imposible, que un mismo artculo pueda aplicar a dos grupos de impuestos
de importacin distintos; es por esto que si el usuario trata de incluir dentro de
un arancel un artculo que ya se encuentra en otro arancel el sistema se lo
indicar por medio de un mensaje y dar la posibilidad de desasociar el
artculo del otro arancel y asociarlo a este donde se pretende incluirlo. El
mensaje mostrado por el sistema para este caso se podra observar as:
Compras
Mensaje de reasignacin de artculos en aranceles
Pases/Regiones
Como es del conocimiento de todos, los aranceles debido a los tratados de
libre comercio, pueden ser muy variados, es decir puede haber tratados
bilaterales (entre dos pases) o tratados con regiones (varios pases), el
importador ser el que decida cual tratado le sirve ms para importar x o y
producto dependiendo de los impuestos que pague en cada uno. Es por esto
que en esta carpeta se le da la posibilidad de incluir pases y regiones, en un
mismo arancel.
Carpeta Pases/Regiones de mantenimiento de aranceles
Compras
Pas/Regin: Este campo es un campo de bsqueda y mediante un F1 o doble

clic se pueden elegir cuantos pases y regiones se desee estn asociados al
arancel.
Tipo: Dependiendo de si la eleccin es un pas o una regin se mostrar el
tipo elegido; este es un campo no editable.
Nombre: Se muestra el nombre del pas o la regin elegida, este es un campo
no editable.
Asociaciones
Como ya se explic en la carpeta anterior, se pueden incluir pases y regiones,
sin embargo esto no significa que tengan que usarse los mismos impuestos
para todos estos pases o regiones, en la carpeta asociaciones se le da la
posibilidad al importador de realizar asociaciones entre los impuestos y los
pases o regiones.
Carpeta asociaciones
Impuesto: En esta tabla de muestran en una primera columna hacia abajo los
impuestos que han sido ingresados en la carpeta Impuestos de esta misma
pantalla. Se pueden realizar filtros y ordenar descendente o ascendentemente.
Compras
Nombre: En las columnas siguientes aparecern todos los pases y regiones

que fueron ingresados el tab Pases/Regiones en esta misma pantalla, al
igual que con los impuestos se pueden realizar filtros y ordenamientos segn
las preferencias de los usuarios.
Resto de pases: Esta columna tiene que ver directamente con la columna
ubicada en el tab Impuestos llamada Utilizado sin excepciones, y si algn
impuesto se encuentra marcado en la opcin Todos, en el tab impuestos
reflejar un SI.
Para explicar de una manera eficiente el funcionamiento de estas marcas en la
tabla se procede a explicar la pantalla de acuerdo a como se muestra checada
en este manual.
Impuesto DAI15: calcule este impuesto para los artculos provenientes de
Estados Unidos, no as para los artculos provenientes de Honduras y del resto
de pases.
Impuesto IMP_CIF: calcule este impuesto para los artculos provenientes de
Estados Unidos u Honduras, no as para los artculos provenientes del resto de
pases.
Impuesto IMP_CIF 25: Calcule este impuesto para los artculos provenientes
de Honduras, no as para los artculos provenientes de Estados Unidos y del
resto de pases.
Impuesto IMP_FOB: no calcule este impuesto para Estados Unidos,
Honduras y el resto de los pases.
Impuesto IMP 1: calcule este impuesto para el resto de los pases, no as para
Estados Unidos y Honduras.
Notas
En esta carpeta se presenta un espacio disponible de texto para que el usuario
anote todos los comentarios que considere necesarios acerca del registro.
La pantalla a desplegar es la siguiente:
Compras
Carpeta notas
DIRECCIONES DE EMBARQUE
Esta opcin permite definir diferentes direcciones de embarque que puedan ser
elegidas en la orden de compra. Permite al usuario indicar un cdigo con su
correspondiente descripcin (para identificar cada direccin) y la direccin.
A continuacin se presenta la pantalla principal de la opcin:
Compras
Tabla Principal de Direcciones de Embarque
INGRESO DE DATOS
Para definir las diferentes direcciones se ingresa la informacin directamente
en la tabla. Las columnas que deben ser definidas son las siguientes:
Cdigo: dentro de esta columna se define el cdigo para la direccin de
embarque.
Descripcin: dentro de esta columna se define la descripcin para la
direccin de embarque.
Direccin: se ingresa el detalle de la direccin de embarque.
RANGOS DE AUTORIZACIN POR

DEPARTAMENTO
El propsito de esta tabla es definir para cada departamento rangos de montos
mximos para aprobar rdenes de compra con una cantidad de autorizaciones
requeridas por departamentos segn el monto. Por ejemplo se podra decir que
para el departamento A para un monto mximo de la orden de $1000 se
necesita una autorizacin por parte de un usuario con esa capacidad, pero para
Compras
el mismo departamento para un monto de $10 000 se necesitarn 3

autorizaciones para que la orden quede en estado aprobada.
Tabla Principal de Rangos de Autorizacin por Departamentos
INGRESO DE DATOS
Para definir los diferentes rangos de autorizacin por departamento se ingresa
la informacin directamente en la tabla. Las columnas que deben ser definidas
son las siguientes:
Departamento: dentro de esta columna se define el departamento, se puede
digitar directamente (siempre y cuando exista) con doble clic o F1 se
desplegar una tabla con los departamentos establecidos en Administracin
del Sistema.
Descripcin: esta columna se llena automticamente al elegir el
departamento; y lo que hace es mostrar la descripcin del mismo. Es una
columna no editable.
Compras
Monto mximo moneda local: se debe digitar un monto mximo en

moneda local, este monto se ligar con un nmero de autorizaciones
requeridas para aprobar una orden de compra.
Autorizaciones Requeridas: se debe digitar un nmero de autorizaciones
requeridas para el monto especificado en se departamento
MONTOS DE AUTORIZACIN POR

USUARIO
El propsito de esta tabla es definir usuarios por departamento que puedan
aprobar rdenes de compra segn el departamento y el monto de la orden de
compra.
Puede haber varios usuarios que aprueben rdenes de compra en distintos
departamentos con montos mximos diferentes o iguales definidos.
Tabla Principal de Usuarios por Departamento

Compras
INGRESO DE DATOS
Para definir los diferentes usuarios por departamento se ingresa la informacin
directamente en la tabla. Las columnas que deben ser definidas son las
siguientes:
Departamento: dentro de esta columna se define el departamento, se puede
digitar directamente (siempre y cuando exista) con doble clic o F1 se
desplegar una tabla con los departamentos establecidos en Administracin
del Sistema.
Usuario: dentro de esta columna se define el usuario, se puede digitar
directamente (siempre y cuando exista) con doble clic o F1 se desplegar
una tabla con los usuarios establecidos en Administracin del Sistema.
Nombre de Usuario: se llena automticamente al elegir el usuario, lo que
muestra es el nombre del usuario. Esta columna no es editable.
Monto mximo moneda local: se debe digitar un monto mximo en
moneda local, este monto ser el mximo que puede tener una orden de
compra para poder ser autorizada por este usuario.
Activo: se muestra si un usuario est activo o inactivo. Columna no editable.
DATOS DE COMPRA
El propsito de esta opcin es determinar y asignar los proveedores que suplen
los artculos de materia prima, repuestos, suministros, y otros para la
compaa. El sistema desplegar una pantalla con el listado de todos los
artculos definidos en la base de datos, sin importar la clase de los mismos.
Es de suponer que el usuario modificar desde este mdulo nicamente
aquellos artculos que tienen que ver con transacciones de compras.
Compras
Pantalla principal de Artculos
Ntese que en la pantalla no se presenta el cono

, ni en el men de
Registro se despliega la opcin Nuevo. Esto se debe al hecho de que los
artculos usados en el mdulo de Compras deben ser definidos previamente
desde Control de Inventario. Por lo tanto, solamente se podrn modificar
algunas caractersticas para adaptar los artculos a las transacciones de
compras.
INGRESO DE DATOS
Para establecer las caractersticas del artculo relacionadas con el proceso de
compra y asignar los proveedores que abastecen el mismo debe modificar la
informacin en la pantalla donde se encuentra una serie de informacin
relativa al artculo que nicamente afectan las transacciones de este mdulo y
que se establecen para que los artculos se adapten a las particularidades de las
compras.
Los datos del artculo desplegados son:
Artculo: cdigo interno del artculo al cual se definirn los datos de compra.
Descripcin: se debe anotar un nombre adicional con que se conozca el
artculo y que ser utilizado nicamente para las transacciones de compras.
Compras
Esta descripcin ser la que se desplegar en las pantallas correspondientes a

las operaciones de compras, y no la descripcin del artculo definida en
Control de Inventarios.
Cuando no se establece descripcin alguna en esta casilla, el sistema
desplegar la descripcin del artculo definida al crear el mismo.
Impuesto: en esta seccin se debe definir el cdigo del impuesto que aplica
para la compra del artculo. Por omisin, el sistema presenta el impuesto
definido al artculo en el mdulo de Control de Inventarios; sin
embargo, el usuario debe considerar si ste aplica o no para las transacciones
especficas de compras.
Arancel: se debe anotar el cdigo de arancel o impuesto por importacin que
el artculo debe pagar por ingresar al pas. Este impuesto se paga nicamente
si el proveedor es extranjero.
Bodega: cdigo y descripcin de la bodega asociada que ser asociada al
artculo al crear rdenes de compra.
Cdigo Corporativo: dentro de esta casilla se registra el cdigo corporativo
con el cual se identifica el artculo en el caso que aplique dicho cdigo.
Impuesto 1 parte del Costo: en esta opcin el usuario podr escoger entre
S o NO. Si se marca que S, se estar agregando este rubro al importe del
artculo en las rdenes de compra y al costo estimado, en el caso de los
embarques. Generalmente el impuesto 1 es parte del costo cuando el artculo
es para consumo y no para la venta.
Esta opcin afecta solamente aquellos embarques provenientes de proveedores
locales, de modo que establece si el costo estimado del artculo tomar en
cuenta el monto correspondiente al impuesto 1 del artculo.
Utilizar cuenta de trnsito para el impuesto 1: este campo solo se
habilita si el impuesto 1 es parte del costo; entonces si esta opcin es marcada
se le est diciendo a CO que al momento de realizar asientos para el impuesto
1 para este artculo, tome la cuenta de trnsito que hay en parmetros del
mdulo de CO y no la cuenta del impuesto ligado a este artculo en datos de
compra en esta misma pantalla.
Para las rdenes de compra:
S significa que el costo total del artculo, incluye el impuesto 1, y ser
calculado de la siguiente manera:
Importe Total = [(Cantidad Ordenada * Precio Unitario) - Descuento* Lnea + Impuesto1]
- Descuento General
+ Impuesto 2
Compras
+ Flete
+ Seguro
+ Documentacin
= Costo Total
NO significa que el costo total del artculo, excluye el impuesto 1, y ser
Importe Total = (Cantidad Ordenada x Precio Unitario) - Descuento Lnea
- Descuento General
+ Impuesto 1
+ Impuesto 2
+ Flete
+ Seguro
+ Documentacin
= Costo Total
Para los embarques:
S: en este caso, significa que el costo estimado del artculo incluye el
Impuesto 1, se calcular de la siguiente manera:
Costo Estimado = [(Cantidad Aceptada * Precio Unitario) + Impuesto1] *
Porcentaje de Ajuste de Costo
NO: indica que el costo estimado del artculo no incluye el impuesto 1 y se
calcular de la siguiente manera:
Costo Estimado = (Cantidad Aceptada * Precio Unitario) * Porcentaje de
Ajuste de Costo.
La manera en la que se calcular el impuesto 1 de los artculos que se
adquieren se define desde Parmetros del Mdulo, esta opcin afectar
adicionalmente el monto correspondiente al costo total. All se determina que
el Impuesto 1 se afecta por:
Compras
Descuento en Lnea: se refiere al descuento otorgado por el

proveedor para cada artculo de una orden de compra especfica.
Corresponde al valor del porcentaje de descuento que se define

cuando se carga una lnea a la orden de compra.
Ambos Descuentos: se refiere al descuento en lnea que ofrece el

proveedor ms el descuento general que se aplica para cada artculo
incluido en la orden de compra. Este descuento general se define en la
carpeta de Otros de la opcin de Proveedores! y aplica sobre todas las
rdenes de compra para el proveedor.
Ningn Descuento: el impuesto 1 se calcula directamente sobre el

monto que se obtiene al multiplicar la cantidad ordenada y el precio
unitario del artculo.
Las condiciones analizadas afectan el monto del impuesto 1. Por lo tanto,

inciden directamente en el Costo Total de los artculos que sern ingresados
al inventario.
Finalmente, es importante aclarar que el porcentaje asociado con cada
impuesto se establece mediante la tabla de Cdigos de Impuesto de
Administracin del Sistema y los nombres que identifican tanto el
impuesto 1 como el impuesto 2, se definen en los Parmetros del Mdulo del
mismo mdulo.
Recibe de ms: si esta casilla se marca indica que el artculo permite recibir
una cantidad mayor a la embarcada (incluso mayor a la cantidad ordenada en
la orden de compra). El sistema permite definir el privilegio de seguridad el
cual permite al usuario editar el valor de la casilla, si se cuenta con el
privilegio respectivo la casilla se encontrar activa.
Compras
Porcentaje Variacin: dentro de esta casilla se especifica el porcentaje de

variacin que se permite en las cantidades embarcadas.
ltima cotizacin: datos sobre el proveedor, la moneda, el precio y la fecha
en la que se realiz la ltima cotizacin del artculo especfico. Esta
informacin es desplegada por el sistema y las casillas no son editables.
Pantalla de creacin - modificacin de los Datos de Compra
Dentro de la barra de herramientas de la pantalla se despliega una funcin con
la cual el usuario define los proveedores del artculo especfico.
Botn Funcin
Compras
Descripcin
Proveedores
Este cono despliega una tabla de datos donde se definen los

proveedores que suministran el artculo que se tiene
desplegado. Los proveedores a escoger fueron definidos desde
la opcin de Proveedores!.
Adicionalmente se deben establecer varios parmetros que
definen la manera en la que el artculo ser suministrado por el
proveedor. Refirase a "Cmo Definir los Proveedores de un
Artculo?" en la pgina 77 para el detalle del manejo de esta
opcin.
Cmo Definir los Proveedores de un Artculo?
Para definir los proveedores del artculo, el usuario tiene que ubicarse en la
pantalla de Datos de Compra y debe tener desplegado el registro del
artculo al cual se asignarn los proveedores.
Si ha cumplido con lo anterior, entonces el procedimiento a seguir es el
siguiente:
1. Presione el cono
, para desplegar la tabla de datos de
Proveedores del Artculo.
2. Elija del submen de Registro la opcin Nuevo, o presione
simultneamente las teclas Ctrl+N. Tambin se puede ingresar un
nuevo registro por medio del cono
3. El sistema desplegar una pantalla con un conjunto de carpetas, que

juntas agrupan toda la informacin que define las caractersticas de
suministro del artculo.
Esta pantalla es idntica a la que se despliega si se asignan los artculos a un
proveedor en la opcin de Proveedores!, o bien si se establece una relacin
artculo - proveedor en la opcin de Artculos - Proveedores de este mismo
men.
La nica diferencia entre las tres opciones se refiere a la edicin de las casillas
de Artculo, presentada en la parte superior de la pantalla y Proveedor, en la
carpeta General.
Por ejemplo, en el caso de la opcin de Datos de Compra, como la funcin es
asignar proveedores a un solo artculo; entonces, la casilla Artculo
permanecer constante, es decir, no ser editable. Por otro lado, la casilla
Proveedor, variar cada vez que se ingrese un nuevo registro, esto significa
que el usuario podr ingresar todos los proveedores que abastecen el artculo
desplegado.
Compras
Teniendo claro este aspecto, se omitir la explicacin de las casillas de esta

pantalla. Recuerde que el procedimiento es el mismo, solamente que la casilla
Artculo no es editable y el campo Proveedor podr ser modificado para cada
registro que se almacene en la base de datos.
Dicho detalle se presenta en el apartado denominado "Cmo Definir los
Artculos del Proveedor?" en la pgina 94.
4. Proceda a grabar la informacin agregada presionando con el ratn
el cono
o bien con el cono
, tambin lo puede hacer por
medio de las opciones Actualizar o Actualizar y Regresar del
submen de Registro, o con las teclas Ctrl+A o Ctrl+Y,
respectivamente.
ARTCULOS -PROVEEDORES
El objetivo de esta opcin es definir relaciones entre artculos y proveedores,
para cualquier artculo y cualquier proveedor.
Esto significa que no se tiene que tener ninguno de estos dos parmetros
desplegados para establecer la relacin. El usuario nicamente definir cul
artculo quiere asociar con algn proveedor de la base de datos para cada caso,
sin tener que asignar todos los artculos (o proveedores) para un nico
proveedor (o artculo) que permanece constante en el ingreso de los registros.
En la pantalla principal nicamente se despliegan los artculos y los
proveedores con tengan relaciones establecidas.
Por lo tanto,
solamente se desplegarn los artculos que se relacionan con
transacciones de compra.
Otra caracterstica de esta opcin se refiere a que cada parmetro (artculo o
proveedor) se desplegar en la pantalla tantas veces como relaciones tenga. De
esta manera el usuario podr visualizar el total de las relaciones existentes en
la compaa, sin tener que ingresar a pantallas posteriores.
Compras
Pantalla principal de Artculo Proveedor
Ntese que esta opcin presenta la caracterstica de que la bsqueda de algn

registro se puede ordenar ya sea por el proveedor o por el artculo,
dependiendo de las necesidades del usuario.
INGRESO DE DATOS
A pesar de que en la pantalla principal de la opcin se despliegan todas las
funciones propias de creacin, modificacin y eliminacin de registros, el
usuario debe tener claro que desde las opciones del men de Artculos no se
pueden crear nuevos registros. Solamente se podrn crear, modificar o
eliminar relaciones entre artculos y proveedores, que de antemano se han
definido en la base de datos.
Un usuario en particular podra tener los privilegios de agregar, modificar y
eliminar relaciones artculo - proveedor, o cualquier combinacin entre stos.
El sistema desplegar una pantalla con un conjunto de carpetas que juntas
agrupan toda la informacin que define las caractersticas del artculo.
Esta pantalla es idntica a la que se despliega si se asignan los artculos a un
proveedor en la opcin de Proveedores!, o bien si se hace el procedimiento
Compras
inverso, es decir, si se asignan proveedores a un artculo especfico, como

ocurre en la opcin de Datos de Compra de este mismo men.
La diferencia entre las tres opciones se encuentra en la edicin de las casillas
de Artculo, presentada en la parte superior de la pantalla y Proveedor, en la
carpeta General.
En el caso del cdigo de identificacin del artculo se puede consultar el
cdigo de barras de ste.
Consulte la guadel mdulo de Control de Inventarios, para
conocer como se define y asocia el cdigo de barras a los
artculos de la empresa.
En los dos casos anteriores, es decir, en Proveedores! y en Datos de Compra,
alguna de las dos casillas se deshabilita, segn desde donde se establezca la
relacin.
Por el contrario, desde esta opcin las dos casillas estarn activas, de manera
que el usuario pueda ingresar la relacin que desee, para cualquier artculo y
para cualquier proveedor.
Una vez aclarado este aspecto, se omitir la explicacin de las casillas de esta
pantalla. La definicin de los campos se presenta en el apartado denominado
"Cmo Definir los Artculos del Proveedor?" en la pgina 94. Recuerde que
todos los campos son los mismos, solamente que la casilla Proveedor podr
ser modificado para cada registro que se almacene en la base de datos.
Compras
CAPTULO 4
Proveedores
NOTA INTRODUCTORIA
La opcin de Proveedores! del men principal se ocupa del mantenimiento
de los proveedores en Compras; crea, modifica y elimina registros, para
luego poder ejecutar transacciones con los proveedores existentes.
Adems es posible, desde esta opcin, asociar los proveedores existentes con
determinados artculos definidos en la base de datos, los cuales debieron haber
sido establecidos desde la opcin de Artculos! del mdulo de Control de
Inventario. Esto con el fin de poder determinar fcilmente cuales son los
artculos que cada proveedor suple a la compaa.
Esta opcin se ejecuta de inmediato, es decir, no existen submens bajo ella,
sino que se despliega la tabla de datos con el listado de todos los proveedores
existentes en la base de datos.
Tabla de Proveedores
Compras
Proveedores 81
MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES
INGRESO DE DATOS
El mdulo de Compras puede mantener la lista de proveedores de la
compaa, con una variedad de datos que permiten el control de la informacin
general y caractersticas por omisin que se utilizarn en las transacciones que
se realicen con ellos.
Desde este submen se manejan los aspectos correspondientes a la
identificacin del proveedor, definicin de la condicin de pago negociada,
contactos, direcciones, tipo de moneda para las transacciones, entre otros
datos.
Esta opcin del men se encarga del manejo de los registros de cada
empleado, siendo posible crearlos, modificarlos o borrarlos.
Cuando se agrega un proveedor el sistema desplegar una pantalla con un
conjunto de carpetas que agrupan la informacin total. Para acceder cada
carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa correspondiente, o bien se
puede oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en la pestaa de la
carpeta.
El primer paso ser llenar la casilla del cdigo del proveedor, que es un
alfanumrico de 8 posiciones. Seguidamente debe especificarse el nombre
del proveedor, para ello se cuenta con un campo alfanumrico de 60
posiciones.
En cada una de las carpetas existen una serie de campos donde se debe
ingresar la informacin correspondiente al proveedor. Algunas veces esta
informacin est relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde
otros mdulos.
Si no recuerda los cdigos correspondientes que fueron definidos para cada
dato especfico, nicamente se debe ubicar el cursor sobre la casilla
correspondiente y presionar la tecla F1, o hacer un doble click con el botn
izquierdo del ratn.
El sistema desplegar la tabla de datos que contiene la informacin que debe ir
en el campo escogido. Entonces se podr escoger el registro requerido,
marcando con el highlight la lnea correspondiente y presionando
posteriormente la tecla Enter, o de igual forma con un doble click.
Compras
Proveedores 82
General
Carpeta General
La informacin que se ingresa dentro de esta carpeta es la siguiente:

Fecha de Ingreso: se debe establecer la fecha en la que el proveedor
empez relaciones comerciales con la empresa.
Alias: nombre alterno con el que se identifica al proveedor dentro de la
compaa.
Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa proveedora,
con la cual se puede establecer contacto directo, para que atienda situaciones
especficas de los pedidos.
Cargo: puesto, o posicin dentro del organigrama, que tiene la persona a
contactar.
Contribuyente: nmero de identificacin con que ha sido registrada la
empresa proveedora, en un registro mercantil en un pas especfico, llmese
accin social, cdula jurdica, etc.
Telfonos y Fax: nmeros telefnicos y de fax de las instalaciones del
proveedor, especialmente donde se puede ubicar al contacto.
Compras
Proveedores 83
Categora: clasificacin del proveedor segn se defini en la tabla de

Categoras de Proveedor del mdulo de Administracin del Sistema.
Esta categora se establece segn caractersticas de disponibilidad,
cumplimiento, calidad, precio, tiempo de respuesta y experiencia histrica que
se ha tenido con el proveedor.
Impuesto: Se debe elegir el impuesto que se utilizar en los documentos para
este proveedor, estos impuestos son realizados y parametrizados en AS.
Rgimen tributario: Se debe elegir un rgimen tributario para este
proveedor, el rgimen tributario tiene un modelo de retenciones ligado a este,
los regmenes y modelos de retenciones son realizados y parametrizados en
AS.
Pagos Congelados: el objetivo de esta opcin es que no se pueda realizar
ninguna transaccin con el proveedor. El sistema desplegar una advertencia
cuando se intente crear una orden de compra al proveedor congelado. Sin
embargo, el usuario puede decidir que a pesar de esta condicin, necesite crear
la orden de compra y realizar las transacciones posteriores.
Proveedor inactivo: Por medio de este check marcado colocamos un
proveedor en estado inactivo.
Multi-moneda: al accionar esta opcin se establece que el proveedor acepta
pagos en cualquier moneda, aunque sea diferente a la que tiene definida como
local para l.
Auto-retenedor: esta opcin determina si un proveedor es auto-retenedor o
no para validarlo al momento de calcular las retenciones correspondientes.
Impuesto 1 incluido: indica si el impuesto 1 se encuentra incluido en el
precio dado para cada artculo. Es decir, el precio que se coloca en la orden de
compra es el precio ms el impuesto 1, por lo que al pasarse del campo
llamado precio unitario se calcula este precio sin el impuesto y se coloca en
el campo impuesto 1 el valor correspondiente al impuesto 1.
Origen: se debe elegir si es un proveedor local o de algn otro pas de
procedencia.
Tipo de contribuyente: Se debe elegir entre tipos de contribuyente Formal,
Informal o Gasto Menor. La explicacin de estos tipos de contribuyente se
explica en el manual de Administracin del Sistema.
Compras
Proveedores 84
Otros
Carpeta Otros
Dentro de esta carpeta se ingresan los siguientes datos:

Pas: cdigo de la nacin donde el proveedor tiene sus instalaciones. El
listado de pases fue definido desde el mdulo de Administracin del
Sistema.
Divisin Geogrfica 1 y 2: estas divisiones estn relacionadas entre s y
permite establecer la regin geogrfica en las que se divide y subdivide el pas
que se le defini al proveedor. Estos campos facilitan el clculo de las
retenciones que estn asociadas a la ubicacin de los proveedores.
Moneda: debe definirse la moneda local del proveedor, este dato se toma de
la tabla de monedas del mdulo de Administracin del Sistema. Si el
proveedor no acepta pagos en mltiples monedas (multimoneda), todos los
pagos tendrn que hacerse en la moneda que est definida en esta casilla.
Cuando se guarda la informacin del proveedor esta casilla se desactiva, es
decir que no podr ser modificarse posteriormente.
Condiciones de Pago: se refiere al perodo de crdito que el proveedor
concede para el pago de documentos. Las condiciones de pago se definen
desde el mdulo de Administracin del Sistema y se caracterizan por los
siguientes parmetros:
Compras
Proveedores 85
cdigo: identificacin alfanumrica de la condicin de pago para uso

del sistema.
descripcin: nombre de la condicin de pago.
das neto: das de crdito que acepta la condicin de pago. Los das
netos se contabilizan a partir de la Fecha Rige que se define al
documento. Una vez vencido este plazo, se debern pagar los
intereses por mora correspondientes.
das de descuento: lapso en que, si el documento es cancelado, se

aplica un descuento sobre el monto adeudado. Los das de descuento
se calculan a partir de la Fecha Rige del documento, por lo tanto, es de
suponer que, este parmetro tendr que ser menor que los das neto.
tasa de descuento: porcentaje que se descuenta si el documento es

cancelado durante el perodo de tiempo mencionado anteriormente.
Orden Mnima: monto mnimo que acepta el proveedor en un pedido, en la

moneda definida anteriormente.
Ntese que la orden mnima no se define en nmero o
cantidad artculos, sino por el monto mnimo de la Orden de
Compra que acepta el proveedor, en su moneda local.
Descuento: Porcentaje a descontar del Importe Total (Cantidad x Precio
Unitario) de cada lnea, correspondiente a una materia prima o suministro
solicitado por algn departamento, cargada o incluida en una orden de compra
enviada al proveedor, debido a condiciones especiales tales como:
volumen de compra
pronto pago
relacin con el proveedor
historial de crdito
y otros
Inters de Mora: es la tasa de inters a pagar, sobre el monto adeudado,

debido al vencimiento de un documento de crdito.
GLN (Global Location Number): esta casilla tiene como fin asignar a la
compaa un nmero de ubicacin global. Es una identificacin universal para
Compaas. Cdigo establecido por la EAN. Utilizado en Exactus para EDI.
Ubicacin: el objetivo de esta casilla es codificar la ubicacin para localizar
en un espacio fsico, las instalaciones, el personal, maquinaria, equipo,
suministros. Es administrado por EAN-Internacional.
Compras
Proveedores 86
Direcciones
Carpeta Direcciones
En esta carpeta se define la direccin electrnica del proveedor, as como la

direccin postal, donde se puede localizar o intercambiar informacin con el
proveedor.
La direccin postal se puede establecer en un espacio mximo de 90 caracteres
alfanumricos.
Dentro de la carpeta se despliega una funcin especial denominada Direccin
Detallada.
Direccin Detallada (
): al presionar este cono el sistema despliega
una ventana donde se debe registrar la direccin detallada del proveedor,
incluyendo datos tales como: cdigo del proveedor, tipo de direccin
especfica a definir para el proveedor y el detalle de la misma.
Compras
Proveedores 87
Pantalla de Direccin Detallada del Proveedor
Los tipos de direcciones que se puedan asociar al proveedor son definidos en

el mdulo de Administracin del Sistema dentro de la tabla
Direcciones. Dichos tipos definen la cantidad de campos y nombres de
identificacin con los que estar formada la direccin de manera que pueda
detallarse de la forma ms especfica que sea requerida.
El sistema despliega la direccin por omisin o default que fue definida para
el pas al cual est asociado el proveedor, sin embargo esta direccin puede ser
modificada por el usuario presionando la tecla F1 en la casilla Direccin y
seleccionando de la tabla Direcciones el tipo que se utilizar para registrar la
direccin exacta del proveedor.
Compras
Proveedores 88
Cuentas
Carpeta Cuentas
En esta carpeta se despliega una tabla de datos no editable, es decir,

nicamente se puede hacer consulta de datos.
Contiene informacin relacionada con las cuentas bancarias del proveedor.
Las cuentas bancarias son asignadas desde el mdulo de Cuentas por Pagar.
Compras
Proveedores 89
Textos
Carpeta Textos
Esta carpeta puede usarse para escribir textos asociados a alguna variable del
proveedor que la administracin considere importantes. Estos campos son
definidos desde parmetros del mdulo de Cuentas por Pagar.
Notas
Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un
apuntador de comentarios, notas, observaciones, en forma libre acerca del
proveedor desplegado.
Compras
Proveedores 90
Valores Adicionales
Carpeta Valores Adicionales
Esta es una carpeta totalmente editable por el usuario. En ella se permite

almacenar por proveedor una serie de datos que servirn de apoyo a diversos
procesos que se requieran dentro del mbito del manejo de proveedores.
Se tiene un total de 15 casillas denominados Rubros Configurables o
Valores Adicionales de los cuales se podr hacer uso para complementar la
informacin de los Proveedores.
Se denominan as debido a que los mismos se definirn una vez que el sistema
est corriendo.
La definicin del nmero, nombre y tipo de campos se debe hacer en
Parmetros del Mdulo de Cuentas por Pagar.
No olvide salvar su trabajo!
Compras
Proveedores 91
Botn Funcin
Descripcin
Correo
Por medio de este cono el usuario puede enviar correos

electrnicos a los empleados que se encuentren registrados en
el sistema.
El sistema accede el programa MS Outlook y enva el correo al
proveedor seleccionado. Tambin es permitido enviar un
correo a un grupo de proveedores que sea seleccionado dentro
de la tabla de datos por medio del highlight.
Para mayor informacin de esta funcionalidad consulte la
seccin "Cmo Enviar un Correo a un Empleado?" en la
pgina 92.
Artculos
Este cono despliega una tabla de datos donde se definen los

artculos que suministra el proveedor que se tiene desplegado.
Los artculos son definidos en el mdulo de Control de
Inventario. Es preciso aclarar que todos los artculos sobre los
cuales se realizarn las transacciones de compras tienen que
haberse definido con anterioridad en este mdulo.
Adicionalmente se deben establecer varios parmetros que
definen la manera en la que el artculo ser suministrado por el
proveedor.
Refirase a "Cmo Definir los Artculos del Proveedor?" en la
pgina 94, donde se establece el procedimiento para asignar los
artculos correspondientes a cada proveedor.
Cmo Enviar un Correo a un Empleado?
La funcin para envo de correos se puede acceder de dos formas:
desde la tabla principal de la opcin por medio del cono

opcin Correo bajo el submen Registro.
desde la ventana de mantenimiento de proveedores
o de la
Para que la funcin de correo funcione correctamente se deben ingresar en el

archivo SPS.INI una serie de parmetros tal como se explica en la seccin
"[EMAIL]" en la pgina 414.
El procedimiento para realizar esta operacin se describe a continuacin:
1. Seleccione dentro de la tabla con el highlight el proveedor al cual va
a enviar el correo. El sistema permite seleccionar varios proveedores
para crear un mismo correo.
2. Una vez seleccionados los registros dentro de la tabla a los cuales se
enviar el correo, el usuario debe presionar el cono
Compras
para que el
Proveedores 92
sistema despliegue la pantalla titulada Envo de Correos de

Exactus.
Pantalla Principal de Envo de Correos
3. Si se selecciona un grupo de proveedores y alguno de ellos no tiene

especificada la direccin de correo electrnico, el sistema despliega
un mensaje de advertencia.
4. En la parte superior de la pantalla se presenta una funcin especial
para ejecutar la operacin de envo del correo:
Enviar: Por medio de este cono el usuario enva el correo definido para
los empleados seleccionados.
5. Dentro de la pantalla de envo de correo se debe ingresar la
Para: dentro de esta casilla se ingresa la direccin "email" del proveedor. El
sistema despliega por omisin la direccin ingresada dentro del
mantenimiento de proveedores. Cuando el usuario selecciona un grupo, el
sistema despliega dentro de esta casilla "*Grupo" que significa que el correo
est dirigido a un grupo de proveedores.
Asunto: Dentro de esta casilla el usuario ingresa el motivo o ttulo
identificador del correo electrnico que enviar.
Compras
Proveedores 93
Archivo: dentro de esta casilla el usuario define el archivo vinculado que sea
enviado en conjunto con el correo electrnico.
En la parte inferior de la ventana se despliega un espacio donde el usuario
ingresa el contenido del correo.
6. Una vez que se finaliza la redaccin del correo, el usuario debe
presionar el cono
para que el mensaje sea enviado. Si el
mensaje es enviado correctamente el sistema enva un mensaje al
usuario.
Cmo Definir los Artculos del Proveedor?

Una vez que se hayan ingresado y grabado todos los datos del proveedor, se
puede proceder a establecer los artculos que suministra el proveedor
especfico.
Para definir los artculos del proveedor, el usuario tiene que ubicarse en la
pantalla de creacin - modificacin de proveedores y debe tener desplegado el
registro del proveedor al cual se asignarn los artculos.
Si ha cumplido con los aspectos anteriores, entonces el procedimiento a seguir
es el siguiente:
1. Presione el cono
del Proveedor xxx.
Compras
, para desplegar la tabla de datos de Artculos
Proveedores 94
Tabla de Artculos del Proveedor
2. Elija del submen de Registro la opcin Nuevo, o presione

simultneamente las teclas Ctrl+N. Tambin se puede ingresar un
nuevo registro por medio del cono
.
3. El sistema desplegar una pantalla con un conjunto de carpetas,
similar a la de Creacin - Modificacin de Proveedores.
4. El primer paso para asignar un artculo a un proveedor ser llenar la
casilla del cdigo del artculo. Recuerde que los artculos tienen que
estar definidos en la base de datos, dado que debieron ingresarse
anteriormente desde el mdulo de Control de Inventario.
5. Entonces, posicione el cursor sobre la casilla y haga un click con el
ratn, o bien presione la tecla F1. Se desplegar una pantalla con el
listado de todos los artculos existentes en la base de datos, sin
importar su naturaleza, es decir, pueden ser materias primas,
producto en proceso, producto terminado, etc.
6. Elija el artculo que desee asignar al proveedor.
La opcin de artculos del proveedor presenta las siguientes carpetas: General,
Otros y Notas.
Compras
Proveedores 95
General
Carpeta General de Artculo del Proveedor
La informacin de esta carpeta consiste en caractersticas generales de la

compra del artculo, tales como: mltiplo de compra, cantidad econmica de
pedido, unidad de medida de compra, lotes mnimo y estndar de compra, y
otras.
El sistema despliega en esta carpeta el cdigo y nombre del
proveedor al cual se le agrega el artculo, con el fin de que el
usuario verifique la consistencia de la operacin.
Pas de manufactura: en este campo se debe asociar el pas de manufactura
del artculo, por default el sistema sugerir el pas del proveedor, sin embargo
este campo es de bsqueda y por medio de F1 o doble clic se le puede ligar
otro pas o inclusive otra regin, esto nos sirve para tomar como referencia
esta relacin al momento de aplicar los aranceles. Este campo no puede quedar
sin llenar.
Compras
Proveedores 96
Tipo Pas/Regin: este campo no es editable y bsicamente nos muestra la

informacin de si el pas de manufactura es un pas o una regin, segn sea
ubicado en las tablas de AS de pases y regiones.
Mltiplo de Compra: el nmero que se define en esta casilla establece el
tamao del lote que el proveedor abastecer a la empresa, en unidades de
compra.
El valor del mltiplo de compra est ntimamente ligado al lote mnimo de
compra, la cantidad econmica de compra y el lote estndar de compra. Todos
estos parmetros deben ser consistentes, es decir, mltiplos o submltiplos
entre s, segn sea el caso. De esta manera, los tres parmetros relacionados
con el mltiplo de compra deben ser mltiplos mayores o iguales que ste.
Por otro lado, el mltiplo de compra se relaciona con la unidad de medida de
compra. El mltiplo de compra define el tamao de los pedidos que se harn al
proveedor, segn la unidad de medida de compra establecida.
Por ejemplo, si la unidad de medida de compra se ha definido en "docena", el
lote mnimo de compra en "4" y el mltiplo de compra en "2". Entonces
significa que la compra mnima ser de 2+2 = 4 docenas, si los pedidos
aumentan, lo harn en la siguiente manera: 4+2 = 6 docenas, 6+2 = 8
docenas, 8+2 = 10 docenas, 12 docenas, 14 docenas, 16 docenas, y as
sucesivamente.
Lote Mnimo de Compra: esta casilla tiene estrecha relacin con la
anterior. Define la cantidad mnima, en la unidad de medida de compra, que
hay que adquirir del proveedor. Entonces, si se ha definido que la unidad de
medida de compra es "docena" y que el lote mnimo de compra es de "4", esto
significa que la cantidad mnima que se puede adquirir es de 4 docenas. La
cantidad de compra ir aumentando en proporcin al valor que se haya
establecido en la casilla de mltiplo de compra.
Cantidad Econmica de Compra: en esta casilla se define la cantidad
econmica de pedido. Sin embargo, esta casilla es informativa, es decir, el
usuario debe calcular el valor y almacenarlo en este campo.
El valor que se defina en este campo debe ser mayor o igual al lote mnimo de
compra y mltiplo del parmetro denominado mltiplo de compra.
Este parmetro se refiere a la cantidad correcta a pedir que mejor equilibra los
costos relacionados con el nmero de pedidos colocados y los costos
relacionados con el tamao de los pedidos colocados. Cuando se han
equilibrado adecuadamente estos costos, se minimiza el costo total. La
cantidad de pedido resultante se conoce tambin por los trminos de lote
econmico o cantidad econmica de pedido (EOQ).
Lote Estndar de Compra: en esta casilla el usuario debe establecer la
cantidad del artculo (en la unidad de medida de compra) que adquiere
Compras
Proveedores 97
normalmente. Este valor debe ser mayor o igual que el lote mnimo de
compra y debe ser mltiplo del parmetro denominado mltiplo de compra.
Peso Mnimo Orden: peso mnimo que debe tener la cantidad de artculos
correspondiente al lote mnimo de compra. La unidad en la que est definido
este peso es la misma que la establecida para el control de artculos en el
mdulo de Control de Inventario. Esta unidad de medida de peso se define
en los Parmetros del Mdulo de Control de Inventario.
Unidad Almacenamiento: esta casilla no es editable, dado que es la que se
define y utiliza en las transacciones del mdulo de Control de Inventario.
Muestra la unidad de medida en la que se almacenan los artculos en la bodega
y con base en la cual se realizan las transacciones de inventario.
Por ejemplo, si un artculo se almacena en cajas de 24 unidades, entonces la
unidad de almacenamiento ser "caja" y las transacciones de ingreso o salida
del inventario se contabilizarn en mltiplos y submltiplos de "cajas".
Unidad Medida Compra: la funcin de esta casilla es similar a la unidad de
almacenamiento. La unidad de medida de compra define el parmetro en el
que se adquieren y contabilizan las transacciones de adquisicin de los
artculos.
Supngase que el proveedor vende sus artculos en presentaciones de
"docenas". Entonces las transacciones con el proveedor y el clculo del
mltiplo de compra, lote mnimo, cantidad econmica y lote estndar se hacen
con base en la unidad definida en esta casilla, docenas.
La unidad de compra y la unidad de almacenamiento no necesariamente tienen
que ser iguales; sin embargo, se deben relacionar directamente por medio de
un factor de conversin.
Finalmente, los posibles valores que presentar la unidad de medida de
compra tienen que definirse previamente desde la opcin de Unidades de
Medida del men de Administracin del mdulo de Control de
Inventario.
Factor de Conversin: este parmetro establece cuntas unidades de
compra equivalen a una unidad de almacenamiento. nicamente puede
presentar valores mayores que cero.
Un departamento que requiera materias primas o suministros realiza una
Solicitud de Compra, en Unidades de Almacenamiento, donde cada lnea de la
Solicitud corresponde a una materia prima o suministro requerido por el
departamento para su operacin normal. La Solicitud es enviada al
Departamento de Compras y Proveedura.
En el Departamento de Compras y Proveedura un Comprador carga o incluye
la lnea de la Solicitud como una lnea de una Orden de Compra, en Unidades
de Compra, segn el proveedor de la materia o suministro.
Compras
Proveedores 98
Cuando el sistema carga la lnea de una Solicitud de Compra en una Orden de

Compra multiplica las Unidades de Almacenamiento por el Factor de
Conversin para obtener la Cantidad Solicitada en Unidades de Compra. De
esta manera, el Comprador y el Proveedor se comunican en las mismas
unidades.
Posteriormente, el Proveedor confirma que recibi la Orden de Compra y
enva un embarque con las materias primas o suministros solicitados, por el
Comprador, en la Orden de Compra. El seguimiento de la Orden de Compra
se realiza mediante la creacin de un documento de Embarque.
Cuando se aplican al inventario las unidades recibidas de un Embarque que
corresponden a la lnea de la Orden de la Compra asociada con la lnea de la
Solicitud de Compra, el sistema divide la Cantidad Recibida por el factor de
conversin para obtener la Cantidad Recibida en Unidades de
Almacenamiento. De esta manera, el Comprador se comunica con todos los
departamentos de la empresa en las mismas unidades.
Plazo de Reabastecimiento: define el tiempo en das, que el proveedor
tarda en satisfacer el pedido. Se toma desde el momento en que le llega la
orden de compra hasta que la mercadera es recibida en la compaa.
Porcentaje Ajuste Costo: esta casilla se activa para ambos tipos de
proveedores. El valor de este campo corresponde a un porcentaje promedio
que se le debe sumar al precio del artculo establecido por el proveedor para
poder determinar el costo estimado de tener el artculo en la empresa.
Este porcentaje se debe establecer cuando no se conocen los costos reales
adicionales al precio del artculo, y que definen el costo total de traer el
artculo hasta la bodega. Debido a que los artculos deben ingresarse al
inventario con un costo asociado, temporalmente el costo se definir con este
porcentaje hasta que se conozca el costo real. Esta estimacin incluye costos
de transporte, almacenamiento en aduanas, documentacin y otros.
El sistema automticamente calcula el valor de esta casilla, con base en el
promedio del costo fiscal o el costo estndar histrico presentado por el
artculo en un rango de tiempo determinado. No obstante, el usuario puede
modificar manualmente este valor, tanto desde esta opcin como cuando se
edita el documento de embarque.
El valor de este campo est regulado por la opcin de Parmetros del Mdulo
denominada Mximo Porcentaje de Aumento, la cual establece el valor
mximo que puede presentar este rubro. El sistema no permitir grabar
porcentajes de ajuste de costo mayor que el establecido en esa opcin.
Compras
Proveedores 99
Otros
Carpeta Otros de Artculo del Proveedor
En esta carpeta se define informacin adicional del artculo tal como: el

cdigo del proveedor para ese artculo, los precios que aplican segn la
cantidad de mercadera adquirida y la fecha en que fueron actualizados dichos
precios.
Cdigo Catlogo: define el cdigo del artculo que usa el proveedor. Este
cdigo no necesariamente tiene que coincidir con el cdigo que se utiliza en la
compaa para el mismo artculo.
Fecha ltima Cotizacin: define la fecha en que se establecieron por
ltima vez los precios del artculo que se definen en esta misma carpeta.
Precios: los precios establecidos en este campo rigen a partir de la fecha
correspondiente a la ltima cotizacin. Es importante recalcar que los precios
de los artculos se definen en la moneda del proveedor que los distribuye. Esta
opcin presenta una tabla editable donde se ingresa:
Compras
Volumen hasta: es el volumen de unidades hasta donde aplica el

precio indicado (el rango inicial, ser el volumen anterior). Se establece
una cantidad ilimitada de rangos de cantidad de artculos, que se
Proveedores 100
definen como sigue: desde cero hasta el valor de la primera casilla,

desde cualquier valor estrictamente mayor que el desplegado en la
primera casilla hasta el valor de la segunda casilla y as sucesivamente.
Con base en estos rangos se asigna un precio asociado con cada rango,
segn el volumen de artculos adquiridos. A mayor volumen menor
precio unitario. La cantidad se debe definir en funcin de la unidad de
compra definida en la carpeta General; el sistema desplegar junto a
las casillas de cantidad el nombre de la unidad de medida de compra
establecida.
Precio: es el precio del proveedor para el artculo, en el volumen de

unidades indicado. Se deben establecer los precios unitarios de los
artculos dependiendo de las cantidades que se adquieran. El precio por
unidad de compra se define en la moneda del proveedor, el sistema
desplegar el cdigo de la moneda asociada al proveedor junto a cada
casilla de precio.
Nota Importante:
El sistema actualiza los precios registrados por los proveedores para los
artculos (precios de la relacin artculo proveedor) con los ltimos precios
registrados para los artculos (indicados en las lneas de la orden de compra
una vez que es aprobada).
Notas
apuntador de comentarios, notas y observaciones en forma libre acerca del
artculo que se asigna al proveedor.
3. Proceda a grabar la informacin agregada presionando con el ratn
el cono
o bien con el cono
. Tambin lo puede hacer por
medio de las opciones Actualizar o Actualizar y Regresar del
submen de Registro, o con las teclas Ctrl+A o Ctrl+Y,
respectivamente.
Compras
Proveedores 101
CAPTULO 5
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se detallan las operaciones que deben realizarse para las
transacciones de adquisicin de artculos de los proveedores.
Estas
operaciones se refieren a la creacin, modificacin, eliminacin, aprobacin,
cancelacin, impresin, carga de lneas de solicitudes y rdenes de compra,
entre otros.
Para cada uno de los documentos generados, a saber: solicitudes, rdenes y
embarques, el sistema despliega una opcin especfica.
En el primer caso se establecen los requerimientos de materiales y suministros
que se presentan en los distintos departamentos de la compaa. Estas
solicitudes se definen sin necesidad de establecer los proveedores que
suministran cada artculo.
En la opcin de rdenes de Compra, se crean los pedidos de suministros y
materiales a cada proveedor. Es posible crear lneas nuevas de pedido as
como cargar lneas provenientes de solicitudes de compra aprobadas.
Asimismo, se actualizan las cantidades de inventario en trnsito, con base en
las cantidades pedidas en las rdenes de compra enviadas a los proveedores.
Si en parmetros del mdulo est marcada la opcin de Simplificar Compra
Local entonces desde rdenes de compra se podr realizar la orden de compra,
recibirla y aplicarla al inventario creando sta el embarque dejndolo en estado
recibido; todo esto bajo la condicin de que el proveedor de esa orden sea un
proveedor local.
Cada orden de compra est asociada directamente a un proveedor especfico
de manera que, nicamente se pueden pedir aquellos artculos que estn
relacionados con el proveedor.
Cada artculo est asociado a una bodega especfica de manera que si se
solicita un artculo que no est relacionado a la bodega; el mdulo le dar la
opcin de asociarlo en se momento, en caso de no aceptar dicha sugerencia la
descarga no se procesar.
La pantalla del mensaje a desplegar es la siguiente:
Compras
Transacciones 102
Pantalla de Advertencia de Artculos no relacionados a la Bodega
Finalmente, en la opcin de Embarques se definen documentos para el

embarque, la llegada, el recibo conforme y el rechazo de mercadera, as como
la especificacin del costo total real de cada artculo.
Desde que el documento de Embarque es creado (estado Planeado) o cuando
ha sido Aprobado, es posible aplicar las cantidades aceptadas al inventario, de
manera que el sistema actualice las existencias. Cuando se realiza el
movimiento contable correspondiente a la actualizacin de las existencias se
reflejan las transacciones de compra en la contabilidad de la compaa.
En la opcin se permite tambin, actualizar el costo fiscal de los artculos del
inventario y en consecuencia, su efecto en la contabilidad de la empresa,
cuando las aplicaciones se han hecho utilizando costos estimados.
Es importante mencionar el comportamiento de la descripcin de los artculos
dentro de cada opcin de este men. Cuando se agregan los datos de compra a
un artculo, es posible modificar la descripcin del mismo, de manera que sta
sera la utilizada en todas las transacciones de este mdulo.
Sin embargo, cuando se agrega un artculo a una solicitud, orden de compra o
embarque, el sistema permite que se modifique la descripcin del artculo.
A continuacin, se presenta un esquema donde se muestra el manejo y estado
de los documentos relacionados con el proceso de compra en una empresa.
SOLICITUDES
El propsito de esta opcin es registrar los requerimientos de materiales y
suministros que tienen los distintos departamentos de la compaa, con el fin
de que posteriormente sean considerados al realizar las rdenes de compra que
se envan a los proveedores.
Las solicitudes pueden presentar varios estados, segn su condicin dentro del
proceso de compra:
Planeada: este estado se despliega para todas las solicitudes que se
confeccionen en la compaa.
Compras
Transacciones 103
No Asignada: se establece cuando una solicitud de compra ha sido

aprobada y confirmada. Cuando una solicitud tiene este estado puede ser
tomada en cuenta para la generacin de rdenes de compra.
Asignada: es el estado de las solicitudes que ya estn asignadas en su
totalidad a una o varias rdenes de compra.
Cancelada: este estado se despliega para solicitudes que han sido
anuladas es decir, que no pueden continuar el proceso de compra.
Cuando se cancela una solicitud no se puede revertir el proceso y la lnea
correspondiente es eliminada de la tabla de solicitudes.
Estos estados se despliegan tanto a nivel de solicitud como para cada lnea que
conforma una solicitud. Cuando se crean, aprueban y cancelan solicitudes,
todas las lneas de los documentos tendrn el mismo estado.
Sin embargo, si las solicitudes se cargan a una orden de compra, entonces los
estados Asignada y No Asignada se desplegarn individualmente para cada
lnea segn se hayan cargado o no a alguna orden de compra.
El estado general de la Solicitud de Compra se determinar segn la
ltima lnea que complete el proceso de carga de solicitudes a las
rdenes de compra.
Las solicitudes pueden confeccionarse segn las necesidades del
departamento, esto es, en una misma solicitud pueden incluirse una serie de
artculos que se requieren dentro del departamento, pero que no
necesariamente son suministradas por un mismo proveedor.
Compras
Transacciones 104
Pantalla principal de Solicitudes de Compra
INGRESO DE DATOS
Un usuario en particular podra tener los privilegios de agregar, modificar,
eliminar, aprobar, cancela e imprimir solicitudes de compra, o cualquier
combinacin entre stos.
Cuando se agrega una solicitud el sistema despliega una pantalla con un
conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin total de cada solicitud.
Para acceder cada carpeta basta con hacer un click con el ratn sobre la
pestaa de la carpeta, o bien se puede oprimir las teclas Alt y la
correspondiente a la letra que se encuentra subrayada en la pestaa de cada
carpeta.
Sin embargo, el primer paso es llenar el campo correspondiente al nmero de
identificacin de la solicitud. Por omisin, el sistema despliega un nmero que
corresponde al consecutivo para solicitudes de compra definido en los
Parmetros del Mdulo, pero el usuario tiene la posibilidad de cambiarlo y
definir el de su conveniencia.
Adems se despliega el estado que presentar la solicitud una vez que quede
registrada en la base de datos. Como ya se ha mencionado, para solicitudes
recin creadas se establece su estado como Planeada.
Compras
Transacciones 105
Cada vez que se vayan completando las distintas etapas del proceso de
asignacin de solicitudes a las rdenes de compra, el sistema automticamente
cambiar el estado desplegado en esta casilla dependiendo de la etapa que se
haya completado: Planeada, No Asignada, Asignada o Cancelada.
La opcin de solicitudes de compra presenta las siguientes carpetas: Lneas,
General, Rubros y Auditora.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
informacin correspondiente a la solicitud. Algunas veces esta informacin
est relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde otros
mdulos o bien desde otras opciones del mismo mdulo.
Si no se recuerdan los cdigos correspondientes que fueron definidos para
cada dato especfico, nicamente se debe ubicar el cursor sobre la casilla
correspondiente y presionar la tecla F1, o hacer un doble click con el botn
izquierdo del ratn.
El sistema desplegar la pantalla correspondiente a la tabla de datos que
contiene la informacin que debe anotarse en el campo especfico. Entonces se
podr escoger el registro requerido, marcando con el highlight la lnea
correspondiente y presionando posteriormente la tecla Enter, tambin puede
hacerse con un doble click.
Compras
Transacciones 106
Lneas
Carpeta Lneas de Solicitudes de Compra
El objetivo de esta carpeta es definir los artculos que son requeridos en un

departamento especfico. La carpeta despliega una tabla de datos, de forma
que el usuario podr ingresar la informacin de cada registro, o lnea de la
solicitud, en las celdas de la tabla.
En la barra de herramientas de la tabla de la carpeta se presenta un cono
denominado Duplicar Lnea que tiene como funcin duplicar la lnea que se
encuentre seleccionada dentro de la tabla.
Esta opcin se utiliza con el fin de facilitar la inclusin de varias lneas para
un mismo artculo pero con diferente fecha requerida y cantidad de unidades
solicitadas.
Las columnas que presenta la tabla son:
Artculo: se debe definir el cdigo del artculo que es requerido. El usuario
podr escoger cualquier artculo existente en la base de datos, sin importar el
proveedor que lo suministra.
Descripcin: despliega la descripcin asignada para el cdigo del artculo
que se defini en la celda anterior. Sin embargo, el usuario puede editar esta
Compras
Transacciones 107
descripcin, de modo que se aada informacin adicional o se cambie

totalmente dicha descripcin. Si se modifica la descripcin del artculo,
cuando se carguen las lneas de solicitudes en una orden de compra, entonces
se desplegar la descripcin modificada, que se ha establecido desde esta
opcin.
Unidad de Distribucin: columna que indica, cuando sea necesario, la
unidad de distribucin asociada al artculo que se est procesando. Esto
porque el usuario podra estar digitando o leyendo el cdigo de barras de la
unidad de distribucin de un artculo dado. En el caso de que el artculo no
maneje unidades de distribucin esta columna quedar vaca.
Esta columna sirve para indicarle a la orden de compra que se est realizando
operaciones en una unidad diferente a la unidad de almacn y al realizar las
transacciones de inventario se le indicar al mdulo de Control de
Inventarios que la compra fue hecha con la unidad de distribucin dada.
Estado: define el estado de la lnea con respecto al proceso de compra. El
estado que se despliega corresponde a alguno de los siguientes:
Planeada: este estado se despliega para todas las solicitudes que se
confeccionen en la compaa.
No Asignada: se establece cuando una solicitud de compra ha sido
aprobada y confirmada. Cuando una solicitud tiene este estado puede ser
tomada en cuenta para la generacin de rdenes de compra.
Asignada: es el estado de las solicitudes que ya estn asignadas en su
totalidad a una o varias rdenes de compra.
Cancelada: este estado se despliega para solicitudes que han sido
anuladas es decir, que no pueden continuar el proceso de compra. Cuando
se cancela una solicitud no se puede revertir el proceso y la lnea
correspondiente es eliminada de la tabla de solicitudes.
Como se ha mencionado, la solicitud de compra presenta un estado general,
pero a su vez, cada lnea que la conforma despliega un estado individual. El
estado que presentar la solicitud ser el de aquella lnea que est ms atrasada
en el proceso de compra.
Cantidad: cantidad solicitada del artculo. Esta cantidad se solicita en la
unidad de medida de almacenamiento que se ha establecido para cada artculo.
Saldo: cantidad solicitada que an no ha sido asignada a ninguna orden de
compra, es decir, es la cantidad requerida por un departamento no ha sido
satisfecha. Si el saldo para una lnea de la solicitud es mayor que cero,
entonces su estado ser No Asignada.
Saldo = Cantidad Ordenada OC - Cantidad Solicitada SC

Siendo
Compras
Transacciones 108
OC = orden de compra
SC = solicitud de compra
Unidad: en esta casilla el sistema despliega la unidad de medida de
almacenamiento que se defini desde la opcin Artculos! para el artculo
elegido. El usuario debe tener claro que la cantidad solicitada corresponde a
mltiplos o submltiplos de la unidad desplegada en esta casilla.
Fecha Requerida: dentro de esta columna se registra la fecha requerida con
lo cual todas las solicitudes sern programadas. Esta fecha de entrega ser en
la cual se requiere que el artculo solicitado est en el departamento, igual a los
dems datos de la tabla.
La columna es editable mientras la solicitud se encuentra en estado planeada,
adems al editar la columna el sistema valida que esta fecha no est en blanco
o sea menor a la fecha de la solicitud.
De esta forma la fecha requerida de la solicitud que actualmente se almacena
en el encabezado de la misma, se calcula de acuerdo a la fecha mnima de las
registradas para cada lnea de la solicitud. Este clculo se har tanto al ir
agregando lneas a la tabla como al salvar la solicitud. Al ingresar nuevas
lneas a la tabla su valor se sugerir del almacenado en este campo.
Centro de Costo: cdigo del centro de costo al cual se va a cargar el gasto,
el sistema sugiere inicialmente el centro de costo de inventario para cada unas
de las lneas, esta sugerencia depender del tipo de artculo.
Cuenta Contable: cdigo de la cuenta contable a la cual se va a cargar el
gasto, el sistema sugiere la cuenta contable de inventario para cada unas de las
lneas, esta sugerencia depender del tipo de artculo.
Tanto para el Centros de Costo como para la Cuenta Contable, los tipos de
artculo que se validan son los siguientes, para los artculos tipo LABORAL,
SERVICIO,SUMINISTRO,REFACCION y OTROS el sistema sugerir las
cuentas de importacin para proveedores exteriores o cuentas de compra local
para proveedores locales, pero queda abierta la seleccin de otra cuenta por
parte del usuario pero en este sentido es responsabilidad del usuario el cambio
de la misma ya que puede estar afectando cuentas que posteriormente generen
un descuadre a nivel contable.
El mantenimiento de solicitudes de compra permite especificar las peticiones
de artculos por parte de los diferentes departamentos de la empresa. Dentro de
los valores a ingresar para cada una de las lneas que componen una solicitud
se encuentran el centro de costo y la cuenta contable, estos datos pueden ser
obviados por el usuario, pero si se ha indicado la sugerencia del centro de
costo y cuenta contable al crear cada lnea e incluir el artculo, el sistema
sugerir el valor de centro de costo y cuenta contable, esta informacin se
Compras
Transacciones 109
toma del grupo de cuentas al que est asociado el artculo para el subgrupo de
cuentas de inventario.
Ahora, para el caso en que no se presupuesten los inventarios sino que se
presupuesten los gastos por compra de artculos entonces se va a sugerir para
aquellos artculos tipo:
Laboral
Servicios
Suministros
Refaccin
Otros
La cuenta contable de compras locales del grupo de cuentas asociado al

artculo (esto por cuanto a este momento no se sabe si la compra ser local o
externa). Lo anterior aplica si adems se ha seleccionado la integracin con
control presupuestal, de lo contrario el sistema sugiere la cuenta de inventario,
como a los dems tipos de artculos.
Comentario: es un espacio disponible para que el usuario asigne cualquier
comentario adicional que sea necesario para cada artculo.
Pedidos: esta columna se despliega si as se defini en los parmetros
globales. Indica si el origen de la transaccin se debi a un pedido o en caso
contrario aparecer vaca.
Los datos desplegados son obtenidos por medio de un hook cuyo detalle se
muestra en la seccin "Rutinas Configurables" en la pgina 394.
rdenes: en esta casilla se desplegarn los nmeros de las rdenes de
compra correspondientes a las que se asignar cada lnea de la solicitud. Por
esta razn, esta casilla presentar informacin nicamente en aquellas lneas
en las que se haya cargado parcial o totalmente la cantidad requerida.
Recuerde que, los artculos que se solicitan desde esta opcin, no
necesariamente son suministrados por el mismo proveedor, de manera que, es
posible que cada lnea despliegue un nmero de orden de compra distinto.
Se puede presentar el caso de que para una misma lnea de la solicitud se
desplieguen varias rdenes de compra, esto ocurre cuando no se carga la
cantidad total solicitada a una misma orden de compra.
El usuario podr eliminar lneas de la tabla de datos, siempre y
cuando el estado de la solicitud sea Planeada no en estado
Aprobada.
Compras
Transacciones 110
General
Carpeta General de Solicitud de Compra
En esta carpeta se establece informacin general, tal como referencia del

departamento que hizo la solicitud de material, la fecha en que se requiere que
sta sea satisfecha, la prioridad que se le debe dar, entre otras.
Departamento: se debe definir el cdigo del departamento que requiere los
materiales especificados en cada lnea de la solicitud de compra.
Fecha Solicitud: el sistema despliega la fecha en que fue creada la solicitud;
sin embargo, el usuario puede modificarla.
Fecha Requerida: en este espacio se debe definir la fecha en que se requiere
que los artculos solicitados estn en el departamento. Por omisin el sistema
despliega la misma fecha en que fue creada la solicitud, pero el usuario puede
modificarla para que se adapte a sus necesidades reales. Recuerde que la
fecha requerida no debe ser anterior a la fecha de la solicitud.
lo cual todas las solicitudes sern programadas. Esta fecha de entrega ser en
la cual se requiere que el artculo solicitado est en el departamento.
De esta forma la fecha requerida de la solicitud que actualmente se almacena
en el encabezado de la misma, se calcula de acuerdo a la fecha mnima de las
Compras
Transacciones 111
registradas para cada lnea de la solicitud. Este clculo se har tanto al ir

agregando lneas a la tabla como al salvar la solicitud. Al ingresar nuevas
lneas a la tabla su valor se sugerir del almacenado en este campo.
Prioridad: esta casilla presenta tres opciones: Alta, Media y Baja. Define la
urgencia que se tiene para satisfacer la solicitud de compra, segn el criterio
del departamento que genera la solicitud de compra.
Comentario: espacio libre para definir comentarios generales relacionados
con la solicitud de compra.
Rubros
Dentro de esta carpeta se pueden ingresar datos dentro de los rubros o casillas
adicionales de las Solicitudes de Compra. Estos rubros fueron definidos
en los parmetros del mdulo (vea la seccin "Parmetros del Mdulo en la
pgina 11" para el detalle de cmo se ingresan los rubros).
Auditora
En esta carpeta se despliega informacin relacionada con los usuarios que han
creado y aprobado la solicitud de compra. Se despliega el nombre del usuario,
la fecha y hora en que se cre y se aprob el documento.
Estos datos son de consulta, el sistema los determina y despliega, por lo tanto,
no pueden ser modificados por ningn usuario.
No olvide salvar los cambios!!!
Botn Funcin
Compras
Descripcin
Aprobar
Con esta funcin se aprueban todas las solicitudes de

compra que estn marcadas con el highlight. Para poder
crear rdenes de compra a partir de los requerimientos que
establece una solicitud, es necesario que sta despliegue el
estado de "No Asignada".
Cuando se aprueba la solicitud de compra su estado pasa de
Planeada a No Asignada. Refirase a "Cmo se Aprueban
las Solicitudes de Compra?" en la pgina 114, donde se
detallan las caractersticas de esta opcin.
Reversar
Aprobacin
Por medio de este cono se realiza el proceso inverso a la

aprobacin de solicitudes de compra. Para que la reversin
se lleve a cabo las solicitudes deben contar con una serie de
caractersticas, ya que no en todos los casos ser posible
Transacciones 112
realizarla.
En los casos que se pueda realizar se habilitar el cono del
proceso. Para reversar la aprobacin de una solicitud de
compra, el documento debe contar con las siguientes
propiedades:
- haber sido aprobada
- que ninguna de sus lneas haya sido asignada a una orden
de compra (estado No Asignada).
Para mayor detalle de este proceso vea la seccin "Cmo
Reversar la Aprobacin de una Solicitud?" en la pgina
115.
Cancelar
Esta opcin cancela una solicitud de compra, de manera

que no pueda ser considerada para generar las rdenes
correspondientes.
El proceso de cancelacin de solicitudes de compra es
irreversible, lo que significa que una solicitud que ha sido
cancelada no puede restaurar su estado original y es
eliminada de la tabla de solicitudes.
Marcar /
Desmarcar
Permite marcar las lneas seleccionadas con el highlight, de

manera que se impriman las solicitudes de compra
requeridas.
Cuando una lnea de la tabla de datos est marcada para
impresin se despliega con el cono marcado en el lado
izquierda de la tabla. A su vez, el cono sirve para
desmarcar una a una las solicitudes de compra que se
hayan seleccionado para impresin.
Consulte "Cmo se Imprimen las rdenes de Compra?" en
la pgina 175 donde se presenta el comportamiento de esta
funcin.
Permite quitar la marca de impresin a todas las lneas de la

tabla de datos que se hayan seleccionado para imprimir. Al
accionar esta opcin el sistema pide que confirme la orden.
Desmarcar Todas
Refirase Cmo se Imprimen las Solicitudes de
Compra? en la pgina 116 para mayor detalle de este
proceso.
Imprime las solicitudes de compra que se hayan
seleccionado con la opcin
. Las solicitudes se
imprimen en un formato especial de manera que cada una
se presentar en un documento individual. La diferencia
que existe entre la impresin de solicitudes de compra (
Imprimir
Compras
) y la opcin de imprimir (
) se basa en que: la
primera, muestra el detalle de una nica solicitud de
compra, es decir, emite un reporte por lnea marcada. Por
otro lado, la segunda opcin presenta un listado de todas las
solicitudes desplegadas en la pantalla.
Recuerde que se pueden modificar las columnas
desplegadas en el reporte de los datos en pantalla, por
medio de la opcin de Seleccionar Columnas en el men de
Transacciones 113
Despliegue o mediante el cono

.
Refirase a Cmo se Imprimen las Solicitudes de
Compra? en la pgina 116 donde se explica el
procedimiento a seguir para esta opcin.
Duplicar Lnea
Copiar Solicitud
Este cono tiene como funcin duplicar la lnea que se

encuentre seleccionada dentro de la tabla. Esta opcin se
utiliza con el fin de facilitar la inclusin de varias lneas
para un mismo artculo pero con diferente fecha requerida y
cantidad de unidades solicitadas.
Recuerde que una misma solicitud puede incluir varias
lneas para el mismo artculo por lo que bsicamente los
datos para cada una de ellas sern similares, la variacin se
dar en la fecha requerida y la cantidad de unidades, as si
se selecciona una lnea y se le da duplicar insertar en la
tabla otra fila con los datos de la anterior, excepto para la
fecha requerida y la cantidad de unidades.
El cono para duplicar lneas est activo mientras la
solicitud se encuentre en estado planeada, la fecha de
entrega se sugerir con el valor almacenado en la fecha
requerida para la solicitud, la cantidad se inicializar con
una unidad (1).
Por medio de este cono se permiten copiar solicitudes de
compra. Se podrn copiar solicitudes desde la tabla y desde
el mantenimiento.
Cmo se Aprueban las Solicitudes de
Compra?
Una vez que la solicitud de compra ha sido creada, el sistema desplegar el
estado de la misma como "Planeada". La aprobacin se realiza en forma
manual, desde la pantalla principal de la opcin.
El usuario es capaz de aprobar una o varias solicitudes de compra a la vez.
Para aprobar solicitudes de compra se procede de la siguiente manera:
1. Ubique el highlight sobre la solicitud o lnea de la tabla que desee
aprobar. Tambin es posible marcar varias lneas a la vez, para
ejecutar el proceso sobre varias solicitudes de compra.
2. Asegrese de que las solicitudes de compra tienen establecido su
estado como "Planeada", en caso contrario, el sistema no realiza el
proceso.
Compras
Transacciones 114
3. Presione el cono
para ejecutar el proceso de aprobacin. Si el
proceso se realiza correctamente, el sistema despliega un mensaje.
En caso contrario, es decir, si el proceso no se ejecuta
satisfactoriamente, el sistema advierte que no se pudo concluir el
proceso.
La solicitud de compra nicamente se puede aprobar si su estado es
Planeada. De lo contrario, el sistema no permite realizar esta
accin.
Cmo Reversar la Aprobacin de una

Solicitud?
Este proceso se encarga de reversar la aprobacin de las solicitudes de compra
seleccionadas. El proceso de reversin se aplicar a las solicitudes de compra
que renan las siguientes caractersticas:
Estar en estado Aprobada
Ninguna de sus lneas haya sido asignada a una orden de compra (estado
No Asignada)
El proceso de reversin lo que har ser pasar el estado de la solicitud a

planeada, lo que habilitar su edicin por si se desea modificar y adems
limpiar la auditora de aprobacin.
El procedimiento para reversar la aprobacin es el que se muestra a
continuacin:
1. Seleccione las solicitudes a reversar con el highlight.
2. Presione el cono
que corresponde a la opcin de Reversar.
El sistema despliega la pantalla Reversin de solicitudes la cual
cuenta con dos botones: el primero realiza el proceso (Reversar) y el
segundo cancela la operacin (Cancelar).
Compras
Transacciones 115
Pantalla de Reversin de Aprobaciones
3. Para realizar la operacin presione el botn Reversar para ejecutar

la funcin.
Cmo se Imprimen las Solicitudes de

Compra?
Desde la opcin de Solicitudes de Compra se pueden obtener dos tipos de
reporte:
Solicitudes en pantalla (
Reporte de Solicitud de Compra (
)
)
Cuando se vaya a generar un reporte de los datos desplegados en pantalla, el

procedimiento es el siguiente:
1. Asegrese de que los datos desplegados en la tabla de datos sean los
que se requieren imprimir. Para configurar el despliegue de los
registros se utilizan las opciones
2. Seleccione la opcin de Reporte!, o bien presione el cono
3. La ventana que aparece a continuacin permite decidir si el reporte

se despliega a pantalla, impresora o archivo.
Para desplegarlo en pantalla solamente presione Imprimir en la
parte inferior. Este despliegue permite hacer un "preview" (o vista
preliminar) de la impresin, para controlar el despliegue de las
pginas, luego permite enviar el reporte a impresora.
En caso de elegir Impresora, se deber determinar si se desea
todas las pginas o un rango especfico y el nmero de copias de
cada pgina. Se recomienda, sin embargo, que se vea primero el
despliegue en pantalla para que se pueda determinar las pginas que
se vayan a imprimir.
El reporte a Archivo crear un archivo tipo TXT en formato
ASCII.
Por otro lado, si se requiere imprimir el detalle de las solicitudes de compra, el
procedimiento ser el siguiente:
1. Seleccione en la tabla de datos las solicitudes de compra que se van
a imprimir. Esto se hace al presionar la tecla Shift y marcar con el
highlight cada lnea que se necesite. Posteriormente se debe
Compras
Transacciones 116
presionar el cono
, para que las solicitudes a imprimir queden
seleccionadas.
El sistema desplegar una marca en el margen izquierdo de cada
solicitud seleccionada para imprimir.
2. En caso de que haya marcado equivocadamente alguna solicitud
especfica, se puede proceder a desmarcarla.
Esto se logra al ubicar el highlight sobre la lnea correspondiente y
presionar el cono nuevamente el cono
marca nicamente a esa lnea.
. El sistema quitar la
3. Cuando estn correctamente marcadas las lneas que se necesitan,

presione el cono
. El sistema desplegar la pantalla de
Impresin de Solicitudes de Compra.
Pantalla de Impresin de Solicitudes
4. Dentro de la pantalla el usuario puede marcar la casilla de Borrar

marcas de impresin. En este caso, una vez que las transacciones
se encuentran impresas, el sistema borra automticamente las
marcas de impresin de las lneas de la tabla.
El sistema puede mostrar tres avisos al usuario dependiendo de la
Cantidad de impresiones a imprimir.
No existe ninguna solicitud marcada para impresin. en este caso el
botn de imprimir y el check box para la eliminacin de marcas se
deshabilitan.
Compras
Existe un filtro sobre las solicitudes. Podra imprimir solicitudes no

visibles. Desea Imprimir TODAS las solicitudes marcadas para
impresin ?. En este caso si existen lneas con la marca de impresin
Transacciones 117
pero adems se le aplic un filtro al despliegue por lo cual se le

advierte al usuario, todas las opciones aparecen habilitadas.
Imprimir todas las solicitudes de compra marcadas para impresin.

En este caso existen lneas con la marca de impresin y no se ha
aplicado ningn filtro al despliegue de los registros, todas las opciones
aparecern habilitadas.
5. Seleccione la opcin denominada Imprimir, para obtener un reporte
en papel de cada Solicitud de Compra seleccionada.
El usuario obtendr el detalle de cada orden de compra que se haya
marcado para el proceso. Los reportes que se obtienen son similares
al siguiente:
Reporte de Solicitud de Compra
6. Cuando el sistema imprime las solicitudes de compra, no se

desmarcan las lneas que estaban seleccionadas. Por esta razn es
preferible que antes de ejecutar el proceso nuevamente, se presione
el cono
para desmarcar todas las solicitudes. El sistema le
pedir que confirme la orden.
RDENES
El objetivo de esta opcin es crear los documentos que establecen los pedidos
de materiales a cada proveedor. Las rdenes de compra se definen por
proveedor, de manera que se solicita a cada uno solamente aquellos artculos
con los que fueron relacionados al definir las caractersticas del proveedor en
s, en la opcin de Proveedores! o bien, en cualquiera de las opciones del
men de Artculos.
Compras
Transacciones 118
Los pedidos de las rdenes de compra pueden establecerse ya sea en el

momento mismo de creacin de la orden o bien, se pueden cargar de diferentes
solicitudes de compra creadas por las necesidades de los departamentos de la
compaa y que hayan sido aprobadas previamente.
Una caracterstica particular que presenta esta opcin, es que se permiten
consolidar en una sola lnea de la orden de compra, las cantidades pedidas
correspondientes a un mismo artculo, ya sea al digitar o al guardar la orden
con ambas validaciones segn parametizacin en el tab rdenes de los
parmetros del mdulo.
Al igual que las solicitudes, las rdenes de compra pueden presentar varios
estados segn su avance dentro del proceso de definicin de requerimientos y
adquisicin de materiales:
Planeada: este estado se despliega para todas las rdenes de compra que
se crean en la compaa.
Por Aprobar: este estado aparece nicamente cuando se est usando el

parmetro de Aprobacin de rdenes de compra por jerarqua.Esta orden
necesitar de ciertas aprobaciones por parte de los usuarios con capacidad
para aprobar segn el monto y el departamento de la orden.
Trnsito: se establece cuando una orden de compra ha sido aprobada.

Cuando una orden tiene este estado y adems, ha sido confirmada,
entonces puede considerarse para la generacin de documentos de recibo
de materiales, debido a que se supone que a partir de ese momento el
proveedor ha enviado las materias primas o suministros solicitados y se
han actualizado las existencias de inventario en trnsito.
Por otra parte, mientras no se actualicen las existencias del inventario
disponible o en cuarentena por la recepcin de los artculos solicitados al
proveedor en cada lnea de la orden de compra, el estado de cada lnea
seguir En Trnsito.
Backorder: una orden de compra despliega este estado cuando sus lneas
han sido consideradas en un documento de embarque, pero las cantidades
requeridas no han sido satisfechas en un 100%, es decir, la cantidad
faltante por embarcarse se desplegar en la columna denominada
"Backorder".
El estado global de la orden de compra ser Backorder si existe al menos
una lnea en estado backorder, o sea, la cantidad ordenada, en la orden de
compra, es menor que la cantidad recibida de materia prima o suministro.
Compras
Recibida: este estado se despliega en las rdenes de compra o bien, en

aquellas lneas que han sido satisfechas completamente, es decir, que la
totalidad de los artculos solicitados han sido recibidos en la bodega y
aplicados al inventario. Para que este estado se despliegue, no
Transacciones 119
necesariamente se debe aceptar todos los artculos que el proveedor ha

enviado, es posible que algunos de ellos sean rechazados.
Cancelada: se despliega para rdenes de compra que han sido anuladas

por algn incumplimiento en los requerimientos. Cuando una orden se
cancela, su estado original no se puede restablecer, de manera que no
puede continuar el proceso de compra. Para satisfacer los requerimientos
de la orden cancelada, es preciso crear una nueva orden que contemple
todos los artculos solicitados.
nicamente se podrn cancelar rdenes de compra cuyo estado sea
Planeado Por Aprobar o En Trnsito, siempre y cuando no se hayan
asociado los artculos de la orden de compra a ningn documento de
embarque.
Cuando se cancela una orden que ha sido confirmada, el sistema
automticamente descuenta las cantidades que fueron ingresadas al
inventario en trnsito, cuando se realiz el proceso de confirmacin.
Cerrada: una orden se cierra cuando se requiere detener el proceso para

mercadera que an est pendiente.
Es decir, cuando el estado original de la orden de compra es Backorder, el
documento se cierra al tenerse, por ejemplo, algn problema con el
proveedor de manera que deba detenerse el proceso de compra, de modo
que la cantidad an en backorder es rebajada del inventario en trnsito y
las cantidades recibidas anteriormente conservan su mismo estado.
En caso de presentarse esta situacin las cantidades que han sido recibidas
en el inventario, los costos fiscales y el estado de los embarques asociados
con la orden no son modificados en ninguno de sus aspectos.
Los estados definidos anteriormente se despliegan tanto a nivel de la orden
de compra como para cada lnea que la conforma. Cuando se crean,
aprueban, cancelan y cierran rdenes, todas las lneas del documento
tendrn el mismo estado.
Asimismo existen dos estados adicionales para la orden de compra, los
cuales se relacionan directamente con el proceso de confirmacin y que se
pueden manipular cuando la orden ha sido aprobada, stos son:
Compras
Confirmada: este estado establece que el proveedor recibi la orden de

compra y confirma que puede satisfacer el pedido. El sistema actualiza el
inventario en trnsito de cada artculo de la orden de compra, de modo que
se consideran las cantidades solicitadas en la misma.
No Confirmada: la orden de compra ha sido generada a partir de

requerimientos internos de la empresa y posiblemente tambin haya sido
aprobada, sin embargo el proveedor an no ha confirmado que va a enviar
Transacciones 120
pedido, de modo que an no se puede considerar dentro del inventario en

trnsito.
Pantalla principal de rdenes de Compra
INGRESO DE DATOS
eliminar, aprobar, confirmar, des-confirmar, cancelar, cerrar e imprimir
rdenes de compra, o cualquier combinacin entre stos.
Cuando se agrega una orden de compra el sistema despliega una pantalla con
un conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin total de cada orden.
Para acceder cada carpeta basta con hacer un clic con el ratn sobre la pestaa
de la carpeta, o bien se pueden oprimir las teclas Alt y la correspondiente a la
letra subrayada en la pestaa de cada carpeta.
identificacin de la orden. Por omisin, el sistema despliega un nmero que
corresponde al consecutivo para rdenes de compra definido en los
Parmetros del Mdulo en el Tab General, pero el usuario tiene la
posibilidad de cambiarlo y definir el de su conveniencia.
Adems, es preciso establecer el proveedor a quien se enviar la orden de
compra. Como ya se ha mencionado, las rdenes de compra se definen para
cada proveedor, de manera que una misma orden puede satisfacer los
requerimientos de materiales de varios departamentos siempre y cuando no se
Compras
Transacciones 121
est utilizando la restriccin de Aprobacin de rdenes de compra por

jerarqua.
Por ejemplo, si el departamento A ha realizado una solicitud de compra cuyas
lneas se asocian con artculos suministrados por los proveedores 1 y 2,
entonces al realizar la orden de compra al proveedor 1, solamente se podrn
incluir aquellas lneas (artculos requeridos por el departamento A) en estado
No Asignado y que representen artculos abastecidos por el proveedor 1.
La opcin de rdenes de compra presenta las siguientes carpetas: General,
Lneas, Proveedor, Direccin, Rubros, Textos, Montos, Auditora, Factura y
Retenciones.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
informacin correspondiente a la orden. Algunas veces esta informacin est
relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde otros mdulos o
bien, desde otras opciones del mismo mdulo.
Si no se recuerdan los cdigos correspondientes que fueron definidos para
cada dato especfico, nicamente se debe ubicar el cursor sobre la casilla
correspondiente y presionar la tecla F1, o hacer un doble clic con el botn
izquierdo del ratn.
contiene la informacin que debe anotarse en el campo especfico. Entonces se
podr escoger el registro requerido, marcando con el highlight la lnea
hacerse con un doble clic.
General
En esta carpeta se define informacin general de la orden de compra, tal como
fechas importantes, bodega donde se almacenarn los artculos seleccionados,
la persona encargada de darle seguimiento a la orden, prioridad requerida para
el cumplimiento y grado de satisfaccin de la orden.
Compras
Transacciones 122
Carpeta General de la Orden de Compra
Las casillas desplegadas son:

Fecha: se refiere a la fecha de creacin de la orden de compra. El sistema por
omisin despliega la fecha actual al momento de creacin del documento. Sin
embargo, el usuario puede modificarla de modo que se adecue a sus
necesidades.
La Fecha de Creacin de la orden de compra debe ser menor que las
Fechas Requeridas definidas en las solicitudes de compra que se asocian
con la orden especfica, de esto modo se asegura que el proveedor podr
satisfacer los requerimientos establecidos por los departamentos en dichas
solicitudes.
Estado: estado general de la orden de compra dentro del proceso de compra.
Este estado se determina segn la lnea de la orden que presente el estado ms
atrasado en el abastecimiento de las cantidades ordenadas.
Orden Programada: con esta casilla el usuario indica que la orden de
compra se encuentra programada o no. Por omisin todas las rdenes de
compras sern programadas. El usuario puede modificar la casilla mientras la
orden est en estado Planeada.
Esta casilla afecta directamente la carga de solicitudes de compra, la cual
recibir como parmetro si la orden de compra es programada o no. Si la
Compras
Transacciones 123
orden es programada el comportamiento de la carga de solicitudes no sufrir

cambios, en caso de que la orden no sea programada se obviar el paso de
modificar la fecha requerida de la orden.
Bodega: en esta casilla se despliega el cdigo de la bodega definida como
"Bodega por Omisin" en los Parmetros del Mdulo. En esta bodega se
ingresar la mercadera de cada lnea de pedido de la orden de compra. A
pesar de esta caracterstica, el usuario puede cambiar la bodega de cada lnea.
En caso de cambiar la bodega definida en esta casilla, el

sistema desplegar en cada lnea nueva que se cree, la
informacin actualizada de la bodega asignada a la orden de
compra.
Comprador: el comprador se define a partir de la lista de empleados de la
empresa. Los compradores se definen desde la opcin del mismo nombre en
el men de Administracin. El comprador ser entonces, la persona que debe
responsabilizarse por darle seguimiento a la orden de compra.
Presupuesto: se despliega el presupuesto asociado a la orden de compra, se
sugiere su presupuesto definido en los parmetros del mdulo, slo es editable
si hay integracin con el mdulo de Control Presupuestal.
Departamento: Si se utiliza el estado Por aprobar en las rdenes de
compra es obligatorio llenar el campo departamento; esto se puede hacer
digitando, con doble clic o F1 directamente en el espacio., si el estado por
aprobar no se usa el campo aparece deshabilitado.
Fecha Cotizacin: fecha en la que el proveedor defini el precio total de la
orden de compra especfica.
Fecha Ofrecida: fecha en la que el proveedor se compromete a entregar las
materias primas y suministros solicitados en la orden de compra. El lugar de la
entrega, bodega fiscal de des-almacenaje, bodega de la planta del comprador u
otro, depende de las condiciones establecidas en el contrato de abastecimiento
acordado entre el proveedor y el comprador.
Fecha Requerida: fecha lmite para que las materias y suministros
solicitados al proveedor en la orden de compra ingresen en la bodega.
La Fecha Requerida de la orden de compra debe ser menor o igual que la
Fecha Requerida de las solicitudes asociadas a la orden. Asimismo esta
fecha deber se mayor o igual que la Fecha Creacin de la misma orden.
Por otra parte, durante el proceso de carga de lneas de solicitudes a rdenes de
compra, el sistema verifica la fecha requerida de la orden, si la fecha requerida
para alguna de las lneas de la solicitud es menor a la fecha requerida de la
orden el usuario puede modificar o no la fecha requerida de la orden por la
fecha requerida menor de las lneas de las solicitudes al cargar lneas.
Compras
Transacciones 124
Fecha Requerida Embarque: fecha en la que el proveedor debe embarcar

la mercadera solicitada, de manera que pueda entregarla a ms tardar en la
Fecha Requerida de la orden de compra.
Prioridad: se refiere a la urgencia que tiene la orden de compra para ser
satisfecha. Se puede escoger entre Alta, Media o Baja. El grado de prioridad
lo asigna el comprador.
Fecha Emisin: en este campo el sistema anota la fecha en que se produce
la impresin de la orden de compra. Cada vez que la orden es impresa, esta
fecha se va actualizando, de modo que presenta el ltimo da en que se
imprimi la orden.
Requiere Confirmacin: esta casilla define si una orden de compra deber
ser confirmada manualmente o bien, en caso de que la casilla no se marque, si
se confirma automticamente cuando se realiza el proceso de aprobacin.
La confirmacin de rdenes afecta directamente las existencias de inventario
en trnsito, de modo que al confirmar una orden de compra, se asume que el
proveedor ha embarcado la cantidad ordenada y se puede aumentar el
inventario en trnsito de modo que ste considere la cantidad ordenada. Para
ms informacin sobre esta opcin consulte Cmo Confirmar las rdenes
de Compra? en la pgina 163.
Confirmada: en este campo se establece el estado de la orden de compra en
cuanto al proceso de confirmacin.
El usuario puede marcar esta casilla cuando la orden tiene estado Planeada,
sin embargo, una vez que se apruebe la orden, es decir, cuando despliegue el
estado Trnsito, la casilla se deshabilita y la confirmacin deber hacerse por
medio de la opcin existente para tal efecto (
).
Cuando una orden est confirmada significa que el proveedor ha enviado las
cantidades solicitadas, de modo que el inventario en trnsito se actualiza con
base en lo ordenado en la orden de compra.
Facturar: si se marca esta opcin se habilita el Tab de facturar para poder
realizar la factura desde la orden; esto se podr utilizar siempre y cuando se
est utilizando la opcin de Simplificar Compra Local, por lo que ser
necesario realizar la factura desde la orden de compra.
Lneas
El objetivo de esta carpeta es definir los artculos que se solicitarn al
proveedor. La carpeta despliega una tabla de datos, de forma que el usuario
podr ingresar la informacin correspondiente en cada una de las celdas.
Adems, se presentan una serie de conos que permiten el manejo de los
artculos que se pedirn en la orden.
Compras
Transacciones 125
En la parte superior de la carpeta se presenta una casilla denominada Orden

Impresa la cual define si la orden de compra se encuentra impresa o no. Esta
casilla es modificable solo cuando el estado de la orden es Planeada.
Carpeta Lneas de la Orden de Compra
Como se ha mencionado, las rdenes de compra pueden contener pedidos de

artculos que se establezcan en el momento mismo de creacin del documento,
o bien, pueden cargar los pedidos desde las solicitudes de compra definidas en
cada departamento de la compaa. Para esto el sistema despliega una opcin
especial que ser explicada a continuacin.
Con la opcin de Cargar lneas de solicitud
se cargan solicitudes de
materiales realizadas por los departamentos de la compaa, al presionarlo se
despliegan todas las solicitudes de compra que tengan definidos artculos que
suministra el proveedor asignado a la orden de compra.
Existe una funcionalidad especial en la carga de artculos de solicitudes, la
cual se presenta segn se tenga marcada o no la opcin "Consolidar, en
rdenes de compra, lneas de un mismo artculo" que se presenta en los
Parmetros del Mdulo.
Al marcar esta opcin se permite que cuando se carguen artculos iguales que
provengan de distintas solicitudes de compra, el sistema suma las cantidades
ordenadas de cada artculo y las desplegar en una nica lnea en la orden de
compra.
Compras
Transacciones 126
Supngase que se solicitan 20 unidades del artculo A en la solicitud 45-P, 15

unidades del mismo artculo en la solicitud 98-J y finalmente, 32 unidades en
la solicitud 75-C. Entonces si se tiene activada la opcin de Consolidar lneas,
el sistema desplegar una nica lnea para el pedido del artculo A, la cual
tendr definida una Cantidad Ordenada correspondiente a 67 unidades.
Por otro lado, el mantenimiento de rdenes de compra, permite al usuario
definir los artculos que se proveern para el normal funcionamiento de la
empresa. Se debe considerar lo siguiente:
El sistema sugiere el centro de costo y cuenta contable (depende

del parmetro global asociado)
Si no se ha seleccionado la sugerencia de estos valores, el

comportamiento se puede omitir esta informacin y entonces el
sistema genera el asiento contable de ingreso de mercadera.
Un nico centro de costo por orden de compra (depende del

parmetro global asociado).
Para el detalle de los campos desplegados en la pantalla de Carga de Datos,

refirase a "Cmo se Cargan las Lneas de la Solicitud de Compra?" en la
pgina 156.
Columnas de la Tabla de Datos

Dependiendo del tipo de despliegue que utilice el usuario, el sistema
presentar visibles o no las columnas de la tabla de lneas de la orden de
compra.
El sistema maneja tres tipos de despliegue:
Despliegue Mnimo
Si se utiliza este tipo de despliegue el sistema muestra las siguientes columnas:
Compras
Lnea
Artculo
Descripcin
del Artculo
Bodega
Ordenado
Precio
unitario
Impuesto
1
Porcentaje
de imp. de
ventas
Porcentaje
Imp.
1
Asumido
descontable
Imp. de
consumo
por
Porcentaje
de imp. de
consumo
Porcentaje
descuento
Transacciones 127
cantidad
Imp. de
ventas
Imp.
1
asumido
descontable
Imp.
1
asumido no
descontable
Imp. de
consumo
Despliegue Estndar
Compras
Lnea
Artculo
Descripcin
del Artculo
Centro
Costo
Descripcin
Centro
Costo
Cuenta
contable
Bodega
Ordenado
Precio
unitario
Impuesto 1
afecta
costo
Porcentaje
imp.
de
ventas
Porcentaje
Imp.
1
asumido
descontable
Porcentaje
Imp.
1
asumido no
descontable
Imp.
de
consumo
por
cantidad
Porcentaje
de imp. de
consumo
Porcentaje
descuento
Monto
descuento
Estado
Comentario
Importe
total
Imp.
ventas
Imp.
1
asumido
descontable
Imp.
1
asumido no
descontable
Imp.
de
consumo
Proyecto
Descripcin
de Proyecto
Fase
Nombre
Fase
Orden de
cambio
de
Transacciones 128
Despliegue Mximo
Compras
Lnea
Artculo
Descripci
n Artculo
Centro
Costo
Descripcin
Centro Costo
Cuenta
Contable
Descripci
n
Cuenta
Contable
Solicitudes
Bodega
Fecha
Requerid
a
Fecha
Embarque
Mercadera
Das
en
transporte
del
embarque
Fecha
esperada
de
ingreso
Lote
Localizaci
n
Factura
Cdigo
catlogo
Lote
mnimo de
compra
Lote
estndar
de
compra
Lote mltiplo
Unidad
medida
compra
Factor
conversi
n
Plazo
Reabastecimi
ento
Ordenado
Embarca
do
Recibido
Rechazado
Backorde
r
Precio
Unitario
Precio
unitario
moneda
local
Imp.
afecta
costo
Monto imp.
ventas afecta
costo
Porcentaje
de imp. de
ventas
Transacciones 129
Compras
Porcentaj
e imp 1
asumido
descontab
le
Porcentaje
Imp.
1
asumido no
descontable
Imp.
de
consumo
por
cantidad
Porcentaj
e
de
impuesto
de
consumo
Porcentaje de
descuento
Monto
descuento
Monto
descuento
moneda
local
Fecha
Estado
Comentar
io
Importe total
Importe
total
moneda
local
Usuario
cancelaci
n
Fecha hora
cancelacin
Usuario
cierre
Fecha
hora
cierre
Imp.
ventas
de
Imp.
1
asumido
descontable
Imp.
1
asumido
no
descontab
le
Imp.
consumo
de
Aceptado
Retenci
n
Porcentaje
Retencin
Base
calculada
Clculo
Retensin
Proyecto
Descripci
n Proyecto
Fase
Nombre fase
Serie
Orden de
cambio
Descripcin
orden
de
cambio
Transacciones 130
Las columnas cdigo de catlogo, lote mnimo, lote estndar, lote mltiplo,
factor de conversin y plazo de reabastecimiento son desplegadas para
permitir la creacin de la relacin entre artculo y proveedores desde la orden
de compra.
Las columnas que despliega la tabla de datos de la carpeta Lneas
corresponden las caractersticas especficas de las cantidades de cada artculo
que se pedirn al proveedor. Estos campos corresponden a:
Lnea: nmero de lnea que ocupa cada pedido dentro de la orden de compra.
Un pedido corresponde a la cantidad de materia prima o suministro especfico
solicitado al proveedor.
Artculo: cdigo del artculo que se pedir al proveedor. Al presionar la tecla
F1, para consultar el listado de artculos, nicamente se desplegarn aquellos
que han sido asignados al proveedor en cuestin.
Descripcin: descripcin del artculo. El sistema despliega la descripcin
que se haya definido al artculo en cualquier opcin del mdulo, si no se ha
hecho as entonces se desplegar la descripcin definida al artculo en el
momento de su creacin. El usuario puede modificar la descripcin desde esta
opcin, de modo que se adecue de manera ms conforme a sus necesidades.
Adems en las tres opciones del men Operaciones, es posible modificar la
descripcin del artculo, de modo que se respetarn los cambios segn el orden
de las opciones. Esto es, si en la primera opcin se modifica este campo,
entonces al cargar la lnea correspondiente al artculo, en la orden de compra
se desplegar la descripcin establecida en la solicitud.
Centro de Costo: cdigo del centro de costo asociado al proveedor. Al
presionar la tecla F1, para consultar el listado de centros de costo, nicamente
se desplegarn aquellos que han sido asignados al proveedor en cuestin. En
caso de no estar asociado, el sistema sugiere el centro de costo de inventarios
para cada unas de las lneas, esta sugerencia depender del tipo de artculo ya
que no debemos afectar las cuentas de inventario para artculos que no tengan
consumo en Inventarios, ya que esto provocara descuadres en la Contabilidad.
Descripcin: descripcin del centro de costo. El sistema despliega la
descripcin que se haya definido al centro de costo en cualquier opcin del
mdulo, si no se ha hecho as entonces se desplegar la descripcin definida al
centro de costo en el momento de su creacin.
Cuenta Contable: cdigo de la cuenta contable asociada a la orden de
compra. Al presionar la tecla F1, se desplegar el listado de cuentas contables
disponibles para la asociacin. Para este caso, el sistema sugiere inicialmente
la cuenta contable de inventario para cada unas de las lneas, dicha sugerencia
depende del tipo de artculo porquela idea es no afectar las cuentas de
inventario para artculos que no tengan consumo en Inventarios ya que esto
provocara descuadres en la Contabilidad.
Compras
Transacciones 131
Descripcin: descripcin de la cuenta contable asociada a la orden de

compra. El sistema despliega la descripcin que se haya definido a la cuenta
contable.
Tanto para el Centros de Costo como para la Cuenta Contable, los tipos de
artculo que se validan son los siguientes, para los artculos tipo LABORAL,
SERVICIO,SUMINISTRO,REFACCION y OTROS el sistema sugerir las
cuentas de importacin para proveedores exteriores o cuentas de compra local
para proveedores locales, pero queda abierta la seleccin de otra cuenta por
parte del usuario pero en este sentido es responsabilidad del usuario el cambio
de la misma ya que puede estar afectando cuentas que posteriormente generen
un descuadre a nivel contable.
Para mayor detalle de la asignacin de la cuenta contable refirase a la seccin
"Ejemplo de asignacin de centro de costo y cuenta contable en carga de
solicitudes" en la pgina 161.
Unidad de Distribucin: columna que indica la unidad de distribucin
asociada al artculo que se est procesando. Esto porque el usuario podra
utilizar esta informacin para crear la lnea de la orden de compra con un
cdigo de barras el cual maneje unidades de distribucin.
Solicitudes: en esta casilla se despliegan los nmeros de las solicitudes de
donde proviene el artculo pedido. Solamente se desplegar informacin en
caso de que el artculo se haya cargado desde una solicitud de compra.
Bodega: despliega la bodega asignada como bodega principal en la carpeta
General de esta misma opcin. Sin embargo el usuario puede modificar la
informacin de esta casilla, de modo que asigne la bodega que mejor
convenga para cada lnea.
El uso de la bodega presenta un comportamiento especial, este se basa en que
el sistema desplegar, por omisin, la bodega definida para la orden de compra
en todas las lneas de pedido que se crean o que se cargan de las solicitudes de
compra. Sin embargo, la casilla correspondiente en la tabla de datos se puede
editar, de modo que es posible cambiar la bodega en algunas lneas de pedido.
Por otro lado, si la bodega definida en la carpeta General es cambiada, las
lneas que se vayan a crear despus del cambio, desplegarn por omisin la
nueva bodega definida a la orden de compra.
lo cual todas las rdenes sern programadas. Esta fecha de entrega ser en la
cual se requiere que el artculo solicitado est en el departamento, igual a los
dems datos de la tabla.
La columna es editable mientras la solicitud se encuentra en estado planeada,
adems al editar la columna el sistema valida que esta fecha no est en blanco
o sea menor a la fecha de la solicitud.
Compras
Transacciones 132
De esta forma la fecha requerida de la orden que actualmente se almacena en

el encabezado de la misma, se calcula de acuerdo a la fecha mnima de las
registradas para cada lnea de la orden. Este clculo se har tanto al ir
agregando lneas a la tabla como al salvar la orden. Al ingresar nuevas lneas a
la tabla su valor se sugerir del almacenado en este campo.
Existe la opcin de modificar la fecha requerida de la orden de compra al
cargar lneas de solicitudes de compra si la fecha requerida para alguna de las
lneas de la solicitud es menor a la fecha requerida de la orden.
La carga de lneas de solicitudes de compra obviar el paso de modificar la
fecha requerida de la orden en caso de que la orden no sea programada.
Fecha Embarque Mercadera: fecha confirmada por el proveedor en la
cual embarcar la mercadera. No es posible ingresar un valor menor a la
fecha de la orden. Esta fecha se puede editar tanto para rdenes en estado
planeada como en trnsito o backorder. En caso que la orden se encuentre en
estado recibida, cerrada o cancelada no se permitir la edicin de esta fecha.
Das en transporte del embarque: esta columna permite el ingreso del
nmero de das restantes para la entrega de los artculos. Esta columna es
editable tanto para rdenes en estado planeada como en trnsito o backorder.
En caso que la orden se encuentre en estado recibida, cerrada o cancelada no
se podr modificar la columna.
Fecha esperada de ingreso: esta columna se determina a partir del
registro del nmero de das que restan a partir de la fecha de despacho de la
mercadera por parte del proveedor. Esta columna no es editable.
Factura: esta columna despliega el nmero de factura con la cual el
proveedor har el envo de los materiales. Esta columna puede ser editada
para las rdenes mientras su estado sea planeada, en el caso de que esta se
encuentre en trnsito o backorder se necesitar de un privilegio de seguridad
adicional (ser el mismo para editar las diferentes caractersticas de la orden).
Para rdenes en estado recibida, cerradas o cancelada no se podr modificar.
Cdigo Catlogo: dentro de esta columna el usuario puede registrar el
cdigo de catlogo de cada artculo listado en la tabla. Este dato es
informativo y es modificable para las rdenes en estado planeada.
Lote Mnimo de Compra: despliega la cantidad mnima de pedido, en
unidades de medida de compra, que suministra el proveedor. Este dato fue
definido al determinar la informacin del artculo para las transacciones de
compra.
Lote Estndar de Compra: despliega la cantidad estndar de pedido, en
unidades de medida de compra, que suministra el proveedor. Este dato fue
definido al determinar la informacin del artculo para las transacciones de
compra.
Compras
Transacciones 133
Lote Mltiplo: despliega el nmero definido como mltiplo aceptado por el

proveedor para satisfacer la orden mnima establecida. Al igual que en el caso
anterior, este dato fue definido al determinar la informacin del artculo para
las transacciones de compra.
Unidad de Medida Compra: despliega la unidad de medida de compra
para el artculo. La orden mnima y el lote mltiplo se definen con base en
este parmetro. El dato correspondiente a la unidad de medida se defini al
determinar las caractersticas del artculo para las transacciones de compra.
Factor de Conversin: esta columna despliega el factor de conversin
registrado para cada artculo asociado a la orden. Este factor es utilizado para
convertir los lotes en unidades de medida y fue definido en la informacin del
artculo para las transacciones de compra.
Plazo Reabastecimiento: la columna despliega el tiempo, en das que el
proveedor tarda en satisfacer el pedido del artculo definido en la lnea.
Ordenado: en esta casilla se debe definir la cantidad del artculo que se va a
ordenar al proveedor, en unidades de compra.
En caso de que la lnea de pedido se haya cargado de una solicitud de compra,
en esta celda se desplegar el equivalente en unidades de compra de la
cantidad definida en la celda A Ordenar, cuando se carg la lnea de la
solicitud en la orden de compra.
Si la opcin "Consolidar, en rdenes de compra, lneas de un mismo artculo"
que se presenta en los Parmetros del Mdulo, est activada; entonces en
esta celda se desplegar el equivalente en unidades de compra de la suma de
las cantidades requeridas del artculo en la celda A Ordenar para cada lnea en
la orden de compra.
Se supone que la cantidad que se ordena debe ser mayor o igual a la orden
mnima que acepta el proveedor para el artculo. Sin embargo, el sistema
acepta que el comprador ordene una cantidad menor a la permitida por el
proveedor. Para ello pone una marca en el margen izquierdo de la lnea que
presente esta caracterstica:
Cuando se hace un doble click sobre el smbolo de cada lnea (
), el sistema
presentar una explicacin del problema que se presenta en dicha lnea.
Embarcado: en esta casilla se desplegar la cantidad del artculo que se
encuentra embarcada o est siendo transportada desde las instalaciones del
proveedor hasta las bodegas del comprador, como respuesta a la orden de
compra que el comprador envi al proveedor. Es decir, la cantidad ordenada
que no ha sido recibida en las bodegas de la empresa ni aplicada al inventario.
Por lo tanto, la cantidad desplegada en esta casilla vara segn el momento del
proceso de compra.
Analice detalladamente el siguiente ejemplo:
Compras
Transacciones 134
1. En una orden de compra se carga una lnea con las siguientes

caractersticas:
Orden de Compra: 00001
Lnea
Artculo
MP - 01
Ordenado Embarcado
1000.0
0.0
En este momento como la orden no ha sido enviada al proveedor, no se ha

creado un documento de embarque donde el proveedor certifique al comprador
la cantidad A Embarcar para satisfacer el pedido de la orden de compra. Por
lo tanto, en la celda Embarcado la cantidad corresponde a cero unidades de
compra.
2. El proveedor certifica que recibi la orden de compra y que envi
600 unidades de compra en un primer embarque, entonces, el
comprador crea el documento de embarque que corresponde al
envo de las primeras 600 unidades. Por lo tanto, en la celda
Embarcado se despliegan 600 unidades de compra.
Lnea
Artculo
MP - 01
Ordenado Embarcado
1000.0
600.0
3. El proveedor certifica que termin el despacho de la orden de

compra mediante un segundo embarque de 400 unidades de compra.
Entonces, el comprador crea otro documento de embarque que
corresponde al envo de las 400 unidades restantes. Por lo tanto, en
la celda Embarcado se despliegan 1000 unidades de compra.
Lnea
Artculo
MP - 01
Ordenado Embarcado
1000.0
1000.0
4. Se reciben en la bodega de la empresa y aplican al inventario los

artculos enviados por el proveedor en el primer embarque. Por lo
tanto, en la celda Embarcado se despliegan solamente las 400
unidades de compra del segundo embarque.
Lnea
Artculo
MP - 01
Ordenado Embarcado
1000.0
400.0
5. Se reciben en la bodega de la empresa y aplican al inventario los

artculos enviados por el proveedor en el segundo embarque. Por lo
tanto, en la celda Embarcado se despliegan 0.00 unidades de
Compras
Transacciones 135
compra, la cantidad ordenada en la orden de compra se ha recibido y

ha sido aplicada en el inventario.
Lnea
Artculo
MP - 01
Ordenado Embarcado
1000.0
0.0
Recibido: en esta casilla se desplegar la cantidad acumulada, en unidades de

compra, del artculo solicitado en la orden de compra que ha ingresado en la
bodega. De manera que, la informacin se presentar hasta el momento en
que se actualicen las existencias en el inventario con base en la cantidad de
artculos que hayan sido aceptados, cuando se aplican en el inventario los
documentos de embarque a los cuales ha sido cargada la lnea de la orden de
compra.
Recibido Orden de Compra = Aceptado Embarque(s)

Rechazado: en esta casilla se desplegar la cantidad acumulada del artculo
solicitado, en unidades de compra, que fue rechazada en el momento de
ingresar los artculos en la bodega. De modo que, la informacin se actualiza
hasta el momento en que se actualicen las existencias en el inventario con base
en la cantidad de artculos que hayan sido rechazados, cuando se aplican en el
inventario los documentos de embarque a los cuales ha sido cargada la lnea
de la orden de compra.
Rechazado Orden de Compra = Rechazado Embarque(s)

Backorder: la informacin que se despliega en esta casilla corresponde a la
cantidad de materia prima o suministro ordenada al proveedor que con los
embarques en proceso de transporte y aplicados en el inventario todava falta
por satisfacer.
Cuando se establece que la Cantidad rechazada aumenta backorder en los
Parmetros del Mdulo, se asume que los artculos rechazados al llegar a la
bodega, sern reemplazados por el proveedor, sin tener que generar un nuevo
pedido, por esta razn se sigue utilizando la misma orden de compra.
Backorder = Ordenado - Embarcado - Recibido OC* + Rechazado

* Recuerde que lo Recibido en la orden de compra es igual a lo Aceptado en el
embarque
Cuando en Parmetros del Mdulo se define que la Cantidad rechazado NO

aumenta backorder, se asume que los artculos rechazados no sern
reemplazados por el proveedor. Si se requiere llenar esta cantidad se debe
crear una nueva orden de compra completamente independiente:
Backorder = Ordenado - Embarcado - Recibido OC - Rechazado

En resumen, se puede establecer que cuando se han aplicado en el inventario
los artculos recibidos de todos los embarques a los cuales se ha cargado la
Compras
Transacciones 136
lnea de la orden de compra, el backorder refleja la cantidad de materia prima

o suministro ordenada al proveedor que con los embarques aplicados an falta
por satisfacer.
Analice detalladamente el siguiente ejemplo, donde la cantidad rechazada
aumenta el backorder:
1. En una orden de compra se carga una lnea con las siguientes
caractersticas:
Ordenado Embarcado
1000.0
0.0
Recibido
Rechazado
Backorder
0.0
0.0
1000.0
2. El proveedor certifica que recibi la orden de compra y que envi

600 unidades de compra en un primer embarque, entonces, el
comprador crea el documento de embarque que corresponde al
envo de las primeras 600 unidades.
3. El proveedor certifica que termin el despacho de la Orden de
Compra mediante un segundo embarque de 400 unidades de
compra. Entonces, el comprador crea el documento de embarque
que corresponde al envo de las 400 unidades restantes.
4. Se reciben y aplican en el inventario las 600 unidades de compra
enviadas por el proveedor en el primer embarque. Se aceptan 600
unidades de compra, es decir, la cantidad rechazada en el embarque
es de 0 unidades de compra.
Ordenado
Embarcado
Recibido
Rechazado
Backorder
1000.0
400.0
600.0
0.0
0.0
5. Se reciben y aplican en el inventario las 400 unidades de compra

enviadas por el proveedor en el primer embarque. Se aceptan 300
unidades de compra, es decir, la cantidad rechazada en el embarque
es de 100 unidades de compra.
Ordenado
Embarcado
Recibido
Rechazado
Backorder
1000.0
0.0
900.0
100.0
100.0
Por lo tanto, el sistema carga las 100 unidades rechazadas a la cantidad en

backorder de la misma orden de compra, posteriormente se deber generar un
nuevo documento de embarque para documentar el recibo de la nueva
mercadera.
Precio Unitario: se despliega el precio definido para cada unidad de medida
del artculo en la moneda de la orden (moneda de cotizacin). El precio
Compras
Transacciones 137
unitario se establece cuando se crean las caractersticas de compra del artculo.

Adems el precio que se define en esta casilla, depender de la cantidad
pedida, a mayor cantidad menor ser el precio del artculo. El precio del
artculo se despliega en la moneda definida al proveedor.
Importante: Si el proveedor de la orden de compra tiene marcado el
parmetro de impuesto 1 incluido; el precio digitado ac se recalcular a
precio sin impuesto 1 y la diferencia se colocar en el campo impuesto 1.
Impuesto 1 afecta costo: este check se marca automticamente si el
impuesto es parte del costo para la lnea de este artculo, es editable.
Monto imp. de ventas afecta costo: Este monto se calcula dependiendo
de si el impuesto 1 afecta costo y el proveedor es de un rgimen simplificado.
Porcentaje de imp. de ventas: Se coloca el porcentaje de impuesto de
ventas segn el impuesto ligado a la lnea, sin embargo es un campo editable.
Porcentaje imp. 1 asumido descontable: este campo se calcula si el
impuesto 1 no es parte del costo y el proveedor no es de rgimen simplificado.
Porcentaje imp. 1 asumido no descontable: este campo se calcula si el
impuesto 1 es parte del costo y el proveedor es de rgimen simplificado.
Porcentaje de Descuento: en esta casilla se puede definir un descuento a
cada lnea de la orden de compra, el cual se aplicar de manera individual por
artculo.
Monto Descuento: se desplegar el monto correspondiente al descuento
otorgado en la casilla anterior en la moneda en la que se elabor la orden
(moneda de la cotizacin).
Fecha: despliega la fecha de creacin de cada lnea especfica de la orden de
compra.
Estado: define el estado de la lnea con respecto al proceso de compra. El
estado que se despliega corresponde a alguno de los explicados anteriormente.
La orden de compra presenta un estado general, pero a su vez, cada lnea que
la conforma despliega un estado individual. El estado que presentar la orden
ser el de aquella lnea que est ms atrasada en el proceso de compra.
Comentario: es un espacio disponible para que el usuario asigne cualquier
comentario adicional que sea necesario para cada artculo.
Importe Total: en esta casilla se despliega el precio neto de cada lnea de
pedido. Este valor se calcula de la siguiente manera:
Compras
Transacciones 138
Pedidos: esta columna se despliega si as se defini en los parmetros

globales (vea la seccin "Parmetros del Mdulo en la pgina 11". Indica si
el origen de la transaccin se debi a un pedido o en caso contrario aparecer
vaca.
Monto Impuesto 1 y 2 Afecta Costo: esta columna permite visualizar el
monto, del costo total, que corresponde al impuesto, dicha columna no es
editable.
Fecha Hora Cancelacin: esta columna muestra la informacin referente a
la fecha y hora en que se realiz la cancelacin de la lnea.
Usuario Cierre: esta columna muestra la informacin referente al usuario
que realiz el cierre de la lnea.
Precio unitario moneda local: se despliega el precio definido para cada
unidad de medida del artculo en la moneda local de la empresa.
Monto Descuento Moneda local: despliega el monto del descuento en la
moneda local de la empresa.
Importe Total Moneda local: despliega el precio neto en la moneda local
de la empresa.
Para la conversin respectiva entre las monedas de la orden y local de la
empresa, se utiliza el histrico de moneda del proveedor con la fecha de
creacin de la orden (los tipos de cambio se definen en el mdulo de
Administracin del Sistema). Como moneda local se tomar la que se defini
como tal en el mdulo Administracin del Sistema.
Recuerde que esta conversin se realiza para:
el precio unitario del artculo
el monto del descuento de la lnea
el importe total de la lnea
La visualizacin o no de estas columnas depender de si se ha seleccionado la
opcin que para tal efecto se agregar a los parmetros del mdulo.
Imp. de ventas: es el impuesto de ventas para la lnea.
Imp. 1 asumido descontable: este campo se calcula si el impuesto 1 no es
parte del costo y el proveedor no es de rgimen simplificado.
Imp. 1 asumido no descontable: este campo se calcula si el impuesto 1
es parte del costo y el proveedor es de rgimen simplificado.
Imp. de consumo: es el impuesto de consumo para la lnea.
Retencin: cdigo de la retencin.
Compras
Transacciones 139
Porcentaje de la Retencin: porcentaje de la retencin que se calcula para

esta lnea.
Base calculada: es la base sobre la que se calcula una retencin.
Clculo de la retencin: es el monto calculado por la retencin.
Proyecto: es el nombre del proyecto que se usa en Control de Proyectos.
Descripcin del proyecto: descripcin del proyecto que se escogi.
Fase: es el cdigo de la fase que se eligi para esta lnea.
Nombre Fase: es el nombre que se le da a la fase elegida.
Orden de cambio: es el nmero de orden de cambio elegido segn la fase.
Descripcin orden de cambio: descripcin de la orden de cambio.
Proveedor
En esta carpeta se despliega informacin relacionada con las caractersticas del
proveedor a quien se le enva la orden de compra. Estos fueron definidos
cuando se ingres la informacin del proveedor, sin embargo, el usuario puede
modificar algunos de ellos desde esta opcin, de modo que se apliquen de
mejor manera a las caractersticas propias de la orden de compra.
Carpeta Proveedor de la Orden de Compra
Compras
Transacciones 140
Pas: pas en el cual se ubican las instalaciones del proveedor. Esta casilla es
no editable, de manera que ser constante en todas las rdenes de compra que
se generen para el mismo proveedor.
Moneda: moneda local del proveedor. En caso de que el proveedor no acepte
multimoneda, entonces los pagos de todos los pedidos tendrn que hacerse en
la moneda definida en esta casilla, as esta ser la moneda en la cual se
mostrarn los datos en lo que respecta a cantidades monetarias para la orden
de compra.
Condicin de Pago: se refiere al perodo de crdito que el proveedor
concede para el pago de documentos. El sistema desplegar la condicin de
pago definida al proveedor no obstante, el usuario puede cambiarla por otra
que se apegue de mejor forma a las caractersticas particulares de la orden de
compra.
Direccin
En esta carpeta se despliega la informacin correspondiente a las direcciones
donde deben embarcarse y cobrarse la mercadera suministrada. Tanto la
direccin de embarque como la direccin de cobro de la compaa se definen
desde Parmetros del Mdulo, de manera que se desplegarn los datos
definidos all, sin embargo el usuario puede modificarlos para cada orden de
compra.
Las casillas que se muestran son las siguientes:
Direcciones de Embarque: dentro de esta casilla "combo" es posible
seleccionar entre las diferentes direcciones de embarque definidas en la tabla
de Direcciones de Embarque que se encuentra en el men de Administracin.
Direccin Embarque: es esta casilla se establece la direccin de la
compaa donde el proveedor debe hacer llegar los artculos pedidos en la
orden de compra.
Direccin Fiscal Comprador: en este campo se establece la direccin de
la compaa donde el proveedor debe enviar las facturas para el cobro de los
artculos pedidos.
Rubros
En esta carpeta se definen los rubros o comentarios adicionales que se
agregarn en la orden de compra cuando sta se imprima. Cada rubro
generado tiene espacio para 50 caracteres alfanumricos.
El uso de rubros se establece desde los Parmetros del Mdulo (vea la seccin
"Parmetros del Mdulo en la pgina 11" para el detalle de cmo se
ingresan los rubros).
Compras
Transacciones 141
Textos
Esta carpeta presenta tres espacios donde se puede ingresar informacin
adicional a cada orden de compra.
Comentario para Cuentas por Pagar: la informacin que se ingresa en
esta casilla se utiliza para definir la leyenda que se desplegar como
Referencia del documento cuando ste se ingrese en el mdulo de Cuentas por
Pagar.
Instrucciones: en este espacio se puede definir algn comentario que el
proveedor debe considerar para el envo de los artculos pedidos en la orden de
compra.
Observaciones: se puede definir cualquier otro comentario adicional sobre
la orden de compra.
Dentro de esta casilla tambin se incluirn las observaciones que se hayan
incluido en los parmetros del mdulo dentro de la carpeta rdenes. Este tipo
de observaciones editadas en los parmetros globales ser incluido en todas las
rdenes de compra.
Comentario de No aprobacin: Permite editar el comentario para la no
aprobacin de la orden de compra. Para mayor detalle consulte la seccin
"Cmo se ingresan las Notas al marcar una Orden de Compra para no
Aprobar?" en la pgina 181 para mayor detalle del ingreso de estas notas.
Montos
En esta carpeta se presenta el desglose de cada monto implicado en el costo
total de las materias primas y suministros solicitados al proveedor en la orden
de compra.
Los valores de los campos de esta pantalla son calculados por el sistema con
base en la informacin que se va ingresando para cada artculo solicitado y
para la orden de compra en general.
Compras
Transacciones 142
Carpeta Montos de la Orden de Compra
Porcentaje Descuento: en esta casilla el sistema despliega el porcentaje de

descuento, igual para todas las lneas de la orden de compra, que el proveedor
otorga sobre cada uno de los artculos solicitados en la orden de compra. Este
descuento se ingres en la carpeta Otros de la opcin Proveedores!. No
obstante, el usuario puede modificarlo para cada orden de compra especfica.
Flete: se debe ingresar el costo por el flete de la mercadera desde las
instalaciones del proveedor hasta la bodega de la compaa.
Seguro: corresponde al monto a pagar por concepto de seguro contra daos
que pueda tener la mercadera adquirida durante el transporte y
almacenamiento en aduana, entre otros.
Documentacin: se refiere al costo por documentacin en el cual se incurre
al transportar, ingresar en la bodega y almacenar la mercadera solicitada.
Este costo por documentacin generalmente es significativo cuando el
proveedor de las materias primas o suministros es extranjero.
Anticipo: corresponde al monto que se ha pagado al proveedor, por
anticipado, por los artculos solicitados en la orden de compra.
Prorrateo: se define el mtodo de prorrateo para el seguro, flete y
documentacin, permite seleccionar el tipo ms adecuado a las necesidades
del usuario, (el valor por defecto para el prorrateo se toma de los parmetros
del mdulo).
Compras
Transacciones 143
Total Mercadera: en este campo el sistema despliega la suma del Importe

Total para cada lnea de la orden de compra El importe total incluye el
descuento por lnea, propio de cada artculo, para cada lnea del pedido. El
Total Mercadera se calcula de la siguiente manera:
Descuento: en esta casilla se despliega el monto correspondiente a la suma

del monto asociado con la aplicacin del Porcentaje Descuento sobre el
Importe Total de cada lnea de la orden de compra. El descuento se calcula
de la siguiente manera:
Impuesto 1: en esta casilla se despliega el monto correspondiente a la suma

del monto asociado con el impuesto 1 de cada artculo solicitado en una lnea
de la orden de compra. El impuesto 1 se considera nicamente si el proveedor
de la orden de compra es local, es decir, tiene el mismo pas que la compaa.
El impuesto 1 se calcula con base varios parmetros:
El cdigo de impuesto definido para cada artculo.
De este parmetro depende el porcentaje que determina el monto por concepto

de impuesto 1. Los cdigos de impuesto se definen desde el mdulo de
Administracin del Sistema y se asignan a cada artculo en la opcin
Datos de Compra.
Los artculos solicitados en la orden de compra podrn tener asignado al
Impuesto 1 un cdigo de impuesto diferente.
Compras
Transacciones 144
La configuracin establecida en Parmetros del Mdulo, donde se

define si el Impuesto 1 se afecta por el descuento en lnea, por ambos
descuentos o por ninguno.
La manera de calcular el impuesto 1 ser igual para todos los artculos de la
base de datos.
Si se ha definido que el impuesto 1 se afecta por el Descuento en Lnea,
entonces el sistema calcular el monto asociado con el impuesto 1 de cada
artculo de la siguiente manera:
Si el impuesto 1 se afecta por Ambos Descuentos, entonces el sistema

calcular el monto asociado con el impuesto 1 de cada artculo de la siguiente
manera:
Si el impuesto 1 no se afecta por Ningn Descuento, el sistema calcular el

monto asociado con el impuesto 1 de cada artculo directamente sobre el
monto que se obtiene al multiplicar la cantidad ordenada y el precio unitario
del artculo.
Revise, detalladamente, el siguiente ejemplo donde se presenta un ejemplo con
el clculo del monto para el impuesto 1, en funcin de los parmetros
anteriormente citados.
Compras
Transacciones 145
Impuesto 2: en esta casilla se despliega el monto correspondiente a la suma

del monto asociado con el impuesto 2 de cada artculo solicitado en una lnea
de la orden de compra.
El impuesto 2 se calcula con base en el cdigo de impuesto definido para cada
artculo. Los cdigos de impuesto se definen desde el mdulo de
Administracin del Sistema y se asignan a cada artculo en la opcin
Datos de Compra.
Los artculos solicitados en la orden de compra podrn tener asignado al
impuesto 2 un cdigo de impuesto diferente.
El impuesto 2 se calcula de la siguiente manera:
Compras
Transacciones 146
Flete: se despliega la cantidad definida en la casilla Flete de esta misma

carpeta.
Seguro: despliega el monto definido en la casilla Seguro de esta misma
carpeta.
Documentacin: despliega el monto correspondiente a documentacin y
que se defini anteriormente en esta misma carpeta.
Total: en esta casilla se despliega el Costo Total de todos los artculos
solicitados en la orden de compra. El Total se calcula de la siguiente manera:
Compras
Transacciones 147
Anticipo: despliega el monto correspondiente a los pagos anticipados del

comprador al proveedor por los artculos solicitados en la orden de compra.
Saldo: monto pendiente por pagar del total de la orden de compra, una vez
rebajado el anticipo. El saldo se calcula de la siguiente manera:
Saldo = Total OC - Anticipo OC

Cuando se ingrese un documento por pagar, en el mdulo de Cuentas por
Pagar, el monto del documento corresponde al Saldo.
Los montos totales para la orden se presentan en la moneda de cotizacin de la
orden y en moneda local por lo cual os datos a desplegar en las dos monedas
sern:
El total de la mercadera
El descuento de la orden
Los impuestos
Monto por fletes
Monto por seguros
Monto por documentacin
Total de la orden
Anticipo
Saldo
El sistema recalcular los datos de esta carpeta cada vez que el

usuario salve la informacin!!!
Auditora
creado, aprobado, confirmado, cerrado y cancelado las rdenes de compra. Se
despliega el nombre del usuario, la fecha y hora en que se cre y se aplic el
documento.
Factura
Esta carpeta se muestra habilitada si se desea usar la aplicacin de
simplificacin en compras locales y para esto se debe marcar el check de
Facturar en el tab general; esta presenta una seccin que se denomina datos
generales, dentro de esta seccin hay una cantidad de campos que se explican
a continuacin:
Compras
Transacciones 148
Nmero: es el cdigo que se ha decidido darle a la factura, puede ser un

nmero o caracteres.
NCF: Nmero de Comprobante Fiscal, el mismo se trata de un requerimiento
legal en el registro e impresin de documentos. (Requerimiento Fiscal de
Repblica Dominicana). Dicho campo es sustentado por el mantenimiento de
NCFs definido en el mdulo de Administracin del Sistema, dicho
nmero est conformado por 19 caracteres, de los cuales 11 son fijos y 8
variables, sin embargo esta cantidad de fijos y variables es parametrizable.
Subtipo: presenta el subtipo de la factura (el tipo ser factura) y es un combo
editable.
Fecha: Presenta la fecha de la factura de compra. Es una casilla editable.
Fecha rige: esta casilla es editable y despliega el valor de la fecha de la
factura.
Moneda: casilla para definir la moneda de la factura del documento, el
usuario puede escoger una moneda diferente a la que se presenta por default
y entonces el sistema le preguntar si desea volver a realizar los clculos de las
lneas con este desglose.
Condicin: presenta la condicin de pago. Es una casilla editable que puede
desplegar, al presionar la tecla F1, las condiciones de pago definidas en el
mdulo de Administracin del Sistema. Por omisin el sistema despliega el
valor almacenado en la orden de compra asociada a la primera lnea del
embarque.
Ubicacin geogrfica: por medio de un F1 o doble clic se puede ligar a la
factura una ubicacin geogrfica. Puede ser que si el proveedor tiene ligada la
localizacin geogrfica, entonces el sistema la sugiera ac, sin embargo el
usuario puede cambiar este campo si lo desea.
Aplicacin: se debe colocar un comentario como referencia de la factura.
Imp. De ventas: indica el monto por impuesto 1.
Imp. De consumo: indica el monto por impuesto 2.
Monto: indica el monto total de la factura.
Notas: este espacio sirve para digitar cualquier tipo de observacin que el
usuario decida se puedan incluir en la factura, este es un campo que puede
quedar vaco si as se desea.
Compras
Transacciones 149
Carpeta factura en rdenes de compra
Retenciones
Esta carpeta presenta una tabla donde se nos indican las retenciones ligadas al
documento, son campos calculados pero se pueden manipular si el usuario lo
desea.
Retencin: en este campo se ubican los nombres de las retenciones ligadas al
documento, es un campo editable por medio de un F1 o doble clic.
Descripcin: es la descripcin de la retencin, es un campo no editable.
Monto: es el monto que calcula la retencin, sin embargo se puede digitar. Si
se digita cualquier valor se puede calcular de nuevo este monto por medio de
la calculadora que se muestra en esta pantalla.
Base: es la base sobra la cual se ha calculado la retencin, es un campo no
editable.
Auto-retenedora: indica si la retencin es auto-retenedora o no por medio
de un check, es un campo no editable.
Compras
Transacciones 150
Carpeta retenciones en rdenes de compra
Creacin de Relacin Artculo - Proveedor

El sistema permite la creacin de la relacin entre artculo y proveedores
desde la orden de compra, los campos para la misma se agregan como
columnas adicionales a la tabla. Si no existe la relacin se despliega al usuario
una pantalla con los siguientes parmetros que pueden ser definidos
directamente en la pantalla sin necesidad de navegar por las columnas de la
tabla.
Compras
Transacciones 151
Creacin de relacin Artculo - Proveedor
Las casillas que deben ingresarse para completar la informacin de la relacin

artculo proveedor es la siguiente:
Pas de Manufactura: Automticamente el sistema sugiere el pas del
proveedor, sin embargo el usuario con un F1 o doble clic puede elegir desde
una tabla de pases y regiones cual es el indicado.
Tipo Pas/Regin: Este es un campo no editable y le muestra al usuario si el
campo elegido anteriormente es un pas o una regin.
Cdigo de catlogo: se ingresa el cdigo del proveedor para el artculo.
Lote mnimo: se ingresa el lote mnimo de compra.
Lote estndar: se ingresa el lote estndar de compra.
Lote mltiplo: se ingresa el lote mltiplo de compra.
Factor de conversin: dentro de esta casilla se ingresa el factor de
conversin entre la unidad de compra y la de almacenamiento.
Plazo de reabastecimiento: dentro de esta casilla se ingresa el plazo en
das para el reabastecimiento del artculo.
Compras
Transacciones 152
Botn Funcin
Descripcin
Aprobar
Con esta funcin se aprueban todas las rdenes de compra

que estn marcadas con el highlight, o desde adentro de una
orden de compra. Para poder generar los documentos de
embarque donde se certifica el recibo de materiales, es
preciso que las rdenes desplieguen el estado "Trnsito", el
cual se obtiene una vez ejecutado este proceso.
Refirase a "Cmo se Aprueban las rdenes de Compra?"
en la pgina 165, donde se detallan las caractersticas de
esta opcin.
Reversar
Aprobacin

aprobacin de rdenes de compra. Para que la reversin se
lleve a cabo las rdenes deben contar con una serie de
caractersticas, ya que no en todos los casos ser posible
realizarla. En los casos que se pueda realizar se habilitar
el cono del proceso. Para reversar la aprobacin de una
orden de compra, el documento debe contar con las
siguientes propiedades:
haber sido aprobada
que no tengan movimientos (no estar asociadas a

un embarque)
Reversar la Aprobacin de una Orden?" en la pgina 171.
Por Aprobar
El objetivo de esta opcin es colocar la orden de compra en

un estado Por Aprobar, esto para que los usuarios que
puedan (debido al monto y al departamento) aprueben la
orden. Al colocar la orden en este estado el sistema enva
un correo a los usuarios que pueden aprobar la misma, se
necesita que la orden sea aprobada por la cantidad de
usuarios establecidos para se monto de dinero en el
departamento. Cuando la orden tenga el nmero de
aprobaciones requeridas esta pasar al estado Aprobado.
Pasar a planeada
Cuando una orden tiene el estado Por Aprobar, se puede

pasar al estado Planeada de nuevo. Cuando la orden se
vuelva a colocar en estado Por Aprobar se requiere la
aprobacin por parte de los usuarios otra vez, aunque estos
ya hubiesen aprobado antes, ya que al pasar a planeada, el
sistema borra los registros de los usuarios que aprobaron
anteriormente.
Al marcar este filtro se desplegarn las rdenes que estn
pendientes de aprobar por el usuario que aplique el filtro.
Las rdenes que aparezcan sern aquellas que el usuario
pueda aprobar de acuerdo a sus privilegios.
Confirmar
Compras
El objetivo de esta opcin es actualizar las cantidades de

inventario en trnsito, una vez que se ha aprobado la orden
de compra. Es decir, cuando se realiza la aprobacin de
una orden, se supone que el proveedor ha recibido el
documento e iniciado el trmite para satisfacer el pedido.
Transacciones 153
De modo que, las cantidades requeridas estn en camino

y el sistema puede considerar que se encuentran en trnsito,
es decir, que ingresarn a la cantidad disponible o en
cuarentena del inventario, en el corto plazo.
Refirase a la seccin Cmo Confirmar las rdenes de
Compra? en la pgina 163 para mayor detalle.
Compras
Desconfirmar
Esta opcin revierte el efecto que el proceso de

confirmacin de rdenes tiene sobre el inventario. Esto es,
al desconfirmar una orden de compra, se rebajan del
inventario en trnsito las cantidades solicitadas en la orden.
Las desconfirmacin se debe realizar en caso de que sea
necesario revertir el efecto de la orden de compra sobre el
inventario en trnsito. Cuando se desconfirma una orden de
compra, se actualiza tambin el registro de auditoria del
usuario que realiz el proceso de confirmacin.
Por otro lado, si se cancela o se cierra una orden, el sistema
rebaja automticamente las cantidades asignadas al
inventario en trnsito, sin embargo, los registros de
auditora de la confirmacin no son actualizados. Refirase
a Cmo Confirmar las rdenes de Compra? en la pgina
163.
Cerrar
Esta opcin se utiliza para ejecutar el proceso de cierre de

rdenes de compra, con estado Recibida o Backorder.
El proceso deshabilitar todos los campos de la orden de
compra y cambiarn su estado a Cerrada. Cuando el estado
original de la orden de compra es backorder, entonces el
proceso rebajar del inventario en trnsito las cantidades
que an no se hayan satisfecho.
Refirase a Cmo Cerrar las rdenes de Compra? en la
pgina 173.
Cancelar
Esta opcin cancela una orden de compra, de manera que

no puede ser enviada al proveedor. Cuando una orden de
compra despliega este estado, no puede ser considerada
para generar los documentos de embarque
correspondientes.
El proceso de cancelacin de rdenes de compra es
irreversible, esto significa que si una orden ha sido
cancelada no puede restaurar su estado original.
Marcar /
Desmarcar
Esta opcin permite marcar las lneas seleccionadas con el

highlight, de manera que se impriman las rdenes de
compra requeridas.
A su vez, el cono sirve para desmarcar una a una las
rdenes de compra que se hayan seleccionado para
impresin.
Consulte "Cmo se Imprimen las rdenes de Compra?" en
la pgina 175, donde se presenta el comportamiento de esta
funcin.
Transacciones 154
Desmarcar Todas
Esta opcin permite quitar la marca de impresin a todas

las lneas de la tabla de datos que se hayan seleccionado
para imprimir.
Al accionar esta opcin el sistema pide que se confirme la
orden. Refirase a Cmo Confirmar las rdenes de
Compra? en la pgina 163 par poder completar la
informacin requerida.
Imprime las rdenes de compra que se hayan seleccionado
con la opcin
. Las rdenes se imprimen en un
formato especial de manera que cada una se presentar en
un documento individual.
La diferencia que existe entre la impresin de rdenes de
Imprimir
Compras
compra (
) se basa en
que: la primera, muestra el detalle de una nica orden de
compra, es decir, emite un reporte por lnea marcada. Por
otro lado, la segunda opcin presenta un listado de todas las
rdenes desplegadas en la pantalla.
Refirase a "Cmo se Imprimen las rdenes de Compra?"
en la pgina 175, donde se explica el procedimiento a
seguir para esta opcin.
Enviar correo
Este cono permite enviar una orden marcada para

impresin por correo electrnico. El correo al cual se envia
es al correo asociado al proveedor.
Una vez que se envia la orden de compra por correo, esta
quedar marcada como impresa.
Copiar rdenes
Esta funcin permite copiar rdenes de compra existentes,

pero solo es permitido copiar rdenes en estado de Trnsito,
BackOrder, Recibida, Cerrada y Cancelada. Para ms
informacin consulte .
Desglosar
Impuestos
Con esta funcin se brinda la posibilidad de visualizar del

desglose de los impuestos, permitiendo ver del monto
correspondiente al costo de las mercaderas cunto
corresponde a los impuestos.
Cargar lneas de
solicitud
Esta opcin se utiliza cuando se desean crear pedidos en

una orden de compra a partir de las solicitudes de
materiales realizadas por los departamentos de la compaa.
Al presionar este cono se despliegan todas las solicitudes
de compra que tengan definidos artculos que suministra el
proveedor asignado a la orden de compra.
No aprobar / Si
aprobar
Permite modificar el estado de aprobacin para las rdenes

de compra. El cono permite marcar las rdenes de compra
seleccionadas como no vlidas para aprobacin. Si la orden
de compra ya ha sido marcada entonces el proceso har lo
inverso, o sea de nuevo restablecer la orden para
aprobacin.
El cono se presenta en la tabla principal de rdenes de
Transacciones 155
compra y en la pantalla de mantenimiento de las rdenes de

compra. Es necesario que el estado de la orden sea
PLANEADA o TRANSITO sin confirmar y que necesite
confirmacin.
Cuando se marca una orden de compra y se establece que
no es apta para aprobarse, se necesita ingresar un
comentario para aclarar el motivo de este estado. Vea la
seccin "Cmo se Aprueban las rdenes de Compra?" en
la pgina 165 para mayor detalle del ingreso de estas notas.
Habilitar
aprobacin
Habilita todas las rdenes en estado de no aprobacin, para

aprobacin.
Este cono permite restablecer para aprobacin todas las
rdenes de compra con el estado de No Aprobar, (este
cono tiene una funcionalidad similar al de desmarcar para
impresin las rdenes de compra), con el objetivo de no
tener que buscar las rdenes y seleccionarlas y con ello
hacer ms rpido el proceso.
Cmo se Cargan las Lneas de la Solicitud de
Compra?
Recuerde que este proceso se utiliza cuando se desean crear pedidos en una
orden de compra a partir de las solicitudes de materiales realizadas por los
departamentos de la compaa.
Para cargar artculos de una solicitud a la orden de compra, se debe proceder
como se explica a continuacin:
1. Defina el nmero de la orden, proveedor, departamento y fecha
requerida.
2. Presione el cono Cargar lneas de solicitud ( ). En este
momento, el sistema salvar automticamente la orden de compra y
se desplegar la pantalla correspondiente.
3. La pantalla que se despliega al accionar la opcin contiene tres
carpetas; en la primera se presentan los parmetros con los cuales se
establecer el filtro para la seleccin de solicitudes de compra. En
la segunda carpeta, se desplegarn las solicitudes que cumplan con
el filtro definido anteriormente; y en la tercera aparece una carpeta
para establecer relaciones entre el proveedor y el artculo en caso de
no tenerla.
Compras
Transacciones 156
4. Seleccione las lneas de artculos que necesite cargar a la orden de

compra. La seleccin se realiza al posicionar el highlight sobre cada
lnea de la tabla, con la tecla Ctrl presionada, y haciendo un click
con el botn izquierdo del ratn.
5. Presione el cono denominado Cargar, para completar el proceso.
6. El sistema anotar los artculos y cantidades definidas en la carpeta
Lneas. Seguidamente se desplegar la pantalla de creacin modificacin de rdenes de compra.
Filtro
En esta carpeta se despliegan parmetros que establecern el filtro para la
seleccin de las solicitudes de compra, que podrn considerarse en el proceso
de carga de lneas.
Carpeta Filtro para cargar las lneas de solicitudes
Los parmetros son los siguientes:

Nmero de Solicitud: establece el rango de seleccin de registros con base
en el nmero de identificacin de las solicitudes de compra.
Compras
Transacciones 157
Departamento: este parmetro establece que se desplegarn nicamente

aquellas solicitudes que hayan sido creadas por los departamentos definidos
mediante el rango especificado en estas casillas.
Fecha de la Solicitud: segn esta condicin, las solicitudes de compra que
se considerarn para el proceso de carga, debern haber sido creadas dentro de
las fechas definidas en el rango.
Fecha Requerida: segn esta condicin, las solicitudes que se considerarn
para el proceso de carga, debern tener la fecha lmite para que los artculos
solicitados lleguen al departamento que los necesita (fecha requerida de la
solicitud de compra), dentro de las fechas definidas en el rango.
Artculo: establece el rango de seleccin de las solicitudes con base en los
artculos definidos en la base de datos. Se debe tener cuidado, puesto que a
pesar de que se puede escoger cualquier artculo de la base de datos, solamente
se podrn cargar artculos que sean suministrados por el proveedor
desplegado.
Prioridad: en este caso el patrn de seleccin se establecer segn la
prioridad que se haya definido al documento de solicitud de compra. Se puede
decidir si solamente se considerarn las solicitudes de prioridad alta, media o
baja, o bien, cualquier combinacin entre estas opciones.
Si los campos se dejan en blanco, el sistema asume que se considerarn todos
los registros existentes en la base de datos que apliquen al proveedor, de
manera que desplegar cualquier solicitud, de cualquier departamento, creada
en cualquier fecha, requerida para cualquier momento, de cualquier prioridad
y para todos los artculos asociados con el proveedor.
Despliegue: es parte importante del filtro donde se da la opcin de Ver
todas las solicitudes y tambin de Eliminar la restriccin de fecha
requerida.
Consolidar lneas: sirve para consolidar en una misma lnea artculos
iguales, esto se puede realizar consolidando solo por artculo o por artculo y
fecha requerida.
Lneas
En esta carpeta se desplegarn las lneas de solicitudes que cumplan con los
patrones definidos en el filtro anterior.
Compras
Transacciones 158
Carpeta Lneas para cargar las lneas de solicitudes
Las columnas que se despliegan para cada artculo son las siguientes:
Solicitud: se refiere al nmero con que fue registrada la solicitud de compra
en la base de datos.
Lnea: indica la lnea que ocupa el requerimiento de materia prima o
suministro del departamento, dentro de la solicitud de compra.
Artculo: cdigo del artculo a cargar.
Descripcin: nombre del artculo. Si la descripcin fue modificada en la
solicitud, entonces se desplegar tal y como se grab en dicho documento.
Cantidad: en esta celda se despliega la cantidad requerida en la solicitud de
compra, en unidades de almacenamiento.
Si se ha cargado parte de la lnea en otra orden de compra, en esta casilla se
despliega la cantidad requerida pendiente o saldo de la lnea en la solicitud de
compra, es decir, la cantidad de materia prima o suministro que an no ha sido
incluida en ninguna orden de compra.
A Ordenar: establece la cantidad de materia prima o suministro, en unidades
de almacenamiento, que realmente ser pedida al proveedor en la orden de
compra. Por omisin el sistema despliega la cantidad requerida en la solicitud
Compras
Transacciones 159
de compra o su saldo, sin embargo el usuario puede pedir al proveedor, en la

orden de compra, una cantidad menor que la cantidad requerida en la solicitud
de compra o su saldo.
Prioridad: despliega la prioridad que se asign a la solicitud de compra.
Departamento: despliega el cdigo del departamento de donde se origin la
solicitud de compra.
Fecha Requerida: presenta la fecha lmite para que los materiales
solicitados lleguen hasta el departamento que los requiere y corresponde a la
fecha requerida de la solicitud de compra a la cual pertenece la lnea que se
est cargando en la orden de compra.
Comentario: despliega los comentarios que se definieron a la lnea de la
solicitud.
Unidad: en esta casilla se presenta la unidad de medida de almacenamiento
para el artculo solicitado.
La carga de solicitudes de compra permite asociar lneas de solicitudes a una
orden de compra, al realizar esta asociacin el sistema verifica el parmetro
global que indica un nico centro de costo por orden de compra.
De estar activo este parmetro el sistema verifica si la orden de compra ya

cuenta con algn centro de costo definido, de ser as se tienen dos opciones:
Slo se puede asociar lneas de solicitudes con el mismo centro de

costo incluido en la orden de compra.
Se puede asociar las lneas de solicitudes que se desee pero a las

mismas se les modifica el centro de costo por el de la orden de
compra.
Si la orden de compra aun no tiene lneas slo se pueden seleccionar lneas de

solicitudes con el mismo centro de costo. Si el parmetro global que indica un
nico centro de costo por orden de compra est inactivo, se pueden asociar las
lneas de solicitudes que se deseen.
Compras
Transacciones 160
Datos de Compra
En esta carpeta se desplegarn las columnas correspondientes a los datos de
compra de los artculos desplegados en la carpeta Lneas de esta misma
pantalla.
Carpeta Datos Artculo para cargar las lneas de solicitudes
Las columnas desplegadas son: cdigo y descripcin del artculo, cdigo de

catlogo, lote mnimo y estndar de compra, lote mltiplo, unidad de medida
compra, factor de conversin y plazo de reabastecimiento, pas manufactura,
descripcin pas manufactura, tipo pas/regin.
Algunos de estas columnas son editables de manera que permitan al usuario
que defina las caractersticas para el artculo del que se estn cargando las
solicitudes.
Ejemplo de asignacin de centro de costo y cuenta

contable en carga de solicitudes
Similar a las solicitudes de compra, dentro de los valores a ingresar para cada
lnea, se encuentran el centro de costo y la cuenta contable, estos datos pueden
ser omitidos, pero si se ha indicado la sugerencia del centro de costo y cuenta
contable al crear cada lnea e incluir el artculo el sistema sugiere el valor de
Compras
Transacciones 161
centro de costo y cuenta contable, los datos se toman del grupo de cuentas al
que est asociado el artculo para el subgrupo cuentas de inventario. Ahora,
para el caso en que no se presupuesten los inventarios sino que se
presupuesten los gastos por compra de artculos entonces elsistema sugiere
para aquellos artculos tipo: Laboral, Servicios, Suministros,
Refaccin y Otros, la cuenta contable de compra local o exterior
(depender del proveedor de la orden de compra) del grupo de cuentas
asociado al artculo. Lo anterior aplica si adems se ha seleccionado la
integracin con el mdulo de Control Presupuestal, de lo contrario el sistema
sugiere la cuenta de inventario, como a los dems tipos de artculos.
Un ejemplo de la especificacin del centro de costo y cuenta contable para
cada lnea de la orden de compra, (suponemos que los parmetros globales
indican un nico centro de costo por orden, y la sugerencia del centro de costo
y cuenta contable) es el siguiente:
Se tienen los siguientes artculos y sus respectivos centros de costos y cuentas
contables:
Artculo
Centro de Costo Cuenta Contable
001
100-100-001
5-100-200-055
002
100-100-001
5-100-200-076
003
100-100-001
5-100-200-093
Esta definicin de las lneas es vlida para continuar con el proceso, de

aprobacin. Sigamos con otro ejemplo, se crea la siguiente orden de compra:
Lnea Artculo Precio Cantidad Centro Cuenta Total

Unitario
de
Contable
Costo
1
001
1.500.00
10
100-100-001
19 000.00
002
6.052.00
20
100-100-001
5-100-200-100 148 027.00
003
10.547.00
15
100-100-001
197 204.00
002
1.500.00
20
5-100-200-015 34.130.00
Como se puede notar la lnea 1 solo tiene desde la orden de compra el centro
de costo, por lo tanto, va a ser necesario buscar la cuenta contable, a partir del
catlogo de cuentas que tiene asociado el artculo, para este caso sera la
cuenta contable: 5-100-200-055.
Compras
En el caso de la lnea 2, no se hace necesaria la sugerencia de la

cuenta contable.
En el caso de la lnea 3, se deben obtener la cuenta contable, la cual es

5-100-200-093.
Transacciones 162
En el caso de la lnea 4, se hace necesaria la sugerencia del centro de

costo, el cual sera: 100-100-001
Si no se ha seleccionado la sugerencia de estos valores pueden ser nulos los

valores y el sistema valida hasta el momento de generar el asiento contable de
ingreso de mercadera.
Caso: Un nico centro de costo (al agregar o modificar)

Descripcin: Tambin se debe validar si se ha indicado un nico centro de
costo por orden de compra (parmetro global), de ser as para cada orden de
compra slo se puede ingresar un nico centro de costo en sus lneas, la
operacin para estos casos es el siguiente:
La verificacin de este parmetro aplica al momento de crear o

modificar la orden de compra.
La primer lnea de la orden de compra se utiliza como gua para

definir el centro de costo a utilizar por la orden de compra.
El usuario no puede ingresar centros de costos diferentes en una orden

de compra, pero s ingresar blancos para este valor.
Para modificar el valor de esta columna debe antes limpiarse el

centro de costo ingresado en cada una de ellas y proceder a ingresar el
centro de costo correcto, recuerde que la validacin se hace con el
centro de costo de la primer lnea de la orden de compra.
Si el parmetro global para la sugerencia del centro de costo y cuenta

contable est activo, se sugiere el valor ingresado en el centro de
costo para la primer lnea de la orden hacia las siguientes, (la
sugerencia de la cuenta contable se explico anteriormente).
Cmo Confirmar las rdenes de Compra?

El proceso de confirmacin de rdenes de compra, se lleva a cabo como
complemento de la aprobacin de rdenes. Mientras la aprobacin considera
un visto bueno interno en la empresa, la confirmacin se refiere al visto bueno
del proveedor, de modo que una vez conocidas las cantidades requeridas,
confirma que puede cumplir con la orden de compra y da inicio al trmite para
hacer llegar la mercadera hasta la empresa.
De manera que, en la empresa se puede considerar que la orden ser satisfecha
y aunque an no ha llegado el embarque, ste ya est siendo preparado por el
proveedor. As, el proceso de confirmacin de rdenes actualiza el inventario
en trnsito del artculo, de manera que se consideran las cantidades de la orden
de compra confirmadas por el proveedor.
Compras
Transacciones 163
Tanto la aprobacin como la confirmacin de rdenes de compra son

necesarias para la generacin de los documentos de embarque.
El proceso de confirmacin de rdenes se puede llevar a cabo desde varios
puntos de la opcin:
carpeta General de la pantalla de Creacin - Modificacin de rdenes

de Compra
pantalla de Aprobacin de rdenes de Compra
opcin de Confirmar en el men Registro o su correspondiente cono

en la barra de herramientas.
Para confirmar una orden de compra se debe proceder de la siguiente manera:

1. Una vez que se ha creado la orden de compra y realizado la
aprobacin de la misma, entonces proceda a ubicar el highlight
sobre la orden o lnea de la tabla que desee confirmar. Si se
requiere confirmar varias rdenes de compra a la vez, entonces
presione la tecla Ctrl y marque con el highlight las lneas que se
requiera que participen en el proceso.
2. Active la opcin Confirmar que se encuentra en el men
Registro, o bien accione el cono
que se localiza en la barra de
herramientas. El sistema desplegar una pantalla en la cual se
explica lo que realizar el proceso.
Pantalla del proceso de confirmacin
3. Presione el botn S para continuar con el proceso. El sistema

presentar mensajes segn lo ocurrido, ya sea que no fue posible
confirmar alguna orden o bien que se llev a cabo
satisfactoriamente.
Una vez concluida la confirmacin de las rdenes, stas pueden ser
consideradas para la generacin de los embarques. En el apartado
Embarques en la pgina 181, se explica el detalle de esta opcin.
Compras
Transacciones 164
En caso de que sea necesario revertir el proceso de confirmacin, el sistema

ofrece la opcin de Desconfirmacin de rdenes. Este proceso restablece, los
niveles iniciales del inventario en trnsito y adems restaura el estado de No
Confirmada para la orden.
Para realizar la desconfirmacin de rdenes de compra es necesario que stas
no estn ligadas a ningn documento de embarque, es decir, que la cantidad
solicitada de un artculo especfico no haya llegado a la bodega de modo que
se hubieran anotado en el documento correspondiente.
Para desconfirmar una orden de compra se procede de la siguiente manera:
1. Marque la orden u rdenes de compra que requiera desconfirmar.
Para esto proceda a ubicar el highlight sobre la orden o lnea de la
tabla que desee desconfirmar. Si se requiere desconfirmar varias
rdenes de compra a la vez, entonces presione la tecla Ctrl y
marque con el highlight las lneas que se requiera que participen en
el proceso.
2. Active la opcin Desconfirmar que se encuentra en el men
Registro, o bien accione el cono
que se localiza en la barra de
herramientas. El sistema desplegar una pantalla en la cual se
explica lo que realizar el proceso.
Pantalla de desconfirmacin de rdenes
3. Presione el botn S para continuar con el proceso. El sistema

presentar mensajes segn lo ocurrido, ya sea que no fue posible
desconfirmar alguna orden o bien que se llev a cabo
satisfactoriamente.
Cmo se Aprueban las rdenes de Compra?

Una vez que la orden de compra ha sido creada, el sistema desplegar el
estado de la misma como "Planeada". La aprobacin se realiza en forma
manual, desde la pantalla principal de la opcin para realizarlo de forma
masiva o desde adentro de cada orden de compra.
Si se est utilizando el parmetro de aprobar rdenes por jerarqua, para poder
aprobar una orden de compra se pueden requerir varias aprobaciones de
algunos usuarios, y la orden se mantendr en un estado Por Aprobar hasta
Compras
Transacciones 165
que cumpla con todas las aprobaciones necesarias segn los requerimientos
para la misma.
Es necesario aprobar la orden de compra para que sea considerada tanto en el
proceso de confirmacin y posteriormente, en la generacin de embarques.
En este proceso tambin se actualizarn los datos referentes al artculo. Para
ello el precio unitario se tomar del precio unitario definido en la orden para
cada artculo y para ello se toman las siguientes consideraciones:
En aquellos casos en que exista ms de una lnea para el mismo

artculo y el precio es distinto entre ellas, el precio unitario se tomar
de aquella lnea con una fecha requerida mayor.
Si hay ms de un lnea para el mismo artculo y todas con una fecha

requerida igual, lo cual puede ocurrir por no utilizar la consolidacin
al cargar lneas de solicitudes (esta condicin se define en los
parmetros del mdulo), o por ingresar una lnea directamente a la
tabla, adems el precio es distinto entre estas lneas, en estos casos el
precio del artculo se tomar de la ltima lnea registrada para ese
artculo.
El proveedor se actualizar con el proveedor asignado a la orden de compra, la

moneda har referencia a la moneda en la cual se cotiz la orden y la fecha de
cotizacin se tomar del campo donde se registra la fecha de cotizacin para la
orden, la informacin se almacenar en los datos del artculo que maneja
Compras.
Al tener actualizado estos datos para cada artculo que participa en el proceso
de compras harn posible su consulta en el listado de pendientes a cotizar.
El usuario es capaz de aprobar una o varias rdenes de compra a la vez. Para
ejecutar el proceso de aprobacin desde la tabla se procede de la siguiente
manera:
1. Ubique el highlight sobre la orden o lnea de la tabla que desee
aprobar. Si se requiere aprobar varias rdenes de compra a la vez,
entonces presione la tecla Ctrl y marque con el highlight las lneas
que se requieran que participen en el proceso.
2. Asegrese de que las rdenes de compra tienen establecido su
estado como "Planeada" o Por Aprobar, en caso contrario, el
sistema no realiza el proceso.
3. Presione el cono
para ejecutar el proceso de aprobacin.
Seguidamente se desplegar la pantalla del proceso.
Compras
Transacciones 166
Pantalla de Aprobacin de rdenes de Compra
4. En la pantalla el usuario tiene la opcin de elegir si con el proceso

de aprobacin, se confirma tambin la orden. El proceso de
confirmacin ser explicado posteriormente.
5. Una vez concluido el proceso, todas las rdenes de compra que
participaron en el mismo cambiarn su estado a "Trnsito".
6. En caso contrario, es decir, si el proceso no se ejecuta
satisfactoriamente, el sistema despliega una advertencia, esta
situacin se presenta en caso de que se intente aprobar una orden
que tenga un estado diferente a "Planeada" o Por Aprobar.
Aprobacin / confirmacin con integracin

presupuestal (parmetro global)
Cuando se realiza la aprobacin el sistema verifica si para alguna de sus lneas
no se ha ingresado el centro de costo o la cuenta contable, de ser as, se le
despliega al usuario un mensaje de advertencia indicando la lnea de la orden
con el problema y se no se ejecuta el proceso hasta que se ingrese la
informacin.
El sistema luego valida el presupuesto de la siguiente manera:
1. Primero se obtiene el monto por el cual se hace la ratificacin del
presupuesto, para esto se considera cada artculo (lnea de la orden), el precio
unitario, el descuento por lnea, el monto por impuestos (impuesto 1 y 2) que
afecta a cada artculo, si se ha definido que el impuesto 1 afecta el precio del
artculo este debe sumarse al precio unitario del mismo (se debe de considerar
las caractersticas para calcular el impuesto 1 con respeto a los descuentos).
2. Si se ha especificado un descuento general para la orden, este debe
reflejarse proporcionalmente para cada artculo.
Compras
Transacciones 167
3. Por ltimo si se han ingresado montos por flete, seguro y documentacin,

estos debern prorratearse entre las lneas de la orden, para obtener el monto
que afecta a cada uno, para ello el sistema permite los siguientes tipos de
prorrateo:
Cantidad
Peso Bruto
Peso Neto
Precio
Promedio
Volumen
El prorrateo toma en cuenta el valor total del rubro y se distribuye de acuerdo

al peso (lo define el tipo de prorrateo) entre cada una de las lneas de la
orden de compra. Por ejemplo el total a validar contra el presupuesto para las
siguientes lneas se obtendra as: (se supone un descuento por lnea del 2%,
descuento general del 5%, los impuestos no se afectan por los descuentos, flete
+ seguro + documentacin suman 25 000, se prorratea por precio)
Art. Precio Cant. - Desc.

+
+
- Desc. + Flete,
Unit.
por Impues Impues Gener seguro y
linea
to1
to2
al
docume
ntacin
1 950.00
1 500.00
001
1.500
10
300.00
2 000.00
19 415.00
002
6.052
20
2 420.80
15 735.20 12 104.00 5 930.95
7 500.00
148 027.45
003
10.547
15
3 134.10
20 566.65 15 820.50 7 753.55
13 500.00
197 204.50
002
1.500
20
600.00
3 900.00
2 000.00
34 130.00
3 000.00
735.00
Total
1 470.00
Adems se deben tomar en cuenta, los siguientes datos para la validacin:
El paquete en el que ser creado temporalmente el movimiento

presupuestal.
El presupuesto a utilizar, el cual se ha especificado en la orden de

compra.
Con toda la informacin anteriormente especificada, el sistema verifica el

presupuesto para la orden de compra. Adems de cambiarle el estado a la
orden, modificar el inventario en trnsito, tambin verifica la disponibilidad en
el presupuesto para generar el apartado.
Los pasos para la verificacin del presupuesto son los siguientes:
Compras
Transacciones 168
1. Para cada artculo (lnea de la orden) se toma su centro de costo y cuenta

contable.
2. Se obtiene para el centro de costo y cuenta contable el par presupuestal
asociado. Esta relacin se ingresa en el mantenimiento de partidas, carpeta
Contabilidaddel mdulo de Control Presupuestal. Dado el caso, en que
al menos un artculo no tenga el par presupuestal asociado, se despliega un
mensaje de error indicando la lnea de la orden de compra, el problema y se
cancela el proceso.
3. Una vez con el par presupuestal a mano, se verifica la disponibilidad en el
presupuesto (se debe tomar en cuenta que el presupuesto se pudo generar en
moneda local o dlar, no as la orden de compra, por lo que si es necesario
realizar conversiones de moneda se tomar la fecha de creacin de la orden de
compra para el tipo de cambio a utilizar).
Para esto se verifica antes el tipo de validacin del presupuesto, o sea que si el
disponible se toma del periodo actual (al momento de aprobar la orden) o, que
al validar el disponible se tome como la suma utilizable de todos los periodos
anteriores al actual (inclusive), con ello el sistema sabe si existe disponibilidad
de fondos para realizar la compra, lo anterior se define en el mdulo de
Control Presupuestal al momento de crear el presupuesto.
Esta validacin se hace para cada una de las lneas de la orden de compra. Si
hay fondos suficientes (para todas ellas) entonces, el proceso de aprobacin
contina generando el movimiento presupuestal de apartado finalizando con
xito la confirmacin de la orden. Si no los hubiera, se le despliega un mensaje
de advertencia al usuario indicando para cual lnea de la orden no existen
fondos presupuestados suficientes para generar la compra. Si el parmetro
global que indica la viabilidad de sobre ejecutar el presupuesto esta activo, el
sistema permite al usuario continuar o no con la aprobacin (de lo contrario se
cancela el proceso). Si el sistema no le permite continuar se presentan las
siguientes opciones:
Realizar una modificacin presupuestal para aumentar el disponible
Rebajar de la orden de compra el rubro que sobrepasa la partida

presupuestal.
Si el sistema permite continuar con el proceso de aprobacin, se generar el
movimiento presupuestal de apartado por el monto disponible. (Luego al
generar el gasto el asiento contable se genera por el monto total de la compra,
con lo cual se sobre ejecutar el presupuesto).
Compras
Transacciones 169
Aprobacin / confirmacin sin integracin presupuestal

(parmetro global)
Si no hay integracin con presupuesto, la confirmacin de la orden slo se
afecta, si el parmetro global para la sugerencia del centro de costo y cuenta
contable est activo, as al encontrarse lneas para estas columnas sin valores
el sistema sugiere el valor faltante tomndolo del grupo de cuentas al que est
asociado el artculo para el subgrupo cuentas de inventario. Si para alguna de
estas lneas, estas columnas quedaran en blanco, no es causa de la cancelacin
del proceso de confirmacin de la orden de compra.
Simplificacin de Compra Local

Si el usuario marc en Parmetros del Mdulo la opcin de que el sistema
pueda simplificar la compra local, ha debido parametrizar a su conveniencia
dicha opcin, entonces este podr despus de haber aprobado la rden de
compra realizar varios procesos con un solo clic en un botn de recibir la
orden de compra
que se activar dentro de la orden.
Igualmente si se marca en el tab general Facturar, se habilitar un tab con

esta opcin en cual pantalla podemos observar: nmero de factura,
subtipo,fecha, fecha Rige,moneda, condicin,aplicacin,impuesto 1, impuesto
2 y monto.
Todos estos campos se comportarn de acuerdo a lo explicado en la
parametrizacin del tab simplificacin en parmetros del mdulo.
Una vez aprobada la orden se debe ingresar a la misma para que en una
columna nombrada como Aceptado se le digite la cantidad a aceptar.
Si no se digitan en esta columna las cantidades entonces el sistema desplegar
un mensaje advirtindole al respecto para que se acepten las cantidades, de no
hacerlo la aplicacin no podr ser llevada a cabo.
El mensaje a desplegar es el siguiente:
Si por el contrario en la columna de aceptado ya se digitaron las cantidades a

aceptar entonces s podemos dar click en el botn de recibir la orden de
Compras
Transacciones 170
compra
a lo cual el sistema nos despliega un mensaje para confirmacin
de la aplicacin.
La pantalla a desplegar por la opcin es la siguiente:
Pantalla para confirmacin de Aplicacin de Orden deCcompra
Al dar click en el botn de aplicar el sistema realizar los siguientes procesos:
Recibe la orden
Crea el embarque
Acepta las lnea del embarque
Aplica a inventarios en bodega o bodegas correspondientes
Genera transaccin en CI
Ajusta los costos
Cierra la orden
Para ms detalle acerca del funcionamiento de esta funcionalidad vea en
Parmetros del mdulo la seccin Simplificacin en la pgina 18.
Cmo Reversar la Aprobacin de una Orden?

Este proceso se encarga de reversar la aprobacin de las rdenes de compra
seleccionadas. El proceso de reversin se aplicar a los documentos que
renan las siguientes caractersticas:
Compras
Estar en estado Aprobada.
Que no cuenten con movimientos (no asociadas a un embarque).

Transacciones 171
El proceso de reversin lo que har ser pasar el estado de la orden a planeada

Por Aprobar lo que habilitar su edicin en caso de volver a planeada por
si se desea modificar y adems limpiar la auditora de aprobacin y
confirmacin.
Se presentan tres situaciones con la reversin de las rdenes:
Aprobadas, requieren confirmacin y no estn confirmadas, en esta

caso nicamente es necesario modificar el estado de la orden de
aprobada a planeada.
Aprobadas, requieren confirmacin y estn confirmadas, adems del

cambio de estado es necesario modificar las cantidades en trnsito en
inventarios.
Aprobadas y no requieren confirmacin, funciona igual que el punto

anterior.

continuacin:
1. Seleccione las rdenes a reversar con el highlight.
2. Presione el cono
El sistema despliega la pantalla Reversin de Aprobacin de
rdenes la cual cuenta con dos botones: el primero realiza el
proceso (Reversar) y el segundo cancela la operacin (Cancelar).

la operacin.
Integracin Presupuestal
Cuando se ejecuta el proceso de desaprobacin, el sistema verifica si hay
integracin con presupuesto, el sistema cancela totalmente el movimiento
Compras
Transacciones 172
presupuestal de apartado, generado al aprobar la orden de compra; para ello se

consideran todas las lneas de la orden de compra y para cada una de ellas con
el centro de costo y cuenta contable se obtiene el par presupuestal para obtener
la partida de presupuesto a afectar (se debe tomar en cuenta la moneda en que
se crea la orden y el presupuesto, se utilizar la fecha de la orden para obtener
el tipo de cambio).
Cmo Cerrar las rdenes de Compra?

El primer requisito para cerrar una orden de compra es que tenga estado Por
Aprobar, Backorder o Recibida, adems que el documento (o los documentos)
de embarque con los que est asociada haya(n) sido liquidado(s).
Para cerrar una orden de compra se procede como se explica a continuacin:
1. Marque la orden u rdenes de compra que requiera cerrar. Para esto
proceda a ubicar el highlight sobre la orden o lnea de la tabla
requeridas. Si necesita cerrar varias rdenes de compra a la vez,
entonces presione la tecla Ctrl y marque con el highlight las lneas
que se requiera que participen en el proceso.
2. Active la opcin Cerrar que se encuentra en el men Registro, o
bien accione el cono
que se localiza en la barra de herramientas.
El sistema desplegar una pantalla en la cual se explica lo que
realizar el proceso.
Pantalla de cierre de rdenes
3. Presione el botn Aceptar para continuar con el proceso. El

sistema presentar mensajes segn lo ocurrido, ya sea que no fue
posible desconfirmar alguna orden o bien que se llev a cabo
satisfactoriamente.
Compras
Transacciones 173
Cuando se ejecuta el proceso de cancelacin, el sistema verifica si hay
integracin con presupuesto. De no existir integracin presupuestal el
proceso no sufre alteraciones; si existe se debe establecer si el apartado
presupuestal asociado a la orden de compra se utiliz totalmente, sino se ha
hecho entonces el sistema cancela el apartado para devolver a disponible lo no
utilizado. Para realizar esto el sistema hace lo siguiente:
Compras
Primero se comprueba si la orden de compra est asociada a algn

embarque, de no estarlo, el saldo total del apartado presupuestal debe
pasar a disponible. La cancelacin del apartado valida la informacin
para todas las lneas de la orden de compra a cancelar o cerrar y
consulta el centro de costo, cuenta contable y determina el par
presupuestal relacionado, para as saber cual es la partida presupuestal
a afectar. Por el contrario si al menos una lnea se encuentra asociada
a un embarque, lo que se debe realizar sera:
El sistema obtiene el estado del embarque (o embarques). Si este es

Planeado o Trnsito, se muestra un mensaje al usuario,
indicndole que no se procede con el cierre o cancelacin de la orden
hasta que el embarque sea ingresado al inventario o eliminada la
asociacin con la orden de compra, esto para evitar un posible
desajuste en el monto disponible del apartado presupuestal generado
por la orden de compra al cancelar el mismo.
Si el estado del embarque es Recibido, el sistema verifica si para el

embarque se gener previamente el asiento contable de ingreso de
mercadera, si aun no ha sido generado se debe obtener el monto del
mismo (igual a como lo hara la generacin del asiento, pero slo para
la lnea o lneas de la orden de compra a cancelar o cerrar), para
rebajarlo del saldo disponible del apartado (para tener el monto real
que se debe pasar de nuevo a disponible), esto se realiza para cada uno
de los embarques asociados a la orden de compra.
Ahora si para el embarque ya se gener el asiento de ingreso, se

valida si el mismo ya se aplic al presupuesto, si se encuentra aplicado
significa que el saldo del apartado presupuestal ya ha sido afectado,
por lo tanto no se debe hacer nada extra, si no se encuentra aplicado se
debe obtener el monto del asiento para rebajarlo del saldo de la partida
presupuestal (ntese que el apartado se crea en moneda local o dlar,
por lo tanto al afectar el saldo, se debe hacer en esta moneda, puede
ser posible que se necesite realizar conversin de moneda, esto aplica
para todos los casos), una vez afectado (devuelto a disponible) el saldo
del apartado presupuestal, la cancelacin o cierre de la orden de
Transacciones 174
compra se comporta similar al caso de que no hubiera integracin con

presupuesto.
Cmo se Imprimen las rdenes de Compra?

Desde la opcin de rdenes de Compra se pueden obtener dos tipos de
reporte:
rdenes en pantalla (
Reporte de Orden de Compra (

)

ASCII.
Por otro lado, si se requieren imprimir las rdenes de compra, el
1. Seleccione en la tabla de datos las rdenes de compra que se van a
imprimir. Esto se hace al presionar la tecla Shift y marcar con el
highlight cada lnea que se necesite. Posteriormente se debe
presionar el cono
seleccionadas.
Compras
, para que las rdenes a imprimir queden
Transacciones 175

orden seleccionada para imprimir.
2. En caso de que haya marcado equivocadamente alguna orden de
compra especfica, se puede proceder a desmarcarla.
marca nicamente a esa lnea.
. El sistema quitar la

presione el cono
. El sistema desplegar la pantalla de
Impresin de rdenes de Compra.
Pantalla de Impresin
4. Dentro de la pantalla el usuario puede marcar la casilla de Borrar

marcas de impresin. En este caso, una vez que las transacciones
se encuentran impresas, el sistema borra automticamente las
marcas de impresin de las lneas de la tabla.
5. Presione el cono Imprimir, para completar el proceso.
El usuario obtendr el detalle de cada orden de compra que se haya
marcado para el proceso. Una vez que las transacciones se
encuentran impresas, el sistema borra automticamente las marcas
de impresin.
Los reportes que se obtienen son similares al siguiente:
Compras
Transacciones 176
Reporte de Orden de Compra
6. Dentro de este reporte el sistema despliega el monto total de la

orden de compra en letras, as como el nombre del comprador
registrado para la orden.
7. Cuando el sistema imprime las rdenes de compra, no se desmarcan
las lneas que estaban seleccionadas. Por esta razn es preferible
que antes de ejecutar el proceso nuevamente, se presione el cono
para desmarcar todas las rdenes. El sistema le pedir que
confirme la orden.
Compras
Transacciones 177
Cmo se copia una Orden de Compra?

Para evitar el tedioso proceso de tener que recapturar rdenes de compra que
peridicamente se estn repitiendo, existe la opcin de copiar una orden de
compra existente.
El proceso se puede realizar desde la pantalla principal de rdenes de Compra
o propiamente desde la pantalla Orden de Compra, donde se ingresan los datos
de la orden, indiferentemente desde el lugar de donde se realice la compra el
proceso es el mismo.
Si la copia se hace desde afuera, o sea, desde la tabla principal el sistema
tomar la primera fila seleccionada y desde adentro seria la consultada.
Es importante recordar que esta funcin est condicionada a un privilegio
nuevo llamado Copiar rdenes que se desglosa en el modulo de AS, para
agregar este privilegio a la Base de Datos se deben correr los archivos CSV.
Otra consideracin importante es que la edicin del consecutivo de la orden
destino a copiar tambin estar sujeta al privilegio de Modificar Consecutivo
de rdenes de Compra en el mdulo de AS.
Cabe aclarar que solo es permitido copiar rdenes que estn en de estado
Trnsito, BackOrder, Recibida, Cerrada, Por Aprobar y Cancelada. Adems
que la orden copiada quedar en estado planeada.
Los pasos a seguir para llevar a cabo dicho proceso son los siguientes:
1- Selecione la orden a copiar, ya sea con el Highligth o con un doble clikc
sobre la misma para que se despliegue la tabla que contiene los datos de la
orden.
2- Presione el cono
para comenzar el proceso de copia. El sistema
desplegar el siguiente mensaje de confirmacin:
Compras
Transacciones 178
Pantalla de Copia de Orden
General
Dentro del tab general se encuentra una breve descripcin del proceso a
realizar, la orden nueva quedar en estado planeada. Despus de la copia el
usuario podr realizar todos los cambios que considere necesarios a la nueva
orden.
Orden de Compra a copiar: muestra el consecutivo de la orden de compra
elegida para ser copiada, este campo no es editable.
Proveedor: Muestra el proveedor actual relacionado con la orden de compra a
copiar, sin embargo es un campo editable para que el usuario coloque el
proveedor que desee.
Orden de Compra a generar: muestra el nuevo consecutivo que se crear
con la nueva orden de compra, sin embargo es un campo editable para que el
usuario coloque un consecutivo deseado siempre y cuando este no haya sido
utilizado en rdenes anteriormente y tambin debe cumplir con la mscara de
rdenes de compra.
Estado: muestra el estado de la orden de compra que se est copiando.
Datos Artculo
Este tab aparece inicialmente deshabilitado debido a que cuando se realiza la
sugerencia del proveedor en la orden de compra se sugiere el mismo de la
Compras
Transacciones 179
orden a copiar, ms como el usuario puede elegir otro proveedor, puede darse
el caso de que la relacin artculo-proveedor entre estos no exista entonces el
sistema le advierte esto por medio de un mensaje y le da la posibilidad de
realizar dicha relacin desde este tab, siempre y cuando el usuario acepte el
mensaje. El mensaje que informa esta situacin se ver as:
Mensaje que indica si se desea establecer una relacin artculo-proveedor
Si la respuesta a este mensaje es si debern llenar la siguiente pantalla:
Tab Datos Artculo en copia de rdenes de compra
Las columnas desplegadas son: cdigo y descripcin del artculo, cdigo de

catlogo, lote mnimo y estndar de compra, lote mltiplo, unidad de medida
compra, factor de conversin y plazo de reabastecimiento, pas manufactura,
descripcin pas manufactura, tipo pas/regin.
Compras
Transacciones 180
Cmo se ingresan las Notas al marcar una

Orden de Compra para no Aprobar?
Adems de indicar que una orden de compra no es apta para aprobarse, se
necesita ingresar un comentario para aclarar el motivo de este estado. Para
ello se incluye dentro de la tabla de rdenes de compra la posibilidad de
ingresar comentarios adicionales en el momento de ejecutar el proceso de no
aprobacin/aprobacin de la orden.
Al ejecutar el proceso el sistema despliega una pantalla en la que se puede
especificar el motivo para la modificacin del estado, este dato solo es editable
si el proceso a ejecutar es el de no aprobacin, de lo contrario slo se muestra
el valor almacenado en l.
Pantalla de Notas de Proceso de No Aprobacin-Aprobacin
Tambin es posible editar este campo desde el mantenimiento de rdenes de

compra, localizado en la carpeta Textos de este mantenimiento. Esta
columna permite almacenar informacin alfanumrica hasta un rango mximo
de 250 caracteres.
La columna desplegada en la tabla de rdenes de compra se denomina
Comentario de No Aprobacin. Si el proceso ejecutado es el de volver
a habilitar la aprobacin de la orden, este campo borra lo que se haya incluido
en l.
EMBARQUES
En esta opcin se crean los documentos que certifican el embarque, llegada,
aceptacin o rechazo de los artculos que enva un proveedor con base en los
requerimientos generados cuando recibe una orden de compra del comprador.
Compras
Transacciones 181
En los documentos de embarque no se pueden ingresar lneas nuevas,

solamente se pueden cargar pedidos de rdenes de compra aprobadas y
confirmadas. Esto tiene como objetivo que nicamente sea posible registrar la
llegada de los pedidos realizados en las rdenes de compra y que los
proveedores han confirmado con anterioridad que va a embarcar.
Dentro de cada documento de embarque se pueden registrar los artculos que
se recibieron de varios proveedores, sin importar las rdenes de compra en la
que fueron pedidos.
De manera similar a las dos opciones anteriores, los documentos de embarque
pueden presentar varios estados segn su avance dentro del proceso de
compra:
Planeado: este estado se despliega para todos los documentos de

embarque que se crean en la compaa. Desde este estado se pueden
aplicar los artculos del documento de embarque al inventario.
En Trnsito: se establece para los embarques que han sido aprobados y

confirmados. Cuando un embarque presenta este estado es posible
aplicar los artculos del documento de embarque al inventario.
Recibido: este estado se despliega para los documentos de embarque, en

donde los artculos solicitados al proveedor en las rdenes de compra
cargadas al embarque han sido recibidos en la bodega y aplicados en el
inventario, es decir, se han actualizado sus existencias. Para que este
estado se despliegue, no necesariamente se debe aceptar todo el
embarque, es posible rechazar artculos de una o varias lneas de las
rdenes de compra cargadas al embarque.
Cancelado: se despliega para documentos de embarque que han sido

anulados por algn incumplimiento en los requerimientos.
Los estados definidos anteriormente se despliegan nicamente a nivel del

documento de embarque en general. De modo, que todas las lneas que
conforman dicho documento desplegarn el mismo estado. Esto se debe a que
el cambio de un estado a otro dentro de esta opcin, siempre involucra que se
efecte alguno de los procesos especficos de creacin, aprobacin, aplicacin
al inventario o cancelacin. Estos procesos afectan los documentos de forma
global, es decir, no se pueden ejecutar solamente sobre algunas lneas del
embarque.
Una funcionalidad particular de esta opcin se refiere a la actualizacin del
costo fiscal de los artculos, cuando stos son ingresados al inventario con un
costo estimado. Una vez que se conozca el costo real de la transaccin,
entonces el sistema ser capaz de realizar el ajuste al costo correspondiente.
Esta operacin se lleva a cabo por medio de la Liquidacin de embarques, el
cual ser explicado con ms detalle posteriormente en esta misma seccin.
Compras
Transacciones 182
De manera que existen tres estados adicionales relacionados con los

embarques y que dependen directamente del proceso de actualizacin del
costo fiscal del artculo en el mdulo de Control de Inventario. Estos estados
corresponden a:
Liquidado: se presenta cuando los artculos de un embarque estn

registrados en el inventario con los costos reales.
Preliquidado: corresponde a aquellos embarques que cumplen con todos

los requisitos para realizar la liquidacin pero a los que an no se les ha
ejecutado el proceso. Los embarques con estado preliquidado todava
tienen asignados costos estimados para sus artculos.
Asimismo existen dos estados adicionales, para aquellos embarques en los

cuales no se ha definido el costo real de los artculos. Este estado influir en
la participacin del embarque en el proceso de liquidacin o clculo del costo
real:
No Liquidado: este estado se presenta en embarques cuyos artculos han

sido ingresados al inventario con costos estimados y a los cuales an no
se conocen sus costos reales.
Por Liquidar: el estado se presenta en los embarques que pueden ser

considerados en el proceso de liquidacin, para calcular el costo real de
los artculos importados.
La opcin de Embarques se utiliza para:
Registro en la base de datos de los artculos enviados por el proveedor

cuando recibe una orden de compra, mediante documentos de embarque.
Control de la aceptacin y rechazo de la mercadera recibida.
Actualizacin de los niveles de existencias en el inventario.
Actualizacin del costo fiscal del artculo y su efecto sobre la

contabilidad de la empresa, cuando ste ha tenido ingresos en el
inventario con costos estimados, por medio de la opcin de liquidacin de
embarques.
Asignacin en las localizaciones de la bodega en la cual se almacenar

cada artculo.
Ejercer el apartado presupuestal realizado al confirmar una orden de

compra.
Para el uso de localizaciones, se debe especificar en los Parmetros del
Mdulo de Control de Inventario que se lleva Control de
Localizaciones.
Compras
Especificacin del nmero del lote con el cual ingresarn los artculos al
inventario.
Transacciones 183
Se puede realizar cuando se ha definido en el EXACTUS.INI que se utilizan

lotes y en el mdulo de Administracin del Sistema que la compaa
especfica tiene Control de Lotes.
El mdulo de Compras puede funcionar utilizando Control de Lotes y
Control de Localizaciones, solamente Control de Lotes o solamente
Control de Localizaciones. Adems, el mdulo puede funcionar sin
Control de Lotes ni Control de Localizaciones, en este caso, la carpeta de
Desglose del embarque no es editable y la cantidad aceptada y rechazada se
ingresa directamente en la carpeta Lneas del embarque.
Pantalla principal de Embarques
INGRESO DE DATOS
eliminar, cancelar, aprobar, imprimir, refrescar costos, aplicar al inventario y
liquidar documentos de embarque, o cualquier combinacin entre stos.
Cuando se agrega un documento de embarque el sistema despliega una
pantalla con un conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin total
de cada embarque. Para acceder cada carpeta basta con hacer un clic con el
Compras
Transacciones 184
ratn sobre la pestaa de la carpeta, o bien se pueden oprimir las teclas Alt y la
correspondiente a la letra subrayada en la pestaa de cada carpeta.
identificacin del embarque. Por omisin, el sistema despliega un nmero que
corresponde al consecutivo para embarques definido en los Parmetros del
Mdulo, pero el usuario tiene la posibilidad de cambiarlo y definir el de su
conveniencia, siempre y cuando se siga con el formato establecido.
Se desplegar el estado inicial del embarque. Cuando un documento de
embarque est recin creado, el sistema le establece estado Planeado.
Asimismo se presentar el estado del embarque en cuanto al proceso de
liquidacin, inicialmente ste ser "No Liquidado".
Si se planea recibir embarques de un proveedor especfico es preciso
establecer el proveedor, esto desde la carpeta general, si se desea recibir un
embarque con mltiples proveedores se debe dejar en blanco este campo para
evitar dicho filtro desde esta carpeta.
Como ya se ha mencionado, en un mismo embarque se pueden recibir
artculos pedidos en distintas rdenes de compra de distintos proveedores e
inclusive en distintas monedas.
En un documento de embarque se pueden considerar los artculos
enviados por varios proveedores, en rdenes diferentes e inclusive en
varias monedas.
En cada una de las carpetas existen una serie de campos donde se debe
ingresar la informacin correspondiente al documento. Algunas veces esta
informacin est relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde
otros mdulos o bien, desde otras opciones del mismo mdulo.
Si no se recuerdan los cdigos que fueron definidos para cada dato especfico,
nicamente se debe ubicar el cursor sobre la casilla correspondiente y
presionar la tecla F1, o hacer un doble clic con el botn izquierdo del ratn.
contiene la informacin que debe anotarse en el campo especfico. Entonces
se podr escoger el registro requerido, marcando con el highlight la lnea
hacerse con un doble click.
General
En esta carpeta se despliega informacin general sobre el embarque y su
relacin con otros documentos involucrados en el proceso de compra, datos
Compras
Transacciones 185
sobre la cantidad a recibir en los embarques, etc. Adems se hace constar si el

embarque especfico ha participado en los procesos de asientos de recibo y
liquidacin y si el embarque ha sido procesado por Cuentas por Pagar.
Carpeta General de Embarques
Las casillas que se presentan son las siguientes:

Proveedor: cdigo y nombre del proveedor que enva los artculos en el
embarque, debido a la orden de compra que se gener desde la compaa.
Documentos: en esta seccin se deben determinar los documentos que se
relacionan con el embarque a lo largo de todo el proceso de compra.
Compras
Referencia: este dato es opcional y representa, en caso de ser

digitado, el documento de recibo de mercadera importada, el nmero
de gua area u otro documento que sirva para identificar cuales
embarques van a ser liquidados en forma conjunta. Es decir, la misma
referencia se puede definir en varios embarques, de modo que al crear
la liquidacin si se establece esta referencia, entonces solamente estos
embarques podrn definirse para ser liquidados.
Transacciones 186
CRM: estas siglas se refieren al consecutivo que se asigna al

embarque cuando ste es recibido en el inventario. De manera que,
desplegar datos nicamente si los artculos del embarque se han
aplicado al inventario en cuarentena o disponible.
Liquidacin: en este campo se desplegar el cdigo de identificacin

de la liquidacin en la cual se incluy el presente embarque.
Recibe de ms: esta casilla permite recibir una cantidad (en unidad de
compra) mayor a lo ordenado, no es editable y se actualiza al recibir unidades
de ms.
Para recibir unidades de ms se deben tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
Si se ha indicado que para el artculo se pueden recibir unidades de

ms.
Que las unidades recibidas de ms para el artculo estn dentro del

rango permitido.
Si las cantidades recibidas de ms se reflejan o no en la factura de

compra (se pagan o no).
Si las cantidades recibidas de ms afectan el backorder o no.

El sistema enva un mensaje de advertencia, esto si se indica en los datos de
compra del artculo que permite recibir de ms, igualmente debe de validarse
las unidades recibidas de ms para que estn dentro del margen permitido.
Afecta Backorder: indica si las unidades de ms afectan el backorder.
Unidades se pagan: indica si las unidades de ms recibidas se pagan con la
factura de compra.
Estos dos parmetros anteriores tienen implicaciones en el proceso de
aplicacin de la mercadera a inventario como se puede ver en la seccin
"Cmo se Aplica la Mercadera al Inventario?" en la pgina 235.
Adems, tambin afectan el funcionamiento de la integracin presupuestal con
el mdulo.
Factura de Compra: indica si el embarque tiene factura. Esta casilla es
visible si el mdulo de Cuentas por Pagar se encuentra instalado y es
editable mientras el estado del embarque sea planeado o trnsito.
Lneas
El objetivo de esta carpeta es definir los artculos que fueron embarcados. Una
caracterstica importante que se presenta, es que se permite el registro de la
mercadera que se recibe, la que se acepta y se rechaza.
Compras
Transacciones 187
Carpeta Lneas de Embarques
Si se tiene definido que el mdulo lleva control de lotes y localizaciones,

entonces las casillas correspondientes a cantidad aceptada y rechazada no se
podrn editar. Esta informacin deber ingresarse desde la carpeta Desglose,
donde se definen las cantidades aceptadas y rechazadas para cada combinacin
entre lotes y localizaciones. De manera que, en esta carpeta (Lneas) se
desplegar la sumatoria correspondiente a cada artculo.
Dentro de la informacin contenida en esta carpeta se encuentra el detalle de
los costos estimados, fiscales y reales para cada lnea de pedido recibido.
La carpeta despliega una tabla de datos, de forma que el usuario podr ingresar
la informacin correspondiente en cada una de las celdas. Adems se
presentan una serie de conos que permiten el manejo de los artculos que son
recibidos en la compaa.
As, el usuario puede observar que la opcin de
tabla de datos, no se presenta en este caso.
Compras
, agregar una lnea a la
Transacciones 188

Dependiendo del tipo de despliegue que utilice el usuario, el sistema
presentar visibles o no las columnas de la tabla de lneas del embarque.
El sistema maneja tres tipos de despliegue:
Despliegue Mnimo
Artculo
Rechazado
Rechazado Unidades
Almacenamiento
Bodega
No Recibido
Unidad Medida de
Compra
Aceptado
Aceptado Unidades
Almacenamiento
Unidad
Almacenamiento
Despliegue Estndar
Lnea
Aceptado
Rechazado Unidades
Almacenamiento
Artculo
Rechazado
Precio Unitario
Descripcin
Recibido
% Ajuste Costo
Bodega
No recibido
Unidad Medida de
Compra
Embarcado
Aceptado Unidades
Almacenamiento
Unidad Almacenamiento
Moneda
Precio unitario local
Precio unitario Dlar
Tipo de cambio a
moneda local
Tipo de cambio a
moneda dlar
Despliegue Mximo
Compras
Lnea
Recibido
Costo fiscal dlar
Artculo
No recibido
Costo real local
Descripcin
Aceptado Unidades
Almacenamiento
Costo real dlar
Orden
Rechazado Unidades
Almacenamiento
Unidad Medida de Compra
Lnea Orden
Precio Unitario
Moneda
Precio unitario local
Precio unitario dlar
Tipo de
cambio a
Tipo de cambio a
moneda dlar
Costo fiscal local
Transacciones 189
moneda local
Bodega
% Ajuste Costo
Solicitudes
Embarcado
Costo estimado local
Pedidos
Aceptado
Costo estimado dlar
Cdigo de Barras
Rechazado
Propagar Porcentaje
Por medio de esta opcin se le permita al usuario ingresar el porcentaje de
ajuste de costo que desea propagar entre las lneas seleccionadas.
La opcin desplegar la siguiente pantalla:
Pantalla de Porcentaje de Ajuste de Costo
Las columnas que despliega la tabla de datos de la carpeta Lneas

corresponden a las caractersticas especficas de las cantidades de cada artculo
que los proveedores han enviado (embarcado). Estos campos son los
siguientes:
Lnea: nmero de lnea que ocupa cada pedido, artculo enviado por el
proveedor, dentro del documento de embarque.
Artculo: cdigo del artculo que el proveedor ha enviado.
Cdigo de Barras: asociado al artculo en el mdulo de Control de
Inventario.
momento de su creacin.
Compras
Transacciones 190
Orden: despliega el nmero de la orden de compra en la cual se solicita el

artculo de la lnea de embarque.
Lnea Orden: despliega el nmero de lnea que el artculo ocupa dentro de la
orden de compra a la cual pertenece.
Bodega: se presenta el cdigo de la bodega que se asign al artculo en la
orden de compra. Este cdigo se utiliza para que el artculo sea ingresado en
esa bodega especfica. Sin embargo el usuario puede modificarlo si lo
considera conveniente.
Si se manejan lotes y localizaciones, la bodega solamente podr modificarse
antes de que se ingrese el detalle para cada artculo en la carpeta Desglose.
Centro de Costo: cdigo del centro de costo asociado al proveedor. Al
presionar la tecla F1, para consultar el listado de centros de costo, nicamente
se desplegarn aquellos que han sido asignados al proveedor en cuestin.
Descripcin: descripcin del centro de costo. El sistema despliega la
descripcin que se haya definido al centro de costo en cualquier opcin del
mdulo, si no se ha hecho as entonces se desplegar la descripcin definida al
centro de costo en el momento de su creacin.
Cuenta Contable: cdigo de la cuenta contable asociada a la orden de
compra. Al presionar la tecla F1, se desplegar el listado de cuentas contables
disponibles para la asociacin.
Descripcin: descripcin de la cuenta contable asociada a la orden de
compra. El sistema despliega la descripcin que se haya definido a la cuenta
contable.
Embarcado: en esta casilla se despliega la cantidad a embarcar definida en la
pantalla de Carga de Lneas de rdenes de Compra. Corresponde a la
cantidad que el proveedor realmente enviar, en unidades de compra, para
satisfacer los requerimientos del artculo definidos en la lnea de la orden de
compra que se carg al embarque.
Aceptado: en este campo el usuario debe establecer la cantidad aceptada, del
total recibido en la bodega, despus de realizar la inspeccin de entrada de los
artculos correspondientes a la lnea de la orden de compra cargada en el
embarque.
Cuando se ejecute el proceso de Aplicar al Inventario (
), el sistema
nicamente considerar la cantidad que se defina en esta casilla para actualizar
las existencias.
Si el sistema utiliza lotes y localizaciones, esta casilla no se podr editar. Las
cantidades que se aceptan se definirn para cada combinacin posible de lotes
y localizaciones desde la carpeta Desglose. Entonces, en esta casilla
nicamente se desplegar el acumulado de las cantidades ingresadas o
aceptadas por cada combinacin de lotes y localizaciones.
Compras
Transacciones 191
Rechazado: en este campo el usuario debe establecer la cantidad rechazada,

del total recibido en la bodega, despus de realizar la inspeccin de entrada de
los artculos correspondientes a la lnea de la orden de compra cargada en el
embarque.
Cuando se ejecute el proceso de aplicar los artculos al inventario (
), el
sistema sumar la cantidad de esta celda a la cantidad definida como
"Backorder" en la orden de compra, si en los Parmetros del Mdulo se ha
definido que la "Cantidad rechazada aumenta el Backorder".
Si el sistema utiliza lotes y localizaciones, esta casilla no se podr editar. Las
cantidades que se rechazan se definirn para cada combinacin posible de
lotes y localizaciones desde la carpeta Desglose. Entonces, en esta casilla
nicamente se desplegar el acumulado de las cantidades rechazadas por cada
combinacin de lotes y localizaciones.
Recibido: en esta casilla se desplegar la suma de la cantidad aceptada y la
cantidad rechazada. Permite comprobar la igualdad entre la cantidad de
artculos que el proveedor envi a la empresa y la cantidad de artculos que
realmente llegaron a las instalaciones de la empresa.
Si "se pierden" artculos durante el transporte de las instalaciones del
proveedor hasta las instalaciones del comprador, la cantidad en la columna
"Recibido" ser menor que la cantidad en la columna "Embarcado".
No Recibido: en esta casilla se desplegar la diferencia entre la columna
Embarcado y la columna Recibido por que se han "perdido" artculos durante
el transporte de las instalaciones del proveedor hasta las instalaciones del
comprador.
Precio Unitario: corresponde al precio, en la moneda del proveedor, que
paga el comprador al proveedor por la compra de una unidad de un artculo
especfico.
En esta casilla se despliega el precio definido para cada unidad de compra del
artculo.
El precio unitario se estableci como una de las caractersticas de compra del
artculo. Recuerde que el precio unitario depender de la cantidad adquirida,
segn los rangos establecidos, pero el usuario puede cambiarlo desde esta
casilla.
Moneda: muestra la moneda utilizada por el proveedor en la orden de
compra.
Precio unitario local: muestra el precio unitario en la moneda funcional del
sistema segn el tipo de cambio ingresado en monedas en Administracin del
Sistema.
Compras
Transacciones 192
Precio unitario dlar: muestra el precio unitario en la moneda dlar del

sistema segn el tipo de cambio ingresado en monedas en Administracin del
Sistema.
Tipo de cambio a moneda local: muestra el tipo de cambio ingresado en
Administracin del Sistema desde la opcin monedas.
Tipo de cambio a moneda dlar: muestra el tipo de cambio ingresado en
% Ajuste Costo: esta casilla se despliega nicamente si el proveedor del
embarque es extranjero. El valor desplegado corresponde al porcentaje que
debe agregarse sobre el precio del artculo, con el descuento el lnea y el
descuento general rebajados, para calcular el costo estimado.
El % Ajuste al Costo se define para cada artculo en la carpeta General del
artculo del proveedor. Sin embargo, no puede ser mayor que el "Porcentaje
Mximo de Ajuste al Costo" que se establece en los Parmetros del Mdulo.
Costo Estimado Local: en esta casilla el sistema calcula y despliega el
costo estimado por cada unidad de almacenamiento, en la moneda funcional
del comprador, con el cual sern aplicados al inventario los artculos aceptados
en esta lnea del embarque, cuando no se conoce el costo real local.
Cuando se presiona el cono
la siguiente manera:
Compras
el sistema calcula el costo estimado local de
Transacciones 193
Costo Estimado Dlar: en esta casilla el sistema calcula y despliega el

costo estimado por cada unidad de almacenamiento, en la moneda reporte del
comprador, con el cual sern aplicados al inventario los artculos aceptados en
esta lnea del embarque, cuando no se conoce el costo real Dlar. El costo
estimado dlar se calcula de la siguiente manera:
Costo Estimado Dlar = Costo Estimado Local x Tipo de Cambio
Compras
Transacciones 194
El tipo de cambio corresponde a la cantidad de unidades de moneda local del

comprador que equivalen a una unidad de la moneda reporte del comprador,
establecido en el "Tipo de cambio por Omisin" de los Parmetros del
Mdulo de este mismo mdulo.
Costo Fiscal Local: en esta casilla se despliega el costo fiscal, en moneda
local, del artculo en el inventario. Este costo est registrado en el mdulo de
Control de Inventario.
La diferencia entre el costo real o estimado (segn el que se utilice para
ingresar el artculo al inventario) y el costo fiscal del artculo, no debe ser
mayor que el Porcentaje Variacin Costo definido desde los Parmetros del
Mdulo.
Si se presenta esta condicin el sistema desplegar un mensaje en el cual se
advierte al usuario la situacin, pero no se le impide que grabe el embarque
con el costo determinado.
Mensaje de advertencia
Costo Fiscal Dlar: en esta casilla se despliega el costo fiscal, en moneda

reporte, del artculo en el inventario. Este costo est registrado en el mdulo
de Control de Inventario.
Costo Real Local: en esta casilla el usuario debe ingresar el costo, en
moneda local, asociado con la compra de cada unidad de almacenamiento del
artculo aceptada en el inventario.
Costo Real Dlar: en esta casilla el sistema despliega el costo, en moneda
reporte, asociado con la compra de cada unidad de almacenamiento del
artculo aceptada en el inventario.
Costo Real Dlar = Costo Real Local x Tipo de Cambio

El tipo de cambio corresponde a la cantidad de unidades de moneda local del
comprador que equivalen a una unidad de la moneda reporte del comprador,
establecido en el "Tipo de cambio por Omisin" de los Parmetros del
Mdulo de este mdulo.
Para aplicar en el inventario los artculos aceptados en el embarque el sistema
utilizar el costo real, si el usuario lo ha ingresado. Cuando el usuario
Compras
Transacciones 195
desconoce el costo real la aplicacin en el inventario se realizar con base en

el costo estimada.
En el momento de hacer el clculo de los costos del embarque el usuario debe
verificar si existe fecha de CRM, pues para el clculo de los costos en dlares
se tomara el tipo de cambio segn la fecha definida en el CRM o de lo
contrario toma la fecha del sistema.
Unidad de Medida Compra: despliega la unidad de medida de compra
para el artculo. La orden mnima y el lote mltiplo se definen con base en
este parmetro. El dato correspondiente a la unidad de medida se defini al
determinar las caractersticas del artculo para las transacciones de compra.
Unidad Almacenamiento: despliega la unidad de medida de
almacenamiento en inventarios para el artculo. El dato correspondiente a la
unidad de medida se defini al determinar las caractersticas del artculo para
las transacciones de compra.
Solicitudes: en esta casilla se despliegan los nmeros de las solicitudes de
donde proviene el artculo pedido. Solamente se desplegar informacin en
caso de que el artculo se haya cargado desde una solicitud de compra.
Pedidos: esta columna se despliega si as se defini en los parmetros globales
(vea la seccin "Parmetros del Mdulo en la pgina 11". Indica si el origen
de la transaccin se debi a un pedido o en caso contrario aparecer vaca.
Desglose
Esta carpeta se despliega nicamente si se ha definido que se utilizan lotes y/o
localizaciones, para el ingreso de los artculos que se adquieren a los
proveedores de la compaa.
El objetivo de esta carpeta es establecer el detalle de las localizaciones y los
lotes de los artculos considerados en el embarque. Para un mismo artculo,
pueden presentarse tantas lneas en esta carpeta como combinaciones de lotes
y localizaciones se hayan definido.
Compras
Transacciones 196
Carpeta Desglose de Embarques
A continuacin se presentar un ejemplo donde se considera el mximo de

posibilidades que podran desplegarse en esta carpeta:
Supngase que el documento considera el embarque de tres artculos
diferentes: A, B y C. Los tres artculos sern ingresados en una misma
bodega, denominadas "Bodega de Materia Prima"; la cual tiene tres
localizaciones posibles L1, L2 y L3.
Cada artculo podr ingresarse en dos lotes distintos, segn sus fechas de
cuarentena y vencimiento LOT1 y LOT2, para cada artculo. Entonces el
objetivo de esta carpeta ser desplegar una lnea por cada combinacin que se
defina para las caractersticas mencionadas, para cada artculo del embarque,
como se muestra a continuacin:
Compras
Transacciones 197
Como puede observarse, en la carpeta se presenta el desglose de TODOS los

artculos considerados en el embarque.
La carpeta Desglose se activar hasta el momento en que se graben (
) las
lneas del embarque. Si el documento se graba pero no se han definido lneas
de artculos, la carpeta permanecer desactivada. Adems, una vez que se ha
definido el detalle de lotes y localizaciones de una lnea del embarque, no se
permite cambiar la bodega asociada a sta.
Otro aspecto a considerar en el manejo de esta opcin, establece que, para
todas las lneas de artculos del documento tiene que, obligatoriamente,
hacerse el detalle de los lotes y localizaciones, antes de intentar ingresar los
artculos al inventario. En caso de que no se haya definido el desglose, el
cono
permanecer desactivado.
Sugerir
Dentro de esta pantalla se despliega un cono Sugerir
que se encarga de
realizar la sugerencia siguiendo los parmetros que se muestran a
continuacin:
Compras
Transacciones 198
Caso donde slo se manejan localizaciones

1. La primera vez, se actualiza la tabla con igual nmero de lneas a las
incluidas en la carpeta Lneas del embarque indicar (tabla existencia_lote)
y adems que (que se grabe como preferencia, para uniformar con el
mdulo de CI).
Por ltimo se debe modificar la columna de localizaciones de la tabla desglose
de embarque para utilizar el F1 de localizaciones a implementarse para CI
El artculo, descripcin, lnea de embarque, bodega, unidad de medida de
compra y la unidad de medida de almacenamiento se toman de la lnea del
embarque. Los datos de la localizacin se despliegan as:
Si slo una localizacin se ha definido para el artculo en la bodega (la

localizacin ND no la toma en cuenta) se despliega la misma.
Si se definieron varias localizaciones el sistema debe indicar aquellas

localizaciones relacionadas con el artculo y la bodega. Adems el
usuario pueda indicar que le sugiera la primera con existencias o
la primera con movimientos (la primera donde ha habido
movimientos), esto por medio de una pantalla que despliega el sistema
cuando se quiere obtener una sugerencia de desglose en
localizaciones.
Si se escoge la opcin Primera con existencias, el sistema permite especificar

que se desea la primera localizacin con existencias, de no tener ninguna, se
sugerir la primera asociada al artculo y bodega, de no haber se sugiere la
localizacin ND.
Si se escoge Primera con movimientos, el sistema permite especificar que se
desea la primera localizacin con movimientos, de no tener ningn
Compras
Transacciones 199
movimiento, se sugerir la primera asociada al artculo y bodega, de no haber

se sugiere la localizacin ND
En cualquiera de los casos anteriores la primera lnea sugerida ser la

que se incluya, la cantidad aceptada ser igual a la cantidad
embarcada, la cantidad rechazada se inicializar con cero (0).
El sistema permitir desplegar en la columna Localizaciones la tabla

de ayuda con la tecla F1.
2. Siguiente vez, para las dems ocasiones en que se oprima el cono

sugerencia se har de la siguiente manera:
, la
Primero los datos ya incluidos no se eliminan.
Luego se sigue con aquellas lneas del embarque que no participaron

en la primer sugerencia (se ingresan al cargar nuevas lneas de rdenes
de compra); los datos para las columnas de estas lneas se cargan en
forma similar a la sugerencia echa por primera vez.
Para las lneas que ya existen en el desglose se sugiere una lnea

extra, la cantidad aceptada ser el nmero de unidades restantes para
suplir la cantidad embarcada:
Cantidad a Sugerir =
Cantidad Embarcada (Cantidad Aceptada + Cantidad
Rechazada))
A las dems columnas de la lnea se les asigna el mismo valor que

contiene la lnea original.
Caso donde slo se manejan lotes

1. La primera vez, el sistema actualiza la tabla con igual nmero de lneas a
las incluidas en la carpeta Lneas del embarque.
embarque. La columna para el lote se deja en blanco.
La cantidad aceptada ser igual a la cantidad embarcada, la cantidad rechazada
se inicia con cero (0).
2. Siguiente vez, para las dems ocasiones en que se oprima el cono
sugerencia se hace de la siguiente manera:
Compras
, la

en la primer sugerencia (se ingresaron al cargar nuevas lneas de
Transacciones 200
rdenes de compra), los datos para las columnas de estas lneas se

cargan en forma similar a la sugerencia echa por primera vez.
Para las lneas que ya existen en el desglose se sugiere una lnea

extra, la cantidad aceptada ser el nmero de unidades restantes para
suplir la cantidad embarcada:
Rechazada))
A las dems columnas de la lnea se les asignar el mismo valor que

contiene la lnea original excepto para el lote que se dejar en blanco.
Caso donde se manejan lotes y localizaciones

1. La primera vez, el sistema actualiza los datos de la tabla con igual nmero
de lneas a las incluidas en la carpeta de lneas del embarque.
embarque.
Para la localizacin se actualizan los datos de la siguiente manera:
Si slo una localizacin se ha definido para el artculo en la bodega (la

localizacin ND no la toma en cuenta) despliega la misma.
Si se definieron varias localizaciones la primera de ellas ser la que se

incluir (siempre el sistema considera que el usuario escoja entre las
opciones la primera con existencias o la primera con
movimientos que es la primera donde ha habido movimientos. La
columna para el lote se dejar en blanco, la cantidad aceptada ser
igual a la cantidad embarcada y la cantidad rechazada se inicia con
cero. (0)
2. Siguiente vez. Para las dems ocasiones en que se oprima el cono

sugerencia se hace de la siguiente manera:
Compras
la

en la primer sugerencia (se ingresaron al cargar nuevas lneas de
rdenes de compra).
Los datos para las columnas de estas lneas se cargan en forma similar
a la sugerencia echa por primera vez, para las lneas que ya existen
en el desglose se sugiere una lnea extra.
La cantidad aceptada ser el nmero de unidades restantes para suplir

la cantidad embarcada:
Transacciones 201
Rechazada))
A las dems columnas de la lnea se les asigna el mismo valor que

contiene la lnea original excepto para el lote que se deja en blanco.
Duplicar (
En la barra de herramientas tambin se presenta el cono Duplicar (

)
que se encarga de duplicar la lnea seleccionada. Este proceso se realiza de la
siguiente manera:
Caso donde slo se manejan localizaciones

Duplica la lnea seleccionada y la agrega al final de la tabla. La cantidad
aceptada ser el nmero de unidades restantes para suplir la cantidad
embarcada:

Rechazada))
A las dems columnas de la lnea se les asigna el mismo valor que contiene la
lnea original.
Caso donde slo se manejan lotes

Se duplica la lnea y se agrega al final de la tabla. La cantidad aceptada ser el
nmero de unidades restantes para suplir la cantidad embarcada:

Rechazada))
A las dems columnas de la lnea se les asigna el mismo valor que contiene la
lnea original excepto para el lote que se deja en blanco.

Las columnas que despliega la tabla de datos de la carpeta corresponden a las
caractersticas especficas de lotes y localizaciones de cada artculo, as como
las cantidades que son aceptadas y rechazadas. Estos campos son los
siguientes:
Artculo: en esta casilla debe definirse el artculo del embarque al cual se le
establecer una posibilidad de detalle de lotes y localizaciones. Si el usuario
presiona la tecla F1, el sistema desplegar nicamente los artculos
Compras
Transacciones 202
establecidos en el embarque, es decir, aquellos que fueron incluidos en la

carpeta Lneas.
momento de su creacin.
Lnea Embarque: corresponde a la lnea o posicin que el artculo ocupa en
la carpeta Lneas. En este caso, si el usuario no recuerda los artculos
considerados en el documento de embarque, puede realizar la bsqueda por
medio de la lnea del embarque. El sistema desplegar una pantalla con las
lneas y los artculos definidos en la carpeta anterior. Si ya se ha seleccionado
el artculo, entonces nicamente se desplegarn las lneas donde aparezca
dicho artculo.
Bodega: este campo no es editable. Se desplegar la bodega definida al
artculo en la carpeta Lneas. En esta bodega se almacenar el embarque
recibido.
Localizacin: se debe definir la localizacin o posicin, dentro de la bodega
establecida, que tendr el lote asignado en esta misma lnea. Para un mismo
artculo pueden existir tantas localizaciones como se hayan definido al crear la
bodega en el mdulo de Administracin del Sistema. Si el usuario no
conoce los cdigos de las localizaciones, puede presionar la tecla F1. Se
desplegar una pantalla con las localizaciones asociadas a la bodega definida
en la lnea, nicamente.
Lote: en este campo se despliega el listado de TODOS los lotes que acepten
ingresos parciales y que fueron definidos para el artculo desde la opcin de
Transacciones del mdulo de Control de Inventario. Si el artculo tiene
definido que NO usa lotes entonces esta casilla permanecer en blanco, sin
ninguna informacin.
El usuario podr escoger cualquiera de los lotes desplegados, en caso de
que el lote seleccionado est vencido, el sistema desplegar un mensaje de
advertencia. De manera que, si el usuario decide asignar un lote que ha
cumplido la fecha de vencimiento, cuando se haga la aplicacin al inventario,
los artculos del lote quedarn registrados con estado vencido.
Si es necesario, el usuario podr crear un lote nuevo para asignar al
artculo. Al presionar la tecla F1 sobre la casilla se despliega la pantalla
Especificacin del Lote, donde se debe ingresar la informacin para crear el
lote. Esta informacin corresponde a:
Compras
Lote: cdigo de identificacin del lote que se va a crear.
Proveedor: despliega el cdigo y descripcin del proveedor que

suministra el artculo.
Transacciones 203
Lote Proveedor: cdigo del lote del proveedor del cual se toma la
cantidad de artculos para ingresar al inventario de la compaa.
Entrada: fecha de entrada del lote al inventario.
Cuarentena: fecha en que el lote termina el perodo de cuarentena. Una

vez que se cumpla este lapso, el artculo estar disponible para satisfacer
las requisiciones del mismo.
Vencimiento: fecha en que el lote vence o caduca. Si los artculos no han

sido utilizados a ms tardar en esta fecha, ya no podrn ser sacados de la
bodega para satisfacer alguna solicitud del artculo.
Permite ingresos parciales: si se marca esta casilla se establece que el

lote podr ser asignado al artculo en ocasiones posteriores, en caso de
que an no se haya cumplido la fecha de vencimiento. El caso opuesto, es
decir, si la casilla no se marca, el lote nicamente podr ser asignado al
artculo en esta lnea del embarque, o sea, no podr ser utilizado
nuevamente.
Aceptado: Si el sistema utiliza lotes y localizaciones, en esta casilla el

usuario debe ingresar las cantidades que se aceptan para cada combinacin
posible de lotes y localizaciones, del total recibido en las bodegas del
comprador.
El sistema sumar todas las cantidades definidas en esta columna, para cada
lnea de detalle del artculo (combinacin de lotes y localizaciones) y la
desplegar en la columna "Aceptado" de la carpeta Lneas.
Rechazado: Si el sistema utiliza lotes y localizaciones, en esta casilla el
usuario debe ingresar las cantidades que se rechazan para cada combinacin
posible de lotes y localizaciones, del total recibido en las bodegas del
comprador.
El sistema sumar todas las cantidades definidas en esta columna, para cada
lnea de detalle del artculo (combinacin de lotes y localizaciones) y la
desplegar en la columna "Rechazado" de la carpeta Lneas.
Factura
Esta carpeta contiene el desglose de las facturas de compra ligadas al
embarque y estar activada o desactivada dependiendo de si checa el check
box que indica si el embarque tiene o no factura (se activa si el embarque tiene
factura), esto dentro el tab General en el embarque. Por lo tanto al momento de
crear el embarque la carpeta Factura estar inactiva.
Los datos de la nueva carpeta que permitan edicin estarn disponibles para
modificacin mientras el embarque se encuentre en estado planeado o
trnsito y se haya seleccionado el botn de chequeo que indica que el
embarque tiene factura.
Compras
Transacciones 204
Carpeta Factura de Embarques
La tabla de datos contiene las siguientes columnas:

Documento: es el cdigo que se ha decidido darle a la factura, puede ser un
nmero o caracteres.
Tipo: Puede ser un documento de dos tipos: Factura o Remisin.
Proveedor: Muestra el proveedor asignado a este documento.
Factura en CP: Es el cdigo o nmero con el cual se ver este documento en
CP.
Fecha: Presenta la fecha de la factura de compra.
Fecha Rige: Despliega el valor de la fecha de la factura.
Moneda: Despliega el cdigo de la moneda utilizada en el documento.
Monto Total Documento: Despliega la suma del importe-desc+imp.de
venta+imp.de seguro+fletes+trmites de ingreso.
Monto Aplicado: Despliega el monto del total que se aplica al embarque.
Compras
Transacciones 205
Para agregar un documento a esta tabla se le da click en el botn nuevo

,
esta accin generar un form con dos tabs donde se podr digitar la
informacin del documento.
Tab General
Pantalla en el tab General en el documento de Embarque
Esta pantalla incluye un campo para registrar el monto de la factura de compra

a liquidar, til cuando la factura est distribuida entre varios embarques, por
defecto sugerir el monto del documento menos aquellos sub montos ya
tomados en cuenta para otros embarques, validando que no se sobrepase el
monto del documento registrado por otro embarque o creado desde CP. Es
importante indicar que solamente de Cuentas por Pagar se podrn asociar
facturas de otros proveedores.
Es importante saber que si en el tab Factura se ingresa un nmero de factura
que ya previamente est en CP, el sistema me enviar un mensaje dicindome
que este cdigo ya existe y que si deseo continuar con los datos de esa factura.
Compras
Transacciones 206
Esta carpeta contiene la siguiente informacin:

Proveedor: se debe de filtrar por proveedor y as se llenar la tabla del tab
lneas con las lneas correspondientes a se proveedor.
Es Factura: este parmetro indica si el documento se trata de una factura de
compra, o una remisin y es editable mientras el embarque est en estado
planeado.
Con esta funcionalidad el sistema permite el uso de remisiones al indicar en el
parmetro anterior si es remisin o factura de compra.
Factura: si el documento que se va generar es una factura, dentro de esta
casilla se debe ingresar el nmero de la factura de compra. La casilla es
editable. Es importante decir que se puede digitar un nmero igual de factura
para todas las lneas del embarque o nmeros nicos por lneas o bien un
nmero para varias lneas; esta sugerencia se hace desde el tab de lneas que se
explica ms adelante.
Remisin: si el documento que se va generar es una remisin, dentro de esta
casilla se ingresa el consecutivo registrado para la remisin, debido a que las
remisiones no son permitidas en el mdulo de Cuentas por Pagar, cualquier
valor es permitido. Permanece editable mientras el embarque est en estado
planeado y se indique que el documento no es una factura de compra.
Subtipo: presenta el subtipo de la factura (el tipo ser factura) y es un combo
editable.
Fecha documento: Presenta la fecha de la factura de compra. Es una casilla
editable.
Fecha Rige: esta casilla es editable y despliega el valor de la fecha de la
factura.
Moneda: casilla para definir la moneda de la factura del documento, el
usuario puede escoger una moneda diferente a la que se presenta por default
Compras
Transacciones 207
y entonces el sistema le preguntar si desea volver a realizar los clculos de las

lnea con este desglose.
Condicin: presenta la condicin de pago. Es una casilla editable que puede
desplegar, al presionar la tecla F1, las condiciones de pago definidas en el
mdulo de Administracin del Sistema. Por omisin el sistema despliega el
valor almacenado en la orden de compra asociada a la primera lnea del
embarque.
Ubicacin geogrfica: por medio de un F1 o doble clic se puede ligar a la
factura una ubicacin geogrfica. Puede ser que si el proveedor tiene ligada la
localizacin geogrfica, entonces el sistema la sugiera ac, sin embargo el
usuario puede cambiar este campo si lo desea.
Comentario CP: Al marcar la casilla se activa un campo donde es posible
agregar un comentario para el mdulo de Cuentas por Pagar, en donde se
puede indicar el concepto por el cual se genera la factura.
Aplicado CP: el sistema actualiza esta casilla que muestra si el embarque
fue procesado en el mdulo de Cuentas por Pagar (se refiere a la factura de
compra). Este check no es editable y slo se actualiza al momento de
generarse la factura de compra en el mdulo de Cuentas por Pagar; ya sea
esta generacin en lnea o paquete.
Si se indica que es una remisin, el sistema no tomar en cuenta el parmetro
que especifica la generacin de la factura de compra en lnea al recibir el
embarque (el mdulo de Cuentas por Pagar no maneja el documento tipo
remisin), para que sea necesario realizar la carga de facturas desde el mdulo
de Cuentas por Pagar.
Monto Total: Se despliega el monto del total que se aplica el embarque;
todos estos datos actualizndose desde el tab de lneas, sin embargo el campo
es editable.
Monto a Aplicar: Se despliega la suma del importe-desc+imp.de
venta+imp.de seguro+fletes+trmites de ingreso; todos estos datos
actualizndose desde el tab de lneas, sin embargo el campo es editable.
Importe: Muestra el subtotal del documento.
Descuento: dentro de esta casilla se ingresa el porcentaje de descuento a
aplicar al importe de la factura. Es una casilla editable que permite ingresar el
porcentaje de descuento a aplicar a la factura de compra.
Al crearse la factura de compra (desde el embarque) el sistema sugiere (la
mayora de valores desde la orden de compra) los valores correspondientes a
importes, descuentos, impuestos, etc. Si el descuento general de la orden no se
incluye en la misma este puede ser ingresado manualmente lnea por lnea.
Monto por impuesto de ventas: se digita el monto del impuesto de
ventas a aplicar, es editable y puede permanecer en blanco.
Compras
Transacciones 208
Monto por impuesto de consumo: se digita el monto del impuesto de

consumo a aplicar, es editable y puede permanecer en blanco.
Impuesto 1 asumido descontable: Este monto se calcula si el proveedor
del documento es un proveedor de rgimen simplificado, es decir si el rgimen
asociado al proveedor tiene el impuesto asumido en las compras (esto desde
regmenes de AS), y adems en los datos del artculo se especifica que el
impuesto 1 NO es parte del costo.
Impuesto 1 asumido no descontable: Este monto se calcula si el
proveedor del documento es un proveedor de rgimen simplificado, es decir si
el rgimen asociado al proveedor tiene el impuesto asumido en las compras
(esto desde regmenes de AS), y adems en los datos del artculo se especifica
que el impuesto 1 SI es parte del costo.
Prorrateo: esta casilla muestra un combo donde el usuario define el tipo de
prorrateo. El sistema despliega como valor por omisin el almacenado en los
parmetros del mdulo.
Seguro, Flete y Documentacin: presenta los montos totales de estos
rubros. Estas casillas son editables.
Estas casillas contienen los valores totales los cuales se distribuirn en el
desglose de la factura de compra (las lneas del embarque). Para esta
distribucin se utiliza el tipo de prorrateo definido en esta misma carpeta (el
prorrateo por defecto se define en los parmetros del mdulo).
Para realizar el prorrateo a las lneas del embarque se har uso del hook de
liquidacin de compras (fn_liqui.apd) el cual ya soporta este proceso (vea la
seccin "Rutinas Configurables" en la pgina 394).
Para el desglose de los montos por seguro, flete y documentacin en las lneas
del embarque se deben de tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Compras
Al momento de editarse los valores totales por flete, seguro y/o

documentacin en la carpeta Factura y ya se ha realizado el desglose de
la misma, deber de realizarse el prorrateo por estos montos en cada una
de las lneas del embarque (desglose de la factura)
Cada vez que se agregue o elimine una lnea del embarque y ste cuenta
con factura y adems ya se haba realizado el desglose de la misma,
deber de volverse a realizar la distribucin de los montos por seguro
flete y/o documentacin.
Si se modifican las cantidades aceptadas en alguna de las lneas, adems

el tipo de prorrateo definido es por cantidad y el embarque cuenta con
factura (con el desglose ya realizado), se deber de volver a realizar el
prorrateo correspondiente.
Transacciones 209
Si se modifica el precio en alguna de las lneas y el tipo de prorrateo

definido es por precio y el embarque cuenta con factura (con el desglose
ya realizado), se deber de volver a realizar el prorrateo correspondiente.
Si se modifica el tipo de prorrateo y el embarque cuenta con factura (con

el desglose ya realizado), se deber de volver a realizar el prorrateo
correspondiente.
Notas: este espacio sirve para digitar cualquier tipo de observacin que el
usuario decida se puedan incluir en la factura, este es un campo que puede
quedar vaco si as se desea.
Tab Lneas
Pantalla del tab lneas en el documento de Embarque
Dentro de este tab se presenta una tabla con las lneas de artculos cargadas
anteriormente en el tab de lneas respetando el filtro de proveedor que se
coloc en el tab general.
Despus de haber ingresado en el tab de factura y darle click en nuevo, en la
pantalla del documento de embarque en el tab general, es necesario elegir un
proveedor, inmediatamente podemos pasarnos al tab lneas, las lneas cargadas
anteriormente para este proveedor aparecen en esta tabla
Compras
Transacciones 210
Con el cono marcar

podemos marcar o desmarcar la o las lneas de
embarque que nos interese asociar a esta factura, o bien podemos hacerlo
directamente con el puntero del mouse a principio de cada lnea.
Con el cono de sugerir desglose
se calcula el desglose correspondiente
por la factura de compra para cada una de las lneas del embarque.
La pantalla a desplegar por esta opcin es la siguiente:
Pantalla de Sugerencia de Documento de embarque
Si el proceso es exitoso despliega el siguiente mensaje:
El icono Sugerir
es utilizado para sugerir el desglose de la factura de
compra. Para la sugerencia utiliza las lneas del embarque (la cantidad
embarcada y el precio unitario definido en cada una de ellas). Esta sugerencia
hace uso del hook de liquidacin de compras (es similar a la sugerencia de
facturas de compra incluida en el mantenimiento de liquidaciones, vea la
seccin "Liquidaciones de Compra" en la pgina 258).
En este tab en la pantalla se pueden visualizar los siguientes datos:
Lnea: nmero de la lnea, no es editable.
Embarque: cdigo del embarque asociado, no es editable.
Artculo: cdigo del artculo del embarque, no es editable.
Compras
Transacciones 211
Descripcin: columna que no es editable, muestra la misma descripcin para

el artculo desplegada en la tabla de lneas del embarque.
Cantidad embarcada: no es editable.
Cantidad aceptada: no es editable.
Importe descontado: es una columna editable e incluye el descuento por
lnea (almacenado en la orden de compra).
Descuento: la columna es editable.
Subtotal: la columna no es editable.
Impuesto1, Impuesto2: son columnas editables. El ttulo de la columna
fue configurado por el usuario similar a la liquidacin de compra.
Fletes: son columnas editables. El ttulo de la columna es configurable
similar por el usuario.
Seguros: son columnas editables. El ttulo de la columna es configurable por
el usuario.
Total a liquidar: columna no editable.
Retencin: presenta el monto de la retencin para este documento.
Porcentaje de retencin: indica el porcentaje de la retencin sobre la base
calculada.
Clculo de retencin: indica el monto de la retencin.
Arancel: cdigo del arancel, editable siempre y cuando exista en la base de
datos.
Impuesto1/Impuesto2 afecta costo: columnas informativas.
Rubro1/Rubro2 afecta costo: son columnas informativas.
Moneda: despliega la moneda de la lnea documento.
Es importante decir que se puede asignar varias facturas a un mismo
embarque, por lo que al cargar las lneas desde la orden de compra yo puedo
asignar una lnea por factura o varias lneas para una factura, como se observ
anteriormente esta asignacin se puede hacer desde la carga de las lneas o
directamente desde el tab de factura. As mismo puedo dejar lneas sin asignar
a facturas y el sistema no tendr ningn problema al aplicar el embarque a
inventario.
Tipo de cambio a moneda local: muestra el tipo de cambio ingresado en
Tipo de cambio a moneda dlar: muestra el tipo de cambio ingresado en
Precio unitario documento: es el clculo del precio unitario del artculo
para esa lnea de la factura.
Compras
Transacciones 212
Pas manufactura: Muestra el pas manufactura establecido en la relacin

artculo proveedor siempre y cuando esta relacin tambin sea establecida
dentro de un arancel. Este campo se sugiere al sugerir las lneas de la factura,
sin embargo el usuario lo puede cambiar por medio de doble clic o F1, y los
clculos que se hagan en la liquidacin sern de acuerdo a lo escogido por el
usuario. Es importante decir que si el pas o la regin elegida no estn dentro
de un arancel en la liquidacin no se calcular ningn impuesto para esta lnea.
Descripcin Pas manufactura: Muestra la descripcin del pas o la
regin escogida.
Tipo pas/regin: Indica si para la eleccin anterior se eligi un pas o una
regin. Este campo no es editable.
Tab Retenciones
Dentro de esta carpeta podemos elegir agregar una retencin al documento de
embarque. La explicacin de las retenciones y los tipos de retenciones se
puede obtener en el manual de Cuentas por Pagar.
Las columnas que se presentan en esta tabla son las siguientes:
Retencin: se puede elegir una retencin para este documento, esto se puede
lograr con doble click, F1 o digitando directamente el nombre de la retencin.
Descripcin: despus de elegir la retencin se nos presenta en esta columna la
descripcin de dicha retencin.
Monto: Calcula el monto de la retencin segn el porcentaje establecido para
dicha retencin, sin embargo es un campo editable.
Base: presenta la base sobre la cual se hace el clculo para la retencin.
Auto-retenedora: aparecer marcada esta opcin si el tipo de retencin
elegida es configurada como auto-retenedora.
Devoluciones
Dentro de esta carpeta se despliegan las diferentes devoluciones que afectan el
embarque.
Esta carpeta slo se encuentra activa si el embarque ha sido aplicado a

Control de Inventario (el embarque tiene el estado Recibido).
Si al aplicar las lneas, en el proceso de aplicacin de las devoluciones de
compras, ocurre algn error el sistema har "rollback" de las modificaciones
realizadas hasta el momento.
En esta carpeta se tiene una tabla con la informacin de las devoluciones que
afectan al embarque, si se agregan devoluciones o se modifica alguna de ellas
se muestra una pantalla en donde se tendr el detalle de la devolucin.
Compras
Transacciones 213
Para registrar una devolucin se utiliza el cono

y el detalle del
manejo de los registros de devolucin se muestra en la seccin "Cmo
se Registran las Devoluciones?" en la pgina 244.
Dentro de la tabla se muestran las siguientes columnas:
Devolucin: muestra el consecutivo de la devolucin y se configura de
acuerdo a como se haya definido en parmetros del mdulo de Compras.
Estado: muestra el estado en el cual se encuentra la lnea de la devolucin.
Se tienen tres posibles estados: Planeada, Aplicada y Cancelada.
Fecha de Devolucin: se muestra la fecha de creacin de la devolucin.
Tipo Devolucin: muestra el tipo de devolucin que se est utilizando,
existen tres tipos de devoluciones: devolucin, Reversin y Cancelacin.
Transaccin de inventario: muestra el consecutivo de la transaccin de
Control de Inventario seleccionada para la lnea de la devolucin.
Importante: Cuando se apliquen devoluciones de lneas del
embarque, estas lneas del embarque van a quedar en Backorder; por
lo tanto se pueden recibir nuevamente con otro embarque, pero si las
lneas ya estaban asociadas a una o varias facturas es necesario
desasociar la o las facturas del embarque desde CP.
Compras
Transacciones 214
Carpeta Devoluciones de Embarques
Otros
En esta carpeta se puede ingresar y el sistema despliega fechas importantes
para el embarque.
En caso de tener que utilizar Pedimentos, es en este tab donde le indicamos el
pedimento correspondiente con su respectivos datos tales como aduana,
agente aduanal y fecha del pedimento, para informacin acerca de la
funcionalidad de Pedimentos refirase al Manual de Control de Inventarios
en la seccin Pedimentos.
Adems se hace constar si el embarque especfico ha participado en los
procesos de asientos de recibo y liquidacin y si el embarque ha sido
procesado por Cuentas por Pagar.
Compras
Transacciones 215
Carpeta Otros del Embarque
Las casillas que se despliegan son:

Fechas: en esta seccin se deben determinar las fechas en las que el
embarque cumplir cada etapa especfica desde el despacho por el proveedor
hasta su recepcin en las bodegas del comprador. Las fechas corresponden a
las siguientes:
Compras
Requerida: establece la fecha lmite ms cercana para que los artculos

solicitados al proveedor en la orden de compra sean recibidos en la
bodega de la empresa. Todas las lneas cargadas desde la misma orden
de compra, tendrn la misma fecha requerida, la cual corresponde a la
fecha requerida de la orden de compra. De esta manera, el embarque
deber llegar a las instalaciones del proveedor a ms tardar, en la fecha
requerida por el artculo ms urgente.
Embarque: se debe especificar la fecha en la que se embarca o enva

los artculos solicitados en la orden de compra. Por omisin, el sistema
despliega la fecha en la que se crea el documento, sin embargo, sta
puede cambiarse segn los requerimientos del usuario.
Transacciones 216
A Consolidacin: en esta casilla el usuario debe ingresar la fecha en la

que el embarque llega a un punto de consolidacin.
Desde Consolidacin: esta casilla es informativa y el usuario debe

ingresar la fecha en la cual el embarque sali de un punto de
consolidacin.
Aduana: en esta casilla el usuario debe ingresar la fecha en la cual el

embarque ingresa en el almacn fiscal de la aduana.
Agencia: esta casilla es informativa y se debe ingresar la fecha en la

cual la agencia aduanal inicia el trmite de desalmacenaje del
embarque.
Trmite: esta casilla es informativa y el usuario debe ingresar la fecha

en la cual la agencia aduanal finaliza el trmite de desalmacenaje del
embarque. Es decir, la fecha en la cual el embarque sale del almacn
fiscal de la aduana.
Planta: esta casilla es informativa y el usuario debe ingresar la fecha en

la cual recibe, en las bodegas de la planta, los artculos enviados por el
proveedor en el embarque.
Ofrecida: establece la fecha en la que el proveedor ofrece cumplir con

la entrega de los artculos solicitados en las rdenes de compra a las
cuales pertenecen las lneas que se estn cargando al embarque.
Asientos
De Recibo: en esta casilla se despliega el nmero del asiento
contable creado por el sistema cuando se realiza el movimiento
contable asociado con la transaccin de compra que ocurre al aplicar
en el inventario los artculos aceptados en el embarque.
El proceso de generacin de asientos debido a las transacciones de
compras, se hace en batch, es decir, existe un proceso especfico que
realiza la generacin de asientos de todos los embarques
"Recibidos" antes de la fecha lmite que se establezca.
De Liquidacin: en esta casilla se despliega el nmero del asiento
contable creado por el sistema cuando se realiza el movimiento
contable asociado con la transaccin de compra que ocurre
actualizar los costos fiscales de los artculos del embarque.
Pedimentos
Pedimento: cdigo asignado en el momento de la importacin
Aduana: nombre o cdigo de la aduana que realiza la importacin.
Agente Aduanal: Agencia aduanal que particip en el
desalmacenaje de la mercadera.
Compras
Transacciones 217
Fecha: fecha que se coloca cuando es asignado el pedimento.
Rubros
En esta carpeta se definen los rubros o comentarios adicionales que se
agregarn en el embarque cuando ste se imprima.
El uso de rubros se establece desde los Parmetros del Mdulo (vea la seccin
"Parmetros del Mdulo en la pgina 11" para el detalle de cmo se
ingresan los rubros).
Cada rubro generado tiene espacio para 50 caracteres alfanumricos.
Notas
apuntador de comentarios, notas, observaciones, en forma libre acerca del
embarque desplegado.
Costos
En esta carpeta se muestra un resumen de los costos generales de los artculos
del embarque. La informacin se desplegar segn avance del embarque en el
proceso de compra, es decir, conforme se vayan registrando los costos segn
los procesos ejecutados.
Compras
Transacciones 218
Carpeta Costos del Embarque
Los campos que se despliegan se presentan tanto en moneda local como su

equivalente en dlar y corresponden a:
Costo Fiscal: corresponde al costo por unidad de almacenamiento que
tienen asignados los artculos en el inventario, el cual es definido desde el
mdulo de Control de Inventario.
Costo Estimado: costo calculado con que se ingresa el artculo al inventario
cuando an no se conoce el costo real.
Costo Real: costo de adquirir y traer los artculos comprados hasta la
bodega.
Auditora
creado, aplicado al inventario y liquidado los artculos del documento de
embarque. Se despliega el nombre del usuario, la fecha y hora en que se cre y
se aplic el documento.
Compras
Transacciones 219
Nota Importante
Un embarque en estado "Recibido" no se puede modificar. Si el embarque
est en estado "Planeado" es posible eliminar lneas del embarque. Si el
embarque est "En Trnsito" no se pueden eliminar lneas.
El sistema permite eliminar, nicamente, eliminar Embarques en estado
Planeado.
Botn Funcin
Compras
Descripcin
Aprobar
Con esta opcin se aprueban todos los documentos de

embarque que estn marcados con el highlight. Una vez
que se ha ejecutado este proceso, las lneas desplegarn el
estado En Trnsito. Refirase a "Cmo se Aprueban
los Embarques?" en la pgina 233, donde se detallan las
caractersticas de esta opcin.
Reversar
Aprobacin
Para que la reversin se lleve a cabo los embarques deben

contar con una serie de caractersticas, ya que no en todos
los casos ser posible realizarla. En los casos que se pueda
realizar se habilitar el cono del proceso.
aprobacin de los embarques. Para reversar la aprobacin
de un embarque, el documento debe contar con las
siguientes propiedades:
- haber sido aprobada
- que su estado sea en trnsito
- que no hayan sido aplicados al inventario
se Reversa la Aprobacin de un Embarque?" en la pgina
234.
Cancelar
Esta opcin cancela los documentos de embarque marcados

con el highlight, de manera que no se pueden actualizar las
existencias del inventario con base en la informacin
contenida en el mismo. El proceso de cancelacin de
embarques es irreversible. Solamente se pueden cancelar
documentos de embarque cuyo estado sea Planeado o
En Trnsito.
Cuando se cancela un embarque, el sistema permite
restablecer las cantidades de los artculos solicitados al
Transacciones 220
proveedor en la lnea de la orden de compra desde donde

fueron cargados al embarque. De esta manera, es posible
solicitar los artculos del embarque cancelado en nuevos
embarques.
Asiento
Cuando el sistema utiliza integracin contable, por medio

de este cono el sistema despliega la ventana Diario de la
Contabilidad donde el usuario puede consultar el asiento
generado por la aplicacin del embarque a la contabilidad
de la empresa.
El cono no se activa si el registro seleccionado no ha sido
aplicado y por ende no tiene asociado un asiento contable.
Recuerde que un embarque puede contar con dos asientos:
uno para recibo y otro para liquidacin del embarque (esto
ocurre si se ingres a inventarios con costos estimados); por
lo que antes de desplegarlos, el sistema mostrar una
ventana en donde el usuario puede decidir cual de ellos
requiere (asiento de ingreso o asiento de liquidacin). Si
solo tiene un asiento el sistema no enviar ninguna
advertencia.
Preliquidar
Esta opcin verifica que los embarques seleccionados

cumplan con los requisitos necesarios para ejecutar el
proceso de liquidacin y en caso de ser as, marca el
embarque de modo que participe posteriormente en la
Liquidacin en Lote.
En la seccin Cmo se Preliquidan los Embarques? en la
pgina 237 se presentan los requisitos que debe cumplir un
embarque para participar del proceso.
Marcar /
Desmarcar
Permite marcar las lneas seleccionadas con el highlight, de

modo que se impriman los documentos de embarque
requeridos.
Asimismo, el cono sirve para desmarcar uno a uno los
documentos de embarque que se hayan seleccionado para
impresin. Consulte "Cmo se Imprimen los Documentos
de Embarque?" en la pgina 241, donde se presenta el
comportamiento de esta funcin.
Esta opcin permite quitar la marca de impresin a todas

las lneas de la tabla de datos que se hayan seleccionado
para imprimir. Al accionar esta opcin el sistema pide que
Desmarcar Todas se confirme la orden.
Refirase a "Cmo se Imprimen los Documentos de
Embarque?" en la pgina 241.
Imprime los documentos de embarque que se hayan
Imprimir
seleccionado con la opcin

. Los embarques se
imprimen en un formato especial, de manera que cada uno
se presentar en un documento individual. La diferencia
que existe entre la impresin de documentos de embarque (
) se basa en que: la
primera, muestra el detalle de un nico documento de
Compras
Transacciones 221
embarque, es decir, emite un reporte por lnea marcada.

Mientras tanto, la segunda opcin presenta un listado de
todos los embarques desplegados en la pantalla. Refirase
a "Cmo se Imprimen los Documentos de Embarque?" en
la pgina 241, donde se explica el procedimiento a seguir
para esta opcin.
Compras
Por Liquidar
Esta opcin cambia el estado del embarque con respecto al

proceso de liquidacin. Una vez que se ejecute este
proceso, el embarque pasar del estado No Liquidado a Por
liquidar.
Con esto el embarque podr ser considerado para calcularle
los costos reales de los artculos en una liquidacin.
Para realizar el cambio de estado el sistema despliega una
pantalla en la cual el usuario confirma la modificacin del
embarque en cuanto al estado de liquidacin.
Una vez que se ejecute el proceso, la informacin del
embarque no podr ser modificada, es decir, todos los
campos se deshabilitan.
Preliquidar
Esta opcin revisa que el embarque cumpla con los

requisitos necesarios para participar en el proceso de
liquidacin. De ser as, cambia el estado del documento a
Preliquidado, en caso contrario despliega un mensaje
con los problemas encontrados.
Cuando un embarque tiene este estado, podr ser
considerado en el proceso de Liquidacin por Lote que se
ubica en el men de Administracin.
Refirase a Cmo se Preliquidan los Embarques? en la
pgina 237 donde se enumeran los requisitos que debe
cumplir el documento para participar en el proceso.
Liquidar
Con esta opcin es posible ejecutar el proceso de

liquidacin de embarques, con el cual se actualiza en el
inventario el costo fiscal de los artculos considerados en el
documento y que fueron ingresados con costos estimados,
as como reflejar el efecto de la variacin sobre la
contabilidad de la empresa.
El detalle y caractersticas de este proceso se presenta en la
seccin Cmo se Liquidan los Embarques? en la pgina
238.
Refrescar Costos
Al presionar este cono el sistema calcula el costo estimado

local y dlar, y despliega el costo fiscal local y dlar
definido en Control de Inventario.
Los costos estimados se pueden calcular, desde el momento
en que se cargue la primera lnea del embarque hasta
cuando se aplique el embarque al inventario.
El costo estimado ser utilizado para ingresar los artculos
al inventario cuando no se conoce su costo real. Por otro
lado, el costo fiscal corresponde al costo por unidad de
almacenamiento que tienen asignados los artculos en el
inventario, el cual es definido desde el mdulo de Control
Transacciones 222
de Inventario
Compras
Aplicar a
Inventario
La funcin de este cono es actualizar las cantidades de las

existencias en el inventario con base en la informacin de
los artculos contenida en el documento de embarque.
El ingreso de los artculos al inventario se realiza segn las
cantidades definidas en la columna Aceptado, de manera
que no se contabilizan aquellos artculos que fueron
rechazados durante la inspeccin de entrada en bodega.
Para mayor informacin consulte la seccin "Cmo se
Aplica la Mercadera al Inventario?" en la pgina 235.
Cargar rdenes
Esta opcin se utiliza para cargar los pedidos de las rdenes

de compra al documento de embarque.
Al presionar este cono se despliegan todas las rdenes de
compra que tengan definido el mismo proveedor que el
establecido para el embarque. Solamente se podrn cargar
los artculos solicitados de las rdenes de compra que hayan
sido aprobadas, es decir, que tengan estado "En Trnsito" o
"Backorder".
Para el detalle del proceso de carga de rdenes as como los
campos desplegados refirase a "Cmo se Cargan las
Lneas de la Solicitud de Compra?" en la pgina 156.
Copiar
Estimados
Este proceso copia los costos estimados de las lneas del

embarque en el campo correspondiente al costo real.
Esta funcionalidad es til cuando se ha realizado la
aplicacin del los artculos al inventario con costos
estimados, sin embargo se posteriormente se determina que
stos son iguales que el costo real.
De esta forma al ajustar el costo fiscal de los artculos
recibidos, no se tendr que digitar el costo real para realizar
dicho ajuste. En su lugar el sistema copiar los costos en el
campo real.
La opcin permite ciertas posibilidades, que se apegarn
ms a la realidad del usuario y le facilitarn la definicin
del costo real:
- copiar el costo estimado sustituyendo todos los costos
reales
- copiar el costo estimado sustituyendo el costo real solo si
ste es cero
- copiar los costos estimados solamente en las lneas
marcadas
Sugerir
Este cono se presenta en varias carpetas del mantenimiento

de Embarques.
Dentro de la carpeta Desglose el cono Sugerir se encarga
de realizar la sugerencia siguiendo una serie de parmetros
relacionados con si la compaa utiliza lotes y
localizaciones o no.
Dentro de la carpeta Factura el cono Sugerir es utilizado
para sugerir el desglose de la factura de compra. Para la
Transacciones 223
sugerencia utiliza las lneas del embarque (la cantidad

embarcada y el precio unitario definido en cada una de
ellas). Esta sugerencia hace uso del hook de liquidacin
de compras (vea la seccin "Rutinas Configurables" en la
pgina 394.
Duplicar
El cono se encarga de duplicar la lnea seleccionada dentro

de la carpeta Desglose. Este proceso se realiza
considerando una serie de parmetros relacionados con el
uso de lotes y localizaciones.
Cmo se Cargan las Lneas de la Orden de
Compra?
Para cargar los artculos de las rdenes de compra al documento de embarque,
se debe proceder como se explica a continuacin:
1. El sistema por default coloca un consecutivo para un nuevo
embarque si se desea cargar a este embarque un solo proveedor se
puede digitar en la opcin proveedor, si no se debe dejar en blanco y
pasarse al tab lneas.
2. Presione el cono
. En este momento, el sistema salvar
automticamente el documento de embarque y se desplegar la
pantalla denominada Carga de Lneas de rdenes de Compra.
Esta pantalla contiene tres o cuatro carpetas, (si en el embarque se
marc que usa factura de compra aparecern cuatro); en la primera
se despliegan los parmetros con los cuales se establecer el filtro
para la seleccin de rdenes de compra, en la segunda carpeta se
desplegarn las rdenes que cumplan con el filtro establecido
anteriormente, en la tercera carpeta se presenta un tab para realizar
cargas manuales, y por ltimo una carpeta llamado documentos
donde se le puede ligar documentos (facturas a las lneas).
Para facilitar la asociacin entre las lneas del embarque y las diferentes
facturas de compra que podra poseer un embarque se facilita desde el dilogo
de carga de lneas de rdenes la posibilidad de poder asignarle un nmero de
factura a cada una de las lneas del embarque, para esto se contar con un tabla
editable que permita el ingreso de los datos requeridos para construir el
encabezado de la factura, esta funcionalidad nicamente estar disponible si el
embarque tiene marcado el check de generar factura. Tambin hay una
columna en el dilogo que permite hacer el ingreso de la factura, as de esta
Compras
Transacciones 224
manera el usuario puede ir lnea por lnea ingresando el nmero de factura,

tambin existe un mecanismo que permite asignarle a un conjunto de lneas un
cdigo de factura, para esto existe un botn en la parte superior de pantalla que
llama a una ventana donde se solicita un nmero de factura, este nmero es
cargado a cada unas de las lneas seleccionadas, posteriormente el sistema al
tratar de cargar las lneas debe consultar si al menos una lnea de la tabla tiene
una factura asociada, de existir al menos una el proceso debe levantar una
tabla con columnas editables que soliciten la informacin del encabezado, si la
factura existe en otro embarque o en cuentas por pagar el proceso debe sugerir
los valores de la tabla y la fila no podr ser modificada.
La carga de lneas se puede realizar desde el tab lneas eligiendo las lneas que
nos interesa ingresar en este embarque, o desde el tab Carga Manual digitando
los artculos que deseamos ingresar. Ms detalle en las explicaciones de las
carpetas.
Los tres botones en esta pantalla son el de:
Cargar: permite realizar cargas de lneas al embarque y seguir dentro de la
pantalla para realizar nuevas cargas, adems refrescar la pantalla de lneas
para que muestre los cambios despus de realizada la carga.
Cargar y Salir: permite realizar cargas de lneas y de inmediato cerrar esta
pantalla, ms sin embargo esto no evita que el usuario pueda ingresar
nuevamente y realizar nuevas cargas.
Cancelar Salir: el botn de cancelar es que aparece inicialmente y
obviamente es para cancelar el proceso de carga de lneas, sin embargo
despus de la primera carga el sistema cambiar el texto del botn Cancelar
a Salir
Filtro
En esta carpeta se despliegan los parmetros que establecen el filtro para la
seleccin de las rdenes de compra que podrn considerarse en el proceso de
carga de lneas de rdenes de compra en un embarque. Estos parmetros se
presentan a continuacin:
Bodega: establece el rango de bodegas definidas para cada lnea de pedido de
la orden de compra que se considerar para los documentos de embarque.
Nmero de Orden: establece el rango de seleccin de registros con base en
el nmero de identificacin de las rdenes de compra.
Artculo: establece el rango de seleccin de las rdenes con base en los
artculos definidos en la base de datos. Se puede escoger cualquier artculo de
Compras
Transacciones 225
la base de datos, sin embargo, solamente se podrn cargar artculos que sean
suministrados por el proveedor desplegado.
Fecha de la Orden: segn esta condicin, las rdenes de compra por
considerar en el proceso de carga debern haber sido creadas dentro del rango
definido por las fechas que el usuario debe ingresar.
Fecha Requerida: segn esta condicin, las rdenes que se considerarn
para el proceso de carga, debern tener la fecha lmite para que los artculos
solicitados al proveedor a las bodegas de la empresa (fecha requerida de la
orden de compra), dentro de las fechas definidas en el rango.
Fecha Ofrecida: establece el rango de fechas dentro del cual debe estar la
fecha en la que el proveedor se compromete a entregar las materias primas y
suministros solicitados en la orden de compra (fecha ofrecida de la orden de
compra), para que la orden de compra sea considerada en el proceso de carga.
Proveedor: establece el rango de proveedores definidos para cada lnea de
pedido de la orden de compra que se considerar para los documentos de
embarque; estos campos de filtro solo aparecern si en el embarque en el tab
general se dej en blanco el filtro para proveedor.
Moneda: se filtra la informacin por el tipo de moneda, sin embargo se puede
dejar en blanco.
Prioridad: en este caso el patrn de seleccin se establecer segn la
prioridad que se haya definido para la orden de compra. Se puede decidir si
solamente se considerarn las rdenes con prioridad alta, media o baja, o bien,
cualquier combinacin entre estas opciones.
Si los campos se dejan en blanco, el sistema asume que se tomarn en cuenta
todos los registros existentes en la base de datos, que apliquen al proveedor en
cuestin. De esta manera, se desplegar cualquier artculo, de cualquier orden
de compra, para cualquier fecha de creacin de la misma, para cualquier fecha
requerida y ofrecida, de cualquier bodega solicitada y finalmente, de cualquier
prioridad.
Compras
Transacciones 226
Filtro para Cargar lneas de rdenes de Compra
Lneas
En esta carpeta se desplegarn las lneas de las rdenes de compra que
cumplan con los patrones definidos en el filtro anterior.
Para elegir las lneas cargar se debe marcarlas por medio del botn
igualmente se pueden desmarcar por medio del botn .
Por medio de las combinaciones Ctrl.-S se pueden marcar las lneas; Ctrl.-D
sirve para desmarcar las lneas, se usa tambin Ctrl.-T para marcar todas las
lneas que se presentan en esta tabla y se desean marcar para cargar y Ctrl. A
para desmarcarlas.
Nota: Es importante decir que si se establecen las cargas desde este tab no se
podr utilizar el tab de carga manual.
Las columnas que se despliegan para cada artculo son las siguientes:
Orden: se refiere al nmero con que fue registrada la orden de compra en la
base de datos.
Lnea: indica la lnea que ocupa el pedido dentro de la orden de compra.
Prioridad: despliega la prioridad, o urgencia del requerimiento, que se asign
a la orden de compra.
Artculo: cdigo del artculo por cargar.
Compras
Transacciones 227
Descripcin del Artculo: nombre del artculo. Si la descripcin fue

modificada en la solicitud o en la orden de compra, entonces se desplegar tal
y como se grab la ltima vez.
A Embarcar: el usuario debe ingresar la cantidad que el proveedor realmente
enviar, en unidades de compra, para satisfacer los requerimientos del artculo
definidos en la lnea de la orden de compra que est cargando al embarque.
Por omisin el sistema despliega la cantidad que se defini como "Ordenada"
en la orden de compra, sin embargo, el usuario puede disminuir esta cantidad,
para establecer que el proveedor nicamente enviar una porcin de la
cantidad ordenada.
Documento: cdigo del documento por si el usuario desea asignarle
documento de embarque desde la carga.
Precio Unitario: inicialmente con el precio de la orden de compra, pero si el
usuario lo desea y tiene privilegios para modificar columna de precios puede
cambiarlo.
Porcentaje de Descuento: inicialmente con el descuento de la lnea de la
orden de compra, pero si el usuario lo desea y tiene privilegios para
modificarlo, puede hacerlo. Es importante decir que si se cambian los
descuentos de las lneas desde ac, estos sern los nuevos montos con los que
el embarque trabajar hasta el proceso final en una posible liquidacin.
Monto de Descuento: este se calcula de acuerdo al porcentaje de descuento
digitado, sin embargo se puede tambin digitar un monto (debe ser menor al
monto original), y entonces la columna de porcentaje de descuento se volver
a calcular de acuerdo a este monto.
Proveedor: muestra el cdigo del proveedor para cada orden mostrada.
Moneda: muestra la moneda en que se hizo la orden de compra, no editable.
Backorder: casilla informativa que despliega la cantidad de materia prima o
suministro ordenada al proveedor que con los embarques en proceso de
transporte y aplicados en el inventario todava falta por satisfacer.
Bodega: despliega la bodega que fue asignada a la lnea de pedido en la
orden de compra.
Ordenado: casilla informativa que despliega la cantidad total del artculo que
se orden al proveedor, en unidades de compra, en la lnea de la orden de
compra que se est cargando al embarque.
Embarcado: casilla informativa que despliega la cantidad de artculos que el
proveedor realmente ha enviado, en unidades de compra, para satisfacer los
requerimientos del artculo definidos en la lnea de la orden de compra que se
est cargando al embarque. Es decir, presenta el acumulado de la cantidad "A
Ordenar", de los embarques anteriores al embarque para el cual se est
cargando la lnea de la orden de compra.
Compras
Transacciones 228
Recibido: casilla informativa que despliega la porcin de la cantidad total de

artculos solicitados al proveedor, en la lnea de la orden de compra que se est
cargando al embarque, que hasta el momento han sido recibidos en la bodega
de la compaa. Posteriormente, stos artculos con base en inspeccin de
entrada de materia prima se clasificarn en "Aceptados" y "Rechazados". Por
lo tanto, corresponde a la suma de las cantidades aceptadas y rechazadas de los
embarques en estado "Recibido", en los cuales se ha cargado una parte de la
cantidad ordenada de la lnea de la orden de compra que se est cargando en el
Embarque.
Rechazado: casilla informativa que despliega la cantidad rechazada de los
artculos recibidos en la bodega de la compaa. Por lo tanto, corresponde a la
suma de las cantidades rechazadas de los embarques en estado "Recibido", en
los cuales se ha cargado una parte de la cantidad ordenada de la lnea de la
orden de compra que se est cargando en el embarque.
Cantidad aceptada: esta columna solo aparecer si la base de datos no usa
lotes ni localizaciones, en esta columna se puede digitar la cantidad a aceptar
en cada lnea.
Estado: despliega el estado de la lnea de pedido de la orden de compra,
como ya se ha mencionado, estos estados deben ser "Trnsito" o "Backorder".
Artculo Alterno: cdigo del artculo alterno.
Descripcin del Artculo Alterno: nombre del artculo alterno.
Fecha Orden: se presenta la fecha en que fue creada la orden de compra a la
cual pertenece la lnea que se est cargando en el embarque.
Fecha Requerida: establece la fecha lmite para que los artculos solicitados
al proveedor en la orden de compra sean recibidos en la bodega de la empresa.
Todas las lneas cargadas desde la misma orden de compra, tendrn la misma
fecha requerida, la cual corresponde a la fecha requerida de la orden de
compra.
Fecha Ofrecida: establece la fecha en la que el proveedor ofrece cumplir
con la entrega de los artculos solicitados en la orden de compra a la cual
pertenece la lnea que se est cargando al embarque.
Centro de Costo: muestra el centro de costo que se le asign a la lnea en la
orden de compra, no editable.
Cuenta Contable: muestra la cuenta contable que se le asign a la lnea en
la orden de compra, no editable.
Compras
Transacciones 229
Carga de lneas de rdenes de compra a Embarques
Si el usuario lo desea, podr desde esta pantalla de carga, asignar de una vez
facturas a las lneas o la lnea a cargar; esto lo podr hacer ya sea digitando un
nmero de factura en la columna Documento, o con el cono de sugerir
con una o varias lneas seleccionadas aparecer una pantalla para digitarlo; as
entonces esta informacin se desplegar automticamente en el tab Factura del
embarque.
La pantalla a desplegar por la opcin sugerir es la siguiente:
Pantalla de Documento por Lnea de Orden de Compra
Carga Manual
Desde esta carpeta se podr realizar la inclusin de lneas al embarque de
forma manual, y funcionar de la siguiente forma:
Compras
Al agregar una lnea nueva en la tabla el usuario podr digitar el

cdigo de la orden de compra, la lnea de la orden de compra, el
Transacciones 230
proveedor y/o el artculo, lo que causar que se sugieran los datos

de cantidad embarcada, precio, descuento, porcentaje de descuento;
entre otros.
Se validar la cantidad aceptada con respecto a la funcionalidad de

recibido de ms.
No se podr ingresar la cantidad aceptada si se usan lotes y/o

localizaciones.
El usuario podr borrar lneas, las cuales simplemente no se

tomarn en cuenta para la carga que se realice.
Se permitir ocultar todas las columnas excepto las de orden de

compra, lnea de oren de compra, artculo, proveedor y cantidad
embarcada.
El usuario podr incluir los datos de orden de compra y artculo; si

el mismo no se encuentra asociado a la orden de compra y se tiene
los privilegios necesarios para manipular rdenes de compra; se le
indicar el usuario que el artculo no est incluido en la orden y si
lo desea incluir; pero en una orden nueva. De ser as, al realizar la
carga, se crearn las rdenes que sean necesarias para incluir cada
uno de los artculos que no pertenezcan a la orden de compra
asociada.
Nota: si se utiliza la carga manual no se podr realizar la carga desde el tab de

lneas. Esta funcionalidad no se podr utilizar si se maneja la opcin de
aprobar rdenes por orden, igualmente queda sujeta su funcionalidad a los
privilegios del usuario para con las rdenes de compra.
Documentos
En esta carpeta se desplegarn los documentos que se le asignaron a cada lnea
o lneas en caso de haberlo hecho, es importante recordar que este tab aparece
si se marc el check de generar Factura de Compra.
Las columnas que se despliegan son las siguientes:
Documento: nmero que se le asign a la factura, no editable.
Tipo: Tipo de documento, puede ser tipo Factura o tipo Remisin.
Subtipo de documento: existen diversos subtipos de facturas, el usuario
puede elegir entre varios.
Proveedor: Muestra el proveedor al cual pertenecen las lneas de este
documento, si dos o ms lneas pertenecen a varios proveedores el sistema
har varias lneas en el tab documentos con el mismo cdigo pero separado en
lneas por ser diferentes proveedores.
Compras
Transacciones 231
Factura CP: Nmero con el cual se puede buscar esta factura en Cuentas
por Pagar, generalmente es el mismo del documento.
Fecha documento: Presenta la fecha de la factura de compra. Es una casilla
editable.
Fecha rige: esta casilla es editable y despliega el valor de la fecha de la
factura.
Moneda: Despliega el cdigo de la moneda utilizada en el documento.
Condicin de Pago: presenta la condicin de pago. Es una casilla editable
que puede desplegar, al presionar la tecla F1, las condiciones de pago
definidas en el mdulo de Administracin del Sistema. Por omisin el sistema
despliega el valor almacenado en la orden de compra asociada a la primera
lnea del embarque.
Comentario CP: La casilla trae un comentario, pero es posible agregarle
algo ms, este comentario es obligado.
Procesado CP: el sistema actualiza esta casilla que muestra si el embarque
fue procesado en el mdulo de Cuentas por Pagar (se refiere a la factura de
compra). Este check no es editable y slo se actualiza al momento de
generarse la factura de compra en el mdulo de Cuentas por Pagar; ya sea esta
generacin en lnea o paquete.
Si se indica que es una remisin, el sistema no tomar en cuenta el parmetro
que especifica la generacin de la factura de compra en lnea al recibir el
embarque (el mdulo de Cuentas por Pagar no maneja el documento tipo
remisin), para que sea necesario realizar la carga de facturas desde el mdulo
de Cuentas por Pagar.
Monto total documento: monto del total que se aplica el embarque; todos
estos datos actualizndose desde el tab de lneas, el campo es editable.
Monto a aplicar: Se digita el monto a aplicar.
Monto por importe: Es la resta del monto total del documento menos el
impuesto, es editable.
Monto Descuento: Se puede digitar un monto por descuento, si se digita
este monto el sistema calcula el porcentaje de descuento.
Porcentaje de descuento: Para digitar un posible porcentaje de descuento,
si se digita este porcentaje el sistema calcula el monto.
Compras
Transacciones 232
Impuesto de Ventas: Se despliega el monto de impuesto de ventas segn el

porcentaje digitado desde las lneas de las rdenes de compra.
Impuesto de Consumo: Se despliega el monto de impuesto de consumo
segn el porcentaje digitado desde las lneas de las rdenes de compra.
Monto Flete: Sirve para digitar el monto del flete en caso de existir dicho
monto, puede ser nulo.
Monto Seguro: Sirve para digitar el monto del seguro en caso de existir
dicho monto, puede ser nulo.
Monto documentacin: Sirve para digitar el monto de documentacin en
caso de existir dicho monto, puede ser nulo.
Notas: haciendo doble clic en esta opcin se despliega una pantalla donde se
pueden digitar las posibles notas del documento.
Error: Columna en la cual se advierten los errores en caso de haberlos al
momento de realizar la carga.
3. Seleccione las lneas de artculos que necesite cargar al documento
de embarque. Esto se ejecuta al posicionar el highlight sobre cada
lnea de la tabla.
4. Presione el cono denominado Cargar, para completar el proceso.
5. El sistema anotar las lneas seleccionadas en la carpeta Lneas y
seguidamente se desplegar dicha pantalla.
Cmo se Aprueban los Embarques?

Una vez que el documento de embarque ha sido creado, el sistema desplegar
el estado del mismo como Planeado. La aprobacin se realiza en forma
manual, desde la pantalla principal de la opcin.
El usuario es capaz de aprobar uno o varios embarques a la vez. Para ejecutar
el proceso de aprobacin se procede de la siguiente manera:
1. Ubique el highlight sobre el embarque o lnea de la tabla que desee
aprobar. Si se requiere aprobar varios documentos de embarque a la
vez, entonces presione la tecla Shift y marque con el highlight las
lneas que se requieran que participen en el proceso.
2. Asegrese de que los embarques tienen establecido su estado como
"Planeado", en caso contrario, el sistema no realiza el proceso.
3. Presione el cono
para ejecutar el proceso de aprobacin. Una
vez concluido el proceso, todos los documentos que participaron en
el mismo cambiarn su estado a "En Trnsito". A partir de este
Compras
Transacciones 233
momento se pueden ingresar los artculos en la bodega de modo

que, se actualicen los niveles de existencias del inventario.
En caso contrario, es decir, si el proceso no se ejecuta
satisfactoriamente, el sistema despliega una advertencia, esta
situacin se presenta en caso de que se intente aprobar un embarque
que tenga un estado diferente a "Planeado".
Cmo se Reversa la Aprobacin de un

Embarque?
El proceso de reversin lo que har ser pasar el estado del embarque a
planeado, lo que habilitar su edicin por si se desea modificar, esto
exceptuando que el estado de liquidacin sea Por Liquidar en donde aunque el
estado del embarques sea planeado este no es editable. El proceso tambin
limpiar la auditora de aprobacin.
Recuerde que el proceso de reversin se aplicar a los embarques con las
siguientes caractersticas:
Que hayan sido aprobados.
Que su estado sea en trnsito.
Que no hayan sido aplicados al inventario.

continuacin:
1. Seleccione los embarques a reversar con el highlight.
2. Presione el cono
El sistema despliega la pantalla Reversin de aprobacin de
embarques la cual cuenta con dos botones: el primero realiza el
proceso (Reversar) y el segundo cancela la operacin (Cancelar).

Compras
Transacciones 234

la funcin.
Cmo se Aplica la Mercadera al Inventario?

Una vez que la informacin del embarque ha sido aprobada se procede a su
aplicacin al inventario. El objetivo de este proceso es actualizar las
cantidades de las existencias en el inventario con base en la informacin de los
artculos contenida en el documento de embarque.
El ingreso de los artculos al inventario se realiza segn las cantidades
definidas en la columna "Aceptado" de manera que no se contabilizan aquellos
artculos que fueron rechazados durante la inspeccin de entrada en bodega.
Cuando se ejecuta este proceso, el sistema calcula el costo estimado (local y
dlar) para cada artculo enviado por el proveedor, incluido en cada lnea del
embarque, actualiza las existencias del artculo en el inventario y cambia el
estado del embarque a Recibido.
La aplicacin de los embarques al inventario implica varios procesos
relacionados:
Reclculo de Costos Estimados
Actualizacin de las Existencias en Inventario segn columna

Aceptado
Asignacin de CRM (Control de Recibo de Materiales)
Actualizacin del estado (Backorder o Recibida) en las rdenes de

compra cuyas lneas han sido cargadas en el embarque.
Cambia el estado del embarque a Recibido.
Si realiza una Consulta de Transacciones, en el Mdulo de Control

de Inventario, sobre los artculos incluidos en el Embarque
observar un registro relacionado con una transaccin de compra
para cada artculo, realizada en la fecha que se ejecut la aplicacin
del embarque al inventario.
Al momento de aplicar el embarque la cantidad aceptada de ms servir como
base para crear una lnea la cual tendr las mismas caractersticas de la lnea
de la cual se origin (artculo, orden, bodega, etc.).
Adems la columna Recibido de ms (de la tabla Lneas) se marcar
automticamente. Tambin se le agregar como comentario a las notas del
embarque la frase "Embarque con unidades recibidas de ms".
La nueva lnea tendr las siguientes caractersticas:
Compras
Transacciones 235
- Si se afecta o no el backorder de la orden de compra

asociada
Si las unidades de ms afectan el backorder, la cantidad embarcada ser igual
al nmero de unidades a afectar (la cantidad de unidades recibidas de ms). Si
no afecta el backorder la cantidad embarcada ser igual a cero.
Por ejemplo:
Si se afecta el backorder
Lnea
Artculo
Descripcin
Embarcada
Aceptada
RT-001
XXXXX
10
15
Lnea
Artculo
Descripcin
Embarcada
Aceptada
RT-001
XXXXX
10
10
RT-001
XXXXX
Si NO se afecta el backorder
Lnea
Artculo
Descripcin
Embarcada
Aceptada
RT-001
XXXXX
10
15
Lnea
Artculo
Descripcin
Embarcada
Aceptada
RT-001
XXXXX
10
10
RT-001
XXXXX
- Si las unidades recibidas de ms se pagan o no

Sin importar si la factura de compra incluye las unidades de ms o no, el
desglose (distribucin del costo) de la misma siempre se har entre todas las
unidades recibidas (lo cual bajar el precio unitario para aquellos casos en
donde estas unidades no se paguen).
Si la factura refleja las unidades de ms, las lneas del embarque adicionadas a
partir de haber recibido unidades de ms tendrn el mismo precio unitario de
la lnea origen.
Si la factura no refleja las unidades de ms, las lneas del embarque
adicionadas a partir de haber recibido unidades de ms tendrn como precio
unitario cero.
El sistema cuenta con un control para indicarle a la base de datos que
realice la operacin de "Rollback" en caso de encontrar una(s)
transaccin(es) abierta al momento de terminar la ejecucin de la
aplicacin.
Compras
Transacciones 236
Al recibir la mercadera (para cancelar el apartado) el usuario encargado de
compras generar un embarque por la cantidad a cancelar al proveedor, de esta
manera una orden de compra puede tener mltiples embarques, en cada uno de
ellos se va cancelando parcialmente el apartado presupuestal (cada embarque
genera un asiento contable por ingreso de mercadera, de acuerdo a las
unidades aceptadas, el cual ir cancelando el apartado presupuestal que origin
la orden de compra).
Cmo se Preliquidan los Embarques?

La preliquidacin prepara los documentos de embarque para poder participar
posteriormente en el proceso de liquidacin. De esta forma, se asegura que los
documentos cumplen con los requisitos necesarios para ejecutar el proceso.
Estos requisitos corresponden a:
estado del embarque debe ser "Recibido"
debe haberse realizado el asiento contable por la transaccin de ingreso

de artculos a la bodega
deben tenerse definidos los costos reales de los artculos del embarque
De manera que, para preliquidar un embarque se deben seguir los siguientes

pasos:
1. Aplique el embarque al inventario (
) de modo que se actualicen
las existencias de los artculos involucrados, con esto el embarque
pasa a estado "Recibido".
2. Realice el asiento contable correspondiente a la transaccin de
ingreso de mercadera al inventario. Este proceso se lleva a cabo
desde la opcin Movimiento Contable del men de
Administracin.
3. Se deben digitar los costos reales de los artculos que sern
liquidados, con base en la informacin proveniente del proveedor,
de transporte, aduana, etc.
4. Active la opcin Preliquidar del men Registro, o bien oprima el
cono
que se encuentra en la barra de herramientas.
Esta funcin tambin puede realizarse desde la tabla principal de

Embarques, en cuyo caso el usuario deber marcar con el
highlight aquellas lneas que desee participen en el proceso y
seguidamente accionar la opcin respectiva.
Compras
Transacciones 237
El sistema revisar que cada uno de los embarques cumpla con los
requisitos para ser liquidados, a saber:
estado Recibido
asiento por la transaccin de ingreso
costos reales estn definidos en el documento

En caso de ser as, se modificar el estado del embarque a
"Preliquidado", de otra forma, es decir, si el documento no cumple
con las condiciones se pasar por alto hasta que se establezcan todos
los aspectos necesarios.
Cuando un embarque est en estado "Preliquidado", podr ser
liquidado desde la opcin Liquidacin por Lote del men de
Administracin.
Cmo se Liquidan los Embarques?

El proceso de liquidacin de embarques realiza ajustes en la contabilidad y el
inventario para que stos reflejen los costos reales de los artculos. De manera
que la liquidacin se lleva a cabo sobre aquellos embarques cuyos artculos
fueron ingresados al inventario con costos estimados, el sistema respeta si para
el mdulo se utiliza o no integracin con la contabilidad..
As, el proceso de liquidacin actualiza el costo fiscal del artculo desde el da
en que se realiz la aplicacin al inventario hasta la fecha, con base en el costo
real determinado posteriormente. A su vez, refleja el efecto que esta variacin
produce sobre la contabilidad de la compaa. Al generar una liquidacin de
un embarque el sistema toma la cuenta de inventario en transito.
Existen dos posibles mtodos para realizar la liquidacin de embarques:
Por Ajuste de Costos
Por Contabilizacin
El primer mtodo se utiliza solamente si el artculo tiene existencias en el

inventario en el momento en que se ejecuta el proceso y el mtodo de costeo
para el costo fiscal es Promedio (el cual se define desde el mdulo de Control
de Inventario).
Por otro lado el mtodo de liquidacin por contabilizacin se usa en todos los
dems casos, especialmente si se presentan las siguientes situaciones:
Compras
el articulo es de tipo laboral, servicio u otros,
el articulo no tiene existencias, o
el articulo no tiene utiliza el costeo fiscal promedio, incluso podra

utilizarse sobre los artculos que aplican al ajuste de costos.
Transacciones 238
La liquidacin de embarques contempla los siguientes aspectos:

1. Se debe aplicar el embarque al inventario (
) de modo que se
actualicen las existencias de los artculos involucrados, con este
proceso el embarque pasa a estado "Recibido".
Si los artculos se aplican con el costo real, quedan automticamente
liquidados.
2. Se debe realizar el asiento contable correspondiente a la transaccin
de ingreso de mercadera al inventario. Este proceso se lleva a cabo
desde la opcin Movimiento Contable del men de Administracin.
La liquidacin puede llevarse a cabo de dos posibles maneras: por
lnea o por lote. En este apartado se explicar la liquidacin por
lnea, dado que es la que puede ejecutarse directamente desde la
opcin de Embarques.
3. Se deben digitar los costos reales de los artculos que sern
liquidados, con base en la informacin proveniente del proveedor,
de transporte, aduana, etc.
4. Seguidamente, para iniciar el proceso de liquidacin como tal,
active la opcin Liquidar del men de Registro o bien presione el
cono
que se ubica en la barra de herramientas.
Se presentar la pantalla principal de la opcin donde el usuario

deber definir el tipo de liquidacin que aplicar, as como el
paquete contable y el tipo de asiento a generar.
Pantalla de Liquidacin en Lnea
5. Presione el botn Liquidar para iniciar el proceso. Internamente, el

sistema realiza los siguientes cambios:
Compras
Transacciones 239
Lee el costo fiscal y la existencia del artculo que estaban

registrados antes de que se hiciera la aplicacin del embarque.
Escoge el mtodo de liquidacin a utilizar, por contabilizacin o

por ajuste de costos, segn las restricciones mencionadas
anteriormente.
Revisa todas las lneas del embarque para determinar el mtodo a

utilizar en cada una de ellas.
CASO 1: Liquidacin por Ajuste de Costos
Para cada lnea en que aplique el mtodo por ajuste de costos, toma el
costo real que se acaba de ingresar y calcula el costo fiscal para el da en
que se aplic el documento, con base en este nuevo costo.
Toma las transacciones de inventario que ocurrieron despus de la aplicacin

de esa lnea del embarque y va ajustando el costo fiscal recin calculado hasta
la fecha actual.
Con esto se define el nuevo costo fiscal vigente, para cualquier transaccin
que se haga del artculo.
Se genera una transaccin de inventario para cada artculo tipo

"Ajuste Costo" en el mdulo de Control de Inventario, con el
costo fiscal recin definido.
Se generan los asientos contables que reflejan los cambios en el costo

fiscal. El sistema realiza un asiento para cada lnea del embarque.
El asiento contable que se genera para reflejar las variaciones en los
costos fiscales de los artculos del embarque cuando el mtodo de
liquidacin es por ajuste de costos se presenta a continuacin:
Compras
Transacciones 240
La cuenta variacin de costo participa en el asiento cuando existen

diferencias entre el resultado en el inventario y el resultado del
ajuste de la liquidacin.
CASO 2: Liquidacin por Contabilizacin
Para aquellas lneas que apliquen al mtodo de contabilizacin

entonces el sistema nicamente genera un asiento por la diferencia
entre el costo real y el costo estimado. El detalle del mismo se
muestra a continuacin:
Una vez concluidos los ajustes para todas las lneas del embarque, se
marca el documento como "Liquidado" y finalmente, se graban los
datos de auditora.
6. As, al finalizar este procesamiento, el embarque presentar estado
"Liquidado" y el costo fiscal de cada artculo que particip en el
proceso estar actualizado con base en los costos reales de los
mismos.
Cmo se Imprimen los Documentos de

Embarque?
Desde la opcin de Embarques se pueden obtener dos tipos de reporte:
Embarques en pantalla (
Reporte de Control de Recibo de Materiales (
)
)

Compras
.
Transacciones 241

ASCII.
Por otro lado, si se requieren imprimir los documentos de embarque, el
1. Seleccione en la tabla de datos embarques que se van a imprimir.
Esto se hace al presionar la tecla Shift y marcar con el highlight
cada lnea que se necesite. Posteriormente se debe presionar el
cono
, para que los documentos a imprimir queden
seleccionadas.
embarque seleccionado para imprimir.
2. En caso de que haya marcado equivocadamente algn documento de
embarque especfico, se puede proceder a desmarcarlo.
.
presione el cono
. El sistema tambin presenta una opcin para
eliminar las marcas de impresin a las lneas de los embarques.
Compras
Transacciones 242
Pantalla de Impresin de Embarques.
4. Una vez que el usuario escoge Imprimir, el sistema desplegar la

pantalla de Reporte de Abastecimiento de Solicitudes, en la
cual el usuario puede determinar se despliegan las descripciones de
los artculos que se modificaron en la opcin de rdenes o bien, si
la descripcin a presentar ser la que se defini desde el mdulo de
Seleccin de Descripciones de Artculos
5. Elija la descripcin que desea desplegar en el reporte y presione el

cono Imprimir para continuar con el proceso. Seguidamente se
desplegar la pantalla de Parmetros de Impresin.
6. Seleccione la opcin denominada Impresora, para obtener un
reporte en papel de cada Embarque seleccionado.
Compras
Transacciones 243
7. Presione el cono Imprimir, para completar el proceso.

El usuario obtendr el detalle de documento de embarque que se
haya marcado para el proceso. Los reportes que se obtienen son
similares al siguiente:
Reporte de Recepcin de Embarque
8. Cuando el sistema imprime embarques, no se desmarcan las lneas

que estaban seleccionadas. Por esta razn es preferible que antes de
ejecutar el proceso nuevamente, se presione el cono
para
desmarcar todos los documentos. El sistema le pedir que confirme
la orden.
Cmo se Registran las Devoluciones?

Para registrar las diferentes devoluciones que afectarn las unidades recibidas
en los distintos embarques (ya aplicados al inventario) se presenta una pantalla
donde se realiza el mantenimiento de los registros de devolucin.
Si al aplicar las lneas, en el proceso de aplicacin de las devoluciones de
compras, ocurre algn error el sistema har "rollback" de las modificaciones
realizadas hasta el momento.
El procedimiento para registrar devoluciones de embarques recibidos es el
siguiente:
1. Ingrese a la opcin Embarques del men Operaciones.
2. Escoja el embarque a modificar e ingrese a la ventana de
Mantenimiento de Embarques.
Compras
Transacciones 244
3. En la carpeta Devoluciones presione el cono

que se
encuentra en la barra de herramientas de la tabla. El sistema
desplegar una pantalla titulada Devoluciones donde se realiza el
mantenimiento de las mismas.
4. En la parte superior de la ventana se presenta la siguiente
informacin:
Devolucin: muestra el nmero del documento (consecutivo de la
devolucin) el cual se sugerir tomando como base el ltimo consecutivo
utilizado que se registra en los parmetros globales del mdulo.
El consecutivo de la devolucin nicamente permite edicin si es propio del
mdulo de Compras o se le ha definido tal propiedad en Control de Inventario.
Estado: muestra el estado de la devolucin. Los estados por los que pasa una
devolucin afectan el documento en su totalidad, esto se debe a que el cambio
de un estado a otro siempre involucra que se efecte alguno de los procesos
especficos de creacin, aplicacin o cancelacin.
Los estados son los siguientes:
Planeada: este estado se despliega para todas las devoluciones de

embarque que se crean en la compaa y an no han sido aplicadas,
este estado particular ser el nico que permite modificaciones. Las
devoluciones slo pueden editarse si su estado es Planeada, s un
embarque tiene una devolucin en estado planeada, no puede crear
otra hasta que la misma sea aplicada.
Aplicada: este estado se despliega para las devoluciones de

embarques, en donde a los artculos incluidos en la misma le han sido
procesadas las devoluciones correspondientes
Cancelada: se despliega para devoluciones que han sido anuladas

por algn incumplimiento en los requerimientos, slo podrn
cancelarse devoluciones cuyo estado sea planeado.
Tipo: despliega una casilla combo que se refiere al tipo del documento a
generar. Estos pueden ser de tres tipos:
Devolucin: actualiza las cantidades existentes en el inventario (se

debe modificar tambin la cantidad en trnsito si se afectan rdenes de
compra) basndose en la cantidad a devolver.
Reversin: La reversin es similar en su manejo a la devolucin,

nicamente que deben de participar todos los artculos con sus
respectivas cantidades aceptadas, adems de activar el embarque y
pasar su estado a Planeado se modificarn las rdenes de compra
relacionadas, as como las cantidades en trnsito.
Compras
Transacciones 245
Cancelacin: es similar a la reversin del embarque slo que en este

caso no se activa el embarque si no ms bien se pasa a estado
cancelado. Tambin reactiva las lneas de las rdenes de compra
involucradas, las cuales pasan a estado Backorder, igualmente el
estado de la orden pasa a Backorder si el estado fuera Recibida o
Cancelada.
El sistema crea un documento tipo devolucin de compras en caso que el

usuario no modifique esta casilla.
5. Como se mencion anteriormente, el mantenimiento es similar al de
embarques y consiste en una ventana formada por cuatro o cinco
carpetas y una barra de herramientas con los conos estndar del
sistema (agregar, modificar, eliminar, etc.) ms tres conos de
funciones especiales: Aplicar, Cancelar y Visualizar asiento
contable.
Funciones Especiales
Aplicar
Esta funcin procesa la devolucin correspondiente. El proceso de aplicacin
afecta las unidades aceptadas para los artculos involucrados, as como las
existencias y costos registrados en el mdulo de Control de Inventario.
El objetivo de este proceso es actualizar las cantidades existentes en el
inventario (se debe modificar tambin la cantidad en trnsito si se afectan
rdenes de compra) basndose en la cantidad a devolver.
La aplicacin de la devolucin implica varios pasos relacionados:
Costos del artculo en inventarios
El manejo de los costos se realiza de la siguiente manera:

Si el tipo de costeo en control de inventario es UEPS o PEPS, el sistema
traer nicamente el costo de las unidades a devolver de la capa respectiva.
Si el costo que maneja inventario es estndar, el manejo de costos no tiene
mayor problema, ya que el sistema toma el costo unitario estndar definido
para el artculo.
La transaccin de devolucin se visualizar como una transaccin posterior
al ingreso, por lo tanto la transaccin de ingreso a inventario no debe verse
afectada, por lo que la diferencia se obtendra a partir del costo promedio
actual.
A continuacin un ejemplo:
Compras
Transacciones 246
Se tienen dos compras de mercadera: 1 unidad a 1000 y otras 2 a

2000, lo que da un costo promedio de 1666.67.
Se vende una unidad la cual sale a ese costo (1666.67), pero luego
se desea devolver una de las unidades que ingresaron a 2000.
Para solucionar el problema que se presenta en inventario al realizar

devoluciones utilizando costo promedio, la transaccin realiza lo
siguiente: Se obtiene la diferencia entre el costo promedio actual y
el costo por el que se har la devolucin, este proceso no modifica
el costo promedio del artculo, as si la salida es por 2000.00 esto
nos dara una diferencia de 333.33 el cual debe de registrarse en
una cuenta de variacin, vase la siguiente tabla que ilustra las
transacciones de inventario.
Tipo
transaccin
Cantidad
Costo
Costo
Promedio
Compra
1000.00
1000.00
Compra
2000.00
1666.67
Venta
1666.67
1666.67
Devolucin
2000
1666.67
Deferencia
o
333.33
As para registrar contablemente la transaccin se utilizar un asiento

de tres lneas una para la cuenta de inventario, otra para la cuenta de
inventario en trnsito y otra para la variacin, el asiento quedara de la
siguiente forma:
Cuenta
Debe
Inventario
Trnsito
Haber
1666.67
2000.00
Variacin
333.33
Actualizacin de las Existencias en Inventario
Cada documento de devolucin aplicado genera una transaccin en el mdulo

de control de inventario, en donde se refleje el impacto a las existencias de los
artculos involucrados.
En otras palabras, se genera una devolucin de compra tal y como actualmente
se efecta en Control de Inventario (de acuerdo a la transaccin configurable
que se haya seleccionado), para ello utiliza la bodega y cantidad de unidades a
Compras
Transacciones 247
devolver registradas para cada lnea de la devolucin, lo mismo que la

localizacin de la bodega si as se ha indicado. Si la empresa maneja lotes, el
estado del mismo es la gua para hacer la aplicacin correspondiente en
inventarios. As:
Si el lote est aprobado, har la devolucin de las existencias
disponibles
Si el lote est vencido, no se permitir la aplicacin de la devolucin
pues no es posible realizar devoluciones sobre artculos vencidos.
Si el lote est en cuarentena, har la devolucin de las existencias en
cuarentena
Cambio de estado
Si todo sale bien se cambia el estado de la devolucin a "Aplicada.

Al presionar el cono
el sistema despliega una pantalla para confirmar la
operacin y muestra el cdigo de la misma.
Pantalla de Proceso de Aplicacin de Devolucin
Cancelar
Este proceso se ejecuta por medio del cono
y cancela el registro de
devolucin que se haya seleccionado.
Las devoluciones se anulan por algn incumplimiento en los requerimientos y
slo pueden cancelarse devoluciones cuyo estado sea planeado.
Compras
Transacciones 248
El proceso de cancelacin inhabilita la devolucin para posteriores

modificaciones. Al seleccionar la opcin el sistema despliega una pantalla
donde el sistema pide una confirmacin de la operacin.
Pantalla de Proceso de Cancelacin de Devolucin
La cancelacin pasa el embarque a estado "cancelado" y tambin reactiva las

lneas de las rdenes de compra involucradas, las cuales pasan a estado
"Backorder", igualmente el estado de la orden pasa a "Backorder" si el estado
fuera "Recibida" o "Cancelada".
Visualizar
Por medio de este cono el usuario puede consultar la transaccin contable
generada por el proceso de aplicacin de la devolucin. Esta funcin para
desplegar asientos contables slo estar visible si el mdulo de Contabilidad
General est instalado y se tiene integracin contable.
Si ya se le han generado asientos al embarque (de ingreso o liquidacin) se
crea otro asiento para reversarlo.
Tal como se indic anteriormente, si el costeo es por capas o estndar el
asiento ser de dos lneas, si se utiliza costo promedio el asiento ser de tres
lneas.
Cuenta
Debe
Inventario
Trnsito
Compras
Haber
xxxx
Xxxx
Transacciones 249
Variacin
xxxx
La pantalla cuenta con varias carpetas con el fin de agrupar la informacin y
hacerle ms fcil al usuario ingresar los datos.
General
Esta carpeta incluye los siguientes datos:
Fecha: fecha de la devolucin, para la misma el sistema sugiere la fecha del
da al momento de crear la devolucin, se permite la edicin por el usuario.
Asiento: consecutivo del asiento generado (si ya se ha aplicado la
devolucin) este campo no es editable y la etiqueta del mismo se configura de
acuerdo a como se haya definido en el mdulo de Contabilidad General.
Transaccin: casilla combo para definir la transaccin configurable a
utilizar (para ello se utilizarn las transacciones configurables definidas en
Control de Inventario). El sistema despliega slo aquellas transacciones que
permiten devolver mercadera.
Orden de compra: opcin para afectar la orden de compra en la aplicacin
de la devolucin, para ello se tienen tres opciones:
Afectar las rdenes de compra relacionadas: Si el usuario desea

afectar la orden de compra asociada al embarque y esta an no tiene el
estado Recibida, el sistema disminuye la cantidad embarcada y
recibida de la orden, adems si la lnea ya estaba recibida el estado
pasa a Backorder. Tambin aumentan las unidades en trnsito para
el artculo en inventario. Si la orden de compra ya se encuentra
recibida, el sistema genera una nueva orden de compra.
Crear orden de compra: este caso se incluye una lnea por cada
artculo a devolver. Como cantidad ordenada queda la cantidad
devuelta, el factor de conversin y el precio unitario se toman de la
orden original que se le envi al proveedor para adquirir la
mercadera.
No afectar la orden de compra. (no se afectarn las rdenes

relacionadas o ni tampoco se crearn nuevas)
Estas opciones se registrarn mediante una casilla combo. Como valor por
defecto se tiene el afectar las rdenes de compra relacionadas, pero se le
facilita al usuario su edicin para que seleccione la de su conveniencia.
Generar documento de dbito en lnea: genera una nota de dbito en
lnea al proveedor, similar a como se hara desde el mdulo de Cuentas por
Compras
Transacciones 250
Pagar. Si est seleccionado indica que debe generarse la nota de dbito y es

editable solamente si el embarque est asociado a una factura de compra.
Si se especific que se generara una nota de dbito, el sistema valida que la
informacin para la misma sea correcta, de no serlo no se ejecuta el proceso de
aplicacin de una devolucin. Si todo est bien, durante la aplicacin se crea
el documento respectivo, el monto de la misma se toma como la sumatoria del
monto registrado para este apartado en las lneas de la devolucin (este monto
no puede ser 0).
Recuerde que esta casilla de chequeo para generar en lnea una nota de dbito
se habilita slo si el embarque est relacionado con una factura de compra.
Notas: campo de edicin que le permite al usuario digitar anotaciones
referentes a la devolucin.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el sistema.
Carpeta General de Devoluciones
Lneas
Esta carpeta muestra una tabla con las lneas del embarque que se vern
afectadas por la devolucin.
Compras
Transacciones 251
Incluye en su parte superior tambin varios conos para procesos relacionados

con la tabla:
Agregar filas.
Borrar filas.
Cancelar edicin.
Seleccionar columnas para despliegue.
Sugerir, agrega a la tabla una lnea por cada una con que
cuente el embarque, til si se desea devolver la totalidad
del embarque.
Este cono funciona del siguiente modo: si la tabla esta
vaca se incluye una lnea equivalente por cada una del
embarque, por el contrario si la tabla ya tiene lneas la
sugerencia agregar slo aquellas lneas no incluidas
previamente. El sistema permite que se sugieran los
montos de la nota de crdito.
Duplicar lneas, permitir al usuario la funcionalidad
para duplicar lneas til cuando se desea desglosar por
lote y / o localizacin, la cantidad a devolver.
Para especificar la serie del artculo en caso que el
mismo utilice Series.
Reporte de las lneas de la tabla.
Envo de datos a Excel.
Con una funcionalidad similar a la de las lneas de la factura de compra en el
Embarque. Adems se ampliar la funcionalidad del botn permite que la
sugerencia de las lneas a devolver para, el. Estas columnas se habilitarn
nicamente si se marca el indicador de generar Nota de Crdito.
Las lneas de la tabla slo pueden contener artculos contenidos en las lneas
del embarque.
Para agregar lneas a esta tabla se puede hacer de dos maneras:
Compras
Transacciones 252
1. digitar la lnea o el artculo del embarque a devolver (de manera

similar al realizar el desglose de embarques en forma manual) para
facilidad se suplir de columnas de ayuda tanto para la lnea de
embarque como la que indica el cdigo del artculo;
2. la otra forma de agregar lneas es utilizar el cono para sugerencia de
las lneas a devolver (
).
Dentro de las lneas del documento se tienen las siguientes columnas:
Compras
Lnea del embarque, el sistema muestra la lnea del embarque

asociada a la lnea de la devolucin.
Artculo y Descripcin, no son editables sus valores se toman de la

tabla de lneas del Embarque.
Centro de costo y descripcin, muestra el centro de costo y la

descripcin del mismo para el artculo de la lnea.
Cuenta contable y descripcin, muestra la cuenta contable y la

descripcin de la misma para el artculo de la lnea.
Moneda lnea, indica la moneda para una lnea en especfico.
Aceptado, cantidad aceptada, no es editable y su valor se toma de la

tabla lneas del Embarque.
Unidades devueltas, se afecta por cada devolucin en la que se

involucra el artculo dentro del mismo embarque, no es editable y su
valor se toma de la tabla lneas del Embarque. Las unidades devueltas
para un artculo no pueden ser superiores a la cantidad aceptada en el
embarque para ese efecto.
Devolver, unidades a devolver en unidad de almacn y compra,

permite la modificacin por el usuario. En la conversin entre
unidades se utiliza el factor de conversin almacenado en la lnea de la
orden de compra asociada a la lnea de embarque.
Bodega, columna modificable por el usuario. Despliega ayuda con la

tecla F1 y muestra solamente aquellas bodegas relacionadas con el
artculo. Como valor por defecto se presenta la bodega en la que se
recibi el artculo.
Localizaciones, s se manejan localizaciones en el inventario se le

provee al usuario la posibilidad de indicarlo. S en Control de
Inventario se manejan localizaciones es necesario sealar de cual se
har la devolucin.
Lotes, si se trabaja con lotes se tomar el registrado en las lneas del

embarque pero no se permite su edicin.
Transacciones 253
Importe Nota Dbito, s se genera nota de dbito, se incluye una

columna para especificar el monto correspondiente con que afectar la
lnea el monto total de la nota de dbito, esta columna se inicializa con
el valor cero (0).
Importe: Importe de la lnea para generar la nota de crdito.
Descuento: Descuento de la lnea para generar la nota de crdito.
Subtotal: Columna calculada (Importe Descuento).
Impuesto 1, Impuesto 2: despliegan el Impuesto 1 y 2 de la lnea

para generar la nota de crdito, el porcentaje del mismo se toma del
impuesto1 de la lnea de la orden de compra asociada y del impuesto 2
de la misma.
Rubros: despliega los rubros 1 y 2 de la lnea para generar la nota de

crdito, el porcentaje del mismo se toma de dividir el monto por el
rubro 1 de la lnea del embarque entre las unidades aceptadas.
La descripcin de las columnas para los impuestos, como los rubros, se

asignar de acuerdo al nombre especificado para cada uno de estos impuestos
(tal y como se hace en el embarque al detallar la factura).
Las columnas Importe, Descuento, Subtotal, Impuestos 1 y 2 y Rubros1 y 2 se
activan nicamente si se marca el indicador de generar Nota de Crdito en los
parmetros del mdulo de Compras. Vea la seccin "Parmetros del
Mdulo en la pgina 11".
Si los parmetros del mdulo indican la aplicacin automtica de la nota de
crdito (si se genera para la devolucin) al aprobar la devolucin y luego de
generar la nota de crdito, el monto de la misma se debe aplicar al saldo de la
factura de compra asociada al embarque (si lo tuviera), si el monto de la nota
de crdito es mayor al saldo de la factura de compra, la diferencia quedar
como un monto por aplicar para la nota de crdito.
Compras
Transacciones 254
Carpeta Lneas de Devolucin
Nota de dbito
En esta carpeta se tiene la informacin necesaria para generar la nota de dbito
al proveedor (todos ellos sern requeridos), la informacin es la siguiente:
Proveedor: Se debe colocar el proveedor al cual se le generar la nota de
crdito.
Nmero: nmero de la nota de dbito, es digitado por el usuario.
Moneda: se debe colocar la moneda de la nota de crdito.
Fecha: Fecha del documento, se sugerir la fecha del da, pero podr ser
modificada por el usuario.
Subtipo: Subtipo del documento, por defecto se presenta nota de dbito,
puede ser editable por el usuario.
Compras
Transacciones 255
Aplicacin: comentario que indica el motivo por el que se genera la nota de

dbito, es editable por el usuario.
Importe: se despliega el importe de la nota de crdito.
Descuento: descuento de la nota de crdito.
Impuesto 1 y 2: se ingresan los impuestos 1 y 2 de la nota de crdito.
Rubros 1 y 2: se ingresan los rubros 1 y 2 de la nota de crdito.
Monto dbito: Monto por el que se genera la nota, no es editable y su valor
se obtiene de sumar la columna con el monto en que afecta cada lnea la
factura de compra.
Carpeta Nota Dbito
Retenciones
En esta carpeta se muestran las retenciones que se calcularn al aplicar las
devoluciones, sin embargo estas se pueden recalcular o eliminar; la
informacin que se despliega en esta tabla es la siguiente:
Retencin: indica el cdigo de la retencin en la devolucin.
Descripcin: indica la descripcin del cdigo de la retencin.
Compras
Transacciones 256
Monto: indica el monto por el cual se va a calcular la retencin.

Base: indica la base sobre la cual se calcul la retencin.
Auto-retenedora: indica si la retencin es de tipo auto-retenedora o no.
Asumida: indica si la retencin es de tipo asumida o no.
Carpeta Retenciones de devoluciones
Auditora
Se presenta una carpeta para la auditora en la cual se registra el usuario que
crea la devolucin as como aquella que la aplica.
Compras
Transacciones 257
LIQUIDACIONES DE COMPRA
El objetivo de esta funcin es calcular automticamente los costos reales de
los artculos importados, los cuales han sido registrados en el inventario con
costos estimados.
Cuando un artculo llega a la empresa producto de un pedido ordenado por
medio de una orden de compra, se genera un documento de embarque, el cual
representa el recibo de la mercadera en la compaa.
Este documento refleja las cantidades que han llegado a la bodega, las que se
aceptan y las rechazadas. Asimismo se calcularn los costos estimados o bien
se definirn los costos reales de los artculos que ingresan al inventario, los
que afectarn el costo fiscal del artculo.
Sin embargo, cuando los artculos son importados (proveedor extranjero)
muchas veces este costo real no se conoce al momento del ingreso de la
mercadera al inventario, en tal caso los artculos se ingresan al inventario con
el costo estimado.
Una vez que se tenga toda la informacin relacionada con el costo de la
mercadera, costo de transporte, almacenaje, impuestos y otros gastos, ser
preciso calcular el costo real del artculo, de manera que pueda actualizarse el
costo fiscal con los valores reales correspondientes.
Para realizar el clculo del costo real de los artculos importados, se requiere la
Compras
Mdulo Compras
Aranceles
Gastos
Embarques
Mdulo Cuentas por Pagar

Transacciones 258
Facturas de Compra
La diferencia entre esta opcin y las liquidaciones que aparecen en la opcin

de Embarques es que sta calcula el costo real de los artculos importados y el
proceso de liquidaciones actualiza con este costo real, el costo fiscal de los
artculos en el inventario.
Las liquidaciones de compra pueden presentar los siguientes estados:
Planeada: este estado lo despliegan todas las liquidaciones que se

crean en la compaa. Cuando una liquidacin se presenta como
planeada, el usuario podr ingresar toda la informacin necesaria para
que el sistema calcule el costo real de los artculos de los embarques.
Calculada: la liquidacin presentar este estado una vez que se haya

realizado el clculo de la misma, es decir, se han definido los costos
reales para los artculos de los embarques, pero no se han aplicado a
stos.
Cuando se calcula la liquidacin el sistema definir los montos,
tanto en moneda local como dlar, que se asignarn al costo real del
artculo. Estos pueden observarse en la carpeta Detalle Liquidacin.
El usuario puede hacer modificaciones a una liquidacin calculada,
sin embargo el estado de sta retornar a Planeada, para recuperar
este estado se debe ejecutar nuevamente el proceso de calcular (
).
Aprobada: este estado se despliega cuando se han aplicado los costos

reales a los artculos de los embarques que componen la liquidacin.
Si estos embarques no se han aplicado al inventario, es decir, que la
mercadera est disponible o en cuarentena, al aprobar la liquidacin
el usuario podr realizar el ingreso respectivo.
Cancelada: las liquidaciones canceladas son aquellas que por alguna

informacin no disponible o que an no proceda se tiene que reversar
el efecto de la aprobacin.
Cuando una liquidacin se encuentra cancelada, su efecto sobre los
embarques queda anulado, lo nico es que el registro no se elimina
de la base de datos.
Para mejorar el rendimiento del despliegue de la opcin, la seleccin estar
limitada por lo que no se presentar toda la informacin de la base de datos.
Si el usuario no ha definido ningn filtro para las fechas inicial y final,
entonces el sistema por omisin desplegar para la fecha de inicio el primer
da del mes en que se est trabajando, en tanto que para la fecha final se
mostrar la fecha del sistema.
Compras
Transacciones 259
Adicionalmente, por omisin se mostrarn nicamente aquellas liquidaciones

que se encuentren en estado Planeada o Calculada. Sin embargo, si el usuario
tiene definido algn filtro, entonces se respetar su seleccin.
Cuando se ha realizado el clculo de alguna liquidacin y el sistema ha
encontrado algn error en la misma que le impide ejecutar el proceso
correctamente, se desplegar un mensaje al usuario aclarndole la situacin
presentada, asimismo se marcar la lnea correspondiente a la liquidacin (
).
La pantalla principal de la opcin se muestra a continuacin:
Pantalla Principal de Liquidaciones de Compra
INGRESO DE DATOS
Existen una serie de condiciones determinadas por otras opciones, o bien
desde otros mdulos, que son necesarias para el manejo de las liquidaciones
de compra. Por ejemplo, es preciso que se creen facturas en el mdulo de
Cuentas por Pagar que reflejen el precio en el que fue comprada la mercadera
del embarque, a su vez, tambin es necesario definir los embarques con los
artculos a ingresar en el inventario.
Compras
Transacciones 260
Para poder cargar embarques desde esta opcin, stos deben presentar el
estado de liquidacin "Por Liquidar", sin embargo pueden ser embarques
planeados, aprobados, recibidos, etc, esto no restringe el manejo de las
liquidaciones de compra.
Cuando se agrega una liquidacin de compra el sistema despliega una pantalla
con un conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin total de cada
liquidacin. Para acceder cada carpeta basta con hacer un click con el ratn
sobre la pestaa de la carpeta, o bien se pueden oprimir las teclas Alt y la
correspondiente a la letra subrayada en la pestaa de cada carpeta.
identificacin de la liquidacin o cdigo. Por omisin, el sistema despliega
un nmero que corresponde al consecutivo para liquidaciones definido en los
Parmetros del Mdulo, pero el usuario tiene la posibilidad de cambiarlo y
definir el de su conveniencia, siempre y cuando se siga con el formato
establecido.
Se desplegar el estado inicial de la liquidacin de compra. Cuando una
liquidacin est recin creada, el sistema le establece estado Planeada.
Para definir la informacin necesaria para calcular los costos reales de los
artculos de los embarques, el sistema presenta una pantalla con carpetas.
Para que estas carpetas se habiliten, se deber grabar en la base de datos la
informacin que se haya digitado, dado que el sistema realiza una serie de
validaciones y en cada caso deshabilita las carpetas, impidiendo as su acceso.
Funciones Especficas
Botn
Compras
Funcin
Descripcin
Preliquidar
Con esta funcin se logra para

preliquidar los embarques
asociados a la liquidacin (si aun
no se tiene el monto real de
impuestos de importacin).
Liquidar
Con este botn se logra con

liquidar los embarques los
embarques asociados a la
liquidacin (al momento de tener
el monto real de impuestos de
importacin)
Transacciones 261
Auditora
Este botn permite realizar el

despliegue de la Auditora
General
En esta carpeta se definen aspectos generales sobre la liquidacin, los cuales
restringirn los embarques y en consecuencia los artculos, a los cuales se les
calcular el costo real con que sern ingresados al inventario.
Carpeta General
Las casillas que se despliegan en esta carpeta son las siguientes:

Fecha: corresponde a la fecha de la liquidacin. Se sugiere la fecha del
sistema pero el usuario podr variarla, es obligatorio definir una fecha a la
liquidacin, pues de lo contrario el registro no podr grabarse en la base de
datos.
Referencia: este dato es opcional y representa, en caso de ser digitado, el
documento de recibo de mercadera importada, el nmero de gua area u otro
Compras
Transacciones 262
documento que sirva para identificar cuales embarques van a ser liquidados en
forma conjunta.
Proveedor: al digitar el cdigo de un proveedor en este campo se establece
que la liquidacin se realizar a los embarques de un proveedor especfico
nicamente. De manera que, cuando este campo se deje vaco, se podrn
liquidar embarques de cualquier proveedor.
Tipo Prorrateo: en este campo se presenta el listado de las posibles formas
de distribuir los montos de las facturas y gastos de manera que se reflejen en el
costo de los artculos contenidos en los embarques objeto de la liquidacin.
Estas facturas y gastos corresponden a rubros por flete, seguros u otros
motivos ajenos al costo de compra de los artculos que se liquidan y que no
corresponden a la factura de compra.
En otras palabras, el sistema distribuir el monto de las facturas o gastos, a los
artculos de los embarques basndose en los criterios definidos en este campo.
Por ejemplo, supngase que se tiene una factura cuyo monto es 200 colones, la
cual se va distribuir en un embarque que contiene tres artculos y el criterio de
prorrateo ser Cantidad. El detalle de los artculos se muestra a continuacin
Artculo
Cantidad (unidades)
20
30
50
De esta forma, el sistema distribuir el monto de la factura segn las

cantidades de cada artculo. El resultado se puede observar a continuacin:
Artculo Cantidad (unidades) Monto (colones)

A
20
40
30
60
50
100
El prorrateo que se define desde esta carpeta ser el que el sistema sugiere
como default para todas las facturas (que no sean de compra) y los gastos
asociados a la liquidacin. Sin embargo, el usuario podr modificarlo para
cada gasto o factura.
Los posibles criterios de distribucin de los montos de las facturas o gastos
que afectan los artculos de los embarques de la liquidacin son:
Compras
Cantidad: con este tipo de prorrateo se distribuyen los montos en

funcin de las unidades de almacn recibidas en los embarques.
Costo estimado local: se distribuye el monto en funcin del costo

estimado local de las unidades del almacn recibidas de los
embarques, expresado en moneda local.
Transacciones 263
Peso Bruto: se distribuye el monto de la factura o gasto en funcin del

peso bruto total de las unidades recibidas de los embarques.
Peso Neto: el monto se dividir en funcin del peso neto total de las
unidades recibidas en los embarques.
Precio: se prorratea en funcin del importe descontado de compra de

las unidades recibidas en los embarques, expresado en la moneda
local.
Volumen: se prorratea en funcin del volumen total de las unidades

recibidas en los embarques.
Promedio: este tipo distribuye la cantidad a prorratear de la factura o

gasto entre el total de las lneas del embarque, sin considerar cuntos
artculos hay por lnea. De esta manera todas las lneas tendrn
asignado el mismo monto.
Volumen: divide la cantidad a prorrateas entre todas las lneas de los

embarques
Arancel: en realidad este tipo de distribucin de gastos no

corresponde estrictamente a un prorrateo. En este caso el proceso de
asignacin de gastos a lneas de embarque se realiza con base en el
clculo y aplicacin de un conjunto de impuestos preasignados a los
artculos comprados.
Ninguno: este tipo se asocia a aquellas facturas que no deban

prorratearse por lo que debern excluirse de todo clculo. Un ejemplo
de factura que no debe prorratearse lo representan las facturas de
compra, cuyo procesamiento es diferente.
Tipo Cambio Dlar: este tipo de cambio ser utilizado para uniformar todos
los clculos en los que se requiera hacer conversiones a la moneda dlar. El
dato es opcional, de manera que si no se especifica se utilizan los tipos de
cambio a moneda dlar que el usuario haya especificado para cada factura o
gasto que intervenga en la liquidacin.
Aunque se defina un tipo de cambio en esta casilla, el usuario tendr la
posibilidad de modificarlo para cada documento.
Propagar
Junto al campo de tipo de cambio se despliega un botn ( ) el cual se
encarga de actualizar el tipo de cambio de todas las facturas y/o gastos con el
nuevo valor.
Compras
Transacciones 264
Al presionar el cono el sistema muestra una pantalla de confirmacin en la

cual el usuario debe ejecutar el proceso.
Pantalla de Propagacin del tipo de cambio
Calcular Aranceles: esta casilla tiene como finalidad indicar si se calculan

los aranceles de importacin para los artculos, clasificados para moneda local
y para dlar, por lo que se deben definir los montos para ambos, los aranceles
son los siguientes:
Flete: monto en aranceles por concepto de fletes.
Seguro: monto en aranceles por concepto de seguros.
Otros: monto en aranceles por concepto de otros gastos.
Impuestos de Importacin: casilla tipo check box que se utiliza para

indicar si se calculan los aranceles de importacin para los artculos. Se deben
definir dos montos en particular:
Monto Real Local: se debe especificar el monto real por impuestos

de importacin en moneda local.
Monto Real Dlar: se debe especificar el monto real por impuestos

de importacin en dlares.
Notas: dicho campo sirve para que el usuario, si lo desea, asocie un concepto
o explicacin a la liquidacin. El llenado del campo es opcional.
Embarques
Una vez registrados los datos generales, el usuario debe detallar el o los
embarques que contempla la liquidacin y que pertenecen al proveedor que ha
seleccionado.
Compras
Transacciones 265
Carpeta Embarques
Recuerde que se no se ha definido ningn proveedor, entonces podr

seleccionar embarques de cualquiera.
El usuario puede escoger cualquier embarque que cumpla con los siguientes
requisitos:
que se encuentre en estado Planeado, Trnsito o Recibido
que presente el estado Por Liquidar
que est ni Preliquidado ni Liquidado
Esta carpeta presenta una tabla de datos donde se definen los embarques que
sern considerados en la liquidacin. Al presionar la tecla F1, el sistema
sugerir todos los embarques que cumplen con las condiciones anteriores y
que podrn participar en la liquidacin.
La informacin que se despliega en la tabla de datos corresponde a
caractersticas definidas al embarque desde la opcin del mismo nombre.
Compras
Transacciones 266

Embarque: cdigo
correspondiente.
de
identificacin
del
embarque
en
la
tabla
Referencia: se refiere a algn documento que identifique al embarque

especfico, puede ser una orden de embarque, una gua area, etc.
Proveedor: cdigo del proveedor que suministra los artculos considerados
en el embarque.
Nombre Proveedor: nombre asignado al proveedor.
Fecha Embarque: fecha en que se cre el documento de embarque.
CRM: estas siglas se refieren al consecutivo que se asigna al embarque cuando
ste es recibido en el inventario. De manera que, desplegar datos nicamente
si los artculos del embarque se han aplicado al inventario en cuarentena o
disponible.
Fecha CRM: fecha en que se ingres la mercadera al inventario.
Factura: este campo despliega la factura de compra que se asocia al
embarque desde el mdulo de Cuentas por Pagar. Esta factura refleja el precio
que cuesta la mercadera considerada en el embarque.
El sistema, por omisin, desplegar la factura del embarque en la carpeta
Embarques / Facturas. Como el usuario puede notar, nicamente se puede
asociar una factura de compra por cada documento de embarque. Cuando no
se ha creado la factura de compra en Cuentas por Pagar, este campo se
desplegar sin informacin.
Fecha Factura: fecha de creacin de esta factura en el mdulo de Cuentas
por Pagar.
Estado: estado que despliega el embarque en el proceso de compra.
Recuerde que los embarques pueden presentar cualquiera de los estados:
Planeado, Trnsito o Recibido, para ser considerados en cualquier liquidacin.
Usuario Creacin: cdigo del usuario que ha creado el documento de
embarque.
Fecha Hora Creacin: fecha y hora en la cual se cre el registro de
liquidacin.
Usuario Aplicacin: cdigo del usuario que ha aplicado la mercadera del
embarque al inventario, si esto procede.
Fecha Hora Aplicacin: fecha y hora en la cual se cre el registro de
aplicacin de la liquidacin de compra.
Compras
Transacciones 267
Documentos
En esta pantalla se desplegarn todos y cada uno de los documentos que han
sido asociadas a los embarques que sern liquidados, de manera que se
presentar una lnea por cada documento. La funcionalidad tanto del registro y
prorrateo de facturas, como la de gastos, se despliegan en columnas para
indicar el tipo de documento a que se refiere y si se trata de facturas se debe
registrar el nmero de la misma.
Carpeta Documentos
Sin embargo, no se especificar la relacin de cada una de ellas con los

embarques de la liquidacin, sta se muestra en la carpeta anterior.
Funciones especiales
Distribuir Factura de Compra
Con este botn, el sistema desplegar una pantalla en la que se podrn
distribuir los montos de las facturas de compra, en lneas, embarque
correspondiente y montos de cada una de ellas. La informacin se despliega de
Compras
Transacciones 268
manera general para cada factura. En el tab general aparecern los datos de la
factura de manera deshabilitada, pero en el tab lneas aparece una tabla con las
lneas que contiene esta factura, igualmente un botn de marcar
sugerir
y otro de
para poder trabajar con cada lnea de la factura.
En esta tabla aparecen habilitados para digitacin los campos de: importe,
descuento, impuesto de ventas, impuesto de consumo, fletes, trmite de
ingreso, arancel (F1).
Al presionar este cono se despliega una pantalla que contiene las siguientes
columnas:
Tab General en Pantalla Distribuir Factura de Compra
As mismo si nos pasamos al tab lneas se puede visualizar la siguiente tabla:
Compras
Transacciones 269
Tab Lneas en Pantalla Distribuir Factura de Compra
El cono
sirve para ver el detalle de los impuestos por artculo, es una
pantalla totalmente informativa y por lo tanto no editable.
Pantalla de Detalle de Impuestos por Artculo

Compras
Transacciones 270
A la vez en el "toolbar" se encuentra la opcin

que sugiere un desglose
preestablecido para la factura, si se presiona dicho cono se abre la pantalla
que invita a dar origen al proceso.
Pantalla Sugerir Desglose
Cabe aclarar que el proceso de sugerencia de desglose se realizar para la

liquidacin en mencin, aplicada a las lneas de los embarques asociadas con
la misma. Al aplicar dicho proceso, el sistema brinda al usuario la opcin de
separar en partes cada una de las lneas de los embarques con el fin de tener
una mejor visin de los datos y su posterior anlisis. El desglose ser en
proporcin a la cantidad de unidades con que cuente el embarque para cada
artculo recibido.
Adems, este proceso tiene la opcin "Precio unitario de artculos incluye
descuento por lnea", en forma de "check box", con el fin de verificar si los
artculos que tienen o no el descuento incluido en el precio por unidad.
Detalle Liquidacin
Esta pantalla no presentar ninguna informacin hasta que se realice el clculo
de la liquidacin ( ). Una vez ejecutado este proceso, el sistema
automticamente desplegar en la tabla de datos el detalle de los montos
asignados a cada artculo proveniente de cada factura y gasto asociados con el
embarque correspondiente.
Compras
Transacciones 271
Carpeta Detalle Liquidacin
Es importante que se tenga en cuenta que la tabla de datos presentar una lnea
por cada porcin del costo que se genere debido a la factura de compra, otras
facturas y los gastos asociados.
Existe una situacin especial cuando un gasto se prorratea por arancel. Cada
arancel estar compuesto por uno o ms impuestos. Por lo tanto el sistema
generar una lnea por cada impuesto asociado con el gasto, as si se tienen
tres impuestos en el arancel entonces se generarn tres lneas para cada
artculo, una para cada impuesto.
Adicionalmente, la pantalla presenta dos botones especiales, por medio de los
cuales ser posible modificar el despliegue de la pantalla y ajustar los montos
calculados para cada artculo.
Comparativo
Con este botn, el sistema desplegar una tabla en la que se podrn ver las
diferencias existentes, si es que las hay, entre los montos reales de los
documentos prorrateados y los montos obtenidos por el clculo de la
Compras
Transacciones 272
liquidacin. La informacin se despliega de manera general para cada

documento, ya sea factura o gasto.
Sin embargo, estos montos deben coincidir para poder aprobar la liquidacin,
de manera que el sistema permite entonces ajustar los montos asignados a los
artculos para obligar que coincida con el monto de la factura o gasto.
Como se ha mencionado el monto del documento como tal se define desde el
mdulo de Cuentas por Pagar, para el caso de las facturas, y desde esta misma
opcin en el caso de los gastos.
El monto de las facturas se compara con el monto a liquidar que se obtiene de
la informacin proveniente de la orden de compra. Como en esta pantalla se
despliegan los montos totales por factura, entonces el monto real coincidir
con el monto de la factura y el monto calculado con el monto por liquidar,
stos se pueden consultar en la carpeta Facturas (Compra).
Al presionar este cono se despliega una pantalla que contiene las siguientes
columnas:
Etiqueta: en este campo se despliega un consecutivo que se asigna a cada
factura y gasto, por medio de la cual se puede establecer la relacin entre los
montos obtenidos y los documentos que los generan.
Monto Real Local: monto por el cual fue creado el documento, ya sea
factura o gasto, expresado en la moneda local de la compaa.
Monto Calculado Local: monto total asignado en la liquidacin.
Corresponde a la sumatoria de los montos asignados a los artculos del
embarque, tambin expresado en la moneda local de la compaa.
En el caso de las facturas de compra, este monto corresponder con el definido
en la columna Total a Liquidar de la carpeta Facturas (Compra).
Diferencia Local: cuando los dos montos anteriores no coinciden, en esta
casilla se presenta la diferencia entre el monto real menos el monto calculado.
Para poder aprobar la liquidacin este valor debe ser cero.
Monto Real Dlar: monto por el que fue creada la factura o el gasto,
expresado en la moneda dlar de la compaa.
Monto Calculado Dlar: monto total asignado al documento en la
liquidacin. Corresponde a la sumatoria de cada monto establecido a los
artculos del embarque, expresado en la moneda dlar de la compaa.
Diferencia Dlar: cuando los montos real y calculado no coinciden, en esta
casilla se presenta la diferencia entre ambos. Para poder aprobar la liquidacin
este valor debe ser cero.
Ahora bien, la finalidad de esta opcin es permitir al usuario ajustar los
montos calculados, tanto en moneda local como dlar, de modo que coincidan
con los montos reales de los documentos.
Compras
Transacciones 273
Para ello, el sistema distribuir el monto definido en las columnas de

diferencias, entre los artculos del embarque asociado a cada documento
especfico.
Puede presentarse la situacin de que los montos en una moneda coincidan
pero en la otra no, en cuyo caso el sistema nicamente deber hacer el ajuste
en la moneda que presenta la diferencia.
Pantalla de Comparacin de los Montos de las Etiquetas
Detallar / Resumir
Esta opcin permite modificar el despliegue de las columnas de la tabla de
datos. Por omisin el sistema siempre presentar la modalidad detallada (
).
Si la consulta de la pantalla se realiza en forma detallada, el usuario podr

obtener informacin sobre el costo asignado a cada artculo debido a cada
factura o gasto del embarque. Esto es, se presenta el monto de cada documento
que determinar el costo total del artculo.
Por otro lado, cuando se realiza un resumen (
) de la informacin, el
sistema presentar el costo total de cada artculo de los embarques de la
liquidacin, sin realizar el detalle por documento que contribuye al costo.
Compras
Transacciones 274

Las columnas que se presentan en la tabla de datos para la modalidad detallada
son las siguientes:
Embarque: cdigo de identificacin del embarque. En esta pantalla se
desplegarn todos los embarques considerados en la liquidacin.
Lnea Embarque: corresponde a la lnea o posicin que cada artculo ocupa
dentro del embarque.
Artculo: cdigo de identificacin del artculo del embarque.
Cdigo de Barras: asociado al artculo en el mdulo de Control de
Inventario.
Descripcin: nombre descriptivo del artculo del embarque.
Rubro: en esta columna se despliega el documento que genera el costo
unitario calculado (local y dlar) para cada artculo Por ejemplo, se sabe que el
costo total del artculo puede generarse por la factura de compra, otras facturas
y gastos adicionales.
De manera que, en esta columna se especificar cul documento es el que
genera el monto que se despliega en la columna correspondiente. El sistema
presentar la informacin segn el siguiente formato:
Documento
Formato
Factura de Compra
F:(nmero doc) P:(cdigo proveedor)
Factura Otra
(nmero doc) P:(cdigo proveedor)
Gasto
(cdigo gasto)
Gasto con Prorrateo por Arancel
(cdigo gasto) Imp:(cdigo impuesto

asociado al arancel)
Etiqueta: este valor corresponde a un consecutivo que el sistema asigna a

cada documento (factura o gasto) al realizar el clculo de la liquidacin. Con
la etiqueta se logra relacionar el monto asignado al artculo con el documento
que genera dicho costo.
Monto Local: monto parcial del costo del artculo, debido al documento
especificado en la columna Rubro, expresado en la moneda local de la
compaa. Ntese que este valor se obtiene al distribuir el monto total del
documento (factura o gasto) entre todos los artculos del embarque asociado al
mismo, segn el tipo de prorrateo especificado.
Monto Dlar: monto parcial del costo del artculo debido al documento
especificado en la columna Rubro, expresado en la moneda dlar de la
compaa.
Compras
Transacciones 275
Este monto se obtiene al distribuir el monto del documento entre todos los
artculos del embarque asociado al mismo, segn el tipo de prorrateo
especificado.
Botn
Funcin
Calcular
Este cono realiza el clculo de la liquidacin con base en las facturas y

gastos definidos por el usuario. Una vez que se ejecuta este proceso la
liquidacin presentar el estado "Calculada".
Refirase a la seccin "Cmo Calcular una Liquidacin de Compra?" en la
pgina 277.
Aprobar
Este botn aprueba la liquidacin de compra una vez que se han calculado los
costos reales, a su vez actualiza este costo en cada una de las lneas de los
embarques involucrados.
Adems si los embarques no se han aplicado al inventario, este proceso es
capaz de realizar el ingreso respectivo. Si se han aplicado anteriormente, se
provee la opcin de liquidarlos en lnea.
Para mayor detalle consulte "Cmo Aprobar una Liquidacin de Compra?"
en la pgina 287.
Cancelar
Este botn realiza el proceso de cancelacin de liquidaciones aprobadas. Si la

liquidacin se reversa nicamente, entonces sta retornar al estado
Calculada, para ser editada nuevamente. Sin embargo si la liquidacin se
cancela, su efecto sobre los embarques queda completamente anulado y
desplegar el estado Cancelada.
En la seccin "Cmo Cancelar una Liquidacin de Compra?" en la pgina
291, se presentan todos los detalles de esta opcin.
Imprimir la
Liquidacin
Este botn permite obtener un reporte especial sobre toda la informacin

definida en la liquidacin seleccionada en la tabla de datos.
Desde esta opcin es posible obtener un reporte para cada liquidacin que sea
marcada dentro de la tabla de liquidaciones.
Con este botn es posible obtener un reporte para cada liquidacin o, si el
usuario quiere la informacin de varias liquidaciones en el mismo reporte
(por medio del men de Reportes).
Para el detalle de la informacin obtenida refirase a "Cmo Imprimir una
Liquidacin?" en la pgina 293.
Propagar
Compras
Descripcin
Se encarga de actualizar el tipo de cambio de todas las facturas y/o gastos con
el nuevo valor.
Transacciones 276
Ver Impuestos
Al presionar este botn se mostrar una pantalla con los impuestos de

importacin asociados al artculo seleccionado, segn el arancel definido para
la lnea de la tabla de datos.
Esta consulta desplegar todos los impuestos que estn asociados con el
arancel del artculo y en consecuencia afectarn el costo del artculo. Si el
artculo tiene asociado un cdigo de arancel, por omisin ste se desplegar
en la lnea de la tabla de datos.
Detallar
Este botn modifica el despliegue de los datos en pantalla. Por omisin

siempre est seleccionado en Detallar, en cuyo caso se muestran todos los
artculos de los embarques de la liquidacin, para que el usuario revise y
ajuste los montos de compra, descuentos, impuestos, etc.
Cada vez que se pasa a otra carpeta y se vuelve a consultar sta, el despliegue
de la tabla de datos se presentar de forma detallada
Resumir
Si se presiona el botn se desplegar de la forma Resumida, en la cual se

presentar una tabla resumida por factura para que sea fcilmente
comprobable que se ha registrado bien el detalle de las facturas de compra,
sin embargo en esta modalidad la tabla no es modificable.
Sugerir
Este botn tiene el propsito de sugerir los montos de compra, descuentos e

impuestos para cada uno de los artculos detallados en los embarques de la
liquidacin.
Los clculos se realizan con base en la informacin contenida en los datos de
compra, la orden de compra y el embarque.
Comparativo
Con este botn, el sistema desplegar una tabla en la que se podrn ver las
diferencias existentes, si es que las hay, entre los montos reales de los
documentos prorrateados y los montos obtenidos por el clculo de la
liquidacin. La informacin se despliega de manera general para cada
documento, ya sea factura o gasto.
Cmo Calcular una Liquidacin de Compra?
Una vez definidas todas las facturas (de compra y otras) y los gastos asociados
con los embarques de la liquidacin, el usuario podr proceder a calcular los
costos reales de compra de los artculos considerados en la misma.
Este proceso realiza todos los pasos para el clculo de la liquidacin con base
en los documentos establecidos por el usuario. El proceso de clculo se basa
en tomar todos los gastos que se han realizado para la compra de un artculo e
inclurselos con el fin de conocer el monto completo que ha costado la compra
de cada artculo.
Dado que generalmente las compras de artculos se realizan en forma
conjunta, es necesario establecer algn criterio de ponderacin o prorrateo
para asignar ese costo entre todos los artculos comprados.
Compras
Transacciones 277
Por esta razn, el proceso de clculo de la liquidacin deber considerar todas

las caractersticas definidas a los documentos involucrados, a saber: facturas
de compra, otras facturas y gastos.
Sin embargo, para poder iniciar el clculo, la liquidacin debe cumplir con
ciertos requisitos especficos, los cuales se mencionan a continuacin:
1. Que la liquidacin tenga cualquiera de los siguientes estados:
Planeada o Calculada.
2. Que haya al menos un embarque formando parte de la liquidacin.
3. Que todos los embarques de la liquidacin tengan definida su
respectiva factura de compra.
Recuerde que una misma factura de compra de Cuentas por Pagar puede
estar asociada con varios embarques.
En cuyo caso podra darse la situacin de que varios embarques de una
liquidacin tuvieran definida la misma factura de compra.
El sistema deber considerar tres fuentes de costo a distribuir cuando calcula
una liquidacin:
1. La primera fuente de costo proviene del costo de compra en s que
tuvieron los artculos comprados.
Este costo, as como otros datos se registra desde la tabla de
Embarques. Esta informacin tambin se presenta en la carpeta
Facturas (Compra).
2. La segunda fuente de costo son las facturas que se registran en la
carpeta Embarque / Factura, donde al usuario se le permite
especificar qu facturas afectan a cada uno de los embarques que son
objeto de liquidacin.
Estas facturas provienen de la tabla de documentos del mdulo de
Cuentas por Pagar, en estos casos el monto a distribuir
corresponder a los montos local y dlar de dichos documentos.
3. La tercera fuente de datos proviene de otros gastos, los cuales se
definen en la carpeta Gastos (Prorrateo).
En este caso el monto que se desea distribuir corresponde al campo
Monto Gasto, el cual se encuentra expresado en la moneda en que
se realiz el gasto, por lo que hay que utilizar los tipos de cambio
local y dlar definidos en esta misma carpeta para obtener los
valores correspondientes en dichas monedas.
Ahora bien, la forma en que se distribuyan los montos de cada una de las tres
fuentes est determinado por el documento origen (embarque, gasto o factura)
y por los campos Destino y Prorrateo.
Compras
Transacciones 278
Cada una de las porciones de gasto que se vayan asignando se irn registrando
en la tabla de datos de la carpeta Detalle Liquidacin. A su vez, a cada uno de
esos registros se le asignar un consecutivo de lnea.
Cuando existan errores en el proceso de clculo de la liquidacin, estos no
provocarn que el proceso como un todo se deba abortar. En su lugar, la causa
del error se anotar en la bitcora que se despliega en la carpeta Mensajes y se
continuar con los restantes clculos para concluir con la liquidacin.
Seguidamente se presentarn los clculos que se realizan para distribuir los
montos de los documentos entre los artculos de los embarques relacionados.
Asignacin de Costos de Compra

Este proceso tiene por objeto tomar los costos de compra de los artculos,
segn lo expresa la factura de compra correspondiente y cuyo desglose est
definido en cada una de las lneas de los embarques.
Lo anterior se debe a que en la pantalla Detalle Liquidacin se definen todas
las contribuciones al costo real de los artculos que se liquidan, y el costo de
compra es uno de estos elementos.
Como este costo de compra est directamente asociado a cada lnea del
embarque, no se requiere ningn prorrateo, sin embargo, se debe tener en
cuenta que ste se desplegar en moneda local y dlar. Por lo tanto, si la
factura de compra se ha definido (en el mdulo de Cuentas por Pagar) en una
tercera moneda, el sistema deber realizar las conversiones necesarias.
El costo de compra de un artculo de un embarque se calcula de la siguiente
manera:
1. Operando los siguientes campos:
Subtotal Descuento + Impuesto 1 + Impuesto 2 + Rubro 1 + Rubro 2
Estos campos se define desde la creacin del embarque y deben
corresponder a su vez con los montos que indica la factura de
compra correspondiente en el mdulo de Cuentas por Pagar.
Sin embargo, algunos de estos conceptos podran no afectar el costo
de liquidacin de los artculos. Los campos cuya consideracin es
condicional son los siguientes: impuesto 1, impuesto 2, rubro 1 y
rubro2. Esta decisin se establece desde la carpeta Facturas
(Compra).
2. Multiplicando el resultado del punto anterior por el Tipo Cambio
Local de la factura registrada en Cuentas por Pagar.
3. Dividiendo el resultado del punto anterior por el Tipo Cambio Dlar
de la factura registrada en Cuentas por Pagar.
Compras
Transacciones 279
4. Una vez calculados los costos de compra en moneda local y en

moneda dlar, los resultados se anotan en la pantalla Detalle
Liquidacin.
5. Con cada registro que se agrega a la tabla de datos del Detalle
Liquidacin, se genera una descripcin que presenta el origen de la
fuente de los montos, la cual se despliega bajo la columna Rubro.
6. Posteriormente se establecen las etiquetas para establecer el vnculo
entre la factura de compra y el desglose de la misma dado por las
lneas de los embarques cuya compra respalda.
Este consecutivo se graba bajo la columna Etiqueta, as como en
cada factura de compra en la tabla de Documentos del mdulo de
Cuentas por Pagar.
Parmetro en el exactus.ini: Tipo de prorrateo Estndar

Este clculo afecta los documentos de tipo Gasto y Otras Facturas
Porcentaje de Prorrateo por Precio = Monto de Factura de la Lnea de
Embarque / Total de Facturas
Porcentaje de Prorrateo por Precio ESTANDAR:
(Monto de Factura de la Lnea de Embarque * Costo Estimado Unitario de la
Lnea de Embarque)
/ (Total de Montos de Factura de lneas multiplicados por su respectivo costo
estimado).
Ejemplo: Tab documentos en la liquidacin
Segn estos datos este es el detalle de la liquidacin:
Compras
Transacciones 280
Prorrateo de Gastos
Adems de las facturas que contribuyen a la definicin del costo de un
artculo, existen ciertos gastos registrados por el usuario al definir la
liquidacin propiamente.
Estos gastos se cargarn segn el destino que se defini al crearlos, ya sea para
toda la liquidacin, un embarque especfico, un artculo especfico o bien una
lnea de un embarque.
Los gastos se podrn prorratear entre los artculos que figuran en el mbito de
prorrateo por cualquiera de los siguientes criterios:
Prorrateo por Cantidad (CA)

Se prorratea en funcin de las unidades de almacn recibidas en los
embarques.
1. Se calcula el monto gasto local y el monto gasto dlar a prorratear
(Monto_Gasto * Tipo_Cambio_Local y Monto_Gasto *
Tipo_Cambio_Dlar, respectivamente)
2. Se obtiene un gran total de cantidad en unidades de almacn
barriendo todas las lneas de los embarques, que estn dentro del
mbito de prorrateo. Para esto el sistema considera la cantidad
recibida.
3. Para cada lnea de los embarques barridos en el punto anterior se
obtiene el siguiente factor:
Cantidad_Recibida_UA / Gran total de cantidad
4. Para cada lnea de los embarques barridos se obtiene el gasto que le
corresponde como sigue:
Factor * Monto Gasto Local
Factor * Monto Gasto Dlar
Compras
Transacciones 281
5. Se graban los resultados en la tabla de la carpeta Detalle

Liquidacin.
Prorrateo por Peso Bruto (PB)

Se prorratea en funcin del peso bruto total de las unidades recibidas en los
embarques.
2. Se obtiene un gran total de peso bruto barriendo todas las lneas de
los embarques, que estn dentro del mbito de prorrateo,
sumarizando el resultado de la siguiente expresin:
Cant_Recibida_UA* peso_bruto
El peso bruto se obtiene de la tabla de artculos en el mdulo de
Factor =
(Cant_Recibida_UA* Peso Bruto) /Gran Total de Peso Bruto
Gasto Local = Factor * Monto Gasto Local
Gasto Dlar = Factor * Monto Gasto Dlar
5. Se graban los resultados en la tabla de datos de la carpeta Detalle
Liquidacin.
Prorrateo por Peso Neto (PN)

Se prorratea en funcin del peso neto total de las unidades recibidas en los
embarques.
2. Se obtiene un gran total de peso neto barriendo todas las lneas de
los embarques, que estn dentro del mbito de prorrateo y que
figuran en la tabla de Embarques, sumarizando el resultado de la
siguiente expresin:
Cant_Recibida_UA* Peso_Neto
Compras
Transacciones 282
El Peso Neto se obtiene de la tabla de artculos en el mdulo de

Factor =
(Cant_Recibida_UA* Peso Neto) / Gran Total de Peso Neto
Liquidacin.
Prorrateo por Volumen (VO)

Se prorratea en funcin del volumen total de las unidades recibidas en
los embarques.
2. Se obtiene un gran total de volumen barriendo todas las lneas de los
embarques, que estn dentro del mbito de prorrateo y que figuran
en la tabla de Embarques, sumando el resultado de la siguiente
expresin:
Cant_Recibida_UA* volumen
Este dato se obtiene de la tabla de artculos en el mdulo de Control
de Inventario.
Factor = (Cant_Recibida_UA* Volumen) / Gran Total de Volumen
Liquidacin.
Compras
Transacciones 283
Prorrateo por Costo Estimado Local (CO)

Se prorratea en funcin del costo estimado de las unidades de almacn
recibidas en los embarques, expresado en moneda local.
2. Se obtiene un gran total de costo estimado barriendo todas las lneas
de los embarques, que estn dentro del mbito de prorrateo y que
figuran en la tabla de Embarques, sumando el resultado de la
siguiente expresin:
Cant_Recibida_UA* Cost_Un_Esti_Local
Factor = (Cant_Recibida_UA* Cost_Un_Esti_Local) /Gran Total de
Costo Estimado
Liquidacin.
Prorrateo por Precio (PP)

Se prorratea en funcin del importe descontado de compra de las unidades
recibidas en los embarques, expresado en la moneda de local.
2. Se obtiene un gran total de importe descontado barriendo todas las
lneas de los embarques, que estn dentro del mbito de prorrateo y
que figuran en la tabla de Embarques, sumando el resultado de la
siguiente expresin:
(Subtotal Descuento)*Tipo_Cambio_Local
Nota: solo se suman las lneas con cantidad recibida mayor que
cero. El tipo de cambio:Tipo_Cambio_Local se encuentra en la
tabla de Documentos del mdulo de Cuentas por Pagar.
Compras
Transacciones 284
Factor = (Subtotal- Descuento) / Gran Total de Importe Descontado

Liquidacin.
Prorrateo por Arancel (AR)

En realidad este tipo de prorrateo no corresponde estrictamente a un prorrateo.
En este caso el proceso de asignacin de gastos a lneas de embarque se realiza
con base en el clculo y aplicacin de un conjunto de impuestos preasignados
a los artculos comprados.
1. Se identifican todas las lneas de embarque que estn dentro del
mbito del prorrateo.
2. Para cada lnea de embarque, se lee el cdigo de arancel grabado en
la misma lnea del embarque (ver tabla de Embarques) y se calculan
los impuestos que aplican al artculo correspondiente.
Nota: Los impuestos que aplican al arancel se relacionan con ste
desde la opcin Aranceles, mientras que las frmulas para calcular
dichos impuestos deben establecerse desde la opcin Impuestos.
En caso de que un impuesto no pueda calcularse por no tener la
frmula correcta o bien por problemas durante el clculo deber
registrarse esta informacin en los mensajes asociados a la
liquidacin en la carpeta Mensajes.
3. Para cada impuesto calculado y aplicado a un artculo o lnea de
embarque se deber grabar un registro en la tabla de datos de la
carpeta Detalle Liquidacin.
Nota: los impuestos se calcularn en moneda local y se convertirn
a dlares convirtiendo el resultado con base en el tipo de cambio a
dlar que tenga la lnea de gasto que se est prorrateando.
******
Cuando el prorrateo es por arancel, el monto a incluir por cada lnea de detalle
del embarque ser calculado segn lo determinen las frmulas de los
impuestos a los cuales pertenece el arancel que est relacionado con el
embarque.
El sistema debe traer todas las frmulas de los impuestos del arancel que tiene
asociada la lnea del embarque. Si la frmula no esta correcta se debe generar
el error en LIQUIDAC_MENSAJE.
Compras
Transacciones 285
Prorrateo de Facturas
Este proceso tiene por objeto prorratear las facturas registradas en la tabla de
Documentos del mdulo de Cuentas por Pagar que pertenecen o estn
asociadas a la liquidacin objeto de clculo y que tienen definido el tipo Otra.
El total de una factura, en monto local y monto dlar, se prorratea nica y
exclusivamente entre todos los artculos que pertenecen a los embarques a los
que la factura est asociada.
En este caso las facturas que se prorratean tiene definido el tipo Otra, y el
usuario deber definir el tipo de prorrateo, o distribucin del monto entre los
distintos artculos de los embarques asociados. La distribucin del monto de
las factura de compra se explic en la seccin "Asignacin de Costos de
Compra" en la pgina 279.
Cuando se elige el tipo de prorrateo Ninguno, la factura tipo otra no ser
considerada en el clculo de la liquidacin. El objetivo de este
comportamiento es permitir al usuario anotar facturas que sirvan como
referencia nicamente.
Se pueden identificar las facturas que pertenecen a una liquidacin por cuanto
en las mismas tienen asociado el nmero de liquidacin a que pertenecen.
Para verificar qu embarques afecta una factura se deber acceder la carpeta
Embarque en el mantenimiento de Documentos desde Cuentas por Pagar.
La forma de prorratear las facturas entre los embarques que afectan es igual al
prorrateo de gastos. En este caso las facturas representan los gastos y la
asociacin de embarques y facturas, se establece desde la carpeta Embarques
en Cuentas por Pagar, donde se define el destino o mbito del prorrateo.
As una factura se prorratear entre los artculos de uno o ms embarques. Para
prorratear una factura a toda la liquidacin deber asociarse a todos los
embarques de la liquidacin. No se soporta la asignacin de facturas a
artculos especficos o bien a una lnea o tem contenido en un embarque
particular.
Los mtodos de prorrateo de facturas son los mismos que en el caso de
prorrateo de gastos:
Compras
Cantidad (CA)
Precio (PP)
Costo Estimado Local (CO)
Peso Bruto (PB)
Peso Neto (PN)
Volumen (VO)
Promedio (PR)
Transacciones 286
Arancel (AR)
Ninguno (NI)
Para obtener los montos de las facturas en moneda local y en dlares se

debern realizar los siguientes clculos:
Monto Local: Monto * Tipo_Camb_Liq_Loc
Monto Dlar: Monto * Tipo_Camb_Liq_Dol
Si bien las facturas en la tabla de Documentos de Cuentas por Pagar ya tienen
un monto en moneda local y en moneda dlar calculado (monto_local y
monto_dolar, respectivamente) estos valores no son los que se utilizarn desde
esta opcin, debido a que es posible que el usuario quiera liquidar con base en
otros tipos de cambio, y de ah que se conviertan los montos de las facturas a
local y a dlar con base en los tipos de cambio de las frmulas arriba
mencionadas.
Ntese que en caso de las facturas existe la posibilidad de que algunas de ellas
no deban prorratearse por lo que si el tipo de prorrateo es Ninguno. Por lo
tanto, deber excluirse de todo clculo.
Un ejemplo de factura que no debe prorratearse lo representan las facturas de
compra cuyo procesamiento es diferente (ver seccin "Asignacin de Costos
de Compra" en la pgina 279). Por esta razn algunas facturas podran quedar
finalmente sin etiqueta asociada.
De manera similar que en los casos anteriores, al distribuir los montos de las
facturas el sistema asignar una etiqueta con la cual ser posible verificar la
relacin entre el monto asignado a un artculo y el documento que genera
dicho costo.
Asimismo, con cada registro que se agregue a la tabla de Detalle Liquidacin
se debe generar una descripcin interna para llenar el campo Rubro, esta
descripcin debe ser representativa del origen de la fuente de los montos.
******
Cuando ya se han tomado en cuenta las tres fuentes de gastos del

clculo, el sistema actualizar el estado de la liquidacin a Calculada
y se anotarn los respectivos registros de Auditora.
Por ltimo se despliega un mensaje al usuario donde se exprese que
finaliz el proceso y la cantidad de errores que se encontraron.
Cmo Aprobar una Liquidacin de Compra?

El proceso de aprobacin de la liquidacin de compra se realiza una vez
ejecutado el clculo de los costos reales de los artculos definidos en los
embarques asociados a la liquidacin.
Compras
Transacciones 287
La ventana correspondiente al proceso de aprobacin se desplegar siempre y

cuando la liquidacin cumpla con los requerimientos necesarios los cules
son.
Si el monto por liquidar es cero el sistema prosigue con el proceso.
Si el monto por liquidar es mayor que cero quiere decir que hacen falta
costos por aplicar, por lo que el proceso no puede continuar.
Si el monto es menor que cero quiere decir que se sobre asign el valor
de algn artculo, por lo tanto el sistema interrumpe el proceso.
Si la liquidacin no aplica para el proceso de aprobacin se presentar

un mensaje en pantalla.
Si la liquidacin aplica para el proceso de aprobacin antes de

presentar la ventana el sistema verifica varios parmetros.
Verificaciones del Sistema

El estado de alguno de los embarques pertenecientes a la liquidacin para
comprobar que el estado de los embarques pertenecientes a la liquidacin es
Recibido.
Si en la liquidacin no se ingresaron embarques al inventario: si el estado
obtenido en el punto anterior no es Recibido, el usuario puede ingresar los
embarques al inventario en forma automtica, con solo activar el check box
que aparece en pantalla etiquetado como Ingresar embarques al
inventario. Si cuando se genera la aprobacin el check box no esta marcado,
el proceso modificar el campo liquidado para cada uno de los embarques en
la tabla Lneas del Embarque y el estado de la liquidacin nicamente.
Una vez obtenido el estado, si las restricciones para la ejecucin del proceso
de aprobacin se cumplen, al presionar el botn correspondiente aparecer la
pantalla de aprobacin.
Compras
Transacciones 288
Pantalla Aprobacin de Liquidaciones
Este proceso actualizar el costo real de los artculos en la tabla de Embarques

y a su vez efectuar varios procesos adicionales, los cuales dependen
directamente del estado que presenten dichos embarques.
De tal manera, si el embarque presenta el estado Planeado, entonces ser
posible indicarle al sistema que ingrese los artculos al inventario.
El sistema presenta dos parmetros a definir para ejecutar el proceso:
Ingresar embarques al inventario
Con esta opcin el usuario se evita tener que acceder la tabla de Embarques y
realizar desde all el ingreso de los artculos al inventario. Esto porque el
mdulo permite la liquidacin de embarques desde esta funcin y al realizar
esta operacin el sistema enva el nmero de liquidacin para realizar la
aplicacin al inventario a todos aquellos embarques asociados a la liquidacin,
adems de su estado que puede ser Planeado o Trnsito.
Cuando el embarque se encuentra en estado Recibido, el sistema permitir que
una vez que se actualicen los costos reales del artculo, ajustar el costo fiscal
de los mismos.
Imprimir la liquidacin al finalizar el proceso
Finalmente, en ambas situaciones el usuario podr imprimir la liquidacin y

obtener el reporte correspondiente. Para ello, al seleccionar la opcin, en la
pantalla de aprobacin se despliega la casilla Formato de Impresin del
reporte que obtendr. Un ejemplo de la liquidacin se presenta en la seccin
Cmo Imprimir una Liquidacin? en la pgina 293.
Finalmente, la pantalla de aprobacin de liquidaciones presenta el consecutivo
del registro al cual se le est ejecutando el proceso, para que el usuario
corrobore si es necesario.
Compras
Transacciones 289
Si en la liquidacin se ingresaron embarques al inventario: si el estado es

Recibido, se presentar en pantalla la opcin de liquidar los embarques en
forma automtica, est se ejecutar con solo activar el check box que aparece
etiquetado como Liquidar embarques en lnea. Si la opcin no esta
marcada al generarse el proceso de aprobacin solo modificar el campo
liquidacin para cada uno de los embarques y el estado de la liquidacin.
Una vez obtenido el estado, si las restricciones para la ejecucin del proceso
de aprobacin se cumplen, se desplegar la pantalla de aprobacin.
Pantalla Aprobacin de Liquidaciones
Ejecucin del proceso de liquidar embarques en lnea y

cambio del campo liquidado
El sistema ejecutar la operacin de liquidar embarques detallado solo si el
usuario marca el check box Liquidar embarques en lnea. Si no es as el
sistema ejecuta el proceso de actualizar el estado liquidado. Este proceso
recibe de parmetro el embarque y el valor que se le asignar al campo
liquidado en la tabla el cual se modifica para cada uno de los embarques
colocndoles el texto Preliquidado.
El proceso de la aprobacin de la liquidacin verifica tambin si el check box
que aparece en la pantalla de ingresar embarques al inventario o de liquidar
embarques en lnea est marcado, si lo est llamar a la funcin
Compras
Transacciones 290
correspondiente, sino solo actualizar el campo liquidado del embarque en la

tabla.
Una vez actualizada la informacin de los embarques sino se present ningn
problema se actualizar el estado de la liquidacin as como, el usuario que
realiz la aprobacin y la fecha y hora de la misma.
En caso de que se presente un error en el ingreso de embarques al inventario o
en la liquidacin de embarques en lnea, la aprobacin de la liquidacin
siempre se realizar, es decir, la liquidacin quedar como aprobada y lista
para ser liquidada, solo en caso de que se presente un error propio del proceso
de aprobacin, la liquidacin no modificar su estado, para evitar cualquier
confusin siempre que la aprobacin se realice con xito al terminar se
presentar un mensaje indicndolo.
Cmo Cancelar una Liquidacin de Compra?

Con esta opcin se anula el efecto de la liquidacin sobre los embarques
asociados. El proceso de cancelacin de liquidaciones se divide en dos partes:
La cancelacin del registro de liquidacin
La reversin del proceso de aprobacin
La cancelacin del registro de liquidacin se da cuando existe una condicin

por la que es necesario anular el registro, esta anulacin no elimina el registro
sino que lo mantiene en la base de datos.
La cancelacin del registro de liquidacin puede darse, por ejemplo, cuando se
determina que toda la informacin de la liquidacin no est disponible o an
no proceda.
Por otro lado, el proceso de reversin ocurre generalmente cuando se descubre
que exista informacin que no se encontraba incluida en la liquidacin a pesar
de que el clculo no presenta errores. De manera que, su funcin es la de
regresar la liquidacin a su estado anterior, es decir, Calculada.
Para ejecutar el proceso, el sistema presenta una pantalla en la cual se
despliega el nmero de liquidacin que ser cancelada, as como las dos
opciones disponibles: reversin y cancelacin.
Proceso de Cancelacin de una Liquidacin Aprobada

El proceso de cancelacin del registro de la liquidacin, se encarga de eliminar
cualquier liga que exista entre los embarques, las facturas y la liquidacin
seleccionada, para que despus estos embarques puedan ser asociados con
alguna otra liquidacin.
El procedimiento que realiza el sistema es el siguiente:
Compras
Transacciones 291
Se seleccionan todos los documentos de pago de la tabla de

Documentos de Cuentas por Pagar, asociados con la liquidacin a
cancelar.
Para estos documentos se borra el contenido de los campos: tipo
cambio local y dlar de la liquidacin, tipo prorrateo y liquidacin
de compra. Estos campos quedarn con valores nulos.
Para cada embarque se elimina la informacin asignada por el proceso

de aprobacin, que consiste bsicamente en borrar los montos
definidos en los campos costo unitario real local y dlar.
Por otro lado, en la tabla de Embarques se eliminar el campo

liquidacin de compra, en el cual se almacenaba el cdigo de la
liquidacin.
Adems el estado del proceso de liquidacin del embarque (el cual
se presenta como Liquidado) se le asignar el estado Por Liquidar.
En las carpetas Gastos (Prorrateo) y Detalle Liquidacin se

eliminarn todos los registros que corresponden con la liquidacin
seleccionada.
Finalmente, en la tabla de Liquidaciones se modificar el campo

Estado, al cual se le asignar el estado de Cancelada.
Proceso de Reversin de una Liquidacin Aprobada

El proceso de reversin es ms sencillo que el de cancelacin del registro de
liquidacin. En el proceso de reversin la liquidacin solamente retornar al
estado en el que se encontraba antes de la aprobacin (o sea, Calculada), y se
conservarn las ligas a los embarques y estos a su vez a las facturas.
La informacin que se ve afectada cuando se ejecuta el proceso de reversin es
la siguiente:
Para cada embarque se elimina la informacin relacionada con los

costos reales de los artculos, es decir, se borran los montos definidos
en los campos costo unitario real local y dlar.
Se verificar que el estado del embarque con respecto al proceso de

liquidacin sea Por Liquidar, de no ser as se actualizar este campo.
Finalmente, en la tabla de Liquidaciones se cambiar el estado de la

liquidacin, retornndolo a Calculada.
La pantalla que se despliega para ejecutar el proceso es la siguiente:
Compras
Transacciones 292
Pantalla de Cancelacin Reversin de Liquidaciones
Cmo Imprimir una Liquidacin?

El reporte de la liquidacin de compra se puede obtener desde la tabla de datos
as como desde la pantalla de creacin modificacin de liquidaciones.
En ambos casos, el usuario podr obtener un reporte para la liquidacin
seleccionada nicamente. Si se quiere en un solo reporte considerar varias
liquidaciones, entonces ste deber obtenerse desde la opcin correspondiente
en el men Reportes.
Cuando se acciona el cono
, el sistema despliega una pantalla en la cual el
usuario puede configurar la informacin que se desplegar en el reporte.
Liquidacin: en este campo se despliega el cdigo de la liquidacin a la cual
se le construir el reporte. El campo aparece deshabilitado y expresa la
liquidacin que ha sido seleccionada.
Estados de la Liquidacin: todos los campos de esta seccin aparecen
deshabilitados. En el recuadro se presentan los posibles estados de la
liquidacin, de manera que el sistema marcar el estado en que se encuentra la
liquidacin seleccionada.
Fecha de la Liquidacin: despliega la fecha en que fue creada la
liquidacin seleccionada, tambin aparece deshabilitado.
Bloques de Impresin: en esta seccin el usuario deber definir la
informacin que desea se despliegue en el reporte de liquidacin.
Compras
Transacciones 293
Informacin de embarques / facturas: al seleccionar esta casilla el

reporte desplegar el detalle de los embarques que considera la
liquidacin, as como la relacin entre dichos embarques y las facturas
definidas en Cuentas por Pagar.
Informacin de facturas: al seleccionar esta opcin, el reporte

desplegar el detalle de todas las facturas asociadas con los embarques
de la liquidacin.
Dentro de la informacin que se puede consultar en este bloque est
el proveedor de la factura, moneda, monto, tipos de cambio local y
dlar y tipo de prorrateo.
Informacin de gastos: al marcar la casilla se establece que el reporte

presentar el detalle de los gastos definidos en la liquidacin.
La informacin que se podr obtener corresponde al cdigo y
nombre del gasto, montos, moneda, tipos de cambio, destino de
prorrateo y tipo de prorrateo.
Informacin de facturas de compra: al seleccionar la opcin el

reporte desplegar el detalle de las facturas de compra definidas en la
liquidacin.
La informacin que se presenta en esta seccin corresponde al
embarque asociado a la factura, los artculos del embarque, cantidad
aceptada, importe, descuento, impuestos, rubros, precio unitario y
total.
Asimismo, aunque no se marque ninguna de las casillas anteriores, el sistema

presentar un resumen de la liquidacin, en el cual se presenta el resultado
obtenido por el proceso de liquidacin, es decir, el costo asignado a cada
artculo debido a cada documento asociado con l.
La informacin desplegada corresponde al cdigo del embarque, artculo,
rubro (que despliega el documento que genera el monto del costo), monto
local y dlar.
La pantalla de configuracin del reporte es la siguiente:
Compras
Transacciones 294
Pantalla de configuracin del reporte de la liquidacin
PEDIDOS SUGERIDOS
Pedidos sugeridos La aplicacin realiza un anlisis del comportamiento de
los consumos y ventas de inventario para, mediante una frmula, sugerir
cundo y cunto se debe comprar de un artculo determinado.
MANEJO DE DATOS
A continuacin se muestra la tabla de datos que despliega el sistema con esta
opcin:
Compras
Transacciones 295
Pantalla principal de la opcin Pedidos Sugeridos
Marcar Lneas
Marca las lneas para las que se desea generar una solicitud de orden de
compra, colocando el smbolo
al inicio de las mismas. Antes de realizar
este proceso las lneas deben haber sido seleccionadas oprimiendo el botn
izquierdo del ratn sobre ellas.
Desmarcar Lneas
Realiza la funcin contraria a Marcar Lneas. De igual manera, antes de
realizar este proceso las lneas deben haber sido seleccionadas oprimiendo el
botn izquierdo del ratn sobre ellas.
Solicitudes de Compra
Esta funcin genera las solicitudes de compras a partir de las lneas de pedidos
sugeridos que han sido marcadas. La funcin aplica el smbolo
a las lneas
incluidas, en el caso de que el proceso de generacin de solicitudes de compra
haya sido exitoso.
Presenta una pantalla de filtro en la que se deben digitar los siguientes datos:
Compras
Transacciones 296
Departamento
Fecha de Solicitud
Fecha Requerida
Prioridad
Incluir artculos con exceso
A continuacin se muestra la pantalla de filtro para esta funcin:
Pantalla de filtro para la generacin de solicitudes de orden de compra
Generar Lneas
Genera las lneas de las sugerencias de pedidos de artculos segn los
criterios especificados por el usuario, utilizando la siguiente frmula:
Cuando se utiliza la opcin de Movimientos del Artculo
Inventario Mximo = Consumo Promedio * (FR+TE+IN)
Sugerencia de Pedido = Inventario Mximo (Inventario Actual + Inventario Trnsito)
Donde,
FR = parmetro de frecuencia de pedidos
TE = parmetro de tiempo de reaprovisionamiento
IN = inventario de seguridad
Cuando se utiliza la opcin de Puntos de Reorden

Sugerencia de Pedido = Punto de Reorden (Inventario Actual)
Compras
Transacciones 297
Para que se puedan generar las lneas de las sugerencias de pedidos es

necesario:
-Que cada artculo tenga definido el proveedor principal en el mantenimiento

de artculos del mdulo de Inventario
-Que est definida la relacin artculo-proveedor para cada artculo y su
proveedor principal en la tabla de Artculo-Proveedor del mdulo de
Compras.
-Si se utiliza la sugerencia por puntos de reorden es necesario que cada
artculo tenga definidos dichos valores en el mantenimiento de artculos de
control de inventarios
La funcin presenta una pantalla de cinco carpetas tituladas:
Generales, Opciones, Artculos, Otros, Clasificacin.
Descripcin de carpetas
Para accesar cada carpeta es necesario accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en el ttulo
de la carpeta. Si el cursor se encuentra en una casilla, debe oprimirse ALT ms
la letra subrayada.
En cada una de las carpetas existe una serie de campos donde se debe ingresar
la informacin solicitada.
Puede utilizar las tablas de consulta para llenar algunas casillas. Si no
recuerda los cdigos correspondientes que fueron definidos para cada dato
especfico, nicamente se debe ubicar sobre la casilla en cuestin y presionar
la tecla F1, o hacer un doble clic con el botn izquierdo del ratn, con esto, el
sistema desplegar la pantalla correspondiente a la tabla de datos que contiene
la informacin que debe ir en el campo escogido.
De cada carpeta se introducirn los datos mostrados a continuacin:
De la carpeta Generales
En esta carpeta el sistema ofrece la posibilidad de definir los siguientes datos:
Usar al Sugerir:
Puntos de Reorden: utilizar como base los valores
definidos en control de inventario
Movimientos del artculo: Cuando se marca esta opcin se
habilitan las siguientes opciones:
Tipo de Perodo: Debe definir el tipo de perodo que desea.

Compras
Transacciones 298
Tiempo de Reaprovisionamiento: es el tiempo que tarda el artculo en

llegar a la bodega a partir del momento en que fue solicitado al proveedor. Se
registra en meses
Frecuencia de Pedidos: indica cada cunto tiempo se realizan
los pedidos. Se registra en meses
Inventario de Seguridad: tiempo durante el cual se debe
mantener inventario suficiente para atender la demanda
Nmero de Perodos: es la cantidad de perodos a evaluar,
registrada en meses
Fecha de Transacciones: fecha a partir de la cual
retroactivamente se toman en cuenta las transacciones de inventario
(consumos o ventas) durante el nmero de perodos especificados.
Movimientos: Se deben escoger los tipos de transaccin de

inventario (movimientos) que se desean tomar en cuenta:
consumos, ventas o ambos.
Tambin tenemos otras opciones a seleccionar:
Solo artculos con transacciones: Si escogemos esta opcin solo
tomar en cuenta artculos con transacciones en el perodo
Desplegar artculos con cantidad sugerida cero: Si escogemos
esta opcin nos desplegar artculos con cantidad sugerida cero.
Solo artculos con existencias: Esta opcin se habilitar si
marcamos Puntos de Reorden en la opcin usar al sugerir. Si
escogemos esta opcin solo tomar en cuenta artculos con
existencias.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el mdulo para esta
opcin:
Compras
Transacciones 299
Pantalla correspondiente a la carpeta Generales
De la carpeta Opciones
Fecha Base: este campo establece la fecha que se utilizar

para seleccionar las transacciones. La misma puede ser la del
documento o de auditora (fecha en que se aplica la
transaccin)
Rango de Bodegas: las bodegas son las incluidas en el

despliegue tabular de bodegas
Costo: se define si se quiere utilizar el costo corporativo

del artculo o el costo fiscal del artculo.
Moneda: se define si se incluyen los costos en moneda

local o moneda dlar.

opcin:
Compras
Transacciones 300
Pantalla correspondiente a la carpeta Opciones
De la carpeta Artculos
Rango de Cdigos de Artculos
Rango de Descripcin de Artculos
Rango de Cdigo de Barras Unidad de Detalle
Rango de Cdigo de Barras Unidad de Almacn
Tipo de Artculo
Estado del Artculo ( Activo o Inactivo )

opcin:
Compras
Transacciones 301
Pantalla correspondiente a la carpeta Artculos
De la carpeta Otros
Rango de Cuentas
Rango de Proveedores Principales
Rango de fechas Ultimo Ingreso
Rango de fechas Ultimo Movimiento
Rango de fechas Ultima Salida

opcin:
Compras
Transacciones 302
Pantalla correspondiente a la carpeta Otros
De la carpeta Clasificacin
Rango para las clasificaciones 1,2 y 3: estas clasificaciones

son configurables en los parmetros del mdulo de
Inventario
Clase (A, B, C): determina la inclusin de los artculos de

las clases A, B y C

opcin:
Compras
Transacciones 303
Pantalla correspondiente a la carpeta Clasificacin
Despus de generadas las lneas de sugerencias de pedidos, el

campo Cantidad Sugerida Ajustada permanece editable en el
despliegue de la tabla de Pedidos Sugeridos y el usuario podr
digitar una nueva cantidad, apegada a sus necesidades.
Imprimir Reporte
Imprime un reporte con la informacin de las sugerencias de pedidos
de artculos segn los criterios especificados por el usuario. Presenta
una pantalla de cinco carpetas similar a la desplegada por la funcin
Generar Lneas, excepto porque aqu la Cantidad de Perodos no
puede exceder 10 perodos (cuando se va a generar por movimientos
del artculo).
El formato del reporte (usando la opcin de puntos de reorden) se
muestra a continuacin:
Compras
Transacciones 304
Reporte Excel
Genera una hoja de Excel con las sugerencias de pedidos (utilizando la opcin
de movimientos del artculo) de artculos a partir de las especificaciones dadas
por el usuario. Muestra una pantalla de cinco carpetas similar a la desplegada
por la funcin Generar Lneas y no tiene restriccin en el Nmero de
Perodos.
Imprimir
En este reporte aparecern los datos que se tienen en el despliegue tabular de
pantalla. El procedimiento para obtener el reporte es el siguiente:
Compras
Transacciones 305
1. El usuario debe asegurarse de que la informacin desplegada

en la tabla es la que necesita imprimir.
2. Si slo se desea obtener registros especficos en el reporte, se
elige la opcin Filtrar Registros bajo el men de
Despliegue o se presiona el cono
. Cada usuario puede
definir su reporte a nivel del filtro deseado. A continuacin
se muestra la pantalla que despliega el sistema para
establecer el filtro:
Pantalla de filtro para la seleccin de registros
3. Si adems desea una impresin parcial que no incluya todas

las columnas, podr establecer estas eligiendo la opcin
Seleccionar Columnas bajo el men de Despliegue o
presionando el cono
4. Luego se presiona el botn izquierdo del ratn sobre la

opcin Reporte! o se activa el cono
Compras
Transacciones 306
5. La ventana que aparecer a continuacin le permitir decidir

si desea enviar el reporte a pantalla, impresora o archivo.
Para desplegarlo en pantalla slo se presiona el botn
Imprimir que se ubica en la parte inferior. Este despliegue
permite hacer un preview de la impresin, adems permite
controlar el despliegue de las pginas para que
posteriormente el usuario pueda enviar el reporte a
impresora.
En caso de elegir Impresora, se deber determinar si se desean
imprimir todas las pginas o un rango especfico y el nmero de
copias de cada pgina. Se recomienda, sin embargo, que se vea
primero el despliegue en pantalla para que se pueda determinar las
pginas que se desean imprimir.
Finalmente el reporte a archivo crear un archivo de
extensin TXT en formato ASCII.
DOCUMENTOS DE COMPRA
Por medio de esta opcin se pueden realizar documentos de compra para
varios embarques, estos documentos generados desde esta opcin podrn ser
vistos desde cada embarque en el tab factura. Los embarques asociados se
marcan automticamente como que tienen factura y se desmarcan cuando no
tienen documentos del todo asociados.
Es por esto que al asociar un embarque a estos documentos se deber marcar
el check Factura de compra y habilitar el tab mencionado en cada embarque
asociado.
MANEJO DE DATOS
A continuacin se muestra la tabla de datos que despliega el sistema con esta
opcin:
Compras
Transacciones 307
Pantalla principal de Documentos de Compra
Marcar Lneas
El marcar las lneas de documentos en esta tabla sirve para indicarle al sistema
que las lneas marcadas son las que se quieren aplicar al mdulo de Cuentas
por Pagar. Cuando se marca un encabezado de fila este se mostrar colocando
el smbolo
al inicio de la misma.
El usuario debe tener el privilegio de aplicar documentos a CP para usar la
marca, desmarca y aplicacin. Es importante indicar que no se pueden marcar
remisiones ni documentos ya aplicados.
Compras
Transacciones 308
Desmarcar Lneas
Realiza la funcin contraria a Marcar Lneas, se puede marcar toda una
seccin de filas con el mouse y con este botn se desmarcarn las filas que se
encuentren marcadas.
Aplicar en CP
Por medio de este botn se podrn aplicar los documentos elegidos al mdulo
de Cuentas por Pagar, se aplicarn los documentos que estn marcados y
sugeridas sus lneas en la factura. Este botn tambin aparece dentro del
documento, es decir se puede aplicar el documento desde la tabla y desde
adentro, la diferencia consiste en que al aplicar desde la tabla no se
desplegarn los asientos de las facturas, debido a que se pueden aplicar varios
documentos al mismo tiempo, por lo que los asientos seran varios, sin
embargo estos asientos si se realizarn y quedarn en Contabilidad General.
Para crear un documento es necesario dar clic en el botn nuevo, dentro de un
documento se presentan diversas opciones repartidas en tres carpetas. En cada
una de las carpetas existe una serie de campos donde se debe ingresar la
informacin solicitada.
Inicialmente el sistema ingresa a la carpeta General, una vez el usuario ingrese
el proveedor (el cual es obligado) y guarde podr empezar a digitar la
informacin necesaria.
Puede utilizar las tablas de consulta para llenar algunas casillas. Si no
recuerda los cdigos correspondientes que fueron definidos para cada dato
especfico, nicamente se debe ubicar sobre la casilla en cuestin y presionar
la tecla F1, o hacer un doble clic con el botn izquierdo del ratn, con esto, el
sistema desplegar la pantalla correspondiente a la tabla de datos que contiene
la informacin que debe ir en el campo escogido.
General
Proveedor: se debe indicar obligadamente un proveedor para el documento.
Es factura: se le puede indicar al sistema si es factura o remisin,
dependiendo de la eleccin escogida se habilita el campo de factura o
remisin.
NCF: si la compaa usa nmeros de comprobantes fiscales y el proveedor es
local se debe indicar el nmero de comprobante fiscal en este campo.
Compras
Transacciones 309
Factura: se debe colocar el nmero de factura (si el documento es tipo

factura).
Remisin: se debe colocar el nmero de remisin (si el documento es tipo
remisin).
Subtipo: este es un campo de tipo combo de donde se puede elegir el subtipo
de documento.
Fecha documento: se debe indicar la fecha del documento, automticamente
se coloca la fecha del da en que se hace el documento, sin embargo el usuario
puede cambiar esta fecha hacia atrs hacia adelante tomando en cuenta la
fecha rige.
Fecha Rige: se debe indicar la fecha rige del documento, automticamente se
coloca la fecha del da en que se hace el documento, sin embargo el usuario
puede cambiar esta fecha hacia adelante de la fecha del documento.
Moneda: se debe indicar la moneda en la cual se desea hacer el documento,
esto se puede hacer digitando directamente o por medio de F1. La moneda se
puede cambiar slo si el proveedor es multi-moneda.
Condicin de pago: se debe indicar la condicin de pago que se desea aplicar
a este documento, esto se puede digitar directamente o por medio de F1.
Ubicacin geogrfica: ubicacin geogrfica en la que se registra el
documento, este campo puede quedar en blanco.
Comentario CP: se debe indicar un comentario al documento para visualizar
en Cuentas por Pagar.
Aplicado CP: si este espacio est checado indica que el documento ya est
aplicado a Cuentas por Pagar, lo que hace que este documento sea solo de
consulta desde este apartado del ERP, este campo no es editable.
Monto total: indica el monto total del documento, este campo es calculado
por la sugerencia de las lneas de la factura, sin embargo puede ser editado, y
el monto no puede ser menor al monto a aplicar.
Monto a aplicar: el monto a aplicar es el monto distribuido entre las lneas de
la factura.
Importe: indica el monto total del documento sin impuestos, descuentos o
rubros.
Descuento: indica el monto del descuento, este monto se refleja tambin en
porcentaje, estos campos pueden ser editados por el usuario.
Impuesto 1: indica el monto del impuesto 1, este monto es calculado pero se
puede modificar por el usuario.
Impuesto 2: indica el monto del impuesto 2, este monto es calculado pero se
puede modificar por el usuario.
Compras
Transacciones 310
Flete: es para indicar un monto por el flete para el documento, este monto
puede quedar en blanco.
Seguro: es para indicar un monto por el seguro para el documento, este monto
Documentacin: es para indicar un monto por la documentacin para el
documento, este monto puede quedar en blanco.
Prorrateo: es un espacio tipo combo donde se debe elegir el tipo de prorrateo
para flete, seguros y documentacin.
Notas: sirve para colocar notas comentarios en el documento de embarque,
este espacio puede quedar en blanco.
opcin:
Tab General en documentos de compra
Lneas
En este tab se pueden incluir las lneas de los embarques que se deseen ligar al
documento, esto se puede realizar de dos formas:
1. Eligiendo los embarques y realizando la carga de las lneas del embarque
mediante el botn de carga de embarque .
Compras
Transacciones 311
2. Realizndolo mediante la carga masiva de lneas

donde se mostrar
una pantalla para filtrar y mostrar las lneas de embarques que el usuario
est interesado de cargar.
Procedimiento de Carga de embarque

Una vez ingresado a la pantalla de documentos de embarque en el tab lneas se
puede digitar o por medio de un doble clic o F1 un embarque dentro de una
tabla donde aparecern los embarques que se encuentren en estado planeado,
recibido o en trnsito y que tengan lneas disponibles para ser asociadas a una
factura.
Carga de lneas en documentos de compra
Una vez elegidas los diferentes embarques (uno por uno) y cargadas las lneas
de estos a esta tabla, se deben sugerir los montos de las lneas mediante el
botn de sugerir
.
Compras
Transacciones 312
Sugerencia de lneas en documentos de compra
Este proceso de sugerencia hace que se llenen los campos de los montos en el
tab general (esto si no se han indicado los montos del documento), y las
retenciones en el tab retenciones.
Procedimiento de Carga masiva de las lneas de embarque

Una vez ingresado a la pantalla de documentos de embarque en el tab lneas si
se da clic en el botn de carga masiva de lneas
se desplegar la pantalla
de carga masiva que se explica a continuacin:
Pantalla filtro de carga masiva de lneas de embarque
Por medio de esta pantalla que sirve a su vez de filtro se pueden elegir lneas
de diferentes embarques y as poder asociarlas al documento. Los datos a
llenar son los siguientes:
Desde: este espacio es para crear un filtro desde de embarques, este campo
Hasta: este espacio es para crear un filtro hastade embarques, este campo
Compras
Transacciones 313
Proveedor: este campo es un campo donde automticamente se muestra el

proveedor colocado en este documento de compra en el tab general, no es
editable, no puede quedar en blanco.
Referencia: por medio de este campo se puede filtrar por las referencias
colocadas en los embarques, este espacio puede quedar en blanco.
Fecha embarque: por medio de este campo se puede filtrar por la fecha del
embarque desde.
Hasta: por medio de este campo se puede filtrar por la fecha del embarque
hasta.
Estado: en este campo se tienes la opcin de filtrar por tres tipos de estado de
embarque, planeado, trnsito y recibido. Automticamente aparecen marcados
los tres, sin embargo el usuario puede cambiar este filtro siempre y cuando
deje al menos uno marcado.
Estado liquidacin: por medio de este botn se puede filtrar por estados de la
liquidacin, las dos opciones son: no liquidados y liquidados, debe haber por
lo menos una marcada.
Una vez el usuario haya filtrado por los embarques deseados para visualizar
sus lneas disponibles, se debe hacer clic en el botn de refrescar
para
llenar la tabla de esta pantalla.
Cargar: por medio de este botn y despus de haber marcado las lneas que se
desean cargar con el botn de marcar
o con el mouse, se pueden cargar las
lneas al documento de compra. Sin embargo esto no hace que esta pantalla se
cierre y entonces se podr continuar cargando lneas si as se desea.
Cargar y Salir: este botn funciona casi igual al botn de cargar, la diferencia
es que este si cierra la pantalla de carga de lneas.
Cancelar: por medio de este botn se cancela la carga de las lneas y se sale
de la pantalla de carga, sin embargo esto no hace que las lneas ya cargadas al
documento se cancelen.
Es as que una vez cargadas las lneas al documento se deben sugerir por
medio del botn de sugerencia
los montos del mismo, esto har que se
actualice la informacin en el tab general y se carguen las retenciones al
documento.
Nota: Al ser estas lneas elegidas desde un documento de compra y poder
pertenecer a varios embarques, no ser necesario ni se podr marcar las lneas
para su sugerencia, por el contrario todas automticamente quedarn marcadas
(aunque no se mostrar marca) y no se podrn desmarcar por el usuario.
Compras
Transacciones 314
Retenciones
En esta pantalla se mostrarn las retenciones asociadas al documento (en caso
de existir). Estas puede ser recalculadas en cualquier momento del proceso si
se desea. Las retenciones se asocian automticamente, sin embargo el usuario
puede o desasociarlas o asociar ms retenciones si as lo desea.
La pantalla a visualizar podra ser como la siguiente:
Tab Retenciones en documentos de compra
Compras
Transacciones 315
CAPTULO 6
Integracin de CO con PY
NOTA INTRODUCTORIA
Durante un perodo importante se ha venido analizando la implementacin de
funcionalidades importantes en el mdulo de Control de Proyectos. Una de
estas funcionalidades muy importantes y requeridas por nuestros clientes, es la
de poder integrar el mdulo de Compras con el mdulo de Control de
Proyectos.
La idea de dicha integracin es poder establecer ligmenes entre las solicitudes
de compra, rdenes de compra, embarques y devoluciones, con proyectos y
fases establecidos en PY.
FUNCIONALIDADES DE LA INTEGRACIN
Compras
El proceso de rdenes de compra en su proceso de aprobacin

compara y actualiza la compra y el trnsito disponible, si es que estos
procesos estn ligados a un proyecto.
El proceso de aplicacin de inventarios disminuye el trnsito y afecta

el disponible para consumos dentro de un proyecto.
Las lneas de solicitudes, rdenes de compra y embarques tienen

posibilidad de ingresar una fase y un proyecto.
El proceso de movimiento contable de compras genera el asiento

tomando en cuenta la distribucin por fases, siempre y cuando el
centro de costo de la lnea est asociado al proyecto de la lnea.
Los procesos de cierre o cancelacin de lneas disminuyen la cantidad

en trnsito de compra para rdenes de compra que ya se confirmaron.
Si la solicitud o la orden de compra no es ligada a ningn proyecto y/o

fase, el mdulo de compras realice sus operaciones de manera normal.
En este punto tambin es importante decir que si el mdulo de

Control de Proyectos no est instalado, las columnas de proyecto y
fase no aparecern en ninguna parte de Compras.
Integracin de CO con PY 316
PRESUPUESTO DE MATERIALES
Para comprender perfectamente cmo funciona esta integracin vamos a
explicar una pantalla que se debe llenar desde PY despus de haber creado un
proyecto que use presupuesto de materiales.
En esta pantalla aparecer una tabla que necesitar ser llenada por el usuario,
esto es para decirle a CO desde PY qu artculos y las cantidades de los
mismos se requerirn para un proyecto en especfico. La descripcin de las
columnas se hace a continuacin:
Artculo: En este campo se deben digitar los artculos que se requieren en este
proyecto, tambin se pueden escoger los artculos por medio de un F1 o doble
clic.
Nombre: Despus de elegido el artculo el campo nombre se llenar
automticamente con la descripcin del artculo, este campo no es editable.
Cantidad original presupuestada: Inicialmente se debe digitar una cantidad
presupuestada del artculo para el proyecto, es decir la cantidad que se cree
que se necesitar de este artculo para el proyecto.
Cantidad presupuestada ajustada: originalmente este campo se llenar con
la cantidad original presupuestada, y aunque este campo no es editable
directamente, si se puede editar mediante un botn de ajuste
, entonces
podramos cambiar dicha cantidad por una mayor a la cantidad original, nunca
menor.
Cantidad consumida: Este campo ir reflejando los consumos que se hagan
desde CI de este artculo para este proyecto, nunca deber ser mayor que la
cantidad presupuestada ajustada; tampoco es un campo editable.
Cantidad pendiente: Este campo no es editable y despliega la diferencia de la
cantidad presupuestada ajustada menos la cantidad consumida para el
proyecto.
Cantidad comprada: Este campo no es editable y refleja la cantidad
comprada para el proyecto teniendo como lmite de compra la cantidad
mxima de compra.
Cantidad en trnsito: Refleja las cantidades que han sido compradas para el
proyecto, y que estn todava en trnsito, es decir no se han recibido todava;
ac tambin es importante decir que esta cantidad tampoco puede sobrepasar a
la cantidad mxima de compra.
Cantidad mxima de compra: Este campo si es editable y es para
especificarle al proyecto una cantidad mxima de ms a comprar para un
proyecto para un artculo definido.
Compras
Por ejemplo, podemos tener en la cantidad presupuestada a justada que

ocupamos 100 unds de X artculo; y si en este campo de cantidad mxima
de compra le coloco un 15, lo que estoy diciendo es que si se necesita comprar
un poco ms del artculo para el proyecto? (ya sea por desperdicio, robo o
simplemente por mal clculo inicial), lo mximo que podr comprar de ms es
15 unidades de se artculo.
Costo local: Este campo no es editable y refleja el costo local del artculo.
Costo dlar: Este campo no es editable y refleja el costo dlar del artculo.
Pantalla de presupuesto de materiales del mdulo de PY
SOLICITUDES DE COMPRA CON PROYECTOS Y

FASES
En esta seccin se explicar cmo funciona la integracin de las solicitudes de
compra con el mdulo de Control de Proyectos.
Cuando en CO se decide solicitar mercadera para un proyecto, lo primero que
debe tenerse en cuenta es que debe estar instalado PY en el ERP, si este
requisito se cumple entonces aparecern cuatro columnas en las lneas de la
solicitud. Estas lneas se describen a continuacin:
Proyecto: Por medio de F1, doble clic o sencillamente digitando podemos
escoger el proyecto para el cual haremos la solicitud de compra, en este
momento la nica validacin que se har es que el proyecto exista en PY.
Compras
Descripcin Proyecto: Este campo no es editable y sencillamente despliega la

descripcin que tenga el proyecto.
Fase: Por medio de F1, doble clic o sencillamente digitando podemos escoger
la fase para la cual se realizar la solicitud de compra, en este momento se
validar que la fase digitada pertenezca al proyecto elegido. Siempre se debe
seleccionar un proyecto primero para elegir una fase.
Nombre Fase: Este campo no es editable y sencillamente despliega la
descripcin que tenga la fase.
Bsicamente estas son las funcionalidades de las solicitudes de compra versus
PY, no se hacen validaciones de si se puede o no se puede solicitar para un
proyecto o una fase.
RDENES DE COMPRA CON PROYECTOS Y

FASES
Cuando en CO se decide ordenar mercadera para un proyecto, lo primero que
debe tenerse en cuenta es que debe estar instalado PY en el ERP, si este
requisito se cumple entonces aparecern cuatro columnas en las lneas de la
solicitud. Estas lneas se describen a continuacin:
Proyecto: Por medio de F1, doble clic o sencillamente digitando podemos
escoger el proyecto para el cual haremos la orden de compra, en este momento
la nica validacin que se har es que el proyecto exista en PY.
Fase: Por medio de F1, doble clic o sencillamente digitando podemos escoger
la fase para la cual se realizar la orden de compra, en este momento se
validar que la fase digitada pertenezca al proyecto elegido. Siempre se debe
seleccionar un proyecto primero para elegir una fase.
Confirmacin de rdenes de compra para

proyectos de PY
Ahora bien, en esta seccin se validarn ciertos requisitos para poder
confirmar la orden de compra.
Entonces para poder confirmar una orden de compra que involucre un
proyecto se tienen que cumplir los siguientes requisitos que se pueden revisar
en la pantalla ya explicada de presupuesto de materiales:
Compras
Columna cantidad consumida: Solo se podr confirmar una orden compra

para un proyecto cuando ya se haya consumido una cantidad igual o mayor a
la cantidad a ordenar en la orden de compra, y siempre y cuando la cantidad a
ordenar no exceda a la cantidad mxima de compra de la pantalla de
presupuesto de materiales, es decir, puedo ordenar y confirmar lo consumido
hasta el lmite de cantidad mxima de compra.
Al tratar de confirmar una orden de compra tambin se verificar que las
cantidades en trnsito para el proyecto, es decir las rdenes que ya estn
confirmadas para el mismo.
Ejemplo 1: si pretendo ordenar 10 unidades para el proyecto, pero no se han
realizado consumos que sumen las 10 unidades el sistema enviar un mensaje
advirtiendo que no podr confirmar dicha orden.
La lnea del artculo en la pantalla de presupuesto de materiales se podra
observar as:
Observar como la cantidad consumida est en 0
El mensaje que se desplegar ser como el siguiente:
Pantalla de advertencia en las rdenes de compra
Ejemplo 2: si pretendo ordenar 20 unidades para el proyecto y en realidad ya

se han consumido las 20 unidades desde CI, se cumple el requisito de que ya
se consumi al menos lo que se va a pedir, pero la otra restriccin es que se
pueden ordenar tantas unidades siempre y cuando no excedan la cantidad
mxima de compra, por lo tanto el sistema no permitir que ordene las 20
unidades.
observar as:
Compras
Observar que la cantidad consumida est en 20
Pantalla de advertencia en las rdenes de compra
Ejemplo 3: si en un proyecto tengo como consumido 20 unidades, el mximo

de compra es de 15 y tengo un trnsito de 10 unidades debido a una orden
confirmada, lo mximo que puedo confirmar para este proyecto ser de 5
unidades en esta orden.
observar as:
Observar la cantidad en trnsito
Pantalla de advertencia en rdenes de compra
Compras
Sin embargo, si se cumplen todos los requisitos que el sistema valida para
poder confirmar el sistema, la orden quedar en estado confirmado el proceso
seguir con el embarque.
EMBARQUES CON PROYECTOS Y FASES

Dentro de la seccin de embarques, se pueden cargar rdenes de compra que
tengan proyectos y fases definidas, en esta seccin no se puede modificar ni
las fases ni el proyecto, tampoco se podr cambiar la cantidad aceptada debido
a que existe un proyecto y una fase definida.
Al igual que en las rdenes de compra ac aparecern cuatro columnas en las
lneas del embarque, estas columnas se describen a continuacin:
Proyecto: No es editable, se despliega el nombre del proyecto.
Fase: Este campo no es editable, se despliega el nombre de la fase.
Aplicacin de embarques para proyectos de PY

Al aplicar un embarque que tenga liga con un proyecto de PY se actualizarn
ciertas columnas de la pantalla de presupuesto de materiales de la siguiente
manera:
Cantidad presupuestada ajustada: A esta columna se le sumar la cantidad
recibida en el embarque, estos se hace automticamente.
Cantidad pendiente: Esta columna se recalcula y siempre ser la resta de la
cantidad presupuestada ajustada menos la cantidad consumida.
Cantidad comprada: Esta columna se re-calcula de acuerdo a las cantidades
embarcadas para el proyecto.
Cantidad en trnsito: Esta columna se recalcula de acuerdo a la cantidad que
estaba en trnsito y que ahora pasa a presupuestada ajustada.
Nota: Las devoluciones de compra no se contemplan para la integracin de
CO con PY.
Compras
CAPTULO 7
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica la utilidad de la implementacin de cuatro distintos
formatos de consulta, los cuales el usuario podr utilizar segn las necesidades
de sus requerimientos. Las consultas que podrn llevarse a cabo son las
siguientes:
Solicitudes
Lneas de Solicitudes
rdenes
Lneas de rdenes
Documentos
En todas las opciones de consulta citadas el usuario podr aprovechar las
ventajas proporcionadas a travs de las opciones de filtro que presenta cada
consulta, con el fin de desplegar, si lo desea, nicamente aquella informacin
que sea de su inters particular.
SOLICITUDES
Mediante esta consulta el usuario desplegar en pantalla todas las solicitudes
creadas en el sistema, de acuerdo a los rangos de fecha suministrados en los
campos de Fecha Inicial y Fecha Final proporcionados en la parte superior de
la pantalla una vez que se est dentro de esta consulta.
MANEJO DE LA CONSULTA DE SOLICITUDES

Para cada solicitud o lnea de la tabla de datos se presenta nicamente
informacin general definida para el registro.
Algunas de estas caractersticas se establecieron en el momento de creacin
del documento, modificacin o cancelacin del mismo. Tambin el sistema las
Compras
Consulta 323
asigna conforme se vayan ejecutando procesos concernientes a las rdenes de

compra.
Las columnas de esta tabla son las siguientes:
Fecha de Solicitud: Fecha de la solicitud de compra.
Solicitud: Cdigo de la solicitud de compra.
Estado: Estado actual de la solicitud de compra.
Departamento: Cdigo del departamento que origina la solicitud de compra
de los artculos.
Fecha Requerida: Fecha en la que se requieren los artculos solicitados.
Prioridad: Prioridad de la solicitud de compra, basada en la urgencia de
disponibilidad de los artculos solicitados.
Lneas no asignadas: Nmero de lneas que quedan por asignar en la
solicitud.
Usuario de Creacin: Cdigo del usuario que cre la solicitud.
Fecha de Creacin: Fecha y hora en que se cre la solicitud.
Usuario de Aprobacin: Cdigo del usuario que autoriz la solicitud de
compra.
Fecha de Aprobacin: Fecha y hora en que se autoriz la solicitud de
compra.
Usuario de Cancelacin: Cdigo del usuario que cancel la solicitud de
compra en caso de que se haya hecho.
Fecha de Cancelacin: Fecha y hora en que se cancel la solicitud de compra
en caso de que se haya hecho.
La pantalla que despliega la consulta es la siguiente:
Compras
Consulta 324
Pantalla de Consulta de Pedidos
Las funciones especiales que se describen a continuacin, son aquellas que no
forman parte de las estndar, ofrecidas por el sistema en el mbito de todos los
mdulos.
Botn Funcin
Permite
desplegar el
detalle del
comentario de la
solicitud de
compra
Permite detallar
como est
compuesta la
solicitud de
compra
Compras
Descripcin
Esta opcin permite consultar el detalle del comentario
establecido para una solicitud de compra desde el men
Operaciones / Solicitudes, especficamente en la carpeta
General dentro de la solicitud.
Despliega una pantalla con un encabezado y dos carpetas,

en el encabezado aparece el nmero de la solicitud, el
estado, la fecha, la fecha requerida y la prioridad, en la
primera carpeta (General) se detalla la informacin general
de solicitud (departamento, comentario y caractersticas de
auditora), en la segunda carpeta (Lneas) informacin
especfica (#Lnea, artculo, Fecha requerida, cantidad,
Unidad, entre otras)
Consulta 325
Cmo desplegar el comentario de una
solicitud de compra?
1. Ingrese al men Consultas / Solicitudes
2. Presione el botn refrescar
Pantalla de Consulta de Pedidos
3. Marque la solicitud de su inters y presione el botn comentario. Este

cono cumple la misma funcionalidad que la opcin de men
Comentario!.
Compras
Consulta 326
Pantalla de Comentario de Solicitud de compra
4. Presione el botn cerrar para regresar.

nicamente se desplegarn para aquellas solicitudes a las cuales se les haya
determinado un comentario. El sistema marca con un smbolo aquellas
solicitudes que posean uno.
Ser de gran utilidad para esta consulta el uso del filtro, con el cual podr
desplegar en pantalla la informacin relevante a su inters.
Compras
Consulta 327
Pantalla de Filtro de Solicitudes de Compra
Cmo detallar una solicitud de compra?

1. Ingrese al men Consultas / Solicitudes
2. Presione el botn Refrescar
Compras
Consulta 328
Pantalla de consulta de solicitud de compra
3. Marque la solicitud de su inters y presione el botn detalle. Este

cono cumple la misma funcionalidad que la opcin de men Detalle!
o la accin de un doble clic sobre el registro de la solicitud de compra.
Compras
Consulta 329
Pantalla de detalle de Solicitud de Compra
4. Presione el botn regresar para salir del detalle de la solicitud

Como se mencion anteriormente esta pantalla presenta un encabezado y dos
carpetas. El encabezado presenta la siguiente informacin:
Nmero de la Solicitud
Estado de la Solicitud
Fecha de creacin de la solicitud
Fecha requerida de la solicitud
Prioridad de la solicitud
Solicitud
Los datos que se presentan son los siguientes:
Departamento: Departamento del cual proviene la solicitud
Comentario: Indicaciones o informacin relevante de la solicitud
Creada por: Usuario que cre la solicitud
Aprobada por: Usuario que aprob la solicitud
Compras
Consulta 330
Cancelada por: Usuario que cancel la solicitud, si fuera el caso.
Pantalla carpeta General
Lneas
En esta carpeta se presenta la informacin de todos los campos referentes a la
solicitud:
Lnea: Nmero que identifica a la lnea en la solicitud de compra.
Estado: Estado particular de la lnea en la solicitud de compra.
Artculo: Cdigo del artculo solicitado.
Descripcin: Descripcin del artculo particular para la solicitud de compra.
Fecha Requerida: Fecha en que se requiere el artculo solicitado en esa lnea
particular.
Cantidad: Cantidad solicitada de artculos.
Unidad: Unidad en que estn expresadas la cantidad y el saldo.
Saldo: Cantidad que queda por ordenar de los artculos solicitados en la lnea.
rdenes: rdenes de compra en las que se ha cargado la lnea de la solicitud.
Pedidos: Columna de funcionalidad particular que se llena a partir del hook
PEDIDOS.APD.
Usuario de Cancelacin: Cdigo del usuario que cancel la lnea de la
solicitud en caso de que se haya hecho.
Compras
Consulta 331
Fecha de Cancelacin: Fecha y hora en que el usuario cancel la lnea en

caso de que se haya hecho.
Comentario: Comentario particular para la lnea de la solicitud.
Pantalla carpeta Lneas
LNEAS DE SOLICITUDES
Esta consulta es similar a la anterior, la diferencia radica en que se presenta el
desglose de los artculos que componen la solicitud. Mientras que en la
consulta de Solicitudes se utiliza una lnea por documento, en esta consulta
se dispone de una lnea para cada artculo que conforma la solicitud. De esta
manera la solicitud tendr tantas lneas como artculos hayan sido solicitados.
MANEJO DE LA CONSULTA DE LNEAS DE

SOLICITUDES
A continuacin se detallan las columnas de esta consulta:
Fecha de Solicitud: Fecha de la solicitud de compra.
Solicitud: Cdigo de la solicitud de compra.
Compras
Consulta 332
Lnea: Nmero que identifica a la lnea en la solicitud de compra.

Estado: Estado particular de la lnea en la solicitud de compra.
Artculo: Cdigo del artculo solicitado.
Descripcin: Descripcin del artculo particular para la solicitud de compra.
Fecha Requerida: Fecha en que se requiere el artculo solicitado en esa lnea
particular.
Cantidad: Cantidad solicitada de artculos.
Unidad: Unidad en que estn expresadas la cantidad y el saldo.
Saldo: Cantidad que queda por ordenar de los artculos solicitados en la lnea.
rdenes: rdenes de compra en las que se ha cargado la lnea de la solicitud.
Pedidos: Columna de funcionalidad particular que se popula a partir del hook
PEDIDOS.APD.
Usuario de Cancelacin: Cdigo del usuario que cancel la lnea de la
solicitud en caso de que se haya hecho.
Fecha de Cancelacin: Fecha y hora en que el usuario cancel la lnea en
caso de que se haya hecho.
Comentario: Comentario particular para la lnea de la solicitud.
La pantalla desplegada en esta consulta se muestra a continuacin:
Pantalla Consulta de Lneas de Solicitudes de Compra

Compras
Consulta 333
Cmo detallar lneas de solicitudes de
compra?
Para consultar una lnea en particular basta con presionar doble click sobre la
misma, hacer uso del botn detalle o presionar la opcin Detalle! del men, en
este caso se desplegar una pantalla con dos carpetas idntica a la de la
consulta de solicitudes.
Pantalla detalle de consulta de lneas de solicitudes
RDENES
Mediante esta consulta el usuario desplegar en pantalla todas las rdenes de
compra creadas en el sistema, de acuerdo a los rangos de fecha suministrados
en los campos de Fecha Inicial y Fecha Final proporcionados en la parte
superior de la pantalla una vez que se est dentro de esta consulta.
Compras
Consulta 334
MANEJO DE LA CONSULTA DE RDENES

Para cada orden de compra o lnea de la tabla de datos se presenta nicamente
informacin general definida para el registro.
Algunas de estas caractersticas se establecieron en el momento de creacin
del documento, modificacin o cancelacin del mismo. Tambin el sistema las
asigna conforme se vayan ejecutando procesos concernientes a los embarques.
Las columnas de esta tabla son las siguientes:
Fecha de Orden: Fecha de la orden de compra.
Orden: Cdigo de la orden de compra.
Estado: Estado actual de la orden de compra.
Prioridad: Prioridad de la orden de compra, basada en la urgencia de
disponibilidad de los artculos solicitados.
Proveedor: Cdigo del proveedor de la orden de compra.
Moneda: Cdigo de la moneda en la que estn expresados los precios y
montos de la orden.
Pas: Pas de la que provienen los artculos ordenados.
Bodega: Cdigo de la bodega a la que deben ir los artculos ordenados.
Condicin de Pago: Cdigo de la condicin de pago que aplicar para la
orden de compra.
Fecha de Cotizacin: Fecha de la cotizacin de los artculos enviada por el
proveedor.
Fecha Ofrecida: Fecha en la que el proveedor ofrece la entrega de los
artculos ordenados.
Fecha Req. Embarque: Fecha en la que el proveedor debe enviar el
embarque para que puedan arribar los artculos en la fecha requerida.
Fecha Requerida: Fecha en la que se requieren los artculos ordenados.
Porcentaje de Descuento: Porcentaje de descuento general aplicado a la
orden de compra.
Monto de Descuento: Monto del descuento general aplicado a la orden de
compra.
Total Mercadera: Suma de los precios de los artculos por las cantidades
ordenadas.
Total Impuesto 1: Total incurrido por Impuesto 1. Esta columna debe tener
como ttulo la hilera Total Impuesto XX donde XX es el nombre del
impuesto 1 que tiene configurado los parmetros del mdulo de AS.
Compras
Consulta 335
Total Impuesto 2: Total incurrido por Impuesto 2. Igual que la anterior, para
sta debe construirse el ttulo de la columna como Total Impuesto YY donde
YY es el nombre configurado en AS para el impuesto 2.
Monto Flete: Monto por flete.
Monto Seguro: Monto por seguro.
Monto Documentacin: Monto por documentacin.
Monto Anticipo: Monto pagado con anticipacin.
Total: Total final de la orden de compra.
Mdulo Origen: Mdulo que origin la orden de compra.
Comprador: Cdigo del empleado responsable del seguimiento.
Rubro 1: Valor del rubro configurable 1. El ttulo de esta columna debe ser
configurado con el ttulo especificado en los parmetros del mdulo de CO
para el Rubro 1.
Rubro 2: Valor del rubro configurable 2.
configurado con el ttulo especificado en
para el Rubro 2.
Rubro 3: Valor del rubro configurable 3.
configurado con el ttulo especificado en
para el Rubro 3.
El ttulo de esta columna debe ser

los parmetros del mdulo de CO
El ttulo de esta columna debe ser
los parmetros del mdulo de CO
para el Rubro 4.
para el Rubro 5.
Orden Impresa: Indicador que seala si la orden ya fue impresa.
Nmero Formulario: Nmero de formulario utilizado.
Instrucciones: Instrucciones de envo de la orden de compra.
Comentario Cuentas por Pagar: Comentario para documentos en cuentas
por pagar.
Requiere Confirmacin: Indicador que seala si se requiere confirmacin
por separado una vez aprobada la orden.
Confirmada: Indicador que seala si ya la orden fue confirmada.
Orden Programada: Indicador que seala si las lneas de la orden estn
programadas, es decir, que cuentan con diferentes fechas requeridas.
Recibido de Ms: Indicador que seala si se recibi de ms en las lneas de
embarque correspondientes a lneas de la orden de compra.
Compras
Consulta 336
Usuario de Aprobacin: Cdigo del usuario que autoriz la orden de compra.

Fecha de Aprobacin: Fecha y hora en que se autoriz la orden de compra.
Usuario Confirmacin: Cdigo del usuario que confirm la orden.
Fecha Confirmacin: Fecha en que se confirm la orden.
Usuario Cierre: Usuario que cerr la orden, si alguna vez se hizo.
Fecha Cierre: Fecha en que se cerr la orden, si se hizo.
Usuario Cancelacin: Usuario que cancel la orden, si se hizo.
Fecha Cancelacin: Fecha en que se cancel la orden, si se hizo.
Direccin de Embarque: Direccin a la que se deben embarcar los artculos.
Direccin de Cobro: Direccin a la que se debe enviar el cobro de la orden de
compra.
Pantalla de Consulta de rdenes de Compra
Las funciones especiales que se describen a continuacin, son aquellas que no
forman parte de las estndar, ofrecidas por el sistema en el mbito de todos los
mdulos.
Compras
Consulta 337
Botn Funcin
Permite
desplegar el
detalle de las
observaciones
de la orden de
compra
Descripcin
Esta opcin permite consultar el detalle de las
observaciones definidas para una orden de compra desde
el men Operaciones / rdenes, especficamente en la
carpeta Textos dentro de la orden.
Despliega una pantalla con un encabezado y seis carpetas,

en el encabezado aparece el nmero de la orden, el estado,
el proveedor y la prioridad, en la primera carpeta (Orden)
se detalla la informacin general de la orden de compra
(fechas, bodega, pas, moneda, cond. de pago, comprador
y algunos indicadores), en la segunda carpeta (Lneas)
informacin especfica (#Lnea, artculo, Fecha requerida,
Permite
cantidad ordenada, cantidad embarcada, Unidad, precio
detallar como
unitario, entre otras), en la tercera carpeta (Montos) se
est compuesta
despliegan todos los rubros de la orden de compra, en la
la orden de
cuarta carpeta (Rubros) se despliegan los valores de los
compra
rubros definidos en los parmetros de compras, para la
orden de compra desplegada, en la quinta carpeta (Textos)
se agrupa informacin adicional de la orden de compra
como direcciones, observaciones y comentarios, por
ltimo en la sexta carpeta (Auditora) se presenta
informacin de los usuarios y fechas en que se corrieron
ciertos procesos.
Cmo Desplegar el Comentario de una Orden
de Compra?
Siga el procedimiento que se muestra a continuacin:
1. Ingrese al men Consultas / rdenes
2. Presione el botn refrescar
Compras
Consulta 338
3. Marque la orden de su inters y presione el botn observaciones. Este

cono cumple la misma funcionalidad que la opcin de men
Comentario!.
Pantalla de Observaciones de rdenes de Compra
4. Presione el botn cerrar para regresar.
Compras
Consulta 339
nicamente se desplegarn para aquellas rdenes a las cuales se les hayan

determinado observaciones. El sistema marca con un smbolo aquellas rdenes
que posean uno.
Ser de gran utilidad para esta consulta el uso del filtro, con el cual podr
desplegar en pantalla la informacin relevante a su inters.
Pantalla de Filtro de rdenes de Compra
Cmo Detallar rdenes de Compra?

Siga el procedimiento que se muestra a continuacin:
1. Ingrese al men Consultas / rdenes
2. Presione el botn Refrescar
Compras
Consulta 340
3. Marque la orden de su inters y presione el botn detalle. Este cono

cumple la misma funcionalidad que la opcin de men Detalle! o la
accin de un doble click sobre el registro de la solicitud de compra.
Compras
Consulta 341
Pantalla de detalle de consulta de rdenes de compra
4. Presione el botn regresar para salir del detalle de la orden una vez
evacuada su consulta
Como se mencion anteriormente esta pantalla presenta un encabezado y seis
carpetas. El encabezado presenta la siguiente informacin:
Nmero de la Orden
Estado de la Orden
Proveedor
Prioridad
Orden
Esta carpeta contendr los dems datos generales de la orden de compra,
incluyendo todas las fechas, la bodega, el pas, la moneda, la condicin de
pago y el comprador, adems de todos los indicadores
Compras
Consulta 342
Pantalla carpeta Orden
Lneas
En esta carpeta se desglosan las lneas de la orden, detallando la informacin
pertinente a cada una de ellas en columnas.
Compras
Consulta 343
Pantalla carpeta Lneas
Montos
Esta carpeta contiene los montos de la orden de compra. Cabe mencionar que
los montos locales se calculan multiplicando el monto original en moneda de
la orden por el tipo de cambio que tena la moneda de la orden en la fecha de
la orden.
Total Mercadera
Porcentaje de descuento
Descuento
Impuesto 1
Impuesto 2
Flete
Seguro
Documentacin
Total
Anticipo
Compras
Consulta 344
Saldo
Pantalla carpeta Montos
Rubros
En esta carpeta se despliega el valor de los rubros que estn definidos en los
parmetros de Compras para la orden de compra en cuestin. Las etiquetas de
los rubros sern visibles hasta que se le proporcione las etiquetas a los rubros
en los parmetros del mdulo.
Compras
Consulta 345
Pantalla carpeta Rubros
Textos
En esta carpeta se agrupa la informacin correspondiente a los textos
adicionales de la orden de compra, incluyendo direcciones de embarque y
cobro, instrucciones y comentarios para cuentas por cobrar.
Compras
Consulta 346
Pantalla carpeta Textos
Auditora
En esta carpeta contiene informacin de los usuarios y las fechas en las que se
ejecutaron procesos sobre la orden de compra seleccionada.
Compras
Consulta 347
Pantalla carpeta Auditoria
LNEAS DE RDENES
Esta consulta es similar a la anterior, la diferencia radica en que se presenta el
desglose de los artculos que componen la orden de compra. Mientras que en
la consulta de rdenes se utiliza una lnea por documento, en esta consulta
se dispone de una lnea para cada artculo que conforma la orden de compra.
De esta manera la orden tendr tantas lneas como artculos hayan sido
ordenados.
MANEJO DE LA CONSULTA DE LNEAS DE

RDENES
A continuacin se detallan las columnas de esta consulta:
Fecha de Orden: Fecha de la orden de compra.
Orden: Cdigo de la orden de compra.
Lnea: Nmero que identifica a la lnea en la orden de compra.
Compras
Consulta 348
Estado: Estado particular de la lnea en la orden de compra.

Artculo: Cdigo del artculo ordenado.
Descripcin: Descripcin del artculo particular para la orden de compra.
Fecha Requerida: Fecha en que se requiere el artculo ordenado en esa lnea
particular.
Bodega: Cdigo de la bodega en la que se almacenar el artculo una vez que
ingrese.
Unidad: Cdigo de la unidad de medida en la que estn expresadas las
cantidades.
Cantidad Ordenada: Cantidad de artculos ordenada en la lnea.
Cantidad Embarcada: Cantidad de artculos de la lnea que ya ha sido
cargada en lneas de embarques.
Cantidad Recibida: Cantidad de artculos que ya fueron recibidos en
embarques e ingresaron al inventario.
Cantidad Rechazada: Cantidad de artculos llegados en embarque que fueron
rechazados.
Cantidad Backorder: Cantidad de artculos que quedan en backorder,
calculado como la cantidad ordenada menos la embarcada menos la recibida y,
si el sistema est configurado para que el rechazo no aumente el backorder,
menos la cantidad rechazada tambin. Ya existen funciones en CO que
permiten efectuar este clculo, ver mantenimiento de rdenes de compra.
Precio Unitario: Precio unitario del artculo.
Precio Unitario Local: Precio unitario del artculo en moneda local, que se
calcula como el precio unitario multiplicado por el tipo de cambio que rega
para la moneda de la orden en la fecha de la orden.
Impuesto 1: Porcentaje de impuesto aplicado por impuesto 1. El impuesto 1
tiene su nombre configurado en los parmetros del mdulo de AS y el ttulo de
la columna debe ser modificado para reflejar este nombre en tiempo de
creacin de la tabla de consulta.
Impuesto 2: Porcentaje de impuesto aplicado por impuesto 2. De igual forma,
el nombre de este impuesto es configurado en AS y se refleja en el ttulo de la
columna cuando se crea la ventana de consulta.
Porcentaje Descuento: Porcentaje del descuento de lnea.
Monto Descuento: Monto del descuento de lnea.
Mondo Descuento Local: Monto del descuento de lnea en moneda local,
calculado como el monto del descuento por el tipo de cambio de la moneda de
la orden vigente para la fecha de la orden, ver mantenimiento de rdenes de
compra.
Compras
Consulta 349
Importe Total: Importe total de la lnea, calculado como el precio unitario

por la cantidad ordenada, todo menos el monto del descuento.
Importe Total Local: Importe total de la lnea en moneda local, calculado
como el importe total por el tipo de cambio de la moneda de la orden vigente a
la fecha de la orden, ver mantenimiento de rdenes de compra.
Factura: Cdigo del documento o factura que el proveedor envi y que
incluye el cobro por lo ordenado en la lnea.
Factor de Conversin: Factor de conversin entre la unidad de compra y la
unidad de almacn del artculo.
Fecha Embarque Proveedor: Fecha en que el proveedor envi los artculos.
Das Transporte: Das que tardar el transporte de los artculos desde las
instalaciones del proveedor hasta la bodega de la compaa.
Fecha Esperada Ingreso: Fecha en que se espera arriben los artculos
ordenados en la lnea, calculada como la fecha de embarque del proveedor ms
los das de transporte.
Solicitudes: Cdigos de las solicitudes de las que proviene la lnea de la
orden.
Pedidos: Columna de funcionalidad particular que se popula a partir del hook
PEDIDOS.APD.
Usuario Cierre: Cdigo del usuario que cerr la lnea de la orden.
Fecha Cierre: Fecha en que se cerr la lnea de la orden, en caso de haberse
hecho.
Usuario Cancelacin: Cdigo del usuario que cancel la lnea de la orden si
se hizo.
Fecha Cancelacin: Fecha en que se cancel la lnea de la orden si as se
hizo.
Comentario: Comentario particular para la lnea de la orden.
Compras
Consulta 350
Pantalla de Consulta de Lneas de rdenes de Compra
Cmo Detallar lneas de rdenes de compra?
Para consultar una lnea en particular basta con presionar doble click sobre la
misma, hacer uso del botn detalle o presionar la opcin Detalle! del men, en
este caso se desplegar una pantalla con las seis carpetas detalladas de la
seccin anterior.
Para mayor detalle refirase a la opcin "Cmo Detallar rdenes de
Compra?" en la pgina 340.
DOCUMENTOS
El objetivo de esta opcin, es darle al usuario una forma de una consulta
centralizada para los documentos, en donde l podr seleccionar los registros a
consultar, ya sean estas solicitudes, rdenes de compra, embarques o facturas
de compra. Para cada una de ellos se contar con un filtro, seleccin de
columnas, impresin, envo a Excel, seleccin de registros, procesamiento,
detalle de lneas y terminar la consulta. Una vez obtenido el conjunto de
documentos a consultar, el usuario seleccionar aquellos para los que desea
Compras
Consulta 351
rastrear dentro del proceso de compra, el resultado se le presentar por

documento o detallado por sus lneas. Al detallar los documentos se permite al
usuario visualizar las lneas a consultar, igualmente se podr seleccionar una
lnea en particular para el rastreo de la misma, as podr determinar lar rdenes
y embarques a los que se asoci esta lnea en particular y si cuenta con
factura el detalle de la misma para esta lnea (esto si la consulta se origin
desde la solicitud), con lo que podr conocer cuanto se ha recibido y bajo que
caractersticas (precio, bodega de ingreso, cantidad en backorder, proveedor,
etc). Adems la consulta le condescender iniciar (no necesariamente de la
solicitud) la misma segn su necesidad, as:
Si inicia de solicitudes, obtendr las rdenes, embarques y facturas

asociadas.
Si inicia de las rdenes, obtendr las solicitudes, embarques y

facturas asociadas.
Si inicia de embarques, obtendr las solicitudes, rdenes, y facturas

asociadas.
S inicia de facturas, obtendr las solicitudes, rdenes y embarques
asociados.
A continuacin se presenta las funciones diseadas para esta consulta:
Botn
Funcin
Descripcin
Permite seleccionar
las lneas a consultar
Dependiendo del tab o carpeta a

consultar, permite seleccionar las lneas
de la tabla a consultar, este presenta dos
modalidades, marca o desmarca todas
las lneas dependiendo de su valor.
Botn que permite

ejecutar la consulta
Dependiendo del tab o carpeta, este

botn permite seleccionar las lneas de
la tabla a consultar, se presentan dos
modalidades, marca o desmarca todas
las lneas dependiendo de su valor.
Botn que permite la

seleccin
de
la
modalidad en que se
har la consulta
Dependiendo del tab o carpeta permite

escoger la modalidad de consulta,
resumida o detallada. Permite detallar el
documento.
MANEJO DE LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

A continuacin se detallan las columnas de esta consulta, divididas por
carpeta, para acceder a los datos que contienen las tablas se debe hacer click
Compras
Consulta 352
sobre el nombre de una de las columnas, cabe aclarar que para cada carpeta u
opcin se describir las dos modalidades en las que se puede hacer la consulta:
Consulta de Solicitudes
A continuacin se presente la pantalla que se muestra a la hora de hacer las
consultas de solicitudes:
Pantalla de Consulta de Solicitudes
Tabla resumida de Solicitudes

Tabla con el encabezado de las solicitudes a consultar (carpeta solicitudes),
contendr las siguientes columnas:
Solicitud: nmero de la solicitud.
Departamento: departamento que genero la solicitud.
Fecha solicitud: fecha en que se genero la solicitud.
Fecha requerida: fecha en que se requiere tener lista la solicitud.
Autorizada por: persona que autorizo la solicitud.
Fecha autorizada: fecha en que fue autorizada la solicitud.
Compras
Consulta 353
Prioridad: orden de las solicitudes de acuerdo a su prioridad, no permite

ordenamiento.
Lneas no Asignadas: lneas a las que no se les ha asignado el estado en que
se encuentran.
Estado: estado en que se encuentra la solicitud, no permite ordenamiento.
Comentario: comentario o nota que se hace respecto a la solicitud.
Tabla detallada de solicitudes

Tabla con el detalle de lneas de cada solicitud a consultar (carpeta
solicitudes), contendr las siguientes columnas:
Solicitud: nmero de la solicitud.
Lnea: lnea de donde se genero la solicitud.
Artculo: cdigo del artculo.
Descripcin artculo: en primer lugar se toman los datos de compra sino se
toman del artculo, no permite ordenamiento.
Centro de costo: centro de costo al cual se asocio la solicitud.
Descripcin de Centro de costo: descripcin del centro de costo al cual se
asocio la solicitud.
Cuenta Contable: cuenta contable a la cual se asocio la solicitud.
Descripcin de Cuenta contable: descripcin de la cuenta contable a la cual
se asocio la solicitud.
Cantidad: cantidad del artculo por la que se hizo la solicitud.
Unidad de medida: unidad en la que est expresada la cantidad de la
solicitud.
Fecha requerida: fecha en que se requiere tener lista la solicitud.
Saldo: cantidad que sobra.
Comentario: comentario o nota que se hace respecto a la solicitud.
Consulta de rdenes
consultas de rdenes:
Compras
Consulta 354
Pantalla de Consulta de rdenes
Tabla resumida de rdenes

Tabla con el encabezado de las rdenes de compra consultar (carpeta rdenes),
Orden de compra: cdigo o nmero de orden de compra.
Proveedor: cdigo del proveedor.
Nombre del proveedor: nombre o identificacin del proveedor.
Pas: cdigo del pas del proveedor de la orden.
Descripcin del pas: nombre o descripcin del pas del proveedor de la
orden.
Moneda: cdigo de la moneda en la que se registro la orden.
Descripcin de la moneda: descripcin de la moneda en la que se registro la
orden.
Condicin de pago: cdigo de la condicin de pago pactada para dicha orden.
Descripcin de la condicin de pago: descripcin o nombre de la condicin
de pago pactada para dicha orden.
Bodega: cdigo de la bodega en la que se almacenar o almacena dicha orden.
Descripcin de la bodega: descripcin de la bodega en la que se almacenar o
almacena dicha orden.
Compras
Consulta 355
Comprador: cdigo del comprador.

Nombre del comprador: nombre o descripcin del comprador.
Fecha de la orden: fecha en que se registro la orden.
Fecha de cotizacin: fecha en que se cotiza la orden.
Fecha ofrecida: fecha prometida para cumplir con la entrega de la orden.
Fecha emisin: fecha en que se emite la orden.
Fecha requerida Embarque: fecha en que se requiere que la orden se
embarque.
Fecha requerida orden: fecha en que se requiere tener a disposicin la orden.
Direccin de embarque: direccin en la cual se encuentra el embarque de la
orden.
Direccin de cobro: direccin hacia la cual se debe hacer el cobro de la orden.
Total mercadera: cantidad total de mercadera de la orden.
Monto descuento: cantidad absoluta de descuento aplicable a la orden.
Total impuesto1: cantidad absoluta del impuesto 1 o de ventas.
Total impuesto2: cantidad absoluta del impuesto 2, de consumo o compras.
Monto flete: cantidad absoluta de pago por concepto de flete.
Monto seguro: cantidad absoluta de pago por concepto de seguro.
Monto documentacin: cantidad absoluta de pago por concepto de
documentacin.
Monto anticipo: cantidad absoluta de pago por concepto de anticipo.
Total a comprar: cantidad absoluta total de la orden.
Rubro1: otros conceptos que el usuario defina a conveniencia.
Prioridad: cdigo o nmero que marca la prioridad de la orden.
Instrucciones: manejo especial que se deba dar a la orden
Comentario CXP: comentario(s) relacionado(s) con la cuenta por pagar de la
orden.
Observaciones: comentario o nota que se hace respecto a la solicitud.
Compras
Consulta 356
Requiere confirmacin: columna tipo check box, para indicar si la orden

requiere confirmacin.
Confirmada: columna tipo check box, para indicar si la orden est
confirmada.
Orden programada: columna tipo check box, para indicar si la orden est o
no programada.
Recibido de ms: columna tipo check box, para indicar si la orden acepta
excedentes en la cantidad ordenada.
Notas para no aprobar: razones por las que una orden no debera aprobarse.
Tabla detallada de rdenes

Tabla con el detalle de lneas de cada orden de compra a consultar (carpeta
rdenes), contendr las siguientes columnas:
Orden de compra: cdigo o nmero de orden de compra.
Lnea: lnea de donde se genero la orden.
Descripcin: en primer lugar se toman los datos de compra sino se toman del
artculo, no permite ordenamiento.
Centro de costo: centro de costo al cual se asocio la orden.
Descripcin de centro de costo: descripcin del centro de costo al cual se
asocio la orden.
Cuenta contable: cuenta contable a la cual se asocio la orden.
se asocio la orden.
Bodega: cdigo de la bodega en la que se almacenar o almacena dicha orden.
almacena dicha orden.
Fecha requerida: fecha en que se requiere tener a disposicin la orden.
Fecha de embarque: fecha en que se requiere que la orden se embarque.
Das de ingreso: cantidad absoluta de das que se dan para el ingreso de la
orden.
Fecha de ingreso: fecha en que se ingreso la orden.
Factura: documento que respalda la orden.
Cdigo catlogo: cdigo del artculo en el catlogo.
Unidad medida: unidad en la que est expresada la cantidad de la orden.
Compras
Consulta 357
Factor conversin: nmero por el cual se debe multiplicar la orden para

lograr la adaptacin necesaria.
Cantidad ordenada: monto absoluto que fue ordenado.
Cantidad embarcada: monto absoluto que fue embarcado.
Cantidad recibida: monto absoluto que fue recibido.
Cantidad rechazada: monto absoluto que fue devuelto o rechazado.
Cantidad backorder: monto absoluto que fue puesto en solicitud de reorden.
Precio unitario: precio por unidad del artculo ordenado.
Monto descuento: cantidad absoluta de descuento aplicable a la orden.
Impuesto1: cantidad absoluta del impuesto 1 o de ventas.
Impuesto2: cantidad absoluta del impuesto 2, de consumo o compras.
Importe total: monto absoluto que fue ordenado.
Estado: estado en que se encuentra la orden, no permite ordenamiento.
Comentario: notas u observaciones que se hace respecto a la orden.
Consulta de Embarques
consultas de embarques:
Compras
Consulta 358
Pantalla de Consulta de Embarques
Tabla resumida de embarques

Tabla con el encabezado de los embarques a consultar (carpeta embarques),
Embarque: cdigo o nmero del embarque.
Nombre del proveedor: nombre o identificacin del proveedor.
CRM: Control de Recibo de Materiales, es un consecutivo que se asigna a los
documentos de embarque cuando se aplican al inventario.
Fecha CRM: fecha a aplicar al Control de Recibo de Materiales.
Fecha requerida: fecha en que se requiere tener a disposicin el embarque.
Fecha ofrecida: fecha prometida para cumplir con la entrega del embarque.
Fecha embarque: fecha en que se requiere que la orden se embarque.
Fecha a Consolidar: fecha en que se requiere consolidar el embarque
Fecha desde consolidacin: fecha a consolidar del embarque.
Fecha agencia: fecha en la cual la agencia aduanal inicia el trmite de desalmacenaje del embarque.
Fecha trmite: fecha en la cual la agencia aduanal finaliza el trmite de desalmacenaje del embarque, la fecha en la cual el embarque sale del almacn
fiscal de la aduana.
Fecha planta: fecha en la cual recibe, en las bodegas de la planta, los artculos
enviados por el proveedor en el embarque.
Fecha aduana: fecha en la cual el embarque ingresa en el almacn fiscal de la
aduana.
Estado: estado en que se encuentra el embarque, no permite ordenamiento.
Asiento recibo: esta casilla se muestra si el embarque va a llevar o no asiento
de recibo, no permite ordenamiento.
Generar Asiento liquidacin: esta casilla se muestra si el embarque va a
llevar o no asiento de liquidacin, no permite ordenamiento.
Asiento: nmero del asiento contable creado por el sistema cuando se realiza
el movimiento contable asociado con la transaccin de compra que ocurre al
aplicar en el inventario los artculos aceptados en el embarque.
Asiento Liquidacin: nmero del asiento contable creado por el sistema
cuando se realiza el movimiento contable asociado con la transaccin de
compra que ocurre actualizar los costos fiscales de los artculos del embarque.
Factura: documento que respalda la orden.
Compras
Consulta 359
Fecha factura: fecha en que se factura el embarque.

Procesado por CP: el sistema muestra esta casilla que muestra si el embarque
fue procesado en el mdulo de Cuentas por Pagar.
Pedimento: cdigo asignado en el momento de la importacin de mercadera.
Fecha pedimento: fecha en la cual se asigna el pedimento.
Aduana: cdigo del almacn fiscal de la aduana.
Descripcin Aduana: almacn fiscal de la aduana.
Agente Aduanal: cdigo del agente de aduanas.
Descripcin agente: descripcin o nombre del agente de aduanas.
Tabla detallada de embarques

Tabla con el detalle de lneas de cada orden de compra a consultar (carpeta
rdenes), contendr las siguientes columnas:
Lnea: lnea de donde se gener el embarque.
Descripcin artculo: en primer lugar se toman los datos de compra sino se
toman del artculo, no permite ordenamiento.
Centro de costo: centro de costo al cual se asocio el embarque.
Descripcin de centro de costo: descripcin del centro de costo al cual se
asocio el embarque.
Cuenta contable: cuenta contable a la cual se asocio el embarque.
se asocio el embarque.
Bodega: cdigo de la bodega en la que se almacenar o almacena dicha
embarque.
almacena dicha embarque.
Cantidad embarcada: monto absoluto que fue embarcado.
Cantidad aceptada: monto absoluto que fue recibido.
Unidades devueltas: cantidad absoluta de unidades que fueron devueltas.
Cantidad rechazada: monto absoluto que fue devuelto o rechazado.
Cantidad recibida: monto absoluto que fue recibido.
Cantidad aceptada UA: monto absoluto que fue recibido en unidades de
almacenamiento.
Compras
Consulta 360
Cantidad rechazada UA: monto absoluto que fue devuelto en unidades de

almacenamiento.
Precio unitario: precio por unidad del artculo ordenado.
Porcentaje de Ajuste costo: monto porcentual que se aplicar al costo.
Costo unitario Estimado local: estimado del costo de una unidad en moneda
local.
Costo unitario Estimado dlar: estimado del costo de una unidad en dlares.
Costo unitario fiscal local: costo fiscal de una unidad en moneda local.
Costo unitario fiscal dlar: costo fiscal de una unidad en dlares.
Costo unitario real local: costo real de una unidad en moneda local.
Costo unitario real dlar: costo real de una unidad en dlares.
Consulta de Facturas
consultas de facturas:
Pantalla de Consulta de Facturas
Compras
Consulta 361
Tabla con el encabezado de la factura de compra

(resumida)
Tabla con cada factura de compra asociada a los embarques desplegados
(carpeta facturas), contendr las siguientes columnas:
Factura: nmero del documento tributario que corresponde a la solicitud,
orden o embarque.
Nombre proveedor: nombre o identificacin del proveedor.
Subtipo: subclasificacin del documento.
Fecha factura: fecha de emisin de la misma.
Aplicacin: especificacin de la accin en la que se aplico la factura
Condicin de pago: plan de pago escogido para dicha factura.
Moneda: moneda en la cual se facturo el documento.
Monto: cantidad absoluta por la cual se facturo el documento.
Saldo: remanente de la cantidad total de la factura.
Monto local: cantidad absoluta en moneda local, por la cual se facturo el
documento.
Monto dlar: cantidad absoluta en dlares, por la cual se facturo el
documento.
Tipo cambio local: tipo de cambio en dlares para la moneda local
establecido para la factura.
Tipo cambio dlar: tipo de cambio en moneda local para dlares establecido
para la factura.
Aprobada: casilla tipo respuesta cerrada para confirmar si la factura fue o no
aprobada.
Subtotal: monto de la factura antes de impuestos y descuentos.
Descuento: cantidad absoluta de descuento aplicable a la factura.
Impuesto1: cantidad absoluta del impuesto 1 o de ventas.
Impuesto2: cantidad absoluta del impuesto 2, de consumo o compras.
Monto retencin: cantidad absoluta facturada que fue retenida.
Saldo retencin: remanente de la cantidad total retenida de la factura que an
permanece en el mismo estado.
Compras
Consulta 362
Asiento: nmero del asiento contable creado por el sistema cuando se realiza
el movimiento contable asociado con la transaccin de registro de la factura al
sistema.
Tabla con el detalle de la factura de compra

Tabla con el detalle de lneas de cada factura de compra (se toma de la tabla
embarque lnea) a consultar (carpeta facturas), contendr las siguientes
columnas:
Factura: nmero del documento tributario que corresponde a la solicitud,
orden o embarque.
Lnea: lnea de donde se gener la accin que dio origen a la factura.
Subtotal: monto de la factura antes de impuestos y descuentos.
Descuento: cantidad absoluta de descuento aplicable a la factura.
Impuesto 1: cantidad absoluta del impuesto 1 o de ventas.
Impuesto 2: cantidad absoluta del impuesto 2, de consumo o compras.
Rubro 1: otros conceptos que el usuario defina a conveniencia.
Rubro 2: otros conceptos que el usuario defina a conveniencia.
Total lnea: monto final de la factura despus de impuestos, descuentos y
dems rubros.
Desglose de impuesto 1: descripcin de la forma en que est compuesto el
impuesto de ventas o impuesto 1.
Desglose de impuesto 2: descripcin de la forma en que est compuesto el
impuesto de consumo o compras o impuesto 2.
Desglose de rubro 1: descripcin rpida de la manera en que est compuesto
el rubro 1.
Desglose de rubro 2: descripcin rpida de la manera en que est compuesto
el rubro 2.
PRECIOS
El objetivo de esta opcin, es tener una consulta que proporcionar diferentes
opciones de filtraje y visualizacin de informacin que le permiten al usuario
realizar comparaciones de precios. La pantalla cuenta con un encabezado
donde el usuario puede establecer cierta informacin clave para
posteriormente desplegar en la tabla los datos consultados segn esta
informacin.
Compras
Consulta 363
A continuacin se presenta la pantalla que se muestra a la hora de realizar esta

consulta:
Pantalla de Consulta Comparativa de Precios de Artculos
En esta pantalla se podr contemplar la siguiente informacin:

Artculo: Permite seleccionar el artculo al cual se le har la consulta de
precios, se puede digitar el artculo o con el F1 o doble click despliega la tabla
de artculos.
Moneda de Comparacin: Permite seleccionar la moneda en que se
desplegarn los precios para los diferentes proveedores y as facilitar la
comparacin entre ellos.
Cantidad Desde: Permite indicar la cantidad que se desea consultar.
Cantidad Hasta: Permite establecer un lmite superior de cantidad para
ejecutar la consulta, porque la cantidad de rangos de precios por volmenes
Compras
Consulta 364
que se pueden tener por par artculo-proveedor de acuerdo a la nueva

estructura de 5.00 puede ser ilimitada.
Incrementos de: Por defecto este campo desplegar el valor 1 lo cual se
traduce en que se desplegar en la tabla de resultados una nica columna de
precios para la cantidad indicada (cuando Cantidad Desde y Hasta coinciden).
El siguiente es un ejemplo de como trabaja esta consulta:
Suponiendo que se tienen 4 proveedores que ofrecen precios
diferentes para el artculo que se consulta como se indica
seguidamente:
Nota: Usualmente se usa 0 para indicar que no se tienen rangos, lo que

significa que el precio aplica para cualquier cantidad.
Suponiendo que todos los proveedores manejan la misma moneda y que a su
vez coincide con la moneda de comparacin indicada para la consulta y
adicionalmente todos manejan los volmenes en unidades de almacn, se
obtendran los siguientes resultados de acuerdo a las cantidades indicadas que
se toman de ejemplo:
Cantidad Desde 1, Cantidad Hasta 6, En mltiplos de 1:
Como la cantidad de columnas consultadas en este caso es inferior a 10 que es

la cantidad mxima de columnas que se puede visualizar cada vez, no tienen
sentido los botones de navegacin los cuales debern aparecer deshabilitados.
Cantidad Desde 1, Cantidad Hasta 10, En mltiplos de 3:
Compras
Consulta 365
Cantidad Desde 2, Cantidad Hasta 30, En mltiplos de 3
Si se presiona el botn de navegacin siguiente o ltimo, se desplegara la

Cantidad Desde 30 Cantidad Hasta 40, En mltiplos de 2
Compras
Consulta 366
CAPTULO 8
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica el procedimiento para obtener reportes en el mdulo
de Compras, as como los resultados que el usuario puede esperar. Los
reportes que se obtienen mediante esta opcin son los siguientes:
Proveedores de Solicitudes
Abastecimiento de Solicitudes
Histrico de Compras
Variacin de Costos
Plazos de Reabastecimiento
Porcentaje de Ajuste de Costo
Liquidacin de Compras
rdenes con Recibido de ms
Embarques con Recibido de ms

En todas las opciones el usuario puede determinar, por medio de filtros, los
rangos datos que desea desplegar en el reporte. Adems, es posible establecer
los criterios para el ordenamiento de la informacin.
Cada filtro es propio del reporte que se va a generar. Si el usuario desea
desplegar toda la informacin contenida en la base de datos, es decir, sin
establecer ningn rango para los parmetros que definen el reporte, solamente
se deben dejar los campos de la pantalla del filtro en blanco.
Un usuario en particular podra tener el privilegio o derecho de generar todos
los reportes o cualquier combinacin entre stos.
PROVEEDORES DE SOLICITUDES
El reporte de Proveedores de Artculos en Solicitudes despliega todos los
proveedores que distribuyen los artculos requeridos por los diferentes
Compras
Reportes 367
departamentos de la empresa y que an no han sido incluidos en una orden de

compra.
La informacin que se presenta en el reporte corresponde, para cada artculo, a
los proveedores asociados a dicho artculo, pas del proveedor, moneda,
telfono y fax. Adems se despliegan las solicitudes donde aparece el artculo,
la cantidad pedida en cada solicitud, la cantidad equivalente (sta se refiere al
equivalente en la unidad de almacenamiento), la cantidad mnima de pedido
que acepta el proveedor, el precio correspondiente a la cantidad solicitada y
finalmente, el plazo de reabastecimiento que ofrece el proveedor.
Si el artculo tiene definido en el mdulo de Control de Inventarios el uso de
cdigos de barras, esta informacin ser incluida en el reporte.
El sistema presenta dos opciones para desplegar la informacin del reporte:
Por artculo
Por Proveedor
La pantalla que se despliega para el reporte nicamente permite decidir el

ordenamiento de los datos obtenidos, por artculo o por proveedor, y filtrar los
datos desplegados en el reporte.
ABASTECIMIENTO DE SOLICITUDES
El reporte de Abastecimiento de Solicitudes analiza aquellas solicitudes de
compra que ya han sido satisfechas, es decir, que los artculos que se pidieron
en las mismas, se han aceptado en la bodega correspondiente. Por esta razn,
el reporte se construye a partir de los documentos de embarque que despliegan
el estado "Recibido".
El sistema desglosa para cada documento de embarque con estado "Recibido",
todos los artculos que se definen en el mismo y a partir de ello, determina la
solicitud de compra en donde dichos artculos fueron solicitados, adems
despliega el departamento donde se efectu la solicitud.
Otra informacin que se considera en el reporte corresponde a la fecha de la
solicitud del artculo, la fecha en que se requiere que el artculo est en la
bodega, la prioridad de la solicitud, la cantidad que fue solicitada y el saldo del
artculo pendiente de ordenar.
Por lo tanto, en este reporte solamente aparecern solicitudes de compra en
estado "Asignada", es decir, el saldo en todas las lneas cargadas en la
solicitud es de cero unidades de almacenamiento.
El reporte se puede configurar segn varios parmetros que se despliegan en el
filtro de la opcin. Dichos parmetros permiten establecer rangos con base en:
Compras
Embarques
Reportes 368
Fechas de Embarque
Fechas de Ingreso a Bodega
Proveedores de Embarques
Artculos de las Solicitudes
Departamentos que confeccionan las Solicitudes

HISTRICO DE COMPRAS
El reporte del Histrico de Compras despliega para cada artculo, todos los
embarques y rdenes de compra en donde ha sido considerado. El reporte se
crea con base en los embarques que presenten estado "Recibido", esto es,
cuando se han actualizado las existencias de los artculos en el inventario.
Dentro de la informacin del artculo que es desplegada en el reporte est la
fecha de ingreso al inventario, el embarque de procedencia, el consecutivo de
control de recibo de materiales del embarque, la orden de compra donde el
artculo fue pedido, la fecha de la orden, el plazo de crdito, el proveedor del
embarque.
Adems se despliega informacin especfica del artculo para cada documento
de embarque, tal como: nombre del proveedor, cantidad aceptada (en la unidad
de compra), cantidad equivalente (en la unidad de almacenamiento), cantidad
rechazada, unidad de compra, precio por cada unidad de compra y moneda del
proveedor, en la que est definido el precio del artculo.
Finalmente, para cada artculo se despliega la cantidad total aceptada en todas
los embarques, en la unidad de compra y en la unidad de almacenamiento.
La informacin desplegada en el reporte se puede configurar definiendo los
rangos de los parmetros definidos para seleccionar los datos contenidos en la
base de datos. Dichos parmetros permiten establecer rangos con base en:
Artculo
Fecha de Ingreso del Artculo a Bodega
Bodegas
Proveedor
Pas
Tambin se permiten parmetros de ordenamiento los cuales son:
Compras
Artculo
Proveedor
Reportes 369
Fecha de Ingreso del Artculo a Bodega
Pas

VARIACIN DE COSTOS
El reporte de Variacin de Costos imprime para cada artculo, el listado de los
costos estimados, reales y fiscales para todos los embarques donde se ha
considerado. El objetivo es comparar la variacin de los costos reales, fiscales
y estimados del artculo, entre todos los embarques y establecer el promedio
en cada uno de los tipos de costo.
Adems, se presentan relaciones entre los costos para cada embarque tales
como:
Costo Estimado / Costo Fiscal
Costo Real / Costo Estimado
Costo Real / Costo Fiscal
Debido a que los costos reales o estimados se utilizan para ingresar los
artculos en el inventario, el sistema construye el reporte nicamente con base
en los embarques que desplieguen estado "Recibido".
Las comparaciones entre los costos pueden obtenerse de dos formas:
Por Monto
En Porcentaje
Los parmetros para filtrar la informacin desplegada en el reporte
corresponden a:
Artculo
Fecha de Ingreso del Artculo al Inventario
Proveedor del Embarque
Moneda
Comparaciones
Montos
Porcentaje

Compras
Reportes 370
PLAZOS DE REABASTECIMIENTO
El reporte de Plazos de Reabastecimiento consiste en un listado, por
proveedor, de todas las rdenes de compra que han sido asignadas a los
distintos embarques.
En este reporte se muestra el detalle de las fechas importantes relacionadas
con el embarque y la cantidad de das transcurridos entre cada fecha, lo cual
permite dar seguimiento al embarque desde que es despachado en las
instalaciones del proveedor hasta que es recibido en las bodegas del
comprador.
Al final del reporte se presentan el promedio en das calendario y en das
hbiles del plazo total, diferencia entre la fecha orden y la fecha planta, y el
plazo desde el embarque, diferencia entre la fecha embarque la fecha planta.
Este reporte permite establecer el plazo de reabastecimiento para los
embarques enviados por un proveedor especfico.
La informacin presentada en el reporte se puede filtrar con base en los
siguientes parmetros:
Orden de Compra
Fecha de la Orden de Compra
Proveedor de la Orden de Compra
Pas del Proveedor
Bodegas consideradas en la Orden de Compra

PORCENTAJE DE AJUSTE DE COSTO

Este reporte muestra el resultado del clculo del porcentaje de ajuste de costo
para artculos de proveedores extranjeros.
Recurdese que cuando se va a ingresar al inventario los artculos de un
embarque, es preciso asociar un costo a la transaccin. No obstante,
generalmente cuando el artculo es de un proveedor extranjero, el costo del
mismo involucrar una serie de factores adicionales del precio, pero necesarios
para lograr que el artculo llegue hasta la compaa, estos factores se refieren a
costo por transporte, almacenaje, documentacin, etc.
De esta manera, es probable que al hacer el ingreso al inventario, no se
conozcan los valores exactos de dichos rubros. Para tal efecto, el sistema
determinar un costo estimado para el artculo, el cual se calcula con base en
Compras
Reportes 371
el precio del mismo ms un porcentaje adicional denominado "Porcentaje de

Ajuste del Costo".
As, el artculo se ingresar al inventario con un costo asociado
temporalmente, hasta que se cuente con la documentacin requerida para
determinar el costo real del artculo.
El porcentaje de ajuste de costo puede variar de un artculo a otro y de una
proveedor a otro. De modo que para el mismo artculo pero distribuido por
diferentes proveedores se pueden presentar valores distintos del porcentaje de
ajuste.
Es importante notar que en Administracin existe una opcin que es la
encargada de realizar el clculo y las modificaciones en la base de datos de
este porcentaje. Sin embargo, todo se ejecuta internamente, es decir, el
usuario no tiene conocimiento de cuales artculos tuvieron variacin.
Es por esta razn que el objetivo de este reporte es desplegar todos los
cambios que se daran para los artculos de proveedores extranjeros. No
obstante, el usuario debe diferenciar estas dos opciones: el reporte calcula las
variaciones y muestra los resultados pero no realiza ningn cambio en la base
de datos, mientras que el proceso propiamente dicho, no muestra los
resultados grficamente al usuario pero s realiza los cambios necesarios para
cada artculo.
El reporte consiste en calcular el nuevo porcentaje de ajuste de costo con base
en los datos histricos que se tengan ya sea de los costos fiscales o bien, de los
costos estndar de cada artculo.
El clculo de nuevo porcentaje de ajuste de costo se realiza basndose en la
siguiente frmula:
% Ajuste Costo Nuevo = ( Costo Real / Costo Fiscal ) 1

o bien, si se utiliza el costo estndar para el clculo, entonces la frmula ser
la siguiente:
% Ajuste Costo Nuevo = ( Costo Real/Costo Estndar ) - 1

Los dos casos anteriores se obtienen si se utiliza el promedio simple, el
sistema da la posibilidad de que el porcentaje de ajuste al costo se defina con
base en el promedio ponderado de los costos.
El reporte despliega la informacin agrupada por cada artculo que presente
variacin. De modo que el detalle de cada artculo ser el siguiente:
Proveedor: cdigo del proveedor que distribuye el artculo especfico.
Nombre: descripcin del proveedor.
Pas: pas de procedencia del proveedor.
diferente al local de la compaa.
Compras
Este pas siempre deber ser
Reportes 372
% Actual: porcentaje de ajuste de costo vigente para el proveedor del

artculo, con base en el cual se realizan los ajustes al precio del artculo cuando
ste es ingresado al inventario.
% Nuevo: porcentaje de ajuste de costo calculado con base en los costos
reales y fiscales o estndar registrados en las transacciones de compra del
artculo.
Diferencia: monto en que difieren tanto el porcentaje actual como el
porcentaje recin calculado.
% Variacin: diferencia porcentual entre el porcentaje actual y el porcentaje
recin calculado.
No. Ingresos: cantidad de transacciones de ingreso al inventario del artculo,
que fueron consideradas para realizar los clculos.
% Aplicado: porcentaje de ajuste de costo que se aplica al artculo. Este
valor puede diferir del "% Nuevo", dado que el porcentaje que se aplica
realmente, est condicionado por el parmetro Max. Porcentaje de Aumento
definido en los Parmetros del Mdulo.
Esto es, los valores del porcentaje de ajuste de costo de los artculos, no
podrn ser mayores que el valor definido en Parmetros del Mdulo.
La informacin con base en la cual se realizarn los clculos para definir el
nuevo porcentaje de ajuste costo, puede configurarse desde la pantalla
principal de la opcin. Inicialmente en la primer carpeta que se despliega la
informacin se filtra por artculo, proveedor y rango de fechas de los
documentos de embarque.
Adicionalmente se puede definir el tipo de datos que tomar en cuenta, con
referencia al costo a utilizar para el clculo del porcentaje de ajuste. Asimismo
el tipo de promedio que se calcular, a saber: simple o ponderado.
LIQUIDACIN DE COMPRA
Este reporte imprime para cada una de las liquidaciones la informacin
referente a cada liquidacin.
La diferencia entre el reporte obtenido desde esta opcin y cuando se
construye desde Liquidaciones propiamente se basa en que en esta opcin el
reporte podr considerar ms de una liquidacin.
Para configurar el reporte el sistema despliega una pantalla en la cual se deben
establecer los siguientes campos:
Compras
Reportes 373
Liquidacin: en esta seccin se despliegan dos campos en la cual se debe

establecer el rango de liquidaciones que se considerarn en el reporte.
Estados de la Liquidacin: en esta seccin se presentan los posibles
estados de las liquidaciones. El usuario podr definir cules liquidaciones,
segn su estado, aparecern en el reporte.
Fecha de la Liquidacin: en estos campos el usuario deber delimitar las
fechas de creacin de las liquidaciones, para que segn este parmetro se
delimiten las liquidaciones consideradas en la construccin del reporte.
Bloques de Impresin: en esta seccin el usuario deber definir la
informacin que desea se despliegue en el reporte de liquidacin.
La informacin se organizar separadamente para cada liquidacin
considerada para la construccin del reporte.
Informacin de embarques / facturas: al seleccionar esta casilla el

reporte desplegar el detalle de los embarques que considera cada
liquidacin, as como la relacin entre dichos embarques y las
facturas definidas en Cuentas por Pagar.
Informacin de facturas: al seleccionar esta opcin, el reporte

desplegar el detalle de todas las facturas asociadas con los
embarques de cada liquidacin.
Dentro de la informacin que se puede consultar en este bloque est
el proveedor de la factura, moneda, monto, tipos de cambio local y
dlar y tipo de prorrateo.
Informacin de gastos: al marcar la casilla se establece que el reporte

presentar el detalle de los gastos definidos en cada liquidacin.
La informacin que se podr obtener corresponde al cdigo y
nombre del gasto, montos, moneda, tipos de cambio, destino de
prorrateo y tipo de prorrateo.
Informacin de facturas de compra: al seleccionar la opcin el

reporte desplegar el detalle de las facturas de compra definidas en
cada liquidacin.
La informacin que se presenta en esta seccin corresponde al embarque

asociado a la factura, los artculos del embarque, cantidad aceptada, importe,
descuento, impuestos, rubros, precio unitario y total.
Asimismo, aunque no se marque ninguna de las casillas anteriores, el sistema
presentar un resumen de la liquidacin, en el cual se presenta el resultado
obtenido por el proceso de liquidacin, es decir, el costo asignado a cada
artculo debido a cada documento asociado con l.
Compras
Reportes 374
La informacin desplegada corresponde al cdigo del embarque, artculo,

rubro (que despliega el documento que genera el monto del costo), monto
local y dlar.
RDENES CON RECIBIDO DE MS

Este reporte muestra las rdenes de compra en las cules se ha recibido de ms
con los respectivos embarques asociados.
Muestra la lnea de la orden de compra con sus correspondientes lnea de
embarque, tambin si afecta o no el backorder y si estas unidades se pagaron o
no.
El reporte es similar al reporte de las rdenes incluyendo adems para cada
lnea de la orden las lneas de embarque asociadas, la cantidad embarcada y
aceptada, si afecta o no el backorder y si las unidades de ms se pagan o no.
Las lneas del reporte muestran los siguientes datos:
Embarque y Lnea de embarque
Artculo
Descripcin
Cantidad ordenada
Cantidad Embarcada
Cantidad recibida
Afecta backorder
De ms se paga
Fecha requerida
Precio unitario
Descuento aplicado
Importe total

La informacin que es desplegada en el reporte puede ser filtrada por el
usuario segn los siguientes parmetros y rangos:
Embarques
Proveedores
Compras
Reportes 375
Fecha de embarque
Fecha requerida
Fecha ofrecida
Estado de liquidacin
Confirmacin: requieren confirmacin, no requieren confirmacin, no
confirmadas.
EMBARQUES CON RECIBIDO DE MS

Este reporte muestra los embarques en los cules se ha recibido de ms con las
respectivas rdenes de compra asociadas. El reporte slo aplica para
embarques en los cules se haya recibido de ms.
Muestra la lnea del embarque con su correspondiente lnea de la orden de
compra, tambin si afecta o no el backorder y si estas unidades se pagaron o
no. El reporte es similar al reporte de los embarques incluyendo adems la
lnea de la orden, la cantidad ordenada y el estado de la lnea.
Las lneas del reporte muestran los siguientes datos:
Lnea embarque
Artculo
Descripcin
Orden
Lnea de la orden
Cantidad ordenada
Estado de la lnea de la orden
Cantidad embarcada
Cantidad aceptada
Unidad de compra
Precio unitario
Notas del embarque
Nmeros de serie asociados a los artculos

La informacin que es desplegada en el reporte puede ser filtrada por el
usuario segn los siguientes parmetros y rangos:
De la orden de compra
Compras
Reportes 376
De inventario
De inventario
ANALTICO DE DEVOLUCIONES
Este reporte muestra, para cada devolucin, las lneas de los artculos
afectados en la misma.
El filtro se hace por los siguientes parmetros.
rango de fechas de devolucin
documentos de devolucin
rango de embarques
proveedores
rango de artculos
Como se mencion antes, al imprimirse muestra un informe con las

devoluciones dentro del rango del filtro aplicado, el cual estar ordenado por
devolucin.
Para cada devolucin muestra los registros de las lneas de los artculos
afectados en la misma, los datos mostrados para cada lnea son:
el cdigo del artculo
su descripcin
la unidad de compra
la cantidad aceptada
la cantidad devuelta
el importe de la devolucin
nmeros de serie asociados a los artculos
REPORTE DE RETACEO
Este reporte detalla por factura los montos relacionados a las lneas de
embarque asociadas, esto segn la configuracin dada para las unidades,
precios, impuestos, rubros y otros gastos.
El filtro del reporte se hace mediante los siguientes tabs:
Compras
Reportes 377
Liquidaciones
Liquidacin: Se puede elegir un rango de consecutivos de liquidaciones, este
rango debe ser ascendente, esto se logra mediante un doble click o F1 que
desplegar una tabla de donde podemos elegir las liquidaciones o ya sea
digitando los consecutivos de las mismas.
Fecha de Liquidacin: Se puede elegir un rango de fecha para este campo, lo
que limitar la impresin de liquidaciones para las liquidadas dentro de ese
rango inclusive las dos fechas establecidas.
Estados de la liquidacin: Se puede filtrar por tres diferentes estados una
liquidacin, ya sea por calculada, aprobada liquidada, de hecho se puede
elegir filtrar por los tres estados o al menos se debe elegir un estado.
Moneda: Dependiendo de la moneda que se elige se desplegar el reporte en
moneda local o moneda dlar.
Costo FOB
En este tab se podr filtrar por unidades y precio unitario, y para cada una de
estas opciones se deben escoger diferentes opciones, por ejemplo para
unidades:
Cantidad de Unidades de Almacenamiento: Si se escoge esta opcin se
usar unidades de almacn para el clculo del reporte de retaceo.
Cantidad en Unidades de Compra: Si se escoge esta opcin se usarn
unidades de compra para el clculo del reporte de retaceo.
El precio unitario siempre contempla el importe de la lnea, pero debe permitir
indicar si el precio unitario se le debe agregar el descuento de lnea y/o el
descuento general. Pueden no incluirse ambos
Incluir descuento en lnea: Si se escoge esta opcin se incluye el descuento
en lnea (en caso de existir) en el reporte de retaceo.
Incluir descuento general: Si se escoge esta opcin se incluye el descuento
general (en caso de existir) en el reporte de retaceo.
Impuestos
Impuesto: Se puede escoger la opcin de calcular el impuesto como el
impuesto 1 y/o impuesto 2 por medio de cajas de marcado. Los nombres de las
cajas de marcado deben cambiar segn el nombre del impuesto
correspondiente.
Otros Impuestos: Para el clculo de los otros impuestos, se debe agregar una
lista que contenga todos los impuestos creados en el sistema que estn
Compras
Reportes 378
asociados a un arancel. Esta lista permite seleccionar cules impuestos se han

de tomar en cuenta para el clculo de los otros impuestos.
Existe un botn que permite marcar todos los impuestos y otro que permite
desmarcarlos todos. Es permitido que no se marquen impuestos.
Tab de Rubro 1
Debe cambiar su nombre con respecto a la configuracin de Flete, seguro y
Documentacin del Exactus.ini
En caso que no se usen rubros en CP se debe mostrar el tab con el nombre de
"Flete".
Dentro de este tab, se le puede elegir al sistema el incluir el prorrateo de los
gastos en los cuales se haya incurrido en la liquidacin del o los embarques.
Si escogemos la opcin de incluir el prorrateo aparecern los gastos que se
encuentren establecidos en la tabla gastos en este mismo mdulo, el usuario
podr seleccionar el incluir el prorrateo de gastos del que le interesa aparezca
en el reporte.
Existen adems dos botones, uno que sirve para seleccionar todos los gastos y
otro que sirve para desmarcar todos los gastos. Al desmarcar la caja de
marcado no se limpia la seleccin de la lista; slo no se toma en cuenta.
Tab de Rubro 2
Debe cambiar su nombre con respecto a la configuracin de Flete, seguro y
Documentacin del Exactus.ini
En caso que no se usen rubros en CP se debe mostrar el tab con el nombre de
"Seguro/Documentacin".
gastos en los cuales se haya incurrido en la liquidacin del o los embarques.
en el reporte.
Compras
Reportes 379
Otros Gastos
otros gastos en los cuales se haya incurrido en la liquidacin del o los
embarques. Por medio de un check le decimos si deseamos incluir otras
facturas en el reporte.
en el reporte.
CLCULO DE VALORES
Cantidad: es la cantidad en unidades de almacn.
Precio Unitario: (Importe - Descuento de Lnea)/ Cantidad de Almacn,
en moneda local
Valor FOB: Unidades * Precio Unitario
Rubro 1: es la suma del monto en moneda local o dlar del prorrateo de un
gasto Seleccionado como Rubro 1 en el reporte.
Rubro 2: es la suma del monto en moneda local o dlar del prorrateo de un
gasto Seleccionado como Rubro 2 en el reporte.
Total CIF: es la suma de Valor FOB + Rubro 1 + Rubro 2
Impuestos DAI (otros impuestos): es la suma del monto en moneda local o
dlar del prorrateo de los aranceles calculados cuyo cdigo contenga la
palabra DAI al inicio.
Otros Gastos: es la suma de montos por Facturas de Otros Gastos y Gastos
Adicionales Agregados a la Liquidacin.
Total Costo: es la suma de Total CIF + Otros Gastos + Impuestos DAI
IVA: es la suma del Impuesto 1 de la factura de compra asociada.
Precio Costo: Total Costo / Unidades almacenamiento.
Compras
Reportes 380
CAPTULO 9
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el
mdulo de Compras y que por su naturaleza son agrupados en una sola
opcin del men. Estos procesos son:
Reorganizar Conceptos: Este proceso se utiliza cuando se
realizan modificaciones a una frmula de un concepto.
Liquidacin de Aportes: con esta opcin, es posible liquidar (por
medio de pago en efectivo, cheque o TEF) los aportes o provisiones

tipo liquidable.
MOVIMIENTO CONTABLE
Este proceso genera los asientos contables debido a las transacciones de
compra, de todos los artculos enviados en los embarques que han sido
aceptados en el inventario, antes o en la fecha lmite especificada para el
Movimiento Contable.
Un usuario en particular podra tener el privilegio de realizar el proceso de
Movimiento Contable.
Los montos del asiento contable se cargarn en las cuentas que se definan en
la carpeta Contable de los Parmetros del Mdulo de Compras.
El paquete contable y el tipo de asiento se definen en la carpeta Contable de
Parmetros del Mdulo, sin embargo, el usuario puede modificarlos desde
esta opcin, de manera que los asientos generados para cierto perodo, se
guardarn en distintos paquetes contables y se definirn como tipos de
asientos especiales.
Para cada embarque aplicado al inventario, se genera un asiento contable, al
cual se le asigna un cdigo de asiento que es actualizado, automticamente, en
la tabla de embarques. La contabilizacin se realiza de la siguiente manera:
Compras
Procesos 381
Compra
Local
Dbito
Cta. Inventario del artculo
XXXX
Crdito
Cta. Trnsito Local
XXXX
Importacin
Dbito
Cta. Inventario del artculo
XXXX
Crdito
Cta. Trnsito Exterior
XXXX
Nota Importante:
Al momento de generar el asiento de ingreso, el

sistema discrimina del embarque aquellas lneas cuyo artculo sean del tipo
servicio.
Si el usuario ha ingresado el costo real para del artculo aceptado en el
embarque:
xxxx = Cantidad Aceptada x Costo Real

Si el costo real para el artculo aceptado en el embarque no se conoce:
xxxx = Cantidad Aceptada x Costo Estimado
Pantalla de Generacin de Asientos de Compras
Al presionar el botn Generar, ubicado en la parte inferior de la pantalla, se

ejecuta el proceso. Entonces se desplegar la pantalla del Diario de la
Contabilidad.
Compras
Procesos 382
Segn la modalidad de Generacin de Asientos, definida en los Parmetros

del Mdulo, el usuario podr ver, modificar y aplicar al mayor, o cualquier
combinacin entre stas opciones, los asientos que se generen en la
Contabilidad.
LIQUIDACIN POR LOTES

Este proceso realiza la liquidacin de todos aquellos embarques que se
encuentren en estado "Preliquidado" de modo que se garantiza que el proceso
no tendr problema por incumplimiento con los requisitos de la liquidacin.
La liquidacin por lotes sigue el mismo principio que la liquidacin por
documento, la nica diferencia se basa en que realiza el proceso sobre varios
documentos a la vez. De manera que refirase a "Cmo se Liquidan los
Embarques?" en la pgina 238, donde se presenta el detalle de las
transacciones que se realizan en este proceso.
Esta opcin permite al usuario que escoja el rango de embarques con estado
"Preliquidado", desee que participen en el proceso. A su vez es posible definir
el tipo de liquidacin que se realizar, basndose claro est, en las mismas
restricciones que se expusieron para la liquidacin en lnea.
Un aspecto adicional presente en esta opcin, es que el usuario puede
determinar si detiene o no el proceso de liquidacin de los embarques, justo en
el momento en que el sistema encuentre algn problema. Para este efecto
desplegar una pantalla donde se enumeran los embarques que fueron
procesados, y el problema especfico por el cual se tuvo que detener el
proceso.
La pantalla principal de esta opcin es la siguiente:
Compras
Procesos 383
Pantalla de Liquidacin por Lotes
CARGA DE SOLICITUDES DE
COMPRA
Opcin que se encarga de generar las solicitudes de compra de materiales, con
base en lo determinado por el proceso MRP del mdulo de Requerimiento
de Materiales.
La pantalla de esta opcin presenta tres carpetas, en las cuales se define la
informacin necesaria adems un botn
solicitudes de compra.
Compras
, que permite la generacin de las
Procesos 384
INGRESO DE DATOS
General
Contiene aspectos generales para la generacin de la solicitud de compra, tales
como la fecha en que se genera, la prioridad y el departamento que lo solicita.
Adems de proporcionar un espacio para la inclusin de los comentarios que
se consideren pertinentes.
Carpeta General
Filtro
Opcin que permite configurar la informacin a desplegar en la carpeta
rdenes, de acuerdo con lo establecido en los parmetros que se presentan.
Dichos parmetros permiten establecer rangos con base en:
Compras
Artculos
Fechas de Requerimiento y / o Liberacin

Procesos 385
Pedidos
Clasificacin de Artculos
Carpeta Filtro
rdenes
Carpeta que presenta una tabla que muestra la informacin referente a los
artculos requeridos para produccin, de acuerdo con el proceso MRP del
mdulo de Requerimiento de Materiales.
Compras
Procesos 386
Carpeta rdenes

Recuerde que en esta tabla de datos, se desplegarn todas las lneas de los
artculos para los que se requiere generar una solicitud de compra, de acuerdo
con los parmetros establecidos en el filtro.
Artculo: cdigo de identificacin del artculo requerido.
Descripcin: nombre completo por el que se conoce el artculo.
Fecha Liberada: fecha en la que se libera la orden de compra, este dato es
asignado posteriormente por el sistema.
Fecha Requerida: fecha para la que se requiere el artculo.
Cantidad: cantidad del artculo a pedir en la solicitud de compra.
Botn Funcin
Compras
Descripcin
Procesos 387
Marcar /
Desmarcar
Permite marcar la(s) lnea(s) seleccionada(s) con el highlight,

de manera que se genere(n) o cancele(n) las solicitudes de
compra requeridas.
Marcar Todos
Permite marcar todas las lneas de la tabla, de manera que se

generen las solicitudes de compra requeridas.
Cancelar
Esta opcin cancela una solicitud de compra, de manera que no

pueda ser considerada para generar las rdenes
correspondientes.
El proceso de cancelacin de solicitudes de compra es
irreversible, lo que significa que una solicitud que ha sido
cancelada no puede restaurar su estado original y es eliminada
de la tabla de solicitudes.
RECLCULO PORCENTAJES DE
AJUSTE
Este proceso calcula automticamente el porcentaje de ajuste de costo para
artculos de proveedores extranjeros.
Recurdese que cuando se va a ingresar al inventario los artculos de un
embarque, es preciso asociar un costo a la transaccin. No obstante,
generalmente cuando el artculo es de un proveedor extranjero, el costo del
mismo involucrar una serie de factores adicionales del precio, pero necesarios
para lograr que el artculo llegue hasta la compaa, estos factores se refieren a
costo por transporte, almacenaje, documentacin, etc.
De esta manera, es probable que al hacer el ingreso al inventario, no se
conozcan los valores exactos de dichos rubros. Para tal efecto, el sistema
determinar un costo estimado para el artculo, el cual se calcula con base en
el precio del mismo ms un porcentaje adicional denominado "Porcentaje de
Ajuste del Costo".
As, el artculo se ingresar al inventario con un costo asociado
temporalmente, hasta que se cuente con la documentacin requerida para
determinar el costo real del artculo.
El porcentaje de ajuste de costo puede variar de un artculo a otro y de una
proveedor a otro. De modo que para el mismo artculo pero distribuido por
diferentes proveedores se pueden presentar valores distintos del porcentaje de
ajuste.
Es importante notar que en Reportes existe una opcin similar a sta que es
la encargada de realizar el clculo y mostrar al usuario las posibles
modificaciones que tendra el porcentaje de ajuste de costo. Sin embargo, esta
opcin no realiza ninguna modificacin en la base de datos.
Compras
Procesos 388
Es por esta razn que el objetivo de este proceso es realizar los clculos y los
cambios correspondientes en la base de datos para aquellos artculos de
proveedores extranjeros. No obstante, el usuario debe diferenciar estas dos
opciones: el reporte calcula las variaciones y muestra los resultados pero no
realiza ningn cambio en la base de datos, mientras que el proceso
propiamente dicho, no muestra los resultados grficamente al usuario pero s
realiza los cambios necesarios para cada artculo.
El proceso consiste en calcular el nuevo porcentaje de ajuste de costo con base
en los datos histricos que se tengan ya sea de los costos fiscales o bien, de los
costos estndar de cada artculo.
El clculo de nuevo porcentaje de ajuste de costo se realiza basndose en la
siguiente frmula:
% Ajuste Costo Nuevo = ( Costo Real / Costo Fiscal ) - 1

o bien, si se utiliza el costo estndar para el clculo, entonces la frmula ser
la siguiente:
% Ajuste Costo Nuevo = ( Costo Real/Costo Estndar ) 1

Los dos casos anteriores se obtienen si se utiliza el promedio simple, el
sistema da la posibilidad de que el porcentaje de ajuste al costo se defina con
base en el promedio ponderado de los costos.
El porcentaje de ajuste de costo que se determina despus de ejecutar este
proceso est condicionado por el parmetro Max. Porcentaje de Aumento
definido en los Parmetros del Mdulo.
Esto es, los valores del porcentaje de ajuste de costo de los artculos, no
podrn ser mayores que el valor definido en Parmetros del Mdulo.
La informacin con base en la cual se realizarn los clculos para definir el
nuevo porcentaje de ajuste costo, puede configurarse desde la pantalla
principal de la opcin. Inicialmente en la primer carpeta que se despliega la
informacin se filtra por artculo, proveedor y rango de fechas de los
documentos de embarque.
Adicionalmente se puede definir el tipo de datos que tomar en cuenta, con
referencia al costo a utilizar para el clculo del porcentaje de ajuste. Asimismo
el tipo de promedio que se calcular, a saber: simple o ponderado.
Por ltimo, el usuario puede establecer cules valores realmente afectar segn
las condiciones de la seccin Actualizar Porcentajes:
Compras
Todos: en este caso actualiza todos los porcentajes sin importar si

sufrieron un aumento o una disminucin con respecto al valor original.
El mximo porcentaje que desplegarn depender del valor
establecido en Parmetros del Mdulo.
Procesos 389
Mayores: solo se actualizar el porcentaje de ajuste de costo para

aquellos artculos en los cuales dicho porcentaje sufri un aumento
con respecto al valor original. El mximo porcentaje posible
depender del valor establecido en Parmetros del Mdulo.
Menores: los porcentajes se actualizan solamente si el valor calculado

es menor que el valor original del porcentaje de ajuste de costo.
Mayores en: los artculos que se modificarn sern aquellos que

presenten variaciones mayores que el porcentaje definido en esta
casilla. Sin embargo, el valor mximo corresponder al porcentaje
definido en Parmetros del Mdulo.
Menores en: los artculos que tendrn modificaciones sern aquellos
cuya variacin entre el porcentaje actual y el porcentaje nuevo sea
menor que el valor definido en esta casilla.
Compras
Procesos 390
APNDICE A
Funcionalidad de Cuentas por Pagar
relacionada con Liquidaciones de Compra
NOTA INTRODUCTORIA
Para el clculo de las liquidaciones de compra, el sistema requiere establecer
el monto por concepto del precio de compra del artculo importado as como,
algunos otros gastos.
Esta informacin es manejada por el mdulo de Cuentas por Pagar, dado que
desde l se registran las facturas enviadas por los proveedores debido al envo
de la mercadera solicitada.
Por esta razn, en el manejo de documentos de dicho mdulo se presentar
una carpeta especial, denominada Embarques, donde se especifica la relacin
entre las facturas y los embarques por los que se ha definido tal documento.
Esta relacin debe llevarse a cabo para poder asociar la factura con un
embarque especfico. Es importante mencionar que una misma factura de
compra puede tener asociados varios embarques. Esto quiere decir que el
proveedor factur en un solo documento los artculos de varios pedidos.
En la carpeta Embarques se presenta un check box denominado Documento
de Embarque, por medio del cual se establece si dicho documento es una
factura de compra, es decir, en la cual se expresa el monto por el cual fueron
adquiridos todos los artculos de los embarques relacionados con la misma.
Adicionalmente se despliega la tabla de datos, en la cual se definirn los
embarques que considera la factura y se presentar informacin definida desde
el embarque en el mdulo de Compras.
Embarque: cdigo de identificacin del embarque que se relaciona con la
factura. Recuerde que una misma factura puede estar asociada con varios
embarques de Compras.
Proveedor: cdigo del proveedor del embarque. En una factura solamente se
podrn definir embarques del mismo proveedor y que sern los mismos que el
proveedor desplegado para el documento de Cuentas por Pagar.
Estado: estado del embarque en cuanto al proceso de compra.
Compras
Funcionalidad de Cuentas por Pagar relacionada con Liquidaciones de Compra 391
rdenes de Compra: cdigos de las rdenes de compra que se satisfacen

con el embarque definido. Esto es, el embarque toma en cuenta los artculos
solicitados en las rdenes de compra desplegadas en esta casilla.
Liquidado: desplegar el estado del embarque en cuanto al proceso de
liquidacin. Es decir, si al embarque se le han actualizado el costo real
calculado por la liquidacin de compra.
Asiento: cdigo del asiento contable asociado con el ingreso de la mercadera
en el inventario.
CRM: consecutivo asignado por el mdulo de Compras cuando el embarque
es recibido en el inventario.
Usuario Aplicacin: nombre del usuario que realiz el ingreso de los
artculos aceptados del embarque al inventario
Costo Total Local y Dlar: se refiere al costo de los artculos del
embarque. Este costo se calcula con base en las unidades aceptadas por el
precio unitario definido desde Compras. La sumatoria del costo total de los
artculos de todos los embarques debera ser igual al monto de la factura.
Total Peso Bruto: cantidad total de peso de los artculos aceptados de todos
los embarques relacionados con la factura.
Total Volumen: cantidad total de volumen de los artculos aceptados de
todos los embarques relacionados con la factura.
Nmero Liquidacin Compra: identificacin de la liquidacin de compra
en la que fue considerado el embarque para realizarle el clculo del costo real
a los artculos que involucra.
Compras
Carpeta Embarques del mdulo de Cuentas por Pagar
Finalmente, para que esta relacin entre factura y embarques se despliegue en

el mdulo de Compras, se deber proceder a aprobar los documentos de
cuentas por pagar, lo cual se realiza desde la opcin Aprobar Movimiento
Diario de este mdulo (Cuentas por Pagar).
Compras
APNDICE B
Rutinas Configurables
HOOK PARA POPULAR LA COLUMNA
PEDIDOS
El objeto del hook es el de popular las columnas de pedidos, para las lneas de
la solicitud, la orden y el embarque, este hook interactuar con la clase tipo
columna ClsColDesplieguePedidos, la interfaz propuesta para el hook es la
siguiente:
Function: PopularColumna
! __exported
Description:
Funcin que realiza el populado de la columna de pedidos de la
solicitud la orden o el embarque.
Recibe como parmetros un arreglo con las solicitudes de compra, el
nmero de la solicitud la orden o el embarque, el nmero de lnea, el
cdigo del artculo, un nmero (1,2,3) el cual indicar el origen de la
columna a popular
1 - Columna de solicitud de compra
2 - Columna de orden de compra
3 - Columna de un embarque
y por ltimo un arreglo unidimensional tipo carcter en el cual se
almacenarn los cdigos de los pedidos a popular.
Retorna TRUE si se tuvo xito.
Returns
Boolean:
Parameters
String: psCodigoSolicitudes[*]
String: psCodigoTransaccion!
Compras
! Arreglo con el cdigo de las

solicitudes
Consecutivo de la solicitud, la
orden o el embarque
Rutinas Configurables 394
Number: pnLinea
! Nmero de lnea
String: psCodigoArticulo
! Cdigo del artculo en la lnea
Number: pnTipoOperacion
! Indica el tipo de operacin:

solicitud, orden o embarque
Receive String: psCodigoPedidos[*] ! Arreglo para llenarlo con el
cdigo de los pedidos.
Actions
Return TRUE
Function: IniciaPobladoTabla
! __exported
Description:
Funcin que se invoca al inicio del poblado de la tabla.
Recibe como parmetro un nmero (1,2,3) el cual indicar el origen
de la columna
Returns
Boolean:
Parameters
orden o embarque
! Indica el tipo de operacin: solicitud,
Actions
Return TRUE
Function: FinalizaPobladoTabla
! __exported
Description:
Funcin que se invoca al finalizar el poblado de la tabla.
Recibe como parmetro un nmero (1,2,3) el cual indicar el origen
de la columna
Compras
Returns
Boolean:
Parameters
orden o embarque
Actions
Return TRUE
Function: CambiodeDocumento
! __exported
Description:
Funcin que se invoca al cambiarse de documento.
Recibe como parmetros el nmero de la solicitud la orden o el
embarque, un nmero (1, 2, 3) el cual indicar el origen de la
columna
Returns
Boolean:
Parameters
String: psCodigoTransaccion ! Consecutivo de la solicitud, la orden
o el embarque
orden o embarque
Actions
Return TRUE
Function: InicializarColumna
! __exported
Description:
Funcin que se invoca al momento de crear la columna
(AM_CREATE de la instancia) por si se desea realizar alguna
operacin extra con el despliegue de los pedidos.
Recibe como parmetro un nmero (1, 2, 3) el cual indicar el origen
de la columna.
Compras

un string para indicar el nombre que se le quiere dar a la columna,
tres cursores conectados y la compaa con la cual se esta trabajando
Returns
Boolean:
Parameters
! Indica el tipo de operacin:

solicitud, orden o embarque
Receive String: psTituloColumna
!Para indicar el nombre de la

columna
Sql Handle: phSqlCursor1
!Cursor conectado no
transaccional
transaccional
transaccional

String: sCompania
!Compania de la base de datos
Actions
Return TRUE
HOOK PARA APLICACIN DE

EMBARQUES
La aplicacin de embarques al inventario es el proceso donde los artculos,
solicitados al proveedor en las rdenes de compra cargadas al embarque, han
sido recibidos en la bodega y aplicados en el inventario es decir, se han
actualizado sus existencias. En este caso el embarque quedar en estado
Recibido.
Para que este estado se despliegue, no necesariamente se debe aceptar todo el
embarque, es posible rechazar artculos de una o varias lneas de las rdenes
de compra cargadas al embarque.
El objeto del hook es el de realizar operaciones adicionales (particulares para
cada uno de los diferentes usuarios del mdulo), durante el proceso de
Compras
aplicacin de los embarques En ste se pueden programar procesos adiciones

a los realizados durante la aplicacin de embarques.
VARIABLES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

DE APLICACIN
Para poder realizar la aplicacin de embarques, tanto desde el mantenimiento
de embarques como desde la funcionalidad de liquidaciones, se necesita la
siguiente informacin.
Cursores transaccionales
Sql Handle: hsqlAplicarEmb1
Sql Handle: fciProveedor.hsqlDML
Cursores no transaccionales
Informacin de la aplicacin de embarques

bInvocacion (Boolean): Indica de donde se hace la invocacin, FALSE para el
mantenimiento de embarques y TRUE para el mantenimiento de liquidaciones.
sEmbLiq (String): Cdigo del de embarque o cdigo de la liquidacin.
Informacin de los parmetros del mdulo de CO

nPorVariacCosto (Number): Porcentaje de variacin de costo definido en los
parmetros de CO.
sUltCRM (String): Ultimo consecutivo de CRM almacenado en los
parmetros de CO.
sRechazAumenBkord (String): Indica si el rechazo aumenta el backorder.
Informacin de los parmetros del mdulo de CI

nDecimalesCI (Number): Nmero de decimales definido en los parmetros de
CI para las cantidades
Compras
Informacin de los embarques

sEmbarques (*) (String): Vector que almacenar los cdigos de los embarques
a aplicar.
sCRM (String): Consecutivo de requerimiento de materiales.
dtFechaCRM (Date / Time): Fecha del CRM del embarque.
sProveedor (String): Cdigo de proveedor del embarque.
sMonedaEmbarque (String): Cdigo de moneda del embarque.
Informacin de las lneas de embarques

nEmbarquelinea (Number): Nmero de lnea del embarque.
nPrecioUnitario (Number): Precio unitario del artculo de la lnea del
embarque.
nPorcAjusteCosto (Number): Porcentaje de ajuste de costo de la lnea del
embarque.
nCostUniEstiLocal (Number): Costo unitario estimado local de la lnea del
embarque.
nCostUniRealLocal (Number): Costo unitario estimado dlar de la lnea del
embarque.
nCostUniRealLocal (Number): Costo unitario real local de la lnea del
embarque.
nCostUniRealDolar (Number): Costo unitario real dlar de la lnea del
embarque.
sBodegaEmbLin (String): Bodega de la lnea del embarque.
nCantidadEmbarcada (Number): Cantidad embarcada de la lnea del
embarque.
nCantidadRecibida (Number): Cantidad recibida en el embarque de la lnea
del embarque.
nCantidadRechazada (Number): Cantidad rechazada de la lnea del embarque.
nCantRecibidaUA
almacenamiento.
nCantRechazadaUA
almacenamiento.
(Number):
(Number):
Cantidad
recibida
Cantidad rechazada
en
unidades
de
en unidades
de
sOrdenCompra (String): Cdigo de la orden de compra de la lnea del

embarque.
sOrdenCompraLinea (Number) Nmero de lnea de la orden de compra.
Compras
Informacin de la orden de compra

nPorcDescuentoOC (Number): Porcentaje de descuento de la orden de compra
Informacin de las lneas de rdenes de compra

nPorcDescuentoOCLin (Number): Porcentaje de descuento de la lnea de la
orden de compra.
sBodegaOCLin (String): Cdigo de la bodega asignada a la lnea de la orden
de compra.
nFactordeConversion (Number): Factor de conversin de la lnea de la orden
de compra.
Informacin del artculo

sArticulo (String): Cdigo del artculo.
nCostoUniFiscalLocal (Number): Costo unitario fiscal local del artculo
nCostoUniFiscalDolar) (Number): Costo unitario fiscal dlar del artculo
Informacin de la compaa
sUsaLotesCompania (String): Indica si la compaa usa lotes.
FUNCIONES DEL HOOK (INTERFAZ)

Function: InicializarAplicacinEmbarques
__exported
Description:
Funcin que realiza una inicializacin adicional para la aplicacin de
embarques al inventario. Recibe como parmetros 6 cursores
conectados, los primeros 4 transaccionales y el 5 no.
Returns
Boolean:
Parameters
Sql Handle: phsqlAplicarEmbTransac1
Compras
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado no
transaccional
transaccional
Sql Handle: phsqlAplicarEmbNoTransac1

Actions
Return TRUE
Function: TerminarAplicacionEmbarques
__exported
Description:
Funcin que realiza una finalizacin adicional para la aplicacin de
embarques al inventario, Recibe como parmetros 6 cursores
conectados, los primeros 4 transaccionales y los 2 ltimos no y por
ltimo una variable de tipo booleano, que indica el estado del
proceso hasta ese momento.
Retorna TRUE si la funcin tuvo xito.
Returns
Boolean:
Parameters
! Cursor conectado
transaccional
transaccional
transaccional

Boolean: pbOkey
Compras
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Indica el estado del

proceso hasta ese
momento
Actions
Return pbOkey
Function: EmbarquesaAplicar ! __exported

Description:
Funcin que recibe los cdigos de embarque a aplicar, el 1
parmetro es un booleano que indicar si la invocacin se hace desde
el mantenimiento de liquidaciones o embarques, un string que
contendr el cdigo de la liquidacin o del embarque, el 3 es un
vector donde se almacenan los cdigos de los embarques a aplicar,
ultimo una variable que contendr la cantidad de embarques a aplicar
y 6 cursores conectados.
Returns
Boolean:
Parameters
Boolean: pbInvocacion
! TRUE desde liquidaciones,

FALSE desde embarques
String: psEmbLiq
! Cdigo de liquidacin o
embarque
Receive String: psEmbarques[*]
! Almacena el cdigo de
embarques a aplicar
Receive Number: pnNumeroEmbarques
! La cantidad de embarques a
aplicar
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
transaccional
transaccional
Actions
Return TRUE
Compras
Function: AplicarLineaEmbarque ! __exported

Description:
Funcin que realiza operaciones adicionales a la aplicacin al
inventario, para cada lnea de los embarques incluidos en el proceso,
Retorna TRUE si la funcin tuvo xito.
Returns
Boolean:
Parameters
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
transaccional
transaccional

String: psEmbarque
Number: pnLineaEmbarque
String: psBodega
Date/Time: pdtFechaCRM
Compras
! Cursor conectado
transaccional
! Embarque
! Lnea del embarque
! Bodega asociada a la
lnea del embarque
! Fecha de ingreso al
inventario
String: psTipoAjuste
String: psSubTipoAjuste
String: psSubSubTipoAjuste
! Tipo de ajuste
! Sub tipo de ajuste
! Subsub tipo de ajuste
Number: pnCantAceptadaUA
! Cantidad aceptada en UA
Number: pnCostoLocal
! Costo local usado para

realizar la aplicacin de la
lnea
Number: pnCostoDolar
! Costo dlar usado para

realizar la aplicacin de la
lnea
String: psLotePorDesgloceLin
! Lote asociada a la lnea

del embarque
String: psLocalizacionPorDesgloceLin
! Localizacin asociada a
la lnea del embarque
String: psOrdenCompra
! Orden de compra
asociada a la lnea del
embarque
Number: pnOrdenCompraLinea
! Lnea de la orden de
compra
Number: pnCantidadEmbarcada
! Cantidad embarcada en
unidad de compra
Number: pnCantidadRecibida
! Cantidad recibida en
unidad de compra
! Cantidad rechazada en
unidad de compra
Number: pnCantidadRechazada
Actions
Return TRUE
Function: LiquidarEmbarques ! __exported

Description:
Funcin que se invoca despus de realizar la liquidacin de
embarques, por si se desea realizar algn proceso adicional.
Returns
Boolean:
Parameters
Compras
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
transaccional
transaccional
Boolean: pbInvocacin
! TRUE desde
liquidaciones, FLASE
desde embarques
String: psEmbarque
! Cdigo del embarque a

liquidar
! Nmero de transaccin
de inventario
Number: pnNumTransac
Actions
Return TRUE
Function: EmbarqueValidado ! __exported

Description:
Funcin que se invoca despus de realizar la validacin de los datos
de embarque, por si se desea realizar una operacin extra al validar
el embarque.
Retorna TRUE si se tuvo xito..
Returns
Boolean:
Parameters
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional

String: psEmbarque
! Cursor conectado
transaccional
transaccional
transaccional
validar
Actions
Return TRUE
Function: AplicarElEmbarque
! __exported
Description:
Compras
Funcin que se invoca despus de realizar la validacin de los datos

de embarque, por si se desea realizar una operacin antes de
inicializar la aplicacin de las lneas del embarque.
Returns
Boolean:
Parameters
String: psEmbarque
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
! Cursor conectado
transaccional
transaccional
transaccional
aplicar
Actions
Return TRUE
HOOK PARA EL USO DE ARTCULOS

ALTERNOS EN EMBARQUES (GBM)
Frecuentemente los proveedores no tienen disponibilidad de un artculo
solicitado pero tiene existencias de uno similar, por lo que embarcan ese
artculo alterno en sustitucin del original. Esto provoca que se deba generar,
slo para ese artculo, una nueva solicitud as como una orden de compra y un
embarque.
El objetivo del hook es permitir que el usuario pueda escoger si se embarca el
artculo original o se embarca el artculo alterno..
Compras
VARIABLES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

DE APLICACIN
Para poder utilizar los artculos alternos en los embarques se necesita la
siguiente informacin.
Informacin General
String: gsCompania
String: gsUsuario
String: gsBaseDatos
Cursores no transaccionales
Sql Handle: ghsqlNoTransacc
Informacin de la Cancelacin de Lneas de rdenes de

Compra
gsOrden (String): Nmero (cdigo) de la orden de compra.
gsOrdenLinea (String): Nmero de la lnea de la orden que va a ser cancelada.
FUNCIONES DEL HOOK (INTERFAZ)

Function:
DefCursores()
Description
Define los cursores que sern utilizados internamente por el hook
para realizar las consultas a la base de datos.
Returns
Compras
Parameters
Sql Handle: phsqlNoTransacc
Sql Handle: phsqlNoTransacc2
! Cursor
! Cursor
Sql Handle: phsqlNoTransacc3
! Cursor
Actions
Set ghsqlNoTransacc = phsqlNoTransacc
Set ghsqlNoTransacc2 = phsqlNoTransacc2
Set ghsqlNoTransacc3 = phsqlNoTransacc3
Function:
DefOrden ()
Description
Define el cdigo y el nmero de la lnea de la orden con la que se
est trabajando.
Returns
Parameters
String: psOrden
String: psOrdenLinea
! Orden
! Lnea de la orden
Actions
Set gsOrden = psOrden
Set gsOrdenLinea = psOrdenLinea
Function: AntesCancelarLineaSolicitud()
Description
Funcin llamada antes de proceder a cancelar la lnea de la solicitud.
Returns
Boolean:
Parameters
Sql Handle: phsqlCursorNoTransacc
Compras
! Cursor
String: psSolicitud
! Solicitud
String: psSolicitudLinea
! Lnea de la solicitud
Function:
DespuesCancelarLineaSolicitud()
Description
Funcin llamada despus de haber cancelado la lnea de la solicitud.
Returns
Boolean:
Parameters
! Cursor
String: psSolicitud
! Solicitud
Function:
AntesEliminarLineaSolicitud()
Description
Funcin llamada antes de proceder a eliminar la lnea de la solicitud
Returns
Boolean:
Parameters
! Cursor
String: psSolicitud
! Solicitud
Function:
DespuesEliminarLineaSolicitud()
Description
Funcin llamada despus de haber eliminado la lnea de la solicitud
Returns
Boolean:
Parameters
Compras
! Cursor
! Lnea de la orden
Function:
AntesCancelarLineaOrden()
Description
Funcin llamada antes de proceder a cancelar la lnea de la Orden
Returns
Boolean:
Parameters
String: psOrden
! Cursor
! Orden
! Lnea de la orden
Function:
DespuesCancelarLineaOrden ()
Description
Funcin llamada despus de haber cancelado la lnea de la Orden
Returns
Boolean:
Parameters
String: psOrden
! Cursor
! Orden
! Lnea de la orden
Function:
AntesCerrarLineaOrden()
Description
Funcin llamada antes de proceder a cerrar la lnea de la Orden
Returns
Boolean:
Parameters
Compras
! Cursor
String: psOrden
! Orden
! Lnea de la orden
Function:
DespuesCerrarLineaOrden ()
Description
Funcin llamada despus de haber cerrado la lnea de la Orden
Returns
Boolean:
Parameters
String: psOrden
! Cursor
! Orden
! Lnea de la orden
Function:
InicializarValoresGenerales()
Description
Define la base de datos con la que se est trabajando.
Returns
Boolean:
Parameters
String: psBaseDatos
String: psUsuario
String: psCompaia
! Base de Datos
! Usuario
! Compaa
Function: InsertarLineasDePedidoXAlternos()
Description
Funcin llamada despus de haber corrido el proceso de carga de
lneas de rdenes a embarques.
Su finalidad es agregar lneas de pedido para los pedidos que
generaron solicitudes de compra que a su vez generaron rdenes que
fueron cargadas al embarque.
Compras
Dado que en la carga de rdenes se utiliz un artculo alterno se debe

agregar una lnea de pedido que corresponda con ese artculo. El
proceso normal de carga de lneas se encarga de modificar las
rdenes y solicitudes correspondientes.
Returns
Boolean:
Parameters
String: psOrden
Compras
! Orden
! Lnea de la orden
String:psArticulo
! Artculo
String:psArticuloAlterno
Number:pnCantidadEmbarcada
! Artculo Alterno
! Cantidad Embarcada
Number: pnFactorConversion
! Factor de Conversin
APNDICE C
Parmetros en Archivos *.ini
NOTA INTRODUCTORIA
En este caso se mencionarn dos parmetros del Exactus.ini que si bien son
del mdulo de Cuentas por Pagar, afectan directamente la funcionalidad de
Compras, especficamente las Liquidaciones de Compra.
CO_SOLODATOSDECOMPRAS=SI
Parmetro
CO_SoloDatosDeCompras
Archivo
EXACTUS.INI
Seccin
[LICENCIA]
Propsito
Permitir asociar los F1s a las solicitudes y rdenes de compra, de modo que
se muestren nicamente los artculos para los que se complet la informacin
de datos de compra.
Mdulos Afectados
Compras
Valores/Efecto
SI
Permite el ordenamiento por la columna descripcin, asociando las

solicitudes y rdenes de compra de los artculos para los que se complet la
informacin de datos de compra.
NO
No permite asociar los F1s a las solicitudes y rdenes de compra, por lo que
se mostrarn en la consulta todos los artculos.
Valor por Omisin
NO
Modificable por el usuario
SI
Observaciones adicionales
Compras
Parmetros en Archivos *.ini 413
LIQUIDAROTROSSINIMPUESTOS=SI
Parmetro
LiquidarOtrosSinImpuestos
Archivo
EXACTUS.INI
Seccin
[LICENCIA]
Propsito
Este parmetro permite indicar si las facturas tipo "Otro" se liquidarn

con o sin impuestos.
Mdulos Afectados
Compras
Valores/Efecto
SI
En el mantenimiento de Liquidaciones aparecer el monto de la factura

descontando el monto por impuestos.
NO
En el mantenimiento de Liquidaciones aparecer el monto de la factura

sin descontar el monto por impuestos.
Valor por Omisin
NO
SI
[EMAIL]
Parmetro
[EMAIL]
Archivo
SPS.INI
Seccin
[EMAIL]
Propsito
Permite que se despliegue o no la funcin para generar correos electrnicos

desde el mantenimiento de empleados y desde el mantenimiento de proveedores
del sistema..
Mdulos Afectados
Control de Nmina, Recursos Humanos, Compras, Cuentas por Pagar y Cuentas

por Cobrar.
Valores/Efecto
SI
Si se encuentra en SI indica que la funcin de correo electrnico se encuentra
activa y puede ser utilizada por el usuario.
NO
Si se encuentra en NO quiere decir que la opcin para correo electrnico se
encuentra inactiva y no es posible enviar correos desde ninguno de los mdulos
afectados.
Valor por Omisin
NO
Se debe localizar bajo la seccin [EMAIL] y tiene los siguientes parmetros:
[EMAIL]
Compras
Usuario=ljimenez
Contrasea=XXXX
Email Activo=SI
Dentro del parmetro Usuario se debe ingresar el cdigo de acceso del usuario
que utiliza la aplicacin del correo electrnico tal y como se ingresa en el
sistema de red de la empresa.
En el parmetro Contrasea se ingresa la clave del usuario para el acceso
ingresado. En este caso , al igual que en el parmetro Usuario, la clave debe ser
la misma que el usuario ingresa para trabajar en red dentro de la empresa.
CP_RUBRO1=SEGURO
Parmetro
CP_RUBRO1=
Archivo
EXACTUS.INI
Seccin
[LICENCIA]
Propsito
Indica en que rubro se van a manejar los datos de fletes, seguros y

documentacin en el mdulo.
Mdulos Afectados
Cuentas por Pagar
Valores/Efecto
Los valores que pueden ser utilizados dentro del parmetro CP_RUBRO1
son:
CP_RUBRO1=SEGURO
CP_RUBRO1=FLETE
CP_RUBRO1=DOCUMENTACION
CP_RUBRO1=FLETE,SEGURO
CP_RUBRO1=SEGURO,DOCUMENTACION
CP_RUBRO1=FLETE,DOCUMENTACION
Valor por Omisin
FLETE
SI
El valor dentro del parmetro CP_RUBRO1 depender del valor que sea
asignado al parmetro CP_RUBRO2
Parmetro
Compras
CP_RUBRO2=
Archivo
EXACTUS.INI
Seccin
[LICENCIA]
Propsito
Indica en que rubro se van a manejar los datos de fletes, seguros y

documentacin en el mdulo.
Compras
Mdulos Afectados
Cuentas por Pagar
Valores/Efecto
Los valores que pueden ser utilizados dentro del parmetro

CP_RUBRO2 son:
CP_RUBRO2=SEGURO
CP_RUBRO2=FLETE
CP_RUBRO2=DOCUMENTACION
CP_RUBRO2=FLETE,SEGURO
CP_RUBRO2=SEGURO,DOCUMENTACION
Valor por Omisin
SEGURO,DOCUMENTACION
SI
El valor dentro del parmetro CP_RUBRO2 depender del valor

que sea asignado al parmetro CP_RUBRO1
APNDICE D
Generacin de Asientos Contables y
Conversin de Monedas
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Compras es auxiliar del mdulo de Contabilidad General.
Todas las transacciones de liquidaciones de proveedores que se registren desde
Compras, pueden generar asientos contables en Contabilidad General.
Sin embargo, el mdulo de Compras puede llevar registro de las transacciones
de documentos asociados con Compras de los proveedores, sin integrar estos
movimientos a la contabilidad.
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar las liquidaciones de proveedores de Compras, por
medio de la opcin Integracin Contable de la carpeta Liquidaciones en
Parmetros del Mdulo. Cuando el usuario marca esta opcin se activa la
carpeta Contable de Parmetros del Mdulo.
Adems, se puede configurar la forma en que se manejar la integracin
contable desde el mdulo de Compras, mediante la opcin denominada
Generacin de Asientos de la carpeta Contable de Parmetros del
Mdulo. Se puede utilizar cualquier combinacin entre las siguientes
opciones:
Visualizar: permite observar la pantalla de generacin de asientos,
denominada Diario de la Contabilidad.
Modificar: establece si se pueden hacer ajustes en el asiento. Por
ejemplo, insertar cuentas contables en el asiento.
Aplicar Automticamente: indica si el asiento se graba en el Mayor o
en el Diario de la Contabilidad.
Compras
Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas 417
PARMETROS INICIALES
Para obtener la funcionalidad de conversin de las transacciones de Compras
en la contabilidad, se deben definir primeramente ciertas caractersticas
bsicas en el sistema:
Doble Moneda
Tipos de Cambio
Monedas
Moneda Local y Dlar
Moneda del Proveedor y Caracterstica Multimoneda

Integracin Contable
Tipo de Cambio por Omisin
Cuentas Contables
Los parmetros correspondientes a Doble Moneda, Tipos de Cambio,

Monedas y Moneda Local/Moneda Dlar; los encontrar explicados
detalladamente en el captulo destinado al mdulo de Administracin del
Sistema de este mismo manual.
MONEDA DEL PROVEEDOR Y

CARACTERSTICA MULTIMONEDA
La importancia que tiene la moneda del proveedor y el uso de mltiples
monedas, se debe a las conversiones que debern hacerse a los documentos de
cada proveedor posteriormente a su ingreso en el sistema, para obtener los
montos correspondientes en moneda local y dlar que se asignan en el asiento
contable.
Por ejemplo, la moneda del proveedor puede presentar tres posibles
situaciones:
ser igual a la moneda local de la compaa
ser igual a la moneda dlar de la compaa
ser una tercera moneda
Estas posibilidades tendrn gran importancia si el proveedor NO utiliza

multimoneda, dado que definirn las conversiones que deben realizarse para
todos los documentos que sean ligados a dicho proveedor.
Compras
Definicin de la Moneda del Proveedor en la carpeta Otros
Por el contrario, si el proveedor acepta mltiples monedas, entonces la

moneda por omisin de ste (moneda default definida en la carpeta Otros de la
opcin Proveedores) no tendr tanta importancia, dado que la conversin se
llevar a cabo dependiendo de la moneda que se defina a cada documento que
se registre.
Definicin de Multimoneda en la carpeta General
La caracterstica Multimoneda se define desde la opcin Proveedores! en la

carpeta General de la ventana de mantenimiento.
TIPO DE CAMBIO POR OMISIN

Este tipo de cambio debe ser definido desde la opcin Parmetros del Mdulo
de Compras y establece el tipo de cambio que se utilizar entre la moneda
local y la moneda dlar de la empresa para las transacciones de compra que se
realizan dentro del mdulo.
El tipo de cambio por omisin corresponde a uno de los tipos de cambio que
fueron registrados en el mdulo de Administracin del Sistema y puede ser
Compras
diferente al tipo de cambio por omisin de la empresa, el cual es definido en el

mdulo de Administracin del Sistema.
La utilizacin del tipo de cambio por omisin de Compras se ver en el
desarrollo de esta seccin.
Carpeta Varios de Parmetros del Mdulo
INTEGRACIN CONTABLE
Es preciso que el mdulo de Compras est integrado con Contabilidad General
para obtener los resultados esperados de traduccin de los movimientos de la
compaa a una moneda de reporte. Si esta integracin no est presente,
Compras ser capaz de realizar sus transacciones, sin embargo no se ver
ningn efecto sobre la contabilidad de la empresa.
La integracin contable se define desde los Parmetros del Mdulo. En esta
opcin adems se establecen caractersticas particulares que determinarn la
forma y el tipo de asientos generados, las cuentas contables utilizadas, las
transacciones que generarn asientos, etc.
Compras
Caractersticas Especficas para la Integracin Contable
CUENTAS CONTABLES
La definicin de cuentas contables es importante para Compras debido a que
cada proveedor debe ser asociado a un grupo de cuentas, para reflejar los
movimientos del mismo sobre la contabilidad.
Las cuentas contables que son utilizadas en Compras tienen que ser definidas
con la caracterstica que No Convierte que establece que no sean
consideradas en el proceso de diferencias cambiarias, cuando ste se efecta
desde Contabilidad General.
Las cuentas de Compras no utilizan la conversin de Contabilidad General
porque el mdulo trabaja nicamente con la filosofa de remedicin, por lo
tanto los tipos de cambio de los asiento sern los vigentes al ingresar las
transacciones a la base de datos.
Posteriormente, las cuentas contables debern ser asociadas con las
caractersticas especficas de los movimientos que realiza este mdulo. La
definicin de las cuentas contables para la generacin de los asientos de
Compras se realiza desde tres lugares distintos:
Tablas de Categoras de Proveedor o Pases en el mdulo de

Administracin del Sistema.
Compras
Cuenta por Pagar:

proveedor
corresponde a la cuenta por pagar del
Impuesto2
Fletes
Otros
Tabla de Cuentas Contables de artculos en el mdulo de Control de

Inventario.
Impuesto 1
Inventario
Variacin de Costos: cuenta del Estado de Resultados para
registrar una prdida o ganancia por concepto de variacin de
costo que no registra en el inventario.
Parmetros del Mdulo en Compras.
Inventario en Trnsito: corresponde a una cuenta temporal contra la

cual se realiza el ingreso de costos del inventario. En principio,
esta cuenta sirve como puente para cancelar los costos de
inventario contra las facturas que los justifican. Se define una para
proveedores locales y otra para proveedores extranjeros.
FILOSOFA DE TRABAJO DEL

MDULO
El mdulo de Compras puede funcionar utilizando una forma de trabajo
nicamente, la remedicin de los montos de sus transacciones. Para explicar
el funcionamiento de este mdulo, primero se debe definir en qu consiste esta
filosofa:
Remedicin: establece que los montos de los asientos debido a las

transacciones de compra se calcularn con base en los valores de tipo
de cambio vigentes en el sistema al introducir dichas transacciones.
Esto es, aunque el asiento contable se genere en fechas posteriores,
el sistema tomar el tipo de cambio vigente el da en que se ingres
la transaccin a la base de datos.
De manera que, los saldos de las cuentas contables se irn
calculando conforme se realicen movimientos en la misma. Es
decir, los asientos afectarn el saldo de la cuenta, conforme se
ingresen a la base de datos, al tipo de cambio vigente para la
Compras
transaccin de compra; y la cuenta no sufrir posteriormente ningn

ajuste.
TRANSACCIONES DE COMPRAS
GENERADORAS DE ASIENTOS
CONTABLES
El mdulo de Compras genera asientos contables debido a dos tipos de
transacciones especficamente:
Ingreso a Inventario
Ajuste al Liquidar el Embarque
Es importante analizar el detalle de los asientos y la utilizacin de los tipos de
cambio en cada uno de ellos. Por esta razn a continuacin se explicar en
que consisten.
INGRESO A INVENTARIO
Este asiento se genera en Compras, desde el men de Administracin, en la
opcin Movimiento Contable, cuando se realiza el ingreso de los artculos de
un embarque al inventario.
Este ingreso a inventario puede hacerse utilizando el costo estimado o bien, el
costo real si ste fue definido por el usuario en las lneas del embarque.
El asiento est compuesto de la siguiente forma:
Cuenta Dbito Crdito Tipo Dbito Crdito

Contable Local Local Cambio Dlar Dlar
Inventario
Inventario en
Trnsito
Costo
Ingresado
Costo
Ingresado
Tipo de
Cambio de
Compras
Tipo de
Cambio de
Compras
Costo
Ingresado
Costo
Ingresado
Donde el costo ingresado corresponde al costo, estimado o real, por el nmero

de unidades ingresadas.
El tipo de cambio de Compras corresponde al Tipo de Cambio por Omisin
que fue definido en los parmetros globales de Compras.
Compras
Como se mencion anteriormente, existen dos casos que deben considerarse,

si el proveedor utiliza multimoneda o si slo acepta transacciones en un tipo
de moneda.
Si el proveedor tiene definido multimoneda, puede utilizar para realizar sus
transacciones con la empresa, una de las siguientes opciones:
utiliza de moneda la moneda local de la empresa
utiliza de moneda la moneda dlar de la empresa
utiliza una tercera moneda
Por ejemplo, una empresa tiene las siguientes caractersticas:
Moneda Local = Coln
Moneda Dlar = Dlar
Tipo de Cambio por Omisin de Compras = (T-04) Tipo de

Cambio en Inventarios
La empresa tiene registrado en le sistema una orden de compra planeada para
un proveedor identificado con el cdigo PROV001, el cual acepta
multimoneda en sus operaciones con la empresa. La orden de compra es por
100 unidades de una clase de artculo y es ingresada en el sistema en la
moneda dlar de la compaa debido a que el proveedor acepta multimoneda.
Los parmetros iniciales de la transaccin son los siguientes:
Precio unitario del artculo en moneda de la orden de compra = $1.20
Costo estndar en Control de Inventarios = 306.00
Costo estimado de una unidad de almacenamiento en moneda local =

294.12
Tipo de Cambio de Compras para la moneda dlar con respecto a la

moneda local = 255.0000
En la operacin se utilizar el costo estimado del artculo debido a que no se

ha ingresado el costo real del mismo. El costo estimado en moneda local para
una unidad de almacenamiento del artculo (en el ejemplo corresponde a una
unidad de artculo) fue calculado segn el costo estndar de Control de
Inventarios menos las deducciones y el porcentaje de ajuste del costo (mayor
detalle del clculo del costo estimado, se puede obtener en el manual del
usuario de Compras).
Cuando se corre el proceso de ingreso a inventario para el embarque
correspondiente a la orden girada, el sistema crea un asiento para la
transaccin que se presentar de la siguiente forma:
Compras
Cuenta Descripcin Dbito Crdito

Contable
Dlar
Dlar
Tipo
Dbito Crdito
Cambio Local
Local
ACT-004-01 Inventario
255.0026
$115.34
29,412.00
Materia Prima
PAS-001-14 Cuentas al
Extranjero
$115.34
255.0026
29,412.00
El tipo de cambio que aparece en el asiento (255.0026) corresponde al valor

vigente en la fecha del ingreso para el tipo de cambio por omisin de
Compras. En este caso, el valor real del tipo de cambio entre la moneda local y
moneda dlar de la empresa, vigente para la fecha de la transaccin es de
255.00; pero el sistema redondea este valor para presentar los rubros
correspondiente a los crditos y dbitos del movimiento contable expresados
en dos decimales.
Segn los valores anteriores, el costo estimado del artculo en moneda dlar
sera de $1.1534 $1.15 redondeando a dos decimales segn el sistema.
Recuerde que la cantidad de decimales puede ser definida en los
parmetros globales de Compras!!!
Si adems de la operacin anterior, tambin se tiene otra orden de compra
pendiente para el mismo proveedor (PROV001) pero en una tercera moneda,
el sistema tiene que realizar primero el clculo de la conversin del importe
total del embarque en tercera moneda a la moneda local de la empresa
utilizando el tipo de cambio vigente en la tabla Monedas de Administracin
del Sistema y posteriormente realizar la conversin del importe total en
moneda local a moneda dlar segn el tipo de cambio de Compras.
Entonces si el segundo embarque del proveedor PROV001 que se va a
ingresar al inventario es por 100 unidades y se utiliza de moneda para el
registro de la orden de compra el Marco Alemn D (M-04 en el sistema)
que corresponde a una tercera moneda de la empresa, los parmetros iniciales
de la transaccin seran:
Precio unitario del artculo en moneda de la orden de compra (M-04)=

2D
Tipo de Cambio de M-04 con respecto a la moneda local del sistema =

155.0000

Costo estndar en Control de Inventarios = 310.00
Costo estimado de una unidad de almacenamiento en moneda local =

294.50
Al generar el asiento, ste tendra las mismas caractersticas del ejemplo

anterior, pues la contabilidad del sistema se registra slo en dos monedas: la
local y la dlar de la empresa. El asiento contable registrado en Contabilidad
General sera tal como el siguiente:
Compras
Tipo
Dbito
Crdito
Contable
Local
ACT-004-01 Inventario
Materia Prima
Extranjero
Local
29,450.00
29,450.00
Cambio
Dlar
255.0004
$115.49
255.0004
Dlar
$115.49
Una nota importante es que los embarques no permiten introducir rdenes de

compra con diferentes monedas (esto para el caso de proveedores
multimoneda), por lo que se debe crear un embarque para cada grupo de
rdenes de compra de la misma moneda y por lo tanto, se crear un asiento
para cada embarque que sea ingresado a inventarios.
Si el proveedor no acepta multimoneda, entonces las rdenes de compra slo
pueden ser registradas en un tipo de moneda (la moneda del proveedor), pero
las conversiones para el ingreso a inventario se realizan de la misma manera
anteriormente explicada.
AJUSTE AL LIQUIDAR EL EMBARQUE

Si el ingreso al inventario se realiz con un costo estimado, cuando se tiene el
costo real se liquida dicho ingreso con el respectivo ajuste en el asiento
contable.
Esta liquidacin puede hacerse por dos mtodos: por ajuste contable o por
ajuste del costo promedio.
Por Ajuste Contable

Por este mtodo la diferencia de costo entre el real y el estimado se registra en
una cuenta de estado de resultados como prdida o ganancia, pero no se
registra en el inventario.
El asiento que se genera al correr el proceso tiene el siguiente formato:
Cuenta
Contable
Variacin de Costo
Dbito
Crdito
(Costo Total Real Costo Total Estimado)
Inventario en Trnsito
(Costo Total Real Costo Total Estimado)
Se tiene por ejemplo que se va a liquidar un embarque de 100 unidades de un

artculo. Dicho embarque tiene los siguientes parmetros establecidos:
Compras
Embarque = 100 unidades de almacenamiento de una clase de

artculo
Proveedor PROV001 = acepta multimoneda

Moneda del Embarque = Moneda Dlar de la empresa ($)
Costo estndar del artculo por unidad de almacenamiento en

Control de Inventarios = 306.00
Costo estimado de una unidad de almacenamiento en moneda local

= 294.12
Costo Real Local de una unidad de almacenamiento ingresado por

el usuario = 310.00

Costo Total Estimado del embarque:
Local = 294.12*100 = 29,412.00

Dlar = $1.15 * 100 = $ 115.00
Costo Total Real del embarque:
Local = 310.00 * 100 = 31,000.00

Dlar = $1.22 * 100 = $ 122.00
Para los costos totales estimado y real del embarque, se utiliz el tipo de
cambio de Compras (definido en los parmetros del mdulo), vigente en el
momento de ejecutar el proceso de ingreso a inventario.
Al correr el proceso de Liquidar (cono
) y definiendo que se utilice el tipo
de liquidacin Por Contabilizacin, el sistema genera un asiento para la
liquidacin del embarque como el que se muestra a continuacin:
Contable
Local
Local
Tipo
Dbito Crdito
Cambio Dlar Dlar
GAS-007-01 Consumo
Normal
Extranjero
226.8571
1,588.00
1,588.00
$7.00
226.8571
$7.00
Para generar el asiento, el sistema realiza los siguientes clculos:
Dbito Local = Costo Real Local - Costo Estimado Local
31,000.00 - 29,412.00 = 1,588.00
Dbito Dlar = Costo Real Dlar - Costo Estimado Dlar
$122.00 - $115.00 = $ 7.00

De esta manera, el valor del dbito y crdito en moneda dlar se calcula de la
diferencia de los costos real y estimado para esta misma moneda, segn el
registro del sistema, y no de una diferencia de cambio.
El sistema almacena los costos (real y estimado) para las monedas local y
dlar y cuando se genera el asiento, recalcula el tipo de cambio basndose en
Compras
estos dos valores. As se tiene que el valor que aparece en la columna Tipo de
Cambio del asiento contable generado, es calculado de la siguiente manera:
1,588.00 / $ 7.00 = 226.8571
Como se puede observar, este rubro no corresponde a ninguno de los tipos de
cambio que tiene almacenado el sistema, sino que es un clculo que se realiza
para efectos de registro.
Este comportamiento del sistema para la generacin del asiento
contable en el proceso de liquidacin, no se afecta si el proveedor
acepta o no multimoneda!!!
Por Ajuste del Costo Promedio

El mdulo de Compras realiza una liquidacin por ajuste contable si:
el articulo es de tipo laboral, servicio u otros,
el articulo no tiene existencias, o
el articulo no tiene costo fiscal promedio (este aspecto ya estaba

incluido en la documentacin)
Por este mtodo se registra en la cuenta de inventario (realizando en el mdulo

de Control de Inventario los ajustes correspondientes) la variacin de costo en
aquellos artculos donde el costo fiscal es el promedio.
Para artculos cuyo costo fiscal no es promedio, el asiento es igual al de ajuste
contable. La diferencia entre los costos que no aplique a los costos promedio
se cierra con la cuenta de variacin de costo.
El asiento de variacin de costo se genera as:
Cuenta
Contable
Dbito
Inventario
Ajuste a costo promedio
Variacin de Costo
Diferencia
Inventario en Trnsito
Crdito
(Costo Real - Estimado)
En ambos mtodos el saldo de la cuenta de inventario en trnsito se cierra con

las facturas correspondientes a la liquidacin del inventario.
Para generar un asiento contable que sirva de ejemplo, se tienen los siguientes
parmetros para el embarque origen:
Compras
Embarque = 100 unidades de almacenamiento de una clase de

artculo
Proveedor PROV001 = acepta multimoneda
Moneda del Embarque = Moneda Dlar de la empresa ($)

Costo estndar del artculo por unidad de almacenamiento en

Control de Inventarios = 250.00
Costo estimado de una unidad de almacenamiento en moneda local

= 154.80
Costo Real Local de una unidad de almacenamiento ingresado por

el usuario = 300.00

Costo Total Estimado del embarque:
Local = 154.80*100 = 15,480.00

Dlar = $0.60 * 100 = $ 60.71
Costo Total Real del embarque:
Local = 300.00 * 100 = 30,000.00

Dlar = $1.177 * 100 = $ 117.71 (redondeando a dos decimales)
Los costos totales estimado y real del embarque en moneda dlar, fueron
calculados segn el tipo de cambio de Compras (definido en los parmetros
del mdulo), vigente en el momento que se ingres la mercadera al
inventario.
Despus de ejecutar el proceso de Liquidar (cono
) y definiendo que se
utilice el tipo de liquidacin Por Ajuste del Costo Promedio, el sistema
genera un asiento para la liquidacin del embarque como el que se muestra a
continuacin:
Contable
Local
Local
Tipo
Dbito Crdito
Cambio Dlar Dlar
ACT-004-01 Inventario de
14,522.38
Materias Primas
GAS-007-01 Consumo
2.38
Normal
14,520.00
Extranjero
247.4000
$58.70
1.4000
$1.70
254.7368
$57.00
Para generar el asiento, el sistema realiza los siguientes clculos:
Crdito Local = Costo Real Local - Costo Estimado Local
30,000.00 - 15,480.00 = 14,520.00
Crdito Dlar = Costo Real Dlar - Costo Estimado Dlar
$117.71 - $60.71 = $57.00

El valor del dbito y crdito en moneda dlar se calcula de la diferencia de los
costos real y estimado para esta misma moneda, segn el registro del sistema,
y no de una diferencia de cambio.
Compras
Esto quiere decir que el sistema almacena los costos (real y estimado) para las
monedas local y dlar y cuando se genera el asiento, recalcula el tipo de
cambio basndose en estos dos valores. Por ejemplo, uno de los valores que
aparecen en la columna Tipo de Cambio del asiento contable generado, es
14,520.00 / $57.00 = 254.7368
Como se puede apreciar, para este caso, el comportamiento de los clculos de
diferencias cambiarias es el mismo que con el mtodo de Liquidacin por
Contabilizacin, o sea, que el sistema almacena los costos (real y estimado)
para las monedas local y dlar y cuando se genera el asiento, recalcula el tipo
de cambio basndose en estos dos valores.
Compras
APNDICE E
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del mdulo de Compras. Los derechos para los grupos
de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde la opcin
Seguridad! del men principal del mdulo de Administracin del
Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de proveedores en la compaa para
quienes se establecen, simultneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los mdulos del sistema. Por ejemplo, todos los
proveedores del Departamento de Contabilidad podran tener derecho a
Consultar Documentos, desde el mdulo de Compras.
Un usuario es un empleado de la compaa para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los mdulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Contabilidad podra ser el nico empleado con derecho para la Aprobar el
Movimiento Diario de la opcin Administracin del men principal del
mdulo de Compras.
DEFINICIN DE LOS PRIVILEGIOS

El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del mdulo de
Compras, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular, se presenta
a continuacin:
1. Desde el men principal del mdulo de Administracin del
Sistema presione el botn izquierdo del ratn sobre la opcin de
Seguridad!. Se desplegar la pantalla para Definicin de
Usuarios y Grupos.
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios,
marque, presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla
Grupos.
Compras
Control de Seguridad 431
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,

marque, presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla
Usuarios.
3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el
usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el cono
. Se desplegar la pantalla de
Definicin de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del
cdigo y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el
usuario en particular.
4. Seleccione, mediante un Combo Box, la compaa en la cual el
grupo de usuarios o el usuario en particular tendr derechos o
privilegios sobre las opciones de los mdulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definicin de
Privilegios, se despliega un rbol que contiene los mdulos del
sistema instalados para la compaa seleccionada. Marque con el
highlight el mdulo de Compras.
6. Para expandir el rbol en una rama o nivel haga doble click sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del
men principal del mdulo de Compras, haga doble click sobre la
rama de Compras.
7. Expanda cada una de las opciones del men principal de Compras.
Por ejemplo, si hace doble click sobre la rama Mantenimiento se
desplegarn varias ramas: Agregar, Modificar, Eliminar. Se
pueden expandir tantos niveles como opciones existan para rama o
nivel.
Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opcin
especfica o un grupo de opciones que se encuentran dentro de la
rama o nivel.
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opcin, de
manera individual, marque con el highlight la rama y presione el
cono
o la opcin Permitir del men de Privilegios. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar solamente el derecho de Agregar Proveedores se
debe marcar con el highlight la rama Agregar de la opcin
Mantenimiento del men principal del mdulo de Compras y
presionar el cono .
Para asignar los derechos sobre una opcin o varias opciones de
nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de
cada rama o nivel superior, simultneamente, active el cono
o la opcin Replicar del men de Privilegios, marque con
Compras
el highlight la rama o nivel superior y presione el cono

. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con un
documento se debe activar el cono
, marcar con el highlight
la rama o nivel superior Mantenimiento del men principal del
mdulo de Compras y presionar el cono . Por lo tanto, el grupo
de usuarios o el usuario en particular tendr derecho para Agregar,
Modificar, Eliminar.
9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios
o un usuario en particular, presionando con el botn izquierdo del
ratn sobre el cono
o la opcin Grabar del men de
Privilegios.
A continuacin se presenta la pantalla para la definicin de privilegios:
Definicin de Privilegios
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual pertenece

el empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o varias opciones
del mdulo, entonces cuando el usuario ingrese al mdulo dichas opciones
aparecern deshabilitadas.
Compras
Compras
Glosario
Arancel
Impuesto que se debe pagar sobre un artculo extranjero, debido al ingreso del
mismo al pas.
Artculo
Elemento esencial del inventario. Los artculos son las unidades mnimas
almacenadas en bodega y sobre los cuales se realizan las transacciones de
compra.
Comprador
Empleado encargado de crear y dar seguimiento de las rdenes de compra
enviadas a los proveedores de la empresa
Condicin de Pago
Define el perodo de crdito que el proveedor otorga para el pago o
cancelacin de un documento por pagar, generado a partir de una compra.
CRM
Control de Recibo de Materiales. Es un consecutivo que se asigna a los
documentos de embarque cuando se aplican al inventario para establecer el
orden en que los artculos y sus correspondientes lotes ingresan al mismo.
Descuento en Lnea
Porcentaje que se rebaja al comprador por cada lnea de pedido, en una orden
de compra. El porcentaje del descuento en lnea podra ser diferente para cada
artculo solicitado.
Embarque
Documento que hace constar el recibo de los artculos enviados por el
proveedor para satisfacer los requerimientos de una o varias rdenes de
compra.
Compras
Glosario 435
Inters de Mora
Tasa de inters que el proveedor cobra debido al vencimiento de los
documentos por pagar generados en las transacciones de compra.
Orden Mnima
Cantidad mnima de pedido que acepta un proveedor. En el sistema, la orden
mnima se establece en la moneda local del proveedor.
rdenes de Compra
Documentos que definen explcitamente las cantidades de artculos que se
requieren que el proveedor suministre. La orden de compra tambin contempla
la fecha en la que el pedido debe ser satisfecho.
Porcentaje Ajuste Costo

Porcentaje para calcular el costo estimado para artculos de proveedores
extranjeros. Este porcentaje se utiliza cuando no se conocen los costos y el
artculo tiene que ser ingresado al inventario.
Porcentaje Descuento
Porcentaje por rebajar, igual para cada lnea de la orden de compra. Es un
descuento otorgado por el proveedor sobre la orden de compra en general.
Proveedor
Persona fsica o jurdica que se encarga de abastecer a la compaa de algn
bien o servicio necesario para su funcionamiento.
Solicitud de Compra
Documento interno de la empresa, en el que los departamentos y funcionarios
hacen sus requisiciones de materiales al encargado de compras.
Unidad de medida en la que se almacenan los artculos en la bodega y con
base en la cual se realizan las transacciones de inventario.
Unidad Medida Compra

Unidad de medida para solicitar a los proveedores las materias primas o
suministros.
Compras
Glosario 436

CO Manual Usuario Compras

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

CO Manual Usuario Compras

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MANUAL DEL USUARIO

Nota Introductoria ............................................................................................................... 1

Nota Introductoria ............................................................................................................... 3

Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa

Nota Introductoria ............................................................................................................... 8

Integracin de Compras con otros Mdulos del Sistema

Cmo se Implanta el Mdulo? .......................................................................................... 10

Informacin General para las Transacciones de Compras

Nota Introductoria ............................................................................................................. 39

Error! No text of specified style in document. i

Nota Introductoria ..............................................................................................................81

Nota Introductoria ............................................................................................................ 102

Nota Introductoria ............................................................................................................ 316

Nota Introductoria ............................................................................................................ 323

Error! No text of specified style in document. ii

Manejo de la Consulta de Solicitudes ................................................................. 323

Nota Introductoria ........................................................................................................... 367

Nota Introductoria ........................................................................................................... 381

Funcionalidad de Cuentas por Pagar relacionada con Liquidaciones de

Hook para popular la columna Pedidos .......................................................................... 394

Parmetros en Archivos *.ini

Nota Introductoria ............................................................................................................ 413

Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas

Nota introductoria ............................................................................................................ 417

Nota Introductoria ............................................................................................................ 431

Error! No text of specified style in document. iv

Error! No text of specified style in document. 1

Texto que se desea recalcar

Mdulos u opciones de Exactus

Presenta condiciones importantes sobre el

Muestra situaciones de cuidado en el

Brinda consejos al usuario que le facilitarn

Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarn

cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

Si desea conocer de...

Manual de Administracin del Sistema

Manual de Configuracin del Exactus.ini

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Tipos de Cambio

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Centros de Costo

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Perodos Contables

Manual de Administracin del Sistema

Manual de Cargadores Dinmicos

Error! No text of specified style in document. 2

las caractersticas generales de Compras

el manejo general del sistema

la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus

los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Compras

Manejo del listado de proveedores de la compaa:

presenta informacin general para contactar al proveedor

define las caractersticas de crdito que otorga el proveedor, con el

Relaciona directamente los artculos con el proveedor que los

establece las condiciones para la compra que se realizan al

muestra el tiempo (en das) que tardar en abastecerse un pedido,

establece ajustes al costo de los artculos cuando los proveedores

realidad el costo de traer el artculo hasta la compaa y con el cual

maneja una lista de precios para cada artculo segn el proveedor

permite al usuario definir si al costo del artculo se le cargar el

Presenta varias opciones para el manejo de requerimientos de materia

permite que los usuarios de cualquier departamento de la compaa

lleva control del grado de satisfaccin de cada solicitud, y adems