G#.Piloso - Merchan.juan - Organización y Sistemas

JUAN PILOSO M.
II NIVEL
INGENIERIA COMERCIAL
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
SEGUNDO PARCIAL
UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS

ARMADAS
ZZX
Organizaci
n
Y
sistemas
ESTUDIANTE:
JUAN FERNANDO PILOSO
MERCHN
PARCIAL DE ESTUDIO: 2DA ACTIVIDAD
FECHA DE ENTREGA:
Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 1
10 de Julio del 2014
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Actividad de aprendizaje 2.1.

1. A usted como especialista de Organizacin y Sistemas le han encargado que
realice el estudio de diagnstico actual de las condiciones de la distribucin del
espacio en la empresa donde usted trabaja o conoce. Cules son los aspectos
organizacionales que debe considerar para elaborar dicho diagnstico?
En funcin a la Estrategia de la organizacin, la distribucin del espacio debe tener en cuenta
los siguientes factores:
Ser acordes con la misin y objetos trazados
Incluir sus niveles de aplicacin.- corporativo, funcional, de negocio y global.
Utilizar la cadena de mando para fluir en la estructura orgnica.
Establecer una clara relacin estratgica / desempeo.
En funcin de la estructura de la organizacin, la distribucin del espacio debe tener en cuenta

los siguientes factores:
Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.
De acuerdo con los sistemas de informacin y procesos de comunicacin establecidos.
Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada

unidad, procurando seguir una secuencia lgica en las operaciones.
Que permita una adecuada supervisin del trabajo y comodidad en su realizacin.
Considerando posibles cambios en la estructura orgnica o funcional, para distribuir el

espacio de manera tal que permita introducir modificacin es fcilmente.
Ubicacin de las reas de atencin a clientes en los lugares ms accesibles.
En funcin de la cultura organizacional, la distribucin del espacio debe tener en cuenta los
siguientes factores:
Fortalecer los valores medulares para la formacin de una cultura fuerte.
Promover una sana interrelacin entre una cultura de alto contexto, en la que las
comunicaciones se use para el mejoramiento de las relaciones personales, y una cultura
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de bajo contexto, en la que la comunicacin se use para intercambiar hechos e

informacin.
Crear las condiciones para una adecuada alternativa de culturas adaptables, de logro,
de clan y burocrtica.
Lograr un mayor compromiso del personal con la organizacin para que el desempeo
sea ms consistente.
En funcin del Liderazgo, la distribucin del espacio debe tener en cuenta los siguientes
factores:
La interaccin positiva del personal en funcin de sus objetivos e influencia mutua.

El manejo congruente del empuje, la motivacin, la confianza, el conocimiento y la
inteligencia.
Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro, enfocado en tareas especificas,
personas, conductas y procesos y, a nivel macro, enfocado en estrategias, cultura y
ambiente.
2. Elabore un cuadro sinptico sobre el ambiente fsico que deben tener los puestos
de trabajo en una empresa para mantener un ambiente adecuado de trabajo.
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3. Explique cmo influye en la calidad de los productos y servicios de una

organizacin la disposicin de sus instalaciones.
Permitir a los clientes de la organizacin obtener los servicios y productos que demandan bajo
las mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulacin de las
personas, la realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo.
4. Lea el Caso Prctico de la pgina 236 del texto gua y responda a estas
interrogantes:
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Cmo repercute la distribucin del espacio en la rentabilidad de dicha

empresa?
Hay que tener en cuenta que la distribucin de espacio no produce

ganancia alguna a la empresa, sin embargo en una empresa la primera
impresin cuenta mucho, es decir, la imagen de una empresa es la forma
en que se le comunica al cliente lo que ofrecemos, lo que somos y lo que
queremos como empresa.
Al momento de mejorar el ambiente fsico se da una mayor produccin y un
escenario ms favorable para el desarrollo profesional de los empleados.
Con ello a mayor produccin mayor rentabilidad para la empresa.
Es la distribucin del espacio un factor clave de la cadena de valor de la

empresa en cuestin?
La distribucin del espacio habitualmente no forma parte de la cadena de

valor, ya que una cadena de valor es una serie completa de actividades.
Para desarrollar esta actividad agradecer utilizar como referencia la informacin de la

empresa donde usted trabaja o de una que conoce y dispone de informacin.
1. Explique qu utilidad tienen los manuales administrativos para una organizacin o

empresa y cules son los fines que persiguen los mismos.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica tanto la informacin de
una organizacin, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor
sus tareas.
Presenta una visin de conjunto de la organizacin.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
Mostrar el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que
la componen.
Fortalece la cadena de valor.
Promueve el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros
y tecnolgicos disponibles.
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2. Elabore un mapa conceptual sobre la clasificacin de los manuales administrativos

que usted investig y conoce; adems seale cules son los ms aplicables para
lograr una gestin eficiente en la organizacin.
Microadministrativo
Manu
ales
Admi
nistra
tivos
Por su
Naturaleza
Macroadministrativo
Mesoadminitrativo
De Organizacin
Por su Contenido
De Procedimiento
De Gestion de Calidad
De Operacin
Generales
Por su mbito
Especificos
Enfoque
Tome una empresa de su localidad. Vistela y entrevstese con el gerente de la misma.

Solicite que con fines estudiantiles le proporcione informacin sobre el Manual de
Organizacin de la empresa. Analice dicho manual y emita un informe indicando si el
mismo concuerda con toda la informacin necesaria de acuerdo con lo establecido en
el texto gua en cuanto al Manual de Organizacin.
INFORME SOBRE EL MANUAL DE LA ORGANIZACIN DE AEROGAL.
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1. Hemos coordinado una cita con el Sr. Jos Castro Pinargote, Supervisor de
Aerogal, nos relata que le brinda el servicio de Atencin al Cliente a la
compaa Aerogal ahora en transicin a la Compaa Avianca desde hace 8
aos en las islas Galpagos.
2. El Sr. Castro nos informa que el Manual administrativo se encuentra en la
matriz, en la ciudad de Quito, en las islas Galpagos tiene una copia en
digital.
3. En la oficina de Aerogal encontramos una biblioteca, en la que se pudo
observar que consta con una gran variedad de Manuales, el Manual que usan
muy a menudo es el Manual de Procedimientos de Atencin al Clientes,
Manual de Mercancas Peligrosas actualizado Edicin 55 y rara vez Gua de
Respuesta en caso de Emergencia, adems encontramos las carpeta tcnica
de cada colaborador.
4. El Manual de la Compaa Aerogal consta con el siguiente contenido:
Primero nos encontramos el Manual identificado con la siguiente
informacin.-
Logotipo de Aerogal.
Nombre: Aerolneas Galpagos.
Es un manual General para todas las estaciones de trabajo.
Ultima actualizacin en Quito, 20 de Septiembre del 2013
Consta de IX Captulos con un total de 70 pginas.
Elaborado por la Direccin General, Revisin por la Director de
Acreditacin y Certificacin y autorizado por el Director General de
Acreditacin y Certificacin.
Clave de Forma: 2K-211-DG-01-2014.
Segundo encontramos un ndice con la siguiente informacin.-
Introduccin.
Glosario.
Resea Histrica.
Misin, Visin y Objetivos.
Marco Normativo
Diagrama de la Organizacin.
Anexos entre otros temas.
Nos indic que en dicho Manual se encuentra las funciones y responsabilidades

de cada colaborar as como el nivel en el que se encuentra dentro del
organigrama.
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En las empresas que ha trabajado no todas consta de dicho Manual debido a que
la elaboracin de un Manual tiene un alto costo y se necesita de tiempo. Uno de
los Manuales que cambia a Menudo es el Manual de Procedimiento debido a que
este tiene que acoplarse a la circunstancia en que trabaja por las nuevas
instalaciones del nuevo Aeropuerto Ecolgico en Galpagos.
Realizado en Aeropuerto Seymour, Baltra, 28 de Junio del 2014.
3. De qu manera coadyuvan los manuales administrativos al logro de ventajas

competitivas de una organizacin?
Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.
Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin
del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de
la
organizacin.
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los
diversos
niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada
quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms
antiguos.
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs
del tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
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En conclusin nos ayudan a saber que se hace y cmo se hace es de gran utilidad
para tener xito. Uno de los manuales que usan es el de procedimientos permite el
personal lograr los objetivos. El principal objetivo en Aviacin es la Seguridad. En la
empresa que visitamos el personal primeramente le dan el adoctrinamiento bsico
el cual consta de charlas sobre la historia de la empresa, la misin, la visin, la
poltica de la empresa, etc.

PROCESOS
1. Investigue y analice el tema relacionado
con Procedimientos y procesos. Presente
un cuadro sinptico sobre este tema que constituye una herramienta de gran utilidad
en el desarrollo de las empresas para lograr ventajas competitivas.
Su finalidad
est determinada
por su resultado
Cumple
una funcin
y es dinmico
en el tiempo
Transforma
entradas
en salidas.
Deben funcionar para satisfacer necesidades de los clientes
Tienen un componente social
des que interactan y se relacionan a travs de recursos. Transformando entradas en salidas generando un resultado que
PROCEDIMIENTO
do en pasos secuenciales aSu

loscaracterstica
cuales se los principal
denomina
estareas
el nivel de detalle que se entrega de las acciones que se llevan a c
La secuencia de tareas est regulada y alineada a la estructura de la organizacin.
as con sus respectivas relaciones y que es especifica en su ejecucin el cual debe contar con un nivel de detalle que perm
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2. De qu manera influye en la calidad de los productos y servicios de una organizacin

la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos?
El poder descomponer en partes procesos complejos tiene varias ventajas las

cuales estn en poder realizar en pasos ms simples los procesos complejos, lo que
permitir menos errores a la hora de realizarlos, adems que permite analizar mejor
el proceso y, en su momento, poder reorganizar los procesos para optimizarlos. Si
se logra optimizar los procesos y procedimientos podemos prestar un mejor servicio
o producir de manera ms eficiente por lo que se ver totalmente reflejado en la
calidad de los productos y servicios de una organizacin.
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3. Como estudiante de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, usted conoce el

proceso de admisin a una universidad pblica. Elabore en VISIO un diagrama de
flujo de este proceso. y utilizando BPWIN elabore un diagrama de bloque con sus
entradas, salidas, controles y mecanismos respectivos.
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Utilizando BPWIN elabore un diagrama de bloque con sus entradas, salidas, controles
y mecanismos respectivos.
Para realizar estos grficos se utiliz el programa en lnea https://www.gliffy.com, el

cual nos permite guardarlo en pdf.
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4. Favorece las relaciones de una organizacin con su entorno el empleo de diagramas

de flujo y mapas de proceso?
El empleo de diagramas de flujo y mapas de proceso, permite tanto analizar los

procesos y procedimientos para su mejora como para seguirlos, es por esto que
dentro de la empresa son de suma importancia porque es un elemento facilitador y
como gua del funcionamiento ptimo dentro de la organizacin. Ayudan a las
personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su
incorporacin a la organizacin e incluso, su colaboracin en la bsqueda de
mejoras del proceso y sus deficiencias. Al presentarse el proceso de una manera
objetiva, se permite con mayor facilidad la identificacin de forma clara de las
mejoras a proponer. Permite que cada persona de la empresa se site dentro del
proceso, por lo que se mejora considerablemente la comunicacin entre los
departamentos y personas de la organizacin.
Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboracin del
diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que
continuamente proponen ideas para mejorarlo. Es obvio que los diagramas de flujo
son herramientas muy valiosas para la formacin y entrenamiento del nuevo
personal que se incorpore a la empresa.
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1. Elabore un cuadro sinptico de las causas tanto internas como externas de la
organizacin o empresa que originan un proceso de reorganizacin administrativa.
INTERNAS
ALCANCE Y FUENTES DE UN
CAMBIO
ORGANIZACIONAL
EXTERNAS
Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.

Lentitud en el flujo de recursos econmicos.
Cambio de estrategias.
Funcionalidad tcnica.
Deteccin de problemas operativos internos.
Dificultades en el proceso de toma de decisiones.
Expansin de la organizacin.
Como resultado de una iniciativa para mejorar el desempeo.
Para asegurar una ventaja competitiva.
Cambio en la situacin del mercado.

Precisin de la competencia.
Modificacin de las condiciones econmicas del pas.
Comportamiento del Consumidor
Cambios en el marco legal.
Como propuesta de cmaras o grupos de afiliacin.
Por acuerdos intraorganizacionales.
En atencin convenios y/o tratados nacionales o internaciones.
Por demanda de los grupos de inters.
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2. Cules son los elementos conceptuales y metodolgicos ms relevantes que deben

tomarse en cuenta para llevar a cabo una reorganizacin administrativa?
Elementos Conceptuales.
Alcance y fuentes de un cambio organizacional.
Cuando una organizacin se cambia esta afecta de manera directa toda su estructura, ya que
sus efectos se traducen a nivel horizontal y vertical en el organigrama.
Debido a esto, la formulacin de una propuesta de reorganizacin tiene que fundamentar las
causas que originan y su rea de influencia.
Metodologa de la Reorganizacin Administrativa.

Planeacin: Determina los lineamientos generales de la reorganizacin, garantizando la
cobertura de los factores prioritarios que inciden en el funcionamiento de la organizacin.
Instrumentacin: Esta consiste en seleccionar y aplicar las tcnicas de acopio de

informacin viables en funcin del alcance y la forma de cobertura de la reorganizacin, para
lo cual deben considerarse las tcnicas por emplear, la forma de integrar la informacin y la
revisin de contenidos de acuerdo con las prioridades establecidas.
Anlisis de la informacin: Esta examina los componentes organizacionales segn su

naturaleza, relacin, interdependencia y ubicacin en la estructura.
Implantacin: Esta transforma los criterios acordados en acciones especficas, para poner
en prctica opciones viables al cubrir necesidades en orden y tiempo.
Seguimiento y evaluacin: Analiza el comportamiento de los cambios mediante

mecanismos de informacin que comprueban y cuantifican las condiciones de desempeo y la
calidad de los resultados.
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3. Elabore un mapa mental sobre los enfoques alternos que se podran utilizar para
realizar una reorganizacin administrativa.
ENFOQUES ALTERNOS
Manejo inteligente de recursos

Naturaleza General de las tareas
El cambio integra a la cultura organizacional y la autocrtica, para formar un estilo natural
GESTIN DE CAMBIOS
Clima General de Innovacin
Nivel de Desempeo
Sistema Estructural
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4. Describa los componentes bsicos de un proyecto de reorganizacin administrativa.
Una vez que se dispone de todos los elementos de juicio para llevar a cabo la
reorganizacin, el comit directivo del cambio, apoyado por el equipo o subcomit
tcnico operativo, debe estructurar el proyecto con las siguientes informaciones:
Exposicin de motivos: Se presenta el proyecto, en el que se destaca sus
contenidos, elementos de diagnsticos que lo fundamentan, objeto de los cambios
propuestos y ventajas competitivas que se esperan lograr de l.
Justificacin: Demostrar la necesidad de realizar el proyecto en funcin de las
circunstancias que contribuyen a tomar la decisin de implementarlo.
Antecedentes: Revisin de los procedimientos para operar, resultados alcanzados,
gnesis de la estructura organizacional y recuento de estudios o proyectos previos.
Responsables: Definicin a la persona, equipo o unidad administrativa que llevar
a cabo el proyecto.
Mecanismo de coordinacin: Propuesta de la red o infraestructura que se
requiere para dar soporte al proyecto.
Objetivos: Logros que se pueden alcanzar para elevar el desempeo, as como en
la calidad y oportunidad de productos y servicios.
Estrategia: Determinacin de la ruta fundamental para orientar los cursos de
accin y asignacin de recursos, tanto en circunstancia normales como en
condiciones de contingencia.
Indicadores: Formulacin de los criterios necesarios para conocer el efecto,
cobertura, eficiencia y calidad de las acciones, segn su nivel de aplicacin.
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Acciones: Sealamiento de actividades necesarias para la implementacin del

proyecto en orden de prioridad.
Recursos: Relacin de los requerimientos humanos, materiales tecnolgicos y
financieros necesarios para poner en marcha el proyecto.
Aspectos Organizacionales: Adecuacin de la estructura y el personal a l cambio,
a partir de un anlisis corporativo entre las condiciones actuales y las propuestas
con base en los elementos como: Objetivos, Estrategias, Estructuras orgnica y
recursos presupuestales asignados a estructura orgnica.

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UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS

JUAN FERNANDO PILOSO

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 1

10 de Julio del 2014

Actividad de aprendizaje 2.1.

Ser acordes con la misin y objetos trazados

Incluir sus niveles de aplicacin.- corporativo, funcional, de negocio y global.

Utilizar la cadena de mando para fluir en la estructura orgnica.

Establecer una clara relacin estratgica / desempeo.

En funcin de la estructura de la organizacin, la distribucin del espacio debe tener en cuenta

De acuerdo con los sistemas de informacin y procesos de comunicacin establecidos.

Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada

Que permita una adecuada supervisin del trabajo y comodidad en su realizacin.

Considerando posibles cambios en la estructura orgnica o funcional, para distribuir el

Ubicacin de las reas de atencin a clientes en los lugares ms accesibles.

Fortalecer los valores medulares para la formacin de una cultura fuerte.

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 2

de bajo contexto, en la que la comunicacin se use para intercambiar hechos e

La interaccin positiva del personal en funcin de sus objetivos e influencia mutua.

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 3

3. Explique cmo influye en la calidad de los productos y servicios de una

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 4

Cmo repercute la distribucin del espacio en la rentabilidad de dicha

Hay que tener en cuenta que la distribucin de espacio no produce

Es la distribucin del espacio un factor clave de la cadena de valor de la

La distribucin del espacio habitualmente no forma parte de la cadena de

Actividad de aprendizaje 2.2.

Para desarrollar esta actividad agradecer utilizar como referencia la informacin de la

1. Explique qu utilidad tienen los manuales administrativos para una organizacin o

Presenta una visin de conjunto de la organizacin.

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 5

2. Elabore un mapa conceptual sobre la clasificacin de los manuales administrativos

Tome una empresa de su localidad. Vistela y entrevstese con el gerente de la misma.

INFORME SOBRE EL MANUAL DE LA ORGANIZACIN DE AEROGAL.

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Segundo encontramos un ndice con la siguiente informacin.-

Nos indic que en dicho Manual se encuentra las funciones y responsabilidades

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3. De qu manera coadyuvan los manuales administrativos al logro de ventajas

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

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Actividad de aprendizaje 2.3.

do en pasos secuenciales aSu

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 9

2. De qu manera influye en la calidad de los productos y servicios de una organizacin

El poder descomponer en partes procesos complejos tiene varias ventajas las

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 10

3. Como estudiante de la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, usted conoce el

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 11

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 12

Para realizar estos grficos se utiliz el programa en lnea https://www.gliffy.com, el

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 13

4. Favorece las relaciones de una organizacin con su entorno el empleo de diagramas

El empleo de diagramas de flujo y mapas de proceso, permite tanto analizar los

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 14

Actividad de aprendizaje 2.4.

Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.

Cambio en la situacin del mercado.

Tutor: Edison Carlos Torres CampaaPgina 15

2. Cules son los elementos conceptuales y metodolgicos ms relevantes que deben

Metodologa de la Reorganizacin Administrativa.

Instrumentacin: Esta consiste en seleccionar y aplicar las tcnicas de acopio de