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GUIA DEL COMIT DE SERVICIOS ESPECIALES DE EVENTOS

Coordinar, organizar, apoyar los eventos a nivel del rea y orientar a los comits transitorios
conformados para actividades regionales y nacionales. (Manual de Servicio Capitulo IV Coordinadores
de los Comits de Servicios Especiales).
a) Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y nmero de participantes,
obtener una accin de divulgacin exitosa, tener actividades creativas.
b) Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administracin y operacin, antes, durante y
despus del evento.
Funciones principales - La mayor parte de las funciones del C.E las lleva a cabo conjuntamente con los
miembros del C.A, servidores y coordinadores de subcomit Si el evento es un evento nacional como un
panel o convencin nacional o centroamericana, representa al C.A en las reuniones del Comit Nacional.
Si el evento es el de I.P, 78 Aniversario, funciona de acuerdo a los acuerdos que tome el C.A en interna.
Apoya los eventos de I.P, C.A.S etc.
1. Ejecucin y desarrollo del evento.
1. Reclutar a los miembros del Comit Sede y de los sub comits de demarcacin.
2. Contribuir a definir el nombre del evento, afiche o logotipo y lema.
3. Establecer objetivos y metas.
4. Planificar, organizar, dirigir y controlar la realizacin y desarrollo general.
5. Revisar el trabajo que realice el Comit Organizador, desde la planificacin inicial hasta el trmino del
evento.
6. Ampliar un medio eficiente de coordinacin y supervisin, para garantizar que todas las actividades que se
lleven a cabo se hagan con un espritu de servicio y de calidad.
7. Integrar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse en cuanto a tiempo y
energa.
2. Polticas, Guas de actuacin, programas y procedimientos
1. Orientar que se desarrollen los eventos de acuerdo a las guas de actuacin (segn sea el evento) y en
cuanto al programa que se de a conocer a todos los posibles participantes.
2. Puntualizar las formas de trabajo, las polticas, procedimientos (segn los acuerdos internos del C.A) y
programa general junto al resto de los servidores del C.A.

3. Recoger las experiencias de los diferentes tipos de eventos y garantizar se elabore una memoria para que
sirva para ir mejorando los eventos, adecuando a las caractersticas especficas de cada evento, con la
colaboracin de los servidores del rea.
3. Sub Comits de las demarcaciones
1. Colaborar con los Sub Comits de las demarcaciones, sobre todo los menos representados. En lo referente
a la buena coordinacin y comunicacin de todo lo concerniente al evento, facilita las labores y el logro de
los objetivos del evento.
2. Motivar y participar si es necesario, para maximizar la coordinacin entre todos los servidores, se debe
tener espacio en las reuniones de las demarcaciones referente al evento y a las contribuciones, suvenires,
actividades, para el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los RSG y otros servidores que se
sumen de los diferentes grupos que conforman una zona.
3. Est atento al cumplimiento y seguimiento de los acuerdos que queden en acta de cada reunin que se
realice, y a los puntos que se deben abordar con la suficiente antelacin, para que cada reunin de Comit
a realizar resulte lo ms provechosa posible.
4. Elaborar al final de cada sesin su propia memoria de la reunin, sobre todo con los compromisos
contrados y los detalles de cada reunin.
5. Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comit organizador deben ser con ms frecuencia
y se deben supervisar y evaluar los avances del trabajo de las divulgaciones, secretaria y de cada uno de
los subcomits demarcacionales u otros servidores con compromisos de cumplimiento de tareas.
6. Transmitir al equipo espritu de colaboracin entre todo el grupo de servidores, ya que esto redundar en
mayor calidad del evento.
7. Definir e implementar sistemas de cooperacin y comunicacin entre las demarcaciones y servidores, antes,
durante y despus del evento.
8. Establecer y automatizar la comunicacin y el intercambio de informacin eficiente, ya que asegura la
participacin de todos y facilita la toma de decisiones.
9. Suministrar el programa de trabajo para cada sub comit y servidores del rea que forme parte de la
estructura de organizacin del Comit Organizador, para poder medir avances y desviaciones y, dado el
caso, tomar las medidas pertinentes.

4. Sistemas y procedimientos
1.

Sistematizar la planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin general.


2. Junto al Coordinador del C.A desarrollar y establecer los procedimientos y medios para facilitar la
realizacin de los eventos.

3. En eventos de mayor magnitud (sede de un evento nacional o centroamericano), contribuir para


desarrollar estos medios, ponindolos a disposicin del Comit Nacional, por ej: medios para
automatizar la informacin y evitar que se pierda cualquier tipo de dato relevante para la organizacin del
evento en su totalidad etc.
5. Plantear y supervisar el sistema de registro.
6. Plantear y supervisar el sistema de informacin.
5. Presupuesto general y flujo de dinero (En conjunto con el tesorero)
1. Tratar contratos con proveedores (Comidas etc).
2. Verificar los precios de los servicios contratados y/o productos adquiridos.
3. Confeccionar el presupuesto preliminar.
4. Vigilar, y verificar el uso del presupuesto general y flujo de dinero, ya que conocer el flujo de las
contribuciones permite manejar eficientemente las finanzas del evento.
5. Junto al Coordinador de Finanzas o Tesorero son los responsables de supervisar el manejo y uso del
dinero que ingrese por todo concepto (Contribuciones personales, grupales, suvenires etc.)
6. Demarcacin sede, local donde se efectuara el evento
1. Junto al Coordinador de Administracin debe seleccionar la demarcacin sede del evento, tomando en
consideracin la rotacin.
2. Visitar los posibles locales de la sede, tomar en consideracin el acceso al local.
3. Supervisar el sistema de alimentacin (elctrica, sanitarios, audio, ambiente).
7. Programas de actividades, divulgacin y trabajo
1. Sancionar el programa del evento, divulgacin, inauguracin y clausura.
2. La intervencin de los Sub Comits, RDs, Junta, Comits Especiales y Delegados, en este punto es
indispensable, ya que la agenda es la base para la organizacin y realizacin de todo evento.
3. Medir sus avances y cumplimiento de los programas
4. En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y sancionar los cambios que
considere pertinentes y ajustar debidamente la logstica general.
5. La inauguracin y clausura son algunas de las actividades ms relevantes e importantes, por lo que
debe estar atento de los programas finales.
6. Coordinar la logstica general y los programas de las actividades especiales, recreativas y deportivas,
culturales y sociales.

7. Seleccionar espectculos y artistas que formarn parte de las diferentes actividades programadas.
8. Imagen y mensajes
1. Conjuntamente con el Coordinador del rea y el CIP debe supervisar el manejo de la imagen y los textos
que den a conocer a los medios de comunicacin y al pblico en general.
2. Participar en la planificacin de la campaa de divulgacin.
9. Invitados y ponentes
1. Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de trabajo
2. Junto con el Coordinador del rea y apoyado por los Sub Comits debe fomentar y supervisar la logstica
para la seleccin, invitacin, recepcin y atencin de los invitados especiales, oradores, participantes y
acompaantes.
10. Medios de comunicacin
1. Definir los medios de comunicacin que se pretende invitar
2. Junto al CIP proponen la lista al Comit Transitorio de medios de comunicacin invitados, cumpliendo lo
planteado por la Gua de I.P en este sentido.
3. Definir el contenido de la correspondencia escrita que se les enve.
4. El manejo y atencin de los medios de comunicacin, ser responsabilidad del CIP y un delegado.
11. Miembros que Presiden la Mesa
1. Es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o presiden el evento. En
algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por ejemplo la
inauguracin, intermedios y la clausura.
2. Acciones que debe desarrollar el Comit Organizador en relacin a este grupo de personas:

Se recomienda que los Miembros que Presiden el acto de las actividades de inauguracin y
clausura estn las personalidades ms destacadas relacionadas con el tema del evento, as como
los principales directivos y algunos organizadores.

Decidir quines van a presidir el evento le compete al Comit Transitorio.

Todo el personal involucrado en la organizacin de un evento, debe estar enterado de los avances
del mismo en su totalidad, que conozca los objetivos, polticas, programas, procedimientos y
algunos otros detalles de importancia, que puedan ayudarlo tanto en la realizacin de sus tareas
especficas, como tambin para poder colaborar con la informacin que requieran los participantes,
disertantes, invitados u otros colaboradores y/o proveedores involucrados en la realizacin del
evento, ya que de esta manera se lograr mayor agilidad en la ejecucin integral.