Escuela de Administracin y Negocios

Instituto Profesional DuocUC

Sede Antonio Varas
Santiago-Chile

"Implementacin
nuevo sistema de
control de
inventario y
venta"
Ariana Berger Coloma
Ingeniera en Administracin Mencin Finanzas
Practica Laboral

Santiago, Mayo 2014

INDICE
1

Resumen ejecutivo....................................................................................... 3

Introduccin.................................................................................................. 4

Resea Empresa........................................................................................... 6

3.1

Presentacin de la empresa...................................................................6

3.2

Servicios................................................................................................. 7

Diagnostico Empresarial............................................................................. 10
4.1

Informacin del departamento.............................................................10

4.2

rea Comercial..................................................................................... 10

4.3

Jefatura Directa.................................................................................... 10

4.4

Trabajo Realizado.................................................................................. 10

Anlisis y deteccin de la problemtica......................................................12

5.1

Diagnostico........................................................................................... 12

5.2

Descripcin del problema.....................................................................12

Mejora o proyecto....................................................................................... 17
6.1

Propuesta............................................................................................. 17

6.2

Objetivos.............................................................................................. 18

6.3

Desarrollo del objetivo..........................................................................19

Beneficio v/s Costo..................................................................................... 21

7.1

Beneficio............................................................................................... 21

7.2

Costo y tiempo asociado......................................................................22

Conclusin.................................................................................................. 23

Bibliografa.................................................................................................. 24

1 Resumen ejecutivo
El informe que a continuacin se desarrollara, busca centrarse en el mbito de la
experiencia laboral que realizo en Sala Gente, donde el practicante desarrollo sus
actividades desde el 15 de Junio del 2014 hasta la actualidad. Se realizara la
presentacin de la empresa, los servicios los cuales ofrece a sus clientes, se
detallara el rea en el cual se realiz la prctica y el cargo con las funciones que
se desempearon. Tambin se plantear el proyecto que se propone para realizar
la mejora al proyecto, como se planea implementar y la mejora administrativa que
se obtendr. Por ltimo como se pretende llegar a una mejora mediante la
instalacin de un nuevo sistema de venta, obteniendo informacin de los
departamentos afectados. Planificacin de trabajos, identificacin de procesos,
con la finalidad de realizar un plan de accin para la pronta implementacin previa
aprobacin de la propuesta.
Sala Gente es una empresa ligada a Factory SPA que ofrece eventos sociales en
su discoteque ubicada en el sector oriente y es reconocida como uno de los
centros de eventos ms concurridos en el sector oriente. El practicante se
desempe en el rea comercial como cajera.
Durante la prctica realizada el practicante identifico mediantes sus tareas una
falencia en el sistema el cual se implementaba a los cajeros para la venta de
licores. El presente informe se referir a la "Implantacin de un nuevo sistema de
control de inventario y venta" para lograr mejorar el sistema de ventas actual.
El alumno de DuocUC colabor a la empresa a travs de sus conocimientos
adquiridos en el periodo de sus estudios con propuestas que ayuden a la solucin
del problema permitiendo mayor eficiencia y entregndole beneficios a la empresa.

2 Introduccin
En el siguiente informe hablaremos de la discoteque Sala Gente, la cual est
ubicada en el sector oriente y que en este ltimo tiempo ha tenido un gran
crecimiento dentro de su rubro, ser parte de esta empresa es un gran desafo
para poder aumentar este crecimiento y fortalecer la posicin la cual se ha logrado
a travs del tiempo.
Se realizara una breve resea sobre esta empresa viendo sus clientes,
competidores y datos relevantes de la industria en que est inserta la empresa. Se
har una descripcin del rea en la que se desarrolla, cul es el cargo que se llev
a cabo en este tiempo de prctica explicando funciones y tareas que se
desarrollaron.
Veremos en qu consiste la propuesta que se quiere realizar para resolver el
problema con el que esta empresa se encuentra actualmente, y como esta
propuesta se puede llevar a cabo, esto a travs de una descripcin del problema y
ver el desarrollo de la propuesta que se realiz.
En la bsqueda de de una eficiencia interna, encontramos un dficit de
departamentos que son parte clave para el desarrollo de esta propuesta como lo
son Contabilidad e Inventario. Estos departamentos son parte fundamental y
logran dar el empuje al desarrollo de esta empresa ya que en sus procesos ms
simples y bsicos est muchas veces la clave de una buena operacin. Dicho
problema puede generar debilidades y repercusiones en los procesos ms bsicos
y atrasar la cadena de procesos diarios y mensuales.

En sntesis, en este informe veremos cmo se encuentra actualmente dicha

empresa y cual serian sus beneficios al implementar esta propuesta pero tambin
veremos cules son los costos que esta propuesta tambin puede traer a la
empresa, es decir, ver si es que dicha propuesta podra generar un aumento en
las utilidades de la empresa y disminuir las perdidas en el rea de bodega
(productos) lo cual nos lleva a tener una perdida en el rea administrativa de la
empresa.

3 Resea Empresa
Nombre de la empresa: Discoteque Sala Gente
RUT: 76.350.890-0
Giro: Eventos Sociales
Direccin: Apoquindo 4900, Las Condes, Regin Metropolitana
Telfono: (2) 28877948
Pagina Web: http://www.salagente.cl/

3.1 Presentacin de la empresa

Ubicada en el subterrneo del centro comercial Omnium en Avenida Apoquindo,
en Las condes, la Discoteque Gente (nombre en la poca de los 80) fue
inaugurada en 1982. Despus de 13 aos liderando la noche santiaguina y de ser
uno de los mejores lugares del momento y llevando a cabo las fiestas VIP del
momento, cerr sus puertas y se abri un Teletrack. Sin embargo, en Noviembre
de 2012 reapareci con un nuevo nombre "Sala Gente" y totalmente remodelado,
transformndose en el lugar ideal para fiestas de cumpleaos, corporativas, reas
de reuniones, eventos o fiestas abiertas al pblico en general y con esto
intentando volver a cautivar a sus antiguos clientes con un circuito de fiestas
ochenteras los viernes y sbados. Por otro lado los das de semana estn
reservados para los ms jvenes permitiendo as expandirse en un nuevo grupo
de clientes que no conocan esta discoteque.

Servicios
Sala Gente presenta una gama de servicios desarrollados para todo tipo de
clientes y sus distintas exigencias.
Banquetera: Ofrece distintas alternativas de men para cocktail, cenas,
coffe break en cuanto a cantidad y propsito se requiera.
Conectividad: Red Wi-Fi en ambas salas.
Audiovisuales: Cuentan con equipamiento para apoyar las necesidades del
evento tal como pantallas led, mapping, datashow y ms.
Servicios al expositor: ofrece un completo backup para apoyar a los
presentadores de los distintos eventos.
Otros servicios: Escenarios, tarimas, microfona, amplificacin y ms.
Eventos Corporativos: pueden albergar eventos de alta convocatoria sin
descuidar los otros servicios
Eventos Sociales: Cuenta con una capacidad de hasta 1200 personas en
ambas salas, lo que los convierte en una opcin para fiestas, eventos
sociales, matrimonios, cumpleaos, conciertos y ms.

Actualmente Sala Gente se encuentra dentro de uno de los sitios nocturnos mas
recurridos dentro de la zona oriente (ABC1) aumentando de manera constante sus
utilidades y aunque se encuentra ubicada en un sector el cual no est rodeado de
locales nocturnos ha logrado convertirse en uno de los locales mejor catalogados,

eso a pesar de las restricciones legales y horarios que rondan a los

establecimientos nocturnos.
Esto claramente se ve alterado en cierta forma por sus principales competidores
que son: Mosai Caf, Eve, Amanda y Bar Candelaria. La competencia de las
discoteques en el sector oriente se ha ido reduciendo a travs de los aos
mantenindose solo los locales que se han ido acomodando a las necesidades del
publico que van cambiando de manera rpida y aumentando sus exigencias.
En cuanto al nivel de ventas estas a pesar de que la gente que recurre a este local
tiene una alta fidelidad no ha logrado aumentar de gran manera debido a muchos
problemas tcnicos (sistema de ventas y transbank) lo cual hace que el cliente no
compre de manera constante dentro del local.
Los clientes van variando dependiendo de la fiesta, los das viernes y sbados
estn dirigidos a gente mayor de 25 aos con un nivel econmico alto que buscan
un ambiente divertido y agradable en donde tomar unas copas, mientras se
escucha buena msica y se conoce gente. Este tramo de edad es debido a que
Sala Gente estima que el consumo por persona es mayor a un tramo de menor
edad debido a los ingresos que posee el cliente, por esto los das nombrados
anteriormente son los fuertes del local y en los cuales se obtiene el mayor ingreso
no solo en consumo sino que tambin en entradas (aprox. $10.000 p/p).

Los das de semana Sala Gente realiza eventos con productoras y los fines de
semana los realiza de manera propia, es decir, tenemos dos reas de negocios:
1- rea de negocio 1: venta directa o servicio directo.
2- rea de negocio 2: eventos.

En los das de semana donde las fiestas estn a cargo de las productoras el
dinero recaudado en entradas va directamente a la productora y el consumo
interior va a Sala Gente a diferencia de los fines de semana donde lo recaudado
en entradas y consumo interior va directamente a Sala Gente. El tramo de edad de
los das de semana son de mayores de 21 aos lo que claramente debido a que
son estudiantes no generan gran consumo de bebidas alcohlicas y no alcohlicas
dentro del local, siendo normalmente estos das donde se genera menor utilidad
en cuanto a consumo de bebestibles .
Actualmente la estrategia de Sala Gente es no depender de las productoras ni
rr.pp y poder generar utilidades dependiendo nicamente de la fidelidad de sus
clientes, es decir, que la discoteque aumente su pblico a travs de los
comentarios de sus clientes en el sector y as tener autonoma. Esto claramente
es un riesgo ya que la empresa requiere de ambos negocios para poder
sustentarse porque lo ms probable es que si se eliminan las productoras el
resultado neto ser menor.
En cuanto a la participacin de mercado, dentro de sus competidores Sala Gente
tiene la mayor participacin con un 30%, luego Amanda con un 25%, luego Eve
con un 23%, luego Bar Candelaria con un 15% y por ltimo Mosai Caf con un 7%
(estos porcentajes son aproximaciones).

4 Diagnostico Empresarial

4.1 Informacin del departamento

El practicante desarroll sus labores en el rea funcional de mercadeo - ventas y
atencin al cliente perteneciente al rea comercial de la empresa.

4.2 rea Comercial

Es la encargada de generar la mayor fuente de ingresos al negocio, es decir, se
centra en la maximizacin de valor para el consumidor ya que al generarse esta se
produce un aumento en la rentabilidad de la empresa por el incremento de su
participacin en el mercado. Sus funciones son generar las actividades necesarias
para hacer llegar al consumidor los bienes y servicios producidos por la empresa.

4.3 Jefatura Directa

Cargo: Administrador de Sala Gente
Nombre: Fernando Astudillo Fantela
Profesin: Administrador de artes culinarias
Correo Electrnico: fastudillo@salagente.cl

4.4 Trabajo Realizado

Cargo en la empresa: Cajera
Funciones del puesto: La persona trabaja frente a su caja esta puede ser
registradora o una simple caja donde tiene que guardar el fondo destinado para la
noche de trabajo, est encargada de recibir los pagos en efectivo y en tarjeta
electrnica de los clientes que deciden comprar los bebestibles en la discoteque.
Debe registrar correctamente las cantidades y el valor de los artculos en un
programa de software si es que le toca en el puesto de trabajo que tenga sistema
sino es as solo tiene que entregar y registrar en las boletas manuales.

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Al final de su jornada laboral cuenta el dinero el cual debe cuadrar segn las
boletas X e Y emitidas por el sistema, en el caso de las boletas manuales tiene
que cuadrar la suma del efectivo mas el total de transbank (compras de debito y
crdito) con el total de la suma de las boletas.
La finalidad de sus funciones y puesto de trabajo es entregar adecuadamente al
cliente la informacin que necesite de forma cortes y segn lo que la empresa le
ha capacitado, logrando atender las quejas y concretando la venta de la mejor
forma posible y as logrando la satisfaccin del cliente.

5 Anlisis y deteccin de
la problemtica
5.1 Diagnostico
Durante el proceso en el cual el alumno realiz las actividades antes mencionadas
en Sala Gente en el rea comercial, especficamente de ventas y de acuerdo a la
experiencia adquirida, llego a que los procesos no estn siendo realizados y
finalizados de la manera ms ptima y eficientes esto debido a que los
encargados de administracin no estn entregando las herramientas y medios los

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cuales son necesarios para el funcionamiento del cargo y que permiten tener en
orden las funciones las cuales tiene que realizar.
Esto se pudo notar durante el horario de trabajo ya que por problemas producidos
por el mal funcionamiento del sistema de software interrumpa continuamente el
trabajo y esto causaba la molestia de los cliente y a la vez el estrs del trabajador
que tena pasar por malos ratos debido a esto, ya que haba que esperar un
tiempo largo a que el software funcionara o sino empezar a implementar boletas
manuales lo cual tomaba un tiempo el cual el cliente tena que esperar y por ende
causaba muchas molestias.

5.2 Descripcin del problema

Actualmente Sala Gente cuenta con un software de control de inventario y venta
llamado "rest", el cual permite que se sincronice la informacin de ventas e
inventario. Hace algunos meses este sistema ha tenido varias fallas en los
computadores situados en los puestos de trabajo que son 8 en total pero
actualmente solo se encuentran 4 operativas.
En la siguiente imagen se muestra la ubicacin de cada una (los crculos rojos son
la ubicacin de cada caja)

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Al no poder emitir las boletas electrnicas se ha incurrido al uso de boletas

manuales, por ende la problemtica es el sistema de software de control e
inventario el cual utiliza la empresa y como resultado de esto se observan varias
consecuencias pero se ha llegado a tres que son las ms importantes, estas son:
a) Problemas de inventario: Al no tener la totalidad de las cajas con el sistema
en funcionamiento se produce un desorden dentro de las bodegas lo que no
permite tener un conteo real de las botellas, esto debido que al entregarse boletas
manuales anotadas al reverso con lo que se ha comprado y no ser revisadas por
los bartenders para confirmar que la boleta sea de Sala Gente se ha detectado
que existen boletas que no pertenecen a Sala Gente por ende se entrega el
producto sin este ser comprado en el local, lo que obtiene como consecuencia que
lo vendido por los cajeros no concuerde con el conteo final que se realiza todas las
noches al finalizar el turno de las barras, al hacer un conteo de medidas de cada
botella que queda.

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b) Perdidas en las utilidades finales: Como se ha expuesto anteriormente al no

tener sistema se ha recurrido a las boletas manuales, estas son entregadas al
cliente con lo que ha comprado escrito al reverso de su boleta y debe ser
entregada al bartender para pedir lo comprado. Se ha descubierto que en los
meses en los cuales no ha habido sistema se ha tenido una prdida del 3% en las
utilidades finales respecto a las obtenidas antes, se realizo una investigacin la
cual tuvo como resultado que en algunas boletas lo vendido no concordaba con lo
escrito en el reverso de la boleta como por ejemplo:
"Pisco Alto del Carmen que tiene un valor de $3.700 tenia escrito al reverso 2
Pisco Alto del Carmen lo que produca una prdida de $3.700 a la empresa ya que
el valor real de esto era de $7.400, otro caso que tambin ocurri varias veces era
la venta de 2 Pisco Alto del Carmen que tienen como valor total $7.400 pero al
reverso estaba anotado 2 Pisco Alto del Carmen + 2 Red Bull lo que tena un valor
real de $14.400 y que por ende produca una perdida a la empresa de $7.000"
Esto se debe a que anteriormente en las boletas electrnicas emitidas por el
sistema sala anotado automticamente lo vendido y no se poda realizar ningn
tipo de fraude a la empresa, pero ahora con las boletas manuales se puede anotar
productos no comprados o tambin entregar boletas las cuales no pertenecen a la
empresa.

c) Problemas de satisfaccin de la gente: Este ha sido un gran problema para

la empresa ya que la gente es la que genera el ingreso de dinero de la empresa.
En los ltimos meses se ha visto una baja en el publico que va a la discoteque
esto se demuestra mediante la medicin de satisfaccin que se realiza cada 6
meses, estas son: Comentarios en Facebook, encuestas que realiza una anfitriona

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directamente con los clientes para saber su opinin y mediante correos

electrnicos que le llegan al administrador

ya sea para dar reclamos o dar

felicitaciones.
Como resultado se obtuvo que la mayora de la gente estaba muy insatisfecha con
el proceso que tena que realizar al momento de comprar el producto, ya que a
veces el tiempo de espera era muy largo debido a que el sistema se interrumpa y
deba esperar y sino en el caso de las boletas manuales que se acababan y
deban esperar a que el cajero recibiera otras.
Tambin opinaron que al ser anotado en sus boletas lo que haban comprado no
podan conservar la boleta lo cual es un derecho para ellos como clientes ya que
estas deban ser entregadas al bartender para darle entrega de su producto y
luego no eran devueltas.

A continuacin se mostrara un diagrama resumen:

" SISTEMA DE SOFTWARE PARA CONTROL
DE INVENTARIO Y VENTA"

Problemas de
satisfaccin de la gente
Cliente

Consecuencias del
mal
funcionamiento
Perdida en las
utilidades
Menor finales
resultado
Menor
Menos

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Problemas de
inventario

6 Mejora o proyecto
6.1 Propuesta
La propuesta para mejorar el sistema control de inventario y venta es cambiarlo
por uno que tenga mejor calidad y que pueda responder mejor a lo que necesita la
empresa. Para esto se busc a un grupo de informticos los cuales entregan un
sistema que incluye todo lo necesario y que al recin estar partiendo como pyme
no nos implica un costo tan elevado. El proyecto de mejora tiene las siguientes
caractersticas las cuales no tena el antiguo sistema:
- Visualizacin de pre cuenta: se puede solicitar pre cuenta el nmero de veces
que se soliciten.
- Direccionamiento de comandas: enva la comanda al rea encargada de
procesarla, evitando que el mesero salga del rea social o de recepcin.
- Happy Hour: Se puede planear todas las promociones de la empresa comercial,
realizarlas por das especficos de la semana y determinar las horas en las que
estarn vigentes las promociones.
- Control de cortesas: se podr llevar un control de cortesas y atenciones que
disponga para clientes exclusivos, evitando inconsistencias en su inventario.
- Inventarios: Informe de inventario valorizado, diario, kardex, entre otros.
Al incluir estas nuevas caractersticas al sistema, ya que incluyen tambin las
caractersticas del sistema anterior se tendra una gran mejora en cuanto al
inventario ya que se podra obtener el informe de inventario al momento, tambin
se podra lograr una mejora para los meseros y claramente una mejora para los
cajeros ya que este sistema posee su propio sistema de redes el cual lo hace muy

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estable y ya ha sido probado en otras discoteques y ha tenido un resultado exitoso

el cual da la confianza para poder ser aplicado en Sala Gente.

6.2 Objetivos
Basndose en el periodo de prctica, el alumno luego de estudiar y analizar como
afectaba a la empresa las fallas del sistema que implementaban llego a la
conclusin de los objetivo general y objetivos especficos que son:
El objetivo general es disminuir la insatisfaccin de la gente, y poder aportar
con un nuevo sistema para el control de inventario y ventas, presentando un
sistema de calidad y consistente en el tiempo.
Los objetivos especficos son:
1- Efectuar de manera eficaz y en poco tiempo la compra del cliente.
2- Que la compra realizada sea eficiente y poder entregar una boleta electrnica
la cual incluya el vale para poder dirigirse a los bartenders y hacer su pedido sin
tener que perder el derecho de entregar su boleta.
3- Al emitirse la boleta electrnica disminuir el problema de inventario ya que se
registra el producto en el sistema y se sincroniza con bodega.
4- Disminucin de las perdidas en la utilidad ya que no se puede producir un
fraude como se produca con boletas manuales.

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6.3 Desarrollo del objetivo

Septiem
Noviembr Diciembr
Julio
Agosto
bre
Octubre
e
e
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Reunin para
presentar nuevo
sistema
Periodo prueba de
sistema
Capacitacin
trabajadores
Instalacin nuevos
computadores
Reunin post
periodo de prueba
Anlisis de mejora
de los problemas
Implementacin
final
Mejoras del nuevo
sistema

Como se muestra en la Carta Gantt, estn las fechas y pasos que se realizaran.
Los primeros pasos para la propuesta de mejora en el sistema a Sala Gente, se
realizara la reunin con los informticos para presentar la propuesta del nuevo
sistema que se quiere implementar y ver si es que ste es aprobado por el
administrador luego de que esta propuesta sea aprobada se iniciar la instalacin
de los nuevos equipos computacionales ya que este sistema viene con nuevas
pantallas touch para el mejor funcionamiento. Luego de que la base del proyecto
ya est lista se proceder con la iniciacin del periodo de prueba del sistema y a
su vez se realizar la capacitacin a los cajeros para entender y poder
implementar de manera correcta todas las funciones nuevas que posee.
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Despus de dos meses y medio y teniendo una opinin luego de aplicar el periodo
de prueba se realizar la reunin post periodo de prueba para crear una
retroalimentacin para ver cmo ha funcionada y ver lo bueno y malo de dicho
sistema, se aplicarn las mejoras necesarias si es que hubiesen y por ltimo ya en
la etapa final se volver a capacitar al personal para ponerlo al tanto de las nuevas
mejoras y as poder tener un uso del 100% del sistema sto claramente se
realizar al mismo tiempo que se aplica la implementacin final del nuevo sistema.

7 Beneficio v/s Costo

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7.1 Beneficio
El beneficio que se pretende para la discoteque Sala Gente, se refleja
principalmente en los siguiente puntos:

Aumento del prestigio de la discoteque

Orden en los sistemas contables al poder quedar todo registrado en el sistema
Orden de inventario
Orden de productos en stock
Mejora en el rea de trabajo de los cajeros por ende los cajeros tendrn una

mejor disposicin en el periodo laboral

Disminuir cualquier tipo de fraude al momento de que el cajero vende el
producto y tambin de parte del cliente al pedir su bebestible

En cuanto a los aspectos cuantitativos el beneficio se har respecto a valor

persona en cuanto a entrada ($10.000 p/p). Si el proyecto es implementado los
beneficios generales, especficos y monetarios sern positivos, en la siguiente
tabla se mostrara un antes y despus luego de la mejora:

Antes de la implementacin
Despus de la implementacin
Personas ingresadas aproximadamente Personas ingresadas aproximadamente
580. Dentro de estas personas 200 656. Dentro de estas personas 200
pasan gratis y resto paga.

pasan gratis y resto paga.

Los que nos genera un total en ventas Los que nos genera un total en ventas
de entradas de $5.800.000.-

de entradas de $6.560.000.-

7.2 Costo y tiempo asociado

El tiempo de implementacin, segn lo presupuestado es de 6 meses

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 El costo es un poco menor al anterior, esto debido a que los impulsores de este
nuevo sistema son una pyme lo que reduce el costo.

8 Conclusin
En el tiempo que se realiz esta investigacin se logr apreciar algunas falencias
que presentaba Sala Gente en cuanto a su sistema de control de inventario y
venta. El proyecto fue presentado al administrador e informado al gerente de la
empresa y sta fue aceptada.
El proyecto tiene como objetivo a largo plazo tener una aceptacin del 100% por
parte del administrador, cajeros, meseros y lo ms importante, sus clientes. Si es
que se cumple con su correcta implementacin las prdida en las utilidades
disminuira pasando de un 3% a 1%, el inventario tambin disminuira sus
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prdidas y tendra un orden casi perfecto para que los cajeros sepan cual es el
stock que hay y por ultimo mejorar la satisfaccin de la gente y as lograr que el
prestigio de esta discoteque sea cada da mejor. A pesar de que el costo no es
mucho menor al que tena el sistema antiguo los beneficios logrado con esta
propuesta son una gran mejora y ayuda, esto fue lo que hizo que el administrador
aceptara la implementacin de la propuesta.
Como ultimo el practicante pudo aplicar los conocimientos adquiridos en DuocUC
logrando implementar y ayudar a Sala Gente a la mejora de una de sus grandes
falencias y lograr que esta discoteque puede ser la mejor dentro de su mercado.

9 Bibliografa
http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2006/flsp/4x.htm

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