Tarjeta de referencia rpida

ORGANIZAR Y CONFIGURAR UNA

BIBLIOTECA DE SHAREPOINT
Hay varias maneras de organizar y administrar las bibliotecas de SharePoint. Este
curso intermedio le ensear cmo crear y utilizar carpetas, filtrar y ordenar con
columnas, crear vistas personalizadas de elementos en la biblioteca y restringir el
acceso a la biblioteca.

CREAR CARPETAS EN UNA BIBLIOTECA

1. Desplcese a la biblioteca en la que desee
crear una carpeta.
2. En la pestaa Archivos , seleccione
Nueva carpeta.
3. Introduzca un nombre para la carpeta y
seleccione Guardar.

1.
2.

3.
AGREGAR COLUMNAS A UNA BIBLIOTECA
1. Desplcese a la biblioteca a la que desee
agregar columnas.
2. En la pestaa Biblioteca, seleccione
Configuracin de biblioteca.
3. Desplcese hacia abajo hasta la seccin
Columnas y seleccione Agregar
columnas desde sitio.
4. En Columnas de sitio disponibles,
seleccione y agregue las columnas que
desee a su biblioteca y, a continuacin,
seleccione Aceptar.

CREAR UNA VISTA PERSONALIZADA DE

ELEMENTOS EN LA BIBLIOTECA

4.
5.

Desplcese hasta la biblioteca para la cual

quiera crear una vista.
En la pestaa Biblioteca, seleccione
Crear vista.

Si desea comenzar a partir de una vista

existente, seleccione la vista en Iniciar
desde una vista existente.
En la pgina Configuracin, introduzca un
nombre para la vista.
Elija Crear una vista personal en la
seccin Audiencia de la vista, si no
quiere que los dems utilicen esta vista.

CREAR UNA VISTA PERSONALIZADA DE

ELEMENTOS DE SU BIBLIOTECA (CONT.)
6. En la seccin Filtro, seleccione Mostrar
elementos solo cuando se cumpla lo
siguiente.
7. En el cuadro de dilogo de campo
desplegable, seleccione la columna que
desee agregar, Fecha de vencimiento
por ejemplo.

8.
9.

En el campo siguiente, seleccione una

condicin como es igual a, por ejemplo.
En el siguiente campo, introduzca una
fecha por la que ms tarde filtrar, como
15/11/2014, por ejemplo.

permisos en la pestaa Permisos.

5.
6.

10. Finalmente, en la seccin Carpetas de la

pgina, seleccione Mostrar todos los
elementos sin carpetas. Esta opcin le
permite ver los archivos en las carpetas de
una biblioteca.

7.
8.

Haga clic en Aceptar en el mensaje que

aparece.
En el cuadro de dilogo Uso compartido,
escriba los nombres o las direcciones de
correo electrnico de aquellos quienes
tendrn acceso a la biblioteca.
Opcional: agregue un mensaje breve para
hablarles de la biblioteca y, a continuacin,
seleccione Compartir.
Para eliminar permisos que existieron antes
de dejar de heredar permisos, seleccione
aquellos grupos o usuarios y luego
seleccione Quitar permisos de usuario.

IMPORTANTE: Asegrese de que tiene

permisos para acceder a su biblioteca.

11. Elija Aceptar. La vista nueva aparece

mostrando todos los archivos que tienen
15/11/2014 en la columna Fecha de
vencimiento, sin tener en cuenta la
carpeta en la que se encuentran.
CONTROLAR QUIN TIENE ACCESO A LA
BIBLIOTECA DE SHAREPOINT
1. Desplcese a la biblioteca que desee
compartir con compaeros.
2. En la pestaa Biblioteca de lacinta,
seleccione Configuracin de biblioteca.
3. En la pgina Configuracin seleccione el
vnculo Permisos para esta biblioteca
de documentos.
4. Si la biblioteca hereda permisos de un sitio
primario, seleccione Dejar de heredar

9.

Ahora, solo las personas que haya

agregado en el cuadro de dilogo Uso
compartido tienen acceso a los
documentos de la biblioteca.

VEA TAMBIN:
Sincronizar una biblioteca con el PC
http://office.microsoft.com/eses/support/sync-a-library-to-your-computerHA102832401.aspx
Administrar listas y bibliotecas con muchos
elementos
http://http://office.microsoft.com/eses/office365-sharepoint-online-enterprisehelp/manage-lists-and-libraries-with-manyitems-HA101967267.aspx?CTT=1