13/11/2015

CadernosparaConcursos:ResumodeArquivologia

ResumodeArquivologia
Arquivologia
Arquivo:documentosproduzidoserecebidos,naturalmente,emdecorrnciadesuasatividades
especficas. Renem documentos produzidos para fins administrativos, jurdicos e legais. Tem
significadopolissmico:
1Conjuntodedocumentosproduzidosourecebidosporumaentidadenodecorrerde
suasfunes
2Mveldestinadoguardadessesdocumentos(armrio,estante,etc)
3Edifcio,oupartedele(sala,andar)destinadoguardadedocumentos
4 Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a
responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de
arquivo,etc).
Segundo a Lei n 8.159/91, consideramse arquivos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em
decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que
sejaosuportedainformaoouanaturezadosdocumentos.
InspiradosnoclssicoautorSchellenberg,osmanuaisde
Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea comparandoos aos praticados pelas
demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar
queosarquivos,aocontrriodasbibliotecas,renemdocumentosdesprovidosdeautonomia.
Documento: registra a informao que foi desenvolvida em atividade. No estado verbal a
informao no se constitui de um instrumento confivel. A funo para a qual o documento
criadodeterminaseuusoeodestinodeseuarmazenamento.
Nobastaquesejadocumentoparapertenceraoarquivo.Paraqueumdocumentopossacompor
um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, consequncia de uma
aoreferenteatividadedainstituio.oquepreceituaaLein8.159/91(LeidosArquivos):
Consideramse arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
fsicasoujurdicas,EMDECORRNCIADESUASATIVIDADES.Ainda,almdeserfrutode
uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar testemunhar que a referida
atividaderealmenteaconteceu.
Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para
finsdeestudoepesquisa,poiscomprovafatos,fenmenosepensamentosdahumanidadenas
diferentespocasenosdiversoslugares(CESPE).
Arquivos pblicos: renem documentos que comprovam as atividades desenvolvidas por
diferentes organismos estatais ao longo do tempo. O arquivo pblico pode realizar atividades
culturais, tais como palestras, debates, lanamentos de obras, exposio de documentos,
comentriossobreconjuntosdedocumentosnoprprioarquivoouemmeiosdecomunicaode
massaevisitasexclusivas.
Classificaoquantosagnciascriadoras/entidadesmantenedoras:
a) Pblicos:esferasfederal,estadual,distritalemunicipaldoPoderExecutivo,Legislativo
eJudicirio.
b) Privados:institucionais, comerciais e pessoais. Com exceo de empresas privadas
que prestam servio pblico e documento que o Estado manifeste interesse pblico.
Exemplo:arquivodeinstituieseclesisticas.
Cada esfera responsvel pelo seu arquivamento: Municpio/Arquivo municipal, DF/Arquivo
distrital,Estado/ArquivoEstadualeUnio(Federal)/ArquivoNacional.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentossobsuaguarda,eacompanhareimplementarapolticanacionaldearquivos.
EstruturaOrganizacionaldoArquivopodeser:
a) Centralizada:
b) Descentralizada:
Quantonaturezadodocumento:
a) Arquivosespeciais: vinculase ao aspecto fsico do documento, como por exemplo,
fotografia,fita,microfilmagens.Soaquelesquefogemdopadropapel.
b) Arquivos especializados: so documentos que refletem a experincia de quem os
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produziu,comoporexemplo,umaplantaresidencial.
Classificaoquantoextensodeatuao:
Osarquivossetoriaissoaquelesqueestolocalizadosprximosaosseusprodutores.
Esse arquivo guarda os documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e
agilizar a sua localizao e utilizao. Encontramse principalmente em empresas,
rgos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vrios
departamentos,vriasfiliais,etc).Porexemplo:oarquivodeumarededesupermercados
pode ser separado por filial, por setor de atuao (Depto. Financeiro, de RH, Compras,
etc).
Osarquivoscentraisougeraissoaquelesqueguardamtodososdocumentosdeuma
entidade em um s lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de mdio e
pequeno porte, ou por instituies de estrutura administrativa simples (poucos
departamentos, poucos rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifcio, um rgo
pequeno, um consultrio medico, etc. importante ressaltar que esta classificao se
aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial
ougeral.
Funo bsica do arquivo:tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental
sob sua guarda. medida que os documentos perdem sua funo sero descartados, no
precisamsermantidoseternamente.
Naturalidade: caracterstica do documento de arquivo que indica que ele foi acumulado
espontaneamente no correr das atividades da entidade, e no, colecionado deliberadamente em
razodeinteressesespecficos.Aformaoartificial,quenoocorreemarquivo,aquelaem
queopcionalounoaformaodoacervo.
Teoriadas3idadesciclodevidadosdocumentos:
(CESPE/ABIN/Oficial Tcnico de IntelignciaArquivista/2009) A teoria das trs idades, tambm
conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expresso a partir da exploso documental
psSegunda Guerra Mundial, quando os norteamericanos e canadenses passaram a aplicar a
gesto de documentos nas vrias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produo e
destinao.
a) Corrente/ativo/movimento/ primeira idade: documentos frequentemente consultados,
devemestarfisicamenteprximosdequemosestutilizando.
b) Intermedirio/semiativo/ limbo/purgatrio/segunda idade:o documento ainda tem uso
administrativo.Noabertoaopblicoemgeral.
c) Permanente/inativo/custdia/terceiraidade:j perdeu o uso administrativo, mas ainda
possuialgumpotencial,informativo,probatrioouhistrico.Quandoodocumentoperdeu
o uso administrativo ou ele ser permanente ou ser descartado. Documentos
permanentes no podem ser descartados em nenhuma hiptese, pois so
imprescritveiseinalienveis.
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser
aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio
criarasuatabela,quedevercontemplaroconjuntodedocumentosexistentesnamesma.
Valoraodosdocumentos:
Valoradministrativo:Ovaloradministrativo,tambmchamadodeprimrio,refereseao
valorqueodocumentoapresentaparaofuncionamentodainstituio.ovalorpeloqual
odocumentofoicriado(tododocumentonascecomumobjetivoadministrativo)eporisso
est presente em todo documento quando de sua criao. umvalor temporrio, ou
seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor
administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo
para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns
autores,devalorfuncional,emvirtudedesuascaractersticas.
Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, referese
possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamentecriados,quandopassaaserconsideradofontedepesquisaeinformao
para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor
administrativo,podeounoadquirirvalorhistrico,eumaveztendooadquirido,estese
tornadefinitivo,ouseja,odocumentojamaisoperder.
No arquivo histrico, elaborase um quadro que mostra um esquema do(s) arranjo(s)
estabelecido(s)paraoacervo,independentementedequantosfundosexistamedeque
mtodotenhasidoselecionadoparaoarranjodosdocumentos.
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atividade arquivstica que define sries documentais, como subdivises de fundos

documentaisdenominadaarranjo.
Informaesmaisqueimportantes:
1)Tododocumentosercriadonafasecorrente
2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores
queproduzemosdocumentos,epeloarquivocentral,tambmchamadodearquivogeral,que
estarlocalizadoprximoaossetores
3)Apscumprirseuprazonafasecorrente,osdocumentospodero,deacordocomaTabela
deTemporalidadedainstituio,seremeliminados,transferidos(paraafaseintermediria)ou
recolhidos(paraafasepermanente)
4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a
Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase
permanente)
5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero
eliminados
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou
intermediria)enuncanaterceira(permanente)
Caractersticas:
a) Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas, como por exemplo:
acelato,papel,discomagntico,fitamagntica,discoptico,filmeetc.Algunssuportes
arquivsticosnosomaisusadoscomoargila,pedra,papiro,etc.
b) Formato:configuraofsicadeumsuporte,deacordocomanaturezaeomodocomo
foi confeccionado, como por exemplo: cartaz, livro, planta, folhas avulsas.OBS.: pode
seteromesmosuportepapel,mascomformatodiferente.
c) Forma: estgio de preparao e de transmisso de documentos, como por exemplo:
rascunho ou minuta, original e cpia. O fato de ser manuscrito no torna o documento
rascunho.
d) Gnero: configurao que assume o documento de acordo com o sistema
de signosutilizado na comunicao de seu contedo, como por exemplo: audiovisual,
fonogrfico,iconogrfico,textual,informtico,etc.
e) Espcie: configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes contidas, como exemplo: boletim, certido, relatrio, ata,
contrato,decretolei.
f) Tipo: configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade
queagerou,comoporexemplo:boletimmetereolgico,boletimescolar,boletimmdico,
contrato de prestao de servio, contrato de locao. O tipo documental uma
caracterstica que vai alm da questo meramente fsica ou externa. Ele revela tanto o
contedocomosuaestruturaonodocumentoeresultadodaaorepresentada.
OBS.:Omanuscritotcnicaderegistro.
Naturezadoassunto:
a) Ostensivos/ordinrios:documentoscujadivulgaonoprejudicaaAdministrao.
b) Sigilosos:documentos que devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas
especiais de salvaguardar sua custdia e divulgao. Graus de sigiloultrassecreto (U),
secreto(S)oureservado(R),comasiniciaisnacorvermelha,quandopossvel.
Aclassificaodeultrasecretodadaaosassuntosquerequeiramexcepcional
graudeseguranaecujoteoroucaractersticassdevamserdoconhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Aqueles da
polticagovernamentaldealtonvelesegredosdeEstado.
Consideramse secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais os assuntos extrados de matria ultrasecreta que, sem
comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares planos ou
detalhesdeoperaeseconmicasoufinanceirasaperfeioamentoemtcnicas
ou materiais j existentes dados de elevado interesse sob aspectos fsicos,
polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios
deprocessospelosquaisforamobtidosmateriaiscriptogrficosimportantesque
notenhamrecebidoclassificaoinferior.
A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no
requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa noautorizada
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pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So

assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal,
material,finanaseoutroscujosigilodevasermantidoporinteressedaspartes.
Reservadossoosassuntosquenodevamserdoconhecimentodopblico,
em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos,
programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo cartas,
fotografiasareasenegativosqueindiqueminstalaesimportantes.
Quantoaognerododocumento:
a) Textuais:soosdocumentosmanuscritos,datilografados/digitadosouimpressos
b) Cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo
representaesgeogrficas,arquitetnicasoudeengenharia.
c) Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou
no,contendoimagensestticas.
d) Filmogrficos:soosdocumentosempelculascinematogrficasefitasmagnticasde
imagem(types),conjugadasounoatrilhassonoras,combitolasedimensesvariveis,
contendoimagensemmovimento.
e) Sonoros:soosdocumentoscomdimenseserotaesvariveis,contendoregistros
fonogrficos.
f) Microgrficos:soosdocumentosemsuporteflmicoresultantedamicrorreproduode
imagens,medianteutilizaodetcnicasespecficas.
g) Informticos:soosdocumentosproduzidos,tratadosearmazenadosemcomputador.
PrincpiosArquivsticos:
a) Organicidade: relao natural entre documentos de um arquivo em decorrncia das
atividadesdaentidadeprodutora.Refletemofuncionamentodaatividadedaentidade
queoproduziu.
A qualidade chamada organicidade referese ao relacionamento estreito,
interdependncia existente entre os documentos de um arquivo, em decorrncia das
atividadesdaentidadeprodutora,ouseja,docontextodeproduo.
b) Provenincia:princpiobsicodaarquivologiasegundooqualoarquivoproduzidopor
umaentidadecoletiva,pessoaoufamlianodevesermisturadoaosdeoutrasentidades
produtoras. O conceito de fundo de arquivo resultado do princpio da provenincia,
alguns autores usam os dois como sinnimos. O fundo arquivstico pode ser aberto ou
fechado, se aberto quando a instituio est em funcionamento, se fechado quando a
instituio no est mais em funcionamento. O fundo de arquivo no est completo at
queestejaencerrado.
Segundooprincpiodaproveninciacadadocumentodeveseridentificadonarelaocom
seu produtor, de forma que arquivos originrios de diferentes instituies ou pessoas
devemmanterarespectivaindividualidade,nopodendosermesclados.
c) Fundo:conjunto de documentos de uma mesma provenincia. Termo que equivale a
arquivo.
(DPF/2009 Cespe/UnB) O princpio de respeito aos fundos fundamental para a
ordenaodosacervosarquivsticosdeterceiraidade,oquetornaevidentequeaestrutura
e o funcionamento da administrao so os elementos que guiam o arranjo dos
documentos.
d) Unicidade: os documentos so nicos em decorrncia de sua produo. nico em
funodeseucontextodeorigem,adespeitodeforma,espcieoutipo.
e) Pertinncia:princpiosegundooqualosdocumentosdeveriamserreclassificadospor
assuntosemteremcontaaproveninciaeaclassificaooriginal.Tambmchamado
deprincpiotemtico.
f) Ordemoriginal:princpiosegundooqualoarquivodeveriaconservaroarranjodadopela
entidadecoletiva,pessoaoufamliaqueoproduziu.Nosepodealteraroordememque
osdocumentosforamrecebidos.
g) Integridade: Integridade arquivstica atributo segundo o qual um fundo deve se
conservarindivisvelecoeso.
Gesto documental: atividade que se preocupa com toda a documentao da empresa (da
produo destinao final guarda permanente ou descarte). Est presente na legislao
brasileira,abordadalegalmenteporlei.
De acordo com a legislao Brasileira, gesto de documentos o conjunto de
procedimentos ligados produo, tramitao, avaliao e arquivamento de documentos,
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nasduasprimeirasfasesdociclovital.
FasesdaGestodedocumentos:
a) Produo: deciso em torno da elaborao dos documentos em decorrncia das
atividadesdeumrgoousetor.
b) Utilizao:incluiasatividadesdeprotocolo,expedio,organizaoearquivamentode
documentos em fase intermediria, bem como a elaborao de normas de acesso
documentaoerecuperaodainformao.
c) Destinao:anliseeavaliaodosdocumentosacumuladosnosarquivos,comvistas
a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento
permanenteoudescarte.
Temporalidadedosdocumentos:
a) Avaliaodosdocumentos:identificarosvaloresdosdocumentosedefinirprazosde
guardadessesdocumentos.Sodoisosvalores:a)primrioouimediato:relacionado
ao uso administrativo do documento, possui relao direta com o arquivo corrente e
intermedirio.b)valorsecundriooumediato:atribuiseapenasaoarquivopermanente,
noincluindoseaquiodescarte.
OBS.:Atabeladetemporalidadededocumentosbaseiasenaleiemvigor.
OBS.:Apassagemdeumdocumentodoarquivocorrenteaointermediriotransfernciaepara
oarquivopermanenteorecolhimento.
Na tabela de temporalidade, a permanncia dos documentos no arquivo corrente e no arquivo
intermedirioconhecidacomoprazodereteno.
Prazosdosdocumentos:
a) Prazo de vigncia Em uma tabela de temporalidade importante indicar prazos de
vigncia, isto , qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e
disposiescontidosnosdocumentos.
b) Prazodeprescrio
c) Prazodeprecauo
OBS.:Odocumentodigitalizadonotemvalorprobatrio,apenasovalorinformativo.
Diagnsticoemarquivos: a coleta e anlise de informaes bsicas acerca de um arquivo,
tais como quantidade de documentos, localizao, estado fsico, condies de armazenamento,
entre outras, que frequentemente realizado com a finalidade de planejar e implantar sistemas
arquivsticos.
Tiposdearquivamento:
Horizontalosdocumentosoufichassocolocadosunssobreosoutrosearquivados
em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e
desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos
arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necessrio
retirarosqueseencontramsobreele,oquedificultaalocalizaodainformao.
Verticalosdocumentosoufichassodispostosunsatrsdosoutros,permitindosua
rpidaconsulta,semnecessidadedemanipularouremoveroutrosdocumentosoufichas.
MtodosdeArquivamento:
classedosbsicosquatromtodos:alfabtico,numrico,geogrficoeideogrfico.
classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico,
soundex,mnemnicoerneo.
NumricoOnmerodivididoemgruposdedoisalgarismos,ealeiturafeitadadireitapara
aesquerda.Ex:Circularn256.741(mtodonumricosimples).Onmerodearquivamentoser:
256741
41grupoprimrioouinicial,indicandoagaveta
67gruposecundrio,indicandoaguia
25grupotercirio,atribudoaodocumentonaguia(posio).
Dicadeprova:em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do menor para o
maior.Casoesteserepita,observamosogruposecundrioetambmordenamosdomenorpara
omaior.Setambmforrepetido,devemosobservarogrupotercirioerepetiroprocedimento.
Plano de Classificao: esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da
instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em
classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos. Expresso geralmente adotada
em arquivos Correntes. Pode seguir dois critrios: a) funcional: tem por eixo
as funesdesempenhadas pela entidade produtora do arquivo. b) estrutural: tem por eixo
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aestruturaadministrativadaentidadeprodutoradoarquivo.
OBS.:Umplanodeclassificaodevesersimples,flexveleexpansvel.
Ordenao: tem como objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois,
mesmonoqueserefereaumamesmaatividade,emrelaoaummesmotipodocumentalos
documentosatingemumvolumesignificativo.realizadacombasenoselementosinformativos
contidosnosdocumentos.
a) Arranjo:sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam a organizao dos
documentosdeumarquivooucoleo,deacordocomumplanoouquadropreviamente
estabelecidos.
b) Notao: cdigo de identificao que permite a ordenao ou localizao das
unidades de arquivamento. Tambm chamado de cota. Se em vigor e formulado de
acordocomaNormaGeralInternacionaldeDescrioArquivstica,equivaleacdigode
referncia.
c) Guiafora: indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item
documental para assinalar a sua remoo temporria. Tambm chamado fantasma ou
fichafastama.
Quadrodearranjo:esquemaestabelecidoparaarranjodedocumentosdeumarquivo,apartirdo
estudo das estruturas, funes ou atividades do gerador e da anlise do acervo. Expresso
adotadaemarquivospermanentes.Noconfundircomarranjo.Omtodofuncionaldearranjose
baseia especialmente nas atividades da entidade produtiva, j o mtodo estrutural se baseia na
estruturaorganizacional.
Instrumentosdepesquisa:
a) Guia: instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e
coleesexistentesemumoumaisarquivos.umavisogeraldoarquivo.
b) Inventrio: instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as
unidadesdearquivamentodeumfundooupartedele,cujaapresentaopoderrefletirou
no a disposio fsica dos documentos. Como instrumento de pesquisa, o inventrio
tomaporunidadededescrioasriedocumental.
c) Catlogo: instrumento de pesquisa organizado segundo
critrios temticos,cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a
descrioindividualizadadedocumentospertencentesaumoumaisfundos,deforma
sumria ou analtica. Diferenciase do ndice porque no catlogo h a descrio
pormenorizadadosdocumentosenondicehapenasarelaodosdocumentos.
d) Repertrio: instrumento de pesquisa no qual so descritos pormenorizadamente
documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou colees, selecionados segundo
critriospreviamentedefinidos.
AdministraoeOrganizaoDeArquivosCorrentes
a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e classificao: Recebimento e
Classificao Receber, separar e distribuir as correspondncias oficiais das
particulares Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no
canto superior direito do documento anotar abaixo do nmero e da data a primeira
distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso elaborar o resumo do assunto a ser
lanadonafichadeprotocoloencaminharospapisaosetorderegistroemovimentao
etc. Registro e Movimentao Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando:
nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do
documento,cdigoeresumodoassunto,primeiradistribuioanexarasegundaviada
fichaaodocumentoencaminhandooaoseudestinatrioarquivarasfichasdoprotocolo
em ordem numrica encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo
comdespachodeautoridadecompetenteetc.
(CESPE/POLCIAFEDERAL/ESCRIVO/2009)Oprotocoloaportadeentradaedesadados
documentosdeumainstituioe,porsuascaractersticas,fazpartedasatividadesdosarquivos
correntes.
Questo de Prova Protocolo: pode ser tratado tanto como setor ou atividade.
caracterstica do arquivo corrente. Servio encarregado do recebimento, registro, classificao,
distribuio controle de tramitao e expedio de documentos e autuao. o nico
responsvelpelaaberturadeprocessos.
Tramitao: atividade tpica do protocolo, o curso do documento desde sua produo ou
recepoatocumprimentodesuafunoadministrativa.
b) Expedio como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo verificar se no
faltamfolhasouanexosnumerarecompletaradata,nooriginalenascpiasseparaoriginaldas
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cpias expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mos Encaminhar as
cpias,acompanhadasdosantecedentesquelhesderamorigem,aosetordearquivo.
c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos
documentosparatomadadedecisoecomprovaodedireitoseobrigaes.
d)Emprstimoeconsultasemdvidaumadasatividadesnobredosarquivos,poistodoo
trabalho arquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao
rpida e completa da informao. De modo geral, os documentos s podem ser consultados ou
cedidos,poremprstimo,aosrgosqueosreceberamouproduziram,aosrgosencarregados
das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha
hierrquica.
e)DestinaoHdocumentosquefreqentementesousadoscomoreferncia,houtrosaos
quais se faz referencia com menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles que,
apsaconclusodoassunto,nosofremnenhumusooureferncia.Devidoaessasdiferenas
relativasaovalorefreqnciadeusodosdocumentos,aavaliao,aseleo,aeliminaode
documentosdevemsercuidadosamenteestudadas,planejadaseimplantadas.
Documento sigiloso x ostensivo:Se o documento for sigiloso s sero registrados os dados
bsicosdorecebimentoeemseguidaodocumentoserencaminhadoapessoaaquesedestina.
Odocumentoostensivo,porsuavez,podeserabertoeoregistroserdeformadetalhada.Neste
casoverificasseosantecedentesaessedocumento.
(CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) Ao se proceder abertura do envelope de uma
correspondncia,deveseobservarseelecontmocomprovantederecebimento,paraqueseja
providenciadaadevoluodessedocumentoaoremetente.
UsodetecnologianaArquivologia:
Tecnologiaparaamudanadesuporte:
a) Microfilmagem: tem como foco a preservao, a fim de substituir (documento ser
descartado)oupreservar
No processo de microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de reduo, desde que sejam
garantidas a legibilidade e a qualidade de reproduo das informaes. A extrao de um filme
cpiamedidadeseguranaobrigatria,assimcomoseuarmazenamento,quedeveserfeitoem
localdiferentedaqueledofilmeoriginal.
Decreto 1.799/96: Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme
original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a
qualidadedeimagemedereproduo.
b) Digitalizao:temcomofocoaacessibilidade.Documentoproduzidodeformadigital
diferentededocumentodigitalizado.
OBS.: As duas tecnologias refletem no sentido de preservar o original uma vez que ele ser
menosutilizado.
OBS.: O sistema hbrido a microfilmagem + digitalizao, no importando a ordem dessas
aes.
Dentre as estratgias de preservao e manuteno que garantem a possibilidade de acesso a
documentos arquivsticos digitais, o uso de software que faz com que uma tecnologia se
comportecomooutraconhecidocomoemoluo.
Anlise do valor legal: a digitalizao no tem uma legislao que lhe d valor legal. A
microfilmagem por sua vez possui legislao que lhe d valor legal. Por fim, o documento
produzidodigitalmentetemvalorlegalassegurado.
Elementosquedevemserconsiderados:
a) Anlisedarelaocusto/benefcio.
b) Necessidadedeorganizaodadocumentao.
Preservaodigital:vigilnciatecnolgica(hardwareesoftware).
Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Tratase
decolocloemumaembalagem(pastaoucaixa).
Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a colocao do documento no
arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito. Os documentos devem ser
armazenadosemlocaisqueapresentemcondiesambientaisapropriadasssuasnecessidades
depreservao,peloprazodeguardaestabelecidoemtabeladetemporalidadeedestinao.
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s necessidades de
funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente
independentes das demais. Nas reas de depsito (de documentos), os cuidados devem ser
dirigidos a: evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande risco de
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inundaes
prever condies estruturais de resistncia a cargas ter limite de 200 m2 de rea. os
depsitosdeverosercompartimentados.Oscompartimentosdevemserindependentesentresi,
separados por corredores, com acessos equipados com portas cortafogo e, de preferncia,
tambmcomsistemasindependentesdeenergiaeltrica,deaeraooudeclimatizaoevitar
tubulaeshidrulicas,caixasdguaequadrosdeenergiaeltricasobreasreasdedepsito
evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao de fogo ou formao de
gases, como madeiras, pinturas e revestimentos aumentar a resistncia trmica ou a
estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas ao direta de raios
solares, por meio de isolamento trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Alm dos
recursosconstrutivosutilizadosparaamenizarastemperaturasinternas,semprequeforpossvel,
posicionarosdepsitosnosprismasdemenorinsolaopromoveraventilaodosambientes
de forma natural ou artificial, inclusive com a disposio adequada do mobilirio, de forma a
facilitarofluxodoarNo planejamento do sistema de controle climtico dos ambientes do
arquivo, recomendvel optarse, preferencialmente, pelos sistemas de climatizao
independentes que, ao contrrio dos sistemas centralizados, permitem a adoo de
diferentes parmetros de controle para os diversos ambientes do arquivo, como os
depsitos, as reas de trabalho e as reas de circulao de pblico. evitar a presena de
pessoasemtrabalhoouconsultaemtaisambientesmantersuprimentoeltricodeemergncia.
Osdocumentosdevalorpermanentequeapresentamgrandesformatos,comomapas,plantase
cartazes,devemserarmazenadoshorizontalmente,emmapotecasadequadasssuasmedidas,
ou enrolados sobre tubos confeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou
gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho. Todos os materiais
usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manterse quimicamente
estveisaolongodotempo,nopodendoprovocarquaisquerreaesqueafetemapreservao
dosdocumentos.
TcnicasdeRestaurao:
Banhodegelatina mergulhase o documento em cola especfica, aumentando sua
durabilidade.Contudomaiorapossibilidadedeataquedefungosebactrias.
Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao documento por
umapastadeamido,pararepararpequenosdanos.
Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros especficos
(musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade, mas devido ao uso da
pasta de amido, suas qualidades so um pouco afetadas. Alm disso, o material muito
especficoodeixacomcustosaltos.
Laminaoenvolveodocumento,nasduasfaces,emumafolhadesedaeoutrade
acetatodecelulose.Emseguidacolocaseodocumentoemumaprensahidrulicacom
presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145 a 155C.O mtodo pelo qual se
colocaafolhadepapelaserreforadaentreduasfolhastransparentesdetermoplstico.
Laminaomanual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona folha de
acetatodecelulose.
Encapsulaoodocumentoenvoltoempelculasdepolisterefitaadesivadeduplo
revestimento. A tcnica moderna empregada para dar suporte e proteo aos
documentosdepapel,tecidoefotografiasfrgeisousubmetidosausointensivo.
Reintegrao ou Reenfibragem processo pelo qual partes perdidas da folha so
reconstrudascomcelulosenova.Nestaetapautilizadoumequipamento,queexecuta,
pormeiodesuco,opreenchimentodetodasasreasdeperdadesuporte.Oprocesso
consisteemdespejarnoequipamento,umasoluodepolpaeguaque,apssuco,
se concentra nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter
espessura igual do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom
original,paradiferenciarasreasnovasdaantiga.
Reintegraocromticaacoberturacompigmentodecoretom,prximosdooriginal,
em reas de remendo ou reforo. Ela feita com lpisaquarela importado diretamente
nas reas em que necessria uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para
comporaestticadodocumento.Squandonecessria.
Planificaoaprensagemdodocumento.
Montagemcompreende a reorganizao das folhas conforme a sequncia do original
sobrepondoasfolhas,obedecendoaordemdenumeraodooriginal.
Costurafeitaemlinhadealgodo,emsubstituioaosgramposmetlicoscompe
sededoispontosdecostura.
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Almdarestauraoesuastcnicas,temostambmcomoaescorretivasadesinfestao,
que consiste no combate atividade de insetos (o mtodo mais comum a fumigao), a
limpeza,queconsistenaretiradadesujeiracommaterialespecfico,eoalisamento,queconsiste
em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de
manchas.Dicadeprova:Oalisamento, a limpeza e a desinfestao NO SO tcnicas de
restaurao! Elas esto no mesmo patamar, e as quatro so atividades de CONSERVAO
CORRETIVA!
Processo de Recuperao: Arquivos, bibliotecas, centros de documentao e museus
temcorresponsabilidade no processo de recuperao da informao, em benefcio da
divulgao cientfica tecnolgica, cultural e social, bem como dos testemunhos jurdico e
histrico.
QuestesdeProva:
A definio da poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como a orientao
normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos do arquivo so
atribuiesdoConselhoNacionaldeArquivosCONARQ
As atividades tcnicas ligadas ao processo de produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento corrente e intermedirio, com vistas ao recolhimento, guarda ou eliminao,
definem,deacordocomaLeino8.159,de8dejaneirode1991,agestodedocumentos.
Cada instituio arquivstica integrante do SINAR deve seguir as diretrizes e normas
estabelecidas pelo rgo central do sistema, embora mantenha a subordinao e vinculao
administrativaoriginal
Microficha uma microforma em filme, cujas imagens ou fotogramas so dispostos em linhas
paralelasoucolunas.
Diplomtica cincia documentria que estuda a estrutura formal dos atos escritos de origem
governamental e/ou notarial, dos documentos que, emanados de autoridade suprema , delegada
oulegitimadorasosubmetidos,paraefeitoevalidade,sistematizaoimpostapelodireito.

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