ORGANIZACIN DE EVENTOS

INDICADORES DE LOGROS
1.
2.
3.
4.

Identifica los aspectos que deben tenerse en cuenta para la organizacin de eventos.
Demuestra destrezas para la organizacin de eventos y viajes.
Realiza siempre el trabajo con calidad y eficiencia.
Aplica las normas para la organizacin de eventos y viajes.

INTRODUCCION

Frecuentemente los directivos de las empresas realizan viajes de negocios y

programan eventos especiales en la empresa, los cuales requieren una
cuidadosa planeacin para lograr excelentes resultado. El trabajo del asistente
administrativo para estas ocasiones se multiplica; deben desarrollarse las
labores cotidianas y las relacionadas con la programacin, realizacin y
finalizacin del evento o el viaje.
ORIGEN EVOLUCIN DE LOS EVENTOS EN EL MUNDO

No sabemos con certeza en qu momento exacto de la historia se originaron

los eventos en el mundo, solo podemos partir de la Grecia clsica donde se
daba gran importancia al ocio, y el tiempo libre donde lo dedicaban a la
cultura, diversiones, religin y deporte. Los desplazamientos ms destacados
eran los que realizaban con motivo de asistir a los Juegos Olmpicos de la Edad
Antigua en la ciudad de Olimpia, a las que acudan miles de personas y donde
se mezclaban religin y deporte. Tambin existan peregrinaciones religiosas,
como las que se dirigan a los orculos de Delfos y de Ddana. Pero no todo
inicio ah tambin a finales del siglo XVI surge la costumbre de mandar a los
jvenes aristcratas ingleses a hacer el Grand Tour al finalizar sus estudios con
el fin de complementar su formacin y adquirir ciertas experiencias.
En el ao de 1681 en la ciudad de Roma se llevo a cabo el primer Congreso
Internacional de Medicina, este hecho se dice que dio el origen de
convenciones y congresos, por ser el primer evento bien organizado y
estructurado. Sin embargo lo que verdaderamente impulso los eventos fue la
Revolucin Industrial, pues con la invencin de la maquina a vapor se iniciaron
muchos desplazamientos para aprovechar el tiempo libre.
Cada vez ha evolucionado ms la organizacin de eventos a nivel mundial pues
hoy en da existen muchas asociaciones y organizaciones que estn avanzando
en el mercado, ahora encontramos eventos cientficos, tecnolgicos,
deportivos, culturales, donde se activa la creatividad y la innovacin.
EVENTOS
En general para organizar cualquier evento o reunin es necesario seguir unos pasos bsicos, para que su
realizacin tenga xito y se desarrolle sin contratiempos.
EVENTO SOCIAL
Cuando planeamos un evento social, estamos creando un objetivo general que conlleve a una sntesis y a
unas conclusiones. Es importante resaltar que un evento es nico e irrepetible, aunque tenga un orden de
ideas para su desarrollo como lo es el protocolo, donde se organiza el programa y el tratamiento que se

tendr para el acontecimiento. Al momento de elegir el tipo de evento social que ideamos realizar, se debe
tener en cuenta el presupuesto, para as poder proyectar los contenidos y precios que se tendrn para el
proceso de este. Cuando ya tengamos establecido el tipo de evento, por ejemplo una fiesta de 15 aos, es
primordial saber cmo se har el homenaje a la quinceaera, su vestido y quienes van a ser los invitados, a
los cuales es fundamental enviarles la invitacin, donde se indique el lugar, la fecha, el traje que se debe
llevar y si hay lluvia de sobres. Tambin es importante saber cul es el men que se va a ofrecer, cuantas
personas son entre adultos y nios, cuantos meseros se necesitaran, es elemental el aforo para saber qu
espacio utilizaremos y cul ser el montaje de las mesas, adems de la ubicacin de toda la logstica, las
flores, la decoracin, etc. Es una parte vital durante el desarrollo del evento social el brindis donde se unen las
familias, para que haya una comunicacin abierta y una integracin. Aunque para muchas personas esto no
es importante, pero lo que realmente divierte y satisface a todos los asistentes es la hora de la rumba, donde
la orquesta y la animacin hacen del evento social la parte ms importante. En conclusin el principal objetivo
del evento social es la integracin de las personas, durante su desarrollo se conectan varios factores que
hacen que todo llegue a feliz trmino logrando que el homenajeado y los dems asistentes queden con un
buen recuerdo y una gran satisfaccin de este suceso.
EVENTOS EMPRESARIALES
A travs de los tiempos el desarrollo de los eventos empresariales ha evolucionado creando espacios de
integracin, trabajo en equipo y transformaciones dentro de una organizacin.
Existen diferentes tipos de eventos empresariales como:
Los desayunos de trabajo que tienen un objetivo especfico para mejorar o cambiar situaciones y/o productos
dentro de la empresa.
Las jornadas de capacitacin o seminarios para desarrollar un estudio profundo sobre una determinada
materia.
Las convenciones que generalmente son de vocacin privada y para su realizacin necesitan al menos 50
participantes y una duracin mnima de dos das, estas convenciones tienen una visin de un lanzamiento de
marca, producto o imagen corporativa, la motivacin del personal y avances que se tengan en algn proyecto.
Los workshops que son Talleres de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesin, en
un mbito dialogado y de intercambio informativo entre colegas.
Existen otras actividades de mayor integracin entre el personal de una organizacin como lo son las
jornadas recreativas.
Las compaas para despedir cada ao realizan una integracin entre los trabajadores para su diversin
denominadas las fiestas de finalizacin de ao.
Las organizaciones buscan la oportunidad de hacer un lanzamiento de producto marca o servicio, para
hacer un reposicionamiento de los anteriormente mencionados.
Las empresas para su gestin tienen formas de trabajo que son privilegiadas como lo son las reuniones que
se pueden realizar dentro o fuera de la ciudad sede de la empresa.
Legalmente cada ao dentro de la empresa se realizan las juntas de accionistas dependiendo el tipo de
organizacin, en ellas tambin se pueden planear los actos de inauguraciones para darse a conocer al
pblico.
Hay actos donde la parte privada y pblica realizan una firma de convenios, a veces hay asistencia de
pblico como la prensa.

Otros eventos empresariales incluyen mayor participacin del pblico como las ferias empresariales cuya
finalidad es hacer negocios mezclando multisectorial y monosector promocionando las tendencias del
mercado, dentro de los componentes de una feria estn la rueda de negocios donde se Fomenta el
intercambio comercial entre empresarios, propiciando encuentros entre clientes potenciales y proveedores,
con el objeto de establecer contactos y concretar negocios en el corto, mediano o largo plazo la exhibicin
que permite a los empresarios a travs de un stand mostrar, vender y/o promocionar sus productos o
servicios a los visitantes, y las conferencias que son charlas compartidas por conferencistas conocedores del
rubro de productos y servicios para compartir hallazgos, innovaciones, consejos prcticos y tendencias del
mercado a corto y largo plazo.
Establecer contactos comerciales, Comprobar el grado de satisfaccin de los clientes reales o potenciales
respecto a nuestros productos y los de la competencia, Obtener feedback inmediato en la introduccin de
nuevos productos y/o mejoras en los ya existentes.
Oportunidad inmejorable para identificar posibles proveedores, subcontratistas, representantes, importadores
y distribuidores, generar oportunidades de exportacin.
En Colombia existen varios tipos de eventos empresariales como lo son:
Expopartes Bogot donde se renen los fabricantes y distribuidores de todo lo relacionado con automviles,
Colombia moda 2011 que es un espacio comercial incluyente que vincula a todos los jugadores del Sistema
de la Moda en Colombia y Amrica Latina, para nosotros los futuros administradores tursticos y hoteleros y la
industria estn la vitrina turstica de anato donde las agencias de viaje colombianas tienen la posibilidad de
acceder a una amplia seleccin de productos y servicios tursticos internacionales, XV congreso nacional de
agencias de viajes, ANATO convoca a los agentes de viajes de Colombia y en general a los empresarios de
otros subsectores del turismo para conocer y analizar las polticas contenidas en el documento Plan
Estratgico de Turismo elaborado por el Vice ministerio de Turismo y que contiene el plan de accin del
gobierno, y el evento Santander fashion week donde se apoya el desarrollo de las cadenas textil, diseo
confeccin y joyera, bisutera, accesorios.
En conclusin los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vnculos,
fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa. Ya
sea una pequea, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen
interesantes resultados.
PROGRAMACION DEL EVENTO
Es necesario tomar en cuenta todos los aspectos que corresponden a la organizacin y que deben realizarse
en equipo, mediante la asignacin de funciones y tareas para coordinar, ejecutar y evaluar.
-

Nombrar comits para asignar tareas especficas.

Elaborar la lista de asistentes, de acuerdo con los objetivos de la reunin.
Definir la fecha exacta de realizacin, para analizar todos los aspectos que puedan en un momento
dado contribuir al xito de la reunin.
Determinar el sitio de acuerdo con el nmero de participantes y objetivos del evento.
Coordinar actividades sociales extra-evento: coctel, copa de champaa, recorrido por la ciudad y
actos culturales entre otros.
Si algunos participantes llegan de otras ciudades, deben tenerse en cuenta: alojamientos,
desplazamientos, reservaciones areas.
Elaborar y distribuir invitaciones: puede hacerse por carta, tarjeta, memorando, correo electrnico o
telefnicamente, con tres das de anticipacin como mnimo, preferiblemente con ocho das. Hay
casos en que las invitaciones se envan un mes o dos meses antes del evento.
Disponer de los recursos necesarios: papelgrafo, papel, televisor, computadores, video beam,
marcadores, etc.
Organizar oportunamente el sitio, teniendo en cuenta:
. Nmero de sillas
. Dotacin en cada puesto de libreta, lpiz o bolgrafo, carpeta, porttil.
. Determinar la duracin de cada sesin: de 90 a 120 minutos

DESARROLLO
Antes de iniciar la reunin, deben observarse los siguientes aspectos:
-

Si se va adornar el recinto con flores, estas deben ser naturales y colocarse en mesas auxiliares,
ubicadas de tal manera que no obstaculicen el recorrido del pblico.
La temperatura ambiente debe ser agradable y adecuada al sitio de la reunin.
La Iluminacin debe ser ptima.
La distribucin y ubicacin de cada puesto debe ser cuidadosamente planeada.
Los baos deben estar impecables.
El lugar y el personal para la distribucin de refrigerios deben estar previamente definidos.
Durante la reunin no deben pasarse llamadas, si es urgente, se toma por escrito y se pasa el
mensaje.
Si se acta como secretaria o secretario de la reunin, se lee el orden del da y el acta anterior, y se
toma nota para elaborar la nueva acta. Para esto son de gran utilidad las grabadoras.

FINALIZACION
Retirados los asistentes, se recogen carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.
Si se tom nota para el acta, el secretario o secretaria debe:
-

Estudiar detenidamente las actas anteriores que puedan afectar la presente.

Aclarar inquietudes con quien haya presidido la reunin.
Elaborar una lista por separado de acciones que deben seguirse.
Comunicar a los interesados sobre decisiones derivadas de la reunin.
Enviar el borrador a las personas encargadas de su revisin, el cual debe digitarse a doble interlinea,
con el fin de dejar espacio para hacer correcciones, si es necesario.
Agradecer a las personas que colaboraron con la realizacin del evento.

REUNIONES EMPRESARIALES
Las empresas constantemente organizan reuniones con diferentes propsitos; sociales, laborales y
acadmicos o la combinacin de dos o ms de ellos.
En todos los casos, ser importante que se establezca con absoluta precisin el objetivo fundamental de la
actividad y la manera preferida para su desarrollo. Solo entonces, se podr iniciar los preparativos y la
organizacin de cada modalidad de reunin.

SOCIALES Y DE TRABAJO
Desayuno de trabajo
Dura aproximadamente una hora. Es rpido, econmico y puede realizarse en la empresa, en un sitio cercano
o en la residencia de alguno de los oferentes. Normalmente se sirve jugo, caf con leche, pan, mantequilla,
mermelada, quesos, huevos; en ocasiones especiales puede ofrecerse un plato tpico de la regin o del pas.
Almuerzo de trabajo
Tiene una duracin de aproximadamente dos horas. Debe ser ligero para continuar el trabajo. Puede
presentarse en forma de buf u ofrecer dos o tres alternativas; dada la limitacin de tiempo no se recomienda
ofrecer carta de mens.
El anfitrin debe llegar antes para recibir a los invitados; en caso especial se nombra a un coordinador para
que se encargue de ello.

Si se acostumbra ofrecer almuerzos en la oficina es necesario tener vajillas y todo lo necesario para presentar
los diferentes platos.
Los invitados a un almuerzo pueden hacerse por telfono con la suficiente anticipacin; el da anterior debe
llamarse para recordar y confirmar la asistencia.
Coctel y recepcin
Se pueden realizar en los seminarios, convenciones o foros, con el fin de permitir la integracin de los
asistentes.
No se colocan sillas ni mesas, para que los asistentes circulen libremente por el recinto y puedan intercambiar
ideas, opiniones y apreciaciones.
No es necesario esperar la llegada de todos los invitados para iniciar el evento.
Generalmente se ofrece champaa, vino, coctel, licor fuerte y pasabocas. Su duracin es de dos horas
aproximadamente.
Cena
Es ms formal y se puede invitar a los cnyuges. Tienen una duracin de tres o ms horas, iniciando a las
20:00 horas. Puede amenizarse con organista, orquesta o tro.
De acuerdo con la ocasin y los invitados u oferentes, puede ser una cena de etiqueta, formal o informal, y
segn su carcter varia el men.
Despus de la cena se ofrece licor fuerte, coac, whisky o aguardiente.
Junta
Es una reunin de personas autorizadas y directamente relacionadas con los objetivos de una organizacin.
Determina pautas que deben seguirse en las diferentes reas: administracin, personal, compras, ventas,
relaciones industriales, etc.
EVENTOS ACADEMICOS
Un evento acadmico se puede decir que es un espacio creado por las empresas, profesionales, etc.
Complementando la formacin adquirida en la universidad, instituto y/o colegio. Es una oportunidad que
tienen los interesados de realizar un trabajo de calidad tanto en su contenido, como en su forma; de tal
manera que su contenido se positivo para cada uno de los participantes y se puedan cumplir sus objetivos
propuestos por dicho evento.

Los eventos acadmicos se realizan para que profesionales de ciertas reas, lugar o aficin lo aprovechen y
enriquezcan su formacin integral.

Existen varios tipos de eventos acadmicos como:

El SIMPOSIO que es un tipo de evento donde por medio de charlas, discusiones o
pequeas exposiciones verbales, con el objetivo de presentar informacin completa sobre un tema
determinado y al final debe hacerse una sntesis y un trabajo recolector de la documentacin existente sobre
el tema.

Asamblea
Reunin de numerosas personas pertenecientes a una asociacin o a una clase determinada, para deliberar o
tratar un tema especifico; generalmente, se organiza una cada ao, como las asambleas de socios de
cooperativas, de miembros de un sindicato de delegados.
Puede durar de 4 a 8 horas. A los participantes de una asamblea se les denomina asamblestas.
La citacin o convocatoria se hace de acuerdo con la ocupacin de los miembros; en algunos casos se
programan con uno o dos meses de anticipacin, que como mnimo deben ser ocho das. Se hace por medio
de tarjeta, carta firmada por el presidente o secretaria de la junta o telefnicamente.
No se deben citar al mismo tiempo suplente y principal, la secretaria o secretario deben confirmar
telefnicamente la asistencia un da antes de la reunin, para verificar el qurum.
Congreso
Reunin de varias personas para deliberar sobre intereses o estudios comunes. Es considerado como un gran
evento que puede durar unos tres das.
En este pueden realizarse eventos menores, como recepciones, cocteles, recorridos especiales por la ciudad,
etc.
Se puede decir que tienen una parte acadmica, en la que se presentan conferencias, foros y paneles, y otra
social. La persona responsable debe asesorarse de expertos en la organizacin de este tipo de eventos.
Es un tipo de evento donde se hace una confrontacin entre un grupo de personas de la misma especialidad
y/o inters. De esta manera haciendo un intercambio de experiencias, opiniones, toma de decisiones,
problemas y/o planeacin. Al final del evento se elabora una memoria.
El FORO es un evento donde un grupo en su totalidad discute un tema, hecho o problema, conducido por un
coordinador.

El TALLER es un evento donde el profesor o instructor transmite la informacin la cual debe estar
relacionada con lo que el participante realiza habitualmente por medio de asesoras y por medio de varias
tcnicas de aprendizaje.
Convencin
Rene a personas con intereses comunes: vendedores, polticos, religiosos, agrupaciones y gremios; en su
desarrollo eligen personas o se definen acciones.
Es un evento donde se exponen diferentes situaciones de un tema general y/o especfico, y adems se llega a
una decisin o propuesta.
Seminario
Reunin donde uno o varios conferencistas tratan temas especficos. Pueden organizarse con fines de
actualizacin, para resolver conflictos, presentar cambios administrativos o implementar nuevos
procedimientos.
En este evento acadmico se expone lo ms reciente de temas generales con conferencistas previamente
seleccionados.

Como asistente administrativo se tiene la oportunidad de organizar cualquiera de los eventos anteriores e
igualmente la posibilidad de participar en varios de ellos.
Como participantes deben tenerse en cuenta:
-

Cumplir con los requisitos para la asistencia.

Confirmar oportunamente la asistencia u ofrecer disculpas.

Devolver inscripciones, desprendible o lo que soliciten.

Pagar a tiempo, en caso de que tenga un costo.

Ser muy puntual.

Participar activamente y dar oportunidad a otras personas para que tomen la palabra.

Integrarse con los otros participantes.

No presumir ni pretender lucirse.

Tener una excelente presentacin personal, aunque el clima sea clido.

Presentar, si es del caso, cualquier crtica directamente con los organizadores y en privado.

Enviar una nota de agradecimiento o hacer una llamada telefnica a los organizadores del evento.

LOS VIAJES DEL JEFE

Es muy frecuente que los directivos realicen viajes de negocios, de placer o una combinacin de los dos,
a cualquier parte del pas o del exterior. Estos pueden ser planeados o imprevistos, por los cual el
asistente administrativo deben estar preparados para coordinar todo lo relacionado con el viaje, sin dejar
de lado sus responsabilidades cotidianas de oficina.
ORGANIZACIN
-

Debe contarse con una agencia de viajes de confianza para asesorarse.

Elaborar una lista detallada de lo que va a ejecutar.

Preparar itinerario y programas de viaje.

Definir medios de transporte y rutas de recorrido.

Hacer reservaciones de transportes y hoteles.

Recoger tiquetes oportunamente.

Reunir informacin, material y elementos que llevara el ejecutivo.

Preparar etiquetas para identificacin de material y equipaje.

Realizar los arreglos financieros del caso.

Averiguar si hay eventos especiales: cenas, cocteles, reuniones.

Prever la consecucin de obsequios especiales, si es necesario.

Comunicarse con las personas o oficinas donde va a llegar el jefe.

Antes de que el jefe abandone la oficina, es conveniente pedir instrucciones sobre cmo deben coordinarse
las citas a su regreso y correspondencia recibida:
-

Qu debe responderse?

Es necesario enviarle un resumen de lo recibido?

En caso de que no quede asignado un reemplazo, Quin debe hacerlo?

En qu casos debe comunicarse con su jefe?

AL REGRESO DEL JEFE

-

Organizar un resumen detallado de lo sucedido en la oficina y en la empresa durante su ausencia:

correspondencia recibida y despachada, visitantes, llamadas, etc.

Iniciar inmediatamente el trmite administrativo de facturas de hoteles, restaurantes y tiquetes,

gastos de representacin, viticos y otros.

Revisar los documentos que el jefe ha trado de su viaje, clasificarlos, rotarlos, archivarlos, etc.

Preparar cartas y tarjetas de agradecimiento y confirmacin de posibles acuerdos realizados durante

el viaje, segn las instrucciones que el jefe entregue.

Confirmar las citas establecidas en su ausencia.

COMO FACILITAR LA GESTION AL JEFE Y A LOS COMPAEROS

Para cumplir este propsito, el asistente administrativo debe:
-

Hacerse cargo de las ocupaciones sobre las que tiene autonoma.

Darle prioridad a las necesidades del jefe.

Preparar las reuniones con el jefe.

Buscar la manera de solucionar los problemas.

Mantener informado al jefe.

Tratar de conocer bien al jefe y a los compaeros.

No presionar al jefe ni a los compaeros, para obtener beneficios personales.

Proteger al jefe de la presin de los subalternos.

Tratar al jefe y a los compaeros con educacin y cortesa.

No obligarlos a comprometerse.

No difundirles habladuras (chismes).

Obtener la aprobacin del jefe para tomar decisiones importantes y delicadas.

Proporcionar toda la informacin antes de que enfrenten una situacin difcil.

Manejar la discrecin con la prudencia.

OBSEQUIOS EMPRESARIALES
En ocasiones especiales como en navidad, fin de ao, aniversario de la empresa, fechas conmemorativas y
otros, se suelen enviar o entregar regalos: bolgrafos, estilgrafos, llaveros, agendas, discos, calendarios,
sombrillas, linternas, organizadores de escritorio, relojes, portatarjetas, maletines, gorras, camisetas,
pisapapel, o lo que la empresa produzca. En cualquier caso, deben ser de excelente calidad y enviarse con
tiempo.
NAVIDAD
Diciembre siempre suele ser un mes agitado. Por ello, el secretario o secretaria presenta una mayor carga
laboral y, por ende, pueden olvidar algunos pequeos detalles que pueden ser motivo de serios
contratiempos.
A continuacin se relacionan algunos aspectos importantes, que deben tenerse en cuenta en esta poca,
aunque esto tambin depende de la empresa en la que trabaje, del jefe que se tenga y del perfil del secretario
o secretaria.
-

Preparar una lista de personas o empresas a quienes se les va a enviar tarjeta o tarjeta y regalo.

Identificar categoras y clases de regalos o recordatorios.

Confirmar nombres, cargos y direcciones completos.

Definir cul es el momento oportuno para el envo: da y hora; A dnde?, oficina o residencia;
Cmo?, personalmente, va area, terrestre, mensajera, etc.

Supervisar y revisar tarjetas y paquetes antes de su envo.

Verificar que los envos fueron recibidos en perfecto estado.

Expresar agradecimientos por colaboraciones recibidas de terceras personas durante el ao que

finaliza: periodistas, conferencistas, asesores, dirigentes, colegas y otras personas.

Agradecer los aguinaldos recibidos.

Enviar mensajes navideos telefnicos.

Seleccionar la msica ambiental apropiada para la poca.

Hacer arreglos navideos para exhibir en la empresa.

Coordinar comidas especiales para la poca.

Organizar fiesta para finalizar el ao.

Liderar actos de solidaridad.

Atender los compromisos del jefe, personales y familiares.

Verificar horario especial de trabajo.

Estar atento a las vacaciones del jefe.

Coordinar el cierre de labores.

Hacer planes para el prximo ao.

Anotar detalles, nombres o indicaciones que deben recordarse al iniciar el prximo ao.

NUEVO AO
Desde el primer da del ao se debe empezar con una actitud y mentalidad positivas. A continuacin se
presentan sugerencias y acciones para tener en cuenta:
Revisar los asuntos pendientes del ao pasado.
Entregar los obsequios que no se alcanzaron a repartir en diciembre.
Agradecer envos recibidos.
Conversar con el jefe para hacer un balance del ao anterior y elaborar programas para iniciar el presente.
Elaborar cronogramas.
Hacer balance de caja menor.
Poner al da el archivo: analiza, seleccionar, descartar, trasladar y organizar documentos.
Verificar tiles y elementos de escritorio y de oficina.
Confirmar las necesidades de mantenimiento y reparacin de equipos.
Revisar si es necesario realizar reparaciones locativas.
Redistribuir muebles.
TECNOLOGA EN EVENTOS
El 2010 ser recordado, en el aspecto tecnolgico, por el crecimiento experimentado en el acceso a datos a
travs de los mviles y la generalizacin del uso de Facebook y otras redes sociales. A ello, hay que sumar la
irrupcin de las tabletas digitales, la comunicacin M2M y el pago va mvil. Sinnimo de tecnologa, es, sin
duda, evolucin... tambin en lo relativo al segmento de Meetings & Events?
La tecnologa evoluciona constantemente y buena parte de ella es accesible a todo el pblico, que por norma
general suele asimilar esos conceptos rpidamente. Por lo que este sector no se puede quedar
tecnolgicamente rezagado, para as llevar a cabo eventos y reuniones lo ms eficientes y de la mayor
repercusin posible.
As de explcito se muestra Alberto Garca Donate, Production Manager de World Television Spain. A su
juicio, la importancia estriba en la capacidad de ayuda en la gestin de los eventos, por parte de los
organizadores y tambin de los asistentes, porque mejora la imagen y la calidad de los mismos, y permite una
mayor accesibilidad a ellos, tanto presencialmente como de forma remota. La tecnologa hace que sea posible
la realizacin de eventos de una manera eficiente y que estos tengan un mayor impacto, adems de, en
ciertos casos, reducir el coste econmico.
En la actualidad, la aplicacin de las nuevas tecnologas al sector Meeting & Events supone un cambio muy
importante ya que se estn desarrollando frmulas para hacer ms atractivo un evento, rentabilizarlo, y lo
ms relevante, gracias a la tecnologa podemos medir con mucha ms precisin el retorno de la inversin en
un evento, seala Alberto Alfaro, Director de TMI.

Los expertos consultados sealan que, poco a poco, se est viendo un cambio: las propias empresas que
antes participaban como usuarias de la tecnologa, cada vez estn mostrando ms inters por ella y
empiezan a ser tractoras en el desarrollo y aplicacin de las nuevas tecnologas al sector.
En este sentido, Alberto Garca, puntualiza que quiz quede camino por recorrer, pero ltimamente las
nuevas tendencias tecnolgicas son cada vez incorporadas en menor tiempo a la industria de los eventos. Y
creo que debera seguir siendo de esta forma, incluso intentar reducir al mnimo ese tiempo de adaptacin,
porque el mercado as lo demanda.
CASOS PARA ANALIZAR
1.

Carmen del Sol trabaja en una empresa multinacional y debe participar en la programacin y
organizacin de la visita que los directivos espaoles de la casa matriz, van a realizar a la compaa.
Son seis personas, cuatro seores y dos damas. No conocen la ciudad, llegan el viernes a las 15.30
horas y regresan el jueves siguiente a las 10:00 horas. Carmen est muy estresada porque
considera que le espera una misin imposible.
Qu le sugerira hacer?

2.

Carlos es el asistente del doctor Rueda, Director General de la compaa. Es el encargado de

organizar una recepcin y se est aprovisionando de todo lo necesario, con el criterio de que es
mejor que sobre y no que falte. As, todo lo est comprando en grandes cantidades.
Qu le sugerira?

3. Mnica acompa a su jefa en un viaje de trabajo. Ella siempre eligi los platos ms costosos, pues
aprovech la oportunidad de que todos sus gastos los pagaba la empresa.
Qu le dira a Mnica?