CASO XYZ

XYZ es una empresa peruana del sector metalmecnica que tiene ms de 60 aos de
trayectoria, fabrica tuberas, ductos, y construye estructuras metlicas, instalaciones
electromecnicas, almacenes, naves industriales, montajes, asimismo ejecuta proyectos llave
en mano para la mediana y gran industria, y ltimamente sus clientes principales provienen
del sector minero, petrolero y de energa. La mayora de los proyectos se desarrollan
generalmente en provincia, ubicndose un campamento en la zona de operaciones. Sin
embargo los elementos de construccin de estructuras metlicas y elementos de gran volumen
se trabajan en las plantas con que cuenta la empresa.
XYZ cuenta con dos plantas propias, una ubicada en el Callao con 10,000 m2 y la segunda en
Lurn con 73,000 m2. Adicionalmente cuenta con una planta en Junn con 2,500 m2 de rea.
A raz de los ltimos cambios en el directorio hubo cambios bruscos en varias gerencias, entre
ellas las gerencias de proyectos y la gerencia de operaciones, y en algunos proyectos se
estaban presentando problemas de incumplimiento de plazos y quejas de los ingenieros de
proyectos por falta de material y por productos que no se encontraban acorde con las
especificaciones requeridas para el proyecto.
Pedro el encargado de compras, que reportaba directamente al Jefe de Logstica, tena ms de
20 aos en la empresa con amplio conocimiento de los materiales y buena relacin con los
proveedores as como con los ingenieros de proyectos. Lamentablemente Pedro sufri un
accidente aparatoso que lo iba dejar fuera de la empresa por lo menos por un ao, sin
seguridad de su retorno, ya que ello dependa de su grado de recuperacin.
La gerencia de operaciones dependa de Pedro en cuanto al abastecimiento de materiales, ya
que por su amplia experiencia y efectividad durante su permanencia en la empresa, no se
haba presentado ningn incidente mayor en cuanto al suministro de materiales. Pedro tena a
su cargo dos personas que lo apoyaban en el tema administrativo, pero l era quien tomaba las
decisiones en cuanto al proceso de compra.
Para suplir la funcin de Pedro se haba contratado a un Administrador de empresas con
experiencia en compras en el sector comercial, pero estaba teniendo muchos problemas en su
relacin con los proveedores y con los jefes de proyecto, existiendo muchas quejas por la falta
de materiales y por errores en las especificaciones, incluso haba tenido muchas llamadas de
atencin de parte del Gerente de Operaciones. Esta situacin ya haba llegado hasta la
gerencia general, el cual convoc al gerente de operaciones y a los gerentes de proyectos para
tratar el tema. El Gerente ya haba considerado seriamente en cambiar al encargado de
compras.
El gerente de operaciones lo convoca a usted como consultor para efectuar una mejora en el
proceso de compras de XYZ y acabar con los problemas de suministro de materiales que
vena afrontando la empresa.
Entre otras cosas, luego de un diagnstico encuentra que el personal de apoyo en compras
estaba conformado por el encargado de compras que tena 2 meses en el puesto
administrador de empresas con experiencias en compras de empresas comerciales y tena el
apoyo de 2 tcnicos administrativos para el trmite administrativo que hubiera que realizar en
el rea.

Otro aspecto que encuentra es que nunca se haban cambiado las cantidades y plazos de
rdenes en el sistema de control de inventario computarizados de la compaa, el cual tena 10
aos de instalado. Un tipo de plancha de acero, de elevado valor y mucho uso, estaba dentro
del inventario de materia prima en cantidades muy grandes. Los registros de inventarios
nunca eran exactos y era normal que los ingenieros de proyectos presionaran a la oficina de
compras explicando la necesidad de una compra precipitada, debido a que no encontraban los
materiales que se supona tenan en inventario, y Pedro siempre solucionaba dichas
situaciones que no llegaban a trascender a la gerencia de operaciones. Pedro conoca muy
bien la diversidad de materiales: planchas de acero, pernos, cables, tirafones, equipos
elctricos, elementos de soldadura, varillas, herramientas especiales, etc. Los jefes de planta y
la seccin de ingeniera no trabajaban con un programa de pronsticos y rdenes, y por ello en
el rea de compras casi nunca se tena tiempo suficiente para hacer las compras. La mayor
parte de las rdenes eran hechas de prisa.
1) Seale los objetivos que el departamento de compras debera seguir.
Como bien sabemos, segn lecciones previas, una reduccin de costos pequea en compras
puede tener un fuerte impacto en los beneficios que las mejoras en otros departamentos de la
empresa. Pero cmo sabemos dnde y en qu sentido aplicar la mejora para minimizar costos,
la respuesta es sencilla: Se aplicar las mejoras necesarias segn nuestros objetivos planteados
a continuacin:

Eficiente control de inventarios

Alianzas estratgicas de gran confiabilidad
Competitividad de la empresa
Mantener la calidad de los materiales
Capacitacin de los participantes de la cadena

2) Seale las situaciones actuales que limitan el alcance de los objetivos del punto 1.
De acuerdo a la lectura presentada, las situaciones que limitan el alcance de estos objetivos
planteados son los siguientes:

No ejecutan un control ptimo de inventarios.

Software de control obsoleto, debido a la antigedad que presenta.
La empresa no presta atencin a la capacitacin de trabajadores nuevos.
Pedro es la nica persona que toma las decisiones de compras.
Quejas por la falta de materiales y por errores en las especificaciones, que finalmente
reducen la confiabilidad que se pueda tener entre proveedor y cliente.

3) Elabore un plan de accin.

Nuestro plan de accin principalmente se debe enfocar en lo que el mundo globalizado
demanda y lo que la empresa XYZ necesita:

Aseguramiento de la calidad
Soporte a la innovacin

Aumento de la flexibilidad (mejorar capacidad de respuesta, reducir tiempos de

entrega y minimizar niveles de stock)
Estandarizacin (mejorar calidad del producto)
Colaboracin/Partnership proyectos eficientes

En lo que respecta a nuestras restricciones que limitan el alcance a nuestro objetivos

especficamente debemos tomar las siguientes medidas:

Capacitacin a las personas que trabajan en el rea de compras.

Actualizar los sistemas de informacin, con este incluyo al software.
Control eficiente y slido de inventarios, conociendo la cantidad necesaria que se
necesita para la realizacin de sus actividades, minimizando adems la inversin.
Comunicacin permanente con las reas que se tiene mayor intercambio de recursos.
Alianzas mutuamente beneficiosas para el proveedor y la empresa.

Tomando estas medidas considero que se lograr una amplia mejorar en lo que respecta el
rea de compras y en general como mencion al inicio en las utilidades de la empresa.
4) Qu propuestas podra hacer al organigrama y que otras recomendaciones hara a la
gerencia de operaciones.

Las propuestas que se deben seguir se presentarn en la siguiente lista:

Como podemos apreciar logstica es una subgerencia de operaciones, esto no es

totalmente bueno ya que depende de muchas reas para realizar sus actividades, por
este motivo se recomienda que Logstica tenga su propia rea.
De la misma forma, siempre es bueno el emprendimientos de proyectos, ya que
competimos de una forma innovadora porque cada proyecto es nico en caracterstica,
es por eso que Proyectos tambin necesita su rea propia y no depender de otros.
Asimismo, la gerencia de operaciones como principal cliente de logstica debe trabajar
estrechamente con el rea de logstica compartiendo informacin peridicamente para
tener los requerimientos exactos.
Tambin, la misma rea de operaciones debe tener un control de existencias en
proceso para saber de mejor manera cunto ms y en qu momento necesitan ms
materiales.
Gerencia de proyectos debe gestionar proyectos segn sea necesario, ya sea creando
nuevas lneas produccin o nuevos software que pueden mejorar nuestros procesos y
competir activamente en el mercado.