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Objetivos Procesos y Procedimientos

Diferenciar los sistemas operativos


administrativos en la empresa

Identificar los procesos y diagramarlos

Definir los procedimientos

Comprender la importancia de los procesos


en los sistemas administrativos

Procesos, cursograma y procedimientos


_mta

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Procesos
Cada sistema plantea requerimientos especficos de
conocimientos, recursos, materiales, personal y
tecnologa, que conforman actividades especializadas
y secuenciales en torno a un objetivo constituyendoo
los procesos.
Un proceso es un conjunto de tareas dispuestas en un
flujo de trabajo especializado que reciben una serie de
insumos para producir un valor al cliente
La ejecucin de un proceso es apoyada
administrativamente
mediante
procedimientos
normalizados para su coordinacin y control

Ejemplo: descripcin de un proceso de Ventas


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Procesos, cursograma y procedimientos

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Ejemplo: Procesos Sist. de Comercializacin y Ventas


Procesos
Entradas
- Nota de
pedido
- Remite
conformidad

- Verificar existencia
- Valorizar pedido
- Verificar lmite de crdito
- Preparar pedido y remitir
- Entregar
- Emitir factura
- Registrar

Salidas
- Remite pedido
- Factura
- Registro de ventas

Archivos
- Nota de pedido
- Stock de productos
- Cuenta corriente cliente
- Remite
- Facturas

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Procesos, cursograma y procedimientos

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Diagrama de proceso

Constituye la forma ms elemental de representar


las tareas que siguen un curso, desplazamiento
de documentos, productos, recursos, etc.

Construir un cuadro sinttico y de fcil lectura


donde se aprecie el funcionamiento de un
determinado proceso

La representacin es una grfica de smbolos,


lneas y anotaciones mnimas mediante las
normas de simbologa (ASME; ANSI; ISO) para
representar el proceso (operaciones, transporte,
espera, inspeccin, almacenamiento, etc.)
Procesos, cursograma y procedimientos

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SIMBOLOGA ISO 9000


OPERACIN

Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar

INSPECCIN

Calidad; cantidad; T; presin; humedad; peso

OPERACIN e
INSPECCIN

Verificacin o supervisin durante la operacin

si/no

DECISIN

Decisin antes caminos alternativos del flujo

TRANSPORTE

Envo de datos; facturas; OT; NV; OC

DOCUMENTOS

Facturas; boletas; OT; NV; OC;NC

si/no

ESPERA

Demora en el desarrollo del mtodo o procedimiento

ENTRADA
ALMACENAMIENTO

Producto o material que ingresa a la operacin


Documentos fsicos; materiales; m.p.; PT
Procesos, cursograma y procedimientos

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Ejemplo: Diagrama de bloques del proceso de Ventas


Lista de
Precios

Solicitud

Clientes

1.
Atender
al
Cliente

Factura

2.
Cobrar
Factura

Facturas

Factura

3.
Entregar
Mercaderas
Cupones
Tarjeta de
Crdito

Facturas

Factura
Mercaderas

Clientes
4.
Registrar
Ventas

Planillas de
Ingreso

Contabilidad

Procesos, cursograma y procedimientos


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Ejemplo: Mapa de Procesos


Cliente

Vendedor

Cajero

Despachador

Contador

VENDE Y
FACTURA

PRESENTA
FACTURA

CONTROLA
Y EMPACA
COBRA Y
TIMBRA
FACTURA

PRESENTA
FACTURA
VERIFICA PAGO,
TIMBRA FACTURAS
Y ENTREGA

SUMA
FACTURAS Y
CONTROLA
ARQUEO

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Procesos, cursograma y procedimientos

SUMA
FACTURAS
CONTROLA
Y
REGISTRA

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Ejemplo: Cursograma Proceso Ventas


Cliente
Solicitud
Venta

Vendedor

Cajero

Despachador

Contador

Controla y
Empaca

Concreta
Venta y
Factura

Factura

Cobra y
Timbra

Factura

Factura
Controla,
Timbra y
Entrega

Factura
Factura

Controla y
Registra

Factura

Factura
Suma y
Arquea
Suma
Factura
Factura

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Procesos, cursograma y procedimientos

Factura

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Procedimientos de procesos

La formalizacin de los procesos requiere


establecer procedimientos y normas que regirn el
sistema administrativo

Son documentos cuyo propsito es asegurar que


las operaciones se realicen con efectividad,
eficiencia, calidad y requisitos de control interno

Lograr consistencia mecnica para una produccin


eficiente

Asegurar a los clientes y empleados


imparcialidad en los procedimientos

Procesos, cursograma y procedimientos

la

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Manuales de procedimientos

_mta

Son cuerpos integrados de normas con las


instrucciones necesarias para la realizacin de
las tareas. Proporciona el hilo conductor de la
gestin
Para cada sistema se incluye un resumen de la
normativa vigente y una descripcin de los pasos
a seguir indicando formularios, archivos y
registros a emplear
La formalizacin de los sistemas administrativos
emplea el manual de procedimientos o normas
y procedimientos

Procesos, cursograma y procedimientos

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Ejemplo: Manual de Procedimiento de Ventas


Vendedor
1.

Atiende al cliente, consulta stock de existencias,


especificaciones del cliente vs. producto, lista de precios,
confecciona factura en cuadruplicado para concretar la
venta

2.

Distribuye facturas: original y duplicado al cliente para que


efecte el pago; el triplicado a Despacho junto con la
mercadera; y el cuadruplicado queda adherido al talonario

Cajero
3. Cobra al cliente, coloca el timbre de cancelado en el

original y el duplicado de la factura


4. Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto, y

retiene el duplicado hasta el fin de la jornada


_mta

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Despachador
5. Chequea la mercadera con el triplicado de la factura,

empaca
6.

Contra presentacin de la factura original pagada, timbra el


original y el triplicado con el timbre de entregado

7.

Entrega la mercadera al cliente junto con la factura original


y retiene el triplicado hasta el fin de la jornada

Cajero y Despachador
8. Al fin de la jornada suman facturas cobradas (duplicados) y

entregadas (triplicados) y las remiten a Contabilidad

Contador
9. Controla los totales de facturas cobradas y entregadas
10.Hace el registro contable y archiva la documentacin
_mta

Procesos, cursograma y procedimientos

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Qu aprendiste sobre?

Las diferencias y similitudes entre


sistemas operativos y administrativos

Cmo se relacionan con los procesos

Cul es la utilidad de los procesos y cmo se


pueden representar

Cual es la importancia de los procedimientos


en estos sistemas

_mta

Procesos, cursograma y procedimientos

los

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