INFORME DE REQUERIMIENTOS

SEGUIMIENTO, CONTROL Y PRORRATEO DE COSTOS DE

ENVI/RECEPCIN DE DOCUMENTACIN INTERNA BIOTECH

Equipo: Marcelo Gallardo Barbera

Sebastin Vsquez Acua

Santiago de Chile, 9 de junio de 2016

INDICE
1. Introduccin

2. Antecedentes Generales

3. Objetivos 5
3.1. Objetivos generales

3.2. Objetivos especficos 5

4. Descripcin del problema informtico

5. Requerimientos 7
5.1. Requerimientos funcionales 7
5.2. Requerimientos no funcionales

5.3. Requerimientos de sistema 8

5.4. Requerimientos de dominio 8
6. Usuarios afectados por el problema
7. Frontera del problema 10
8. Conclusiones

11

8.1. Ventajas 11
8.2. Desventajas

11

8.3. Limitaciones

12

8.4. Recomendaciones
9. Fuentes

12

13

10. Glosario de trminos 14

11. Anexos 15
11.1. Diagrama de casos de uso 15

1. INTRODUCCION
En causal de la solicitud por parte de la empresa BIOTECH, para llevar a cabo la
implementacin de una solucin informtica, se emite el siguiente informe de
requerimientos. De esta manera dar a conocer los objetivos, requerimientos e
informacin adicional influyente con el desarrollo de un sistema de informacin que le
permita a los encargados de sea cual sea el rea en la que imparta sus labores, la
posibilidad y facilidad al momento de monitorear o controlar la ubicacin de sus
documentos o paquetes al interior de la empresa a nivel nacional de manera preventiva
y a su vez, llevar un registro de los costos por parte de los envos emitidos por el
personal de la misma empresa, para de esta manera permitir a los usuarios el prorrateo
de los costos de envi de manera ms eficaz.

2. ANTECEDENTES GENERALES
BIOTECH es una empresa consultora en biotecnologa que cuenta con 12 sucursales a
lo largo de todo el pas, en las siguientes ciudades: Arica, Antofagasta, Valparaso, San
Fernando, Talca, Concepcin, Temuco, Valdivia, Puerto Montt, Punta Arenas y dos en
Santiago; una en la comuna de Providencia y otra en San Bernardo.
La empresa cuenta con una red de datos que comunica a todas sus sucursales y todos
sus empleados se encuentra comunicados por medio de conexiones locales y esta
cuenta con equipos computacionales de ltima generacin. El personal encargado de
recibir la informacin cuenta con un conocimiento amplio en el uso de equipos
computacionales a nivel de usuario.
Sin embargo, debido a la falta de seguimiento y control de documentos y/o paquetes
dentro de la empresa, BIOTECH a cometido el incumplimiento de uno de sus contratos
en ms de una ocasin, lo que genera puntos en contra para la empresa, tales como:

Perdidas millonarias
Dao a la imagen corporativa

Por otra parte, la empresa no maneja de manera actual el prorrateo de sus costos de
envi, lo cual termina siendo una molestia para la mayora de los jefes de proyecto al
momento de calcular los costos de cada rea para ser luego llevados al departamento
de contabilidad, ya que estos se enteran de manera tarda de cuanto es el cargo que se
ha cobrado por envo.
El personal de la empresa se encuentra completamente comprometido con ella y esta
totalmente dispuesto a colaborar con el desarrollo de un sistema que permita
solucionar los problemas anteriormente mencionados.

3. OBJETIVOS

3.1.

Objetivos generales

Desarrollar e implementar una solucin informtica que permita monitorear, rastrar y

controlar los documentos, paquetes y a su vez, gestionar un medio de contacto con
el responsable actual de dicho documento o paquete dentro de la consultora

BIOTECH.
Desarrollar el sistema de seguimiento y control en una plataforma web que trabaje

en conjunto con la red interna de la empresa.

Desarrollar e implementar dentro del mismo sistema de seguimiento, un mdulo que
permita ver transparentados los costos de prorrateo por envo de cada proyecto.

3.2. Objetivos especficos

Recolectar informacin por medio del personal de la empresa con el fin de conocer

el actual proceso existente para el control de documentos y/o paquetes.

Agilizar el proceso actual la manera de operar por parte de la empresa al momento

de realizar seguimiento a sus documentos.

Evitar retrasos por parte de la documentacin actuando de manera preventiva.
Llevar un registro lgico de los costos de envo para facilitar el prorrateo de costos

4. DESCRIPCION DEL PROBLEMA INFORMATICO

La actual manera en que la consultora BIOTECH controla y realiza seguimiento a sus
documentos, solamente se centra en llevar un registro en una planilla de Excel, por lo
cual el seguimiento es prcticamente nulo o insignificante. Adems de la tarda
obtencin de informacin del prorrateo del costo de envi de cada documento o
paquete asociado a un proyecto.
Por estas razones BIOTECH, actualmente tiene serios problemas que incluso los llevan
a daar su imagen o perder grandes sumas monetarias.

5. REQUERIMIENTOS

5.1.

Requerimientos funcionales.
El sistema deber registrar datos primordiales de las personas que
manipulen los documentos, tales como: fecha y nombre del emisor, al ser

recepcionado por cualquier persona que se encuentre a cargo de esta labor.

El sistema deber asignarle de manera automtica un cdigo identificador a

cada documento.
El sistema deber llevar un registro de cualquier documento que sea emitido,
ya sea de manera interna o externa. Estos datos son: fecha, nombre del

receptor, tipo de documento y firma digital del receptor.

Los documentos debern tener dos posibles estados: visados o no

visados.
El sistema deber otorgar informacin del responsable actual de cada
documento al ser consultado. La informacin que ser entregada debe ser la
siguiente: Nombre del responsable del documento, ubicacin (rea u oficina)
del documento, telfono corporativo del responsable, telfono particular del

responsable y correo electrnico del responsable.

El sistema deber permitir a cualquier funcionario de la empresa, contactar al
responsable actual de cualquier documento mediante mensajes instantneos

(en lnea).
Al ser emitido o recepcionado un documento se deber registrar el medio por
el cual este fue entregado (Chilexpress, Tur bus, LAN Chile o entrega

directa).
Cada documento deber ser categorizado por prioridad, para evitar retrasos.
El sistema deber actuar de manera preventiva antes que el plazo mximo
de espera sea cumplido.

El sistema deber realizar de forma automtica un prorrateo del costo de

envi de cada documento o paquete, dejando un registro en detalle del costo

total generado por cada proyecto.

El sistema deber poseer un mdulo (seguro, con usuario y contrasea), que
permita a los autorizados la posibilidad de consultar el total de los costos de

sus envos realizados.

El sistema deber permitir emitir reportes de prorrateo una vez la factura por
parte del proveedor de servicios de transporte haya sido emitida.

5.2. Requerimientos no funcionales.

El sistema deber ser desarrollado en una plataforma segura, con el fin de

proteger la integridad de los datos.

El sistema deber contar con un sistema de notificaciones emergentes con
colores que indiquen algn tipo de riesgo o advertencia (rojo, amarillo).

5.3. Requerimientos de sistema

Todos los usuarios debern contar con un equipo de computacin conectado

a la red organizacional.
BIOTECH deber contar con una red capacitada para implementar la
aplicacin web

5.4. Requerimientos de dominio

El sistema deber contar con lectores de cdigo para facilitar el proceso.

6. USUARIOS AFECTADOS POR EL SISTEMA

No cabe duda que la perdida de documentos dentro de la empresa no afecta
simplemente a la empresa misma. Esto de igual manera afecta de forma indirecta a sus
respectivos clientes.
Al ser implementado un sistema que permita realizar el seguimiento de documentos.
todos alrededor de BIOTECH, se vern afectados de manera positiva, ya sea a nivel
estratgico, tctico u operacional.

7. FRONTERA DEL PROBLEMA

BIOTECH requiere de un sistema de informacin que brinde una solucin a sus
problemas en el seguimiento de documentos y/o paquetes, con el fin de manipular el
portador y ubicacin de sus documentos de manera preventiva, adems de un mdulo
que permita realizar de manera automtica el prorrateo de los costos de envo para
luego ser asignados de manera apropiada a cada uno de sus proyectos.

8. CONCLUSIONES

8.1. Ventajas

Mayor control de los documentos.

Mejor uso del tiempo en ejercer los procesos.
Disminuir la perdida de los documentos
Llevar un registro de forma transparente los costos de envo.
Facilitar el trabajo a los empleados de la organizacin.
Aportar informacin relevante en la toma de decisiones.
Tener una respuesta clara al momento de ser necesaria informacin de cualquier

documento.
Facilitar el prorrateo de costos de envo.
Los usuarios finales del sistema estn capacitados para utilizar un sistema
computacional.

8.2. Desventajas

O
O
O

El desarrollo del sistema de informacin es costoso.

El desarrollo del sistema de informacin es complejo.
El desarrollo del sistema de informacin requiere bastante tiempo.

8.3. Limitaciones

El sistema no podr realizar seguimiento a los documentos que hayan sido

extrados de la organizacin.
El sistema no permitir realizar los pagos respectivos de los costos de envo.

Solo entregara un estimado del costo.

El personal de desarrollo no se har responsable por el mal uso de este.

8.4. Recomendaciones

Se da a modo de recomendacin, que el sistema sea desarrollado en una

plataforma o aplicacin web (intranet).

Se recomienda programar dicha intranet en el lenguaje de programacin PHP y
base de datos MySQL.

9. FUENTES

Rodrigo

Gonzales

Prez

Ingeniero

en

desarrollo

de

rodrigo.gonzalez.perez@everis.com - Telfono: 9 5938 0555

PHP - https://es.wikipedia.org/wiki/PHP
MySQL - https://es.wikipedia.org/wiki/MySQL
Aplicacin web - https://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_web
Intranet - https://es.wikipedia.org/wiki/Intranet

sistemas,

10.

GLOSARIO DE TERMINOS

Notificaciones emergentes: Ventana que informa al usuario de algo al dispararse

un evento.
Lector de cdigos: Perifrico que permite leer cdigos mediante un lser.
PHP: lenguaje de programacin de uso general de cdigo del lado del servidor
originalmente diseado para el desarrollo web de contenido dinmico.
MySQL: Sistema de gestin de bases de datos relacional.
Aplicacin web: Herramientas que los usuarios pueden utilizar accediendo a un
servidor web a travs de Internet o intranet.
Intranet: red informtica que utiliza la tecnologa del Protocolo de Internet para
compartir informacin, sistemas operativos o servicios de computacin dentro de
una organizacin.
Prorrateo: Desglosar el total de los costos de envo y asignar lo correspondiente
a cada proyecto.

11. ANEXOS

11.1. Diagrama de casos de uso

11.2. Especificaciones de proceso: Alertas

Diagrama de proceso de negocios

11.2.1. Mini especificaciones: Alertas

Algoritmo en seudocdigo

rbol de decisiones

11.3. Ejemplo de factura por costos de envo

11.4. Especificaciones de proceso: Prorrateo de costos de envo

Diagrama de proceso de negocios

11.4.1. Mini especificaciones: Prorrateo de costos de envo

Algoritmo en seudocdigo

rbol de decisiones