A rquivologia

Apontamentos
de Aulas
1/ 2

Gabriela Garcia
2009

Surgimento e
Importncia da Arquivologia
A escrita filha da Arquivologia,
assim como a Arquivologia filha
da escrita.
O desenvolvimento da escrita
surge da necessidade de registro
de atividades administrativas.

Conceitos Fundamentais deArquivologia

Arquivologia = Arquivstica
Cincia / Disciplina / Tcnica

Tem por objetivo o conhecimento

dos arquivos e das teorias,
mtodos e tcnicas a serem
observados na sua constituio,
organizao, desenvolvimento e
utilizao.

Conceitos Fundamentais deArquivologia

Arquivo
conjunto de documentos que,
independente da natureza ou do
suporte, so reunidos por
acumulao ao longo das
atividades de pessoas fsicas ou
jurdicas, pblicas ou privadas
Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996.

Conceitos Fundamentais deArquivologia

Consideram-se ARQUIVOS, para fins
desta lei, os conjuntos de documentos
PRODUZIDOS e RECEBIDOS por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que
seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos
(Lei n 8.159, de 08-01-1991. Art. 2)

Conceitos Fundamentais deArquivologia

O termo ARQUIVO tambm utilizado para:

instituio de custdia
unidade administrativa
mvel
imvel

Conceitos Fundamentais deArquivologia

A natureza dos arquivos

administrativa, jurdica,
informacional, probatria,
orgnica, serial, contnua,
cumulativa.
A soma de todas estas
caractersticas faz do arquivo
uma instituio nica e
inconfundvel
(BELLOTTO, 2005)

FINALIDADE DOARQUIVO
A principal finalidade do arquivo
servir
ADMINISTRAO,
constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base do conhecimento
da HISTRIA.

Acervo:
Totalidade de
documentos.

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

DOCUMENTO =
SUPORTE + INFORMAO
DOCUMENTO
Unidade de registro de informaes, em qualquer suporte
ou formato - suscetvel de consulta, estudo, prova

pesquisa.

INFORMAO
Elemento referencial, noo, idia ou mensagem contidos
em um documento.
SUPORTE
Material no qual so registradas as informaes.
Dicionrio de Terminologia Arquivstica Arquivo Nacional, 2005.

S UPORTE
Material sobre o qual as
informaes so registradas
Ex: Fita magntica, pelcula
filmogrfica, papel,
pergaminho, papiro etc.

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

DOCUM EN TO de ARQ UI VO
Informao registrada produzida e
mantida por uma instituio ou pessoa
ao longo de suas atividades
administrativas, com valor de prova.
So fortemente ancorados nos princpios da

provenincia,
da organicidade,
unicidade
e da indivisibilidade.

Conceitos Fundamentais deArquivologia

ARQUIVO
BIBLIOTECA
MUSEU
CENTRO DE
DOCUMENTAO
Ver: BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes:
1991 (pg. 43)

Caractersticas dos Arquivos:

Os documentos NO
so objeto de COLEO
(escolha artificial)
e sim da acumulao natural,
no decurso de atividades
administrativas.

Caractersticas dos Arquivos:

A classificao aplicada a
cada arquivo respeitar
as particularidades da
instituio produtora.
No h um arranjo prestabelecido.

Caractersticas dos Arquivos

ORGAN I CI DADE
Os documentos apresentam uma significao
orgnica entre si. So desprovidos de autonomia
e retiram sua autenticidade do interrelacionamento entre os itens documentais.

Qualidade segundo a qual os arquivos

espelham a estrutura, as funes e as
atividades da entidade
produtora/acumuladora, em suas relaes
internas e externas. (BELLOTTO, 2004)

Caractersticas dos Arquivos

AUTEN TI CI DADE
Qualidade de um documento quando
preenche as formalidades
necessrias para que se reconhea
sua provenincia,
independentemente da veracidade do
respectivo contedo
(DTA, 1996).

Caractersticas dos Arquivos

UNICIDADE
Os documentos existem em
exemplar nico ou em limitado
nmero de cpias.
Mesmo em rplica, os documentos
cumprem funes diversas, em
locais diferentes, conservando
seu carter nico, em funo do
contexto de produo.

Caractersticas dos Arquivos

NATURALIDADE
(cumulatividade / serialidade)

O arquivo uma formao

progressiva, natural e
orgnica.
a sedimentao da produo
documental ao longo do
tempo.

Classif icao dos Arquivos:

Entidades mantenedoras:

Pblicos
Privados*

Questo
Por seus mantenedores, o arquivo
pode ser classificado de 4 maneiras. Assinale
aquela que no uma classificao de
arquivo.
A) Pblicos.
B) Institucionais.
C) Comerciais.
D) Familiares ou pessoais.
E) Gerais ou centrais.
(FUNIVERSA APEX - 2006)

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

PRI N C PI O DA PROVEN I N CI A =
RES PEI TO AOS FUN DOS
F r ana 18 4 1.

C o n s i s t e e m d e i x a r a g r u p a d o , s e m
os m ist ur ar c om out r os, os
a r q u i v o s [...] p r o v e n i e n t e s d e
um a ad m inist r a o, d e um
e st ab e le c im e nt o o u d e um a
pe ssoa f sic a ou j ur d ic a M ic h e l
D uc h e in

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Conceito de Fundo de Arquivo

o conj unt o d e d ocum ent os d e t od a
nat ur e z a, que quaisque r c or pos
ad m inist r at ivos, pe ssoas f sic as
ou j ur d ic as t e nh am r e unid o,
aut om t ic a e or ganic am e nt e , e m
r az o d e suas f unes ou
at ivid ad e s.

CLAS S I FI CAO
classificao: seqncia de operaes
que visam distribuir os documentos,
em observncia s diversas
estruturas, funes, atividades e/ou
tipos documentais de um organismo;
atribuio de grau de sigilo a
determinado documento. Ver arranjo.

CLAS S I FI CAO
Plano de Classificao: esquema pelo qual
se processa a classificao de um arquivo,
elaborado a partir do estudo das estruturas
e funes de uma instituio e da anlise
do conjunto documental.
Definido tambm como o instrumento de
controle resultante da fase de identificao,
que reflete a organizao de um conjunto
documental e apresenta os dados
essenciais de sua estrutura.

CLA S S I FI CAO

Exemplo: PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DA

ADMINISTRAO PBLICA DO

ESTADO DE SO PAULO: ATIVIDADES-MEIO

Funo: 01 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA

Subfuno: 01.01 Ordenamento jurdico

Atividade: 01.01.01 Elaborao de atos normativos

Documentos:

01.01.01.01 Decreto, estatuto, cdigo, regulamento, regimento, instruo

normativa, norma, resoluo, deliberao, portaria

Atividade: 01.01.02 Habilitao jurdica e regularizao fiscal dos rgos,

entidades

e empresas

Documentos:
01.01.02.01 Alvar de funcionamento

01.01.02.02 Certificado de matrcula no Cadastro Especfico do INSS CEI

Arranjo
Arranjo: operao que se resume na
ordenao dos conjuntos documentais
remanescentes das eliminaes,
obedecendo a critrios que respeitem o
carter orgnico dos conjuntos. Termo
utilizado nos Arquivos Permanentes. Vale
destacar que, no caso de documentao
de carter permanente, as classes
ganham nomes especf icos:
GRUPOS , S UBGRUPOS e S RI ES .
J anice Gonalves, 1998.

Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO.

Guia doArquivo
Pblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto (SP): O Arquivo, 1996.

Administrao
Material
Patrimnio
Pessoal
Protocolo
Transporte
Manuteno

Cultura
Equipamentos
Eventos

Desenvolvimento
Urbano e
Rural
Habitao
Meio Ambiente
Obras Particulares
Obras Pblicas
Uso e Ocupao do
Solo

Educao
Educao Infantil
Ensino Fundamental
Ensino Superior
Merenda Escolar
Finanas
Contabilidade
Oramento
Tesouraria
Tributao
Representao
Assessoria Jurdica
Eleies
Publicidade

Sade
Assistncia MdicoOdontolgica
Vigilncia Sanitria
Servios Municipais
Abastecimento
gua e Esgotos
Cemitrio
Recursos Energticos
Limpeza Pblica
Segurana
Telecomunicaes
Trnsito
Transportes

Fundo: PARTIDO COMUNISTA BRASILEIRO PCB

Nvel: BASE
Organismo: DIRETRIO ZONAL PINHEIROS-PERDIZES
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Funo

Agitao poltica

Arrecadao financeira
Divulgao de informaes do
Organismo internacional
Divulgao do partido

Propaganda poltica

Espcie
Adesivo
Cartaz
Convite
Panfleto
Sacola
Bnus
Ingresso
Rifa
Peridico
Programa turstico
Texto de formao
Peridico
Programa
Peridico
Programa de evento
Texto de formao

N de docs
4+1
4+1
3
9+81
1
1+169
3+4
1+130
3
1
2
9+2
2
1
1
1

Datas-limite
[jan?/86-nov/89]
[jun?/89-nov/89]
Jun/89-jan/90
[jan/89?-nov/89]
[nov?/89-nov/89]
[mar?/86-mar?/86]
[mar/86]-jul/89
[out?/89-out?/89]
Ago/86-set/88
Mar/86-mar/86
[abr?]/86-[nov?]/86
Jul/87-mai/90
[jan?]/86-[out?]/89
Jul/87-jul/87
Mar/89-mar/89
[jan?]/85-[dez?]/85

sries

002: Minutas de atas de vereaes

003: Posturas e regulamentos
004: Relatrios da gerncia e planos de atividade
005: Editais

subgrupo B:
Presidente da Cmara
subgrupo C:
Assemblia Municipal
subgrupo D:
Conselho Municipal
subgrupo E
Comisso Executiva

sries

GRUPO B:
RGOS DO MUNICPIO

subgrupo A:
Cmara Municipal

001: Livros de atas da Comisso Executiva

002: Minutas das atas da Comisso Executiva

subgrupo F:
Celeiro Municpal de Loul

sries

001: Livros de atas das sesses da Direo

002 Livros de Registro de Correspondncia expedida
003: Correspondncia geral recebida
004: Livros de receita e despesa

subgrupo A:
Cmara Municipal

sries

001 Livros de Registro de Correspondncia recebida

002 Livros de Registro de Correspondncia expedida
003: Correspondncia geral recebida
004: Requerimentos recebidos
subgrupo B: Pessoal

srie

GRUPO C
:
SERVIOS
ADMNISTRATIVOS
I

FUNDO CMARA MUNICIPAL DE LOUL

001 :Livros de atas de vereaes

001: Registro de documentos relativos aos funcionrios

Gesto de Documentos : conjunto de

procedimentos e operaes tcnicas ref erentes
s atividades de produo, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em f ase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para a guarda permanente[1].
Ou ainda: Considera- se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em f ase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente[2].
[1] A n a C e l e s t e I n d o l f o , 1 9 9 5 .
[2] LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 3.

 Fundamentos legais da Gesto Documental

Constituio Federal de 1988, art. 216, 2.: Cabem
administrao pblica, na forma de lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem.
Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.:
dever do poder pblico a gesto documental e a proteo
especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio
administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como
elemento de prova e informao.
Lei n. 8.159/91, art. 3.: Considera-se gesto de documentos o conjunto
de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Lei n. 8.159/91, art. 17: A administrao da documentao
pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais

Gesto de Documentos
Objetivos da gesto de documentos:
Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes;
Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao
pblica ou privada;
Agilizar o processo decisrio;
Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos
arquivos;
Racionalizar a produo dos documentos;
Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia,
recolhimento, guarda e eliminao de documentos
Preservar o patrimnio documental considerado de guarda
permanente.
Assim, a gesto de documentos permite:
Assegurar o pleno exerccio da cidadania;
Promover a transparncia das aes administrativas; e
Preservar o patrimnio documental considerado de guarda
permanente.

Conceito de Gesto de Documentos

Gesto de Documentos:
FASES:
1) PRODUO;
2) UTILIZAO; e
3) DESTINAO.

Valorao dos Documentos

Valor primrio = v a l o r
ad m inist r at ivo = valor f unc ional
= I M ED I A T O

Valor secundrio = v a l o r
h ist r ic o = M E D I A T O

A tividades- meio e Atividades- f im

ATI VI DADE- M EI O: conjunto de operaes

que uma instituio leva a ef eito para auxiliar
e viabilizar o desempenho de suas f unes
especf icas e que resulta na acumulao de
documentos de carter instrumental e
acessrio.
ATI VI DADE- FI M : conjunto de operaes que
uma instituio leva a ef eito para o
desempenho de suas atribuies especf icas e
que resulta na cumulao de documentos de
carter substantivo para seu f uncionamento.

TEORI A DAS 3 I DADES

1 IDADE

2 IDADE

3 IDADE

CORRENTE

INTERMEDIRIO

PERMANENTE

ATIVO
Setorial ou
central

SEMI-ATIVO
Central

INATIVO
Central

Teoria das Trs I dades

ARQ UI VOS
CORREN TES
d o c u m e n t o s e m t r a m i t a o e /o u
f r e que nt e m e nt e c onsult ad os
p r x im os ao pr od ut or ;
valor primrio e m
nve l m x im o.

Teoria das Trs I dades

A RQ UI VOS
I N TERM EDI RI OS
segunda idade limbo ou purgatrio

D oc um e nt os que d e ix ar am d e se r
f r e que nt e m e nt e c ons ult ad os , t od av ia
p r e c isam se r c onse r vad os par a f ins
ad m inist r at ivos.
D oc um e nt os ar m az e nad os nos ar quivos
c e nt r ais ou ge r ais.
D o c u m e n t o s a i n d a p o s s u e m valor
primrio.

ARQ UI VOS PERM AN EN TES

terceira idade - Histricos

D oc um e nt os d e sp r ovid os d e valor
p r im r io no se r ve m m ais
ad m inist r a o;
D ocum ent os conser vad os por
m ot ivos d e valor h ist r ic o e
c ult ur al;
D ocum ent os possuem apenas o
valor secundrio.

TABELA DE TEM PORA LI DADE

I nst r um e nt o d e Cont r ole , r e sult ant e d a

A v a l i a o *, n o q u a l s e e s t a b e l e c e o s
p r az os d e guar d a e a d e st ina o f inal
d a s sries documentais.
A T a b e l a e l a b o r a d a p o r u m a Comisso
Permanente de Avaliao de
Documentos, e d e v e s e r a p r o v a d a p o r
aut or id ad e c om pe t e nt e d o r go
pr od ut or .
*Avaliao: processo de anlise de arquivos, visando estabelecer sua destinao de
acordo com os valores que lhe forem atribudos.

TABELA DE TEM PORALI DADE

PRAZO DE GUARDA

ASSUNTO

CORRENTE

INTERMEDIRIA

DESTINAO
FINAL

010.2
REGIMENTOS.
ENQUANTO
REGULAMENTOS VIGORA
ESTATUTOS

5 ANOS

GUARDA
PERMANENTE

ORGANOGRAMAS

ESTRUTURAS

010.3
AUDINCIAS
DESPACHOS
REUNIES

2 ANOS

ELIMINAO

OBSERVAO

I nstrumento de Controle
Tm por f inalidade auxiliar no processo de
organizao e manuteno de um acervo.
S o de acesso restrito, destinados
basicamente ao corpo tcnico do arquivo
e no aos consulentes.
Ex: Plano de Classif icao, Tabela de
temporalidade, Tabela de Equivalncia,
Guia de Transf erncia; Ata ou Termo de
Eliminao; Lista de Eliminao; Lista de
Recolhimento, Ata ou Termo de
Recolhimento, M apa Topogrf ico.

Re f e r nc ias

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de

documento de arquivo. Srie como fazer vol. 8. Disponvel em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
CAMARGO, A.M.A. Tempo e Circunstncia. So Paulo: IFHC, 2007.
CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservao Preventiva em Arquivos e
Bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.DICIONARIO de
Terminologia Arquivstica. ARQUIVO NACIONAL. Disponvel em:
http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf
DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da
Cultura, 1996.
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de
instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002.
Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf
Manual de Conservao de Acervos Bibliogrficos da UFRJ. Edio revista e aumentada por
Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria Jos Veloso da Costa Santos; colaborao
[de] Jos Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro.
Sistema de Bibliotecas e Informao - UFRJ /SiBI, 2004.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio
Vargas, 1991. 3 Verso revista e ampliada.
PROGRAMA Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/.
SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira
Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973.
SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservao de acervos bibliogrficos & documentais. Rio de
Janeiro: fundao biblioteca nacional, Dep. De processos Tcnicos,1997.

Re f e r nc ias

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento
de arquivo. Srie como fazer vol. 8. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservao Preventiva em Arquivos e Bibliotecas.
So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.
DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. ARQUIVO NACIONAL. Disponvel em:
http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf
DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura,
1996.
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Arquivo do
Estado/Imprensa Oficial do Estado. So Paulo, 1998. Disponvel em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf2.pdf
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de instrumentos
de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponvel em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf
Manual de Conservao de Acervos Bibliogrficos da UFRJ. Edio revista e aumentada por Paula
Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria Jos Veloso da Costa Santos; colaborao [de] Jos
Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de
Bibliotecas e Informao - UFRJ /SiBI, 2004.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas,
1991. 3 Verso revista e ampliada.
PROGRAMA Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/.
SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio
de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973.
SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservao de acervos bibliogrficos & documentais. Rio de Janeiro:
fundao biblioteca nacional, Dep. De processos Tcnicos,1997.

SAUDAES
ARQUIVSTICAS!