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Tema 3:
Diagnstico de Necesidades de
Capacitacin
3. 1. Identificacin de Brechas: Perfil ideal vs.
Perfil real.
En qu debo de capacitar a mis empleados?,

sta es una pregunta que se repite constantemente entre los

empresarios o funcionarios que tienen la preocupacin de hacer
ms productivo el trabajo de su empresa u organizacin.

En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus colaboradores

para tratar de identificar tales necesidades de capacitacin.
Lastimosamente, una de las ms frecuentes prcticas para el caso es creer
en la intuicin y se solicita o contrata el servicio de capacitacin de lo que
parecera ser til para los propsitos de desarrollo organizacional.
Empresas que se

Como es sabido en la actualidad las empresas deben ser cada da ms

actualizan e innovan

competitivas para sobrevivir en el mercado. Todas aquellas empresas que

son capaces de

se actualizan e innovan son capaces de hacer frente a los cambios del

hacer frente a los

cambios del
entorno, por lo que

entorno, por lo que se debe de considerar los cambios que la globalizacin

trae consigo.

se debe de
considerar los
cambios que la
globalizacin trae
consigo.

En la bsqueda de la
esfuerzos hacia la

humano,

competitividad,

las empresas dirigen sus

formacin y desarrollo del capital

porque han descubierto el beneficio de contar con

personal calificado y productivo.

os gerentes y empleados de los departamentos de Recursos

Humanos deben permanecer alerta a los tipos de capacitacin que
se demandan,

cundo se necesitan, quin lo requiere

qu mtodos son los mejores

para difundir a los empleados el

conocimiento, habilidades y capacidades

necesarios para

el desempeo eficiente y productivo que se espera para que la empresa se

posicione en el mercado globalizado.
En base a estas consideraciones, es necesario tomar en cuenta la
informacin y caractersticas propias de cada situacin organizacional
particular para detectar las necesidades de capacitacin y actualizacin de
sus colaboradores, as como los elementos bsicos de un reporte de
estudio de Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC), a fin de
brindarle a nuestros colaboradores las herramientas formativas precisas
para mejorar su desempeo y repotenciar sus talentos y capacidades
innatas.
El camino indicado para ello es la realizacin de un

Necesidades de Capacitacin,

Diagnstico de

a fin de comprender las carencias

existentes entre nuestros colaboradores, plantear un plan de mejora y

elevar la productividad total de nuestra organizacin, a fin de alinearnos
con los objetivos generales de la misma.

El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), se puede

definir como el proceso de identificacin de recursos o aspectos
susceptibles de ser fortalecidos o mejorados en la gestin de una
organizacin, a travs de la ejecucin de acciones de capacitacin o de
Es necesario tomar
en cuenta la

desarrollo de competencias.

informacin y

talentos de una persona y, ante ello, estn vinculados con reas

situacin

que provocan motivacin natural en el trabajador, al margen de las

organizacional

coyunturas laborales.

particular para

capacitacin y
actualizacin de sus
colaboradores.

todos aquellos

capacidad para su despliegue. Con frecuencia se relacionan con los

propias de cada

necesidades de

ser fortalecidos,

en que los integrantes de un equipo reflejan una especial

caractersticas

detectar las

Son aspectos susceptibles de

Son aspectos susceptibles de

ser mejorados,

aquellos que

suelen asociarse a la nocin de brechas de competencias, o de

debilidades laborales. Su presencia se asocia a temas nuevos para
la persona, o directamente, a aspectos en que el individuo se
aprecia con un menor nivel de capacidad para el despliegue de la
actividad, respecto de lo necesario.

La referencia a la capacitacin o desarrollo, alude a aspectos

organizacionales en que, un mejor desempeo se puede lograr
mediante procesos de

mejoramiento de competencias

de

los equipos de trabajo, en contraposicin a otras variables que

intervienen en los niveles de xito para el logro de resultados. Por
ejemplo, redefinicin de cargas de trabajo, mejoras en los
ambientes de trabajo, actualizacin del soporte tecnolgico, etc.
Una deteccin realizada de manera inorgnica o no sistematizada, as
como la ausencia de un proceso de anlisis y reflexin respecto de sus
resultados, implicar una subutilizacin de recursos y la prdida de
oportunidades para alcanzar niveles de desempeo en sintona con los
lineamientos estratgicos de mediano y largo plazo de la respectiva
organizacin.

Objetivos generales de la DNC

1.

Reconocer las principales tareas que realizan los trabajadores y, en

torno a ellas, detectar las principales fortalezas y debilidades que
impactan en la calidad de su cumplimiento.

2.

Involucrar a las jefaturas, para asegurar el compromiso concreto de

ellas en las acciones que se decidan a partir de la DNC.

3.

Contribuir de manera significativa al desarrollo proactivo de la

organizacin, asegurando una perspectiva de futuro respecto de las
nuevas materias y/o mtodos de trabajo que se precisarn en las
unidades laborales.

4.

Transparentar la gestin de la capacitacin, de manera que un

elevado nmero de trabajadores se vean reflejados en los anlisis que
se realicen. De esta forma, junto con mejorar su motivacin por
perfeccionar sus competencias y compromiso con las metas de la
organizacin, asumirn con mayores elementos de juicio que las
capacitaciones recibidas obedecen a criterios objetivos aplicados por
igual a todos.

5.

Justificar las inversiones realizadas en capacitacin , en cuanto se

fortalece la posibilidad de apreciar los impactos logrados con tales
acciones.

Previa a la realizacin de un

DNC, es necesario determinar el perfil real de

los colaboradores que sern sometidos a la evaluacin, buscando reflejar con

la mayor exactitud posible la situacin en la cual se encuentran en la
actualidad, en pos de evidenciar las principales carencias existentes.

El mtodo comparativo: Perfil real vs. Perfil Ideal

El principal fundamento de este modelo radica en establecer las
discrepancias que existen entre: Lo que debe hacerse y lo que realmente
se hace
Este mtodo compara una situacin o perfil Ideal con la situacin o perfil
Real, para definir las diferencias que sern las necesidades a satisfacer.
Todo proceso, actividad, empresa o producto, tiene un estndar de calidad
ptimo. Por lo tanto, primero se debe definir ese nivel de calidad para
compararlo con lo real y determinar acciones que tengan que ver con la
capacitacin.
A continuacin, definiremos las etapas propias de un estudio basado en el
presente Mtodo Comparativo:

Primera Etapa: Perfil Ideal

Para determinar la situacin ideal que debera prevalecer en el rea de

trabajo. Los esfuerzos de capacitacin estarn alineados consecutivamente
en el establecimiento gradual de dicho perfil (ideal) como real.
1. Determinacin del perfil ideal de cada uno de los puestos que se tienen
en el rea de trabajo a travs de un formato adecuado. (A continuacin,
ejemplo: )
2. Identificar qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el
personal para realizar las actividades definidas en el manual de
funciones correctamente.

Segunda Etapa: Perfil Real

Para determinar la situacin real que prevalece en su rea de trabajo se

propone:
1. Evaluar las competencias del personal a travs del formato para el
desempeo del personal que cada empresa elabore segn sus
objetivos.
2. Evaluar el desempeo del personal, de acuerdo a los indicadores de
desempeo establecidos en el instrumento para la DNC y considerando

que existen tres posibilidades por las cuales una persona no acta
conforme a lo esperado:

a) Falta de capacidad (No puede): El problema, entonces, radica en

que los mtodos, materiales y equipo no son los adecuados para
realizar su trabajo.

b) Falta de informacin (No sabe): no tiene los conocimientos

necesarios para llevar a cabo las actividades de su puesto de trabajo.

c) Falta de motivacin (No quiere): La dificultad se localiza en el

campo de la motivacin, las actitudes y los valores y tambin puede
solucionarse a travs de la capacitacin.
Se debe tambin considerar los objetivos que no han sido alcanzados, los
planes y proyectos a futuro, los resultados y observaciones de auditoras,
problemas y conflictos en su rea de trabajo.

Tercera Etapa:

Comparacin entre ambas situaciones (Brecha entre

el perfil real e ideal)

Una vez elaborado el perfil del puesto y se ha evaluado el desempeo del

personal, es momento de comparar ambos formatos para identificar los
conocimientos, habilidades y actitudes que el personal carece y debe tener
para desempear de manera eficaz y eficiente su trabajo.
La frmula evaluativa es "A - B = C", donde "A" representa el perfil ideal,
"B" representa el perfil real y "C" las carencias existentes (necesidades de
capacitacin).

Cuarta Etapa:

Determinacin de necesidades de capacitacin y toma

de decisiones.

Por ltimo, para determinar las necesidades de capacitacin y tomar

decisiones sobre la manera en que habrn de ser satisfechas se propone lo
siguiente:
1. Detectar por empleado cules son sus necesidades de capacitacin de
acuerdo a los resultados de la etapa anterior.
2. Programar las capacitaciones o los cursos de formacin, segn sea
necesario.

3. Evaluacin e Informe
En suma, La organizacin debe establecer las competencias requeridas
para cada una de las actividades que desarrolla y que afectan la calidad de
sus productos;

Debe evaluar las competencias del personal que desempea tales

actividades y desarrollar planes para eliminar las brechas existentes entre
las competencias requeridas y las competencias existentes en el perfil
ideal y real de los colaboradores con los que nuestra organizacin
cuenta.

3.2 Entorno y condiciones organizacionales

para la aplicacin de la DNC
El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso de
investigacin sistemtico, dinmico, flexible y participativo que orienta la
estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y
fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes
de una empresa o institucin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos
de la misma.
Es un proceso para conocer las carencias en cuanto a conocimientos,
habilidades y actitudes que el personal requiere cumplir para desempearse
efectivamente en su puesto de trabajo.
El papel del profesional que hace la deteccin de necesidades debe ser muy
Es un proceso para
conocer las
carencias en cuanto
a conocimientos,
habilidades y

actitudes que el
personal requiere
cumplir para
desempearse
efectivamente en su
puesto de trabajo

cuidadoso, de l depende que la organizacin sea competitiva en su entorno.

Un buen administrador de los recursos humanos, es el responsable de solicitar
la capacitacin debe investigar lo que sucede en el rea donde trabaja para
conocer y detectar las necesidades reales de capacitacin.
Las actividades de capacitacin que realiza cada empresa deben satisfacer
necesidades internas y deben lograr objetivos especficos asociados a su
desarrollo estratgico.

Cada empresa tiene diferentes necesidades de capacitacin segn el rubro

y/o especialidades tcnicas en que se desenvuelve; los equipos y maquinaria
que utilice; el nivel de tecnologa empleada y su tipo de organizacin.
El problema es cmo detectar esas necesidades de capacitacin, para
analizarlas y satisfacerlas en forma efectiva.
Algunos parmetros para realizar un DNC pueden ser:
1.

Problemas observables en las diferentes unidades de la organizacin.

2.

Desviaciones en la productividad.

3.

Rechazo de productos y/o servicios por mala calidad.

4.

Altos ndices de accidentes, ausentismo laboral y rotacin de personal.

5.

Deficiente operacin y/o mantenimiento de mquinas y equipos de

trabajo.

6.

Bajos estndares de rendimiento del trabajador por unidad de tiempo.

7.

Procedimientos de trabajo mal concebido o inexistente.

8.

Deteccin de Necesidades de Capacitacin

9.

Incumplimiento de las metas de produccin preestablecidas.

10. Errores observables en los trabajadores en la ejecucin de sus tareas.

11. Baja o Alta de personal. Puestos de trabajos vacantes en la empresa o
que se estima quedarn vacantes debido a la movilidad, retiros e
ingresos de personal.
12. Cambios de funcin o de puesto por ascensos del personal a puestos
de mayor complejidad, responsabilidad y remuneracin, a travs de
lneas de promocin interna.
A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que

hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitacin.

Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el

DNC.

Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los

procesos de transformacin y que implica cambios a corto, mediano y
largo plazo.

Para ello, es necesaria la diferenciacin de conceptos bsicos como formacin,

capacitacin y desarrollo:
1. Formacin: La primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de
individuos que se caracteriza por una programacin curricular en alguna
disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles educativos cada
vez ms elevados. En general son programas a mediano y largo plazo.
2. Capacitacin: Por su parte Bohlander, Snell y Sherman (2001) definen
capacitacin como la generalidad de los esfuerzos iniciados por una
organizacin para impulsar el aprendizaje de sus miembros, mencionan
que existe una diferencia entre capacitacin y desarrollo, ya que la
capacitacin se refiere a cuestiones de desempeo de corto plazo y
desarrollo a largo plazo.
La capacitacin es una actividad sistemtica, planificada y permanente cuyo
propsito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos
humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos,
desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeo
de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a
las exigencias cambiantes del entorno.
La capacitacin va dirigida al perfeccionamiento tcnico del trabajador
La generalidad de
los esfuerzos

para que ste se desempee eficientemente en las funciones a l

asignadas, producir resultados de calidad, dar excelentes servicios a sus

iniciados por una

clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales

organizacin para

dentro de la organizacin.

impulsar el
aprendizaje de sus
miembros,

A travs de la capacitacin hacemos que el perfil del trabajador se adecue

al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto
de trabajo.
La capacitacin no debe confundirse con el adiestramiento, este ltimo
que implica una transmisin de conocimientos que hacen apto al
individuo ya sea para un equipo o maquinaria.
La capacitacin permite a la organizacin contar con
personal altamente preparado, elevando la calidad en el
trabajo que realiza, y promueve que dicha organizacin
sea

cada

vez

ms

productiva

competitiva.

A continuacin, expondremos las principales necesidades de capacitacin y

la clasificacin de las mismas que pueden existir en un entorno
organizacional:

Con la finalidad de llevar a cabo sistemticamente el DNC, se requiere

organizar un plan de trabajo bsico que tome en cuenta los siguientes
elementos:
Necesidades de capacitacin
Identifica Problemas a resolver por medio de capacitacin.
Localiza reas, personas.
Prioriza Las necesidades por orden de urgencia.

Plan de accin
1.

Determinar el objetivo del DNC: todas las reas crticas localizadas,

algunas de ellas o una sola.

2.

Hacer el inventario de los puestos - personas que abarcar el DNC.

3.

Precisar los recursos humanos, materiales, financieros y tiempo con

que se cuenta para la investigacin.

4.

Definir la metodologa y tcnicas para recopilar informacin.

5.

Elaborar el programa de actividades y responsables de su

cumplimiento.

6.

Elaborar instrumentos de control - formatos, para: registrar las

actividades, los recursos y la duracin prevista.

7.

Capacitar a los recursos humanos que fungirn como investigadores.

8.

Sensibilizar

comprometer

los

jefes

en

el

proyecto.

3.3. Mtodos y tcnicas para el levantamiento de un DNC

Consideraciones previas
La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se enfocan al
mejoramiento de la calidad de los recursos humanos y por lo tanto al logro
de los objetivos de la empresa.
La tarea del especialista en capacitacin es analizar y enfrentar la
problemtica de su entorno, determinar alternativas de solucin , as
como adelantarse y orientar sus esfuerzos a las necesidades presentes y
futuras.
Los responsables de capacitacin actan como agentes de cambio, ya que
al contar con los medios adecuados moldean la conducta de los
trabajadores, con el propsito de incrementar sus conocimientos,
habilidades y actitudes; de esta manera se busca la excelencia de las
organizaciones para contribuir al crecimiento del pas.
A fin de dirigir el proceso de capacitacin con efectividad, oportunidad y
calidad, se hace imprescindible satisfacer las necesidades existentes en la
empresa que contribuya al logro de los objetivos establecidos.
Los responsables de
capacitacin actan

como agentes de
cambio, ya que al
contar con los medios
adecuados moldean la
conducta de los
trabajadores, con el
propsito de
incrementar sus

Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se considera la parte

medular del proceso. La informacin que brinda constituir los antecedentes
indispensables para planear, elaborar y aplicar con xito los programas
correspondientes.
La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales se
enfocan al mejoramiento de la calidad de los recursos humanos y
por lo tanto al logro de los objetivos de la empresa.
La tarea del especialista en capacitacin es analizar y enfrentar la

conocimientos,

problemtica de su entorno, determinar alternativas de solucin, as

habilidades y actitudes;

como adelantarse y orientar sus esfuerzos a las necesidades

de esta manera se

presentes y futuras.

busca la excelencia de
las organizaciones para

Los responsables de capacitacin actan como agentes de

contribuir al

cambio, ya que al contar con los medios adecuados moldean la

crecimiento del pas

conducta de los trabajadores, con el propsito de incrementar sus

conocimientos, habilidades y actitudes; de esta manera se busca la
excelencia de las organizaciones para contribuir al crecimiento del
pas.

A fin de dirigir el proceso de capacitacin con

efectividad, oportunidad

y calidad, se hace imprescindible satisfacer las necesidades existentes en la

empresa que contribuya al logro de los objetivos establecidos.
Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin se considera la parte
medular del proceso. La informacin que brinda constituir los antecedentes
indispensables para

planear, elaborar y aplicar

con xito los

programas correspondientes.
Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre la capacitacin y el
adecuado desempeo de las funciones que se realizan en una empresa, y en
este sentido

es importante destacar que la capacitacin es una

inversin y no un gasto de operacin, ello se debe a que sus efectos son de

larga duracin.
El DNC, como de ahora en adelante se referir al diagnstico de necesidades
de capacitacin, forma parte fundamental del proceso tcnico de la
capacitacin, el cual es secuencial y cclico compuesto por diferentes fases.
Cada fase a su vez est compuesta por procesos, metodologas y
caractersticas particulares.

El diagnstico de
necesidades de

capacitacin se
considera la parte
medular del
proceso.

Anlisis situacional de la organizacin

a clave del xito de una buena administracin empresarial lo

constituye una adecuada planeacin operante y efectiva, para ello se
tendr que partir del conocimiento pleno y sistematizado de la

realidad interna y externa; esto es, reconocer problemas y necesidades,

recursos disponibles y caractersticas del medio que favorecen acciones o
que entorpecen y frustran objetivos.
El realizar un anlisis situacional de la empresa implica una investigacin
sobre la productividad de la misma, a travs de sta se analizan problemas,
carencias o limitaciones, as como las causas que las originan, para estar en
posibilidad de subsanarlas.
Se entiende por productividad al aprovechamiento inteligente de los
recursos disponibles para producir un bien o un servicio determinado, a
travs de un proceso ordenado y sistemtico de trabajo.
Reconocer que la productividad en las empresas se ve influida por tres
factores fundamentales: ambientales,

humanos y tecnolgicos,

permite determinar el tipo de problemas y deficiencias que las limitan, con

base en ello realizar un anlisis comparativo de las metas planteadas y los
Se

entiende

por

productividad

al

aprovechamiento
inteligente de los
recursos
disponibles

para

producir un bien o
un

servicio

determinado,

resultados obtenidos por la organizacin.

El anlisis situacional debe ser realizado por personal especializado que

analice a la organizacin en conjunto, tome decisiones, evale objetivos y
establezca estrategias de atencin.
Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e instrumentos
elaborados para ese fin, como son: entrevistas, cuestionarios, anlisis de

un

informes y expedientes, observacin que busque identificar la situacin de

proceso ordenado

productividad, procesos de calidad, clima organizacional, forma de

impacto de cualquier cambio estructural, y analizar la planeacin

travs

de

sistemtico

trabajo.

de

estratgica planteada por la empresa.

Tcnicas, mtodos y procedimientos

lgunas de las tcnicas ms conocidas para realizar el anlisis

situacional es la ley de Pareto, y el anlisis de la relacin causa efecto de problemas denominado modelo Ishikawa.

Estas tcnicas bien aplicadas son efectivas y se usan en combinacin con

otras como son: lluvia de ideas, corrillos, encuestas, etc.
El anlisis situacional permite determinar si cada uno de los problemas que
se detectan

son posibles de ser resueltos con capacitaciones,

y entonces realizar un anlisis ms detallado para su clasificacin,

priorizacin y tratamiento.
A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/o puestos
ocupacionales de atencin prioritaria y los aspectos (contenidos) que
apoyen las estrategias corporativas para el logro de los objetivos
propuestos.

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se reconoce como

capacitacin reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes.

Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten flexibilidad en su

aplicacin, ya que se puede realizar como una revisin peridica, semestral
o anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los
cuales dependern sustancialmente de la veracidad de la informacin.

Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras necesidades de

capacitacin, a sta se le reconoce como capacitacin proactiva, ya que se
adelanta a los problemas y trata de prever los resultados que fortalecern a
la organizacin.
El diagnstico de necesidades de capacitacin es una investigacin
sistemtica, que se realiza a travs de una

metodologa especfica

que

permite obtener e integrar la informacin necesaria para guiar la elaboracin

de los programas de capacitacin y establecer el tipo de acciones a seguir.
Una vez que el anlisis situacional de la empresa indica el lugar y el
momento de efectuar un DNC, entonces se aplica la metodologa de
investigacin correspondiente.

La metodologa
El DNC se realiza en 5 fases fundamentales:
1.

Establecimiento de la situacin ideal. Situacin de las necesidades

ocupacionales.

2.

Definicin de la situacin real, tambin conocidas como

necesidades individuales y evaluacin individual.

3.

Anlisis comparativo de la situacin ideal y real.

4.

Establecimiento de estrategias.

5.

Informe de resultados.

Situacin Ideal:
Es aquella en la que los recursos materiales son los adecuados suficientes,
optimizados en su utilizacin y las actividades laborales se desarrollan de
manera eficiente para obtener el mximo de productividad.

Durante el DNC es fundamental observar las discrepancias entre lo que se

espera que haga el trabajador, situacin ideal, y lo que hace, situacin

real, las desviaciones resultantes se denominan necesidades de

capacitacin. Para hacer esta comparacin primero se define la situacin
ideal, esto es:
"Especificar las funciones que debe desempear un trabajador y los
requerimientos

de

capacitacin

(conocimientos, habilidades y

actitudes) que se requieren para poder desarrollarlas eficientemente."

La especificacin del puesto se realiza considerando las mejores

condiciones de funcionamiento y desarrollo de la empresa respecto a sus
recursos humanos, materiales e instalaciones, entre otros.
Existen dos procedimientos para recopilar la informacin que define la
situacin ideal. Es recomendable aplicar ambos a fin de contar con la
mayor cantidad de datos acerca del puesto.
a) Revisin

de la documentacin administrativa, en relacin a:

Descripcin de puestos.
Manuales de procedimientos y de organizacin.
Planes de expansin de la empresa.
Registro de contratacin.
Necesidades de produccin (planes).
b)

Recopilar informacin correspondiente del puesto

por

parte del jefe inmediato, supervisores y personal involucrado

estratgicamente con el puesto. Estas personas debern aportar
datos actualizados y de relevancia acerca de la situacin ms
deseada que esperan del puesto, deben ser datos verdicos y viables.
En el primer procedimiento se realiza una revisin documental y
resulta sencillo obtener anotaciones, conclusiones e informacin
que defina el puesto o aporte datos complementarios para ste.

El segundo procedimiento es un poco ms complicado, por lo que

se sugiere seleccionar y aplicar tcnicas apropiadas segn las
circunstancias que existan y los recursos con que se cuente.

Asimismo, es indispensable contar con instrumentos (formatos) donde se

vace la informacin recopilada que permita una mayor organizacin,
clasificacin y homogenizacin de la definicin del puesto.

Tcnicas e instrumentos de investigacin para determinar la situacin ideal

Cualquiera de las tcnicas e instrumentos seleccionados, o bien, la

combinacin de stos debern permitir revisar y analizar la siguiente
informacin:

Actividades fundamentales y secundarias.

Contenidos de capacitacin requeridos, en trminos de: conocimientos,

habilidades y actitudes.

Recursos materiales.

Condiciones de equipo de higiene y seguridad.

Requisitos generales del perfil que ha de cubrir el aspirante: idioma,

escolaridad y experiencia.

implica investigar lo que es y se hace en la empresa actualmente, esto es,

definir a cada trabajador en su puesto.

Una vez que se han determinado las necesidades organizacionales y

ocupacionales, se determina qu persona necesita qu capacitacin
La identificacin de necesidades individuales se le conoce tambin como

evaluacin.
Es importante que en esta identificacin se determinen caractersticas
individuales como:

Edad
Escolaridad.
Experiencia laboral.
Cualquier otro elemento importante para
elaborar un programa de capacitacin.

Para determinar las necesidades de cada trabajador, se requiere evaluar su

actuacin en los aspectos descritos en la situacin ideal o descripcin del
puesto.
Si un trabajador no realiza adecuadamente una funcin o actividad de su
puesto, o no cuenta con los conocimientos, habilidades y actitudes que se
requiere, se sugiere no solamente especificar las deficiencias sino precisar en
qu medida no los cumple.
La evaluacin del desempeo del trabajador se lleva a cabo a partir de la
revisin de procedimientos y de usar algunas de las tcnicas e instrumentos
que se aplican para definir la situacin ideal.
Se seleccionan aqullos que resulten ms convenientes de acuerdo a:

Nivel ocupacional al que se va evaluar: directivo, gerencia media,

administrativo, operativo.

Cantidad de personal al que se aplicarn los instrumentos.

Recursos con los que cuenta el administrador de la capacitacin:

materiales, financieros y humanos.

Se puede agregar a la lista de tcnicas e instrumentos los siguientes:

En cuanto a la documentacin administrativa:
Evaluacin de desempeo
Anlisis de expedientes.
En cuanto a la recopilacin directa:
Exmenes de conocimientos y habilidades.
Autoanlisis.
Centro de evaluacin.

Inventario de habilidades.

Los resultados que deben obtenerse en esta etapa son:

o Nmero de trabajadores que requieren capacitacin.
o Caractersticas de los trabajadores a ser capacitados.
o Descripcin de actividades: conocimientos, habilidades y actitudes en que
se capacitarn.

Tcnicas e instrumentos de investigacin para determinar la situacin

real

El anlisis comparativo es el procedimiento para realizar una confrontacin

entre la situacin ideal y la real. Se compara lo que se debe realizar en el
puesto y lo que realiza el individuo.
Es evidente que en el perfil ideal, algunas funciones son ms importantes
que otras de acuerdo a su impacto en la productividad del rea o de la
empresa, as como de otros factores igualmente importantes como:
Influencia en el logro de los objetivos de la empresa.
Imagen de la empresa.
Apoyo a otras reas o puestos por cargas de trabajo, etc.
Por ello, se estudian las diversas funciones por separado. Se recomienda
determinar la prioridad que tiene la funcin para el puesto a travs de
smbolos alfabticos o numricos que resalten su importancia; por ejemplo
A, B y C o 1,2 y 3.

Despus de realizarlo se decide qu funciones requieren capacitacin y en

qu medida.
Al trabajar sobre las funciones prioritarias o crticas comprende otro
aspecto importante, ya que determina la secuencia adecuada de la
capacitacin. Desarrollar programas estratgicos y/o intensivos en reas
crticas o prioritarias.

Establecimiento de estrategias:
Los resultados del DNC permiten conocer con objetividad:

Quin requiere capacitacin.

En qu se capacitar.

Cundo se debe capacitar a los trabajadores: prioridad y orden.

La especificacin de las acciones clave que se desprenden del DNC y la

coordinacin de las mismas constituyen las estrategias:
Establecer las prioridades de capacitacin, de lo ms a lo menos
urgente.
Definir los contenidos de capacitacin.
Los contenidos de aprendizaje deben subsanar las necesidades de
capacitacin detectadas.
Los contenidos junto con las caractersticas de los participantes se
desprenden aspectos tan importantes como la duracin del evento
y la determinacin de las tcnicas de enseanza y grupales que se
aplicarn.
Determinar las tareas y actividades que se realizarn para llevar a
cabo la capacitacin.
Establecer los recursos humanos (perfil y funciones) y financieros
(presupuesto) que se necesitan para desarrollar las acciones de
capacitacin.

Informe
El informe es el documento que presenta el resultado de la investigacin.
Sirve de gua para tomar las decisiones que ms convengan, a continuacin
expondremos los principales apartados con los que debera contar un
informe de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin.
a) Ttulo: Diagnstico de necesidades de capacitacin del departamento o
seccin de la empresa.
b) Elabor: Nombre de la persona (s) que lo realiz, el puesto que ocupa
dentro de la empresa y fecha de la investigacin.
c) ndice: Lista de contenidos o captulos del informe, incluyendo la
paginacin de cada uno.
d) Introduccin o antecedentes: Permite una comprensin global de lo que
va a exponer. Es importante que se incluya una justificacin de los
motivos que dieron origen a la investigacin, en l tambin se deben
especificar las tcnicas y mtodos de investigacin aplicados, el universo
que cubri el diagnstico (puestos y/o niveles ocupacionales) y el
proceso estadstico manejado (global, muestreo, control de variables,
etc.).
e) Resumen o sumario: Proporciona una rpida y sinttica visin del
resultado de la investigacin. Abarca una explicacin breve de la
investigacin efectuada y su resultado.
f)

Desarrollo de la investigacin (cuerpo del informe): Aparecer la

investigacin clasificada por materias o puntos analizados, los ttulos de
stos deben ser seleccionados de acuerdo con el tema contenido. Se
recomienda que los captulos o puntos contenidos sean los siguientes:

Datos generales: es conveniente partir de informacin general del

departamento, seccin o rea donde se realiz el D.N.C., como son:
a) Nmero de empleados por nivel y puesto ocupacional.
b) Escolaridad; clasificacin por nivel.
c) Antigedad en el puesto (promedio).
d) Poblacin masculina y femenina.

 Evaluacin de los objetivos presentes del departamento y de la

organizacin, los puntos a analizar y a evaluar pueden ser: causas del
incumplimiento de los objetivos organizacionales y de los puestos
(problemas presentes).
a) Repercusin del incumplimiento de objetivos presentes.
b) Previsiones del sistema para alcanzar objetivos futuros (causas de
problemas futuros y estimacin del incumplimiento de stos).
c) Clasificacin y jerarquizacin de las causas.
Evaluacin de los individuos respecto a su puesto: Es la poblacin objetivo
para capacitacin, de la cual se definirn las actividades o funciones
requeridas y prioridades.
Los puntos que deben especificarse son:
a) Definicin del personal que presenta necesidades de capacitacin,
datos administrativos y caractersticas.
b) Descripcin de los conocimientos, habilidades y actitudes para
efectuar eficientemente las actividades del puesto.
c) Presentacin de las evidencias que justifiquen las necesidades
(exmenes, evaluacin del desempeo, cuestionarios, etc.).
Jerarquizacin de las necesidades por prioridad de atencin al puesto y a los objetivos
organizacionales, segn sea el caso.

Mtodos y tcnicas auxiliares

ara aplicar la metodologa descrita o cualquier otra, es necesario

auxiliarse de mtodos, tcnicas e instrumentos que permitan recopilar
informacin durante la deteccin de necesidades de capacitacin.

Mtodos para la deteccin de necesidades de capacitacin.

1. Anlisis de una actividad: Una actividad es un conjunto de operaciones o
tareas productivas, educativas, recreativas, etc. que desarrolla una persona,
grupo de personas, empresas e instituciones de acuerdo a un plan de
trabajo preestablecido. De ah que una forma para incrementar la
productividad, es establecer un mnimo de pasos que deban realizar para
producir un artculo de servicio, llevar a cabo una funcin o efectuar un
proceso determinado entre otros, procurando minimizar tiempo y
esfuerzo.

2. Anlisis de un equipo utilizado: La renovacin, actualizacin o

mantenimiento del equipo trae consigo la necesidad de desarrollar una
nueva capacidad manual o adquirir tambin nuevos conocimientos por
parte del supervisor y de los trabajadores, por lo que se debe considerar:

Caractersticas del nuevo equipo.

Capacidad o conocimientos a desarrollar.

Actitudes ante el cambio.

3. Anlisis de problemas: La deteccin de necesidades puede surgir del

anlisis de un problema operacional; es decir, que no se tenga la
informacin suficiente y necesaria para manejar una situacin imprevista;
por lo que se requiere preguntar:

Cul es exactamente el

problema? y Quines estn implicados?

4. Anlisis del comportamiento: Consiste en analizar conductas no tpicas
del individuo o del grupo, tales como:

Baja eficiencia y produccin.

Elevado nmero de accidentes.

Alto grado de ausentismo.

Desperdicio de material.

Falta de cooperacin.

Resistencia a la direccin e instruccin.

5. Anlisis de la organizacin: Los defectos de la organizacin afectan la

adecuacin del individuo y de los grupos cuando:

Existe falta de planeacin adecuada.

Delegacin de autoridad confusa.

Vaguedad de objetivos.

6. Evaluacin del trabajo: Se sugiere realizar una evaluacin formal y

peridica de la actuacin individual en el trabajo, con base en
procedimientos especficos y determinando los puntos ptimos de la
realizacin de las tareas que sern usadas como puntos de comparacin.

7. Anlisis grupales o participativos:

Se precisa para su realizacin:

Reunir un grupo homogneo (Ejecutivos, superiores, ingenieros,

oficinistas, obreros calificados).

Escribir en el pizarrn una pregunta de inters comn.

Pedir a los miembros del grupo que contesten cualquier cosa que
se les ocurra.

Anotar sus respuestas junto a la pregunta en el orden

que surjan.

Establecer un tiempo lmite.

Cuando termine el tiempo asignado, enumerar la lista e identificar

los puestos que requieren nuevos conocimientos.

8. Lista de verificacin: Consiste en descomponer una tarea, proceso,

programa, actividad o rea responsable, efectundose una lista detallada
de sus partes o pasos lgicos.

9. Anlisis y descripcin de puestos: El anlisis de puestos es el

procedimiento que permite obtener, ordenar y analizar sistemticamente
informacin de un puesto determinado. La descripcin de puestos es una
exposicin

detallada

que

describe

el

trabajo

desarrollado,

las

responsabilidades involucradas, la habilidad y capacitacin requerida, las

condiciones bajo las cuales se lleva a cabo el trabajo, las relaciones con
otros puestos y los requisitos personales del mismo.

Elementos que debe contener la descripcin de puestos:

Identificacin del puesto.

Datos sobre su elaboracin.

Descripcin genrica de las actividades.

Descripcin especifica de las actividades del puesto.

Tcnicas para la deteccin de necesidades

1. Entrevista: Conversacin cara a cara con un propsito definido que
involucra un continuo intercambio de informacin. Sus objetivos son
obtener informacin, investigar y diagnosticar; abordar un problema,
motivos y conciliar. La entrevista puede ser dirigida y no dirigida.
La entrevista dirigida: en ella el entrevistador elabora preguntas
previamente, para las cuales se esperan respuestas firmes del
entrevistado.
En la entrevista no dirigida, se exige un mayor dominio, ya que el
entrevistador no elabora preguntas cerradas y, por tanto, el
entrevistado puede proporcionar informacin ms amplia que deber
estructurarse posteriormente.

2. Corrillos: Consiste en dividir al grupo en pequeos equipos de cuatro o

cinco personas. Se nombra a un moderador y a un secretario y se le
entrega por escrito las instrucciones de la tarea a realizar por el grupo, esto
tambin puede hacerse verbalmente y en algunos casos auxiliarse de
documentos que proporcionen informacin sobre el tema a tratar.
Se establece un tiempo determinado para la realizacin de la tarea, se
recomienda de 10 a 50 minutos. Los secretarios tomarn nota de las
conclusiones. Terminado el tiempo establecido, cada grupo se reintegrar
y cada moderador presentar sus resultados.
El conductor anotar las conclusiones obtenidas, las clasificar, ordenar y
proceder a darlas a conocer al grupo.
3. Tormenta de ideas: Esta tcnica permite la expresin libre de ideas
posibilitando que un tema y/o problemas se analicen, desde diferentes
puntos de vista. Las ideas ms sobresalientes se anotan a fin de rescatar
los aspectos ms importantes del problema en cuestin.

4. Inventario de habilidades: Es la presentacin ordenada de una serie de

actitudes en extrema conexin que permite determinar la secuencia en la
cual se desarrollan.
El observador coloca el orden de las acciones conforme las ejecuta el
trabajador en el desempeo de su puesto. La sntesis de las acciones o
caractersticas registradas servirn de base para corregir al trabajador en
los procedimientos realizados por ste.
Para su elaboracin se debern tomar en cuenta dos situaciones:
a) Incluir el desglose general, con la probable secuencia de las actividades
que se quieren observar.
b) Anotar acciones que se consideren como negativas ya que esto
permitir informar de lo correcto o incorrecto de las acciones
ejecutadas por el observador.
5. Observaciones y anlisis de tareas:

Esta tcnica tiene como objeto

estudiar y prestar atencin a la forma como se realiza un trabajo, para ello

se utiliza una gua de observacin o lista de verificacin.
6. Cuestionario: Esta tcnica es la ms utilizada para determinar necesidades,
su diseo y aplicacin requiere experiencia. Las preguntas deben
formularse de tal manera que puedan dirigirse a los puntos que se desean
conocer; se requiere de claridad y precisin en los conceptos. Se debe
contar con criterios de medicin que le den validez.
7. Autoanlisis: Debe dirigirse al personal que por su formacin acadmica y
nivel jerrquico en la organizacin posea la capacidad de analizar sus
propios recursos y necesidades laborales.

CONSIDERACIONES FINALES
Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuado diagnstico de
necesidades de capacitacin:

Enfocar todos los esfuerzos en reas crticas, en donde se puedan

objetivos de la empresa.

Evaluar los recursos, esto permitir medir el alcance y las posibilidades de

accin.

Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde se aplicar el DNC, lo

que facilitar definir las estrategias factibles y concretas de aplicar.

La participacin directa de supervisores y jefes, quienes debern

diagnosticar y determinar las necesidades de capacitacin, ya que son
stos quienes ms conocen los requerimientos y problemas de las reas
de trabajo.

Establecer y preparar reuniones con las ms altas autoridades de la

organizacin para efectuar una ardua labor de sensibilizacin, hasta
convencerlos de los beneficios redituables que les aportar la
capacitacin.

Estas reuniones debern arrojar el consenso general sobre la orientacin y

alcance del plan de capacitacin.

Invertir suficiente tiempo en el plan de accin, en definir la metodologa

que servir de gua, as como en la elaboracin de instrumentos, esto
evitar errores, confusiones y desperdicio de recursos. Si es posible, es
recomendable realizar una prueba piloto con los instrumentos que se
utilizarn en el DNC.

Estimados participantes en esta oportunidad los invitamos desarrollar lo siguiente:

1.- Mencione y desarrolle las etapas del Mtodo Corporativo del perfil real vs.
Perfil ideal de capacitacin.
2.- Haga una relacin entre formacin y capacitacin.
3.-Mencione algunos parmetros para realizar un DNC.
4.- Escriba Las 5 Fases de un DNC (Diagnstico de Necesidades de Capacitacin).
5.-En la empresa donde labora como desarrollan el Diagnostico de
Necesidades de Capacitacin, - en caso no realicen el DNC, solicitamos
que realice el diagnostico de acuerdo a lo aprendido en esta sesin.