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Ficha Tcnica

Realizao: Project Builder


Superviso: Raphael Ferreira
Produo e Direo Editorial: Juliana Sampaio
Reviso: Juliana Sampaio
Design, diagramao e ilustraes: Renato Paixo

JUNHO 2016

SUMRIO
1 Introduo .......................................................................................................................................................... 4
2 Entendendo a importncia da gesto do tempo ................................................................................ 5
3 Planejando o gerenciamento do cronograma ...................................................................................... 7
4 Definindo as atividades ................................................................................................................................. 9
5 Sequenciando as aes ................................................................................................................................. 11
6 Estimando os recursos .................................................................................................................................. 13
7 Prevendo as duraes .................................................................................................................................... 15
8 Desenvolvendo o cronograma .................................................................................................................... 17
9 Controlando o cronograma ......................................................................................................................... 19
10 Concluso ........................................................................................................................................................... 20
11 Sobre a Project Builder ................................................................................................................................. 21

1. INTRODUO
O tempo um recurso importantssimo na gesto de qualquer projeto, pois regula no s
a quantidade de pessoas envolvidas em cada iniciativa como tambm determina questes
relativas data de entrega final, qualidade do produto e ao custo global do projeto. Isso sem
contar que ainda fator fundamental para manter a competitividade tanto da sua prpria
empresa como do cliente, afinal, quem sai na frente com inovaes tem mais chances de
alcanar o sucesso.
Por tudo isso e muito mais que resolvemos produzir este e-book. Conhea agora mesmo a
importncia da gesto de tempo em projetos e aprenda o que exatamente est contido nesse
processo. Aqui falaremos pontualmente sobre cada etapa a ser vencida para a elaborao
de um cronograma consistente, verdadeiro e realista, considerando todas as variveis que
possam impactar no trabalho da equipe. Pronto para fazer uma excelente gesto de tempo
nos seus prximos projetos? Ento acompanhe os prximos tpicos!
Boa Leitura!

A palavra kanban vem do japons e significa carto. O termo foi emprestado para a metodologia

2.

ENTENDENDO A
IMPORTNCIA DA
GESTO DE TEMPO

De acordo com o PMBOK, os processos que


envolvem a gesto do tempo em projeto tm
como objetivo central garantir sua concluso
dentro do prazo estabelecido. Entretanto, como
mostra um levantamento da Wrike, apenas 28%
das empresas que possuem um mtodo de gesto
de projetos implementado conseguem terminar
suas iniciativas no prazo, o que na verdade no
difere muito das empresas que no contam com
uma metodologia estabelecida (21%).
E por mais que possa parecer pouco importante
efetivamente cumprir o cronograma do projeto
(especialmente quando as iniciativas so internas
empresa), olhando por outro vis, voc logo
perceber que atrasar na entrega de um produto
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ou servio no influencia apenas seu lanamento e uso, mas tambm questes financeiras. A
entram o custo total do projeto, a qualidade da entrega realizada (j que a pressa pode levar
a erros) e tambm a satisfao do cliente final, que espera poder desfrutar da soluo dentro
do prazo acordado.
Com uma boa gesto do tempo, a equipe trabalha em ritmo constante, sem presses ou
estresse, o que contribui para a qualidade e o xito do projeto. Para tanto, preciso se dedicar
o mximo possvel ao planejamento. Expresso no plano de gerenciamento de cronograma,
ali so registrados a durao das atividades, as interdependncias, as responsabilidades, os
prazos, as folgas e demais informaes que direcionem os pensamentos e as aes do time
para que o objetivo final seja atingido: entregar o projeto na data acordada com o cliente.

3.

PLANEJANDO O
GERENCIAMENTO
DO CRONOGRAMA

O plano de gerenciamento do cronograma um


documento que fornece as diretrizes para que o
projeto seja executado de acordo com os prazos
previstos. Vale ressaltar que dissemos prazos, no
plural, pois cada atividade tem um determinado
tempo para ser entregue. Caso contrrio, impactar
em todas as demais que vm na sequncia.
Nesse documento, deve-se determinar polticas,
aes, ferramentas e papelada necessrias
ao longo do desenvolvimento do projeto que
estejam ligadas gesto do tempo. Tal plano
ser alimentado por informaes vindas da
declarao de escopo, da Estrutura Analtica de
Projeto (EAP), dos fatores ambientais que podem
impactar negativa ou positivamente a iniciativa e
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de outras informaes que sejam estratgicas para o alcance dos objetivos propostos.
O processo de planejamento do cronograma consiste basicamente em 5 etapas, que veremos
a seguir com mais detalhes:
Definio de atividades;
Sequenciamento de aes;
Estimativa de recursos para as etapas;
Avaliao da durao das etapas;
Desenvolvimento do cronograma.

4.

DEFININDO
AS ATIVIDADES

Ao criar a EAP, voc automaticamente relaciona


pacotes de trabalho, ou seja, conjuntos de aes
que devem ser feitos. o caso de um mdulo
de gesto de pessoas para o projeto de um ERP,
por exemplo. Na prtica, porm, esses pacotes de
trabalho tm que ser decompostos em atividades
menores, que permitam um melhor gerenciamento
de tempo, recursos, custos e qualidade. A partir
desses pacotes de trabalho que se consegue listar
as atividades do projeto, detalhando cada ao a ser
realizada. Assim, a entrega final pode ser concluda
com xito, obedecendo ao acordado no escopo.
Alm de listar as atividades, voc tambm
definir alguns marcos, isto , entregas simblicas,
importantes para o cliente. Nos mtodos geis de
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gerenciamento de projetos, mais fcil enxergar esses marcos, pois a cada sprint finalizado
voc tem uma entrega funcional para o cliente, que pode ser posta em prtica a partir daquele
momento. E esse seria um marco tanto do progresso do projeto como do desempenho da
equipe em cumprir os prazos e requisitos da qualidade.
Atividades e marcos devidamente definidos, voc pode passar para a estimativa do esforo
necessrio ao cumprimento de cada etapa. S um detalhe: por esforo, entenda o nmero de
profissionais envolvidos, a quantidade de horas dedicadas e os recursos necessrios. Imagine
se, por um motivo ou por outro, deixa de cumprir esse processo. Nesse caso, poder chegar
metade de uma atividade sem os insumos fundamentais para conclu-la, acarretando em
atrasos e prejuzos.

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5.

SEQUENCIANDO
AS AES

Mais que simplesmente listar as atividades do


projeto, preciso orden-las de maneira lgica,
demonstrando suas interdependncias. Promover
tal sequenciamento proporcionar maior eficincia e
agilidade ao longo do projeto. Assim, o mais provvel
que tudo seja entregue no prazo combinado.
Melhor garantir, certo?
Cada atividade listada dever ter ao menos um
antecessor e um sucessor, com exceo, claro,
da primeira atividade do sequenciamento. Esse
exerccio servir para que voc entenda como as
aes esto relacionadas, quais impactos uma gera
outra, quais so os possveis gargalos de tempo ao
longo do projeto e em que momentos ter uma folga
para sua equipe respirar, fazer um realinhamento e
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continuar trabalhando.
Uma das formas mais comumente empregadas para se fazer o sequenciamento de atividades
o Mtodo do Diagrama de Precedncia (MDP), por meio do qual cada atividade ligada s
outras por ns, identificando seus relacionamentos. Existem 4 formas de interdependncia
entre atividades no MDP:
Trmino para incio: uma ao deve ser concluda para que a seguinte comece;
Trmino para trmino: uma ao no pode acabar sem que outra tambm termine;
Incio para incio: para ter incio, uma ao depende do incio de outra (ou outras);
Incio para trmino: uma ao deve ser iniciada para que a outra termine.

Ao finalizar o sequenciamento das atividades, voc ter um diagrama de rede do projeto,


demonstrando quais atividades vm antes das demais, quais so dependentes umas das
outras e que tipo de dependncia tm entre si.

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6.

ESTIMANDO
OS RECURSOS

Cada atividade listada at agora pressupe a


necessidade de algum tipo de recurso, que pode ser
fsico, humano, tecnolgico, financeiro e assim por
diante. E nessa estimativa de recursos, o que se faz
justamente listar o necessrio para a realizao
de cada atividade, a fim de descobrir os custos
envolvidos no projeto.
Outro fator igualmente importante na estimativa
de recursos a verificao do alinhamento entre os
prazos estipulados para a entrega de cada pacote
de trabalho e cada atividade com a disponibilidade
dos recursos. Voc pode, por exemplo, ter uma
ao de desenvolvimento e programao agendada
para determinada data, mas no ter o profissional
disponvel para realizar a atividade.
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Esse processo tambm contribui para a identificao de mtodos alternativos de execuo do


projeto. No nosso exemplo da falta de um programador, voc poderia contratar um freelancer,
deslocar um profissional de outra rea ou ainda interromper a atividade sendo desenvolvida
por seu profissional de confiana para que a outra seja realizada.
Ao final da estimativa, voc ter uma estrutura analtica de recursos, isto , uma organizao
hierrquica e por ordem de importncia dos recursos necessrios para executar o projeto.
Tambm ter os custos estimados da iniciativa, podendo informar ao cliente quanto ele dever
investir para ter o produto final em funcionamento dentro do prazo combinado.

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7.

PREVENDO
AS DURAES

O trabalho de estimar a durao das atividades deve


ser um dos mais cuidadosos na gesto do tempo
em projetos, j que a partir da que voc constri
seu caminho crtico, alm de tambm ser com base
nessas informaes que voc apresentar o prazo
final para o cliente.
As duraes das atividades podem ser dimensionadas
em horas, dias ou semanas, dependendo do projeto e
de como voc pretende control-lo. simples: quanto
mais precisa for a unidade de controle, menores
sero as chances de se perder no cronograma. E,
para estimar a durao, h algumas possibilidades:
estimativa anloga, estimativa paramtrica e anlise
PERT. Vamos ver cada uma delas:

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Estimativa anloga
Quando voc usa dados de projetos semelhantes para dimensionar a durao das atividades.
Desde que voc tenha projetos semelhantes em que se basear, um mtodo relativamente
simples. Mas vale destacar que existe um certo risco envolvido, porque nem sempre se est
no mesmo contexto que o outro projeto. Assim, sua estimativa pode se revelar equivocada.
Estimativa paramtrica
Emprega-se algoritmos para chegar a uma estimativa mais precisa sobre o tempo de dedicao
a cada atividade e os recursos que devem ser utilizados. Trata-se de uma anlise estatstica
com base em dados histricos de outros projetos, permitindo ir alm da identificao de
prazos e recursos.
Estimativa de 3 pontos
Esse mtodo de anlise um dos mais utilizados no gerenciamento de projetos porque permite
estimativas bastante realistas sobre a durao das atividades. A anlise PERT est baseada
na avaliao de 3 cenrios: mais provvel (tM), otimista (tO) e pessimista (tP). Para cada
contexto, sua equipe faz uma estimativa de tempo, considerando os percalos que porventura
possam ocorrer. Depois, aplica-se uma frmula para descobrir qual a durao estimada de
cada atividade: tE = (tO + 4tM + tP) / 6. Ento calculadora na mo e boas contas!
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8.

DESENVOLVENDO
O CRONOGRAMA

Com todas essas informaes em mos, voc


desenvolver o cronograma do projeto, ou
seja, seu roteiro de execuo. Nesse momento,
contar com um software de gesto de projetos
bastante recomendado. Dessa forma, voc
automaticamente tem mais subsdios para criar
seu cronograma sem falhas. H 2 formas para
determinar seu cronograma de projeto: caminho
crtico e corrente crtica. Veja s:
Mtodo do caminho crtico
O caminho crtico o percurso mais longo
que pode ser percorrido para se terminar uma
atividade, podendo ser comparado ao cenrio
pessimista da anlise PERT. Nesse mtodo,
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voc determina o menor e o maior tempo de execuo de cada atividade, tendo, assim, mais
controle e informao para identificar os gargalos de tempo ao longo do projeto.
Mtodo da corrente crtica
Baseada no mtodo do caminho crtico, a corrente crtica considera a proviso de algumas
unidades de tempo (buffers) ao longo do projeto para tratar das incertezas que podem surgir.
como se, ao final de uma atividade, voc deixasse alguns dias livres para realinhar detalhes
e continuar trabalhando. Tambm uma oportunidade para que sua equipe descanse se tudo
estiver correndo conforme o cronograma.

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9.

CONTROLANDO
O CRONOGRAMA

Por fim, voc ter que se manter atento ao cronograma,


monitorando o desempenho da sua equipe, a execuo
das atividades e os prazos determinados nas etapas
anteriores. Esse acompanhamento servir para manter
o projeto nos trilhos, identificar riscos e minimiz-los,
agindo rapidamente caso haja algum tipo de atraso.
Existem vrias formas de fazer esse acompanhamento,
sendo que uma das mais indicadas que voc tenha
indicadores de performance para medir a evoluo
do projeto. Com a ajuda de um software de gesto
especializado, essa tarefa se torna significativamente
mais fcil, uma vez que voc ter relatrios analticos
disponveis para avaliar cada situao e, com isso,
tomar decises mais geis.

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10.CONCLUSO
A gesto de tempo influencia todas as outras reas de maior importncia para garantir o
xito de um projeto, assim como a satisfao do cliente. Terminando os trabalhos no prazo, o
cliente fica feliz, sua equipe liberada para assumir novos desafios, os custos no se alteram
por um equvoco nas estimativas das tarefas e assim por diante. Por essas e tantas outras
razes, de suma importncia se dedicar ao planejamento da gesto de tempo em projetos,
considerando todas as fases que mencionamos ao longo deste e-book.
S lembrando que o suporte de uma ferramenta de gesto de projetos pode poupar bastante
tempo tanto no planejamento quanto no acompanhamento do cronograma dos projetos
executados, porque assim muitos processos passam a ser realizados de forma automtica.
Se voc tiver dvidas na hora de planejar o cronograma do seu projeto, no se esquea de
visitar nosso blog e conferir se o que voc precisa no est por l! Compartilhamos contedos
frequentemente para que voc tenha sempre as melhores ferramentas e ideias de gesto de
projetos na mo!

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SOBRE A PROJECT BUILDER


H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim
atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e,
por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance
em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de Projetos. Oferecemos
pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu
faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e
desenvolvimento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars
gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
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