CAPTULO II

GESTO DE DOCUMENTOS
Sumrio 2.1. Estudo da gesto; 2.1.1. Conceito; 2.1.2. Objetivos; 2.1.3. Importncia; 2.1.4.
Organizao e administrao de arquivos 2.2. Produo e fluxo documental 2.3. Protocolo
2.3.1. Atividades do protocolo 2.4. Classificao de arquivos e de documentos de arquivo;
2.4.1. Classificao de arquivos; 2.4.1.1. Quanto entidade mantenedora/arquivstica; 2.4.1.2.
Quanto natureza dos documentos; 2.4.1.3. Quanto abrangncia/extenso de sua atuao;
2.4.1.4. Quanto aos estgios de evoluo; 2.4.2. Classificao de documentos de arquivo;
2.4.2.1. Quanto entidade produtora; 2.4.2.2. Quanto ao gnero; 2.4.2.3. Quanto espcie;
2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental; 2.4.2.5. Quanto ao valor; 2.4.2.6. Quanto natureza do assunto; 2.4.2.7. Quanto ao formato; 2.4.2.8. Quanto forma; 2.4.2.9. Quanto tcnica
de registro 2.5. Arquivo Permanente; 2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente; 2.5.2. Teoria
dos fundos; 2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) e NOBRADE; 2.5.3.1. Norma Geral Internacional de
Descrio Arquivstica (ISAD(G)); 2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias (ISAAR(CPF)); 2.5.3.3. Norma Brasileira de
Descrio Arquivstica (NOBRADE); 2.5.4. Normalizao do processo de descrio arquivstica;
2.5.4.1. Aplicao da descrio arquivstica; 2.5.5. Instrumentos de pesquisa; 2.5.5.1. Bsicos;
2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa 2.6. Produo, utilizao e destinao de documentos; 2.6.1. Produo; 2.6.2. Utilizao; 2.6.3. Destinao de documentos.

2.1. ESTUDO DA GESTO

2.1.1. Conceito
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Lembre-se! A gesto ocorre nas fases: corrente e intermediria

GESTO DE
DOCUMENTOS

Produo
Avaliao
Uso
T ramitao
Arquivamento

2.1.2. Objetivos
possibilitar a produo, administrao, controle e manuteno do conjunto
documental de forma racional, econmica e eficiente;

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George Melo Rodrigues

viabilizar a recuperao da informao atravs de ferramentas tecnolgicas modernas que facilitam a localizao e utilizao da informao com
eficincia, rapidez e preciso;
preservar a memria institucional;
otimizar o uso da informao independente da natureza do suporte.

2.1.3. Importncia
O progresso da cincia, o surgimento de inovaes tecnolgicas e o grande
volume de documentos culminaram na necessidade de medidas administrativas
voltadas ao gerenciamento de arquivos, ou seja, a gesto documental, pois
atravs dela que o elemento essencial do documento, a informao, pode ser
recuperada de forma rpida, econmica e eficaz, otimizando os recursos humanos,
materiais e fsicos, e interferindo positivamente na organizao e administrao de
arquivos.

2.1.4. Organizao e administrao de arquivos

Os resultados satisfatrios de uma eficiente organizao e administrao de
arquivos de qualquer organismo/instituio esto diretamente relacionados ao
emprego indispensvel de:
poltica interna que reconhea a importncia do arquivo na estrutura da
empresa;
ferramentas apropriadas;
reduo do tempo de arquivamento;
profissionais qualificados;
instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e trfego
documental e;
instalaes fsicas apropriadas, compatveis com o acervo documental.
Objetivos:
reduo de custos com a administrao e manuteno do acervo;
padronizao dos sistemas e mtodos de arquivamento;
aproveitamento adequado e ganho de espao fsico;
maior controle da massa documental;
sigilo das informaes;
preservao e conservao dos documentos;
recuperao rpida e eficiente das informaes.

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GESTO DE DOCUMENTOS

Metro linear unidade de medida utilizada para a quantificao do acervo,

quando se tratar de documentos em suporte de papel.
Para Marilena Leite Paes, a organizao e administrao de arquivos compreendem 4 etapas, so elas:
1) Levantamento de dados
Pressupe o conhecimento da estrutura da organizao e a coleta de informaes a respeito:
Do funcionamento dos rgos internos;
Do trmite documental;
Dos sistemas e mtodos de arquivamento utilizados;
Da entrada e expedio de documentos;
Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos;
Da disponibilizao do acervo mediante consulta e emprstimo;
Do gnero e espcie dos documentos existentes;
Do volume dos documentos arquivados;
Da tecnologia empregada na reproduo e conservao dos documentos;
Das normas e legislao arquivstica empregadas na instituio etc.
2) Anlise dos dados coletados
Faz-se um diagnstico de arquivo, ou seja, a anlise de toda documentao de
arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento
do arquivo.
3) Planejamento
Etapa que compreende a elaborao de um plano de arquivo (plano arquivstico) levando-se em considerao:
As instituies fsicas e equipamentos empregados;
Elaborao de um projeto de arquivo;
Os recursos humanos e financeiros;
Os sistemas e mtodos de arquivamento que sero utilizados;
O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituio, etc.
4) Implantao e acompanhamento
Finalizando o processo de organizao e administrao de arquivos, a etapa
responsvel pela execuo do que foi planejado, nessa fase:

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Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituio a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes
ao manuseio/trato de documentos desde a sua criao/recepo at a
eliminao/descarte;
Qualificam-se, atravs de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta
ou indiretamente, com os arquivos;
Acompanha-se periodicamente a implementao e execuo do planejamento;
Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislao pertinente e as necessidades da instituio.

2.2. PRODUO E FLUXO DOCUMENTAL

Diversas atividades e procedimentos administrativos de qualquer instituio
implicam muitas vezes na produo/criao/recepo de documentos que, aps
esta fase, percorrem setores (fluxo documental) para cumprir a finalidade
(tramitar) para a qual foi criado, ou seja, passa a tramitar, ter movimento.
O Fluxo documental diz respeito ao(s) local (is) por onde passa(m) o(s)
documento(s), enquanto que o trmite est diretamente associado ao cumprimento da sua finalidade. O Fluxo documental compreende o ciclo do documento na
instituio.
O estudo do trmite documental permite ao arquivista conhecer a trajetria
dos documentos, visualizando quais documentos apresentam um trmite curto,
longo ou se necessitam percorrer um caminho maior desde a sua produo/
recepo at atingir sua finalidade.
H ferramentas indispensveis no processo de gesto de informao que
viabilizam tanto a produo quanto o fluxo documental durante a organizao de
documentos, so elas: plano de classificao de documentos e a tabela de temporalidade e destinao de documentos. Temos nestas duas ferramentas o resultado
da implantao da atividade de gesto documental e da atividade de gesto da
informao nas organizaes.
Obs.: Identificao Processo pelo qual passam os arquivos objetivando o
seu controle fsico e intelectual, mediante o reconhecimento, sistematizao e
registro de suas informaes.
Obs.: Tramitao curso do documento desde a sua produo ou recepo
at o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite. D.T.A., 2005.

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GESTO DE DOCUMENTOS

2.3. PROTOCOLO
Servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio,
controle da tramitao e expedio de documentos. (D.T.A., 2005.)
Entre outras acepes, protocolo tambm pode ser: setor de um rgo; livro
de protocolo; espcie documental; nmero atribudo ao documento/conjunto documental.
O protocolo compreende um conjunto de operaes que possibilita o controle
do fluxo documental no rgo/instituio viabilizando a sua recuperao e o acesso
informao.

2.3.1. Atividades do protocolo

Recebimento recepo/entrada de documentos de origem interna ou
externa.
Autuao e Registro atribuio de nmero ao documento/conjunto documental e registro no sistema de controle de protocolo, mediante processo
manual, mecanizado ou informatizado.
Classificao Os documentos so anteriormente identificados e analisados
atendendo ao plano de classificao do rgo.
Distribuio e Expedio sada/encaminhamento de documentos do
protocolo para outro setor/instituio. Distribuio (encaminhamento de
documentos para setores internos/unidades da mesma instituio). Expedio (encaminhamento de documentos para outras instituies).
Controle e Movimentao Mediante processo que pode ser: manual,
mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde
a entrada/criao do documento na instituio. Os sistemas informatizados
atendem com preciso esta trajetria documental traando/registrando
todo o percurso do documento.

2.4. CLASSIFICAO DE ARQUIVOS E DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2.4.1. Classificao de Arquivos
2.4.1.1. Quanto entidade mantenedora/arquivstica (ver, tambm, os
itens 1.1.2.4. e 1.1.2.5., do Cap. I)
Arquivos Pblicos: Segundo o art. 7, da Lei n 8.159 de 08/01/91,
os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de
mbitos federal, estadual, do distrito federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades

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privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio
de suas atividades.
2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter
pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio
arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Ex: Arquivos federais (Unio), arquivos estaduais (Estados), arquivos do Distrito

Federal e arquivos municipais (Municpios)
Arquivos Privados: Segundo o art. 11, da Lei n 8.159 de 08/01/91, consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Ex: Arquivos
comerciais, institucionais, pessoais.

2.4.1.2. Quanto natureza dos documentos

Especiais: est diretamente relacionado ao suporte dos documentos (forma
fsica), necessitando de tratamento especial no que diz respeito ao armazenamento
e processamento tcnico. Ex.: Discos ticos (DVD, CD, blu-ray, etc.), fitas, slides,
disquetes, pen drives, microformas, etc.
Especializados: est associado a documentos que so produzidos por profissionais de determinada rea especfica (no levando em considerao a forma/
suporte), relacionada atividade-fim da empresa. Ex.: Arquivos hospitalares,
arquivos mdicos, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia, arquivos
tcnicos etc.

2.4.1.3. Quanto abrangncia/extenso de sua atuao

Setoriais (arquivo descentralizado ou ncleo de arquivo): localizam-se junto ao
setor produtor (esto na fase corrente, em atividade).
Centrais (gerais ou centralizados): centralizam os documentos provenientes
dos arquivos correntes, desafogando os setores.

2.4.1.4. Quanto aos estgios de evoluo

Arquivo corrente, intermedirio e permanente. (ver itens 1.5.1., 1.5.2. e 1.5.3.,
do Cap. I).

2.4.2. Classificao de documentos de arquivo

2.4.2.1. Quanto entidade produtora
Pblicos: So emitidos por autoridade pblica ou mediante procurao de autoridade pblica. Ex: escritura pblica de compra e venda emitida por um notrio.
Privados: So emitidos por um particular (pessoa fsica) ou por autoridade
pblica fora de suas funes, atribuies, ou competncia.

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GESTO DE DOCUMENTOS

2.4.2.2. Quanto ao gnero

Textuais (escritos) documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.:
editais, certides, atas, contratos, etc.
Filmogrfico so documentos representados exclusivamente por imagens
em movimento (no h presena de som). Ex.: filmes, fitas vdeomagnticas, entre
outros.
Audiovisual um tipo de documento que combina som e imagem em movimento, presente nas produes cinematogrficas e televisivas. Ex.: blu-ray, DVD,
beta, VHS, 8 mm, etc.
Cartogrficos so documentos representados em escala cartogrfica,
possuindo formatos e dimenses variveis. Ex.: mapas, plantas, croquis, fotografias
areas, perfis, etc.
Iconogrficos documentos representados por imagens paradas (estticas).
Ex.: gravura, desenho, slides, diapositivos, negativos, etc.
Microgrficos implica na converso de arquivos (na sua maioria em papel:
documentos, dados, imagens, etc.) em microfilmes. Ex: microfilmes, microfichas,
jaquetas, cartes de abertura, etc.
Informticos (eletrnicos/digitais) documentos criados e processados por
interveno de computador, utilizando-se de softwares especficos para leitura da
extenso do arquivo correspondente. Ex: documentos criados em um computador
e armazenados em: disquete, HD, pen drive, disco ptico, etc.
Sonoros a informao est em forma de som, ou seja, trata-se de registro
fonogrfico, podendo ser encontrada em suportes como: DVD, CD, disco de vinil,
fita K7, mp3, etc.
Gnero documental: reunio de espcies documentais que se assemelham
por suas caractersticas essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que
exigem processamento tcnico especfico e, por vezes, mediao tcnica para
acesso. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005).
ATENO! Considera-se documento arquivstico digital o documento arquivstico codificado em dgitos binrios, produzido, tramitado e armazenado por
sistema computacional. So exemplos de documentos arquivsticos digitais:
planilhas eletrnicas, mensagens de correio eletrnico, stios na internet, bases
de dados e tambm textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaes
sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
Resoluo CONARQ, n 20.

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George Melo Rodrigues

2.4.2.3. Quanto espcie

Atos normativos expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias especficas. Ex.: decretos,
leis, alvars, ordens de servio, portarias, regulamentos, normas, regimento, etc.
Atos enunciativos so os opinativos, esclarecem assuntos, visam fundamentar uma soluo. Ex.: relatrios, laudos, pareceres, despachos, etc.
Atos de assentamento so os configurados por registros consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: atas, termos, etc.
Atos comprobatrios so os que comprovam assentamentos, decises.
Ex.: atestados, traslados, certides, etc.
Atos de ajuste so representados por acordos, pactos, etc. Ex.: contratos,
convnios, etc.
Atos de correspondncias objetivam a execuo dos atos normativos em
sentido amplo. Ex.: memorandos, avisos, notificaes, ofcios, notas, exposio de motivos, circulares, editais, mensagens, etc.
Espcie documental: a configurao que assume um documento de acordo
com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Bellotto, 2004.

2.4.2.4. Quanto ao tipo/tipologia documental

O tipo documental diz respeito atividade para a qual o documento foi criado,
por exemplo:
Espcie
Edital

Tipologia
edital de concurso / edital de licitao

Contrato

contrato de locao / contrato de compra e venda

Citao

carta rogatria / carta precatria

Alvar

alvar de soltura / alvar de construo

Petio

petio de embargos declaratrios / petio de recurso ordinrio

Relatrio

relatrio de compras / relatrio de preos

Processo

processo de desocupao / processo de execuo fiscal

Certido

certido de casamento / certido de nascimento

Tipo documental: a configurao que assume a espcie documental de

acordo com a atividade que a gerou. Bellotto, 2004.

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GESTO DE DOCUMENTOS

2.4.2.5. Quanto ao valor

Administrativo valor que o documento possui para a atividade administrativa do rgo produtor (que o criou), fundamentando, informando ou
provando seus atos.
Fiscal quando um documento visa comprovar a existncia de operaes
financeiras e fiscais perante os rgos fiscalizadores governamentais.
Informativo segundo o qual, toda e qualquer informao constante de um
documento tem importncia independentemente do valor probatrio.
Legal valor indispensvel aos efeitos jurdicos futuros (aquisio, manuteno, transferncia, modificao ou extino de direitos) para comprovao perante um Juzo.
Permanente documento que no pode ser descartado, dado o seu valor
histrico, probatrio e testemunhal.
Primrio valor que um documento assume devido s razes de sua
criao, importncia e utilizao para os fins administrativos, legais e fiscais
da entidade.
Probatrio valor de prova (probatrio).
Secundrio valor distinto da finalidade inicial para o qual foi criado.

2.4.2.6. Quanto natureza do assunto

Ostensivos ou ordinrios qualquer indivduo pode consultar o documento e a
liberao ao seu acesso no prejudicial entidade.
Sigilosos acesso limitado (restrito), devendo ser tomadas medidas de proteo
e segurana para a custdia e disseminao.
Obs.: ver Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.
Ateno: foi publicada a Lei 12.527 em 18 de novembro de 2011 e a partir de
19 de maio de 2012, entrar em vigor.

2.4.2.7. Quanto ao formato

Formato a configurao fsica em que se apresenta o suporte documental,
por exemplo: folha, livro, caderno, folder, mapa, cartaz, cdice, diapositivo, folha,
planta, mdia eletrnica, rolo de filme, peas tridimensionais, etc.

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George Melo Rodrigues

2.4.2.8. Quanto forma

Forma diz respeito ao estgio de preparao e de transmisso de documentos. Ex.: arte-final, minuta, original, leiaute, cpia, croqui, rascunho, esboo, etc.

2.4.2.9. Quanto tcnica de registro

Tcnica de registro diz respeito tcnica empregada no registro das informaes. Ex.: datilografia, escrita, impresso, gravao, fotocomposio, etc.

2.5. ARQUIVO PERMANENTE

2.5.1. Atividades do Arquivo Permanente
a) arranjo: , em Arquivologia, a reunio e ordenao adequada dos documentos em fundos, as sries dentro dos fundos e, caso seja necessrio, dos itens
documentais dentro das sries. O arquivo permanente recebe documentos de
vrios rgos e, pelo princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos
fundos, os arquivos devem ser organizados por fundos ou ncleos de uma mesma
fonte geradora, no devendo, portanto, serem misturados aos de outras fontes.
Devem ser mantidos em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de
uma mesma fonte geradora.
Outras definies:
Para Bellotto, ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das
eliminaes (na fase corrente e na intermediria, em obedincia Tabela de
Temporalidade), obedecendo a critrios que respeitem o carter orgnico dos
conjuntos, interna e externamente.
o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa, de tais unidades entre si,
Schellenberg (citado por Bellotto, Helosa Liberalli, 2004).
Obs.: Para Bellotto, a relao significativa a que Schellenberg se refere,
nada mais que o princpio da organicidade que prevalece na produo e,
consequentemente, na organizao do arquivo.
Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, arranjo a
Seqncia de operaes intelectuais e fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
Tarefas do Arranjo: Atividades Intelectuais e Fsicas
atividades intelectuais (interveno abstrata): anlise dos documentos
quanto sua forma, origem funcional e contedo atravs do emprego do

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GESTO DE DOCUMENTOS

conhecimento profissional/intelectual do analista;

atividades fsicas (interveno concreta): compreendem a arrumao de
documentos, seu empacotamento, aposio de etiquetas, acondicionamento, identificao de caixas, etc.
b) descrio e publicao: a descrio leva em considerao os elementos
formais e o contedo textual do(s) documento(s), produzindo/elaborando a partir
da, os instrumentos de pesquisa (facilitadores do processo de identificao,
consulta ou localizao, tanto dos documentos quanto das informaes inseridas
nesses documentos), o que torna o acervo documental acessvel.
c) Conservao: so as medidas de proteo aos documentos e ao seu local
de guarda, contribuindo para o prolongamento da vida til dos mesmos. (assunto
tratado detalhadamente no cap. VI)
d) Referncia: estabelece as polticas de acesso e utilizao dos documentos.
e) Destinao: segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, trata-se de
uma Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos
para guarda permanente, descarte ou eliminao, portanto, embora vrios
autores ainda considerem essa etapa como de arquivo permanente, entendo que
ela deveria permanecer, to somente, na fase de gesto documental.

2.5.2. Teoria dos Fundos

Conjunto de documentos pertencente ao rgo produtor seja ele pessoa fsica
(ser humano) ou pessoa jurdica (instituio pblica ou particular).
Fundo aberto

Fundo fechado

Pessoa Fsica (ser humano)

Quando a pessoa (ser humano)

Quando a pessoa deixa de exisest viva, produzindo, acumutir, ou seja, faleceu.
lando documentos.

Pessoa Jurdica (pblica ou

particular)

Quando o rgo produtor enQuando o rgo produtor est

contra-se com as atividades
em plena atividade.
encerradas (fechou as portas).

Obs.: Documentos pertencentes a uma empresa extinta ou a uma pessoa

falecida podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivstico a ela relacionada,
caso a produo de tais documentos tenha ocorrido durante o perodo de sua
existncia (quando se encontravam em plena atividade).
No fundo de arquivo os documentos so produzidos e acumulados naturalmente.

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George Melo Rodrigues

2.5.3. Regras: ISAD(G), ISAAR(CPF) E NOBRADE

2.5.3.1. Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica (ISAD(G))
A ISAD(G) padroniza a descrio arquivstica em fundos como um todo e em
suas partes e contm regras gerais que podem servir como base para a criao de
normas locais ou ser usada em conjunto destas se j existirem. Sua estrutura parte
de um princpio hierrquico, representando o contexto e a estrutura hierrquica
do fundo e suas partes componentes, no qual a descrio feita em nveis, denominando-se assim estrutura multinvel. H um conjunto de quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relao hierrquica entre as
descries:
descrio do geral ao particular: apresenta uma relao hierrquica entre as
partes e o todo;
informao relevante para o nvel de descrio: as informaes devem ser
apropriadas para o nvel que est sendo descrito;
relao entre descries: identifica o nvel de descrio;
no repetio de informao: no repetir as informaes em nveis diferentes
de descrio.
Com a aplicao da ISAD(G) a descrio passa a ser normalizada universalmente
contribuindo para que o acesso e a troca de informaes, principalmente em meio
eletrnico, sejam satisfatrios. No se pode esquecer que a ISAD(G) , sem dvida,
uma primeira referncia fundamental para qualquer atividade de descrio.
Esse conjunto de regras gerais, para a descrio arquivstica, faz parte de um
processo que visa:
a) assegurar a criao de descries consistentes, apropriadas e autoexplicativas;
b) facilitar a recuperao e a troca de informao sobre documentos arquivsticos;
c) possibilitar o compartilhamento de dados de autoridade; e
d) tornar possvel a integrao de descries de diferentes arquivos num
sistema unificado
de informao.

2.5.3.2. Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivstica para

Entidades Coletivas, Pessoas e Famlias (ISAAR(CPF))
A primeira edio desta norma foi desenvolvida pela Comisso ad-hoc de
Normas de Descrio do Conselho Internacional de Arquivos (CIA) entre 1993-1995,

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GESTO DE DOCUMENTOS

sendo publicada pelo CIA em 1996. Tornou-se um comit permanente do CIA no

Congresso Internacional de Arquivos de Pequim, China, em 1996.
Atualmente se encontra na segunda edio, publicada em 2004. Segundo a
prpria norma, seu objetivo garantir a compreenso dos conceitos e uma melhor
prtica na gesto dos arquivos.
A ISAAR(CPF) e a ISAD(G) possuem aspectos complementares, pois permitem a
ligao entre as autoridades produtoras e os documentos produzidos. Na primeira
edio, a ISAAR (CPF) compreendia trs reas: rea de Controle de Autoridade, rea
de Informao e rea de Notas. J na segunda compreende quatro reas: rea
de Identificao (semelhante Controle de Autoridade); rea de Descrio (antiga
rea de Informao); rea das Relaes; rea de Controle (em substituio da rea
de Notas) e uma seo extra: Relaes das entidades coletivas, pessoas e famlias,
com a documentao de arquivo e outros recursos.
A ISAAR(CPF) fornece regras gerais para o estabelecimento de registros de
autoridade arquivstica que descrevem entidades coletivas, pessoas e famlias que
podem ser citadas como produtores nas descries de documentos de arquivos.

2.5.3.3. Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE)

Em 30/09/2001, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), publicou a portaria
de n 56, criando a CTNDA (Cmara Tcnica de Normalizao da Descrio Arquivstica), dando assim incio aos estudos em busca da criao de normas que;
em conformidade com ISAD(G) e a ISAAR(CPF), aps debates com profissionais
da rea arquivstica, e aps aprovao do CONARQ; regulassem a adequao
de procedimentos tcnicos adotados no tratamento de arquivos em territrio
nacional.
A NOBRADE nada mais do que uma adaptao das normas internacionais
[ISAD(G) e ISAAR(CPF)] realidade brasileira proveniente da necessidade de se ter
em cada pas uma norma prpria de descrio arquivstica, refletindo cada qual a
sua realidade e necessidade.
Objetivos da NOBRADE
facilitar o acesso e o intercmbio de informaes em mbito nacional e
internacional;
proporcionar maior qualidade do trabalho tcnico;
contribuir para a economia dos recursos aplicados e para a otimizao das
informaes recuperadas;
estruturar a informao a partir de elementos de descrio comuns,
buscando interferir o mnimo possvel na forma final em que as descries
so apresentadas;

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George Melo Rodrigues

estabelecer diretivas para a descrio no Brasil de documentos arquivsticos, compatveis com as normas internacionais em vigor ISAD(G) e
ISAAR(CPF);
Principais caractersticas da NOBRADE
foi elaborada para ser utilizada preferencialmente na descrio de documentos da fase permanente, mas tambm pode ser aplicada nas fases
corrente e intermediria;
no h restrio de seu uso, devendo ser utilizada na descrio de qualquer documento, sem levar em considerao o suporte e o gnero;
no preceitua formatos de entrada ou sada de dados em sistemas de
descrio automatizados ou manuais;
utilizada em sistemas manuais pode facilitar posterior passagem dos dados
para sistemas automatizados.
A NOBRADE apresenta como pressupostos bsicos: o respeito aos fundos e a
descrio multinvel, adotando complementarmente os princpios expressos na
ISAD(G), quais sejam:
descrio do geral para o particular com o objetivo de representar o
contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes;
informao relevante para o nvel de descrio com o objetivo de representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio;
relao entre descries com o objetivo de explicitar a posio da unidade
de descrio na hierarquia;
no repetio da informao com o objetivo de evitar redundncia de
informao em descries hierarquicamente relacionadas.
Esta norma prev a existncia de 8 (oito) reas, contendo 28 elementos de
descrio. As oito reas (incluso da 8 rea), uma a mais em relao ISAD(G),
so:
1) rea de identificao, onde se registra informao essencial para identificar
a unidade de descrio;
2) rea de contextualizao, onde se registra informao sobre a provenincia
e custdia da unidade de descrio;
3) rea de contedo e estrutura, onde se registra informao sobre o assunto
e a organizao da unidade de descrio;
4) rea de condies de acesso e uso, onde se registra informao sobre o
acesso unidade de descrio;
5) rea de fontes relacionadas, onde se registra informao sobre outras
fontes que tm importante relao com a unidade de descrio;

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GESTO DE DOCUMENTOS

6) rea de notas, onde se registra informao sobre o estado de conservao

e/ou qualquer outra informao sobre a unidade de descrio que no
tenha lugar nas reas anteriores;
7) rea de controle da descrio, onde se registra informao sobre como,
quando e por quem a descrio foi elaborada;
8) rea de pontos de acesso e descrio de assuntos, onde se registra os
termos selecionados para localizao e recuperao da unidade de
descrio.
Dos 28 elementos de descrio, sete so obrigatrios, quais sejam: cdigo de
referncia, ttulo, data (s), nvel de descrio, dimenso e suporte, nome(s) do(s)
produtor(es) e condies de acesso (somente para descries em nveis 0 e 1).
Vale a pena ressaltar alguns aspectos importantes dos elementos de descrio
obrigatrios:
a) Cdigo de referncia
objetivo: identificar a unidade de descrio.
regra: efetuar o registro do cdigo do pas (BR), o cdigo da entidade
custodiadora e o cdigo especfico da unidade de descrio.
Obs.: constitui um dos principais pontos de acesso unidade de descrio,
sendo composto de trs partes principais, onde duas delas so determinadas, a
priori, na sua configurao, pela Norma internacional, e devem estar presentes
em todos os nveis de descrio, so elas: cdigo do pas e cdigo da entidade
custodiadora. Caso a entidade custodiadora permita acesso em mais de um
endereo, deve-se registrar um cdigo especfico para cada subunidade custodiadora existente.
b) Ttulo
objetivo: identificar nominalmente a unidade de descrio.
regra: registrar o ttulo da unidade de descrio.
Obs.: deve-se registrar o ttulo original. Caso isso no seja possvel, deve-se
atribuir um ttulo elaborado a partir de elementos de informao presentes na
unidade que est sendo descrita, obedecidas as convenes previamente estabelecidas.
c) Data(s)
objetivo: informar a(s) data(s) da unidade de descrio.

51

George Melo Rodrigues

regra: fornecer obrigatoriamente a(s) data(s) de produo da unidade

de descrio. Opcionalmente, devem-se registrar outras datas crnicas
pertinentes, como data(s) de acumulao ou data(s)-assunto. Caso seja
relevante, deve-se efetuar tambm a(s) data(s) tpica(s) de produo da
unidade de descrio.
Obs.: Esse elemento de descrio obrigatrio no que tange a data crnica,
contudo, em mbito nacional, a obrigatoriedade recai sobre a(s) data(s) de
produo.
d) Nvel de descrio
objetivo: identificar o nvel da unidade de descrio em relao s demais.
regra: registrar o nvel da unidade de descrio.
Obs.: So seis os principais nveis de descrio da NOBRADE:
nvel 0 = acervo da entidade custodiadora;
nvel 1 = fundo ou coleo;
nvel 2 = seo;
nvel 3 = srie;
nvel 4 = dossi ou processo;
nvel 5 = item documental.
Alm dos nveis descritos anteriormente, so admitidos tambm os seguintes
nveis intermedirios:
nvel 0,5 = acervo da subunidade custodiadora;
nvel 2,5 = subseo;
nvel 3,5 = subsrie.
e) Dimenso e suporte
objetivo: identificar as dimenses fsicas ou lgicas e o suporte da unidade
de descrio.
regra: registrar a dimenso fsica ou lgica da unidade de descrio, relacionando esse dado ao respectivo suporte.
Obs.: constitui informao estratgica para planos de pesquisa e gesto do
acervo.
f) Nome(s) do(s) produtor(es)

52

GESTO DE DOCUMENTOS

objetivo: identificar o(s) produtor(es) da unidade de descrio.

regra: registrar a(s) forma(s) normalizada(s) do(s) nome(s) da(s) entidade(s)
produtora(s) da unidade de descrio.
Obs.: a indicao do nome do produtor corresponde afirmao do princpio da provenincia.
g) Condies de acesso (somente para descries em nveis 0 e 1)
objetivo: fornecer informao sobre as condies de acesso unidade de
descrio e, existindo restries, em que estatuto legal ou outros regulamentos se baseiam.
regra: informar se existem ou no restries de acesso unidade de
descrio. Em caso afirmativo, indicar o tipo de restrio, a norma legal ou
administrativa em que se baseia e, se for o caso, o perodo de durao da
restrio.
Quando a restrio for relativa a uma parte da unidade que est sendo descrita,
identificar, ainda que sumariamente, a parcela que sofre restrio.
Obs.: recomenda-se a padronizao dos tipos de restrio.
Ateno: nesse tpico foram relacionados apenas os sete elementos de
descrio obrigatrios, recomendo, entretanto, a leitura dos demais, tendo em
vista a possibilidade de que venham a ser cobrados em provas, principalmente
destinadas ao cargo especfico de Arquivista.

2.5.4. Normalizao do processo de descrio arquivstica

Na antiguidade os seres humanos registravam, atravs da escrita, informaes
de suas atividades sociais, econmicas, polticas e/ou pessoais e, com o passar do
tempo, o suporte no qual se registravam tais atividades evoluiu das simples tbuas
de argila e da praticidade do papel para os sofisticados documentos eletrnicos,
havendo, portanto, a necessidade de sistematizar, conservar e administrar esses
registros.
Dentre as tecnologias empregadas na Arquivologia para garantir o acesso s
informaes contidas em documentos, destaca-se a descrio arquivstica, que o
ato de descrever e representar informaes contidas em documentos e/ou fundos
de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (inventrios, guias, catlogos, etc.),
os quais explicam os documentos de arquivo quanto a sua localizao, identificao e gesto, alm de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de
arquivo que os gerou.

53

George Melo Rodrigues

As atividades de descrio so importantes em um arquivo porque garantem a

compreenso do acervo arquivstico.
A descrio mostra o contedo dos fundos recolhidos e se processa atravs de
instrumentos de pesquisa ou meios de busca, que vo do geral para o particular.
A descrio dos conjuntos documentais deve ser feita em relao sua:
substncia indicando-se unidade de organizao, funes, atividades,
operaes, assuntos;
estrutura indicando-se esquema de classificao adotado, unidades de
arquivamento, datas abrangentes, classes ou tipos fsicos dos documentos,
quantidade.
A descrio o "Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais
e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa. (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005.)

2.5.4.1. Aplicao da descrio arquivstica

A Descrio Arquivstica normalmente empregada com maior freqncia na
terceira idade (arquivo permanente) quando o suporte do documento o papel. Em
documentos eletrnicos, Lopes (1996) apud Hagen (1998), afirma que a descrio
ocorre em todos os momentos do tratamento dos documentos [...] a descrio
comea no processo de classificao, continua na avaliao e se aprofunda nos
instrumentos de busca mais especficos.
A recuperao dos dados contidos em documentos/fundos arquivsticos
possibilitada atravs de instrumentos de pesquisa.
Obs.: Antes de serem efetuados os instrumentos de pesquisa necessrio
utilizar normas de contedo, por ex: ISAD(G), ISAAR(CPF) e a NOBRADE.

2.5.5. Instrumentos de pesquisa

Os instrumentos de pesquisa so ferramentas de descrio que completam o
trabalho de um arquivo e tem a finalidade de propiciar o acesso aos documentos,
consulta e divulgao do acervo. Apresentam-se em vrios formatos e possuem
caractersticas prprias que atendem s necessidades dos pesquisadores.
Eles se subdividem em bsicos e auxiliares.

2.5.5.1. Bsicos
Guia com o objetivo de proporcionar uma viso de conjunto (viso panormica) dos servios arquivsticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia

54

GESTO DE DOCUMENTOS

faz uso de uma linguagem simples, tornando-se o instrumento de pesquisa mais

conhecido, abrangente e popular, alcanando alm do pblico especfico da rea
arquivstica.
Inventrio esse instrumento descreve sucintamente (sumariamente) a composio do fundo ou de suas partes (suas divises, ex: uma srie), identificando-os.
Devendo ser, tanto para os fundos de arquivos pblicos quanto para os de arquivos
particulares, o primeiro instrumento de pesquisa a ser preparado.
Catlogo instrumento de pesquisa produzido mediante a utilizao de um
critrio: cronolgico; temtico; geogrfico ou onomstico; no qual as unidades documentais de um, ou mais fundos, so descritas de forma sumria ou pormenorizada,
respeitado ou no a disposio do arranjo.
Repertrio ou Catlogo Seletivo descreve documentos especficos, previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos. Trata-se de uma descrio
minuciosa de cada pea integrante de um documento, podendo conter partes
transcritas do documento.

2.5.5.2. Instrumentos auxiliares de pesquisa

ndice trata-se de uma lista sistemtica (metdica) e minuciosa das partes
integrantes do contedo dos documentos (ordenada de forma a indicar a sua localizao), elaborada mediante a utilizao de vocabulrios controlados e tesauros,
tendo como objetivo permitir ao leitor a rpida e eficiente localizao do contexto
onde se encontram os termos (palavras-chave) indexados.
Tabela de equivalncia ou concordncia tabela que reflete a relao de igual
valor entre as antigas e as novas notaes, tendo em vista, alteraes no sistema
de arranjo.
O guia de fontes um instrumento de pesquisa que conduz os consulentes
s fontes e documentos que subsidiaram a informao, recuperando-a de forma
clara, rpida e gil.

2.6. PRODUO, UTILIZAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS

Segundo o art. 3 da Lei n 8.159 de 8 de janeiro de 1991, a gesto documental concentra atividades (procedimentos e operaes tcnicas) concernentes
produo, tramitao, uso (utilizao), avaliao e arquivamento (em fase corrente
e intermediria), visando a eliminao ou recolhimento (destinao de documentos). Nesse tpico trataremos somente dos itens a seguir:

2.6.1. Produo
Elaboram-se/criam-se documentos em funo das atividades especficas de
determinada entidade ou setor, racionalizando a produo de documentos em vista

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George Melo Rodrigues

da real necessidade da sua criao, evitando-se o acmulo de documentos criados

desnecessariamente, bem como de suas cpias, contribuindo para disciplinar os
servios de reprografia (duplicao e reproduo de documentos dispensando-se
a impresso) e automao arquivstica.

2.6.2. Utilizao
Diz respeito ao trmite documental presente nas atividades do arquivo corrente
e intermedirio durante a vida til administrativa do documento na instituio, bem
como a sua guarda e poltica de acesso e disponibilizao.

2.6.3. Destinao de documentos

nesta fase que elaborada a TTD (Tabela de Temporalidade Documental).
Nesta etapa realizada a avaliao, anlise e seleo dos documentos de arquivo,
estabelecendo-se os prazos de guarda (guarda eventual, temporria ou permanente) e definindo quais documentos sero eliminados ou guardados permanentemente. (Plano de destinao esquema no qual se fixa a destinao dos documentos. D.T.A., 2005)

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Questes

CAPTULOS I E II
Sumrio 1. Questes de concursos com gabarito comentado 2. Questes de concursos 3.
Questes elaboradas pelo autor; 3.1 Simulado; 3.2. Exerccios de memorizao 4. Gabarito;
4.1. Questes de concursos; 4.2. Questes elaboradas pelo autor; 4.2.1. Simulado; 4.2.2. Exerccios de memorizao.

1. QUESTES DE CONCURSOS COM GABARITO COMENTADO

01. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 11/2012) Os arquivos originrios de uma instituio
ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem
diversa, conforme estabelece o princpio da
(A) integridade.
(B) inalienabilidade.
(C) provenincia.
(D) autonomia.
(E) reintegrao.
COMENTRIOS
Alternativa correta: c. Princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos fundos (respect
des fonds) o princpio segundo o qual, os arquivos devem ser organizados por fundos ou ncleos de
uma mesma fonte produtora/geradora, no devendo, portanto, ser misturados aos de outras fontes.
02. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 11/2012) O arquivo corrente distingue-se dos arquivos das demais fases por
(A) contar com maiores recursos de automao.
(B) ser essencial ao funcionamento cotidiano da instituio.
(C) ficar sob o controle da alta cpula administrativa.
(D) dispor de documentos em melhor estado de conservao.
(E) desfrutar de maior prestgio na hierarquia institucional.
COMENTRIOS
Alternativa correta: b. No Arquivo Corrente os documentos so consultados frequentemente,
pois possuem pleno valor funcional/administrativo. No Arquivo Intermedirio, embora sejam, ainda,
objeto de consulta, a mesma no ocorre com tanta freqncia. J no Arquivo Permanente, encontram-se documentos que possuem valor secundrio, ou seja, no so utilizados para a finalidade para
qual foram criados.

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George Melo Rodrigues

03. (CONSULPLAN/Analista Judicirio Arquivologia/TSE/2012) O conjunto de documentos que pertence a duas ou mais unidades territoriais, no podendo ser dividido sob pena da perda de
sua integridade fsica e orgnica, denomina-se patrimnio
(A) aquivstico.
(B) aquivstico comum.
(C) aquivstico coletivo.
(D) aquivstico compartilhado.
COMENTRIOS
Alternativa correta: b. Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, patrimnio
arquivstico comum, o arquivo que constitui o patrimnio arquivstico de duas ou mais unidades
territoriais, no podendo ser dividido sob pena de perda de sua integridade.
04. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 1 Regio/2011) A correspondncia entre diferentes
notaes dos mesmos documentos feita por meio
(A) do quadro de arranjo.
(B) do termo de eliminao.
(C) da relao de comparao.
(D) da tabela de equivalncia.
(E) do registro de autoridade.
COMENTRIOS
Alternativa correta: d. Conforme o D.T.A., a tabela de equivalncia um instrumento que estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes. Ela reflete a relao de igual valor entre as
antigas e as novas notaes, tendo em vista, alteraes no sistema de arranjo. tambm conhecida
como tabela de concordncia.
05. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Quando h necessidade de se reclassificar os
documentos por tema, sem se levar em considerao a sua provenincia ou a classificao
original, estar sendo aplicado o princpio da pertinncia.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS
Correta: Segundo a doutrina, o princpio da pertinncia no leva em considerao a organizao original e a provenincia dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto/
tema).
06. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS
Errada: Protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, destinao, so atividades do arquivo corrente, pois se tratam de documentos que so movimentados/consultados
frequentemente,visto que, possuem pleno valor funcional/administrativo.

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CAPTULOS I E II
07. (CESPE/Analista Arquivologia/E.C.T./2011) Os arquivos permanentes dos rgos pblicos
devem atender, especialmente, s necessidades das administraes a que esto associados,
pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS
Correta: No s os arquivos permanentes dos rgos pblicos como tambm dos rgos particulares, devem atender s necessidades das respectivas administraes, dado o valor histrico,
probatrio e testemunhal das informaes dos documentos que neles se encontram. Tratam-se, portanto, de documentos indispensveis para os respectivos rgos, pois se no assim no fosse, seriam
descartados ou eliminados.
08. (CESPE/Analista Administrativo Arquivologia/Antaq/2011) O fundo fechado no pode, em
nenhuma hiptese, receber documentos aps a extino da pessoa jurdica ou o falecimento
da pessoa fsica.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS
Errada: Documentos pertencentes a um rgo/empresa extinta ou a uma pessoa falecida
podem vir a integrar/fazer parte do fundo arquivstico a ela relacionada caso a produo de tais
documentos tenha ocorrido durante o perodo de sua existncia (quando se encontravam em plena
atividade).
09. (CESPE/Analista Judicirio Arquivologia/TRE-ES/2011) O princpio temtico corresponde ao
princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode
ser revertido, caso seja necessrio.
GAB: Certo Errado

COMENTRIOS
Errada: O princpio em questo o da reversibilidade, pois, segundo esse princpio, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. J o princpio
temtico corresponde quele que no leva em considerao a organizao original e a provenincia
dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto).
10. (FCC/Analista Judicirio Arquivologia/TRT 8 Regio/2010) Um guia de arquivo destina-se,
essencialmente, a
(A) estabelecer as linhas do tratamento documental.
(B) compatibilizar os sistemas de notao adotados.
(C) orientar os consulentes em suas buscas.
(D) indexar o contedo dos grupos e subgrupos.
(E) justificar critrios de destinao de documentos.
COMENTRIOS
Alternativa correta: c. Com o objetivo de proporcionar uma viso de conjunto (viso panormica) dos servios arquivsticos e de orientar os consulentes em suas buscas, o guia o instrumento
de pesquisa mais conhecido e abrangente, fazendo uso de uma linguagem simples e alcanando no
s o pblico especfico da rea arquivstica como administradores e historiadores.

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George Melo Rodrigues

11. (FCC/Tcnico Judicirio/TRE-PI/2009) A determinao segundo a qual os arquivos originrios
de uma instituio devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem
diversa, conhecida como princpio
(A) do respeito ordem original.
(B) da classificao.
(C) da destinao.
(D) do isolamento.
(E) da provenincia.
COMENTRIOS
Alternativa correta: e. No princpio da provenincia, procedncia ou de respeito aos fundos
(respect des fonds) os arquivos devem ser organizados por fundos ou ncleos de uma mesma fonte
geradora, no devendo, portanto, serem misturados aos de outras fontes.
12. (FCC/Tcnico Judicirio/TRE-PI/2009) Entre outras atribuies relacionadas com os documentos
de uma instituio, ao servio de protocolo cabem
(A) o registro e a movimentao.
(B) o recolhimento e o arquivamento.
(C) a emisso de pareceres e a classificao.
(D) a eliminao e a reprografia.
(E) a destinao e a transferncia.
COMENTRIOS
Alternativa correta: a. Alm do registro e movimentao, temos ainda entre as atividades do
protocolo: recebimento e classificao, autuao, distribuio e expedio (sada de documentos).
13. (Esaf/Analista Administrativo/ANA/2009) O princpio da ordem primitiva pode ser definido
como o princpio segundo o qual
(A) todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido.
(B) o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o
produziu.
(C) os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e
a classificao original.
(D) o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras.
(E) o arquivo protege os indivduos da divulgao no autorizada de informaes de carter
pessoal.
COMENTRIOS
Alternativa correta: b. Tambm conhecido como princpio do respeito ordem original, esse
princpio estabelece que a organizao constituda pela entidade produtora deve ser preservada,
seguindo o curso natural com que os documentos foram criados/produzidos.
14. (CESPE/Tcnico Judicirio/TRE-BA/2009) O estgio de evoluo dos arquivos conhecido como
princpio de respeito aos fundos, que o principal fundamento da Arquivologia.
GAB: Certo Errado

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