TITULO DEL CARGO

ASISTENTE DE INFORMACIN Y CONTROL ESTUDIANTIL

CDIGO: 02012 NIVEL: 4
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Atender eficiente y eficazmente tanto al personal docente, administrativo, estudiantes y pblico en
general, realizando las tareas y/o actividades asignadas en las Secciones de Admisin, Graduacin
y Registro y Control Estudiantil, a fin de garantizar la integridad del proceso que incluye desde el
ingreso hasta el egreso del estudiante de la Institucin.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Recibe y revisa los documentos para inscripcin y ratificacin de alumnos nuevos,

regulares, por convenio, traslados, reincorporaciones, equivalencias, cambios de escuela,
etc.

Recibe listado del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) y de estudiantes

seleccionados por baremos de las facultades.

Revisa en los listados del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) y baremo si el

bachiller a ingresar ha sido asignado.

Participa en la ejecucin de operativos especiales tales como: la aplicacin de la Prueba

de Aptitud Acadmica y otros.

Elabora listado de alumnos y sus respectivos documentos consignados y lo entrega en

archivo.

Llena ticket de conformacin de documentos.

Llena planilla de ingreso por caja y la entrega al solicitante.

Desglosa, firma y sella planillas de inscripcin de alumnos nuevos, regulares, por convenio,
cambios de escuela, equivalencias, traslados y reincorporaciones.

Ordena y distribuye horarios.

Atiende y procesa reclamos sobre horarios de alumnos.

Entrega horarios modificados.

Recibe solicitudes de adicin, retiro de asignaturas, tickets y planillas de depsitos

bancarios.

Lleva control de los alumnos inscritos por el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.),
baremo y convenio.

Organiza y cuantifica las planillas de inscripcin para su envo a la Direccin de

Informacin y Control Estudiantil (DICES).

Informa a los estudiantes, profesores y personal administrativo los requisitos exigidos para
la elaboracin de carnets.

Chequea planillas de inscripcin para ser procesadas.

Transcribe informacin al sistema.

Participa en las jornadas de carnetizacin de estudiantes, personal docente, administrativo

y obrero.

Opera la filmadora para la captura de imagen

Transcribe al computador los datos del personal que solicita los carnets.

Procesa en el computador la imagen capturada e imprime los carnets.

Opera el equipo de plastificacin de carnets.

Entrega al personal de la Institucin los carnets, cumpliendo con la planificacin

estructurada por su supervisor inmediato.

Opera equipo para fotocopiar documentos.

Recibe y revisa solicitud de certificaciones, constancias, legalizaciones, cartas de buena

conducta, convalidaciones, revlidas, equivalencias y otros.

Revisa documentos entregados por el solicitante.

Elabora expediente del solicitante para revalidaciones, convalidaciones y equivalencia para

luego ser enviado a la comisin correspondiente.

Tramita solicitudes y elabora certificaciones, constancias, legalizaciones y otros.

Archiva temporalmente y/o permanentemente las constancias, certificaciones,

legalizaciones y otros.

Entrega al solicitante constancias, certificaciones, legalizaciones y otros.

Elabora, actualiza y revisa el rcord acadmico del graduando.

Opera el computador para obtener el promedio de notas del graduando y determina el

lugar del graduando en la promocin.

Transcribe notas de las actas en el computador.

Recibe y revisa lista de expedientes para llevar el control de egresados.

Recibe pre-actas de calificaciones.

Elabora y corrige pre-actas de calificaciones.

Recibe actas y documentos de las diferentes escuelas o departamentos.

Verifica actas y documentos de las diferentes escuelas o departamentos.

Clasifica, revisa y desglosa las actas de exmenes enviadas por las escuelas, los
departamentos o ctedras de asignaturas.

Organiza las actas para su envo a Direccin Central de Informacin y Control de Estudios
Superiores.

Suministra informacin al Centro de Estudiantes respecto a los casos que sean requeridos.

Elabora y actualiza el registro de datos acadmicos de los estudiantes.

Mantiene actualizado el archivo de actas de exmenes de los estudiantes.

Verifica las notas de los graduando para pre y postgrado.

Elabora listados de graduando.

Recibe y enva correspondencia de la seccin.

Recibe y procesa cualquier reclamo sobre error o correccin en calificaciones y otras

constancias.

Atiende graduando suministrndole informacin sobre recaudos para grados.

Recibe y chequea lista de graduando.

Recibe solicitud de ttulo, toga y birrete.

Elabora inventario de togas, birretes, portattulos, lbumes y otros.

Limpia togas y birretes.

Entrega fotos de graduando.

Elabora oficio de control de graduaciones.

Chequea notas de graduando.

Transcribe datos de graduando.

Elabora acta, decretos y juramentaciones de graduando.

Entrega al supervisor actas, decretos, juramentaciones y otros documentos elaborados,

para la revisin respectiva.

Enva actas de graduando para la firma de las autoridades respectivas.

Atiende graduando en la firma del libro de actas.

Elabora informes solicitados por dependencias de la Institucin y empresas pblicas o

privadas, sobre datos acadmicos de los estudiantes y/o egresados.

Prepara los ttulos.

Entrega documentos originales a los egresados.

Elabora listados de ttulos para caligrafiar.

Recibe solicitud de portattulos, lbumes de graduaciones, instructivos y otros.

Atiende estudiantes y pblico en general.

Revisa documentos de los solicitantes del servicio.

Tipea oficios y memorndum.

Ordena expedientes de los solicitantes.

Revisa, firma y sella la solicitudes formuladas ante la seccin.

Archiva documentos.

Llena formato de requisicin de material.

Opera mquina fotocopiadora.

Transcribe y accesa informacin operando el microcomputador.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN:

RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso y maneja peridicamente equipos y
materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable indirecto de ttulos y/o valores.
INFORMACIN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecucin normal del trabajo, a nivel operativo.
SUPERVISIN:
El cargo recibe supervisin especfica de manera directa y constante y no ejerce supervisin.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades administrativas de la Institucin y con
estudiantes y profesores, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una
normal habilidad para obtener cooperacin.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con los usuarios del servicio, a fin de apoyar y/o ejecutar lo
relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para obtener cooperacin.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes
contaminantes, tales como polvo.
RIESGO:
El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y caminando
peridicamente y requiere de un grado de precisin manual y visual bajo.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIN:
Bachiller, ms curso bsico de oficina de un (1) ao de duracin y curso de manejo de
microcomputador de por lo menos un (1) ao de duracin.
EXPERIENCIA:
Dos (2) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de Informacin y Control
Estudiantil.
B) EDUCACIN:
Educacin Bsica
EXPERIENCIA:
Nueve (9) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea de Informacin y Control
Estudiantil.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Tcnicas de mecanografa.
Tcnicas de oficina.
Tcnicas bsicas de archivo e inventario.
Leyes, tratados, disposiciones y reglamentos que rigen la actividad de Informacin y Control
Estudiantil.
Terminologa y prctica de informacin estudiantil.
Transcripcin de datos.
Procesadores de palabras, sistemas operativos, hojas de clculo.
HABILIDAD PARA:
Redactar informes.
Tratar en forma corts y efectiva con estudiantes y pblico en general.
Revisar documentos y listados con precisin y rapidez.
Manejar asuntos de Informacin, Registro y Control Estudiantil.
Manejar procesadores de palabras.
DESTREZAS EN:
El manejo de equipo comn de oficina.
El manejo de microcomputador.
El manejo y ubicacin de documentos.
El manejo de filmadora
El manejo de equipos de plastificacin.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.
Tcnicas modernas de archivo.
Actualizacin en los programas de computacin.