Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras
Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su
empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
1

1. Diseo del programa de auditoras : el programa de auditora que disee

debe contener lo siguiente:
a. Objetivos y alcance del programa de auditora.
Objetivo
Disear una metodologa que permita realizar un conjunto de auditoria interna en la compaa
con el fin de verificar que la gestin de la compaa y el SGC se estn ejecutando conforme a
las polticas de calidad institucionales, para verificar si se mantiene actualizada su versin,
realizar recomendaciones imparciales sobre las evidencias y si es el caso proponer acciones
correctivas.
Alcance
Se contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin, discusin y documentacin asi
como el seguimiento a las recomendaciones y acciones correctivas que resulten de las
evidencias conforme al cumplimiento del SGC.
b. Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.
Elaborar a principio de ao el programa de auditoria
Definir nmero de auditoras a realizar de acuerdo a la fecha de la auditoria externa
Elaborar planes de auditoria
Realizar reuniones de apertura
Recoleccin de evidencias e informacin
Reunin de todo el equipo para juntar informacin
Preparacin de conclusiones
Reunin de cierre
Presentacin de informe
Distribucin de informe a los directamente implicados

 Seguimiento a acciones correctivas

c. Criterios de auditora.
Proveedores y sus calificaciones
Seguimiento del Manual de Calidad
Formatos y procesos
Insatisfacciones
Producto Conforme y no Conforme
Organismos de Control
Clientes
Entradas y salidas del proceso
Resultados de Auditorias anteriores
Programa de mejoramiento continuo
Cumplimiento de normas de operacin
Evaluacin de cargos para el proceso
d. Auditores seleccionados por procesos.
Proceso de Aseguramiento de la Calidad
Elabor: Daniel Gmez Montoya
Revis: Felipe Durango Jefe de Aseguramiento de la Calidad
Aprob: Felipe Durango Jefe de Aseguramiento de la Calidad
e. Recursos necesarios.
Recursos Humanos: Profesionales del rea de control interno, auditores de calidad con
certificacin en ISO 9001 y con conocimientos en Tecnologa de Informacin, papelera y tiles.
Recursos Tecnolgicos: Laptop, impresora, software, internet.
Infraestructura: Puestos de trabajo apropiados para el desarrollo de la auditoria.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.
Incumplimiento en el programa de auditoria
Deficiencia en el seguimiento de la gestin de la calidad
Inexactitud en las evidencias presentadas
Conflictos de intereses
Informes no basados en evidencias reales ni ajustados a la realidad
Mala capacitacin de los auditores
Medidas:
Capacitar los auditores
Escoger el personal adecuado de acuerdo al proceso que se auditar
Procurar que los auditores trabajen con total imparcialidad.
2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditora.

Ejercer control sobre la gestin, seguimiento y evaluacin de las verificaciones tcnicas y de
servicio, sus insatisfacciones conforme a lo estipulado en el modelo de calidad para la empresa
Benzini Solutions TI
b. Procesos a ser auditados.
Procesos estratgicos:
Planeacin y arquitectura empresarial
Desarrollo del plan administrativo y de riesgos
Planeacin de planes de operacin para el 2016
Procesos misionales:
Proceso de Infraestructura de Tecnologa de Informacin
Proceso de Gestin de Informacin
Proceso de Contact Center
Procesos de apoyo y soporte:
Procesos de preventa
Procesos de contabilidad y finanzas
Procesos de seguridad locativa y de riesgos
Procesos de gestin humana
Procesos administrativos
Procesos de evaluacin:
Procesos de aseguramiento de la calidad
Procesos de planeacin y optimizacin
Procesos de optimizacin de procesos.
c. Criterios de auditora y documentacin de referencia.
Criterios:
Cumplimiento de lo estipulado en el manual de calidad conforme a la poltica de calidad
corporativa
Procedimientos acordes a su documentacin
Formatos establecidos codificados y documentados.
Rutas de acceso documentadas y de acceso fcil
Cumplimiento en el acuerdo de nivel de servicio
Seguimiento a las acciones correctivas
Indicadores de gestin previamente documentos.
Elaboracin de planes de accin acorde a las desviaciones del proceso
Seguimiento a las no conformidades de los clientes
Documentacin de referencia:
Norma ISO 9001: 2008

Norma ISO 19011: 2011

Ley de Habeas Data para la proteccin de la informacin.
NTC ISO 15489
d. Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de
auditora.
La fecha de la auditoria se tiene estipulado para que su duracin sea
aproximadamente un mes, para que se realice en el mes de octubre, mucho
antes de empezar a exponer la planeacin estratgica del siguiente ao, con el
fin de que se puedan ejecutar las acciones correctivas encontradas y se tenga
un panorama claro a la hora de realizar la planeacin estratgica y de
operaciones para el ao siguientes. Se espera que el 50% del tiempo sea
dedicado a las actividades de bsqueda, entrevistas, sacar evidencias y
verificar conformidad de gestin de los procesos, y que el otro 50% del tiempo
este distribuido por mitad en las reuniones de apertura y planeacin y en el
cierre y seguimiento de las acciones correctivas y el informe de cierre.
e. Mtodos de auditora a utilizar.
En este caso el mtodo que se utilizar ser el mtodo deductivo, ya que este busca ir de lo
universal a lo especifico o particular, por lo cual se utilizaran las normas antes mencionadas
para verificar que los procesos si estn acordes a lo estipulado en el manual de calidad.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
Formular en conjunto con las unidades que sern auditadas el plan anual de
auditoras.
Formar el equipo de auditoria de acuerdo a su formacin tcnica, experiencia,
conocimiento de los procesos que sern auditados, habilidades y relaciones
con el grupo de trabajo
Programar las auditorias con base en los criterios definidos previamente y
siguiendo el objetivo definido, el alcance, el tiempo definido para la ejecucin y
las instrucciones.
Incentivar el grupo de trabajo a realizar un trabajo imparcial, integro con el fin
de entregar evidencias que puedan arrojar conclusiones que permitan tomar
decisiones
Realizar un consenso para elaborar un informe final de auditoria que contenga
todos los hallazgos y las recomendaciones y acciones correctivas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.
Para realizar una excelente auditoria se debe comenzar por formar un
excelente grupo de trabajo, trazar los objetivos y el alcance de la misma y
definir de forma acertada los criterios bajo los cuales se realizar la auditoria.
Tambin es importante que el lder incentive a realizar un buen trabajo,
transparente, imparcial y que siempre se presenten los hallazgos tal cual como

fueron encontrados, de manera que el informe final contenga conclusiones que

permitan evidenciar la realidad del proceso.

Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo

determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad
Planificacin y preparacin de auditoras.
No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temtico y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 2.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de
evaluacin
Disea un programa de auditora teniendo
en cuenta la empresa en la que se
aplica y los criterios para su desarrollo.
Establece un plan de auditora teniendo en cuenta los criterios necesarios para
su elaboracin y su aplicabilidad en la empresa.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con
respecto al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.