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Cdigo: FG 012

Versin: 01

CARACTERIZACIN
PROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Fecha: 2012-03-05

TIPO DE PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

APOYO

Mantener, mejorar y custodiar eficientemente los bienes y aplicativos Institucionales logrando un adecuado funcionamiento de los
procesos institucionales

LDER DEL PROCESO

ALCANCE

Jefe Oficina de rea


Fsica y Servicios
Generales

Aplica desde la formulacin de los planes de mantenimiento preventivo a los bienes Institucionales o la generacin de la
informacin hasta el retiro del bien o del aplicativo del sistema de bienes o hasta realizar el respaldo de la informacin digital

ENTRADAS
(Insumos)
Proceso
Plan para el
Administracin mantenimiento
de Bienes
preventivo de los bienes
Muebles e
institucionales de la
Inmuebles
vigencia anterior
Solicitud de
Todos los
mantenimiento correctivo
procesos
o mejoramiento de bienes
Institucionales o aplicativos a travs de
la plataforma tecnolgica
PROVEEDOR

Proceso
Adquisicin de Bienes y servicios
Bienes y
adquiridos
Servicios
Proceso
Adquisicin de Manual de Contratacin
Bienes y
Servicios
Manual de Interventora
(Secretara
General)
Consejo
Acadmico

Calendario Acadmico

ACTIVIDADES

PHVA

Formular los Planes de Mantenimiento preventivo a los


bienes Institucionales

Planear

Ejecutar los Planes de Mantenimiento preventivo a los


bienes institucionales

Hacer

Atender las solicitudes o requerimientos de


mantenimiento correctivo a travs de la plataforma
tecnolgica

Hacer

Evaluar los Planes de Mantenimiento preventivo a los


bienes Institucionales y realizar los ajustes necesarios

Verificar
Actuar

Evaluar los tiempos de respuesta en


las solicitudes o requerimientos de mantenimiento
correctivo y realizar los ajustes necesarios

Verificar
Actuar

Formular el Plan de tomas fsicas a los bienes en cartera


de empleados

Planear

SALIDAS
(Productos o Servicios)

CLIENTE

Plan para el
mantenimiento
preventivo de los bienes
Proceso
institucionales vigente
Administracin de
Bienes Muebles e
Inmuebles
Reporte del bien
mantenido
Programacin para el
el mantenimiento
preventivo de los bienes
institucionales por
dependencia
Servicios atendidos de la
plataforma tecnolgica Todos los procesos
Institucionales
Bien mantenido o
mejorado
Aplicativo desarrollado
o actualizado

Cdigo: FG 012
Versin: 01

CARACTERIZACIN
PROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

PROVEEDOR

ENTRADAS
(Insumos)
Polticas Institucionales

Proceso
Planeacin
Institucional

Ejecutar el Plan de tomas fsicas de inventario

PHVA
Hacer

SALIDAS
(Productos o Servicios)
Plan de inventario a los
bienes en cartera de los
empleados
Informes de bienes
obsoletos e inservibles
dados de baja

CLIENTE
Proceso
Administracin de
Bienes Muebles e
Inmuebles

Estructura Acadmico
Administrativa

Asignar y/o distribuir espacios y equipos para los


procesos acadmicos y administrativos

Hacer

Informacin estadstica

Registrar en el sistema de activos los bienes y servicios


adquiridos

Hacer

Identificar los bienes obsoletos e inservibles para dar de


baja

Hacer

Proceso Diseo
Curricular

Asegurar los bienes de acuerdo con las polticas


institucionales

Hacer

Proceso Desarrollo
Curricular

Verificar
Actuar
Hacer
Actuar
Hacer
Actuar
Hacer
Verificar

Proceso Proyeccin
Social
Gestin del
Conocimiento
Internacionalizacin
del Conocimiento
Proceso Bienestar
Universitario

Metodologas para la
formulacin, seguimiento
y evaluacin de planes,
programas y proyectos
Plan de Desarrollo
Institucional y planes de
las reas de gestin
Plan de Accin
Manual de Riesgos
Manual de Indicadores

Proceso
Gestin
Financiera

ACTIVIDADES

Fecha: 2012-03-05

Resultados de la
Revisin por la Direccin
Solicitud de espacios
para la programacin
acadmica
Programacin
Acadmica
Presupuesto de ingresos
y gastos
Informes de ejecucin
presupuestal
Certificados de
disponibilidad
presupuestal

Verificar el inventario a los bienes en cartera de los


empleados y tomar las acciones pertinentes
Desarrollar o actualizar aplicaciones de software para la
comunidad Institucional que sean pertinentes
Actualizar o publicar en la pgina web la informacin de
adquisiciones y licitaciones
Monitorear servidores institucionales
Realizar el respaldo de la informacin digital
Analizar informacin (Riesgos, Indicadores y Anlisis de
datos) del Proceso
Implementar y hacer seguimiento de las acciones,
correctivas, preventivas y de mejora del Proceso

Requerimientos de
bienes y servicios

Infraestructura fsica y
recursos tcnicos y
tecnolgicos para el
desarrollo acadmico

Proceso Adquisicin
de Bienes y
Servicios

Proceso Gestin
Biblioteca

Hacer
Hacer
Verificar
Verificar
Actuar

Proceso Gestin de
Laboratorios
Planeacin
Institucional
Autoevaluacin
Infraestructura fsica y
recursos tcnicos y
tecnolgicos para el

Todos los procesos


institucionales

Cdigo: FG 012
Versin: 01

CARACTERIZACIN
PROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

PROVEEDOR

Proceso
Gestin
Financiera

ENTRADAS
(Insumos)

Certificado de
compromiso presupuestal

Actos administrativos
Proceso
Gestin
Jurdica

Emisin de conceptos

Reglamentos internos

Proceso
Gestin de
Biblioteca

Listado de material
bibliogrfico descartado

Manual de Funciones

Proceso
Gestin del
Talento
Humano

ACTIVIDADES

PHVA

Fecha: 2012-03-05

SALIDAS
(Productos o Servicios)
desarrollo administrativo
Registro contable en
lnea de la salida de
bienes, Acto
Administrativo y Acta
de baja de bienes
Compra de activos por
proveedor, por
adquisicin y/o
reposicin de activos
Autorizacin deduccin
de nmina por faltante
de inventarios
Actualizacin de reas
fsicas y ubicaciones
para distribuir los
centros de costos
Registro y movimientos
de inventarios de
insumos en el rea de
Sistemas
Pliza de Seguro

Plan de Capacitacin
Modificacin Pliza de
Seguro
Programa de Salud
Ocupacional

CLIENTE

Proceso Gestin
Financiera
Proceso
Administracin de
Bienes Muebles e
Inmuebles

Proceso
Administracin de
Bienes Muebles e
Inmuebles
Proceso
Administracin de
Bienes Muebles e
Inmuebles

Municipio de
Medelln

Cdigo: FG 012
Versin: 01

CARACTERIZACIN
PROCESO DE ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

PROVEEDOR

Proceso
Gestin de la
Calidad

Proceso
Evaluacin y
Control

ENTRADAS
(Insumos)

ACTIVIDADES

PHVA

Manual de CalidadCaracterizaciones

Fecha: 2012-03-05

SALIDAS
(Productos o Servicios)

Acciones correctivas,
preventivas y de mejora
del proceso

Manual de Polticas de
Operacin

Informacin de entrada
para la revisin por la
direccin

Informes de auditoras
internas y externas

CLIENTE
Proceso
Administracin de
Bienes Muebles e
Inmuebles
Proceso Gestin de
la Calidad
Proceso Planeacin
Institucional

Informes de evaluacin
de planes, programas y
proyectos

DOCUMENTOS
APLICABLES
Consultar Listado
Maestro de
Documentos

REGISTROS
Consultar
Listado
Maestro de
Registros

MARCOL LEGAL

Consultar
Normograma

INDICADORES
Consultar
Manual de
Indicadores

RECURSOS
Talento Humano
Infraestructura
Ambiente de
Trabajo


'.'JTM

Versin: 01

Institucin Universitaria

PROCESO OE AOMINISTRACION

4.1. Rcquisitos generales


4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3. Control dc documcntos
4.2.4 Control de rcgistros
5.3 Poltica de calidad
5.4.1 Objetivos de la Calidad
5.4.2 Planificacin dcl Sistema dc Gestin de la Calidad
5.5.3 Comunicacin interna
6.1 I)ro"isin dc recursos
6.3 Recursos dc infracstructura
(cspcciahuente los literales a, by c)
8.2.2 Auditora

Cdigo: FG 012

CARACTERIZACiN

interna

8.2.3 Seguimiento y medicin dc procesos


8.4 Anlisis dc datos
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acciones correctivas
8.5.3 Acciones preventivas

OE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Elemento
Elemento
Elemento
Elemento
Elcmento
Elemcnto
Elemento
Elemento
Elemento
Elcmcnto
Elemento
Elemento
Elemento
Elemento
Elemento
Elemento
Elemento

Fecha: 2012-03-05

l. Acuerdos, compromisos o protocolos ticos


4. Planes y programas
5. Modelo de operacin por procesos
7. Contexto estratgico
8. Identificacin del Riesgo
9. Anlisis dcl Riesgo
10. Valoracin del Riesgo
11. Polticas de Administracin del Riesgo
12. Polticas de operacin.
13. Procedimientos.
14. Controles.
15. Indicadores.
16. Manual de procedimientos.
17. Informacin Primaria
18. Informacin Secundaria
19. Sistemas de Informacin
28. Planes de Mejoramiento por Procesos

RE S

:PROB

Equipo de trabajo del proceso de Administ .ein


de Hienes Muehles e Inmuebles
(Vicerrector
Administrativo y Financiero, personal de rea Fsica
y Servicios Generales, del Opto de Sistemas y del
Centro de Laboratorios)
Fecha: 26/06/2012

Nombre: Mnica Arango Ospina


Cargo: Profesional Universitaria Sistema de Gestin
de la Calidad
Fecha: 12/07/2012

Nombre: Orlidia Ortiz Londoo


Cargo: Jefe Oficina de rea Fisica y Servicios
Generales
Fecha: 13/07/20~